ナレッジマネジメント
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「社内FAQ」とは、社内でよくある質問に対して、回答をまとめたシステムを指します。社内FAQを導入すると、社員が自分で問題を解決できるようになるので、担当者の負担軽減につながります。 しかし、社内FAQを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エクセルを使った見やすい社内FAQの作り方を中心にご紹介します。 Excelを使った見やすい社内FAQの作り方を知りたい テンプレートを活用して手間をかけずにレイアウトを整えたい 社内FAQを最も簡単に確認・運用できる方法を探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、エクセルのメリット・デメリットを理解しながら、自社に最適なFAQ運営のヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内FAQとは1.1 社内FAQの目的1.2 FAQとQ&Aの違い2 【作成例付き】エクセルを使った見やすい社内Q&Aの作り方3 エクセルで社内FAQを作成するメリット・デメリット3.1 エクセルで社内FAQを作成するメリット3.2 エクセルで社内FAQを作成するデメリット4 【無料】エクセルで使える社内FAQのテンプレート2選4.1 長い質問・回答が見やすいFAQテンプレート4.2 シンプルで見やすいレイアウトのFAQテンプレート5 エクセルを使わないFAQの作り方2選5.1 （1）スプレッドシートを利用する5.2 （2）ナレッジ管理ツールを導入する6 Excelよりも簡単に社内FAQを確認・運用できるツール6.1 知恵袋のような感覚で社内FAQを運用できるツール「ナレカン」6.2 社内FAQの運用に役立つ機能7 【必見】ナレッジ管理ツールで社内FAQを運用するには7.1 ナレッジ管理ツールで社内FAQを運用するメリット7.2 ナレッジ管理ツールで社内FAQを運用するコツ8 見やすい社内FAQを運用するための注意点8.1 情報を定期的に更新する8.2 情報を整理する9 社内FAQのExcelテンプレートとメリットまとめ 社内FAQとは 以下では、社内FAQの目的やQ&Aとの違いを紹介します。社内FAQを作成する前に、概要を把握しておきましょう。 社内FAQの目的 社内FAQの目的は、よくある質問やナレッジをいつでも閲覧できるようにしておくことです。 社内FAQは、頻繁に生じる疑問・質問をまとめたものであり、周囲に聞く前に自己解決を促せます。そのため、社内FAQがあれば、わざわざ上司・同僚に質問する手間が省けるのです。 また、質問される側としても質問対応の機会が減り、業務中の負担が軽減されます。そのため、社員の業務効率化を目指すうえで社内FAQは必要なのです。 FAQとQ&Aの違い FAQによく似た言葉としてQ&Aがありますが、実際には以下のように定義が異なります。 FAQ FAQは「Frequently Asked Questions」の略で、頻繁に尋ねられる質問という意味です。高頻度で寄せられる質問をまとめたものを指します。 Q&A Q&Aは「Question & Answer」の略で、質問と回答という意味です。一問一答形式で質問に回答したものを指します。 FAQとQ&Aの違いは、質問の頻度が関係するか否かにあります。FAQには質問される頻度が高いものが掲載されるのに対し、Q&Aは特に質問の頻度に関する制限はありません。 しかし最近では、FAQとQ&Aを区別することなく同じ意味と捉え、どちらも「よくある質問」という意味で使用されることが多くなっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例付き】エクセルを使った見やすい社内Q&Aの作り方 ここでは、エクセルを使った見やすい社内Q&Aの作り方を解説します。具体的な作成手順を画像付きで説明しているので、担当者の方は必見です。 まず、表を作成します。【挿入】＞【テーブル】をクリックし、範囲を選択してテーブルを挿入しましょう。 次に、必要な項目を設定します。とくに、「No.」を設定して通し番号を付けておくと、Q&Aを管理しやすくなります。 最後に、Q&Aの内容を入力して完了です。ただし、社内Q&Aは一度作成して終わりではなく、情報が古くならないように、定期的に更新する必要があります。 そのため、「ナレカン」のように更新した内容がリアルタイムで他の社員にも反映される、「情報更新に手間がかからないツール」で社内Q&Aを作成するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルで社内FAQを作成するメリット・デメリット ここでは、エクセルで社内FAQを作成するメリット・デメリットを解説します。エクセルでは、低コストで社内FAQを導入できる一方で、運用に手間がかかる恐れがあるので注意が必要です。 エクセルで社内FAQを作成するメリット ここではエクセルで社内FAQを作成するメリットを解説します。主に以下2つがメリットとして挙げられます。 無料で始められるので金銭コストを抑えられる エクセルは主要ツールとして、すでに多くの企業で導入されています。そのため、「社内FAQを作成したいがコストは抑えたい」という会社は、金銭的なコストのハードルを下げて着手できます。 馴染みのある操作性で教育コストを抑えられる エクセルは使ったことのあるメンバーも多く、馴染みのある操作性であることから、教育コストが少なく済むメリットもあります。したがって、実際に社内FAQを作成・活用するメンバーも比較的安心して使えます。 このように、エクセルは金銭・教育コストを抑えて社内FAQを運営できるのが魅力です。また、「ひとまず作成してみて社内の反応を見たい」などの初期段階では、コストを抑えて試せる点で優れています。 エクセルで社内FAQを作成するデメリット ここでは反対に、エクセルで社内FAQを作成するデメリットを解説します。デメリットとして挙げられる代表的なものに以下の3つがあります。 情報の検索がしづらい エクセルは検索性に優れているとは言えず、情報が蓄積されていくと同じキーワードが増え確認の工数が増加します。結果、アクセスしたいFAQを探すのに手間がかかってしまうのです。 また、エクセルの基本的な検索機能では複数キーワードで検索できないので、複数キーワードで検索するにはエクセル関数を使う必要があります。以下は、エクセルの基本的な検索画面です。 情報が増えるにつれてデータが重くなる エクセルは機能の自由度が高く、ひとつのファイルに多くのデータを詰め込むことが可能です。一方、情報量が増えるにつれファイルの容量も増えるため、起動や各操作に時間がかかってしまうこともあります。 情報の更新・共有に工数がかかる エクセルで情報を更新する場合、更新したファイルを都度全員に共有する手間が発生します。そもそも、エクセルを開くにも5秒ほどのタイムラグが発生してしまうので、使用するうえでストレスとなりかねません。 エクセルでの社内FAQは、情報へのアクセスやアップデートがしづらい問題を抱えています。そのため、部署を跨いだ情報の横断ができないといった、副次的なデメリットも発生してしまうので対策が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】エクセルで使える社内FAQのテンプレート2選 ここでは、エクセルで使える社内FAQのテンプレートを2つご紹介します。あらかじめテンプレートを作成しておけば、FAQを作成する時間を大幅に短縮できるため必見です。 長い質問・回答が見やすいFAQテンプレート こちらのテンプレートは、1つの行に質問を記載して、下の行に回答を書く形式です。質問・回答の文が長くなってしまう場合、見やすいという特徴があります。 長い質問・回答が見やすいFAQテンプレートの詳細はこちら シンプルで見やすいレイアウトのFAQテンプレート こちらのテンプレートは、非常にシンプルで見やすいレイアウトが特徴です。会社の業務や、各種サービスのユーザーサポートなど、シンプルなレイアウトのため幅広い場面で使えます。 シンプルで見やすいレイアウトのFAQテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルを使わないFAQの作り方2選 以下では、エクセルを使わないFAQの作り方を2つご紹介します。Excelのデメリットを解消するツールやサービスから、自社に最適なツールを検討しましょう。 （1）スプレッドシートを利用する 1つ目は、Google社が提供するサービス「スプレッドシート」を利用して社内FAQを管理する方法です。 エクセルとほとんど同じ仕様なので、「エクセル管理で問題があまりなく、大きく変えたくない企業」や「新しい管理方法を導入するハードルが高い会社」におすすめです。 また、スプレッドシートは編集内容がリアルタイムで反映されるうえに共同編集機能があるので、エクセルのように「面倒で煩雑なバージョン管理」や「ファイルを共有する手間」が発生せず更新が簡単だと言えます。 ただし、エクセルが抱える「検索性の悪さ」と「ファイル管理のデメリット」は解決できません。社内FAQを効率よく運用していくためには、情報が常に整理されており、必要な情報に素早くアクセス可能なツールの導入が必須です。 （2）ナレッジ管理ツールを導入する 2つ目は「ナレッジ管理ツールを導入する」という方法です。 ナレッジ管理ツールとは、社内の情報を一元管理し、場所や時間を問わず即座に必要な情報にアクセスできることに特化したツールです。 社内FAQに「タイトル」や「タグ」をつけて管理すると、簡単に情報を整理でき、エクセル管理に比べ検索性が大幅に改善されます。また、ファイルを逐一開くことなく共有・更新ができるので、FAQを常に最新の状態に保てるのです。 たとえば、100名以上の大企業向けのナレッジ管理ツールである「ナレカン」は、社内FAQ用ツールに必要な「情報整理に優れている」「検索性が高い」という要素を有しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelよりも簡単に社内FAQを確認・運用できるツール 以下では、Excelよりも簡単に社内FAQを確認・運用できるツールをご紹介します。 Excelで社内FAQを作成すると、アップデートするたびに、ファイルをメールなどに添付して共有する手間がかかります。そこで、「社内FAQの作成から共有まで一元化できるITツール」を活用すべきです。 ただし、検索性が悪いツールでは、必要な情報を見つけるのに時間がかかるため、業務に活用しづらくなります。そのため、「誰でも直感的に検索できるツール」を選びましょう。 したがって、社内FAQの作成には、FAQを簡単に作成・共有できるうえ、目的のFAQをすぐに見つけられる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、不明点を知恵袋のような感覚で社内メンバーに質問しつつ、質問と回答をそのまま社内FAQとして蓄積できます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に話しかけるように検索でき、必要なFAQをすぐに探し出せるのです。 知恵袋のような感覚で社内FAQを運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQの運用に役立つ機能 ここでは、社内FAQの運用に役立つ、ナレカンの検索機能をご紹介します。 ナレカンの「自然言語検索」では、上司に質問するように検索すると、生成AIが参考としたFAQのURLと併せて回答してくれます。URLをクリックすると、参考としたより詳細な内容も自分で確認が可能です。 以下は、「プリンターのインクが出ない時はどうすればいいですか」と質問した場合の検索結果です。 このように、ナレカンは検索スキルを問わず、誰でも簡単に欲しい情報へたどり着けるので、社内FAQを円滑に運用できる環境を整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ナレッジ管理ツールで社内FAQを運用するには ここからは、「ナレッジ管理ツール」を用いた社内FAQにフォーカスして、メリットや具体的な運用方法を解説します。以下をあらかじめ把握しておくと、スムーズな運用や全社への浸透に役立ちます。 ナレッジ管理ツールで社内FAQを運用するメリット まずは、ナレッジ管理ツールで社内FAQを運用するメリットを解説します。エクセル管理の課題点を克服する3つのメリットがあるので必見です。 情報のアップデートが簡単 ナレッジ管理ツールでは、修正や補足が自動で保存・共有されるため、エクセルのようにいちいちファイルを開いて上書きする必要がありません。そのため、情報更新のハードルが低くなり、誰でも気軽に使えるのです。 情報の属人化の防止 業務ナレッジが属人化していては、社員の退社や異動に伴って、仕事が回らなくなるリスクがあります。また、昨今では働き方が多様化したため、リモートワークであっても必要な情報にアクセスできるような仕組みが必要なのです。 情報の整理・検索が簡単 ナレッジ管理ツールでは、ノート作成時に「タイトル」や「タグ」を設定して情報をカテゴライズすると自動的に整理されます。また、テンプレート機能を使えば、記述方法のばらつきによるわかりにくさも防止できます。 以上のように、ナレッジ管理ツールを用いた情報の整理は、情報の作成者・検索者双方の作業時間短縮やストレス解消につながり、全社の業務効率の改善が期待できます。 ナレッジ管理ツールで社内FAQを運用するコツ ナレッジ管理ツールで社内FAQを作るには、前提として社内の全ての情報をツール上で管理して、ツールを全社に浸透させておくことが重要です。 ツールを導入しても、個人が持つナレッジをExcelにメモしたまま共有していなかったり、質問への回答を口頭でのやりとりで済ませてしまったりすれば、情報が散在してしまい意味がありません。そのため、あらゆる形式のナレッジを、手間なく一元管理できるツールを選びましょう。 また、社内FAQの運用には「ノート形式で情報管理できるツール」が効果的です。問い合わせに対する回答をまとめたノートを、部署やテーマごとに分類できるので、社内FAQを運用に乗せやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすい社内FAQを運用するための注意点 ここでは、社内FAQツールの運用上の注意点をご紹介します。以下の注意点を克服できるツールを選ぶと、ストレスのない情報共有が可能になります。 情報を定期的に更新する 1つ目に、情報の定期的な更新です。社内FAQの運用担当者は、「掲載情報が最新の状態であるか」を担当部署に確認する必要があります。 古い情報は誤りを含む場合があるため、共通事項として扱われると業務の正確性に問題が発生します。また、トラブル対処のためのナレッジとして扱われると状況を悪化させ、場合によっては顧客満足度の低下につながりかねません。 そこで、情報更新の頻度をあらかじめ決めておきましょう。さらに、誰もが簡単に情報アップデートできるツールを活用すれば、担当者が確認せずとも情報更新が促進されるため、担当者の負担が軽減されます。 情報を整理する 2つ目の注意点は、情報へアクセスしやすいように、社内FAQの情報整理をしなければならないことです。 エクセル管理による社内FAQには、検索性の悪さという大きな問題点があります。検索性の粗悪さによって利用率が下がれば、FAQが社内に浸透せず「問題の自己解決」が促進されません。 そのため、「ナレカン」のような、「複数キーワードでの検索」や「タグ検索」の機能に加えて、添付ファイルの中身まで簡単に検索できるツールを使って社内FAQの情報を整理するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQのExcelテンプレートとメリットまとめ ここまで、社内FAQでエクセルを使うメリット・デメリットを中心にご紹介しました。 エクセル管理による社内FAQの運用は、アクセス性が悪かったり更新に手間がかかったりするデメリットがあります。そのため、ITツールを使ってスピーディに情報管理のストレスを解消しましょう。 ITツールの中でも、超高精度かつ「ゆらぎ検索」にも対応しているツールであれば、速く確実に検索できるので検索時のストレスを大幅に軽減できます。また、蓄積されたFAQ・ナレッジの中から「自然言語検索」によって、対話形式で回答を得られる機能がついているものであれば、検索スキルに依存せず検索可能です。 結論、社内FAQ運用のためにどのツールを利用するか迷っている企業こそ、蓄積したFAQを誰でも簡単に検索できる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、社内FAQのエクセル管理を脱却するために「ナレカン」を導入して、業務効率を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

社内FAQは、Excelを使って管理する方法もありますが、該当のファイルを開いて必要な情報を探す一連の流れに時間がかかります。そのため、ITツールで社内FAQを管理する企業も多いです。 しかし、「社内FAQツールを活用したいが、どのツールが最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの社内FAQツールや社内FAQの作り方を中心にご紹介します。 社員が疑問をスムーズに自己解決できる仕組みを作りたい 社内FAQを自社のナレッジとして活用したい 誰でも簡単に社内FAQを作成・蓄積できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な社内FAQツールが見つかり、問い合わせ業務の負担を減らすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内FAQとは何か1.1 社内FAQとQ&Aの違いとは？1.2 FAQシステムの3つの種類とは？2 ＜無料あり＞社内FAQを作成できるおすすめツール・システム8選！2.1 【ナレカン】自作の社内FAQにより社員の自己解決を促せるツール2.2 【Stock】メールからの問い合わせの管理に適した情報管理ツール2.3 【Tayori】社内FAQ作成に特化しているツール2.4 【Zendesk】CSの解決策をデータベース化するシステム2.5 【ナレッジリング】コールセンター向けFAQ管理ツール2.6 【SlimFAQ】ブログ感覚でFAQサイトを自作できるシステム2.7 【Docbase】システムに関するFAQが多い企業向けツール2.8 【Qiita:Team】Q&AチャットボットをTeams内に作成するシステム3 ＜比較表＞社内FAQを作成できるおすすめツール・システム8選4 社内FAQシステムを使った社内FAQの作り方5 ＜必見＞社内FAQツール・システムの選び方6 社内FAQツールを導入する3つのメリット6.1 （1）知りたい情報がすぐに見つかる6.2 （2）ノウハウとして蓄積できる6.3 （3）ヘルプデスクの業務軽減になる7 社内FAQ作成ツール・システム8選と作り方まとめ 社内FAQとは何か 以下では、そもそも社内FAQとは何かを解説します。社内FAQを活用すれば、社員の疑問解決に役立つだけでなく、社内の「ナレッジ」として管理することも可能です。 社内FAQとQ&Aの違いとは？ FAQとは「Frequently Asked Questions」の略で、高頻度で寄せられる質問をまとめたものを指します。一方、Q&Aは「Question & Answer」の略で、一問一答形式で質問に回答したものになります。 FAQとQ&Aの主な違いは、質問の頻度にあり、FAQには質問される頻度が高いものが掲載されるのに対し、Q&Aは質問の頻度に関する制限はとくにありません。 しかし最近では、FAQとQ&Aを区別することなく同じ意味と捉え、どちらも「よくある質問」という意味で使用されることが多くなっています。 FAQシステムの3つの種類とは？ ここでは、FAQの3つの種類について解説します。それぞれ記載内容や対象者が異なるため、FAQの設置をする場合は確認が必要です。 社内向けFAQ 社内向けFAQには、業務に関する疑問点やトラブルへの対処法が記載されています。記載内容は企業によって、トラブルごとのアプローチ、顧客対応・案内など多岐にわたります。 社外向けFAQ 社外向けFAQとは、主に一般ユーザーに向けたFAQを指します。自社展開している商品やサービスに関して、顧客が抱える疑問をあらかじめまとめて自己解決するものです。 コールセンター向けFAQ コールセンター向けFAQは、主に顧客対応についてまとめられたFAQです。顧客管理システム（CRM）による体系的な顧客情報と統合させることで、顧客の行動パターンやニーズをより正確に把握できるようになります。 以上のように、各システムで機能に差異があるため、自社の業務スタイルに合わせたFAQを設置しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞社内FAQを作成できるおすすめツール・システム8選！ 以下では、社内FAQとして使えるツール・システム8選をご紹介します。 企業がFAQツールを導入する背景には「同じような質問が何度も繰り返される」「ノウハウが属人化している」などの課題が挙げられます。そこで、FAQを「ナレッジ」として蓄積していけば、課題を一気に解消できるのです。 そこで、ナレッジの管理にはツールの利用が望ましいですが、操作が複雑では目的の情報をすぐに見つけられないため、そのうち放置されてしまいます。したがって、社内FAQの蓄積には「アクセス性」と「シンプルさ」を兼ね備えていることが前提です。 結論、自社の社内FAQの作成に必要なのは、社内のあらゆる情報に即アクセスでき、ナレッジを一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、過去の質問やよくある質問を蓄積して一元化できるので、複数のツールを探し回る時間がかかりません。また、検索性が優れているので、保管している情報から必要なものを確実に見つけられるのです。 【ナレカン】自作の社内FAQにより社員の自己解決を促せるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜社内FAQ運用に便利なAI検索機能＞ ここでは、社内FAQ運用に便利なナレカンの検索機能をご紹介します。 ナレカンには、“上司に質問するように探せる”生成AIを活用した「自然言語検索」が備わっています。たとえば、「顧客からの問い合わせ対応」について質問すると、ナレカンに残っている情報をもとに、最も適切な回答を返してくれます。 このように、ナレカンでは、検索スキルに依存せず誰でも必要な情報に迅速にアクセスできます。その結果、社内FAQの運用が円滑に進むようになり、社員が業務上の疑問点をすぐに解決できる環境が整うのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】メールからの問い合わせの管理に適した情報管理ツール 「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える情報管理ツールです。 Stockでは、メールで届いた問い合わせ内容を「ノート」に転送できるほか、ノートごとに「タスク」や「メッセージ」を紐づけられるのが特徴です。そのため、問い合わせへの回答漏れを防げるほか、ほかのメンバーと問い合わせに関するやりとりも可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Tayori】社内FAQ作成に特化しているツール ＜Tayoriの特徴＞ 生成AIにアシストを受けられる 「カスタマーサポートAIアシスト機能」を活用することで、作成したい内容をもとに自動でFAQを作成できます。（参考：Tayori｜カスタマーサポートAIアシスト機能） 簡単に導入できる 初期費用不要で、導入できる点が特徴です。 ＜Tayoriの機能・使用感＞ FAQ作成機能 ドラッグ＆ドロップの操作でFAQを作成できるので、非エンジニアメンバーがFAQページを作りたい場合に役立ちます。 アナリティクスの設置機能 分析ツールである「Googleアナリティクス」を設置して、FAQごとの「アクセス数」などを確認できます。FAQの活用状況の把握に役立ちますが、分析自体が業務負荷にならないように注意しましょう。 ＜Tayoriの注意点＞ 顧客対応向け機能がメイン 「FAQ機能」や「アンケート機能」は社内業務に活用できますが、メインの「問い合わせフォーム作成機能」は顧客対応への使用が想定されています。そのため、顧客接点をもたない部署では、使わない機能を持て余す可能性があるのです。 検索機能の精度に不安がある 利用しているユーザーからは「あまり検索に引っかからないかもしれない。弊社では、対策として#のキーワードをとにかくたくさん設定することで対応をしている」という声が挙がっています。（参考：ITreview） ＜Tayoriの料金体系＞ 31名以上の利用を希望する場合は、問い合わせが必要です。 フリープラン：0円 スタータープラン：3,800円/月 プロフェッショナルプラン：9,400円/月 エンタープライズプラン：25,400円/月+初期費用50,000円 Tayoriの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Zendesk】CSの解決策をデータベース化するシステム ＜Zendeskの特徴＞ セルフサービス型のサポート セルフサービス型サポート機能によって、顧客が自己解決しやすい環境を提供できます。また、管理者は最新情報に更新できるので、企業側も使いやすいです。 FAQ作成 社内FAQだけでなく、「顧客向け」「取引先向け」のFAQも作れるので、幅広い用途に役立ちます。 ＜Zendeskの機能・使用感＞ フィルター機能 記録を整理できるビューページにて、フィルター機能を使うと「タグ」「優先度」「解決日」などで絞り込めるため、必要な記録をすぐに見つけられます。 AIによる提案機能 ZendeskではAI機能が「社員や顧客の役に立っているFAQ」や「削除すべきFAQ」を提案してくれます。ほかにもユーザーの検索コンテンツに「関連する記事」を提示したり、古いコンテンツの更新を推奨したり、さまざまなサポートを受けられます。 ＜Zendeskの注意点＞ 機能が複雑 Zendeskは社内FAQ作成のほかに「分析機能」「自動化機能」なども備える多機能なツールなので、ITツールに慣れていないと使いこなせない可能性があります。 画像やファイルを添付しづらい ユーザーからは「記事を作成する際に任意の位置に画像が貼りにくかったり、ファイルを表示しにくい部分があります。」といった声があります。（参考：ITreview） ＜Zendeskの料金体系＞ ZendeskのFAQ機能は、以下の「Zendesk for service」の料金プランで利用できます。 Support Team：$25/ユーザー/月 Suite Team：$69/ユーザー/月 Suite Professional：$149/ユーザー/月 Suite Enterprise：要問い合せ Zendeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ナレッジリング】コールセンター向けFAQ管理ツール ＜ナレッジリングの特徴＞ キーワード分析 よく検索されているキーワードを集計・分析することが可能です。分析結果は「社員の役に立つ記事」を増やす際の参考にできます。 ナレッジ評価ビュー ベーシックプランでは、ナレッジ評価ビューにて、記事の閲覧数・評価数などをランキング形式で確認できます。 ＜ナレッジリングの機能・使用感＞ 検索ボックス機能 カテゴリーなど「こだわり条件」を設定してキーワード検索が可能です。「ファイル名」だけでなく、「ファイル内の文章」も検索対象に入っているので、必要な情報を素早く見つけられます。 お知らせ機能 社員に周知したい内容を投稿できる機能です。お知らせはトップページに表示され、管理者は未読/既読の状況も確認できます。 ＜ナレッジリングの注意点＞ 初期費用がかかる 有料プランは10万円前後の初期費用がかかるので、導入のハードルが高く、予算に合わない可能性があります。 保存できる容量が少ない ベーシックプランは、使用できる容量は2GBと少なく、1GB超過ごとに3,000円/月の支払いが発生します。そのため、管理したいFAQが多い場合、料金プランの変更もしくはほかのツールへの乗り換えが必要になります。 ＜ナレッジリングの料金体系＞ ナレッジリングの料金体系は、プランによって異なるため導入前に確認しましょう。 ナレッジリングの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【SlimFAQ】ブログ感覚でFAQサイトを自作できるシステム ＜SlimFAQの特徴＞ カテゴリごとに質問をまとめられる あらかじめカテゴリを作成して、その中に質問と回答をまとめられます。 お問い合わせフォームがある 顧客がFAQで質問の回答を見つけられない場合は、問い合わせフォームから連絡することが可能です。メッセージは直接メールに送信されます。 ＜SlimFAQの機能・使用感＞ 日本語でもFAQは作成できる ツール内の説明が英語表記である一方、日本語でもFAQは作成可能なので、グローバルな企業には合っているツールだと言えます。 直感的に操作ができない FAQを作る前の「カテゴリーの作り方」が分かりにくいなど、画面上に説明が少ないため直感的に操作できない可能性があります。 ＜SlimFAQの注意点＞ 「よくある質問」の設定は10個まで 「よくある質問」の設定は、無料版では1個のみ、最上位プランでも最大10個までなので、多くのFAQは掲載できない点に注意しましょう。 社内FAQの用途にはミスマッチの可能性がある SlimFAQは、Webサイトやアプリ上でのFAQ作成を前提に設計されているため、社内FAQの作成を主な目的とする場合には、合わない可能性があります。 ＜SlimFAQの料金体系＞ FREE：$0 STANDARD：$9/月（月払い） PRO：$25/月（月払い） SlimFAQの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Docbase】システムに関するFAQが多い企業向けツール ＜Docbaseの特徴＞ きれいなドキュメントを誰でも作成できる Markdown（マークダウン）に対応しているため、整理されたドキュメントを作成できます。Markdown記法には慣れが必要ですが、入力サポート機能があるため、比較的操作しやすいです。 双方向エディターが可能 「マークダウン」と「リッチテキスト」を同時に使えるので、切り替える手間がかかることなく、スムーズにテキストを編集できます。 ＜Docbaseの機能・使用感＞ 画像ペイントモードがある 画像に矢印やテキスト、モザイクなどを配置できます。画像編集ソフトを立ち上げなくても、画像編集と文書作成が可能です。 ダッシュボードの情報量が多い 更新したメモの情報はダッシュボードにまとまっていますが、多くの情報が表示されるため、人によっては見づらい可能性があります。 ＜Docbaseの注意点＞ 共同作業に不向きな場合がある ユーザーからは「共同作業していると、画面が入力している方に飛んだり、勝手にスクロールするためそこはとても難儀している」という声もあります。（引用：ITreview） 検索機能の精度が低い ユーザーからは「ほしい記事が見つからないことが多いため検索性を高くしてほしい」という声もあります。（引用：ITreview） ＜Docbaseの料金体系＞ スタータープラン：990円/月 ベーシックプラン：4,950円/月 レギュラープラン：9,900円/月 ビジネス100〜プラン：21,450円/月〜 Docbaseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Qiita:Team】Q&AチャットボットをTeams内に作成するシステム ＜Qiita:Teamの特徴＞ Teamsで使えるQ&Aチャットボットを作成できる Teamsと連携すれば、AI搭載のQ&Aチャットボットを設置して「質問に適合する回答を自動返信する仕組み」を整えられます。 小規模企業に費用対効果が高い 全てのプランで「投稿数無制限」「容量30GB」「メールサポート」を利用できます。そのため、少数規模の企業にとって、とくに、費用対効果が高い傾向にあります。 ＜Qiita:Teamの機能・使用感＞ テンプレートが利用できる 公式サイトで公開しているテンプレートを使えるので、「日報」や「議事録」など社内FAQ以外での活用もスムーズに始められます。 共有リンクを発行できる 記事の共有リンクを発行することで、社外のメンバーにも任意の情報を共有できます。ただし、URLを知っている人は誰でも情報を見られるようになるので、URLの管理には注意が必要です。 ＜Qiita:Teamの注意点＞ エンジニア向けのツール エンジニア向けツールなので、記事の作成はMarkdown記法の使用が基本です。入力補助機能もありますが、記載ルールを統一するのに苦労する場合もあります。 情報が入り乱れやすい 無制限で記事を投稿できるものの、テーマごとにフォルダを整理できないので、情報が入り乱れる恐れがあります。 ＜Qiita:Teamの料金体系＞ Personal：500円/月（1人まで） Micro：1,520円/月（3人まで） Small：4,900円/月（7人まで） Medium：7,050円/月（10人まで） Large：15,300円/月（17人まで） Extra：15,300円/月～（18人目以降 +720円/ユーザー） Qiita:Teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内FAQを作成できるおすすめツール・システム8選 以下は、社内FAQを作成できるおすすめツール・システムの比較表です。料金や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Tayori Zendesk ナレッジリング SlimFAQ Docbase Qiita:Team 特徴 自作の社内FAQにより社員の自己解決を促せるツール メールからの問い合わせの管理に適した情報管理ツール 社内FAQ作成に特化しているツール CSの解決策をデータベース化するシステム コールセンター向けFAQ管理ツール ブログ感覚でFAQサイトを自作できるシステム システムに関するFAQが多い企業向けツール Q&AチャットボットをTeams内に作成するシステム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【×】※ただし、外部ツールと連携すると可 テンプレート機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 顧客対応向け機能がメイン 機能が複雑で使いにくい 初期費用がかかる 「よくある質問」は10個までしか設定できない 検索精度が低い Markdown記法を使えるエンジニア向け 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プラン：3,800円/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：$25/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：初期費用98,000円＋9,800円/月＋120円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：$9/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：990円/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：500円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Tayori」の詳細はこちら 「Zendesk」の詳細はこちら 「ナレッジリング」の詳細はこちら 「SlimFAQ」の詳細はこちら 「Docbase」の詳細はこちら 「Qiita:Team」の詳細はこちら 外部ツールでやりとりすると、ツールを行き来する手間がかかってしまいます。また、大量のFAQを管理するには、テンプレート機能が欠かせません。そのため、「テンプレートで簡単にFAQを作成できるうえ、ほかの社員と共有できるツール」を導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQシステムを使った社内FAQの作り方 使うシステムによってフォーマットは異なりますが、ITツールを使って社内FAQを作成するためには、共通して以下のステップが必要です。 情報・質問を収集する まずは、「FAQとして掲載したい社内情報」や、「社員が知りたいこと（質問）」を収集します。収集の方法には、「問い合わせの履歴を確認する」「部署ごとにヒアリングする」などが挙げられます。 回答を用意する 次に、質問を収集した場合は、それに対する回答を用意します。複数部署の担当者に回答を依頼するケースもあるため、メッセージ機能を使ってスピーディーに連絡を取りましょう。 情報を分類する 最後に、情報や回答が出揃ったら、FAQを分類して掲示します。分類の方法としては、たとえば、「”人事関連”などの部署ごと」「”交通費申請について”などの業務ごと」にまとめられます。 以上のようなステップを踏めば、ITツールを使って社内FAQを作成できます。しかし、実際には「社員一人ひとりのITリテラシーの高さ」や「管理すべきFAQの量」が異なるため、いずれも考慮して作成しなければなりません。 たとえば、圧倒的クオリティのサポート体制が整った「ナレカン」であれば、専属担当者が最適のツール設計・運用ルールの提案をしていくので、社内に最適の「社内FAQ」を構築できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜必見＞社内FAQツール・システムの選び方 ここでは、社内FAQツール・システムの選び方を2つ解説します。 検索性に優れているか 検索スキルに依存せず、簡単に目的のFAQにアクセス可能なツールを導入すれば、社員がスムーズに疑問を解消できるため、業務効率化につながります。 機能に過不足ないか 多機能なツールは便利な一方、ITに慣れていない社員は使いづらさを感じる一方、機能が乏しいとかえって業務効率が悪くなります。そのため、自社の目的に合った機能に過不足のないツールを選びましょう。 上記の2つは確実に押さえたうえで、社内FAQツールを運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQツールを導入する3つのメリット 以下では、社内FAQツールを導入する3つのメリットについて解説します。全社に社内FAQの効果を浸透させ、利用を促進しましょう。 （1）知りたい情報がすぐに見つかる 業務で困ったときや知りたい情報があるとき、社内FAQを見れば迅速に解決できます。 多くの社内FAQツールには「検索機能」が備えられているので、疑問点に関連するキーワードを入力するだけで簡単に回答へたどり着けます。そのため、担当者に頼らず問題への自己解決が可能です。 また、FAQを顧客からの問い合わせに活用すると、回答の標準化が可能になり、返答時間も短縮されます。結果、顧客満足度の向上が見込めるため、社内・社外双方にメリットがあるのです。 （2）ノウハウとして蓄積できる 社内FAQを設置すると「業務に精通した社員のノウハウ蓄積」が可能です。 たとえば、「属人化してしまっていた業務のノウハウ」を社内FAQをツール上に書き出すことで、他の社員の学びにつながります。また、業務マニュアルを社内FAQ形式で蓄積しておくと、新入社員や中途社員の研修やOJTにかける時間を減らせるのです。 ただし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積されたノウハウをうまく業務に活用できません。そのため、「ナレカン」のように高性能の検索機能を備えたツールを使って、必要な情報に即アクセスできる環境で社内FAQを作成・管理するべきです。 （3）ヘルプデスクの業務軽減になる 社内FAQの設置により問題の自己解決が促されるため、担当者の負担も軽減されます。 社内FAQがない場合、業務に対する疑問が生まれるたびに各部門の担当者が回答しなければならず非効率です。とくに、質問への回答は経験豊富な社員が担当する場合が多く、「本来の業務に充てる時間が削られてしまう」という問題が起こります。 そこで、ツールを使って社内FAQを掲載しておけば、回答者の業務負荷が減り、本来業務に集中して取り組めるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQ作成ツール・システム8選と作り方まとめ ここまで、社内FAQのおすすめツールや導入で得られるメリットをご紹介してきました。 社内FAQツールがあれば蓄積された「ナレッジ」を見て自己解決できるようになるので、担当者・質問者いずれの負担の軽減につながります。また、問い合わせ数も減少するので、担当者が本来の業務に多くの時間を充てられるようになるのです。 ただし、蓄積したFAQには誰もが簡単にアクセスできるようにしておかなくてはなりません。そのため、検索スキルに依存せずに欲しい情報にストレスなくたどり着けるツールを選ぶ必要があるのです。 したがって、社内FAQを活用するには、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセスできる『ナレカン』が最適です。また、ナレカンのAIを活用した超高精度の「自然言語検索」は、表記揺れにも対応しているので、誰でも簡単に情報を見つけられるのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効果的な社内FAQを開設・運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

日々の業務を口頭でのコミュニケーションに頼っていると、「言った言わない」が原因でトラブルに発展することがあります。 そのとき、何かしらの証拠が残っていないと結局は水掛け論になり、解決が難しくなってしまうのです。ほかにも、「業務上のコミュニケーションに起因するトラブル」に悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「言った言わない」問題の発生原因や、当事者になったときに必要な解決法をご紹介します。 社内で「言った言わない」の水掛け論になる事態を避けたい 「言った言わない」に関する顧客からのクレームをなくしたい 情報共有のトラブルへの対処法を知りたい という方は今回の記事を参考にすると、ビジネスにおける「言った言わない」の解決策や防止法が分かり、円滑に業務を進めることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネス・職場で「言った言わない」が起こりやすい場面1.1 上司からの指示1.2 顧客との商談2 「言った言わない」でトラブルになる3つの原因2.1 （1）口頭のみでやり取りしている2.2 （2）結論が曖昧になっている2.3 （3）やり取りの記録を探せない3 「言った言わない」で水掛け論に発展したときの3つの解決法3.1 解決策1｜状況の整理3.2 解決策2｜認識のすり合わせ3.3 解決策3｜情報共有4 めんどくさい「言った言わない」を簡単に解決できるツール4.1 情報を一元管理し、必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」5 「言った言わない」を未然に防ぐための対処法5選5.1 対処法1｜文字にして証拠を残す5.2 対処法2｜曖昧な表現は避ける5.3 対処法3｜情報を経由させない5.4 対処法4｜タスク管理を適切におこなう5.5 対処法5｜記録を適切に管理する6 「言った言わない」が起こる原因と対策まとめ ビジネス・職場で「言った言わない」が起こりやすい場面 以下では、ビジネスシーンにおいて「言った言わない」が起こりやすい場面をご紹介します。まずは、トラブルが起こる場面の具体例を確認しましょう。 上司からの指示 「言った言わない」が起こりやすい場面の1つとして、上司が部下に指示を出す場面が挙げられます。 たとえば、上司の出した指示の期日が曖昧であったり抽象的な表現であったりすると、部下との間で認識の齟齬が生じてしまいます。その結果、期日を守れなかったり、慌てて対処したことで質が悪かったりしてしまうのです。 このように、「誰が・何のタスクを・いつまでにやるのか」を整理しないと、必要な情報が抜け漏れてしまい、上司と部下の間で「言った言わない」と揉める原因になります。 顧客との商談 「言った言わない」が起こりやすいもう一方の場面は、顧客とのやりとりです。 他社との商談では、条件や価格、期日などを話し合います。また、報酬や免責事項なども確認しますが、記録をしていないと認識のずれが生じ、最悪の場合、交渉が白紙に戻ってしまう可能性があるのです。 また、電話でのやりとりをする場合には、相手の表情が見えなかったり、聞き取りづらかったりするため、誤解を招くことも少なくありません。したがって、「言われた・言われていない」というトラブルに発展しやすいので注意しましょう。 以上のように、商談は様々な合意をとる機会なので、商談記録はとくに重要なのです。そのため、決定事項が曖昧にならないように必ず記録を取りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「言った言わない」でトラブルになる3つの原因 以下では、「言った言わない」でトラブルになる原因を解説します。原因の要素は大きく分けて3つあり、当てはまっている場合は早急に業務プロセスを見直さなければなりません。 （1）口頭のみでやり取りしている 「口頭のみ」でやり取りをしている場合、その場で話した内容が証拠として残らないため、トラブルにつながります。 たとえば、「次回の打ち合わせ日程」を記録せずに口頭で伝えただけの場合、「先方は、前回同様に13:00開始だと思っていたが、当方は19:00からだと思っており、打ち合わせができなかった」という事態が起きかねません。 このように、口頭のみのコミュニケーションでは、聞き間違いや文字で確認できないことが原因となって、「言った言わない」問題につながる危険性があるのです。 （2）結論が曖昧になっている 順調に議論を進めていても、「結論」が曖昧ではトラブルになります。 なぜなら、結論が曖昧だと人によって解釈が異なり、認識齟齬が生じやすくなるからです。たとえば、議論を進めるなかで結論が曖昧であると、メンバーとの間で理解に食い違いが発生し、会議後にやるべき作業がうまく進みません。 このように、結論が曖昧では、チームの認識にずれが生じて、「言った言わない」問題につながってしまうのです。 （3）やり取りの記録を探せない 商談記録や議事録など、やり取りの記録を探せないことも、「言った言わない」のトラブルにつながります。 やり取りの記録が適切に管理されていないと、あとから振り返れないため、事実確認が困難です。このように、やり取りの記録にアクセスできない原因には、「担当者に属人化している」「やりとりが分散している」などがあります。 そこで、顧客とのやり取りの記録を一元管理し、超高精度の検索機能で必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」のようなツールを使えば、やり取りの記録が見つからない事態を回避できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「言った言わない」で水掛け論に発展したときの3つの解決法 ここでは、「実際にトラブルが起きてしまった場合」の解決法を3つご紹介します。トラブルを悪化させないためにも、以下の内容をおさえておきましょう。 解決策1｜状況の整理 「言った言わない」でトラブルが起こったら、まずはこれまでのやり取りをさかのぼり、時系列順に状況を整理しましょう。 過去のメールや議事録にやり取りの記録が残っている場合は、「いつ、誰が発言したのか」を明らかにしましょう。また、その場にいた人に当時の状況をヒアリングするのも重要です。 このように、「状況を整理して、責任の所在を確認すること」がトラブル解決への第一歩だと言えます。 解決策2｜認識のすり合わせ トラブル解決のために次にすべきことは、整理した情報をもとにした「両者の認識のすり合わせ」です。 このとき、一方の考えを押し付けず、相手の話を真摯に聞く姿勢が重要です。仮に、相手側に落ち度があったとしても叱咤するのではなく、今後の対応について速やかに議論し、万が一に自身の不手際であれば素直に謝罪の意を伝えましょう。 このように、トラブルを最小限に収めるためには「話を聞く姿勢」と「状況を整理したうえで冷静に話し合うこと」が大切です。また、そのときに再発防止に向けた対策を両者で決めておきましょう。 解決策3｜情報共有 最後に、すり合わせた内容を記録して必要なメンバーに共有します。 社内トラブルの場合、「すり合わせた内容」と「トラブルが起こった原因」を記録・共有することで、社内全体での再発防止に役立てられます。顧客とのやり取りの場合は、確認した内容を文面にして、双方がいつでも閲覧できるように残しましょう。 このように、「言った言わない」のトラブルが発生したときには、必ず経緯の記録を残す必要があります。その場合、情報が流れやすいメールやチャットではなく、記録を見やすく整理・共有し、蓄積できる「ナレカン」のようなツールを導入すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ めんどくさい「言った言わない」を簡単に解決できるツール 以下では、「言った言わない」のトラブルを簡単に解決できるツールをご紹介します。 ビジネスで「言った言わない」問題が発生すると、対処に時間や手間がかかり面倒です。さらに、社内や取引先でのトラブルにつながったり、信頼を失ったりする可能性もあるため、「言った言わない」問題の発生を未然に防ぐことが重要です。 そこで、「言った言わない」を解消するためには、情報を文字にして残せる仕組みを作らなければいけません。ただし、メールやチャットでは情報が流れてしまうため、あらゆる社内の情報を蓄積できる情報共有ツールを導入しましょう。 そのため、適切に社内情報を管理するには、あらゆる社内データを一元管理し、必要な情報へ瞬時にアクセスできるツール「ナレカン」が必須です。 ナレカンに情報を残しておけば「ヒット率100%」の超高精度な検索機能によって、素早く目的の情報にたどり着けるため、「言った言わない」問題にすぐに対処できます。また、メールとチャットの転送機能があるため、流れやすい情報も確実に残して、振り返れる仕組みをつくれます。 情報を一元管理し、必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「言った言わない」を未然に防ぐための対処法5選 以下では、「言った言わない」を防ぐのに効果的な5つの手法を解説します。トラブルを未然に防ぎたい方は、必ず確認しましょう。 対処法1｜文字にして証拠を残す 「言った言わない」を防ぐ1つ目の対処法は、口頭でのやり取りを必ず「文字にして証拠を残すこと」です。 口頭でのやり取りの記録は証拠となるため、問題が発生してもスムーズに解決できます。たとえば、電話口で商談予定を調整し、あとから予定の認識にずれが生じていたことが判明しても、文字の記録が証拠となるため、トラブルを防げるのです。 このように、文字で明記しておけば勘違いによるトラブルを防止できます。また、記録するときは「5W1H（いつ、誰が、何を、どこで、なぜ、どのように）を残すこと」を意識しましょう。 対処法2｜曖昧な表現は避ける 「言った言わない」を防ぐための2つ目の対処法は、曖昧な表現を避けることです。 たとえば、「締め切りは10日午後まで」と伝えると、相手にとっては具体的に何時を指しているのかが分かりません。そのため、「10日の15時まで」のように、誰でも同じ基準で動ける具体的な表現で伝えましょう。 以上のように、会話中に曖昧な表現や、「多分」「おそらく」など推測を含む表現がでてきたら、必ずその場で、”誰が聞いても同じ認識になるレベル”まで、具体化することが重要です。 対処法3｜情報を経由させない 「言った言わない」を防ぐ3つ目の対処法は、情報を経由させないことです。 たとえば、「伝言ゲーム」のように複数の人を経由して情報を伝達すると、重要な情報が省略されていたり、誤ったニュアンスで伝わっていたりします。そのため、本人が正確に情報を伝えていたとしても、相手は「言われていない」となってしまうのです。 以上のように、本人の意図とずれてしまう状況を防ぐためにも、伝えたい内容は相手に直接伝えるようにしましょう。 対処法4｜タスク管理を適切におこなう 「言った言わない」を防ぐ4つ目の対処法は、適切にタスク管理をすることです。 タスクの締め切りと担当者を決めておけば、誰が責任をもって対応するかが明らかになります。責任者が決まった後も、他のやるべきことに埋もれないように、確実なタスク管理が不可欠です。 結論、「タスクを振り分けて責任の所在を明確にすること」が「言った言わない」の防止に役立ちます。 対処法5｜記録を適切に管理する 「言った言わない」を防ぐ5つ目の対処法は、記録を適切に管理することです。 せっかく商談記録や議事録を残しても、記録の紛失などでチームに適切に共有されなければ、記録していないのと同じです。そのため、記録を共有して「誰でもすぐに確認できる環境を整えること」が重要です。 したがって、会話の記録は適切に管理したうえで、必要なメンバーへ迅速に共有しましょう。たとえば、残した記録を任意のメンバーにリアルタイムで共有可能な「ナレカン」のようなツールを導入すれば、誰でもすぐに情報を確認できる体制を整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「言った言わない」が起こる原因と対策まとめ これまで、ビジネスで「言った言わない」が起こる原因と解決策、未然に防ぐ対処法を中心にご紹介しました。 「言った言わない」問題を未然に防ぐには、曖昧な表現を避けて情報を文面に残すことが重要です。そして、記録をほかのメンバーに共有して、誰でもすぐに確認できるように整理する必要があります。 しかし、メールやチャットでは、情報が流れてしまったり、振り返りづらかったりするため、そのうち誰も目を通さなくなってしまいます。そのため、「確実に情報を蓄積し、瞬時に必要な情報を探し出せるツール」が必要です。 結論、情報共有のトラブルをなくすには、あらゆる社内情報を一元管理し、目的の情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、「言った言わない」が起こる問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

今日では、多くの企業がオンラインストレージを活用しています。オンラインストレージを使えば、社内のあらゆるデータを一元管理できるので便利です。 しかし、なかには「オンラインストレージを導入したいが、どれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの無料オンラインストレージ8選と選定ポイントを中心にご紹介します。 大容量のファイルを保管できる場所がなく困っている オンラインストレージを導入したいが、コストが気になる 社既存・新規ファイルのいすれも残せる、オンラインストレージを見つけたい という方はこの記事を参考にすると、オンラインストレージを選定するときのポイントが分かり、自社の情報管理を最適化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 オンラインストレージとは1.1 オンラインストレージの概要1.2 オンラインストレージに必要な機能2 無料のオンラインストレージのメリット3 無料のオンラインストレージのデメリット4 無料プランと有料プランの違い5 オンラインストレージを選ぶときの4つのポイント5.1 （1）大容量を確保できるか5.2 （2）あらゆる端末で使えるか5.3 （3）保存期間に制限はないか5.4 （4）有料プランでも低コストか6 大容量のデータ管理におすすめのオンラインストレージ5選！6.1 【ナレカン】必要なデータに即アクセスできるツール6.2 【MEGA】大容量が確保されているツール6.3 【firestorage】登録不要で使えるツール6.4 【Yahoo!ボックス】スマホから簡単にアップロードできるツール6.5 【pCloud】機密性の高い情報も安心して管理できるツール7 無料から使えるおすすめのオンラインストレージ3選！7.1 【Stock】低コストで誰でも簡単に使えるツール7.2 【Google Drive】Googleツールとの連携が強いツール7.3 【Dropbox】個人から使えるファイル管理ツール8 【比較表】おすすめのオンラインストレージ8選9 無料から使えるオンラインストレージまとめ オンラインストレージとは 以下では、オンラインストレージの概要やプランごとの違いを解説します。オンラインストレージの導入を検討している担当者は必見です。 オンラインストレージの概要 オンラインストレージとは、インターネット上のストレージ（管理場所）にデータを共有・保存できるサービスです。 なお、よくビジネスシーンで耳にすることばに「クラウドストレージ」があります。クラウドは、”インターネット上でソフトウェアを利用すること”を指すため、オンラインストレージと同義です。 ユーザーはアカウントの管理だけをすれば良く、大規模なサーバーを用意したり自社でメンテナンスしたりする必要はありません。さらに、ネット環境があれば時間や場所を問わずアクセスできるほか、アクセス権を設定できることから重宝されているのです。 オンラインストレージに必要な機能 オンラインストレージの主な役割は「データの保管」です。ただし、以下の機能が備わっていれば、さらに効率よく業務を進められます。 機能 内容 データのバックアップ機能 データを自動保存できるので、情報を常に最新の状態に保てます。また、編集履歴も残るので、仮に誤って操作してしまっても、すぐに復元できます。 ファイルの共有機能 保存したファイルのURLを共有すれば、ワンクリックでアクセスできるようになります。また、ファイルごとに閲覧権限を設定できるものであれば、セキュリティ面も安心です。 フォルダの管理機能 一か所に、複数のデータを保管していくには、テーマごとに振り分けられる「フォルダ」の活用が不可欠です。なかでも、2~3階層を作成できる構造が望ましいです。 上記の機能を備えていれば、情報漏えいのリスクを防ぎながら効率よくファイルを管理・共有できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料のオンラインストレージのメリット 有料のオンラインストレージは、利用できる容量や機能が充実していることがメリットですが、一方で無料で使うメリットには以下の2点が挙げられます。 料金コストがかからず導入しやすい 導入時に費用がかからないので、初めてオンラインストレージを使う企業でも簡単に導入できます。 プロジェクト単位で利用できる 短期間の利用でも使いやすく、プロジェクト単位で利用できます。 このように、無料のオンラインストレージは簡単に使い始められるうえ、一時的な利用でも使いやすいことがメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料のオンラインストレージのデメリット 無料のオンラインストレージを使う場合、「長期的に活用できるか」は考慮すべきです。実際に、無料のオンラインストレージには、以下のデメリットが懸念されます。 容量に制約がある 無料のオンラインストレージでは、容量が制限されているのが一般的です。さまざまな情報を格納したい場合、無料で使える容量では足りない可能性があります。 セキュリティ管理の手間がかかる 無料プランでは、アクセス制限などセキュリティに関する機能が搭載されていないケースが多いので、管理を徹底する必要があります。 保存期間が制限される 無料プランではデータの保存期間が制限されることが多いので、長期の保存が必要な文書は有料プランで管理するのが得策です。 このように、無料のオンラインストレージでは、セキュリティ対策や容量の制限などに注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料プランと有料プランの違い オンラインストレージの無料プランにしろ有料プランにしろ、いずれもメリット・デメリットがあります。ただし、以下のような違いがあることを押さえておきましょう。 容量 保存期間 セキュリティ 無料版 10GB~20GBが多い 90日や1年間などの制限がある 利用制限がある 有料版 1TBなどの大容量 制限なし アクセス制限やパスワード設定などの機能が豊富に搭載 このように、無料版は手軽に利用できる一方、セキュリティや保存期間に制限があるため大企業やビジネスでの利用には有料版が適切だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンラインストレージを選ぶときの4つのポイント 以下では、オンラインストレージの選定ポイントを4つご紹介します。導入後のミスマッチを防ぐためにも必見です。 （1）大容量を確保できるか まずは、大容量を確保できるかがポイントです。 オンラインストレージは、ツールごとに利用できる容量が異なるため、事前に必要となるデータ容量を想定して選びましょう。また、データ量が増えたときに、”情報にすぐにアクセスできない”、”PCの動作が遅い”などが起こると不便なので、注意が必要です。 とくに、無料トライアルのできるツールであれば、コストをかけずに実際の容量や使い勝手を確かめられるのでおすすめです。 （2）あらゆる端末で使えるか 次に、PCやスマホ、タブレットといったあらゆる端末で使えるかが大切です。 端末を問わずに使えるツールであれば、移動中や出張先からでもリアルタイムでファイルにアクセスできます。ただし、PCはMacやWindows、スマホはiPhoneやAndroidのようにOSが異なる場合もあるので、対応OSも必ず確認すべきです。 例えば、PC以外のスマホやタブレットからも操作できる「ナレカン」のようなツールであれば、端末を買い替える必要もないのでコストの削減にもつながります。 （3）保存期間に制限はないか 次に、保存期間に制限はないかも重要なポイントです。 オンラインストレージでは、ツールによってデータの保存期間に制限のある場合があります。とくに、無料プランであれば、アカウントに一定期間ログインしなければデータが消去されるケースもあるので注意です。 一般的に、一度削除されたファイルを復元することは難しいので、導入前に保存期間の制限がないかを調べておきましょう。 （4）有料プランでも低コストか 最後に、有料プランでも低コストで運用できるかも確かめるべきです。 はじめは無料プランで使えていても、管理する情報量が増えるにつれて、有料化を余儀なくされるケースも少なくありません。ただし、使わない機能があればコストが無駄になってしまうため「有料化しても費用対効果が高いか」まで注視しておきましょう。 したがって、自社に必要な機能を把握したうえで、過不足のない最適なツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のデータ管理におすすめのオンラインストレージ5選！ 以下では、無料から使えるおすすめのオンラインストレージ5選をご紹介します。 オンラインストレージはデータファイルを一元管理できる点で便利です。しかし、とくに扱う情報の多い大企業では、社内でファイルの保存ルールを設けなければ、どこに保存したか分からず、目的の情報を見つけづらくなります。 そこで、「情報の蓄積と共有までを完結できるツール」を導入して適切に社内情報を管理しましょう。ただし、結局のところ”情報へのアクセス性”が悪ければ、情報は形骸化してしまうので「超高精度の検索機能」の有無が肝心です。 結論、効率よく情報管理するには、個人の検索スキルに左右されることなく、欲しい情報をすぐに見つけられる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」に直接情報を書き込めるだけでなく、添付したファイルの”要約”と”重要ポイント”をAIが自動で抽出してくれます。また、「ファイル内検索」や「自然言語検索」などの検索機能によって、目当ての情報にすぐにアクセスできるのです。 【ナレカン】必要なデータに即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【MEGA】大容量が確保されているツール ＜MEGAの特徴＞ 大容量が確保されている 無料版でも最大20GBの大容量が確保されています。 機能を拡張できる アップロードの速度を上げたりセキュリティを強化したりなど、必要に応じて機能を拡張できます。 ＜MEGAの機能・使用感＞ ワンクリックでアップロードできる 【アップロード】から簡単にファイルをアップロードでき、複雑な操作は必要ありません。 チャット機能がある 複数のグループを作成してチャットをすることができます。そのため、ファイルに関するやりとりに、ほかのツールを介する手間がなくなります。 ＜MEGAの注意点＞ 保存期間の制限がかかる場合がある プランによっては、一定期間サービスを利用しないとアカウントが削除され、自動的にデータも消えるため注意が必要です。 使用していないとアカウントが削除される ユーザーの口コミでは「自動バックアップ機能があるが、その容量が気がつくと膨大になっておりストレージ容量を圧迫してしまうことある」との声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜MEGAの料金体系＞ 下記の価格は、ユーロで請求されます。レートによって、円換算は変動するので、ご注意ください。 無料プラン：0円/月 Pro I：1,604円/月（月払い） Pro II：3,210円/月（月払い） Pro III：4,815円/月（月払い） ビジネス：2,408円/月～ Pro Flexi(従量課金制)：2,465円/月～ MEGAの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】登録不要で使えるツール ＜firestorageの特徴＞ 登録不要で使える 登録不要で使えるので、簡単に使い始められます。 法人向けプランがある firestorage法人プランでは、高速なアップロード・ダウンロードを実現する専用回線を使えたり、無制限でユーザーを登録できたりと高スペックで使えます。 ＜firestorageの機能・使用感＞ メッセージ付きでアップロードできる ファイルをアップロードする際に、メッセージを記載することができます。そのため、別途メールなどでメッセージを送る手間が省けます。 メールグループ機能 複数のメールグループを作れるため、一斉送信したい時に便利です。 ＜firestorageの注意点＞ 長期的な保管には不向きの傾向がある ユーザーからは「有効期限があり１週間程度で保管期限が来てしまう」というように不満の声が見られます。（引用：SaaSLOG） 都度ダウンロードが必要な点が煩わしい ユーザーからは「保管しているファイルの中身を確認したい場合、一度ダウンロードしてからでなければファイルの中身を確認できない。」との声があります。（引用：SaaSLOG） ＜firestorageの料金体系＞ プラン1：初期費用110,000円＋基本料金98,780円/月 プラン3：初期費用0円＋基本料金999,350円/年 プラン5：初期費用55,000円＋基本料金54,780円/月 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Yahoo!ボックス】スマホから簡単にアップロードできるツール ＜Yahoo!ボックスの特徴＞ アプリを開くだけでバックアップできる スマホからアプリを開くだけで、簡単に連絡先や画像・動画などをバックアップできます。 機種変更時にもデータを復元できる 古い機種でバックアップしておいたデータは、機種変更後の新しい端末でも引き続き利用することができます。 ＜Yahoo!ボックスの機能・使用感＞ ％（パーセント）表示で見やすい あとどれくらいでバックアップできるのか、“％”で表示されるため分かりやすいです。 バックアップしたデータを確認できる バックアップしたデータはアプリ内から確認でき、削除や保存も可能です。 ＜Yahoo!ボックスの注意点＞ 1ファイルあたりの容量に制限がある 保存できる容量は、1ファイルあたり2GBまでという制限があります。 通信が不安定な場合がある ユーザーの口コミでは「Wi-Fiで安定しても『通信不安定』と表示かがでてアプリが止まる。ヤフープレミアムで容量無制限のはずなのに10%もバックアップ出来ない。」という声が寄せられています。（参考：Google Play） ＜Yahoo!ボックスの料金体系＞ 一般：無料 LYPプレミアム会員：508円/月（月払い） Yahoo!ボックスの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【pCloud】機密性の高い情報も安心して管理できるツール ＜pCloudの特徴＞ 情報開示認定制度の認定あり pCloudは2023年には「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定制度」の認定を受けています。つまり、セキュリティ基準とプライバシー保護の観点で保障されているのです。 買い切り型がある 昨今のSaaS業界ではサブスク型が増えている一方、pCloudでは買い切りが可能です。そのため、「終わりのない支払いを変更したい」と考える企業に向いています。 ＜pCloudの機能・使用感＞ 過去の情報を振り返られる ファイルの編集内容をプレビューで確認できるうえ、必要に応じて復元も可能です。急遽、過去のバージョンを振り返る必要が出たときにも便利です。 高セキュアに管理できる 閲覧・編集・権利権限を細かく設定できるほか、TLS/SSL暗号化技術を用いているため、大手企業でも安心して使えます。 ＜pCloudの注意点＞ デバイスによって使える機能に差がある ユーザーからは「ブックマーク機能がAndroid版やiOS版にないなど、機器によって機能が違う点は改善してほしい。」との声が見られます。（引用：ITrevew） 使い勝手が良くないと感じる 実際に利用しているユーザーの中には「PC版のUIがあまり使い勝手がよくないように思います。」との声があります。UIやUXは長期的に運用するときに注視すべきポイントなので、要検討が必要です。（引用：ITrevew） ＜pCloudの料金体系＞ プランによって、支払い状況が変わるので注意しましょう。 Premium 500GB：49.99USD/年（個人向けプラン） Premium 2TB：99.99USD/年（個人向けプラン） Familiy 2TB：595/~4ユーザー/買い切り（Familiyプラン） Familiy 10TB：1,499USD/~4ユーザー/買い切り（Familiyプラン） Business：7.99USD/ユーザー/月（Businessプラン） Business Pro：15.98USD/ユーザー/月（Businessプラン） pCloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料から使えるおすすめのオンラインストレージ3選！ 以下では、無料からでも使えるオンラインストレージを紹介します。無料プランを使う場合、利用できる容量が比較的少ないので、会社の規模感や取扱うデータ量を考慮したうえで選定しましょう。 【Stock】低コストで誰でも簡単に使えるツール Stockは、ノート形式であらゆる情報をストックできるツールです。 「Stock」で作成した「ノート」にはメッセージが紐づけられるため、メールなどと違いやり取りが流れてしまうことはありません。また、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるほど簡単に操作できるのが特徴です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleツールとの連携が強いツール ＜Google Driveの特徴＞ Googleアカウントに登録すればすぐに利用できる Google DriveはGoogleアカウントに紐づけられるので、アカウントがあればあらゆるデバイスから利用できます。 閲覧設定が細かく分けられる 社内全員や特定の部署など、保存したデータの公開範囲を詳細に設定できます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ ファイルを絞り込み検索できる ファイルの種類や更新日などから絞り込んで検索できるため、目的のファイルを探しやすいです。 プレビュー機能がある ファイルを開かなくても、プレビュー表示することができます。そのため、一つ一つ中身を確認する手間がかかりません。 ＜Google Driveの注意点＞ 自動同期が不安定になることがある Google Driveは、無料から使えますが容量が少ないと言えます。実際にユーザーからは「無料で使用出来る容量は大きくはなく、写真や動画などを入れるとすぐにオーバーしてしまう。」との声が見られます。（引用：ITrview） 管理が煩雑化してしまう ユーザーの口コミでは「大量のファイルが増えるとフォルダ管理が複雑になってしまいます。楽に整理できる機能があると嬉しい。」との改善を求める声が寄せられています。（参考：ITrview） ＜Google Driveの料金体系＞ Google Driveは無料版でも利用可能ですが、有料版（Google Workspase）を契約することで、容量や使える機能を増やせます。 個人向け：無料 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】個人から使えるファイル管理ツール ＜Dropboxの特徴＞ ファイルを簡単に共有できる 共有用リンクを送るだけで簡単にファイルを共有できます。 パスワードを設定して安全に管理できる リンクを共有した相手が、パスワードがなければファイルを開けないように設定できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ファイルリクエスト機能 Dropboxのファイルリクエスト機能では、他のユーザーからファイルを集めることができます。相手がDropboxのアカウントを持っていなくても、ファイルやフォルダをアップロードできるので、取引先とのやり取りなどに便利です。 拡張機能が豊富 自動でファイルのバックアップを取るDropbox Backupや、署名をファイル内に組み込んで送信・依頼ができるDropbox Signなど、様々な拡張機能が備わっているため、業務効率の向上を図ることができます。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランのストレージ容量が少ない Dropboxの無料プランのストレージ容量は2GBまでなので、チーム利用するのに支障がないか要注意です。 容量が増えるとPCの動きが鈍くなる ユーザーからは「データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる。Dropboxを開いたときのみアプリが起動されれば改選されるのでは、と思う。」との声が寄せられています。（参考：ITrview） ＜Dropboxの利用料金＞ Basic：無料 Plus：1,500円/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：料金は要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】おすすめのオンラインストレージ8選 以下は、大容量のデータ管理におすすめのオンラインストレージと、無料から使えるオンラインストレージの計8選の比較表です。 大容量のデータ管理におすすめのオンラインストレージ5選 ナレカン【一番おすすめ】 MEGA firestorage Yahoo!ボックス pCloud 特徴 必要なデータに即アクセスできるツール 大容量が確保されているツール 登録不要で使えるツール スマホから簡単にアップロードできるツール 機密性の高い情報も安心して管理できるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 検索機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【〇】 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 保存期間の制限がかかる場合がある 都度ダウンロードが必要な点が煩わしい 通信が不安定な場合がある PC版のUIがあまり使い勝手がよくないとの声がある 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは、1,604円/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは、初期費用55,000円＋基本料金54,780円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは508円/月（月払い）～ ・無料プランなし ・有料プランは15.98USD/ユーザー/月～～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「MEGA」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら 「Yahoo!ボックス」の詳細はこちら 「pCloud」の詳細はこちら 無料から使えるおすすめのオンラインストレージ3選 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox 特徴 低コストで誰でも簡単に使えるツール Googleツールとの連携が強いツール 個人から使えるファイル管理ツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 メッセージ機能 【〇】 【×】 【×】 注意点 無料プランでは容量に制限がある 管理が煩雑化しやすい 容量が増えるとPCの動きが鈍くなる 料金 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月（月払い）～ 公式サイト 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 上記の表を参考にしながら、自社に最適なオンラインストレージを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料から使えるオンラインストレージまとめ ここまで、おすすめのオンラインストレージ8選を中心にご紹介しました。 オンラインストレージは情報を一元管理できますが、保存期間を過ぎるとファイルが自動で削除されたり、ファイルの管理が面倒だったりするので注意です。また、コミュニケーションをするにはメールやチャットアプリを併用して使わなければなりません。 そこで「あらゆる情報を一元化し、長期的に蓄積できるツール」であれば、オンラインストレージのデメリットを解消します。また、上記の機能のほか、検索性も豊富に備わったツールであれば、有料化しても費用対効果が高いと言えます。 つまり、扱う情報の多い大企業でも「フォルダ」で情報を整理し、超高精度の「検索機能」で即アクセスできる『ナレカン』が最適なのです。また、ナレカンは「既存データの移行支援」や「初期セットアップ」も実施しているので、すぐに運用できる環境がつくれます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ファイル管理のストレスを取り除きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

OutlookとTeamsを連携すると、メールからオンライン会議を設定可能です。設定した会議は、共有の予定表に表示されるので、スケジュール管理がしやすくなります。 しかし、OutlookからTeams 会議を設定したいが「上手く追加できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を中心にご紹介します。 OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を把握したい OutlookでTeams会議が表示されない原因を知りたい Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、OutlookからTeams 会議を設定する方法を把握しつつ、議事録を簡単に作成・管理できる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法1.1 新しい Outlook（デスクトップアプリ/Web版）から設定する方法1.2 クラシック Outlook（デスクトップアプリ）から設定する方法2 OutlookでTeams 会議が表示されない/追加できない原因3 OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法3.1 対処法1｜Teams 会議アドインを復元する3.2 対処法2｜Teams 会議アドインを再度有効にする4 Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法4.1 Teams 会議の内容を残せる「ナレカン」5 OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法まとめ OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法 Teams 会議の設定方法は、Outlookのバージョンによって異なります。以下では、「新しい Outlookから設定する方法」と「クラシック Outlookから設定する方法」の2つをご紹介します。 新しい Outlook（デスクトップアプリ/Web版）から設定する方法 はじめに、画面左の【予定表（Calendar）】をクリックします。予定表が表示されるので、画面左上の【新しいイベント】をクリックしましょう。 新規イベントの作成画面が表示されるので、Teams 会議のトグル（オンとオフを切り替えるボタン）をオンにします。会議の参加メンバーを選択し、会議の詳細を追加しましょう。 【送信】をクリックすれば、会議出席依頼が送信されます。 クラシック Outlook（デスクトップアプリ）から設定する方法 はじめに、【ホーム】＞【新しいEmail】＞【会議】をクリックします。 その後、【Teams 会議】＞【会議のスケジュール】をクリックします。会議の参加メンバーを選択し、会議の詳細を入力しましょう。 【送信】をクリックすれば、会議出席依頼が送信されます。 画像引用：Microsoft サポート＞Outlook から Microsoft Teams 会議をスケジュールする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookでTeams 会議が表示されない/追加できない原因 OutlookでTeams 会議が表示されない原因として、Teamsが無料版である可能性が挙げられます。 Microsoftは、Outlook アドイン（拡張機能）について現在、無料版のTeams 会議の作成をサポートしていないと注意喚起をしています。 そのため、無料版のTeamsを利用している場合、Outlookで新規イベントの作成画面を開いても、以下のようにTeams 会議のトグルが表示されないので、注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法 ここでは、OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法を2つご紹介します。具体的な手順を画像付きで解説しているので、担当者の方は必見です。 対処法1｜Teams 会議アドインを復元する 1つ目は、Teams 会議アドインを復元する方法です。具体的な手順は以下の通りです。 Outlookのデスクトップアプリを開き、【ファイル】＞【COM アドインの管理】をクリックする 「Microsoft Office 用Microsoft Teams会議アドインのオプション」を開き、【このアドインを今後 30 日間監視しない】をクリックする。クリックできない場合は、【常にこのアドインを有効にする】をクリックする 【適用】＞【閉じる】をクリックする 以上の方法で復元できるので参考にしましょう。 対処法2｜Teams 会議アドインを再度有効にする 対処法1で問題が解決しない場合は、Teams 会議アドインを再度有効にします。具体的な手順は以下の通りです。 Outlookのデスクトップアプリを開き、【ファイル】＞【オプション】＞【アドイン】＞【管理】＞【無効なアイテム】＞【移動】をクリックする 「無効なアイテム」の下に【Teams】が表示された場合は、それをクリックし、【有効】をクリックする Outlookを再起動し、アドインが動作しているか確認する 以下は、「無効なアイテム」の下に【Teams】が表示された画面です。 画像引用：Microsoft サポート＞Teams 会議アドインが無効になっているため、Outlook で Teams 会議を作成できない 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法 以下では、Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法をご紹介します。 Teamsで会議をする場合、会議でやりとりした内容や関連資料をまとめておく場所がありません。そのため、あとから会議の内容を振り返りづらい点に注意が必要です。 そこで、ITツールを使って議事録を作成し、Teams 会議の内容を記録・蓄積しましょう。さらに、議事録をはじめ、会議に関する情報を一か所にまとめておけると便利です。 結論、Teams 会議の議事録作成には、あらゆる情報を、ナレッジとしてまとめて管理できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」にテキストを書き込んで議事録を作成しつつ、PowerPointファイルの会議資料も直接添付して管理できます。また、生成AIによってファイルの内容を自動要約できるので、一から書き出さなくてもナレッジとしてまとめておける点が特徴です。 Teams 会議の内容を残せる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法まとめ これまで、OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を中心にご紹介しました。 新しいOutlookでは、“予定表”から、“新しいイベント”としてTeams 会議を設定できます。ただし、無料版のTeamsを利用している場合は、現在Outlookから会議を追加できないので、注意が必要です。 また、Teamsで会議をすると、会議の内容や資料をまとめておく場所がないので、あとから振り返りづらいという問題があります。そこで、ITツールを活用して、Teams 会議の情報を一か所で蓄積・管理しましょう。 したがって、自社が導入すべきは、Teams 会議の内容をはじめとして、あらゆる情報を集約できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、Teams 会議の内容を円滑に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

Outlook（アウトルック）は、メールやスケジュール管理に役立つツールとして、多くの人に利用されています。 しかし、「Outlook（アウトルック）メールの使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Outlookメールの基本的な使い方を中心に紹介します。 Outlookでのメールの送受信といった基本的な使い方を知りたい Outlookメールの便利な使い方を知り、業務に活かしたい Outlookメールをより正しく管理できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、Outlookメールの送受信の方法だけでなく、社内メールの適切な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Outlookの基本概要1.1 Outlookでできること1.2 Outlookメールと他のメールアプリとの違い2 Outlookメールの基本的な使い方2.1 新規メールの作成・送信2.2 新規メールの受信・返信3 Outlookメールの便利な使い方3.1 メールの整理3.2 メールの署名の設定4 Outlookメールの改善点5 Outlookメールの悩みを解消できる情報管理ツール5.1 メール情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」6 Outlookメールの基本的な使い方まとめ Outlookの基本概要 以下では、Outlookについてわかりやすく解説します。Outlookでできることを理解し、Outlookを効率よく活用しましょう。 Outlookでできること Outlookで主にできることは、下記の4つが挙げられます。 メールの送受信 1つ目は、メールの送受信です。宛先のほかにCCやBCCを入力することで、複数人にメールを送信することが可能です。 スケジュール管理 2つ目は、会議や商談といった予定の管理です。任意のメンバーとのスケジュール共有を設定することができます。 連絡先管理 3つ目は、連絡先の管理です。お客様や取引先のアドレスや電話番号・名刺を一元管理できます。 タスク管理 4つ目は、タスク管理です。タスクに必要なファイルやメモを紐づけて管理できる点が特徴です。 このように、Outlookは業務に必須の情報をまとめて管理できるツールです。 Outlookメールと他のメールアプリとの違い 引用：Outlookの公式トップページ Outlookメールと他のメールアプリとの違いは、メールに関するタスクやスケジュールまで一括管理できる点です。 Outlookメールには、メールの送受信だけでなく、タスク管理やスケジュール管理の機能が備わっています。たとえば、メールからタスクを作成したり、自動で予定を作成・共有したりできるので、メールが埋もれて対応に抜け漏れが生じるリスクを抑えられます。 このように、受信したメールからタスクやスケジュールまで管理できる点がOutlookメールの特徴であり、ほかのメールとの違いと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの基本的な使い方 以下では、Outlookメールの基本的な使い方を解説します。順番に操作方法を説明するので、実践してみましょう。 新規メールの作成・送信 以下では、新規メールの作成・送信の方法を解説します。 Outlookを開き、左上にある[新規メール]ボタンをクリックします。 宛先・件名・本文を記載します。複数人に送りたい場合は、アドレスを「,」や「;」で区切りましょう。 完成したら、[送信]ボタンを選択します。 このように、Outlookでの新規メール作成は簡単にできます。 新規メールの受信・返信 次に、新規メールの受信・返信の方法を解説します。 自分宛のメールは、受信トレイに入ります。 受信トレイから、返信したいメールを選択し、下部にある[返信]ボタンを選択します。 本文を記載します。宛先と件名は、受信メールと同じものになりますが、宛先の追加や件名の変更は可能です。 完成したら、[送信]ボタンを選択します。 このように、Outlookでの受信メールへの返信も簡単です。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「iOS版Outlook」「Outlook on the web」も同様の方法で返信メールを作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの便利な使い方 以下では、Outlookメールの便利な使い方を解説します。メール作成や管理に役立つので、参考にしましょう。 メールの整理 以下では、メールの整理に役立つ「フォルダー機能」や「振り分け機能」の使い方について解説します。 ＜フォルダーの作成＞ まずは、フォルダーの作成について解説します。 受信トレイの中から、移動させたいメールを選択します。 選択したメールを右クリックして、[移動]＞[フォルダーの新規作成]を押します。 新しいフォルダー名を入力したら完了です。 新規フォルダー作成後、作成したフォルダーに簡単に移動できるようになります。また、左側のフォルダー一覧から、フォルダーに入れたメールをすべて確認することができます。 以上のように、フォルダーを作成することで、メールを種類や差出人ごとに整理しやすくなるのです。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「iOS版Outlook」「Outlook on the web」も同様の方法でフォルダーを作成できます。 ＜振り分けの設定＞ 次に、振り分けの設定について解説します。 受信トレイの中から、任意のメールを選択します。 選択したメールを右クリックして、[ルール]＞[ルールを作成]を押します。 [その他のオプション]を選択して、ルールの名前・条件・アクションを入力していきます。 ほかのルールよりも作成しているルールのアクションを優先させたい場合、「以降のルールは処理しない」にチェックを入れます。 最後に[保存]ボタンを押したら完了です。 振り分けを設定して実行することで、自動で条件に合ったメールが指定のフォルダに移動することができるようになります。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「Outlook on the web」も同様の方法で振り分けが可能です。ただし、「iOS版Outlook」には、振り分け機能が備わっていないため、利用できません。 メールの署名の設定 ここでは、メールの署名の設定の方法を解説します。 上記の[挿入]タブの[署名]を選択します。 署名の名前と署名を入力し、完了したら[保存]ボタンをクリックします。 新規メールを作成し、[挿入]＞[署名]から作成した署名を選択することで、設定した署名が表示されます。 このように、メールの署名を設定することで、繰り返しの文章を書く手間を省けます。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「iOS版Outlook」「Outlook on the web」も同様の方法でメール署名を設定できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの改善点 Outlookメールの改善点として、検索の精度が低い点が挙げられます。 実際、ユーザーの中には、「送信者や件名で絞り込みができないため、欲しい情報に簡単にたどり着けない」といった声があります。（ITreview｜Outlookメールの口コミ） 検索の精度が低いと、確認したいメールが他のメールに埋もれてすぐにたどり着けず、ストレスを感じやすくなってしまいます。そのため、メールの管理には、種類や件名で絞り込みができる検索性が優れたツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの悩みを解消できる情報管理ツール 以下では、Outlookメールの悩みを解消できる情報管理ツールをご紹介します。 Outlookは、受信したメールをフォルダや振り分け機能によって整理できます。しかし、件名や送信者で絞り込みができないため、確認したいメールが埋もれる恐れがあります。 そもそも、メールではやりとりが属人化して、経緯が社内メンバーに共有されないという課題もあります。よって、メール情報に簡単にアクセスできるようにするために、使いこなしやすい操作性で、検索性が優れたツールで管理しましょう。 結論、メール情報を管理するなら、メールを使える方なら迷わず使えて、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンはOutlookのメール内容を自動転送することが可能なので、メールを一元管理してやりとりの経緯を共有できます。また、ナレカンには「平均0.2秒」「ヒット率100%」の超高精度な検索機能があるので、確実に欲しい情報にたどり着けます。 メール情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの基本的な使い方まとめ ここまで、Outlookメールの基本的な使い方をご紹介しました。 Outlookは受信したメールを、件名や差出人ごとに整理して管理できる点が特徴です。しかし、件名による絞り込み検索ができないため、確認したいメールにすぐにたどり着けない恐れがあります。 また、メールでは「誰が送受信したか」といった情報が社内で共有されません。したがって、メール内容だけでなく、メールに関するやり取りも残し、即アクセスできる検索機能を備えたツールを導入しましょう。 結論、自社が導入するべきツールはメールに関するやり取りを一元管理して、即アクセス可能な「ナレカン」一択です。また、ナレカンはOutlookのメール内容を自動転送することができます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内メールの管理を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

ビジネスシーンでは、相手にお礼を伝える機会が多くあります。なかでも、打ち合わせや商談・会食後など社内外のメンバーに感謝の気持ちを伝える「お礼メール」は、信頼関係を構築するうえで欠かせません。 一方で、「お礼メールをどのように書けば気持ちが伝わるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスでのお礼メールの書き方や送付のポイントを中心にご紹介します。 ポイントを押さえて、失礼のないお礼メールを送りたい 例文付きのテンプレートを活用して、スムーズにお礼メールを作りたい お礼メールの作成方法を共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ビジネスでお礼メールを送るときのポイントが分かり、社内外のコミュニケーションが円滑になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスでお礼メールを送るときの5つのポイント1.1 （1）スピーディーに送る1.2 （2）件名は簡潔にする1.3 （3）「取り急ぎ」は使わない1.4 （4）誤字脱字をしない1.5 （5）テンプレートをそのまま使わない2 ビジネスで使えるお礼メールの例文6選2.1 【社外向け】取引先への訪問後のお礼メール2.2 【社外向け】打ち合わせ後のお礼メール2.3 【社外向け】来社後のお礼メール2.4 【社外向け】会食後のお礼メール2.5 【社内向け】電話対応後のお礼メール2.6 【社内向け】上司への営業同行のお礼メール3 お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするツール3.1 お礼メールのテンプレートやノウハウを管理できるツール「ナレカン」4 お礼メールの基本の書き方4.1 お礼メールの目的は？4.2 お礼メールに記載すべき内容は？5 お礼メールで使えるフレーズ5.1 （1）書き出しのフレーズ5.2 （2）締めのフレーズ6 ビジネスで感謝を伝えるお礼メールの書き方まとめ ビジネスでお礼メールを送るときの5つのポイント ここでは、ビジネスでお礼メールを送る際の5つのポイントについて解説します。「お礼メールを送るタイミング」や「具体的な内容」についても解説しているので、お礼メールを適切に送れているのか不安な方は必見です。 （1）スピーディーに送る ビジネスのお礼メールは、スピードが重要です。 商談のお礼メールは相手の記憶が新鮮なうちに送ると、より好印象を与えられます。逆に、商談後のお礼メールが遅れると、競合他社との差別化を図れず、ビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあるのです。 そのため、お礼メールの作成には時間をかけすぎず、迅速に送らなければなりません。具体的には、午前中の出来事であれば”当日の夕方まで”に、午後の訪問や会食に関するお礼であれば”翌日の午前中まで”に送るように意識しましょう。 （2）件名は簡潔にする ビジネスでお礼メールを送るときのポイントとして、件名を分かりやすく簡潔にする点が挙げられます。 お礼メールを送るときは「誰からのメールなのか」「どのような内容に関するメールなのか」が一目で分かる件名を付けましょう。また、「本日の打ち合わせの御礼/株式会社〇〇 〇〇」のように、会社名や氏名も併せて記載します。 このように、簡潔な件名を付けると、相手がストレスなく瞬時に内容を理解できるうえに、メールの見落とし防止にもつながります。 （3）「取り急ぎ」は使わない 「取り急ぎ」を使わないことも、ビジネスでお礼メールを送るときのポイントです。 「取り急ぎ」は「とりあえず急いで」という意味で使われる言葉です。そのため、お礼メールで使うと、相手が失礼だと感じる恐れがあります。 お礼メールでは、相手に誠意を見せて感謝の気持ちを伝える点が重要です。したがって、使う言葉の意味をよく理解して、慎重に言葉を選択しましょう。 （4）誤字脱字をしない 相手に誠意を伝えるには、誤字脱字をしないことも重要です。 お礼メールに誤字脱字があると、相手に「確認せずに、急いでメールを送ってきた印象」を与えてしまい、感謝の気持ちが伝わりません。具体的には、メールを送信する前に以下の項目を確認しましょう。 宛先、Cc、Bccが正しいか 件名が入力されているか 相手の会社名、所属の名称、氏名に誤りがないか 文章中に誤字脱字がないか 署名が挿入されているか 以上の5点を必ず確認して、誤脱のないメールを送りましょう。細部まで気を抜かずに作成することで、丁寧な印象を与えられます。 （5）テンプレートをそのまま使わない ビジネスでお礼メールを送るときは、テンプレートをそのまま使わないことが大切です。 お礼のメールが定型文のみで構成されていると手抜き感が出てしまい、相手の印象が良くありません。とはいえ、押さえておくべき書き方のマナーは抜け漏れのないようにする必要があります。 そこで、テンプレートを活用しつつ当日の商談や会食の感想を交えて、たった一人のあなたのために書いたメールであることが伝わるようにしましょう。たとえば、「ナレカン」のようにテンプレートやお礼メールの書き方を社内で簡単に共有できるツールが役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスで使えるお礼メールの例文6選 ここでは、ビジネスで使えるお礼メールのテンプレート6選を紹介します。シーンごとの具体的な例文も併せて紹介しているので、以下を活用して、お礼メールを作成する手間を減らしましょう。 【社外向け】取引先への訪問後のお礼メール 以下は、取引先への訪問後に送るお礼メールのテンプレートです。訪問後のお礼メールでは「当日相手から出た疑問」や「今後の流れ」について言及しましょう。 件名：本日のご訪問の御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 〇〇様から本日ご質問いただいた〇〇につきましては、社内で確認後、〇月〇日までに改めてご連絡差し上げます。 また、追加のご質問などがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。 それでは、今後ともよろしくお願いいたします。 以上のように、貴重な時間を頂戴したことへの感謝を伝え、次の提案につなげましょう。 【社外向け】打ち合わせ後のお礼メール 以下は、打ち合わせ後に送るお礼メールのテンプレートです。打ち合わせ後のお礼メールでは、打ち合わせの内容や成果を整理しつつ、今後の流れを伝えましょう。 件名：〇〇に関するお打ち合わせの御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 弊社提案の〇〇について、詳しくお話を伺うことができ大変参考になりました。 ご意見いただきました〇〇については、社内で確認後、〇月〇日までにメールにて回答いたします。 その他、ご不明な点やご要望などございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。 今後ともよろしくお願いいたします。 以上のように、相手との関係性を強化して、次の行動につなげましょう。 【社外向け】来社後のお礼メール 以下は、相手に来社してもらったときに送るお礼メールのテンプレートです。対応すべきことがある場合は、今後の流れを伝えましょう。 件名：ご来社の御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、弊社へご来社いただき誠にありがとうございました。 弊社提案の〇〇について、詳しくお話を伺うことができ大変参考になりました。 お打ち合わせさせて頂いた内容を取りまとめ、後日メールでお送りさせていただきます。 引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。 以上のように、今後も引き続きの付き合いを願う言葉で締めくくりましょう。 【社外向け】会食後のお礼メール 以下は、取引先との会食後に送るお礼メールのテンプレートです。会食後のメールでは、話した内容に触れたり、相手がお店を選んでくれた場合にはお店の雰囲気や味に言及したりしましょう。 件名：本日の会食の御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、お食事会の機会をいただき誠にありがとうございました。 素敵なお店で美味しいお料理を堪能でき、大変幸せなひと時を過ごすことができました。 また、〇〇様と仕事に関するお話もでき、大変勉強になりました。次回のプロジェクトに関して、ご期待に添えるよう尽力する所存です。 それでは、今後ともよろしくお願いいたします。 以上のように、取引先との食事会の場合は楽しむ目的だけではなく、今後の業務を円滑に進めるためのものでもあると考え、次につながるような内容を書きましょう。 【社内向け】電話対応後のお礼メール こちらは、電話対応後のお礼メールのテンプレートです。社内向けのメールでは、社外宛のメールほどかしこまらなくて問題ありませんが、マナーを意識してお礼を伝えましょう。 件名：午前に対応いただいたお電話の御礼/〇〇 〇〇さん お疲れ様です。〇〇です。 本日はお忙しい中、〇〇様からの電話に対応していただきありがとうございました。 明日も外出予定が入っておりますので、お手数をおかけしますが、〇〇様よりお電話がありましたらご対応をよろしくお願いいたします。 以上のように、自分宛ての電話に対応して頂いたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。 【社内向け】上司への営業同行のお礼メール 以下は、上司へのお礼メールのテンプレートです。例として、営業同行後のお礼メールを紹介します。 件名：営業同行の御礼/〇〇 〇〇部長 お疲れ様です。〇〇です。 本日はお忙しい中、株式会社〇〇への営業にご同行いただき、誠にありがとうございました。 先方の質問に対する対応や、ヒアリングや提案の仕方など、とても勉強になりました。 また、帰りの道中にフォローアップもしていただき、ありがとうございました。 ご指摘いただきましたことを改めて見直しつつ、今後の商談で活かしてまいります。 今後ともご指導いただきますよう、何卒よろしくお願いいたします。 以上のように、学んだことや自身の反省点を述べつつ、今後どのように取り組んでいくのかを伝えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするツール 以下では、お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするナレッジ共有ツールをご紹介します。 お礼メールは、部署問わず社会人経験の浅い新入社員を含めた全社員に書く機会があります。また、感謝の気持ちが伝わるメールを作成できると社内外でのコミュニケーションが円滑になるため、メールの作成方法はナレッジとして社内で共有しておきましょう。 そこで、誰でもナレッジに即アクセスできるツールを使うと、必要なときに社内メンバーが正しく気持ちの伝わるお礼メールを書けるようになります。ただし、ナレッジを共有する際は社内メンバーが簡単に欲しい情報にたどり着けるツールを使いましょう。 したがって、感謝が伝わるお礼メールの書き方ノウハウを共有するなら、蓄積したナレッジに誰でも即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」では、”お礼メールの書き方”をナレッジとして共有したり、顧客との過去のやりとりを事例として蓄積したりできます。また、高精度の検索機能があるので、確認したい情報を「キーワード検索」やAIによる「自然言語検索」ですぐに確認可能です。 お礼メールのテンプレートやノウハウを管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンでのメールテンプレート管理例＞ 簡単な操作でテンプレートを保管できる「記事」 記事には、プレーンテキストを中心に、紙にメモを取る感覚で簡単に情報を記載できます。Markdownなどの特殊な記法は必要ありません。 高精度の検索機能 「保管したテンプレートがどこにあるかわからない」という場合でも、ナレカンのAIによる「自然言語検索」なら”上司に質問するように”検索できるので、誰でも確実に欲しい情報にたどり着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お礼メールの基本の書き方 以下では、お礼メールの基本の書き方を解説します。概要を確認して、部下への指導に活かしましょう。 お礼メールの目的は？ お礼メールを送る目的としては、以下の3つが挙げられます。 信頼関係の強化 お礼メールをスピーディーに送ることで、相手に対して「丁寧で誠実な印象」を与えられます。相手からの信頼を強化して、その後の交渉や付き合いを有利に進められるのです。 認識のすり合わせ お礼メールに打ち合わせの要点を記載することで、認識をすり合わせられます。お礼のあとに決定事項を端的に書いておくと、あとから起こり得る「言った言わない」問題を防げるのです。 残タスクの確認 打ち合わせ後の残タスクも確認できます。「◯◯については、次回までに確認します」「◯月◯日までの返答をお待ちしています」と記載することで、双方のタスクの抜け漏れを防止可能です。 このように、お礼メールを送る目的には、「信頼関係の強化」「認識やタスクのすり合わせ」があります。お礼の気持ちを素直に伝えることがいちばん大切ですが、このような確認事項も忘れずに記載しましょう。 お礼メールに記載すべき内容は？ お礼メールに記載すべき内容は、主に以下の6点です。メールに記載する際は、上から順に確認しましょう。 件名 件名に【御礼】などと記載すると、メールの意図が相手に伝わりやすいです。 相手の会社名、所属、宛名 失礼のないように、正確に記載しましょう。 お礼の内容 本文の冒頭では、お礼のメッセージを伝えます。 確認事項の内容 “打合せ内容の要約”や”確認事項”がある場合は、お礼のあとに記載しましょう。 締めの文章 最後は、締めの文章として再度お礼の気持ちを記載します。 署名 自身の署名があるか、送信前に確認しましょう。 お礼の内容にもよりますが、基本的には以上の構成でメールを構成すると、要点が伝わりやすく失礼のないお礼メールを送れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お礼メールで使えるフレーズ 以下では、お礼メールで使えるフレーズを「書き出し」「締め」に分けて紹介します。メールの表現に迷ったら、こちらを参考にしましょう。 （1）書き出しのフレーズ お礼メールの書き出しとしては、以下のようなフレーズを使えます。 ・先程は、弊社までご足労いただき誠にありがとうございました。 ・ご多忙の折、アンケートに回答いただきましたこと深く御礼申し上げます。 ・昨日は、大変お忙しい中打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。 ・お忙しい中、資料のご確認ありがとうございました！ 以上が、メールの書き出しに使えるお礼の表現です。社外・社内や、相手への距離感によって使い分けましょう。 （2）締めのフレーズ お礼メールの締めに使えるフレーズは以下になります。 ・簡単ではありますが、メールにて御礼のご挨拶を申し上げます。 ・重ねまして御礼申し上げます。 ・引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。 ・今後ともよろしくお願いいたします。 ・今後ともご指導よろしくお願いします。 このように、締めの文章では重ねてのお礼を伝えたり、引き続きの付き合いを願ったりします。締めの文章もメールの印象を左右するので、雑に打ち切らずに感謝の気持ちを表現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスで感謝を伝えるお礼メールの書き方まとめ これまで、ビジネスでお礼メールを送る際のポイントを中心に紹介しました。 ビジネスでお礼メールを送る際のポイントは多数ありますが、「スピーディーに送る」ことが最も重要です。 その際に、お礼メールを一から考えていては時間がかかりすぎます。そこで、お礼メールの書き方をマニュアル化して共有すれば、社内の誰もが気持ちの伝わる失礼のないメールを素早く作成できます。 そのため、ビジネスでのお礼メール作成を効率化するには、お礼メールの書き方ノウハウを簡単に管理・共有できて、超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適なのです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ビジネスパートナーにスムーズにお礼メールを送りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

仕事をするうえでメールは、職場内や取引先とやりとりする手段として欠かせません。また、画像やファイルを共有するために、メールを利用するケースも多いです。 しかし、「添付ファイルがメールで上手く送れない」とストレスを感じている方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、添付ファイルがメールで送れない原因と3つの対処法をご紹介します。 ファイル添付したメールが送れない原因・対処法を知りたい 添付ファイルを圧縮しても送れない場合の対処法を把握したい メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイルを素早く相手と共有する方法が分かり、ストレスなく情報共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは1.1 Outlookの場合1.2 Gmailの場合1.3 Yahoo！メールの場合1.4 iPhoneのiCloudメールの場合1.5 ocnメールの場合2 メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法2.1 （1）ファイルをzip形式に圧縮する2.2 （2）複数回に分けて送る2.3 （3）ITツールを活用する3 メールで添付ファイルを圧縮しても送れない原因・対処法とは4 【必見】メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法4.1 誰でも簡単にファイルを共有・確認できるツール「ナレカン」5 メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ 【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは ここでは、メールサービス別の添付ファイルが送れない原因を紹介します。自身が使っているメールサービスを把握したうえで、以下を参考にしましょう。 Outlookの場合 Outlookで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Outlookでは容量制限が設けられており、すべてのテキスト、挿入されたファイル、添付ファイルを含めて最大25MBとなります。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができないので注意しましょう。（参考：Outlookのメールの容量制限） セキュリティ上送信できないファイル OutlookはGmailと同様、ユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式は添付することができません。（参考：Outlookで送信できないファイル） Web ブラウザのキャッシュの影響 Web版Outlookで添付ファイルが送信できない場合は、Webブラウザのキャッシュが影響している可能性があります。その場合は、キャッシュをクリアした後、クレットモードでWeb版Outlookを開き、添付し直しましょう。（参考：ブラウザのキャッシュの影響） 上記3点のいずれかに該当する場合は、Outlookにファイルを添付して送ることができません。まずは、ファイルの容量や種別に問題がないか確認し、解決しない場合はキャッシュ削除も試しましょう。 Gmailの場合 Gmailで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Gmailの添付ファイルには容量制限が設けられており、送信での添付ファイルの最大サイズは25MB、受信では最大50MBです。この制限をオーバーする添付ファイルは送受信することができません。（参考：送受信時の添付ファイルの容量制限） セキュリティ上送信できないファイル Gmailはユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式や悪質なマクロが埋め込まれているドキュメントなどは添付することができません。（参考：Gmailで送信できないファイル） 上記2点のいずれかに該当する場合は、Gmailにファイルを添付して送ることができないので、送信前に確認しましょう。 Yahoo！メールの場合 Yahoo!メールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Yahoo!メールのメールサイズには容量制限が設けられており、メールの本文も含めて最大25MBです。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができません。 ファイル数が上限を超えている Yahoo!メールは1つのメールに添付できるファイルの数は50個までです。50個を超える数のファイルを1つのメールで送ることはできません。 ファイル名が長い Yahoo！メールに添付できるファイルの名前は、最大で半角64文字までです。「.txt」や「.jpg」などの拡張子も含まれるので注意しましょう。 参考：メールと一緒にファイルを送りたい（添付ファイル） 上記3点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付して送れません。とくに、Yahoo!メールはファイル名の文字数制限があるので、送付したいファイルを確認し、必要に応じて修正しましょう。 iPhoneのiCloudメールの場合 iPhoneのiCloudメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている iCloudメールは、添付ファイルの容量に20MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、Mail Drop 機能で最大 5GB の添付ファイルを送信可能です。 圧縮していないフォルダがメッセージに添付されている 圧縮していないファイルは、メールに添付してもうまく送れないことがあります。zip形式に圧縮するなどして、ファイルを送信しましょう。 iCloudのメッセージ送信件数の制限を超えた iCloudのメールで1日に送信できるメッセージの数は、1,000 件までの上限があります。もし、心当たりがない場合は、送信ボックスに未送信のメールが溜まっていないか確認しましょう。 iCloudのストレージ容量を使い切った iCloudのストレージは、バックアップやメール、iCloud写真などで共用していて、無料で使えるのは合計5GBまでです。したがって、容量を使い切ると、iCloudのメールアドレスでメールを送受信できなくなります。 参考：iCloud におけるメールボックスの容量とメッセージの送信制限 上記4点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付したメールが送れません。とくに、iCloudのストレージは、メール以外とも共有しているので、上限を超えていないか確認が必要です。 ocnメールの場合 ocnメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている ocnメールは、添付ファイルの容量に10MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、ocnメール（Webメール）で最大 100GB の添付ファイルが送信可能です。 メール設定に誤りがある ocnメールでは、2019年にセキュリティ強化のため、メールのシステムを変更しました。そのため、契約時期によっては会員用登録証に記載の設定値の情報が古い可能性があります。 メールアドレス利用停止処分を受けている 利用中のocnメールアドレスから大量にメールが送信されたことで、サービス運営に支障をきたす場合、一時的にメール送信を停止する対策がされます。そのため、利用停止の通知メールを受信してから2時間程度、ocnメールの送信やウェブブラウザからの利用ができなくなります。 参考1：ocnメールの仕様 参考2：0x800から始まるエラーが表示され、メールの送受信ができない｜メールのトラブル対処方法｜メールサービス 参考3：【重要】メールアドレス利用停止のご連絡」というタイトルのメールが届きました。どうすればいいですか？ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法 以下では、メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法を紹介します。早急に添付ファイルを共有する必要がある方は、即実行しましょう。 （1）ファイルをzip形式に圧縮する 添付ファイルを送る1つ目の方法は、「ファイル形式の圧縮」です。 たとえば、ファイルをzip形式に変換すると圧縮されて容量が小さくなり、大容量のデータや複数ファイルを送れます。「圧縮」は送付予定のファイルを選び、右クリックすると選択できます。 ファイル形式が原因でファイルをメールに添付できない場合は、拡張子(ファイル名の後ろの.docxや.xlsxなどの表示)を変更しましょう。一方で、拡張子を変更するとファイルが開かないことがあるため、送付前に展開できるかの確認が必要です。 加えて、異なるOSから送られた圧縮ファイルを開くとファイル名が文字化けしてうまく解凍できない可能性があります。仮に、文字化けした場合は、解凍ソフトにいれてダウンロードするなどして対応しましょう。 （2）複数回に分けて送る 添付ファイルを送る2つ目の方法は、「複数回に分けたファイルの送信」です。 1通のメールに複数ファイルを添付すると、送付可能なデータ容量を超えることがあります。したがって、メールを複数回に分けて送信すれば、メールの容量上限を超えずに添付ファイルを送れるのです。 以上のように、ファイルをまとめて送信してエラーになるときは、メールを複数回に分けて、容量の上限に達さないようにしましょう。ただし、何通もの添付メールの作成は手間がかかり、送付漏れや誤送信のリスクが伴うので注意が必要です。 （3）ITツールを活用する 添付ファイルを送る3つ目の方法は「ITツールの活用」です。 前提として、メールにファイルを添付して共有する場合、送付先一人ひとりのアドレスを打ち込む手間がかかります。とくに、大企業のように、ファイルを複数人と共有するケースが多い場合には、メールを使った情報共有は不向きです。 そのため、なかには、大容量の添付ファイルを送る方法として「ファイル転送サービス」を活用するケースも見られます。しかし、「ファイル転送サービス」は安全性への懸念から使用を禁止している企業も多いのです。 一方、「あらゆる情報をすぐに共有できるITツール」を活用すれば、一斉に該当のファイルにアクセスできる仕組みをつくれます。たとえば、ファイルはもちろん、テキスト情報や画像も共有できる「ナレカン」は、任意のメンバーにのみ情報を公開できるのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルを圧縮しても送れない原因・対処法とは 添付ファイルを圧縮しても、容量の制限を超えてしまい、メールを送れないケースがあります。 とくに、「JPEG画像ファイル」「動画ファイル」「Excel/Wordファイル」などは、既に圧縮された状態になっています。そのため、圧縮を繰り返しても、たいして容量が小さくならないのです。 以上のように、メールで添付ファイルを圧縮しても送れない場合は、ファイル共有にITツールを活用しましょう。メールより利用できる容量が大きいので、大容量ファイルでも安全かつ確実に共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法 以下では、メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法をご紹介します。 メールは、添付したファイルの容量が大きいと「圧縮しても送れない」などの事態が頻発するため、ビジネス利用には適していません。また、添付したファイルを確認するのに、都度ファイルを解凍したり、ダウンロードしたりする手間がかかります。 そこで、ITツールを活用して「ストレスなくファイル共有できる仕組み」を整えましょう。とくに、検索しやすいツールであれば、必要なファイルへすぐにアクセスできて便利です。 したがって、社内のファイル共有は、誰でも簡単にファイル共有できるほどシンプルな操作性で、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンにファイルや画像を添付するだけで、任意のメンバーに共有が可能です。また、AIを活用した「ファイル内検索」によって、ファイルの中身まで検索し、情報をすぐに見つけられるので、必要なファイルを確認するのに時間がかかるストレスを解消できます。 誰でも簡単にファイルを共有・確認できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ これまで、メールで添付ファイルが送れないときの原因や対処法をご紹介しました。 添付ファイル付きメールの送信に失敗したときの対処法には、「複数回に分けてファイルを送信する」「ファイルを圧縮する」があります。しかし、どのような対処をしても、メールでファイルのやりとりをすること自体の煩雑さは解消されないのです。 また、仮にメールを送れたとしても、受信側は添付ファイルのダウンロードや圧縮ファイルの解凍が必要になるうえ、適切に保存しなければ、あとから必要な情報を探せません。 したがって、ファイルをスムーズに共有するには、メールを使える方であればすぐに使いこなせて、共有した情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、メールによる情報共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

仕事では日々大量のメールが届きます。メールは気軽な連絡手段ですが次から次に蓄積していくため、確認方法を工夫しなければ処理しきれなくなってしまいます。 そのため、取引先や社内からの問い合わせ内容で大量にメールが溜まっていき「メール処理だけで一日の大半が終わってしまう」という状況に困ってる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、大量のメールを処理できない原因と、解決策についてご紹介します。 届くメール量が多すぎて、処理が追い付かず困っている 量に来るメールを効率的に処理する方法を教えてほしい メールの見落としを防ぎ、確実に対処できる仕組みをつくりたい という方は今回の記事を参考にすると、大量のメール処理を効率化する方法がわかり、ストレスのない情報管理が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事におけるメールの利用状況と課題2 【重要】メールの処理に時間がかかってしまう3つの原因2.1 （1）メールが来た順に対応している2.2 （2）不要なメールを制限していない2.3 （3）情報共有がメールに集中している3 【すぐできる】大量のメールを効率よく管理する方法3.1 対策1. こまめにメールを確認する3.2 対策2. 要件ごとにメールを分類する3.3 対策3. 対応が遅れるときは再通知を設定する3.4 対策4. 優先順位を設定する3.5 対策5. ITツール上に転送する4 チーム間で情報を簡単に共有できる最もおすすめのツール4.1 メールを含むあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」5 【Outlook・Gmail】大量のメールを送信する方法5.1 Outlookでのやり方5.2 Gmailでのやり方6 大量のメールをストレスなく管理する対処法のまとめ 仕事におけるメールの利用状況と課題 昨今では、仕事上さまざまな手段でコミュニケーションがとれますが、今もなお、多くの企業でメールを使ったやりとりがされています。しかし、実際のところメールを使ったやりとりは、非効率的な要素が多いと言えるのです。 たとえば、一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2024年」によると、以下の調査結果が明らかになっています。 1日の平均送信数は12.27通、受信数は47.83通 メールを1通読むのにかかる平均時間は1分27秒 メールを通書くのにかかる平均時間は5分57秒 68.36%の人がメールの返信に遅れてしまうことがある 仕事のメールには、顧客からだけでなく社内からの問い合わせも多く届くので「メールを確認する作業」に時間がかかると、ほかの業務への着手が遅くなってしまいます。そのため、大量のメールを効率よく捌いていくための仕組みが必要となるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【重要】メールの処理に時間がかかってしまう3つの原因 以下では、メールの処理が上手くできていない3つの原因を説明します。メールが大量にあり処理しきれなくなる背景には、メール管理の方法が不適切なケースがあるため、原因を理解し管理方法を見直しましょう。 （1）メールが来た順に対応している まずは、メールを”届いた順番”で対応しているケースが挙げられます。 大量のメールの中には「迷惑メール」や「営業メール」も含まれているケースが多いので、届いた順番にすべて確認していると時間がかかってしまいます。たとえ、一通の確認時間を短くしても、小さな積み重ねが結果として膨大な時間となってしまうのです。 したがって、確認時間を短縮させるには、メールは緊急性や重要性で分類したうえで対応しましょう。たとえば、メールの題名に「〇〇締め切り」というようなキーワードが含まれている場合、緊急性が高いと判断できます。 （2）不要なメールを制限していない 次に、不要なメールに制限を設けなければ、受信ボックスが乱雑になってしまいます。 仕事では、情報収集するのにやむを得ずメールアドレスを登録する機会がしばしばあるため、それが原因で不要なメールが届くようになりがちです。また、迷惑メールを放置していると、誤ってメールを開きウイルスに感染したり、フィッシング詐欺の被害にあったりする危険性も高まります。 そのため、不要なメールは面倒だからと言って放置せず、受信拒否設定するなどの対策を講じましょう。 （3）情報共有がメールに集中している 情報の共有方法がメールに集中していると、メールの受信数が増え大量のメールを処理する必要が出てきます。 たとえば、社内情報をメールで共有していると、社内外の連絡がすべてメールに集中します。とくに、CcやBcc・メーリングリストに自身のアドレスが含まれているとメールがたまりやすくなり、重要度の高いメールに気づきづらくなってしまうのです。 したがって、情報共有として送られてきたメールは、返信が必要なメールとの区別が必要です。また、メール業務を効率的に捌くには、「ナレカン」のような情報共有ツールを活用して、情報の共有方法をメール以外の手段に切り替えることが有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐできる】大量のメールを効率よく管理する方法 ここでは、大量のメール管理の負担をなくす、かつすぐに実践できる方法を紹介します。メール対応に時間がかかっている方は、日々の管理方法から改善しなければなりません。 対策1. こまめにメールを確認する 1つ目の対策として、こまめにメールを確認する習慣をつけましょう。 メールは終日届くため、一度にまとめて大量のメールを捌こうとすると、確認が大雑把になったり重要な問い合わせへの対応が遅れたりしがちです。一方、適宜メールを確認していけば、見落としを防げるほか1回あたりの確認作業が短く済むので、ほかの業務への影響も最小限に抑えられます。 ただし、とくに一番負荷が大きいのは「朝一のメール確認」です。就業時間～翌日の出勤時間の間もメールは届くので、可能な限り、当日のメールは当日中に内容を確認しておき、翌日すぐに作業に取りかかれる状態にしておくことが望ましいです。 対策2. 要件ごとにメールを分類する 2つ目の対策は、ひと目で対応の方向が確認できるように、メールを種類ごとに分類していきましょう。 具体的な方法としては、フォルダ分けやフィルターの設定が有効です。たとえばフォルダに「社内連絡」「〇〇社」と命名して作成すれば、すべての受信メールがひとつのメールボックスに溜まることがありません。 また、メルマガや宣伝メールといった返信が不要なメールは、フィルター設定を行えば自動的に整理できます。このように、メールを分類化し整理しておけば、確認時間の短縮につながるのです。 対策3. 対応が遅れるときは再通知を設定する 3つ目の対策として、対応が漏れる場合には再通知機能を設定しましょう。 仕事のスケジュール上、打ち合わせ予定があり即時対応が難しいという状況も起こり得ます。そこで、重要なメールには、決まった時間にアラートされるように再通知を設定しておくことで、見落としの心配をせずに打ち合わせへ臨めます。 ただし、返信をしないことで、相手に不都合がある場合には「〇〇のため、返信が遅れます。」というように連絡しておくのも一つの手です。 対策4. 優先順位を設定する 4つ目の対策は、一瞬で優先順位をは判別できるように設定をしておきましょう。 重要度が高いメールには、「スター」や「フラグ」といった目印を設定することが可能です。具体的には、件名横にマークが入るので、ほかのメールと差別化できるうえ、重要度の高いメールは一覧でまとめて確認できるようになります。 そのため、要件ごにフォルダを振り分けたのち、とくに大切なメールには重要度を設定し、ほかのメールと混じらないように管理しておきましょう。 対策5. ITツール上に転送する 5つ目の対策として、ITツール上にメールを転送して管理していくやり方も有効です。 大量に届くメールのなかには、社員間のやりとりも含まれているケースも少なくありません。そこで、メンバーに連絡すべきことはメール以外のツールを利用することで、受信数が限定され、大量のメールを処理する負担を軽減できるのです。 ただし、連絡手段として別途チャットを利用した場合、情報が散在してしまうだけでなく、メッセージが流れるというデメリットが伴うため注意しましょう。 たとえば、”メール内容”とメールに関する”やりとり”を一元化できる「ナレカン」のようなアプリを導入すれば、情報が煩雑化する心配を一気に解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ チーム間で情報を簡単に共有できる最もおすすめのツール 以下では、チーム間で情報を簡単に共有できる最適なツールを紹介します。 届くメールの量が多いと、確認作業に時間がかかるだけでなく、重要なメールを見落として対応が漏れてしまうことが懸念されます。加えて、なかには個人宛てに届くメールもあるため、仕事をするうえでは「情報の属人化」にも注意しなければなりません。 したがって、チーム全体でメールの見落としや対応漏れを防ぐためにも「メールをはじめとするあらゆる情報を一箇所で管理できる環境」をつくりましょう。ただし、情報を集約できるだけでなく、後から振り返れるように「検索性」に優れていることが大前提です。 結論、大量に届くメール管理を効率化するには、メールを含むあらゆる情報を一元化でき、超高精の検索機能が備わった「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、GmailやOutlookのメール内容を「記事」上に自動転送できるうえ、記事には情報を追加したりコメントしたりも可能なので、チーム内で状況を把握しやすい環境をつくれます。また、超高精度の検索機能が備わっているので、該当のメールが見つからないストレスもありません。 メールを含むあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンを使ったメール管理とは ナレカンでは、以下のように「記事」上にメール内容を転送しつつ、記事に紐づけて「コメント」できるのが特徴です。 チャットのような感覚でやりとりできるので、情報が混ざったり、返信までに時間がかかったりするストレスも軽減できます。また、具体的な運用方法については、ナレカンの専属担当者がサポートしていくので、まずは無料相談を受けてみるのがおすすめです。 【Outlook・Gmail】大量のメールを送信する方法 ここでは、Outlook・Gmailで大量のメールを送信する方法を説明します。メールサービスによってやり方が異なるので、自社のメールサービスの手順を以下で確認しましょう。 Outlookでのやり方 Outlookでメールを大量送信するには「グループ機能」を活用するのがおすすめです。対象の宛先を「グループ」としてあらかじめ設定しておくことで、個別に宛先を設定する負担をなくせます。 Outlook for Windows を開きます。 [ホーム] ＞ [新しい電子メール] の順に選択します。 次に、”グループ名”と入力します。 [連絡先グループ] ＞ [メンバーの追加]の順に設定し、いずれかオプションを選びましょう。オプションは「Outlook の連絡先から」「アドレス帳から」「電子メールの新しい連絡先」から選択できます。 最後に[保存して閉じる] を押せば、グループ作成が完了です。 参考：Outlookで大量送信の手順 Gmailでのやり方 Gmailで大量送信するには、以下の手順で進めましょう。 Gmail を開きます。 左上にある [作成] を開きます。 [To] にグループ名を入力します。 入力中にリストが表示されたら、リストからグループを選択します。 [To] に連絡先のリストが表示されます。 参考：Gmailで大量送信の手順 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大量のメールをストレスなく管理する対処法のまとめ これまで、大量のメールをストレスなく管理する対処法をご紹介してきました。 大量のメールを管理するときは「こまめにメールを確認する」「優先順位をつけておく」こことがポイントです。また、情報共有の方法がメールに集中している場合は、情報共有手段をITツールに切り替えることで、重要な連絡を拾えるようになります。 ただし、なかには個人宛てに届くメールもあるため、情報が属人化しないように管理しておくことが大切です。そのため、社内メンバー複数人がメール内容を確認しやすい環境をつくりましょう。 したがって、自社のメール管理には。普段使用するメールを完全自動で内容を転送して、任意のメンバーと共有できる「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、重要なメールを効率よく捌ける仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

顧客からの問い合わせを受けたとき、早期解決は顧客の満足度につながる一方、解決までに時間を要したり放置されままになっていたりすれば”クレーム”に発展します。そのため、顧客の対応履歴を確実に管理し、スピード感を持った対応をしなければなりません。 しかし、「既存の方法では、顧客の対応履歴が正しく管理できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、課題の対応履歴を残す重要性と残せない原因についてご紹介します。 対応履歴を残す重要性を把握し全社に浸透させたい 過去の対応履歴を見返しても要点をつかめないことがある 過去の対応履歴を”ナレッジ”として参照できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、対応履歴を正しく残す重要性を把握しながら、効率的な情報管理を実践できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 対応・未対応履歴を残す重要性とは1.1 （1）対応漏れや二重返信の防止1.2 （2）顧客満足度の向上2 対応履歴を正しく残せない原因3選2.1 原因1｜担当業務の属人化2.2 原因2｜対応リソース不足2.3 原因3｜手順書が不完全3 対応・未対応履歴を残すときのポイント3選3.1 （1）問題の背景を書く3.2 （2）第三者にも伝わる文章を書く3.3 （3）情報共有ツールに情報を蓄積する4 【おすすめ】対応履歴の管理に使える情報共有ツール4.1 社内のあらゆる情報・事例を見やすく蓄積できる「ナレカン」5 【画像あり】対応履歴の正しい残し方6 対応履歴を残す重要性と残せない原因まとめ 対応・未対応履歴を残す重要性とは まずは、対応・未対応履歴を残すべきふたつの重要性を解説します。効率的に顧客情報を管理したり、対応履歴を正しく管理できたりしている企業には、以下の認識が社内に浸透している特徴があります。 （1）対応漏れや二重返信の防止 対応履歴を正しく管理しておけば、対応漏れや二重返信の防止が可能です。 仮に、在宅ワークをしたり、複数の課題を同時並行で進めなければならなかったりする場合「誰がどの課題を対応しているのかがわからない」ケースが発生しやすくなります。結果、対応漏れや二重返信の発生リスクが上がってしまうのです。 一方、対応履歴が適切に管理されていると、未対応の課題もすぐにわかるので、優先順位を柔軟に変更して取り掛かれます。また、”対応に関わる情報を探す”という無駄な時間が発生しないように、履歴ごとに関連情報を細かく紐づけておくこのもポイントです。 （2）顧客満足度の向上 対応履歴を確実に管理すると、顧客ごとに適切な対応がとれ、顧客満足度が向上します。 顧客ごとの対応履歴を管理すれば、やりとりを正確に遡れるので、適切な顧客対応が実現します。また、担当者が不在の場合でも顧客に関する情報を共有しておけば、担当者以外でも対応が可能となり、顧客を待たせてしまうトラブルを回避できるのです。 そのため、解決までの時間が短くなるのはもちろん、過去に蓄積された回答はマニュアル化して活用するなど、横展開できる情報としても使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 対応履歴を正しく残せない原因3選 ここでは、うまく対応履歴を残せない原因について解説します。対応履歴が残らない非効率な環境では業務を円滑に進められないので、以下の原因から対策を講じ、情報の管理・共有がスムーズに行えるようにしましょう。 原因1｜担当業務の属人化 まず、担当業務が属人化してしまったケースが挙げられます。 業務が属人化した状態では、顧客ごとの対応履歴も担当者しかわからないので、急遽休んだり、現場を離れることになったりした場合に業務に遅れが生じます。 加えて、メンバー間で連携が取れていなければ、周囲に必要最低限の情報共有しかしなくなり、作業内容が不透明化してしまうのです。そのため、対応履歴は一元管理し、時間を問わず誰もが把握できるように仕組みを整えましょう。 原因2｜対応リソース不足 次に、履歴を残して管理しておくリソースがないことも原因のひとつです。 企業によっては、履歴を残す作業に時間や労力を割けないケースもみられます。しかし、情報を管理せずに場当たり的な対応になると、担当者によって業務クオリティが異なり、クレームの原因にもなってしまいます。 そのため、対応履歴を正しく残しておくことをルール化しましょう。一方、現場メンバーにとっては業務負荷が増加するので、混乱しないように「対応履歴のどのような情報を残しておくか」を明確にしなければならない点に注意です。 原因3｜手順書が不完全 最後に、手順書が不完全であることも、対応履歴が残らない原因です。 コールセンターや事務をはじめとした定型業務には手順書が必須ですが、「対応履歴を残すという記載がない」ケースもあります。それにより、”対応履歴を残すのは任意の作業”と認識されてしまい、対応履歴が残らない状況を作り出してしまっているのです。 したがって、対応履歴を残すには、手順書に情報管理・共有方法を統一する内容も正しく記載されていなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 対応・未対応履歴を残すときのポイント3選 ここでは、対応・未対応履歴を適切に残すためのポイントを解説します。正しく情報を管理できている企業は、以下のポイントを押さえながら業務を効率的に進めているのです。 （1）問題の背景を書く 対応履歴を残すときは、発生した問題の背景を書く必要があります。 背景を詳細に記載しておけば、担当者が変わっても一目で履歴の詳細がわかるからです。また、異なる課題であっても類似した背景がわかれば、過去の対応履歴を横展開させ、対応コストの削減にも繋がります。 そして、背景はもちろん、「問題」「原因」「解決策」の三点も記載しましょう。残すべき情報がまとまれば、後から振り返るときにもストレスなく内容を把握可能です。 （2）第三者にも伝わる文章を書く 対応履歴は、誰が見てもすぐに内容が理解できるような文章を書かなければなりません。 履歴の確認・共有をするにあたって、第三者が理解するまでに時間がかかると、対応が遅れたり、誤ったやり方をしてしまったりする可能性があります。そこで、履歴を残した後は必ず、文章そのものがわかりやすいかを見直しましょう。 また、文章の体裁について、長文を記載するのではなく「箇条書き」「簡単な図解」も駆使すると、さらにわかりやすく内容や意図を伝えられます。 （3）情報共有ツールに情報を蓄積する 情報共有ツールに情報を蓄積し、一元管理する点もポイントです。 対応履歴の蓄積に紙やExcelを使った管理では、履歴の蓄積はできても「探している情報がどこにあるかわからない」状態になりがちです。とくに、スピードが求められる顧客対応において「情報の検索」に時間がかかると、顧客満足度の低下に影響しかねません。 そこで、「ナレカン」のように、素早く情報へヒットする検索機能が備わったツールを導入すれば、手間なく対応履歴を探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】対応履歴の管理に使える情報共有ツール 以下では、誰でも簡単に対応履歴を管理できるおすすめのツールをご紹介します。 対応履歴を正しく残し、情報共有がスピーディにできるようになれば、作業効率化ひいては顧客満足度の向上にもつながります。しかし、履歴を残す方法が紙では紛失のリスクや視認性の悪さ、Excelではファイルが散乱するデメリットがあるので「残しただけ」で終わってしまうのです。 そこで、「情報を蓄積できるツール」を活用し、社内のナレッジとして情報を残すことはもちろん、ほかの社員がストレスなく情報を振り返れる仕組みが必須です。ただし、欲しい情報に即アクセスできなければ、対応が遅れてしまいます。 そのため、自社が導入すべきツールは、社内の対応履歴をナレッジとして見やすく作成・蓄積できるうえ、検索性に優れた「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「平均0.2秒」の高速スピード検索や「ヒット率100％」の超高精度検索で欲しい情報に素早く正確にたどり着けます。また、電話対応中でも「記事」にメモのように書き込めるうえ、あらかじめ必要項目が書かれたテンプレートを登録しておけば記入漏れも防げるのです。 社内のあらゆる情報・事例を見やすく蓄積できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像あり】対応履歴の正しい残し方 以下は、ナレカンを使ってクレーム対応履歴を残した例です。直接テキスト・画像・表を書き込めるのでメモ感覚で記載できます。 加えて、「ナレカン」にオリジナルのテンプレートを登録すれば、わずかな操作で呼び起こせるので、誰でも簡単にナレッジを蓄積可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 対応履歴を残す重要性と残せない原因まとめ これまで、対応・未対応履歴を残す重要性や残せない原因、対応履歴を残すうえでのポイントを中心にご紹介しました。 対応履歴を正しく残し迅速に対応しておけば、顧客満足度の向上につながりますが、履歴が属人化していたりすぐに振り返れない仕組みでは情報は蓄積されません。そこで、顧客との対応履歴はもちろん、対応手順をマニュアルとして残しておけるツールが有効です。 ただし、管理する内容が触れると、過去の情報は埋もれがちになり、見つけるのに手間がかかります。そのため、情報へのアクセス性が高いツールを選定すべきです。 結論、導入すべきツールは、年月にかかわらず情報を参照しやすく、マニュアルの作成から管理まで一元化できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、対応履歴を確実に残せる体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！