【必見】属人化の何が悪い？解消法とデメリットを紹介
属人化は「業務の進め方を、特定の従業員のみが把握している状況」を指します。属人化している業務があると、「担当者の不在に業務の進捗が左右される」「ノウハウが蓄積されない」などさまざまなデメリットがあります。
しかし、属人化を解消したいものの、どうすればいいのか分からないという担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、属人化が発生する原因と解消法を中心に解説します。
- 属人化のデメリットを把握した上で、効果的な対策を取りたい
- 属人化が起こる原因と具体的な解消方法を知りたい
- 属人化に悩んでおり、属人化の解消に役立つツールを探している
という方は本記事を参考にすると、属人化の解消方法がわかり、安定して質の高い業務ができるようになります。
目次
【何が悪い？】業務の属人化とは
ここでは、業務の属人化の意味やメリット・デメリットをご説明します。以下で、業務の属人化の概要をつかみましょう。
「業務の属人化」と関連用語の意味
業務の属人化とは、特定の従業員しか業務のノウハウや手順、進捗を把握しておらず、その従業員以外は業務の実態が分からない状態のことです。
以下の表は、「業務の属人化」に関連する用語をまとめたものです。
| 用語 | 意味 |
|---|---|
| 業務の標準化 | 「業務の標準化」は属人化の対義語です。マニュアルやノウハウが整理され、誰でも一定の品質で業務を遂行できることです。 |
| スペシャリスト | 特定の領域に対して、専門的なスキルや知識を持つ人のことです。属人化は専門性を問わず、業務内容の共有が進んでいない状態を指すため、混同しないよう注意しましょう。 |
| ブラックボックス化 | 業務の実情が他の人から見えない状態のことです。属人化で業務が特定の従業員に偏り、情報の共有がされなくなった結果、業務がブラックボックス化してしまいます。 |
| 暗黙知と形式知 | 暗黙知は個人が経験的に保有している言語化されていない知識で、形式知は言語化・可視化された知識を指します。暗黙知に依存している業務は属人化しやすいと言えます。 |
以上のような用語を踏まえて、「業務の属人化」とは何なのかを正確に理解しましょう。
業務の属人化によるデメリット
業務が属人化するデメリットに以下の3つが挙げられます。
- 業務効率が低下する
- 業務品質にばらつきが生じる
- ノウハウが蓄積されない
特定の担当者しか業務が分からないため、手が空いている他のメンバーに仕事を割り振り効率的に業務を進めることができません。また、客観的な意見が得られないことで、業務上の欠陥や非効率性に気付きづらいという難点もあります。
属人化している業務では、担当者独自のこだわりや工夫が共有されないため、担当者が不在だと他のメンバーが担当者と同じ品質で仕事できません。したがって、日頃から担当者が暗黙知を形式知化して、マニュアルにまとめておくことが有効です。
業務が属人化していると、ノウハウを社内で共有しようという意識が薄まります。結果、ノウハウが蓄積されず、他の従業員の業務改善につながらないうえ、担当者の離職とともに失われてしまう可能性があり、会社としては大きな損失になります。
このように、業務の属人化は会社にとってのデメリットが大きいため、すぐにでも解消されるべきなのです。
わざと業務を属人化するメリット
業務を属人化するメリットには以下の3つがあります。属人化にはデメリットだけでなく、メリットもあるため、わざと業務を属人化させる企業もあるのです。
- 従業員のモチベーションが上がる
- 担当者のスキル向上につながる
- 顧客から信頼されやすくなる
業務が属人化すると、当該業務の裁量は一人の従業員に委ねられます。そのため、従業員は責任の大きい仕事を担えるので、従業員のモチベーションアップにつながるのです。
担当者は一つの業務をするがゆえに、業務に関する理解が人一倍深まり、高いスキルが身につきます。結果として、他の社員と分担するよりも短時間で仕事をこなせるようになり、生産性が上がる可能性があります。
一人の従業員が特定の顧客を担当し続けることで、顧客との信頼関係を築きやすくなります。そのため、顧客からの追加受注といったことも起こりやすくなります。
以上のように、属人化にはメリットもありますが長い間属人化していると、従業員退職後にトラブルに発展する恐れがあります。したがって、事前に「ナレカン」のようなツールで日々ナレッジやノウハウを共有して、リスクを回避すべきなのです。
業務が属人化する3つの原因とは
ここでは、業務が属人化する3つの原因を紹介します。以下の環境ではとくに属人化が発生しやすいので、当てはまっている項目は改善しましょう。
（1）業務自体に専門知識が必要
業務自体に専門的な知識が必要なときは、担当できる人が限られるので属人化しやすくなります。
経験のない従業員が、専門的な知識を求められる仕事をこなすのは容易ではありません。そのため、「専門知識を持つ担当者」に任せるしかなく、結果として業務が属人化してしまうのです。
また、専門知識やスキルはすぐに身に付けられるものではありません。経験ありきのスキルは教育コストも非常に高くなるので、属人化が助長されてしまいます。
（2）一人あたりの業務負荷が重い
一人にかかる業務負荷が重いと、属人化をなくす動きが消極的になります。
従業員が抱える仕事が多すぎると、担当業務で手一杯になり、ほかのことに気が回らなくなります。結果として、属人化を解消するためのマニュアルや引き継ぎ資料作成がおろそかになります。
そのため、属人化をなくすには、従業員の業務負担を軽減する動きが不可欠です。
（3）情報共有の仕組みが整っていない
情報共有システムが社内に浸透していないことも、属人化の原因になります。
情報共有システムが使いづらいと、従業員は情報を残せないので結果として属人化が進んでしまいます。したがって、全社員が使えるように、複雑な操作を必要としないツールを導入すべきです。
そこで、誰でも簡単に使いこなせてナレッジを共有し合える「ナレカン」などのツールを活用し、社内の風通しをよくしましょう。
業務の属人化を解消する3つのポイントとは
ここでは、業務の属人化を防ぐ3つのポイントを紹介します。業務クオリティを平準化している企業は、以下の方法を使っているので必見です。
（1）業務フローを見直す
まずは、業務フローを見直すことが重要です。
業務の一連の流れや関係する担当者や部署を書き出し、「どこがボトルネックになっているのか」「特定の箇所に業務が集中していないか」を確認します。書き出していく中で、業務が属人化してしまっている部分が浮き彫りになります。
そこで、属人化している業務を分散したり、業務フローを単純化したりなど改善を試みましょう。
（2）使いやすいITツールを活用する
使いやすいITツールの導入は、属人化の解消につながります。
「情報はITツールに残す」というルールをつくれば、顧客情報や業務フローなどがツール上に集まるため、必要な情報へアクセスしやすい仕組みが整います。とくに、シンプルなITツールであれば、全従業員が使いこなせるのですぐに運用を始められるのです。
そのため、導入直後から運用に乗せられるほどシンプルな「ナレカン」などのITツールを導入して、属人化を手間なく解消しましょう。
（3）定期的に情報の確認と改善を繰り返す
定期的に情報の確認と改善を繰り返すことも、属人化の解消につながります。
定期的に、「マニュアルや手順書の作成が滞っていないか」や「従業員がしっかりと情報共有しているか」のチェックをしましょう。業務が標準化された後でも、運用する中で問題点や課題が見つかることが多々あります。
そのため、適宜情報や課題を確認して解決する習慣をつけることで、真の意味で属人化脱却が可能になるのです。
【これで解決】業務の属人化対策に有効なおすすめのツール
以下では、業務の属人化対策に有効なおすすめのツールを紹介します。
業務が属人化すると、担当者が不在のときに業務の進行が遅滞したり、客観的な視点に欠け業務効率が低下したりなどの問題があります。そこで、担当者以外のメンバーも業務に携わるために、日頃から業務内容やノウハウを共有する必要があります。
したがって、「業務に関するナレッジを蓄積し、瞬時に共有できるツール」を導入し、業務内容が可視化される仕組みを作りましょう。ただし、必要なときに求めているナレッジが見つからなければ意味がないため、「優れた検索性か」を確認すべきです。
結論、属人化の解消に最適なのは、誰でも簡単にナレッジの蓄積・共有・管理ができるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、動画や画像ファイルの添付が可能なほか、「記事」に紐づいたコメント機能でナレッジに関する質問ややりとりも一元管理できます。また、超高精度なAI検索で、素早く必要なナレッジに辿り着きます。
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属人化のデメリットと解消法まとめ
ここまで、社内業務の属人化が起こる原因と解消法を中心に解説しました。
属人化は専門知識が求められる業務で発生しやすくなっています。メリットがある一方で、将来的なトラブルの懸念があるなどデメリットも多いため、属人化は早めになくすのが最善です。
そこで、従業員それぞれが管理している情報をまとめられるITツールがあれば、業務の属人化を防げます。ただし、多機能なITツールでは使いこなすまでに時間がかかるため、シンプルなものを選ぶことが必須です。
結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に使いこなせて社内情報を一元化できるツール「ナレカン」一択だと言えます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を活用して、業務の属人化をスムーズに解消しましょう。
