【担当者必見】オンボーディングとは？目的や成功のプロセスを解説
近年、人材の定着を目的として「オンボーディング」の推進が呼びかけられています。成功すれば新入社員が早期に組織へと定着できるため、人材育成の観点で重要な活動です。
しかし、オンボーディングという言葉は耳にしたことがあっても、「実際に何をするのか」「なぜ必要なのか」がわからず、悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンボーディングの目的や成功につなげるプロセスをご紹介します。
- オンボーディングとは何か知りたい
- オンボーディングを実施して効果的に新入社員を育成したい
- 円滑なオンボーディング実施に役立つツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、オンボーディングへの理解が深まり、社内へのオンボーディング浸透が実現できます。
目次
オンボーディングとは
以下では、オンボーディングの概要と、似た表現との違いをご紹介します。オンボーディングについての知識があいまいな方は必見です。
オンボーディングの概要
オンボーディングとは、新卒中途問わず新たに入社する社員に対し、組織に定着し活躍することを促す過程を意味します。
オンボーディングは、単発的に実施する研修とは異なり、新入社員の定着に向けた長期的な活動であることが特徴です。たとえば、入社前の社内見学や入社直後に実施するような新入社員研修、歓迎会はオンボーディングの一部に含まれる施策になります。
このように、教育フローやサポート体制全般を全面的に整える必要があるため、オンボーディングの実施には教育担当者はもちろん、配属部署や他部署メンバーといった全社員の協力が不可欠です。
オンボーディングとOJT・Off-JT、研修の違い
オンボーディング、OJT、Off-JT、研修は似たような意味を持っていますが、以下のような違いがあります。
- オンボーディング
- OJT
- Off-JT
- 研修
オンボーディングは、On board（乗船中）という表現から派生した表現で、職場環境への適応を包括的に支援するプロセスのことです。組織になじむことが目的で、業務内容よりも幅広く企業やチームについて長期的に学ぶのが特徴です。
OJTとは、On-the-Job Trainingの略語であり、実際の業務を通じて、上司や先輩が直接指導する方法のことです。実践的な知識やスキルを現場体験を通して学ぶ点が特徴です。
Off-JTとは、Off-the-Job Trainingの略語であり、職場を離れて専門知識を学ぶ学習形態のことです。職場から離れて座学によるインプットやディスカッションをする点が特徴です。
研修は、ビジネスマナーや専門スキルなどを習得するプログラムのことを広く指す表現です。Off-JTの一種として位置付けられることもあります。
オンボーディング、研修、OJT、Off-JTには以上のような違いがあります。使う語を間違えると、相手との認識に齟齬が生じる恐れがあるため、注意しましょう。
オンボーディングが重要な3つの理由
以下では、オンボーディングが重要である理由を3つご紹介します。オンボーディングは組織を発展させる重要な活動であり、新入社員と既存の社員の双方にメリットをもたらします。
早期の離職防止
1つ目の理由は、早期の離職を防げるからです。
新しい環境では社内独自のルールや業務の進め方を覚える必要があるので、新入社員は不安を抱きやすいです。オンボーディングでは、こうした業務の不明点を担当者に気軽に相談することができるため、安心して仕事に臨むことができます。
このように、オンボーディングでは、不安な点を担当社員にいつでも相談できるため、悩みを解消でき、早期の離職を防止できます。
新入社員の早期活躍
2つ目の理由は、新入社員が早期から活躍することが期待できるからです。
オンボーディングは、新入社員が既存の社員のそばで実際の業務をしながら教育を受けるので、習得スピードも早くなります。結果として、早期に新入社員が活躍でき、新入社員と既存の社員の双方のモチベーションも上がるため、組織が活性化するのです。
オンボーディングを効果的に実施すれば、新入社員が即戦力人材になり早期から活躍することが期待できます。
教育格差の防止
3つ目の理由は、社内の教育格差を生まないためです。
人材育成には社員による教育が不可欠ですが、一律で行われる研修のみでは、新入社員自身の理解度が異なるため、成長に格差が生まれます。また、担当者によっても指導内容に差が生まれる場合もあります。
そこで、教育格差を生まないように全社的な教育のほかにも、各部署や担当レベルでオンボーディングをすることで、フォローアップする必要があるのです。
オンボーディングを成功させる3つのプロセス
ここでは、オンボーディングを成功させる過程において必要な3つのプロセスを紹介します。オンボーディングは入社前・入社直後・入社数か月後で分ける点がポイントです。
入社前から支援準備を始める
オンボーディングは採用者が入社する前から支援準備を始めましょう。
具体的には、教育体制の確立が必要です。新入社員研修の内容や教育フローが固まっていなければ円滑な教育は進められないため、現場の教育担当者と教育の企画者(人事や総務担当)が分かれている場合はとくに事前の連携が求められます。
採用者を迎え入れる事前準備をすると、教育体制が固まり入社後すぐに動き出せます。
入社直後の不安を解消する
入社直後に新入社員の不安を解消すれば、早期の職場定着を促せます。
たとえば、新入社員への期待を事前に伝えておけば、新入社員は達成すべき目標の解像度を上げて業務に取り組めるので、人材の成長スピードを促進できるのです。
また、新人研修も併せて実施し理念や社内用語といった企業独自の考え方を早期に伝えると、企業への理解が深まり帰属意識の向上はもちろん、新入社員の不安を払拭できます。
新入社員が馴染める状況を生み出すには、勤務への不安を解消する雰囲気づくりや導線設計が重要です。
入社数か月後に状況を確認する
仕事に慣れ始めた、入社数か月後の新入社員へのフォローも重要な取り組みです。
たとえば、入社数か月後にも面談を実施すると、業務理解が深まり始めた段階での悩みがヒアリングできます。ほかにも、新入社員とは異なる部署の社員をサポート役につける「メンター」を実施すると、率直に話ができる場を生み出せます。
このように、入社数か月後でもサポートを継続すると、企業側と新入社員の双方の考えがすり合わせられ、メンバーの長期的な組織定着につなげられるのです。
【必見】効果的なオンボーディングの実施に役立つツール
以下では、効果的なオンボーディングの実施に役立つツールを紹介します。
オンボーディングは長期的に新入社員を支援することで定着率を高める活動ですが、教育担当者の負担が増えてしまう恐れがあります。また、新入社員も慣れない環境で多くの新しい情報を吸収しなければならないので、負荷がかかります。
そこで、「検索性に優れたナレッジ管理ツール」に情報を蓄積しましょう。なぜなら、検索性に優れていれば、教育担当者もオンボーディング資料を探す手間が省けて負担が減るうえ、新入社員も簡単に必要な情報を探し出せるからです。
結論、効果的なオンボーディングを実施するには、超高精度の検索機能で簡単に欲しい情報にアクセスできるツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンは、「ヒット率100%の超高精度検索」により、「記事」に蓄積したナレッジから即座に欲しい情報を取り出すことが可能です。そのため、情報を検索する手間が減り、教育担当者と新入社員の双方が効果的なオンボーディングを実施するのに役立ちます。
オンボーディングの情報を蓄積できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
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オンボーディングの目的や重要性、成功するプロセスのまとめ
これまで、オンボーディングの目的や重要性、成功に導くプロセスをご紹介しました。
オンボーディングとは新入社員の組織定着と活躍を促す過程を指し、離職防止・新入社員の早期活躍・教育格差の防止の観点からもメリットがある取り組みです。成功させるには入社前～入社後数か月後まで長期間にわたり新入社員を支援する必要があります。
しかし、実施には全社員の協力が必要なため、社員の誰もがストレスなく取り組めるようにオンボーディングに関する情報共有には工夫が必要です。そこで、「ナレッジ管理ツール」を活用すればオンボーディングに必要な資料が簡単に確認できるのです。
ただし、導入後すぐに使えない難解なツールでは社内で定着しないため、オンボーディングを成功させるには、メールを使える方なら迷わず使えて、オンボーディングをはじめとするあらゆる情報を管理できるツール「ナレカン」が必要です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効果的なオンボーディングを実施しましょう。
