【製造業必見】工場の作業指示書を電子化するメリットとアプリを紹介
紙媒体での作業指示書の作成・共有は「印刷や保管にコストがかかる」「社内全体へ瞬時に情報共有できない」などのデメリットがあります。そこで、以上のようなデメリットを解消するため、作業指示書を”電子化”する製造現場が増えています。
しかし、「アナログ管理から電子化へ移行するのに不安があり、未だに紙を使っている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、作業指示書を電子化するメリット3選とおすすめのアプリを中心に解説します。
- 作業・製造指示書を電子化するやり方やメリットが知りたい
- 作業指示書を電子化するときの注意点を踏まえたい
- 指示書を電子化し、管理・承認まで一元化できるアプリを活用したい
という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を電子化する具体的なメリットが分かり、指示内容をスムーズに共有できるようになります。
目次
作業指示書の電子化（ペーパーレス化）とは
作業指示書の電子化（ペーパーレス化）とは、紙で保存していた指示書をアプリやツールで管理することを指します。以下では、作業指示書を電子化するうえで、押さえておくべき基本事項を解説します。
作業指示書が使われる場面
作業指示書が使われるのは、業務の正確性や効率を向上させる場面です。たとえば、以下のようなときに活用されます。
| ＜業界・業務＞ | ＜作業指示書が使われる場面＞ |
|---|---|
| 製造業 | 組立作業の手順指示：製品の組立工程で、各作業者が正確に作業できるよう指示 品質管理の基準設定：不良品を防ぐために、チェックポイントを明記 機械のメンテナンス指示：設備の点検や交換部品の管理 |
| 建設業 | 施工手順の明示：基礎工事から仕上げまでの流れを指示 安全管理の徹底：作業員の安全確保のためのルール記載 工程管理と進捗確認：各工程の完了時期を共有し、遅延を防止 |
| 飲食業 | 調理マニュアルの作成：レシピや分量を統一し、品質を保持 衛生管理ルールの指示：手洗いや清掃などの基準を明文化 ホールスタッフの業務指示：オーダー対応や配膳手順を明確化 |
| オフィス業務 | 新入社員向け業務フロー：業務の流れを統一し、教育の負担を軽減 データ入力や管理業務の標準化：作業ミスを防ぐための手順を記載 社内手続きの指示：申請書類の記入方法や承認ルートを明示 |
このように、作業指示書を活用して業務手順を統一すれば、作業のばらつきを防ぎ、標準化や品質の維持に役立ちます。
作業指示書を電子化すべき理由
作業指示書を電子化すべき理由として、紙媒体だと管理がしづらかったり、共有に手間がかかったりすることが挙げられます。
たとえば、紙の作業指示書は、紛失・破損の可能性が高く、重大な情報漏えいにつながりかねません。しかし、WordやExcelで指示書を活用する場合も、別途メールでの共有が必要になるため業務効率が悪くなってしまいます。
そのため、指示書を電子化するのは必須ですが、どのような手段で電子化を進めるのかは十分に検討しましょう。
作業指示書をデジタル化するやり方
以下では、紙の作業指示書をデジタル化する方法をご紹介します。
- Word・Excelのテンプレートを使う
- PDFにして保管する
- ITツールを導入する
WordやExcelのテンプレートは無料で使えるのですぐに電子化できます。しかし、スマホからだと確認しづらかったり、共有に手間がかかったりするのがデメリットです。
紙媒体の指示書を専用のアプリでスキャンすることで、PDF化して保存する方法です。PDFで保管するため体裁は崩れにくいですが、Excelと同様に共有の手間がかかるので、情報へのアクセス性が良いアプリとの併用が必須です。
ITツールを導入することで、指示書の作成・共有・管理を一か所で完結できます。しかし、ITに不慣れだと運用が浸透しない可能性があるので、機能に過不足のない使いやすいツールを検討しましょう。
以上のように、指示書を電子化する方法はさまざまですが、自社の管理体制に合わせてデジタル化の方法を選択しましょう。なかでも、指示書を長期的に運用するには、操作がシンプルなITツールを導入するのがおすすめです。
作業指示書を電子化するメリット3選
以下では、作業指示書を電子化するメリットを3つご紹介します。どのようなメリットがあるのかを把握して、ペーパーレス化を進めましょう。
（1）印刷コストを削減できる
1つ目に、指示書を電子化するメリットとして挙げられるのが、印刷コストの削減です。
紙の指示書であれば、印刷に用紙やインク、プリンターなどの費用がかかります。また、指示内容のミスや記入漏れがあった場合は、新しく印刷しなければなりません。
しかし、作業指示書を電子化すると、印刷にかかる費用や時間を削減でき、書類を保管するスペースも不要になるのです。さらに、ミスや記入漏れがあった場合にも、オンライン上で簡単に修正・更新できます。
（2）作業手順をすぐに確認できる
2つ目に、作業の進捗をすぐに確認できることです。
従来の紙の作業指示書は、現場や事務所でしか閲覧できませんでした。しかし、電子化することで、インターネット環境さえ整っていれば、工場や現場などいかなる場所からでも確認が可能になります。
その結果、作業の流れを確認するために現場へ電話したり、担当者が出社して報告したりする手間が不要になります。急な作業変更やイレギュラー対応が求められる場面でも、迅速に対応できるようになるのです。
（3）書類を適切に保管できる
3つ目の指示書の電子化によるメリットは、書類を適切に保管できることです。
作業指示書は、トラブルがあったときに備えて大切に保管しておかなければなりません。しかし、紙媒体の場合、ファイル整理を定期的に実施しなければ「どこに・どの書類が保管されているのか」把握しきれなくなり、気づかぬうちに紛失している恐れがあります。
したがって、「ナレカン」のような情報管理に役立つITツールを導入して電子化すれば、フォルダごとに書類を簡単に整理できるので、長期的な保管が可能です。ぜひ、書類の保管に不便を感じている方は、電子化を実践して負担を解消しましょう。
紙の指示書と電子指示書の比較表
以下では、紙の指示書と電子指示書をコスト・検索性・編集のしやすさ・セキュリティ・共有性の5つの観点から比較した表です。
上図のように、電子指示書は、紙の指示書と比較して、低コストで瞬時に更新・共有できるメリットがあります。
作業指示書を電子化するときの注意点
以下では、作業指示書をペーパーレス化するときの注意点を3つご紹介します。電子化によるトラブルを避けるためにも、確実に押さえましょう。
（1）セキュリティを徹底する
はじめに、指示書を電子化するときに注意すべきなのが、セキュリティです。
電子化した書類をクラウド上に保存するとき、ひとつ設定を間違えると誰でもアクセスできる状態になってしまいます。したがって、IDやパスワードを設定してアクセスを制限しなければ、情報漏えいのリスクと常に隣り合わせになるのです。
また、不正なアクセスを検出できる「ウイルス対策ソフト」を導入することも有効です。このように、書類の電子化は便利である一方、セキュリティには十分気をつけなければなりません。
（2）書類データの保管方法を決めておく
次に、指示書を電子化するときは、書類データの保管方法を決めておくことが重要です。
書類の保管方法があらかじめ決められていないと、どこにデータがあるのか分からなくなり、情報検索に必要以上の時間がかかってしまいます。そのため、「ファイル名を半角英数字に統一する」など保管方法を決めておき、スムーズに探し出せるようにしましょう。
また、テーマやチームごとに分けて書類を整理できる方法であれば、どこに何の情報があるかが一目で分かるため、おすすめです。
（3）アプリを活用する
最後に、指示書の電子化にはアプリも欠かせません。
たとえば、Word・Excelで作成した指示書をメールで共有する場合、アドレスを都度入力したり、添付されたファイルをわざわざ開いたりする必要があるため面倒です。そのため、作成しても次第に活用されなくなってしまいます。
一方、情報の蓄積・共有が一か所で完結する「ナレカン」のようなアプリを活用すれば、ファイル共有の煩雑さが解消されて、素早く目的の書類を開けます。
【製造業必見】作業・製造指示書のペーパーレス化に最適のアプリ
以下では、作業指示書をスマホ・タブレットで管理できるアプリをご紹介します。
WordやExcelを使えばペーパーレス化はできますが、承認が必要な場面ではメールや対面での確認が発生し、承認作業に手間がかかるのが現状です。さらに、スマホやタブレットの小さな画面では操作しづらく、製造業のように現場で働く方にとっては不便です。
そのため、あらゆる端末で操作しやすく、リアルタイムで承認フローを進められるアプリの導入が不可欠です。しかし、指示書の管理が煩雑だと、承認が遅れたり、どこで止まっているのか分からなくなったりする恐れがあります。
結論、自社で導入すべきなのは、スマホやタブレットにも対応しており、指示書の共有・管理・承認を一元化できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、画像やファイル内の文字も検索可能なので、紙の指示書を写真やPDF化して貼り付ければスムーズに電子化でき、欲しい情報も即見つかります。また、非対面でも指示書を承認・修正依頼できる機能があるため、スムーズな承認作業が実現するのです。
作業指示書をスマホ・タブレットで管理できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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ナレカンの「テンプレート」機能を使った作業指示書の作成事例
ナレカンでは、以下のようにノート感覚で作業指示書を作成できます。また、スマホやタブレットからでもストレスなく作業手順を確認可能です。
ナレカンでは、自作のテンプレートを登録して、わずかな操作で呼び起こし、作業指示書を簡単に作れます。また、表機能やチェック機能もあるので見やすく整理された指示書を作るのに便利です。
さらに、指示書を公開する前に承認者の確認を必須にする「承認フロー機能」も備わっているので、指示内容のミスや記入漏れを防ぎ、正確な指示書を確実に共有できます。
作業指示書を電子化するときの正しい手順
ここでは、作業指示書を電子化する正しい手順を解説します。以下の手順に沿えば、デジタル化に抵抗のある方も納得感を持って電子化を進められます。
- ペーパーレス化する旨を従業員に周知する
- 電子化する方法を選ぶ
- テスト運用する
業務を紙ベースで進めている企業の場合、突然ペーパーレス化を実施すると従業員に強い不安感を与えてしまうため、まずは周知しましょう。このとき、実施する目的とメリットを説明し、電子化の必要性を理解してもらうことが重要です。
電子化の必要性を理解してもらったあとは、自社の管理体制に合わせてデジタル化する方法を選択しましょう。短期的な運用であれば「WordやPDF」、長期的な運用であれば「情報管理ツール」を選ぶのがおすすめです。
実際に導入する前にテスト運用を実施しましょう。とくに、ツールやアプリを導入する場合は自社にとって不要な機能が多ければ、結果的に無駄なコストが発生してしまうため、必要な機能に過不足がないか最終チェックしましょう。
上の手順に沿って進めれば、自社に最適な方法で電子化を進められます。また、「社内データの移行支援」を受けられる「ナレカン」のようなサポート体制が充実しているツールであれば、社内にスムーズに定着します。
作業指示書を電子化するアプリとメリットまとめ
これまで、作業指示書を電子化するためのアプリと、3つのメリットを解説しました。
指示書を電子化すると紙文書で困っていたことが解消されて、スムーズに指示内容を共有できるようになります。たとえば、「時間や場所を問わずに進捗を確認できる」「書類を長期的に保管できる」などのメリットがあります。
ただし、WordやExcelでの電子化はファイルが埋もれやすくなるうえに、スマホやタブレットでは使いづらいので避けましょう。そこで、「あらゆる端末から使えて、情報の蓄積・共有が一か所で完結するアプリ」を導入し、業務を効率化すべきです。
したがって、作業指示書の作成・共有には、あらゆる情報を簡単に蓄積でき、超高精度な検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、「ナレカン」を導入して、紙の指示書から脱却し電子化を成功させましょう。
