【例文あり】稟議（りんぎ）書の書き方とは？目的別フォーマットも紹介
仕事をするなかで、自身の権限では決断を下せず、上司などの承認を得るために「稟議」（りんぎ）が必要になることがしばしばあります。そこで、稟議の一環として具体的な内容を記した稟議書を作成しなければなりません。
一方で「そもそも稟議書の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、稟議書の基本的な書き方や概要、フォーマットを中心にご紹介します。
- 稟議書の基本的な書き方や例文・コツを知りたい
- 稟議書の作成に使えるフォーマットがあれば利用したい
- 稟議書作成後の承認・決裁まで円滑に実施できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、稟議書の書き方だけでなく、作成後の承認・決裁を円滑に実施する方法までわかります。
目次
稟議書とは
ここでは、稟議書の概要についてご説明します。稟議書を作成する前に、役割や詳しい意味を押さえておきたい方は以下を参考にしましょう。
稟議書の役割
稟議書は、ある事柄に対して個人の権限で判断を下すことができないときに、上司や経営層などの決裁者に承認を得るプロセスで必要な書類です。
稟議の内容は、従業員のみでは判断が難しいが、上層部を集めて会議するほどのものではないことがほとんどです。そのため、話し合いの機会があまり設けられず、伝聞や伝達だけでは稟議内容に対する認識の相違が発生しやすくなります。
そこで、詳しい稟議の目的や内容を書類に書き起こすことで、稟議内容への誤認識を解消する目的があります。また、現場で従業員が独断で物事を決めてしまったり、上層部が不必要な会議を実施してしまったりするのを防ぐことにもつながります。
「稟議書」と「決裁書」の違い
稟議書と決裁書の違いは、起案された内容の承認に必要な人数です。
稟議書は内容が実行されるために上司などの関係者複数人の承認が求められます。一方で、決裁書は内容を実行に移すのに一人の承認で十分であるため、迅速な意思決定が可能になります。
しかし、決裁書はスピーディーに内容の実行の可否が決められる反面、一人の判断であることから人的ミスが起こってしまいがちです。そのため、会社の利益に大きな影響を及ぼしそうな事柄に関しては、稟議書を作成するようにしましょう。
【例文つき】稟議書の基本的な書き方
ここでは、稟議書を書くための方法2つをご紹介します。稟議書の作成方法のほかにも必要な項目や例文を知りたい方は必見です。
方法1｜記入すべき必要項目を記載して自作する
稟議書の基本的な作成方法の1つ目として、記入すべき必要項目を記載して自作することが挙げられます。
以下は実際に稟議書を作成した例です。以下の例文は、新しい業務用ソフトウェアの導入に関する稟議書を想定しています。
上記の例のように、稟議書を自作するにあたって以下の7つの項目を必ず記入する必要があります。
- 件名・タイトル
- 起案者・起案日・決裁日
- 稟議の目的
- 稟議の理由
- 金額
- 承認者欄
- 締めの言葉
稟議の内容が一目でわかるような簡潔なタイトルをつけましょう。
いつ誰が提案したのかやどの日から有効なのかを明確に記載しましょう。
稟議を通すことで得られる効果やメリットを端的に記しましょう。
目的を達成するために、なぜその案が必要なのかといった起案に至る経緯や背景を含めると説得力が増します。
金額は正確に記入します。予算編成済みであることを明記すると稟議は通りやすくなります。
承認者の役職や氏名が書ける欄を用意しましょう。
締めの言葉は稟議書の形式によって入れる場所が変化することがあります。
上記の記載項目を漏れなく記入すれば、稟議書を自作することが可能です。
方法2｜テンプレートを利用する
稟議書の基本的な作成方法の2つ目は、テンプレートを利用することです。
テンプレートを活用すると、どの項目を記入すべきなのかを考える手間が省かれ、稟議書の作成時間を短縮できます。また、稟議書に必要な項目の記入漏れをしてしまうリスクも軽減します。
そのため、自作に比べると自由度は減ってしまうものの、初めて稟議書を作る方にはテンプレートの利用をおすすめします。
【目的別】おすすめの稟議書フォーマット
以下では、稟議の目的別に使えるおすすめの稟議書フォーマットを3つご紹介します。フォーマットを活用して効率的に稟議書を作成しましょう。
【Excel】伺い書の稟議書テンプレート
こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードが提供するExcel形式の伺い書の稟議書テンプレートです。
内容の欄が広めに設定されているため、稟議の目的や理由などを十分に記載できるのが特徴です。また、添付書類についての項目もあるため、見積書や図面などの関連書類も盛り込めます。
【Word】備品等の購入・購買稟議で使える雛形
こちらは、ビズ研が提供するWord形式の購買稟議書のテンプレートです。
購入や購買の稟議書に必要な「支払先」や「支払日」「支払方法」の項目がしっかりと揃っています。購買稟議書では、商品の購入理由のところで他の商品と比較しこの商品に決めた理由などを根拠づけて書くことで、稟議の承認を得やすくなります。
【Excel】新規取引先との契約稟議書の見本
こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードが提供するExcel形式の新規取引先との契約の稟議書の見本・サンプルです。
新規取引を開始するための稟議書には、取引先の情報や契約するメリット、目的の記載が必須です。このテンプレートの項目以外にも取引先に関する情報があれば、適宜項目を追加もできます。
【必見】稟議書を効率的に共有・管理する方法
以下では、稟議書を効率的に共有・管理する方法をご紹介します。
稟議書は、一人では決断権限のない判断に対して複数の関係者に承認や決裁を得るために必要な書類です。そのため、稟議書の作成後は素早く共有して、決定事項に透明性を持たせるべく適切に管理することが大切なのです。
そこで、「社内の稟議書を一元管理して、スムーズに稟議フローを進められるツール」を導入しましょう。加えて、高度な検索機能を備えたツールであれば、稟議書を確認したい時に、求めている稟議書に瞬時にアクセスできます。
結論、自社が導入すべきは、円滑に稟議フローを進められるうえに、超高精度なAI検索を備えたツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「承認フロー機能」では、作成した稟議書をわずかな操作で申請でき、複数人の承認者の適切な判断のもと稟議を通せるので、円滑に意思決定が進みます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」で、過去の稟議の内容をすぐに参照できるので、適切な判断が可能になります。
稟議書を一元管理し円滑に稟議フローを進められるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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承認を得られる稟議書の書き方のコツ3選
ここでは、スムーズに承認を得られる稟議書の書き方のポイントを3つご紹介します。以下の内容を参考に、決済される稟議書の書き方のコツをつかみましょう。
（1）簡潔かつ論理的な構成にする
まず、簡潔で論理的に書けているかを確認しましょう。
稟議書を読む立場の人は、いくつもの稟議書に目を通すため、長く冗長な表現を避けて簡潔にまとめることが重要です。また、結論を最初に記載したり、箇条書きを使用したりして、承認者が見て理解・検討しやすい稟議書を意識しましょう。
加えて、5W2H（「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）」「How（どのように）、How Much（いくらで）」）を活用すれば、話を順序立てて説明できるため、論理的で説得力のある稟議書を作成できます。
（2）具体的な事実とデータを用いる
つぎに、具体的な事実とデータを根拠として用いましょう。
具体的な事実やデータを理論の根拠として用いることで、説得力が高まり、承認を得やすくなります。たとえば、費用対効果を示すデータや生産性向上の見込みなどの数値を示せば、決裁者もメリットをイメージしやすいです。
一方で、稟議書の内容に直接関係のないデータが記載されていると、かえって判断を鈍らせることになりかねません。そのため、稟議書の承認に必要なデータかどうかを必ず確認するようにしましょう。
（3）読み手の視点を考慮する
さいごに、承認者の視点を考慮して書くことが重要です。
承認者である上層部が求めている稟議書は、会社全体にとって利益がある提案です。そのため、想定されるメリットやデメリット、実現可能性を明確に記載して、組織にとってどのような価値があるかを伝えることを意識しましょう。
たとえば、経営層であれば経済的なメリットに関心を寄せており、現場の管理者であれば業務効率を重視していることが多いです。以上のように、稟議書を作成する前に読み手が”何を重要視しているか”を把握しておくことが、承認につながります。
＜番外編＞稟議書の承認に至るまでの流れとは？
稟議書の承認に至るまでに以下の3つの手順があります。
- 稟議書を作成
- 稟議書を提出
- 稟議書の承認・決裁
まず稟議したい内容に応じて記入項目を調整しつつ稟議書を作成します。
作成後は、承認者に提出します。稟議書は基本的に役職の低い人から高い人というような承認経路に従って回していきますが、会社によって異なるため、よく調べておきましょう。
稟議書が承認・決裁されるまでにかかる時間は都度変化します。もし稟議書が承認されず却下された場合は修正して再度提出することもできます。
このように、稟議書を作成してから承認されるまでにはいくつかのステップがあります。ただし、稟議フローを紙媒体で実施すると、途中で稟議書を紛失してしまう危険性があるため注意が必要です。
そこで、安全に稟議フローを進めるために「ナレカン」のような「承認フロー機能」が備わっているITツールを利用するのも一つの手です。
稟議書の書き方やおすすめのフォーマットまとめ
これまで、稟議書の概要や書き方、フォーマットを中心にご紹介しました。
稟議書は判断権限のない従業員が複数の関係者に承認をもらうために必要な書類であるため、稟議書を作成した後回覧しなければなりません。しかし、上司が多忙だとなかなか稟議書が回らなかったり、途中で稟議書を紛失したりする恐れがあります。
そこで、「社内の稟議書を一元管理して、スムーズに稟議フローを進められるツール」を導入しましょう。また、高度な検索機能が備わったツールであれば、数ある稟議書の中から素早く必要な稟議書を探し出すことができるのです。
結論、稟議書の共有・管理には、円滑に稟議フローを進められるうえに、”平均0.2秒””ヒット率100％”を誇る超高度な検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、稟議書を円滑に管理しましょう。
