ナレッジマネジメント
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Web上でFAQを作成できるサービスに「SlimFAQ」があります。SlimFAQは無料で使い始められて、多言語に対応しているツールのひとつです。 なかには、利用を検討しているものの「機能や特徴が分からず導入を悩む」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、SlimFAQの機能や特徴、料金・評判までを網羅的にご紹介します。 SlimFAQの機能や特徴、料金が知りたい 実際のユーザーの評判を参考にして、導入可否を検討したい FAQを簡単に作成できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、SlimFAQの概要が分かるほか、FAQツールを選ぶときのポイントを踏まえて導入可否を判断できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 SlimFAQ（スリムFAQ）とは1.1 SlimFAQと他のFAQツールとの違い1.2 SlimFAQの特徴1.3 SlimFAQの機能2 SlimFAQの使い方2.1 質問の仕方2.2 質問への回答の仕方3 SlimFAQの料金プラン一覧4 SlimFAQの評判5 【重要】FAQツールを選ぶときのポイントとは5.1 FAQの作成・検索が便利なツール「ナレカン」6 SlimFAQ（スリムFAQ）の機能や料金・評判まとめ SlimFAQ（スリムFAQ）とは 以下では、SlimFAQについてや他のFAQツールとの違いについてご説明します。他のツールと比較して検討している方は必見です。 SlimFAQと他のFAQツールとの違い 引用：https://www.slimfaq.com/ SlimFAQとは、OOZOUが運営するWeb上で利用可能なFAQツールです。作成したFAQは外部公開でき、問題解決に役立ちます。 他のFAQツールとの違いとしては以下の2点が挙げられます。 多言語に対応している 日本語以外の言語も対応可能なため、外国人の顧客を多く持つ場合に役立ちます。 FAQをカスタマイズできる それぞれの企業に合わせて、FAQの一部の要素をカスタマイズすることができます。 このようにSlimFAQは、グローバルに展開している企業や、自社に最適なFAQを作成したい場合に適していると言えます。 ・SlimFAQの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら SlimFAQの特徴 SlimFAQは、作成したFAQをWebサイトと統合できる点が特徴です。 同ツールでは、自社のWebサイトに対するFAQの埋め込みに対応しています。また、WordPressやIntercomといった外部サービスとの統合も可能です。しかしこれらは「有料プランのみ」でのみ利用できる点に注意しましょう。 したがって、自社のサイト上でFAQを表示させたい方にはSlimFAQの利用が適していると言えます。一方で、社内向けのFAQの作成には、社内FAQが作れ、業務の疑問点解消につながる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 SlimFAQの機能 SlimFAQのおもな機能は以下の通りです。 FAQ作成 専用の編集画面でFAQを作成します。FAQにはカテゴリーや回答内容だけでなく、画像やファイルも添付できます。 FAQのカスタマイズ FAQの見た目を任意の体裁に整えられます。「カスタムドメイン」によりドメインを追加も可能です。 問い合わせフォームの設置 FAQで顧客が問題解決できなかった場合、問い合わせフォームから直接企業に問い合わせられる機能があります。 分析 ユーザーの利用状況をGoogle Analyticsを利用して分析できます。 このように、SlimFAQにはFAQに関連した機能も備わっていると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SlimFAQの使い方 以下では、SlimFAQの使い方についてご説明します。導入を検討している担当者の方は必見です。 質問の仕方 1.SlimFAQに登録またはサインインをします。 2.作成したいFAQのカテゴリのタイトルを設定します。 3.カテゴリタイトルの下に出てくる「クリックして質問を追加」の上の[+]ボタンをクリックします。 4.質問したい内容を書き込むと、質問作成は完了です。 質問への回答の仕方 1.質問をクリックします。 2.質問の下の枠に質問に対する回答を書き込みます。写真やファイル、動画の添付は、質問の下にあるバーから選択して行います。 3.回答を作成し、「変更を保存」をクリックしたら、完成です。 作成したFAQは、右上の三角をクリックし、「FAQを管理する」を選択すると、まとめて閲覧できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SlimFAQの料金プラン一覧 SlimFAQでは、以下のように無料プランと有料プランが設けられています。 FREE STANDARD PRO 料金 $0 $9/月 $25/月 設置できる質問数 最大10個 無制限 無制限 よくある質問数 最大1個 最大1個 最大10個 FAQのカスタマイズ ✕ ✕ 〇 Google Analyticsのサポートの有無 ✕ 〇 〇 FREEプランは永年無料で使える一方で、質問数が10個までとなっており多くのFAQ作成には不向きとなっています。また、FAQのカスタマイズは最上位プランであるPROプランのみのため、プラン選定時は注意しましょう。 参考：https://www.slimfaq.com/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SlimFAQの評判 SlimFAQの口コミ・評判はネット上で散見されませんでした。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【重要】FAQツールを選ぶときのポイントとは 以下では、FAQツールを選ぶときのポイントをご紹介します。 FAQツールを選ぶときは「誰に対してのFAQを作成するか」を考慮して検討することが重要です。社外向けに対して作成する場合は、SlimFAQのように専門的なFAQツールが役立ちますが、社内向けの場合は「社内メンバーが使う意義を感じるか」を重要視して選びましょう。 具体的には、「FAQのやりとりがしやすいか」が社内向けFAQツールを選ぶポイントです。社内メンバーとFAQを通じてコミュニケーションが取りやすければ、質問に対する回答も集まりやすく、疑問点の解消につながります。 結論、社内向けのFAQ作成には質問に対する回答を複数紐づけられて、社内コミュニケーションも取れるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、質問・回答ができることはもちろん、回答へのお礼のメッセージを送れるため、双方のコミュニケーションが活発になり、質問しやすい環境を構築できます。また、「ホーム画面」は最新・人気の質問がまとめられており、メンバーは最新の情報を確認しやすくなります。 FAQの作成・検索が便利なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SlimFAQ（スリムFAQ）の機能や料金・評判まとめ これまで、SlimFAQの機能や料金・評判を網羅的にご紹介しました。 SlimFAQは、Web上で使えるFAQ作成サービスです。分析機能やWebサイトとの統合機能が備わっている一方で「無料プランの質問数は10個まで」「FAQのカスタマイズは最上位プランのみ可」となっているので、導入は慎重に判断しましょう。 また、FAQを社内受けに作成する場合は、FAQを通じたコミュニケーションを取りやすくすることで、質問に対する回答も集まりやすくなり、疑問点の自己解決が可能となります。 結論、社内向けのFAQ作成には、質問機能により社内FAQが作成でき、FAQを通じて双方向のコミュニケーションが可能なツール「ナレカン」一択です。ナレカンは、一つの質問に複数の回答が紐付けできるので、多くの情報が一元的に集約されるのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、社内FAQをスムーズに運用可能な環境を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

かつて、メールでファイルを送信するときは「PPAP」を利用する手法が主流でした。しかし、近年ではPPAPはセキュリティを担保できず利便性も低いことから、廃止する企業が増えているのです。 PPAPを廃止した企業は、添付ファイルを送信するときに、新たなセキュリティ対策を講じる必要があります。一方、代替手段がわからず、PPAPを続けざるを得ない状況に悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、脱PPAPの改善方法や代替ツールを中心にご紹介します。 自社でもPPAPを廃止したいので、具体的な代替手段を知りたい 情報漏えいのリスクを抑えてファイルを送信したい セキュリティを維持しつつ情報共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、PPAPの代替手段だけでなく、ファイル送信時のセキュリティを高める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 脱PPAPとは2 PPAPのリスク2.1 情報漏えいリスク2.2 マルウェア感染リスク3 PPAPからの移行方法3.1 ファイル転送サービスを利用する3.2 クラウドストレージサービスでやりとりする3.3 情報共有ツールを導入する4 脱PPAPに役立つおすすめの代替ツール4.1 ファイルを安全に共有管理できるツール「ナレカン」5 脱PPAPするときの注意点5.1 関係者と合意形成をする5.2 セキュリティを確認する5.3 社内ルールを整備する6 脱PPAPの概要まとめ 脱PPAPとは PPAPとは、メールでファイルを送信するときに、セキュリティ向上のために利用される対策です。 具体的には「パスワード付きZIPファイルを送信し、別のメールでファイルのパスワードを送る」方法を指します。そのため、以下の頭文字をとってPPAPと名づけられました。 「P」assword付きZIPファイルを送ります 「P」asswordを送ります 「A」ん号化（暗号化） 「P」rotocol（プロトコル）（通信の手順や決まり事のこと） 脱PPAPが提唱されたきっかけは、2020年11月に開かれた当時の平井デジタル改革担当大臣による、内閣府での「自動暗号化ZIPファイルの廃止」の表明です。記者会見にて、内閣府でのPPAP廃止について以下のように述べていました。 内閣府、内閣官房で採用していたZIPファイル送付と同じ経路でパスワードを自動で送る方式は、セキュリティ対策の観点からも、受け取る側の利便性の観点からも、適切なものではないと考えています。 一方で、個人情報等の機密性の高い情報を含むファイルを送信する際には、例えばファイルにパスワードをかけるとともに、全く別の経路でパスワードを知らせるということが、まずは適切な対応ではなかったのかと思います。 他省庁の状況についても、ＮＩＳＣと連携しながら実態調査を進めており、その結果を踏まえて、ZIPファイル送信、送付と同じ経路でパスワードを自動で送る方式については廃止するということを促したいと思っています。 引用：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日 上記の発表を受け、日立や富士通など大手を中心に多くの企業が脱PPAPを進めました。 したがって、PPAPは政府からセキュリティが不十分な対応方法だとされており、利用を続ければ取引先へ「セキュリティに対する認識が甘い」という悪い印象を与えてしまう可能性が高いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ PPAPのリスク ここでは、PPAPによって発生するリスクを解説します。脱PPAPを進めなければ、以下の問題により情報セキュリティ事故が起こるリスクが高まるので注意しましょう。 情報漏えいリスク まず、PPAPには情報漏えいリスクが付きまといます。 PPAPは、暗号化ファイルとパスワードのメールを同一経路で送信する手法です。そのため、送信経路がハッキングされると、盗聴したファイルとパスワードが盗み見られ、第三者がファイルを展開できてしまうのです。 さらに、メールを添付したときに自動的にPPAP方式に変換するソフトウェアを使用していると、誤送信した場合でもパスワードメールが自動で追送されます。その結果、送信先の相手がファイルを確認できる状態になり、情報漏えいのリスクが高まります。 また、今日では「ZIPファイルのパスワードを解析するソフト」からファイルを開くことが可能です。したがって、ファイルのZip化自体がセキュリティ上問題があり、PPAPはファイルの情報を守りにくい手法だと言えます。 マルウェア感染リスク また、PPAPにはメールの受信側がマルウェア（悪意のあるウイルス・ソフトウェアの総称）に感染するリスクもあります。 現行のウイルス対策ソフトは、パスワード付きZIPファイルへのウイルスチェックができないサービスもあります。そのため、暗号化ファイルがセキュリティチェックなしで通過する仕様になっていると、ファイルに仕組まれたマルウェアに対する防御ができません。 また、PPAP方式を採用すると、受信者に「パスワードが付いているから安全」という心理が働きます。その結果、不審なメールかセルフチェックをせずに添付ファイルを開き、マルウェアへ感染するリスクが高まるのです。 したがって、PPAPを脱すると自社のセキュリティ意識向上にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ PPAPからの移行方法 ここでは、脱PPAPを進める3つの方法を解説します。ファイル送信時のセキュリティ向上に成功している企業は、PPAPの代わりに以下の方法で共有しています。 ファイル転送サービスを利用する PPAPの代替手段として、ファイル転送サービスがあります。 ファイル転送サービスは、大容量ファイルを高速で送信するサービスです。特徴として、セキュリティの高い通信経路でデータを送信し、情報を第三者に盗み見られることを防げるので、PPAPの代替手段としての利用が可能です。 しかし、ファイル転送サービスは、送信前に共有クラウド上にファイルをアップロードする手間がかかります。 さらに、サービスによってはログ管理やダウンロード履歴の確認機能が不十分なものもあるため、導入を検討する場合はセキュリティを注視しましょう。 クラウドストレージサービスでやりとりする クラウドストレージサービスを利用してファイルを共有する方法もあります。 クラウドストレージサービスは、ファイルをクラウド上のデータベースに保管するサービスです。特徴として、ファイルへの閲覧・編集権限を限られたメンバーのみに付与することで、第三者からのアクセスを防げることが挙げられます。 クラウドストレージは多くのファイルを一括で管理できる反面、必要なデータを探すのに手間取ることがあります。さらに、ネットワークの状態によっては操作が重くなる場合もあるため、動作が軽く、ファイルを整理しやすい分類機能付きのものを選びましょう。 情報共有ツールを導入する 情報共有ツールを利用すると、セキュリティを守りつつファイル共有を効率化できます。 情報共有ツールは組織間の円滑なコミュニケーションをサポートするツールで、ファイルを手軽に管理・共有する機能が備わっています。また、メンバーを限定して通信を高度に暗号化するサービスを選べば、誤送信による情報漏えいの心配も不要です。 さらに、情報共有ツールは脱PPAPだけでなく、業務に関する情報を共有する環境づくりの一環としても有効です。ただし、自社の環境に合ったツールを導入しなければ使いこなせないので、機能面や操作性を確かめて使いやすさを見極めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 脱PPAPに役立つおすすめの代替ツール 以下では、PPAPの代替手段として役立つITツールをご紹介します。 脱PPAPの手段としては、ファイル転送サービスやクラウドストレージの活用が一般的です。しかし、「情報がフォルダごとに点在して見つけにくい」「バージョン管理が属人的になりやすい」といった課題があり、かえって業務の非効率化を招くケースもあります。 そのため、脱PPAPには「情報の一元管理」と「高い検索性」の両立が実現できるITツールを利用しましょう。また、PPAPの代替手段には、高セキュアであることが必須なので、「セキュリティ機能も充実しているツール」を選定すれば、情報漏えいや誤送信のリスクを低減できます。 結論、PPAPの代替には大企業でも導入可能なセキュリティ基準で情報が守られ、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、「ファイルのダウンロード制限機能」があり情報漏えい対策も万全なうえ、「AI検索機能」でファイル内の情報も瞬時に取り出すことが可能です。そのため、脱PPAPによるセキュリティ向上と業務効率化を同時に実現できます。 ファイルを安全に共有管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 脱PPAPするときの注意点 以下では、脱PPAPするときの注意点を紹介します。PPAPからの移行によるトラブルを防ぐためにも、以下の内容はしっかり確認しましょう。 関係者と合意形成をする まずは、社内外の関係者と丁寧に合意形成をしましょう。 PPAPの運用は、長年の慣習となっている企業も多く、突然の廃止には混乱を招く恐れがあるため、調整をして、目的やメリットをしっかりと共有することが重要です。 とくに取引先や顧客に対しては、代替手段の提示とともに、安全性や利便性の観点から変更理由を説明することで、理解を得やすくなります。事前に合意形成を進めておくことで、業務上のトラブルや信頼関係の悪化を防げます。 セキュリティを確認する 次に、セキュリティの確認もPPAPを廃止するときには必須です。 新たな手段に移行する際は、クラウドストレージや暗号化メールなどが本当に安全かを確認する必要があります。アクセス権や通信経路の暗号化、ランサムウェア・フィッシング耐性といった観点で、総合的なチェックが欠かせません。 また、誤った運用でセキュリティが損なわれないよう、導入前にはトライアルや専門家による確認も実施しましょう。利便性だけでなく、リスク管理の視点が重要です。 社内ルールを整備する 最後に、脱PPAPを実施する前に、社内ルールを整備しておくことも重要です。 新たな送受信方法を正式ルールとして明文化し、対象ファイルや運用手順を明確にすることで、現場の混乱を防げます。また、運用ルールや手順書を非IT部門の社員でも理解・実践できる内容にすることで、全社的な定着が期待できます。 ルールが浸透すれば、業務の効率化とセキュリティ向上の両立が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 脱PPAPの概要まとめ これまで、脱PPAPの改善方法や代替ツールを中心にご紹介しました。 PPAPによるファイルの送信方法は情報漏えいやマルウェア感染のリスクが大きいので、今日では代替ツールを活用する企業が多いです。とくに、必要な情報を見つけやすい「情報共有ツール」を活用すると、安全にファイルの管理・共有を効率化できます。 しかし、高性能なツールは操作が難しく、相応のITリテラシーがなければ使いこなせません。そこで、非IT企業には「セキュリティが高く、ITの知識がなくても使いこなせるシンプルな情報共有ツール」の導入が求められるのです。 したがって、脱PPAPには、メールを使える方なら迷わず使えて、AI検索機能で必要な情報を簡単に見つけられるナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、脱PPAPを進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

コールセンターでは多くの問い合わせに対応していますが、課題の一つに「高い放棄呼率」があります。放棄呼率は、オペレーターとつながる前に顧客が切ってしまった割合であり、顧客の満足度の低下や機会損失を引き起こします。 そのため、「放棄呼を減らすにはどうしたら良いのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、放棄呼の概要や問題点、対策を中心にご紹介します。 放棄呼の意味や類義語との違いを知りたい 放棄呼が起こる原因や対策を知り、自社の業務改善につなげたい 適切な人員配置で生産性を最大化したい という方はこの記事を参考にすると、放棄呼の概要や対策が分かるだけでなく、コールセンター向けのツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 放棄呼率とは1.1 放棄呼率の概要1.2 放棄呼とまち呼・あふれ呼の違い1.3 放棄呼が起こる原因2 放棄呼を放置する3つの問題点2.1 （1）機会損失につながる2.2 （2）離職者が増える2.3 （3）企業イメージが低下する3 放棄呼率を下げるための5つの対策3.1 （1）オペレーターを増やす3.2 （2）ボイスボットを活用する3.3 （3）WebサイトのFAQを充実させる3.4 （4）WFMを実施する3.5 （5）アウトソーシングを活用する4 【必見】コールセンターでの業務効率化に有効なツールとは4.1 オペレーター全員の情報を一元管理・検索ができるツール「ナレカン」5 コールセンターの放棄呼率まとめ 放棄呼率とは ここでは、放棄呼率の概要や類義語との違い、原因について解説していきます。まず、放棄呼率についての理解を深めたい方は必見です。 放棄呼率の概要 放棄呼率とは「ほうきこりつ」と読み、「オペレーターにつながる前に顧客が切ってしまった電話」または「何らかのシステムの不具合で切れてしまった電話」の割合です。 放棄呼率の計算式は以下の通りです。 放棄呼率＝放棄された件数（放棄呼数）÷着信数 放棄呼は、用意した電話回線数に対してコールが溢れることで発生します。つまり、放棄呼率はコールセンターのつながりやすさを示しており、サービス品質や顧客満足度の向上において最も重要な指数だと言えるのです。 放棄呼とまち呼・あふれ呼の違い 以下は、放棄呼と類義語であるまち呼・あふれ呼の違いをまとめた表です。 放棄呼との違い まち呼 まち呼とは、電話回線の容量には問題ないが、入電が集中したことで、顧客が待たされる状態を指します。顧客が待たされた後、電話を切ってしまうと放棄呼になるため、電話がつながらない状態で待つか切るかの判断が両者の違いと言えます。 あふれ呼 あふれ呼は、電話回線の容量よりも入電数が上回ったことで、顧客がオペレーターとつながらない状態を指します。あふれ呼もまち呼と同様に、回線がつながるまで待つか否かで放棄呼と区別されます。 以上のように、まち呼とあふれ呼の状態である顧客が電話を切ると放棄呼になるため、まち呼・あふれ呼と放棄呼は深く関係しています。そのため、まち呼やあふれ呼をなくすことが、放棄呼を解消するために有効なのです。 放棄呼が起こる原因 放棄呼が起こる主な原因は、以下の3つがあります。 対応可能なオペレーターが不足している 入電数に対してオペレーター数が足りないと、顧客の電話に対応しきれず放棄呼が発生します。とくに広告の効果で一時的に入電数が増加するときは、事前に十分な人員を配置しておきましょう。 オペレーターの対応効率に問題がある オペレーターが顧客1人あたりの電話対応に時間をかけすぎてしまうと、電話対応できる数が限られてしまいます。クレーム対応や指示が長引いてしまっていると考えられるため、要点を絞って端的に話すよう注意しましょう。 問い合わせが集中してシステム側が切断されてしまう 問い合わせが回線数に対して多すぎてしまう場合、システムによって切断されてしまうことがあります。問い合わせが増えるタイミングを見計らって回線数を増やすなどが効果的です。 このように、人的・機械的なさまざまな原因があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 放棄呼を放置する3つの問題点 ここでは、放棄呼を放置する３つの問題点を紹介します。問い合わせがつながらないとクレームを受けている企業は必見です。 （1）機会損失につながる 放棄呼がもたらす問題点のひとつが、受注などの機会損失につながることです。 コールセンターは商品の購入やサービスへの加入、資料請求の窓口となっています。自社の顧客になる可能性を、電話がつながらないことで失ってしまうリスクがあります。 そのため、このような機会損失のリスクを削減するためには、放棄呼率を下げる対策が重要になります。 （2）離職者が増える 「電話がつながらない」などのクレームばかり受けると、オペレーターに大きなストレスがかかり、結果として離職者が増えます。 放棄呼の多いコールセンターでは、オペレーターが足りていなかったり、適切な稼働率で運用できていなかったりすることが多いです。そのため、オペレーターの負担が大きくなってしまいます。 このように、離職者を減らすというマネジメントの観点からも、放棄呼率を下げる対策が必要なのです。 （3）企業イメージが低下する 電話がつながらずに何度もかけ直す必要があるという状況は、コールセンターのみならず、企業に対する悪いイメージになりかねません。 企業イメージが低下すると、新たに自社のサービスや商品を購入しようという購買意欲を下げてしまいます。また、最悪の場合、既存の顧客までも失うという事態につながってしまうのです。 このように顧客を失うのを避けるためにも、放棄呼率を減らすことはコールセンターの切実な課題だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 放棄呼率を下げるための5つの対策 以下は、放棄呼率を下げるための3つの対策です。以下の対策を実施して、顧客満足度の向上を目指しましょう。 （1）オペレーターを増やす 1つ目は、オペレーターを増やすことです。 放棄呼率が高いコールセンターでは、慢性的なオペレーター不足が大きな要因となっています。オペレーターが足りないと、同時に電話がかかってきた場合、一部の電話にしか対応できなくなってしまうためです。 また、オペレーター数が少ないと一人当たりの負担も増えるため、従業員にとって良い環境とは言えません。そこで、コールセンター内の環境や福利厚生、給料などを見直して、既存の従業員の離職防止と新規のオペレーター獲得につなげましょう。 （2）ボイスボットを活用する 2つ目は、ボイスボットを活用することです。 ボイスボットは問い合わせに対して自動回答してくれるため、放棄呼につながるまち呼やあふれ呼を削減できます。また、ボイスボットはよくある質問に対して返答できるため、オペレーターが似たような質問に何度も対応する手間が省けます。 そのため、オペレーターは複雑な対応が必要な相手からの問い合わせにのみ集中することが可能になります。結果、少ない人員でも効率良い電話対応が実現します。 （3）WebサイトのFAQを充実させる 3つ目は、WebサイトのFAQを充実させることです。 WebサイトにFAQを多く載せると、そもそもの電話の問い合わせを減らす効果が得られます。顧客の中には、FAQを確認したものの疑問が解消されず、やむをえず電話をする人も多くいます。 そのため、できるだけ多くの顧客の悩みや疑問点を網羅しているFAQを掲載すれば、顧客の手間も減らすことができます。オペレーターと顧客の双方の負担を減らすためにもFAQの整備を進めましょう。 （4）WFMを実施する 4つ目は、WFMを実施することです。 WFMとは、Workforce Managementの略で、最適な人材配置でサービス品質とコスト効率を両立させるマネジメント手法のことです。WFMを実現するには、従業員のシフトやパフォーマンス管理などを確実に実施しなくてはなりません。 そこで、コールセンターにおけるすべての情報を一元管理できるツールを導入すれば、「適切な人を、適切なタイミングで、適切な場所に配置して、最大のパフォーマンスを発揮させられる」のです。 （5）アウトソーシングを活用する 5つ目は、アウトソーシングを活用することです。 アウトソーシングとは、社内業務を専門業者に外部委託することを指し、一時的な人材不足の解消が期待できます。そのため、イベントや広告の効果により、入電数が急激に増えた場合に有効な手段となります。 ただし、外部の人間が電話対応にあたるため、事前に業務内容や応対時の返答などを事前にすり合わせなければなりません。そこで、「ナレカン」「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールで応対マニュアルやスクリプトを共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】コールセンターでの業務効率化に有効なツールとは 以下では、コールセンターでの業務効率化に有効なツールをご紹介します。 コールセンターにおいて、適切な人材配置がされないと、負担が偏ったりスキルが生かされなかったりなど、対応品質の低下につながります。結果、放棄呼率を高めてしまう要因の一つにもなりうるのです。 そこで、「従業員一人ひとりのシフトやスキル、入電数などを管理・共有できるツール」を導入すれば、最適な人員配置が容易になります。ただし、従業員数が多い企業においては、確認したい従業員を探す手間がかかるため、検索性の高いものを選ぶべきです。 結論、業務効率向上のために必要なのは、全従業員の情報を一元管理・検索が可能で最適な人材配置に活かせるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に従業員情報を記入し、部署別に分けたフォルダで任意のメンバーのみの共有が可能です。また、AIを用いた超高精度な検索機能で、従業員の情報に即アクセスし、人材配置戦略に生かすことができます。 オペレーター全員の情報を一元管理・検索ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターの放棄呼率まとめ これまで、放棄呼率の概要や問題点、対策を中心にご紹介しました。 放棄呼率を下げるためには、人材不足をどのように補うかという点が重要になります。人材不足解消の1つの手段として、自社業務を他社に依頼する「アウトソーシング」があります。 しかし、アウトソーシングでは、社内の事情を詳しく知らない外部に委託するので、提供しているサービスの内容や対応マニュアルを共有しなくてはなりません。そこで、社内情報を整理して管理でき、かつ瞬時に情報を見つけられるツールが不可欠です。 結論、自社が導入すべきなのは、社内情報を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、社内の情報を簡単に管理できる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

社内外でのやりとりの手段として、メールは日常的に用いられていますが、不正アクセスや情報漏えいなどのリスクを伴います。そこで、メールセキュリティシステムを導入し、送受信時の安全性を高める企業が増えているのです。 しかし、「多様なメールセキュリティシステムがあるので、自社に合ったサービスがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのメールセキュリティシステム5選や選定ポイント、利用する注意点を中心にご紹介します。 メールのセキュリティ体制に不安があるので対策を講じたい おすすめのメールセキュリティシステムを知りたい 安全に情報共有できる仕組みをつくりたい という方はこの記事を参考にすると、メールセキュリティシステムを選ぶポイントや適切なメール管理方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 メールセキュリティシステムとは2 メールセキュリティシステムがなぜ必要か3 メールセキュリティシステムの選定ポイント3.1 自社に必要な機能が備わっているか3.2 自社に適した種類か4 【無料あり】おすすめのメールセキュリティシステム5選4.1 【Microsoft 365 with IIJ】Microsoft365にセキュリティ機能を付与するシステム4.2 【使えるメールバスター】不正メールの検知に優れた学習型AIサービス4.3 【Menlo Security】添付ファイルやURLの無害化に特化したセキュリティサービス4.4 【Active! gate SS】誤送信を防止できるセキュリティサービス4.5 【GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウド】クラウドサービスとの連携に特化したシステム5 ＜比較表＞おすすめのメールセキュリティシステム5選6 メールセキュリティシステムのデメリットとは6.1 運用コストがかかる6.2 複雑な設定が必要7 安全かつ効率的にメールの情報を一元管理できるおすすめツール7.1 完全自動でメール情報を蓄積できるツール「ナレカン」8 メールセキュリティシステムの概要まとめ メールセキュリティシステムとは メールセキュリティシステムとは、メールの送受信のときに発生する可能性がある「誤送信やウイルス感染」を防ぐシステムのことです。 メールは時間帯を問わず気軽に送付できる一方で、アドレス間違いによる情報漏えいやウイルスによる乗っ取りのリスクも伴います。そこで、メールセキュリティシステムを導入すれば、自動でウイルスを防御したり送付前の確認を実施できたりするのです。 このように、メールセキュリティシステムはメールを安全に送受信するために役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールセキュリティシステムがなぜ必要か メールセキュリティシステムは、セキュリティ事故を防ぐために必要です。 情報処理推進機構が発表した情報セキュリティ10大脅威2025によると、以下が社会的に影響力が大きいとされる事案になります。 1位「ランサム攻撃による被害」、 2位「サプライチェーンや委託先を狙った攻撃」 3位「システムの脆弱性を突いた攻撃」 4位「内部不正による情報漏えい等」 5位「機密情報等を狙った標的型攻撃」 以上のことから、外部による脅威のほか、内部による脅威も挙げられているのがわかります。いずれも、社内情報が漏えいすれば、金銭の要求といったトラブルだけでなく、世間からの信頼も損ないかねません。 したがって、とくに機密情報を扱うビジネスにおいては、セキュリティ対策としてメールセキュリティシステムの利用が求められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールセキュリティシステムの選定ポイント ここでは、メールセキュリティシステムの選定ポイントを解説します。以下の点を押さえなければ、システムを導入しても使いこなせず形骸化してしまうので注意しましょう。 自社に必要な機能が備わっているか 選定前に、メールセキュリティシステムにどのような機能を求めているか明確化することは必須です。メールセキュリティシステムの主な機能としては、以下が挙げられます。 フィルタリング なりすましやスパムなどの不正メールを検知し、メールの受信を防止したり、開封前に警告を出したりする機能です。 無害化 メール本文や添付ファイルに悪意のあるコードが仕掛けられても、無害化された状態で受信する機能です。 誤送信防止 メールの宛先や添付ファイルの誤りをチェックしたり、第三者が確認できるように保留状態にしたりする機能です。 　　　　　メール暗号化 メール本文や添付ファイルをすべて暗号化し、盗聴を防ぎます。 　　　　　メールアーカイブ すべての送受信メールを保存し、後から確認や証拠として活用できます。 　　　　　送信制限設定 社外へのメール送信を条件付きで制限して、情報漏えいなどのリスクを防ぎます。 これらのうち、自社のメールセキュリティに必要な機能を備えているツールを選びましょう。 自社に適した種類か 自社の状況に合わせた種類であることも重要です。メールセキュリティシステムには、おもに以下の3つの種類があります。 クラウド型 インターネット上で提供されるサービスです。インターネット環境以外があれば利用できるうえ、自社でのサーバーの準備・メンテナンスの手間がかからないため、導入コストを抑えたい場合に適しています。 ゲートウェイ型 社内でメールサーバーを設定し、周辺に専用機器を設置する方法です。サーバーの設置コストが大きい代わりに端末台数による制限がないので、大規模な企業で運用するケースが多いです。 エンドポイント型 各デバイスにソフトウェアをダウンロードする方法です。必要最低限の端末のみにセキュリティをかけられる一方で、サービスによっては別途メンテナンスを依頼する必要があります。 各タイプにはそれぞれメリットとデメリットがありますが、メールの送受信を円滑化するには「導入・維持コストを含めて運用しやすいか」「使用デバイスの処理動作が重くならないか」も考慮して選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】おすすめのメールセキュリティシステム5選 ここでは、おすすめのメールセキュリティシステム5選をご紹介します。各サービスごとに特徴や注意点があるので、以下の内容から自社に合っているかを見極めましょう。 【Microsoft 365 with IIJ】Microsoft365にセキュリティ機能を付与するシステム Microsoft 365 with IIJの特徴 誤送信対策ができる メール取り消しや添付ファイル暗号化などの機能で誤送信のリスクを小さくします。 Microsoft 365 with IIJの機能・使用感 セキュリティ機能 迷惑メールや外部からの攻撃を防げるので、メールを受信するときのセキュリティ対策に役立ちます。 メール送受信機能 メール送信を保留する機能があり、保留中に送付先を改めて確認できます。また、Microsoft 365に障害が発生してもメールの送受信を続けられる点もメリットです。 Microsoft 365 with IIJの注意点 Microsoft365のユーザーに限定 Microsoft365のユーザーは無料でIIJ提供のライセンスに移管できますが、ほかのクラウドメールサービスには対応していません。 設定が難しい 利用しているユーザーからは「設定の難しさを改善してほしい」という声があります。（参考：ITトレンド） Microsoft 365 with IIJの料金体系 Microsoft365をIIJで購入+初期費用 Microsoft 365 with IIJの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【使えるメールバスター】不正メールの検知に優れた学習型AIサービス 使えるメールバスターの特徴 独自のフィルタリングシステム 学習型AI技術を用いたフィルタリングによってほぼ100％の不正メール検出率を誇ります。 使えるメールバスターの機能・使用感 メールのフィルタリング 何百万単位でメールを監視できるので、大量にメールのやりとりが発生する場合に便利です。 メンテナンス機能 メールサーバーのメンテナンスやアップデートは自動化されています。 使えるメールバスターの注意点 ドメイン単位での料金設定 ユーザー数ではなく1ドメインあたりの月額制となっています。複数ドメインを利用する場合は注意が必要です。 直感的に操作できない 口コミでは「直感的に操作できず、不明点を問い合わせている」という意見もあります。（参考：ITトレンド） 使えるメールバスターの料金体系 1か月契約：12,870円/月 1年契約：11,770円/月 使えるメールバスターの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Menlo Security】添付ファイルやURLの無害化に特化したセキュリティサービス Menlo Securityの特徴 新しいウイルスへの追加対策も不必要 全ての添付ファイルやURLをMenlo Security経由に書き換えて無害化するので、新種のウイルス対策も万全です。 業務に支障を与えずに使える 端末へのインストールが必要なく、既存環境の設定変更も最小限で済みます。 Menlo Securityの機能・使用感 Web無害化 ネット上のデータファイルを安全に転送できます。また、外部からの攻撃を検知したときには自動で無害化するので、サイバー攻撃などへの対応に時間が割けない場合に利用が適しています。 メール無害化 メールに記載されたURLや添付ファイルをMenlo Securityで無害化します。 Menlo Securityの注意点 受信ボックスが埋まる 無害化された迷惑メールが残るので、受信ボックスが埋まってしまいます。 Menlo Securityの料金体系 無料トライアル（Web無害化のみ）：0円 個別の見積もりは要問い合わせ Menlo Securityの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Active! gate SS】誤送信を防止できるセキュリティサービス Active! gate SSの特徴 さまざまなクラウドメールサービスとの連携が強み Microsoft365やGmail、LineWorksと連携したセキュリティサービスです。 Active! gate SSの機能・使用感 TLS確認機能 データを暗号化してメールを送受信することが可能です。また、通信経路も暗号化されているので、添付ファイルにパスワードをかけずとも送付できます。 上長承認機能 上長の承認を得たメールのみ送付を許可する機能が備わっています。そのため、第三者によるメールチェックを徹底したい企業に適しています。 Active! gate SSの注意点 最低利用期間が12カ月から Active！ gate SSでは、最低利用期間が12カ月からとなっています。したがって、運用前には無料トライアルで操作感を確かめましょう。 誤字脱字や宛先のチェック機能が欲しい 利用しているユーザーからは「誤字脱字や宛先のチェック機能が充実していない」というコメントが寄せられています。（参考：ITreview） Active! gate SSの料金体系 メールセキュリティ支援パック：初期費用＋500円/月 LINE WORKSのメールセキュリティ支援パック：初期費用＋450円/月 オリジナル運用プラン（VPSタイプ）：初期費用100,000円＋500円/ユーザー/月 オリジナル運用プラン（共用タイプ）：初期費用50,000円＋300円/ユーザー/月 Active! gate SSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウド】クラウドサービスとの連携に特化したシステム GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウドの特徴 クラウドサービスとの連携に特化 Microsoft 365やGoogle Workspaceといった主要なクラウドメールサービスとの連携に特化しており、これらのサービスが持つセキュリティ機能を補完できます。 3つのサービスを組み合わせて利用可能 GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウドには、MailFilter on Cloud、MailConvert on Cloud、MailArchive on Cloudの3サービスが含まれるので、自社に合わせて各製品を組み合わせて利用できます。 GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウドの機能・使用感 MailFilter on Cloudの機能 メールの内容や個人情報の有無、さらにメールの配送経路などの豊富な検索項目を組み合わせられるので、柔軟にフィルタリングを実現できます。 MailConvert on Cloudの機能 添付ファイルダウンロードリンク化／添付ファイル暗号化／宛先Bcc変換処理により、誤送信を無効化します。これにより、従来のPPAP問題を解消できます。 MailArchive on Cloudの機能 高度な検索機能によって、簡単に該当のメールを探し出せるようになります。さらに、添付ファイル内も検索対象になるので、都度ファイルを開く手間を減らせます。 GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウドの注意点 パスワードの案内メールを手動で送信する必要がある 利用しているユーザーからは、「添付ファイルにパスワードを付した後、パスワードの案内メールも自動で送信できるようにしてほしい」という声が上がっています。（参考：ITトレンド） サービスを組み合わせると価格が高くなってしまう 利用しているユーザーからは、「価格をもう少し抑えられるとありがたい」という声が上がっています。（参考：ITトレンド） GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウドの料金体系 GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウドの料金体系は以下の表の通りです。 GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウドの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜比較表＞おすすめのメールセキュリティシステム5選 Microsoft 365 with IIJ 使えるメールバスター Menlo Security Active! gate SS GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウド 特徴 Microsoft365にセキュリティ機能を付与するシステム 不正メールの検知に優れた学習型AIサービス 添付ファイルやURLの無害化に特化したセキュリティサービス 誤送信を防止できるセキュリティサービス クラウドサービスとの連携に特化したサービス 注意点 Microsoft365のユーザーに限定 ドメイン単位での料金設定 受信ボックスが埋まる 最低利用期間が12カ月から サービスを組み合わせると価格が高くなってしまう 料金 ・無料プランなし ・有料プランはMicrosoft365をIIJで購入+ ・無料プランなし ・有料プランは12,870円/月～ ・無料プランなし（トライアルはあり） ・有料プランは要問合せ ・無料プランなし（トライアルはあり） ・有料プランは、初期費用50,000円＋300円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは100円〜/ユーザー/月 公式サイト 「Microsoft 365 with IIJ」の詳細はこちら 「使えるメールバスター 」の詳細はこちら 「Menlo Security」の詳細はこちら 「Active! gate SS」の詳細はこちら 「GUARDIANWALL Mailセキュリティ・クラウド」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールセキュリティシステムのデメリットとは ここでは、メールセキュリティシステムのデメリットを解説します。利用開始後に運用が頓挫しないように、以下の内容を踏まえて検討しましょう。 運用コストがかかる メールセキュリティシステムを利用すれば、運用コストの発生は避けられません。 既存のメールサービスに加えてメールセキュリティシステムを導入すると、料金が二重になるうえに管理の負担も重くなります。また、システムの導入によってメール送受信の工数が増えたり、端末の処理速度が低下したりする可能性が懸念されます。 メールの送受信がしづらい体制になれば、メールでのやりとりが多い部署を中心に反発が生まれる可能性もあります。したがって、「料金面・作業面ともに負担を最小限に抑えられる」セキュリティ対策を採用しましょう。 複雑な設定が必要 メールセキュリティシステムに備わった機能を利用するには、複雑な設定が必要になります。 設定方法が複雑だと、誤った設定にしてしまった場合、即座に変更できずトラブルに発展する可能性が高くなるのです。具体的には、「添付ファイルやメールが開けない」「送信したメールが迷惑メールとして誤ってフィルタリングされる」などのケースが挙げられます。 したがって、サービス資料やトライアルを通じて操作性を必ず確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 安全かつ効率的にメールの情報を一元管理できるおすすめツール 以下では、安全かつ効率的にメールの情報を一元管理できるITツールをご紹介します。 企業がメールを活用するうえでは、セキュリティ性だけでなく情報共有の効率性も重要です。なぜなら、メールの数が膨大になると重要なメールが埋もれてしまい、対応が遅れてしまったり、必要な時に参照できなかったりする恐れがあるからです。 とくに、取引先とのメールは、複数のメンバーに一斉送信されたり、反対に自身にしか届いておらず属人化したりして、誰が・いつ・どの対応をしているかが判断しづらいです。そのため、チーム全員が状況を確認しやすい環境をつくることが大切です。 結論、ビジネスにおけるメール管理には、自動転送機能があり、厳格なセキュリティ基準を満たしたツール：「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「自動転送機能」では、指定したアドレスからのメールを「記事」へ転送できるので、重要なメールが埋もれず、任意のメンバーと円滑な情報共有が可能になります。また、厳格なセキュリティ基準を満たしているので、情報漏えいの心配もありません。 完全自動でメール情報を蓄積できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールセキュリティシステムの概要まとめ これまで、おすすめのメールセキュリティシステム4選や選定ポイント、注意点を中心にご紹介しました。 社内での運用に適した機能やタイプのメールセキュリティシステムを選定すると、メールの情報を適切に守れます。しかし、運用コストや設定の負担が重くなるデメリットもあるので、慎重な選定が必要です。 企業がメールを活用するうえでは、安全性だけでなく情報共有の効率性も重視する必要があります。とくに取引先とのメールに関しては、誰が・いつ・どの対応をしているのかが把握しづらいため、チーム全員が状況を確認しやすい環境を作ることが大切なのです。 したがって、厳格なセキュリティ基準を満たし、自動転送機能によりメールを一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、セキュリティを守りつつ負担の少ないメール管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

ビジネスにおいて、メールは気軽に情報をやりとりできる連絡手段です。文章で相手に内容を伝えるツールであるため、電話とは違い、相手が不在時でも連絡を送れる点や聞き間違いによる齟齬を防ぐ点に優れています。 しかし、メールはやりとりした情報の蓄積には不向きなツールです。取引先とのメール履歴を振り返るはずが、ほかのメールと混ざってしまい見つからない経験をした方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスメールのデメリットや、デメリットをカバーするおすすめの方法についてご紹介します。 ビジネスメールにおけるデメリットを解消したい メール以外のコミュニケーション方法を探している 仕事の情報を整理できる仕組みをつくりたい という方は今回の記事を参考にすると、メールにおけるデメリットを解決する方法がわかり、社員全員がメールの情報管理に困らない仕組みの構築が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ビジネスにおけるメールのデメリットとは1.1 （1）情報のつながりが見えない1.2 （2）添付ファイルが管理しにくい1.3 （3）内容が修正できない1.4 （4）セキュリティ面に不安がある1.5 （5）スピーディーにやりとりしにくい2 メール以外のコミュニケーションの手段とは2.1 チャットツール2.2 タスク管理ツール2.3 ドキュメントツール2.4 情報管理ツール3 【必見】メールの利用時に発生するデメリットを解消できるツール3.1 社内外のやりとりを最も簡単に管理できるツール「ナレカン」4 ビジネスメールにおけるデメリットのまとめ ビジネスにおけるメールのデメリットとは 以下では、仕事にメールを使用するデメリットを5つ紹介します。一般的な連絡手段として浸透しているメールですが、ビジネスの場においては利用に注意が必要です。 （1）情報のつながりが見えない メールでは、ひとつのメールの中で異なる内容が入り混じることがあるので、情報のつながりが見えにくくなります。 たとえば、「次回日程調整について」という件名のメールでも、本文に「サービス導入の検討のために打ち合わせを依頼したい」といった全く別の内容が含まれている場合があります。件名と内容が異なれば、あとから探すときにひと目で該当のメールが判別しにくくなってしまいます。 このように、関連する情報がまとまっていなければ断片的な情報しか把握できません。したがって、メールでやりとりする場合は、情報をひとまとめにできる仕組み化や任意の情報にアクセスしやすい管理体制が必須なのです。 （2）添付ファイルが管理しにくい メールに添付されたファイルを「紐付けて管理」することが難しい点もデメリットです。 たとえば、受領したメールとは別に添付ファイルが送られるケースがあります。メール本文に紐づかずに送付されているため、あとから閲覧するときに添付ファイル付きのメールを探し直さなくてはなりません。 また、ダウンロードしたファイルの管理方法が決まっていなければ、見返した際にどのメールに関連するファイルであったか判断できなくなってしまいます。 添付ファイルを該当のメールと紐づけて保存するには、管理方法を社内であらかじめ決めておくことが必要です。ただし、手順の多い方法にすると面倒に感じた社員が実践しなくなるため、シンプルなルールを構築しましょう。 （3）内容が修正できない メールは送信後に内容を修正できないため、特にビジネスでメールを使用するときにはミスがないように丁寧な確認が必要です。 仮に、人的ミスで送信後に記載漏れがあった場合、すでに送信したメールとは別にメールをしなければなりません。結果として、情報が分かれるので送信先の相手に対し、履歴をさかのぼる手間を発生させてしまいます。 メールが送付後に修正できない仕様である以上、送付前のセルフチェックを徹底しましょう。ただし、個人で徹底した確認を行うことはもちろん、チームでチェックリストを用いるといった具体的な対策をとると有効です。 （4）セキュリティ面に不安がある メールはメールアドレスさえ分かれば送れる一方で、セキュリティ面での不安がぬぐえません。 たとえば、メールに添付されたURLからウイルスに感染したり、アカウントを乗っ取られたりする恐れがあります。また、誤送信による情報漏えいのリスクも考えられるのです。 そのため、ウイルス対策ソフトの導入や、重要な社内情報の共有には、情報共有ツールを使うといった対策が必須です。 （5）スピーディーにやりとりしにくい メールには、スピーディーにやりとりしにくいというデメリットもあります。 とくにビジネスにおいて、メールでコミュニケーションをとるときは、内容とは関係のない挨拶や定型文を送らなければいけない場合が多くあります。そのため、スピード感を持った会話がしにくくなってしまうのです。 必要な情報を簡潔に共有したい場合や、細かくスピード感をもってやりとりしたい場合はメール以外のツールでの情報共有を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メール以外のコミュニケーションの手段とは ここでは、ビジネスで利用できるメール以外のコミュニケーション手段をご紹介します。 メールは「情報が混ざらないように各自メールを整理する」「ミスがないように確認を徹底する」だけでは、改善に限界があります。そこで、以下の『情報を可視化できる機能が備わったITツール』を活用すると、メールよりも円滑に情報共有できるのです。 チャットツール チャットツールとは、リアルタイムでコミュニケーションがとれる会話型のメッセージツールです。 複数のメンバーと同時に連絡が可能で、素早くチーム内に情報共有できるのが特徴です。 一方で、メッセージの量が増えると過去のやりとりが流れてしまい、情報が探しにくいというデメリットがあります。また、会話型で気軽にコメントしやすいという長所は、逆に話題を錯綜させやすくしてしまう短所でもあります。 タスク管理ツール タスク管理ツールとは、プロジェクトで発生した作業の管理や進行状況の確認を目的としたビジネスツールです。 作業内容と実施期限をチーム内で共有できるため、取り組みの期間が決まっている業務において作業漏れを防げます。 一方、タスク管理ツールはプロジェクト管理に有効な管理機能を多数兼ね備えており、使い方を理解するまでに時間がかかることが懸念されます。同じチームでも人によって理解度に差がでれば、利用されずに従来のアナログな管理方法に戻ってしまう点に注意です。 ドキュメントツール ドキュメントツールとは、社内の文書を電子化して集約する文書管理・作成ツールです。 文書を一元管理して社内共有できるため、必要な文書を探す手間を省けます。また、ドキュメントツール上で管理すればペーパーレス化にもつながります。 一方で、ドキュメントツールは文字通り文書に特化しており、リアルタイムでのメッセージのやりとりやタスク管理には不十分な点がデメリットです。 情報管理ツール 情報管理ツールとは、あらゆる情報の管理や共有を目的とした総合ツールです。 たとえば、「ナレカン」「ナレカン」に代表される「ナレッジ共有ツール」も情報管理ツールに含まれます。社内で曖昧になっているルールや、属人化しがちなノウハウを「情報」として管理することで、メンバーが確認しやすくなり、幅広い業務を効率化できます。 一方で、管理者へ負担が偏ることや、社員が使いこなせず十分に効果が発揮されない恐れがあります。そのため、すべての社員が使いこなせるよう、年齢やITリテラシーに関係なく、だれでも使いやすいシンプルなツールを選ぶことが重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】メールの利用時に発生するデメリットを解消できるツール 以下では、メールの利用時に発生するデメリットを解消できるツールを紹介します。 メールを仕事で使う際の最大の問題点は、情報がまとまらないという点にあります。とはいえ、社内外とのやり取りにはメールが欠かせないケースも多いので、メールの使用を完全に廃止することは非現実的です。 そこで、「メールの情報を適切に管理できるITツール」を導入しましょう。また、「超高精度の検索機能」が備わったツールであれば、メールの膨大な情報の中から必要な情報に即アクセス可能です。 結論、メールのデメリットを解消するためには、メールに含まれる情報をアクセスしやすく管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」では、任意の情報を残せるうえ、「メール自動転送機能」を活用してメールボックスで管理しきれない情報も遡りやすく管理できます。また、記事に紐づく「コメント」では、社員同士でメールの返信に関する細かいすり合わせも可能なのです。 社内外のやりとりを最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ビジネスメールにおけるデメリットのまとめ これまでビジネスでメールを利用するデメリットをご紹介してきました。ビジネスメールには、以下のデメリットがあります。 情報のつながりが見えない 添付ファイルが管理しにくい 内容が修正できない セキュリティ面に不安がある スピーディーやりとりしにくい デメリットを解消する方法としては、『システム的に情報を可視化できる機能が備わったITツールの導入』が最適です。 しかし、ツールを導入しても使いにくいものであれば放置されてしまい、仕事の情報を整理できる仕組みづくりにはつながりません。そのため、「操作がシンプルでかつ直感的なツール」を導入しましょう。 結論、超高精度な検索機能で誰でもすぐに情報へアクセスできるナレッジ共有ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入してビジネスメールのデメリットを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

メール配信サービスには、「オンプレミス型」と「クラウド型」という2種類のシステムがあります。「オンプレミス型」では、自社でネットワーク環境を整備して、メール配信システムを管理・運用します。 とはいえ、「オンプレミス型やクラウド型いすれにせよ、具体的な利用イメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットを中心にご紹介します。 オンプレミス型システムとクラウド型システムの違いがわからない オンプレミス型メール配信システムのメリット・デメリットを知りたい メールよりも簡単に情報共有できるシステムを探している という方はこの記事を参考にすると、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットが分かるだけでなく、自社に合ったメール配信システムの導入につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 オンプレミス型とクラウド型システムの違いとは2 オンプレミス型でメール配信する3つのメリット2.1 （1）情報を社内で管理できる2.2 （2）カスタマイズしやすい2.3 （3）既存システムと連携できる3 オンプレミス型でメール配信する3つのデメリット3.1 （1）費用がかかる3.2 （2）運用コストがかかる3.3 （3）専門的知識が必要になる4 情報共有にメールを使うときの注意点とは5 【メールより簡単】社内情報を一元管理できるクラウド型システム5.1 誰でも簡単に顧客情報を管理・共有できるツール「ナレカン」6 オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットまとめ オンプレミス型とクラウド型システムの違いとは メール配信には「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類のシステムがあります。以下は、オンプレミス型とクラウド型の特徴を比較した画像になります。 「オンプレミス型」とは、“サーバー”（サービスを提供するコンピューターのこと）やパソコンに“ソフトウェア”（コンピューターに命令を出すためのプログラムのこと）をインストールして利用するシステムを指します。 一方、「クラウド型」とは、インターネットを介して、サービス事業者が提供するサーバーでソフトウェアを利用するシステムを指します。自社でネットワーク環境を構築する必要がなく、Web上でデータを管理・運用できる点が特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型でメール配信する3つのメリット ここでは、オンプレミス型のメール配信のメリットを3つ解説します。オンプレミス型のメール配信では「社内での情報管理」や「既存システムとの連携」が可能です。 （1）情報を社内で管理できる 1つ目のメリットとして、情報を社内で管理できる点が挙げられます。 オンプレミス型では、自社でサーバーやパソコンを運用するので、情報を社内で管理できます。そのため、顧客情報をほかのサービス事業者に公開する必要がなく、情報管理を社内で完結できるのです。 このように、オンプレミス型でメール配信をすると、情報を社内で管理して情報漏えいのリスクを回避できます。 （2）カスタマイズしやすい 2つ目のメリットは、カスタマイズしやすい点です。 オンプレミス型は、自社でシステムを構築・管理するため、カスタマイズ性の自由度も高くなります。具体的には、第三者が運用することを想定していないため、自社での運用に最適な仕様にアレンジできるのです。 また、独自にIT部門があったり、システムエンジニアなどの人材をそろえられたりすれば、必要に応じた改善も繰り返せます。そのため、長期的な運用を見越している場合はオンプレミス型システムを構築し、適宜修正していくスタイルがおすすめです。 （3）既存システムと連携できる 3つ目は、既存システムとも連携できる点です。 オンプレミス型は、自社の用途に合わせて、システムをカスタマイズできます。そのため、既存システムとの連携もスムーズにできるのです。 したがって、既存システムに大量のデータを蓄積している企業でもオンプレミス型のメール配信であれば、円滑に連携してデータを活用可能です。また、あとから別のツールを導入した場合でも対応できるので、ツールの互換性はとくに高いと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型でメール配信する3つのデメリット オンプレミス型のメール配信するデメリットには、「導入・運用コストがかかる」「専門知識が必要になる」という点が挙げられます。以下のデメリットが致命的となる場合は、クラウド型の利用がおすすめです。 （1）費用がかかる 1つ目のデメリットは、費用がかかる点が挙げられます。 オンプレミス型を導入するには「サーバーやパソコンなどのハードウェア」や「アプリケーションなどのソフトウェア」を自社で購入する必要があるため、初期費用が高額になりやすいです。 たとえば、サーバー機器本体にも数十万円ほどかかるので、自社の予算に合っているか確認が必要になります。そのため、導入のハードルは他のシステムより高くなってしまう点に注意しましょう。 （2）運用コストがかかる 2つ目は、運用コストがかかる点です。 オンプレミス型では、サーバーを設置・設定したり、ネットワーク環境を構築したりする手間がかかります。また、システムを継続して活用するには、定期的なメンテナンスも必要です。 したがって、オンプレミス型のメール配信では、自社でシステムを運用・保守するコストがかかる点に気を付けなければなりません。 （3）専門的知識が必要になる 3つ目は、専門知識が必要になる点です。 オンプレミス型では、自社でセキュリティ対策に取り組みます。そのため、万が一トラブルが発生したときは、専門知識を活用して、トラブルに対応したりセキュリティ対策を強化したりする必要があるのです。 このように、オンプレミス型のメール配信では、専門知識が求められます。したがって、システムの管理を外部業者に委託するケースが多いですが、その場合は別途費用が発生する点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報共有にメールを使うときの注意点とは 社内の情報共有にメールを使うときは、確認や共有に手間がかかる点に注意が必要です。 そこで、メール配信システムを使えば、顧客や会員宛てに一斉にイベントなどの情報を配信でき、都度宛先を入力する手間が省けて担当者の負担を減らせます。また、オンプレミス型にするか、クラウド型にするかは、自社のリソースを考慮して選ぶことが大切です。 ただし、社内の情報共有にもメールを活用するのは望ましくありません。というのも、社内メンバー間でのメールによる情報共有は、やりとりが往来するため「他の用件に埋もれやすく確認漏れが生じやすい」からです。 そこで、「ナレカン」「ナレカン」のような「過去の情報ややり取りが埋もれないITツール」を使うと、すぐに内容を確認して業務に活用するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【メールより簡単】社内情報を一元管理できるクラウド型システム 以下では、メール配信よりも簡単に情報共有できるツールをご紹介します。 オンプレミス型のメール配信システムは、情報を社内で管理できるメリットがある一方、専門知識が必要になるデメリットもあります。そのため、オンプレミス型ではなく、クラウド型システムを導入するのがおすすめです。 とはいえ、メールでは宛先を入れたり受信メールを確認したりする手間がかかるうえ、他のメールに埋もれて共有漏れの原因になりかねません。そのため、メールから脱却し、「簡単かつ確実に情報共有できるツール」を活用しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を確実に管理・共有でき、社内掲示板で全社への情報通知も簡単な「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、任意のメンバーへ瞬時に情報共有できる「記事」に加え、全社向けに情報を公開する「社内お知らせ機能」が備わっているので、社内情報を円滑に共有可能です。また、「平均0.2秒」の高速スピード検索によって、過去のやり取りや添付ファイルの中身もすぐに遡れます。 誰でも簡単に顧客情報を管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットまとめ これまで、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットを中心にご紹介しました。 オンプレミス型のメール配信では「社内での情報管理」や「既存システムとの連携」が可能である一方「導入・運用コストがかかる」「専門知識が必要になる」というデメリットがあるため、クラウド型システムを導入しましょう。 ただし、社内の情報共有にもメールを使っていると「メールの作成」や「情報の確認」に手間がかかってしまいます。そこで、スムーズにやりとりしながら、必要な情報をすぐに見つけられるツールがあると便利です。 結論、メールに代わり導入すべきツールは、宛先の登録なしで瞬時に情報共有可能なうえ、高精度の検索機能で過去の情報に即ヒットする「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、全社で情報共有を徹底しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

ビジネスの現場において、メールを使って関係者と連絡していると、メールの不達が発生する場合があります。相手にメールが届かないと、情報の伝達漏れが生じたり意思疎通ができなかったりして、業務が停滞してしまう恐れもあります。 しかし、なかには「メールが届かない原因が分からないので、解決しようがない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、メールが届かない原因・対策を中心にご紹介します。 メールが届かない原因を把握し、対策を講じたい メールによる情報共有が面倒に感じている メールよりも確実に情報共有できる方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、メールが届かない原因を把握しつつ、確実に情報を管理・共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【要チェック】メールが届かない原因6選1.1 受信側｜迷惑メールとして処理されている1.2 受信側｜容量が上限に達している1.3 受信側｜電波環境が悪い1.4 送信側｜送信先メールアドレスが間違っている1.5 送信側｜添付ファイルの容量が大きい1.6 送受信側｜メールサーバーに障害が発生している2 連絡手段にメールを使う注意点とは3 メールが届かないときの対処法2選3.1 （1）ホワイトリストに登録する3.2 （2）ダブルオプトインを設定する4 【これで解決】メールより確実！誰でも簡単に情報共有できるツール4.1 確実に情報を共有・蓄積して過去のやり取りも消えない「ナレカン」5 【番外編】IPhoneにメールが届かないときの対処法5.1 （1）メールアドレスとパスワードを確認する5.2 （2）メールのフェッチと通知設定を確認する5.3 （3）メールプロバイダまたは管理者に問い合わせる5.4 （4）メールアカウントを削除して設定し直す6 メールが届かない原因・対策まとめ 【要チェック】メールが届かない原因6選 ここでは、メールが届かない6つ原因について解説します。「受信側に原因がある場合」と「送信側に原因がある場合」があるので、以下の内容を把握し、メールが届かない原因を正確に特定しましょう。 受信側｜迷惑メールとして処理されている 受信側で迷惑メールとして処理されているため、メールが届かない場合があります。 受信側が迷惑メール設定をしていると、正規のメールであっても「迷惑メールとして受信を拒否されている」「迷惑メールフォルダに振り分けられている」ことがあります。 とくに、「NTTdocomo（ドコモ）」「au」「ソフトバンク」などのキャリアメール（通信キャリアが提供するメールサービスのこと）では、「Gmail」などのフリーメール（無料で利用できるメールサービス）が迷惑メールとして処理される可能性があるのです。 そのため、メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認してみましょう。 受信側｜容量が上限に達している 受信側にて、受信ボックスの容量が上限に達していると、メールが届きません。 メールの受信設定としては、以下の3種類があります。 メールを受信したらすぐに削除する設定 受信後、一定期間が経過してから削除する設定 メールを削除せず残しておく設定 「メールを削除せず残しておく設定」の場合、過去のメールがサーバー上に蓄積していくため、容量が上限に達する可能性があります。そのため、新たにメールを保存できず、受信できなくなるのです。 したがって、不要なメールは定期的に削除して、容量が上限に達していないか確認するようにしましょう。 受信側｜電波環境が悪い メールが届かない原因として、受信側の電波環境が悪い点が挙げられます。 スマホやタブレットの場合、電波環境が悪く圏外になっていると受信できません。メールが届かない場合は、スマホがインターネットに接続されているか確認する点が重要です。 また、一度圏外になると、端末やアプリが電波の回復を認識できていない可能性があります。そのため、手動でメール受信の操作をしてみましょう。 送信側｜送信先メールアドレスが間違っている 送信先メールアドレスが間違っていることも、メールが届かない原因のひとつです。 とくに、「ドットが抜けている」「全角文字を入力している」などの間違いが発生しやすいです。そのため、送信する前に、送信先メールアドレスを確認する必要があります。 また、「送信先メールアドレスが間違っている」もしくは「送信先メールアドレスが存在しない」場合、「配信不能」や「User Unknown」という件名のメールが返信されます。したがって、該当メールが届いている場合は、送信先メールアドレスを確認しましょう。 送信側｜添付ファイルの容量が大きい 添付ファイルの容量が大きいと、メールが届きません。 メールでは、画像や資料をファイルとして添付できます。しかし、メールサーバーには送受信できる添付ファイルの容量に上限があるので、容量が大きすぎると、メールが届かなくなってしまうのです。 そのため、メールが届かない場合は、添付ファイルの容量が上限を超えていないか確認しましょう。また、容量の大きいファイルを添付したいときは、「ファイルを圧縮する」「ファイル共有サービスを利用する」など工夫することがポイントです。 送受信側｜メールサーバーに障害が発生している メールサーバーに障害が発生しているため、メールが届かない場合があります。 具体的には、メールサーバー自体が原因でメールが届かない理由として、以下の内容が挙げられます。 サーバーに障害が発生して動作が止まっている サーバーに負荷がかかって一時的に動作を止めている システムメンテナンスのため一時的に動作を止めている このような場合は、企業のWebサイトにて「障害情報」や「メンテナンスの告知」が出ていないかを確認し、対策がされるまで待機する必要があります。。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 連絡手段にメールを使う注意点とは 情報共有にメールを使う注意点には、情報が埋もれてしまう点が挙げられます。 メールでは、重要な情報が他の用件に埋もれやすく、見落としによる対応漏れが起きてしまう恐れがあります。また、添付されたファイルは、都度ダウンロードして参照しなければならない点も面倒です。 そこで、「投稿（記事）と紐づいたコメントにより情報が流れないツール」を使うと、確実な情報共有が実現します。さらに、ファイルをダウンロードせずとも中身を確認できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールならば、素早い情報取得が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールが届かないときの対処法2選 ここでは、メールの不達を改善する2つの対策について解説します。以下の対策を講じて、関係者と円滑にやりとりしましょう。 （1）ホワイトリストに登録する メールの不達を改善する対策として、ホワイトリストに登録する手法が挙げられます。 「ホワイトリスト」とは、「ブラックリスト（受信拒否リストのこと）」の対義語で、受信許可リストを指します。受信者側の管理画面にて、特定のメールアドレスやドメインをホワイトリストに登録すると、相手からのメールが確実に届くようになります。 このように、ホワイトリストを活用すれば、関係者からのメールがスパムメール（無差別かつ大量に送信されるメールのこと）と判定されることを防いで、メールの不達を改善できます。 （2）ダブルオプトインを設定する ダブルオプトインを設定することも、メールの不達を改善する対策方法のひとつです。 「ダブルオプトイン」とは、利用者が会員登録をするときに、メールアドレスを入力して仮登録したあと、そのメールアドレスに届いた登録用URLにアクセスして登録を完了する仕組みを指します。 このように、ダブルオプトインでは二段階でオプトイン（受信許可）をするので、送信先メールアドレスの誤入力を防止し、メール不達の改善につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【これで解決】メールより確実！誰でも簡単に情報共有できるツール 以下では、メールよりも確実に情報を管理・共有できるツールをご紹介します。 メールは、ビジネスにおいて複数のファイルを共有するのに便利です。一方、添付ファイルの容量が重すぎたりほかのメールに埋もれたりして、メールが届かないリスクも生じやすいなどのデメリットが伴います。 そのため、そもそもメールを活用した共有方法ではなく、アドレス入力なしで任意のメンバーに即閲覧できる仕組みを作りましょう。ただし、情報は共有して終わりではなく、活用されなければ意味がないので、いつでも簡単に振り返れることが肝心です。 結論、自社が導入すべきなのは、情報を確実に共有・蓄積し、過去のメッセージのやり取りも残せる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にファイルや画像を添付するだけでアドレスを登録せずとも瞬時にメンバーに共有でき、さらに「コメント」も残せるのでメンバー間のやり取りも完結します。また、画像・ファイル内検索も可能なので、メールのように情報を探すのに時間もかかりません。 確実に情報を共有・蓄積して過去のやり取りも消えない「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンのプレビュー機能＞ 以下では、情報のアクセス性を高める「プレビュー機能」を紹介します。 上記のように、ナレカンの「記事」は、あらゆる画像やファイルを添付してメンバーに共有可能です。また、添付したファイルは「プレビュー機能」により、わざわざ開かなくても中身が確認できる状態で保管されます。 加えて、プレビュー状態のファイルの中身は、独立した検索機能によって検索することも可能です。この独立した「ファイル内検索」を使えば、検索範囲が限定されるため、より精度の高い検索結果を得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【番外編】IPhoneにメールが届かないときの対処法 ここでは、iPhoneにメールが届かないときの対処法4選を紹介します。以下の手順はiPhoneやiPadでメールを受信できない場合から引用しています。 （1）メールアドレスとパスワードを確認する 1つ目は、メールアドレスとパスワードを確認する方法です。 メールアカウントのパスワード入力画面が表示される場合は、パスワードが正しいか確認してください。メールアドレスとパスワードを確認するには、メールプロバイダのWebサイトにサインインする必要があります。 確認してもユーザ名やパスワードのエラーが表示される場合は、メールプロバイダまたはシステム管理者に問い合わせましょう。 （2）メールのフェッチと通知設定を確認する 2つ目に、メールのフェッチと通知設定を確認しましょう。ただし、バージョンによってデフォルトの設定が異なる場合があるので注意が必要です。 「データの取得方法」で「プッシュ」を設定できない場合、アカウントはデフォルトで「フェッチ」に設定されています。そのため、デバイスでメールを受信する方法が変わってしまうので、設定内容を調整するには以下の手順を実行しましょう。 [設定]＞[アプリ]＞[メール]の順に選択し、[メールアカウント]をタップします。 [データの取得方法]をタップします。 [自動]または[手動]などの設定項目を選択するか、メールアプリでデータをフェッチする時間間隔を指定します。 次に、メールアプリの通知設定が正しいか確認しましょう。 [設定]を選択し、[通知]をタップします。 [メール]をタップします。 [通知][サウンド]または[バッジ]を調整します。 （3）メールプロバイダまたは管理者に問い合わせる 3つ目に、メールプロバイダに問い合わせるか、またはサービスが停止されていないかの確認が必要です。 メールプロバイダや管理者に、使用するアカウントに対し、2ステップ確認のようなセキュリティや機能制限が有効になっていないか問い合わせましょう。ただしこのとき、特別なパスワードの入力や、メールプロバイダによる認証申請が必要になる場合があります。 また、メールアカウントの設定についてメールプロバイダや管理者に確認し、設定情報が正しいかも確認しておきましょう。 （4）メールアカウントを削除して設定し直す 4つ目は、メールアカウントを削除して設定し直す方法です。以下の手順を踏めば、アカウントを削除することができます。 コンピュータで、メールプロバイダのWebサイトにサインインします。メールがすべて保管されていることを確認するか、または、デバイス以外の別の場所にメールが保存されていないか確認します。 デバイスで、[設定]＞[アプリ]＞[メール]の順に選択し、[メールアカウント]をタップします。 削除したいメールアカウントをタップします。 [アカウントを削除]をタップします。 アカウントを再び追加します。 上記の方法を実践してもメールの不達が解消されない場合は、システム管理者に問合せましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールが届かない原因・対策まとめ これまで、メールが届かない原因・対策を中心にご紹介しました。 メールが届かない原因としては「迷惑メールとして処理されている」「送信先メールアドレスが間違っている」などの内容がありました。そのため、ホワイトリストに登録したりダブルオプトインを設定したりして、対策をとる必要があります。 一方で、連絡手段にメールを使うと、情報が埋もれてしまう点に注意しなければなりません。そこで、残した情報が確実に共有・蓄積され、あとから簡単に振り返れるツールの活用が不可欠です。 したがって、自社の連絡手段に最適なのは、社内の情報が確実に蓄積されるうえ、素早い情報共有とアクセスが可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、メンバーと円滑にやりとりしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

取引先企業や行政機関とのコミュニケーションに用いられるメールには、顧客情報や個人情報が多く含まれています。しかし、メールを誤送信して社外秘の情報が第三者に漏えいすると悪用・拡散される恐れがあるので、厳重な管理が求められます。 しかし、誤送信が実際に起きた場合、どのように対応すべきかわからず悩む方も多いのではないでしょうか。 本記事では、メールを誤送信した時の正しい対応や原因、予防法を中心にご紹介します。 メールの誤送信の対処法や原因を理解したい お詫びメールの例文を知りたい メールの運用に関するルールを社内で適切に運用し、誤送信を減らしたい という方はこの記事を参考にすると、メールの誤送信が起きた場合の対応や予防方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 メールを誤送信した時の正しい対応1.1 お詫びメールをすぐに送る1.2 誤送信の原因を調査・報告する1.3 再発防止策を作成・周知する2 誤送信のお詫びメールの例文・テンプレート2.1 （1）宛先のミスを謝罪する場合2.2 （2）添付ファイルのミスを謝罪する場合2.3 （3）内容のミスを謝罪する場合2.4 （4）メールを途中で送信してしまったことを謝罪する場合3 メールの誤送信が起きる原因3.1 宛先・CC・Bccのミス3.2 添付ファイルのミス3.3 文面のミス4 メール誤送信の対策・防止する方法4.1 メール送信のルールを作る4.2 誤送信対策のシステムの導入4.3 送信取り消し機能を設定する5 【必見】メールの誤送信防止に役立つITツール5.1 誰でもアクセスしやすく社内ルールを運用できるツール「ナレカン」6 メールを誤送信した時の対処法まとめ メールを誤送信した時の正しい対応 ここでは、メールを誤送信した場合の正しい対応方法を解説します。以下のポイントを押さえなければ、顧客からの信用を失う可能性もあるので確実に実践しましょう。 お詫びメールをすぐに送る メールを誤送信したことに気づいたら、まずはすぐにお詫びメールを送りましょう。 このとき、素早く対処することが重要です。誤送信をしてしまっても、対応の早さから誠意を見せることができるからです。また、内容の伝わりやすい題名をつけることも意識しましょう。 急を要する場合は、メール送付前に直接電話をかけて、迅速に第一報の連絡を入れる方法も有効です。とくにメールに社外秘の情報が含まれているときは、広まってしまう前に誤送信であることを明らかにすべきなので、状況に応じてメールと電話を使い分けましょう。 誤送信の原因を調査・報告する 連絡を入れ、誤送信したメールが破棄された後は、誤送信の原因を調査し、責任者に報告します。 メールの誤送信が起こる原因の究明がされなければ、同じミスが何度も繰り返されてしまいます。したがって、偶然発生した失敗と考えず誤送信が発生した経緯を詳細に確認する必要があるのです。 ただし、原因を調査する時は早々に結論を出すのではなく、周りの従業員とも相談しながらメールを送信する際の癖や慣例などを振り返るのが重要です。周りを巻き込むことで、誤送信の原因をチーム内に共有できる効果も期待できます。 再発防止策を作成・周知する メールの誤送信が起きる原因が明確化された後は、再発防止策を作成・周知します。 対策として「送信ルールの設定」や「システム導入」などが挙げられますが、いずれにしても継続的に実行できる方法でなければ誤送信の問題は解決しません。たとえば、作業工数が多すぎるとメール送信の度にストレスが生まれ、最終的に形骸化してしまいます。 また、再発防止策を作成するだけでなくチーム全体への周知を徹底しなければ、社内メンバーに認識されずミスを予防できないので注意しましょう。具体的には、メール送信時のマニュアルを「ナレカン」「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールで共有するのも有効な手段です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 誤送信のお詫びメールの例文・テンプレート 以下では、誤送信をしてしまった時のお詫びメールの例文を、状況別に紹介します。コピー&ペーストできるので、活用して迅速にメール文面を作成しましょう （1）宛先のミスを謝罪する場合 宛先を間違えて送ってしまった時の例文です。まずは誤送信先にお詫びのメールを送りましょう。 △△株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のメールでございますが、誤って△△様宛に送信しておりました。 送信日時：2025年6月17日 11:34　送信元：〇〇　件名：＿＿＿ つきましては、お忙しいところ恐縮ではございますが、当該メールを開封せずに破棄いただけますでしょうか。 今後は、送信前に宛先および内容を厳重に確認し、再発防止に努めてまいります。 大変恐れ入りますが、何卒ご容赦いただけますと幸いです。 改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 同様に、メールを送るはずだった相手にも連絡を入れます。顧客情報が悪用された際に責任が重くなりかねないので、相手に誤送信の事実を隠してはなりません。 （2）添付ファイルのミスを謝罪する場合 次に、誤ったファイルを添付してしまった場合のお詫びメールの例文です。 △△株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のファイルですが、誤ったものを添付してしまっておりました。 送信日時：2025年6月17日 11:34　送信元：〇〇　件名：＿＿＿ ファイル名：＿＿＿ つきましては、本メールに正しいファイルを添付しましたのでこちらを正としていただけますでしょうか。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。 今後は、送信前に内容を厳重に確認し、再発防止に努めてまいります。 改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 お詫びメールには正しいファイルを添付して送ります。また、ファイルを添付せずに送ってしまった場合も同様に、お詫びのメッセージと送るはずだったファイルを添付して送信しましょう。 （3）内容のミスを謝罪する場合 次に、誤った内容のメールを送ってしまった場合のお詫びメールです。今回は、誤った打ち合わせ日時を伝えてしまったことを想定しています。 △△株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 大変申し訳ございません。先ほどメールでお送りしました、打ち合わせの日時に誤りがございました。 以下の通り、訂正させていただきます。 （誤）〇月〇日（月）　午前10時 （正）〇月〇日（月）　午前11時 〇月〇日（月）、午前11時にお伺いいたしますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。 この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 内容を間違えてしまったときは、上記の例のように、必ず「誤りの部分」と「正しい内容」が相手に分かりやすいように書きましょう。 （4）メールを途中で送信してしまったことを謝罪する場合 最後にメールを途中で送信してしまった場合のお詫びメールです。 △△株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のメールでございますが、誤って途中の状態で送信されてしまいました。 送信日時：2025年6月17日 11:34　送信元：〇〇　件名：＿＿＿ 至急正しい内容を再送いたしますので、恐れ入りますが再送したメールをご確認いただけないでしょうか。 改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 メールを途中で送信してしまった場合は、メールの受信者が混乱してしまうことを避けるために、正しい内容のメールを送るよりも、送ってしまったメールが途中の状態であったことを伝えるメールを素早く送ることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールの誤送信が起きる原因 ここでは、メールの誤送信が起きる3つの原因をご紹介します。メール送信前に以下の項目でミスがないか注視すると、誤送信が起きづらくなります。 宛先・CC・Bccのミス メールの誤送信の原因として多いのが、宛先・CC・Bccのミスです。 宛先のミスが起きる典型例は「入力したアドレスをスペルミスした」「自動補完機能で別人が選択された」ケースです。また、CC・Bccのミスは「本来はBccに入れるはずが誤ってCcに入れてしまい、アドレスを公開して送った」事例が多く見られます。 宛先・CC・Bccのミスは初歩的な入力ミスであることが多いので、正しく入力されているか送信前に見直すだけで防止できます。しかし、対策が容易な分確認作業を怠りやすくなりがちなので、確認を厳しくルール化するのが効果的です。 添付ファイルのミス ファイルをメールに添付する際にもミスが起きやすいです。 誤ったファイルを添付したり、ファイルの暗号化処理を忘れたりすると情報漏えいのリスクが生まれます。しかし、添付したファイルの確認作業は宛先の確認よりも手間がかかるので、確認を省かれやすいのです。 そこで、ファイルをZIP暗号化して送信し、パスワードを後送する「PPAP」という手法を用いると添付ファイルのミスを予防できます。しかし、近年ではサイバー攻撃やマルウェアの高度化によって、誤送信時の安全性が担保されなくなりました。 そのため、近年ファイル共有は「クラウドストレージ」や「Webダウンロード方式」が一般的になりつつあります。 文面のミス 文面を誤った状態で送信してしまうミスも頻発しやすいです。 書きかけの文を送信したり相手の社名・個人名の誤字に気づかず送信したりすると、相手の心象を悪くしてしまいます。また、社外秘の情報を誤って文面に併記して送信すると、情報漏えいにもつながるのです。 名前の誤字や情報の誤りなどの対応の粗雑さが相手に伝われば、信頼関係が失われ、結果としてその後のやりとりに影響が及びかねません。したがって、文面に誤字・脱字や載せるべきではない情報がないか、送付前に隅々まで確認することは不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メール誤送信の対策・防止する方法 ここでは、メール誤送信の予防方法をご紹介します。メールの誤送信を効率的に防止できている企業は、以下の方法を活用しているのです。 メール送信のルールを作る チームでメール送信のルールを設定すると、簡単に誤送信を予防できます。ルールを作成する際は、以下の2つを盛り込む必要があります。 チェックリスト 「宛先・CC・Bcc」や「添付ファイル」「文面の内容」などの送信前に確認すべき項目をリスト化しましょう。 チェックフロー 仕事に慣れている社員はチェックリストでのセルフチェックだけでも効果がありますが、新人社員はミスに気が付かない恐れがあります。そこで、新人向けにほかのメンバーによる二重チェックのフローを設けると、送信ミスが防ぎやすくなります。 メール送信時のルール策定は、工数や複雑さを考慮して柔軟に設定できるので、自社の環境に合わせて効率的に誤送信を予防できるメリットがあります。ただし、あくまで目視によるチェックなので、完全に予防するのは難しい方法です。 そのため、社員全員が確認しやすく運用する必要があるのです。たとえば「ナレカン」「ナレカン」のように、検索性の優れたツールであれば、知りたい情報に素早くアクセス可能なので、メール送信のルールもこまめにチェックできます。 誤送信対策のシステムの導入 誤送信対策の機能が備わったメールセキュリティシステムを導入する方法もあります。 セキュリティシステムに搭載されている、送信前確認機能や上長承認機能などを活用するとミスを自動でチェックするので、手作業による確認作業が不要になり、人的ミスを排除できます。 ただし、システムを運用するにはユーザー数に応じた月額費用がかかります。全社で導入すると運用コストが大きくなるので、メールを日常的に使う部署に限定して導入するなどの工夫をしましょう。 送信取り消し機能を設定する 送信取り消し機能を活用する方法もあります。 メールアプリ・メールソフトに搭載されている送信取り消し機能を設定すれば、万が一誤送信してしまっても一定時間は送信取り消しが可能です。以下では、PC版・スマホ版のGmailと、Outlookでメールの送信取り消しを設定する方法を紹介します。 PC版のGmailで送信を取り消す方法 Gmailでは、初期設定から送信後5秒間は送信取り消しが可能です。 送信を取り消しするときは、メールを送信した後に左下に表示されるタブから[元に戻す]を選択します。[送信を取り消しました。]と表示されれば完了です。 また、送信取り消しが可能な時間は設定で最大30秒まで変更できます。変更するためには、まずGmailの画面右上の[設定マーク]をクリックし、出てきたタブの[すべての設定を表示]をクリックします。 その後、遷移した画面の画面上の方にある[送信取り消し：取り消せる時間]で変更したい秒数を選択し、下までスクロールして[変更を保存]をクリックすれば完了です。 スマホ版のGmailで送信を取り消す方法 スマホ版のGmailでも送信取り消しが可能です。スマホ版のGmailで送信取り消しをするときは、メール送信後に画面下部に表示されるタブで[キャンセル]または[元に戻す]をタップします。 しかし、送信取り消し可能時間は変更できないので注意が必要です。 Outlookで送信を取り消す方法 Outlookでメールの送信取り消しをするためには、以下の条件を満たしている必要があります。 自分も受信者もMicrosoft ExchangeまたはMicrosoft365を利用している 自分と受信者が同じ「組織」に所属している メールがまだ開封されていない 詳しい方法はOutlookのサポートページを参照してください。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】メールの誤送信防止に役立つITツール 以下では、メールの誤送信防止に役立つITツールをご紹介します。 セキュリティシステムの運用にはコストがかかるので全社での運用は困難ですが、送信時のルールを設定・実践はすぐに取り組めるうえ、誤送信予防に効果的です。とはいえを設定してもすぐにアクセスできる体制を整えなければ形骸化してしまいます。 そこで、「超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール」を導入しましょう。社員が直感的な操作で情報にアクセスできるうえ、シンプルな操作で簡単に情報を残せるツールであれば、ノウハウの属人化も防げます。 結論、メールの誤送信予防に最適なツールは、誰でもアクセスしやすく社内ルールを管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンにメール送付時のルールや注意点を記録しておけば、誤送信防止につながります。また、「超高精度な検索機能」を備えているため、万が一誤送信が発生した場合も、すぐに対応事項を確かめられるのです。 誰でもアクセスしやすく社内ルールを運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールを誤送信した時の対処法まとめ これまで、メールを誤送信した場合の対応や原因、予防方法を中心にご紹介しました。 メールの誤送信が起きた場合は、すぐにお詫びのメールを送り、原因から再発防止策を作成・周知することが重要です。メールの誤送信を予防するには、宛先や添付ファイルの確認をルール化すべきですが、チームでの共有が不十分だと形骸化してしまいます。 そこで、「社内ルールをアクセスしやすく保管できるナレッジ管理ツール」を導入すれば、日々のメール業務もより円滑化できます。とくに、「検索性に優れたツール」なら社員が直感的に情報にアクセスできます。 したがって、超高精度の検索機能で、知りたい情報を素早く確認できるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、メールの送信ルールを適切に運用して、誤送信を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

サービス業はさまざまな顧客と関わるため、社員がストレスを抱えやすい傾向がありますが、そのなかでもコールセンターはストレスフルな環境と言われています。したがって、チーム全体でパフォーマンスが落ちないように、対策をしなければなりません。 しかし、「コールセンター業務におけるストレスを解消したいが、どのように対策すればよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コールセンターのストレスが多い理由と、企業ができる改善策について解説します。 コールセンター業ではどこにストレスを抱えやすいのかが知りたい オペレーターのストレス軽減のため、企業ができる改善策を学び実行したい コールセンターの業務環境改善に役立つツールが知りたい という方は今回の記事を参考にすると、コールセンターでのストレスの原因と改善策を把握しながら、自社オペレーターの人材流出も防止できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 コールセンターの業務とは2 コールセンターの受電でストレスが多い理由2.1 コールごとに応対内容が異なる2.2 クレーム対応のトラウマ化2.3 常にスピードが求められる2.4 確認工数が多くなる3 コールセンターの架電でストレスが多い理由3.1 断られやすい3.2 ノルマによるプレッシャー3.3 理不尽な発言やクレームへの対応がある4 コールセンターのストレス低下のために企業ができる対策3選4.1 研修を充実させる4.2 サポート体制を整える4.3 ITツールを活用する5 コールセンターの業務環境改善に貢献するおすすめのツール5.1 コールセンターの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」6 ストレスを受けやすいコールセンターとは6.1 技術・テクニカル系の相談窓口6.2 料金系の窓口6.3 故障トラブル系の窓口7 コールセンターに関するよくある質問7.1 コールセンターに不向きな人の特徴は？7.2 コールセンター・テレアポで疲れる理由は？8 受電コールセンターでストレスがかかる理由まとめ コールセンターの業務とは コールセンターの業務は「インバウンド（受電）」「アウトバウンド（架電）」の2種類に分かれ、それぞれ以下のように業務内容が異なります。 インバウンド（受電） アウトバウンド（架電） 特徴 ・顧客からの電話に対応する業務が中心。 ・自ら新規顧客や見込み顧客に架電する業務が中心。 業務内容 ・テレフォンオペレーター：顧客からの電話を取り次いだり、自社の商材に関する質問や問い合わせに回答したりする業務。 ・カスタマーサポート：とくに、商品やサービスに関する細かな問い合わせをヒアリングし、顧客の抱える悩みを電話にて解決する業務。 ・テクニカルサポート：主に、技術的内容に関する質問に対して回答をする業務であり、専門的な内容は技術担当者へと取り次ぐこともある。 ・テレフォンアポインター：「テレアポ」とも呼ばれ、見込み顧客との商談や自社商品の説明会へ繋げる業務。 ・テレマーケティング：すでに自社商品を使っている顧客に対して、満足度調査やヒアリングを実施する業務。 以上のように、コールセンターにおけるインバウンドとアウトバウンドで業務が異なります。今日では両者を設置する企業も多い一方、各業務に配属されたメンバーに教育する内容が異なるので、マニュアルや教育体制の整備は必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターの受電でストレスが多い理由 以下では、コールセンターの受電でストレスが多いとされる理由を解説します。適切に対策が取れなければ、社員と顧客の両者に悪影響を及ぼしてしまうので注意しましょう コールごとに応対内容が異なる 1つめの理由は、コールごとに応対内容が異なる点です。 受電業務では、顧客からの問い合わせ内容をあらかじめ把握しておくことができないので、臨機応変に対応する力が求められます。そのため、とくに経歴の浅いメンバーは、問い合わせ内容に答えられるかどうかを不安に感じ、受話器を取ること自体に抵抗感を抱いてしまうのです。 よって、ベテランの対応履歴やアドバイス、FAQなどを普段から共有し、対応時にもすぐに確認できる環境を構築することが重要です。 クレーム対応のトラウマ化 2つめの理由は、クレーム対応のトラウマ化です。 コールセンター業務において、客層や問い合わせ内容は異なるものの、クレームは恒常的に寄せられるケースが多いです。また、受電と同時にクレーム客への対応が始まるケースや、受け手の責任ではない「製品自体の落ち度」などを責められるケースもあるのです。 クレーム対応によって理不尽な目にあうと、ネガティブな感情になりやすく、トラウマになる社員も発生しがちです。 常にスピードが求められる 3つめの理由は、常にスピードが求められる環境です。 コールセンター業務は、迅速に対応しなければ顧客満足度が下がったり、クレームの原因になったりします。そのため、常にスピードを意識しながら業務にあたらなければならず、プレッシャーやストレスを感じる人が多いのです。 以上のように、コールセンターはスピードが求められる環境です。社員のストレスを減らすには、業務をスムーズに進められるサポートが必須と言えます。 確認工数が多くなる 4つめの理由は、回答を出すにあたって確認工数が多くなることです。 イレギュラーな問い合わせや経験の無い対応の場合は、上長へ「対応が正しいか」を都度確認しなければなりません。しかし、スピードが求められるコールセンター業務において、都度確認する作業は、時間と手間がかかり面倒なのです。 そのため、イレギュラーな場合でも、社員が自己解決できるように、教育を徹底したりフローチャートを整備したりして、メンバーが迷わない運用設計をする必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターの架電でストレスが多い理由 以下では、コールセンターの架電でストレスが多いとされる理由を解説します。架電業務でストレスが多い理由として「断られやすい」「ノルマによるプレッシャー」「理不尽な発言やクレームへの対応」の3つが挙げられます。 断られやすい 1つ目の理由は、「断られやすい」ことです。 架電業務の多くは、営業や調査が目的です。そのため、相手にとっては「不要」「突然の電話は迷惑」と感じることが多く、断られることが多いのです。 何件も話を断られ続けたり、迷惑がられたりすることが多い業務のため、ストレスがたまりやすいと言えます。 ノルマによるプレッシャー 2つ目の理由は、「ノルマによるプレッシャーがある」ことです。 架電業務では、架電件数や成約数など、数字によって目標を管理したりノルマを課したりする場合があります。その場合、社員は数字に追われ、達成できないことへのプレッシャーを感じやすくなってしまうのです。 以上のように、「目標を達成できない」「評価がさがる」ことへのプレッシャーから、ストレスを感じる人がいると言えます。 理不尽な発言やクレームへの対応がある 3つ目の理由は、「理不尽な発言やクレームへの対応がある」ことです。 架電業務は、「一方的」「迷惑」と感じられやすく、理不尽な発言やクレームも受けやすいと言えます。そのため、相手や状況に合わせて適切に対応しなければならないのです。 よって、理不尽な発言をする相手にも適切に対応しなければならないことが、ストレスを感じやすい1つの原因と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターのストレス低下のために企業ができる対策3選 以下では、ストレスの多い業種であるコールセンターの業務で、ストレス低下のために企業ができる対策を3つご紹介します。 以下の施策を取り入れ、自社での業務改善に取り組みましょう。 研修を充実させる コールセンターでのストレスを軽減させるには、研修を充実させることが大切です。 十分な研修がないまま実務に取り組むと、社員は業務に対して大きな不安やストレスを感じやすくなります。また、知識不足からクレームを受け、さらなるストレスを感じる原因にもなりかねません。 そのため、基礎知識の教育やロールプレイを組み込んで、実際の業務に近い状態で振る舞いや対応方法を伝えましょう。就業時のイメージを掴みやすくなり、ストレスを低減しやすくなります。 サポート体制を整える コールセンターでのストレス低下には、サポート体制の整備も大切です。 不明点があった場合に確認しにくい状況では、オペレーターは常にひとりで問題を解説しなくてはなりません。とくに、入職したての場合、誰に聞けばいいのかが分かりづらく、問題を抱え込んでしまうリスクが高まります。 したがって、新人・ベテラン問わず、オペレーターのサポート体制を整えるべきです。不明点の解消はもちろん、クレームに繋がりそうな場合は手を貸すなどの協力体制を万全にしましょう。 ITツールを活用する コールセンター業でのストレス低下には、ITツールの活用が最も効果的です。 たとえば、情報共有ツールを導入すると、ベテランオペレーターの持つノウハウや、問い合わせに対する回答内容などがいつでも共有可能です。さらに、顧客情報もツール内にまとめられるので、過去の問い合わせ履歴の確認や、クレームの頻度・対応方法などの情報を、電話対応中であっても即座に確認できるのです。 とくに、「ナレカン」「ナレカン」のように、検索機能が充実したツールであれば、業務中でも欲しい情報をすぐに見つけ出せます。ただし、ツールによって改善できる課題は異なるため、自社で最も課題となっている点を洗い出し、適切なツール選定をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターの業務環境改善に貢献するおすすめのツール 以下では、コールセンターの業務環境改善に役立つおすすめのツールをご紹介します。 オペレーター間での知識量の差は、クレームの原因になるので早急な改善が大切です。そこで、ITツールを活用し、ノウハウや知識の平均化に取り組むことで、経験の浅いオペレーターでも問題なく業務を進められます。 また、コールセンターでは状況に適した迅速な対応を求められる事が多いので、「欲しい情報をすぐに見つけられるか」も選定ポイントとして重視しましょう。 結論、コールセンターのストレス提言にはコールセンター業務のノウハウを一元化し、欲しい情報がすぐにみつけられるツール「ナレカン」「ナレカン」が必須です。 ナレカンには、顧客情報や対応履歴、ノウハウを残せるうえ、任意のメンバーへ簡単に共有できます。また、平均0.2秒の「高速スピードな検索機能」で、必要な情報がすぐに見つかるので、受電中でも臨機応変な対応が取りやすいのです。 コールセンターの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ストレスを受けやすいコールセンターとは 以下では、とくに業務上ストレスを受けやすいとされるコールセンターについて解説します。コールセンターには種類があり、同じ業種であっても、クレームの多い窓口・少ない窓口があり、ストレスの受け方には差があるのです。 技術・テクニカル系の相談窓口 技術・テクニカル系の相談窓口は、おもに「テクニカルサポート」などの名前が付けられているコールセンターです。 テクニカル系の窓口では、主に電子機器やソフトウェアの操作方法やトラブルへの対応が行われます。機器に関する説明をするため、対応には専門的な知識力が不可欠です。 よって、オペレーターの勉強不足や状況推察がうまくいかないことにより、対応に時間がかかってしまえばクレームにつながりやすく、ストレスを受けやすいのです。 料金系の窓口 料金系の窓口では、文字通りサービスの料金確認や支払いに関する対応が実施されます。 料金の確認やプラン変更手続であれば、規定のフローに沿って対応すれば問題ないケースが多いです。一方で、料金未納に関する問い合わせではクレームが多くなりがちです。 未払いにも関わらず「支払った」というケースや、未納によってサービス停止となった期間の損害補填を求めるケースなど、クレームの内容も多岐に渡ります。したがって、顧客に対しての配慮はもちろん、的確な対応を行う必要があり、ストレスを感じやすいと言えます。 故障トラブル系の窓口 故障トラブル系の窓口も、クレームを受ける頻度が高くストレスがかかりやすいです。 なぜなら窓口に電話をかけてくる場合、すでに製品の故障・トラブルは発生していることが明らかだからです。そのため、受電時から感情的になる顧客も多く、冷静に対話できる状況ではないケースも多いです。 とくに、ほかコールセンターと比べても、クレームリスクが最も高いので、知識の習得と顧客への最大限の配慮は欠かせません。よって、業務を負担に感じたり、ストレスを感じたりする場合が多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターに関するよくある質問 以下では、コールセンターに関するよくある質問についてご説明します。コールセンター業務の疑問を解消しましょう。 コールセンターに不向きな人の特徴は？ コールセンターに不向きな人の特徴の一つに「マニュアルを覚えることが苦手な人」が挙げられます コールセンター業務は、覚えることが多く、マニュアル内容を覚えることが苦手な場合は相性がよくないと言えます。ただし、メモを取ったり、情報を調べたりしながら経験を積み重ねることで、次第に業務に慣れていくことが可能です。 そのため、マニュアル内容をすぐに確認できたり、メモをスムーズにとれたりする社内の環境構築が重要とも言えます。 コールセンター・テレアポで疲れる理由は？ コールセンター・テレアポで疲れる理由は「精神的負荷が大きいから」です。 クレーム対応や電話越しでの人との会話が続くため、気を抜けない状態が長時間続きます。さらに、相手の感情を敏感に読み取る必要があり、精神的負担が大きいと言えるのです。 よって、社員が疲れてしまう原因をなくすためには、精神的負担を減らす施策が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 受電コールセンターでストレスがかかる理由まとめ ここまで受電コールセンターでストレスがかかる理由や、企業ができる改善策を中心に解説しました。 コールセンターがストレス過多と言われる理由には、顧客によって対応が異なる点やスピード感が必要な点があります。ストレスを生む原因としては、社員間の知識量や経験値にあるため、円滑な問い合わせ対応を実現するには、適切な教育とサポートの実施が欠かせません。 とくに、研修では埋まらない経験の差は、ベテランのノウハウ共有で改善する必要があります。しかし、欲しい情報が簡単に見つけられなければ業務に活かせないので「検索機能が充実しているか」も選定ポイントとして重視しましょう。 そこで、コールセンターの業務効率化には社員のノウハウを簡単に共有できるうえ、高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、オペレーターのストレスを解消して円滑に業務を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介

コールセンターでは、スーパーバイザー（SV）やマネージャーといった管理職がオペレーターを教育します。そのため、管理者がコールセンターにおける顧客満足度を左右すると言っても過言ではありません。 しかし、「どのようにコールセンターのマネジメント業務をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コールセンターの業務管理の内容やマネージャーに向いている人を中心にご紹介します。 コールセンターのマネジメント業務の内容が知りたい コールセンター管理者に必要な素質が気になる 業務管理における課題を解決したい という方はこの記事を参考にすると、コールセンターのマネジメントの仕事内容や向いている人が分かるだけなく、業務管理の課題解消に役立つ便利なツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 コールセンターのマネジメントとは1.1 コールセンターのマネジメントの概要1.2 コールセンターの管理者とオペレーターの違い1.3 コールセンターの管理者の仕事内容2 コールセンターの管理者に向いている人や必要なスキル2.1 （1）全体を俯瞰して統率できる人2.2 （2）数値化して管理するスキル2.3 （3）オペレーターとしてのスキル3 【離職率が高い？！】コールセンター業務管理でよく見られる2つの課題3.1 （1）オペレーターの対応がばらつく3.2 （2）業務が効率化できない4 【これで解決】コールセンター業務の効率化におすすめのツール4.1 オペレーターのノウハウを蓄積・共有・質問できるツール「ナレカン」5 コールセンターの管理者の仕事内容やよく見られる課題まとめ コールセンターのマネジメントとは ここでは、コールセンターのマネジメントや管理者の概要を説明します。コールセンターのマネジメント業務をしている方は必見です。 コールセンターのマネジメントの概要 コールセンターのマネジメントとは、コールセンターの業務や職場環境の改善のために、コールセンターに関わる全ての業務を管理することを指します。 コールセンターのマネジメントは、おもに管理者やスーパーバイザー（SV）、リーダーといった役職の方が携わります。具体的な業務には、オペレーターの育成や勤怠管理、業務改善の立案や実施などがあります。 以上より、コールセンターのマネジメントをする目的は、コールセンターの応対品質の向上を目指しつつ、オペレーターが継続的に働けるような環境を整えるためだとわかります。 コールセンターの管理者とオペレーターの違い コールセンターの管理者とオペレーターは、業務の幅や責任の大きさで異なります。 コールセンターの管理者は、オペレーターの教育や管理から業務の計画立案まで幅広い業務を扱います。また、オペレーターに対する教育の質が、直接顧客満足度や評価につながるため、責任は重大です。 一方で、オペレーターは、顧客からの問い合わせに対して、適切な回答や対応をする業務を担います。このように、管理者とオペレーターは業務の種類や責任の大きさという点で区別されます。 コールセンターの管理者の仕事内容 コールセンターの管理者の仕事内容は以下の通りです。 1. 難易度の高いクレームや問い合わせの対応 1つ目は、難易度の高いクレームや問い合わせの対応です。 基本的に受電対応はオペレーターが担当します。しかし、クレームや想定外の問い合わせに対して、すべてのオペレーターが完璧に対応できるわけではありません。 そのため、イレギャラーな問合せには、管理者が適切に対応しなければなりません。ただし、問い合わせ対応だけでなく製品・サービス自体をよりよくするために、運営者の目線で「なぜこのような問い合わせや苦情がでたのか」と分析することが大切です。 2. オペレーターの教育 2つ目は、オペレーターの教育や管理です。 オペレーターの入れ替わりが激しいコールセンターでは、一貫した対応が求められるため「質の良い教育」が求められます。しかし、大人数のオペレーターを抱えている場合、管理者が多忙ゆえにしっかりと教育が行き届かない事態が発生することもあります。 そこで、「ナレカン」「ナレカン」のようなノウハウやマニュアルを蓄積して共有できるツールを導入し、自発的に学べる環境づくりを進めましょう。 3. 労働環境の改善 3つ目は、労働環境の改善も管理者の仕事です。 コールセンターにおけるオペレーターの仕事は、直接電話で顧客の厳しい意見を聞くこともあり、ストレスがかかります。そのため、オペレーターが快適に働けるよう、定期的なストレスチェックや適切な休憩時間の設定などが必要です。 また、居心地のよい空調や作業スペース作りも管理者の仕事に含まれます。このように、管理者は、オペレーターのストレスを軽減し長く働いてもらうために、労働環境の改善をしなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターの管理者に向いている人や必要なスキル ここでは、コールセンターの管理者に向いている人や必要なスキルを紹介していきます。ほかの業種でも活きる能力なので、以下を必ず確認しましょう。 （1）全体を俯瞰して統率できる人 1つ目に、全体を俯瞰して統率できる人が管理者に向いています。 たとえば、コールセンターの管理者は「職場全体で円滑に情報共有ができる仕組み」をつくる必要があります。また、チームの統括と並行して、他部署との連絡をとるのも管理者の仕事であり、マルチタスクをこなす能力やコミュニケーション能力も求められます。 以上のことから、常に全体を俯瞰的に捉えて、密に連携を取れるような仕組みづくりを主体的に進められる人が管理者に適任だと言えます。 （2）数値化して管理するスキル 2つ目に、コールセンターでの応対品質を向上するために、感覚ではなく数値で管理するスキルが必要不可欠です。 具体的には、受電数、架電数、成約件数などを一括管理して、次に活かすために分析をします。たとえば、管理者はテレアポの成功率などを数値化して分析することで、どこに課題があるのかを特定することができるのです。 また、オペレーターのモチベーションを維持するために、成約率などの数値を共有するのもマネジメント業務のひとつです。以上のように、「直感ではなく数値で業務管理するスキル」が、コールセンターの管理者で求められるスキルだと言えます。 （3）オペレーターとしてのスキル 3つ目に、オペレーターとしてのスキルが備わっていることも、管理者の条件になります。 オペレーターの業務を正しく理解していなければ、オペレーターへの指導や教育ができません。また、オペレーターだけでは、対応が難しいクレームや問い合わせがきたときに、代わりに管理者が対応する場面もあります。 そのため、管理者はオペレーターとしても動けるスキルが必要なのです。具体的には、問い合わせ対応能力や傾聴力、コミュニケーション能力などのスキルが挙げられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【離職率が高い？！】コールセンター業務管理でよく見られる2つの課題 ここでは、コールセンター業務における管理でよく見られる2つの課題を紹介します。マネージャーには課題解決力も求められるため、管理職を目指している方は必見です。 （1）オペレーターの対応がばらつく 1つ目に、オペレーターの対応がばらつくという課題があります。 コールセンターでは、経験やスキルの異なるオペレーターが受電対応をしています。そのため、業務経験の浅いオペレーターとベテランでは、どうしても応対品質に差が出てしまうのです。 そこで、常に最新の業務マニュアルやFAQを共有できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。マニュアルやFAQがいつでも閲覧可能であれば、業務への理解が深まり、全体の応対品質の底上げが期待できます。 （2）業務が効率化できない 2つ目に、業務が効率化できないという課題です。 コールセンターではマニュアル、FAQ、受電メモなど、大量の情報を共有することが求められます。しかし、紙媒体では紛失する可能性があったり、保管場所まで確認をしに行ったりと手間がかかるのです。 そのため、コールセンターの業務を効率化したい企業では、顧客情報の記録や管理ができるITツールを取り入れましょう。ITツールの導入で業務負担が軽くなれば、残業や労働時間の短縮につながり、離職率低下にも貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【これで解決】コールセンター業務の効率化におすすめのツール 以下では、コールセンター業務の効率化におすすめのツールをご紹介します。 コールセンターにおいては、オペレーターの応対品質が経験に大きく左右されるため、対応にばらつきが生じやすいです。しかし、優れたベテランオペレーターの対応内容は形式知化されず、属人的なノウハウとして継承されにくいという課題があります。 そこで、「ベテランオペレーターの対応ノウハウやマニュアルを蓄積・共有できるツール」を導入すれば、全体の応対品質向上が見込めるのです。また、知りたい情報がなかった場合にも、詳しい人にすぐに聞けるよう質問機能が備わっているものが望ましいです。 結論、コールセンター業務を効率化するには、優秀な社員のノウハウを蓄積・共有し、いつでも必要な情報が得られるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に、ベテラン社員のノウハウをまとめ、他のオペレーターに共有することで、一定の業務品質を保てます。また、ツール内に情報が見つからなくても、質問機能で疑問を解消できるので、使われるナレッジが自然と蓄積されていくのです。 オペレーターのノウハウを蓄積・共有・質問できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターの管理者の仕事内容やよく見られる課題まとめ これまで、コールセンターの管理者の仕事内容やよく見られる課題を中心にご紹介しました。 コールセンターでは、オペレーターによる応対品質の差が課題としてあります。経験の長さやスキルを問わず、オペレーターは一律受電業務に従事するため、ベテランオペレーターと新人オペレーターでは応対品質が著しく異なります。 そこで、ベテランオペレーターのノウハウを蓄積し、共有できるツールを導入すれば、新人オペレーターもベテランオペレーターの知見を借りて業務を遂行できます。したがって、コールセンター全体でサービス品質を向上させられるのです。 結論、コールセンターの管理者が導入すべきは、優れたオペレーターのノウハウを共有して、コールセンター全体で業務の質を底上げできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、コールセンターの応対品質を改善していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介