ナレッジマネジメント
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働き方改革やテレワークの推進を受け、生産性の向上や労働時間の削減を目指し、会議の効率化を目指す企業が増えています。 しかし、未だに改善方法が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツ、会議改革の事例を中心に解説します。 会議を効率化する方法が分からない 会議改革を実現した企業の例を知りたい 会議の効率化に最適なツールを教えてほしい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を効率的に進められるようになるうえ、業務全体の効率化の実現にもつなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議の効率化が重視されている理由2 会議の効率化ができない3つの原因2.1 会議の目的があいまいになっている2.2 終了時間に制限がない2.3 参加人数を絞れていない3 会議を効率化するためのルール・ポイント5選3.1 ポイント1｜事前に資料を配布する3.2 ポイント2｜制限時間を定める3.3 ポイント3｜議事録を作成する3.4 ポイント4｜役割を決める3.5 ポイント5｜ITツールを導入する4 【必見】会議が効率化ができない悩みを解消するツール4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 会議改革を実現した事例5.1 トヨタ自動車株式会社5.2 株式会社イノーバ5.3 株式会社フューチャーゲート6 会議を効率化できない原因や効率化するためのコツまとめ 会議の効率化が重視されている理由 会議の効率化が重視される理由として、時間的・金銭的コストの無駄を省く必要がある点が挙げられます。 長時間の会議が頻発すれば、メンバーの就業時間は削られ本業務の進捗が遅れてしまいます。就業時間内でやるべき仕事が完了しなければ残業代が発生するため、結果として時間的・金銭的コストが不必要にかさんでしまうのです。 したがって、一度に多くのメンバーの時間を拘束する会議は、とくに無駄な時間を短縮することが求められています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の効率化ができない3つの原因 ここでは、会議の効率化ができない3つの原因を解説します。会議時間の短縮ができず悩む方は、自社が以下の原因に当てはまっていないか確かめましょう。 会議の目的があいまいになっている 会議を効率化できない原因のひとつとして、会議の目的があいまいになっている点が挙げられます。 会議を実施する明確な目的がなければ、参加者は会議に対して参加意義を見出せず、無駄な時間だと感じやすくなります。また、目的があいまいだと参加者が議論を深められず、会議時間が長引いたり結論が先延ばしになったりするのです。 したがって、限られた時間のなかで結論を下すには、事前に会議の目的やゴールを具体的に提示し、部署や部門内で共通認識をもつことが大切です。 終了時間に制限がない 会議の終了時間が曖昧になっており、効率化できないケースもあります。 明確に終了時刻が決まっておらず議論が冗長になれば、参加者の集中力を削ぎ深い議論ができず、会議の形骸化につながります。 さらに、各メンバーの業務時間を奪うため、別のタスクへ着手できません。結果として、メンバーの労働時間が長期化することにつながり、企業全体の生産性が低下してしまうのです。 参加人数を絞れていない 参加人数が絞れていない点も、会議の効率化を妨げる原因のひとつです。 会議への参加者が多いと、自身の意見を言いづらい雰囲気となったり、「誰かが発言してくれるだろう」と他人任せになったりします。そのため、ただ座って聞くだけのメンバーが増え、会議への参加意識も向上させられません。 また、メンバーの発言が活発な会議であっても、人数が多いために意見がまとまらない・話題が錯綜するなどのリスクがあります。したがって、決議までの工数がかかり会議に長時間費やす結果となってしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議を効率化するためのルール・ポイント5選 以下では、会議の生産性を高める方法について解説します。利益を伸ばしている企業は、以下の内容を実践して効率的な会議を進めているのです。 ポイント1｜事前に資料を配布する まず、会議の生産性を高めるには事前資料を配布する必要があります。 参加メンバーに向けて、事前に会議の目的や議題、内容を明確に記したアジェンダや資料を配布すれば、会議に対して全員が共通認識を持った状態となります。したがって、一人ひとりが意見をまとめたり、疑問点を解消した状態で会議に臨めたりするので、すばやく本題に入れて活発な議論の場を構築できます。 ただし、資料が多すぎると要点が理解しにくく、資料の説明に時間を費やさなければならなくなるため、必要最低限な情報を簡潔にまとめるように意識しましょう。 ポイント2｜制限時間を定める 会議に制限時間を定めることも大切です。 事前に制限時間を設けておけば、議論すべき内容が複数あった場合でも時間配分の目安を立てられるので、会議が冗長になりません。また、制限時間が明確化していれば、時間内で会議を終わらせるためにメンバーが事前準備をするといった副次的効果も期待できるのです。 たとえば、トヨタ自動車株式会社では「会議は原則、30分で設定する」というルールを運用しています。このように、会議時間を短く設定することで、すぐに本題を議論できる仕組みを作れるのです。 参考：東洋経済オンライン｜トヨタの会議が｢30分で終わる｣超合理的な理由 ポイント3｜議事録を作成する 議事録を作成することも、会議を効率的に進めるには重要なポイントです。 議事録の作成は、会議の内容と決定事項を正確に認識し、適切に振り返るために不可欠です。また、以前に作成した議事録を事前に共有することで、要点や目的の把握ができるため、スムーズに会議を始められます。 ただし、会議から時間が経過すると記憶が曖昧になり、内容の抜け漏れが生じたり、重要な補足事項を効果的に伝えにくくなったりします。議事録は会議後、早急に作成し、関係者に共有しましょう。 ポイント4｜役割を決める 参加者の役割を決めることも会議の生産性を高めるには欠かせません。 会議における参加者の役割を決めていないと議論がスムーズに進まず、結論までたどり着かない事態が発生します。したがって、以下の基本的な4つの役割にあたるメンバーを事前に決めておきましょう。 ファシリテーター ファシリテーターは、会議の進行役を担います。具体的には、参加者の発言を促す・アジェンダに沿って会議を進める・発言内容をまとめる、などの役割があります。 プレゼンター プレゼンターは、会議の議題について発表する役割を担います。また、担当する議題について参加者に理解してもらうための資料を作成し、配布します。 議長(意思決定者) 議長は決定権を持っており、議論の結果に対して結論を下す役割を担います。したがって、的確な判断力が必要です。 書記 書記は会議で出た意見をホワイトボードに板書する・議事録をとる役割を担います。出た意見を誰もが見やすい字ですばやくメモしましょう。 基本的な役割を事前に割り当てておけば円滑に会議が進められます。 ポイント5｜ITツールを導入する ITツールを導入し活用することも、会議の生産性を高める効果があります。 会議を円滑に進めるには、事前準備の段階で関連する情報や資料をまとめたり、メンバーに共有したりできる体制を整えることが欠かせません。そこで、ITツールを導入すれば「複数人で同時に確認」「メールで共有する手間を解消」できるので、会議の効率化につながるのです。 ただし、検索性の低いツールでは必要な情報を手に入れるのに、時間も手間もかかってしまいます。そこで、「ナレカン」のような社内の情報に瞬時にアクセスできる情報共有ツールを導入すれば、ストレスなく運用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】会議が効率化ができない悩みを解消するツール 以下では、会議の効率化ができない悩みを解消するツールを紹介します。 会議を効率化させるには、会議の目的や時間設定を明確にすることはもちろん、会議前後で共有すべき情報と会議で決める内容を定義し、適切に共有・管理することが求められます。そこで、会議情報を一括で管理・共有できる「ITツール」を活用し、効率的に情報共有をすべきです。 たとえば、「情報共有ツール」を使うと会議の資料を共有しやすく、過去の会議情報へもすぐに辿り着けるため探す手間が省けます。ただし、会議の議事録などには機密性の高い情報が含まれている場合もあるので、誰がどの情報にアクセスできるかを厳密に管理できるツールを使用しましょう。 結論、自社で導入すべきなのは、会議資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとにアクセス権限を設定可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはテキストはもちろん画像やファイルも残せるので、アジェンダや会議で使用したイメージ図や写真も記録することができます。また、役職やチーム、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に議事録を保管・運用することが可能です。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議改革を実現した事例 ここでは、会議改革を実現した事例を紹介します。以下の事例を参考に対策を実行すれば、会議の無駄な時間を減らせる効果が期待できます。 トヨタ自動車株式会社 引用：トヨタ自動車株式会社のトップページ トヨタ自動車株式会社では、労働生産性を高めるため「会議は30分まで」と決められています。 会議時間を30分に制限することで、参加者は時間制約を意識して会議に臨むため、無駄話に費やす余裕がなくなります。そのため会議開始直後から本質的な議論ができ、スムーズに合意形成することが可能になります。 また同社では、会議でのムダな資料作成や根回しを禁止しています。このような徹底したムダの排除によって、会議での効率的な情報交換や合意形成を可能としているのです。 参考：Dolly Blog｜【完全解説】トヨタの会議は30分。GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術（山本大平）。本の要約まとめ。 株式会社イノーバ 引用：株式会社イノーバのトップページ 株式会社イノーバでは、会議終了後にアンケートを実施しています。 同社では、幹部向けに会議に対する評価アンケートを週次で配布し、会議の改善を促しています。11項目を5段階で評価することで、進行や準備が適切か見極めているのです。 アンケートは幹部だけでなく、ファシリテーターにも定期的に実施しています。 参考：「会議を変えれば会社が変わる」生産性を1.5倍向上させたイノーバ式会議術～会議前の準備(ルール・アジェンダ)編～ 株式会社フューチャーゲート 引用：株式会社フューチャーゲートのトップページ 株式会社フューチャーゲートでは、情報共有ツール「Stock」を導入し、会議の効率を高めています。 同社では元々、運用するECサイトの施策結果を蓄積するツールを探していました。そこで、Stockを導入したところノウハウが蓄積・共有しやすくなったうえ、社内会議の情報の記録もしやすくなり、あらゆる社内情報を一か所に集約できるようになりました。 このように、後から振り返りたい情報はITツールに記録すると、目的の情報を探しやすい体制を整えられます。 参考：Stock活用事例｜株式会社フューチャーゲート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議を効率化できない原因や効率化するためのコツまとめ ここまで、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツを中心に解説しました。 会議が非効率となる原因は、目的や時間・参加人数が適切に決まっていないことで、多くの無駄な時間が発生している点にあります。そのため、事前資料の配布、制限時間・役割の設定、ツールの導入によって無駄な情報共有の時間を削減しなければなりません。 そこで、情報共有ツールを活用すれば会議に関する業務がスムーズになるうえ、関連する情報が一か所に集約されるので、会議準備における作業効率も高められます。ただし、「欲しい情報がすぐに見つけられるツール」でなければ、過去の情報を探すために時間も手間もかかってしまいます。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の情報を一元管理でき、瞬時に検索・共有できる機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、会議の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

私たちは、意思決定を繰り返しながら日常生活を送っています。とくにビジネスでの意思決定は、会社の今後を左右するものもあり、責任が伴います。 そのため、「ビジネスで大事な意思決定をするときに、自身で決断をすることに躊躇してしまう」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、意思決定をするときの7つのステップやポイントを中心にご紹介します。 正しい意思決定ができているのか不安である 意思決定をするときの詳細なプロセスやポイントが知りたい 適切な意思決定をして、企業経営を円滑に実行したい という方はこの記事を参考にすると、適切な意思決定ができ、自身の意思決定に自信が持てるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 意思決定とは2 【具体例あり】意思決定の定義とは2.1 サイモンが提唱する定義2.2 アンゾフが提唱する定義3 3種類の意思決定モデル4 意思決定のための7つのプロセス5 意思決定をするときのポイント5つ5.1 （1）情報がない状態での意思決定はしない5.2 （2）過去の先入観に依存しない5.3 （3）広い視野を持つ5.4 （4）定量的な根拠を含める5.5 （5）円滑なコミュニケーションを心がける6 【必見】意思決定の最適化に役立つITツール6.1 情報を一元化しすばやく見つけられるツール「ナレカン」」7 企業における意思決定についてまとめ 意思決定とは 意思決定とは、ひとつの目的を達成するために、自分の経験と知識に基づいて、複数の選択肢の中から最良のものを選ぶ行為を意味します。 私たちは、普段からさまざまな意思決定をしていますが、とくにビジネスシーンにおける意思決定は重大かつ責任が重いため、失敗が許されません。そこで、良い意思決定をするために、コントロールできる要素を増やすことに着目すべきです。 情報が不確実であったり、コントロールできない要素を多く含んでいると、悪い結果を招くリスクが高まるためです。以下の意思決定と結果の相関を表した表を参考に、コントロールできる要素を多く含む良い意思決定をしていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例あり】意思決定の定義とは ここでは、具体例を入れながら代表的な意思決定の定義を2つご紹介します。1つ1つの意思決定を分類し、的確に捉えることを意識しましょう。 サイモンが提唱する定義 大組織の経営行動と意思決定に関する研究者であるハーバード・サイモンが提唱した定義は、意思決定を「定型的意思決定」と「非定型的意思決定」に分類するというものです。 定型的意思決定とは、電話対応において「Aという質問がきたら必ずBと答える」といったマニュアル化できる意思決定を指します。一方で、非定型的意思決定とは、自然災害のような予測不可能な事態における経営判断といった用意できない意思決定を意味します。 変動の激しいビジネス環境や社会においては、非定型的意思決定を求められることもあります。そのため、企業は非定型的意思決定に対しても最適な選択が取れるようにしなければなりません。 アンゾフが提唱する定義 「戦略的経営の父」として知られるイゴール・アンゾフが提唱した定義は、意思決定を「戦略的意思決定」「管理的意思決定」「業務的意思決定」に分類するというものです。 戦略的意思決定とは、経営者層によって下される経営戦略などに関する決定を指します。また、管理的意思決定とは、中間管理職層による、経営者が決定した戦略に対して資源の調達や開発などの決定のことです。 業務的意思決定とは、現場のリーダー社員による、スケジュール管理やタスク管理に関わる決定を意味します。以上のように、アゾフは、意思決定の分類を決定を下す人別に区別しました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3種類の意思決定モデル 3種類の意思決定モデルについて解説します。 合意的意思決定モデル 合意的意思決定モデルは、過去の情報やデータを軸に、道理や論理に沿って結論を出す意思決定です。これは、論理的に導き出された結論であり、不確実性を最小に抑えられます。 直観的意思決定モデル 直観的意思決定モデルは、情報やデータといった合理性を重視するのではなく、本能的な直観をたよりとする意思決定です。豊富な経験を持つ意思決定者が、過去の経験とパターンから得られた直観を判断材料として、解決に導くのが特徴です。 創造的意思決定モデル 創造的意思決定モデルとは、今まで遭遇したことない課題に対して、個人の創造性を発揮して意思決定をします。情報収集後の代替案をだしたときに、それが実現可能かを検討するステップに多くの時間を割くのが特徴です。 意思決定をする方法はそれぞれ人によって異なるため、上記のモデルから企業や自身に合ったやり方を見つけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 意思決定のための7つのプロセス 意思決定のための7つのプロセスをステップ別にご紹介します。 ステップ1｜決断すべき事柄や課題を特定する 良い意思決定をするためには、解決したい課題や問題を特定する必要があります。課題や問題を明確にしないと達成すべき目的があやふやになる可能性があるため、何を目的とした意思決定であるのかを明確に示しましょう。 ステップ2｜情報収集をする 情報に基づいた意思決定をするためにも、選択に必要な情報収集は不可欠です。効果的な意思決定をするために、市場調査やコンサルタントの協力を得て、外部のソースからも情報を集めるようにしましょう。 ステップ3｜代替案を特定する 特定した課題に対しての解決策は複数用意しましょう。ビジネスにおける意思決定は、関係者の部署や役割に応じてニーズが異なる場合があるため、さまざまな代替の選択肢を考えておくと、スムーズに意思決定を進められます。 ステップ4｜エビデンスを分析・検討する これまでに挙がった解決策のなかから、どのように課題に対応するのか、どれほど成果を得られるのかなどを検討します。各選択肢のメリットやデメリットを比較し、代替の選択肢の絞り込みをしていきましょう。 ステップ5｜選択肢の中から意思決定をする 代替の選択肢の中から最終的な意思決定をしていきます。しかし、意思決定では、解決策を必ず1つに絞る必要はなく、複数の解決策を組み合わせる方法もあるため、視野を広くしつつ柔軟に対応しましょう。 ステップ6｜実行に移す 最終的な意思決定者の承認を得て、解決策を実行に移します。実践計画を作成し、進捗状況を定期的に観察することで、適切に意思決定ができたかを判断します。 ステップ7｜意思決定の見直しをする 実行に移した計画については、見直しや振り返りが必須です。改善点や新たに見直すべき点を発見・修正して、次の意思決定に活かしていきましょう。 以上のようなステップを経て、意思決定がなされます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 意思決定をするときのポイント5つ 意思決定をするときに注意するべきポイントを5つご紹介します。以下のポイントを理解せずに意思決定を進めてしまうと、判断を誤る可能性が高まるため気をつけましょう。 （1）情報がない状態での意思決定はしない 1つ目に、代替案を特定するための前提となるデータや情報がない状態で、意思決定をするのは避けた方が良いです。 信頼できる情報や実績に基づくデータがないと、自分自身の知識や経験に頼るしかなく、独断的な選択になりがちです。また、基準となる判断を論理的に説明できない場合、選択肢を誤る可能性が高いと言えます。 そのため、正しい意思決定をするためにも、客観的な事実に基づいた情報がない状態で、意思決定はしないようにしましょう。 （2）過去の先入観に依存しない 2つ目に、過去の経験から得られた先入観に依存しすぎないようにすべきです。 状況は常に変わっていくため、過去得られた価値観や先入観が現在の状況でも同様に当てはまるとは限りません。そのため、過去の経験則にとらわれ、現在の状況を無視した意思決定をしてしまうと、失敗してしまうリスクが高まります。 もし過去の事例を踏襲する場合は、「現在でも再現性はあるのか」「成果は見込めるのか」を慎重に検討したうえで採用に踏み切りましょう。そこで、普段から「ナレカン」のようなツールに、過去の情報を詳細に記録しておくと便利です。 （3）広い視野を持つ 3つ目に、質の良い意思決定をするためには、幅広い視野を持たなければなりません。 同じような背景や立場、年代の人同士での意思決定は代替案が偏ってしまい、最良の意思決定につながりません。また、短期的な視野のみで中長期的な視野が欠けていると、将来性や持続性のない意思決定になっていまいます。 そこで、意思決定の時には、さまざまな人から意見を聞き、多角的に物事を捉えられる広い視野を持つべきなのです。 （4）定量的な根拠を含める 4つ目に、意思決定には定量的な根拠が不可欠です。 ビジネスシーンにおいては、意思決定後に判断基準や根拠を聞かれる機会が多くあります。そのため、誰が見ても変わらない数値やデータを根拠として提示できるようにしておかなければなりません。 したがって、意思決定をするときには、具体的な数値やデータの情報取集や分析を徹底的にしましょう。 （5）円滑なコミュニケーションを心がける 5つ目に、優れた意思決定には、円滑なコミュニケーションが必要不可欠です。 適切な意思決定をするためには、1人で全て決めるのではなく、メンバー間で情報を共有して、複数人で議論することが大切です。そのため、普段からコミュニケーションを取り合い、皆が意見を出しやすい環境を作るべきなのです。 そこで、立場や年齢関係なく、気兼ねなくコミュニケーションを取れるような仕組みを構築していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】意思決定の最適化に役立つITツール 以下では、意思決定の最適化に役立つITツールをご紹介します。 意思決定をするときに、あまり情報を入手できなかったり特定の過去事例だけにとらわれたりすると、誤った決定をしてしまう可能性があります。とくに、企業における重大な意思決定を間違えると、経営を傾かせ倒産につながりうるのです。 そこで、適切な意思決定をするには、「できるだけ多数からの情報や意見を集約ツール」を導入し、偏った情報による判断から脱却しなければなりません。また、過去の事例をすぐに探し出して有効性を吟味するために、検索性が優れたツールが望ましいです。 結論、意思決定の最適化に最も役立つITツールは、多数からの豊富な情報を一元管理し、すぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、任意のメンバーが情報を記載し共有されるほか、質問機能で社員からの疑問を集められるため、多数の意見を収集できます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”の超高精度な検索機能で必要な意見が即座に見つかります。 情報を一元化しすばやく見つけられるツール「ナレカン」」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企業における意思決定についてまとめ これまで、意思決定の7つのプロセスや、意思決定をするときのポイントを中心にご紹介しました。 意思決定を適切にするためには、多数からの意見や信頼性の高いデータを整理し、多角的に吟味することが大切です。そのため、日頃から社員が情報を蓄積し、管理できるITツールを導入するべきなのです。 しかし、情報を蓄積しても、必要な時に欲しい情報が見つからず意思決定に活用されなければ、意味がありません。したがって、収集した情報に素早くアクセスできる超高精度な検索機能を備えたツールにしましょう。 結論、意思決定の最適化に役立つツールは、簡単に意見やデータを蓄積・検索できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、適切な意思決定ができるようになりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

契約書や請求書、企業情報や自社ノウハウなどが記載された機密文書まで、業務上発生する書類はすべて適切に管理する必要があります。これらの文書を社内で管理することを「文書管理」と呼びます。 従来の文書管理では紙の文書も取り扱われていましたが、今日では、スマートフォンやクラウドサービスの普及により、データ化された文書の管理も含まれます。適切な文書管理をすると、情報漏えいなどのリスク削減はもちろん業務効率化につながります。 しかし、文書管理への理解が社内に浸透しておらず「適切な文書管理ができる環境づくりの方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめのツールを中心にご紹介します。 社内文書・図面が点在しており、管理方法を改善したい 自社にあった文書管理方法を知りたい 最適な文書管理方法を導入して、業務を効率化したい という担当者の方は、この記事を参考にすることで自社に最適な文書管理ツールを導入でき、トラブルのリスクを大幅に削減できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理の概要1.1 文書管理とは？1.2 文書管理の重要性1.3 文書の保存期間2 文書管理における3つのメリット3 文書管理の3つの方法3.1 （1）ワリツケ式3.2 （2）ツミアゲ式3.3 （3）ハイブリッド式4 文書管理を改善させる3つのコツ5 【自社は大丈夫？】文書の電子化が必須である理由6 文書管理の負担を軽減するおすすめのツール6.1 必要な文書をすぐに探し出せるツール「ナレカン」7 文書管理ツールの4つのメリット7.1 （1）必要な文書がすぐに見つかる7.2 （2）文書ごとに閲覧制限を設定できる7.3 （3）バックアップを取得できる7.4 （4）文書の更新・削除が簡単にできる8 文書管理ツールを選ぶ3つのポイント8.1 （1）強度なセキュリティであるか8.2 （2）保存できる容量に過不足がないか8.3 （3）サポート体制が充実しているか9 スムーズに文書管理ツールを導入するためのコツ9.1 運用計画を立てる9.2 全社共通のツールを導入する10 文書管理の概要と運用のコツまとめ 文書管理の概要 ここでは、文書管理の意味と法人における文書管理の重要性を解説します。文書管理の概要を理解し、自社の社員に目的を周知させましょう。 文書管理とは？ 文書管理とは「契約書や顧客情報、法人の財務諸表などの文書を管理すること」です。 単純に、文書を保管するだけではなく、必要なときに素早く取り出せる状態が適切な「文書管理」です。そのため、さまざまな種類の文書を一元管理し、最適な廃棄サイクルで整理することが重要です。 今日では、PDFやExcelなどの電子文書が一般化しており、管理コストを下げながら検索性の向上に成功している企業もあります。 また、個人で保管している文書のなかには、業務効率化に貢献するノウハウを含む情報が紛れているケースも多いです。したがって、文書は個人管理ではなく社内で共有して、会社の資産とすることも目的とされています。 文書管理の重要性 文書管理が適切にできていなければ、情報漏えいや作業効率の低下を招くリスクがあります。たとえば下記のような問題が起こります。 業務効率化に貢献するノウハウが共有されず、情報が有効活用できていない 適切な整理がされておらず文書が分散し、必要な情報を見つけるのに時間がかかる データや文書の所在が明確でないため、機密情報の紛失や漏えいのリスクが伴う これらの問題を防ぐため、社内で文書管理の方法とルールをあらかじめ設定しておくことが必要です。 また、膨大なデータから必要な文書を探し出すには「ナレカン」のような文書管理ツールを用いた「キーワード検索機能」の活用がおすすめです。キーワード検索機能があれば、個人の検索スキルを問わず、誰でも簡単に必要な文書を見つけられます。 文書の保存期間 文書管理では、とくに保存期間に注意しなければなりません。法律で保存期間が定められている「法定保存文書」は会社の運営に関わる重要な文書が該当するため、適切に保管する必要があります。 たとえば、「法定保存文書」には下記のような文書があります。 1年から3年保存が必要な文書 ・休暇届、欠勤願(1年) ・健康保険・厚生年金保険に関する書類(2年) ・労働者名簿、社員出勤簿、退職(3年) 5年から10年保存が必要な文書 ・監査報告・会計監査報告(5年) ・源泉徴収簿(7年) ・貸借対照表・損益計算書(10年) また、下記の文書はその特性上「法定保存文書」とは別に永久保存が必要です。 永久保存が必要な文書 ・定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿 ・登記済証（権利証）など登記・訴訟関係書類 ・社報、社内報、重要刊行物 文書ごとの期限を明確にすれば、現場担当者が文書の処理に迷うことがありません。法人として公的なルールを遵守した運用を徹底しましょう。 参考：http://johnan.org/contents/document/contents05.php 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理における3つのメリット 文書管理をするメリットは以下の3つが挙げられます。 業務効率化が実現可能 適切な文書管理がされていれば、誰でも、必要なときにすぐ情報を振り返れるようになります。そのため、「情報を探すのにかかる時間」を削減でき、結果として業務の質やスピードの改善が見込めます。 リスクマネジメントできる アクセス制限をかけられるようになり、文書の持ち出しや改ざんを未然に防止できます。したがって、社内の機密文書の紛失や漏えいのリスクを抑えられるのです。 顧客満足度が向上する 必要な社内情報へのアクセス性が高まると、顧客からの問い合わせに素早く対応できるようになります。 このように、文書管理により業務における無駄な時間を削減できるのです。とくに、ほかのメンバーが保管していた文書へアクセスしやすくなったことで、進捗確認など業務にかかる工数を削減できる点もメリットのひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理の3つの方法 データ化された文書を管理するには、3つの手法があります。それぞれのメリット・デメリットがあるため、自社の環境に合わせて最適な手法を選びましょう。 （1）ワリツケ式 ワリツケ式は、文書管理を担当する部署が、全社統一的に作成する分類方法です。トップダウン方式で分類するのが特徴です。 総務部などの管理部署が、文書を「大分類＞中分類＞小分類」に振り分け、各部署はそれに従い文書を管理します。メリットとしては、ひとつの部署が文書管理を調整しているため、迅速にフォルダの分類・管理が可能です。 一方、デメリットとしては、現場・個人単位でしか認識できない各分類に当てはまらない文書が生じた場合、総務部が決定した文書管理ルールが形骸化する場合があります。 したがって、ワリツケ式で運用する場合には、実務の担当者の意見に耳を傾け、ルールに反映させていくことが求められます。 （2）ツミアゲ式 ツミアゲ式は、実務担当者自身が文書を分類し、文書管理のルールを決める方法です。 「小分類＞中分類＞大分類」の形式で、各部署の意見が反映された形でフォルダを作成します。現場が管理ルールを決めるため、それぞれの業務に合った方法を採用できるのがメリットです。 一方、デメリットは、既存の書類をすべて確認しながら文書を分類する必要がある点です。そのため、ルール策定後は部署内外にルールを共有しなければならず、運用の開始に時間を要してしまいます。 このように、ツミアゲ式で運用する場合には、社内ルールの承認フローを改善し、運用開始までの時間を短縮する必要があります。 （3）ハイブリッド式 ワリツケ式、ツミアゲ式のメリットを採用した「電子文書の管理方法」です。 一定の階層の分類までは「ワリツケ式」を、細かい分類は現場の声を活かした「ツミアゲ式」を取り入れます。結果として、2つの方法のメリットを踏まえた最適な文書管理が実現できるのです。 たとえば、3〜4階層ほどに分類して上の2階層はワリツケ式、下の2階層はツミアゲ式で整理するとスムーズです。下の2階層である程度自由に分類しても、上位階層で統制できているため文書を探すのに苦労しません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理を改善させる3つのコツ 以下では、文書管理の運用を改善させる3つのコツをご紹介します。ご紹介するコツを自社の文書管理に反映することで、失敗しない文書管理ができます。 文書の保存場所を明確にする 事前に文書の保存場所を明確にしてルール化することで、文書管理における社員の認識のずれを未然に防止できます。ただし、保管場所が複数あると混乱するため、最小限に抑えましょう。 文書の保管期間を明確にする 文書の保存期間を明確にすると古い文書が残り続けることがなくなり、文書管理がしやすくなります。 文書管理ツールを活用する 文書管理ツールを活用すると社内情報をインターネット上に保存できます。そのため、場所を問わずアクセスできるようになり、業務効率化に貢献するのです。 このように、場所や期間、保存媒体を定めておけば、文書へのアクセス性が向上し、スムーズな文書管理が実現可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【自社は大丈夫？】文書の電子化が必須である理由 文書の保存方法には紙と電子の2種類があります。紙で文書を保存するデメリットは以下の3つです。 紙や印刷にコストがかかり続ける 社内に文書の保存場所を用意しなければならない 経年劣化によって、情報が見づらくなる 会社保管になるので、リモートワークが浸透しない このように、紙で文書管理をするだけで多くのコストがかかります。とくに、印刷代に関しては文書の作成だけでなく修正にもかかるため、放っておくべきではありません。 したがって、文書の電子化は最優先にすべきであり、電子化した文書を管理するためには文書管理ツールが必須です。文書管理ツールを利用すると「必要な文書をすぐに見つけられる」「紙の文書に比べ紛失のリスクが低い」などのメリットが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理の負担を軽減するおすすめのツール 以下では、文書管理の負担を軽減するおすすめのツールをご紹介します。 社内文書を適切に管理していくには、「一つの文書管理ツールで完結すること」が重要です。複数のツールを導入したり、社内の部門ごとに異なるツールを利用すると、どの情報がどこに保管されているのかが分からなくなり、かえって業務効率化が低下します。 そのため、、社内のあらゆる情報を一元管理できるツールを利用しましょう。ただし、膨大な情報を一つのツールで管理すると、ツール内で情報を探すのに手間がかかる場合があるので、「高精度な検索機能」が備わっているツールを選びましょう。 結論、文書管理に導入すべきツールは、社内のナレッジを「一元管理」し、「超高精度検索」によって欲しい情報にすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像を含むあらゆる集約できるうえ、超高精度の「キーワード検索」を使えば、該当の文書を探すのに一切の手間がありません。また、ナレカンAIでは、画像データの要約もできるので、紙媒体の情報もすべて管理できる仕組みをつくれます。 必要な文書をすぐに探し出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理ツールの4つのメリット 文書管理ツールを導入すれば、従来の社内サーバーにおける管理方法に対して生産性を向上させるメリットが多くあります。ここでは、代表的な4つのメリットをご紹介します。 （1）必要な文書がすぐに見つかる 必要な文書がすぐに見つけられる点は、文書管理ツールの大きなメリットです。 文書ごとにフォルダやタグなどでカテゴリー分けができ、and検索・指定検索など検索手段が豊富なため、必要な文書を見つけやすいメリットがあります。 また、インターネット上にデータを保存する特性上、場所を問わず、PC・スマートフォン・タブレットからアクセスできるのです。したがって、移動中や顧客先、出張などの外出先でも社内と同じように仕事ができるのです。 以上のように、データが属人化することもなく文書の保管場所も明確になるため、文書を探すためにほかのメンバーに連絡を取る必要もなくなるのです。 （2）文書ごとに閲覧制限を設定できる 文書管理ツールでは、アカウントごとに文書の閲覧・編集権限を設定できます。 個人情報や機密情報など社外に流出してはいけない情報を含む文書に対して、アクセスできるメンバーを制限して情報漏えいのリスクを低減できるのです。 また、ツールによっては各アカウントがツール内で行動したログをすべて監視できる機能を持つものもあります。仮に、情報漏えいが発生しても、ログをたどれば原因を早急に解明できるのです。 （3）バックアップを取得できる バックアップを取得できることもツールを導入するメリットの1つです。 ツールに保存した文書データは、インターネットを通して世界中のデータセンターに保管され、自然災害などのリスクに備えて定期的にバックアップが取られています。そのため、必要に応じていつでも情報を復元できるのです。 また、なかには編集履歴を確認したり、編集前の情報に復元したりできる「ナレカン」のようなツールであれば、ITに不慣れな方も安心して使えます。 （4）文書の更新・削除が簡単にできる 文書管理ツールでは紙文書管理に比べて、データの更新・削除が容易です。 ツール上で更新・削除ができるので、わざわざ該当の文書を探すなどの無駄な手間が省けます。たとえば、社員の提出文書に誤りを発見したために印刷し直したり、文書廃棄の際にはシュレッダーにかけたりする必要がなくなるのです ツールによっては、任意のタイミングで文書を完全に削除する機能を備えているので、情報を整理していくのに最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理ツールを選ぶ3つのポイント 自社の目的や環境に合わないツールを選ぶと、現場に浸透せず導入が失敗してしまう可能性があります。以下では、文書管理ツールの導入前に確認すべき3つのポイントをご紹介します。 （1）強度なセキュリティであるか 機密文書も管理できるような、強度なセキュリティを備えたツールを選定しましょう。 「ISMS」などの国際基準のセキュリティ資格を取得している、またすべての通信・情報が暗号化される機能があるツールは、セキュリティ基準を満たしていると言えます。 そのほか、必要に応じてアカウントの二段階認証やシングルサインオン、IPアドレスの制限機能などを利用できると安心できます。 このように、ツールのセキュリティを確認するときには、機能面だけではなく国際基準のセキュリティ資格を有しているかまで確認しましょう。 （2）保存できる容量に過不足がないか 保存できる容量に過不足がないかも、重要な選定ポイントのひとつです。 ツールに保存できる容量はプランに応じて異なるケースが多いですが、コストを抑えるため必要に応じて容量を増加していけるものがおすすめです。 たとえば、将来を見据えて初めから大容量のプランを契約しても、容量が余っていた場合は無駄なコストとなります。逆に、コストを減らそうと容量が少ないプランを無理に契約すると、文書を保存するたびに文書を削除する手間がかかります。 このように、容量が多すぎても少なすぎても問題につながるため、自社に必要な容量を見極めてツールとプランを選びましょう。 （3）サポート体制が充実しているか ツールは全社で運用するので、誰でも簡単に使えるものでなければなりません。 一度でもITツールの導入に失敗すると、以降のシステム導入に対して大きな抵抗感が生まれて文書の電子化が大幅に遅れる危険性があります。しかし、組織の根本的な仕組みを変えていく場合、一朝一夕では上手くいかない可能性がある点を考慮しておくべきです。 とくに、企業規模の大きい会社ほど、社内にツールが定着するのには時間と手間がかかります。そこで、ツールの導入から定着するまでを手厚くサポートしてくれる「ナレカン」のようなツールを導入すれば、担当者の負担を最小限に抑えられるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スムーズに文書管理ツールを導入するためのコツ ここでは、文書管理ツールを社内にスムーズに導入するためのコツをご紹介します。 運用計画を立てる 文書管理ツールを導入する前に、まず運用計画をしっかりと立てておくと、導入もスムーズにできます。 事前に文書の分類や文書管理に関する業務の洗い出しをして運用計画を立てると、ツールに必要な機能が明確になり、自社に最適なツールを選べます。本当に必要なツールを導入すれば、「せっかく導入したのに誰もツールを使わない」といった事態も防げるのです。 加えて、全社共通の運用ルールも事前に決めておくのも、スムーズな導入につながります。 全社共通のツールを導入する 全社共通のツールを導入するのも、スムーズな導入のコツの一つです。 社内の文書の中には、一つの部門だけでなく他の部門にも必要な情報を含むものも多くあります。そこで、社内全体で同じツールで文書を管理すれば、情文書を探す目的でほかのメンバーに連絡を取る必要がなくなります。 また、複数のツールを導入するよりも、一つに絞った方が金銭的コストも抑えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理の概要と運用のコツまとめ ここまで、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめツール、選定ポイントを中心にご紹介しました。 離れた拠点同士でも同じ文書を共有できる「文書管理ツール」があれば、全社でデータを一元管理できます。つまり、文書管理の属人化が解消され、文書の紛失や改変を防げるのです。 ただし、セキュリティ性や保管容量が十分に備わっており、サポート体制が整ったツールでなければ、継続的な活用は困難です。そのため、必要な機能に過不足がなく、運用サポートが手厚い文書管理ツールが最適です。 結論、文書管理のために導入すべきなのは、あらゆる社内情報を一元管理できて、長期的な運用を実現できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書を電子化して効率的な文書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 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カスタマーサクセスの役割は、商品の利用によって顧客が望ましい結果が得られるようにアプローチすることです。能動的かつ最適なアプローチのためには、顧客情報を正しく管理する必要があるので「カスタマーサクセスツール」の導入は必須です。 しかし、「自社の課題にマッチするツールか分からず、顧客情報の管理が徹底できてないので最適なアプローチができない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、カスタマーサクセスツールおすすめ6選と選び方についてご紹介します。 カスタマーサクセスツールの導入によって顧客満足度を向上させたい 自社の課題に合ったカスタマーサクセスツールを見つけたい 必要な情報にすぐにアクセスできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社の課題や目的に最適なツールが見つかるので、顧客満足度向上や顧客との継続的な関係構築を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 カスタマーサクセスツールの役割とは1.1 （1）解約数の低減1.2 （2）工数の削減1.3 （3）顧客満足度の向上2 カスタマーサクセスツールを導入するメリット2.1 顧客状況の把握による売り上げの向上2.2 カスタマーサクセスチームの業務効率化3 【無料あり】おすすめのカスタマーサクセスツール6選3.1 【ナレカン】顧客情報の一元管理が簡単にできるツール3.2 【commune】顧客に能動的なアクションを促す3.3 【チャネルトーク】優れた接客をするための機能搭載3.4 【CustomerCore】質の高い顧客データ活用プラットフォーム3.5 【Onboarding】ユーザーごとに最適なガイド表示が可能3.6 【Zendesk】問合せ対応を効率化できる4 おすすめのカスタマーサクセスツール6選比較表5 カスタマーサクセスツールの選定ポイント5.1 （1）ツールのタイプが自社にマッチしているか5.2 （2）運用目的と機能がマッチしてるか5.3 （3）プロセスを可視化できるか6 カスタマーサクセスツールの選定ポイントとおすすめまとめ カスタマーサクセスツールの役割とは カスタマーサクセスツールとは、商品の購入後、顧客の課題解決や活用支援を能動的にサポートし「顧客の成功」にコミットしていく活動を効率化させるためのツールです。主な役割として、以下3つがあります。 （1）解約数の低減 まず、1つめとして「解約数を低減させる」役割があります。 カスタマーサクセスツールの機能の中には、顧客の利用状況の変化をいち早く察知して、アラート通知してくれる機能が備わっています。そのため、「ほかの顧客への対応に時間をとられ、解約しそうな動きに気が付けなかった」という事態を防げるのです。 とくに、商品に対して不満がある顧客には、迅速な対応が不可欠です。そこで、優先すべき顧客を明確にして対応することで、解約数の軽減につながります。 （2）工数の削減 2つめの役割は「工数を削減させ、最適なアプローチ」を図ることです。 カスタマーサクセスは顧客と長期的に関わるため、顧客数の増加やサービス拡大に比例して作業負担も大きくなります。社員ひとり一人の負担が大きくなれば、顧客への対応が漏れたり対応の品が低下したりするリスクが懸念されるため、対策を取らねばなりません。 そこで、ツールを活用すれば、顧客の履歴情報や利用状況・課題点を自動で可視化でき、情報をまとめたり分析したりする負担を軽減できます。結果として、未対応の案件や重要性の高い案件の把握にもつながり、優先順位を決めて効率よく業務に取り組めるのです。 （3）顧客満足度の向上 3つめに「最適なタイミングでのアプローチ」による顧客満足度の向上を図れます。 カスタマーサクセスツールのなかには、顧客の利用状況を把握できる機能や過去データを活用した分析機能が搭載されています。そのため、最適なタイミングで顧客に適したアップセル(※1)・クロスセル(※2)を見極めつつ、顧客ごとに粒度の細かいアプローチができるようになるのです。 ※1.顧客が購入したものよりも上位の商材を提案し購買してもらうこと。 ※2.顧客が継続的に購入している商品に関連する商品の追加購入をすすめること。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスツールを導入するメリット ここでは、カスタマーサクセスツールを導入するメリットを2つ紹介します。 顧客状況の把握による売り上げの向上 カスタマーサクセスツールを導入するメリットとして、顧客状況の把握による売り上げの向上が挙げられます。 カスタマーサクセスツールを利用して顧客データの収集・分析を実施すれば、顧客の状況を正確に把握できるので、顧客の利用状況に応じた適切なサポートの提供が可能になります。そして顧客満足度が向上につながり、解約率の低減やLTV（顧客生涯価値）の向上も見込めるのです。 このように、カスタマーサクセスツールの導入によって解約率の低減やLTVの向上が実現すれば、結果的に売り上げも向上します。 カスタマーサクセスチームの業務効率化 カスタマーサクセスツールの導入には、カスタマーサクセスチームの業務効率化というメリットもあります。 カスタマーサクセスツールには、メールの自動送信やリアルタイムでの顧客データ更新など、日常業務を自動化できる機能が搭載されています。よって、これまで手作業だった業務を自動化できるので、業務効率が向上し、より多くの顧客対応が可能になります。 さらに、ツールの利用によって業務の正確性の向上や迅速な顧客対応が実現できるので、顧客満足度のアップにもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめのカスタマーサクセスツール6選 以では、カスタマーサクセスにおすすめの6選をご紹介します。 カスタマーサクセスツールを導入すると、正確に顧客状況に応じた最適なサポートができるようになります。しかし、膨大な顧客情報やそれに付随するチャーンレートなどの指標は一元管理しなければ、必要な情報を探すのに時間がかかってしまい非効率的です。 そこで、一つのツールだけで、あらゆる情報管理を完結できるものを選びましょう。なかでも、「高精度な検索機能が搭載されたツール」であれば、細かな数値だけでなく、過去の対応状況もすぐに参照できるので、スピーディーかつ適切なサポートにつながります。 結論、顧客情報を管理するには、あらゆる情報の管理・共有ができ、超高精度な検索機能を備えたツール「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」には、画像・ファイルを含むあらゆる情報を集約できるので、膨大な顧客情報も簡単に管理できます。さらに、“上司に質問するように探せる”生成AIを活用した「自然言語検索」では、AIが必要な情報を提示してくれるので、誰でも簡単にほしい情報を見つけられます。 【ナレカン】顧客情報の一元管理が簡単にできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【commune】顧客に能動的なアクションを促す communeの特徴 課題の自己解決を促進する 顧客同士のコミュニティを構築することで、自発的な課題解決を促進できます。また、顧客の抱える潜在ニーズの発見にもつながります。 アンケート回答率を向上させる ポイント機能・バッジ機能を使えば、アンケート回答やメルマガへの反応に応じてインセンティブを付与できます。それにより、顧客の能動的なアクションを促します。 communeの機能・使用感 投稿やコメントをモニタリングできる 投稿やコメントをモニタリングでき、ユーザ間のコミュニケーション活性化と、炎上リスクを抑制できるので安心して利用できます。 アンケート回答率の向上 ユーザーからのアンケートを参考にしたいのに、回答が集まらないという場合には、ポイント/バッジ機能が役立ちます。 communeの注意点 セキュリティ面での懸念事項あり プランによってセキュリティ対策に差があるため、導入前に確認しておきましょう。 コンテンツの掲載順が変更できない 利用しているユーザーからは「コンテンツの掲載順の変更機能が欲しい」といった改善を求める声も上がっています。（参考：ITreview） communeの料金体系 ライト・スタンダード・プロフェッショナル・エンタープライズの4つのプランがあります。詳細については、お問い合わせください。 communeの詳細はこちら [articlebanner] 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャネルトーク】優れた接客をするための機能搭載 チャネルトークの特徴 迅速な対応を実現する メール・Instagram DM・LINEなど顧客対応が一元管理可能なので、顧客からの問い合わせに素早く反応できます。 サポートbotの設置で業務効率がアップ サポートbotを作成することで軽微な質問はbot内で対応でき、コンバージョンやLTVにつながる内容のみ担当者につなげることができます。 チャネルトークの機能・使用感 ALFが顧客の問い合わせに対応できる チャネルトークでは、生成AIが会話の流れを理解して、オペレーターに代わり顧客の問い合わせを解決していきます。また、指示された範囲外の問い合わせには、回答しない運用なので、安心して使えます。 対応プロセスを一目で把握できる 顧客対応のプロセス全体を、1つの画面から確認できるため、複雑な対応も可視化しやすくなります。 チャネルトークの注意点 顧客との距離感に注意が必要 チャットでのやりとりは、メールのように定型文がなく気軽にできる点がメリットですが、フランクすぎる接客にならないように注意しましょう。 リリースされた新機能の説明マニュアルがない 利用しているユーザーからは、「リリースされた新機能が急に反映されたり該当の機能の説明のマニュアルがない」という声も上がっています。（参考：ITreview） チャネルトークの料金体系 料金プランは以下の通りです。 無料プランあり Early Stage：3,600円~/月（月払い） Growth：9,600円~/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ チャネルトークの詳細はこちら [articlebanner] 【CustomerCore】質の高い顧客データ活用プラットフォーム CustomerCoreの特徴 必要な情報をリアルタイムで確認できる 顧客の利用状況や傾向、コミュニケーション履歴など、あらゆる情報を確認することができます。 顧客単位でタスクを作成できる 解決すべき課題とタスクを紐づけて作成・管理できます。また、アラート通知と連動させて、担当者に自動でタスクをアサインすることも可能です。 CustomerCoreの機能・使用感 システムによる解約防止サポート 顧客にアプローチすべきタイミングをシステムがサポートしてくれるので、想定外の解約やアプローチ不足を回避できます。 作業負担の軽減に貢献する 契約・請求内容だけでなく、コミュニケーションデータまで顧客に関するあらゆる情報を一元管理できます。 CustomerCoreの注意点 料金が高額である 初期費用・月額費用が高額なため、予算と費用対効果を検討することが必須です。 情報が流れやすい CustomerCoreは、Slackと連携することで社内メンバーとのやりとりも実現します。ただし、Slackのようなチャット形式では情報が流れやすい点に注意が必要です。 CustomerCoreの料金体系 CS設計アシスト アドバイザリー：200,000円/月~ ストラテジー：800,000円/月~ CS業務アシスト スタンダード：400,000円/月~ カイゼン＋：800,000円/月~ ストラテジー：1,500,000円/月~ CustomerCoreの詳細はこちら [articlebanner] 【Onboarding】ユーザーごとに最適なガイド表示が可能 Onboardingの特徴 簡単にチュートリアル・ガイドを作成できる チュートリアル形式のヒントや操作ガイドを、ユーザーの属性に応じて簡単に作成できます。ユーザーごとにUI/UXを設定できる点も特徴のひとつです。 ノーコードで作成できる ガイドの作成はノーコードでできるので、専門的な知識がないという方でも思い通りの設定が可能です。 Onboardingの機能・使用感 ITに不慣れな職場にも浸透しやすい 簡単な操作性なので自分たちで進めることができ、ITリテラシーが高くないという職場にも適しています。 ヒント機能により問合せの数を削減できる 利用しているユーザーからは「ヒント機能を使い、基礎的な用語の問合せを削減できた」という声があります。（参考：ITreview） Onboardingの注意点 ガイド案内を乱用しすぎないように注意が必要 ガイド案内が多いと作業が所々で中断され、かえって顧客のストレスになるので、使用頻度に注意が必要です。 アプリ未対応である オンボーディングツールとして満足している一方で「アプリ未対応であるため、アプリ版に導入してほしい」と、メイン機能以外で改善を求める声があります。（参考：ITレビュー） Onboardingの料金体系 料金については、問い合わせが必要です。 Onboardingの詳細はこちら [articlebanner] 【Zendesk】問合せ対応を効率化できる Zendeskの特徴 さまざまなチャネルに対応 Webサイトやメール、電話、SNSなどのチャネルに対応しており、さまざまな問合せを一元管理できます。また、顧客はサポートを受けるための専用の「チケット」を発行することで、ついで感覚での緊急性の低い問い合わせを抑制できます。 短時間でセットアップできる 更新された「チケット」をどのように処理するかを、自身でセットアップすることができます。 Zendeskの機能・使用感 AIがお客様に役立つ情報を瞬時に提示 AI搭載ボットが顧客からの質問に自動で回答するので、問合せ対応の時間を大幅に削減できます。 AIによる問合せ内容の自動分析 AIが顧客からの問合せに目的、言語、印象のラベルを自動でつけて分析するので、対応すべき問合せの優先順位を考える手間を削減します。 Zendeskの注意点 検索の精度が高くない 利用しているユーザーからは、「特定の条件で絞り込むことが難しいことがある」と検索の精度やフィルタリングに関して改善を求める声が上がっています。（参考：ITreview） サポート体制があまり手厚くない 利用しているユーザーからは「エラーが多く、サポートケアが遅い」という声があります。（参考：ITreview） Zendeskの料金体系 $19~/ユーザー/月 詳細は要問合せ Zendeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのカスタマーサクセスツール6選比較表 以下は、おすすめのカスタマーサクセスツール6選の比較表です。それぞれ機能が異なるため、どのツールが自社に最適なのか比較検討しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 commune チャネルトーク CustomerCore Onboarding Zendesk 特徴 情報の一元管理が可能 顧客に能動的なアクションを促せる 優れた接客をするための機能搭載されている 質の高い顧客データ活用プラットフォーム ユーザーごとに最適なガイド表示が可能 問合せ対応を効率化できる 注意点 情報の管理がメイン機能のため、分析やグラフ化不可 セキュリティ対策がプランによって異なる点に要注意 チャットでのやりとりが主なので、フランクすぎる接客にならないように注意 初期費用・月額費用が高額なため、予算と費用対効果を検討することが必須 ガイドやポップアップの表示頻度が多くなりすぎないように注意 サポート体制があまり手厚くない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・要問合せ ・無料プランあり ・有料プランは3,600円~/月～ ・無料プランなし ・有料プランは月額費用200,000円/月~ ・要問合せ ・無料プランなし ・有料プランは月額費用$19~/月~ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「commune」の詳細はこちら 「チャネルトーク」の詳細はこちら 「CustomerCore」の詳細はこちら 「Onboarding」の詳細はこちら 「Zendesk」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスツールの選定ポイント ここでは、カスタマーサクセスツールの選定ポイントをご紹介します。効率的にツールを運用しているチームでは、以下のポイントを踏襲したツール選定ができているのです。 （1）ツールのタイプが自社にマッチしているか カスタマーサクセスツールは、導入目的によって以下4つのタイプに分かれます。 コミュニティ管理タイプ 顧客同士でサービス活用のノウハウや成功事例をシェアするコミュニティの構築によって、顧客が自力で解決できる環境を整えることが目的です。顧客が自力で解決できれば、カスタマーサクセスへの問い合わせ件数の減少も見込まれます。 顧客状況の把握タイプ 顧客の利用状況や購入履歴、契約データの集計や分析にかかる人員や時間のコストを減らし、業務の効率化が図れます。また、解決すべき課題やタスクを管理し、対応漏れにも繋げられます。 操作ナビゲーションタイプ 顧客がサービスを利用できるようにチュートリアルやポップアップを活用するなど、使い方のナビゲーションが主な目的です。Webサイト自体を変更するといった大掛かりな作業を避けつつ、サイト改善ができます。 顧客対応改善タイプ 顧客からの問い合わせを一括管理し、正確でスピーディーに対応できる仕組み作りが目的です。顧客からの問い合わせの経路は多様化しているので、各チャネル（流入経路）ごとに情報をまとめられます。 以上のように、タイプによって機能性や導入効果が異なるため、自社の課題がどのタイプであれば解決できるのか明確にすることが、ツール選定のポイントになります。 （2）運用目的と機能がマッチしてるか 導入予定のツールの機能が運用目的とマッチしているかの確認も必要です。 仮に、担当者の「便利そう」という一存のみで決めた多機能なツールでは、現場のメンバーが使いなせなければ放置されてしまいます。また、ツールを導入したとしても、ツールの機能や運用方法が適切でなければ、目的を達成できずに無駄なコストとなりかねません。 したがって、機能や解決したい課題を抽出する一方で「導入後の運用」も視野に入れた選定をしましょう。 （3）プロセスを可視化できるか プロセスを可視化でき、情報として残せるツールを選びましょう。 顧客とのやりとりが可視化できていれば、顧客対応の期間が空いてしまったときや顧客ごとの担当者が変更になったときでも、迅速な対応が可能です。 ただし、やりとりを残すときは、第三者が内容を読んですぐに理解できる内容でなければなりません。万が一、タスクが漏れて十分な対応ができなければ、顧客満足度の低下だけでなく解約に発展するリスクがあるからです。 そのため、「情報を構造的に管理できるツールの使い勝手」「どのように情報を残すかのルール」が明確になると、プロセスの可視化にも大きく貢献するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスツールの選定ポイントとおすすめまとめ 今回は、カスタマーサクセスツールのおすすめツール6選と選定ポイントを中心に紹介しました。 カスタマーサクセスツールを活用すれば、分析工数の削減をしつつ、顧客満足度の向上につながります。ただし、ツールを導入して顧客情報を管理しても、複数のツールに情報が分散されていると必要な情報がすぐに見つからず、迅速な顧客対応ができません。 そのため、あらゆる情報を一つのツールに一元管理して、必要な情報をすぐに把握できる体制を整えることが重要なのです。ただし、多機能なツールは複雑な傾向があるため、ツールの「機能性」はもちろん、導入後の「運用設計」にも注視しましょう したがって、顧客情報・利用状況、顧客とのやりとりすべてを情報として簡単に管理・検索できる情報管理ツール「ナレカン」が最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、必要な情報をすぐに探し出せないという悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、「サブスクリプション」がビジネスとして注目を集めており、顧客の継続購入を目指してカスタマーサクセスに取り組む企業が増えています。しかし、正しく数値を追えていなかったりトークスキルが弱かったりすると、顧客に成功体験をもたらせません。 しかし、なかには、「カスタマーサクセスを実現していくには、何をすべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、カスタマーサクセスを実現するうえで必要なKPIや、管理におすすめの方法をご紹介します。 カスタマーサクセスを正確に理解して顧客に適切なサポートがしたい カスタマーサクセス実現のための具体的なステップを知りたい カスタマーサクセスの業務効率化に役立つツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、カスタマーサクセスの管理指標を正確に把握したうえで、カスタマーサクセスの効率化につながるヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 カスタマーサクセスとは2 カスタマーサクセスが求められる背景2.1 多様化する消費者ニーズ2.2 サブスクリプション型ビジネスモデルの普及3 カスタマーサクセスに向いてる人の特徴とは4 カスタマーサクセスで重視するKPI4.1 チャーンレート（解約率・維持率）4.2 LTV（顧客生涯価値）4.3 NPS（ネットプロモータースコア）5 カスタマーサクセスチーム立ち上げのための具体的なステップ5.1 ステップ1：目的を明確にする5.2 ステップ2：必要な人材を確保する5.3 ステップ3：正しいKPIを設定する6 カスタマーサクセスに必須のナレッジ管理ツール6.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」7 カスタマーサクセスの成功事例7.1 BtoB｜株式会社セールスフォース・ジャパン7.2 BtoC｜ワークマン株式会社8 カスタマーサクセスの概要や使われるKPIまとめ カスタマーサクセスとは カスタマーサクセスとは顧客を成功へと導くための能動的な取り組みを指します。 また、カスタマーサクセスと似た言葉に「カスタマーサポート」がありますが、カスタマーサポートは顧客からの問い合わせなど、サポートを求められたときに働きかける受動的な取り組みであり、カスタマーサクセスとは別の概念です。 カスタマーサクセスにより顧客の悩みを拾い、適切なアプローチができれば、LTV（顧客生涯価値）を最大化させられます。さらに、成功パターンが増えれば、新規顧客と接触するときの会話の糸口が広がるので、重要な業務であると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスが求められる背景 ここでは、カスタマーサクセスが求められる背景について2点解説します。「商品を提供しているが、自社にカスタマーサクセスの部署がない」という場合は、以下で重要性を理解しましょう。 多様化する消費者ニーズ カスタマーサクセスが求められる背景の一つとして、消費者ニーズが多様化していることが挙げられます。 市場が成熟した現代では、多様化した消費者ニーズに応える中で、機能や技術による差別化が難しくなっています。そのため、製品・サービスを通じた体験や精神的な満足が重視され始めています。 したがって、顧客に成功体験という価値を提供する手段として、カスタマーサクセスが求められているのです。 サブスクリプション型ビジネスモデルの普及 サブスクリプション型ビジネスモデルの普及も、カスタマーサクセスが求められる背景として考えられます。 以前の営業スタイルでは、日用品や食品の販売のような「売り切り型」のビジネスモデルが主流であり、契約締結が収益確定のゴールでした。しかし近年では、ITシステムを中心に「サブスクリプション」が急速に拡大したため、契約をスタート地点とした、継続的な利用が企業の収益に直結するビジネスモデルに変化しています。 そのため、契約の維持につながるカスタマーサクセスが重視されるようになったのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスに向いてる人の特徴とは 以下では、カスタマーサクセスに向いている人の特徴について解説します。 顧客の成功を第一に考える姿勢がある人 顧客のニーズや悩みを解決するには、顧客との長期的な関係を築くことが不可欠です。そのため、顧客の視点に立って「自分事」として考えることができ、それを達成するために全力を尽くせる人に向いていると言えます。 新しいスキルや知識を常に学ぶ意欲がある人 新しいスキルや知識を追求する意欲の高い人に向いていると言えます。カスタマーサクセスでは、変化する顧客のニーズや市場の動向に対応が求められるため、常に学ぶ姿勢を持つことが、最適なサービスの提供につながるのです。 新しい状況に対応する能力がある人 変化への対応力が求められるカスタマーサクセスに向いていると言えます。カスタマーサクセスでは、多くの顧客を相手にするため、状況に応じて優先度を設定したり、提案内容を変更したりと柔軟性が必要になります。 このように、顧客のニーズを正確に汲み取ったり、新しい知識やスキルを貪欲に吸収したり、柔軟な対応ができたりといった能力に長けている人は、カスタマーサクセスの実現において必要不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスで重視するKPI ここでは、カスタマーサクセスで重視するKPIをご紹介します。 KPIとは「重要業績評価指標」を意味し、企業の目標達成に向けたプロセスにおいて、達成度を計測・評価するための指標です。多くの企業では、以下のKPIを管理し、顧客満足度の向上につなげています。 チャーンレート（解約率・維持率） チャーンレートとは、顧客の継続利用を計る「解約率・維持率」を意味します。 目標に設定する数値は業種別に異なりますが、目安とされる平均解約率は3～10％です。顧客の継続購入のためにも自社の業種に合わせた適切な数値設定が求められます。 主に月額で利用するサービスをはじめとした、定期購入が必要なサービスにおいて重要視される項目です。 LTV（顧客生涯価値） LTVとは、顧客が契約期間において自社にもたらす利益を意味します。 LTVの向上は、顧客の継続購入や単価の高い商品の購入につながるので、LTVを最大化できるようにカスタマーサクセスを実施しなればなりません。たとえば、商品やサービスの利用に伴う使い方のサポートを手厚くすることで、顧客の離脱を下げる施策などがあります。 ほかにも、顧客がより高い単価の商品利用に移行した数値を表す「アップセル率」や、関連商品を追加購入した数値を表す「クロスセル率」を計測すると、販売数増加に向けた施策が定量的に分析できるのでおすすめです。 NPS（ネットプロモータースコア） NPSとは、顧客が考える購入商品の「推奨度」を意味します。 NPSは顧客満足度とは異なり、推奨度合いまで数値化をするので、より企業の利益と関連性が高い数値分析にもつなげられます。 そして、NPSはアンケートにより測定できます。測定した数値から顧客ロイヤルティ（サービスへの親しみ）を可視化させ、カスタマーサクセスへ繋げましょう。 一方、顧客ロイヤルティが高い顧客を抽出したり、新しい施策を検討したりするには、顧客情報が正しく管理されていなければなりません。そこで、今日では「ナレカン」のようなITツールを使って、顧客情報を効率的に管理する企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスチーム立ち上げのための具体的なステップ ここでは、カスタマーサクセスチーム立ち上げのための具体的なステップを3つに分けて解説します。 ステップ1：目的を明確にする まずは、なぜカスタマーサクセスを実現したいのか、目的を明確にしましょう。 明確な目的が共有されていないと、チームの立ち上げは困難です。近年の多様化する消費者ニーズや、ビジネスモデルの変化を説明し、カスタマーサクセスが重要であるという認識を社内で共有しましょう。 社員にもカスタマーサクセス実現が重要だという認識ができれば、チームの立ち上げもスムーズにできるのです。 ステップ2：必要な人材を確保する カスタマーサクセスチームの立ち上げにあたり、「責任者」と「メンバー」が必要です。 たとえば、責任者には「高いチームマネジメント能力」と「カスタマーサクセスへの理解」が求められます。責任者は、チームの業務プロセスの作成や改善、メンバーのスキルアップのサポートなどを実施する必要があるからです。 一方メンバーには、「高いコミュニケーション能力」や「論理的思考能力」が欠かせません。これらの能力は、顧客との長期的な関係を構築したり、顧客の抱える課題の原因の特定、解決するのに必要です。 以上のような能力を持った人材を確保して、チームを作りましょう。 ステップ3：正しいKPIを設定する カスタマーサクセスチームの人材を確保したら、次はKPIを設定しましょう。 KPIを設定していなければ、カスタマーサクセスを実施しても、、効果を測定する指標がないのでPDCAサイクルを回せません。カスタマーサクセスのPDCAサイクルを回してサービスの改善を実施しないと、顧客満足度の向上にはつながらないのです。 KPIを用いて効果を測定するには、顧客情報を正確に把握する必要があるので、ITツールを利用して情報管理するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスに必須のナレッジ管理ツール 以下では、カスタマーサクセスの実現に必須のナレッジ管理ツールをご紹介します。 カスタマーサクセス成功のためには、「正確な情報を把握すること」が重要です。なぜなら、顧客の情報を正確に把握できていなければ、最適な対応ができず、顧客満足度の低下につながってしまうからです。 そこで、チーム全員が同じ情報量を把握しておけるよう「顧客に関する情報を一元管理できるツール」を導入しましょう。ただし、顧客情報の量が膨大になると、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうので、検索機能が優れたものを選ぶ必要があります。 結論、自社でカスタマーサクセスを実現するには、顧客情報をすべて「一元管理」でき、「超高精度検索」で探し出せるツール「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「キーワード検索」では、社内情報を”Google検索”するように探せるうえに、生成AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように必要な情報を簡単に見つけられます。そのため、莫大な顧客情報のなかから、正確な情報を把握できるので、顧客一人ひとりに寄り添ったサポートが可能になるのです。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスの成功事例 カスタマーサクセスを最大限に実現させるためには、他企業の成功事例が参考にできます。そこで以下では、カスタマーサクセスを行う企業の成功事例を2つご紹介します。 BtoB｜株式会社セールスフォース・ジャパン 引用：株式会社セールスフォース・ジャパンの公式HP 株式会社セールスフォース・ジャパンは日本法人において2004年からカスタマーサクセスを取り入れている企業です。 株式会社セールスフォース・ジャパンが実践している「顧客が成功する具体的なステップ」は次の通りです。 最終目標を設定する 目標達成のための戦略・施策・KPIを検討する 顧客の定着化に向けて運用ルールを策定する 業務改善のために解決策を出す 以上の段階を踏み、顧客に合わせた支援を考えて適切なフォローを見出したので、カスタマーサクセスの実現に繋げられたのです。 参照：カスタマーサクセスの成功創出事例にみる、取り組みのポイント❘Marketics BtoC｜ワークマン株式会社 引用：ワークマン公式HP ワークマン株式会社は自社製品を使うユーザーと積極的なコミュニケーションを取る方法でカスタマーサクセスを実現させています。 具体的な取り組みでは、SNSで自社製品に関する発信をリサーチし、ユーザーの悩みに応じた製品開発を行っています。 顧客とのコミュニケーションを重視し、顧客の悩みに働きかけることでカスタマーサクセスを成功させているのです。 参照：ネットフリックス、ワークマン…「コロナ禍でも成長する企業」に共通の考え方 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カスタマーサクセスの概要や使われるKPIまとめ これまで、カスタマーサクセスの概要や重視されるKPI、カスタマーサクセスの実現に必須となるナレッジ管理ツールを中心にご紹介しました。 カスタマーサクセスは、顧客満足度の向上を図り、継続購入につなげるための重要な業務です。そこで、カスタマーサクセスの実現に向け、業種や企業目標に応じた「チャーンレート」やLTV、NPSを設定し、管理しているチームも多いのです。 しかし、顧客データやKPIの数値データを蓄積・共有・管理しなければ、適切なカスタマーサクセスが実現できません。とくに、顧客情報の量が膨大になると、必要な情報を探すのに時間がかかってしまい、業務効率も低下してしまいます。 したがって、自社のカスタマーサクセスを実現するには、個人の検索スキルに関わらず、必要な情報を簡単に見つけ出せるナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、カスタマーサクセスの効率化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、デジタル技術で社会やビジネスを変えていく「DX（デジタル・トランスフォーメーション）」に取り組む企業が増えています。政府も企業のDX化を支援するなど、社会全体で取り組まれているのです。 しかし、DX化に踏み出したものの、うまくいかなかったという企業も多いのが現状です。実際に、「自社でDXがなぜ進まないのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、DXがうまくいかない原因と成功のポイントを解説します。 DXが成功する企業と失敗する企業の違いを理解したい 自社でDXがうまくいかない原因を把握したい 自社のITリテラシーに合った方法でDXを進めたい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、DXがうまくいかない原因を理解できるうえ、DXを成功させるヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 DX化とは2 DXが成功する企業と失敗する企業の違い2.1 DXが成功する企業の特徴2.2 DXが失敗する企業の特徴3 DXがうまくいかない4つの原因3.1 （1）経営層のDXへの理解が足りない3.2 （2）DXの目的が定まっていない3.3 （3）DXに必要な人材が不足している3.4 （4）システムを導入して止まってる4 DX化がうまくいかない状態を放置するリスクとは4.1 （1）競争力が低下する4.2 （2）生産性が低下する4.3 （3）情報漏洩の危険性が高まる5 DX化を成功させる2つのポイント5.1 （1）自社の課題を把握する5.2 （2）継続して運用サイクルを回す6 中小企業のDXをサポートするおすすめのツール6.1 導入から運用まで手厚いサポートのあるツール「ナレカン」7 DXがうまくいかない原因まとめ DX化とは ここでは、DX化の意味を解説します。 DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術によって業務フローを改善したり新たなビジネスを生み出したりする動きのことです。 また、DXが進んでいる背景には、スマートフォンやSNSが急速に浸透したこともあります。企業は激しい時代変化へ対応するためにも、DX化が必須となっているのです。 参照：デジタルガバナンス・コード2.0 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXが成功する企業と失敗する企業の違い 以下では、DXが成功する企業と失敗する企業の特徴を説明します。自社に当てはまる項目がないか確認し、後者に該当する場合には、早急に改善を図りましょう。 DXが成功する企業の特徴 DXが成功する企業の特徴は以下の3点です。 明確な目的を設定し共有している DXの目的が「売上向上」「業務効率化」など明確で、職場全体に共有されています。 業務プロセスを見直している ツールやシステムの導入前に既存の業務プロセスを見直して課題を把握しています。 KPIを設定し、効果測定をしている DXの効果を測定するためのKPI（重要業績指標）を設定し、定期的に自社のDXの見直しと改善を実施しています。 つまり、DXが成功する企業は、単純にテクノロジーを導入するだけではなく、DX化によって自社の課題を解決できるかを検討し、定期的にPDCAサイクルを回しているのです。 DXが失敗する企業の特徴 DXが失敗する企業の特徴は以下の3点です。 目的が不明確である 「とりあえず周りに合わせてDXをやってみる」と目的が曖昧なまま、DXに取りかかっている場合が多いです。 テクノロジーの導入が目的となっている 最新のテクノロジーを導入すること自体が目的となってしまい、業務改善につなげられていません。 DXの効果を測定する指標が設定されていない DXの効果を測定する指標を設定せず、効果が可視化できていない企業はPDCAサイクルを回せないので、DXが失敗に終わってしまいます。 このようにDXが失敗する企業は、ツールやシステムを導入すること自体が目的となってしまい、DX推進のPDCAサイクルを回せていないという特徴があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXがうまくいかない4つの原因 ここでは、DXがうまくいかない原因を解説します。以下を参考に、自社のDXが進まなかった原因を正しく把握しましょう。 （1）経営層のDXへの理解が足りない DXがうまくいかない原因の一つに、経営層のDXに対する理解が不十分なことが挙げられます。 DX化を成功させるには、経営層がDXやITシステムを十分に理解したうえで、社内全体を巻き込んだ仕組みをつくる必要があります。単純に「有名なITシステムを導入する」だけでは、期待するような効果は表れないのです。 そのため、経営層がDXの効果やメリット、さまざまなITツールの特徴を正しく理解した上で、社内全体を巻き込んだDXを進めましょう。 （2）DXの目的が定まっていない DXがうまくいかない原因には、DXの目的が定まっていないことも挙げられます。 DXには「業務プロセスを改善して労働時間を短縮する」といった明確な目的が不可欠です。たとえば、ITシステムを選定するときに目的が設定されていないと、導入後に「何のためにITシステムを導入したのかわからない」という状況になってしまいます。 あくまでも「ITシステムの導入」はDXのための一つの手段なので、DXを推進する前に目的を明確しましょう。 （3）DXに必要な人材が不足している DXに必要な人材の不足も、DXが失敗する原因となります。 DXを進めるには、IT人材が欠かせません。とくに、多機能なシステムを社内で運用するには、専門的な知識がある人材が必要です。 しかし、労働者不足が進む日本では、IT人材の確保が難しくなっています。IT人材が不足している状態でDXを進めると、システムを十分に使いこなせず、最終的に放置されてしまう可能性もあります。 そのため、社内人材のリスキリングや、個人のITスキルに関わらず使えるようなITツールの導入が必要です。 （4）システムを導入して止まってる DXが失敗してしまう最後の原因は、システムを導入するだけで、運用ができていないことです。 DXにおいて、システムの導入はあくまでも「手段」であって「目的」ではありません。システムの導入によって自社の抱える課題を解決するのが、DXの本来の目的なのです。 よって、システムを導入する前になぜDXを進めるのか目的を明確にして、その目的達成のためにはどんなDXが必要なのかを社内で話し合いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX化がうまくいかない状態を放置するリスクとは ここでは、DX化がうまくいかない状態を放置するリスクを解説します。「上手くいかないから」といってDX化を断念してしまえば、将来的に機会損失につながりかねません。 （1）競争力が低下する DX化しないリスクのひとつとして、競争力の低下が挙げられます。 DX化が進んでいる企業であれば、ビックデータを活用して最新の顧客動向を把握することができます。一方、DX化が遅れている企業は情報収集・管理が上手くいかず、競争力が低下してしまいます。 したがって、自社の競争力を高めるためにも、DXに踏み切る必要があるのです。 （2）生産性が低下する 生産性の低下もDX化しないリスクの一つに挙げられます。 DX化を進めている企業は、多くの業務をデジタル化して、情報共有やナレッジ管理を行っています。また、他部署との連携やオンラインでのやりとりなど、柔軟な連携によって業務フローを効率化しています。 一方、紙や口頭といったアナログな方法で情報管理・共有をすると、仕事に無駄が生じて効率が悪くなってしまいます。また、情報の属人化が生じて社員同士の連携もスムーズにできません。 以上のことから、企業の生産性ひいては企業の利益率を高めるためにも、DX化は急務なのです。そのため、昨今では、ナレッジ管理に特化した「ナレカン」のようなツールを使って、DX化を成功させる企業が増えているのです。 （3）情報漏洩の危険性が高まる DX化しないリスクの最後は、情報漏えいの危険が高まることです。 大規模企業の場合、管理すべき資料は膨大にあるため、紙媒体での情報管理では盗難や紛失のリスクが高まるうえに、原因を特定するのも難しいです。実際に情報が漏えいすると、自社は大きな損害を受ける可能性があるので、ITツールで的確に管理しましょう。 結論、第三者に情報漏えいする危険性がない「厳格なセキュリティ水準をクリアしているITツール」がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX化を成功させる2つのポイント ここでは、DX化を成功させるポイントを解説します。以下で紹介する2つのポイントを押さえると、自社のDXを成功させることができます。 （1）自社の課題を把握する DX化を成功させるには、はじめに自社の課題を把握しておきましょう。 DXを進めるにあたって、ITツールやシステムの導入から取りかかりがちですが、まずは現状の課題を洗い出すのが重要です。現状の課題の把握が難しい場合は、業界業種問わず重要な情報管理の仕組みから見直しましょう。 自社の課題が明確になったら、その課題を解決するためにどんなDXが必要なのかを考えましょう。 （2）継続して運用サイクルを回す DX化を成功させるには、継続して運用サイクルを回す必要があります。 ITツールやシステムを導入したからといって、すぐに業務が改善されるわけではありません。導入後も、KPIなどDXの効果を測定する指標を設定し、定期的に見直して改善する必要があります。 さらに、導入したITツールやシステムが、社内に浸透しているかの確認も重要です。したがって、導入したシステムやツールを継続的に運用するには、導入後の手厚いサポート体制が整ったものを選ぶのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 中小企業のDXをサポートするおすすめのツール 以下では、自社のDXをサポートするおすすめのツールを紹介します。 DXを成功させるには「自社に合ったITツールを導入し、運用計画を立てる」ことが重要です。自社の課題に合わないITツールを導入してもコストの無駄になってしまい、さらにITツールを導入したとしても運用計画を立てなければ、社内にうまく浸透しません。 ただし、ITツールを導入したからと言って、すぐに成果がでるわけではない点に注意しましょう。とくに、規模感の大きい企業では、根本的な仕組みを変えていくことになるため、長期的に「運用サイクル」を回していくことが成功の秘訣となるのです。 結論、中小企業がDX化するのに最適なツールは、導入から運用まで手厚いサポートのあるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像・ファイルを含むあらゆるナレッジを集約できるので、情報管理をDX化したいという場合に最適です。また、専属担当者が導入後も手厚くサポートしていくので、”運用コストが無駄になる”といったリスクを防げます。 導入から運用まで手厚いサポートのあるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXがうまくいかない原因まとめ ここまで、DXがうまくいかない原因とリスク、成功のポイントを紹介しました。 生産性を高め、競争力のある企業に成長していくためには、DX化が急務の課題です。そして、DXを成功させるには、自社の課題を正しく把握した上でITツールを導入し、長期的に「運用サイクル」を回していくことが重要です。 一方、導入するツールを選ぶときには「導入後の運用に関する手厚いサポートがあるかどうか」にも注目しましょう。長期的に「運用サイクル」を回すには、ツール導入後の運用計画の設計がとても重要です。 そこで、導入から運用まで手厚いサポートのあるツール「ナレカン」が最適です。加えて、ナレカンは国際規格認証のセキュリティ「ISO27001」を備えているので、大手企業でも安心して使えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でアナログな情報管理から脱却し、DX化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務のムリ・ムダ・ムラを省く業務効率化は、昨今多くの企業が積極的な取り組んでいる課題であり、コールセンター業においても取り組む企業が多いです。 しかし、コールセンター業務の課題抽出ができず、どのようにアプローチをすれば良いかわからない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コールセンターで業務効率化が必要な理由と手法・注意点を解説します。 コールセンターで業務効率化が必要な理由を知りたい 業務効率化を実現する手法や注意点を把握し、実践したい コールセンターの業務を効率化できるITツールを探している という方は今回の記事を参考にすると、コールセンターで業務効率化を進めるべき理由や注意点を理解しながら、自社に最適な手法を導入して業務効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 コールセンター業務を効率化しなければならない背景2 コールセンターで管理すべきKPIとは3 コールセンターの業務を効率化するメリット3.1 コストカットの実現3.2 業務負荷の軽減4 コールセンターの業務を効率化する方法4.1 顧客ごとの対応時間を短縮化する4.2 適切な人材配置を実施する4.3 教育制度を充実させる4.4 情報共有を活性化する5 コールセンターの業務効率化の注意点5.1 サービスの質も意識する5.2 同時に複数施策を取り入れない6 コールセンターの業務効率化を実現するおすすめのツール6.1 コールセンターの業務効率化に役立つツール「ナレカン」7 コールセンターの業務効率化の成功事例7.1 名古屋市｜産業部・市民生活部7.2 東京ガス株式会社8 コールセンターで業務効率化が必要な理由と手法・注意点のまとめ コールセンター業務を効率化しなければならない背景 コールセンターの業務効率化が求められる背景には、顧客の流入チャネルが多様化したことがあります。 従来は電話やメールでの問い合わせが一般的でしたが、今日ではチャットボットやSNSで問い合わせをする顧客もいます。このように、顧客の流入経路の手法が増えて対応も複雑化した分、オペレーターの対応能力も以前より求められるようになったのです。 しかし、オペレーターの能力を上げるために、各個人に最適化された教育手法をとることは現実的ではありません。そこで、業務フローや教育体制の仕組みを見直し、効率的にスキルアップできる環境が必要になったことも背景のひとつとして挙げられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターで管理すべきKPIとは 以下ではコールセンターで管理すべきKPIを解説します。KPIは「重要業績評価指標」と呼ばれ、コールセンターにおいては以下の項目をKPIとして設定することが多いです。 KPI名 内容 応答率 着信に対してどれほど電話を取り、応答できたかを示す割合 放棄呼率 着信があったものの、対応できなかった割合 稼働率 勤務時間のうち、電話業務が占める割合 SL（サービスレベル） 着信に対して、任意に設定した時間内で応答した割合 ASA（平均応答速度） 着信に対して、応答ができるまでにかかった時間 AHT（平均処理時間） 一人あたりの顧客対応にかかった時間の平均 ACW（平均後処理時間） 一人あたりの顧客対応後、後処理にかかった時間の平均 ATT（平均通話時間） 一人あたりにかかる通話時間の平均 CPC（1コールのコスト） コール1回あたりにかかるコスト（時間・リソース含む） 以上がコールセンターにおける代表的なKPIですが、企業によってより細かく管理する場合もあるので、自社の運用と照合しながら管理する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの業務を効率化するメリット ここでは、コールセンターの業務を効率化するメリットを解説します。業務効率化への積極的な取り組みにより、企業は以下のメリットの享受が可能です。 コストカットの実現 コールセンターの業務効率化は、コストカットの実現に繋がります。 業務効率化によって、オペレーターの平均対応時間が短縮されると、1つの問い合わせにかかる時間が大幅に削減できます。本来一件しか対応できなかった時間で、複数の問い合わせ処理ができるようになれば、勤務時間内での対応可能件数が格段に向上するのです。 その結果、顧客対応を理由で発生していた時間外労働が減り、人件費軽減も実現します。 業務負荷の軽減 コールセンターの業務効率化は、オペレーターの業務負荷軽減に直結します。 業務効率化では業務の無駄を省くために、フローの見直しや再構築が欠かせません。そこで、顧客対応時に統一されたフローを構築できれば、オペレーターは業務フローに則って顧客対応が進められるようになります。 オペレーターの知識量や経験の差に左右されずに対応できるので、クレームリスクを減らしたうえで、対応時間の短縮が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの業務を効率化する方法 以下では、コールセンターの業務を効率化する手法を解説します。自社の現場の現状を考慮し、どの手法が適しているかを見極めて取り組むことが大切です。 顧客ごとの対応時間を短縮化する コールセンターの業務を効率化するためにも、顧客ごとの対応時間を短縮化しましょう。 問い合わせ一件あたりにかかる処理時間や通話時間が短縮できれば、オペレーターひとりあたりが処理できる件数を大幅に増やせるからです。対応時間を短縮化する例として、類似事例のナレッジ化や各個人への個別のフィードバックが挙げられます。 また、一件あたりの平均的な処理時間を設定しておき、オペレーターごとにATT（平均通話時間）を記録すると、対応に時間がかかってしまった原因特定がしやすくなります。 適切な人材配置を実施する コールセンター業務を効率化するには、適切な人員配置を徹底しましょう。 オペレーターは「機械系の知識がある」「傾聴力がある」など、それぞれ得意とするものに違いがあります。そのため、「機械系に強いオペレーターはテクニカル担当」「傾聴力があるオペレーターは料金窓口」などそれぞれの強みに応じた振り分けをしましょう。 ただし、人材配置をするときに「各オペレーターのスキルが可視化」されていなければ、マネジメント側もどのように配置をすべきかがわからなくなってしまいます。そこで、誰が何のスキルに秀でているのかを管理できる仕組みが必要です。 教育制度を充実させる コールセンターの業務効率化を実現させるには、教育制度を充実させましょう。 コールセンターの業務のメインは、オペレーターによる電話対応です。ただし、環境改善に努めても、オペレーターのスキルが向上しなければ業務効率化は実現できません。 オペレーターのスキル向上のためにも、教育制度を充実させ、不明点があった場合はすぐに改善できる環境づくりに取り組みましょう。また、研修内容はあとから振り返れるように管理をすれば、業務中に不明点が出たときでも速やかな確認が可能です。 情報共有を活性化する 情報共有の活性化も、コールセンターの業務効率向上に役立ちます。 過去の問い合わせ対応例やトークスキル・顧客情報などを社内で共有して、情報の属人化を防ぎましょう。すべての情報が漏れなく共有されていれば、仮に特定の顧客や問い合わせ内容に対応したことのないオペレーターでも、クオリティを落とさずに対応可能です。 情報共有を促進するには、「ナレカン」のような「社内に情報を一元管理できるナレッジ管理ツール」を活用すると、誰でも簡単に適切な情報共有ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの業務効率化の注意点 ここでは、コールセンターの業務効率化に取り組むときの注意点を解説します。施策の実施による効果を最大限得るためにも、以下のポイントへの配慮が大切です。 サービスの質も意識する コールセンターで業務効率化を実施する場合は、サービスの質も意識しましょう。 業務効率に意識を向けすぎると、サービスの品質が落ちる場合があります。質の低下は顧客離れはもちろん、クレーム増加の原因となってしまうのです。 効率化は重視すべきである一方、対応が雑になったりフローが簡略化されすぎて顧客に伝わりにくくなったりする事態にならないように注意しましょう。そこで、管理者も現場のオペレーターも「効率と質を両立する意識」を正しく持たなければなりません。 同時に複数施策を取り入れない 業務効率化に取り組むときは、同時に複数施策を取り入れないように注意しましょう。 同時に複数施策を実施すると、効果判定が難しくなり、自社にとってどの施策が適していたのかの分析ができません。さらに、導入する施策が増えるほど運用も複雑になるので、オペレーターがついていけず、対応できなくなる恐れもあります。 したがって、複数施策を同時に進めるような運用は避け、ひとつの施策について効果検証を実施しながら取り組むようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの業務効率化を実現するおすすめのツール 以下では、コールセンターの業務効率化を実現するおすすめのツールをご紹介します。 コールセンターの業務効率化には、一件当たりの対応時間を削減することが必要です。しかし、応対の質が落ちてはいけないので、品質を維持しながら、応対の無駄のみを省かなくてはいけない点が課題です。 そこで、「過去の対応事例を蓄積できるツール」を導入すると、類似した事例を参考にして、素早い対応をすることができます。また、「情報へのアクセス性が高いツール」であれば、類似した事例を探す時間も短縮可能です。 結論、コールセンターの業務を効率化するなら、過去の事例を一元管理して、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には業務マニュアルや対応事例を蓄積できるうえ、上司に質問するように探せる「AIによる自然言語検索」で欲しい情報を即座に取り出せます。そのため、一件当たりの対応時間を削減することが可能になるのです。 コールセンターの業務効率化に役立つツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの業務効率化の成功事例 以下では、コールセンター業務の効率化に成功した事例を紹介します。成功事例から、自社に取り入れられそうな施策を探しましょう。 名古屋市｜産業部・市民生活部 引用：名古屋市トップページ 名古屋市は、愛知県の県庁所在地であり、中部地方最大の人口を有する政令指定都市です。産業部と市民生活部は、地域の企業支援や雇用促進、商業活性化から消費生活の向上や安全対策、住民サービスまで幅広く担当しています。 名古屋市では、問い合わせ件数が増加している状況下で、応対品質を維持しつつ業務の効率化を実現することが課題となっていました。 そこで、同市は、24時間365日対応のAIチャットボットを導入し、簡単な問い合わせをAIチャットボットに、複雑なものを人間に担当させ、生産性を向上させました。また、FAQについてもAIで自動化することで利便性を向上することに成功しました。 このように、同市は、AIを利用して課題であった生産性向上とサービスの品質維持の両立を実現しました。同市の担当者は、「AIやIoTを利用して、これからも新産業の創出や市民サービスの向上につなげていきたい」と述べています。 参考：NTTマーケティングアクトProCX｜AIを活用した総合案内コールセンター 東京ガス株式会社 引用：東京ガス株式会社トップページ 東京ガス株式会社は、都市ガスや電力の供給を中心に、幅広いエネルギーソリューションを国内外で展開する総合エネルギー企業です。 東京ガスでは、事業拡大に伴う対応の複雑化や情報の見つけづらさから、オペレーターの経験値によるスキル差が課題となっていました。 そこで、同社は情報の一元管理やAIを活用したツールの導入を実施し、情報を見つけやすくする仕組みを整えました。また、AIによる音声認識も利用して、会話内容に応じた情報をAIが提案できるようにすることで、業務効率化を実現しました。 同社は、この取り組みの結果、オペレーターの応答時間を情報を探す作業を中心に平均「10秒短縮」することに成功しています。さらに同社は、「将来的にはAIに提携の問い合わせ対応を任せ、オペレーターは付加価値の高い業務に専念させる」と述べています。 参考：東京ガス｜AI導入で年間1万1000時間の応対時間削減 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターで業務効率化が必要な理由と手法・注意点のまとめ ここまで、コールセンターで業務効率化が必要な理由と手法・注意点を解説しました。 コールセンターでの業務効率化は、業務負荷軽減やコストカットに効果があるので、早急な取り組みが必要です。効率化手法は多々ありますが、ITツールを利用すると、教育制度を短時間で整備できるため、費用対効果高く業務効率化が進められます。 しかし、コールセンター業務の効率化には、一件当たりの対応時間を削減する必要があります。そのため、ツール選定時には、情報へのアクセス性の良さを重視すると、過去の対応例や業務マニュアルを即座に確認できるため、業務効率化に貢献するのです。 したがって、コールセンター業務の効率化には、社内のナレッジを一元管理できるうえ、「平均0.2秒」の高速スピード検索が可能なツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、自社の業務効率化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

昨今、蓄積した知識やスキルを活用し付加価値を生み出す「ナレッジワーカー（知識労働者）」への注目が高まっています。問題解決のため主体的に行動するナレッジワーカーが増加すれば、企業価値が向上し、他社との差別化や優位獲得につながります。 しかし、「ナレッジワーカーとして活躍する人材を育成したいが、方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジワーカーの定義や必要なスキルを中心にご紹介します。 ナレッジワーカーとマニュアルワーカーの違いがわからない ナレッジワーカーに必要なスキルを知りたい ナレッジワーカーが持つ情報を蓄積・共有・管理したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、優秀なナレッジワーカーを育成する方法や必要なスキルがわかり、他社との差別化を図れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ナレッジワーカーの定義とは？2 ナレッジワーカーの対義語・類義語とは2.1 対義語｜マニュアルワーカーとの違い2.2 類義語｜ホワイトカラーとの違い3 ナレッジワーカーが求められる背景4 ナレッジワーカーの具体的な職種例5 ナレッジーワーカーになるには？必要なスキル4選5.1 （1）コミュニケーション能力5.2 （2）情報収集能力5.3 （3）発想力や創造力5.4 （4）問題発見・解決能力6 ナレッジワーカーが活躍しやすい環境とは7 ナレッジワーカーを育成する方法とは7.1 ナレッジワーカーが共有した情報を管理できるツール「ナレカン」8 ナレッジワーカーについてのまとめ ナレッジワーカーの定義とは？ ナレッジワーカーとは「knowledge（知識）」と「worker（労働者）」を組み合わせて作られた言葉です。自身のナレッジをもとに企業に付加価値を生み出す労働者のことで、専門的な知識や知恵を持つことから「知識労働者」とも称されます。 企業が競争を勝ち抜くには、競合他社と差別化を図って優位性を維持することが重要です。そこで、知識や経験などを活かして課題解決ができるナレッジワーカーの存在が求められているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジワーカーの対義語・類義語とは ここでは、ナレッジワーカーの対義語・類義語をご紹介します。ナレッジワーカーの対義語・類義語を知ってナレッジワーカーへの理解を深めましょう。 対義語｜マニュアルワーカーとの違い ナレッジワーカーの対義語として「マニュアルワーカー」という言葉があります。マニュアルワーカーは、決められた仕事内容（マニュアル）に沿って過不足なく作業する人々を指します。 ナレッジワーカー マニュアルワーカー 業務内容 知識やスキルを活用して付加価値を生み出す知識労働 マニュアルに従った単純作業 必要なスキル コミュニケーション能力、情報収集能力、創造力など 正確性、生産性など 業種 webマーケター、コンサルタント、ITエンジニアなど 製造業など ナレッジワーカーは課題や問題に対して自らの力で解決し、知的生産物を生み出す「能動的」な労働者であるのに対し、マニュアルワーカーはマニュアルや指示を受けて言われた通りに働く「受動的」な労働者であると言えます。 しかし、現在ではAIやロボットが「マニュアルワーカー」の仕事をこなすケースが増えてきています。したがって、新しい知識を創造して企業に付加価値を提供する「ナレッジワーカー」の存在が重宝されているのです。 類義語｜ホワイトカラーとの違い ナレッジワーカーの類義語として「ホワイトカラー」という言葉があります。ホワイトカラーは、白い襟のワイシャツを着てデスクワークなどの頭脳労働をする人々を指します。 ホワイトカラーは、作業着で肉体労働を中心とするブルーカラーの労働者と対比した言葉です。また、ナレッジワーカーとの違いとしては、専門的な知識を持っており、それを業務で利用しているかどうかが挙げられます。 つまり、ホワイトカラーの中でも「知識労働者」はかなり貴重な存在であるため、ナレッジワーカーの業務効率の向上や育成が企業にとって重要であると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジワーカーが求められる背景 ナレッジワーカーが求められる背景には、第4次産業革命の影響があります。 第4次産業革命とは、IoT（Internet of Things）やAIに代表される技術革新により社会や産業の構造を変える動きのことです。ICT（情報通信技術）の発達により情報化が進んだ結果、マニュアル化された作業はAIやロボットに任せられるようになりました。 そして、企業が生き残るには人間独自の新たな価値を見出していくことが必要になり、知識や経験を活かして企業に付加価値を提供するナレッジワーカーが求められるようになったのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジワーカーの具体的な職種例 ここでは、ナレッジワーカーの具体的な職種例を5つご紹介します。以下のような職種はさまざまな企業で見受けられるため、ナレッジワーカーは企業規模・職種にかかわらず必要とされている人材と言えます。 WEBマーケター WEBマーケターはWEBマーケティングを職業とする人を指します。競合・市場調査に伴うリサーチ力や施策を考案する発想力、各種ツールを用いて分析をする能力など、幅広い能力が求められます。 コンサルタント コンサルタントもナレッジワーカーとして高い能力が求められる職種のひとつです。さらに、企業が抱える課題を抽出し課題解決に向けて情報収集しなければならないため、高い専門性や情報収集力が求められます。 ITエンジニア ITエンジニアは、時間と場所の制約を受けずに成果を出せる点においてナレッジワーカーに適していると言えます。ITエンジニアには、プログラミングに関する知識や論理的思考力、エラーがでたときの解決力などが求められます。 士業 弁護士や税理士などの高度な資格を要する士業もナレッジワーカーとして高い能力が必要です。士業は、顧客のニーズに合わせて専門的な知識と問題解決能力が求められます。 金融ディーラー 金融ディーラーは、クライアントから預かった資金を株などで運用し、相場の動きを見ながら利益を増やす仕事です。高度な金融知識と分析力に加えて瞬時の判断力が求められます。 このように、ナレッジワーカーは高度な知識を駆使してサービスを提供できる能力を持つため、組織において不可欠な存在であると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジーワーカーになるには？必要なスキル4選 ここからは、ナレッジワーカーに求められる4つのスキルを解説します。自社の社員をナレッジワーカーとして育成するために、以下4つの能力をバランスよく伸ばすことが重要です。 （1）コミュニケーション能力 ナレッジワーカーには、高いコミュニケーション能力が必須です。 クライアントの課題を解決するには「クライアントが今何に困っていて、課題に対してどのような価値を提供できるか」を考えることが重要です。そのため、相手の顕在的ニーズから潜在的ニーズを読み解くための「傾聴力」と「理解力」が求められます。 また、考案した提案をチームやクライアントへ「発信する力」も、ナレッジワーカーに必要なコミュニケーション能力に含まれます。 （2）情報収集能力 ナレッジワーカーは業界や競合他社の最新の動きを常にキャッチアップする必要があり、高い「情報収集能力」が求められます。 とくに、IT企業・事業ではトレンドの移り変わりも早く、毎日のように最新情報がアップデートされます。企業として変化に柔軟な対応をとるには、ナレッジワーカーによる情報収集が欠かせません。 このように、ナレッジワーカーが収集した重要な情報は確実に蓄積して管理しなければなりません。ただし、頭のなかやExcelでは情報を整理しきれないため、「ナレカン」のようなナレッジを簡単に蓄積できるツールを導入するのがおすすめです。 （3）発想力や創造力 発想力や創造力もナレッジワーカーに不可欠な要素です。 企業に独自の価値を与えるためには、課題への解決策は普遍的なものではなく斬新なものであるべきです。そのため、蓄積された専門的知識から新しいものを生み出す「発想力」や「創造力」が必要になります。 さらに、ナレッジワーカーは斬新な発想力だけでなく、形あるものに仕上げる実行力も併せて求められる点に注意しましょう。 （4）問題発見・解決能力 問題を発見し、解決する能力もナレッジワーカーには必須です。 「問題解決能力」とは、物事の本質を見極めて潜在的な問題点を見つけ出し、客観的なデータを元に解決案の提案から実行までを遂行できる能力を意味します。 提案実行時には進捗管理も必要となるため、目標達成を出発点として逆算してスケジュールを決定する計画力も求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジワーカーが活躍しやすい環境とは ナレッジワーカーが活躍しやすい環境には、情報へのアクセス性の高さは必須です。 ナレッジワーカーは大量の情報をもとに意思決定をします。そのため、社内の情報が属人化せずに漏れなく共有されていて、欲しい情報をすぐに取り出せるようなアクセス性の高い環境づくりが必要なのです。 そこで、ナレッジワーカーの活躍を促したり、チームメンバーをナレッジワーカーへ育成したりするためには「ナレカン」のような「ITツール」を使って、効率的に情報共有・管理をすることが必須なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジワーカーを育成する方法とは 以下では、ナレッジワーカーを育成する方法をご紹介します。 ナレッジワーカーがいると、過去の事例を業務に活かせるようになります。とくに、業務の意思決定や問題解決の精度が求められる場面で重要です。 しかし、ナレッジワーカーの育成には、継続的な学習と豊富な情報へのアクセス環境が必要なので、時間がかかります。そこで、ナレッジを蓄積・共有できるナレッジ管理ツールを導入しましょう。 結論、ナレッジワーカーの育成には、社内のナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能で業務の無駄を省けるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、過去の事例やマニュアル、成功ノウハウを集約できるうえ、「AIによる超高精度の検索機能」で業務の無駄を最小化できます。そのため、必要な情報を必要な人に迅速に届けられ、ナレッジワーカーの育成コストの削減に貢献するのです。 ナレッジワーカーが共有した情報を管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジワーカーについてのまとめ ここまで、ナレッジワーカーの意義や必要なスキルについてご紹介しました。 ナレッジワーカーは、知識や経験を活かして新たな付加価値を生み出すことから、企業が生き残るためには不可欠な人材です。また、ナレッジワーカーの育成や、活躍を促すには、ITツールを使った環境構築が必須です。 しかし、「情報を簡単に蓄積・共有できるツール」でなければ、ITに詳しくないメンバーが使いこなせません。そのため、誰でも簡単にナレッジを蓄積・共有・管理できるツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきナレッジ管理ツールは、ナレッジワーカーが簡単に情報を蓄積でき、誰でも必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ナレッジワーカーを育成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

今日では、非効率なアナログ業務から脱却するため、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進しています。しかし、DXを円滑に進めるには、コストをはじめとしたさまざまな課題を解決しなくてはなりません。 そのため、「DXを進めたいが、課題が多くあり実現できずにいる」という担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、DX推進の3つの課題・問題と解決策を中心にご紹介します。 DXの課題に直面しているものの、効果的な解決策が分からない DXの課題と解決策を把握し、自社のDXを円滑に進めたい 誰でも簡単にDXの課題を解決できる方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、DXの課題・問題における効果的な解決策が分かり、業務をスムーズに進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 DXの定義とは2 DXが推進されている理由とは3 DX推進における3つの課題3.1 課題1｜経営戦略や連携が不十分3.2 課題2｜ITに詳しい人材が不足している3.3 課題3｜システムの刷新に手間がかかる4 【これで安心】DXの課題解決に最適なツール4.1 ITに詳しくない65歳でも即日で使えるツール「ナレカン」5 DXの課題に対する解決策3選5.1 （1）DXの目的を社内に共有する5.2 （2）狭い範囲から進める5.3 （3）操作しやすいITツールを使う6 DXの課題・問題と解決策まとめ DXの定義とは 日本経済産業省によると、DX（デジタル・トランスフォーメーション）は以下の通りに定義されています。 「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」 引用：DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～ 上記を要約すると、DXとは、テクノロジーを活用して企業が変革を進め、競争力を高めながら顧客や社会をより豊かにしていく取り組みです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXが推進されている理由とは ここでは、DXが推進されている理由をご紹介します。具体的な背景・メリットは以下の通りです。 「2025年の壁」を回避できる 経済産業省の「DXレポート」では、「DXが実現されなければ、2025年以降、最大で年間12兆円もの経済損失が生じる」と予測されています。こうした経済損失を防ぐため、今日では多くの企業がデジタル技術による業務変革を進めているのです。 競争優位性を確立できる DXを推進することで、アナログ業務にかかっていた人材・資金の維持コストを削減できるほか、より高度なデータ分析やニーズの予測が可能になります。その結果、競合との差別化がしやすくなり、企業の競争力強化にもつながるのです。 業務を効率化できる DXによって従来人間が担当していた作業をデジタル化すれば、作業時間を短縮でき、空いたリソースをより付加価値の高い業務に充てられます。また、慣れや疲労によるヒューマンエラーの防止にもつながり、業務の品質向上も期待できるのです。 以上のように、DXを推進すれば、大きな経済損失を防げるだけでなく、競争力の強化や業務効率化も同時に実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX推進における3つの課題 ここでは、DX推進における課題を3つ解説します。以下に当てはまっている場合は、早急に改善しましょう。 課題1｜経営戦略や連携が不十分 まずは、DX推進における経営戦略や社内での連携が不十分であることが挙げられます。 そもそも、DXそのものが目的化してしまっているケースも少なくありません。しかし、DXによって何を実現したいのかというビジョンや目的が不明確だと、何をどう進めるかが曖昧になり、結果的に取り組みが形骸化してしまう恐れがあるのです。 また、DXは企業全体の変革であるため、部署内はもちろん、部署を越えた全社的な連携が不可欠です。そのため、情報共有の仕組みが整っていない場合、共通認識が持てず、社員の協力や賛同を得にくくなるほか、取り組みも円滑に進まなくなってしまいます。 課題2｜ITに詳しい人材が不足している 次に、ITに詳しい人材が不足しているのもDX推進の課題です。 DXを進めるうえでは、デジタルツールに関する高度な専門知識が必要になる場合もあります。そのため、社内にITに詳しい人材がいなければ、ツールの使い方を教えるだけでも多くの時間や手間がかかってしまうのです。 また、ITの専門業者に外注したり、ツールに詳しい人材を雇ったりするのはコスト面でも負担となります。その結果、とくに非IT企業ではアナログな業務から脱却できずにいるケースも少なくありません。 課題3｜システムの刷新に手間がかかる 最後に、DXではシステムの刷新に手間がかかるという課題があります。 DXを進めるにはITツールが必須ですが、「多くの企業で使われているから」といった理由だけでツールを選定するのは避けましょう。仮に、ツールが複雑すぎる場合、システムの更新に必要以上の工数がかかってしまう可能性があるためです。 しかし、現状では複雑なツールを導入したためにシステムを適切に刷新できず、無駄なコストが発生している企業も多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで安心】DXの課題解決に最適なツール 以下では、DXの課題解決に最適なツールをご紹介します。 DX推進にITツールの活用は必須ですが、IT人材の不足が課題となっている中で複雑なツールを導入すると、システムの刷新に時間がかかるうえ、使いこなせずに形骸化する恐れがあります。そのため、「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を選ぶべきです。 また、DX推進では連携不足やナレッジの属人化によって、かえって業務効率が下がるケースもあります。そのため、「社内情報をスムーズに蓄積・共有できるツール」を導入し、DX推進に関するナレッジが組織全体に蓄積・活用される環境を整えましょう。 結論、DXの課題解決には、IT知識がなくても簡単に使いこなせて、情報共有・管理の効率化を実現するツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、業務マニュアルやナレッジなどの社内情報を「記事」として簡単に記録・共有可能です。また、“ヒット率100％”の高精度検索によって必要な情報を迅速に見つけられるため、情報の活用が促進され、スムーズにDXを進められます。 ITに詳しくない65歳でも即日で使えるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの課題に対する解決策3選 ここでは、DXの課題に対する解決策を3つご紹介します。DXを確実に成功させて業務効率化を実現したい方は、必ず以下を押さえましょう。 （1）DXの目的を社内に共有する まず、DXの課題解決策として、目的を社内で共有することが重要です。 DX推進の目的や具体的な施策を社内で共有することで、「DXによってどのようなメリットが得られるのか」といった共通認識が生まれます。その結果、社内での理解が深まり、必要な人材や資金などのリソースを確保しやすくなるのです したがって、DXを確実に浸透させるには、あらかじめ「DXにより年間〇％のコスト削減を目指す」のように、明確な目的を共有することが重要です。 （2）狭い範囲から進める 次に、狭い範囲からDXを進めるのも課題解決につながります。 いきなり全社単位でDXを進めてしまうと、“慣れない業務が一機に増え、かえって効率が低下した”となる恐れがあります。そのため、まずは狭い範囲で非効率になっている点を洗い出し、徐々にDXの範囲を広げていくのが効果的です。 また、DXは一度取り組んだら終わりではありません。導入後も「これまでの業務と比べて確実に効率化できているか」を継続的に検証し、必要に応じて改善を重ねましょう。 （3）操作しやすいITツールを使う 最後に、DXの課題解決には、操作しやすいITツールの導入が欠かせません。 DXを進めるうえではITツールが必須ですが、多機能なツールを選定してしまうと、使い方を教えるのに多くの時間がかかります。最悪の場合、社員が適切に使いこなせず、業務効率がかえって下がってしまう事態となりかねません。 したがって、ツールの選定時には「ITに不慣れでも直感的に操作できるか」を重視すべきです。たとえば、必要な機能が過不足なく搭載されており、シンプルで使いやすい「ナレカン」のようなツールであれば、情報の共有・管理がスムーズに進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの課題・問題と解決策まとめ これまで、DXの課題や解決策を中心にご紹介しました。 多くの企業がDX推進に取り組んでいるものの、経営戦略の不明確さやIT人材の不足といった課題に直面しています。解決策としては、DXの目的を社内で共有することや、「シンプルで操作しやすいITツール」の導入が効果的です。 また、DXは一度取り組んだら終わりではなく、導入後も効果を検証しながら継続的に改善していくことが重要です。そこで、「社内情報をスムーズに蓄積・共有できるツール」を活用すれば、DX推進に関するデータやナレッジを組織全体で蓄積・活用できます。 結論、DXの課題解決には、ITスキルがなくても直感的に操作でき、社内情報の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、DXの課題を取り除きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

経済産業省の「DXレポート」によると、企業がDX化できないと莫大な経済的損失が生じるといった「2025年の崖」問題もあり、DXは急務の課題となっています。そのため、多くの企業においてアナログ業務のデジタル化が求められているのです。 しかし、アナログ業務の方が慣れているため、なぜ企業のデジタル化が求められるのかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、アナログ業務のデメリットやデジタル化するメリット、デジタル化のコツをご紹介します。 業務をデジタル化するメリットを周知して取り組みを促したい アナログ業務から脱却する方法を知って社内で実行したい 非効率なアナログ業務をデジタル化し、業務改善を進めたい という方はこの記事を参考にすると、アナログ業務が抱えるデメリットとアナログ業務をデジタル化するメリットがわかるので、デジタル化を推進する動機づくりができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 アナログ業務とは1.1 アナログ業務の意味1.2 アナログ業務の種類や例2 アナログ業務を続ける3つのデメリット2.1 （1）業務が属人化しやすい2.2 （2）稟議が遅延する2.3 （3）情報共有・管理が難しい3 アナログ業務をデジタル化する3つのメリット3.1 （1）業務の品質を一定に保てる3.2 （2）無駄なコストを削減できる3.3 （3）時間や場所に囚われない働き方ができる4 アナログな業務から脱却するコツ4.1 コツ1｜ITツールやシステムを導入する4.2 コツ2｜業務やツールのクラウド化を進める4.3 コツ3｜社員にITリテラシー教育を実施する5 アナログ業務のデジタル化に役立つITツール5.1 社内情報の共有・蓄積・承認を完結できるツール「ナレカン」6 アナログな業務をデジタル化させやすいITツールとは7 アナログ業務のデジタル化におけるメリットやまとめ アナログ業務とは ここでは、アナログ業務の意味や種類をご説明します。まずどういった業務がアナログ業務とされるのか把握しましょう。 アナログ業務の意味 アナログ業務とは、デジタルツールを活用せずに、従来の手作業や物理的な手段を利用して遂行される業務のことです。 アナログ業務はデジタルツールが普及する前は一般的なものでした。しかし、人材不足が深刻化している今、デジタル化できていない企業はできている企業に比べて生産性や効率性の面で大きな遅れをとってしまっています。 そのため、企業競争力において他者に劣らず、会社が生き残るためには、アナログ業務のデジタル化を進めていかなければならないのです。 アナログ業務の種類や例 以下は、アナログ業務の種類や具体例です。 種類と例 業務内容と特徴 手書きの文書作成 ペンやマーカーを用いて手書きで書類を作成します。手紙ならではの人間味や親近感を受け手に感じさせることができます。 手作業でのデータ入力 書類で受け取ったデータを手作業でコンピュータに一つ一つ打ち込みます。手作業でのデータ入力は、膨大な時間がかかるうえ、ヒューマンエラーが起こりやすいと言えます。 書類のファイリング 紙に印刷された文書や書類をファイリングします。書類の数が増えると、保管スペースをとってしまうほか、情報の検索性が悪くなります。 電話での顧客対応 顧客の商品やサービスに対する問い合わせや質問に対して担当者が電話で回答します。顧客一人一人に丁寧な対応ができる一方で、似たような質問に繰り返し答える手間がかかるなど担当者の負担がかかりやすいという特徴があります。 手紙や書類の郵送 郵便サービスを利用して手紙や書類のやり取りをします。チャットやメールに比べてやり取りに時間がかかるものの、温かみを感じさせやすいというメリットもあります。 以上のように、アナログ業務にはさまざまな種類があり、内容によってデジタル化すべき業務とアナログのままで良い業務に分けられます。そのため、デジタル化によるメリットの方がデメリットよりも大きい業務のみをデジタル化すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アナログ業務を続ける3つのデメリット 以下では、アナログ業務を続けることのデメリットを3つ解説します。デジタル化を進めず、業務によってはアナログなままだとさまざまな問題が生じるので、早急に対策が必要です。 （1）業務が属人化しやすい 1つ目は、アナログ業務を継続すると業務が属人化しやすいということです。 アナログな手法で業務を進める場合、業務フローが定まっていても細かい業務の進め方が担当者ごとに異なり、業務の属人化が生じやすくなります。業務が属人化すると、業務内容・進捗状況が不明瞭になり、適切なマネジメントも難しくなるのです。 また、業務の進め方が特定の担当者しか分からなければ、他の社員が同じ業務をしたとき、質が顕著に下がる可能性もあります。このように、属人化は担当者の不在時に表面化しやすいため、あらかじめ業務を標準化しなければなりません。 （2）稟議が遅延する 2つ目に、アナログ業務が抱えるデメリットとして稟議の遅延があります。 デジタル化が進まず稟議に紙を用いる場合は、上司への書類の受け渡しや押印業務などで、承認プロセスにより多くの時間がかかり稟議が遅れます。さらに、どこまで稟議が通っているのか進捗は把握しづらくなり、決裁フローも煩雑になりがちなのです。 決裁フローが煩雑になると、確認にさらに時間を割かなければなりません。そこで、複数人の承認者を設定して承認フローを構築できる「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、稟議のプロセスの効率化が可能なのです。 （3）情報共有・管理が難しい 3つ目に、アナログ業務は情報共有・管理が難しくなるというデメリットもあります。 アナログ業務のままでは、紙中心の情報共有・管理となるので、情報共有に制約が増えます。たとえば、紙に記載された情報を他の社員と共有するときは、手渡しやメールでの共有といったようにタイムラグが生じてしまいます。 また、紙を用いて情報管理すると、必要な情報が記載された書類を探し出すのに時間がかかります。さらに、書類の増加に伴う保管スペースの確保や、紛失の可能性が出る問題もあるので非効率です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アナログ業務をデジタル化する3つのメリット 以下では、リスクを抱えるアナログ業務をデジタル化するメリットを3つ解説します。デジタル化に成功した企業は、下記のメリットを常に得ながら営業活動をしているのです。 （1）業務の品質を一定に保てる 1つ目に、デジタル化すると業務の品質を一定に保てます。 デジタル化により業務プロセスが標準化されると、誰が担当しても同じ業務パフォーマンスを発揮できるので、業務の質にムラがなくなります。また、業務プロセスの標準化で、作業の手順が明確になるため、重複や抜け漏れといったミスが減ります。 仮に、ミスがあった場合も、手順が明確であることにより作業を見直しやすくなっているので、早い段階での修正が可能です。このように、会社全体で業務の品質が維持されると、会社の生産性や顧客満足度の向上も見込めます。 （2）無駄なコストを削減できる 2つ目に、アナログ業務をデジタル化すれば、無駄なコストを削減できます。削減できるコストは以下の通りです。 金銭的コスト デジタル化の実施で、これまで紙で管理していた書類や資料を電子化すれば、紙代や印刷代、郵送費用を削減が可能です。場合によっては大量の書類の保管スペースが不要になり、オフィスの賃料も抑えられます。 確認コスト（時間的コスト） デジタル化すると、稟議のときに上司はツール上で承認ができるため、離れた場所にいても迅速な意思決定が可能になります。また、業務の標準化で煩雑化した決済フローも明瞭になり、確認コストを減らせます。 人件費 印刷や郵送、業務フローの確認といった作業が減るので、必要な人員も減り、人件費の削減にも繋がります。また、作業の効率化によって従業員の残業時間が少なくなるため、残業代も削減できます。 以上のように、デジタル化によって無駄なコストを削減できるため、限りあるリソースを有効に使えるようになります。結果、最低限のコストで会社の利益を最大化できるのです。 （3）時間や場所に囚われない働き方ができる 3つ目に、時間や場所に囚われない働き方ができる点も、アナログ業務をデジタル化するメリットです。 紙によるアナログな情報共有・管理もデジタル化すれば、時間や場所を問わず、誰もが迅速に情報を使えます。そのため、会社で決まった時間でなくとも業務が可能になり、在宅勤務やリモートワークなどの多様な働き方が実現できるのです。 ただし、離れた場所にいると業務への疑問点や不明点が生じやすいのも事実です。したがって、素早く社内情報を探せる検索機能や特定の部署や社員に質問できる質問機能などを備えた「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アナログな業務から脱却するコツ ここでは、アナログな業務から脱却するコツを3つご紹介します。以下のコツを押さえて、業務のデジタル化を迅速に進めていきましょう。 コツ1｜ITツールやシステムを導入する 1つ目のコツは、ITツールやシステムを導入することです。 アナログな業務から脱却するには、積極的にデジタルツールを利用していくほか方法はありません。デジタルツールには、プロジェクト管理ツールや顧客管理システム、情報共有ツールなど様々あるため、使用用途に応じてツールの選定をしましょう。 同じようなITツールやシステムが存在する場合は、全社で使うことを想定して「誰でも使いやすいか」などを軸に選ぶのも一つの手です。 コツ2｜業務やツールのクラウド化を進める 2つ目のコツは、業務やツールのクラウド化を進めることです。 業務やツールをクラウド化すると、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも業務に取り組めます。そのため、出張先や移動の空き時間などを有効活用して、効率的に仕事を進められます。 そのため、従業員は限られた時間で生産性を高められるうえ、残業時間が減って仕事への満足度を向上させられるのです。 コツ3｜社員にITリテラシー教育を実施する 3つ目のコツは、社員にITリテラシー教育を実施することです。 仮にITツールを導入したとしても、社員が使えなければアナログな業務から脱却できません。そのため、会社で社内研修や定期的なトレーニングを実施し、社員のITリテラシーを高めていくことが重要なのです。 しかし、ITリテラシーを高める前に社員が情報漏えいを起こす可能性があり、ツールの導入に踏み切れないということもあります。そこで、「ナレカン」のようなセキュリティ対策が徹底されているツールを使うようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アナログ業務のデジタル化に役立つITツール 以下では、アナログ業務のデジタル化に役立つITツールをご紹介します。 アナログな業務形態では、情報管理の不備や属人化によって、社内の知的財産であるノウハウが継承されません。また、重要な決定をするときに、逐一資料を作成・共有し、上司の承認を仰がねばならず、緊急時に迅速な対応ができません。 そこで、「ノウハウを確実に蓄積・共有できるITツール」を導入すれば、担当社員の退職後でも業務の品質を一定に保てます。さらに、ツール内で資料の作成から承認まで実行できれば、手間や時間を大幅に削減できるのです。 結論、デジタル化には、社内情報の蓄積・共有・承認を一元化できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、あらゆる形式のファイルや画像などを蓄積し、AIによる超高精度な検索機能で共有後もスムーズに情報の確認ができます。また、記事の公開や編集に複数人の承認者を設定すれば、アナログな書類作成や押印業務からの脱却が実現します。 社内情報の共有・蓄積・承認を完結できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アナログな業務をデジタル化させやすいITツールとは アナログ業務をデジタル化させるには、ITツールの導入・運用が欠かせません。以下の2つは、アナログな業務をデジタル化させやすいITツールです。 チャットツール チャットツールは、書類の受け渡しや郵送、口頭での伝言といったアナログ業務のデジタル化を助けるITツールです。チャットによるコミュニケーションはもちろん、データや画像の共有も短時間で気軽に実行できます。 ナレッジ管理ツール ナレッジ管理ツールは、社内情報を蓄積し、業務ノウハウを再活用できるようにするITツールです。ナレッジ管理ツールは、マニュアルの作成や更新が簡単になるだけではなく、検索機能によって必要な情報をすぐに取り出すことができるようになります。 以上のように、「アナログ業務をデジタル化させたいが、何から取り組めばいいか分からない」という方は、上記のツールの導入から始めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アナログ業務のデジタル化におけるメリットやまとめ これまで、アナログ業務のデメリットとデジタル化するメリットを中心にご紹介しました。 業務をアナログで進めていては情報共有・管理が難しく、業務の属人化や稟議の遅延を招くというデメリットがあります。そのため、デジタル化を進めることで情報共有・管理を円滑にし、一定の業務品質や無駄なコストの削減、柔軟な働き方を目指しましょう。 そこで、今日ではアナログ業務のデジタル化に「ITツール」が多く使われます。なかでも、情報共有・管理に役立つITツールを導入するべきですが、もしものときに備えて高セキュアなツールを選びましょう。 したがって、アナログ業務の脱却には、安全なセキュリティ対策のもと、社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でアナログ業務をデジタル化し、業務を円滑に進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/