ナレッジマネジメント
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ビジネスにおける業績の中間指標であるKPIですが、達成のためには適切なKPI管理と進捗管理が求められます。各企業の業態業種によってもKPIが異なるので、チーム内で正しく認識して業務を進めなければなりません。 しかし、「KPI管理の概念や具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPI管理の概要と手順・ポイントを中心にご紹介します。 KPI管理の概要や手順を把握したい KPI管理を進めるポイントを抑え、適切にマネジメントしたい 正しくKPIを管理するための便利なツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、KPI管理についての理解が深まり、目標達成のための効果的なマネジメント手法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPI管理とは2 KPI管理が必要な理由3 KPI管理の手順3.1 （1）KGI（重要目標達成指標）の設定3.2 （2）KGIと現状のギャップの把握3.3 （3）KSF（重要成功要因）の設定3.4 （4）KPI（重要業績評価指標）の設定3.5 （5）定期的な指標の測定3.6 （6）結果の検証3.7 （7）改善策の検討4 KPI管理のポイントとは4.1 シンプルなKPIにする4.2 運用に合わせて臨機応変に変更する4.3 KPIを適切に共有・管理する5 【脱エクセル】KPI管理に役立つおすすめのITツール5.1 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「ナレカン」6 KPI管理の概要とポイントまとめ KPI管理とは KPI管理とは、企業の最終的な目標達成に向けて、中間目標であるKPIがプロジェクトの進捗とともに正しく進行しているかを把握・分析する方法を指します。 KPIとは、「Key Performance Indicator」の略で、「重要業績評価指標」と訳されます。たとえば、営業であれば「今月は○○件の新規営業をする」といった具体的な形でKPIを設定します。 そして、KPI管理では各プロセスにおいて「想定通りの成果が出ているのか」「問題なくプロジェクトを進捗しているのか」を常に確認し、達成率を評価します。正しくKPIが管理されていれば、途中経過を常に把握できるので迅速な軌道修正が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理が必要な理由 KPI管理が必要な理由として、「進捗状況を可視化できる」「やるべきことや課題が明確になる」ことが挙げられます。 KPI管理を実施することで、目標達成に向けた進捗状況が可視化されます。その結果、業務の遅れやトラブルを早期に発見し、柔軟な軌道修正が可能になるのです。 また、KPIを設定することで「何をすべきか」が明確になり、効率的に業務を進められるようになります。KPIが未達の場合には、「どこに問題があるのか」「どう改善すれば良いか」を把握でき、現場レベルの課題を特定して改善策を講じることが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の手順 以下ではKPI管理の具体的な手順をご紹介します。正しい手順を把握し、企業の最終的な目標に直結するKPIを設定しましょう。 （1）KGI（重要目標達成指標）の設定 まずは、KGI（重要目標達成指標）を設定します。 KGIとは、「Key Goal Indicator」の略で、企業が設定した最終目標を達成度を評価する指標です。KPIが目標達成までの“プロセス”の指標であるのに対し、KGIは“最終的な目標”の指標になります。 たとえば、「売上高」や「営業利益」などがKGIの具体例として挙げられます。KGIを設定するときは、「管理すべき数値」や「目標達成までの期限」などの基準を明確に定め、成果を公正に判断できるようにしましょう。 （2）KGIと現状のギャップの把握 次に、設定したKGIと現状とのギャップを把握します。 達成したいKGIを確認し、現状とのギャップを明確にしなければ、後のKPIも正しく設定できません。そして、ギャップが「現実的に埋められる差かどうか」を検討しましょう。 ギャップが大きく、目標達成が現実的でない場合は、再度適切なKGIを設定するべきです。達成困難な目標の設定は、社員のモチベーションを低下させる要因になりかねないため注意しましょう。 （3）KSF（重要成功要因）の設定 KGIと現状のギャップを把握できたら、KSF（重要成功要因）を設定します。 KSFとは「Key Success Factor」の略で、最終目標であるKGIを達成するために必要となる条件の指標です。たとえば、「顧客対応」や「ブランド力」などがKSFの指標として挙げられます。 KGI達成のためにどのような要素が必要かを明確にし、KSFを絞り込むことで施策レベルでの合理的な判断が可能になります。また、KSFはプロジェクトの振り返り時に抽出できるので、KPIの達成ごとにメンバーの良かった点や改善点を見直すこともポイントです。 （4）KPI（重要業績評価指標）の設定 KGIとKSFを設定したら、その内容を踏まえてKPI（重要業績評価指標）を設定します。 KPIの設定は、「具体的な数値に落とし込めているか」「KSFに直結しているか」という点に注意しましょう。ただし、やるべきことを明確にするためであっても、“KSFを満たすために過剰にKPIを細分化した結果、タスクが増えすぎてしまう”状況は避けるべきです。 また、KPIはKSFをもとに設定しますが、「最終的にはKGIの達成を目標にしている」という共通認識をチーム内で持つことも重要です。 （5）定期的な指標の測定 KPIの運用後は、定期的に指標を測定します。 測定の頻度は「1か月ごと」「四半期ごと」など、プロジェクトの期間や業務内容に応じてあらかじめ設定しておきます。測定結果が思わしくない場合は、事前に定めたリスク対策に基づいて軌道修正をすると同時に、原因を特定しましょう。 また、測定時にはKPIの数値をグラフなどで可視化すると、進捗状況を把握しやすくなります。このように、定期的な測定と修正を繰り返すことが、KPI達成のポイントです。 （6）結果の検証 プロジェクトが一区切りを迎えたタイミングで、KPIの測定結果を検証します。 これまで測定してきたKPIを一覧表やグラフにまとめ、数値の推移から傾向を分析します。また、単に達成度を確認するだけでなく、「いつ課題が発生したか」「効果があった施策は何か」など、プロジェクト全体を振り返ることも重要です。 このように、結果の検証を通じてKPIの達成状況を客観的に把握し、課題を明確にすることで、今後の改善や次回以降のプロジェクトに活かすことができます。 （7）改善策の検討 最後に、改善策を検討します。 結果の検証や振り返りの内容をもとに、今後のKPI管理の効果を高めるための改善策を考えましょう。KPIの達成度にかかわらず実施し、達成率が高かった場合は「成功要因」を、うまくいかなかった場合は「課題」を踏まえて改善策を立てることが重要です。 また、改善策は記録・資料化しておくことで、次回以降のプロジェクトにおいて、より精度の高いKPI管理を実現可能です。たとえば、「ナレカン」のような情報共有ツールを使うと、ナレッジを簡単に記録・検索でき、社内での共有や活用に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理のポイントとは ここでは、KPI管理における3つのポイントをご紹介します。以下のポイントが押さえられていないKPI管理をしてしまうと、チームの認識が統一されず、業務に支障をきたす可能性があるので注意しましょう。 シンプルなKPIにする まずは、シンプルなKPIにすることがポイントです。 KPIは、誰もが簡単に理解できるものでなければなりません。複雑なKPIでは、社員が自らとるべきアクションが不明瞭になり、行動に迷いが生まれて業務の効率が低下してしまいます。 また、KPIが複雑になると、マネジメント側にとってもKPIの達成状況を把握しづらく、社員の評価基準が曖昧になることで、不要な業務負荷がかかります。したがって、KPIはシンプルなものに設定し、途中経過の評価や検証を迅速かつ効率的に進めましょう。 運用に合わせて臨機応変に変更する KPI管理では、運用状況に合わせて臨機応変に変更することが重要です。 ビジネスの状況は日々変化するため、臨機応変に対応しなければなりません。市場のニーズの変化によって、既に設定していたKPIが新たな市場の傾向に合わなくなる可能性もあります。 状況の変化により、当初設定したKPIが達成不可能となる場合もあるので、柔軟にKPIは変更するべきです。最初に設定したKPIにこだわるのではなく、改善を繰り返し、状況の変化に即したKPTを設定しましょう。 KPIを適切に共有・管理する KPIを適切に共有・管理することも、KPI管理のポイントのひとつです。 KPIをチーム全体で共有すれば、各メンバーの役割や業務が明確になり、二重対応を防ぎつつ社員同士がフォローし合える体制を構築できます。また、チームでひとつの目標を達成しなければならない意識が高まることで、モチベーション向上にもつながるのです。 さらに、KPIを正しく管理できていれば、進捗状況を誰もが把握でき、情報の属人化も防げます。近年では、管理が煩雑になりやすいアナログな手法ではなく、「ナレカン」のような情報共有ツールを用いてKPIの管理・共有を効率化している企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【脱エクセル】KPI管理に役立つおすすめのITツール 以下では、非IT企業でも簡単に使える、KPI管理に役立つおすすめのITツールをご紹介します。 KPI管理を適切に進めるには、KPIを含む「業務情報」を正しく共有・管理する必要があります。ただし、Excelなどの表計算ソフトでは、共有に別のツールを使う手間がかかり非効率です。 また、KPI管理によく用いられるBIツールやCRMツールは、操作が複雑で使いこなせない場合も多いため、教育コストがかかります。とくに、大人数でKPIを共有して業務を進めるには、複雑な分析より「情報共有や見える化」が重要です。 さらに、適切に情報を管理して活用するには、「アクセス性の高さ」も重要なポイントです。結論、自社のKPI管理には、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、ヒット率100％の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、テキスト情報をはじめ、KPI管理に必要なファイルも簡単に蓄積し、任意のメンバーと共有可能です。さらに、超高精度の検索機能によって、過去のデータにも瞬時にアクセスできるため、効率的なKPI管理を実現できます。 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の概要とポイントまとめ これまで、KPI管理の概要やポイント、手順を中心に解説しました。 KPI管理は、企業の目標達成に向けて進捗状況を可視化し、やるべき業務や課題を把握できる重要な手法です。そして、KPI管理を成功させるためには、業務に関する情報を適切に共有・管理して活用することが求められます。 ただし、KPI管理でよく使用されるBIツールやCRMツールは、操作が複雑で教育コストがかかる点がデメリットです。そこで、専門的なツ―ルを使った複雑な分析ではなく「社内全体での情報共有や見える化」によって、大人数でも効率的にKPI管理を進めましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に社内の情報を共有・管理できるうえ、高精度の検索機能で情報の活用もしやすい「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でKPI管理を効率化し、企業の最終目標を達成できる環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

社内文書には永久保存しなければならないものもあれば、保存期間が規定されているものもあります。とくに、「法定保存文書」と呼ばれる文書は法律で保存期間が決まっているので、厳重に扱わなければなりません。 しかし、「文書が増えてしまい、適切に管理しきれなくなっている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は「文書管理における保存期間の一覧やおすすめの方法」を解説します。 文書別の正確な保存期間を把握しておきたい 社内の重要書類を適切に管理する方法を知りたい 文書管理をデータ化して、煩雑で非効率な管理から脱却したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、保存期間の異なる文書を効率的かつ安全に管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書には法律で定められた保存期間がある？2 ＜一覧＞法定保存文書の保存期間2.1 永年保存2.2 保存期間が30年間2.3 保存期間が10年間2.4 保存期間が7年間2.5 保存期間が5年間2.6 保存期間が3年間2.7 保存期間が1～2年間3 法定保存文書以外の保存期間の決め方4 保存期間を過ぎた文書はどうすればよいのか？5 書類を適切に保存・管理するおすすめの方法2選5.1 社内書庫に保存する5.2 電子化してシステム上に保存する6 文書を電子化する2つのメリット6.1 （1）業務効率化につながる6.2 （2）文書のセキュリティを強化できる7 【必見】会社の書類を安全に管理できるツール7.1 誰でもスムーズに社内文書を蓄積・検索できるツール「ナレカン」8 文書管理における保存期間まとめ 文書には法律で定められた保存期間がある？ 法人が保存している文書には保存期間が定められていることがあります。 保存期間が法律により定められている文書が「法廷保存文書」です。法定保存文書の保存期間は文書ごとに異なり、1年間のものから永年保存のものまであります。 保存期間が設けられている目的は、「提出を求められたときにすばやく提出できる状態にするため」や「トラブル時に証拠として利用するため」などです。したがって、文書ごとの保存期間を正しく把握して適切に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜一覧＞法定保存文書の保存期間 ここでは法定保存文書の保存期間を種類別（総務・庶務/経理・税務/人事・労務）にご紹介します。以下は、国税庁標準文書保存期間基準(保存期間表）を参考にしています。 永年保存 永年保存と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 定款、株主名簿、登記・訴訟関係書類、社規・社則に関連する文書 など 経理・税務 決算、株式増資、中長期予算、年次予算、表彰・懲戒に関する文書 など 人事・労務 重要な人事に関する文書（法定保存文書ではない） 保存期間が30年間 保存期間が30年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 組織の沿革に関する書類(本庁以外の起 案課が作成した原本)、国税広報、統計書 など 経理・税務 行政監察等関係重要書類、税制調査会関係書類、税制改正申入書 など 人事・労務 身分証明書受払簿、検査証等受払簿、旧姓使用者台帳 など 保存期間が10年間 保存期間が10年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 株主総会議記録、取締役会議事録、監査役会議事録 など 経理・税務 計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書など）、会計帳簿及び事業に関する重要書類（総勘定元帳など） 人事・労務 特になし 保存期間が7年間 保存期間が7年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 特になし 経理・税務 取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など）、有価証券の取引で作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、売買報告書、社債申込書など） など 人事・労務 特になし 保存期間が5年間 保存期間が5年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 事業報告に関する書類、有価証券届出書･有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出書の写し、契約期限を伴う覚書・念書・協定書 など 経理・税務 監査報告に関する書類、会計監査報告に関する書類、金融機関が保存する四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し など 人事・労務 従業員の身元保証書、誓約書などの種類 保存期間が3年間 保存期間が3年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し、業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書 など 経理・税務 特になし 人事・労務 労働者名簿、賃金台帳（国税通則法では７年保存を義務付け）、労働保険、労災保険に関する書類 など 保存期間が1～2年間 保存期間が1～2年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し、当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類 など 経理・税務 特になし 人事・労務 雇用保険に関する書類、健康保険や厚生年金保険に関する書類 など 以上のように、法定保存文書は文書別に保存期間が違うため、保存期間を間違えないよう注意する必要があります。そこで、文書の保存期間や種類別にカテゴリ分けして管理すると、保存期間が混同してしまうリスクを軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 法定保存文書以外の保存期間の決め方 法定保存文書以外の文書は、「会社にとっての必要性」を軸に保存期間を定めましょう。会社にとって必要な書類は大きく分けて以下の3つあります。 経営上の観点から会社の業務遂行に必要なもの たとえば、業務のマニュアルや手順書などは、最新版だけでなく改訂前の文書も数年は残しておくようにしましょう。また、社内報告書や稟議書のような企業の重大な意思決定に関わる文書は長期的に保存することが望ましいです。 リスクマネジメントの観点から訴訟時の証拠として必要なもの リスクマネジメントの観点から重要な契約書類は、有効期限が明確なものと自動更新で不定期に続くものがあります。そのため、会社で契約書類の種類ごとの保存期間を規定しましょう。 歴史管理の観点から社史編纂時に必要とされるもの 社史編纂後にどの程度保存するかは会社ごとに決めておく必要があります。歴史的に価値があるものや会社に残しておくべきものは長期的に保存すべきです。 以上のように、法定保存文書以外の書類の管理に関しては会社でルールを作ることが大切です。しかし、紙媒体で残すと膨大になるうえ、探すのにも手間がかかるため、「ナレカン」のような情報の整理と検索が簡単にできるツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 保存期間を過ぎた文書はどうすればよいのか？ 紙の文書の場合、保存期間が過ぎたものは廃棄しなければなりません。以下では、保存期間が過ぎた文書を処理する方法について解説します。 シュレッダー 少量の文書はオフィスのシュレッダーで処分できます。ただし、文書の数が多くなると、大量廃棄に時間や手間がかかるうえ、裁断が荒くなり情報が復元されてしまう可能性が高まります。 溶解 業者に依頼して回収・溶解してもらう方法もあります。大量の文書を処理する手間が省ける一方、回収から溶解までの過程を見届けられず、その間に情報漏えいが起こりかねない点に注意が必要です。 このように、紙による文書管理は電子管理よりも情報漏えいのリスクが大きくなるだけでなく、人件費や時間的コストがかかります。そのため、安全に処分してコストを削減するためには、文書管理そのものを電子化するのも一つの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類を適切に保存・管理するおすすめの方法2選 以下では、文書管理におすすめの方法2選をご紹介します。「管理する書類は増える一方だが、使わないものもあるので保存方法に迷っている」という方は必見です。 社内書庫に保存する 1つ目の方法は、社内書庫に保存する方法です。 社内書庫に保存するときには「持ち出しや紛失によって漏えいする可能性があること」に注意しなければなりません。そのため、入室制限を設けたり入退室の履歴をICカードで管理したりして、セキュアな環境をつくる必要があるのです。 また、デスクと社内書庫を何度も往復したり、社内書庫で大量のファイルから必要な物を探したりする手間がかかるというデメリットもあります。 電子化してシステム上に保存する 2つ目の方法は、電子化してシステム上に保存する方法です。 システム上に保存すれば文書の保存期間を簡単に管理できるのはもちろん「社内に保管場所がいらない」「検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着ける」というメリットがあります。 一方でシステムの場合、初期設定や社員の教育コストなど、導入時のハードルが高くなりがちです。したがって、初期導入支援や既存データの移行支援が受けられるうえ、操作もシンプルな「ナレカン」のようなシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書を電子化する2つのメリット 以下では、文書を電子化する2つのメリットをご紹介します。「文書管理においてペーパーレス化を検討しているが踏み切れない」という担当者の方は必見です。 （1）業務効率化につながる 1つ目のメリットは、業務効率化につながることです。 紙で文書管理していると、文書が増えるたびに「種類に応じて仕分けし、ファイリングして所定の場所で保存する」という手間がかかります。また、文書が必要になったときにわざわざファイルから手作業で探し出さなければならないのです。 一方、文書を電子化すればわずかな操作でフォルダやファイルに仕分けられます。また、文書の検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着けるので、業務効率化につながります。 （2）文書のセキュリティを強化できる 2つ目のメリットは、文書のセキュリティを強化できる点です。 紙の文書管理では紛失や持ち出し、改ざんが起こる可能性があります。一方、閲覧権限や操作ログの機能があるシステムに保存すれば、安全な環境で資料を管理できるのです。 たとえば、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、細かいアクセス権限の設定も可能な「ナレカン」のようなシステムであれば、大企業でも安心して社内の機密情報を保存できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】会社の書類を安全に管理できるツール 以下では、会社の書類を安全に管理できるツールをご紹介します。 社内文書を紙媒体で管理すると、仕分けやファイリンングに手間がかかるうえ、情報の検索もしづらいです。また、法律や社内で保存期間が定められている文書などに含まれている機密情報が外部に漏えいするリスクもあるのです。 そこで、「文書を電子化して安全に管理できるツール」を使えば、文書別に「保存期間」や「最終更新日」を記録しておけるので、定期的な見直しや削除対象の洗い出しが簡単です。また、編集・削除履歴が残るため、コンプライアンスの観点からも安心なのです。 結論、文書管理に最適なツールは、高セキュアな管理体制のもとスムーズに情報を蓄積・検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、管理者が細かくアクセス権限を設定できるほか、国際レベルのセキュリティで社内情報が安全に保たれます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”の超高精度な検索機能で、情報が見つからないストレスが解消されます。 誰でもスムーズに社内文書を蓄積・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理における保存期間まとめ これまで、社内で管理すべき文書の保存期間やおすすめの管理方法を中心に解説しました。 文書は種類ごとに保存期間が異なっているので、適切に仕分けしなければなりません。しかし、紙媒体ではファイリングに手間がかかるうえ、紛失や持ち出しによる漏えいのリスクが高まります。 一方、文書管理システムを使えば、簡単な操作でフォルダに分類でき、高度なセキュリティ機能で文書を守れます。そのため、社内の文書管理の煩雑化や安全性に対する懸念を抱えている方は、すぐさまペーパーレス化を検討すべきなのです。 結論、安全な文書の保存・管理には、厳格なセキュリティが備わり、簡単に情報整理できるシステム「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って文書を効率的かつ安全に保管しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

近年、日常生活だけでなくビジネス環境へのDX化が進み、業務効率や生産性が向上したという企業が増えています。たとえば、マーケティング分析をするときにAIを用いたり、ノウハウなどをデジタル上で管理したりするのも、DX化した例です。 しかし、なかには「オーバーワークする原因が分からず、業務効率を高められずにいる」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事でオーバーワークする原因と残業しやすい人の特徴のほか、解決策を中心にご紹介します。 オーバーワークする原因が分からず困っている オーバーワークしがちな人の特徴を把握しておきたい 業務効率化に役立つITツールを探している という方はこの記事を参考にすると、オーバーワークする原因や特徴のほか、効果的な解決策まで分かるので、従業員の負担軽減につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事でのオーバーワークとは？2 オーバーワークを引き起こす3つの要因とは2.1 （1）人手不足である2.2 （2）業務負担が大きい2.3 （3）連携が上手くとれていない3 オーバーワークによるリスクとは4 オーバーワークになりやすい人の特徴とは5 オーバーワークに陥らないための3つの対策とは5.1 （1）優先順位を決める5.2 （2）作業進捗を共有する5.3 （3）作業の無駄を省く6 【必見】オーバーワークの解消に役立つツール6.1 情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」7 仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ 仕事でのオーバーワークとは？ 仕事におけるオーバーワークとは、残業や休日出勤などにより必要以上に働くこと、あるいは心身に過度な負担がかかるほど働いている状態を指します。 オーバーワークが改善されなければ、過労死につながる危険もあるのです。具体的には、以下の残業時間が「過労死ライン」を越えたことになります。 ひと月あたり80h以上の残業 ひと月20日の勤務日数に対して、平均4h以上の残業 オーバーワークは生産性の低下を招くだけでなく、以上のような深刻な健康被害を引き起こす恐れがあります。そのため、業務体制を見直し、効率的な働き方へと切り替えることで、一刻も早く改善を図る必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークを引き起こす3つの要因とは 以下では、オーバーワークを引き起こす要因を3つ解説します。現状では、オーバーワークしていないという場合でも、以下に当てはまる企業は注意が必要です。 （1）人手不足である 1つ目の要因は、人手不足な環境です。 少子高齢化などの影響で人手が不足しており、すでに従業員が許容範囲を越えた業務量を担っているという企業も少なくありません。また、社内の教育が十分にできておらず、人手があってもスキル不足で、求める業務量をこなせないケースもあります。 その結果、必要以上に人員を割かなければならず人手不足の悪循環が生まれるのです。以上のことから、人手不足によるオーバーワークを防ぐためには、教育環境を整備することから始めましょう。 （2）業務負担が大きい 2つ目の要因として、業務負担が大きいことが挙げられます。 職場のITに対する意識や関心が低いと、業務効率を高めるためのDX化が進まず、業務負担は改善されません。そのような状況のなか、経験に応じて新しい仕事を任されたり、仕事量が増えたりすると、ますます負担が大きくなってしまうのです。 以上のことから、業務負担の改善するためには、現場のDX化が必須なのです （3）連携が上手くとれていない 3つ目の要因は、周囲のメンバーとの連携が上手くとれていないことです。 業務進捗を共有できていない環境では、周囲にサポートを求めづらかったり、逆に仕事を任されてしまうケースもあり得ます。その結果、自身ですべての業務を負担してしまい、オーバーワークとなってしまうのです。 そのため、お互いに協力できる仕組みを整える必要があるのです。たとえば、1日の作業スケジュールや業務進捗などの情報を簡単に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、スムーズな連携を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークによるリスクとは 以下は、オーバーワークによって生じうるリスクです。 身体的影響 過度な労働により、疲労感や頭痛、腹痛、不眠といった症状が現れることがあります。さらに、睡眠障害や食欲不振へとつながる可能性もあるのです。 精神的影響 ストレス過多によって、イライラや無気力感が日常化することがあります。また、抑うつ状態になることも考えられます。 生産性の低下 疲労による、判断力・集中力の低下の影響でミスが増え、生産性が低下することがあります。 退職・休職の増加 心身が限界に達した社員は、離職や休職を決断することがあります。その結果、人材の流出により、既存社員の負担が増え、悪循環につながりかねません。 以上のような事態を防ぐためにも、オーバーワークが発生している会社は早急に労働環境の改善を実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークになりやすい人の特徴とは 以下では、オーバーワークになりやすい人の特徴を紹介します。 仕事を断れない 責任感が強い人や真面目な性格の人ほど「誰もやらないのであれば、自身が対応しよう」という思考になりやすいと言えます。そのため、頼まれた仕事を断れずにオーバーワークになってしまうことがあります。 完璧主義 一見、完璧主義な人は仕事が速いイメージがありますが、完璧を求めてしまい、妥協点を見つけるのが苦手だと言えます。そのため、自身が納得のいくクオリティにするために、何度も修正を繰り返してしまうのです。 報連相が苦手 報連相が苦手な人は、ひとりでタスクを抱え込んでしまうので、オーバーワークに陥りやすいと言えます。また、作業で分からないことがあっても自身で解決しようと時間を無駄にしたり、ミスが起きたりして、結果として残業が増えてしまうのです。 スケジュール管理ができない 優先順位を定めないまま、目先の業務に集中して取り組んでしまうと、納期間近になっても作業が終わっていないという事態になりかねません。そのため、納期に間に合わせるために残業しなければならなくなるのです。 以上のようなオーバーワークを回避するためには、個人の心がけはもちろん、会社全体での仕組みづくりが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークに陥らないための3つの対策とは ここでは、オーバーワークに陥らないための3つの対策について紹介します。以下の内容を仕組み化して「残業して当たり前」という環境を変えましょう。 （1）優先順位を決める 1つ目に、優先順位を決めて仕事に取り組みましょう。 優先順位の決め方の1つに、下記の「時間管理のマトリクス」があります。たとえば、このフレームワークを利用すると、業務の優先順位は1→3→2→4の順番であるとわかるのです。 なかには、3よりも2を優先するケースがありますが、2は長期的に取りかかる必要があるので優先度は下げて問題ありません。逆に、3は短期間で終わる業務であることが多いので、優先度が高くなるのです。 ただし、場合によっては、優先順位を変更する必要があるので周囲のメンバーに確認しながら、優先度を決めていきましょう。 （2）作業進捗を共有する 2つ目に、作業進捗を共有しましょう。 「誰が・どの作業に取り組んでいるのか」「どのくらいの進捗なのか」が把握できていない状態では、手助けが必要だとしても、サポートすることができません。反対に、常にお互いの進捗が把握できる環境であれば、連携して作業に取りかかれるのです。 ただし、作業が終わるたびにメールやチャットで連絡するのは面倒なうえ、連絡したとしても情報が流れて気が付かれない可能性があります。そのため、作業進捗の報告には、メールやチャットではなく、情報共有ツールを使いましょう。 たとえば、社内の情報を「記事」に蓄積できる「ナレカン」のようなツールなら、誰でも簡単に使えるので、スムーズに進捗共有できるようになります。 （3）作業の無駄を省く 3つ目に、作業の無駄を省きましょう。 作業に無駄な時間が多いと、必然的に作業時間が長くなり、オーバーワークにつながってしまいます。ある調査では、ビジネスパーソンは1日に平均1.6時間を情報収集に費やしていると言われており、無駄を省くことの重要性がうかがえます。 そこで、簡単に作業の無駄を省くには、ITツールの導入がおすすめです。ITツールには、「情報共有」や「メッセージ」など多様な機能が備わっていることが多いので、自社に必要な機能を検討したうえで、ツールを選定しましょう。 参考：ビジネスパーソンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】オーバーワークの解消に役立つツール 以下では、オーバーワークの解消に役立つツールを紹介します。 仕事でオーバーワークが起こらないようにするには、「検索機能に優れたITツール」を利用しましょう。なぜなら、業務中に疑問が発生しても、誰に聞けばいいかわからないと確認のやりとりや待ち時間が発生して、無駄な業務時間が生じるからです。 ただし、多機能で操作が難しいツールを導入すると、社員が使いこなすことができず、かえって教育に時間と手間がかかってしまう可能性があります。そのため、「誰でも簡単に使いこなせるか」を重視してツールを選定しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、ITが苦手な方も使えて、ヒット率100％の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、誰でも簡単に「記事」に社内の情報を蓄積できるうえに、「超高精度の検索機能」を備えています。そのため、社内の情報から必要な情報を即座に取り出し、業務の無駄を省けるため、オーバーワークを防ぐことができるのです。 情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ これまで、仕事のオーバーワークの原因と対策を中心に紹介しました。 仕事でオーバーワークしてしまう原因には「人手不足・業務過多・連携できていない」などの職場環境による要因のほか、「責任感が強い、完璧主義、スケジュール管理できていない」などの個人的な要因があります。 とくに、連携できていない課題に関しては、情報を共有し合い、連携できる仕組みを整えましょう。ただし、メールやチャットでは、情報が流れてしまい、気が付かれない可能性があるので避けましょう。 結論、社内の連携に役立つのは、社内のあらゆる情報をナレッジ化できて、社内情報をスムーズに共有できる「 ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、オーバーワークを防止する体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

忙しい現場では、周囲のメンバーとの連携が疎かになり「すでに対応済みの案件を対応してしまう」など非効率な事態が起こりがちです。また、ビジネスの場において、二重対応やメールの誤送信は、相手に不信感を与えかねないので注意すべきです。 しかし、「細心の注意を払っていても二重対応が頻繁に起こってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、二重対応が起こる3つの原因やその対処法を中心にご紹介します。 二重対応が多発しているが原因が分からない 二重対応のリスクについて社内で注意喚起したい 二重返信を防止するのに効果的な方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、二重対応をなくす方法についてのヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 二重対応とは？ビジネスで起きやすい典型例2 二重対応がもたらすリスク3選2.1 （1）業務効率の低下につながる2.2 （2）顧客が不信感を抱いてしまう2.3 （3）社内の関係悪化を招く3 メールで二重対応が起こる3つの原因3.1 （1）未読・既読でメール管理をしている3.2 （2）スプレッドシートで問い合わせ管理をしている3.3 （3）問い合わせ対応が振り分けられてない4 二重対応を防ぐ体制づくり4.1 （1）担当者を設定する4.2 （2）対応状況を共有する5 二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツール5.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」6 【コピペ可】二重対応してしまったときのお詫びの例文7 メールの二重対応をなくす方法まとめ 二重対応とは？ビジネスで起きやすい典型例 「二重対応」とは、1つの業務に対して複数の人が同時に対応することであり、無駄な業務をしている状態です。 ビジネスでは、複数の担当者が同じメールに返信してしまう顧客対応メールの「ダブル返信」や、同じ書類を別々の人が記入・修正してしまう「二重作業」などが典型的な例として挙げられます。 以上のような「二重対応」は、どちらも情報共有不足や管理体制の曖昧さが原因で発生するもので、手間が増えることによる業務の非効率化や、取引先からの信頼低下につながる恐れがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応がもたらすリスク3選 ここでは、ビジネスシーンでのメールの二重対応がもたらすリスクについて解説します。リスクを理解して、案件管理に対する危機感をもつようにしましょう。 （1）業務効率の低下につながる メールの二重返信は業務効率の悪化につながります。 二重返信をしてしまった場合、相手へ謝罪・訂正メールを送るだけでなく、同じミスを繰り返さないためにも原因を調査する必要があります。そのため、二重返信によって本来であれば必要のない作業が増えて、結果的に業務効率の悪化につながるのです。 以上より、二重返信をしてしまうと、本来は必要のない無駄な作業が増えて、業務の能率が大幅に下がる恐れがあります。 （2）顧客が不信感を抱いてしまう ビジネスシーンでのメールの二重返信は、顧客が企業に不信感を抱く原因となってしまいます。 同一のメールに対して重複して返信してしまうと、顧客の混乱を招き、企業の管理体制について疑念を持たれかねません。そして、顧客の不信感は間違いなく顧客離れにつながります。 わずか1度のミスでも顧客に不信感を与えてしまうため、二重返信に対する対策は万全にしておきましょう。 （3）社内の関係悪化を招く 二重対応は、社内で人間関係の悪化を招くリスクがあります。 たとえば、スタッフAが「メール対応を完了しました」と口頭で周知したにも関わらず、聞いてなかったスタッフBが再度メール対応をしたとします。すると、スタッフAは「さっき知らせたはずですよね？」と不信感が募ってしまいます。 このように、二重対応は職場間での人間関係悪化にもつながるため、気をつけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで二重対応が起こる3つの原因 以下では、ビジネスシーンで、メールの二重対応が起こる原因を3つご紹介します。原因を知っておくことで、二重返信を予防する対策を立てやすくなります。 （1）未読・既読でメール管理をしている 未読・既読でのメール管理は二重対応が起こりやすくなります。 メール対応がそれほど多くない企業では、一般的なメーラーで問い合わせメールを受信して、未読のメールに返信していく方法が多いです。しかし、これでは未読・既読の管理があいまいになってしまい、対応漏れが発生しやすいです。 そのため、メールを未読・既読で管理すると、手軽でコストがかからないものの、二重返信や対応漏れといったミスが起きやすくなります。 （2）スプレッドシートで問い合わせ管理をしている スプレッドシートでの問い合わせ管理は、メンバー間で意思疎通が図りづらく、二重対応が発生する確率が高くなってしまいます。 スプレッドシートは「メール」や「メッセージ」と連携できません。そのため、メールをコピペすることでミスが多発したり、連携不足によって複数人が同一のメールに対応してしまうケースが増えたりしてしまいます。 よって、スプレッドシートは連携が取りづらいため、問い合わせ管理には不向きです。 （3）問い合わせ対応が振り分けられてない メールを担当者ごとに振り分けていないと、二重対応が発生する可能性が高まります。 問い合わせごとに対応を振り分けるのは面倒なため、時間がある人が適宜、対応にあたるという企業が多いです。この方式では、顧客に対して迅速に対応できて一見効率的ですが、誰がどの問い合わせを担当しているかが分かりづらく、二重対応の原因となります。 以上より、担当者を割り振れていないと、二重返信のリスクが高くなってしまいます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応を防ぐ体制づくり 以下では、二重対応を防ぐ体制をつくる方法を2つご紹介します。二重返信が頻発に起きて困っている方は必見です。 （1）担当者を設定する 二重対応を防止するのに最も効果的な方法は、メールごとに担当者を設定することです。 一通ごとに担当者が振り分けられていれば、自分がするべきタスクが明確になり、他の社員との「誰がどの対応をしたか」といった確認作業の手間が省けるため、二重返信のリスクもなくなります。 以上より、メール対応において、担当者の設定は二重返信を防ぐのに有効な手段です。 （2）対応状況を共有する 二重対応を防ぐためには、対応状況を誰が見ても一瞬で判断できるように共有することが大切です。 たとえば、受信メールを「未対応」「返信処理中」「対応完了」といった形で分類します。このように、メールの対応状況が可視化され、自分が取り組むべきタスクをすぐに把握できて、他の人とメール対応が重複することもありません。 以上のように、ミスを防ぐ体制を構築して、二重対応を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツール 以下では、二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツールをご紹介します。 二重対応が起こる原因は、「担当者が明確でないこと」と「作業の進捗が共有されていないこと」にあります。なかでも、メール対応では、メールが多すぎて管理が煩雑化しやすく、CCの入れ忘れや転送ミスで共有漏れが発生するので注意が必要です。 そこで、メールのやりとりを自動記録できるように「メール転送機能を備えたITツール」を利用しましょう。とくに、クレームや問い合わせメールへの対応内容をITツールで記録していれば、社内のナレッジにもなります。 結論、二重対応を防ぐのに最適なのは、特定のメールアドレス宛のメールの内容がそのままツール内に自動追加できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にメールが自動転送されるように設定すれば、対応記録が残るので二重対応を防げます。また、メールでの対応内容が「個人の受信箱」に属人化せず、全体へ確実に共有されるようになるので、過去の問い合わせ対応をナレッジ化できるのです。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【コピペ可】二重対応してしまったときのお詫びの例文 以下は、二重対応してしまったときの、お詫びの例文です。問題の状況に合わせて、適宜内容を変更して利用しましょう。 件名：業務の不手際に関するお詫び 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 平素よりお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 この度は、○○（対応すべき業務内容）の二重対応が発生したことにより、貴社に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 原因を調査したところ、弊社内での情報共有不足およびタスク管理の不備が原因であることが判明いたしました。 今後は再発防止のため、業務手順の見直しとダブルチェック体制の強化、さらにプロジェクト管理ツールの導入を進め、業務の透明性と正確性を向上させてまいります。 この度は貴社にご心配をおかけしたこと、改めてお詫び申し上げます。貴社の業務が円滑に進むよう、全力でサポートさせていただきますので、引き続きご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。 日頃よりご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 △△株式会社 □□ (連絡先) 二重対応が発生してしまった場合は、以上のように、誠意をもって丁寧にお詫びすることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの二重対応をなくす方法まとめ これまで、二重対応がもたらすリスクや原因、二重対応を防ぐ方法を中心に紹介しました。 メールの二重返信を防ぐ方法として、担当者への割り振りや対応状況の共有は有効です。また、職場内でコミュニケーションをとり、連携してメール対応にあたるのも二重対応防止に役立ちます。 しかし、メールが多すぎると管理が煩雑になるため、メールの内容を簡単に記録できると手間が減ります。また、クレームや問い合わせメールへの対応方法もナレッジとして記録できると、すぐに対応できるため便利です。 結論、二重対応の防止に役立つビジネス向けツールは、社内のあらゆる情報をナレッジ化できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、二重対応を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

人材育成とは、「企業の業績を上げるために人材を育てること」です。また、人材育成は研修のみを指すのではなく、さまざまな方法があります。 一方で、「効果的な人材育成の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、人材育成の方法や大切なポイントを中心にご紹介します。 人材育成の目的や手段について把握したい 人材育成をするうえで大切なポイントを知りたい 効果的な人材育成を実現する便利なツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、人材育成への理解が深まり、企業で活躍する人材を育成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 人材育成の考え方1.1 人材育成の目的1.2 「人材育成」と「人材教育」「人材開発」の違い2 人材育成の代表的な3つの手段3 人材育成において大切なこと5選3.1 （1）育成のゴールを明確化する3.2 （2）実践機会を設ける3.3 （3）社員の自主性を引き出す3.4 （4）人事情報を適切に管理する3.5 （5）フィードバックの質を高める4 人材育成における課題とは5 【これで解決】人材育成を成功させるための最適な方法5.1 人材育成に関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」6 4ステップ｜人材育成の進め方7 人材育成の概要まとめ 人材育成の考え方 以下では、人材育成の目的や類義語との違いを解説します。まずは、人材育成の基本を押さえておきましょう。 人材育成の目的 人材育成の目的は、「企業の業績向上」や「経営目標の達成」です。 現在、労働人口の減少により、多くの企業が人材不足に陥っています。そのため、個々の社員のスキルアップと、企業へのより一層の貢献が必要なのです。 以上のように、人材育成とは「企業の業績向上」のために人材を育てることであり、社会的な背景からも、その重要性は高まっています。 「人材育成」と「人材教育」「人材開発」の違い 「人材育成」と「人材教育」「人材開発」はよく似た言葉ですが、以下のような違いがあります。 「人材育成」の意味 育成によって、企業の業績を向上させることが目標 社員を経験年数や職種で分け、それぞれの属性に合った一律の教育をする 「人材教育」の意味 育成によって、具体的な知識やスキルを習得させることが目標 「人材育成の手段のひとつ」として位置づけられている 「人材開発」の意味 育成によって、個人の能力を最大限伸ばすことが目標 各社員の目標や課題に応じて、適切な方法で教育する このように、人材育成と人材教育・人材開発は、それぞれ目標や方法が異なります。人材育成は「企業の業績向上」が目標であるため、教育によって社員一人一人のパフォーマンスをいかに高めるかが重要なポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材育成の代表的な3つの手段 人材育成の代表的な手段として、以下の3つがあります。 OJT（On the Job Training） 実際に業務をしながら、現場の上司や先輩社員が指導する方法です。実務を通じてスキルを習得できるため、身に着けたスキルをそのまま仕事に活かせます。 Off-JT（Off the Job Training） 職場以外の場所で実施する方法です。複数の社員が同時に学ぶことで、知識を体系的に身に着けられ、指導者による教育内容のバラつきがないという利点があります。 自己啓発（SD、Self Development） 社員が業務時間外に、自発的にスキルの向上を図る方法です。読書や通信教育、資格の取得などが該当し、最近では教材費や受講費を補助するなど、自己啓発を支援する企業も増えています。 以上のように、人材育成には3つの手段があり、身に着けさせたいスキルや目的に合わせて使い分けることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材育成において大切なこと5選 以下では、人材育成で大切にしたいポイントを解説します。人材育成の質を高めたい方は必見です。 （1）育成のゴールを明確化する 人材育成の大切なポイントの1つ目は、育成のゴールを明確化することです。 最初に「どのような人材に育成したいのか」を明確にすることで、育成に必要な要素を洗い出せます。その結果、適切な育成計画を組めるのです。 このように、あらかじめゴールを明確化し、育成の道筋をはっきり定めることで、効率的な人材育成ができます。 （2）実践機会を設ける 人材育成の大切なポイントの2つ目は、実践機会を設けることです。 とくにOff-JTでは、受講者が研修内容を実務に活かせるか否かが、育成の効果を左右します。そのため、受講者に「学んだことを、どのように業務に落とし込むか」を考えさせ、行動目標と計画を定めたうえで、実践させる必要があるのです。 以上のように、受講者が研修で習得した内容を現場で実践する機会を設けることが、研修の効果を高めるために重要となります。 （3）社員の自主性を引き出す 人材育成の大切なポイントの3つ目は、社員の自主性を引き出すことです。 教育により必要なスキルを身に着けさせられますが、社員が自ら考え行動できなければ「企業の業績向上」には結び付きません。自主性を引き出すには、社員の成果を適切に評価し、モチベーションを上げることが重要です。 このように、社員が受身で学ぶだけでなく、社員の自主性を育てることが、人材育成の理想です。 （4）人事情報を適切に管理する 人材育成の大切なポイントの4つ目は、人事情報を適切に管理することです。 人材育成を効果的に進めるには、社員一人ひとりの「能力」「スキル」「成果行動」などの人事情報を見やすく管理しておくことが重要です。こうした情報が整理されていれば、社員の働きに対して適切な人事評価がしやすくなります。 また、社員を適切に評価することで、社員のモチベーション向上や自主的な行動にもつながります。社員の自主性は「企業の業績向上」という人材育成の目的に深く結びつくため、「人事情報の管理」は人材育成における重要な土台となるのです。 （5）フィードバックの質を高める 人材育成の大切なポイントの5つ目は、フィードバックの質を高めることです。 フィードバックの質を高めることは、社員のスキル向上だけでなく、モチベーションの向上や信頼関係の構築にもつながります。そのため、単にミスや改善点を指摘するのではなく、相手の強みや努力も踏まえたポジティブなフィードバックを心掛けましょう。 また、具体的かつ的確なフィードバックをするためには、日ごろから社員の業務状況や行動を把握しておく必要があります。実施内容や気づきを記録しておくことで、よりここに寄り添った質の高いフィードバックが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材育成における課題とは 人材育成における課題として、「指導できる人材の不足」「育成の時間がない」といった点が挙げられます。 人材育成は企業の業績向上に関わる重要な取り組みですが、準備から実施にかけて多くのリソースが必要です。また、育成ノウハウが社内で十分に共有されていない場合、指導方法にばらつきが生じ、担当者の不在・交代時にもスムーズな引き継ぎができません。 以上のような課題を解消するには、人材育成のマニュアルを整備し、日ごろから業務ノウハウを蓄積・共有しておくことが重要です。その結果、効率的な人材育成が実現できるだけでなく、属人化を防ぎ、誰でも一定の水準で指導できる仕組みが整います。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】人材育成を成功させるための最適な方法 以下では、人材育成を成功させるためのおすすめのツールをご紹介します。 人材育成においては、目標を明確にして成果を正しく評価し、人事情報を適切に管理することが重要です。しかし、「指導できる人材が不足している」「育成に割く時間がない」という理由から、後回しにされてしまうケースも少なくありません。 そこで、「人材育成のマニュアルや人事情報を一元管理できるツール」を導入し、効率的かつ効果的な人材育成を実現させましょう。ただし、情報が増えると「探しにくさ」がストレスになるため、「検索性に優れたツール」を選ぶことがポイントです。 結論、自社が導入すべきなのは、人材育成に関する情報をまとめて蓄積でき、超高精度の検索機能で効率的に情報を活用できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、マニュアルの作成はもちろん、人事関連のファイル添付などによって必要な情報を一元管理できるため、引き継ぎがしやすく属人化を防止できます。また、“ヒット率100％“の検索機能により、欲しい情報に素早くアクセス可能です。 人材育成に関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ｜人材育成の進め方 以下では、人材育成の進め方を4ステップで解説します。“どのような手順で進めたらよいか分からない”という方は参考にしましょう。 課題の把握 まずは、各部署へのヒアリングを通じて自社の現状を把握します。若手から管理職まで幅広く意見を聞くことで、多角的な視点から課題を明確にしましょう。 目標設定 把握した課題をもとに人材育成の目標を設定します。「〇か月後までに○○のスキルを持った人材を〇名育てる」といった、具体的な目標を立てることが重要です。 方法の決定 目標を達成するための育成手段や内容、期間を決定します。人材育成にはさまざまな手段がありますが、身につけさせたいスキルや業務内容に応じて適切な方法を選びましょう。 実行と評価・改善 施策を実行した後は、定期的にその効果を評価し、必要に応じて改善します。目標の達成度や社員の満足度、業績への影響などを指標とし、得られた結果をもとに継続的に見直すことが重要です。 以上のステップを踏むことで、効果的な人材育成を実現することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材育成の概要まとめ これまで、人材育成の考え方や手段、人材育成における大切なポイントを中心にご紹介しました。 人材育成を通じて企業の業績を向上させるには、社員のスキルや成果を正しく評価し、その情報を適切に管理しておく必要があります。しかし、「指導できる人材の不足」や「人材育成に割けるリソースの不足」といった課題から、人材育成は後回しにされがちです。 そこで、「情報管理ツール」で人材育成のマニュアルやノウハウを蓄積・共有することで、準備の手間を軽減し、統一的な指導ができる仕組みを整えましょう。とくに、「検索性の高いツール」であれば、情報が増えてもスムーズに必要な内容を探し出せます。 結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を簡単に共有・蓄積でき、高精度の検索機能でストレスなく情報を探せる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、人材育成の効果を最大化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、社員のキャリア志向が多様化するなかで、ジョブローテーション制度を「時代遅れ」という声も増えてきました。ただし、実際には、人材育成や組織の柔軟性向上、業務の属人化防止といった観点から、今なお多くの企業が注目している制度です。 しかし、「具体的にどのようなメリットを得られるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ジョブローテーションのメリット・目的を中心にご紹介します。 ジョブローテーションの具体的なメリットを知りたい ポイントを押さえて、ジョブローテーションの失敗を防ぎたい ジョブローテーションの情報管理に最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ジョブローテーションのメリットだけでなく、自社の取り組みを成功させるヒントも得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ジョブローテーション制度とは2 ジョブローテーションの3つのメリットとは2.1 （1）最適な人材配置を実現できる2.2 （2）人的ネットワークを築ける2.3 （3）人材を多能工化できる3 ジョブローテーションを実施する目的とは3.1 （1）視野の広い人材を育成するため3.2 （2）業務の属人化を防ぐため3.3 （3）キャリア形成のため4 ジョブローテーションの導入が向いている企業4.1 人材育成を重視している企業4.2 密な部門間連携が求められる企業4.3 業務が属人化しやすい企業5 ジョブローテーションを成功させるポイント3選5.1 （1）目的を明確にする5.2 （2）情報を蓄積する5.3 （3）メンバーの理解を得る6 ジョブローテーションを効果的に実施する方法6.1 社内の情報管理を円滑化できるツール「ナレカン」7 ジョブローテーションのメリットと成功のコツまとめ ジョブローテーション制度とは 「ジョブローテーション制度」とは、社員の職場・職種を定期的に異動させる制度を指し、終身雇用を前提とした日本だけの制度だと言われています。 ジョブローテーションに似た言葉として「人事異動」「社内公募制度」が挙げられます。それぞれの違いは以下の通りです。 ジョブローテーション 人事異動 社内公募制度 主体 会社主導 会社主導 社員主体 タイミング 定期的 おもに期初め 不定期 目的 人材育成 組織編成 キャリア支援 選考の有無 基本なし 基本なし 基本あり このように、ジョブローテーションでは、社員の成長を目指して、企業側が対象者を選定します。そのため、企業は適切な人材を選ぶ必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションの3つのメリットとは ここでは、ジョブローテーションの3つのメリットについて解説します。ジョブローテーションを取り入れると、社員の適性に関する情報を収集しながら、部署間の連携を強化できるので必見です。 （1）最適な人材配置を実現できる 1つ目は、最適な人材配置を実現できる点です。 ジョブローテーションに取り組むと、社員が多様な部署を経験するため、社内メンバーの適性を把握しやすくなります。そのため、ジョブローテーションによって得た情報を判断材料にして、適材適所の配置を検討できるのです。 このように、ジョブローテーションでは、社内メンバーの適性を正しく見極めて、人材配置に役立てられます。 （2）人的ネットワークを築ける 2つ目は、人的ネットワークを築ける点です。 ジョブローテーションでは、社内メンバーが複数の部署を経験するので、接点がなかった部署やメンバーと一緒に働く機会が生まれ、部署を超えた人的ネットワークを築けます。結果、部署間のコミュニケーションが円滑化し、組織の一体感を高まるのです。 したがって、社内の連携を強化できる点も、ジョブローテーションを実施するメリットのひとつです。 （3）人材を多能工化できる 3つ目は、人材を多能工化できる点です。 多様な部署を経験するため、社員が複数の業務をこなせるようになり、繁忙期やトラブル発生時などイレギュラーがあっても柔軟に対応可能です。そのため、どの部署でもある程度対応できる人材が増え、より円滑に業務を進められるようになります。 このように、ジョブローテーションによって人材の多能工化を促進すると、企業側も社員側もメリットを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションを実施する目的とは ここでは、ジョブローテーションを実施する目的について解説します。以下の内容を把握して、取り組みを実施する目的を明確にしましょう。 （1）視野の広い人材を育成するため 目的の1つ目は、視野の広い人材を育成するためです。 とくに新卒社員にジョブローテーションを実施すれば、各部署の業務内容を把握してもらいつつ、適性を見極められます。また、複数の部署の業務内容を把握すると、企業全体を俯瞰できるようになるので、マネージャー候補の育成にも有効です。 したがって、長期的な人材育成を目的として、ジョブローテーションを実施する企業が多いです。 （2）業務の属人化を防ぐため 目的の2つ目は、業務の属人化を防ぐためです。 ジョブローテーションでは、定期的に人材を入れ替えることで、業務の属人化を防ぎます。そのため、担当者が不在の場合でも、ほかの社員がスムーズに対応できるようになります。 このように、ジョブローテーションでは、業務の標準化を促し、ワークライフバランスの実現にもつなげられるのです。 （3）キャリア形成のため 3つ目は、社員のキャリア形成ためです。 同じ会社でも部署によって求められるスキルは異なるため、社員がさまざまな業務を経験することで今後やりたい業務が明確になり、中長期的なキャリアをイメージしやすくなります。また、いろんな仕事を経験することで、専門性だけでなく幅広いスキルや複合的な視点を持てるのです。 ただし、社員によっては、環境の変化がストレスになる可能性もあります。したがって、事前に面談を実施するなど、適切にマネジメントすることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションの導入が向いている企業 ここでは、ジョブローテーションの導入が向いている企業の特徴を解説します。ジョブローテーションの導入を検討しているが、自社に適しているのかわからない担当者の方は必見です。 人材育成を重視している企業 ジョブローテーションは、ある程度の期間を使って社内のさまざまな業務を経験してもらう仕組みであるため、長期的なキャリア形成を前提とした教育方針を持っている企業に適しています。 具体的には、大手メーカーや総合職の新卒社員を多く採用している企業が当てはまります。逆に、研究開発、法務、医療などの高度な専門知識が求められる業務では、一つの業務に長期間従事する方が向いています。 したがって、自社の事業内容や部署の業務内容を考慮したうえで導入を検討しましょう。 密な部門間連携が求められる企業 ジョブローテーションでは、複数部門の業務を理解してもらうことが目的であるため、部門間連携が重要な企業に向いています。 たとえば、「企画と営業」や「開発とマーケティング」など、関連のある部署でジョブローテーションすると、高い効果が得られます。逆に、部署や業務の種類が限られており、ローテーション先が少ない場合は、ジョブローテーションは不要です。 そのため、会社の規模だけでなく、部署の数や業務の種類によって導入するかを見極めましょう。 業務が属人化しやすい企業 ジョブローテーションでは、部署のメンバーが入れ替わるため、業務の属人化を防止したい企業に適しています。 とくに、定型業務で作業が属人化している企業は、異動や退職のたびに引き継ぎが発生して業務が遅滞しやすいです。そのため、マニュアルや教育体制など、比較的早い段階で業務を習得できるように整備したうえでジョブローテーションを実施しましょう。 以上のように、ジョブローテーションの実施によって得られるメリットと目的が合致しているか確認することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションを成功させるポイント3選 ここでは、ジョブローテーションを成功させるポイントについて解説します。以下の内容を押さえて、取り組みが無駄にならないように注意しましょう。 （1）目的を明確にする 1つ目のポイントは、目的を明確にする点です。 あらかじめ、対象者に取り組みの目的を伝えることがポイントです。たとえば、「どのような経験を積むのか」「その経験がどのように役立つのか」まで明確にすることで、より効果的にジョブローテーションを進められます。 また、「目的を達成しているのか」を確認する評価基準も併せて設定しておくと、取り組みの効果を客観的に把握できます。 （2）情報を蓄積する 2つ目のポイントは、情報を蓄積する点です。 ジョブローテーションでは、対象者のスキルや人事情報を収集して、人事戦略に活用できます。ただし、情報をしっかり蓄積していないと、社内に散在してしまい、必要な情報をすぐに見つけられません。 そのため、ジョブローテーションの情報を確実に蓄積・管理できる仕組みを整えることがポイントです。 （3）メンバーの理解を得る 3つ目のポイントは、メンバーの理解を得ることです。 ジョブローテーションはメンバーにとって、仕事内容や環境が大きく変わる可能性がある制度です。そのため、ジョブローテーションの目的を事前に共有し、本人のキャリア希望や適正から配置転換しなくてはなりません。 一方的なジョブローテーションを実施すると、メンバーのモチベーションが低下して離職につながる恐れもあります。したがって、中長期的な人材育成を実現できるよう、メンバーからの理解を十分に得ておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションを効果的に実施する方法 以下では、ジョブローテーションを効果的に実施する方法をご紹介します。 ジョブローテーションを効果的に進めるには、対象者のスキルや人事情報を蓄積して活用することが重要です。なぜなら、ジョブローテーションは単なる“異動”ではなく、メンバーのスキル開発や適正な配置を目的とした「戦略的な人材育成施策」だからです。 とくに、「配属履歴・業務経験」や「キャリア希望や意欲」などの情報を一元管理しておくと、ジョブローテーションの効果を最大化できます。そこで、「ジョブローテーションに関する情報を簡単に記録・管理できるツール」を導入しましょう。 結論として、ジョブローテーションを導入して継続的な人材育成につなげるには、ジョブローテーションに必要な情報を管理・蓄積・活用できるナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、社内メンバーの情報やジョブローテーションの規程を蓄積できます。また、ジョブローテーションの対象となる社内業務のマニュアルを共有すれば、部署の異動があっても業務の引き継ぎがスムーズです。 社内の情報管理を円滑化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションのメリットと成功のコツまとめ これまで、ジョブローテーションのメリットと成功のコツを中心にご紹介しました。 ジョブローテーションに取り組むと、企業側にも社内メンバー側にもメリットがあります。ただし、ジョブローテーションを「やって終わり」にせず、継続的な人材育成につなげるには情報の蓄積が不可欠です。 そこで、「情報を簡単に記録・管理できるうえ、必要な情報をすぐに見つけられるツール」があると便利です。とくに、検索機能が充実していると、蓄積した情報をきちんと活用できます。 したがって、ジョブローテーションの情報を簡単に管理するには、検索性が高く、すべての社員がストレスなく情報を管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ジョブローテーションをスムーズに実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

仕事で書類の提出期限を間違えたりメールの件名を書き忘れたりなど、気をつけているはずがうっかりミスをしてしまうケースが後を絶ちません。しかし、うっかりミスは、上司や同僚・顧客などからの信頼喪失にもつながってしまいます。 また、「忘れていた」では済まないような大きなトラブルの原因にもなりかねません。そのため、日々の仕事のなかでうっかりミスをなくすには何をすべきか悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事でのうっかりミスを防止する6つの対策を中心にご紹介します。 仕事のうっかりミスを減らしたい うっかりミスの原因を理解して、防止策を導入したい 恒常的にミスを減らせる仕組みを構築したい という方はこの記事を参考にすると、仕事のうっかりミスを防止できるうえ、全社でのミスも削減できるヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは1.1 PCのなかで情報が散らかっている1.2 仕事に不慣れ2 【個人編】うっかりミスを防止する4つの対策2.1 確実にメモをとる2.2 チェックリストを作る2.3 テンプレートを作成する2.4 最終確認をする3 【組織編】うっかりミスを防止する2つの対策3.1 マニュアルを作る3.2 失敗事例を蓄積する4 【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール4.1 会社のあらゆるナレッジを蓄積できるツール「ナレカン」5 【やらかした】うっかりミスをしてしまった後の対応6 うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ 仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは 多くの場合、仕事でうっかりミスをしてしまう人には共通点があります。以下の特徴を押さえて、メンバーに当てはまる項目がないか確認しましょう。 PCのなかで情報が散らかっている PCのなかの情報が整理されていない人は、うっかりミスが多い傾向にあります。 業務を遂行するときには、多くの場合、何らかの情報を参照する必要があります。しかし、PC内が散らかっていると、適切な情報を見つけられないため、あいまいなまま対応して、ミスにつながってしまうのです。 そのため、作業を進めるうえでの注意点やマニュアルなど、業務に必要な情報を一箇所にまとめておく仕組みづくりが必要です。 仕事に不慣れ 仕事に慣れていない人も、うっかりミスをしやすいです。 仕事に慣れていないうちは、やり方や対応方法が分からないことがあります。そこで、認識のすり合わせができていないまま自己判断で進めてしまうと、ミスにつながる原因になります。 したがって、認識のすり合わせや確認をしない人は、防止できるミスも発見できずに業務を進めてしまうのです。ミスは大きなトラブルへとつながりかねないので、管理者は「認識のすり合わせがスピーディにできるような環境か」を見直さなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【個人編】うっかりミスを防止する4つの対策 ここでは、個人ができるうっかりミスを防止する4つの対策をご紹介します。業務を効率的に進められている企業は、以下の対策が個人レベルでも浸透しているのです。 確実にメモをとる 伝達事項や期日、上司から受けたアドバイスは直後にメモをとり可視化させましょう。 メモに情報を残しておけば、仮に忘れてしまっても見返せます。また、業務中ミスをした箇所を詳細に書くことで、次回以降に同じ業務へ取り組むときに、同じミスを繰り返しにくくなります。 ただし、単にメモをとるのではなく見返すためにメモを作成するので、時間や場所を問わず振り返りができるように、わかりやすくまとめておくことが必要です。 チェックリストを作る ミスの防止策として、確認用のチェックリストを作成しましょう。 業務ごとにチェックリストを作成すれば「ある業務をすることをうっかり忘れていた」場合でも事前に気づけます。また、ミスの多い箇所を把握してリスト化し、業務中に確認すれば、同じミスが起こりません。 チェックリストは形骸化しやすいため、定期的に更新をしないと「完了していない業務にチェックを入れる」リスクがあります。そのため、「ナレカン」のようなツールでチェックリストを作成し、定期的に更新することでミスを防ぎましょう。 テンプレートを作成する 使用する頻度の高い情報や表現はあらかじめテンプレート化すれば、ミスが減ります。 たとえば、社員の名前とアドレスや、社内文書で用いる挨拶文をテンプレート化するとミスを減らせます。また、ミスを防げるだけでなく作業スピードも早くなるので、効率化できた分の時間をほかの業務へ割けるようになるのです。 以上のように、テンプレートを作成すると入力工数が減り、入力によるうっかりミスが減らせるのでおすすめです。 最終確認をする ミス防止のために、最終確認をすることを徹底しましょう。 最終確認の方法としては、メモの振り返りやチェックリストに漏れがないかを確認するなどが挙げられます。また、重要度の高い業務では、社員ひとりでは気づけなかったミスを他者が発見できるように、ダブルチェックをするのがおすすめです。 ミスがないか最終確認し、重要度に応じてダブルチェックを実施することが、ミスの防止につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【組織編】うっかりミスを防止する2つの対策 以下では、組織ができるうっかりミスを防止する2つの対策をご紹介します。社員のうっかりミスを無くしたいと考えている管理職の方は必見です。 マニュアルを作る マニュアルの作成は、ミスの防止に効果的です。 マニュアルを作成することで、社員が我流で作業せず、正しい方法で業務を遂行できます。また、チェックリストによる最終確認を業務フローに組み込むなど、事前にミスを予防する対策を盛り込んだマニュアルがあれば、ミスの数を減らせるのです。 以上のように、マニュアルは業務の不明点を解消できるうえに、ミスの対策としても役立ちます。 失敗事例を蓄積する 過去の失敗事例を蓄積することも、ミスの予防につながります。 過去の失敗事例を蓄積することで、同じミスの再発を防ぐことができます。さらに、ミスが起こりやすい業務が可視化されるため、マニュアルの変更などの対策も立てやすくなるのです。 このように、失敗事例を蓄積することは、ミスを予防するのに効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール 以下では、社内のミスを削減できるツールをご紹介します。 仕事のうっかりミスをなくすためには、個人がミスを減らすように心がけることが重要です。しかし、心がけだけでは、ミスを無くすことは難しいので、組織でミスが起こらないような仕組みを構築する必要があります。 そこで、うっかりミスによる重大なトラブルを防止したいなら「過去の失敗事例を蓄積できるツール」を利用しましょう。以前にミスした経験をナレッジとして共有することで、同じミスが再発することを防ぐことができます。 結論、ビジネスでのうっかりミスを減らすには、社内のあらゆる情報をナレッジとして管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、ファイルや画像、PDFなども保存できるうえ、保存した内容は、任意のメンバーに簡単に共有可能です。そのため、社内で発生したミスをナレッジとして管理でき、うっかりミスが再発しない仕組みを整えることができます。 会社のあらゆるナレッジを蓄積できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【やらかした】うっかりミスをしてしまった後の対応 仕事でうっかりミスをしてしまったら以下の対応をしましょう。トラブルにつながらないように迅速に対応することが必要です。 上司に報告する ミスが判明したら、すぐに上司に報告しましょう。このとき、言い訳をすることなく、事実を正確に述べることが重要です。 謝罪をする ミスによって被害を被ったお客様や、カバーしてくれた上司や同僚など、迷惑をかけたすべての人に素直に謝りましょう。外部の方に迷惑をかけた場合は、電話をして直接お詫びに伺うのが基本です。 原因を突き止め、対応策を練る ミスが発生した原因を突き止めて、対応策を検討しましょう。検討後は、対応策を実行・共有し、二度と同じミスを繰り返さない仕組みを構築することが大切です。 以上のように、ミスが起こったら、誠心誠意対応することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ これまで、仕事でうっかりミスをする人の特徴や防止策、社内のミスを削減できるツールを中心にご紹介しました。 仕事のうっかりミスは、日常的にメモに残して確認すれば防げる場合が多いです。しかし、メモを取らない、メモを取ったとしても見返すのに手間がかかれば、確認が面倒になり誰も振り返りません。 そこで、情報共有ツールを活用してメモの作成から管理までを一元化させ、メモを取りやすい環境を構築しつつミスを防止しましょう。一方、全社でミスを防止するには、全メンバーがストレスなく情報共有ができる簡単なツールを使う必要があります。 結論、うっかりミスを防止するには、社内のナレッジに即アクセスできて、うっかりミスを防止できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。テンプレートやチェックリストも簡単に作れるので、非IT企業であっても抵抗感なく導入・運用できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、うっかりミスを防止する仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

今日では、情報過多により日々の時間が奪われがちなことから「タイパ」を重視する考え方が、若い世代を中心に広がりつつあります。また、タイパを仕事に取り入れ、業務効率の向上に成功した企業が増えているのもトレンドです。 しかし、「タイパとは何か具体的にイメージできない」「どうすれば自社の業務におけるタイパを向上させられるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、タイパ流行の背景や仕事で高める方法を中心にご紹介します。 タイパを取り入れる必要性を押さえたい 仕事でタイパを高めて生産性を向上したい タイパを効率的に高められるITツールを探している という方はこの記事を参考にすると、仕事でも効率的にタイパを高める方法が分かり、業務効率の向上を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 タイパとは？コスパとの違いも解説2 ビジネスにおいてタイパが流行する背景2.1 （1）技術革新による情報共有の加速化2.2 （2）働き方の多様化3 タイパを高めるメリット3選3.1 本来の業務に使える時間が増える3.2 成長スピードが上がる3.3 ワークライフバランスを取りやすくなる4 仕事のタイパを高める方法4.1 業務の無駄を取り除く4.2 自社に合った情報共有ツールを使う5 タイパを効率的に高められるITツール5.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」6 タイパ流行の背景や高める方法まとめ タイパとは？コスパとの違いも解説 タイパとは、時間対効果を表すタイムパフォーマンスの略語です。 効果に対する費用を重視した「コスパ」に対し、「タイパ」はかけた時間に対して得られた効果を指します。タイパは「Z世代」と呼ばれる、1990年代半ばから2010年代前半までに生まれた若年層を中心に流行しています。 既に、タイパを意識したサービスも広く普及しています。たとえば、「東京ディズニーリゾート」や「ユニバーサル・スタジオ・ジャパン」では短時間でアトラクションに乗れる有料パスが人気であり、自宅で作業中に食事を運ぶデリバリーサービス「UberEats」はコロナ禍で急速に拡大しました。 また、若者の間では、タイパの高さは日々の生活だけでなく仕事でも重視されています。そのため、無駄な時間が少なく生産性が高い業務体制を整えなければ、優秀な人材が流れて行ってしまう可能性も高いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスにおいてタイパが流行する背景 ここでは、生活だけでなくビジネスにおいてもタイパが流行する背景を解説します。以下の背景から、タイパの高い生産方法を取り入れる企業が増えています。 （1）技術革新による情報共有の加速化 技術革新による情報共有の加速化が、タイパ流行に大きな影響を与えています。 インターネットの普及によって遠隔地からストレスのないコミュニケーションが可能になり、移動時間や交通費を必要としないWeb会議やウェビナー受講が流行しました。そのため、時間的・金銭的なコストを抑えられ、業務効率が向上した企業が増加したのです。 また、クラウド技術の発展により、リモートで情報を処理できるITツールの開発が拡大しました。なかでも、社内のナレッジを簡単に管理できる「ナレカン」のような情報共有ツールの活用もトレンドになっています。 （2）働き方の多様化 働き方の多様化によって、時間を意識して働く人材が増加しました。 コロナ禍で進展した在宅勤務・テレワークや、人材の多様化によって一般化した時短勤務・フレックスタイム制などの影響により、働き方が多様化しました。そこで、仕事だけでなく私生活も充実させるワーク・ライフ・バランスが重視されるようになりました。 そのため、従業員の間で仕事と私生活の両立が目指されるようになり、限られた時間への意識が高まったのです。企業も時間効率性を重視する従業員のニーズに応えるため、タイパのよい働き方を提示する重要性が高まりました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タイパを高めるメリット3選 以下では、タイパを高めるメリットをご紹介します。なぜタイパを高める必要があるのか知りたい方は必見です。 本来の業務に使える時間が増える タイパを高めると、本来の業務に使える時間を増やすことができます。 業務には「検索のように時間はかかるが重要度が低い作業」も多くあります。実際、オウケイウェイヴ総研が全国の会社員1,000人を対象した調査では、毎日1.6時間を調べものに費やしているとの結果があり、検索時間を削減することで、より重要な業務に集中できるのです。 以上のように、タイパを高めるとより重要度の高い業務に時間を充てることができます。 参考｜ビジネスパーソンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間 成長スピードが上がる 成長スピードが上がることもタイパを高めるメリットです。 タイパを上げると、効率よく学習や経験を積むことができます。そのため、同じ時間でも、タイパが高いほうがより多くの成果を上げられるため、結果として成長スピードも上がるのです。 以上のように、全社でタイパ向上に取り組めば、社員のスキルアップにもつながります。 ワークライフバランスを取りやすくなる ワークライフバランスが取りやすくなるのも、タイパを高めるメリットの1つです。 タイパを高めれば、業務を遂行するのにかかる時間を減らすことができます。そのため、早く仕事を終わらせられるため、早く帰宅して、余暇を楽しむことも可能です。 そのため、タイパの向上は社員のワークライフバランスの改善にもつながります。また、ワークライフバランスが整えば社員のやる気も高まり、さらにタイパが向上するという好循環が生まれるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事のタイパを高める方法 ここでは、仕事のタイパを高める2つの方法を解説します。タイパの高い仕事を実現させている企業は、以下の対策を取っているのです。 業務の無駄を取り除く 業務で発生する無駄を取り除くのは、タイパ向上において最優先事項です。 業務の無駄の多くは、コミュニケーションの不足によって発生します。必要な情報が不足すると、仕事が円滑に進まず生産性が低下するだけでなく、ミスも発生しやすくなるので、時間や人的リソースが浪費されてしまいます。 そこで、長時間の会議や非効率なメールのやり取りを廃止し、効率的な連絡手段を導入すると、コミュニケーションが活性化されます。そして、情報が正しく共有されると、業務におけるミスや作業遅延を防げるので、タイパが向上するのです。 自社に合った情報共有ツールを使う タイパを向上させるために、自社に合った情報共有ツールを使うのも重要です。 ITツールを活用すると、社内の情報が共有しやすくなるので、業務を短時間でこなすことができるようになります。ただし、複数人での運用が可能な機能が備わっていなかったり、機能が複雑でデジタルに疎い従業員が使いこなせなかったりすると、ツールを導入しても、かえって生産性が低下してしまうのです。 そこで、社内の情報管理・共有に特化したツールを使うと、埋もれてしまいがちな情報を残しつつ、コミュニケーションを活性化できます。したがって、タイパを高めるには社内の誰でも使えて、自社に合った機能を備えた情報共有ツールを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タイパを効率的に高められるITツール 以下では、タイパを効率的に高められるITツールをご紹介します。 仕事のタイパを高めたい方は、「検索性に優れたツール」を利用しましょう。なぜなら、ビジネスパーソンは多くの業務時間を調べ物に割いているため、検索時間の削減はタイパの大幅な向上につながるからです。 ただし、多機能なツールを導入しても、ITリテラシーの低いメンバーが使いこなせないと教育に時間がかかるため、かえってタイパが悪くなります。そこで、ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使いこなせるか」も重視しましょう。 結論、仕事のタイパを高めるなら、メールを使える方なら誰でも使えて、欲しい情報に即座にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、メールを使える方なら迷わず使えるうえに、ヒット率100%の「超高精度検索機能」を備えています。そのため、ITリテラシーに詳しくない方でも確実に仕事のタイパを高めることができるのです。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タイパ流行の背景や高める方法まとめ これまで、タイパ流行の背景や高める方法を中心にご紹介しました。 Z世代の若年層を中心に流行するタイパは、情報共有の加速化や働き方の多様化の背景から、ビジネスにおいても注目されています。仕事でタイパを高めるには、情報共有ツールを活用してコミュニケーションを活性化し、業務の無駄を取り除くべきです。 ただし、情報の処理・分類能力が優れた高性能なツールを使いこなすには相応のITリテラシーが要求されます。したがって、仕事で効率的にタイパを高めるには「シンプルな情報共有ツール」を活用しましょう。 したがって、ビジネスでタイパを向上させるなら、検索機能に優れていて、欲しい情報に即座にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、タイパを向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

仕事をしていく上で、しばしば自身の権限では決断を下せず、上司などの承認を得るために「稟議」が必要になることがあります。そこで、稟議の一環として具体的な内容を記した稟議書を作成しなければなりません。 一方で「そもそも稟議書の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議書の基本的な書き方や概要、フォーマットを中心にご紹介します。 稟議書の基本的な書き方や例文を知りたい 稟議書の作成に使えるフォーマットがあれば利用したい 稟議書作成後の共有や管理を円滑にするツールを探している という方はこの記事を参考にすると、稟議書の書き方だけでなく、作成後の管理方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 稟議書とは1.1 稟議書の役割1.2 「稟議書」と「決裁書」の違い2 【例文つき】稟議書の基本的な書き方2.1 方法1｜記入すべき必要項目を記載して自作する2.2 方法2｜テンプレートを利用する3 【目的別】おすすめの稟議書フォーマット3.1 【Excel】伺い書の稟議書テンプレート3.2 【Word】備品等の購入・購買稟議で使える雛形3.3 【Excel】新規取引先との契約稟議書の見本4 ＜番外編＞稟議書の承認に至るまでの流れとは？5 【必見】稟議書を効率的に共有・管理する方法5.1 高精度な検索機能で情報の共有・管理に特化したツール「ナレカン」6 稟議書の書き方やおすすめのフォーマットまとめ 稟議書とは ここでは、稟議書の概要についてご説明します。稟議書を作成する前に、役割や詳しい意味を押さえておきたい方は以下を参考にしましょう。 稟議書の役割 稟議書は、ある事柄に対して個人の権限で判断を下すことができないときに、上司や経営層などの決裁者に承認を得るプロセスで必要な書類です。 稟議の内容は、従業員のみでは判断が難しいが、上層部を集めて会議するほどのものではないことがほとんどです。そのため、話し合いの機会があまり設けられず、伝聞や伝達だけでは稟議内容に対する認識の相違が発生しやすくなります。 そこで、詳しい稟議の目的や内容を書類に書き起こすことで、稟議内容への誤認識を解消する目的があります。また、現場で従業員が独断で物事を決めてしまったり、上層部が不必要な会議を実施してしまったりなどを防ぐことにもつながります。 「稟議書」と「決裁書」の違い 稟議書と決裁書の違いは、起案された内容の承認に必要な人数です。 稟議書は内容が実行されるために上司などの関係者複数人の承認が求められます。一方で、決裁書は内容を実行に移すのに一人の承認で十分であるため、迅速な意思決定が可能になります。 しかし、決裁書はスピーディーに内容の実行の可否が決められる反面、一人の判断であることから人的ミスが起こってしまいがちです。そのため、会社の利益に大きな影響を及ぼしそうな事柄に関しては、稟議書を作成するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文つき】稟議書の基本的な書き方 ここでは、稟議書を書くための方法2つをご紹介します。稟議書の作成方法のほかにも必要な項目や例文を知りたい方は必見です。 方法1｜記入すべき必要項目を記載して自作する 稟議書の基本的な作成方法の1つ目として、記入すべき必要項目を記載して自作することが挙げられます。 以下は実際に稟議書を作成した例です。以下の例文は、新しい業務用ソフトウェアの導入に関する稟議書を想定しています。 上記の例のように、稟議書を自作するにあたって以下の7つの項目を必ず記入する必要があります。 件名・タイトル 稟議の内容が一目でわかるような簡潔なタイトルをつけましょう。 起案者・起案日・決裁日 いつ誰が提案したのかやどの日から有効なのかを明確に記載しましょう。 稟議の目的 稟議を通すことで得られる効果やメリットを端的に記しましょう。 稟議の理由 なぜ目的を達成するためにその案が必要なのかといった起案に至る経緯や背景を含めると説得力が増します。 金額・コスト 金額やコストをできるだけ正確に記入します。予算編成済みであることを明記すると稟議は通りやすくなります。 承認者欄 承認者の役職や氏名が書ける欄を用意しましょう。 締めの言葉 締めの言葉は稟議書の形式によって入れる場所が変化することがあります。 上記の記載項目を漏れなく記入すれば、稟議書を自作することが可能です。 方法2｜テンプレートを利用する 稟議書の基本的な作成方法の2つ目は、テンプレートを利用することです。 テンプレートを活用すると、どの項目を記入すべきなのかを考える手間が省かれ、稟議書の作成時間を短縮することができます。また、稟議書に必要な項目の記入漏れをしてしまうリスクも軽減します。 そのため、自作に比べると自由度は減ってしまうものの、初めて稟議書を作る方にはテンプレートの利用をおすすめします。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【目的別】おすすめの稟議書フォーマット 以下では、稟議の目的別に使えるおすすめの稟議書フォーマットを3つご紹介します。フォーマットを活用して効率的に稟議書を作成しましょう。 【Excel】伺い書の稟議書テンプレート こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードというサイトが提供するExcel形式の伺い書の稟議書テンプレートです。 内容の欄が広めに設定されているため、稟議の目的や理由などを十分に記載することができます。また、添付書類についての項目もあるため、見積書や図面などの関連書類も盛り込めます。 [文書]テンプレート無料ダウンロード｜稟議書の見本・サンプルの詳細はこちら 【Word】備品等の購入・購買稟議で使える雛形 こちらは、ビズ研というサイトが提供するWord形式の購買稟議書のテンプレートです。 購入や購買の稟議書に必要な「支払先」や「支払日」「支払方法」の項目がしっかりと揃っています。購買稟議書では、商品の購入理由のところで他の商品と比較しこの商品に決めた理由などを根拠づけて書くことがポイントです。 ビズ研｜購買稟議書の詳細はこちら 【Excel】新規取引先との契約稟議書の見本 こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードというサイトが提供するExcel形式の新規取引先との契約の稟議書の見本・サンプルです。 新規取引を開始するための稟議書には、主に取引先の情報と新規取引をするメリットや目的を記載できる項目が必須です。このテンプレートの項目外で取引先に関する情報があれば、適宜項目を追加することも可能です。 [文書]テンプレート無料ダウンロード｜新規取引先との契約の稟議書の見本・サンプルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜番外編＞稟議書の承認に至るまでの流れとは？ 稟議書の承認に至るまでに以下の3つの手順があります。 稟議書を作成 まず稟議したい内容に応じて記入項目を調整しつつ稟議書を作成します。 稟議書を提出 作成後は役職者に提出します。稟議書は基本的に役職の低い人から高い人というような承認経路に従って回していきますが、会社によって異なるため、よく調べておきましょう。 稟議書の承認・決裁 稟議書が承認・決裁されるまでにかかる時間は都度変化します。もし稟議書が承認されず却下された場合は修正して再度提出することもできます。 このように、稟議書を作成してから承認されるまでにはいくつかのステップがあり、紙媒体であると途中で稟議書を紛失してしまう危険性があります。そこで、安全に稟議書を回覧するために「ナレカン」のような情報共有ツールを利用するのも一つの手です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】稟議書を効率的に共有・管理する方法 以下では、稟議書を効率的に共有・管理する方法をご紹介します。 稟議書は、一人では決断権限のない判断に対して複数の関係者に承認や決裁を得るために必要な書類です。そのため、稟議書の作成後は素早く共有して、決定事項に透明性を持たせるべく適切に管理することが大切なのです。 そこで、作成した稟議書を逐一関係者にメールで送る手間を省くために、リアルタイムで複数人に内容を共有できるITツールを導入しましょう。また、高度な検索機能を備えたツールであれば、稟議書を確認したい時に、求めている稟議書に瞬時にアクセスできます。 結論、自社が導入すべきは、同時に複数人に稟議書を共有できる上、超高精度なAI検索を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンで任意のメンバーにリアルタイムで稟議書を共有すれば、承認にかかる時間を大幅に短縮できます。また、ChatGPTのようなAIによる高精度な検索機能により、決定事項を振り返りたい時に稟議書を探すストレスが軽減されます。 高精度な検索機能で情報の共有・管理に特化したツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の書き方やおすすめのフォーマットまとめ これまで、稟議書の概要や書き方、フォーマットを中心にご紹介しました。 稟議書は判断権限のない従業員が複数の関係者に承認をもらうために必要な書類であるため、稟議書を作成した後回覧しなければなりません。しかし、上司が多忙だとなかなか稟議書が回らなかったり、途中で稟議書を紛失したりする恐れがあります。 そこで、稟議書を素早く共有したり、安全に管理したりできるツールを導入しましょう。また、高度な検索機能が備わったツールであれば、数ある稟議書の中から素早く必要な稟議書を探し出すことができるのです。 結論、“平均0.2秒””ヒット率100％”を誇る超高度な検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、稟議書を円滑に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

新卒社員が社会人として働き始めるにあたり、最初に実施されるのが新卒研修です。「社会人としての基礎」や「働き方」を学ぶ新卒研修は、その後の社員の働きぶりを左右する、非常に重要なステップとなります。 一方で、「新卒研修を成功させるための、研修方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、新卒研修の進め方や研修を成功させるためのコツを中心にご紹介します。 新卒研修で何を教えれば良いのか分からない 新卒研修を成功させるためのコツを知りたい できるだけ効率よく研修の準備を進めたい という方はこの記事を参考にすると、新卒研修のコツを掴み、研修を成功させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 新卒研修とは1.1 新卒研修の目的1.2 新卒研修の内容1.3 新卒研修の期間2 新入社員研修の代表的な3つの手法3 新卒研修の3つのコツ3.1 （1）新卒社員の自発性を育てる3.2 （2）研修内容を実務でアウトプットさせる3.3 （3）フォローアップ体制を強化する4 ＜重要＞新入社員研修を成功に導く進め方とは5 人事必見！研修計画を見やすく管理するためのツール5.1 新卒研修のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」6 新卒研修を成功させるコツまとめ 新卒研修とは 以下では、新卒研修の概要を説明します。まずは、新卒研修の基本を確認しましょう。 新卒研修の目的 新卒研修の目的は、「新卒社員が、現場での業務を円滑に進めるための土台を築くこと」です。 具体的には、「学生から社会人への意識の切り替えを促す」ことに加え、「企業理念や事業内容、業務の概要を理解する」ことが挙げられます。自身の業務の位置づけや果たすべき役割を把握することで、組織の一員としての自覚や行動力が高まるのです。 さらに、社会人として必要なマインドセットや、敬語・電話応対といった基本的なビジネスマナーの習得も欠かせません。つまり、「新卒社員が社会人としての自覚を持ち、仕事への理解を深め、主体的に取り組めるようにする」のが新卒研修の目的なのです。 新卒研修の内容 新卒研修の内容には、大きく分けて以下の6つがあります。 ビジネスマナー 名刺の渡し方やメールの書き方などの、基本的なビジネスマナーを身につけます。 ビジネススキル 論理的思考やプレゼンスキル等、業務の基礎となるスキルを学ぶことです。 企業理解 企業理念や組織図など、企業についての体系的な理解を指します。 業務内容 業務の意義や専門知識を、主に座学で習得します。 PCスキル タイピングやショートカット、Excel・Word・PowerPointの操作を学びます。 コミュニケーションスキル 上司や顧客と信頼関係を築くための「報・連・相」の仕方などを習得します。 以上のように、新卒研修では、ビジネスマナーやスキルの習得を通して新卒社員に「社会人としての基礎」を身に付けさせます。また、企業理念や業務の意義を確認することで、新卒社員全員が同じ目標に向かえるように意識を醸成しましょう。 新卒研修の期間 新卒研修の期間は、平均で1～3ヶ月と言われていますが、「2週間」や「6ヶ月以上」というケースもあります。 たとえば、研修期間が2週間の場合は、基本的なビジネスマナーやスキルを学び、実践的な業務内容は配属先で実務を通じて習得します。一方、数ヶ月にわたる場合は、座学で専門知識を学んだり、複数部署の仕事をローテーションで体験したりして理解を深めるのです。 このように、新卒研修の期間に正解はなく、社内のリソースや新卒社員の人数にあわせて「新卒社員に身につけさせたいスキル」を洗い出してから、逆算して決めることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 新入社員研修の代表的な3つの手法 新卒研修の代表的な手法には、以下の3つがあります。 Off-JT 「Off-the-Job Training」の略称で、現場以外の場所で実施する研修です。主に集合研修を指し、複数の社員が一度に学べるため、社員間の知識のばらつきを防ぎ、体系的なスキルを身に付けさせることができます。 グループワーク 新卒社員同士でグループを組み、与えられた課題解決に取り組む手法です。チームでの「コミュニケーション」や「仕事の進め方」を学び、課題解決や意思決定のスキルを磨きます。 ロールプレイング 学んだ内容を、実務を想定して再現する手法です。たとえば、新卒社員が「営業担当」と「クライアント」の役割に分かれて対話をすることで、商談の練習ができ、実践的なスキルが身に付きます。 上記のようにさまざまな手法がありますが、新卒社員に身に付けさせたいスキルや業務内容に合わせて、適切な手法を選択することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 新卒研修の3つのコツ 以下では、新卒研修の3つのコツを解説します。研修を成功させたい方は、必ず確認しましょう。 （1）新卒社員の自発性を育てる 新卒研修を成功させるための1つ目のコツは、新卒社員の自発性を育てることです。 新卒研修では知識を「教えられる」場面が多いため、新卒社員は現場に配属された後も、指示待ちになってしまうケースがあります。そのため、研修中にも新卒社員の意見を積極的に引き出して、新卒社員の考えを尊重する姿勢を見せることが必要です。 このように、新卒社員に「自身で考えることの重要性」を体感させ、現場での自主性を引き出すことが、新卒研修の理想的な形です。 （2）研修内容を実務でアウトプットさせる 新卒研修を成功させるための2つ目のコツは、研修内容を実務でアウトプットさせることです。 新卒研修では、座学を中心とした知識のインプットがメインとなり、配属後に「習得したはずのスキルがうまくできない」となりがちです。なぜなら、実務でのアウトプットを通してこそ、研修で学んだ知識を「スキル」として定着させられるからです。 したがって、研修内容を「理解しただけ」にしないために、実際にアウトプットする機会を積極的に提供することが重要です。また、アウトプット内容やその評価は記録し、「ナレカン」のようなツールで管理しておくことで、後から振り返りやすくなります。 （3）フォローアップ体制を強化する 新卒研修を成功させるための3つ目のコツは、フォローアップ体制を強化することです。 新卒社員へのフォローアップやコミュニケーションの機会が不足すると、理解度が不十分なまま次の段階に進んだり、知識が定着しなかったりする恐れがあります。そのため、定期的なフィードバックを通じ、社員の状況を把握しながらサポートすることが重要です。 また、積極的なコミュニケーションを取ることで信頼関係を築き、疑問点を質問しやすい環境を整えるのも効果的です。このように、新卒社員へのフォローアップ体制を強化することで、研修後もスムーズに実務へと移行できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜重要＞新入社員研修を成功に導く進め方とは 新卒研修を成功させるためには、研修の計画をしっかりと練ることが重要です。具体的には、研修計画は以下のプロセスに沿って作成します。 「研修の目的」と「新卒社員になってほしい姿」を明確にする 新卒社員の現状のスキル、知識レベルを把握する 「新卒社員になってほしい姿」との差を埋めるために、必要なスキルを洗い出す 必要なスキルを身に付けさせるための、研修内容や手法、期間を決める 新卒研修は、以上の過程を経て策定した研修計画に沿って、途中で内容の振り返りや改善をしながら進めていきます。そのため、研修の目的を果たすためには、「質の高い研修計画」が必須なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事必見！研修計画を見やすく管理するためのツール 以下では、研修計画を見やすく管理するためのツールをご紹介します。 新卒研修を成功させるには、事前に適切な研修計画を作成し、進捗を管理することが重要です。ただし、Excelで研修計画を管理すると「どこに保存したか分からない」「修正のたびに別のツールを使って共有する手間がかかる」といった問題が起こります。 そのため、「研修計画や研修内容を簡単に共有・管理できるツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、過去の研修内容や業務マニュアルから必要な情報をすばやく参照できます。 結論、自社が導入すべきなのは、新卒研修に関するあらゆる情報を一元管理でき、超高精度の検索機能も備わった「ナレカン」一択です。 「ナレカン」では、テキスト入力や画像・ファイルの添付によって、研修計画やマニュアル、研修記録を簡単に作成・共有できます。また、ヒット率100％の「キーワード検索」で欲しい情報がすぐに見つかるため、管理が煩雑になる心配がありません。 新卒研修のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 新卒研修を成功させるコツまとめ これまで、新卒研修の概要や手法、研修を成功させるためのコツを中心に紹介しました。 新卒社員が現場で自主性を発揮するには、質の高い研修計画に基づき、フォローアップ体制を強化しながら新卒研修を進めることが重要です。しかし、社内に研修のノウハウや進め方を共有する場所がなければ、研修計画や進捗を適切に記録・活用できません。 そこで、「研修に関するあらゆる情報を一元管理できるツール」を導入し、効率的な研修を実現しましょう。とくに、情報量が増えるにつれ管理は煩雑になるので、「検索性に優れているツール」を選び、必要な情報にすぐにアクセスできるよう管理すべきです。 結論、自社が導入すべきなのは、新卒研修に関する情報を見やすく管理でき、高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、新卒研修を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/