ナレッジマネジメント
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報告書や契約書など、社内文書の多くはPDFで提供されますが、ファイルの数が増えるとどこに何の情報が記載されているかわからず、内容を全て確認する手間がかかります。そこで登場したのが、AIがPDF形式の文書を自動要約する“PDF要約AIツール”です。 しかし、「PDF要約AIツールの導入を検討しているが、どれが自社に適しているのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのPDF要約AIツール3選を中心にご紹介します。 PDF要約AIツールを導入して業務を効率化したい PDF要約AIツールのメリットや選定ポイントを把握したい 要約した内容を業務に活用したい という方はこの記事を参考にすると、おすすめのPDF要約AIツールや選定ポイントがわかり、社内の業務効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PDF要約AIツールとは2 【無料あり】おすすめのPDF要約AIツール3選2.1 【ナレカン】PDFの中身を全自動でナレッジ化できるツール2.2 【ChatPDF】ChatGPTを応用したチャット形式のツール2.3 【Copilot】Microsoft社が提供する生成AIサービス3 ＜比較表＞おすすめのPDF要約AIツール一覧4 PDF要約AIツールのメリット5 PDF要約AIツールの選定ポイント6 おすすめのPDF要約AIツールまとめ PDF要約AIツールとは PDF要約AIツールとは、PDF形式の文書や論文をアップロードすることで、AIが内容の要約を自動で生成するツールのことです。 ツ―ルの使用によって、情報の理解や整理にかかる時間を大幅に短縮できます。また、多くのPDF要約AIツールはチャット形式であるため、資料に関する質問を繰り返すことで、理解をより深められる点が特徴です。 ただし、社内のPDFファイルには機密情報も多く含まれているため、情報の取り扱いに注意しつつセキュリティの高いツールを選定することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめのPDF要約AIツール3選 以下では、おすすめのPDF要約AIツール3選をご紹介します。 PDF要約AIツールを活用すれば、業務効率化や円滑なコミュニケーションにつながります。しかし、AIの精度やセキュリティの低いツールを選ぶと、誤った情報が伝わり業務ミスを招いたり、社内の機密情報が漏れたりしてしまう恐れがあるのです。 したがって、「高精度で高セキュアなAI要約ツール」を導入しましょう。また、「要約したデータの保存から管理までできるツール」であれば、マニュアルや社内資料のPDFが放置されることなく情報資産（ナレッジ）として活用できます。 結論、自社が導入すべきなのは、AIが全自動でファイルを要約してくれて、中身をナレッジとして蓄積できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、ファイル添付するだけで「ファイルの要約」と「重要ポイント」をAIが自動抽出してくれます。また、要約内容は高精度の検索機能でいつでも見返せるうえ、厳格なセキュリティで保護されているためビジネスでの利用も安心です。 【ナレカン】PDFの中身を全自動でナレッジ化できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ChatPDF】ChatGPTを応用したチャット形式のツール ＜ChatPDFの特徴＞ ChatGPT搭載のチャット型ツール ChatPDFには、ChatGPTで使われている大規模言語モデル“GPT3.5”が搭載されています。そのため、ファイル要約だけでなく、チャット形式でアップロードしたPDFについて質問できる点が特徴です。 多言語対応 ChatPDFは50以上の言語に対応しています。そのため、「英語で書いてあるPDFをアップロードし、日本語で要約を作成してもらう」といった使い方が可能です。 ＜ChatPDFの機能・使用感＞ シンプルな操作性 PDFファイルをドロップするだけで、すぐにAIが内容を要約しチャットに送信してくれます。また、チャットのリンクを発行できるため、コピー&ペーストで共有できて便利です。 質問例の表示 ChatPDFでPDFをアップロードすると、要約に加えて質問例を3つほど提示してくれます。質問への回答の際には、PDFの引用元も表示してくれるため、より内容への理解を深められるのです。 ＜ChatPDFの注意点＞ 無料版では制限がある 無料版では、毎日2つのPDFファイルまでしか使用できません。そのため、ビジネスで利用する場合には有料版の契約が必須になります。 セキュリティに注意する必要がある ChatPDFの要約やチャット内容は、パスワードなしのリンクで簡単に共有できます。したがって、誤って社外のメンバーに機密情報を送信してしまった場合、深刻なトラブルにつながりかねないため注意しましょう。 ＜ChatPDFの料金体系＞ Free：0円 Plus：1,799円/ユーザー/月（月払い) ChatPDFの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Copilot】Microsoft社が提供する生成AIサービス ＜Copilotの特徴＞ Microsoft 365と連携できる CopilotはMicrosoft 365に組み込まれた形で提供されています。そのため、ビジネスで頻繁に使われるWordやExcel、PowerPointといったサービス上で使用できるのが特徴です。 豊富な機能を利用できる Copilotには、PDFファイルの要約だけでなく、スライドやメールの作成、データ分析など豊富な機能が備わっています。そのため、さまざまなシーンで活用可能です。 ＜Copilotの機能・使用感＞ Edgeでの要約が可能 Webブラウザである「Edge」にCopilotが搭載されているため、Web検索と要約が1つのブラウザ上で可能です。また、作成された回答は「Word/PDF/テキスト」のいずれかでエクスポートできます。 会話のスタイルを選択できる チャットのやり取りを「より創造的に」「よりバランスよく」「より厳密に」の3つの中から選択できます。そのため、活用場面に応じた適切な回答を得られるのです。 ＜Copilotの注意点＞ 情報をMicrosoftに使用される恐れがある 個人向けの無料版CopilotとCopilot Proでは、商用データ保護機能が含まれていません。そのため、ファイルやチャットの内容Microsoftによって使用される可能性がある点に注意が必要です。 アップデートによる操作性の低下 ユーザーの口コミでは、「更新してから、やたらフリーズが多くなった。」「一画面の情報量も減って全体的な使い勝手が悪いと感じる。 」といった声が見られます。（参考：ITreview） ＜Copilotの料金体系＞ Copilot：無料 Microsoft 365 Copilot：4,497円/ユーザー/月 Copilotの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのPDF要約AIツール一覧 こちらは、おすすめのPDF要約AIツール3選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 ChatPDF Copilot 特徴 PDFの中身を全自動でナレッジ化できるツール ChatGPTを応用したチャット形式のツール Microsoft社が提供する生成AIサービス シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプル 多機能 共有機能 【〇】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【×】 【×】 セキュリティ対策 【〇】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 無料版では1日2ファイルまでの制限がある 情報が使用される可能性がある 料金 ・無料トライアルあり ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは1,799円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは4,497円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「ChatPDF」の詳細はこちら 「Copilot」の詳細はこちら 上記のように、ツールによって機能や特徴は異なります。そのため、自社に必要な機能やコストを踏まえたうえで慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールのメリット 以下では、PDF要約AIツールのメリットをご紹介します。ツールの導入によって得られる効果を知りたい方は必見です。 業務効率化につながる ツールを使用することで、膨大な文書から重要な要点を素早く抽出することができ、資料の確認や情報整理にかかる時間を大幅に短縮できます。これによって業務スピードが上がり、結果として他の作業に時間を割くことができるのです。 大量に情報を入手できる ツールの使用によって、大量の情報を迅速に入手できる点もメリットです。Webや過去のデータをもとに、短時間で広範な情報にアクセスできます。 コミュニケーションが円滑になる 社内で共有する資料をツールで要約して提供することで、メンバー間の情報共有がスムーズになります。複雑な内容の資料でも、要点をまとめた形で共有できるため、誤解や伝達ミスを減らしてより円滑なコミュニケーションが可能です。 以上のように、PDF要約AIツールを活用することで、日常業務における効率化や社内全体のパフォーマンス向上につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールの選定ポイント 以下では、PDF要約AIツールの3つの選定ポイントを解説します。どのツールを導入すべきか分からない方は、必ず確認しておきましょう。 日本語対応しているか ツールによっては日本語対応していないものや、精度が低く表現が不自然なものもあります。また、トラブルが発生した際、日本語に対応していないと十分なサポートが受けられない可能性があるため注意しましょう。 精度やセキュリティは十分か 高精度でセキュリティの高いツールでなければ、トラブルや情報漏えいのリスクが高まります。そのため、「セキュリティの国際規格認証の取得」や「情報・通信の暗号化」といった項目を確認すべきです。 要約の中身をナレッジとして活用できるか 要約やチャットの内容を蓄積することで、後から振り返ってナレッジとして活用できます。たとえば、要約したファイルの中身を「記事」としてフォルダ管理できる「ナレカン」のようなツールであれば、いつでも内容を見返せるのです。 以上の3つのポイントを意識して、自社に最適なツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのPDF要約AIツールまとめ これまで、おすすめのPDF要約AIツールを中心にご紹介しました。 ツールを活用することで、業務効率化や生産性の向上が期待できます。しかし、日本語対応していなかったりAIの精度やセキュリティが低かったりすると、情報を適切に管理できません。 そこで、AIを使ってPDFの要約をするなら、「高精度でセキュリティの高いツール」を導入しましょう。また、社内のパフォーマンスを向上させるには、「要約した内容をナレッジとして活用できるか」も重要なポイントです。 結論、自社で導入すべきなのは、高精度のAIと国際基準のセキュリティを備え、要約した中身をナレッジとして蓄積できるツール『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、要約作業の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

自社の商品を顧客に紹介する際に、提案書は欠かせません。また、提案書を作る場合は、画面全体に資料を映し出せるPowerPointを活用する企業が多いです。 しかし、提案書をPowerPointで作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、PowerPointを使った提案書のコツ・事例を中心にご紹介します。 提案書の事例を把握し、PowerPointでの作成イメージを掴みたい PowerPointで提案書を作るコツを知り、自身の提案書を改善したい PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法を探している という方はこの記事を参考にすると、PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツを把握しつつ、提案書を簡単にまとめておける方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PowerPointで提案書を作るときの3つの要素2 PowerPointを使った提案書の事例3 PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選3.1 （1）提案内容に合わせて色を決める3.2 （2）提案内容に合わせてフォントを決める3.3 （3）余白を活用する3.4 （4）プレゼンをイメージする3.5 （5）過去の提案書を参考にする4 PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法4.1 作成したPowerPointを簡単にナレッジ化できる「ナレカン」5 PowerPointを使った提案書のコツ・事例まとめ PowerPointで提案書を作るときの3つの要素 PowerPointで提案書を作るときの3つの要素として、以下の内容が挙げられます。 タイトル スライドの概要を端的に表す。 リード文 スライドで伝えたいことを1メッセージで記載する。 本文 詳しい内容を説明する。 この3つの要素を配置すれば、スライドを作成できます。以下は、3つの要素のイメージ画像です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointを使った提案書の事例 ここでは、PowerPointを使った提案書の事例をご紹介します。 PowerPointでは、テキストやオブジェクト（図形・表・グラフ）を自由に配置し、視覚的に分かりやすい提案書を作成できます。また、テンプレートを活用すれば、手間をかけずに体裁を整えられて便利です。 ※以上のスライドはプレサポが提供している「プレゼン・営業資料用の無料パワポテンプレート」を利用しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選 ここでは、PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選をご紹介します。以下の内容を実践して、“ダサい提案書”を改善しましょう。 （1）提案内容に合わせて色を決める 1つ目は、提案内容に合わせて色を決める点です。 スライドの配色によって、相手に与える印象は異なります。たとえば、提案する自社の商品・サービスのイメージカラーを使い、強く印象付けましょう。 色を変更する場合は、まず、【表示】タブ＞【スライドマスター】をクリックします。 次に、【配色】＞【色のカスタマイズ】をクリックします。 最後に、「テーマの色」を設定しましょう。「テキスト/背景：濃色 1(T)・2(D)」ではメイン・サブの文字色を、「アクセント 1・2」ではメイン・サブのオブジェクト色を設定できます。 （2）提案内容に合わせてフォントを決める 2つ目は、提案内容に合わせてフォントを決める点です。 フォントによって、資料の印象は大きく異なります。ビジネスで主に使われる和文フォントとして「ゴシック体」「明朝体」の2つがあり、PowerPointの提案書では、線の太さが均一で離れた場所からでも見やすいゴシック体を使う場合が多いです。 具体的には、「游ゴシック」「メイリオ」といったフォントがおすすめです。以下は、「游ゴシック」「メイリオ」の使用イメージです。 （3）余白を活用する 3つ目は、余白を活用する点です。 余白によって、資料の印象や見やすさが異なります。たとえば、余白の大きさによって情報の関連性を示したり、特定の要素の周囲に大きく余白を設けて強調したりできます。 ほかにも、適度な行間によって、文章を読みやすくする使い方も可能です。 （4）プレゼンをイメージする 4つ目は、プレゼンをイメージする点です。 提案書を作るときは、実際のプレゼンを想定する点が重要です。「情報を整理して過不足なく記載しているか」「スライドの構成がプレゼン内容と合致しているか」などを確認しましょう。 また、PowerPointには、画面下部に表示されるノート機能が備わっているので、スライドの概要や補足情報、時間配分などをメモしておくと便利です。以下は、ノート機能の使用例です。 （5）過去の提案書を参考にする 5つ目は、過去の提案書を参考にする点です。 提案書を作るときに都度一から作成していては、手間がかかって面倒です。そこで、過去の提案書のデザインや内容を参考にすれば、見やすい提案書の作成をよりスピーディーに進められます。 したがって、作成した提案書を、社内で共有・蓄積し、あとから簡単に振り返れる仕組みを作ることがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法 以下では、PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法をご紹介します。 PowerPointで提案書を作る場合、過去に作成したものを確認できれば、よりスムーズに効果的な提案書を作成できます。そのため、社内に散在する過去の提案書を、“ナレッジ”として一か所にまとめておく点が重要です。 そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入して提案書を管理しましょう。提案書やプレゼン資料といった情報を、ナレッジとして蓄積・共有でき、ほかの社員も業務に役立てられるようになります。 結論、提案書の管理には、提案書をはじめとするあらゆる情報を、誰でも簡単にナレッジ化できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、PowerPointで作成した提案書を直接貼り付けて管理できるうえ、生成AIを活用してファイルの内容を自動要約できます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、過去に作成した提案書から目的の情報をすぐに探し出して、資料作りに役立てられるのです。 作成したPowerPointを簡単にナレッジ化できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointを使った提案書のコツ・事例まとめ これまで、PowerPointを使った提案書のコツ・事例を中心にご紹介しました。 PowerPointは、自由度が高いツールなので、テキストやオブジェクトを柔軟に配置して、視覚に訴える提案書作りが可能です。とくに、提案内容に合わせて色やフォントを決めたり、余白を活用したりすると、デザインを見やすくできます。 また、PowerPointでスムーズに提案書を作成するには、過去に作成したものを確認できる仕組みづくりが重要です。そこで、「検索しやすいナレッジ管理ツール」を導入すると、作成した提案書をナレッジとして管理しつつ、目的の情報をすぐに振り返れます。 したがって、自社が導入すべきは、あらゆる情報をまとめておけるうえ、欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、円滑に提案書を管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

パワーポイントは、デザインの自由度や高い汎用性から多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、提案書は視覚的に分かりやすくすると、内容が伝わりやすくなるので、デザイン性の高いパワーポイントを利用する企業が多いです。 しかし、「パワーポイントで提案書を作成しているが、伝わるプレゼンにするにはどうすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでの提案書の書き方や構成例、テンプレートを中心に解説します。 パワーポイントを使って提案書・企画書を作成したい 採用される提案書の構成例や作成のポイントを知りたい パワーポイントのデメリットを解消するツールを探している という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントで提案書を作成するコツが分かり、読み手に刺さる提案書を作成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 そもそも提案書とは？2 【簡単5ステップ】 パワポを使った提案書の書き方とは2.1 （1）構成を考える2.2 （2）目次を作成する2.3 （3）各スライドを作成する2.4 （4）見直しを行う2.5 （5）適切に管理する3 パワポで提案書を作成するときの4つのポイントとは？3.1 ポイント1｜ワンスライド・ワンメッセージにする3.2 ポイント2｜冗長な文章にしない3.3 ポイント3｜6W2Hを意識する3.4 ポイント4｜色を制限する4 パワーポイントで作る提案書の構成例とは5 【パワポ向け】無料から使える提案書のテンプレートサイト4選5.1 PPTips5.2 企画塾5.3 Microsoft5.4 Canva6 要注意！パワポで提案書を作成するデメリットとは7 【これで解決】パワーポイントのデメリットを解消するツール7.1 提案書をナレッジとして管理できるITツール「ナレカン」8 パワーポイントで提案書を作る方法やテンプレートまとめ そもそも提案書とは？ 提案書とは、顧客の抱える課題やその解決策に関わる情報を記載した資料を指します。 似た言葉に「企画書」というものがありますが、明確な違いが存在します。具体的には、企画書は社内向けに作成されるのに対し、提案書は主に社外の顧客向けに作成されます。 そのため、提案書は事前知識のない顧客にも分かりやすく内容が伝わることが大切です。したがって、専門的な用語はなるべく使用せず、一般の方でも理解できる表現に落とし込んで記載していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単5ステップ】 パワポを使った提案書の書き方とは ここでは、パワポを使った提案書の書き方を5ステップで解説します。以下のプロセスに沿って、説得力のある提案書を作成しましょう。 （1）構成を考える はじめに、全体の構成を考えます。 構成を考えずに見切り発車で作成をはじめると「言いたいことを書いているだけ」の分かりにくい提案書になってしまいます。そのため、論理的な説明と分かりやすいストーリーで構成しましょう。 全体の構成を考えるときには、情報を整理し、テーマごとに分解して考えると書くべきことが分かりやすくなります。また、各セクションにかける説明時間の配分も意識すると、提案がスムーズに進むのです。 （2）目次を作成する 構成を考えたら、提案書の目次を作成します。 提案書では、顧客が抱えている現状の課題を明示し、その解決策として自社の商品やサービスを提案していく段取りが一般的です。それゆえ、伝えるべき情報量が多くなりがちなうえに、論理的なプレゼンが求められます。 そこで、目次をつけることで、プレゼンの内容とボリュームを聞き手にあらかじめ認識してもらうことで、多少時間のかかるプレゼンでも、最後まで提案を聞いてもらえるのです。 （3）各スライドを作成する 目次の作成を終えたら、各スライドを作成します。 スライドを作るうえで重要なのは「ワンスライド・ワンメッセージ」「冗長な文章にしない」などの原則を守ることです。一つのスライドに多くの情報が詰め込まれると、聞き手の理解が追い付かず、提案内容が十分に伝わりません。 そのため、スライドの作成を終えたら「各スライドの説明にかかる時間が、最初に決めた時間配分を守れているか」を再確認しましょう。 （4）見直しを行う 各スライドを作成したら、実際に提案を行う前に必ず見直しを行いましょう。具体的な見直しのポイントは以下の通りです。 誤字脱字はないか 挙げられた課題全てに対して、解決策が提示されているか 論理的な文章構成になっているか 顧客に伝わらない専門用語が使用されていないか 提案資料内に不適切な記載があると、顧客からの信頼を損なうことに繋がりかねません。したがって、実際に提案を行う前に入念な見直しを行う必要があるのです。 （5）適切に管理する 最後に、作成された提案書を適切に管理することも重要です。 過去に作成された提案書は、今後作成される資料の参考になる場合があります。そのため、提案業務が終了しても、使用した資料は廃棄せず、社内のナレッジとして保管するようにしましょう。 ただし、パワーポイントで作成された提案書は、ほかのファイルに埋もれて見つけられなくなる危険性があります。そのため、今日では「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールで業務資料を管理する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワポで提案書を作成するときの4つのポイントとは？ ここでは、パワポで提案書を作成するときのポイントを4つご紹介します。実際のパワポのイメージ画像も載せているので参考にしましょう。 ポイント1｜ワンスライド・ワンメッセージにする 聞き手がスライドの内容を理解しやすくするために、ワンスライド・ワンメッセージの原則を意識しましょう。 ワンスライド・ワンメッセージとは、スライド1枚につき伝えたいメッセージを1つに制限するルールです。1枚のスライドにあらゆることを書いても、相手の注意が分散してしまいます。 そのため、提案書では結論ファーストで「そのスライドで何を伝えたいのか」を明確に一つ示しましょう。 ポイント2｜冗長な文章にしない 冗長な文章にしないことも、パワポの提案書では重要なポイントです。 文章が長いと要点が掴みづらくなるので、相手に正しく伝わりません。提案書の目的によって要素は異なるものの、たとえば「自社製品の導入」を提案する場合、簡潔に以下の3つの要点に絞るとうまく伝えることができます。 自社製品を導入したときの効果 相手が負担する総コスト 導入したあとに起こる問題の解消方法 上記のように、いかなる目的においても、必須の要素を意識して文章が冗長にならないようにしましょう。 ポイント3｜6W2Hを意識する 分かりやすい提案書は、6W2Hを軸にして作られています。6W2Hは以下の8要素です。 What（何を） Why（なぜ） When（いつ） Where（どこに） Who（誰が） Whom（誰に対して） How much（いくらで） How to（どのように） 抽象的な表現が多い提案書では具体的なイメージができないので、6W2Hを意識して書き手の意図が正確に相手へ伝わるようにしましょう。 ポイント4｜色を制限する パワーポイントで提案書をつくるときは、三色までに色を制限しましょう。三色の分類は以下3つです。 ベースカラー ベースカラーはスライド全体の70%を占める文字の色です。メインカラーやアクセントカラーを強調するために、基本的には黒を使い、背景は白にしましょう。 メインカラー メインカラーはデザインの中心となる色です。全体の25％を占めるので、提案先や自社の雰囲気に合わせて選びましょう。 アクセントカラー アクセントカラーは特に強調したい部分に使います。全体の5％程度に使う意識をすれば、メリハリのある資料になります。 使う色を制限すると、強調したい箇所が一目で分かる利点があります。そのため、文字のフォントや画像も色と同様に「一目で理解できるか」を重視してスライドを作成することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントで作る提案書の構成例とは ここでは、パワーポイントで作る提案書の構成例をご紹介します。「何を書くべきか分からない」と困っている方は以下を参考にしましょう。 表紙 商品やサービス名、概要説明をします。 企業概要 理念や実績、既存取引先など、自社がどのような会社なのかを示します。 課題やニーズの把握 相手の現状や抱えている課題を把握していることをアピールしましょう。 原因の特定・明示 課題の原因を特定します。複数あるときは優先順位まで示せると良いです。 製品説明 課題の解決策として、自社の製品を提案し、説明をします。 料金説明 料金だけでなく、相手にとって具体的な費用対効果を示しましょう。 事例紹介 実際に商品を利用している既存取引先などの事例を紹介します。 導入イメージ 商品の購入後の流れ、運用までのスケジュール感などを共有します。 上記は「自社の商品やサービスを受注してもらうこと」が目的の提案書の構成例です。したがって、目的によって構成は異なることに注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【パワポ向け】無料から使える提案書のテンプレートサイト4選 以下では、パワポ向けの提案書のテンプレートサイトを4選ご紹介します。いずれも無料で使えるので、さまざまな体裁のテンプレートを気軽に試せます。 PPTips PPTipsは、パワーポイントの提案書テンプレートが豊富に用意されているサイトです。 シンプルなものから高級感のあるものまで、豊富なデザインを選べます。たとえば、サイト上で「かため・信頼」カテゴリーで検索すると、以下のようなテンプレートがヒットします。 引用：PPTipsの都市型アーバンスタイルのPowerPoint企画書テンプレート ただし、利用するには会員登録が必要な点に注意しましょう。 PPTipsの公式サイトはこちら 企画塾 企画塾は、基本の企画書テンプレートをダウンロードできるサイトです。 テンプレートだけでなく、企画書のアイデアの出し方や作成方法・構成を動画で解説しているのが特徴です。ダウンロードするにはアンケートへの回答が必要です。 企画塾の公式サイトはこちら Microsoft こちらは、Microsoftが無料で提供しているテンプレートサイトです。 会員登録も不要なのですぐに使えます。サイトで「提案書」と検索すると、たとえば以下のようなテンプレートがヒットします。 引用：Microsoftの提案書テンプレート Microsoftの公式サイトはこちら Canva Canvaは、誰でもプロ品質のデザインでスライドを作成できるプレゼンデザインツールです。 プレゼンテーションモードでスライドを作成すると、パワーポイントファイルとして出力・ダウンロードできます。テンプレートを使うと、以下のようなデザインのスライドを作ることが可能です。 テンプレートの中には有料プランでのみ利用可能なものもあるので注意しましょう。 Canva公式サイトのテンプレート一覧はこちら Canva公式サイトのプレゼン作成ページはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！パワポで提案書を作成するデメリットとは パワーポイントで提案書を作成するデメリットは、以下の3点です。 リアルタイムで編集内容を共有しづらい パワーポイントを共同編集するには、OneDriveへアップロードする必要があります。その結果、共有にタイムロスが発生し、業務が遅れてしまう恐れがあるのです。 データを集約できない パワーポイントはデータファイルごとの管理となるため、ファイルが増えると管理が煩雑になったり、保管場所が分散してデータを集約しづらくなったりします。 作り方のノウハウを伝える必要がある パワーポイントで見やすく分かりやすい資料をメンバー全員が作れるようにするには、色の使い方や体裁の整え方のノウハウを伝える必要があります。 とくに、資料作成のノウハウは属人化しがちです。そこで、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールに「過去の資料」や「資料の作り方」を記録しておくと、ファイル管理とノウハウ共有がひとつのツール上で完結できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】パワーポイントのデメリットを解消するツール 以下では、パワーポイントのデメリットを解消するツールをご紹介します。 パワーポイントはデザイン性に優れており、視覚的効果の高い資料をつくれます。しかし、パワーポイントは新規追加・変更した内容をリアルタイムでメンバーに共有できない点に注意しなければなりません。 また、ファイルが増えるにつれて管理が煩雑化するというデメリットもあります。したがって、パワーポイントで作成した提案書は、情報の共有・管理に長けた「ナレッジ管理ツール」で管理しましょう。 結論、自社で導入すべきなのは、あらゆる資料を”ナレッジ”としてストックできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」はパワポで作成した提案書や関連情報を記載し、任意のメンバーに即座に共有可能です。また、多階層の「フォルダ」で提案書ファイルを整然と管理できるほか「ファイル内検索」機能によって、ファイルの中の情報まで素早く見つけられます。 提案書をナレッジとして管理できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントで提案書を作る方法やテンプレートまとめ ここまで、パワーポイントで提案書を作成する方法やポイント、テンプレートを中心に解説しました。 パワーポイントは自由度の高いプレゼン資料をつくれるツールですが、ファイル形式ゆえに「どこに該当の提案書を保管したか分からない」となりがちです。また、ほかのメンバーへ共有するときも、メールやSMSなどの別ツールを使わなければなりません。 したがって、「ファイル管理のデメリットを解消するツール」で提案書を管理しましょう。とくに、あらゆる情報を分かりやすく蓄積・整理できる”ナレッジ管理ツール”であれば、目的の提案書をあとからスムーズに探し出せます。 結論、パワーポイントと併用すべきは、提案書をはじめとしたあらゆる書類を、ナレッジとして簡単に残せるツール「ナレカン」一択です。ナレカンに提案書の基本的な作り方も記録すれば、ノウハウとして社内共有することもできます。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、提案書の作成・管理を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

形式の整った書類を素早く作成するには、「Excel」の活用が効果的です。たとえば、Excelの自動計算を使うと、データ集計の負担が解消され、スムーズに書類を作れます。 しかし、Excelを使い始めたばかりの場合、「Excelでの基本的な書類作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelでの書類作成方法や基本操作を中心にご紹介します。 初心者向けのExcelでの文書作成方法を知りたい Excelでの書類作成に使える便利な設定や操作方法について知りたい 簡単に書類を作成・閲覧できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Excel初心者でもすぐに使える基本操作や設定が分かり、誰でも簡単に書類を作れるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【超初心者向け】Excelの基本操作一覧2 Excelで使える便利な設定2.1 自動保存の設定2.2 ハイパーリンクを無効にする設定2.3 ファイルの保存形式を指定する設定2.4 書類の印刷範囲をA4サイズにする設定3 Excelで覚えると便利な関数一覧4 【初心者向け】Excelでの書類・プレゼン資料の作り方4.1 ＜セル内で改行するには？＞文章がメインの書類を作成する4.2 ＜表に枠をつけるには？＞表がメインの書類を作成する4.3 Excelテンプレートを使って文書を作成する4.4 グラフがメインの書類を作成する5 なぜ「Excelで文書を作るな」と言われるのか？5.1 （1）初心者への教育コストがかかる5.2 （2）共有するのが面倒5.3 （3）後から振り返りづらい6 Excelより簡単に書類を作成・閲覧できる文書管理ツール6.1 高度な検索機能で目的の書類に即アクセスできる「ナレカン」7 初心者向け｜Excelでの書類作成方法まとめ 【超初心者向け】Excelの基本操作一覧 Excelは以下の基本操作を押さえると、作業が簡単になって書類が素早く作れます。 【機能】 【使い方】 セル 数字や文字を入力するマス目1つ分を「セル」と言います。 セルをクリックして直接入力するか、数式バーに情報を打ち込むとセルにデータが反映されます。 ワークシート Excelシート内のマス目全体を指します。 メニューバー Excelで使う機能を記載した場所を指します。 行 縦にならぶマス目のことで、1から順に数字が割り振られています。行を追加・削除すると、自動で数字は修正されます。 列 横にならぶマス目のことで、Aから順にアルファベットが割り振られています。列を追加・削除すると、自動でアルファベットは修正されます。 名前ボックス セルの位置や選択範囲を、アルファベットと数字で示す場所を指します。たとえば、A列の1行目にあるセルを選択すると、名前ボックスに「A1」と表示されます。 数式バー セルに入力したデータの詳細を示す場所を指します。セルに入力するよりも長く文字列が表示されるので、情報を入力しやすい点が特徴です。 入力したいセルをクリックしたあとに数式バー上で情報を打ち込むと、セルにデータが反映されます。 シート Excelの作業を実行するページを指します。シートはひとつのExcelファイル内で複数作成可能なため、たとえば、シフト表を作成する際に「Sheet1に1月分」「Sheet2に2月分」と情報を分けて管理できます。 「Sheet1」の横にある［+］をクリックすると新しいシートが作成されます。 Excel初心者が使い方を覚える場合は、機能の名称を含めて以上の基本操作から理解しましょう。 また、Excelは素早く作業を進められるようにショートカットキーに対応しています。たとえば、Windowsで以下のショートカットキーを活用すると、書類作成の時間をさらに省けます。 F12（名前を付けて保存） Ctrl + S（上書き保存） Ctrl + C（コピー） Ctrl + V（貼り付け） Ctrl + Z（ひとつ前の状態に戻す） Alt + H、B（罫線の追加） Alt + H、D、C（列を削除） このように、書類作成の工数を減らすには、ショートカットキーの活用も有効なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで使える便利な設定 Excelは、基本操作と併せて設定を変更することで、さらに簡単に書類を作れます。以下で紹介する設定は、利用場面が多いため必ず確認しましょう。 自動保存の設定 Excelでは、「上書き保存ボタン」または「Ctrl+S」で更新したデータを保存できるだけでなく、自動保存も以下の手順で設定可能です。 メニューバーから［ファイル］＞［その他］＞［オプション］をクリックする すると、［Excelのオプション］の画面が表示されるので、画面内の［保存］＞［次の間隔で自動回復用データを保存する］にチェックを入れる 必要に応じて自動保存の間隔を設定する（1分から設定可能） ［OK］で保存する 以上の設定をすると、パソコンの不具合によるフリーズが発生しても、データのバックアップが取りやすくなります。 ハイパーリンクを無効にする設定 Excelでは、メールアドレスやURLを入力するとハイパーリンク（情報が文字列に紐づいている状態）として表示されます。 ハイパーリンクが設定されると「アドレスをクリックするとメールアプリが起動する」「URLをクリックすると該当のサイトが開かれる状態」になり、セルがクリックしづらくなります。 そこで、以下の手順で設定を変更すれば、ハイパーリンクを無効にできます。 メニューバーから［ファイル］＞［その他］＞［オプション］をクリックする ［Excelのオプション］内の［文章校正］＞［オートコレクトのオプション］をクリックする ［入力オートフォーマット］＞［インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する］のチェックを外す ［OK］で保存する ハイパーリンクの設定が不要な場合は、以上の設定をしましょう。 ファイルの保存形式を指定する設定 初期設定の保存形式から、任意の保存形式に設定の変更が可能です。 Excelには「.xlsx」「.xls」「.xlsm」の保存形式があり、近年は「.xlsx」の形式で初期設定されています。とくに、2006年以前のバージョンのExcelでは「.xlsx」が開けない恐れがあるので、以下の手順で保存形式を変更します。 メニューバーから［ファイル］＞［その他］＞［オプション］をクリックする ［Excelのオプション］内の［保存］＞［ファイルの保存形式］から、任意のファイル形式を選ぶ ［OK］で保存する このように、自社のExcelのバージョンに合わせて、適宜保存形式を変更しましょう。 書類の印刷範囲をA4サイズにする設定 書類の印刷範囲をA4サイズにする設定として、2種類の方法があります。以下では、「書類の作成前に、シートをA4サイズに設定する方法」と「書類の作成後に、作成したシートをA4サイズに調整する方法」を紹介します。 ＜書類の作成前｜シートをA4サイズに設定する方法＞ メニューバーから［ページレイアウト］＞［サイズ］＞［A4］をクリックすると、シートにA4サイズ枠の点線が表示されます。この枠内であれば、A4サイズの書類を作成可能です。 ＜書類の作成後｜作成したシートをA4サイズに調整する方法＞ 書類の作成後に、作成したシートをA4サイズに調整する方法は以下の通りです。 メニューバーから［ページレイアウト］＞［ページ設定］タブの右下隅の矢印をクリックする すると、［ページ設定］のウインドウが表示されるので、［ページ］タブの［次のページ数に合わせて印刷］を選択し、［横ボックス］と［縦ボックス］に「1」を入力する ［用紙サイズ］から［A4］を選択する ［OK］で保存する 以上の設定をすると、作成した書類をA4サイズで印刷できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで覚えると便利な関数一覧 自動計算をExcelで活用するには、関数の利用が不可欠です。とくに、以下の関数は書類作成の時間短縮に役立つので、積極的に活用しましょう。 【関数】 【効果】 【入力方法】 SUM セルの数値の合計を計算する =SUM(セル名,セル名…) or =SUM(セル名:セル名) 【例】=SUM(A3,A4,A5)　or =SUM(A3:A5) IF 一定の条件に対し「合っている場合」と「合っていない場合」で表示内容を指定する （例）研修のテスト結果に関するIF関数を利用する場合、80点以上→「合格」、80点未満→「再テスト」と表示する =IF(セル名<数値,”数値を満たす場合の条件”,”数値を下回る場合の条件”) 【例】=IF(A4<80,”合格”,”再テスト”) SUMIF 選択した範囲の中で条件に当てはまったセル数値の合計を計算する （例）社内の備品のなかから鉛筆の在庫を調べる =SUMIF(範囲,”検索条件”,範囲) 【例】=SUMIF(A10:A20,”鉛筆”B10,B20) PRODUCT 数値を掛け合わせた数値を計算する =PRODUCT(セル名,セル名…) or =PRODUCT(セル名:セル名) 【例】=PRODUCT(A3,A4,A5)　or =PRODUCT(A3:A5) AVARAGE 指定した数値の平均値を計算する =AVARAGE(セル名:セル名) 【例】=AVARAGE(A3:A5) MAX 指定した範囲の数値から最大値を表示する =MAX(セル名:セル名) 【例】=MAX(A3:A5) MIN 指定した範囲の数値から最小値を表示する =MIN(セル名:セル名) 【例】=MIN(A3:A5) MEDIAN 指定した範囲の数値から中央値を表示する =MEDIAN(セル名:セル名) 【例】=MEDIAN(A3:A5) RANK.AVG 指定した範囲から該当の数値が何位かを計算する（※ただし、同じ順位の数値が複数ある場合は平均の順位が表示される） =RANK.AVG(順位を出したいセル名:参照範囲) 【例】=RANK.AVG(A3,A3:A5) COUNTIF 指定した範囲のなかで、条件に合ったセルを集計する =COUNTIF(範囲,”検索条件”) 【例】数値が80以下のセルを抽出→　=COUNTIF(D5:D20,”>=80″) SUBSTITUTE 文字列を検索し、特定の言葉に置き換える =SUBSTITUTE(文字列,”検索する文字列”,”置き換える言葉”) 【例】店を「支店」に置き換え→　=SUBSTITUTE(C3:C4,”店”,”支店”) VLOOKUP 指定した範囲を列単位で下方向に検索し、当てはまるセルの値を表示する =VLOOKUP(検索値,範囲,検索する列番号,検索基準の指定) 【例】=VLOOKUP(A2,B6:D20,3,TRUE) 上記の関数を正しく使うと、手計算でありがちな計算ミスを防げるうえに、集計結果も素早く抽出できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者向け】Excelでの書類・プレゼン資料の作り方 ここでは、Excelでの基本的な書類作成方法を「文章」「表」「グラフ」ごとに説明します。Excelに不慣れな場合は、以下の手順に沿って作業すると迷わず操作できます。 ＜セル内で改行するには？＞文章がメインの書類を作成する Excelで文章を作成するときは、以下の手順で実行します。 メニューバーから［挿入］＞［テキスト］＞[縦書きor横書きのテキストボックス]を選択して、シート内でテキストボックスを貼り付ける 貼り付けたテキストボックスに文章を入力する セル内で改行する場合は、セルをダブルクリックしたあと「Alt」と「Enter」を同時に押して、改行を挿入する 下図は、上記の手順で作成したExcel書類の例です。 ＜表に枠をつけるには？＞表がメインの書類を作成する Excelで表を作成するときは、以下の手順で進めます。 セルにタイトル・見出しを入力する 行の見出し情報を項目ごとに入力する 列の見出し情報を項目ごとに入力する 各列と行に対応したデータを入力する セルを範囲選択し、［ホーム］＞［罫線］をクリックする メニューから［格子］を選択して、表に枠をつける 背景色を変えたり、見出し文字を強調したりして体裁を整える 下図は、上記の例で作成したExcelの表の例です。 Excelテンプレートを使って文書を作成する Excelテンプレートを使って文書を作成するときは、以下の手順で実行します。 作成する文書のテンプレートをダウンロードする ダウンロードしたテンプレートに必要情報を記載する たとえば、Microsoft公式の業務計画表のテンプレートを使えば、以下画像のような業務計画表を簡単に作成することができます。 グラフがメインの書類を作成する Excelでグラフを作成するときは、以下の手順で実行します。事前に表を作っている場合は、表のデータを活用してグラフ化が可能です。 グラフ化するデータの範囲を選択する メニューバーから［挿入］＞［グラフ］の順にクリックし、任意のグラフを選ぶ 表示されたグラフ画像のタイトルを編集し、情報を入力する グラフの横軸や縦軸をダブルクリックし、表示する最小値・最大値などを整える グラフをダブルクリックし書式設定を開いて、グラフの色や文字を整える 下図は、上記の手順で作成したExcelグラフの例です。 グラフを効果的に使って、視覚的にわかりやすい資料作りに生かしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜ「Excelで文書を作るな」と言われるのか？ 以下では、「Excelで文書を作るな」と言われる理由を解説します。これらを把握し、社内の書類管理の方法を見直しましょう。 （1）初心者への教育コストがかかる まずは、初心者への教育コストがかかることです。 Excelを使うには、基本的な操作方法や関数を覚えることが前提になります。仮に、操作方法が分からない場合には都度調べたり教えたりする手間がかかり、かえって業務効率が落ちてしまう危険性があるのです。 したがって、Excelの書類作成・管理は教育コストがかかる点がデメリットです。一方、シンプルな操作で誰でも簡単に使えるツールを導入すれば、これらの教育コストをカットできます。 （2）共有するのが面倒 次に、共有するのが面倒である点が挙げられます。 たとえば、Excelで作成した書類を共有する場合、社内には「オンラインファイルストレージに格納する」、社外には「メールやチャットツールで送信する」などの方法があります。しかし、共有に別のツールを介する必要があり、手間がかかるのです。 したがって、Excelで作成した書類は共有するのが面倒です。さらに、誤送信したり共有するファイルを間違えたりすることで情報漏えいのリスクがあるため、注意しましょう。 （3）後から振り返りづらい 最後に、後から振り返りづらい点です。 そもそも、Excelは表計算ソフトなので、情報管理に適しているとは言えません。そのため、ファイルが増えると管理が煩雑になり「過去データが見つからない」「最新バージョンが分からない」など、必要な情報へすぐにたどり着けなくなってしまうのです。 したがって、作成した書類はいつでも簡単に振り返られるように「ナレッジ」として管理しましょう。そこで、文書管理ツールの「ナレカン」を使えば、書類の作成から管理が簡単にできる仕組みを整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelより簡単に書類を作成・閲覧できる文書管理ツール 以下では、Excelより簡単に書類を作成・管理できる文書管理ツールをご紹介します。 Excelを使うと高度な書類作成が可能である一方、操作を覚えて使いこなすのには時間がかかります。また、ファイルが増えるにつれて管理が煩雑になるため、せっかく作成した書類を後から振り返るのに手間がかかるのです。 そこで、「簡単に文書を作成でき、見やすく整理して保管できるツール」を導入しましょう。ただし、書類を整理するだけでは目的の情報を効率的に見つけられないため、「優れた検索機能を備えているか」も重視すべきです。 結論、書類管理に適切なのは、社内のあらゆる情報を見やすく保管し、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、表やテンプレートを使って簡単に文書作成できるほか、Excelだけでなくさまざまな形式のファイルを添付可能です。また、ファイルの中身まで検索できる「キーワード検索」などの高度な検索機能で、必要な情報が瞬時に見つかります。 高度な検索機能で目的の書類に即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者向け｜Excelでの書類作成方法まとめ これまで、Excelでの書類作成方法を中心にご紹介しました。 Excelでは業務で必要な書類を作成できる一方、基本操作や関数の使い方を覚える必要があり、初心者にとってはかえって時間や手間がかかってしまいます。また、情報管理には適していないため、過去に作成した書類を振り返りづらい点もデメリットです。 そこで、「誰でも簡単に操作でき、後から情報を振り返りやすいツール」を導入しましょう。とくに、情報へのアクセス性は業務効率を大きく左右するため、「検索性の高さ」が重要なポイントです。 結論、書類の作成・管理には、誰でも簡単に書類を作成でき、高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な『ナレカン』が最適です。ナレカンでは、Excelのファイルを添付し、関連情報を併せて書き込んで管理する使い方も可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、初心者でも簡単に書類作成ができる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

見積書や提案書は、ビジネスの場においてプロジェクトの発足時や情報共有時などさまざまな場面で作成される大切な書類です。 一方で、これらの書類は区分が曖昧になりやすく、「見積書と提案書の違いがわからないので適切な管理ができない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見積書と提案書の違いや書き方を中心に解説します。 見積書と提案書の違いがわからない 見積書を効率的に書くコツを知りたい 自社の見積書や提案書を適切に書き分けて管理したい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、見積書と提案書の違いを明確に理解しつつ、効果的な書類の管理手法まで確立できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 見積書とは2 見積書と提案書の違いとは3 見積書と提案書における共通点とは4 見積書における3つの目的とは4.1 (1)情報を共有するため4.2 (2)トラブルを回避するため4.3 (3)与信調査のため5 見積書における書き方のコツ5.1 テンプレートを活用する5.2 金銭情報を詳細に明記する5.3 有効期限を設定する6 見積書・提案書におすすめのテンプレート2選6.1 【Excel】シンプルな見積書テンプレート6.2 【Excel】基本の提案書テンプレート7 あらゆる書類の作成・管理を効率化するITツール7.1 最も簡単に見積書や提案書を管理できるITツール「ナレカン」8 見積書と提案書の違いと書き方まとめ 見積書とは 見積書とは、ある商品やサービスを契約した際にかかる費用や条件について記載された文書です。 基本的に、顧客に対し事業者が提出します。顧客は見積書の内容をもとに契約するかを検討するため、契約前に発行する点が特徴です。 このように、見積書は商品・サービスの契約に関わる重要な書類であると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書と提案書の違いとは 見積書と提案書の違いは以下の通りです。 見積書 受注者が金額・数量・工程・期間などの取引内容を発注者に対してあらかじめ提示する書類 提案書 自社や顧客の抱える課題に対して解決策の提示や、問題に対しての具体的なアプローチをまとめた書類 このように、提出する目的に大きな違いがあります。また、顧客によっては、見積書と提案書で提出する順番も異なります。 とくに、新規顧客に対しては、提案書を提出した後に、具体的なプランや金銭情報を見積書で共有するフローが一般的です。一方、既存顧客に対しては、提案書の前に見積書を提出することが多いという違いもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書と提案書における共通点とは 以下では、見積書と提案書の共通点を3つ紹介します。 顧客の信用に繋がる 見積書も提案書も顧客の信用を得るために作成します。自社企業に対して懸念点を抱かせないよう、顧客目線で書類を作成する必要があります。 プロジェクト進行前に作成する いずれの書類も、企画やプロジェクトの契約を実現させるために作成されます。そのため、プロジェクトが進行する前に作成することが一般的です。 顧客の了承を得た後も必要になる 2つの書類は、顧客から了承を得たあとも、実際に企画を進める際の指標になるため必要です。そのため、社内で書類が正しく管理されていなければ、業務を円滑に進めることができない点に注意が必要です。 以上のように、見積書と提案書はプロジェクトを進めるうえで欠かせない重要な書類です。したがって、見積書や提案書を社内で共有・管理できる環境づくりが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書における3つの目的とは 以下では、見積書を作成する3つの目的について解説します。「見積書がなぜ必要なのか」を社内全体で把握しておくと、抜け漏れやミスの削減にもつながります。 (1)情報を共有するため 見積書を作成する1つ目の目的は、検討に必要な情報を顧客に共有するためです。 見積書には、会社情報や納期・支払い条件に加え、商品情報など依頼内容に関する詳細な情報が記載されています。商品やプロジェクトに関わる詳細なデータが定量的に明記されている見積書を発行することで、相手企業は契約するのか、条件に関して交渉するのかなどの検討が行えるのです。 また、事前に見積書で情報を共有しておくと、両社が金額に関する事前知識を備えたうえで打ち合わせができ、交渉や検討がスムーズにもなります。 (2)トラブルを回避するため 2つめの目的は、支払いや認識齟齬によるトラブルを回避するためです。 見積書には、取引に関わる詳細な情報が定量的に明示されています。そのため、契約を結ぶ前に見積書で両社の認識齟齬を無くすことで、トラブルの原因となる契約条件の認識違いが起こりにくくなります。 また、見積書は情報を文字で残せるので、言った言わないという水掛け論の事態も防げるのです。 (3)与信調査のため 見積書を発行する3つ目の理由は、顧客から与信情報として判断されるためです。 見積書に発行の義務はないものの、多くの企業は信用情報の提示という意味も含め見積書を作成しています。見積書の発行は経費計算を企業が正確に行っている証明であり、取引先の安心感につながるのです。 信用の低下を防ぐため、記載した内容を正確に記載しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書における書き方のコツ ここでは、相手に伝わる見積書作成のコツを解説します。以下のポイントが押さえられていない見積書は、顧客の望むニーズに応えられない可能性があるので注意しましょう。 テンプレートを活用する 見積書の作成には、テンプレートを活用しましょう。 見積書は企画ごとに社内で数多く作成するので、体裁が整っていなければ確認作業が増加し振り返りがしづらくなります。そこで、テンプレートを用いると体裁の整った書類が短時間で作成でき、作成の簡略化とともに振り返りやすさに繋がるのです。 また、テンプレートは記載ミスの予防やクオリティの均一化にも貢献するので、顧客にとっても見やすい書類になります。企業や業界によっても求める情報は異なるので、テンプレートを軸に顧客ごとで柔軟に修正できる点もポイントです。 一方、「ナレカン」のようにシンプルなITツールで、テンプレートで作成した見積書を効率的に管理したり、ツール内でテンプレートを作成してあらゆる業務へ横展開させたりする企業も増加傾向にあります。 金銭情報を詳細に明記する 見積書では、金銭情報を明瞭に記載する必要があります。 合計金額や消費税、内訳なども詳細に記載しましょう。内訳の記入は、顧客が金銭の流れを意識しやすく信用に繋がるとともに、追加・変更が必要になってもわかりやすいメリットがあります。 また、小計と消費税の記載や、最終的に必要な合計金額は太字で記載するなどの工夫をすると、見やすく金額感がイメージしやすい見積書になります。 有効期限を設定する 見積書には有効期限を忘れずに記載しましょう。 見積書における有効期限の記載は法律では定められていないものの、商品やサービスの価格変更に対応できるようにしたり購買意欲を促進させたりする目的で記載をします。 ただし、民法によると、有効期限を設定して交わされた契約は撤回できないので、期限間違いの無いように確認しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書・提案書におすすめのテンプレート2選 以下では、見積書や提案書におすすめのテンプレート2選をご紹介します。資料作成の負担を減らしたい方は必見です。 【Excel】シンプルな見積書テンプレート こちらは、ビズ研が提供するシンプルな見積書のテンプレートです。 シンプルなデザインで基本的な項目がそろっているので、様々な業界・企業で利用できます。また、ロゴや配色のカスタマイズも可能な点がポイントです。 ビズ研の「シンプルな見積書テンプレート」はこちら 【Excel】基本の提案書テンプレート こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する基本の提案書テンプレートです。 現状分析や問題点、解決策などの記載スペースがあり、このテンプレートに沿って記載することで、提案の構成が完成します。項目の修正もできるので、自社に最適な提案書を簡単に作成できます。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードの「基本の提案書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ あらゆる書類の作成・管理を効率化するITツール 以下では、見積書や提案書を含むあらゆる書類の作成・管理を効率化するITツールをご紹介します。 見積書や提案書を適切に管理するにはITツールの導入がおすすめです。WordやExcelのテンプレートを使った場合、書類の作成は簡単にできる一方で、その後の共有や管理では別のツールを使わなければならず面倒です。 そこで、見積書・提案書の共有、管理ができる「ITツール」を使えば、共有から管理まで、面倒な手間をかけずにスムーズに進められます。ただし、チャットツールのように情報が流れるツールでは、作成された見積書や提案書へのアクセス性が悪く、スムーズな業務進行を阻害してしまいます。 結論、最も簡単に書類管理を効率化させるには、見積書や提案書の共有、管理までを誰でも簡単に進められるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、見積書・提案書のファイル添付やテキストで関連情報を記載して任意のメンバーに共有可能です。さらに、「フォルダ機能」もあるので煩雑になりがちなファイル管理もスムーズにできます。 最も簡単に見積書や提案書を管理できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書と提案書の違いと書き方まとめ ここまで、見積書と提案書の違いや書き方について解説しました。 見積書や提案書は、WordやExcelのテンプレートを利用して効率的に作成できます。しかし、作成だけでなく、その後の管理や関係する社員への情報共有も重要な業務と言えます。 情報共有を怠ると、社員間で契約についての認識齟齬が発生してしまったり、納期に間に合わなかったりする事態を招きかねないのです。そこで、「共有や管理が簡単にできるITツール」が求められるのです。 ただし、メールやチャットツールでは、重要な書類、情報も流れてしまいます。そのため、見積書や提案書の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」がおすすめです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、見積書や提案書をはじめとした情報共有・管理のストレスを取り除きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

業務の担当者が変わるときは、前任者がいなくなっても業務をスムーズに進めるために、後任者へ引継書を共有しなければなりません。引継書があれば、後任者が未経験でも問題なく業務を任せられます。 しかし、「引継書が後任者に読まれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介します。 後任者が引継書を読まずに繰り返し質問してくる わかりやすい引継マニュアルを作成したい 仕事の引き継ぎを簡単にできる方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、後任に読んでもらえる引継書の書き方が分かり、引き継ぎを円滑に進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 後任が引継書を読まない原因1.1 内容が難しい1.2 読むべき箇所が分かりにくい2 【3ステップ】読まれる引継書の作り方2.1 （1）引継ぎのスケジュールを作成する2.2 （2）引継書に書く内容を洗い出す2.3 （3）具体的な内容を記載する3 引継書の質を上げる4つのコツ3.1 （1）結論から述べる3.2 （2）一目見て分かるように記載する3.3 （3）ほかの社員にも確認してもらう3.4 （4）ITツールを活用する4 失敗しない引継ぎに必須のツール4.1 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」5 仕事の引き継ぎに関するよくある質問5.1 業務引き継ぎの注意事項は？5.2 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？6 引継書が読まれない原因まとめ 後任が引継書を読まない原因 ここからは、後任が引継書を読まない原因を解説します。以下を把握すれば、原因に合わせた解決策を講じることができるので、後任者が引継書を読まないと悩む方は必見です。 内容が難しい 引継書が読まれない原因の1つは、引継書の内容が難しいことです。 引継書の内容が難しければ「読んでも分からない」と判断され、引継書が読まれずに放置されてしまいます。たとえば、専門用語を多用している引継書は、ある程度業務に慣れた社員でなければ理解できません。 したがって、「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけましょう。 読むべき箇所が分かりにくい 引継書が読まれないもう1つの原因は、欲しい情報があった時に「どこを読めば良いか」が分かりにくいことです。 引き継ぎでは業務を一度に引き継ぐので、書類の分量が増えます。そのため、業務の全体像を把握できていない後任者にとっては、引継書から必要な情報を探す作業に時間がかかってしまうのです。 以上のように、引継書のどこを読めば良いか分からず「聞いたほうが早い」と判断されてしまい、読まれなくなります。したがって、「必要な情報をすぐに得られる引継書」を作成しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【3ステップ】読まれる引継書の作り方 ここからは、読まれる引継書の作り方をご紹介します。以下の手順に従って作業を進めれば、ほかの業務を圧迫することなく効率的に引継書を作れます。 （1）引継ぎのスケジュールを作成する まずは、引継書作成に向けてスケジュールを立てましょう。 具体的には、後任者への引き継ぎをする1週間前を目処に引継書を完成させておかなければなりません。引き継ぎ業務はチーム全体の生産性を下げないための重要な仕事なので「差し込みの仕事で対応できなかった」などの事態は避けるべきです。 また、関係者への挨拶の日程も決めておく必要があります。以上のように、引き継ぎはほかの業務と並行して実施するので、適切なスケジュールを立てて計画的に進めましょう。 （2）引継書に書く内容を洗い出す 次に、引継書に書く内容を洗い出します。具体的には、引継書に記載すべき以下の項目について詳細を調査しましょう。 業務の概要 後任者が業務の全体像をつかめるように、業務の必要性や業務で達成したい目的などを記載しましょう。 具体的なスケジュール 後任者が今後の見通しを立てたり、周囲とペースを合わせて取り組んだりできるように、年間、月間の業務スケジュールを示しましょう。 業務の手順 担当変更後も滞りなく仕事が進むように、業務の具体的な流れや手順を示します。また、前任者がもつ知識や経験などのノウハウもあわせて記載しましょう。 例外への対応方法 「引継書やマニュアルを見なければ仕事ができない」という状況を防ぐために、業務上のルールや原則だけでなく、過去のトラブル事例なども共有しておきましょう。 以上のように、業務の全体像からイレギュラーへの対応方法までを洗い出すことが「後任者にとって過不足がなく分かりやすい引継書」の作成につながります。 （3）具体的な内容を記載する 最後に、洗い出した項目について具体的な内容を記載しましょう。 ここでは、“データや書類の保管場所”、”業務で扱うツールやシステムの操作方法”などを明示します。引継書を見た後任者がどのように業務を進めるかをイメージし、分かりやすく記載しなければなりません。 また、完成した引継書は一度上司や同僚へ共有し、不備がないか確認してもらうのがおすすめです。以上のように、業務に慣れている前任者だけではなく、後任者や関係者などの目線をとりいれながら詳細を示す必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書の質を上げる4つのコツ 以下では、引継書の質を上げる4つのコツをご紹介します。既存の引継書を改善して「読まれる引継書・役立つ引継書」にしたい担当者の方は必見です。 （1）結論から述べる 1つ目のコツは、引継書に記載する内容を「結論から述べること」です。 冗長な文章は、読むだけでなく理解するのにも時間がかかって、後任者の読む意欲を無くしてしまいます。したがって、短時間で分かりやすく伝えるために結論から述べる必要があるのです。 また、後任者にとって分かりやすいだけでなく、前任者も引継書の文章作成で迷わなくなるメリットがあるので、結論から述べる方が良いと言えます。 （2）一目見て分かるように記載する 2つ目のコツは「一目見て伝えたい内容が分かるように記載すること」です。 たとえば、業務手順を文章だけで記載した場合と、図や矢印などを使って「フローチャート」で表した場合では、業務のイメージのしやすさが大きく異なるのです。 文字だけでは業務への具体的なイメージがすぐに伝わらない可能性があります。したがって、図形や画像を貼付したり、デザインやレイアウトを工夫したりして、視覚的に見やすい引継書にしましょう。 （3）ほかの社員にも確認してもらう 3つ目のコツは「ほかの社員にも確認してもらうこと」です。 前任者が理解できる引継書が、未経験者にとって分かりやすいものとは限らないので、ほかの社員に確認してもらったうえで改善する必要があります。 たとえば、後任者の立場に近い新入社員や経験の浅い社員などへ事前に引継書を共有し、改善すべき点が何か調査して、引継書に反映させましょう。 （4）ITツールを活用する 4つ目のコツは「ITツールを活用すること」です。 一部のITツールには、引継書の作成を効率化する「テンプレート機能」が搭載されています。テンプレート機能を使うと、あらかじめ作成したフォーマットに沿って情報を入力するだけで簡単に「見やすい」引継書を作れます。 また、ITツールの検索機能を使えば、必要な情報を瞬時に探し出せるので「読みたい情報がどこにあるか分からない」状態になりません。とくに、「ナレカン」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、引継書の作成から管理までをスムーズにする企業も多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない引継ぎに必須のツール 以下では、失敗しない引継ぎに必須のツールをご紹介します。 引継書が読まれない状況を解消するには、「高精度の検索機能が備わっているツール」を導入し、資料を管理しましょう。検索機能が搭載されているツールを使えば、後任者が知りたい情報を簡単に探し出せます。 ただし、操作が複雑なツールは使うのが面倒になり、前任者の資料作成や高2運者のチェックが滞りがちです。したがって、「ITスキルに関係なく簡単に操作できる」点も重視しましょう。 結論、引継書の運用には誰でも簡単にわかりやすい引継書を作成でき、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイル添付をはじめ、目次や文字の装飾が簡単なので、誰でも見やすい引継書を作成できます。また、ヒット率100%の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけ出せるため、引継書の管理もスムーズになるのです。 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンで引継書を作成するイメージ ナレカンの「記事」には、以下のように図やファイル添付で、簡単に引継書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎに関するよくある質問 以下では、仕事の引き継ぎに関するよくある質問についてご紹介します。引き継ぎにおいて疑問があるという方は必見です。 業務引き継ぎの注意事項は？ 業務引き継ぎにおける注意事項のひとつに、「余裕をもった引き継ぎ期間を確保すること」が挙げられます。 業務の引き継ぎは、情報を共有して終わりではなく、後任者が業務をスムーズに行えるまでサポートする必要があります。そのため、引き継ぎにかかる期間は余裕をもって設定する必要があります。 また、事前に引き継ぎのスケジュールを計画しておくことも有効です。 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？ 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには「質問の機会を設けること」が重要です。 後任者に一方的に説明をして終わりにするのではなく、説明の合間で質問できる機会を設けることで、引き継ぎ漏れを防げます。また、後任者が実際に業務を開始し、その中で疑問に思ったことを解消する場を設けることも有効です。 以上のように、疑問点を解消できる環境づくりによって、仕事の引き継ぎ漏れを防止できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書が読まれない原因まとめ ここまで、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介しました。 後任者が引継書を読まない原因は「内容が難しいこと」と「どこを読むべきか分かりにくいこと」の2点です。内容の難しさは「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけることで解決します。 また、読むべき箇所が分かりにくい問題に対しては、検索機能が搭載されたITツールを導入して、情報へのアクセス性を高めなければなりません。 したがって、タグやタイトルから引継書を横断的に検索でき、後任者が必要な情報へたどり着きやすいツール「ナレカン」を使うべきなのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、「後任者に引継書が読まれない」問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

提案書は社内外を問わず、ビジネスにおけるさまざまな場面で作成されます。提案書の完成度は、採用可否を左右するため、ポイントを押さえながら作成する必要があるのです。 しかし、「社内向け提案書を作成したいが、書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内・社外向け提案書の違いや書き方、作成に役立つテンプレートをご紹介します。 わかりやすい社内向け提案書の書き方や例文を把握したい テンプレートを活用して手間をかけずに提案書を作成したい 過去の提案書から欲しい情報をすぐに見つけられず困っている という方はこの記事を参考にすると、要点を押さえた分かりやすい社内向け提案書を作成できるうえ、提案書をストレスなく管理する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 提案書と企画書の違いとは2 提案書における社内・社外向けの違いとは3 ＜構成＞社内向け提案書に記載すべき項目4 【例文あり】わかりやすい社内向け提案書の書き方4.1 （1）現状の説明と課題分析をする4.2 （2）解決策を立案する4.3 （3）得られるメリットを伝える4.4 （4）予算・リソース・期間を明記する5 社内向け提案書に役立つ無料テンプレート・フォーマット4選5.1 Word｜業務改善に向けた提案書テンプレート5.2 Excel｜用途を問わず使える提案書テンプレート5.3 Excel｜提案内容をまとめられる企画書テンプレート5.4 Power Point｜社内提案資料の作成に役立つテンプレート6 作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツール6.1 最も簡単に社内文書を管理できるツール「ナレカン」6.2 ナレカンでの提案書管理例7 社内向け提案書の書き方やテンプレート・例文まとめ 提案書と企画書の違いとは 提案書と企画書は混同されがちですが、具体性に違いがあります。 提案書 プロジェクトの方向性や大まかなプラン、スケジュール感を示すもので、主にアイデアや解決策を提示するための文書。 企画書 提案書をさらに具体化したもので、実行に向けて必要なステップや詳細な情報が盛り込まれている文書。 以上のように、提案書は大まかな方向性を示すもの、企画書は詳細な情報を盛り込んだものという違いがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書における社内・社外向けの違いとは 提案書は、提出先によって用途や書き方が異なります。 社内向け提案書 業務改善など、社内で抱える問題に対して解決策を立案するときに使われ、社内の関係者や上層部に提出します。 社外向け提案書 「自社製品やサービスが顧客の抱える問題に対して、どのようにアプローチできるか」を提案するときに使われ、取引先や潜在顧客に提出します。 このように、提出先によって提案書を作る目的が異なるので、作成するときには必要な情報を過不足なく記載するように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜構成＞社内向け提案書に記載すべき項目 以下は、社内向け提案書に記載すべき項目の一覧です。提案書を作成するときには、以下の項目が含まれているかを確認しましょう。 ＜項目名＞ ＜説明＞ タイトル タイトルは、提案書の顔となる項目なので、提案内容が一目で分かるように記載しましょう。 課題 社内で抱える問題の背景や原因を、明確に記載しましょう。 提案内容 提案書の核となる項目なので、「概要→詳細」といった相手に伝わりやすい順番で記載しましょう。 メリット 定量的な指標を用いて、具体性を持たせることを心がけましょう。 費用 完遂までに複数のフェーズがある場合は、総額だけではなくその内訳も記載するようにしましょう。 スケジュール 現実的な提案だと感じてもらえるよう、無理のない完遂日の設定を心がけましょう。 以上6つの項目を含めることで、相手に採用されやすい提案書を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】わかりやすい社内向け提案書の書き方 ここからは、わかりやすい社内向け提案書の書き方を例文付きで解説します。以下の手順に沿って作成すれば、情報に抜け漏れのない提案書をすぐに作成できます。 （1）現状の説明と課題分析をする はじめに、「業務の現状説明」と「発生している課題や問題点の分析」をします。 業務の現状を詳細に説明するだけでなく、分析結果は定量的に表して、内容を客観的に記載しましょう。例文は以下の通りです。 現状 弊社はこれまで、お客様から受注した案件の管理をExcelで行ってきた。顧客数の増加に伴い、Excelシートに記載される案件数は10,000件を超え、今後も増え続ける見込みである。 問題点 Excelは部内で共有する場合、チャットツールやメール等の外部ツールを経由する必要があり、非効率。 管理する案件数の増加に伴い、シート内の検索性が低下。 このように、課題解決の必要性を理解してもらうためにも、業務の現状説明と課題分析は必ず記載しなければなりません。 （2）解決策を立案する 次に、課題に対しての具体的な解決策を記載します。 書き方として、解決策の全体像を明記して、次に具体的なプランを時系列で記載すると流れが容易にイメージできます。例文は以下の通りです。 提案の趣旨 Excelを用いた案件管理は、共有や管理の面で不便が生じる。また、案件の増加に対応できていないため、案件管理に適したITツールの導入を提案する。 提案の具体的内容 株式会社Stockが提供する「ナレカン」を導入する。本ツールは「記事」に案件情報を記録することで、任意のメンバーにすぐ共有できるほか、多階層のフォルダで案件を整理することができる。ナレカンを導入し、Excel内に蓄積された全案件の移行を行う。 一方、優れた提案でも現実的に実現が難しいと判断されては採用には至らないので、解決策が自社の予算やスケジュールの面から見て現実的であるかも検討しましょう。 （3）得られるメリットを伝える メリットの内容は、提案書の採択を決断するうえで最も重要な項目になるため、正確に記載しなければなりません。 メリットを説明するときも、定量的なデータは重要になるので必ず意識し、相手が一目で分かるように提案書に落とし込みます。例文は以下の通りです。 期待できる効果 業務効率の○%の向上が見込まれる。 一人当たりの業務コストが○％削減される。 ほかにも、「ナレカン」のような表や写真・画像付きの提案書を作成できるツールを活用して、メリットを視覚的に分かりやすくするのも効果的です。 （4）予算・リソース・期間を明記する 最後に、予算や必要なリソース、期間について明記します。 提案を実施する場合、物品の購入などにかかる予算（金銭的コスト）に加え、人件費も明記する必要があります。例文は以下の通りです。 必要経費・時間 必要経費は月〇〇円。（〇〇円×〇〇人） 導入されるまで〇ヶ月、実際に運用が開始されるまで〇ヶ月を見込んでいる。 提案書の内容に抜け漏れがあると、情報が不十分となり適切に提案を進められません。したがって、提案書に記載すべき内容はフォーマット化して、いつでも反映できる体制を整えておく必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け提案書に役立つ無料テンプレート・フォーマット4選 ここからは、社内向けの提案書におすすめのテンプレートとその記入例をご紹介します。テンプレートを活用すれば効率よく体裁の整った提案書を作成できるので、レイアウトから作成するのに不安がある方は必見です。 Word｜業務改善に向けた提案書テンプレート こちらは、[文書]テンプレートが公開しているWord向けのテンプレートです。 使いやすいシンプルなデザインで、業務改善提案書の作成に役立ちます。また、「現状→問題点→解決策→得られる効果」の流れに沿った構成なので、スムーズに内容を書けるのもポイントです。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 [文書]テンプレート｜業務改善提案書テンプレートのダウンロードはこちら Excel｜用途を問わず使える提案書テンプレート こちらは、経費削減委員会が公開している提案書のテンプレートです。 シンプルで用途を問わず使えるため、自社のテンプレートとして任意の項目を設けて運用する方法もおすすめです。ただし、ダウンロードには会員登録が必要となります。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 経費削減委員会｜企画商品提案書テンプレートのダウンロードはこちら Excel｜提案内容をまとめられる企画書テンプレート こちらは、[文書]テンプレートが公開しているExcelの企画書テンプレートです。 シンプルなデザインで、情報を整理するのに役立ちます。提案内容を簡潔にまとめられる点が便利です。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 [文書]テンプレート｜企画提案書テンプレートのダウンロードはこちら Power Point｜社内提案資料の作成に役立つテンプレート こちらは、Microsoftが公開している提案書の作成に役立つPowerPointテンプレートです。 企画書ベースで作られていますが、社内向け提案書に必要な「概要・背景・内容・効果」などのスライドが備わっており、情報の整理に便利です。また、スライド内に分かりやすく記載するコツが載っているので、資料作成が苦手な方でも使いやすくなっています。 こちらは、実際の利用を想定した記入例です。 Microsoft｜社内企画書テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツール 以下では、作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツールをご紹介します。 ExcelやWordで提案書を作成すると、「ファイルが増えてどこに保存したか分からない」「ファイル内の情報が埋もれてしまう」などの問題が生じます。そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入し、提案書をはじめとする社内情報を1か所にまとめて管理しましょう。 とくに、提案書は過去の実績や成功事例として蓄積しておくことで、似た業界への提案をするときに役立ちます。ただし、検索機能が不十分なツールでは、参考になる提案書の有無を検索するのに時間がかかり、蓄積している情報を十分活用できません。 結論、社内文書の管理には、作成した提案書を一元管理できるうえ、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、作成した提案書のファイルをメモと一緒に記録でき、情報を整理しながら管理できます。さらに、「添付ファイル内検索」を含む高精度の検索機能により、ファイルの中身を一つずつ確認する手間なく必要な情報をすぐに探し出せるのです。 最も簡単に社内文書を管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでの提案書管理例 ナレカンは、提案書を管理するのに便利なツールです。そこで、ナレカンでの提案書管理例をご紹介します。 ナレカンでは、作成した提案書を画像のように保管できます。ファイルを添付するだけでなく、説明や補足情報を記載して必要な情報を1か所にまとめられるうえ、添付ファイルは「プレビュー表示」できるため、素早く内容を把握できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け提案書の書き方やテンプレート・例文まとめ ここまで、社内・社外向け提案書の違いや書き方、提案書作成に役立つテンプレートをご紹介しました。 テンプレートを活用すれば、提案書の体裁を簡単に整えられて便利です。しかし、WordやPowerPointのテンプレートで作成した提案書は、ほかのファイルと混ざって管理が煩雑になりやすく、必要な情報を探すのに時間がかかります。 そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入し、提案書をはじめとする社内情報を一元管理しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」を導入すれば、提案書の作成に必要な社内情報や、参考にできる過去の提案書をスムーズに見つけることができます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内情報をまとめて管理でき、誰でも思い通りに検索して必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスフリーの提案書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

異動や退職にともなって業務の担当者を変更するときは、社内・社外それぞれに引継ぎの旨を連絡し、業務に必要な情報を共有しなければなりません。 しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため「引継ぎメールの書き方やポイントが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。 失礼のない引継ぎメールを送信したい 業務の引継ぎをスムーズに進めるコツを知りたい 引継ぎに必要な情報を適切に管理できる方法があれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方1.1 社外向け1.2 社内向け2 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方3 引継ぎ・担当変更メールのポイント3.1 丁寧かつ分かりやすく伝える3.2 変更が分かったらすぐに伝える3.3 前任者からメールを送信する4 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ3選4.1 （1）過去のやりとりもストックする4.2 （2）引継ぎ資料が埋もれさせない4.3 （3）資料と紐づけてやりとりする5 【引継ぎミス防止】業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール5.1 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」6 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方 以下では、引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。 社外向け 以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者＞ 前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程は、「〇月〇日（〇）付けで」と記入します。 （3）感謝の言葉 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）挨拶について 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 ・（例文1）人事異動による担当者変更 【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道宏樹 ××株式会社 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日付けで貴社の担当を外れることとなりました。 在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。 後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。 佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。 直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。 後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存でございます。 上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。 ・（例文2）退職による担当者変更 【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道宏樹 ××株式会社 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 私事で恐縮ですが、この度一身上の都合により、4月1日をもちまして退職することとなりました。 在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。 後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。 佐藤は入社以来、営業業務に携わっており、□□業界の知識も豊富な人物です。 直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。 後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存でございます。 上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△　大道 ＜後任者＞ 後任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程を明確に記入します。 （3）挨拶について 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 ・（例文）人事異動による担当者変更 【着任のご挨拶】株式会社△△　佐藤一郎 株式会社×× 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日より山田の後任として 貴社を担当させていただくことになりました。 直接ご挨拶にお伺いすべきところ、 メールでのご報告となり大変申し訳ございません。 後日改めまして、前任の大道と共にご挨拶に伺う所存でございます。 上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△　佐藤 社内向け 以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者＞ 前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）異動の日付、異動先 異動先を明確にかつ簡潔に記載しましょう。また、「〇月〇日（〇）付けで」と異動の日程を明確に記入します。 （3）感謝の言葉 宛先の社員への感謝の言葉を書きましょう。具体的なエピソードを添えると、より気持ちのこもった丁寧な印象になります。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 ・（例文1）人事異動による引継ぎ連絡 【異動のご挨拶】営業部　大道宏樹 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。 このたび4月1日をもちまして、B支店 営業部に異動することになりました。 在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。 後任は、佐藤さんが担当させていただきます。引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 営業部 大道 ・（例文2）退職による引継ぎ連絡 【退職のご挨拶】営業部　大道宏樹 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。 この度、一身上の都合により、4月1日付けで、退職することになりました。 在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。 後任は、佐藤さんが担当させていただきます。引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 営業部　大道 ＜後任者＞ 後任者から社内向けの引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の4項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）異動の日付、異動前の部署名 「〇月〇日付けの異動により、〇〇さんの業務を引き継ぐことになりました（名前）です」という形式で書きましょう。 （3）抱負 今後に向けた抱負を述べましょう。 （4）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡 【担当者変更のご挨拶】営業部　佐藤一郎 ご担当者様各位 このたび、4月1日付けの異動により、大道さんの業務を 引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。 異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。 不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、 いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 後日改めまして、ご挨拶に伺う所存でございますので、何卒よろしくお願いいたします。 営業部 佐藤 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方 ここでは、引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方を解説します。例文も紹介しているため、どのように返信すべきか悩んでいる方は必見です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、変更せずに返信するようにしましょう。 （2）メールをいただいたことに対するお礼 担当者変更に対する挨拶メールへの返信には、前もって知らせてくれたことに関するお礼を記載しましょう。 （3）在任中にお世話になったことに対するお礼 担当者変更に関するお礼といった事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）新天地での活躍への祈念 最後に、新天地での活躍を祈念する言葉をかけましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡への返信 Re:【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道宏樹 株式会社△△ 大道宏樹様 日頃は、お世話になっております。 株式会社××の伊藤でございます。 大道様の転勤とご担当者様の変更のご連絡をいただき 誠にありがとうございます。 大道様には着任以降、今まで大変お世話になり、 感謝の気持ちでいっぱいでございます。 大道様が担当していただきまして、こちらも 大変スムーズにお仕事をさせていただきました。 改めて感謝申し上げます。 転勤先では大道様の持前の力をより発揮していただき ご活躍されますことを心よりお祈り申し上げます。 今後とも引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。 株式会社××　伊藤 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更メールのポイント 以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。 丁寧かつ分かりやすく伝える 丁寧かつ分かりやすく伝えることが、気を付けるべきポイントのひとつです。 具体的には、「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に気を付ける必要があります。本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メールで報告するときはお詫びの一文を付け加えましょう。 また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。このように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールでは、内容を丁寧かつ分かりやすく伝えることが重要です。 変更が分かったらすぐに伝える 変更が分かったらすぐに伝えることも、引継ぎメールのポイントです。 引継ぎメールは、担当の変更が分かってからすぐ送るのが好ましいとされています。早めの挨拶が必要な理由は、担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないからです。 また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備することが重要です。そのため、多階層のフォルダと検索機能で、目的の資料をすぐに探し出せる「ナレカン」のようなツールを使って、資料を適切に管理しておきましょう。 前任者からメールを送信する 最後に、前任者からメールを送信することもポイントです。 基本的に、引き継ぎメールは前任者から送るのがビジネスマナーとされています。まず、前任者が引継ぎの旨やその理由を関係者に送り、次に、後任者から自己紹介や業務への姿勢などを書いた引き継ぎメールを送ります。 スムーズに引継ぎを行うために、前任者と後任者で引き継ぎメールの送信日時についての段取りを決めておくことも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ3選 ここからは、業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツを紹介します。以下を実践すれば、引継ぎ業務の負担を減らし、円滑にメッセージや資料のやりとりを進められます。 （1）過去のやりとりもストックする 1つ目のコツは、過去のやりとりもストックすることです。 たとえば、メールで引継ぎのやりとりをしていると、見返したい内容があった場合には大量の業務メールから探し出さなくてはなりません。さらに、目的の情報を見つけ出せなければ再度共有してもらう必要があるので、相手の業務にも支障が出てしまいます。 このように、過去のやりとりを素早く見返せなければ、引継ぎ業務に必要以上の時間がかかるのです。そこで、「ナレカン」のようにやりとりを蓄積して簡単に見直せるツールを使えば、効率よく業務を進められ、やりとりが見つからないストレスもありません。 （2）引継ぎ資料が埋もれさせない 2つ目のコツは、引継ぎ資料を埋もれさせないことです。 資料の引継ぎが不十分では、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。そのため、確認漏れが生じないように共有する必要があるのです。 たとえば、前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、保管場所を用意してまとめて共有するのが最適です。 （3）資料と紐づけてやりとりする 3つ目のコツは、資料と紐づけてやりとりすることです。 資料と紐づけてやりとりを管理しておけば、過去の細かな連絡事項も確認しやすくなります。さらに、メールと比べて気軽にコミュニケーションがとれるうえ、資料に関する細かなやりとりも補足できるので、認識齟齬が起きるリスクも回避できます。 このように、資料とメッセージを紐づけられるツールを使えば、認識のすり合わせがスムーズになるため、引継ぎ業務を円滑に進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【引継ぎミス防止】業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール 以下では、業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツールをご紹介します。 引継ぎ業務では「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールでは気軽にコミュニケーションがとれず、何往復もしたやりとりの中から目的の情報を振り返るのは困難です。 また、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまううえ、情報が錯綜しやすい点がデメリットだと言えます。したがって、「引継ぎのやりとりに手間がかからず、かつ情報を流さず蓄積できるツール」が必須なのです。 結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるには、メールやチャットのデメリットを解消しつつ、引継ぎに関する情報を簡単に蓄積・共有できる「ナレカン」を使うべきです。 ナレカンの「記事」には、引継ぎに関する情報を書き込んだり資料を添付したりできるうえ、すぐに任意の後任者へ共有できるのが特徴です。また、ノートに紐づく「コメント」で他の情報と混ざらずやりとりできるうえ「多階層のフォルダ機能」で”部署”や”業務”ごとに資料を管理が可能です。 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った引き継ぎ資料の管理＞ 以下は、ナレカンで引き継ぎ資料を管理する例になります。 フォルダでの資料管理 ナレカンの多階層フォルダによって引き継ぎに必要な資料を内容ごとに管理できるため、目的の資料を見つけやすく、スムーズに業務を進めることができます。 コメント(メッセージ)機能 各ノートにはコメント機能があるため、気軽にコミュニケーションを取れるうえ、他の情報と混ざることなく資料ごとにやり取りを管理しておけます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。 社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返しやすい形で実施する必要があります。 また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有しなければなりません。そこで、「メッセージのやりとりと資料の共有を、手間なくおこなえるツール」が求められます。 したがって、業務の引き継ぎを円滑に行うには、資料ごとにやり取りを残せるうえ、多階層のフォルダで引き継ぎ資料を適切に管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して資料の管理・共有に活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

ビジネスでは、社内共有や取引先とのやりとりなど、様々な場面で書類作成が求められます。そこで、「書類作成アプリ」を使うと、スマホやタブレットから手軽に書類を作成でき、業務の負担を軽減できるのです。 しかし、「書類作成アプリの導入を検討しているものの、どれを選ぶべきか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、スマホで使える書類作成アプリ8選を中心にご紹介します。 アプリを活用してスマホで簡単に書類作成を効率化したい 数多くある書類作成アプリからどれを選べば良いのか分からない 書類の作成から管理まで一元化できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、書類作成アプリの選び方が分かり、最適なアプリを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ＜比較表＞PCがなくても使える書類作成アプリ一覧2 ＜無料あり＞iPhone・iPad対応の書類・資料作成アプリ8選！2.1 【ナレカン】テンプレートで効率よく文書を作成できるアプリ2.2 【Stock】ノート形式で直感的に写真付き資料を作成できるアプリ2.3 【Microsoft Word】幅広く利用されている無料文章作成アプリ2.4 【Googleドキュメント】同時編集ができる文書作成アプリ2.5 【Evernote】手書きにも対応している文書作成アプリ2.6 【Pages】iPhoneでレイアウトを整えた文書を作れるアプリ2.7 【Zoho Writer】高性能AIを備える文書作成アプリ2.8 【Canva】企画書やプレゼンテーションに使える資料作成アプリ3 書類作成アプリの選び方4 書類作成アプリを使う3つのメリット4.1 （1）時間や場所を問わず作業できる4.2 （2）見やすい書類を素早く作れる4.3 （3）過去の書類を活用できる5 【ビジネス向け】書類作成で注意すべき3点5.1 （1）伝わりやすい構成で書く5.2 （2）簡潔な文章を心がける5.3 （3）文書の管理を徹底する6 書類作成にかける時間を削減できる文章作成アプリ6.1 【Copilot】書きたい情報を文字起こしできる文章作成アプリ6.2 【ChatGPT】文章作成やアイデア出しに役立つアプリ7 スマホで使える書類・資料作成アプリ8選まとめ ＜比較表＞PCがなくても使える書類作成アプリ一覧 こちらは、スマホで使える書類作成アプリ8選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Microsoft Word Googleドキュメント Evernote Pages Zoho Writer Canva 特徴 テンプレートで効率よく文書を作成できるアプリ ノート形式で直感的に写真付き資料を作成できるアプリ 幅広く利用されている無料文章作成アプリ 同時編集ができる文書作成アプリ 手書きにも対応している文書作成アプリ iPhoneでレイアウトを整えた文書を作れるアプリ 高性能AIを備える文書作成アプリ 企画書やプレゼンテーションに使える資料作成アプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホアプリの対応 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：× ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【〇】※パソコンまたはOneDriveのフォルダで保存 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 スマホから使いづらい場合がある 無料プランの容量は15GBまで 無料版の機能制限が大きい Andoroidには未対応 モバイルブラウザ上では編集できない テンプレートを選ぶのに時間がかかる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,079円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは1,100円/月（月払い）～ ・無料 ・無料 ・無料プランあり ・有料プランは1,180円～/ユーザー/月 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft Word」の詳細はこちら 「Googleドキュメント」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら 「Pages」の詳細はこちら 「Zoho Writer」の詳細はこちら 「Canva」の詳細はこちら 上記の表をもとに、特徴や注意点を押さえながら自社に最適な書類作成アプリを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞iPhone・iPad対応の書類・資料作成アプリ8選！ 以下では、iPhone・iPadで使える書類・資料作成アプリ8選をご紹介します。 作成した文書を各自のPCで保管しておくと、複数人で共有するべき情報が属人化して、会議や商談に必要な文書がどこにあるか分からないといった事態が起きてしまいます。そのため、関係者が必要な書類へスムーズにアクセスできるような環境を整えましょう。 ただし、保管する情報が増えると、必要な情報を探すのに手間と時間が取られます。そこで、超高精度の検索機能を備えたアプリで、目的の情報が見つからないストレスを軽減することが重要です。 結論、自社が導入すべきアプリは、スマホ・PCのどちらからでも簡単に文書を作成・検索・共有できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、ファイルや動画・画像を含むあらゆる情報を集約できるため、社内に散在している情報をまとめて管理できます。また、添付ファイルの中身まで検索できる機能が備わっており、目的の文書ファイルを簡単に探せます。 【ナレカン】テンプレートで効率よく文書を作成できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】ノート形式で直感的に写真付き資料を作成できるアプリ Stockは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使える情報管理ツールです。 「Stock」の「ノート」にはテキストだけでなく画像・写真を添付でき、添付した画像はStock上で編集できるので、視認性の高い書類を簡単に作れます。また、「タスク」をノートに紐づけられるので、書類に関連するタスクを忘れないように管理可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft Word】幅広く利用されている無料文章作成アプリ ＜Microsoft Wordの特徴＞ 校正機能が充実している 文法や句読点、タイプミスによるつづりを自動で確認する機能が備わっています。 テンプレートが豊富 インターネット上には、Wordで使える豊富なテンプレートが配布されています。そのため、テンプレートを活用して文書を効率よく作成できるのです。 ＜Microsoft Wordの機能・使用感＞ 描画機能 描画機能を使うと、手書きで字を書き込んだり、イラストを描写したりすることが可能です。そのため、テキストでは表しづらい情報でも、視覚的に分かりやすく表現できます。 共同編集機能 文書を共有すればメンバーとの共同編集ができるので、資料をスピーディに作成するときに役立ちます。 ＜Microsoft Wordの注意点＞ スマホから使いづらい Wordはスマホアプリがあるものの、PCでの利用に特化したツールなので、スマホではレイアウトが崩れたり、バグが生じたりする場合があります。 多機能で使いにくい ユーザーからは、「多機能ゆえに、特定の機能がどこにあるか分かりづらい場合がある。より明確なチュートリアルや、初心者向けのガイドがあると、初めて使うユーザーにもさらに親切。」という声がありました。（参考：ITreview） ＜Microsoft Wordの料金体系＞ Microsoft Word：0円 Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月 Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月 Microsoft Wordの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Googleドキュメント】同時編集ができる文書作成アプリ ＜Googleドキュメントの特徴＞ 情報の属人化を防げる リアルタイムの共同編集やコメント機能、リンクによるユーザー招待機能があるので、情報が属人化するのを防げます。 オフライン利用にも対応している インターネットがつながっていない環境での利用にも対応しているので、電車などの電波が悪い環境でも、ストレスなく利用できます。 ＜Googleドキュメントの機能・使用感＞ 同時編集機能 複数のメンバーでひとつの書類を同時編集できます。そのため、「メンバーが作業し終わるまで資料を編集できない」といった面倒が起きません。 連携機能 GmailやGoogleカレンダーなど、ほかのGoogleアプリと豊富に連携できます。アプリを一つひとつ使い分ける必要がなくなるので、スムーズに文書を作成できるのです。 ＜Googleドキュメントの注意点＞ 無料プランで使える容量は15GBまで Googleドキュメントの無料プランでは、ユーザーあたり15GBまでの容量しか使えません。GoogleドライブやGmailでも同じ容量を使うため、大量の文書を残す場合は有料プランへ移行しましょう。 オフラインでの利用は不便 利用しているユーザーからは「オフラインモードの切り替えがやや煩雑に感じる場面がある。より直感的な操作でオフライン環境に対応できるようにすることで、使い勝手がさらに向上する」との声が上がっています。（参考：ITreview） ＜Googleドキュメントの料金体系＞ Googleドキュメントを利用するには、「無料のGoogleアカウントを作成」または「有料のGoogle Workspaceの契約」が必要です。Google Workspaceの料金プランは以下の通りです。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問合せ Googleドキュメントの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Evernote】手書きにも対応している文書作成アプリ ＜Evernoteの特徴＞ 手書きに対応している 文字や図表だけでなく、手書きでも情報を残せます。 外部ツールとの連携が可能 GmailやSlack、Microsoft Teamsなどの外部ツールと連携できます。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ ノート機能 Evernoteはノート形式で文書を残せます。また、「ピン留め機能」を利用すれば重要なノートを上部に固定できるので、すぐに文書を開けられるのです。 タスク機能 ノート内でタスクを設定できるため、「どの文書をいつまでに作成しなければならないか」を視覚化するのに役立ちます。また、他の人にタスクを割り当てることもできます。 ＜Evernoteの注意点＞ 無料版の機能制限が大きい Evernoteの無料プランの場合、「ノート数が50個」「ノートブック数が1つ」「無料プランの場合、同期可能な端末が1台」までに制限されています。そのため、多くの書類を作成したいという方は、有料化が必須です。 検索性が低い ユーザーからは、「よりインテリジェントな検索と検出機能を実装することにより、Evernote内で関連情報をより簡単に見つけられるようになると思う」という意見もあります。（参考：ITreview） ＜Evernoteの料金体系＞ FREE：0円/月 PERSONAL：1,100円/月 PROFESSIONAL：1,550円/月 TEAMS：2,100円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合せ Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Pages】iPhoneでレイアウトを整えた文書を作れるアプリ ＜Pagesの特徴＞ デザイン性の高い書類が作れる デザイン性の高いテンプレートが備わっているので、ビジネス文書だけでなく、チラシなどの書類作成にも適しています。 Apple製品との互換性に優れている iPhoneやMacなど画面の大きさが異なる場合、利用端末に合わせて作成画面が自動で最適化される点がメリットです。 ＜Pagesの機能・使用感＞ オーディオを残せる テキストはもちろん、オーディオの録音や編集機能も備わっています。そのため、会議の議事録をとりたいときなどに効果的です。 ビデオ再生ができる Pages上の文書内には、YouTubeやVimeoのような動画も添付できるので、「動画マニュアルを残したい」といった場合に役立ちます。 ＜Pagesの注意点＞ Androidには未対応 スマホではiPhoneのみにしか対応しておらず、Androidからは利用できません。 作成の際に微調整が必要 「プレビューと実際の印刷でやや相違があるので微調整が必要」というユーザーもいます。（参考：ITreview） ＜Pagesの料金体系＞ すべての機能を無料で利用できます。 Pagesの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Zoho Writer】高性能AIを備える文書作成アプリ ＜Zoho Writerの特徴＞ ビジネスの書類作成に役立つ WordPressとの連携や、CSVファイル・CRMなどのデータベースからのデータ取り込み機能など、ビジネスで活用できる豊富な機能を搭載しています。 共同編集の切り替えができる 書類の共同編集に対応しているほか、完成後はほかのメンバーが編集できないように設定することも可能です。 ＜Zoho Writerの機能・使用感＞ 校正機能 AIを搭載した高度な校正機能「Zia」によって、入力と同時に文法をチェックできます。ただし、英語のみの対応となるので、日本語は目視でチェックするか、Wordの校閲機能といった別サービスを使う必要があります。 テンプレートのカテゴリ分け テンプレートは「個人用テンプレート」「組織用テンプレート」「公開テンプレート」の3つにカテゴリ分けされます。そのため、特定のテンプレートを個人だけで使ったり、メンバー間で共有したりできるのです。 ＜Zoho Writerの注意点＞ モバイルブラウザ上では編集できない Zoho Writerは、モバイルブラウザ上では、ドキュメントを編集できません。モバイルから使用した場合には、アプリのインストールが必須です。 文書に添付した画像が消えてしまう場合がある 文書に添付した画像が10MBを超えた場合、PDFに変換した後に消えてしまいます。また、JPEG、JPG、PNG形式以外の画像の場合でも、docsやPDFへの変換後、画像が消えてしまう恐れがあります。（参考：ゾーホージャパン株式会社｜よくある質問） ＜Zoho Writerの料金体系＞ Zoho Writerは無料で利用できます。 Zoho Writerの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Canva】企画書やプレゼンテーションに使える資料作成アプリ ＜Canvaの特徴＞ 用途に合わせて書類を作成できる Canvaでは「マーケティング」「ビジネス」「印刷」などの利用用途に合わせて書類を作れます。 デザインにこだわった書類を作成できる 「写真を自由に加工」「テキストを変形する」といった機能が豊富なうえ、多くのテンプレートが用意されているので、デザイン性の高い文書を簡単に作れます。 ＜Canvaの機能・使用感＞ スライド形式の文書を作れる PowerPointのように、スライドごとにテキストや画像を挿入したりアニメーションを入れたりできます。そのため、プレゼン資料の作成などに便利です。 ホワイトボードとしても活用できる Canvaは特定の形式を決めずに、ホワイトボードとしても活用できます。さらに、ホワイトボードで使うテンプレートも備わっているので、フローチャートやスケジュール表も簡単に作れるのです。 ＜Canvaの注意点＞ 無料プランでの利用制限がある 無料のプランでは、チームメンバーのみがアクセスできるリンクの発行やテンプレートのカスタマイズができません。そのため、チームメンバーとの共有やオリジナルなテンプレートの作成には、有料化が必須です。 テンプレートを選ぶのに時間がかかる スマホアプリのユーザーからは、「テンプレートがあまりにも豊富なので、探し出すのに時間がかかることがある」といった声が挙がっています。（引用：ITreview） ＜Canvaの料金体系＞ Canva無料：0円 Canvaプロ：1,180円/ユーザー/月（月払い） Canvaチームス：1,500円/ユーザー/月（月払い） Canvaエンタープライズ：要問い合わせ Canvaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類作成アプリの選び方 書類作成アプリを選定するときには、以下4つのポイントを押さえましょう。 シンプルな操作性か 操作が複雑なアプリは、使いこなすのが難しく、かえって文書作成の負担が大きくなる可能性があります。したがって、アプリを選ぶときは、ストレスなく使える「シンプルな操作性か」を重視しましょう。 共有・管理機能があるか 書類は作成して終わりではなく、多くの場面で提出・共有が求められるので、「共有機能」があるかを確認しましょう。また、多くの文書を扱うビジネスでは、作成した書類を適切に整理する「管理機能」も必要です。 目的の情報に即アクセスできるか 作成した書類をいつでも簡単に振り返れるよう「検索機能」が優れているかも大切です。とくに、「ナレカン」のような生成AIを使用した高度な検索ができるツールであれば、上司に質問する感覚で検索できます。 必要な機能が備わっているか 書類作成において、作成時間を短縮するにはテンプレート機能、書類の情報量が多くなる場合には目次機能があると便利です。このように、書類を簡単かつ効率的に作成できるように、必要な機能が最低限備わっているか確認しましょう。 ただし、多機能なアプリは操作が複雑になりがちなので、用途を明確にしたうえで、必要な機能を見極める必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類作成アプリを使う3つのメリット ここでは、書類作成アプリを使うメリットを紹介します。紙から書類作成アプリでの管理に切り替えることで、以下3つの効果が得られます。 （1）時間や場所を問わず作業できる まず、時間や場所を問わず作業できることが書類作成アプリのメリットです。 書類作成アプリは、PC・スマホのデバイスを問わず文書を編集できます。そのため、外出先や移動中でも簡単に文書を開けて、効率よく作業を進められるのです。 さらに、ネット環境がある場所であれば接続可能なので、メンバー同士が離れた場所にいても、円滑に情報共有できます。このように、書類を作成する環境に制限がないことがメリットです。 （2）見やすい書類を素早く作れる 次に、見やすい書類を素早く作れることもメリットです。 一部の書類作成アプリには、テンプレート機能や目次機能、文法チェック機能が備わっています。手作業でレイアウトを整えたり校正したりすると時間がかかる一方、書類作成アプリの機能を使えば、作業時間が短縮されるのです。 このように、アプリを活用すると、時間をかけることなくデザイン性の高い書類を作成できます。 （3）過去の書類を活用できる 最後に、過去の書類を活用できることも、書類作成アプリのメリットです。 書類作成アプリにデータを保存しておけば、新しく文書を作るときも過去データを活用して素早く取り組めます。また、作成した文書を見やすく管理できるアプリであれば、過去の文書から得たノウハウを業務に役立てられるのです。 たとえば、情報を蓄積して、”即アクセス”できる状態で管理可能な「ナレカン」のようなツールを使えば、過去に作成した書類もすぐに振り返れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ビジネス向け】書類作成で注意すべき3点 以下では、ビジネスにおいて書類作成の際に注意すべき３点を説明します。普段から書類を作成したり、管理したりすることがある方は必見です。 （1）伝わりやすい構成で書く 書類作成では、分かりやすい構成で書くことが大切です。 実践的な方法として、PREP法というものがあります。結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、結論（Point）の順で構成するというものです。 このPREP法を意識した結論ファーストな文章を心がけると、読み手が分かりやすい書類を作成できます。 （2）簡潔な文章を心がける 簡潔な文章を心がけることも重要です 冗長な文章は、スマホなどの小さな画面からは読みづらいうえ、読み手によって解釈が異なる可能性があります。そのため、不要な語句を省略したり、短く言い換えたりして、分かりやすく簡潔にまとめることがポイントです。 以上のように、書類作成するときは、読み手を考慮した簡潔な文書を意識しましょう。 （3）文書の管理を徹底する 最後に、書類作成は管理という点でも注意する必要があります。 書類を作成しても管理が雑だと、探す手間がかかったり、紛失のリスクが上がったりしてしまいます。とくに、紙媒体の書類管理は属人化しやすいので、異動や退職によって書類の行方が分からなくなるケースも少なくありません。 以上のように、必要なときに作成した書類を活用するためには「誰でも簡単に見つけ出せる仕組み」が不可欠です。なかでも、キーワードで検索すればすぐに情報がヒットする「超高精度の検索機能」が備わった「ナレカン」のようなITツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類作成にかける時間を削減できる文章作成アプリ ここでは、書類作成にかける時間を削減できる文章作成アプリを2つご紹介します。無料でも利用できるので、誰でも簡単に、文章のまとめ方で悩む時間を節約できます。 【Copilot】書きたい情報を文字起こしできる文章作成アプリ ＜Copilotの特徴＞ セキュリティが万全 AIを活用したセキュリティで保護されており、サイバー脅威に対して迅速に対応・処理できます。 高度なAI 高精度なAIにより、分からない言葉の質問やアイデア出し、文章の要約といった幅広い業務に活かせます。 ＜Copilotの料金体系＞ Microsoft Copilot：0円 Microsoft Copilot Pro：3,200円/ユーザー/月 Copilotの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ChatGPT】文章作成やアイデア出しに役立つアプリ ＜ChatGPTの特徴＞ データ分析 テキスト情報のみならず、ファイルも添付できるため、データを分析する場合にも役立ちます。 画像やグラフを生成できる 画像やグラフを生成できる機能が備わっているため、資料や文書作成にかける時間を減らせます。 ＜ChatGPTの料金体系＞ 無料版：0円 Plus：$20/月 Team：$30/ユーザ/月 Pro：$200/月 Enterprise：要問い合せ ChatGPTの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホで使える書類・資料作成アプリ8選まとめ これまで、スマホで使える書類作成アプリ8選を中心にご紹介しました。 書類作成アプリを使えば、見やすい書類を素早く作れたり、時間や場所を問わず作業できたりするメリットがあります。また、ビジネスにおける書類は、ナレッジにもなるので、作成後は適切に管理する必要があるのです。 とくに、大企業では書類のデータが分散しがちで、スマホで書類作成を効率化しても書類管理の問題は解決されません。したがって、書類を一元管理できる専用アプリを導入し、精度の高い「検索機能」を使って、書類作成から管理までを円滑にしましょう。 結論、自社に最適な書類作成アプリは、誰でも簡単に文書を作成できて、”即アクセス”できる状態で管理可能な「ナレカン」一択です。ナレカンには「テンプレート機能」や「目次機能」も備わっているので、見やすい書類を簡単に作成したい方に最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、文書作成だけでなく共有・管理も効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

自社の製品やサービスを他社に説明する際に欠かせないのが提案書です。効果的な提案ができれば、ビジネスチャンスを広げるきっかけとなるため、重要な業務のひとつと言えます。 しかし、「提案書の作成に時間がかかり、ほかの業務に影響が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は提案書の作成に役立つテンプレートや作成例、短時間で作成するためのコツを中心にご紹介します。 提案書の基本項目や書き方を知りたい テンプレートを使って簡単にわかりやすい提案書を作りたい 提案書の作成だけではなく、管理にも役立つツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートが見つかるほか、相手に刺さる効果的な提案書を短時間で作成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 提案書とは1.1 【社内・社外別！】提案書の目的とは1.2 分かりやすい提案書の基本項目1.3 提案書と企画書・報告書の違い1.4 【例文あり】提案書の作成例2 ＜Word＞提案書の無料テンプレート・フォーマット2.1 メリットを1枚に記載できる提案書テンプレート2.2 新商品企画提案書テンプレート3 ＜Excel＞提案書の無料テンプレート・フォーマット3.1 シンプルな社内企画提案書テンプレート3.2 業務改善に使える改善提案書テンプレート4 ＜Power Point＞提案書の無料テンプレート・フォーマット4.1 プレゼンに役立つ提案書テンプレート4.2 おしゃれな提案資料テンプレート5 Word/Excel/Power Pointで提案書を作るデメリット3選5.1 （1）情報がすぐに見つからない5.2 （2）共有に手間がかかる5.3 （3）更新漏れが発生する6 【必見】提案書の作成から共有を効率化するITツール6.1 最も簡単に提案書を管理できる「ナレカン」7 提案書を上手に書くための5つのコツとは7.1 （1）目的を明確化する7.2 （2）効果を明確に示す7.3 （3）全体構成の分かりやすさを重視する7.4 （4）誰にでもわかる表現にする7.5 （5）第三者のチェックをはさむ8 提案書の作成でよくある失敗と解決策9 提案書作成に役立つおすすめのテンプレートまとめ 提案書とは 以下では、提案書の目的や企画書・報告書との違いを紹介します。まず、提案書とは何か確認しましょう。 【社内・社外別！】提案書の目的とは 提案書とは、自社や取引先のニーズや課題に対し、解決策を示す資料です。用途によって目的が異なり、社内向けと社外向けで書くべき内容も変わります。 社外向け提案書 社外向け提案書の目的は、「クライアントに自社商品やサービスを導入してもらうこと」です。そのため、クライアントの課題にどのようにアプローチできるかを明確に示し、納得感のある提案を行う必要があります。 社内向け提案書 社内向け提案書の目的は、「業務改善や新規事業の提案を通じて、社内の課題を解決すること」です。具体的な課題と、改善のためのプロセスを提示できれば、社内の意思決定をスムーズに進められます。 このように、提案書は社内向けと社外向けで目的が異なります。どちらの課題に焦点を当てるのかを意識しながら、適切な内容で作成しましょう。 分かりやすい提案書の基本項目 以下では、分かりやすい提案書の基本項目と書き方を紹介します。「何を書くべきか分からない」という方は必見です。 ＜項目＞ ＜書き方＞ タイトル 一目で課題や価値が分かるよう、簡潔に書きます。 課題 課題の背景まで整理して記載すると、提案内容の根拠が明確になります。 提案内容 課題を解決する方法を、要点を整理して簡潔かつ具体的に記載します。 得られるメリット 提案の採用に大きく関わる事項なので、相手のニーズに合った価値のあるメリットを具体的に記載します。 成功事例 採用のイメージをしやすくするために、過去の類似の成功事例がある場合には記載しましょう。 予算・スケジュール 予算は内訳まで丁寧に記載し、スケジュールについては「いつ・誰が・何をする」といった人員計画も記載します。 補足情報 最後に、現状分析や予算の見積もりなどに使った資料を掲示します。 上記は社内向けの提案書の基本項目になります。したがって、社外向けの提案書を書く場合には、”会社概要”や”実績”などを書く必要があります。 提案書と企画書・報告書の違い 提案書と似た資料に、企画書や報告書があります。それぞれの目的を正しく理解し、適切な使い分けが重要です。 企画書との違い 企画書は、新しい施策の詳細をまとめた資料です。実務レベルのスケジュールやプロセス、費用対効果などを具体的に記載します。一方、提案書は、アイデアの大枠を示し、相手に導入を促すための資料です。 報告書との違い 報告書は、業務の進捗や成果を伝えるための資料です。提案書や企画書とは異なり、現状の正確な報告が目的となります。 なお、提案書と企画書の明確な定義は業界や企業によって異なる場合があります。そのため、社内のルールや取引先の慣習に合わせた使い分けを意識しましょう。 【例文あり】提案書の作成例 新しく製品導入を提案する場合、提案書は以下の作成例のように作れます。（例文はコピーして使用可能です。） ナレッジ管理ツール導入のご提案 ＜課題（提案背景）＞ 社内では「教育担当者の手が足りず、新人メンバーが不明点を解消できない」「部署内のメンバーが同じクオリティで業務を進められない」問題が発生しています。 また、規模拡大に向け採用人数も増えており、将来的に属人化により業務が進まない事態も懸念されます。そのため、社内の情報共有およびノウハウの共有を推進するためにナレッジ管理ツールの導入を提案します。 ＜提案内容＞ ナレッジ管理ツールを導入し、社内のノウハウを蓄積します。 ＜得られるメリット・効果＞ 1.「ナレッジの一元化」の実現 ナレッジ管理ツールを導入することで、ノウハウをどこに蓄積したらよいか明確化します。また、従来はメールやチャットに情報が分散していましたが、ナレッジ管理ツールの連携機能を使えば、情報が一か所にまとまり管理しやすい体制が実現するのです。 2.教育コストの削減 従来は教育担当者が新人に対し直接指導していましたが、ナレッジ管理ツールがあれば新人が自身で情報を調べて自己解決につなげられます。そのため、教育担当者が新人のサポートに掛ける負担が解消され、教育担当者の業務時間確保が実現します。 3.情報を探す負担の解消 検索機能の優れたナレッジ管理ツールを導入すれば、情報を探す負担の解消につながります。 弊社〇人の「1日あたりで情報を探すのに費やしている時間」の平均は「〇分」であり、1年で〇時間を浪費しています。そこで、ナレッジ管理ツールで検索をかけて情報がすぐに見つかれば、情報探しに使っている時間をほかの業務に回せるのです。 ＜成功事例＞ ○○社ではナレッジ管理ツールを導入し、過去の成功事例・失敗事例を蓄積できる体制を整えています。具体的には、業種別のセールスにおける事例や過去の提案資料、顧客とのやりとりに関する情報を記録しています。 また、同社はナレッジ管理ツールの導入で、「後から振り返りたい情報はナレッジとして共有すべき」という共通認識を社員が持つことにも成功しています。例えば、セールス以外で社内で共有すべき情報（各業務のマニュアル・全社共通のお知らせ）の発信にもナレッジ管理ツールを活用しています。 ＜予算・スケジュール＞ 予算：15万円/月 スケジュール：半年後の導入に向けてプロジェクトを始動。 ・1～2カ月目でツール選定 ・3～4カ月目でトライアル実施 ・5～6カ月目で社内運用開始 ＜補足情報＞ 既に5社サービス資料を請求しており、本プロジェクトが開始次第、比較表の作成を開始します。 社外向けの提案書を作るときには、先方企業がどのような効果を得られるのかを明確にしましょう。また、社内向けに提案書を作るときにも、あとからほかの人が見ても内容が把握できるように、「なぜ提案に至ったか」の背景が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Word＞提案書の無料テンプレート・フォーマット 質の高い提案書を素早く作成するには、テンプレートの活用が有効です。以下では、Wordでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。 メリットを1枚に記載できる提案書テンプレート こちらは、Misocaが公開している提案書のテンプレートです。 施策によるメリットを記載する欄があるので、顧客に伝わりやすい提案書を簡単に作成できます。 メリットを記載できる提案書テンプレートのダウンロードはこちら 新商品企画提案書テンプレート こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が公開している提案書のテンプレートです。 マーケットとニーズの現状分析を書く項目があるので、「新商品企画の重要性」について顧客からの共感を得やすい提案書を作れます。 新商品企画提案書テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Excel＞提案書の無料テンプレート・フォーマット 次に、Excelでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Excelは、提案書の参考資料欄にグラフや図を張り付けやすく、説得力のある提案書作成に便利です。 シンプルな社内企画提案書テンプレート こちらは、業務用テンプレートが公開している、Excel向けのシンプルな企画提案書テンプレートです。 提案書に必要な基本項目が組み込まれているので、幅広い用途に使えます。また、簡単に項目を追加できるため、自社オリジナルの提案書テンプレートとして利用可能です。 シンプルな社内企画提案書テンプレートのダウンロードはこちら 業務改善に使える改善提案書テンプレート こちらは、無料テンプレートダウンロードが公開しているExcel向けの提案書テンプレートです。 現状を踏まえて改善内容を細かく記載できるので、状況の整理にも役立ちます。 業務改善に使える改善提案書テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Power Point＞提案書の無料テンプレート・フォーマット 最後に、Power Pointでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Power Pointは、インパクトのある企画プレゼン資料を作成するのに便利です。 プレゼンに役立つ提案書テンプレート こちらは、Microsoftが公開している、Power Point向けのプレゼンに役立つ提案書テンプレートです。 スライドの手順に沿って内容を入れていけば、簡単に提案資料を作成できます。プレゼン資料作成にかかる時間を短縮できる点が特徴です。 プレゼンに役立つ提案書テンプレートのダウンロードはこちら おしゃれな提案資料テンプレート こちらは、Canvaが公開しているPower Point向けのおしゃれな提案資料テンプレートです。 Canvaで作成した提案書は、Power Pointに変換可能です。デザイン性が優れていて、顧客にインパクトを与える資料作成に役立ちます。 おしゃれな提案資料テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word/Excel/Power Pointで提案書を作るデメリット3選 提案書を作成する際、Word・Excel・PowerPointのテンプレートを活用する企業は多いですが、注意すべき点もあります。ここでは、3つの主なデメリットを紹介します。 （1）情報がすぐに見つからない 一つ目は、情報がすぐに見つからないことです。 WordやExcelで作成した提案書は、ファイル名が似ていると目的の資料を探すのに手間がかかります。とくに、多数の提案書が蓄積されている場合、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまいます。 このような問題を防ぐには、提案書を整理し、すぐにアクセスできる環境が重要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールを活用すれば、ファイルの内容を一目で確認でき、精度の高い検索機能でスムーズに目的の資料を探せます。 （2）共有に手間がかかる 次に、共有に手間がかかることです。 ExcelやWordで作成した提案書をチームで共有する際は、メールやチャットツールを使う必要があります。しかし、この方法では手間が増えるだけでなく、誤送信やファイルの誤った外部流出といったリスクも伴います。 さらに、メールやチャットでやり取りした提案書は、ほかのメッセージに埋もれやすく、必要なときにすぐ見つけられない場合もあります。そのため、提案書の作成から共有までを一元化できるクラウドツールの活用が効果的です。 （3）更新漏れが発生する 最後に、更新漏れが発生することです。 提案内容に変更が生じた際、WordやExcelでは都度ファイルを開いて編集・保存しなければなりません。そのため、手軽に更新しづらいため、最新情報へのアップデートが後回しになりがちです。 また、複数人でファイルを管理していると、誰かが更新を忘れて古い情報が残ってしまう場合もあります。これを防ぐには、リアルタイムで情報を反映できるツールを導入し、常に最新の提案書を共有できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】提案書の作成から共有を効率化するITツール 以下では、提案書の作成から共有を効率化するITツールを紹介します。 わかりやすい提案書の書き方が分からない場合、WordやPowerPointのテンプレートを活用すると項目を一から考える手間を省けます。ただし、提案書は作成するだけでなく、チーム内で共有し、ナレッジのひとつとして管理することが重要です。 そこで、「フォルダ管理や検索機能が充実しており、必要な提案書をすぐに見つけられるITツール」を選びましょう。過去の提案書を探しやすいので、新たな提案のときに活用しやすくなります。 結論、自社が導入すべきは、作成した提案書を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンには、ファイルとともにテキストで情報をまとめることも可能で、情報は任意のメンバーに素早く共有可能です。また、「フォルダ」で提案書をカテゴリー別に整理できるので、提案書の共有・管理がナレカン上でスムーズに進みます。 最も簡単に提案書を管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンを使った提案書の書き方の例 以下では、「ナレカン」を使った提案書の書き方の例を紹介します。 ナレカンの『記事』タイトルに提案内容を入力して、「施策の具体的な内容」や「得られるメリット」を、ノートにテキストベースで記入できます。記事は画像やファイルの添付も可能なうえ、コメント機能が紐づいているため、社内での”提案に関するやり取り”もスムーズです。 また、以下のように、提案書にコメント機能が紐づいているため、社内での”提案内容に関するやり取り”を効率化できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書を上手に書くための5つのコツとは 「既存のテンプレートでは、自社に合わない」という場合は、自身で提案書を作成しなければなりません。以下では、提案書を上手に書くための5つのコツを作成手順に沿って紹介するので、担当者の方は必見です。 （1）目的を明確化する 提案の成功は、クライアントのニーズを正確に捉え、明確な目的として提示することから始まります。 そのため、情報収集ではクライアントへの綿密なヒアリングを通じて、本質的な問題を見出しましょう。得られた情報を分析し、達成すべき具体的な目標や数値指標として整理すれば、提案の方向性が明確になります。 このように目的を明確に示し、提案全体の一貫性と説得力を高めましょう。 （2）効果を明確に示す クライアントの課題に対する解決策は、効果を明確に示すことも重要です。 予算や人員、実施できる体制などを考えながら、いくつかの方法を比べて検討します。目標となる数字や期待される結果を示し、かかる費用に対してどれだけの効果が得られるかを分かりやすく伝えると、説得力がある提案につながるのです。 また、解決策は、納得感につながるように現実的に実現できるものを提案しましょう。 （3）全体構成の分かりやすさを重視する 提案書は筋道が通っていて分かりやすい流れになっているかが大切です。 話の展開を工夫し、どんな良いことがあるのかを分かりやすく示すことで、読む人を自然に結論まで導けます。また、図や表を上手に使えば、内容をより印象的に伝えられます。 また、日ごろから「ナレカン」のような提案書の過去データを記録できるツール上で情報を管理しておくと、図や画像を作成するときに参考にでき、成功事例の再現につながります。 （4）誰にでもわかる表現にする 提案書は誰にでも分かる言葉を使い、読む人に合わせた表現を心がけましょう。 事前の話し合いで相手がどのくらい詳しいかを理解し、すでに知っていることは省いて、要点を簡潔に伝えます。難しい言葉は使いすぎず、具体的な例を交えながら分かりやすく説明しましょう。 このように、読む人の立場に立った表現を選ぶと、伝えたい内容を確実に届けることができます。 （5）第三者のチェックをはさむ 提案書の質を高めるには、第三者の目線での確認が欠かせません。 論理の飛躍や分かりにくい表現をチェックし、想定される質問への答えを用意すれば、プレゼンの時の説得力も上がります。また、社内の仲間からの意見により、様々な角度からの改善点が見つかります。 多くの人の目を通した確認により、お客様の期待に応える質の高い提案書に仕上がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書の作成でよくある失敗と解決策 提案書作成でよくある失敗は以下の3つです。 失敗1：目的が曖昧で伝わらない （解決策）提案のゴールを明確にし、最初に結論を述べる。 失敗2：相手の課題を十分に分析できていない （解決策）市場調査やヒアリングを行い、客観的なデータを示す。 失敗3：メリットが分かりにくい （解決策）定量的な数値や事例を用いて、導入後の変化を具体的に伝える。 提案書は「目的」「課題」「メリット」を明確にし、分かりやすく伝えることが重要です。 相手に納得してもらうために、論理的かつ具体的な情報を盛り込みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書作成に役立つおすすめのテンプレートまとめ ここまで、提案書作成時のポイントと提案書作成に役立つテンプレートを紹介しました。 ExcelやWordのテンプレートを利用すると、提案書作成を効率化できます。しかし、次第に社内の提案書が増えると、ファイル管理には「管理が煩雑になる」「共有が面倒」などの問題が生じて、情報へのアクセス性が悪くなってしまうのです。 したがって、提案書の作成から共有までを簡単に一括管理できるITツールを活用しましょう。ただし、多機能なツールでは様々な情報を管理できるがゆえ、アクセス性に欠けてしまいます。そのため、すぐに目的の情報が見つけられるツールがおすすめです。 結論、提案書の作成・共有・更新には社内に散在する情報を一元化でき、目的の提案書に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。ナレカンはノウハウの蓄積にも使えるので、提案書の成功事例や作り方の記録にも適しています。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、提案書の作成・管理を簡単に効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介