「困ったときは『ナレカン』を検索する」という文化が根付き、業務負荷が約1/10にまで圧縮されました
株式会社アップ
業種：教育総合サービス
社員：500〜1,000人規模（令和7年3月31日現在）
ナレカンによって”情報を一元化し全員が活用できる体制が整い、業務負荷が約1/10にまで削減できた”と導入効果を実感している、アップ様。今回は、ナレカンの導入を主導された、東條様・高尾様・池見様・米田様・戸田様にお話を伺いしました。
目次
“創業50年、0歳児から社会人までを対象に、幅広い教育サービスを提供する株式会社アップ”
— 貴社の事業内容について教えてください。
高尾様：
「弊社は、約50年前に創業し、保育園の0歳児から社会人までの幅広い教育サービスを提供している会社です。」
— 皆様のご担当業務について教えてください。
高尾様：
「私は、アップ教育企画の変革推進本部の副本部長と、開発部の部長を兼任しています。新規事業の立案から運営に携わっており、今回のナレッジマネジメントプロジェクトにおいても統括リーダーをしています。
また、私の上長として東條がおり、ナレッジ蓄積などの実務は米田・戸田が担当しています。」
池見様：
「私は『個別館』で講師をしています。中学・高校・大学の受験対策を広範囲にわたって指導しています。」
高尾様（左）・池見様（右）
“『非IT企業向け』のシンプルで使いやすい設計が、最大の決め手でした。”
— ナレカン導入前に感じていた課題はどのようなものでしたか。
高尾様：
「大きく以下2つの課題に直面していました。
- ナレッジが検索しづらい
- ナレッジが蓄積しづらい
これまではオンプレミス型のサーバーに、受験や教育に関する情報を保管していましたが、検索性が乏しく、“情報はあるのになかなかたどり着けない”状態でした。
以前は口頭でナレッジが共有されていましたが、コロナ禍の影響で対面でのミュニケーションが減少し、それに伴いナレッジ共有の機会も限られてしまいました。
また、これらの課題を解消するための施策検討と並行して、創業50年の節目に新たな事業戦略によってシナジー効果を生み出せないか模索しているところでした。
このような背景があり、長年現場で培われてきたナレッジを横断的に活用できる仕組み整えるために、ナレッジマネジメントの再構築に取り組むことになったのです。」
— ナレカン導入の決め手について教えてください。
高尾様：
「ナレッジを横断的に活用していくためには、全員を巻き込んでいく必要があったため、『ITリテラシーが高くない職員でも簡単に使えるか』が最大の選定基準になっていました。
その点、『ナレカン』は非IT企業向けの設計になっており、シンプルで使いやすい点が一番の決め手になりました。
さらに、従来の課題である“検索性”においても、ナレカンは検索精度が高く安心できました。」
“情報共有の仕組みが整い、次々にナレッジが蓄積されるようになりました。”
— ナレカン導入後、社内展開はどのように進められましたか。
高尾様：
「ナレッジマネジメントを浸透させるために、トップダウンとボトムアップの両方から、社内展開していく必要がありました。そこで、トップダウンにおいては、以下2点を重視しました。
- 十分なナレッジ量を確保すること
- タッチポイント（接点）を増やすこと
既存ナレッジを再構成して一定量まとめて登録したことで、『検索すれば情報がヒットする状態』をつくり、利用メンバーの期待感を得られました。
【社内知恵袋機能】や【社内お知らせ機能】で積極的に情報発信をし、投稿にはすぐに【いいね機能】で反応することで、メンバーが自然にナレカンへアクセスできる接点を増やしました。
とくに、投稿者への「指先1秒でできる応援」として“いいね”することをこまめに呼びかけ、反応が生まれる仕組みをつくりました。
一方で、ボトムアップの場合、自発的に情報発信してもらう必要があったため、各メンバーに『ナレッジマネジメントの考え方』を丁寧に説明することから始めました。
そこで、各部門で明らかになった『ナレッジが共有されない』『どのように共有すればいいか分からない』といった課題に対して、ナレカンを使った情報の『構造化⇒共有⇒運用』までを支援する体制を整えました。
このように、トップダウンで土台を固めつつ、ボトムアップで自発的な発信を増やす“双方向のアプローチ”が、ナレッジマネジメントを加速させたと感じています。」
— ナレカンの使用感はいかがでしょうか？
戸田様：
「私は、実際にナレカンにナレッジを書いていく役割をしていますが、ナレカンは本当にナレッジ蓄積がしやすいです。
正直、ITリテラシーは高くありませんが、難しい操作をしなくても『こうしたい』と思ったことをすぐ形にすることができます。」
米田様：
「私は、作成された【記事】を管理する役割をしています。
蓄積された【記事】を見ることで、現場でまさに今必要とされていることを目の当たりにすることができ、次に現場と共同してどのような施策を進めるのが良いかを考える機会が増えました。
『ここをこうした方が見やすいのでは？』といった提案やフィードバックも、ツールの構造がシンプルなおかげで伝えやすいです。全体として、とても使いやすいツールだと感じています。」
“『分からないことは、ナレカンを検索する』という動きが定着しています。”
— ナレカン導入後、どのような変化がありましたか。
池見様：
「弊社は小教室を多拠点展開しているため、拠点によっては職員がワンオペになることがあります。そのため、私自身も業務上で質問があっても周りにすぐに聞けず、電話で確認するにも相手の時間を奪ってしまう点に悩んでいました。
また、マニュアルも必要な情報の所在が分かりづらく、知りたい部分を探すために全体に目を通さなければならず非効率でした。
それがいまは、知りたいことがあれば『ナレカン』を見るだけで自己解決できるようになり、非常に助かっています。」
高尾様：
「ワンオペの環境では、新人職員や中途採用者のオンボーディングに時間を割くのも難しい状況でした。ナレカン導入後は、新人職員に身に付けてほしいノウハウをまとめて共有できるようになったので、指導する時間と負担が軽減されました。
いまでは『分からないことがあったらまずナレカンを検索する』という行動が定着し、ナレッジを追加すると、若手講師が喜んでくれるのも非常に嬉しい点です。」
米田様：
「以前はエリアごとに管理方法がバラついており、異動のたびに情報探しから仕事が始まっていたため困っていました。とはいえ、私自身もデータ整理に時間を割けず、十分な引き継ぎができないまま異動することもありました。
それが、ナレカン導入後は、全教室が同じ情報にアクセスでき、検索で必要なデータがすぐ見つかるようになりました。AIによる重複データの自動検知で情報の質も向上しています。
その結果、中学～大学受験まで幅広く対応する個別指導でも、保護者からの急な問い合わせに、その場でより正確に答えられるようになったと聞いています。
日々、教室現場ではさまざまなことが起きますが、社内の仲間がナレカンの中に集めてくれた情報は「お守り」のような存在です。
— どのくらいの期間で、定着したと感じられましたか？
戸田様：
「ナレカンの導入から1〜2か月後には、アーリーアダプターから『こういう活用ができたら良い』『こういう情報がほしい』といったボトムアップな提案が生まれるようになり、そこから他のメンバーにも広がっていきました。
ナレカンの利用促進に向けては、オフラインでのアナウンスや定期メールに加え、ナレカンの【社内お知らせ機能】で3日に1回の頻度で情報発信し、タッチポイントを増やしていました。
その結果、導入から半年ほどで、ナレカンの検索数が大きく伸びたのが明確に分かり、非常に嬉しかったです。」
米田様：
「弊社は複数拠点に教室業務の責任者や、講師、経理・事務担当、アルバイトまで多様なメンバ一がおり、以前はチャットや電話で個別に質問対応をしていたため、同じような質問が繰り返されていました。
それがナレカン導入によって解消されただけでなく、各校舎で『ナレッジ共有が競争優位性につながる』という共通認識が生まれつつあり、大きな進歩となっています。」
— どのくらい業務負荷が減りましたか？
東條様：
「以前は、わからないことは人に聞くしかなく、仮に職員が忙しかったり、問い合わせ先が不明だったりすると質問できないケースが多くありました。
今はナレカンで大抵の情報が検索できるため、探す手間も問い合わせ件数も減り、生産性が大きく向上したと感じています。
情報が一つの場所に集まり、全員がそれを活用できるようになったことで、質問者・回答者の負担が減り、業務負荷は体感で約1/10になっていると思います。」
東條様（左）・戸田様（中央）・米田様（右）
“ITリテラシーが高くなくても、伴走サポートで安心して使えています。”
— ナレカンのサポート体制はいかがですか。
高尾様：
「ナレカンは単なるツール導入支援にとどまらず、継続的に運用支援してくれたので非常に心強かったです。支援の内容としては、以下の3つがあります。
- ナレッジマネジメント全般への助言
- 精神的サポート
- 迅速な開発・改善対応
専任担当者の豊富な経験や知見を踏まえ、設計や運用に関するアドバイス・フィードバックをいただけたことで、初めての取り組みでも、安心して進めることができました。
ナレッジマネジメントは『成果が求められる取り組み』です。そのような場面で、方向性を擦り合わせながら進められたことで、精神的にも大きな支えとなりました。
非IT企業の実情に即した『本当に必要な機能』がスピーディーに開発される点も大変助かりました。とくに弊社の場合、アカウント登録に苦戦していましたが【アカウント一括登録機能】の実装により負担が大幅に軽減されました。
弊社のような、ITリテラシーが高くない企業にとって伴走したサポート体制はありがたく、非常に満足しています。」
— ほかに、どのような場面でお役に立っていますでしょうか。
池見様：
「テキストベースで文章を起こしていく【記事機能】では、記事を書いた人の人柄や丁寧さが文章から伝わってくるので、人間関係の構築にも役立っていると感じています。
また、【社内知恵袋機能】は、知りたい点をピンポイントで質問でき、1つの質問に複数回答をまとめて確認できるのが便利です。このページを見るだけですべての回答を手軽に網羅できるので、全員の情報を見に行く頻度も大きく増えました。」
米田様：
「ほかには【多段階承認フロー機能】がナレッジの品質維持に役立っています。
申請〜承認のステップが少ないと短期間で高品質に仕上げる必要があり、申請側・承認側ともに負担でした。それが、ナレカンは承認のプロセスを複数回設定でき、都度コメントを残せるため、運用負荷が大幅に軽減されました。」
“ナレカンを使ったナレッジマネジメントは、全国の『非IT企業』におすすめできる取り組みです。”
— どのような企業にナレカンがおすすめでしょうか？
東條様：
「ナレカンは、下記の2つが該当する企業にとって、ナレカンは非常におすすめです。
1つ目は、膨大かつ多様な現場知見を持っている企業です。
弊社のように、教育など多岐にわたる現場を長年運営している企業の場合、現場で得られた知見が豊富である一方、記録されていない情報も多く残ります。こうしたナレッジを体系的に整理・共有したい企業で、ナレカンは活躍すると思います。
2つ目は、ナレッジを活かすチーム・部署が存在する企業です。
弊社では、現場を良く知る職員が、各現場の最前線で働く職員と協力して、ナレッジ活用の土台をつくってくれたことで、ナレッジを蓄積するだけでなく、それらを活用して新たな価値やシナジーを生み出せるようになり、大きな成果につながっています。」
— 最後に、一言メッセージをお願いします。
東條様：
「弊社のように、職員の平均年齢が40歳前後で、働き盛りの世代が中心の企業は、ナレッジを文書化して次世代に伝承し、シナジーを生み出すのに最適なタイミングでもあります。
こうした条件を満たす企業であれば、ナレカンを活用したナレッジマネジメントは非常に効果的であり、全国の非IT企業におすすめできる取り組みです。」
高尾様：
「ナレカンはとにかくシンプルな使い方で、実際に弊社も『使いやすさ』が導入の決め手になりました。
こちらからの相談にも柔軟に対応してくれるので、とてもありがたく感じており、正直、あまりの便利さに競合他社に知られたくないくらい気に入っています（笑）。今後もナレカンと共に歩んでいきたいと思っています。」
