ナレッジマネジメント
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社内の文書を適切に保管しなければ、重要な資料が埋もれてしまったり、古い情報が混ざってしまったりするリスクが高まります。そこで、文書管理台帳に記録を残せば、社内で保管する書類を一覧化できるので整理しやすくなります。 しかし、なかには「文書管理台帳を作りたいが、記載すべき項目が分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選やおすすめのツールを中心にご紹介します。 目的ごとに文書管理台帳のテンプレートがほしい 効果的な文書管理台帳の作り方が知りたい 現状の管理方法に限界を感じるため、解決できるツールや方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、文書管理台帳を簡単に作成・管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理台帳とは2 【Excel】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選2.1 記載項目が充実しているテンプレート2.2 改版日が5枠あるテンプレート2.3 保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート3 文書管理台帳に記載すべき項目4 文書管理を上手に行う5つの方法4.1 (1)文書に管理番号を付ける4.2 (2)マニュアルを作成する4.3 (3)関係者へ適切に共有する4.4 (4)適切に情報を更新する4.5 (5)保存期間に合わせて書類を整理する5 【注意】Excelで文書を管理するデメリット6 【必見】文書管理台帳を簡単に管理できるおすすめのツールとは6.1 高セキュリティで情報に即アクセスできる「ナレカン」7 文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ 文書管理台帳とは 文書管理台帳とは、社内文書の「文書名や作成・更新日、保存場所や保管期間」を記載した一覧表を指します。 台帳で文書を管理することで、「目的の文書の保管場所が分かりやすい」「期限を守って保存できる」メリットがあります。とくに、保存すべき期間が法律で決まっている法定保存文書は適切な管理と、慎重な取り扱いが求められるのです。 そこで、文書管理台帳で文書の情報を一元管理すれば、書類の整理がしやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選 ここでは、文書管理台帳の作成に役立つExcelテンプレートを3つご紹介します。短い時間で効率的に文書管理台帳をつくりたい方は必見です。 記載項目が充実しているテンプレート こちらは、文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートです。 ファイル名や保管場所だけでなく、作成部署や公開レベル（編集・閲覧の可否）まで記載可能です。また、各項目には絞り込み検索機能も備わっており、[▼]をクリックすると検索条件を設定できます。 文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートの詳細はこちら 改版日が5枠あるテンプレート こちらは、文書の改版日が5枠設けられているExcelテンプレートです。 文書管理において、改版日の記録は「最新の情報と古い情報を混同しない」点で重要です。このテンプレートは改版日も一覧で残せるので、該当の文書を開いて確認せずとも、文書管理台帳上で最新の改版日が分かります。 改版日が5枠あるテンプレートの詳細はこちら 保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート こちらは、保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレートです。 保存期間や具体的な廃棄年月日を記載する項目が含まれており、該当の文書をいつまで保管すべきかがひと目で分かる仕様になっています。そのため、このテンプレートを使用して文書管理を実施すると、不要な文書を残し続ける事態を防げるのです。 保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理台帳に記載すべき項目 文書管理台帳に記載すべき項目は以下の5つです。 作成日 文書の種類・タイトル 作成部署 保存期間 備考欄 文書管理台帳を作成するときは、いつ・だれがどのように書いた文書か一目でわかるように項目を定める必要があります。項目数は任意ですが、他にも文書の概要、閲覧権限、保存場所などが項目としてあると、わかりやすい文書管理台帳が作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理を上手に行う5つの方法 社内の文書を正しく保管するには、管理上で気を付けるべき点がいくつかあります。そこで以下では、文書管理のポイントを5つ紹介します。 (1)文書に管理番号を付ける 文書管理における1つ目のポイントは、文書に管理番号を付けることです。 文書に番号を付けると情報が番号に紐づくので、ITツールで管理する場合はとくに検索性が上がります。ただし、混乱を防ぐために採番基準を統一するようにしましょう。 たとえば、文書を作成した順番に通し番号を1から「00001、00002、00003…」とつけます。さらに部門ごとにアルファベットを付けて分類すると文書は「A00001、B00001、C00001…」と整理され、すぐに目的の情報を入手することができるのです。 (2)マニュアルを作成する 文書管理における2つ目のポイントは、マニュアルの作成です。 文書管理に関わるマニュアルを作成し、共有しましょう。管理のルールを統一し、ナレッジとして蓄積すれば、社員は繰り返し参照できます。 また、新入社員は、マニュアルを読めば文書管理のルールが分かるので、わざわざ他の社員に聞く手間が省けるのです。 (3)関係者へ適切に共有する 文書管理における3つ目のポイントは、関係者へ適切に共有することです。 社内文書のなかでも、顧客の情報や機密情報が含まれる重要な文書は、情報漏えい防止のため必要なメンバーにのみ共有するべきです。たとえば、「重要な書類は関係者のみが入室できる場所に厳重に保管する」「電子データの書類は閲覧・編集権限を設定する」などの対策が必要になります。 このように、関係者が文書を正しく取り扱える体制を整えましょう。 (4)適切に情報を更新する 文書管理における4つ目のポイントは、適切に情報を更新することです。 マニュアルや社内規定などのルールを定めた文書は、企業の現状に合わせた定期的な見直しが欠かせません。また、改定を実施した場合は改定の日付や変更内容を正しく残す必要があります。 そこで、文書管理台帳を活用して社内文書を管理すると、文書が一覧化されるので、どの資料の情報を更新すべきか一目でわかります。 (5)保存期間に合わせて書類を整理する 文書管理における5つ目のポイントは、保存期間に合わせて書類を整理することです。 文書によっては国税庁標準文書保存期間基準で保存期間が定められており、保存期間が満了になる前に廃棄すると税務調査で指摘が入ったり、控除の対象外になったりするリスクがあります。そのため、文書管理において保存期間の遵守は必須です。 そこで、「ナレカン」のようなITツール上で文書の保管場所や保存期間をまとめておくと、パソコン・スマートフォンからいつでも簡単に確認できるため、誤って書類を破棄するリスクを減らせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Excelで文書を管理するデメリット Excelで文書を管理すると、文書管理台帳自体を探す手間がかかってしまう点がデメリットです。 前提として、文書管理の目的は「必要な文書へすぐにアクセスできるようにすること」にあります。文書の保管場所を記載しておくことで、目的の情報に素早くたどり着けるようになるのです。 しかし、Excelで管理すると、保管しているファイルデータが増えるにつれ他のファイルに埋もれてしまい、必要な情報を素早く見つけられなくなってしまいます。 そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、「文書管理台帳が見つからず、必要な情報にアクセスできない」といった悩みを解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】文書管理台帳を簡単に管理できるおすすめのツールとは 以下では、簡単に社内文書を管理できるおすすめのツールをご紹介します。 社内文書を簡単に管理するには、「情報の蓄積が確実にできるITツール」を導入しましょう。なぜなら、文書管理台帳をExcelなどのファイルで作成すると、「他のファイルに埋もれやすい」「必要な情報にすぐにアクセスできない」恐れがあるからです。 文書管理台帳の情報をITツールの表機能を用いてまとめれば、ファイル管理の煩雑さがなくなります。また、ITツールを導入するなら、社内文書の情報を即座に取り出せるように、「検索性に優れているか」も重視しましょう。 結論、社内の文書管理には、検索機能に優れ、確実に情報を蓄積できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、表やテキストで簡単に社内文書の情報をまとめられるうえ、「超高度な検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、ファイル管理の煩雑さから解放され、効率的な文書管理が実現されるのです。 高セキュリティで情報に即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った文書管理台帳の作成例＞ ナレカンの表機能を使えば、誰でも簡単に文書管理台帳を作成できます。また、ノート形式なので都度ファイルを開いて中身を確認する必要がなく、情報の更新も簡単です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ これまで、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選や、おすすめのツールを中心にご紹介しました。 文書管理台帳は、社内文書に関する情報をまとめた台帳であり「書類を探しやすくする」「適切な期間保存する」点で必要です。ただし、Excelで文書管理台帳を作成すると、ほかのファイルに埋もれてしまう恐れがあるので注意しましょう。 文書管理台帳をすぐに確認できないと、必要な文書の保管場所が分からず、業務が進まなくなってしまいます。そこで、文書管理台帳の代わりに、検索機能の備わったITツールで書類を管理すれば、短時間で目的の文書を見つけられます。 結論、簡単に操作可能かつ、検索機能が充実している情報共有ツール「ナレカン」が最適です。文書管理台帳だけではなく、ほかの社内文書管理ツールとして横展開すれば、社内の情報をメンバー内で共有しやすい体制が整います。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、文書管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

業務に潜む「非効率な作業」を改善して生産性を高めることは、業界業種を問わず求められます。そこで、現場で働く社員が「実体験の気づき」から改善点を見つけ出し、改善を訴えかける手段として、「業務改善提案書」の作成が挙げられます。 しかし、「早急に課題解決すべきだ」と経営陣に認識させるような業務改善提案書を、うまく作成できずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、採用される業務改善提案書の書き方を中心に解説します。 基本的な業務改善提案書の作成手順がわからない 業務改善提案書の例文や参考に出来るネタを知りたい 自社で業務改善を円滑に進める体制を整えたい という方は今回の記事を参考にすると、採用される業務改善提案書の書き方が理解でき、職場環境の改善につなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改善提案書とは2 業務改善提案書に必要な項目3 【4ステップ】業務善提案書の基本的な作成手順3.1 ステップ1. 課題を可視化する3.2 ステップ2. 原因から現実的な解決策を立案する3.3 ステップ3. コストや期間を検討する3.4 ステップ4. 提案書にする4 採用される業務改善提案書の書き方のコツ4.1 （1）FPSEに当てはめる4.2 （2）客観的に分かりやすく記載する4.3 （3）目的と期限を定量的に記載する4.4 （4）テンプレートを活用する5 【無料】業務改善提案書のテンプレート5.1 シンプルな業務改善提案書のテンプレート5.2 Excelで使える業務改善提案書のテンプレート6 業務改善提案書の共有・管理に役立つツール6.1 全社で業務改善提案書を運用するITツール「ナレカン」7 業務改善提案シートの例文8 どんな内容を書けば良い？改善提案のネタの例9 業務改善提案書の作り方とポイントまとめ 業務改善提案書とは 業務改善提案書とは、社内の特定の業務における改善点に対して、具体的な改善提案をおこなうための文書です。 業務改善提案書は、職種や業界問わずさまざまな場面で活用されます。また、現場の状況を把握している社員から、管理職向けに「ボトムアップ」の形式で発案されるケースが多くみられます。 したがって、業務改善提案書の作成は「業務改善の必要性を経営陣や上層部に共有して、課題解決に向けての意思決定を取り付けること」が最終目標となるのです。 そのため、提案書を作成するときは、現場から離れている管理職が読んでもすぐに理解できるように、ポイントを押さえて作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案書に必要な項目 実際に業務改善提案書を書く際に、必要な項目は以下になります。 全体概要 提案書の概要と要点を短くまとめます。 現状の問題点・原因 「分析した現状の課題」を定量的に記載します。 業務改善のアプローチ・解決策 課題に対しての具体的なアプローチ方法をまとめます。 予想されるメリット・効果 「課題解決すると企業にどのようなメリットがあるか」という視点で記載します。 必要な経費・時間・実施スケジュール どのようなリソースが必要なのかを数値を使って明確にしましょう。 リスク 想定されるリスクも記入することで、提案に対する解像度が向上します。 提案書を作る際は、以上の項目に沿って情報を整理しましょう。「必要に応じて箇条書きを使う」「結論から書く」ことを意識すると、さらに読みやすい提案書を作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】業務善提案書の基本的な作成手順 以下では、業務改善提案書の作成フローを「4ステップ」で解説します。「採用される提案書の作り方」をステップごとに解説しているので、手順通りに作成しましょう。 ステップ1. 課題を可視化する まずは、業務に潜む課題を明確にすることから始めましょう。 改善点発見の指標として「3M」が挙げられます。3Mとは「ムリ・ムダ・ムラ」の頭文字の総称であり、業務に潜む3Mを改善することで業務効率の向上が見込めます。そこで、3Mを見つけ出すために業務内容を洗い出して課題を可視化しましょう。 とくに、3Mは「属人化・リソース不足・形骸化」している業務に潜みやすいので、このような業務から中心に業務を見直すと、課題点を明確にできます。 ステップ2. 原因から現実的な解決策を立案する 次に「現場からのヒアリング」や「業務の見直し」で発見した課題の原因を特定して、具体的な解決策を作成します。 原因を正しく特定しなければ、解決策を実施しても課題解決につながりません。たとえば、「残業が多い」という課題の原因を掘り下げると「タスク管理ができていない」「適材適所に仕事を割り振れていない」など様々な可能性が考えられます。 また、解決策は現実的で実行可能なものであることが必須条件です。たとえば、「残業が多い」という課題に対して、いきなり「週三日ノー残業デーにする」といった施策を提案しても実現は難しいと言えます。 以上のように、解決策を考える前に、課題を細分化して正しい原因を特定することが、有効で現実的な解決策を考案するためのポイントとなるのです。 ステップ3. コストや期間を検討する 解決策を考案したら「コストや期間」など定量的な要素から解決策の実現可否を検討しましょう。 提出された業務改善提案を実現するために、企業は人材や費用のリソースを割かなければなりません。そのため、「コスト」や「期間」の項目は厳しく確認されるので、提案前の十分な検討が必須です。 また、検討したスケジュールには「期間ごとの中間目標」を記載するのもポイントとなります。「いつまでに、なにができる」という具体的なイメージが持てるので説得力が増すのです。 ステップ4. 提案書にする 最後に3ステップで確認した要素を踏まえながら、項目を整理して提案書にまとめます。 提案書にまとめるときは、可能なかぎり簡潔に記載して、1～2ページに収めることを意識しましょう。冗長な文章では、内容が頭にインプットされづらかったり、何が言いたいのか伝わらなかったりするからです。 そこで、文章を書くときは「一段落2文まで」「ひら仮名3割・漢字7割」を意識して書くと、読みやすい文章になります。以上のように、段階を踏んで検討した内容を整理して、簡潔かつ説得力のある提案書にまとめることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 採用される業務改善提案書の書き方のコツ 以下では、採用される業務改善提案書の書き方を紹介します。以下のコツを押さえると誰が見てもわかる提案書になるだけではなく、ほかの資料作成にも応用できます。 （1）FPSEに当てはめる 1つ目のコツとして、「FPSE」の構成に当てはめて作成するのが効果的です。 「FPSE」とは、 Fact（事実） Problem（課題） Solution（解決策） Effect（効果） の4つの要素を取り入れた構成です。 とくに、Factを起点に問題を提起していくため「客観的な見方」が求められる、業務改善提案書を作成するのに最適だと言えます。 以上のような論理的な構造を起用すれば、提案書を作成する手間を省きつつ、要点を押さえた提案書の作成が見込めるのです。 （2）客観的に分かりやすく記載する 2つ目のコツは、客観的で分かりやすい記載がしてあることです。 採用されやすい提案書の多くは、課題と改善点が明確で分かりやすく、第三者視点で客観的に記載されています。つまり、採用される提案とは、早急な業務改善の必要性が伝わる提案なのです。 また、提案内容が正確に伝わるよう、「結論ファースト」「箇条書きを使って情報を構造化する」など、文章の書き方のテクニックを取り入れることもポイントです。 （3）目的と期限を定量的に記載する 3つ目のコツは、上司に作成者の意図を正しく伝えるために、「目的と期限を定量的に記載すること」です。 業務改善提案書を確認する上司にとって、改善を行う「目的と期限」は重要な項目です。なぜなら、目的や期限が不明瞭な業務改善提案書では、改善策が途中で頓挫したり、完了目処の立たないプロジェクトになったりするからです。 そのため、記載した提案内容に「5W1H」「数字」の漏れがないか確認してみましょう。5W1Hで文章に具体性を持たせ、期限やスケジュールをもれなく記載すれば、説得力のある提案書が作成できます。 （4）テンプレートを活用する 4つ目のコツは、質の高い業務改善提案書を短時間で作成するために「テンプレートを活用すること」です。 提案書の作成は日々の通常業務と並行して行われるため、多くのリソースは割けません。さらに、書類の構成から考えさせようとすると社員が面倒に感じるうえ、体裁にバラツキがでて管理しづらくなってしまいます。 そこで、一度提案書の型が定まったら、社内で書式を統一するためにテンプレートとして活用し、作成する負担を軽減しましょう。ただし、ExcelやWordなどで提案書を作成すると、提案書が増えるに連れて管理が煩雑になってしまうので、避けるべきです。 一方、ExcelやWordよりも直感的に提案書を書き残すことができ、階層を分けてフォルダ管理できる「ナレカン」 のようなITツールであれば、提案書の作成・管理も一元化できるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】業務改善提案書のテンプレート 以下では、無料で使える業務改善提案書のテンプレートをご紹介します。テンプレートを使用すれば、提案書を作成する時間を大幅に短縮できるため必見です。 シンプルな業務改善提案書のテンプレート こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する業務改善提案書のテンプレートです。 不要なデザインが加えられてない、シンプルで実用本位のフォーマットです。第三者が見た場合でも、一見して分かるようなデザインが特徴です。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードの「業務改善提案書のテンプレート」はこちら Excelで使える業務改善提案書のテンプレート こちらのテンプレートは、業務用テンプレートが提供する業務改善提案書のテンプレートです。 Excel形式で使用できる点が大きな特徴です。また、10項目のシンプルなフォーマットとなっており、誰でも簡単に業務改善提案書を作成できます。 業務用テンプレートの「業務改善提案書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案書の共有・管理に役立つツール 以下では、業務改善に役立ち、提案書管理のストレスも取り除くITツールを紹介します。 業務改善提案書は、書き方のコツさえ押さえれば、時間をかけることなく作成できます。しかし、提案書をExcelやWordを使って作成すると、上司に提出するのに手間がかかったり、ファイルが入り乱れたりして管理が面倒です。 業務改善提案書を作っても、確認しづらい体制では、社内全体の業務改善がはかどらない事態になりかねません。そこで、以上のような事象を回避するためにも、まずは「提案書の作成・管理・共有を一元化できる仕組み」を整えることが重要なのです。 結論、自社が導入すべきなのは、提案書の作成から共有まで、簡単に一元化できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストやファイル添付で簡単に業務改善提案書を作成できます。さらに、ファイル内の情報まで探し出せる「検索機能」で必要な情報をすぐに見つけられるので、ほかのファイルを管理していても簡単に業務改善提案書を探し出せます。 全社で業務改善提案書を運用するITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案シートの例文 以下は、業務改善提案書の例文です。各項目のまとめ方を確認しましょう。 業務改善提案書 1）全体概要 ○○部で週に1回おこなっている、在庫調査についての改善提案です。こちらの業務を以下の通り改善することで、○○部全体で2時間/週の残業時間削減を見込めます。 2）現状の問題点・原因 A.　問題点 毎週金曜夜におこなっている在庫調査が業務時間内に終了せず、2時間/週の残業を生んでいる。 B.　原因 a.　1週間分の調査をまとめておこなっているので、在庫が合わなかった際の調査に時間を要している。 b.　手書きの台帳に記入しているため、記載や修正に時間がかかっている。 3）業務改善のアプローチ・解決策 A.　毎日、17時～17時30分に在庫調査をおこなう。 →現在、毎日17時～17時30分におこなっている△△業務には3人必要だが、今後は他部署から応援を1人要請して、浮いた1人が上記の対応をする。 B.　Stockの「ノート」に台帳のテンプレートを作ったので、今後はそちらに記載する。 4）予想されるメリット·効果 ○○部全体で2時間/週の残業時間削減を削減できる。 在庫調査を勤務時間内に収められるようになるため、以下の人件費を削減できる。 時間外手当○○円×2h/週 5）実施スケジュール 11/1(水) 部長へ応援依頼提出 11/6(月) マニュアル完成 11/7(火)~11/10(金) 說明 · 教育 11/13 (月) 運用開始 6）リスク 繁忙期は在庫数が1.5倍になるため、1人/日では足りなくなる可能性がある。 以上の例文をコピペして使うと、ExcelやWord、PowerPointで簡単に業務改善提案書を作れます。 ただし、ファイル形式で提案書を作成すると「どこに保存したか分からなくなる」などの問題が起こります。そのため、「ナレカン」のように、「提案内容を記載したファイルを、フォルダごとに分かりやすく整理できるツール」を使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ どんな内容を書けば良い？改善提案のネタの例 個人目標などで「半期に1つ以上の改善提案をしなければならないが、改善点を見つけられない」と悩む場合、たとえば以下4つの「ネタの例」が役立ちます。 無駄の削減 「慣例としておこなっているだけの業務」「無駄な会議」などを削減するための提案です。 手順の簡略化 「メールでの確認をやめる」「申請を自動化する」など、業務の手順を簡略化するための提案です。 マニュアル整備 俗人化しているノウハウを社内や部署内で横展開するための、マニュアル整備の提案です。 活性化・奨励 「形骸化している業務効率化ツールの使用を活発化させる」「有給消化率を増やす」などが挙げられます。 このような切り口から、改善提案のネタを見つけることができます。「業務をしていて無駄だと感じたこと」や、「人を巻き込んでもっと活発化したいと思ったこと」は提案のために書き留めておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案書の作り方とポイントまとめ ここまで業務改善提案書の作り方とポイントを中心に紹介しました。 業務改善提案書を作成しやすい環境が整備されると、社員各々が日々の業務で得た「気づき」が「業務改善」につながり、業務効率が向上していきます。また、質の高い業務改善提案書を短時間で作るには、「テンプレート」の利用が欠かせません。 また、共有された多くの業務改善提案書の中から、必要な情報を探しだすのには時間と手間がかかります。そこで、検索機能を使って、業務改善提案書の中から目的の情報をすぐに見つけられるツールを選びましょう。 結論、自社が選ぶべきなのは、テンプレート機能で簡単に業務提案書の作成ができ、検索機能で目的の情報を即座に見つけ出せる『ナレカン』一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、質の高い業務改善提案書を作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

システム開発の場面では、関係者間の認識をすり合わせるのに「仕様書」の作成が求められます。そして、仕様書をすぐに書き始めたり、項目の抜け漏れを無くしたりするには「テンプレート」が役立つのです。 一方、「どのようなテンプレートを使うべきか分からない」「無料のテンプレートを探す暇がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excel・Wordの仕様書テンプレート5選を中心にご紹介します。 テンプレートを使用して仕様書の作成を効率化したい Excel・Wordのデメリットを解消するツールを探している 必要な時にすぐに仕様書を見つけられるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、自社に合う仕様書テンプレートを見つけられるほか、関係者間でスムーズに共有する方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕様書とは1.1 仕様書の目的1.2 仕様書の種類1.3 仕様書に書くべき必須項目2 ＜Word＞仕様書の無料テンプレート2.1 【要件】要件定義書のテンプレート2.2 【機能】機能仕様書のテンプレート3 ＜Excel＞仕様書の無料テンプレート3.1 【機能】基本設計書のExcelテンプレート3.2 【技術】詳細設計書のExcelテンプレート3.3 【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート4 ExcelやWordで仕様書を作るデメリットとは5 【これで解決】最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツール5.1 社内情報を一元管理できる仕様書管理ツール「ナレカン」6 仕様書の書き方のポイントとは7 Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ 仕様書とは 以下では、仕様書の目的と3つの種類、必須項目について解説します。「そもそも、仕様書の役割がよく分からない」という方は必見です。 仕様書の目的 仕様書を作成する目的は、開発において「関係者の間で認識の齟齬をなくし、開発を円滑に進めること」です。そのため、「製品やサービスが満たすべき条件や機能」を明示することで、開発の方向性を共有します。 例えば、仕様書がないまま開発を進めると「開発者間での機能確認が不十分なため、仕様の再調整が頻発する」などの問題が生じかねません。仕様変更には想像以上にコストがかかるため、事前に明確なゴールを示しておくべきなのです。 このように、トラブルやコストの増加を防ぎ、スムーズな開発を実現するためにも、仕様書の作成は不可欠です。 仕様書の種類 仕様書には、以下の3つの種類があり、それぞれ異なる観点から開発内容を定義します。 要件仕様書 開発する製品やサービスに関して、満たすべき要件や条件を示します。プロジェクトの全体像を把握するうえで基盤となる資料です。 機能仕様書 製品やサービスが持つべき具体的な機能について記述します。画面や操作の説明を通じて、ユーザーの視点での機能内容を確認できるようにします。 技術仕様書 開発における技術的な詳細を記載する仕様書です。システムの設計方針や技術スタック、接続方式などを技術者の視点でまとめています。 また、上記3種類の仕様書は、作成者や使用する段階が異なります。具体的な作成者、作成のタイミングは下図の通りです。 以上のように、仕様書には3つの種類があります。それぞれの仕様書を分かりやすく作成するためには、画像や図を使ったり、5W1Hに沿って過不足なく情報を記載したりしなければなりません。 仕様書に書くべき必須項目 仕様書には必ず記載が必要な項目があります。何を書いたらいいか分からない人は、下記の表を参考に仕様書を作成しましょう。 項目 ＜概要＞ 目的・背景 仕様書作成の目的と、その製品やサービスの開発に至る背景を簡潔に記述します。開発の意図やプロジェクトのゴールを明確にすることで、関係者が方向性を共有しやすくなります。 対象範囲 仕様書の適用範囲や対象を明示し、仕様がどの部分に関わるかを定義します。仕様が関わるシステム、機能、対象ユーザーなどの範囲が明確になれば、担当外の内容との混同を防げます。 機能一覧 製品やサービスに含まれる主要な機能をリストアップし、概要を説明します。各機能の要点や目的を簡潔に記載することで、プロジェクト関係者が全体の機能を把握しやすくなります。 要件・条件 開発が満たすべき具体的な要件や条件を示し、求められる性能や仕様を明文化します。たとえば動作速度や安全基準、ユーザーインターフェースの要件など、クオリティを確保するうえでの必須事項を網羅します。 技術的な詳細 システム構成や使用する技術、プラットフォーム、ネットワーク構成など、技術面での詳細情報を記載します。技術者同士が具体的な実装方法を共有でき、開発の一貫性を保ちやすくするために必要です。 以上の項目をもとに仕様書を作成すれば、情報が網羅され、開発の進行を円滑に保つことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Word＞仕様書の無料テンプレート 以下では、Wordを使った仕様書のテンプレートを2つご紹介します。テキストベースで仕様書を作成するときに便利なテンプレートです。 【要件】要件定義書のテンプレート こちらは、仕様書（要件定義書）テンプレートです。 あらかじめ「目次」に記載すべき項目が書き並べられているため、すぐに書き始められるのが特徴です。また、各項目を編集すると内容が自動的に目次に反映され、「機能要求」の数はコピー＆ペーストで自由に増やせます。 [文書]テンプレート｜仕様書（要件定義書）のテンプレートの詳細はこちら 【機能】機能仕様書のテンプレート こちらは、ソフトウェアの機能仕様書テンプレートです。 10ページほどの目次付きテンプレートで、システムの概要を簡単にまとめたあとに、インターフェースなどの「必要条件」や「機能要件」の詳細を記載できます。ただし、Word形式なので画像の挿入や調整にはやや手間がかかります。 Smartsheet｜ソフトウェアの機能仕様書テンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Excel＞仕様書の無料テンプレート 以下では、Excelを使った仕様書のテンプレートを3つご紹介します。「自社に合ったテンプレートを探し出す時間がない」という方は必見です。 【機能】基本設計書のExcelテンプレート こちらは基本設計書（機能仕様書）のなかでも「画面レイアウト」に特化したExcelテンプレートです。 設計する画面の画像や図を添付して、文字情報を付け足すかたちで機能を整理できます。また、上部には「画面名、システム名、作成日、更新日」といった基本的な項目があらかじめ設けられているため、情報を抜け漏れなく記載できるのです。 [文書]テンプレート｜基本設計書の詳細はこちら 【技術】詳細設計書のExcelテンプレート こちらは、詳細設計書のExcelテンプレートです。 左側にフローチャートを描き、右側に図についての説明を言葉で補足することで、処理の流れと方法を分かりやすく伝えられます。また、テンプレート上部にあるヘッダーの部分は、自分好みにカスタマイズ可能です。 [文書]テンプレート｜詳細設計書の詳細はこちら 【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート こちらは、システム構築マニュアルのExcelテンプレートです。 OSの設定や各種アプリケーションのインストール方法、登録の手順をメモしておけば、システム構築をスムーズに進められます。詳細な項目は適宜プルダウンして表示できるので、システムの全体像を把握しやすいのも特徴です。 [文書]テンプレート｜システム構築マニュアルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ExcelやWordで仕様書を作るデメリットとは ExcelやWordは、無料で使えるテンプレートも多く使用するハードルが低いものの、以下のデメリットに注意が必要です。 アクセス性が悪い 「ファイルが社内サーバー上に散在していると、必要な情報がどこにあるか分からず、アクセスが難しくなります。さらに、「どのファイルが最新か不明」といった状況が発生しやすい点もデメリットです。 共有に手間がかかる ExcelやWordのファイルを共有するには、メールやチャットアプリに添付する必要があり、送信に手間がかかります。また、人によって共有されている情報にばらつきが生じ、業務が滞る恐れもあるのです。 検索しづらい 多くのフォルダの中から情報を探すときにファイル名検索しかできない点もデメリットです。つまり、あとから仕様書を振り返るには不向きだと言えます。 このようにExcelやWordでは、仕様書を作ってもどこに管理してあるか分からなかったり、最新の情報が更新されていなかったりして、活用されなくなる懸念があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツール 以下では、最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツールを紹介します。 ExcelやWordで作成した仕様書は、「目的のファイルがすぐに見つからない」「共有が面倒」といったデメリットがあります。さらに、閲覧する度にファイルを一覧から探して開く手間もかかるのです。 そこで、ExcelやWordのようなデメリットを感じることなく、仕様書を作成・共有するためにも「高精度な検索機能が備わったクラウドツール」を導入しましょう。仮に、ファイルサーバーのように検索性が低いツールでは、該当の仕様書がすぐに見つからず、運用にストレスを感じます。 結論、自社の仕様書の作成・管理には、仕様書をナレッジとして一元管理でき、高精度な検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 生成AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように検索できるため、社員の検索スキルによらず、欲しい情報にすぐに辿り着けます。また、ナレカンでは、テンプレートを活用して仕様書を直接書き込めるので、Excelのように都度ファイルを開く手間もないのです。 社内情報を一元管理できる仕様書管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ 超高精度な検索機能 「ファイル内の文字も対象にした検索」や「複数キーワード」にも対応しており、目的の情報に即アクセスできます。 多階層のフォルダ機能 多階層のフォルダで管理でき、フォルダごとに細かくアクセス権限設定ができるため、ファイルの管理が煩雑になることがありません。 コメント機能 仕様書（記事）に紐づけて、メッセージを送れます。そのため、他の情報と混じることなく、仕様書に関するやりとりも残せる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕様書の書き方のポイントとは 以下は、相手に伝わりやすい仕様書を書くためのポイントです。ツールを導入しても、「関係者の間で認識の齟齬が起きてしまう」という場合には、以下のポイントを守れているか確認しましょう。 ＜仕様書の種類＞ ＜書き方のポイント＞ 要件仕様書 ・目的と範囲を明確にする ・要件を具体的かつ定量的に記述する ・要求事項に優先順位をつけて記載する 機能仕様書 ・ユーザーの操作手順に基づいた構成にする ・機能ごと具体的に説明する ・図や画像、フローチャートを使ってイメージを伝える。 技術仕様書 ・各技術要素の依存関係を明示する ・障害発生時の対応方法やエラーハンドリングを記述する ・専門用語や固有名詞の定義を明確にする 各仕様書の種類によって気を付けるべき点が異なりますが、すべての仕様書に共通するポイントは、説明が冗長にならないようできる限り簡潔に記載することです。 また、より優れた仕様書を作成するには、ベテラン社員の持つノウハウを、ITツールを用いてテンプレートと同時にナレッジとして社内に蓄積することが有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ これまで、Excel・Wordの仕様書テンプレートやデメリットを中心にご紹介しました。 ExcelやWordで仕様書を作ると、ファイル名だけでは内容が分からず管理が煩雑になります。その結果、「必要な仕様書を探して何度もクリックする」という手間がかかり、ストレスになります。 また、仕様書は複数人で受け渡しをするので、共有する際にメールや他のツールを利用しなければならないのも面倒です。そこで、WordやExcelファイルの管理から脱却するためには、「仕様書の作成から閲覧、共有までをすべてできるツール」を利用しましょう。 結論、自社が仕様書の作成・管理のために導入すべきなのは、仕様書をナレッジとして一元管理でき、高精度な検索によって振り返りやすいツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、仕様書のやりとりや管理のストレスを取り除きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

パワーポイントは、デザインの柔軟性や汎用性の高さから、多くの企業で資料作成に利用されています。デザインを工夫して視覚的にわかりやすくすることで、内容をより効果的に伝えることが可能です。 しかし、「パワーポイントで資料がうまく作れず悩んでいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでの資料作成のコツを中心にご紹介します。 パワーポイントにおける資料作成のコツが知りたい 見やすいパワーポイントの作成例を確認したい 作成した資料をいつでも見返せるように一元管理したい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでの資料作成のコツがわかるだけでなく、作成した資料を効果的に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パワーポイントでできることとは2 パワポ作成時に押さえるべきポイント3 【実例あり】パワポ資料のデザインのコツ7選3.1 （1）スライド1枚当たりの情報量を絞る3.2 （2）見やすいフォントを選ぶ3.3 （3）配色のルールを設ける3.4 （4）スライドマスターを活用する3.5 （5）配置をそろえる3.6 （6）視線の動きに合わせて配置する3.7 （7）余白を多めに設定する4 【必見】パワーポイントの共有・管理に最適な方法4.1 社内のパワポ資料に即アクセス可能なツール『ナレカン』5 パワーポイントでの資料作成のコツまとめ パワーポイントでできることとは そもそもパワーポイント（PowerPoint）とは、Microsoft社が提供するプレゼンテーションソフトのことです。 テキストやグラフ、写真などを活用して視覚的にわかりやすいプレゼンテーション資料を作成できます。さらに、モニターなどに資料を投影することも可能なため、資料作成から発表までをトータルでサポートしてくれる点が特徴です。 また、類似したソフトにWordやExcelがありますが、Wordはビジネス文書などの文章作成に適した「文書作成ソフト」で、Excelはデータ集計や計算に適した「表計算ソフト」です。そのため、各ソフトの特性を理解した上で目的に応じた使い分けをしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワポ作成時に押さえるべきポイント 以下では、パワーポイントでの資料作成時に押さえるべきポイントを解説します。“パワポ資料を作成することになったが、何を意識すればよいかわからない”という方は、参考にしましょう。 伝えたいことを明確にする 目的が曖昧なまま作成すると、“結局何を伝えたいのかわからない”となりかねません。したがって、まずは「資料を通じて何を伝えたいのか」を明確にしましょう。 事前に構成を考える 次に、どのような構成にするのかを考えます。資料作成前に必要な項目を挙げておくことで、伝えたいメッセージに沿ったわかりやすい資料を作成できるうえ、抜け漏れや内容の大幅な変更も防げます。 読み手に負担をかけない 最後に重要なのは、「読み手に負担をかけない」ことです。情報量の多い資料は理解するのに時間がかかり、読み手の負担になってしまうため「情報を絞る」「図やグラフを活用する」といった工夫をしましょう。 以上3つのポイントを意識して、読み手に寄り添ったわかりやすいパワーポイント資料を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【実例あり】パワポ資料のデザインのコツ7選 以下では、パワーポイント資料のデザインのコツを7つ紹介します。より見やすい資料を作成したいという方は必見です。 （1）スライド1枚当たりの情報量を絞る 1つ目のコツは、スライド1枚当たりの情報量を絞ることです。 スライドに詰め込む情報が多すぎると、読み手の理解に時間がかかり重要な情報が埋もれてしまいます。そこで、情報量を適切に絞ることによって、各スライドで伝えたいメッセージが明確になり、読み手が内容を理解しやすくなるのです。 具体的には、「1スライドにつき1つの主題」を意識して作成しましょう。また、一文はできるだけ短く簡潔にまとめると、内容を理解しやすくなります。 （2）見やすいフォントを選ぶ 2つ目のコツは、見やすいフォントを選ぶことです。 フォントはプレゼンの印象に大きく影響するため、読みやすいフォントを選ぶことで読み手が内容をスムーズに理解できます。Windows標準では「メイリオ」「游ゴシック」、Mac標準では「ヒラギノ角ゴシック」など、文字の太さを選べるものがおすすめです。 また、フォントだけではなく文字のサイズも重要です。一般的には「18pt〜24pt以上」が見やすいとされているため、伝えたい内容の重要度に応じて設定しましょう。 （3）配色のルールを設ける 3つ目のコツは、配色のルールを設けることです。 配色は視覚的な印象を大きく左右するため、メッセージを効果的に伝えるのに役立ちます。ただし、色を多用すると重要な情報が分からなくなるため、基本となる配色を3色までに絞り、それを基にスライド全体で統一感を持たせることが重要です。 具体的には、背景となる「ベースカラー70％」、本文色である「メインカラー25%」特に目立たせたい箇所に使う「アクセントカラー5%」の比率で使い分けると、見やすい配色に仕上がります。 （4）スライドマスターを活用する 4つ目のコツは、スライドマスターを活用することです。 スライドマスターとは、スライド全体のレイアウトを設定できる機能です。スライドマスターを活用することで、全体のデザインや文字のフォント、色などを一括で管理でき、プレゼン資料全体のクオリティを向上させることができます。 また、1枚ずつ手動で調整する手間が省けるうえ、後から修正が必要になった場合も効率的に対応できるため、作業時間の短縮が可能になるのです。 （5）配置をそろえる 5つ目のコツは、配置をそろえることです。 スライド内のテキストや画像の配置が揃っていると視覚的に整った印象を与え、資料が見やすくなります。一方で、配置がバラバラだと読み手が情報を追いづらく、内容が適切に伝わらない可能性があるため注意が必要です。 具体的には、重要度の高い要素が目立つ配置にしたり、文章同士の間隔を均等に揃えたりすると効果的です。PowerPointの「配置」機能や「ガイド線」を活用すると、簡単に均一な配置ができるようになります。 （6）視線の動きに合わせて配置する 6つ目のコツは、視線の動きに合わせて配置することです。 資料を効果的に作成するためには、読み手が自然に視線を動かす方向を意識することが重要です。たとえば、視線がスライド上で「Z」の形を描くように動く「Zの法則」と、視線がスライド上で「F」の形を描く動「Fの法則」が役立ちます。 上図のように、それぞれの視線の動きに合わせて伝えたい情報を配置することで、読み手はスムーズに内容を把握しやすくなります。 （7）余白を多めに設定する 7つ目のコツは、あえて余白を設定することです。 余白が適切に確保されていると、視覚的に整理された印象を与え、情報をより把握しやすくなります。一方で、余白が少なく情報が詰め込まれていると、読み手の負担となり重要なメッセージが埋もれてしまう可能性があるのです。 また、余白は均等に設定することで、読み手の視線の動きを最小限に抑えることが可能です。具体的には、選択したオブジェクトを右クリックし、【配置とサイズ】から余白を調整できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】パワーポイントの共有・管理に最適な方法 以下では、パワーポイントの共有・管理に最適な方法をご紹介します。 パワーポイントで作成した資料を活用するには、全社で共有し後からいつでも見返せるよう管理しておく必要があります。しかし、ファイルストレージに保管すると、どこに何のファイルを格納しているのか把握できず、必要な情報を探すのに時間がかかるのです。 そこで、「簡単に資料を共有でき、必要な情報へすぐにアクセスできるツール」を導入しましょう。とくに、高精度の検索機能が備わっていれば、膨大な資料の中からすぐに目的の情報を探し出せます。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に資料を共有でき、超高精度の検索機能で即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「記事」にパワポ資料を添付するだけで共有できるほか、AIが資料の要約を記事化してくれます。また、添付ファイル内検索を含む「キーワード検索」や“上司に質問するように探せる”「自然言語検索」によって目的の資料がすぐに見つかるのです。 社内のパワポ資料に即アクセス可能なツール『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントでの資料作成のコツまとめ これまで、パワーポイントでの資料作成のコツや、資料の共有・管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。 パワーポイントでの資料作成では、デザインを工夫して読み手に負担をかけないことが最も重要です。しかし、わかりやすい資料を作成しても、後からすぐに見返せる仕組みが整っていなければ、活用されないまま放置されてしまいます。 そこで、「作成した資料を適切に共有・管理し、必要な時にすぐにアクセスできるツール」を導入すべきです。とくに、添付ファイル内まで検索できるツールであれば、欲しい情報をすぐに探し出せます。 結論、パワポ資料の管理には、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、AIを活用した検索機能で目的の情報がすぐに見つかる『ナレカン』が最適です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイント資料を効果的に活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

Excelでは、あいまい検索が可能です。あいまい検索を活用すると、検索したいキーワードが正確でない場合でも、目的の情報を見つけられます。 しかし、Excelであいまい検索したいが「検索方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介します。 関数を使ってExcelであいまい検索する方法を知りたい Excelで部分一致したら〇を返す方法を把握したい Excelファイル自体を簡単に管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Excel関数を使ってあいまい検索する方法を把握しつつ、Excelファイルのおすすめの管理方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 あいまい検索（部分一致の検索）とは2 Excelであいまい検索する3つの方法2.1 （1）VLOOKUP関数を使う2.2 （2）MATCH関数を使う2.3 （3）COUNTIF関数を使う3 Excelファイルを管理するときの注意点4 Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール4.1 欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」5 Excelであいまい検索する方法まとめ あいまい検索（部分一致の検索）とは 「あいまい検索」（部分一致の検索）とは、特定のテキストを含むセルを検索することを指します。 たとえば、検索したいキーワードが正確でない場合に、あいまい検索をすれば、テキストの一部が検索キーワードと一致するセルを柔軟に検索可能です。 また、Excelであいまい検索するには、「ワイルドカード」という記号を使います。具体的には、文字数を指定せず任意のテキストを検索する“＊”と、任意の一文字を検索する“？”があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelであいまい検索する3つの方法 ここでは、Excelであいまい検索する3つの方法をご紹介します。具体例を画像付きで紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）VLOOKUP関数を使う 1つ目は、VLOOKUP関数を使う方法です。 VLOOKUP関数とは、表を縦方向に検索し、検索条件と一致するテキストを返す関数を指します。VLOOKUP関数を使うあいまい検索の方法として、「検索キーワードを数値内で指定する」「検索キーワードをセルで指定する」という2種類があります。 ＜検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する方法＞ 検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。 ＝VLOOKUP(“*検索キーワード*”,検索範囲,列番号,FALSE) 以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。 検索範囲とは、タップタイトねじの個数を求めるために検索する範囲を指します。検索キーワードを検索する列が、検索範囲の左端になるように設定しましょう。 検索範囲の中で、検索したい「個数」は左から3列目なので、列番号は「3」です。 ＜検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する方法＞ 検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。 ＝VLOOKUP(“*”＆検索キーワードを入力したセル＆”*”,検索範囲,列番号,FALSE) 以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。検索キーワードの「タイトねじ」を、「I8」のセルで指定しています。 （2）MATCH関数を使う 2つ目は、MATCH関数を使う方法です。 MATCH関数とは、表の1列または1行を検索し、検索条件に一致するセルが、列の上または行の左から何番目かを返す関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝MATCH(“*検索キーワード*”,検索範囲,0) 以下は、タップタイトねじの売上順位を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。 ただし、検索範囲は、昇順に並べておく必要がある点に注意が必要です。 （3）COUNTIF関数を使う 3つ目は、COUNTIF関数を使う方法です。 COUNTIF関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルの件数を返す関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”) 以下は、商材名に「ねじ」が含まれるかをあいまい検索した具体例です。「ねじ」を含むセルの件数が表示されています。 ＜部分一致したら〇を返す検索方法＞ また、検索キーワードに部分一致したら〇を返す数式は、以下の通りです。 ＝IF(COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”),”〇”,””) 以下は、部分一致したら〇を返す検索の具体例です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelファイルを管理するときの注意点 Excelファイルを管理するときに注意すべきなのは、欲しいデータがすぐ見つかるように、ファイルを共有・保管するのが難しい点です。 Excelのファイル名だけでは、必要なデータがどのファイルで管理されているのか分かりづらいです。そのため、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。 とくに、扱うファイル数の多い大企業では、ファイル管理が煩雑になりやすいです。このように、Excelファイルの管理では、必要なデータを探すのに時間がかかる事態に陥りやすい点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール 以下では、Excelファイル自体を管理できる、あいまい検索機能を備えたツールをご紹介します。 Excelでは、ワイルドカードを活用した関数を使うと、シートに記載したデータのあいまい検索ができます。しかし、ファイル自体の管理には、「ファイル名だけでは、必要なデータがどこで管理されているか見つけるのが難しい」という注意点があります。 そこで、「ファイル自体をあいまい検索できるツール」を使って情報管理しましょう。Excelデータを貼り付けつつ、データの取得方法や概要を記載しておけば、「どこでデータを閲覧できるのか分からない」という混乱を回避できます。 結論、自社の情報管理には、すべてのExcelデータをまとめておけるうえ、AIによってあいまい検索できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に残したテキストやファイルは、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、生成AIを活用した超高精度の「自然言語検索」によって、上司に話しかけるようにあいまい検索できるので、目的の情報をすぐ探し出し、業務を円滑に進められます。 欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelであいまい検索する方法まとめ これまで、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介しました。 Excelであいまい検索する方法として、以下の3つの内容がありました。 検索条件と一致するテキストを返す「VLOOKUP関数」 検索条件に一致するセルが、列または行で何番目かを返す「MATCH関数」 検索条件に一致するセルの件数を返す「COUNTIF関数」 一方、Excelファイルは「どのデータがどのファイルにあるのか」が分からなくなり、データを探すのに時間がかかりやすいです。そのため、「超高精度かつ簡単に検索できるツール」を使って、「目的のデータをすぐに見つけられる仕組み」をつくりましょう。 したがって、自社が導入すべきは、Excelファイルを直接添付して管理できるうえ、誰でも簡単にあいまい検索できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくExcelファイルを管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

ファイル共有する方法はさまざまありますが、オンラインでやりとりが完結するクラウドファイル共有サービスを利用するのが、最も安全かつ簡単なやり方だと言えます。 しかし、クラウドファイル共有サービスの導入を検討しているが「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、データ・ファイル共有におすすめのサービス7選を中心に紹介します。 無料でファイル共有できるツールを知りたい 誰でも簡単かつ安全に使えるファイル共有ソフトを導入したい 社内の情報共有を活性化したい という方はこの記事を参考にすると、選定のポイントをもとに「おすすめのクラウドファイル共有サービス」を比較でき、自社に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 無料でファイル共有する3つの方法1.1 （1）USBやSDカードを使う1.2 （2）メールを使う1.3 （3）クラウドファイル共有サービスを使う2 クラウドファイル共有サービスが普及した背景3 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス7選3.1 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス3.2 【Stock】個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス3.3 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス3.4 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト3.5 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス3.6 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス3.7 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス4 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表5 クラウドファイル共有サービスの3つの選び方5.1 （1）データ容量で選ぶ5.2 （2）アクセス性で選ぶ5.3 （3）セキュリティで選ぶ6 無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点6.1 （1）容量制限がある6.2 （2）データの保存期間が決まっている6.3 （3）セキュリティに制限がある6.4 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある7 クラウドファイル共有サービス7選まとめ 無料でファイル共有する3つの方法 まずは、無料でファイル共有する3つの方法を解説します。自社の営業活動にマッチする手法で共有すべきですが、情報漏えいには注意しなければなりません。 （1）USBやSDカードを使う 1つ目の方法は、USBやSDカードを使ってファイルを共有する方法です。 USBやSDカードを使ったやり方は、非IT企業にとって一般的だと言えます。手順としては、PCに接続し、USBやSDカード内に共有したいファイルを移動させたあと、任意のPCへ再度接続するだけでファイル共有ができます。 しかし、USBやSDカードは容量制限がある場合やファイルを振り分けて運用する場合、「複数持ち歩かなければならない」「紛失しやすい」などのデメリットがあります。また、1対1でしかファイル共有できないので、複数人に共有する場合には不向きです。 （2）メールを使う 2つ目は、GmailやOutlookを使い、メールにファイルを添付して共有する方法です。 メールはUSBやSDカードでのファイル共有と異なり、一回で複数人に情報共有できます。しかし、メールに添付するファイルが大きい場合は分割して送らなければならず、誤操作による情報漏えいのリスクは軽減できません。 また、メールの特性上「ファイル共有をしてもほかのメールに埋もれやすい」「該当のメールを探すのに時間がかかる」などのデメリットが伴います。 （3）クラウドファイル共有サービスを使う 3つ目は、最もおすすめな「クラウドファイル共有サービス」でファイルを共有する方法です。 クラウドファイル共有サービスとは、「インターネット環境があれば、時間や場所を問わずにファイル共有・管理ができるサービス」のことです。 サービス内で検索したり、共有されたURLから素早くアクセスできたりするため「情報が見つからないストレス」が生まれません。また、データのバックアップや情報の暗号化など、高いセキュリティ対策によってデータの安全性を守ることができる点も特徴です。 ただし、「有名だから」「無料だから」という理由だけで、クラウドファイル共有サービスを導入すると、ITに不慣れな方が使いこなせない恐れがあるので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスが普及した背景 昨今では、クラウドファイル共有サービスが普及しつつあります。普及した背景には、以下のように「安全性」や「利便性」が関係しているのです。 パスワード付きzipファイルの脆弱性 多くの日本企業でファイル共有時に利用されていた「パスワード付きzipファイル」の脆弱性が問題視され、2020年11月に内閣府で導入の廃止が発表されました。これを機に、メールを介したファイル共有からクラウド上での共有に移行する企業が増加しました。 リモートワークの普及 リモートワークが普及したことにより、遠隔地でもスムーズかつ安全に情報共有できる仕組みを整える必要性が出てきました。そのため、高セキュアな環境で情報のリアルタイム共有が可能なクラウドファイル共有サービスに注目が集まったのです。 以上の理由から、クラウドファイル共有サービスが普及しました。 参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス7選 以下では、安心してデータをやりとりできるクラウドファイル共有サービス7選を紹介します。 簡単にファイルの共有をするには、「ファイルの作成から共有までができる、クラウド型のサービス」を利用しましょう。なぜなら、USBやメールを用いてファイルを共有すると、作成・共有・管理をそれぞれ別のツールで行うことになり手間がかかるからです。 また、クラウドファイル共有サービスでの情報管理も、ただ情報を蓄積するだけでは探す際に時間がかかってしまいます。そのため、精度の高い検索機能を備えたツールを利用し、目的の情報にすぐにアクセスできるようにするべきです。 結論、ファイル共有に最適なのは、ファイルの作成・共有・管理ができ、平均0.2秒のスピード検索で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テキストだけでなく、画像やファイルを格納したファイルを作成し、共有から管理まで可能です。また、「ファイル内検索」でファイルの中身まで検索できるため、探したい情報にすぐにたどりつけます。 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使ったファイル共有・管理の作成例＞ 以下は、ナレカンを使って「記事（ノート）」を作成・管理した例になります。 記事の作成 ナレカンでは、ノート型の「記事」にテキストを書き込んだり、ファイル・画像を添付したりできます。そして、記事に書き込んだ情報はリアルタイムで任意のメンバーに共有されるので、メールなどを使って共有する手間がかかりません。 フォルダ機能 ナレカンで作成した「記事」は、“部署”や“案件”ごとにフォルダで分類できます。そのため、とくに扱う情報量の多い大企業でも、情報が混在する心配はありません。 高精度の検索機能 ナレカンには検索機能が備わっているため、欲しい情報をすぐに見つけられます。タイトルやファイル名での絞り込み検索のほか、ファイル内の検索も可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。 シンプルな操作性であるため、ITリテラシーに不安のある方でもすぐに使いこなせるのが特徴です。「Stock」の「ノート」には「タスク」「メッセージ」が紐付いているので、議事録に記載したToDoを管理したり、マニュアルに関するやりとりをしたりできます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス ＜Dropboxの特徴＞ 連携できる外部ツールが多い ZoomやSlackなど、多くの外部ツールとの連携に対応しており、さまざまな使い方ができます。例えばZoomと連携すれば、会議の録画ファイルのコピーをDropboxに自動保存できるのです。 Dropbox Replayで画像・動画ファイルを管理できる Dropbox Replayは、Dropboxアカウントがあれば無料で使える、動画プロジェクト管理ツールです。 Dropboxにおける動画の保存・共有のワークフローと簡単に連携し、フィードバックや確認作業をまとめて管理できます。また、「動画に共有相手のメールアドレスを透かしとして自動挿入する」「OneDriveと連携する」といった使い方も可能です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ フォルダを細かく分けられる Dropboxでは、フォルダの中にフォルダを何層にも作ることができます。ただし、フォルダを細かく分類できる一方、ルールを決めなければ保存場所が分からなくなり、データを探す手間がかかるため注意が必要です。 ファイルの内容の表示方法を変えられる 画像ファイルは、プレビュー画面にファイルのサムネイルとして表示されます。また、表示する大きさは4段階で設定できるので、ファイルを開かずに中身を見られます。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの容量が少ない Dropboxの無料版（Basic）で使える容量は2GBです。 しかし、ユーザーの投稿には「無料プランの容量が2GBと少なく、より多くのストレージを必要とするユーザーには物足りない。」という意見もありました。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：無料 Plus：1,500円/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト ＜firestorageの特徴＞ 会員登録が不要 会員登録せずに無料で使い始められます。ただし、「アップロードしたファイルの削除」をはじめとしたファイル管理には、会員登録が必要です。 ファイルの保存期間を設定できる 最短で3時間、最長で14日間の保存期間を設定できます。 ＜firestorageの機能・使用感＞ パスワードを設定できる ファイル閲覧に必要なパスワードを、英数10桁で設定することができます。そのため、万が一他の人にリンクを送ってしまっても安心です。 モバイルでも利用しやすい アップロードしたファイルは、ダウンロードリンクだけでなくQRコードも発行できます。そのため、PCからモバイルへの共有もQRコードを読み込むだけでスムーズに行えます。 ＜firestorageの注意点＞ 広告が表示される 利用するユーザーの口コミでは、「どうしても広告が目立つので、初めて送る相手にはファイヤーストレージで送る旨を伝えて使用しています」という意見もありました。（引用：BOXIL SaaS） 機能が多くて分かりづらい ファイルアップロードやストレージ保存のほかに、「画像のみを保管するストレージ」「スクリーンショットの切り出し」などの機能を使えますが、機能が多く説明が少ないため、直感的に操作できない可能性があります。 ＜firestorageの料金体系＞ こちらは、一般向けの料金プランとなります。 未登録会員：無料 無料会員：無料 ライト会員：1,037円/月 正会員：2,085円/月 以下は、法人向けプランとなります。 プラン1：初期費用110,000円＋通常費用98,780円/月 プラン3：初期費用なし＋通常費用999,350円/年 プラン5：初期費用55,000円＋通常費用54,780円/月 その他、英語表記対応や、1ファイルの最大容量を増やすための有料オプションがあります。 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス ＜Boxの特徴＞ モバイルアプリがある PCだけではなくモバイルアプリにも対応しているので、場所を選ばずファイル共有できるのが特徴です。 さまざまなアプリと連携できる 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと併せて利用できます。例えばSlackと連携すれば、Slackのチャンネルにアップロードされたファイルを自動でBoxにも保存できます。 ＜Boxの機能・使用感＞ Box上でノートを作成できる 「Box Note」という機能を使って、Boxから直接文書ファイルを作れます。「Box Note」には数種類のテンプレートが用意されており便利です。また、他にもWordドキュメントやGoogleドキュメントのファイルを作成することが可能です。 Box Hubsでコンテンツを安全に整理・公開できる Box Hubsは、Hub（データを管理するシステム）やコンテンツポータル（コンテンツを公開するサイト）を作成できる機能です。また、Box AIと連携すると「ファイルに関する質問をしたい」「ファイルの内容を要約したい」場合に役立ちます。 ＜Boxの注意点＞ 検索がしにくい 利用するユーザーの口コミでは、「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という意見もありました。（引用：ITreview） 無料プランは個人利用のみ Boxには無料プランがありますが、利用人数は1人までとなっています。そのため、ビジネスで利用するには有料プランの契約が前提となる点に注意が必要です。 ＜Boxの料金体系＞ 個人またはチーム Individual：無料 Personal Pro：1,390.40円/月（月払い） Business starter：636.90円/ユーザー/月（月払い） Business プラン Business：2,084.50円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年払い） Enterprise Advanced：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス ＜Google Driveの特徴＞ Googleのほかのサービスと連携可能 Googleのサービスである「ドキュメント」や「スプレッドシート」と連携しており、ファイルの共有や作成がスムーズに進みます。 ホームで最新の活動を確認できる ホームでは「最近閲覧・共有・編集したファイル」や「Googleカレンダー上で今後のイベントに添付されたドキュメント」などが優先的に表示されるので、重要なファイルをすぐに見つけられます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ データの表示形式を選べる データの表示形式を、「グリッド」にするか「リスト」にするか選べます。そのため、文書や画像といったデータの内容により表示を切り替えると、目的のデータを見つけやすくなります。 編集履歴が残る Google Driveでは、編集すると履歴が残ります。そのため、誰がどのファイルを更新したかなどの情報を振り返ることができ、チームで作業する場合にトラブルを防止する効果があります。 ＜Google Driveの注意点＞ スマホでの共有がしにくい 利用するユーザーの口コミでは、「共有の詳細設定がスマホからだとうまくできない。ブラウザでは出てくる設定がスマホアプリでは出てこない。」という意見もありました。（参考：ITreview） 必要な情報へすぐにたどり着けない フォルダで無制限に階層をつくれるので、階層が深くなりすぎて必要な情報へたどり着くのに手間がかかる可能性があります。 ＜Google Driveの料金体系＞ GoogleDriveは、保存容量15GBまでであればGoogleアカウントがあれば利用できます。ビジネス用により多くの容量で利用したい場合や、他のGoogleのツールも併せて有料版を使いたい場合は、以下Google Workspaceの契約が必要です。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス ＜OneDriveの特徴＞ スキャン機能 Onedriveのモバイルアプリにはスキャン機能が組み込まれており、紙の書類をPDFに変換して保存するのに役立ちます。 Copilot in OneDrive Copilot in OneDriveは、OneDrive内のファイルから、欲しい情報をすぐに見つけられる機能です。AIによって「自然検索でファイルを検索する」「ファイルの要約を作成する」使い方が可能です。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ ファイルの表示方法を選べる ファイルの表示方法は「リスト」「圧縮モード」「タイル」から選べます。たとえば、画像ファイルを探す場合は「タイル」に設定すると、ファイルを開かなくても中身を確認できるといった利点があります。 履歴情報を確認できる ファイルの中には作成履歴として、日付や作成者の情報が残ります。そのため、ファイルについての履歴を簡単にさかのぼれます。 ＜OneDriveの注意点＞ ファイルが見つからない混乱が起きる ユーザーからは「デスクトップやローカルファイルが各個人のネットワークドライブに自動バックアップされるので、閲覧画面がローカルの画面かonedrive上のバックアップかわからなくなり、混乱する」という声もあります。（参考：ITreview） 同期がしにくい ーザーからは「同期の仕組みが分かりづらいです。同期エラーが出る場合があり、ファイルが更新されない場合があります。」という声もあります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ OneDriveは、保存容量5GBまでであればMicrosoftアカウントがあれば利用できます。ビジネスでより多くの容量を利用する場合はMicrosoft 365やOneDrive for Businessの契約が必要です。 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表 以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合ったツールを選びましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox firestorage Box Google Drive OneDrive 特徴 共有したファイルに即アクセスできるサービス 個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス 無料で2GBまでファイル共有できるサービス 登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト 外部サービスとの連携に強いストレージサービス 無料でスマホからも使えるファイル共有サービス Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 データの保存期限がある 【×】 【×】 【×】 【〇】※会員登録なしの場合 【×】 【×】 【×】 スマホアプリがある 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランの容量が少ない 広告が表示される 無料プランは個人利用のみ 必要な情報へすぐにたどり着けない ファイルが見つからない混乱が起きる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/月（月払い）〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,037円/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：636.90円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら 「Box」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 以上のようにツールによって特徴が異なるため、ツール導入の目的を明確にしておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスの3つの選び方 企業にとってあってはならない「情報漏えい」のリスクを避けるには、USBやメールでのファイル共有は控え「クラウドファイル共有サービス」を使うことが適切です。 そこで以下では、安全なクラウドファイル共有サービスを選ぶポイントを解説します。比較ポイントを押さえて、自社に最適なサービスを選びましょう。 （1）データ容量で選ぶ 1つ目は、「データ容量」です。 容量の少ないプランを選ぶと、容量制限で業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。利用開始時は問題がなかったとしても、利用を続けるにつれて資料や議事録などのファイルが増えていくことに注意が必要です。 したがって、自社で扱うデータを確実に保存できるよう、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のサービスを選びましょう。また、普段使うサイズのファイルを問題なくやりとりできるかも確認する必要があります。 （2）アクセス性で選ぶ 2つ目は、「アクセス性」です。 たとえば、ファイルを開かなければ中身が分からないツールだと確認が面倒です。また、ファイルの保存場所が分かりにくいと混乱してしまいます。 その結果、保管したファイルに社員がたどり着けず情報が正しく共有されません。したがって、情報を階層分けして整然と管理でき、検索機能で目当ての情報を即座に見つけられるようなツールを導入しましょう。 （3）セキュリティで選ぶ 3つ目は、「セキュリティ」です。 業務上のデータは基本的に社外秘であり、情報漏えいしたときの損害は非常に大きくなってしまいます。そのため、クラウドファイル共有サービスのセキュリティ体制を把握するとともに、自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。 ただし、無料版のツールの中には十分なセキュリティ対策が備わっていないものもあるため、有料でも安心して使えるツールを選択しましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格」を取得している「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点 ここでは、無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点を解説します。とくに、無料のサービスには料金コストがかからない一方、注意点もあるため以下で押さえましょう。 （1）容量制限がある 無料のクラウドファイル共有サービスでは、利用できる容量に制限がある場合がほとんどです。 そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとりや、社内文書の恒久的なバックアップには適していません。 以上のように、サービスに容量制限があると、ファイルの容量によっては管理ができなくなるので注意が必要です。 （2）データの保存期間が決まっている クラウドファイル共有サービスには、データの保存期間が決まっているものもあります。 保存期限を過ぎると自動でデータが削除されてしまうサービスでは、「気づかないうちに重要な資料や過去の顧客情報が消えてしまっていた」という事態になりかねません。そのため、ビジネス利用では必ず、データを無期限に保存できるサービスを選びましょう。 このように、会社で保管すべき「資料」や「マニュアル」、「顧客情報」は後から見返す可能性が高いので、無料でも長期保存できるかは必ず確認しましょう。 （3）セキュリティに制限がある 有料のサービスでは、アクセス制限をはじめとした高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料サービスの多くはセキュリティ機能に制限があります。 無料のサービスで料金コストを抑えても、社内の機密情報が流出してしまった場合、抑えた費用以上の損害を負うことになりかねません。また、社外とのやりとりに無料のサービスを利用すると、セキュリティ面で相手に不信感を与える可能性があります。 とくに、「パスワード」や「ファイル閲覧期限」の設定はファイルのやりとりにおいて重要なセキュリティ機能です。そのため、無料サービスを利用する場合は該当の機能があるか確認する必要があります。 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある クラウドファイル共有サービスによっては、迅速なサポートを受けられない場合があります。 サービスの提供会社から受けられるサポートの種類は、料金プランによって異なるケースがほとんどです。たとえば、「電話サポートが一定以上のプランしか使えない」サービスもあります。 トラブルが起きたとき、迅速なサポートが受けられなければ業務が停滞してしまいます。そのため、「ナレカン」のように「1営業日以内の回答」「専属担当者のサポート」などの充実したサポートを受けられるサービスを選択すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービス7選まとめ ここまで、安全に使えるクラウドファイル共有サービスと選定ポイントを中心に解説しました。 USBやSDカードでファイル管理する方法は、管理に時間がかかり情報漏えいのリスクもあるので控えるべきです。また、メールでは送信する度にファイルが流れてしまうので、やりとり後の情報の確認がしにくいです。 したがって、「ファイルの共有がスムーズにできるクラウド型のファイル共有サービス」が必須です。加えて、精度の高い検索機能の付いたツールを使うことで、目的の情報をすぐに見つけられます。 そこで、ファイルの作成・共有・管理ができ、平均0.2秒の高速スピード検索で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」であれば、情報を簡単に共有できるだけでなく、欲しい情報に即アクセス可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報共有をスムーズに行いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

仕事をする上で、PDF文書を確認する機会は多々あります。そこで、受け取ったPDF文書の中から業務に該当する箇所だけを効率的に確認するには、一枚ずつ資料を読んで探すのではなく、検索機能を使えば時間を短縮できます。 しかし、「PDFの文字を検索する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、PDF検索の方法やヒットしない原因と対処法を中心にご紹介します。 自身のデバイスでPDFファイル内の文字を検索する方法を知りたい PDF検索ができない理由を突き止めたい 高精度なPDF検索が可能なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、PDFファイル内の文字の検索方法から検索に便利なツールまでわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【デバイス別】PDFファイル内の文字を検索する方法1.1 （1）パソコンでショートカットキーを利用する1.2 （2）スマートフォンの機能を使う1.3 （3）iPadの機能を利用する2 【PDF検索できない⁉︎】検索結果がヒットしない原因2.1 （1）入力した単語がPDF内に含まれていない2.2 （2）画像の中に文字が含まれている3 【必見】PDF内にある情報を必ず見つける方法3.1 保管したPDFから探している情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」4 【番外編】BoxでPDF内の全文検索をする方法とは5 PDFファイル内の文字を検索する方法まとめ 【デバイス別】PDFファイル内の文字を検索する方法 以下では、デバイス別にPDFファイル内の文字を検索する方法をご紹介します。自身のデバイスに合わせたPDF検索の方法を見つけましょう。 （1）パソコンでショートカットキーを利用する WindowsやMacの場合は、ショートカットキーを利用することでPDF検索ができます。Acrobat readerやGoogle Crome、Microsoft Edge内でのPDF検索も以下の方法で実行することが可能です。 Windowsの場合 文字を検索したいPDFを開き、「Ctrl」+「F」を押します。 右上に検索窓が出現するので検索したい文字を入力し、「Enter」を押します。 検索窓の横にある「∧」や「v」をクリックしたり、繰り返し「Enter」を押したりすることで、別の場所にある検索した文字に飛ぶことができます。 Macの場合 文字を検索したいPDFを開き、「command」＋「F」を押します。 右上に検索窓が表示されます。 検索した文字を入力し、「Enter」を押します。 以下のように、検索結果は黄色でハイライトされ、「や「>」や繰り返し「Enter」を押すことで別の検索結果に移動できます。 （2）スマートフォンの機能を使う iPhoneやAndoroidのスマートフォン内のPDFであっても標準装備された機能で検索することができます。 iPhoneの場合 以下はSafariでPDF検索するときの手順です。 文字検索をしたいPDFを開き、画面下部の　[共有]アイコンをタップします。 表示されたメニューの中から[ページを検索]を選択します。 検索窓が現れるので、検索したい文字を入力すると探すことができます。 Andoroidの場合 以下はGoogle Crome内のPDFの文字検索をするときの手順です。 文字を検索したいPDFを開き、画面の下部にある[…]をクリックします。 表示されたメニューの中から[ページ内を検索]を選択し、検索したい文字を入力します。 「∧」や「v」をタップすることで、別のところにある検索ワードに移動できます。 （3）iPadの機能を利用する iPadを使ってSafariにあるPDFファイルを検索したい場合は、前述したiPhoneのときと同様の手順です。しかし、Safari上での検索には制限が伴うため、以下の方法で別のアプリを利用して検索することも可能です。 まず、[共有]アイコンをタップします。 表示されたメニューの中から[“ファイル”に保存]でファイルアプリにPDFを保存したり、選択肢にある他のアプリにPDFを移行したりなどが選べます。 PDFを保存したアプリ先で、検索機能を用いるとより精度の高い検索結果が得られることがあります。 もしSafariの検索にひっかからなかったときには、iPadだけでなくiPhoneでも上記の方法を試してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【PDF検索できない⁉︎】検索結果がヒットしない原因 ここでは、PDFファイル内の文字を検索したにもかかわらず、検索ワードがヒットしない原因を2つご説明します。探している情報が見つからないと困っている担当者の方は下記の原因に当てはまっていないか確認しましょう。 （1）入力した単語がPDF内に含まれていない 1つ目の原因として、入力した単語がPDF内に含まれていないことが考えられます。 これは、検索したい単語があいまいで、不正確な単語で検索をしてしまっているケースです。基本的に、iPhoneに標準装備されている検索機能ではPDFファイル内に検索した単語と一言一句同じ単語が含まれていないと検索にヒットしません。 そのため、検索したい単語がPDFファイル内に含まれているかの確信が持てない場合は、完全に一致していなくても検索できたり、話し言葉で内容を探せたりする「ナレカン」のようなツールを併用して検索しましょう。 （2）画像の中に文字が含まれている 2つ目の原因としては、画像の中に含まれた文字を検索してしまっていることが挙げられます。 検索機能のほとんどがテキストベースの文字の中から探すため、画像の中に含まれている文字は検索の対象外となっています。そのため、PDFの画像にある単語を検索してもヒットしません。 そこで、画像内の文字であってもコンピュータが文字として認識し、検索対象に加えられる機能が組み込まれたツールを利用すれば、テキストや画像ベースかどうか関係なく瞬時に情報を見つけ出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】PDF内にある情報を必ず見つける方法 ここでは、PDF内にある情報を必ず見つける方法をご紹介します。 PDF内の文字検索ができない原因の一つに画像に含まれる文字を検索していることがあります。そこで、PDF内の画像からも文字を検索できるOCR検索を活用すれば、文字データではない場合も欲しい情報がヒットします。 また、表記揺れや誤字などでPDF内の文字と完全に一致せずとも検索可能なAIによるあいまい検索ができれば、情報が見つからないストレスが解消されます。そのため、画像内検索とAI検索を備えたツールにPDFファイルを保管しておきましょう。 結論、自社が導入すべきは、保管したPDFファイルから探している情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、“平均0.2秒”“ヒット率100%”を誇る高度なAIによる検索で、検索したい用語があいまいであっても探し出せます。また、検索対象に添付画像や添付ファイルを含めたり、検索範囲を絞ったりして必要な情報にアクセスできます。 保管したPDFから探している情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】BoxでPDF内の全文検索をする方法とは 以下は、BoxでPDF内の全文検索をする方法についてです。 Box画面の中央にある検索窓の右にある[フィルタ]アイコンをクリックします。 フィルタが表示されるので、条件ごとに検索範囲を絞ることができます。 全文検索したい場合は、フィルタの検索条件のところで検索範囲が全文になるように設定します。 フィルタ設定が完了したら右下の[検索]ボタンを押します。 以上のようにして、BoxでもPDF内の文章から検索ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDFファイル内の文字を検索する方法まとめ これまで、PDF検索の方法やヒットしない原因、対処法を中心にご紹介しました。 PDFファイル内の文字検索はすべてのデバイスにおいて標準装備されている機能です。しかし、基本的な検索しかできず、不完全な単語でも検索可能な「あいまい検索」や画像内の文字を検索できる「ODR検索」には対応していません。 そこで、PDFファイル内の単語と完全に一致していなくても、画像ベースの文字であったとしても探せるツールがあれば情報探しにかかる手間や時間を削減できます。また、AIが搭載されていれば、より精度の高い検索が可能になるのです。 結論、自社が導入すべきは、AIが搭載され検索能力に依存せず必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、必要な情報に素早くアクセスできるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

パワーポイントは、デザインが豊富で汎用性が高いテンプレートが多く、発表資料を作成するのに役立ちます。そのため、多くの企業で、プレゼン資料の作成ツールとして利用されています。 とはいえ、「うまくパワーポイントで資料が作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見やすい資料を作るためのコツやテンプレートを中心にご紹介します。 パワーポイントでプレゼン資料を作る方法を知りたい 見やすい資料を作るためのテンプレートを探している 作成した資料の管理にかける時間や手間を無くしたい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでの資料作成のコツが分かり、簡単に見やすいプレゼン資料が作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パワーポイントでできること2 【基本】パワーポイントのプレゼン資料の作り方3 パワーポイントを使いこなすための上級テクニック3.1 （1）サンプル・テンプレートの活用3.2 （2）ショートカットキーの活用4 【無料】パワーポイントのおすすめサンプル・テンプレート3選4.1 便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプル4.2 相手を動かす企画書のテンプレート4.3 戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレート5 パワーポイントで作成したプレゼン資料を管理できるツール5.1 プレゼン資料の共有・管理を効率化できるツール「ナレカン」6 パワーポイントで見やすいプレゼン資料を作る方法やコツまとめ パワーポイントでできること パワーポイントでできることは、プレゼン発表に使える資料の作成です。 たとえば、プレゼン資料用のテンプレートが豊富にあり、誰でも簡単に見やすい資料を作成できます。また、様々な画像や図表を添付し、説得力のある資料が作れる点も特徴です。 さらに、画面の切り替え時にフェードアウトなどの効果を付けることで、読み手の視線を集められるメリットがあります。さらに、図や文字に動きをつけて、注目してもらいたい箇所を強調することも可能です。 このように、パワーポイントは、見やすく説得力のある資料を作成し、相手からの注目を集めるプレゼンをするのに役立つツールなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基本】パワーポイントのプレゼン資料の作り方 ここでは、パワーポイントのプレゼン資料の作り方について解説します。初心者向けの基本的な手順となっています。 新しいスライドの作成 PowerPointのアプリを開き、左上の[新しいプレゼンテーション]をクリックします。 デザイン設定 次に、上の[デザイン]というタブを選択し、資料のテーマに沿ったデザインを選定します。 テキスト入力 次に、テキストボックスに文字を入力していきます。新しいテキストボックスを作りたい場合は、[挿入]タブから[テキストボックス]を選択します。 図表の挿入 最後に、[挿入]＞[画像]から図表を挿入していきます。図表を入れることで、理解しやすいプレゼン資料となります。 このような手順通りに、パワーポイントの機能を活用していくことで、見やすいプレゼン資料が作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントを使いこなすための上級テクニック ここでは、パワーポイントを使いこなすための上級テクニックについて解説します。より簡単に分かりやすい資料を作成する方法を探している方は必見です。 （1）サンプル・テンプレートの活用 1つ目は、サンプル・テンプレートの活用です。 パワーポイントには、デザインが豊富なテンプレートが多く存在します。そのため、費用や時間をかけずに、デザインが整ったプレゼン資料が作成できるのです。 したがって、パワーポイントで効率よく資料を作成するためには、サンプルやテンプレートを活用しましょう。 （2）ショートカットキーの活用 2つ目は、ショートカットキーの活用です。パワーポイントでの資料作りに役立つショートカットキーをご紹介します。 ＜全体デザインの編集＞ スライド追加 Ctrl + M 新しいスライドを追加できます。 デザイン変更 Alt + G + H 選択したスライドのデザインを変更できます。 レイアウト変更 Alt + H + L 選択したスライドのレイアウトを変更できます。 スライドのコピー Ctrl + D スライド一覧から、選択したスライドを複製できます。 ＜書式変更＞ 太文字に変更 Ctrl + B 選択した箇所のテキストを太字にします。 デザイン変更 Alt + G + H 選択したスライドのデザインを変更できます。 左揃えにする Ctrl + L 選択したテキストを左揃えにします。右揃えの場合はCtrl + R、中央揃えの場合はCtrl + Eです。 文字を大きくする Ctrl + [ サイズを大きくしたいテキストを大きくできます。小さくしたい場合は、Ctrl + ]です。 以上のようなショートカットキーを使いこなすことで、プレゼン資料作成にかける時間を短縮できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】パワーポイントのおすすめサンプル・テンプレート3選 以下では、プレゼン資料の作成に便利なテンプレートを紹介します。テンプレートがあれば、資料を作成する時間を大幅に短縮することができるので、必見です。 便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプル こちらは、Microsoftによる、便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプルです。 スライド作成に便利なパーツやスマートアートを簡単に挿入できます。そのため、視覚的に見やすいプレゼン資料を作成するのに役立ちます。 便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプルの詳細はこちら 相手を動かす企画書のテンプレート こちらは、Microsoftによる、相手を動かす企画書のテンプレートです。 記入例、コツや解説が書かれているため、マニュアル無しでも簡単にプレゼン資料を作成できるようになります。資料の構成や書き方を悩んでいる方におすすめです。 相手を動かす企画書のテンプレートの詳細はこちら 戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレート こちらは、Microsoftによる、戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレートです。 「5 Forces分析」「3C分析」「STP分析」といった市場を分析するのに役立つフレームワークを見やすくまとめるためのテンプレートです。サンプルもあるので、何を書けば良いか分からない方でも参考にして作成できます。 戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントで作成したプレゼン資料を管理できるツール 以下では、資料の共有・管理を効率化できるツールを紹介します。 パワーポイントは、デザインが豊富で、手軽に質の高いプレゼン資料が作成できます。ただし、パワーポイントで作成した資料をメールやファイルストレージで共有すると、他のメールや資料に埋もれてしまい、必要なときに見つけられません。 また、作成した提案資料や会議資料をファイル形式で保管すると、中身を確認するのにいちいちファイルを開く手間がかかります。そのため、「資料を簡単に共有でき、ファイルを開いて確かめなくても欲しい資料をすぐに探せるツール」を導入しましょう。 結論、パワーポイントで作成した資料の共有・管理に適しているのは、高精度の検索機能で必要な資料に迅速にアクセスできるうえ、添付した資料はAIが自動で要約してまとめてくれる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した資料を添付するだけでメンバーに即共有でき、資料の内容は「ファイル要約機能」によってAIが自動で記事に書き起こします。さらに、AIによる「自然言語検索」によって、検索スキルに依存せず、誰でも資料にアクセスできるのです。 プレゼン資料の共有・管理を効率化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントで見やすいプレゼン資料を作る方法やコツまとめ これまで、見やすい資料を作るためのコツやテンプレートを中心に解説してきました。 パワーポイントは、デザインが豊富で、簡単にプレゼン資料が作成できます。ただし、パワーポイントで作成した資料をメールで共有すると、他のメールに埋もれてしまい、必要なときに見つけられません。 したがって、プレゼン資料の管理には、「蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくに「ファイル用要約」が備わっているものであれば、中身を見ずとも資料の内容が把握できます。 結論、資料管理に利用すべきなのは、ファイルを含むあらゆる情報を残し、「添付ファイル内検索」や「ファイル要約」で情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、プレゼン資料を管理しやすい体制をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

パワーポイントは、プレゼンに適したデザイン性や操作性の良さから、多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、「アニメーション機能」はオブジェクトに動きをつけられるため、視覚的にわかりやすいプレゼン資料を作成することが可能です。 しかし、「パワーポイントのアニメーション機能をうまく使いこなせない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでの資料作成のコツを中心にご紹介します。 パワーポイントのアニメーションの基本的な使い方が知りたい アニメーションを活用して効果的に資料を作成するコツが知りたい 作成した資料をいつでも見返せるように一元管理したい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントのアニメーション機能を使えるようになるだけでなく、資料の作成・管理を効率化する方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PowerPoint（パワーポイント）のアニメーション機能とは2 4ステップ！アニメーションの使い方2.1 ステップ1｜スライドを作成する2.2 ステップ2｜動きをつけたいオブジェクトを選択する2.3 ステップ3｜アニメーション効果を選択する2.4 ステップ4｜アニメーションを確認する3 アニメーションを効果的に使うコツ3選3.1 （1）開始のタイミングや継続時間を設定する3.2 （2）アニメーションの順番を設定する3.3 （3）文字の一部にアニメーションを設定する4 【必見】パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法4.1 社内のパワポ資料の管理に最適なツール『ナレカン』5 【番外編】パワーポイントでアニメーションを作成する方法6 パワーポイントのアニメーション活用術まとめ PowerPoint（パワーポイント）のアニメーション機能とは PowerPoint（パワーポイント）のアニメーションとは、スライド内のテキストや図表、画像などの「オブジェクト」に動きをつける機能のことです。 アニメーションを適用することで、オブジェクトを表示・非表示にしたり、移動させたりすることができます。このように、オブジェクトに動きをつけることで、プレゼンの際に強調したいメッセージを効果的にアピールすることが可能です。 また、設定できるアニメーションの効果は「開始/強調/終了/軌跡」の4つに分類されています。それぞれの効果を組み合わせることで、メッセージに適したさまざまな動きをつけられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ！アニメーションの使い方 以下では、アニメーションの使い方を4ステップでご紹介します。アニメーションの基本的な使い方を押さえたいという方は必見です。 ステップ1｜スライドを作成する まずは、パワーポイントを開き、通常通り資料を作成します。この際、どのオブジェクトにどのような動きをつけるか考えながら作成すると、作成後にアニメーションを選びやすくなります。 ステップ2｜動きをつけたいオブジェクトを選択する 次に、動きをつけたいオブジェクトを選択します。 ステップ3｜アニメーション効果を選択する 動きをつけたいオブジェクトを選択した状態のまま、上部のタブから【アニメーション】を選択し、適用させたい効果をクリックします。 アニメーション効果の一覧を見たい場合は、【▼】をクリックして確認しましょう。 ステップ4｜アニメーションを確認する アニメーション効果を選択すると、画像のように該当のオブジェクトに番号が表示されます。この番号は、アニメーションの再生順を示したものです。 そして、【アニメーション】タブの左端にある【プレビュー】をクリックすると、番号順にアニメーションが再生されます。 以上のステップで、スライド内のオブジェクトにアニメーション効果が適用されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アニメーションを効果的に使うコツ3選 以下では、アニメーションを効果的に使うコツを3選ご紹介します。アニメーションの基本的な使い方を押さえたいという方は必見です。 （1）開始のタイミングや継続時間を設定する 1つ目のコツは、開始のタイミングや継続時間を設定することです。 アニメーション機能では、開始のタイミングや継続時間の設定が可能です。これらを設定することで、需要なポイントを段階的に表示して強調したり、聞き手の注目を効果的に誘導することができます。 まずは、【アニメーション】タブを選択し、設定したいオブジェクトの横にある番号をクリックします。 すると、アニメーションタブの右側にある【タイミング】から「開始/継続時間/遅延」の設定が可能になります。設定が完了したら、【プレビュー】をクリックして動きを確認しましょう。 （2）アニメーションの順番を設定する 2つ目のコツは、アニメーションの順番を設定することです。 アニメーションは、基本的に設定した順番に再生されます。しかし、資料を作成した後で再生順を変更したい場合でも、簡単に調整することが可能です。 まずは、【アニメーション】タブ内の【アニメーションウィンドウ】を選択し、順番を変更したいオブジェクトをクリックします。 すると、スライドに設定されているアニメーションが【アニメーションウィンドウ】に一覧で表示されるので、【▲/▼】またはドラッグ&ドロップで順番を変更します。 以上の操作でアニメーションの順番を変更することができます。 （3）文字の一部にアニメーションを設定する 3つ目のコツは、文字の一部にアニメーションを設定することです。 特に重要なキーワードにアニメーションを設定することで、読み手の目を引くことができます。具体的な方法として、「テキストボックス内の文字を1文字ずつ動かす方法」と「文章の一部の文字のみを動かす方法」の2種類があります。 ＜テキストボックス内の文字を1文字ずつ動かす方法＞ 【アニメーション】タブ内の【効果のオプション】の右下にある矢印をクリックします。 すると、ダイアログが出てくるので、【テキストの動作】から【文字単位で表示】をクリックし、【OK】ボタンを押します。 以上の操作でテキストボックス内の文字を1文字ずつ動かすことができます。 ＜文章の一部の文字のみを動かす方法＞ アニメーションで文字の一部のみを動かす機能はないため、動かしたい文字と動かさない文字を別々にテキストボックスで作成します。 そして、動かしたい文字を選択し、アニメーションを選択します。 以上の操作で文章の一部の文字のみを動かすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法 以下では、パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法をご紹介します。 パワーポイントは、アニメーション機能を活用して視覚的にわかりやすい資料を簡単に作成できます。一方で、資料に使う画像やロゴ、データなどを別々の場所で管理していると、プレゼン資料を作るときに素材を探して集める手間がかかります。 そこで、「社内情報を一元管理できるツール」を導入すれば、資料を作成するときに使う素材やデータを検索する手間が省け、業務時間を短縮できます。また、完成した資料も共有できるツールであれば、過去のプレゼン事例をナレッジとして社内に蓄積可能です。 ただし、すぐに目的の情報を見つけられるように、検索精度の高いツールを選びましょう。結論、パワポ資料の管理には、資料やデータなどをあらゆる社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、作成した資料を簡単に記録できるうえ、「ファイル内検索」や「画像検索」をはじめ、高精度の検索が可能です。ファイル名とファイルの中身の両方に検索対応しているため、スムーズに必要な情報を見つけられます。 社内のパワポ資料の管理に最適なツール『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】パワーポイントでアニメーションを作成する方法 以下では、パワーポイントでアニメーションを作成する方法をご紹介します。スライドで「人が歩く」ようなアニメーションを作成したい方は必見です。 まずは、各スライドに1枚ずつ、位置をずらしながら静止画を配置していきます。 スライドが完成したら、【ファイル】から【エクスポート】を選択し、【ビデオの生成】をクリックします。 次に、【各スライドの所要時間】を適切な時間に設定したら【ビデオの作成】をクリックし、ファイルに保存します。 以上の操作でビデオが作成され、人が歩いているようなアニメーションが完成します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントのアニメーション活用術まとめ これまで、パワーポイントのアニメーション機能の使い方やコツ、資料の作成・管理に役立つツールを中心にご紹介しました。 パワーポイントのアニメーション機能を使えば、読み手の目を引き内容も理解しやすい資料を作成できます。しかし、作成に必要な画像やロゴなどのデータが散在していると、資料を作成するたびに素材を探すのに手間がかかり非効率です。 そこで、「社内情報を一元管理できるツール」を導入し、資料作成に必要な素材と作成した資料をまとめて管理しましょう。また、膨大なデータから必要な情報を素早くみつけるためには、「検索性に優れているか」が重要なポイントです。 結論、パワポ資料の管理には、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイント資料を効果的に作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

ビジネスに欠かせないファイル共有は、以前は主にメールやUSBを使って行われていました。しかし近年、IT化やデジタル化の進展に伴い、クラウドサービスを用いて、ファイル共有を効率化している企業が増えています。 しかし、ファイル共有するにあたって、手段だけでなく、クラウドサービスも複数あるため「何が最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有におすすめのクラウドストレージやサイト8選を中心に紹介します。 クラウドサービスを導入して円滑にファイル共有したい 選定ポイントを参考に自社に最適なクラウドサービスを見つけたい 共有されたファイルをすぐに探し出せるようにしたい と感じている担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に合ったファイル共有の手段を見つけることができ、ファイル共有を効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウドのファイル共有とは？2 ファイル共有できるクラウドストレージの選定ポイント5選2.1 （1）必要な機能に過不足はないか2.2 （2）セキュリティは強固か2.3 （3）検索性に優れているか2.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか2.5 （5）メンバーと共同作業しやすいか3 【無料あり】おすすめのクラウドストレージ・サイト8選3.1 【ナレカン】共有したナレッジに即アクセスできるツール3.2 【Stock】100人以下の中小企業のファイル共有に貢献するツール3.3 【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール3.4 【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト3.5 【Box】10万社以上の導入実績があるツール3.6 【OneDrive】Microsoftのクラウドストレージ3.7 【iCloud Drive】iPhoneのファイル管理に最適なサイト3.8 【firestorage】会員登録不要のクラウドストレージ4 ＜比較表＞おすすめクラウドストレージ・サイト一覧5 ＜どれがいい？＞ファイル共有のやり方7選5.1 （1）USBメモリ5.2 （2）Windows11のファイル共有設定5.3 （3）ファイルサーバーを構築5.4 （4）NAS製品の導入5.5 （5）メールの添付ファイル5.6 （6）ファイル転送サイト5.7 （7）クラウドストレージ6 クラウドストレージを使用するメリット6.1 （1）複数人で作業ができる6.2 （2）ファイル権限が設定できる6.3 （3）スマホから共有できる6.4 （4）データの一元化が可能になる7 ファイル共有におすすめのクラウドストレージまとめ クラウドのファイル共有とは？ クラウドサービスを使った場合、インターネットを経由して、ファイルを共有する方法になります。ファイルをクラウド上に保存することで、時間や場所を問わずにファイルの閲覧・編集ができるようになります。 ファイル共有にクラウドが利用されるようになった背景には、近年のテレワークの増加が大きく関係しています。働く場所が多様化した現在、いつでもどこでも情報を閲覧できる環境が欠かせないのです。 また、クラウド上でのファイル共有が重宝される理由には、クラウドストレージを利用することで、PCの容量を圧迫する心配ない点が挙げられます。一方、インターネット上での管理になるので、第三者による不正アクセスを防ぐためにも、セキュリティ対策が万全であるか注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有できるクラウドストレージの選定ポイント5選 はじめに、クラウドストレージを選ぶ際に考慮すべきポイントを5つ紹介します。自社に最適なストレージサービスを選ぶために、各ポイントを確認しましょう。 （1）必要な機能に過不足はないか 1つ目のポイントは、必要な機能に過不足がないかです。 多機能でも使いこなせなければ無駄に費用がかかってしまうため、初期費用だけでなく、ランニングコストや追加機能の費用を総合的に考慮しましょう。特に、無料ストレージの場合、容量が限界に達しやすいので、長期的な運用を見据えておくことが重要です。 必要な容量に対して十分か、1回あたりのアップロード制限がないかを確認し、無駄なく最適なプランを選ぶことが、費用を最小限に抑える鍵です。 （2）セキュリティは強固か 2つ目のポイントは、セキュリティの強度です。 特にビジネスで利用する場合、情報漏えいのリスクを避けるために以下の機能が必要です。 アクセス権限を設定する機能 利用可能なIPアドレスを制限する機能 通信/情報を暗号化する機能 さらに、国際的な情報セキュリティ規格『ISO27001』の取得状況を指標にすると、セキュリティ性の高いクラウドストレージを絞り込むことができます。 （3）検索性に優れているか 3つ目のポイントは、クラウドストレージ内で目的のファイルを迅速に検索できるかです。 クラウド上に大量のファイルが保存されるため、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能は欠かせません。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索可能な機能があると知りたい内容がすぐに見つけられます。 たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では「ファイル内検索」もできるため、ファイルを開かずとも、目当ての情報を簡単に見つけることが可能になります。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか 4つ目のポイントは、クラウドストレージの使いやすさです。 機能が多く操作が複雑なツールでは、ITツールに不慣れな社員が使いこなせず、社内に浸透しない可能性があります。たとえば、操作が簡単でスマホやタブレットにも対応していれば、各メンバーが使い慣れたデバイスで使えるので、導入のハードルが下がります。 とくに、大企業は社員によってITスキルにばらつきが生じるため、誰でも簡単に操作できるクラウドストレージを選びましょう。 （5）メンバーと共同作業しやすいか 5つ目のポイントは、複数ユーザーが同時に共同作業できるかどうかです。 とくにチームでファイルを共有する場合、同時編集やリアルタイムでの更新ができるかは非常に重要です。これにより、メンバー間の連携が円滑になり、効率的に業務を進めることができます。 また、作業の進行状況がリアルタイムで反映されるため、データの上書きや作業漏れが減り、手作業でバックアップを取る必要が少なくなる点もメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめのクラウドストレージ・サイト8選 以下では、おすすめのクラウドストレージやサイト8選を紹介します。 ファイルの共有にはクラウドストレージを使うのが最も安全かつ効率的な方法です。しかし、クラウドツールを導入しても検索性の低いツールでは目的の情報を探し出すのに時間がかかってしまいます。 そこで、「社内のあらゆるナレッジを一元化し、情報に素早くアクセスできるツール」を導入しましょう。ただし、社内情報を扱う際は、情報漏えいを防ぐために厳格なセキュリティ基準を満たす必要があります。 結論、自社が導入すべきクラウドサービスは、情報セキュリティの国際規格認証を取得しており、社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にファイルを添付すれば簡単に共有できるうえ「ファイル内検索機能」によって必要な情報もすぐ見つけだせます。また、AIが添付ファイルの内容を自動で記事化するので、ファイルを開かずとも中身の判別が可能になり情報の更新も容易です。 【ナレカン】共有したナレッジに即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンの機能紹介 超高精度の検索機能 ナレカンでは、ヒット率100％の「キーワード検索」のほか、生成AIを活用した「自然言語検索」を備えています。自然言語検索では、上司に質問する感覚で検索できるため、検索スキルに自信がない方でも安心して利用できます。 権限設定機能 ナレカンでは、「オーナー・管理者・一般メンバー・準メンバー」の４種類の権限に区分され、権限によって使用できる機能も変わります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】100人以下の中小企業のファイル共有に貢献するツール ファイル共有ツールは、簡単に操作できなければ導入しても使われなくなってしまう可能性が高いです。そのため、ITを使い慣れていない中小企業には、誰でも直観的に使用できる「Stock」の利用が適しています。 Stockでは「ノート」にファイルを添付したり、情報をべた書きしたりすれば、任意のメンバーにすぐに共有できるのが特徴です。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、あらゆるやりとりがひとつのツールで完結します。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール ＜Google Driveの特徴＞ Googleのサービスと連携できる Googleが提供するツールなので、「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」と連携してファイルを共有したり共同編集したりできます。 さまざまなファイル形式に対応できる Microsoft Officeなどの外部サービスと連携可能なので、ファイル形式を変換せずに直接編集できます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共有ドライブ機能 共有ドライブを使うと、チームでファイルやフォルダを管理でき、都度共有する手間がなくなります。また、ユーザーごとに権限を変更すれば、編集者を制限することも可能です。 候補リスト機能 直近で利用したファイルや重要なファイルが自動的に候補リストに表示されるので、スムーズにファイルを開けます。 ＜Google Driveの注意点＞ 共有ドライブの利用には有料化が必須 無料版ではストレージが15GBに制限されているうえ、共有ドライブを利用できません。容量の大きいファイルを管理したり、共有ドライブを利用したりする場合は有料化が必須です。 オフラインでは使いづらい 利用しているユーザーからは「オフラインでの編集機能がもう少し充実すると、ネットワーク環境に左右されず作業できるため、生産性が向上すると思います。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ Gemini AIの実装に伴い、2025年1月より値上げがされています。 Google Workspaceの料金 Business Starter：950円/ユーザー/月（月間払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月間払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト ＜Dropboxの特徴＞ 大容量ファイルを簡単に共有できる リンクを取得して共有相手に送信するだけで、大容量のファイルも圧縮することなくやりとりができます。 複数のデバイスに対応している Dropboxは、ウェブブラウザやWindowsやMacのデスクトップアプリだけでなく、iOSやAndroidのモバイル用アプリにも対応しています。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 共同編集機能 Dropbox Paperを使えば、複数人でファイルを共同編集でき、プロジェクト管理や進捗管理に役立ちます。 ファイル整理機能 特定のキーワードや期間、非アクティブなどに分類してファイルを見やすく整理できるので、複数のファイルを扱う場合に便利です。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランでは2GBまでしか使えない 無料プランで利用できる容量は2GBなので、ビジネスで利用するには有料プランの契約が必要になる場合があります。 権限設定が難しい 利用しているユーザーからは「フォルダーごとの権限管理が煩雑で、UIの改善が期待される。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円（2GBまで） Plus：1,500円/月（月間払い） Essentials：2,400円/月（月間払い） Business：1,800円/月/ユーザー（月間払い） Business Plus：2,880円/月/ユーザー（月間払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】10万社以上の導入実績があるツール ＜Boxの特徴＞ 強固なセキュリティ 最高クラスのセキュリティ体制で、重要な情報を安心して扱うことができ、業界大手を始めとする10万社以上に導入されています。 1,500以上のアプリと連携できる 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと組み合わせた高度な運用ができます。 ＜Boxの機能・使用感＞ 共同編集機能 作成したファイルはリンクを通して簡単に共有できるほか、Box Notesを使ってファイルを共同作業できます。そのため、ファイルを都度共有する手間を省けるのです。 プラットフォーム機能 Boxを任意のアプリに埋め込むと、アプリのコンテンツを共有したり、共同編集したりするプラットフォームとなりチームでの作業を効率化します。 ＜Boxの注意点＞ 管理・検索が不便 「検索でフォルダ等の絞り込み、検索文字の組み合わせや期間等々種類を増やしてほしい。フォルダ下層のアクセス権限を親フォルダ継承のみでなく、任意で変更可能としてほしい」との意見が上がっています。（参照：ITreview） 検索の精度が弱い 利用しているユーザーからは「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れて くるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ 以下は、公式サイトより小数第一位を四捨五入した料金になります。 個人またはチーム Individual：無料 Business Starter：約637円/ユーザー/月（月間払い） Personal Pro：約1,390円/月（月間払い） Business プラン Business：約2,085円/ユーザー/月（月間払い） Business Plus：約3,474円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise：約4,864円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年間払い） Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftのクラウドストレージ ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft 365全体でファイルにアクセスできる TeamsやSharePointからOneDriveにファイルを追加すると、アプリやデバイスを問わずファイルを共有したり共同編集したりできます。 アクセスに有効期限を設定できる ファイルへのアクセスに有効期限を設定でき、情報漏えいのリスクを減らせます。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ 共同編集機能 共同編集機能を備えており、オンラインホワイトボードとして利用できるので、オフィスにいないメンバーともリアルタイムで情報共有できます。 スキャン機能 スマホやタブレットのOneDriveにはスキャン機能が搭載されており、カメラでスキャンした書類を共有したりPDF化したりするのに役立ちます。 ＜OneDriveの注意点＞ Officeと統合できるプランは限られている Outlook、Word、Excel、PowerPointと統合できるのは「Standardプラン」のみとなるため注意が必要です。 データを整理しづらい 利用しているユーザーからは「とりあえず保存しておこうと思いデータを保存しているので、自分のワンドラの中がぐちゃぐちゃです。もっと見やすくならないかなぁと感じています。」という声があります。（引用：ITreview） ＜OneDriveの料金体系（一般法人向け）＞ OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iCloud Drive】iPhoneのファイル管理に最適なサイト ＜iCloud Driveの特徴＞ 書類を移動する手間がかからない すでにiCloudで書類を保管している場合、iCloud Driveを設定したら自動的に書類が移動します。 費用が比較的安い 5GBまでは無料で利用でき、有料の「iCloud+」も50GBで130円からと比較的安い料金設定になっています。 ＜iCloud Driveの機能・使用感＞ スキャン機能 スキャン機能を搭載しているので、紙の書類をデジタル化してクラウド上で一元管理できます。 フォルダ機能 作成したファイルはフォルダで階層管理できるので、さまざまな種類のファイルを扱う場合でも見やすく整理できます。 ＜iCloud Driveの注意点＞ 共有に手間がかかる iCloud Drive内のフォルダを共有するには「閲覧や編集の共有オプションを選択」⇒「リンクを別ツールで送信」という2段階の操作が必要です。 アプリを取得できない場合がある 利用しているユーザーからは「なぜか最新OSなのにダウンロードできません。入れるようになってほしいです。」という声があります。（参考：AppStore） ＜iCloud Driveの料金体系＞ iCloud 5GBまで：0円 iCloud+ 50GB：150円/月 200GB：450円/月 2TB：1,500円/月 6TB：4,500円/月 12TB：9,000円/月 iCloud Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】会員登録不要のクラウドストレージ ＜firestorageの特徴＞ 会員登録が不要 firestorageは会員登録なしで無料で使い始められるオンラインストレージです。ファイルをアップロードして、発行されたリンクをメンバーに送信するだけで簡単に共有できます。 画像ファイルに特化している 画像ファイルに特化したストレージサービスで、高画質な写真を管理するのに適しています。 ＜firestorageの機能・使用感＞ ファイルグループ機能 1つのリンクで複数のファイルを一括ダウンロードできる「ファイルグループ機能」を使えば、複数のリンクを何度も送る手間を省けます。 ストレージ保存機能 ストレージに保存すると、ファイルの長期保存が可能になります。パソコンやスマホの容量が不足している場合に便利です。 ＜firestorageの注意点＞ ファイルの保存期間がある 最大7日間のファイル保存期間が設定されており、ストレージに保存しなければ自動で削除されます。また、削除されたファイルは復活できないので、重要なファイルを扱う場合は注意が必要です。 アップロードできるデータに制限がある 無料プランでは、1ファイルあたりの最大アップロードサイズが2GBまでに制限されているので、容量が大きいファイルを扱うには有料会員登録が必須です。 ＜firestorageの料金体系＞ 会員プラン 参考：firestorage会員プランの料金ページ 未登録会員：0円 無料会員：0円 ライト会員：1,037円/月 正会員：2,085円/月 法人プラン（税抜き価格） 参考：firestorage法人プランの料金ページ プラン1：初期費用100,000円＋月額費用89,800円 プラン2：初期費用100,000円＋年間費用950,000円 プラン3：初期費用0円＋年間費用925,800円 プラン4：初期費用150,000円＋年間費用1,400,000円 プラン5：初期費用50,000円＋月額費用49,800円 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめクラウドストレージ・サイト一覧 以下は、クラウドストレージ・サイト8選の比較表です。この後ご紹介する各ツールの詳細な解説と併せて、しっかりと確認しておきましょう。（左右にスクロールができます。） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox Box OneDrive iCloud Drive firestorage 特徴 記事ごとにファイルを貼り付けて階層管理できるツール 非IT企業に勤める65歳以上の社員でも簡単に使えるツール Googleが提供するファイル管理ツール 大容量のファイルを共有できるサイト 10万社以上の導入実績があるツール Microsoftのクラウドストレージ iPhoneのファイル管理に最適なサイト 会員登録不要のクラウドストレージ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 国際セキュリティ規格（ISO27001） 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 サポート ・専任担当者による初期導入サポート・既存データの移行支援 ・1営業日以内にメール返信 ・サポートデスク対応(全ユーザー対象) ・1営業日以内にメール返信 ・24時間365日対応のオンラインサポートとコミュニティフォーラム ・24 時間年中無休のサポートヘルプセンター ・サポートページ ・24時間年中無休の電話/オンラインサポート ・Apple サポートへの問い合わせ ・ガイドライン ・メールサポート マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※ただし、PCのブラウザでの利用が前提 多階層管理 【〇】※多階層にできる 【〇】※2階層までできる 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 共有ドライブの利用には有料化が必須 容量が増えると動作が重い 動作が重い Officeと統合できるプランは限られている 共有に手間がかかる アップロードできるデータに制限がある 利用料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも月500円〜/人 ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/月（月間払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：約637円/ユーザー/月（月間払い）～ ・無料プランなし ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：150円/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,037円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「box」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「iCloud Drive」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら 上記を参考に、自社が必要とする機能に過不足のないツールを選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜どれがいい？＞ファイル共有のやり方7選 ファイル共有をする手段は、大きく分けて7種類に分類できます。以下ではそれぞれの注意点も解説するので、クラウドサービスへの移行を判断しきれない方は必見です。 （1）USBメモリ 従来からある方法として、USBメモリがあります。 端末にUSBメモリを挿入し、ファイルをコピーして他の端末に差し替えれば、ファイルを開いたりダウンロードできます。ただし、同時に閲覧や編集ができないほか、USBメモリ自体を紛失したり盗難に遭ったりする危険性があるので、取り扱いに注意が必要です。 また、USBメモリを共有したい相手の端末に挿入する必要があるため、テレワークなどにより遠隔地にいる社員とのファイル共有はできない点にも気をつけなければなりません。 （2）Windows11のファイル共有設定 Windows11内のフォルダを共有設定にすれば、ネットワークを経由してファイルやフォルダを共有することができます。 Windows11では「共有の詳細設定」と「フォルダの共有」を設定するだけで、社内で簡単にファイルを共有できます。しかし、共有フォルダのあるパソコンが壊れた場合ファイル共有ができなくなるため、必ずバックアップは取っておきましょう。 また、Windows10でもファイル共有はできますが、サポート期限が2025年10月14日までとなっています。そのため、他のファイル共有方法を検討しましょう。 （3）ファイルサーバーを構築 1からファイルサーバーを構築すれば、データの共有や閲覧、編集が可能です。 ファイルサーバーでは、サーバーのオーナーによってアクセス制限をかけられるため、詳細なセキュリティ対策が可能です。また、ストレージ容量も拡張でき、広範囲でカスタマイズができる点もメリットです。 しかし、導入コストがかかる点と運用には高度な技術を持つエンジニアが必要な点から、導入のハードルは高いと言えます。 （4）NAS製品の導入 「NAS」というネットワークに接続できるハードディスクを使用する方法もあります。 NAS製品はファイルサーバーの設計や構築の手間がかからないという特徴があります。さらに、複数のデバイスから同時にアクセス可能なため、社内のどこにいても簡単にファイル共有ができるのです。 NAS製品は細かなカスタマイズはできませんが、ファイルサーバーを構築する手間を省きたい方にはおすすめです。 （5）メールの添付ファイル ほかにも、メールに共有したいファイルを添付して送信する方法があります。 面倒な設定やコストは不要なものの、メールサービスによっては添付ファイルの容量制限がある場合がある点に注意が必要です。また、メールの宛先を間違えるリスクがあるだけでなく、最終的には個人の管理に委ねられるので、情報漏えいの危険性が高いと言えます。 このように、容量によっては複数に分けて送信する手間がかかったり、リスクが伴ったりするので、ファイル共有に適した手段とは言えません。 （6）ファイル転送サイト ファイル転送サイトもファイル共有に利用できます。 ファイル転送サイトでは、メールでは送れないような大容量ファイルを送受信できます。具体的には、送信者がインターネット上にファイルをアップロードし、そのページのURLを受信者に共有すれば、両者がファイルにアクセス可能になります。 一方で、ファイル転送サイトはファイルの保存が目的ではないので、多くの場合ファイルの保存期間が定められています。そのため、必要に応じて再度ファイルを転送しなければならず、データ共有の手段には向いていません。 （7）クラウドストレージ 最もおすすめの手段は、クラウドストレージを利用する方法です。 クラウドストレージとは、インターネット上にデータを保存するサービスを指し「オンラインストレージ」とも呼ばれます。クラウドストレージへアップロードしたファイルに、任意のメンバーがアクセスすることで共有できる仕組みです。 クラウドストレージでは、ファイルに閲覧制限をかけたり、ダウンロードにパスワードを設定する機能がほとんどのサービスに備わっています。そのため、安全性が高く、機密情報を扱う企業には不可欠なサービスと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージを使用するメリット クラウドストレージを活用すると、手元の資料を共有するだけでなく、さまざまなメリットが得られます。以下では、クラウドストレージでできることを4つ紹介します。 （1）複数人で作業ができる クラウドストレージの最も便利な機能は、複数人でのファイル閲覧・編集です。 ファイルを共有すると、メンバーが同時にファイルを表示できるため、テレワークで離れて仕事をするメンバーともスムーズに作業が進みます。また、複数人で共同編集できれば、各メンバーがすぐに最新の情報を把握できます。 このように、転送に手間がかかる『メール』や直接受け渡しが必要な『USB』に比べ、クラウドストレージではストレスなく作業できます。 （2）ファイル権限が設定できる 多くのクラウドストレージでは、ファイルに『権限の設定』が可能です。 ファイルに「閲覧可能」「編集可能」といった、細かい権限を設定することにより、任意のメンバーに対してのみ情報共有が可能なのです。 さらに、ファイルごとに権限を設定すれば、万が一外部に情報が流出しても、外部の人間はファイルにアクセスできないため安心です。 （3）スマホから共有できる クラウドストレージのなかにはスマホやタブレットに対応しているものもあります。 PCだけでなくスマホにも対応していれば、外出先や移動中でもファイルを共有できる利点があります。そのため、外回りの多い営業担当と、時間や場所を問わず素早く情報を共有できます。 このように、マルチデバイス対応のクラウドストレージは、情報共有の選択肢を広げます。 （4）データの一元化が可能になる クラウドストレージを使うことで、社内に散在するデータを一元管理できます。 あらゆるデータが社内に散在すると、欲しいデータを得るために他の社員に電話したり、他の部署を訪れたりと多くの時間を費やします。そこで、クラウドストレージを利用すると、他の社員の都合に左右されず、短時間で欲しい情報に辿り着けます。 なかでも、「ナレカン」のように、画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を集約できるクラウドツールであれば、メールやチャットを一切介入することなく、スムーズに情報を共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有におすすめのクラウドストレージまとめ ここまで、ファイル共有におすすめのクラウドストレージ8選を中心に紹介しました。 ファイルを適切に管理できる環境があれば「ファイルを探すのに時間がかかる」「大切なデータを紛失した」といったトラブルを防げます。そのため、ファイル共有には、時間や場所を問わず必要な情報にアクセスできるクラウドストレージを使用すべきです。 一方で、単純にクラウドストレージにファイルを格納するだけであれば、大容量なものを選べば問題ありません。しかし、ファイルを格納した後も、共有したり何度も更新したりすることを踏まえておきましょう。 そこで、スムーズな「ファイル共有・管理」の実現には、社内に散在するナレッジを一元化し、超高精度検索が可能なツール『ナレカン』一択なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のファイル共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料/登録不要あり】データ・ファイル共有におすすめのサービス7選 【すぐわかる】共有とは？言葉の定義やおすすめのファイル共有ツールも解説！ 【Windows10/11】社内向け共有フォルダの作り方と注意点を解説 【簡単】Zoomのファイル・画面共有の方法とは？おすすめ機能も解説 ファイル共有ソフトとは？無料で使う3つのリスクも解説 ファイルサーバーをクラウド化するメリットは？法人向けのシステムも紹介！ 【無料あり】大容量ファイルのアップロード・受け渡しサービス7選を紹介 【徹底比較】おすすめの法人向けファイル転送サービスランキングTOP7！ 【iPhone/Android】スマホとPCでファイル共有できるアプリ5選！ 【必見】ファイル共有サーバーとは？共有フォルダ・NASとの違いも解説！ Outlookやgmailでファイル共有するには？注意点や解決策を解説！ 共有フォルダを整理するには？ファイルサーバーの運用ルールを解説！ 【Windows10】ファイル共有ができない原因と対処法を解説