ナレッジマネジメント
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昨今では、多くの企業が「業務効率化」を実現するため、自社の業務を見直したり新たな仕組みを導入したりしています。業務を見直して効率化することで、無駄なコストを削減しつつ、パフォーマンスの最大化を最大化できるのです。 しかし、業務効率化の方法は数多くあるため「自社ではどのような取り組みをすれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説します。 各部署の業務を見直し、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしたい 業務効率化するにあたって、アイデアや成功事例を教えてほしい 業務効率化に役立つアプリを導入し、社内のシステムを変えたい という担当者の方は今回の記事を読むと、自社で取り入れるべき施策を理解し、自社の業務効率化向上に向けた取り組みができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務効率化とは2 「業務改善」や「生産性向上」との違いとは2.1 業務改善との違い2.2 生産性向上との違い3 業務効率化を進めやすい作業の種類4 業務効率化を目指す3つのメリット4.1 （1）コストを削減して収益を増やせる4.2 （2）社員の負担を軽減できる4.3 （3）事業拡大に注力できる5 業務効率化のアイデア10選5.1 （1）無駄な業務を削減する5.2 （2）業務を統合・分業する5.3 （3）業務担当を変更する5.4 （4）業務マニュアル・テンプレートを作成する5.5 （5）業務フローチャートを作成・更新する5.6 （6）ナレッジを共有する5.7 （7）業務の優先順位を設定する5.8 （8）テレワークを推進する5.9 （9）業務をデジタル化する5.10 （10）AIを活用する6 最も簡単にチームの業務効率化を実現するツール6.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール 「ナレカン」7 業務効率化の進め方7.1 ステップ1｜業務の見える化7.2 ステップ2｜課題点の優先順位付け7.3 ステップ3｜効率化の手法を選択・実施7.4 ステップ4｜効果の検証・改善8 業務効率化の注意点8.1 （1）必要な業務を削っていないか8.2 （2）逆にコストや手間が増えていないか8.3 （3）顧客満足度が低下していないか8.4 （4）検証ができているか9 業務効率化に使えるツール10 業務効率化の進め方やアイデアまとめ 業務効率化とは 業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし業務を改善することで、生産性を高めるための取り組みです。 具体的な方法としては、会議時間の短縮やミスを減らすなどの手軽な方法から、ITツールの導入といった方法まで幅広くあげられます。業界や業種により最適な方法は異なりますが、情報共有の問題を改善すれば、業務効率化につながるケースが多いです。 たとえば、「日誌の提出」や「顧客からの問い合わせ対応」など、工程がシンプルで標準化しやすい業務や何度も繰り返される業務は、マニュアルによってノウハウを共有することで効率化できます。 このように、自社に最適な方法で、時間・ヒト・お金にかけるコストを最適化していけば、結果として業務スピードや質の向上にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「業務改善」や「生産性向上」との違いとは ここでは、業務効率化と混同されがちな言葉である「業務改善」や「生産性向上」と、業務効率化の違いについて解説します。3者の違いを把握して、業務効率化の概要を正しく認識しましょう。 業務改善との違い 業務改善とは、業務上の問題・課題を解決し、業務フローをより良くさせる方法です。 業務のムダやムラをなくすのが目的なので、業務効率化と混合しやすい言葉です。しかし、業務改善はあくまでも手段であり、業務効率化はその手段をとったことによる中間目的という点が異なります。 両者ともに最終目的が利益化なのは変わりませんが、そこに至るためのステップが業務効率化であり、それを実現するのが業務改善という関係です。 生産性向上との違い 生産性向上とは、投入する資源を最大限に活用して、効率よく成果を得られるようにすることです。 そのため、生産性向上のための一つの手段が業務効率化であると言えます。業務効率化という「手段」によって、生産性向上という「結果」につながるのです。 このように、目的やプロセスのスケールの観点から両者は異なる概念であることが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化を進めやすい作業の種類 以下では、業務効率化を進めやすい作業の種類をご紹介します。業務を改善していきたいが、「どこから着手していけばいいのかわからない」という方は参考にしましょう。 繰り返しが多い作業 データ入力やフォーム処理など、反復的なルーチンワークは、RPAなどの自動化ツールで代替できます。 標準化が容易な作業 請求書や在庫の管理など、決められたルールに則って進める作業は、マニュアルなどを用意することで業務のスピードや質を標準化できます。さらに、マニュアルにベテラン社員の持つ「ナレッジ」を書き込んでおけば、さらに品質を高められます。 自動化が可能な作業 電子メールの返信・管理、データ収集やレポート生成などは、ITツールを用いると自動化が可能です。とくに、昨今では「AI」が搭載されたツールを使って、文書の作成を自動化している企業が増えています。 業務効率化を図るときは、業務の種類をベースに対策を講じるのも有効な手段です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化を目指す3つのメリット 以下では、業務効率化の実現で得られるメリットについて解説します。全社で業務効率化を進めるためにも、メリットを周知する必要があります。 （1）コストを削減して収益を増やせる 業務効率化によって得られる最大のメリットは、コストの削減と収益拡大です。 日々の業務を効率化すると、作業に費やしていた時間や人的リソースを割けるため、時間的コストや人件費・光熱費をはじめとする金銭的コストを削減できます。 また、業務にかかっていたコストが減る一方で、社員は効率的に業務に取り組めるので、業務の幅が広がったり注力すべき業務に集中できたりします。そのため、長期的な目線で事業における収益拡大も期待されるのです。 （2）社員の負担を軽減できる 業務効率化は、社員が抱える負担の軽減にも貢献します。 業務効率化によって作業時間を短縮できると、社員の残業や休日出勤を減らせて、社員の負担を軽減できます。その結果、社員の「モチベーション向上」や「満足度アップ」につながり、会社に対する信頼が強くなるのです。 このように、業務効率化と働きやすい環境の整備は親和性が高いので、簡単なところから業務環境の改善を図っていきましょう。 （3）事業拡大に注力できる 事業拡大に注力できる点も業務効率化のメリットです。 業務効率化によってコストを削減すれば、従来費やしていた余分なコストを事業の拡大や新規事業の立ち上げに投資できます。また、老朽化した設備を改装したり、最新のシステムを導入したりする資金にも割り当てられます。 このように、業務効率化は企業の持続的な発展にも貢献できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化のアイデア10選 以下では、業務効率化を実現するためのアイデア10選をご紹介します。すぐに取り組めるものから検討・導入に時間がかかるものまでそれぞれ差があるので、自社に合うものを選択してみましょう。 （1）無駄な業務を削減する 最も簡単にできる業務効率化の施策が、無駄な業務の削減です。 たとえば、普段の業務を見直すと「いらないのではないか」と感じる作業があります。こうした無駄な業務をなくすと、空いた時間をほかの業務に充てられるようになります。 また、手動である必要がない作業は自動化すると、作業時間が短縮できるうえ人的なミスも防止できます。 ただし、独断で業務を無くしたり、自動化したりすると、後から「実は必要な業務だった」となりかねません。そのため、必ず事前にチームでの話し合いを経てから判断しましょう。 （2）業務を統合・分業する 次に、業務効率化を目指すのであれば、作業は適宜統合・分業していきましょう。 複数人で同じ作業をしていたり、作業が重なっていたりする場合、その作業を統合してひとつの作業に統一することで効率よく進められるようになります。 反対に、ひとつの作業において複雑なプロセスが含まれる場合、分業することも効果的です。これは、それぞれが自分の作業に注力することで、ノウハウを培って早い段階で作業を効率よく進められるようになるからです。 このように、統合や分業をすると作業のムダやムラが無くなり、業務効率化を実現できるのです。 （3）業務担当を変更する 業務の担当を変えるのもひとつのアイデアです。 社員一人ひとりの得意分野と苦手分野を把握し、社員の得意分野を割り振っていけば、作業が滞らずに進むので、業務効率化に繋がります。 また、業務によっては自社人材ではなくアウトソーシングを利用する方法もあります。アウトソーシングとは、業務に必要な人やサービスを契約によって、外部から調達することを指します。 アウトソーシングをすれば人件費が削減できるうえ、専門スキルを持った有能な人材に業務が任せられるので効率的に作業が進みます。 （4）業務マニュアル・テンプレートを作成する マニュアルやテンプレートを作成すれば、業務時間が短縮できるケースがあります。 業務の手順やチェックリストが記載されたマニュアルは、作業品質の均一化と作業時間の短縮に大きく貢献します。一般的にマニュアルは初心者が読むので、簡単に業務について理解できるように図や表で分かりやすく書く必要があります。 また、毎回同じ形式の文書などを作成している場合は、テンプレートもおすすめです。テンプレートを利用すると項目を入力するだけで文書作成ができるため、これまで文書作成にかけていた作業時間が短縮されます。 そこで、マニュアルやテンプレートを作成・管理できる「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを使えば、 作成が簡単にできるだけでなく、検索機能を使って必要な時にすぐに探し出せます。 （5）業務フローチャートを作成・更新する 業務フローチャートの作成・更新も業務効率化の方法のひとつです。 業務のフローチャートを作っておくと全体の流れをすぐに把握でき、スムーズに作業を進められます。なぜなら、自分の業務の進捗がほかの作業に与える影響を確認して動けるので、作業の優先順位がつけやすくなるからです。 また、作成したフローチャートは定期的に見直しをし、無駄な作業がないかを見極めましょう。作業をするうえで気付いた点を適宜報告して改善を繰り返していけば、自然と無駄な作業の削減を減らした効率的な業務ができます。 （6）ナレッジを共有する ナレッジ共有は、チーム全体のスキル向上に役立ちます。 ナレッジとは「業務に役立つさまざまな知識」であり、ナレッジの共有は業務の属人化を防ぎ、スキルの標準化に役立ちます。たとえば、中堅社員と新人社員では、業務のクオリティに差が出てしまうため、必然的に中堅社員の業務量が多くなりがちです。 そこで、会社や部署で蓄積されたナレッジを共有できる体制にすると、経験の浅いメンバーでも業務スピードや質を保てるようになります。結果として、各社員の業務量を調整しやすくなるので、業務効率化につながるのです。 （7）業務の優先順位を設定する 業務の優先順位を設定するのも業務効率向上に役立ちます。 それぞれの業務の優先順位が明確化されると、優先順位の高い作業に対して多くのリソースを充てられるようになります。また、優先度の低い作業に注力してしまい、重要な作業が滞る事態も回避できるのです。 このように、優先順位を設定して注力すべき度合いを把握することで、効率よく作業を進められます。 （8）テレワークを推進する テレワークを推進することで、業務効率化が進む場合があります。 テレワークを推進すれば、通勤時間やオフィスコストの削減、人材の有効活用ができます。また、オフィス外でも仕事ができるため、育児や介護などが原因で自宅から離れられない環境にある社員も辞めることなく継続して勤務可能です。 働き方改革によってさまざまな働き方が推進される今日では、多くの企業がテレワークを導入しています。ただし、導入にはIT環境を整備しなくてはならないので、予算や導入時期などを早めに計画する必要があります。 （9）業務をデジタル化する 業務のデジタル化も効率化に有効です。 アナログ（手作業）で業務を進めている場合、時間がかかるだけでなく、人的ミスによって「やり直すムダ」が生じがちです。また、紙で書類管理している場合、必要な書類を探したり整理したりするのに、多くの時間を費やすことになってしまいます。 一方、デジタル化すると、迅速かつ正確な業務の進行が可能になるため、結果ほかの業務に人員を割けるようになります。また、デジタル化された書類であれば、「検索機能」によって必要な情報を素早く見つけ出せるため、情報をさがすのに時間がかかりません。 以上のように、アナログ作業から脱却することで、あらゆる「ムダ」をなくせるため、業務効率化が期待できます。 （10）AIを活用する 業務効率化に有効な手段として「AIの活用」が挙げられます。 昨今では、デジタル技術の発展により、さまざまな場面で「人口知能（AI）」が活用されています。AIはビジネスでも役立てられており、業務の効率化や人件費の削減、顧客対応のスピード向上など、多くのメリットをもたらします。 しかし、AIツールは複雑であるため、使いこなすのに時間がかかったり、導入しても社内に馴染まなかったりする恐れがある点に注意が必要です。そのため、生成AIを搭載しつつ、専属担当者によるサポートが充実した「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 最も簡単にチームの業務効率化を実現するツール 以下では、業務効率化を簡単に進められるツールを紹介します。 業務効率化を進めるには、まずは「ナレッジを共有し、業務の属人化を解消すること」から始めましょう。なぜなら、ノウハウを持つベテラン社員にばかり業務が集中するのを防げるうえ、業務の引き継ぎや新人研修の時間の短縮にもつながるからです。 そこで、「社内のナレッジを蓄積し、一元管理できるITツール」を導入しましょう。ただし、社内のナレッジを蓄積しても、それを探すのに時間がかかってしまうと逆効果なので、欲しい情報がすぐに検索できる機能を備えていることが大前提です。 結論、自社で導入すべきツールは、社内のナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能によって必要な情報にすぐにアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に、画像・ファイルを含む、あらゆるナレッジを残しておけば、全社的な業務の質・スピードの向上を図れます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように回答を得られるので、情報を見つけるまでのムダな時間をなくせます。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール 「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化の進め方 ここでは業務効率化の実現に必要な手順について解説します。以下4つの手順を押さえれば、どの企業でも業務効率化を実現できます。 ステップ1｜業務の見える化 まずは、現状を把握して課題点を見つけるために、業務を見える化しましょう。 業務を見える化するうえで、以下の項目を確認すると便利です。 業務の内容 業務の進め方 業務の担当者 業務に必要な工数 以上の項目に沿って業務を見える化すると、現状の課題を正確に認識でき、どのような対策を取るべきかが明確になります。 ステップ2｜課題点の優先順位付け 業務を見える化して課題を洗い出したら、解決すべき課題から優先順位を付けます。 課題を洗い出したら、一つ一つやみくもに取り組むのではなく優先度の高い課題から取り組みましょう。具体的には「解決することで工数をどれほど削減できるか」「ほかの業務にどれほど影響しているか」を重視します。 このように、優先順位の高い課題から解消することで、スピーディーに成果を出せるのです。 ステップ3｜効率化の手法を選択・実施 業務効率化の方法を選択してから、業務効率化を実施します。 事前の計画なしにやみくもに業務効率化を進めても、何が課題かが分かっていないケースが多いからです。とくに、必要な業務を削るとかえって業務効率が低下してしまう点に注意しましょう。 また、事前に業務効率化の目標や実施計画（期日や手法など）を定めておき、検証・改善に回せるようにしておくことを忘れてはいけません。 ステップ4｜効果の検証・改善 最後に、検証と改善を繰り返すことも求められます。 業務効率化は、計画を実施したらそれで終わりではありません。実施した結果をもとに「業務が適切に効率化できているのかの検証」と「実施中に出てきた問題点の改善」が必要です。 ここまでの業務効率化の計画を無駄にしないためにも、事前に立てた目標がどれくらい達成できているのか、業務は実際に改善されたのかをチェックしましょう。 また、検証作業ができれば、次に改善すべきポイントが洗い出されます。新しく出てきた改善ポイントについても同様に、課題の解決を図るのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化の注意点 以下では、業務効率化で注意すべき5つのポイントを解説します。自社での業務効率化が上手くいかない企業は、以下のポイントに自社が当てはまっていないかを確認して改善を図りましょう。 （1）必要な業務を削っていないか 業務効率化にあたって、必要な業務を削っていないかを注意しましょう。 一見必要ない業務でも重要な役割があったケースは少なくありません。仮に、該当の業務を削ってしまうと、業務効率が下がる可能性があります。 そのため、事前に業務フローをつくり、実務レベルで考えて「本当に不要なのか」を考える必要があります。判断に迷う場合には、現場で働く社員の声を参考にしましょう。 （2）逆にコストや手間が増えていないか 次に、仕事を効率的にしようとして、かえってコストや手間が増えていないかを確認しましょう。 業務効率化を実施したために、逆にコストや作業の手間が増えてしまったという事態に陥れば本末転倒です。したがって、本導入後に社員からのフィードバックを受けるなどして「業務効率化が働きやすさに貢献しているか」の確認が大切になります。 仮に、手間やコストが増えていた場合は「以前の方法に戻す」または「新しい業務効率化の方法を検討する」のどちらかで対処しましょう。 （3）顧客満足度が低下していないか 業務効率化が実現できても、顧客満足度が低下しては意味がありません。 業務効率化の施策のなかには、アウトソーシングやITツールの導入など、業務委託や自動化によって効率化を実現する方法があります。該当の方法は便利な一方で、そのプロセスのせいでミスが発生し、顧客からのクレームが発生する可能性もあります。 ミスやクレームは顧客満足度を低下させる原因のひとつであり、対応にも多大な時間がかかるため、頻発するようであれば業務効率化の意味がなくなってしまいます。 業務効率化を優先したために顧客を蔑ろにしないように、顧客に寄り添った対応ができるかを見極めましょう。 （4）検証ができているか せっかく業務効率化をしても、その後の検証がされていなくては意味がありません。 業務効率化をしたという結果だけで終われば、その過程において良かったことや改善すべきことに気付けないからです。やみくもに施策を打っていくのは時間がかかるうえ、得られた経験をほかの業務で活用できません。 このように、業務効率化を目指すプロセスで得られた経験を横展開するためにも、検証と振り返りが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化に使えるツール 以下では、業務効率化に役立つツールを10種類ご紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自社に取り入れるべきツールはどれかを検討しながら確認しましょう。（左右にスクロール可） 【おすすめ】ナレッジ管理ツール ビジネスチャット グループウェア 営業支援ツール(SFA・CRM・MA) オンラインストレージ メモツール マニュアル作成ツール プロジェクト・タスク管理ツール ワークフローシステム RPA 特徴 ・社内のあらゆるナレッジを蓄積できるツール ・ビジネスに特化したチャットツール ・チームの業務を効率化するためのツール ・営業活動に関する情報の管理・分析に特化したツール SFA：営業における顧客との折衝記録や受注案件に関するデータを管理 CRM：ナーチャリング（既存顧客の育成）をサポート MA：見込み顧客の情報を管理し、獲得をサポート ・インターネット上に社内のデータを保存可能なツール ・メモを残しておけるツール ・マニュアルの作成・編集・閲覧が可能なツール ・プロジェクトやタスクの工数管理ができるツール ・システム上で申請や承認手続きができるツール ・パソコンを使ったデスクワークなどの業務を自動化するテクノロジー メリット ・情報管理から共有まで一元的にできる ・情報共有にかかる時間を短縮できる ・情報共有のストレスを取り除ける ・メールのように挨拶や定型文を必要としない ・宛先確認や文言チェックなどの無駄な工数を削減できる ・スケジュール管理やメール機能、ファイル共有機能など、複数の機能をひとつのシステムで利用できる ・営業部門に必要な機能が過不足なく搭載されている ・インターネット環境があればどこからでも情報にアクセスできる ・社内の資料を電子化できる ・情報共有だけでなく個人のタスク管理にも利用できる ・必要な項目を埋めるだけで簡単にマニュアルの作成ができる ・メンバーの進捗状況を見える化できる ・タスクの期限が近づくと通知が来るので、抜け漏れを防止できる ・経費申請や社内稟議など、紙では工数がかかる手続きを電子化できる ・稟議の進捗状況を一目で確認できる ・手動よりも迅速で素早く業務を進められる ・PCにインストールするだけで利用できるケースもある デメリット ・多機能なツールは使いづらいケースがある ・チャットが流れるため、必要な情報を探すのに時間がかかる ・多機能なため、自社の業務に必要のない機能が搭載されている場合がある ・営業部門に特化したツールのため、用途が限られている ・セキュリティ基準を満たしたツールでなければ情報漏えいのリスクがある ・メモの数が増えると流れて共有事項やタスクを見逃す可能性がある ・マニュアルの作成に特化しているため、他ツールとの併用が必要となるケースがある ・ガントチャートやマイルストーンなどは非IT企業には使いづらい可能性がある ・ワークフロー以外にも多くの機能が搭載されているケースが多く、使いこなせなかったり、コストが高くなったりする可能性がある ・判断が必要な作業は自動化できないので、業種によっては不向きな場合がある 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化の進め方やアイデアまとめ ここまで業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説しました。 業務効率化には様々な方法がありますが、最速かつ大きな効果を得るにはITツールの導入が最適です。ITツールの中でも社内のナレッジを蓄積し、一元管理できるものを導入すれば、業務の属人化を解消でき、業務の引き継ぎや新人研修の時間短縮につながります。 しかし、蓄積したナレッジを探すのに時間がかかってしまうと逆効果になってしまいます。そのため、欲しい情報がすぐに検索できる機能を備えている必要があるのです。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の業務効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

多くの日本企業ではすでに「業務改善」が実施されていますが、最近では「業務改革」による新しいビジネスプロセスが注目されています。 しかし、「業務改革をしたいが、進め方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務改革の進め方とメリットを中心にご紹介します。 業務改革の意味や得られるメリットが知りたい 業務改革の具体的な進め方やポイントを把握したい 業務改革に役立つ便利なツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、業務改革を成功させるための必要な知識を得られるだけでなく、実際にどのように進めれば良いのかをイメージできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改革（BPR）とは1.1 「業務改革」と「業務改善」の違い1.2 「業務改革」と「DX」の違い2 業務改革をする3つのメリット2.1 （1）業務効率化と生産性向上が図れる2.2 （2）顧客満足度が向上する2.3 （3）社員のモチベーションが高まる3 業務改革の進め方4 業務改革を進める3つのポイント4.1 （1）取り組む目的や目標を明確にする4.2 （2）PDCAサイクルを確立する4.3 （3）業務マニュアルを作成する5 【必見】業務改革を成功に導くツールとは5.1 社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」6 業務改革のメリットと進め方まとめ 業務改革（BPR）とは 業務改革（Business Process Reengineering）とは、「企業や組織が目標達成のために実施する改革」を指し、組織体制や業務プロセスを見直し再構築する取り組みです。以下では、業務改革と混同されがちな「業務改善」や「DX」との違いについて解説します。 「業務改革」と「業務改善」の違い 業務改革と業務改善の違いは、「目指すゴールや取り組みの規模」にあります。 業務改革は、「業務プロセスを根本から見直し、再構築することで組織全体の変革を目指す」取り組みです。一方、業務改善は「現状の業務プロセスは残す前提で、業務の部分的な課題を改善することで効率化や生産性向上を目指す」取り組みを指します。 そのため、業務改革の規模は広範囲にわたり、実行には多くの時間とリソースを要しますが、大きな成果や変革をもたらします。一方で、業務改善は比較的取り組みやすく、得られる効果は限定的であるものの、日々の業務の中で継続的に実施できる点が特徴です。 「業務改革」と「DX」の違い 業務改革とDX（デジタルトランスフォーメーション）の違いは、「変革の対象やその範囲」にあります。 業務改革は、「業務手順や情報システムの見直し・再構築を通じて、業務プロセスを変革する」ことを目指す取り組みです。一方、DXは「デジタル技術を活用し、ビジネスモデルや組織そのものを変革する」ことを目指します。 そのため、DXの一環として業務改革が実施される場合もあります。以上のように、「業務改革」「業務改善」「DX」は似た言葉であはありますが、それぞれの目指すゴールや変革の対象・範囲には違いがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革をする3つのメリット 以下では、業務改革によって得られる3つのメリットを解説します。業務改革を進めたいと考えている企業は必見です。 （1）業務効率化と生産性向上が図れる まず、業務改革によって得られるメリットのひとつに「業務効率化と生産性向上」があります。 業務改革では、業務改善だけでは対応しきれない組織の制度や業務フローの根本的な見直しが可能です。たとえば、各部署で最適化されている業務でも、俯瞰して見てみると組織全体として非効率になっている点が浮き彫りになることがあります。 そのため、課題を洗い出して業務プロセスを再構築することで、組織全体の無駄を削減できるのです。このように、業務改革を通じて根本的な組織改革を図ることで、業務効率化が進み、結果として生産性の向上にもつながります。 （2）顧客満足度が向上する 次に、業務改革を進めることで「顧客満足度を高められる」という点もメリットです。 業務効率化によって定型業務にかける時間を短縮できれば、新しいサービスやアイデアを生み出す余裕が生まれます。その結果、顧客対応の質が高まり、顧客満足度の向上が期待できるのです。 このように、業務改革をすることで顧客満足度が改善され、売上アップにもつながるため、企業のさらなる成長も見込めます。 （3）社員のモチベーションが高まる 最後に、業務改革には顧客満足度だけでなく、「企業満足度の向上」というメリットもあります。 業務改革により無駄な作業を削減できれば、社員はより重要度や付加価値の高い仕事に時間を割くことができます。その結果、やりがいやモチベーションが高まるだけでなく、長時間労働や時間外労働といった劣悪な労働環境の改善にもつながるのです。 このように、業務改革は社員のモチベーションや労働環境の向上を促進して、企業満足度の向上にも貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革の進め方 以下では、具体的な業務改革の進め方について5つのステップを解説します。業務改革の一連の流れを理解して、何が重要かを見極めましょう。 具体的な目的や目標を設定する まずは、業務改革によって何を実現したいのか、最終的な成果やゴールを設定しましょう。目的を明確にすることで、企業戦略の指針が定まり、社員の団結力も高まります。 現状を分析して課題を把握する 目標設定後は、経営層や管理職などのさまざまな階層からヒアリングを実施しましょう。現状の業務フローを明らかにしたうえで、業務改革で優先的に解決すべき課題を把握します。 業務プロセスを設計する 課題を改善するための具体的な方法を検討し、業務プロセスを設計していきます。新たな業務プロセスを設計するときには、設備投資や外部委託、シェアドサービスなども幅広く検討するべきです。 変更後の業務フローで実施する 業務プロセスを設計したら、実際に業務を回してみましょう。この時、業務マニュアルを用意しておくと、社員の混乱を防いでスムーズに実施できます。 効果測定を実施して評価する 新しい業務プロセスに問題はないか、当初の目標は達成できたのかを評価します。業務改革をして良かった点と悪かった点を整理して、次に活かすことが大切です。 以上の5ステップを参考にして、自社でも業務改革を進めていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革を進める3つのポイント 以下では、業務改革を進める上でのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを理解せずに業務改革をすると、失敗に終わりかねないため注意しましょう。 （1）取り組む目的や目標を明確にする 業務改革における1つ目のポイントは、「取り組む目標を明確に定めること」です。 業務改革を成功させるには、必要性や目的、目指す方向性を明確にすることが重要です。組織全体で目標や方針を共有し、共通認識をもって取り組むことで、業務効率化を実現しやすくなります。 また、目標を定めるときには具体的な数値をいれると、あいまいな状況になるのを防げます。このように、業務改革を成功させるには、明確で具体的な目標設定が不可欠です。 （2）PDCAサイクルを確立する 業務改革における2つ目のポイントは、「PDCAサイクルを確立する」ことです。 業務改革は、組織に定着するまで継続することが大切なため、PDCA（Plan・Do・Check・Act）を回しながら必要に応じて修正・改善を加えることが求められます。 実際、長年業務改革に取り組んでいる企業では、効果測定の評価をもとに対策をするケースが多いです。そのため、業務改革を実施したあとにはPDCAサイクルを確立し、継続的に回していきましょう。 （3）業務マニュアルを作成する 業務改革における3つ目のポイントは、「業務マニュアルを作成すること」です。 業務改革では、業務プロセスが大きく変わるため、社員の混乱や業務の属人化を招く恐れがあります。そこで、業務手順やノウハウをマニュアル化することで、新しい業務プロセスへのスムーズかつ効率的な移行が可能になるのです。 また、マニュアルの整備は教育コストの削減にも効果的です。新たに社員が加わったときにも、マニュアルを読むことで疑問点を自ら解消できるので、都度誰かに聞く手間を省き、スキルや知識の体系化にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務改革を成功に導くツールとは 以下では、業務改革を成功に導くツールをご紹介します。 業務改革によって業務プロセスが大きく変わると、社員間の認識のずれや業務の属人化が起きやすくなり、かえって生産性や効率が低下する恐れがあります。そのため、誰もが業務内容を正しく把握できるよう「業務マニュアル」を整備することが重要です。 しかし、PDCAサイクルを回す中で修正・改善を繰り返していくと、蓄積される情報量が増え、必要なときに目的の内容を見つけにくくなってしまいます。そこで、「社内情報を一元管理し、目的の情報に素早くアクセスできるツール」を導入しましょう。 結論、業務改革の実現には、業務マニュアルやナレッジを一元的に管理・共有でき、必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」に業務マニュアルやナレッジを簡単に記録でき、属人化の防止や生産性の向上に貢献します。また、“ヒット率100％”の検索機能により必要な情報をすぐに活用できるため、業務の無駄や調査の手間を減らし、業務効率化も実現可能です。 社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革のメリットと進め方まとめ これまで、業務改革のメリットや進め方、実施のポイントを中心にご紹介しました。 業務改革では、大規模な仕事内容の見直しがされるので、マニュアルの整備やPDCAサイクルの継続的な運用が求められます。そこで、「業務マニュアルを含む社内情報を一元的に管理・共有できるツール」を活用すれば、業務改革を円滑に進められるのです。 しかし、業務改革を進めるにつれて管理すべき情報は増加し、「どこに何の情報があるのか」が分からなくなるケースも少なくありません。したがって、「必要な情報に素早くアクセスできる、検索性に優れたツール」を選びましょう。 結論、業務改革で自社が取り入れるべきツールは、社内のあらゆる情報を簡単に管理・共有でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務改革を成功させて企業のさらなる成長につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

仕事の生産性向上は、従業員の負担を削減するだけでなく、企業の利益アップを目指すうえでも必要不可欠です。そのため、日ごろから「どのように生産性を向上すべきか」を意識しなければなりません。 とはいえ、「生産性向上を成功させたいが、具体的な方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心にご紹介します。 生産性を向上させたいが、具体的なポイントが分からない 生産性向上を成功させた企業事例をもとに、自社でも同様の取り組みをしたい 簡単かつ確実に生産性を向上できる仕組みをつくりたい という方はこの記事を参考にすると、生産性向上のための効果的な方法が分かり、自社の利益アップを実現できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 生産性向上とは1.1 業務効率化との違い1.2 生産性向上が求められる背景とは2 生産性向上に成功した企業の取り組み事例3選2.1 事例1｜ニチバン株式会社2.2 事例2｜ひまわりネットワーク株式会社2.3 事例3｜株式会社シタシオンジャパン3 【担当者必見】生産性向上に最適なツール3.1 あらゆる情報を一元管理・活用できる「ナレカン」4 即実践！生産性向上を図る6つの方法4.1 （1）現状の課題を把握する4.2 （2）業務を自動化する4.3 （3）定型業務をマニュアル化する4.4 （4）タイムマネジメントを徹底する4.5 （5）コミュニケーションを活性化する4.6 （6）情報共有ツールを活用する5 生産性向上における3つの注意点5.1 （1）事前に全体像を把握する5.2 （2）効果検証をする5.3 （3）情報を蓄積できるツールを使う6 生産性向上の成功事例・方法・注意点まとめ 生産性向上とは ここでは、生産性向上の概要をご紹介します。これまで業務効率化との違いや必要性が分からなかった方は必見です。 業務効率化との違い 生産性向上と業務効率化には、手段と結果の違いがあります。 生産性向上は「限られたリソースでより高い成果を出すこと」を指すのに対し、業務効率化は「無駄な作業を省いて業務内容を改善すること」を指します。 つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための”手段”であり、業務改善を繰り返すことで結果的に成果のクオリティアップ＝生産性の向上につながるのです。 生産性向上が求められる背景とは 生産性向上が求められる背景には労働人口の減少が挙げられます。下図のように、日本の労働人口は2020年から2050年までの間に約1,700万人も減ると推定されているのです。 引用：厚生労働省：参考資料 これまでの議論の整理について＞日本の人口の推移① したがって、少ない労働力で業務のクオリティを上げるためには、生産性向上の施策が不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上に成功した企業の取り組み事例3選 以下では、生産性向上に成功した企業の取り組み事例を3つご紹介します。成功事例から自社に活かせるポイントを見つけたい方は必見です。 事例1｜ニチバン株式会社 ニチバン株式会社は、文具や医療用具を製造・販売している企業です。 当社では、顧客対応に必要なナレッジ・ノウハウの管理が属人的になっている課題がありました。そこで、ITツールによってナレッジを一カ所に集約し、いつでもスムーズに目的の情報を探し出せる環境を整えたのです。 その結果、新入社員でもスムーズに顧客対応できるようになり、”情報の管理場所が分からない”といったストレスも解消されました。 参考：ニチバン株式会社の事例 事例2｜ひまわりネットワーク株式会社 ひまわりネットワーク株式会社は、ITインフラの開発・提供をしている企業です。 当社では、インフラの見直しを重ねるうちに利用ツールの数が増え、データ管理の工数が無駄にかかっている課題がありました。そこで、営業管理と顧客管理を一元化できるツールを導入したところ、情報が散在するストレスも解消されたのです。 また、他部署との情報共有が進んだことで機会損失を防ぎつつ、月間約60時間の事務工数の削減によって残業時間も減少し、社員の満足度向上につながりました。 参考：ひまわりネットワーク株式会社の事例 事例3｜株式会社シタシオンジャパン 株式会社シタシオンジャパンは、コンサルティングやデータ分析をしている企業です。 当社では、50～100件のプロジェクトを同時並行で進めるなかで、非効率な情報管理になっている課題がありました。そこで、情報共有ツールの「Stock」を導入したところ、目的の内容をあとから簡単に振り返れるようになったのです。 さらに、Stockではチャットツールと異なり情報が確実に蓄積されるため、情報共有もより活発になりました。 参考：株式会社シタシオンジャパンの事例 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】生産性向上に最適なツール 以下では、生産性向上に最適なツールをご紹介します。 生産性向上には、マニュアルや顧客情報を一か所に集約し、あとから振り返りやすい形で管理する「情報管理の効率化」が欠かせません。しかし、WordやExcelなどのファイル形式では目的の内容を探すのに手間がかかり、共有にも別ツールが必要なため非効率です。 そこで、「情報の共有と管理を一元化できるツール」を導入しましょう。とくに「検索性の高いツール」であれば、参照したい情報をすぐに見つけられるので、情報活用の効率が上がり、生産性の向上につながります。 結論、生産性を高めるには、社内のあらゆる情報を一元的に共有・管理でき、ヒット率100％の検索機能で欲しい情報にすぐアクセスできる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」にナレッジや業務マニュアル、顧客情報などを蓄積し、任意のメンバーと共有できます。また、ファイル内検索を含む高精度の「キーワード検索」によって情報を探す手間を減らし、業務の効率化と情報活用の促進を実現できます。 あらゆる情報を一元管理・活用できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！生産性向上を図る6つの方法 ここでは、生産性向上を図る6つの方法をご紹介します。仕事でより高い成果を出すためにも、以下の方法を実践しましょう。 （1）現状の課題を把握する 生産性向上を図る1つ目の方法は、現状の課題を把握することです。 現状の労働時間や業務フローを把握していれば、無駄な作業や強化すべき部分を特定できます。たとえば、慣習的に続けられている重要度の低い業務や重複している作業が見つかれば、見直すことで時間と工数を削減でき、生産性の向上が期待できるのです。 また、現場の声を取り入れながら課題を抽出すると、現場特有の課題や改善点が明らかになり、より実効性の高い施策を立てることができます。このように、業務全体を俯瞰しながら課題を明確にすることが重要です。 （2）業務を自動化する 生産性向上を図る2つ目の方法は、業務を自動化することです。 たとえば、Excelの計算にマクロを利用したり、チャットボットで問い合わせ対応を自動化したりする方法があります。また、昨今ではRPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）によって、業務プロセスをロボットに任せるのもトレンドです。 以上のような自動化をすれば、社員の負担が大幅に軽減されるだけでなく、空いたリソースをより優先度の高い業務に割けるようになります。 （3）定型業務をマニュアル化する 生産性向上を図る3つ目の方法は、定型業務をマニュアル化することです。 仮に業務内容が属人化していれば、担当者の不在や離職時に引き継ぎがうまくいかず、作業ミスを招くリスクがあります。このような事態を放置すれば、製品やサービスの品質低下にもつながりかねません。 一方、作業手順や業務内容をマニュアル化しておけば、担当者が変わった場合でも従来と同じ時間・クオリティで業務が進められます。また、マニュアルを参照すれば手順をすぐに把握できるため、教育コストの削減やスムーズな引き継ぎが実現可能です。 （4）タイムマネジメントを徹底する 生産性向上を図る4つ目の方法は、タイムマネジメントを徹底することです。 「日々の業務にどれほどの時間をかけているのか」が分からなければ、期日からの逆算ができず納期遅れを招きかねません。一方、タイムマネジメントを徹底すれば、目標に合わせて効率的に業務を進められます。 たとえば、「タスクごとに時間を決めて1日の計画を立てる」「優先順位をつけて重要な業務から着手する」などが有効です。必要以上の時間をかけたり、期日直前までタスクが終わらなかったりする事態を防ぐためにも、タイムマネジメントを徹底しましょう。 （5）コミュニケーションを活性化する 生産性向上を図る5つ目の方法は、コミュニケーションの活性化です。 社員間のコミュニケーションが不足していると、認識の齟齬が生じて生産性の低下を招いてしまいます。そのため、日ごろから活発な情報共有をして「誤った方法で業務を進めていた」といった事態を防ぐべきです。 具体的には、定期的に対面でのミーティングを開いたり、フリーアドレスを導入して業務外でのやりとりを促したりする方法が効果的です。 （6）情報共有ツールを活用する 生産性向上を図る6つ目の方法は、情報共有ツールを活用することです。 情報共有ツールを使うと、紙やWord、Excelと異なり情報管理が属人化しません。また、共有もひとつのツール上で完結するため、わざわざメールや別のツールを併用する手間が省けます。 ただし、検索性の低いツールでは、必要な情報を探し出すのに時間がかかってしまいます。そこで、検索精度が高く、目的の情報にすぐアクセスできる「ナレカン」のようなツールを使えば、無駄な時間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上における3つの注意点 ここでは、生産性向上における注意点を3つ解説します。「かえって業務が非効率になった」とならないためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。 （1）事前に全体像を把握する 生産性向上における1つ目の注意点は、全体像を把握することです。 生産性を向上させようとしても、業務の全体像が分かっていなければ無駄な工数が発生しかねません。そのため、現状の各業務にどれほどリソースがかかっているのかを把握したうえで、必要な部分のみを効率化すべきなのです。 また、全体の見える化によって課題を特定したら、緊急度・重要度に応じて優先順位をつけるとスムーズに施策が進められます。 （2）効果検証をする 生産性向上における2つ目の注意点は、生産性向上の効果検証をすることです。 生産性向上の施策は一度したら終わりではありません。場合によっては、「効率化によって業務の質がかえって低下した」といった逆効果になるケースもあり得るためです。 そのため、”生産性を向上した部分に支障がなかったか”を検証し、成功の要因や改善点を洗い出して、今後に活かせるポイントを見つけましょう。 （3）情報を蓄積できるツールを使う 生産性向上における3つ目の注意点は、情報を蓄積できるツールを使うことです。 業務に関するあらゆる情報を一元化できる「情報管理ツール」を使えば、生産性向上に大きく貢献します。ただし、とくに規模の大きな企業では扱う情報が膨大なため、目的の内容を探すのに手間がかかる恐れもあり、注意が必要です。 こうした事態を防ぐには、「検索機能が充実しているツール」を選ぶことが重要です。たとえば、添付ファイル内のキーワードまで検索できる高精度な機能を備えた「ナレカン」であれば、膨大な情報の中から必要な情報へスピーディにたどり着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上の成功事例・方法・注意点まとめ ここまで、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心に解説しました。 生産性向上の事例としては、情報を一元管理したり、ツールの導入により作業工数を削減したりする方法がありました。また、あらゆる情報を一カ所に集約できる「情報共有ツール」を使えば、より確実に生産性を高められます。 ただし、情報が増えるにつれて管理が煩雑になり、目的の情報を探すのに時間がかかってしまうのです。そこで、「高精度の検索機能を備えたツール」であれば、蓄積された情報を効率的に活用し、生産性向上に大きく貢献できます。 つまり、あらゆる情報を簡単に共有・管理でき、高精度の検索機能で必要な情報に迅速にアクセスできる「ナレカン」が最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で自社の生産性向上を実現し、より高い成果を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ひとりあたりの仕事量が偏っていたり、人材不足の状況に陥ったりすると、社員の業務過多につながります。仕事が山積みとなり残業が続けば、ストレスの増加によって社員の心身の健康に深刻な影響を及ぼすリスクが高まるのです。 しかし、「業務過多の解消方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務過多が起こる原因・リスクと解消方法を中心にご紹介します。 業務過多の原因や放置するリスクを把握したい 業務過多の解消方法が知りたい スムーズに仕事を回せる環境を構築したい という方は本記事を参考にすると、業務過多が起こる原因がわかるだけでなく、具体的な解消方法も理解できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務過多とは2 業務過多の原因2.1 人手が不足している2.2 業務の分配が偏っている2.3 業務が属人化している3 業務過多が抱える3つのリスク3.1 （1）集中力が低くなる3.2 （2）退職者が増える3.3 （3）業務上のトラブルが発生する4 業務過多の解消方法3選4.1 （1）業務量を相談する場をつくる4.2 （2）業務の進捗状況を記録・共有する4.3 （3）業務のマニュアル化を進める5 【必見】業務過多の解消に役立つITツール5.1 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」6 業務過多の原因・リスクと解消方法まとめ 業務過多とは 業務過多とは、社員に与えられた仕事の量や質が、本人の処理可能な範囲を超えてしまう状態を指します。 具体的には、「残業や休日出勤が常態化している」「勤務時間内に終わらない仕事が山積みになっている」「仕事の質が低下している」「ストレスや疲労が蓄積している」「私生活にまで支障をきたしている」といった状態が挙げられます。 このような状態が続くと、社員の心身の健康に影響を及ぼすだけでなく、生産性の低下や離職のリスクも高まります。そのため、企業は業務過多を放置せず、早めに対策を講じることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多の原因 業務過多が起こる原因は主に3つあります。自社に当てはまる項目がないか、以下の内容を必ず確認しましょう。 人手が不足している 業務過多の1つ目の原因は、人手不足です。 業務量に対して社員の人数が不足している場合、1人あたりの負担が大きくなり、業務過多に陥ります。とくに、責任感が強いメンバーは業務を抱え込みやすく、キャパオーバーを引き起こす可能性が高いのです。 また、退職者が出ても新たな人員を採用しない場合、既存の社員が退職者の業務を引き継がなければならず、負担が深刻化します。そのため、業務に必要な適切人数を定めたうえで、人材の採用活動や人材派遣の活用、アウトソーシングの導入などを検討しましょう。 業務の分配が偏っている 業務過多の2つ目の原因は、業務分配の偏りです。 管理者が業務の進捗状況を把握し、社員一人一人に適切な仕事量を割り振らなければ、業務過多に陥ります。業務量が多すぎると社員の集中力が低下しやすく、結果として業務品質を落としかねないのです。 とくに、仕事が早い社員は、ほかの社員から仕事を振られて業務量が増えがちなので、管理者は心身の健康に配慮しながら監督する必要があります。また、業務過多になりそうなメンバーをフォローし合えるよう、日ごろから声をかけ合う文化を醸成しましょう。 業務が属人化している 業務過多の3つ目の原因は、業務の属人化です。 特定の社員しか業務の進め方を把握していない状態では、その社員に仕事が集中しやすくなり、結果として業務過多に陥ります。また、担当者の不在や退職時には業務が滞るリスクが高まり、組織全体の生産性が低下してしまうのです。 そのため、業務マニュアルの整備やナレッジの共有を進め、誰でも業務を引き継げる体制を整えることが重要です。あわせて、業務フローを定期的に見直し、常に最適な方法で業務を進められるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多が抱える3つのリスク ここでは、業務過多が抱える主なリスクを3つ紹介します。業務過多の状態を放置すると、以下のようなリスクが高まるので早急に解決しましょう。 （1）集中力が低くなる 業務過多が抱える1つ目のリスクは、集中力の低下です。 人の集中力には限界があるため、業務過多になると、業務の質は低下します。仕事量が多く、マルチタスクになっている状態では、ひとつの作業に没頭できません。 とくに、複数業務を平行して進めると作業を次々に切り替える必要があり、「対応途中で作業を忘れる」「情報の入力・転記・送信ミスが発生する」などのリスクが高まります。そのため、管理者層は社員が集中して取り組めるよう、適切な業務量に調整しましょう。 （2）退職者が増える 業務過多が抱える2つ目のリスクは、退職者の増加です。 業務過多により残業・長時間労働が恒常化して、ワークライフバランスが悪くなれば、社員は退職を検討するようになります。また、退職者が出たことで在籍する社員の負担が増えれば、業務過多が深刻化するという悪循環に陥る恐れがあるのです。 このような状況が続けば、離職率の上昇だけでなく、企業の評判が低下して新たな人材の確保も難しくなります。そのため、社員が無理なく処理できる業務量か、管理者側は日ごろから声をかけて状況を把握することが重要です。 （3）業務上のトラブルが発生する 業務過多が抱える3つ目のリスクは、業務上のトラブルの発生です。 仕事量が多すぎると、心身ともに疲労が溜まりミスが増えやすくなります。さらに、タスク管理が煩雑になることで、業務の抜け漏れが起こり、生産性の低下を招く恐れがあるのです。 とくに、取引先とのやり取りで対応漏れが発生すれば、重大なトラブルに発展しかねません。こうしたリスクを未然に防ぐためにも、早期に業務過多を解消する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多の解消方法3選 ここからは、業務過多の解消方法を3つご紹介します。以下の方法を実施して、業務過多の抱えるリスクを避けましょう。 （1）業務量を相談する場をつくる 業務過多の解消方法1つ目は、社内で業務量を相談する場を作ることです。 部下は立場上、自ら業務過多を言い出しづらい傾向にあります。そこで、定例ミーティングや朝礼などで「業務量を相談する場」を設ければ、状況を確認しやすくなるのです。 ただし、進捗を確かめるときには叱責するような言い回しは避けて、部下が業務量を正しく申告しやすい雰囲気をつくることが重要です。 （2）業務の進捗状況を記録・共有する 業務過多の解消方法2つ目は、業務の進捗状況を記録・共有することです。 進捗状況を記録・共有していれば、業務の分配における問題点が明確になるので、現状を改善しやすくなります。しかし、紙に書き込むアナログな方法では、社員間で同時に閲覧ができず、共有にも時間がかかるため非効率です。 また、ExcelやWordなどのファイルで進捗を管理する場合も、共有のたびにメールや別のツールを使う必要があり、手間がかかります。 そのため、情報の共有・管理を一元化できるITツールを導入すれば、リアルタイムで進捗を把握でき、業務効率化にも効果的です。 （3）業務のマニュアル化を進める 業務過多の解消方法3つ目は、業務のマニュアル化を進めることです。 業務手順などをまとめたマニュアルを整備しておくことで、業務の引き継ぎがスムーズになり、属人化の防止や教育コストの削減が期待できます。さらに、マニュアルによって業務プロセスが標準化されることで、一定の品質を保ちながら業務を遂行可能です。 また、マニュアルは一度作成したら終わりではなく、状況の変化に応じて定期的に見直し、常に最新の状態を保つことが重要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールを使うと、更新した内容を全体へ共有し、誰でもすぐにアクセスできる状態で管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務過多の解消に役立つITツール 以下では、業務過多の解消に役立つITツールを解説します。 業務過多を解消するには、属人化した業務の整理や情報共有の効率化を図る必要があります。そこで、「情報を一元管理し、社内のナレッジ共有がスムーズにできるツール」を導入しましょう。 ただし、規模の大きな企業では、マニュアル化すべき業務や共有すべき情報が多く「どこに何の情報があるかわからない」という課題が生じます。そのため、「検索性の高いツール」を選ぶと業務の方法を素早く把握し、進捗の遅れにも早期に気づくことができます。 結論、業務改善の解消には、、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」に業務ノウハウやマニュアル、Q&Aをわかりやすく整理でき、属人化の防止や問い合わせ対応の手間削減につながります。また、“ヒット率100％”の「キーワード検索」で情報をすぐに活用し、繰り返しの業務や無駄な調査を減らせるのです。 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多の原因・リスクと解消方法まとめ これまで、業務過多の原因・リスクと解消方法を解説しました。 業務過多は「集中力の低下・退職者の増加・業務上のトラブルの発生」などのリスクを伴います。こうしたリスクを防ぐためには、業務マニュアルの整備や、社員間での情報共有が不可欠です。 そこで、「社内情報を一元管理し、ナレッジの共有・活用がしやすいツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、欲しい情報をすぐに見つけて活用でき、業務を効率的に進められます。 結論、業務過多の解消には、業務マニュアルやナレッジを一元管理でき、“ヒット率100％”の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務過多の解消につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

日常において、繰り返し実施した行動は、習慣化します。そして、ビジネスにおける習慣化は、生産性を高める効果が期待できます。 しかし、物事の継続は難しく、習慣になる前に挫折してしまうと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事における行動を習慣化するコツとメリット・失敗原因を中心にご紹介します。 仕事で新しい取り組みを始めてもすぐに諦めてしまう 習慣化が失敗する原因を知って、自身の行動を見直したい 日々の業務の習慣化で、業務効率を上げたい という方は本記事を参考にすると、仕事での行動を習慣化する効果的な方法が分かり、業務の効率を上げられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスにおける習慣化とは2 仕事で行動を習慣化する3つのメリット2.1 （1）業務の効率化につながる2.2 （2）一定の業務品質を確保できる2.3 （3）継続力が鍛えられる3 仕事で行動を習慣化できない3つの原因3.1 （1）目標が高すぎる3.2 （2）すぐに結果を求める3.3 （3）完璧主義になっている4 仕事で行動を習慣化するためのコツとは4.1 （1）目的を明確にする4.2 （2）定期的に振り返る4.3 （3）習慣化の「3の法則」を意識する5 【必見】仕事の習慣化に役立つおすすめのITツール5.1 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」6 仕事の習慣化のメリットと失敗原因、コツのまとめ ビジネスにおける習慣化とは ビジネスにおける習慣化とは、仕事で日常的にある行動や日課を繰り返すことでそれが定型業務となった状態を意味します。 たとえば、「毎朝会社に着いたらメールの確認と返信をする」と決め、繰り返し実行していくうちに、朝パソコンを開くと無意識にメールを見るようになります。つまり、「無意識の行動」が繰り返されることこそ、習慣化が達成された証拠なのです。 一度習慣化されると、作業の手順がパターン化されるため、難易度の高い業務であっても苦痛なくして一定の品質を保てるようになります。そのため、ビジネスでは業務を習慣化させることが求められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事で行動を習慣化する3つのメリット 習慣化には、主に3つのメリットがあります。行動の習慣化に成功している人は、以下のメリットを仕事に活かしています。 （1）業務の効率化につながる 1つ目に、行動が習慣化すると業務の効率が上がります。 習慣化によって、業務の内容や手順が最初からわかるため、やり方や手段に迷って悩む時間がなくなります。そのため、必要な作業にだけ時間や労力を割けるようになり、効率的に業務を遂行できるのです。 また、業務を繰り返していくうちに、自分なりの工夫で作業時間の短縮も可能になります。結果、別の業務に力を注げるので、自身が担当する業務全体の生産性を向上させられるのです。 （2）一定の業務品質を確保できる 2つ目に、一定の業務品質を確保できることがメリットとして挙げられます。 習慣化できる業務は、取引先や顧客によって左右されたりイレギュラーが発生したりする業務ではないため、安定した質を維持しやすいです。また、毎日繰り返されるため、手順のミスや抜け漏れが発生しにくく、業務品質が落ちる可能性は低いと考えられます。 そのため、一度習慣化されてしまえば、ずっと変わらない品質をキープできるので、繰り返される仕事に関しては早い段階で習慣化しましょう。 （3）継続力が鍛えられる 一定期間、行動を継続した先に習慣化があるので、継続力が鍛えられます。 行動を継続すると、「やらなければならないこと」という意識は薄れ「やって当たり前のこと」に変わるのです。当たり前になり、継続を辛く感じないようになると、自然と行動するようになります。 また、継続できたという成功体験を一度作れば、自信がつき、高い目標に対しても継続して努力できるという好循環が生まれます。したがって、仕事において部下に行動を習慣化させたい場合には、継続する重要性を伝えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事で行動を習慣化できない3つの原因 仕事における行動を習慣化できない原因は以下の3つがあります。以下の原因が分かっていないと、習慣化の達成は難しくなります。 （1）目標が高すぎる 1つ目に、習慣化できない原因として、目標が高すぎることが挙げられます。 高すぎる目標を設定しても、実施する際のストレスが大きくなるので、習慣化できません。たとえば、今まで本を読まなかった人が「毎月10冊ビジネス書を読む」という目標を立てても継続は困難です。 また、継続の失敗経験が続くと行動を起こさなくなってしまいます。そのため、行動の習慣化を実現するために、無理なく続けられる目標を設定しましょう。 （2）すぐに結果を求める 2つ目に、すぐに結果を求めると、行動の習慣化に失敗します。 習慣化は、短期的ではなく長期的な行動によって実現します。そのため、短期間で大きな成果を求めてしまうと、思うような結果が得られず、モチベーションは下がってしまいます。 そこで、短期間で達成できる目標を設定し、小さな成功体験を積み重ね、自身のモチベーションをコントロールしましょう。小さな目標でもクリアできれば、少しずつ長期目標の達成に向かって進んでいることが意識できるはずです。 （3）完璧主義になっている 3つ目に、完璧主義になってしまうことも、習慣化が失敗する原因です。 多くの場合、自身の「やりたいこと」と「できること」には差があります。しかし、完璧主義の人は「やりたいこと」を100%こなそうとして、失敗してしまうのです。 仮に、無理のある目標を達成できたとしても数日のみで終わってしまうので、継続できません。そのため、確実に達成できる行動から小さく始めて、習慣化を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事で行動を習慣化するためのコツとは ここでは、仕事で行動を習慣化するためのコツを解説します。以下を実践すれば、これまで失敗していた習慣化も達成できます。 （1）目的を明確にする 習慣化するコツとして、目的の明確化があります。 「なぜ習慣化したいのか」といった目的を明確にしなければ、モチベーションは下がります。ひとつの行動を習慣化した結果、仕事にどう活かされるのか意識しましょう。 目的が具体的であるほど、とるべき行動も明確になるので、具体的な目標を設定するべきです。そして、行動が明確になれば、達成「できた」「できなかった」の判断も簡単になります。 （2）定期的に振り返る 仕事における行動を習慣化するには、振り返りも欠かせません。 行動を記録し、定期的に振り返ると、習慣化したい行動が実行できた日・できなかった日が目に見えて分かります。できなかった日の記録を見ると、罪悪感が生まれ、毎日続けようという気持ちが強くなります。 また、記録を残せば、実行できなかった理由を踏まえて対策を講じられるので、同じ原因で実行できない日が減るのです。しかし、記録を紙媒体で管理すると管理が大変なため、「ナレカン」のようなITツールで管理しましょう。 （3）習慣化の「3の法則」を意識する 習慣化の「3の法則」を意識すると、行動を習慣化しやすいです。 習慣化の「3の法則」とは、「行動を3日続ければ継続力がつき、3週間続ければ習慣になり、3ヶ月続ければ結果が出る」という法則が成り立つというものです。それぞれ「3」がつく期間は、習慣化達成へのハードルや困難さを自覚する期間でもあります。 しかし、まず3日続けることを目標にし、達成したら3週間、その次は3ヶ月というように徐々に期間を増やし、つらさを乗り越えると業務を続けることが苦ではなくなります。ぜひ、「3の法則」を意識して、習慣化に取り組んでみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事の習慣化に役立つおすすめのITツール 以下では、仕事の習慣化に役立つおすすめのITツールを解説します。 ビジネスにおいて、高すぎる目標や短期目標のみを設定したり、最初から全てを完璧にこなそうとしたりすると、習慣化する前に挫折してしまいます。こうした失敗の原因には、「振り返り」が不十分であることが挙げられます。 そこで、「仕事の失敗事例を蓄積できるツール」を導入すると、失敗の原因分析ができるので、無駄なやり直しが減ります。また、逆に、成功事例や成果につながった習慣も記録すれば、自分や社内メンバーの思考・行動パターンが見えてきて、習慣化に役立ちます。 しかし、必要な情報に即座に辿り着けなければ、スムーズに「振り返り」ができません。したがって、仕事の習慣化には、業務の成功・失敗事例を蓄積し、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、ファイル形式を問わず、あらゆる情報の蓄積が可能であり、習慣化したい成功パターンの記録も確実に残せます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”を誇る超高精度な「キーワード検索」で欲しい情報が瞬時に見つかります。 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の習慣化のメリットと失敗原因、コツのまとめ これまで、仕事の習慣化のメリットと失敗原因、コツを解説しました。 仕事における行動を習慣化すると、業務の効率化や一定の業務品質の確保、継続力の向上といったメリットがあります。習慣化のメリットを得るために、「明確な目標」「振り返り」「3の法則の意識」を心がけ、習慣化を成功させましょう。 とくに「振り返り」に関しては、習慣化したい行動を継続できているか、記録をつけて情報を残す必要があります。そこで、情報の管理に役立つツールを導入するべきですが、WordやExcelではファイル管理が煩雑になり、複雑なツールは社員が使いこなせません。 したがって、社員全員にとって使いやすく、しっかりと情報を整理して蓄積できるツールを導入しましょう。結論、誰でも簡単に行動の整理・蓄積・振り返りができるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、サクサク行動を振り返って、習慣化を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企業が生産性を高めるうえで解決するべき課題の中に「業務の標準化」があります。同じ職場でも、ほかのメンバーの業務内容を知らない環境であるケースも少なくありません。 実際に、業務の標準化が上手くいかず、仕事が属人化してしまっている職場環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務の標準化の手順やメリットを中心にご紹介します。 業務標準化のメリットを明確にしてから、社内で取り組みを実施したい 業務標準化の手順やコツを知り、実行に移したいと考えている 特定のメンバーに作業負荷が偏っている状況を今すぐ改善したい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、業務標準化のメリットを理解しながら、実現に向けての具体的なステップを実践できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【具体例あり】業務標準化とは1.1 業務の標準化の概要1.2 業務の平準化との違い2 業務標準化の3つのメリット2.1 （1）業務効率が上がる2.2 （2）属人化を防止できる2.3 （3）業務の品質が向上する3 業務標準化しない2つのデメリット3.1 （1）ノウハウ喪失のリスクがある3.2 （2）業務の可視化ができない4 【4ステップ】業務標準化の手順5 業務標準化を成功させるコツとは5.1 （1）PDCAサイクルを継続する5.2 （2）業務標準化の目的を理解させる5.3 （3）ITツールを利用する6 【必見】業務の標準化に役立つツール6.1 あらゆる社内情報を手軽にナレッジ化できるツール「ナレカン」7 業務標準化の3つのメリットとコツまとめ 【具体例あり】業務標準化とは ここでは、業務標準化について具体例を用いながら説明します。業務標準化を目指す前に、意味を明らかにしたい方は必見です。 業務の標準化の概要 業務の標準化とは、業務の手順や成果物の基準といったルールを決定し、全従業員が業務において同じ成果を出せるようにすることを指します。 身近な標準化の具体例として、電話応対マニュアルを作成し、「3コール以内に出る」「会社名・部署名・名前を名乗る」などのルールを統一することが挙げられます。このように、マニュアルが整備されれば、新入社員でも一定品質の電話対応が可能になるのです。 以上より、業務の標準化を進めれば、一部の人に業務を依存している「属人化」の解消が期待できます。また、担当者の在日を問わず安定した生産性と質の維持につながるため、どの企業においても業務の標準化を進めていく必要があるのです。 業務の平準化との違い 業務の標準化と業務の平準化は、担当者の負担を軽くするという目的のためにとるアプローチが異なります。 業務の標準化においては、他の人が業務を担当して同様に遂行できるように「マニュアルの完備」や「ルール決め」が重要です。一方で、業務の平準化は、特定の社員や時期に業務が偏らないように「業務負担を均等にする」ことに重きが置かれます。 このように、担当者の業務負荷の軽減という目的は同じでも、業務の標準化は「再現性」や「代替性」において優れているという相違点があります。そのため、しっかりと両者の使い分けを意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化の3つのメリット ここでは、業務標準化による代表的な3つのメリットについて解説します。以下のメリットを押さえたうえで、業務標準化に取り組むとより効果的です。 （1）業務効率が上がる 1つ目に、業務効率の向上には業務の標準化が欠かせません。 職場で業務標準化が実現すると、メンバーが各業務における一定のスキルを身に付けられるため、社内全体でスキルレベルの向上が見込めます。少人数でもタスクを処理できるようになったり、ほかのメンバーを異なる業務に充てたりすることが可能です。 そのため、職場におけるメンバーの業務幅を広げられるので、作業効率が高まります。また、業務を進めるうえでミスが発生しても、ほかのメンバーがカバーすることができるようになる点も業務標準化の大きなメリットです。 （2）属人化を防止できる 2つ目に、社内で発生しがちな属人化を業務の標準化で防止できます。 属人化が発生する大きな原因のひとつは、各メンバーが特定の業務のみを担当しているために、担当外の仕事やノウハウを知らないことです。しかし属人化すると、担当者の不在時の業務停滞や退職時のナレッジ喪失といったリスクがあるため注意が必要です。 そのため、業務標準化の体制を整備し、ノウハウをまとめてメンバー間で共有するようにしましょう。とくに、ノウハウを簡単にナレッジ化して管理・共有できる「ナレカン」のようなツールが便利です。 （3）業務の品質が向上する 3つ目に、業務の標準化は仕事の品質を向上させることにつながります。 業務が標準化されると、業務フローや手順が従業員に共有されるため、抜け漏れやミスが起こりにくくなります。また、業務の成果物に対する評価基準も一定になるため、社員も力を入れるべき項目が明確になり、重要な部分にリソースを割くことができます。 このように、業務の標準化で従業員にやるべきことや方向性を周知できれば、業務の質が向上します。そのため、マニュアルやフロー、ナレッジをすぐに共有できるITツールを導入する企業も近年増加しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化しない2つのデメリット ここでは、業務標準化ができないことで発生するデメリットについて解説します。以下のような環境に陥らないように、情報共有を徹底しましょう。 （1）ノウハウ喪失のリスクがある 1つ目に、業務標準化ができていないと、ノウハウ喪失のリスクがあります。 業務標準化できていない環境では、特定の社員しか業務内容やノウハウが知られていない状態である「属人化」が進行します。そのため、属人化している業務の担当者が退職すると、十分にノウハウが引き継がれず、そのまま消失しまうのです。 しかし、会社の知的財産であるノウハウの喪失は会社にとって大きな損失になるため、なんとしてでも阻止しなければなりません。そこで、日頃からノウハウを蓄積できる「ナレカン」のようなツールを使えば、しっかりとノウハウ継承ができます。 （2）業務の可視化ができない 2つ目に、業務標準化を疎かにすると業務の可視化ができなくなります。 業務の標準化が進まないと、それぞれの部署の業務内容がブラックボックス化します。業務内容が可視化できないと、人事が従業員を正当に評価することが難しくなり、従業員のモチベーションの低下につながります。 また、複数人でプロジェクトを進行する時に、自他の業務を可視化できなければ、仕事量や時間のマネジメントも難しくなります。結果、完了していないタスクの存在に気付かず、「納期間近に急いで修正しないといけない」といった問題も発生するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】業務標準化の手順 ここでは、4ステップで業務標準化の手順について解説します。属人化やブラックボックス化に悩む担当者の方は、以下を参考にしましょう。 ステップ1｜現状課題の洗い出し 業務の標準化を進めるにあたって、業務内容や工数、難易度などを数値化し、業務を定量的に「見える化」しましょう。この過程で現場社員の精度の高い意見を聞きながら、現状課題を洗い出します。 ステップ2｜優先する課題の選定 課題を洗い出したら、解決すべき課題に優先順位をつけます。プロジェクトを進めるうえで毎回障壁になっている課題や、解決が急務な課題を優先して選定しましょう。 ステップ3｜業務整理とマニュアル作成 課題を選定した後は解決する課題について、工数や手順、リソースなどを具体的にまとめて整理します。そして、どのメンバーでもわかるようなマニュアルを作成し、共有しなければなりません。 ステップ4｜運用と改善を繰り返す 業務標準化には運用に加えて、改善も非常に重要です。マニュアルを踏まえて実際に運用し、スムーズにいかなかった点は改善するなど、より良くしていける継続的な見直し体制を整えましょう。 以上のように、業務標準化では業務スピードの向上に向けて、解決すべき課題の洗い出しから運用・改善までの各フローを確実に行う必要があります。顕在化している課題はもちろん、潜在的な課題の原因を見える化し、解決していく姿勢を常に持ちましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化を成功させるコツとは ここでは、業務標準化を成功させるコツについて解説します。以下を押さえると、属人化している業務を効率的に標準化できるようになります。 （1）PDCAサイクルを継続する 業務標準化を成功させるためには、PDCAサイクルの継続が欠かせません。 まず、標準化が必要な業務の課題を洗い出し、計画を立てます(Plan)。次に、計画を実行(Do)し、客観的な評価から良かった点と反省すべき点をまとめましょう(Check)。最後に、反省点を改善する(Action)ことで、継続的に業務改善を図れます。 このように、PDCAサイクルを「常に」回すことで、継続的に業務改善を図り、職場にとって実用的な業務フローを構築できるのです。 （2）業務標準化の目的を理解させる 業務標準化を達成させるためには「目的」をメンバーに必ず理解させましょう。 「何のために業務標準化をするのか」といった目的が全員に上手く共有されていなければ、メンバーの目的意識の低下や業務の指針が定まりません。結果として、目標・ミッションを設定しても形骸化するケースに陥りがちです。 また、メンバーに目的を理解してもらうには、リーダーの一方的な姿勢で業務標準化を目指すのではなく、各メンバーとの認識のすり合わせを行いましょう。組織内での合意形成を図ることで、個人の「納得感」に繋がり、目的に向けて足並みを揃えられます。 （3）ITツールを利用する 業務標準化を成功させるコツとして「ITツールを利用すること」も挙げられます。 属人化によって職場のコミュニケーション不足が発生すると、他のメンバーや部署の業務内容が把握できず、担当者の不在や退職時に業務効率が著しく低下します。そこで、ITツールを使えば、業務マニュアルを蓄積・共有できるので属人化の解消に役立ちます。 しかし、せっかくITツールを導入しても検索性が悪いと使われなくなります。したがって、「ナレカン」のような超高精度な検索機能を備えたツールで、全社でマニュアルを運用させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務の標準化に役立つツール 以下では、業務の標準化に役立つツールを紹介します。 業務の標準化ができていない企業では、会社の情報資産であるノウハウの継承が進まないので、仕事の引き継ぎがうまくいきません。また、業務がブラックボックス化し、誰がどれくらいの業務をこなしているかがわからず、正当な人事評価が困難です。 そこで、業務標準化への第一歩として「仕事の内容やノウハウを蓄積・共有できるツール」を導入しましょう。とくに、既存のノウハウを効率的にナレッジ化できるツールであれば、情報集約の手間が最小限に抑えられます。 結論、業務の標準化に役立つのは、あらゆるノウハウやマニュアルを手軽にナレッジ化して共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、メールやチャット、さまざまな形式のファイルなどを集約して一元管できるため、社内のノウハウの蓄積が進みます。また、ファイルを「記事」に添付するだけでファイル内容をAIが自動要約するので、ツールに情報を移行する手間がかかりません。 あらゆる社内情報を手軽にナレッジ化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化の3つのメリットとコツまとめ ここまで、業務標準化の3つのメリットとコツを中心に解説してきました。 業務標準化の実現は、職場の属人化を防ぎ、業務効率を向上させられます。そして、業務標準化には、どのメンバーでもノウハウや業務内容を理解できるように「情報を蓄積できる環境」も非常に重要です。 一方、アナログな情報共有・蓄積をしている会社では、マニュアル作成のハードルの高さや、蓄積された情報へのアクセスのしにくさから標準化ができないストレスが生じます。そのため、マニュアルを簡単に共有・検索できるITツールを導入すべきなのです。 そこで、属人化した業務の標準化を達成するには誰でも簡単にノウハウやマニュアルを蓄積・共有・検索できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有し、業務標準化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事がなかなか覚えられない？すぐ忘れる部下への対処法とは

仕事を進めるスピードに個人差はあるものの、複数人でプロジェクトを進めるときは、誰かの仕事が遅いとほかのメンバーに迷惑をかけてしまいます。 実際に、「仕事が遅いメンバーの影響で、スムーズに業務を進められない」と悩むマネジャーの方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事が遅い人の改善策と向き合い方を中心にご紹介します。 仕事が遅い人の特徴や弊害を把握し、自身の行動を見直したい 仕事が遅いメンバーがいるので改善策を知りたい 社員の業務スピードを上げ、生産性を向上させる方法を探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、仕事が遅い人の特徴や改善策が分かり、メンバーの業務スピードを格段に上げることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【対策あり】仕事が遅い人に見られる5つの特徴1.1 （1）完璧主義でこだわりが強い1.2 （2）仕事の全体像が見えてい∂ない1.3 （3）自身のキャパシティを把握していない1.4 （4）何度も同じミスをする1.5 （5）報連相ができない2 仕事が遅いことの2つの弊害2.1 （1）周囲に迷惑をかける2.2 （2）昇進や昇給が遠のく3 「仕事がとろい」と言われる人が取り組むべき改善策とは3.1 （1）明確なスケジュールを計画する3.2 （2）周囲の環境を整える3.3 （3）的確な情報共有をする4 【担当者向け】仕事が遅い人への向き合い方5 業務のスピードを向上させるおすすめのツール5.1 誰でも簡単に社内情報を確認・共有できるツール「ナレカン」6 仕事が遅い人の改善策と向き合い方まとめ 【対策あり】仕事が遅い人に見られる5つの特徴 ここでは、仕事が遅い人に見られる5つの特徴と対策を解説します。以下に当てはまるメンバーは行動を振り返り、仕事のやり方を見直しましょう。 （1）完璧主義でこだわりが強い 1つ目に、完璧主義でこだわりが強いことが特徴として挙げられます。 仕事を細部までこだわり、完璧にしようとする心がけは素晴らしいです。しかし、プロジェクトの納期が迫っている場合は、業務効率を低下して周囲に迷惑をかける原因になります。 そこで、プロジェクトを進めるときは、はじめにアウトラインを作成することがおすすめです。こだわる必要のない部分に時間をかけても評価されにくいため、提出できる一定のレベルまで業務を完了させてから細部を仕上げるようにしましょう。 （2）仕事の全体像が見えてい∂ない 2つ目に、仕事の全体像が見えていない人も仕事が遅くなりがちです。 仕事を進めるうえで、担当している仕事の全体像を把握することは重要です。「自身のタスクがプロジェクトのどの段階か」「最終的なゴールはどこに設定されているか」を理解すると、自然と業務のスケジュールを組み立てられるようになります。 しかし、目先の業務をこなすことだけに集中すると、担当しているほかのタスクの優先順位を誤り、納期にも間に合わなくなる恐れがあります。そこで自身のタスク管理のためにも、視野を広げて仕事の全体像を把握し、順序立ててタスクに着手しましょう。 （3）自身のキャパシティを把握していない 3つ目に、自身のキャパシティを把握していない人は仕事が遅くなる傾向にあります。 自分がこなせる仕事の量を知らないと、自身のキャパシティ以上の業務を引き受けてしまい、期限までに仕事が終わらないという事態に陥ります。結果、残業が続き、疲労から業務品質を落としてしまうことにもつながります。 そこで、適切なスケジュールとタスク管理を実施し、自身が抱えているタスクと期限を可視化しましょう。期限までの自身の仕事量がわかると、「他の仕事を引き受ける余裕があるか」や「他の人に業務を手伝ってもらうか」といった判断ができるようになります。 （4）何度も同じミスをする 4つ目に、仕事が遅い人は何度も同じミスをするという特徴があります。 ミス自体は誰にでもありますが、対策をとらずに繰り返しミスをすると、修正に時間がかかるため、仕事が遅くなります。また、何度もミスをする人は上司や他のメンバーからの信頼も下がるため、仕事を任せてもらいにくくなるのです。 そこで、ケアレスミスのような小さな過ちにも対策を講じることが重要です。たとえば、一度間違いを指摘されたところをメモしておき、何回もメモを振り返って同じミスをしていないか確認するなど、ミスに応じた対策をとりましょう。 （5）報連相ができない 仕事が遅い人に見られる特徴の5つ目として「報連相ができない」が挙げられます。 「報連相」はビジネスに必須ですが、できない原因にはルールがなかったりタイミングがわからなかったりすることがあります。つまり、個人だけの問題ではなく、組織側による「報連相」の仕組みづくりができていないというのも問題なのです。 そこで、メンバーが気軽に「報連相」できるような体制を整えましょう。たとえば、業務上で課題があったときに取るべき行動をマニュアル化して「ナレカン」のようなツールで社内に共有すれば、メンバーもルール通りに行動しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事が遅いことの2つの弊害 ここでは、仕事が遅いことの弊害を紹介します。仕事が遅い人は以下のリスクを知り、行動の改善のためのモチベーションにしましょう。 （1）周囲に迷惑をかける 1つ目の弊害は、周囲に迷惑をかけることです。 多くの仕事は複数人で取り組むため、仕事が遅い人がいると他のメンバーが仕事のフォローをしなければなりません。そのため、他のメンバーの仕事量が増え、負担が大きくなってしまうのです。 また、仕事が遅い人には最初からあまり多くの仕事が割り振られないため、他の仕事の早いメンバーに負荷が集中してしまいます。このように、仕事が遅いとチームのメンバーに迷惑をかけてしまうため、改善に努めるべきなのです。 （2）昇進や昇給が遠のく 2つ目の弊害は、昇進や昇給が遠のくことです。 仕事が遅い人は、仕事量も少なくなるため、他のメンバーに比べて「生産性」や「成果」における評価が下がってしまいがちです。また、残業で仕事に対応したとしても、人件費がかかるため、会社からの評価は上がらないのです。 以上のように、昇進や昇給がないと仕事のモチベーションも保つことが難しくなります。そのため、業務スピードを上げてアウトプット量を増やしていくことで、昇進や昇給といった形ある結果を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「仕事がとろい」と言われる人が取り組むべき改善策とは ここでは、「仕事がとろい」と言われる人が取り組むべき改善策を説明します。業務スピードの向上には以下を必ず押さえるようにしましょう。 （1）明確なスケジュールを計画する 仕事が遅い人が取り組むべき改善策に、明確なスケジュールの計画が挙げられます。 仕事が遅い人の多くは抱える業務のなかで「いつまでに完了させるか」という期限の意識が弱いです。タスクの期限が明確でないと、緊急性を感じなくなるため、さまざまなタスクに手をつけて集中力が散漫してしまうのです。 そのため、いつまでにどのタスクを仕上げるかの優先順位を決め、スケジュールを計画・管理してから業務に取りかかるようにしましょう。今やるべきことが可視化され、集中的にタスクを完了できるようになります。 （2）周囲の環境を整える 業務スピード向上には、仕事をする周囲の環境整備が必須です。 デスクが会議資料や企画書で山積みになったり、パソコンのファイル管理が煩雑になっていたりすると「どこになにがあるかわからない」状況が発生してしまいます。結果、必要な書類や情報を探すのに時間を取られ、仕事のスピードを大きく低下させるのです。 したがって、いつでも業務に必要なものがどこにあるかを把握できるように、デスク周辺やパソコンのファイルを整頓しましょう。また、すぐに必要な情報にアクセスするために「ナレカン」のような検索性の高いツールで情報管理するのも一つの手です。 （3）的確な情報共有をする 的確な情報共有をすると仕事をスムーズに進められるようになります。 仕事において、メンバー同士の情報交換や会議資料の共有には「スピード」と「アクセスのしやすさ」が求められます。的確なタイミングで情報共有されると、仕事に必要な情報へ簡単にアクセスでき、業務進行を妨げません。 そのため、ビジネスで必須の「報連相」から仕事で発生する情報の共有・管理までをスピーディかつ確実に実施すれば、業務スピードの改善も期待できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者向け】仕事が遅い人への向き合い方 ここでは、仕事が遅い部下を抱える担当者向けに状況別の向き合い方を解説します。 仕事の経験値が低い 新入社員や職場異動によって新たに加入したメンバーが仕事をこなせるようになるには、一定の期間が必要です。担当者は、業務のマニュアルを用意したり、質問に対してアドバイスをしたりするなどの教育を中心に、業務に慣れさせましょう。 仕事の覚えが悪い ある程度の経験があるにも関わらず仕事を覚えられないメンバーには、1on1ミーティングを実施するなど、抱える課題や悩みについて話す機会を設けましょう。各メンバーと向き合うことで、一人ひとりの精神的なケアができるようになります。 メンバーのやる気がない メンバーのやる気がおきない原因には、仕事の内容が適していなかったり、仕事に意味を感じていなかったりする場合があります。仕事への貢献度はメンバーのやる気に大きく関わるため、担当者は任せる仕事の意義を明確にしましょう。 部下からの信頼が厚く、尊敬される担当者やリーダーは、各メンバーの性格や特徴を踏まえて、的確な教育を実施しています。経営資源の内の最も重要な「ヒト」を育てることは、仕事の質を高め業務効率の向上につながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務のスピードを向上させるおすすめのツール ここでは、業務のスピードを向上させるおすすめのツールをご紹介します。 仕事が遅いメンバーは、完璧主義であるがゆえに他のメンバーに相談ができなかったり、報連相をする習慣がなかったりすることが多いです。そのため、問題が発生した時に周囲と共有できずに、自身で抱え込んでしまい仕事が頓挫してしまうのです。 そこで、「業務ノウハウや社内情報をいつでも確認・共有できるツール」を導入して、分からないことはすぐに調べたり、相談できるようにしましょう。また、誰でも同じ情報にアクセスできれば、質問や確認のやりとりが減り、業務スピードが上がります。 結論、業務スピードを上げるには、情報の属人化を防ぎ、誰でも簡単に使えるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、業務ノウハウや社内FAQを蓄積できるほか、質問機能で任意のメンバーに聞けるので、疑問がすぐに解消されます。また、社内全体での情報共有がスムーズになることで、無駄な確認やミスが減り、結果的に業務のスピードが上がるのです。 誰でも簡単に社内情報を確認・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事が遅い人の改善策と向き合い方まとめ ここまで、仕事が遅い人の改善策と向き合い方について解説してきました。 仕事が遅いメンバーは、周辺環境の整備をするなどの対策が必要です。また、会社側も報連相をはじめとした情報共有の仕組みを構築し、各メンバーの教育・管理が求められます。 そこで、「社内情報を一元管理・共有できるツール」を導入すれば、紙の書類の電子化によって周辺環境を整えられます。また、報連相に関するマニュアルをツールで共有して、メンバーの情報共有の意識を高めることができます。 結論、仕事が遅いメンバーの環境の改善には、社内情報やノウハウを一元管理し、即アクセスできるツール「ナレカン」が必要なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有・ノウハウ管理を簡単にし、業務スピード向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事がなかなか覚えられない？すぐ忘れる部下への対処法とは

データ管理に用いられる代表的なソフトのひとつがExcelです。多くの企業で一般的に使われており、利用に教育コストがかかりません。 しかし、データ量の増加とともに、Excelの利用に限界を感じる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excel管理をやめるべき理由とメリットを中心にご紹介します。 Excel管理を続けると発生する問題点を知りたい 脱Excel化によるメリットを把握したうえで、データの管理方法を見直したい Excelの代わりとなるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Excel管理を続けるべきではない理由と脱Excel後に乗り換えるべきツールがわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Excel管理をやめるべき理由3選1.1 業務がブラックボックス化する1.2 管理が煩雑になる1.3 データ量が多いと重くなる2 脱Excel管理のメリット3選2.1 属人化が解消される2.2 必要な情報へのアクセス性の向上2.3 情報共有が簡単になる3 エクセル管理から脱却する3つのタイミング3.1 業務量が増えてきたとき3.2 リモートワークを導入したとき3.3 人的ミスが頻発してきたとき4 Excelからの移行先として最適なITツール4.1 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 エクセル管理から脱却するためのステップ5.1 （1）現状の管理業務を棚卸しする5.2 （2）業務に合ったツールを選ぶ5.3 （3）移行期間を設ける6 Excel管理をやめるべき理由とメリットまとめ Excel管理をやめるべき理由3選 ここでは、Excel管理をやめるべき理由を3つ解説します。業務の停滞を招きかねないので、Excel管理を続けている企業は以下の理由を確認し、対策を検討しましょう。 業務がブラックボックス化する 1つ目の理由は、業務がブラックボックス化するからです。 複雑なマクロを使用してExcel管理されると、担当者しか理解できない状況に陥り、業務の進行状況がブラックボックス化してしまいます。さらに、担当者が休職・退職したときは、設定されたマクロを誰も理解できず、Excelファイルが使用できなくなります。 また、業務がブラックボックス化すれば、担当者が業務の状況を確認する手間が無駄に発生してしまいます。したがって、脱Excel管理に取り組み、ブラックボックス化を防ぎましょう。 管理が煩雑になる 2つ目の理由は、管理が煩雑になってしまうからです。 Excelでデータ管理すると、ファイル数が膨大になり、各社員のパソコンにファイルが点在してしまうので管理が煩雑になります。点在している大量のファイルから必要な情報を見つけるには時間がかかるので、業務の効率を下げてしまうのです。 Excelファイルが分かれると情報も分散し、必要な内容が見つからない事態になりかねません。したがって、「同ファイル内でシートを使い分ける」「バージョンをファイル名に記載する」といった工夫が必要です。 データ量が多いと重くなる 3つ目の理由は、データ量が多いと重くなるからです。 管理する情報が増えればデータの容量が増えるので、長期間ファイルに記録を残し続けると重くなってしまいます。そのため、Excelを業務のメインツールで使用している場合、動作が少し遅くなるだけで作業効率は落ち、ストレスが溜まります。 また、複雑な関数を使用して管理する場合も動作が重くなりやすいのです。そこで、脱Excelしてデータの保存先を「クラウドサーバに保存されるツール」に移行すると、パソコン本体が重くなる事態を予防できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excel管理のメリット3選 ここからは、脱Excel管理のメリットを3つ解説します。脱Excel化を行った企業は、以下の3つが浸透しています。 属人化が解消される 1つ目のメリットは、属人化が解消されることです。 脱Excelして情報管理に役立つツールを導入すれば「マクロ設定が原因で担当者しか理解できない状況」を避けられます。また、誰もが必要な情報にアクセスできるため、担当者が退職・異動したとしても、他の社員への引き継ぎの負担が減るのです。 さらに、全てのファイルを任意のメンバーで常に共有できるので、社員それぞれがファイルを個人管理することもなくなり、「最新のファイルがどれかわからない事態」に陥りません。 必要な情報へのアクセス性の向上 2つ目のメリットは、必要な情報へのアクセス性が向上することです。 Excel管理をやめれば、これまで社内に散在していた大量のファイルの一元管理が可能となります。そのため、ファイルを探す手間が省け、必要な情報へのアクセス性が向上します。 また、Excelの場合、ファイルの中身を確認するためにわざわざファイルを開かなければなりません。しかし、 Excelの代わりに情報管理に役立つツールを導入すれば、一目でファイルの内容が確認できます。 情報共有が簡単になる 3つ目のメリットは、情報共有が簡単になることです。 Excelで情報共有をする際は、「ファイルの作成」→「メールの共有」→「ファイルを開いて確認」という手間がかかります。しかし、脱Excelを行い、「ナレカン」のような直接文字やデータを残せるツールを導入すれば、情報共有にかかる手間が大幅に省けます。 また、Excelでの情報共有では、ファイル内容の変更があってもリアルタイムでは更新されません。しかし、ExcelではなくITツールを利用すれば、共有の手間がかかる煩わしさがなくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセル管理から脱却する3つのタイミング 以下では、エクセル管理からの脱却を考えるべきタイミングを3つ紹介します。以下の状況に当てはまっている場合は、エクセルからの移行を検討しましょう。 業務量が増えてきたとき 脱却するべきタイミングの1つ目は、業務量が増えてきたときです。 業務量の増加に伴い、扱うデータが増えることでファイルが重くなり、業務効率が低下することがあります。また、ファイルの数が増えた結果、必要なファイルがどこにあるか分からなくなる恐れがあるのです。 以上のように、業務量が増えてきたタイミングでは生産性が低下する恐れがあるため、エクセル管理からの脱却を検討すべきです。 リモートワークを導入したとき 脱却するべきタイミングの2つ目は、リモートワークを導入したときです。 リモートワークでは、不明点をすぐに他の社員に聞けないことが多く、業務の停滞につながる恐れがあります。そこで、誰でも自分で疑問を解消できるよう、マニュアルを整備することが重要です。 ただし、社員が必要な情報をすぐに見つけられるよう、わかりやすく管理しましょう。たとえば、欲しい情報を即座に取り出せるツール「ナレカン」なら、参照したいマニュアルにすぐにたどりつけるため、リモートワークでも確実に不明点を解消できます。 人的ミスが頻発してきたとき 脱却するべきタイミングの3つ目は、人的ミスが頻発してきたときです。 人的ミスは個人の能力による場合もありますが、Excelの操作が分かりづらいことや属人化された管理方法が根本的な原因になっているケースも少なくありません。そこで、より直感的に操作でき、作業ミスを構造的に防げるツールへの移行の検討が重要です。 以上のように、人的ミスが増えてきたと感じたら、単なる「注意不足」の問題だけにせず、業務フローを見直しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelからの移行先として最適なITツール ここからは、Excelからの移行先として最適なITツールを解説します。 Excelファイルで情報を管理すると、「ファイル管理が煩雑になる」「データ量が多いと重くなる」などの問題が発生します。そのため、簡単に情報をまとめられるうえに、データが増えても重くならないツールに移行しましょう。 また「社内の全員が使いこなせるか」を重視してツールを選ぶ必要があります。なぜなら、操作が複雑なツールは教育コストが発生するうえ、ツールを十分に使いこなせず、かえって非効率的になってしまうからです。 結論、Excelの移行先として最適なのは、ITに詳しくない人でも使えて、社内の情報をまとめて管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「記事」にテキストのほかに画像やファイルを添付できるうえ、メールを使える方なら迷わず使いこなせるほど操作が簡単です。そのため、全社員がナレッジを“自然に”共有する文化が根付きます。 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセル管理から脱却するためのステップ 以下では、エクセル管理から脱却するときの具体的なステップを説明します。ツールを社内に浸透させたい人は以下のステップを踏むようにしましょう。 （1）現状の管理業務を棚卸しする まず、現状の管理業務を棚卸ししましょう。 Excelはどういった用途で利用しているのか、Excelに蓄積されているデータはどれくらいかなどを洗い出します。とくに必要な機能がなにかを分析しておくと、移行先を選ぶときの参考になり便利です。 以上のように、棚卸をすることで、現状のExcelの利用状況が分かるので、以降のステップにも役立ちます。 （2）業務に合ったツールを選ぶ 次に、自社の業務に合ったツールを選びましょう。 現在のExcelの利用状況から、自社に必要な機能を挙げ、機能に過不足のないツールを利用しましょう。とくに、多機能すぎると、使いこなせない場合があるので、注意が必要です。 また、どのような業務でも、ナレッジを一元化し、情報が属人化しないようにすることが大切です。そのため、担当者が変わっても、使い続けられるツールを選びましょう。 （3）移行期間を設ける 最後に、Excelから新しいツールに乗り換えるときには、移行期間を設けましょう。 新しいツールを突然使い始めるのは困難で、トラブルが発生する恐れがあります。そのため、移行期間を設けて、段階的に新しいツールに乗り換えられるようにしましょう。 このようなステップを踏むことで、Excelからスムーズに移行し、新しいツールを長期的に運用することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel管理をやめるべき理由とメリットまとめ これまで、Excel管理をやめるべき理由やメリットを中心にご紹介しました。 Excel管理をやめるべき理由として「業務のブラックボックス化・管理の煩雑化・データ量の増加」の3つが挙げられます。また、脱Excelすることで、情報へのアクセス性が向上し、情報共有も簡単になるのです。 ただし、Excelから脱却する場合、新しい情報管理ツールの導入が必要となりますが、多機能なツールを導入してもITに詳しくない社員は使いこなせません。そこで、誰でも使いこなせるツールを導入しましょう。 したがって、Excelの移行先として導入するべきなのは、誰でも簡単に社内のナレッジを共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、Excelからの脱却を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企業において、就業時間を過ぎても仕事をする「残業」は珍しくありません。しかし、残業の常態化は、社員の健康管理や人件費の観点から企業側にとっても解決すべき課題です。 実際に、職場で「常に」残業している人がいる労働環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、いつも残業している人の特徴を解決策と併せてご紹介します。 常に残業する人の理由を知りたい メンバーの健康を守る観点から残業を今すぐに削減したい 残業する人・職場を改善する方法を知り自社に活用したい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、残業が多い人の特徴や残業の放置によって発生する課題を理解しながら、解決のヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 残業しがちになってしまう人の特徴5選1.1 （1）優先順位がつけられず効率が悪い1.2 （2）業務量が多すぎる1.3 （3）仕事を抱え込みやすい性格1.4 （4）残業が“当たり前”の文化になっている1.5 （5）仕事の進捗状況を共有できない2 残業によって発生するリスク2.1 心身の健康に支障が出る2.2 非効率な業務状態に陥る3 残業を減らすための5つの改善策3.1 業務の見える化をする3.2 業務の標準化をする3.3 情報を探している時間を減らす3.4 管理職が“残業しない姿勢”を示す3.5 定時退社を前提にスケジュールを立てる4 残業問題の改善に役立つ情報共有ツール紹介4.1 残業しなくても成果につなげられるナレッジ管理ツール「ナレカン」5 残業する人の特徴と改善策まとめ 残業しがちになってしまう人の特徴5選 ここでは、残業する人の特徴5選を解説します。以下に当てはまっている場合は、必要以上に残業が発生してしまう傾向にあるため、注意が必要です。 （1）優先順位がつけられず効率が悪い 残業する人の特徴の1つ目は、優先順位がつけられず効率が悪いことです。 担当しているタスクを把握できていなかったり、優先的に解決する業務の選定ができていなかったりするため、完了させなければならないタスクが就業時間を過ぎても完了せず、残業が発生してしまうのです。 また、仕事である以上、個人の仕事の遅れは会社全体に影響します。そのため、締切を守れないメンバーがいると、業務進行に遅れが発生するので注意しなければなりません。 （2）業務量が多すぎる 残業する人の特徴の2つ目は、業務量が多すぎることです。 とくに、役職者や特定のメンバーに業務が偏りすぎるために、単純に業務量が多く、仕事が業務時間内に終わらないケースがあります。役職者の場合は、「オフィスに不在になると、関係する一連の業務がストップしてしまう」という心理的な負担からも、残業せざるを得なくなります。 このように、人手不足や業務の属人化によりタスクが集中した結果、定時内では終わらず残業が常態化するのです。 （3）仕事を抱え込みやすい性格 残業する人の特徴の3つ目は、仕事を抱え込みやすい性格であることです。 責任感の強さから「自分でやったほうが早い」「他人に頼みづらい」と感じてしまうタイプの人は、仕事を引き受けすぎてしまい、結果的に業務時間が膨れ上がります。 そのため、残業が続いている場合にはこまめにコミュニケーションをとって、業務量を確認しましょう。 （4）残業が“当たり前”の文化になっている 残業する人の特徴の4つ目は、残業が“当たり前”の文化になっていることです。 個人の問題でもありますが、会社全体が「残業をする人＝頑張っている人」という評価をしていると、残業時間が長くなりやすいです。とくに、自分より上の役職者が残業しているので「帰りづらい」と感じている場合もあります。 このように、企業文化に染まった結果、残業をしているのです。 （5）仕事の進捗状況を共有できない 残業する人の特徴の5つ目は、仕事の進捗状況を共有できていないことです。 タスクがどこまで完了しているのかという「報告」や、担当している業務にトラブルが発生して遅れるなどの「連絡」を疎かにすると、業務が遅滞していてもほかのメンバーが気づけず、カバーできません。 また、分からないところの「相談」を怠ると、抱えている問題の根本的な解決も難しくなります。結果、何度も同じミスが発生し、仕事の質と業務効率が低下します。 以上のように、残業する人は報連相ができずにタスクを溜め込んでしまい、質とスピードの両方が低下するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 残業によって発生するリスク ここでは、残業によって発生するリスクについて解説します。残業の習慣を放置すると、以下のデメリットが生まれるため、組織全体で解決する必要があります。 心身の健康に支障が出る 残業によって発生するリスクとして、健康への支障が挙げられます。 残業が習慣化されれば、労働時間も長くなってしまい、身体的だけでなく精神的にも負担をかけることになります。また、企業にとっても、貴重な社員が病気を理由に休職・退職するリスクや、採用コストの増大リスクがあるのです。 そのため、企業側は各メンバーの労働状況を正しく管理し、心身の健康に支障がでないように配慮しなくてはなりません。 非効率な業務状態に陥る 職場の残業を放置し続けると、非効率な業務状態に陥りやすくなります。 集中力が切れたまま、ただ「タスクをこなす」ことだけを目的に残業しても、生産性は上がりません。クオリティも落ち、翌日のパフォーマンスにも悪影響を及ぼします。 したがって、企業は「業務量の見直し」や「時間の区切り」を明確にして、集中できる時間内に仕事を終える仕組みづくりが必要です。とくに、残業の“質”と“理由”を把握したうえで改善策を講じましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 残業を減らすための5つの改善策 ここでは、残業が多い人や職場が実践すべき改善策を紹介します。以下を参考にスピード感を持って残業削減の取り組みに着手しましょう。 業務の見える化をする 特定の人ばかりが残業している場合は、業務の見える化が有効です。 まず、「誰が」「どのような業務を」「どれだけの時間」で実行しているかを把握するところからスタートします。なぜなら、業務がブラックボックス化していると、効率化の余地に気づけないからです。 そのため、ナレッジ管理ツールや業務記録シートなどを活用してタスクを洗い出し、無駄な作業や属人化した業務を可視化したうえで、整理・改善につなげましょう。 業務の標準化をする 残業が多い職場では、業務の標準化も有効な改善策です。 業務が属人化していると、特定の人に業務量が偏ります。そこで、「ナレカン」などのツールを活用して業務内容をマニュアルで共有することで、ほかのメンバーに委任できる状態にしましょう。 また、業務のノウハウが共有されると、無駄な業務の発見ができます。結果、工数の無駄が削減され、業務効率化にもつながるのです。 情報を探している時間を減らす 残業しないと業務が終わらない場合、情報を探している時間を減らす仕組みを作ることが有効です。 疑問があっても「誰に聞けばいいかわからない」状態だと、チャットツールやメールで担当者を探さなければなりません。また、情報がGoogleドライブや共有サーバーなどに点在していると、情報を探すために多くの時間とエネルギーがかかります。 そこで、「ナレッジ管理ツール」の導入などで、業務の「ロス時間」を削減できれば、残業時間の短縮につなげられるのです。 管理職が“残業しない姿勢”を示す 会社全体で残業する文化が根付いている場合、管理職が“残業しない姿勢”を示すことが有効です。 上司や管理職が遅くまで残っていると、部下も「先に帰りにくい」と感じてしまいます。そこで、管理職が率先して定時退社し、「早く帰っても評価される」環境を整えることで、職場全体の意識が変わるのです。 ただし、部下に業務を押し付ける形にならないよう、残業を減らすよう声をかけたり、業務過多の部下に適切なフォローをするなど、マネジメントの役割も重要です。 定時退社を前提にスケジュールを立てる 会社全体で残業する人が多い場合は、「時間外労働ありき」でスケジュールを組むのではなく、「定時で終わらせる」前提で逆算したスケジュール設計をすることが重要です。 具体的には、あらかじめ各業務にかかる時間を見積もっておき、余裕のあるタイムマネジメントを実現しましょう。また、進捗のズレは定期的に見直しやスケジュールの前倒し・後ろ倒しを柔軟に調整することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 残業問題の改善に役立つ情報共有ツール紹介 以下では、残業時間の削減に役立つツールをご紹介します。 残業時間の削減には「業務の属人化」「引き継ぎミス」「情報を探す時間」など、“目に見えにくい非効率”を解消することが有効です。とくに、業務の属人化を解消すると「あの人がいないと対応できない業務」がなくなり、特定の人の業務負荷が減ります。 また、情報が整理されていれば、検索だけで即座に回答が得られ、調べる時間が減らせるのです。具体的には、過去の問い合わせと回答をナレッジ管理ツールに蓄積しておくことで全員が検索して参照できるようになり、1件あたりの対応時間が短縮されます。 結論、習慣化された残業の改善には、“残業の背景にある非効率”を削減できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに業務情報をまとめて残すと、過去のプロジェクトや対応履歴の再利用できるので「情報を探す時間」を大幅に削減できます。その結果、業務の無駄が減って効率が上がるので、会社の残業体質が改善されるのです。 残業しなくても成果につなげられるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 残業する人の特徴と改善策まとめ ここまで、残業する人の特徴と改善策を中心に解説してきました。 残業の常態化は、社員だけでなく企業にとってもデメリットがあるため、解決が急務です。とくに、業務のマニュアルやノウハウを共有する場所がなかったり、業務が属人化していたりする場合は、ナレッジ管理ツールを導入しましょう。 ただし、導入するツールに情報がまとまっていても、検索機能が不十分では必要な情報を見つけられず、ストレスがかかります。 したがって、高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」を使って、情報共有・管理の側面から、無駄な残業を削減すべきです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で社内の残業時間を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事がなかなか覚えられない？すぐ忘れる部下への対処法とは

近年、変化の激しい現代に対応するビジネスの考え方として、OODAループが注目を集めています。業務の状況に応じてOODAループを回すことで、正確かつ迅速な意思決定が可能になるのです。 しかし、OODAループを実行する具体的な手順がわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OODAループのメリット・実行手順を中心にご紹介します。 OODAループを実行して、社員が主体的に動く環境を作りたい OODAループのメリット・デメリットを把握して実行の可否を検討したい OODAループを効果的に実行できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、OODAループを効果的に実行して社員が自発的に業務をする環境を構築できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OODA（ウーダ）ループとは1.1 OODAループの概要1.2 OODAループが必要な背景2 OODAループの3つのメリット2.1 （1）迅速に意思決定できる2.2 （2）柔軟に対応できる2.3 （3）主体的に行動できる3 OODAループのデメリット3つと改善策3.1 （1）統率が取れない3.2 （2）中長期的な計画の立案に不向き3.3 （3）暗黙知が発生する4 OODAループを実行する具体的な手順とは4.1 （1）Observe(観察)4.2 （2）Orient(状況判断)4.3 （3）Decide(意思決定)4.4 （4）Act(実行)5 OODAループを効果的に実行できるツール5.1 社内の情報を蓄積・共有・管理できるツール「ナレカン」6 OODAループのメリット・実行手順まとめ OODA（ウーダ）ループとは ここでは、OODAループの概要や背景をご紹介します。OODAループとPDCAサイクルの違いがわからない方やなぜOODAループが必要なのか知りたい方は必見です。 OODAループの概要 OODAループとは、アメリカ空軍の大佐であるジョン・ボイド氏が提唱した意思決定の手法を指します。「OODA」は、取り組みの手順である「Observe(観察)」「Orient(状況判断)」「Decide(意思決定)」「Act(実行)」の頭文字を取ってつくられました。 OODAループと類似したフレームワークとして、PDCAサイクルが挙げられます。PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の4つの手順から構成される業務改善の手法で、計画を起点に取り組む点が特徴です。 一方で、OODAループはループの起点が決まっておらず、必要に応じて前後の工程に進めたり戻したりすることで課題を迅速に解決できる利便性があります。このように、それぞれ目的やメリットが異なるので、目的や状況に応じて適切に使い分けることが重要です。 OODAループが必要な背景 OODAループが必要になったのには以下の背景が関係しています。 技術革新に伴うビジネス環境の激しい変化 技術の進歩によって、本来優位である先発企業が後発企業に市場競争で負けたというように、環境の変化が目まぐるしいです。そのため、緻密な計画を立てるPDCAサイクルよりも状況判断で即行動できるOODAループが必要性が増したのです。 AIの発達 AIは過去の学習データから分析・推論ができるため、既存の領域においては多くの面で任せられます。一方で、新しい領域では、AIよりも市場や現場の動きを観察する人間が必要なので、スピード感のあるOODAループを回すことが求められるのです。 以上のように、OODAループは、変化の早い現代で企業が市場競争に負けないために重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループの3つのメリット ここでは、OODAループのメリット3つについて解説します。OODAループを実行すると、他者の承認を待たずとも、社員一人ひとりが状況に即した行動を取れるのです。 （1）迅速に意思決定できる OODAループを実行すると、迅速に意思決定ができます。 PDCAサイクルとは異なり、OODAループでは計画立案や目標設定をする必要がありません。そのため、上司の指示を待たずに、各社員が状況に応じた素早い意思決定・行動が可能です。 したがって、対応のスピードが求められる競争の激しい分野や、予想外の事態が発生しやすい新規プロジェクトでは、とくにOODAループの活用が有効です。このように、OODAループを実行すれば、スピーディーに意思決定して業務をスムーズに進められるのです。 （2）柔軟に対応できる OODAループを業務に取り入れると、問題が発生しても状況に応じて柔軟に対応できます。 OODAループでは、管理者側の指示を待つのではなく、現場の担当者が判断して対応します。そのため、計画を修正しながら、現場の状況に合わせて臨機応変に行動を取れるのです。 また、状況に合わせて柔軟な対応をとる体制が整っていれば、結果として日ごろの業務トラブルの回避にもつながります。したがって、施策を迅速に講じて、業務を滞りなく進めるにはOODAループが有効です。 （3）主体的に行動できる OODAループを活用すると、社員が主体的に行動できます。 対応手順が固定化されていないOODAループは、状況に応じて必要な工程を実施する考え方です。そのため、社内でOODAループが定着すれば、上司が不在時にも社員個々が判断して主体的に行動することが可能になるのです。 したがって、個々が責任感を持って業務を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループのデメリット3つと改善策 以下では、OODAグループのデメリット3つと改善策を説明します。OODAループを実行する時は以下の点に注意しましょう。 （1）統率が取れない OODAループの実行により、統率が取れなくなる可能性があります。 OODAループは、状況判断から意思決定、実行までの期間が短いため、その場の思いつきや感情で行動する人や部署が発生してしまいます。そのため、一つの目標に向かって足並みを揃えることができず、上層部による統率が取りづらくなります。 そこで、組織全体の目標やビジョンの共有が不可欠なのです。全社で統一された目標が共有されれば、同じ方向に向かって全社員が動くことができます。 （2）中長期的な計画の立案に不向き OODAループは、中長期的な計画の立案には向いていません。 中長期的な計画の立案には、必ず行動の結果を踏まえた改善が必要です。一方で、OODAループは結果が出る前に、短いスパンで意思決定や行動をしなければいけないため、中長期的な計画においてOODAループのみを利用するのは不適切です。 そこで、行動の後に評価と改善のステップがあるPDCAサイクルを併用しましょう。 （3）暗黙知が発生する OODAループでは、暗黙知が発生しやすいことにも気をつけなければいけません。 OODAループは、状況の観察から行動までを繰り返すものであるため、行動の結果は重視されずデータとして残されないことが多いです。そのため、行動をした人しか結果がわからないという状況が生じ、別の人が同じ行動をして同じ過ちを繰り返す恐れがあるのです。 したがって、行動と結果を社員同士で共有し合うことが大切です。たとえば、社内のナレッジやFAQを蓄積し、リアルタイムで共有できる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループを実行する具体的な手順とは ここでは、OODAループを実行する具体的な手順について解説します。OODAループをスムーズに実行したい企業は、以下の手順を正しく把握しなければなりません。 （1）Observe(観察) 1つ目の手順は、Observe(観察)です。 この工程では、自社や外部環境に関するデータを収集し、状況を把握します。データを収集する際は、現場の状況を反映した「生のデータ」を幅広く集める点が重要です。 また、日ごろから情報を蓄積しており情報共有の体制が整っている企業は、データを収集しやすくなります。とくに、情報の蓄積が習慣として定着している企業は、ナレッジ管理ツールを使って、社内の情報共有を効率化しています。 （2）Orient(状況判断) 2つ目の手順は、Orient(状況判断)です。 このプロセスでは、収集したデータを自身の知識や経験と合わせて分析し、状況判断をします。そして、分析をもとに仮説を立て、対応の方向性を決定します。 決定した対応の方向性は、その後の「実行」に直結するため重要ですが、慎重に検討すると対応が遅れてしまいます。そこで、一度状況判断をしたら次の行程に移り、OODAループを繰り返すことで、他者の判断や以前行った判断の誤りに気づきやすくなります。 （3）Decide(意思決定) 3つ目の手順は、Decide(意思決定)です。 この工程では、具体的な対応の計画を決定します。とくに、以下の3つのステップで意思決定をするとスムーズです。 (1)チームが実現したい状態を確認する (2)想定される対応の選択肢を挙げる (3)最も効果的な対応を選ぶ ただし、OODAループは意思決定を迅速にするためのフレームワークであり、論理的な思考プロセスは重視されていません。したがって、過去の経験から直感的に対応策を判断する点が重要です。 （4）Act(実行) 4つ目の手順は、Act(実行)です。 実行に時間がかかると、状況が変化し「Observe(観察)」で収集した情報の鮮度が落ちるので、十分な効果を得られません。そのため、意思決定を行ったら迅速に対応を実行する必要があります。 また、実行後はすぐに結果を観察し、次のOODAループへつなげましょう。このように何度も繰り返し、取り組みで得た情報を次のOODAループに活用することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループを効果的に実行できるツール 以下では、OODAループを効果的に実行できるツールをご紹介します。 OODAは個人の裁量が大きいため、事前のすり合わせと定期的な情報共有が必須です。また、OODAループを円滑に回すには、それぞれのフェーズの精度とスピードが非常に重要です。 とくに、「観察」「状況判断」のフェーズでは、客観的なデータや他者の知見が必要なため、情報が一元化されていないと、判断の精度とスピードは落ちてしまいます。そこで、情報の蓄積と可視化をスムーズにできる環境づくりが求められるのです。 そのため、情報を一元的に管理し、すぐにアクセスできる体制を整えることが、OODAループの高速化につながります。結論、OODAループを効果的に使うには、情報共有と判断スピードの向上を両立するツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンに蓄積した情報は、高精度の検索機能によって必要なときに即アクセスできるため、判断の遅れを防止します。また、シンプルな操作性で誰でも使いやすいため、暗黙知を形式知化する環境を整えられるのです。 社内の情報を蓄積・共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループのメリット・実行手順まとめ これまで、OODAループのメリット・実行手順を中心にご紹介しました。 OODAループを活用すると、個々が迅速に意思決定するので、状況に応じて柔軟に対応したり主体的に行動したりできます。具体的には、Observe(観察)で収集した情報をもとにOrient(状況判断)し、迅速にDecide(意思決定)して対応をAct(実行)しましょう。 一方で、OODAループを効果的に実行するには、社内情報を記録共有できる環境づくりが必須です。そこで、「情報の共有と判断のスピードの上昇につながるツール」を導入すれば、情報を社内で共有し、素早く意思決定することが可能になるのです。 したがって、自社が導入すべきは、リアルタイムでの情報共有とスピーディな検索ができる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、情報共有を習慣化しつつ、OODAループを回して迅速な意思決定をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/