ナレッジマネジメント
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社内回覧板は職場の情報共有に利用される一般的な方法であり、多くの企業で利用されています。一方、紙の社内回覧板は作成する手間がかかり、スピーディーな情報共有が難しいため非効率といえます。 実際に、社内回覧板を紙媒体で運用しているが「管理がめんどくさい」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、回覧板を電子化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説します。 回覧板の電子化で得られるメリットをもとに業務を効率化したい 回覧板を簡単にデジタル化できるツールが知りたい 社内でナレッジを共有するときに無駄な手間を省きたい 回覧板を簡単にデジタル化できるツールが知りたい という担当者の方は本記事を参考にすると、社内回覧板を電子化するメリットを理解しながら、リアルタイムで情報共有する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【時代遅れ？】回覧板の必要性2 紙の社内回覧板をめんどくさいと感じる3つの理由2.1 （1）情報共有に時間がかかる2.2 （2）次の人に渡しに行く手間が発生する2.3 （3）情報の鮮度が落ちる3 紙の回覧板をデジタル化するメリット3選3.1 （1）回覧にかかる時間を削減できる3.2 （2）場所・タイミングを問わず情報共有できる3.3 （3）新しい情報がすぐ手に入る4 【おすすめ】回覧板を簡単にデジタル化できるアプリ4.1 電子化した回覧板を簡単に共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」4.2 ナレカンで社内回覧板を即デジタル化5 回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ 【時代遅れ？】回覧板の必要性 社内回覧板を回す理由は、経営や業務に関わる情報を正確・効率的に伝えるためです。 たとえば、上司が口頭で情報を伝えると一部の社員が誤った認識をする恐れがあります。そこで、正確な情報伝達のため、社内回覧板が使われました。また、稟議書など上層部から承認を得るための書類を効率的に回す目的で社内回覧版を活用することもあります。 しかし、昨今は「受け取った回覧板を読んで押印し、次の社員へ回す対応」が時代遅れだと感じ、ITを使った情報共有システムを導入する企業も増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙の社内回覧板をめんどくさいと感じる3つの理由 ここでは、紙を使った社内回覧板がめんどくさいと感じる理由を解説します。紙媒体の運用を続けている職場は、以下の内容を確認して社内回覧板の電子化を検討しましょう。 （1）情報共有に時間がかかる 紙の回覧板では、前の順番の社員が読了するまで内容を閲覧できないので、情報共有がスムーズにいきません。 たとえば、複雑な業務連絡を共有する場合、一人ひとりが内容を理解するのに時間がかかります。そのため、社内全体に情報が行き届くまで時間を要するので、とくに、短い期限の回覧では正確な情報が共有されない可能性があります。 このように、紙の回覧板では情報共有にかかる時間が社員一人ひとりの閲覧速度に依存しやすく、確認するまでの時間もかかってしまい、めんどくさく感じてしまうのです。 （2）次の人に渡しに行く手間が発生する 社内回覧板を紙で作成すると、次の人に回覧板を渡しに行く手間が発生します。 回覧板を渡しに行く回数は、社員の数が増えるとともに増えるので、手間と時間がかかります。また、テレワークなどで出社していなかったり、営業や出張などで外出していたりする社員には紙ではなくメールでの共有が必要です。 そのため、自社の規模や社員の勤務状況に合った共有方法を検討しましょう。 （3）情報の鮮度が落ちる 紙の回覧板は情報共有に時間がかかるため、情報の鮮度が落ちます。 たとえば、回覧が進むスピードが遅いと変更点を反映して業務をする人と古い情報のまま業務を進める人が出てきてしまいます。また、途中で内容が変更された場合、現場が混乱する恐れもあります。 このように、紙の回覧板では社員間で情報伝達にタイムラグがあり、受け取る情報の鮮度が異なります。その結果、業務の質にばらつきが発生するリスクがあるため、注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙の回覧板をデジタル化するメリット3選 以下では、社内回覧板をデジタル化するメリットを解説します。まだ紙の回覧板を使っている会社は必見です。 （1）回覧にかかる時間を削減できる デジタル回覧板では情報を全社で同時に発信できるため、回覧にかかる時間を大幅に削減します。 そのため、「回覧板を次の人へ渡す」面倒な手間がなくなり、各社員が期限までに時間を問わず業務連絡を確認可能です。また、デジタル回覧板であれば「見たい情報を何度でも振り返られる点」も紙の回覧板にはない大きな特徴です。 そして、内容に分からない箇所があるときも「ナレカン」のように回覧板に「コメント」ができるアプリを使うと、話題が混ざることもありません。 （2）場所・タイミングを問わず情報共有できる 社員が社内に居なくても、場所・タイミングに縛られない情報共有が可能です。 たとえば、テレワークや出張で不在の社員でも、回覧板をデジタル化すれば全員同時に情報を確認できます。したがって、「会社に来なければ情報共有ができない」という不自由さがなくなるのです。 したがって、社内の情報を一元管理するツールを活用すると、いつ・どこでも、活用したい情報へ容易にアクセス可能になるのです。 （3）新しい情報がすぐ手に入る デジタル回覧板は共有する情報に訂正がある場合でもすぐに修正・伝達できるため、新しい情報をすぐに共有することができます。 紙の回覧板では、一度回した内容に変更がある場合は、再度新たな回覧板を回さなければなりません。一方、デジタル回覧板であれば修正箇所を更新するだけで完結するので、素早く正確な伝達を可能にします。 また、回答期限がある回覧事項を共有したり、社員が閲覧したかを確認したりする場合でも、既読を把握できるツールなら、確認の工数を減らせるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】回覧板を簡単にデジタル化できるアプリ 以下では、社内回覧板を簡単にデジタル化できるアプリをご紹介します。 社内回覧板には、業務を進めるうえでの重要な情報やノウハウが共有されています。しかし、紙やファイル共有では情報の振り返りが難しく管理も煩雑になるので、必要な情報にスムーズにアクセスできません。 そのため、効率的に情報共有・検索が可能な「アプリ」が必須です。ただし、アプリを選ぶときは、デジタル回覧板としてあらゆるファイルデータを添付でき、欲しい情報を思い通りに検索可能なものを導入しましょう。 したがって、社内回覧板を電子化するなら、社内回覧板に記載した情報にいつでも即アクセスできるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、必要な情報を書き込むだけで簡単にデジタル回覧板を作成して、社内情報を一元管理することができます。また、蓄積したナレッジはAIによる超高精度検索が可能なので、情報へのアクセスが容易なのも特徴です。 電子化した回覧板を簡単に共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内回覧板を即デジタル化 以下は、ナレカンを使った社内回覧板のデジタル化の例です。 ナレカンの「記事」は“タイトル”と“本文”のシンプルな構成となっていて、ノート形式で簡単にデジタル回覧板を作成・共有できます。また、記事の最下部にはコメント欄があるので、共有内容について、社員同士で気軽にコミュニケーションがとれるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ これまで、回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説しました。 回覧板は社内に情報を共有するのに適した手段です。一方、紙の社内回覧板では電子回覧板に比べ情報共有に時間がかかったり、次のメンバーへ回している間に情報の鮮度が落ちたりするので「アナログな回覧板は面倒」とストレスを感じやすくなるのです。 そこで、回覧板を電子化すると紙の回覧板で発生していた工数を削減できるだけでなく、社員間の認識齟齬も防げます。また、過去の回覧板に記載した情報をあとから確認できるように超高精度の検索機能があると便利です。 したがって、社内回覧板を電子化するなら回覧板の情報を一元管理して、誰もが即アクセスできるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して社内での円滑な情報共有を進め、業務効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel/Word】社内回覧板で使える無料テンプレート11選

会議は社内での意思決定やアイデア交換の場であるため、スムーズに進めなければプロジェクトの進捗も滞ってしまいます。そのため、徹底した事前準備や司会者の立ち回りが重要となるのです。 とはいえ、会議の進行役を任されたものの「経験が乏しく会議の進め方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議の進め方における6つのコツを中心に解説します。 社内会議の基本的な進め方を知りたい 会議を効率化するコツを把握したい 必要な議事録・アジェンダに即アクセスできる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、会議の効率的な進め方が分かり、意思決定のスピードを向上できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議の種類・目的とは？2 会議の基本的な進め方3 会議の進め方が非効率なケース3選3.1 ケース1｜会議内容がスムーズに共有できていない3.2 ケース2｜参加人数が多すぎる3.3 ケース3｜議事録の作成に時間がかかっている4 会議の進め方がわからない？司会進行のコツ6選4.1 （1）事前準備を徹底する4.2 （2）アイスブレイクを利用する4.3 （3）あらかじめ時間配分を決めておく4.4 （4）ファシリテーションスキルを活用する4.5 （5）会議の結果を社内全体に共有する4.6 （6）クラウドツールを活用する5 必要な議事録・アジェンダに即アクセスできるツール5.1 欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」5.2 ナレカンを使った議事録の運用例6 効率的な会議の進め方やコツまとめ 会議の種類・目的とは？ 会議の目的は、会議の種類によってそれぞれ異なります。具体的には、以下の内容が挙げられます。 どういった会議をするかによって、目的も変わります。会議中は、最終的に何をゴールとしているのか意識して、目的から逸れないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の基本的な進め方 ここからは、会議の進め方を紹介します。会議の種類によって変わりますが、基本的な流れはおさえておくべきです。 目的の共有 最初に、参加者の間で会議の目的を共有しておくことは必須です。目的・ゴールを共有して、趣旨を参加者全員が理解していれば、円滑に会議が進みます。 アイデア出し 積極的に意見交換をして、新たなアイデアを創出しましょう。資料の読み合わせ等であれば、メール・チャットで共有すれば済むので、わざわざ集まる必要はありません。 合意形成 複数の意見・アイデアをまとめて、最終的な結論を出します。アイデアの取捨選択・融合を通して、参加者にとって納得間のある合意形成を目指しましょう。 結論を業務に落とし込む 会議での決定事項を現場に共有し、実際の業務に落とし込んでいきます。結論が現場に反映されない、実践されない環境では、会議そのものが形骸化してしまうので注意しましょう。 司会を担当する際は、上記の基本的な流れをおさえて進行しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の進め方が非効率なケース3選 ここでは、会議の進め方が非効率なケースを3つご紹介します。以下の点に当てはまっている場合は、早急に改善しましょう。 ケース1｜会議内容がスムーズに共有できていない まずは、会議の進め方が非効率なケースとして、内容をスムーズに共有できていないことが挙げられます。 会議を進めるうえでは「目的」や「決めるべき事項」が事前に共有されていなければなりません。このような情報を把握していなければ、”次に何をすべきか”が分からず、会議が長引いて全体の意思決定も遅れてしまいます。 そのため、事前にアジェンダ（議題）を共有して、参加者全員が”どのような話し合いをすれば良いか”を分かっている状態にすべきなのです。 ケース2｜参加人数が多すぎる 「参加人数が多すぎる」のも、会議が非効率になる原因です。 参加人数が多すぎると、個々の発言する機会が少なくなり、発言できない参加者が生まれる場合もあります。そのため、各人の当事者意識が薄れて、会議の生産性が下がる点に注意が必要です。 したがって、議題に関連するメンバーだけで会議を実施しましょう。 ケース3｜議事録の作成に時間がかかっている 議事録作成に時間がかかっているのも、会議が非効率になる原因です。 仮に手書きで議事録を作成している場合、記載そのものや修正に膨大な時間がかかってしまいます。また、WordやExcelでは作成した議事録がほかのファイルと埋もれて流れてしまい、同時に複数人での閲覧ができないデメリットもあるのです。 以上のような状態から脱却するには、記載・修正の手間が省けるのはもちろん共有も瞬時にできる「クラウドツール」が不可欠です。なかでも、非IT企業の方でも使いこなせる「ナレカン」であれば、わざわざ操作を教える時間もかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の進め方がわからない？司会進行のコツ6選 ここでは、会議を効率的に進める6つのコツをご紹介します。これまで、会議の進行に無駄な時間をかけていた担当者の方は必見です。 （1）事前準備を徹底する まずは、会議の進め方におけるコツとして、事前準備を徹底することがあります。 会議の目的や詳細内容を事前に共有しておけば、会議中に無駄な議論をする時間が省けます。また、あらかじめ伝わっていれば、参加者が「会議にどのような用意をすべきか」分かるので、課題解決への意見もより出しやすくなるのです。 以上のように事前準備を徹底すれば、司会もスムーズに進められるようになり、議論が停滞するのを防げます。 （2）アイスブレイクを利用する 次に、アイスブレイク（緊張感をほぐす手法）を利用するのも重要です。 普段関わりのない社員同士では、緊張から意見が出しづらくなる場合もあります。このような場面で司会者がアイスブレイクを取り入れれば、コミュニケーションが円滑化してその後の積極的な意見出しが期待できるのです。 具体的な手法としては、簡単な自己紹介やゲームなどが効果的です。また、気軽に話せる雰囲気になれば司会者も進行しやすくなるメリットがあります。 （3）あらかじめ時間配分を決めておく 続いて、あらかじめ時間配分を決めておき、スケジュールに沿ってアジェンダを進めましょう。アジェンダの具体例としては下図が挙げられます。 〇〇部　定例会議 日時：〇年〇月〇日（〇）10:00～11:00 場所：〇階会議室A 目的：先月の当社売り上げについて 参加者名：〇〇、〇〇、〇〇 ①先月の当社売り上げにおける反省（30分） ②来月の売り上げ目標（30分） 以上のようなスケジュールとアジェンダがあれば、各議題にかける時間を逆算できるため、話題がそれたり必要以上に長引いたりするのを防げます。 （4）ファシリテーションスキルを活用する また、ファシリテーションスキルを活用するのも、会議を円滑に進めるコツです。 ファシリテーションスキルとは、参加者の発言を引き出しながら結論へ導く能力です。具体的には、各メンバーの発言を深堀りしたり、話題からそれたときに正しく軌道修正したりといった動きが求められます。 以上のようにファシリテーションスキルを活用して、参加者の意見を適切にまとめながら議題を結論へ導きましょう。 （5）会議の結果を社内全体に共有する そして、会議の結果を社内全体に共有するのも必須です。 会議を短時間で終えたとしても、その後の行動が遅れれば意味がありません。そのため、会議の結果は必ず社内全体に共有して、メンバー各自に「以降のプロジェクトへどう活かすか」の意識を持たせるべきなのです。 したがって、会議の反省点をすぐに次の行動へ反映するためにも、情報をスピーディに共有できる仕組みを整えましょう。 （6）クラウドツールを活用する 最後に、クラウドツールの活用も会議をスムーズに進めるうえで欠かせません。 仮に紙の資料を使って会議を進めていれば、議事録の作成に膨大な時間がかかかるうえ管理場所も分からなくなります。また、WordやExcelではチームへの共有がスムーズにできず、内容を確認するのにファイルを開く工数がかかって面倒です。 しかし、議事録作成の負担が省けるのはもちろん共有も瞬時にできる「クラウドツール」を使うと、会議の進行スピードが大幅に上がります。なかでも、情報が確実に蓄積される「ナレカン」であれば、チャットツールと異なり目的の内容が埋もれません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 必要な議事録・アジェンダに即アクセスできるツール 以下では、必要な議事録・アジェンダに即アクセスできるツールをご紹介します。 紙の資料を使って会議をすると、議事録やアジェンダの作成・共有に時間がかかり、管理も煩雑になりやすいです。また、WordやExcelは、別途メールに添付して共有しなければならないうえ、内容を確かめるたびにファイルを開く負担もかかるのです。 そこで、議事録やアジェンダの共有だけでなく、メンバー同士のやりとりも可能な”クラウドツール”を使えば、会議の進行スピードを大幅にアップできます。 ただし、情報を検索しづらいツールでは、資料を探し出す無駄な時間がかかってしまいます。結論、自社が導入すべきは、議事録やアジェンダをまとめて蓄積できるうえ、誰でも直感的に検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にテキストを書き込むだけで、議事録やアジェンダを簡単に作成・共有できます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、複数キーワードで思い通りに検索できるので、過去の議事録もすぐに振り返れるのです。 欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った議事録の運用例 以下では、ナレカンを使った議事録の運用例を紹介します。 議事録を作成する際は、あらかじめ登録しておいた、自社の会議に合わせたテンプレートを呼び出します。 テンプレートをもとに、議事録を作成します。議事録は、紙のノートに書く感覚で直感的に記載でき、画像やファイルの添付も可能です。 議事録の公開後は、キーワード検索によって、過去に作成した議事録から欲しい情報を簡単に探し出せます。記事のタイトルやタグ、ファイル名で絞り込み検索もできる点がメリットです。 上記のように「ナレカン」を使えば、誰でも簡単に議事録の作成・共有ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 効率的な会議の進め方やコツまとめ ここまで、会議の進め方における6つのコツを中心に解説しました。 会議を効率的に進めるには、徹底した事前準備やアジェンダの設定、ファシリテーションスキルの活用が必須です。また、会議の時間を短縮してもプロジェクトに反映できなければ意味がないので、結果はすぐに関係部署へ共有しなければなりません。 そこで、議事録の作成・共有・管理が瞬時にできる”クラウドツール”を使えば、会議をよりスムーズに進められます。ただし、チャットツールのような情報が流れるツールではなく、「目的の内容をすぐに探し出せるツール」を選定すべきなのです。 結論、自社の会議には、「記事」にあらゆる情報が確実に蓄積されるうえ、全社員が思い通りに検索できる『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」で会議の進め方を効率化して、意思決定のスピードをアップさせましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

社内回覧板には、通知事項や配布資料などが記載されており、情報を効率的に共有できます。一方、都度回覧板を一から作成していては、情報が部署内に共有されるまでに時間がかかり面倒です。 そこで、テンプレートを活用すれば、回覧板を作成する手間を省けます。しかし、「テンプレートを活用して回覧板を作りたいが、どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は社内回覧板で使える無料テンプレート11選をご紹介します。 社内回覧板の作成にかかる手間を削減したい すぐに使える無料の回覧板テンプレートを探している 社内回覧板を電子化して、管理や共有を効率化したい という方はこの記事を参考にすると、すぐに使える社内回覧板のテンプレートを見つけられ、効率的に情報を共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内回覧板（回覧文書）に使えるテンプレート・フォーマット11選1.1 【Word】告知用社内回覧板1.2 【Word】見やすく分かりやすい回覧表テンプレート1.3 【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート1.4 【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート1.5 【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート1.6 【Excel】名前欄があるチェック表つきテンプレート1.7 【Excel】シンプルで使いやすい回覧板テンプレート1.8 【Excel】A4用紙1枚で6枚に分割できる署名テンプレート1.9 【Excel】名簿記入に特化した回覧板テンプレート1.10 【PowerPoint】文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレート1.11 【Word・Excel・PDF】イラスト入りのかわいい回覧板テンプレート2 【脱ファイル管理】社内回覧板に電子ツールが最適な理由2.1 WordやExcelで作成する2つのデメリット2.2 電子ツールの4つのメリット3 【電子化】Word/Excelよりも簡単に回覧板へアクセスできるツール3.1 テンプレート機能と検索機能で回覧板を円滑に運用できる「ナレカン」3.2 社内回覧板に便利！ナレカンのおすすめ機能2選4 電子ツールで回覧板を書くときのコツ5 回覧板にテンプレートを活用すべき3つのメリット5.1 （1）作成時間を削減できる5.2 （2）記載項目が統一できる5.3 （3）回覧にかかる時間を削減できる6 回覧板で使えるテンプレート11選とおすすめの電子ツールまとめ 社内回覧板（回覧文書）に使えるテンプレート・フォーマット11選 以下では、社内回覧板（回覧文書）に使えるテンプレート・フォーマット11選をご紹介します。シーンに応じて使い分けられるように、それぞれのテンプレートの特徴を確認しておきましょう。 【Word】告知用社内回覧板 こちらは、Word形式の「告知用社内回覧板」です。 Word形式なので、一般的な文書と同じ形式で回覧板を作成できます。主に社内イベントの告知に利用すると、下部のチェック欄を参加確認に使えます。 告知用社内回覧板の詳細はこちら 【Word】見やすく分かりやすい回覧表テンプレート こちらは、Word形式の回覧表テンプレートです。 シンプルな構成になっているので、情報が分かりやすいのが特徴です。また、チェック表がついているため、メンバーが閲覧したかが一目で分かる仕様になっています。 見やすく分かりやすい回覧表テンプレートの詳細はこちら 【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート こちらは、概要と詳細を分けて記入できる回覧板テンプレートです。 内容を細かく書き込めるため、伝達事項が多岐にわたる場合にも、情報を整理しやすくなります。 概要と詳細を分けて記入できるテンプレートの詳細はこちら 【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート こちらは、Excelで使える順番表がついたテンプレートです。 読む順番を指定できるので、回覧板を回すスピードを高められる可能性があります。また、内容を記入する欄が広いため、詳しい内容を書き込めます。 順番表がついた回覧板テンプレートの詳細はこちら 【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート こちらは、場面に応じて「至急・標準」のチェック欄がある回覧板のテンプレートです。 急を要する内容を共有する場合は「至急」の欄にチェックしておくと、担当者が素早く対応できる可能性が高くなります。 至急・標準にチェックがつけられるテンプレートの詳細はこちら 【Excel】名前欄があるチェック表つきテンプレート こちらは、名前欄があるチェック表つきテンプレートです。 日付と名前を書く欄が用意されているので、従業員が情報を「いつ確認したのか」がすぐに分かるうえ、迅速に回覧してもらえる可能性が高まります。 名前欄があるチェック表つきテンプレートの詳細はこちら 【Excel】シンプルで使いやすい回覧板テンプレート こちらは、シンプルで使いやすい回覧板のテンプレートです。 シンプルな構成であるため、目的を問わず使いやすいです。また、Excel形式なので、簡単に自社独自の項目を追加できます。 シンプルで使いやすい回覧板テンプレートの詳細はこちら 【Excel】A4用紙1枚で6枚に分割できる署名テンプレート こちらは、署名欄に特化したテンプレートです。 A4用紙1枚で6枚に切り分けられるので、手元にストックしておきやすいです。また、回覧板は誰に戻せばいいのかまで表記されているので、最後に受け取ったメンバーが混乱せずに済みます。 A4用紙1枚で6枚の回覧表を作成できるテンプレートの詳細はこちら 【Excel】名簿記入に特化した回覧板テンプレート こちらは、名簿記入に特化した回覧板のテンプレートです。共有したい資料と付して回覧する使い方になります。 縦軸に氏名、横軸に日付を記載する様式で、閲覧後に署名または押印して使用します。フォントや行間隔などは調節できるため、自身の好みに合わせてカスタマイズできるのが特徴です。 名簿記入に特化した回覧板のテンプレートの詳細はこちら 【PowerPoint】文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレート こちらは、文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレートです。 デザインがシンプルかつテンプレートの文章を差し替えるだけで簡単に利用できます。Power Point形式を利用したい場合はこちらが最適です。 文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレートの詳細はこちら 【Word・Excel・PDF】イラスト入りのかわいい回覧板テンプレート こちらは、かわいいイラストが記載されている回覧板のテンプレートです。 項目を編集できる「Excel」「Word」、簡単に印刷できる「PDF」のすべてで使用できるため、目的に応じて使い分けることができます。特に、社内全体で親密なコミュニケーションをはかりたい方は、かわいいイラスト付きのテンプレートがおすすめです。 イラスト入りのかわいい回覧板テンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【脱ファイル管理】社内回覧板に電子ツールが最適な理由 ここでは、社内回覧板に電子ツールが最適な理由を解説します。正確かつ効率的に情報を伝達するためにも、以下の内容を十分に理解したうえで、導入を検討しましょう。 WordやExcelで作成する2つのデメリット WordやExcelで回覧板を作成すると、以下のデメリットがあります。 共有に手間がかかる WordやExcelで作成した回覧板を共有するには、紙に印刷して配布するかメールで送信する必要があります。そのため、紙の場合は印刷して一人一人に配る手間が、メールの場合はCc／Bccの設定や冒頭の挨拶文を考える手間がかかるのです。 管理が煩雑化しやすい WordやExcelは、社内回覧板以外にも様々な業務で利用されます。そのため、作成した社内回覧板を適切に管理しないと、「他のファイルに埋もれて目当ての社内回覧板が見つけられない」という事態になりかねません。 以上より、WordやExcelで社内回覧板を作成すると、共有や管理において手間がかかるためおすすめしません。一方、情報を瞬時に共有でき、テーマごとに整理できる「ナレカン」のような電子ツールなら、スムーズに回覧板を共有・管理できます。 電子ツールの4つのメリット 社内回覧板を電子ツールで作成すると、以下のメリットが得られます。 リアルタイムで共有できる 電子ツールを使えば、メールを使わずとも、更新した情報を即座に社内全体へ共有することが可能です。 情報にアクセスしやすい 検索機能が搭載されている電子ツールが多く、欲しい情報へすぐにたどりつけるため、効率良く作業を進めることができるのです。 関連データも共有できる 電子ツールでは、連絡事項のほかにもPDFなど関連する資料もまとめて共有できるので、より詳しい情報を伝えられます。 時間や場所の制約がない 電子ツールでは、スマホからでも気軽に内容を確認できるため、外出しているときでも鮮度の高い状態で情報を確認できます。 以上の点から、社内回覧板には情報へすぐにアクセスでき、関連データとともにリアルタイムで情報を共有できる「電子ツール」が最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【電子化】Word/Excelよりも簡単に回覧板へアクセスできるツール 以下では、Word/Excelよりも簡単に回覧板へアクセスできるツールをご紹介します。 回覧板をExcelやWordで作成すると、紙に印刷して共有するか、メールで共有する必要があります。しかし、紙は印刷や配付に時間がかかり、メールは宛先の設定が面倒なほか、他のメールに埋もれて回覧板が見つけられない危険性もあるのです。 そこで、電子ツールで回覧板を作成すれば、社内回覧板を一元管理できるうえ、該当メンバーに一斉に共有可能です。とくに、「超高精度の検索機能があるツール」であれば、共有後も目的の情報をすぐに振り返れるので、誰かに聞き直す煩わしさも解消されます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内回覧板をまとめて管理しつつ、PCやスマホから誰でも即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は簡単操作でテンプレートの作成・呼び出しができ、社内回覧板の作成にかかる手間を省けます。また、作成した回覧板は任意のメンバーに即共有できるほか、既読機能で誰が見たかわかるので、確実に情報が伝達される仕組みをつくれます。 テンプレート機能と検索機能で回覧板を円滑に運用できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 社内回覧板に便利！ナレカンのおすすめ機能2選 ここでは、社内回覧板の共有に役立つナレカンの機能を2つご紹介します。 社内回覧板は、社内研修の実施要項や業務上の仕様変更等、対象者に周知させるべき情報の共有に活用されます。そのため、以下の機能を使って、社員が共有された情報の確認を怠っていないかを確認しましょう。 （1）既読機能 ナレカンでは共有された回覧板を誰が閲覧したのか、既読機能で確認することができます。そのため、閲覧していないメンバーに対する催促等の対応を取ることができ、情報が行き届かない事態を防げるのです。 （2）リアクション機能 ナレカンで作成した記事の左下には「助かりました」というボタンがあり、記事に対してリアクションを送ることができます。また、リアクションを送ったメンバーを確認することも可能です。 社内回覧板に対して多くの「助かりました」が送られれば、記載内容が閲覧者にとって有益であったことを確認できます。逆に、「助かりました」の数が少ない場合は、記載内容に改善の余地があると気付くことができ、回覧板のブラッシュアップに繋がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電子ツールで回覧板を書くときのコツ 回覧板の書き方は、以下の通りです。内容を把握して、電子ツールの活用を具体的にイメージしましょう。 簡潔なタイトルをつける タイトルが簡潔であれば、閲覧者は一目で大まかな内容を把握できます。また、ノートのタイトルで検索するときも、目的の回覧板を見つけやすくなります。 回覧主・回覧対象者を記載する 回覧主・回覧対象者を明らかにしておかなければ、必要な情報を共有すべき相手に確実に伝えられません。 挨拶文を省略する 閲覧者が内容をすぐに把握できるように、形式的な文章は省略して、必要な情報を端的にまとめます。 「ですます調」を使う 「ですます調」と「である調」が混在すると読みづらくなるので、文体は統一しましょう。また、過度な敬語表現は読みにくくなるため不要です。 箇条書きを活用する 箇条書きを使えば、情報が整理されるため、読みやすい回覧板を作成できます。しかし、箇条書きが多いとかえって見づらいため、要点のみで活用するようにしましょう。 回覧期限を記載する 回覧期限がないと、受信者は読むのを後回しにしてしまい、結果読むのを忘れかねません。読み忘れを防ぐためにも、回覧板の末尾には、回覧期限を記載しておきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板にテンプレートを活用すべき3つのメリット ここからは、回覧板にテンプレートを活用すべきメリットをご紹介します。以下のメリットを全社へ周知しておけば、テンプレートを使った回覧板の運用がスムーズになります。 （1）作成時間を削減できる テンプレートを活用することで、回覧板の作成にかかっていた時間を削減できます。 テンプレートを利用せずに回覧板を作る場合、一から作成しなければならず面倒です。とくに、社員の閲覧状況を確認するチェック表を設けたり、体裁を整えたりしていると肝心の「回覧内容」に時間がかけられなくなります。 一方、テンプレートを使えば、伝達したい内容を入力するだけで回覧板が完成します。また、報告内容によって形式を変える必要があるときも、テンプレートを複数用意しておけば都度対応できるため、編集時間の削減も可能です。 （2）記載項目が統一できる テンプレートを活用するメリットとして、記載項目を統一できることが挙げられます。 回覧板によって記載されている項目が異なると、閲覧者側が読んだときに「知りたい情報が記載されていない」となり、担当者に質問する手間が生じてしまいます。また、担当者も都度時間をかけて作成する必要があり、スピーディーな情報共有が実現しません。 このように、手作業での回覧板作成は、作成者・閲覧者双方にデメリットがあります。しかし、テンプレートを利用すると、作成者だけでなく閲覧者や確認をする上司の手間も省けるのです。 （3）回覧にかかる時間を削減できる 回覧板のテンプレートが決まっていると、回覧にかかる全体の時間が早くなります。 回覧板の体裁が統一されていなければ、見るべきポイントが異なり共有すべき情報が伝わりづらくなるので、閲覧にも時間がかかってしまうのです。回覧にかかる時間が長いと、社員間での情報共有にタイムラグが起きて、トラブルが発生しかねません。 そこで、テンプレートを使うと「見るべきポイントがすぐに分かる」ようになり、トラブルを未然に防げるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板で使えるテンプレート11選とおすすめの電子ツールまとめ ここまで、回覧板で使えるテンプレート11選とおすすめの電子ツールを中心にご紹介しました。 回覧板にテンプレートを利用すると、作成の手間を省けるので無駄な時間を削減できます。また、記載項目を統一することで回覧がスムーズになり、効率よく情報を共有できるようになるのです。 ただし、テンプレートは作成にかかる手間を省けますが、伝達情報にアクセスする時間は削減できません。そこで、「目的の情報をすぐに探し出せる電子ツール」を使うと、回覧板をはじめとする社内情報を円滑に管理できます。 結論、自社の情報共有には、回覧板をはじめとしたあらゆる社内情報へ誰でも簡単にアクセスできる電子ツールの「ナレカン」が最適です。また、ナレカンでは、情報の閲覧・編集権限を管理者がコントロールできるので、情報共有の仕組みとして最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、回覧板を作成・管理する手間を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 【必見】社内回覧板はいらない？電子化のメリットやおすすめアプリも紹介 【無料あり】社内・自治会で使える便利なおすすめ電子回覧板アプリ6選！

企業のヘルプデスクには、顧客から商品やサービスについての問い合わせが大量に届きます。また、職場のDX化に伴い、社内からはITシステムに関する問い合わせが集中するなど、ヘルプデスク業務の負担が大きくなっています。 そのため、問い合わせ対応の負担軽減には「ヘルプデスクツール」が必要不可欠なのです。しかし、「ヘルプデスクツールにはさまざまな種類があり、自社に合うツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのヘルプデスクツールや導入メリット、選定ポイントを中心に紹介します。 ヘルプデスクツールを導入して、問い合わせ対応を効率化したい さまざまなヘルプデスクツールを比較し、最適なツールを導入したい 問い合わせ対応の記録をナレッジとして蓄積できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社に最適なヘルプデスクツールだけでなく、問い合わせ自体を減らす方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ヘルプデスクツールとは何か？1.1 ヘルプデスクとサービスデスクの違い1.2 ヘルプデスクツールの基本的な機能2 ヘルプデスクツールを導入するメリット3 【必見】おすすめのヘルプデスクツール3選3.1 ナレカン｜あらゆる問い合わせ内容をナレッジ化できるツール3.2 Stock｜最も簡単に問い合わせ内容をストックできるツール3.3 Microsoft Teams｜社内情報共有を促進するヘルプデスクツール4 ＜比較表＞おすすめの社内向けヘルプデスクツール3選5 社外向けヘルプデスクツール2選5.1 Service Cloud｜Salesforce社が提供するカスタマーサポートツール5.2 Freshdesk｜マルチチャネルを一元管理できるツール6 ＜比較表＞おすすめの社外向けヘルプデスクツール2選7 AI活用型ヘルプデスクツール2選7.1 Zendesk｜お問い合わせ対応を自動化できるAI搭載型ツール7.2 COTOHA Chat ＆ FAQ｜AIが自動で対応するチャットボットツール8 ＜比較表＞AI活用型ヘルプデスクツール2選9 ヘルプデスクツールの選定ポイント9.1 （1）情報共有が簡単にできるか9.2 （2）情報を蓄積できるか9.3 （3）情報に即アクセスできるか10 おすすめのヘルプデスクツールまとめ ヘルプデスクツールとは何か？ はじめに、ヘルプデスクワークの基本的な概要について解説します。概要を押さえたうえで、ツールを選定しましょう。 ヘルプデスクとサービスデスクの違い ヘルプデスクと似ている言葉として、サービスデスクがあります。大きな違いとしては、「対応範囲」が挙げられます。 ヘルプデスクは、顧客の問い合わせに応じて使用方法を教えたり、不具合システムを解決したりするなど、主に受動的な役割を担います。 一方で、サービスデスクとは、ヘルプデスクと同じく利用者からの質問やトラブルに対応する以外に、”新サービスの紹介”や”FAQ”に関する情報の能動的な発信を担当します。 このように、サービスデスクはヘルプデスクよりも幅広い対応範囲を表すのです。 ヘルプデスクツールの基本的な機能 ここでは、ヘルプデスクツールの基本的な機能について解説します。 機能名 解説 メール自動転送 顧客からのお問い合わせメールを自動でツール内にストックできる機能 テンプレート よくある質問に対して作成しておいた回答を、簡単に呼び起こせる機能 フォルダ 顧客からの問い合わせ情報を種類ごとに分けて整理できる機能 メッセージ 顧客への対応中に分からない質問をされた場合、すぐに専門的なメンバーにやり取りができる機能 FAQ（質問） よくある質問を特定の人・部署に回答してもらい、その回答をナレッジとして蓄積できる機能 チャットボット 生成AIの活用によって、顧客からの問い合わせに自動で回答する機能 ヘルプデスクツールを導入する目的として「顧客や社員からの問い合わせに迅速に対応し、業務の効率化を図ること」が挙げられます。したがって、”チャットボット”や”FAQ作成”などの機能が、ヘルプデスク担当者の業務負担の軽減に貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヘルプデスクツールを導入するメリット ヘルプデスクツールを導入するメリットは以下の3つです。 問い合わせ対応をナレッジとして社内に蓄積できる ヘルプデスクツールを導入すると、社内外からの問い合わせ記録を”ナレッジ”として蓄積できるので、同じような問い合わせへの参考になります。そのため、情報が属人化せず、担当者が異動や退職をしてもノウハウを継承していけるのです。 迅速に適切な問い合わせ対応ができる ヘルプデスクツールで必要なときに過去の問い合わせを参考にできれば、素早い対応を取れます。また、同じような問い合わせに対し、担当者による対応内容のばらつきも防止して、適切なサポートが提供可能になるのです。 問い合わせ自体を減らして業務負荷を軽減できる ヘルプデスクツールによっては、よくある質問をFAQとしてまとめたり、チャットボット機能でAIが自動で問い合わせに答えてくれたりするものもあります。そのため、ヘルプデスク担当者が直接対応しなくてはならない業務が減るのです。 このように、ヘルプデスクツールは質問回答の手間を省いたり、社内のナレッジ蓄積に活用したりすることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】おすすめのヘルプデスクツール3選 以下では、おすすめのヘルプデスクツール3選を紹介します。 社内・社外からの問い合わせ対応が遅れると、業務が滞ったり顧客満足度が低下したりする恐れがあるので、迅速な回答が求められます。ただし、問い合わせの件数が多すぎると対応が間に合わないので、ヘルプデスク担当者の業務負荷を減らす必要があるのです。 そこで、過去のやりとりや質問を「ナレッジ」として蓄積でき、すぐに参考にできるツールがあれば、問い合わせに回答する負担を軽減できます。したがって、メールやチャット上の対応履歴を記録しつつ、FAQ機能を備えたITツールを導入しましょう。 結論、自社が導入するべき社内ヘルプデスクツールは、社内のあらゆる情報をナレッジ化して共有・管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、問い合わせメールを自動で「記事」に転送しつつ、直接情報を書き込めるので、対応履歴をナレッジとして残せます。また、「質問」機能では、特定の人・部署に回答をリクエストでき、回答はナレッジとして残るので社員の自己解決を促します。 ナレカン｜あらゆる問い合わせ内容をナレッジ化できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Stock｜最も簡単に問い合わせ内容をストックできるツール Stockは、問い合わせの背景や内容、対応を記載して保管できる情報共有ツールです。 「Stock」の「ノート」に”問い合わせ内容”や”よくある質問”をまとめれば、社内で簡単に共有できます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」を紐付けられるので、対応漏れを防いだり、ほかのメンバーに質問したりもできて便利です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Teams｜社内情報共有を促進するヘルプデスクツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ スムーズな情報共有 メンバーとのチャット機能やファイル共有機能が備わっており、スムーズな情報共有を促します。 社外とのやり取りが可能 社外の方でもゲストとして招待して、共同作業や会議が行えます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ 引用：Microsoft｜Microsoft Teams の Wiki 機能を効果的に使いこなそう! Wiki機能 Teamsでは、利用するチャネル内にWikiを作成することが可能です。たとえば、このWikiに”社内でよくある質問”をまとめておけば、社員は自身の疑問を自己解決しやすくなります。 共同作業機能 Microsoft Teamsには、ツール内で管理しているファイルをリアルタイムで共同編集できる機能が備わっています。メンバーの意見をまとめたり、進捗状況を確認したりするのに便利です。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ 使い慣れるのが難しい可能性がある ユーザーからは「アップデートされるたびにインターフェースが悪くなっていく。せっかく直感的に使いやすいUIなのでキープしてほしい」という口コミが寄せられています。（引用：ITreviw） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ Microsoft Teams (無料)：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめの社内向けヘルプデスクツール3選 以下は、社内ヘルプデスクツール3選の比較表です。 ナレカン Stock Microsoft Teams 特徴 大企業で使えるあらゆる問い合わせ内容をナレッジ化できるツール 中小規模の企業で使える最も簡単に問い合わせ内容をストックできるツール 社内情報共有を促進するヘルプデスクツール メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 操作のシンプルさ 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 シンプルなのでAI機能はない 使い慣れるのが難しい可能性がある 料金 ・無料プランはなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月〜 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら 以上の表を参考に、自社に合うツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社外向けヘルプデスクツール2選 ここでは、社外からの問い合わせ対応に使えるヘルプデスクツール2選を紹介します。以下を参考に、社外向けヘルプデスクツールに搭載された機能を理解して、どれが自社に適しているのかを見極めましょう。 Service Cloud｜Salesforce社が提供するカスタマーサポートツール ＜Service Cloudの特徴＞ Slackなどの外部ツールと連携できる 外部ツールとの連携機能を使えば、すべての情報をService Cloud上で管理できます。 顧客同士がサポートし合う環境を提供している カスタマーコミュニティでは顧客同士がつながることができ、サポートし合って簡単に必要な回答を見つけられるようになります。 ＜Service Cloudの機能・使用感＞ AI機能 AIを活用した高度な検索機能によって、顧客への回答にスピーディーに回答できるようになります。また、ツール内に保存してある情報をもとに、自動で回答に返信できます。 反復作業の自動化機能 文書処理やデータ入力といった日常業務を自動で行う機能が備わっています。人的ミスを削減できる点がメリットです。 ＜Service Cloudの注意点＞ IT企業向けの機能が豊富 Service Cloudには高度な機能が豊富に備わっているので、ITに詳しくないと使いこなすのに苦労する恐れがあります。 ＜Service Cloudの料金体系＞ 以下はすべて税抜表示です。（参考：Service Cloudの料金） Starter：3,000円/ユーザー/月 Professional：9,600円/ユーザー/月 Enterprise：19,800円/ユーザー/月 Unlimited：39,600円/ユーザー/月 Einstein 1 Service：60,000円/ユーザー/月 Service Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Freshdesk｜マルチチャネルを一元管理できるツール ＜Freshdeskの特徴＞ マルチチャネルを自動補足し一元管理できる 問い合わせ内容を判別して適切な担当者へ割り当てる機能（チケット割り当て機能）があるため、業務の割り当てに時間をかける必要がなくなります。 分析機能が充実している Freshdeskの分析機能を活用すれば「期間内の平均対応時間」や「製品別に問い合わせの割合」をレポート化できるので、PDCAサイクルが回る仕組みをつくりだせます。 ＜Freshdeskの機能・使用感＞ プラットフォームを使ってFAQを作成する Freshdeskでは、顧客向けFAQと内部向けFAQを同環境で管理できます。そのため、顧客の迅速な疑問解消につながります。 公開範囲を制限する 顧客向けと内部向けのFAQを同環境で管理できますが、特定の人に対して非公開にできる機能が備わっています。内部の情報漏洩への対策が行えるのです。 ＜Freshdeskの注意点＞ 完全には日本語対応していない 「日本語対応している部分もありますが、細かい部分が未対応なので早急に対応してほしい」という口コミが寄せられています。（参考：ITreviw） ＜Freshdeskの料金体系＞ FREE：0円 GROWTH：2,700円/ユーザー/月（月払い） PRO：8,600円/ユーザー/月（月払い） ENTERPRISE：13,800円/ユーザー/月（月払い） Freshdeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめの社外向けヘルプデスクツール2選 以下は、社外向けヘルプデスクツール2選の比較表です。 Service Cloud Freshdesk 特徴 Salesforce社が提供するカスタマーサポートツール マルチチャネルを一元管理できるツール メッセージ機能 【〇】※社外向けのみ 【〇】 操作のシンプルさ 【×】 【×】 注意点 IT企業向けの機能が豊富 完全には日本語対応していない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは3,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは2,700円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Service Cloud」の詳細はこちら 「Freshdesk」の詳細はこちら 以上のように、ツールによって機能や料金プランに違いがあるので選ぶ際の参考にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AI活用型ヘルプデスクツール2選 以下は、社内向け・社外向けのいずれにも利用可能なAI活用型のヘルプデスクツール2選です。社内外からの問い合わせ対応業務にツールを使いたい場合は、参考にしましょう。 Zendesk｜お問い合わせ対応を自動化できるAI搭載型ツール ＜Zendeskの特徴＞ 機能が充実している 社員の疑問を解消するAIシステムが内蔵されており、短時間で対応を完了できます。 外部ツールと連携できる SlackやZoomなど、さまざまな外部ツールと連携できるので、サポートを提供する際にツールを切り替える必要がなくなります。 ＜Zendeskの機能・使用感＞ AIエージェント機能 Zendeskでは高い自律性を持ったAIが、担当者に代わって問い合わせに対応できます。そのため、担当者の負担軽減が実現できるのです。 カスタマーポータル機能 顧客が企業が提供する情報にアクセスできる機能が備わっています。結果として、顧客が自律的に疑問を解消できる環境を構築し、担当者への問い合わせを減らすことが可能です。 ＜Zendeskの注意点＞ 社員が使いこなせない恐れがある 機能が備わっている分、社員によっては使いこなせないリスクも懸念されます。 ＜Zendeskの料金体系＞ 以下は「Zendesk for Service」の料金プランです。 Suite Team：$69/エージェント/月（月払い） Suite Growth：$115/エージェント/月（月払い） Suite Professional：$149/エージェント/月（月払い） Suite Enterprise：$219/エージェント/月（月払い） Zendeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ COTOHA Chat ＆ FAQ｜AIが自動で対応するチャットボットツール ＜COTOHA Chat ＆ FAQの特徴＞ 高精度AIによるチャットボット搭載 人の代わりに応対するAIチャットボットサービスによって、問い合わせ業務の効率化を図ります。 13言語への翻訳機能がある 日本語・英語に加えてさまざまな言語に対応しており、多国籍企業でも利用できます。 ＜COTOHA Chat ＆ FAQの機能・使用感＞ 問い合わせへの自動回答機能 ドキュメント回答プランでは、社内情報が書かれたドキュメントをもとに、自動で顧客からの質問に答える機能が備わっています。この機能により、担当者の負担軽減だけでなく、顧客への迅速な対応も実現できます。 マルチリンガル機能 COTOHA Chat ＆ FAQには、顧客からの外国語での質問や、その回答を翻訳する機能があります。13言語に対応しており、外国人ユーザーへの問い合わせへの迅速な対応を促します。 ＜COTOHA Chat ＆ FAQの注意点＞ 予算に合わない恐れがある 料金が高額のため、予算に合わない可能性があります。 ＜COTOHA Chat ＆ FAQの料金体系＞ トライアルサービス 55,000円（税込み）（最長3ヶ月間） 本格サービス 104,500円（税込み）/月〜 COTOHA Chat ＆ FAQの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞AI活用型ヘルプデスクツール2選 以下は、AI活用型ヘルプデスクツール2選の比較表です。 Zendesk COTOHA Chat ＆ FAQ 特徴 お問い合わせ対応を自動化できるAI搭載型ツール AIが自動で対応するチャットボットツール メッセージ機能 【〇】※社外向けのみ 【〇】※社外向けのみ 操作のシンプルさ 【×】 【〇】 注意点 社員が使いこなせない恐れがある 予算に合わない恐れがある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは$69/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは195,000円/月～ 公式サイト 「Zendesk」の詳細はこちら 「COTOHA Chat ＆ FAQ」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヘルプデスクツールの選定ポイント ここでは、ヘルプデスクツールの選定ポイントを解説します。ヘルプデスクツールの導入を検討している企業の担当者の方は必見です。 （1）情報共有が簡単にできるか 1つ目は、情報共有が簡単にできるかです。 ヘルプデスクツールのなかには、社内メンバー向けのメッセージ機能が備わっていないことが多いです。そのため、問い合わせの内容についてメンバーとやりとりするためには、ほかの連絡手段が必要になります。 また、社内メンバー向けのメッセージ機能を備えていたとしても、チャットでは大切な連絡がメッセージで流れてしまうので不便です。つまり、「問い合わせ内容」と「メンバーとのやりとり」をまとめられる「ナレカン」のようなツールを検討しましょう。 （2）情報を蓄積できるか 2つ目は、社員が情報を蓄積できるかです。 顧客や社員などからヘルプデスクに寄せられる問い合わせは大量です。そのため、すべての問い合わせに対して丁寧に回答するのは、時間がかかるので現実的ではありません。 そこで、問い合わせの回答を事前に用意してまとめておけば、一人ひとりの問い合わせに回答せずに済みます。また、回答内容を公開しておけば、社員は自分で確認するだけで悩みが解消するので、わざわざ問い合わせせずに済みます。 （3）情報に即アクセスできるか 3つ目に、目当ての情報に即アクセスできるかが重要です。 ヘルプデスクツールには、何十件～何百件もの問い合わせ記録が残ります。しかし、単純にナレッジを蓄積しているだけでは「情報が煩雑化しており、どこに何があるか分からない」「目当ての情報が検索にヒットしない」という事態に発展しかねません。 そのため、自社がヘルプデスクツールを導入するときは「テーマごとに情報を整理できる構造」「超高精度の検索機能」が備わったツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのヘルプデスクツールまとめ ここまで、おすすめのヘルプデスクツール7選とメリット、選定ポイントなどを中心に紹介しました。 ヘルプデスクツールは、ヘルプデスク担当者の負担を軽減するうえで不可欠です。しかし、「とりあえず」でツールを導入してしまうと、操作が難しかったり使い勝手が悪かったりするので、結局は業務効率化につながりません。 そのため、ヘルプデスク業務には「あらゆる情報を蓄積でき、目的の情報をすぐに見つけ出せるツール」が求められます。とくに「過去の問い合わせ」や「よくある質問」をまとめておけば、迅速に顧客対応ができたり、自力で自身の疑問を解消したりできる仕組みをつくれます。 したがって、ヘルプデスクツールを導入するなら、社外からの問い合わせ履歴を残せる「記事」と、社内のよくある問い合わせ・回答をまとめられる「質問」が備わった『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ヘルプデスクの負担を軽減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】情報やナレッジの社内共有に役立つツール・アプリ7選

仕事の依頼メールを送るうえでは、相手に失礼とならないように構成や書き方を十分注意する必要があります。また、見積もりや日程調整など、シーンごとに書き方を分けるのも重要です。 しかし、ノウハウが不足しているため、依頼メールを送る際にどのような点を意識すべきか分からない担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事依頼メールにおけるポイントやよく使う表現を中心に解説します。 依頼メールを送るにあたり、どのような表現を使えば良いか分からない 依頼メールの正しい書き方を押さえ、相手とのトラブルをなくしたい よりスムーズに仕事を依頼できる方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、依頼メールの正しい書き方が分かり、スピーディに仕事を依頼できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 初めての依頼メールで押さえるべきポイント4選1.1 （1）件名を分かりやすくする1.2 （2）内容は簡潔にする1.3 （3）返信の期限を明確にする1.4 （4）相手を気遣う2 仕事の依頼メールでよく使う表現3 【汎用的に使える】仕事の依頼・お願いメールの例文3.1 社内向け3.2 社外向け4 シーン別！仕事依頼メールの例文4.1 シーン1｜資料添付を依頼するメール4.2 シーン2｜見積もりを依頼するメール4.3 シーン3｜日程調整を依頼するメール4.4 シーン4｜講演を依頼するメール4.5 シーン5｜「手が空いたので仕事ください」と依頼するメール5 仕事の依頼メールにおける3つの注意点5.1 （1）相手が不快になる表現を避ける5.2 （2）過剰なやりとりを避ける5.3 （3）ほかの内容と埋もれないようにする6 【これで解決】メールよりもスムーズに仕事を依頼できるツール6.1 必要な機能に過不足がないシンプルなツール「ナレカン」7 仕事依頼メールのポイントや注意点まとめ 初めての依頼メールで押さえるべきポイント4選 ここでは、仕事の依頼メールで押さえるべきポイントを4つ解説します。相手とのスムーズなやりとりをするためにも、以下の点を押さえましょう。 （1）件名を分かりやすくする まずは、依頼メールのポイントとして、件名を分かりやすくすることが挙げられます。 無題のままで送るのはもちろん「よろしくお願いします」のように、内容が一目で分からない件名は避けるべきです。内容が分かりづらければチェックも後回しされやすく、最悪の場合見られないまま放置されることもあり得ます。 そのため、確実に内容に目を通してもらえるように「～の依頼」「～について」など件名は分かりやすく記載しましょう。ただし、必要以上に冗長な表現を使うと読みづらくなってしまうので、45文字以内にするのがベストです。 （2）内容は簡潔にする 次に、内容を簡潔にするのも大切です。 仮に内容が冗長だったり曖昧な表現が多かったりすれば、受け手は何を求められているのかがわからず、返事を出しにくくなってしまいます。また、このようなメールでは本旨も捉えづらくなるため、認識の齟齬が起こるリスクもあるのです。 したがって、相手がすべきアクションを明確にイメージできるようにするためにも、内容は過不足なく簡潔に記載しなくてはなりません。 （3）返信の期限を明確にする 依頼メールでは、返信の期限を明確にするのも重要です。 返信期限を設けなければ、受け手が「あまり重要ではない」と判断してチェックを後回しにする恐れがあります。その結果、意思決定が遅れるトラブルにもつながりかねません。 以上のような事態を防ぐためにも、依頼メールには返信の期限を明確に設定しておきましょう。また、期限を設ければ返信を待つストレスも軽減されます。 （4）相手を気遣う 依頼メールでは相手を気遣うのもポイントです。 送り手はあくまでも”お願いする立場”なので「恐れ入ります」のように受け手を気遣う言葉を添えるのがマナーです。このような配慮があれば依頼先との良好な関係性を築けるので、その後の取引も継続しやすくなるのです。 以上のように、依頼メールを送る際は思いやりの姿勢を忘れずに意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の依頼メールでよく使う表現 以下は、仕事の依頼メールでよく使う表現・フレーズです。 よろしくお願いいたします 「お願いします」よりも丁寧な印象を与えられます。 お手数をおかけしますが 相手に手間がかかるときに使うと、依頼の表現を和らげられます。 大変恐縮ですが 「お手数をおかけしますが」よりも丁寧でへりくだった印象を与えられます。 ～していただいてもよろしいでしょうか 「相手の状況を考慮している」といった印象を与えられます。 ～していただければ幸いです 「お願いします」よりもさらにへりくだった表現で、一方的にお願いする印象が和らぎます。 〇〇までにご回答いただけますと助かります 具体的な日時や担当者を明記すると、相手が確認の連絡をする手間を省けます。 上記の表現を押さえれば、一方的に依頼メールになりにくいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【汎用的に使える】仕事の依頼・お願いメールの例文 以下では、仕事の依頼・お願いメールの例文を社内向け・社外向けに分けてそれぞれ紹介します。 社内向け 仕事を社内の人にお願いするときは、社外向けのメールほどフォーマルな表現を使う必要はありませんが、簡潔で要点を押さえた内容を意識しましょう。 件名：【依頼】△△の対応について 〇〇さん お疲れ様です。〇〇です。 すみません、△△の対応についてご相談させてください。 （～事情を記載～）のため、●●さんに（～依頼したいことを記載～）を〇月〇日までに対応していただくことは可能でしょうか。 急なお願いで申し訳ありません。対応が難しい場合はおっしゃってください。 お忙しいところ恐縮ですが、ご確認よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇 （氏名） 連絡先： 対応の必要性や相手の状況に応じて「対応をお願いします」「対応可能でしょうか」のように言い換えましょう。 社外向け 仕事を社外の人に依頼するときは、カジュアルな表現は避けて、よりフォーマルな表現を使うとともに、丁寧なメールを意識しましょう。 件名：【株式会社〇〇】〇〇に関するご対応のお願いについて 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。 〇〇プロジェクトの件、早速弊社にて準備を進めたく存じます。つきましては、貴社にて以下2点をご対応いただけないでしょうか。 =========================== 1. （～やることを記載～） ・手順：○○（やることの手順を記載） ・【〇/〇】までにお願いいたします。 2. （～やることを記載～） ・手順：○○（やることの手順を記載） ・【〇/〇】までにお願いいたします。 =========================== ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇 （氏名） 連絡先： 自社と社外では環境が異なるため、依頼内容や対応方法を分かりやすく記載し、認識の齟齬を防ぎましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ シーン別！仕事依頼メールの例文 ここでは、仕事依頼メールの例文をシーン別でご紹介します。シーンごとにどのような書き方の違いがあるのかを知りたい方は必見です。 シーン1｜資料添付を依頼するメール こちらは資料添付の依頼メールにおける例文です。背景を忘れずに記すのはもちろん、添付先の住所も漏れなく記載しましょう。 件名：資料送付についてのお願い 本文： 依頼先の会社名・氏名 はじめまして。株式会社〇〇の××と申します。 この度、貴社のサービスページを拝見してご連絡いたしました。 現在、弊社では貴社の〇〇の導入を検討しており、つきましては、〇〇についての詳しい資料を拝見したく思っております。 以下の宛先までご送付いただければ幸いです。 送付先住所・会社名・氏名 お忙しいところ大変恐縮ですが、 〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン2｜見積もりを依頼するメール こちらは見積もりの依頼メールにおける例文です。早期に見積もりを把握したい場合は、具体的な日時を記すのがポイントです。 件名：お見積もり作成についてのお願い 本文： 依頼先の会社名・氏名 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。 先日のお打ち合わせでは、〇〇について大変詳しくご説明いただき誠にありがとうございます。 つきましては、〇〇のお見積もりを頂戴できればと思っております。 以下の宛先までご送付いただければ幸いです。 送付先住所・会社名・氏名 お忙しいところ大変恐縮ですが、 〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン3｜日程調整を依頼するメール こちらは日程調整の依頼メールにおける例文です。候補日時を記すのがポイントです。 件名：〇〇のお打ち合わせにおける日程調整のお願い 本文： 依頼先の会社名・氏名 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。 〇〇についてのお打ち合わせをしたく思っております。 つきましては、以下の日時でご都合の良い日を教えていただけますでしょうか。 候補日時： 〇月〇日（〇）〇時～〇時まで ×月×日（×）×時～×時まで △月△日（△）△時～△時まで 万が一上記日時でご都合が合わない場合は、〇〇様でよろしい日時を2、3程度挙げていただけますと幸いです。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン4｜講演を依頼するメール こちらは講演依頼メールの例文です。講演会の詳細を記すのがポイントです。 件名：〇〇講演講師ついてのお願い 本文： 依頼先の会社名・氏名 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。 先日、貴社のホームページを拝見したところ、弊社の開発しているサービスとの類似点を感じました。 つきましては、ぜひ〇月〇日の講演会に参加していただきたいと思っております。 講演会詳細： 第〇回　〇〇講演会 日時： 場所： 謝礼： ご不明点などございましたらお気軽にお問い合わせください。 お忙しいところ大変恐縮ですが、ぜひご参加いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン5｜「手が空いたので仕事ください」と依頼するメール こちらは「手が空いたので仕事ください」と依頼するメールの例文です。まず自分の現状を伝えるのがポイントです。 件名：今週の業務について 本文： 〇〇さん お疲れさまです。××です。 先週の〇〇の案件は納品済みです。また、明日、明後日と特に急ぎの仕事はないため、手が空きそうです。 もしお手伝いできる業務があれば、ぜひ私に振っていただきたいです。 何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の依頼メールにおける3つの注意点 ここでは、仕事の依頼メールにおける注意点を3つ解説します。依頼先とのトラブルを避けるためにも、以下のポイントを確実に把握しましょう。 （1）相手が不快になる表現を避ける 仕事の依頼メールの注意点として、相手が不快になる表現を避けることがあります。 たとえば、急かすような表現や上から目線の言い回しがある場合、相手に傲慢な印象を与えてしまいます。そのため、件名に「至急」と入れたり「～してください」などと記載したりするのは避けるべきです。 したがって、”仕事を受けてもらう”意識を常に持った言葉選びが重要なのです。 （2）過剰なやりとりを避ける 仕事の依頼メールでは、過剰なやりとりを避ける点にも注意が必要です。 ビジネスメールは丁寧な表現が求められるため、ただでさえ作成に時間がかかります。そのうえ、時間帯によっては返信そのものが難しい場合もあることから、過度にやりとりすると相手にストレスを与えかねません。 必要以上のやりとりをなくすためにも、内容は一目で分かるように記載して相手が極力問い合わせをしないで済むようにしましょう。 （3）ほかの内容と埋もれないようにする 最後に、依頼メールがほかの内容と埋もれないようにするのも重要です。 依頼メールを送っても、ほかの内容に埋もれて相手が確認できなくては意味がありません。また、返信がなければ再度リマインドメールを送ったり電話をしたりする手間もかかってしまうのです。 しかし、あらゆる情報が埋もれず確実に蓄積できる「ナレカン」を使えば、メールと異なりファイルを開かなくても情報を一目で確かめられます。そのため、相手が依頼内容を見落とす心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】メールよりもスムーズに仕事を依頼できるツール 以下では、メールよりもスムーズに仕事を依頼できるツールをご紹介します。 仕事において迅速な意思決定をするためにはスピーディなやりとりが必要です。しかし、メールでは送付先のアドレスを都度指定したり、形式ばった文章を考えたりするのに時間がかかりがちです。 そこで、「チャット形式で簡単にやりとりできるITツール」を導入しましょう。しかし、ITツールの中には多機能すぎて使いづらいものが多く、メール以上に仕事の依頼に時間がかかってしまう可能性があるのです。 したがって、シンプルで誰にとっても使いやすいうえに、わずかな操作で簡単にやりとりできるツール「ナレカン」を導入するべきです。 ナレカンには、業務のあらゆる情報を簡単に残せるだけではなく、リアルタイムで任意の社員に共有されます。また、やりとりもチャット形式でスムーズに進むので、メールのような情報共有の煩わしさがありません。 必要な機能に過不足がないシンプルなツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事依頼メールのポイントや注意点まとめ ここまで、仕事依頼メールのポイントや注意点を中心に解説しました。 依頼メールを送る際は、件名や内容を分かりやすくするだけでなく、相手への配慮が大切になります。また、メールを送ってもほかのメールに埋もれてしまうのは意味がないので、”情報を確実にストックできるクラウドツール”を使いましょう。 ただし、多機能で複雑なツールでは自社に浸透しない可能性もあるため、必ず「ITリテラシーに関わらず、簡単に使いこなせるツール」でなければなりません。 結論、誰でも直感的に使えるので、仕事の依頼・確認がスムーズにできるツール「ナレカン」が最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でメールのストレスを解消し、仕事をスムーズに依頼できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

企業活動を円滑にするには、他部署との連携が欠かせません。そこで、部署間の連携を強化するにあたり、社内のコミュニケーションを活性化したり、横断的に情報共有したりできる仕組みが求められています。 しかし、「他部署との連携を強化したいが、具体的な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、他部署との連携を強化するメリットやコツ・成功事例を中心にご紹介します。 他部署との連携を強化して業務を円滑に進めたい 他社の成功事例を把握して自社の取り組みに役立てたい 他部署との連携を効率化できるツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、他部署との連携強化を具体的にイメージして取り組みを実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 他部署との連携を強化するメリット3選1.1 （1）業務が円滑に進められる1.2 （2）職場への定着率を高められる1.3 （3）イノベーションを促進できる2 他部署との連携が難しい・うまくいかない3つの原因とは2.1 （1）仕事の目的を理解していない2.2 （2）他部署の業務状況を知らない2.3 （3）他部署とのコミュニケーションが不足している3 他部署との連携を強化するコツ2選3.1 （1）会社の課題や目標を浸透させる3.2 （2）他部署との情報共有を徹底する4 【これで解決】他部署との連携を効率的に強化できるツール4.1 簡単に社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」5 他部署との連携強化に成功した事例3選5.1 事例1｜株式会社オープンストリーム5.2 事例2｜株式会社フルスピード5.3 事例3｜株式会社ミナジン6 他部署との連携を強化するメリット・コツや方法まとめ 他部署との連携を強化するメリット3選 以下では、他部署との連携を強化するメリットについて解説します。部署間連携の強化によるメリットには「業務の円滑化」や「職場環境の改善」「イノベーションの促進」の3つが挙げられます。 （1）業務が円滑に進められる 他部署との連携を強化すると、業務が円滑に進められます。 なぜなら、組織として一体感を持って、共通の目標に向かって仕事に取り組めるようになるからです。たとえば、他部署同士の連携が密になっていれば、ノウハウを共有したり、トラブルが発生した際にフォローしやすくなったりします。 したがって、部署間の連携が強化されることによって、部門同士で補い合う関係性を生み出し、自部署だけで対応するよりもスムーズに業務がこなせるようになるのです。 （2）職場への定着率を高められる 他部署との連携が強まれば、社内コミュニケーションが促進されて、職場への定着率を高められます。 実際に、HR総研の【HR総研：「若手人材の離職防止」に関するアンケート　結果報告】によると、「効果が感じられる若手人材の離職防止を意識した取組み」として、6割の企業が「社内コミュニケーションの活性化」を挙げています。 つまり、社内コミュニケーションが離職防止に有効であることがわかります。そこで、他部署との交流があれば、直属の上司を含む自部署メンバーには相談しづらい悩みも、誰かに相談できるようになるので、結果として職場への定着率が高められるのです。 （3）イノベーションを促進できる 他部署との連携を強化すると、イノベーションが生まれやすくなります。 他部署とのコミュニケーションを通じて、自部署の業務だけでは得られない、専門的な知見を得ることができます。そして、新しいアイデアが生まれたり、他部署と連携したプロジェクトを開始したりするきっかけとなるのです。 以上のように「他部署のアイデアや仕事が、どのように自部署に影響して、何か活かせることはあるのか」といった相互理解を深めることで、新しい価値を生み出せるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携が難しい・うまくいかない3つの原因とは ここでは、他部署との連携が難しい・うまくいかない原因について解説します。部署間連携を成功させたい企業は、以下の内容に注意して連携強化に取り組みましょう。 （1）仕事の目的を理解していない 社内メンバーが仕事の目的を理解していないと、他部署との連携も失敗しやすくなります。 なぜなら、仕事で果たす役割を理解していなければ、他部署と協力して業務を進める意義も感じられず、積極的なコミュニケーションにつながらないからです。したがって、まずは仕事の目的を社員に浸透させることが必要です。 たとえば、企業の抱えるミッションを周知し理解させることも方法のひとつです。ビジョンが社内に浸透すれば、仕事の目的意識を持てるだけでなく、社員同士が共通認識を持ってコミュニケーションをとれるので、他部署との円滑な連携につながります。 （2）他部署の業務状況を知らない 部署間連携がうまくいかない原因に、他部署の業務状況を知らないことが挙げられます。 他部署の業務状況を理解できていない場合、やりとりに消極的になってしまいます。実際に、コクヨ株式会社の【部署間コミュニケーションの現状と課題】によると「他部署とのコミュニケーションで困っていること」に対し、以下の回答がされています。 気軽に話しかけられる場所がない 業務内容がわからず声をかけづらい 共通の話題がない 繁閑状況がわからず声をかけづらい 調査からもわかるように、「業務内容」や「繁閑状況」を把握できないと、話すべき内容やタイミングが分からず、他部署との連携は強化されません。そのため、社内の業務を可視化できる仕組みをつくって、部署間の相互理解を深める点が重要です。 （3）他部署とのコミュニケーションが不足している 他部署とのコミュニケーションが不足していると、メンバー同士の相互理解が深まらないので、連携がうまくとれません。 たとえば、HR総研の【HR総研：社内コミュニケーションに関するアンケート2022　結果報告1】によると、「社内コミュニケーション不足による業務障害の内容」として7割の企業が「部門間・事業所間の連携」を挙げており、コミュニケーション不足が他部署との連携を妨げることがわかります。 したがって、他部署との連携を強化するには、他部署の業務状況がわかる仕組みづくりが必要です。具体的には、「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、非対面でも連絡をとりやすい体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携を強化するコツ2選 ここでは、他部署との連携を強化するコツ2選をご紹介します。以下の内容は、部署間の連携強化の成功に欠かせないため必見です。 （1）会社の課題や目標を浸透させる 他部署との連携を強化するためには、会社の課題や目標を浸透させる必要があります。 なぜなら、全社員が会社の課題や目標を理解することで、異なる部署でも同じ意識をもって業務に取り組めるようになるからです。課題や目標に対する共通認識があれば、自然と一体感が生まれ、互いにコミュニケーションがとりやすくなります。 したがって、会社の課題や目標を社内に浸透させ、社員が同じ方向を向いて業務に取り組めるようにすることが、自然と他部署との連携強化につながるのです。 （2）他部署との情報共有を徹底する 他部署との情報共有を徹底することも、部署間の連携を促進するのに重要です。 それぞれの部署の業務状況やナレッジなどを共有することで、部署間の相互理解を深めることができ、結果的にコミュニケーションの円滑化にもつながります。 一方で、部署間の情報共有が徹底されていないと、誤解が生まれたり、業務の進捗に遅れが出たりしてしまう恐れがあるのです。 したがって、「ナレカン」のようにスマホやタブレットからでも気軽に情報共有できるITツールを使って、現場・オフィス問わず、効率的かつ確実に情報を共有できる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】他部署との連携を効率的に強化できるツール 以下では、他部署との連携を効率的に強化できるツールをご紹介します。 他部署との連携を強化するには、部署間の垣根を越えて情報共有できる仕組みづくりが不可欠です。「誰が、どの作業を担当しているのか」が把握できれば、声がけがしやすくなるほか、仲間意識を持って業務に取り組めます。 ただし、他部署の情報も扱うようになると、情報の整理が難しいため「必要な情報へ適切にアクセスできるツール」を導入しましょう。たとえば、「フォルダ単位で情報を整理しつつ、閲覧・編集権限を設定できるツール」であれば、部署間のトラブルを防げます。 結論、他部署との連携を強化するには「フォルダ」で部署ごとに情報を整理をしながら、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはあらゆる情報を残せるほか、多階層かつアクセス権を自由に設定できる「フォルダ」で、適切に情報を共有できます。また、生成AIによる「自然言語検索」では、権限を付与された範囲内で、欲しい回答を生成してくれるのが特徴です。 簡単に社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能紹介＞ ＜コメント機能＞ ナレカンでは社内情報を残した記事に、コメントを残せます。また、コメントには「いいね」と簡単にリアクションが取れるので、コミュニケーションの促進に役立ちます。 ＜自然言語検索機能＞ ナレカンには、”上司に質問するように、欲しい情報を探せる”、生成AIを活用した自然言語検索機能が備わっています。したがって、他部署の情報も簡単に入手し、効率的な情報共有の仕組みを構築できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携強化に成功した事例3選 ここでは、他部署との連携強化に成功した事例3選について解説します。以下の事例を参考にして、自社の取り組みに役立てましょう。 事例1｜株式会社オープンストリーム 引用：株式会社オープンストリームのホームページ 株式会社オープンストリームでは、合併により社員数が増加し、社員同士が顔と名前を認識できない課題がありました。また、プロジェクトによって頻繁にメンバーが入れ替わるため、プロジェクト開始前に互いを理解できる環境をつくる必要がありました。 そこで、情報共有ツールを導入し、社員がプロフィールを記載し、相手のバックボーンを知りやすい仕組みを整えました。さらに、トップや管理職が定期的に自身の考えを配信できる場をつくったのです。 その結果、メンバー同士で声がかけやすくなり、コミュニケーションの機会が増加して横のつながりが強化されました。また、イベントや部会時の写真・動画を投稿するなかで、情報を記録・蓄積・共有する意識が高まりました。 参考：導入事例：株式会社オープンストリーム- TUNAG 事例2｜株式会社フルスピード 引用：株式会社フルスピードのホームページ 株式会社フルスピードでは、情報の蓄積・共有ができない課題がありました。そのため、「ナレッジサイト」や「ナレッジの共有ルール」がうまく運営できず、ナレッジ管理が浸透していなかったのです。 そこで、情報共有ツールを導入して、メモや質問を共有できる仕組みをつくりました。また、勉強会を実施して、共有した内容を振り返るようにしました。 その結果、他部署の業務状況を把握できるようになり、部署間のナレッジ共有が実現しました。 参考：導入事例：株式会社フルスピード- Qast 事例3｜株式会社ミナジン 引用：株式会社ミナジンのホームページ 株式会社ミナジンでは、全国に新部門が立ち上がるなかで、互いの業務が把握しづらく連携が難しい課題がありました。また、仕事の成果を「フィードバックする」「社員同士で共有・称賛する」文化がなく、仕事に関するコミュニケーションが不足していました。 そこで、ピアボーナス(社員同士で報酬を贈り合う制度)ツールを導入して、仕事の成果を主体的に共有できる仕組みをつくりました。そして、拠点・部門が異なるメンバー同士でも称賛し合える体制を整えたのです。 その結果、「成果に対する承認」「部署間での協力」「事業やサービスへの誇り」に関するエンゲージメントスコア(会社への思い入れを数値化したもの)が高まりました。さらに、互いに認め合う組織風土が形成され、部門を超えたメンバー同士がクロスセル推進に取り組むようになりました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携を強化するメリット・コツや方法まとめ これまで、他部署との連携を強化するメリット・コツや方法を中心にご紹介しました。 他部署との連携を強化すると、「業務の円滑化」や「職場への定着率向上」が可能です。ただし、仕事の目的を理解していなかったり、他部署に対する「業務への理解」や「コミュニケーション」が不足していると、部署間の連携は失敗してしまいます。 そのため、他部署の業務状況やナレッジを把握できる情報共有の仕組みをつくらなければなりません。そこで、「情報共有ツール」を導入すれば、部署間の情報共有を促進して、連携しながら業務に取り組めるのです。 したがって、他部署との連携強化には、円滑なコミュニケーションと効率的な情報共有の仕組みを構築できるツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンでは、情報の公開メンバーを自由に設定できるので、むやみやたらに情報が分散する事態を防げます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、他部署との連携強化に取り組みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】情報やナレッジの社内共有に役立つツール・アプリ7選

社内連絡文書で扱う内容はさまざまですが、どの文書でも共有して、適切かつ円滑に周知することが求められます。また、忙しい業務のなかでも、社員が見落とすことがないように、見やすい工夫が必要です。 しかし、なかには「社内文書の作成に時間がかかってしまう」「どのように社内連絡文書を作成すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内連絡向けの文書の書き方を例文つきでご紹介します。 社内文書の必須項目や作成時のルールを知りたい テンプレートを利用して、文書作成にかかる時間を短縮したい 社内文書の作成に加えて共有も効率化できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書のテンプレートや作成のポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理・共有方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内文書とは1.1 社内文書の概要1.2 社内文書・社外文書のちがい1.3 議事録・社内周知・通知状との違い2 連絡が正確に伝わる！社内文書に必要な項目とは3 メールはNG？社内文書(お知らせ文書)を共有するときの注意点4 【必見】社内文書の作成・共有におすすめのツール4.1 社内文書を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5 社内文書(お知らせ文書)を書く時のルール4選5.1 （1）冒頭の挨拶は不要5.2 （2）宛名・発信者を明記する5.3 （3）「一文一義」を原則とする5.4 （4）早さと正確さを意識する6 ＜テンプレート＞社内文書の例文や書き出しを紹介！6.1 例文（1）社内連絡書・連絡票6.2 例文（2）議事録6.3 例文（3）社内周知・従業員へのお知らせ7 社内連絡文書(お知らせ文書)の書き方まとめ 社内文書とは 以下では、社内文書について簡単にご説明します。社内文書を作成するにあたって、目的や種類を理解すると、場面に応じた柔軟な書き方ができます。 社内文書の概要 社内文書とは、自社の従業員に向けた社内の情報共有や記録を目的として作成する書類全般のことです。具体的には、以下の5つの種類に分類されます。 通知や案内に関する文書 社内の職員に対して情報を周知させるために作成される文書です。たとえば、健康診断の案内や人事異動のお知らせなどが該当します。 稟議や提案に関する文書 一般的に、部下が上司に対して検討や承認を依頼するために作成する文書です。たとえば、プロジェクトの企画書や業務改善の提案書が該当します。 届け出や報告に関する文書 部下が上司に対して、業務に関する報告や申請を行うときに作成される文書です。たとえば、日報や月報、休暇や早退の申請が該当します。 指示や命令に関する文書 上司が部下に対して指示を出すときに作成される文書です。たとえば、業務命令書や辞令が該当します。 記録に関する文書 社内でデータを保管・共有するために作成される文書です。たとえば、会議の議事録や統計データが該当します。 以上のように、社内文書は大きく5つに分けられるため、作成にあたっては目的を理解して、求められている情報を過不足なく記載しましょう。 社内文書・社外文書のちがい 仕事で作成する文書には、社内向けと社外向けがあります。 たとえば、連絡事項を記した「連絡書」や会議の概要を記録した「議事録」が含まれます。一方で、社外の関係者向けに作成する文書を「社外文書」といい、注文商品の種類や個数を記載した「注文状」や関係者へのお知らせを伝える「挨拶状」が挙げられます。 以上のように、社内文書と社外文書は発行先や特徴が異なるため、混同しないように注意しましょう。 議事録・社内周知・通知状との違い ここでは、社内文書と議事録・社内周知・通知状との違いをご説明します。 議事録と社内文書の違い 議事録とは、会議の内容や結論を記録し、関係者に伝えたり、データとして蓄積したりするための文書を指します。つまり議事録は、社内文書のひとつです。 社内周知と社内文書の違い 社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者に”伝えること自体”を指します。社内文書を作成・共有すれば、社内周知を円滑に進められるのです。 通知状と社内文書の違い 通知状とは、自社に関する決定事項や連絡事項などを社外に対して一方的に知らせる文書を指します。つまり、情報を伝える対象が「社内か社外か」が違います。 以上の議事録・社内周知・通知状との違いを理解して、正しく「社内文書」の用語を使いこなしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 連絡が正確に伝わる！社内文書に必要な項目とは 相手へ正確に情報を伝えるためには、情報に過不足がないことが大切です。そこで以下では、社内文書に必要な項目をご紹介します。 ＜項目＞ ＜該当・注意点＞ 発信日 文書の発信日を右詰めで記載します。西暦と和暦は自社の規定に従いましょう。 受取人の情報 文書の受取人を記載します。部署名、肩書、氏名、敬称の順に書きましょう。 差出人の情報 文書の差出人を記載します。必要に応じて、電話番号やメールアドレスを追記しましょう。 タイトル 文書のタイトルを明記します。タイトルだけで文書の趣旨が伝わるように、内容を簡潔にまとめたものを記載しましょう。 本文 用件を分かりやすく記載します。時候の挨拶は不要です。内容を端的にまとめることを意識しましょう。 担当者の連絡先 差出人と担当者が異なる場合は、担当者の部署名と氏名、連絡先を明記しましょう。 上記は社内文書に必要な基本的な項目なので、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールはNG？社内文書(お知らせ文書)を共有するときの注意点 社内文書をメールで共有するときの注意点は「見落とされる可能性がある」「情報を発信するまでに時間がかかる」ことです。 具体的には、社内文書が添付されたメールがほかのメールに埋もれてしまい、連絡が行き届くのに時間がかかるケースが挙げられます。さらに、都度アドレスを入力したり、定型文を考えたりする手間も発生するので、情報の鮮度が落ちてしまいます。 そのため、メールではなくITツールを活用し、文書の見落としや面倒な工数をなくしましょう。たとえば、文書の作成から共有までを一元化できる「ナレカン」のようなツールを活用すれば、社内文書に関係する作業を効率よくこなせるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内文書の作成・共有におすすめのツール 以下では、社内文書の作成・共有におすすめのツールを紹介します。 WordやExcelで社内文書を作成すると、ファイル数の増加によって管理が煩雑化するデメリットがあります。加えて、社内文書をメールやチャットで共有すると、都度挨拶や名乗りの定型文を考えたり、他のやりとりに埋もれて見落とすことも少なくありません。 一方、「ITツール」を使って社内文書の作成・共有を一元化すれば、社内の情報共有が劇的に円滑になります。ただし、情報へのアクセス性が低ければ文書を振り返るときにストレスになるので「すぐに文書を探し出せる検索機能を備えたツール」が必須です。 結論、社内文書の作成・共有に最適なのは、文書の作成から共有までを一元化でき、情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」で作成した社内文書は、上長の承認のもと任意のメンバーに瞬時に共有できるので、メールやチャット等を介する手間を省けます。また、ヒット率100％の「キーワード検索機能」で情報を探せるので、後から見返すのに面倒もかかりません。 社内文書を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内文書(お知らせ文書)を書く時のルール4選 ここでは、社内文書を書く時のルールを4つ紹介します。以下を参考に、ほかの従業員にとって読みやすい文書を作成しましょう。 （1）冒頭の挨拶は不要 1つ目のポイントとして「冒頭の挨拶は不要」です。 社内文書は社外文書と異なり、時候や繁栄を祝する挨拶、労いの言葉等は必要ありません。礼節や礼儀より、いかに簡潔に要点が分かりやすく書かれているかが重要なのです。 そのため、余分な内容は含めずに結論ファーストで書くことが重視されます。しかし、最低限の礼儀は必要なため、「です」「ます」調の正しい敬語を使いつつ、簡潔な文章になるよう心がけましょう。 （2）宛名・発信者を明記する 2つ目のポイントは、「宛名・発信者を明記すること」です。 社内文書内で宛名が明記されていない場合、誰に宛てた文書か分からなくなり、対象者に読まれない可能性があります。結果、重要な共有事項の共有漏れが発生し、トラブルの原因になりかねません。 また、発信者が明記されていない場合は、社内文書について質問したくても誰に聞けばよいかわからなくなってしまいます。そのため、宛名と発信者の明記を心がけ、予期せぬトラブルや手間を回避しましょう。 （3）「一文一義」を原則とする 3つ目のポイントは「一文一義を原則とする」です。 1文の中に2つ以上の意味が含まれると、文章が冗長となり要点が伝わりづらくなってしまいます。さらに、事実と意見を区別せずに書くと情報が混在し、読み手が誤った認識をしてしまう恐れがあります。 このような認識の相違を防ぐためにも、「一文一義」のシンプルな表現で、「事実」と「意見」が混同しないよう、曖昧な表現は避けることを心がけましょう。 （4）早さと正確さを意識する 4つ目のポイントは「早さと正確さを意識すること」です。 社内文書でやりとりする情報のなかには、緊急性の高いものや返信に時間を要するものもあります。そのため、可能な限り早く、正確な情報を相手へ伝えることが求められます。 しかし、社内文書をExcelで作成し、メールで共有するやり方は、時間がかかるうえ他のメールに埋もれて読まれない恐れがあるので注意が必要です。したがって、「ナレカン」のようなITツールを使って、書いた内容をそのまま共有できる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜テンプレート＞社内文書の例文や書き出しを紹介！ 以下では、社内文書の例文や書き方をテンプレート付きでご紹介します。コピー＆ペーストで簡単に複製できるため、文書を書く時間がない人は必見です。 例文（1）社内連絡書・連絡票 社内連絡書や通達の例文は以下の通りです。 令和◯年◯月◯日 部課長 関係者各位 ◯◯部　◯◯課　◯◯◯◯ ◯◯会議の件 下記のとおり◯◯会議を開催いたしますので、関係部課長、担当者のご出席をお願いいたします。 記 1. 日時：令和◯年◯月◯日（◯）　◯時◯分〜◯時◯分 2. 場所：第◯会議室 3. 内容：◯◯ 4. 出席者：◯◯部全員 以上 連絡書では、正しい情報を確実に伝えなければなりません。したがって、一目で概要を把握できる文章を心がけましょう。 例文（2）議事録 議事録の例文は、以下の通りです。 20〇〇年〇月〇日 出席者各位 〇〇部　〇〇課　〇〇〇〇 新製品の販促計画について 下記のとおりご報告申し上げます。 記 1. 日時：20〇〇年〇月〇日　〇時〇分〜〇時〇分 2. 場所：第〇会議室 3. 出席者：マーケティング部全員 4. 要旨 ①最近のユーザ動向の概要 ②新製品と開始するキャンペーンの説明 ③マーケティング部長からの要望 5. 決定事項： (1)上記③をもとに、キャンペーン計画を再作成する。 (2)キャンペーン計画は、〇月〇日を最終案としてまとめる。 6. 次回会議日程：日程：20〇〇年〇月〇日　〇時～〇時 場所：第〇会議室 内容：〇〇 出席者：今回と同じ (文責：〇〇〇〇) 以上 議事録では、読み手が一読しただけで会議の概要を把握できるようにしなければなりません。そのため、箇条書きや数字で分かりやすくまとめることを心がけましょう。 例文（3）社内周知・従業員へのお知らせ 社内周知や従業員へのお知らせの例文は、以下の通りです。 令和◯年◯月◯日 関係者各位 ◯◯部　◯◯課　◯◯◯◯ 研修会のお知らせ 下記のとおり社内研修会を実施いたしますので、内容をご確認の上ご参加いただきますようお願いいたします。 記 1. 日時：令和◯年◯月◯日（◯）　◯時◯分〜◯時◯分（予定） 2. 場所：本社〇階　研修室 3. 内容：◯◯ 4. 出席者：◯◯部全員 以上 お知らせや社内通知では、開催日や場所といった必要事項を漏れなく記入しているか確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内連絡文書(お知らせ文書)の書き方まとめ ここまで、社内連絡文書の書き方やおすすめのツールをご紹介しました。 社内文書には連絡書や議事録など、さまざまな種類があります。それぞれ書き方が異なるので、テンプレートを上手く利用することで、作成にかかる時間を短縮できます。 また、ExcelやWordで文書を作成すると、メールやチャットを介さなければならず「作成から共有までに手間がかかる」「文書がほかのメールに埋もれる」などのデメリットが伴います。したがって、社内文書を簡単に作成・共有できるツールを活用すべきなのです。 結論、自社が導入するべきツールは文書の作成から共有・管理まで一元化し、情報に即アクセス可能な『ナレカン』一択です。また、ナレカンは「テンプレート機能」も備えているため、一から文書を作成する手間も省けます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、文書の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】情報やナレッジの社内共有に役立つツール・アプリ7選

裁量の大きい仕事を任されたり、業務の量が増えたりした場合は仕事を効率的に回す必要があります。仕事を効率化すれば、時間に圧迫されるストレスもかかりません。 しかし「仕事を効率化したいが効果的な方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事を効率化できるアイデア7選とテクニックを中心にご紹介します。 業務に無駄が多く、非効率だと感じる 仕事を効率化する方法を知り、日々のストレスを解消したい 個人だけなくチームで仕事を効率化できる仕組みを整えたい という方は今回の記事を参考にすると、仕事を効率化させる効果的な方法が分かり、より多くの時間を確保できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事を効率化できる7のアイデア1.1 （1）朝一にタスクの優先順位を決める1.2 （2）重要度の高い仕事は午前中にする1.3 （3）タスクを細分化する1.4 （4）終わりの時間を決める1.5 （5）こまめに休憩を取る1.6 （6）業務の進め方を見直す1.7 （7）ITツールを活用する2 仕事を効率化する3つのテクニック2.1 コツ1｜仕事の期日・目的を明確にする2.2 コツ2｜必要な情報がすぐに見つかるようにする2.3 コツ3｜チームで活発な情報共有をする3 【担当者必見】仕事が効率良く進められる方法とは3.1 社内の情報を最も効率的に管理できるツール「ナレカン」4 AIを使って仕事を効率化する方法4.1 （1）対話型AIサービスを使う4.2 （2）AI機能が備わったビジネス向けツールを使う5 仕事を効率化できる人の特徴5.1 特徴1｜正しく目標設定する5.2 特徴2｜助けを求められる5.3 特徴3｜取捨選択をすぐに判断する5.4 特徴4｜こだわりが強すぎない6 仕事を効率化するアイデアやテクニックまとめ 仕事を効率化できる7のアイデア ここでは、仕事を効率化できるアイデア7選をご紹介します。現状の業務体制が非効率でストレスになっている方は必見です。 （1）朝一にタスクの優先順位を決める まずは、仕事を効率化するアイデアとして、朝一にタスクの優先順位を決めることが挙げられます。 朝一の段階で「一日ですべきタスク」を洗い出して優先順位を付ければ、新しいタスクが出てくるたびにスケジュールを組み直す無駄な時間がかかりません。 ただし、優先度を決めるのは主観に頼るのではなく、各タスクにおける緊急性・重要性の高さを適切に判断する必要があります。 （2）重要度の高い仕事は午前中にする 次に、重要度の高い仕事は午前中にするのも大切です。 人間の「集中力が高まる時間」「思考に適した時間」は午前中とされています。また、優先度の高い仕事を午前中に完了させておくと心理的な安心感も得られるので、余裕を持ってタスクを進められるのです。 しかし、万が一集中力が切れてしまった場合は、簡単なタスクから片付けて集中力を取り戻しましょう。 （3）タスクを細分化する 次に、タスクを細分化するのも仕事の効率化につながります。 タスクを細分化すると中間目標が明確になるので、長期プロジェクトの場合でも全体の進捗管理がしやすくなります。その結果、ひとつのタスクへの集中力もアップするのです。 ただし、ひとつの締め切りに遅れると、その後の業務も連鎖的に滞りかねないので注意しましょう。 （4）終わりの時間を決める 終わりの時間を決めるのも仕事効率化に役立ちます。 仮に、終了時間を決めないまま作業を続けてしまうと、想定よりも多くの時間がかかって残業の原因になります。しかし、時間を決めれば逆算しながらタスクを進められるので、より効率的に作業が完了するのです。 ただし、各メンバーのキャパシティを考慮して、終了目安は必ず実現可能な範囲に設定すべきです。 （5）こまめに休憩を取る こまめに休憩を取るのも、仕事を効率化するのに必要です。 長時間作業を続けてしまうと、集中力が低下してかえって業務のペースが滞る恐れもあります。したがって、効率的に業務を進めるためにはこまめに休憩を取り、集中力を回復させるのが大切です。 また、仕事と休憩の理想的なサイクルは「25分集中+5分休憩」とされているので、生産性を向上させるためにも積極的に実践しましょう。 （6）業務の進め方を見直す 効率良く仕事するには、業務の進め方の見直しも大切です。 たとえば、新しく引き継ぐ業務で「前任者と同じやり方で問題ない」としてしまうと、手順だけが形骸化し、実際は不要だったり簡略化できたりする作業を続けてしまう恐れがあります。 したがって、仕事の些細な部分に気を配るのはもちろん、業務の進め方そのものに改善点がないか確かめるのも重要なのです。 （7）ITツールを活用する 仕事を効率化するにはITツールの活用も欠かせません。 ITツールを使えば仕事の情報がすべて一元管理されるので、個人に確認しなければ分からない進捗状況も瞬時に把握できます。また、情報共有にわざわざメールや電話を使う手間も省けるのです。 ただし、多機能で複雑なツールだと、社員によっては使いこなせず、仕事が非効率になる恐れもあります。そのため「誰にとっても使いやすいツール」を選択しましょう。 とくに、シンプルな操作性で誰にとっても使いやすい「ナレカン」のようなツールであれば、操作を教える時間が一切かからず、進捗確認や情報共有も簡単にできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を効率化する3つのテクニック ここでは、仕事を効率化する3つのテクニックをご紹介します。ひとつの作業に無駄な時間をかけないためにも、以下のテクニックを必ず実践しましょう。 コツ1｜仕事の期日・目的を明確にする まずは、仕事を効率化するコツとして目標を明確にすることがあります。 「いつまでに作業を完了させるか」「期日までにどれほどのタスクを終わらせるか」といった目標があれば、逆算によって仕事をスムーズに回せるようになります。さらに、組織で共通意識を持てることから、質やスピードのばらつきが減ります。 以上のような環境をつくるためにも、あらかじめ仕事の最終目標を明確にしたうえで組織内で共有しましょう。 コツ2｜必要な情報がすぐに見つかるようにする 必要な情報がすぐに見つかるようにするのも、仕事を効率化するコツです。 書類などのデータを整理して必要なときにすぐに見つかるようにすれば、目的の情報を探し出す時間が削減されるので仕事の効率化につながります。 また、書類が散在しなくなれば集中力アップも図れるので、顧客ごとに資料をファイル化するなど情報は適切に整理しましょう。 コツ3｜チームで活発な情報共有をする 最後に、チームで活発な情報共有をするのも必須です。 チームでの情報共有が円滑であれば、各人のタスクの進捗状況やスケジュールもリアルタイムで把握できます。そのため、期日直前までタスクの遅れに気づかず、慌ててスケジュール調整やタスクの再配分をする事態を防げるのです。 ただし、メールは埋もれてしまい、電話ではメモをしなければならないので面倒です。一方、チャットであれば、メールより手軽にやりとりできるうえに、リアクション機能で即座に反応できます。 なかでも、「ナレカン」のように、チャット機能を備えながらも機能に過不足のないツールであれば、誰でも円滑にコミュニケーションがとれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】仕事が効率良く進められる方法とは 以下では、仕事が効率良く進められる方法をご紹介します。 業務の進め方が非効率な現状を改善するには、ITツールを導入しましょう。なぜなら、WordやExcelなどのアナログな手法で仕事をしていては、「情報共有に手間がかかる」「ファイル管理が煩雑になる」といった課題を解消できないためです。 そこで、仕事の基本となる「情報の共有・管理を効率化できるITツール」を選択するべきです。ただし、多機能すぎるツールを導入しても、現場社員が使いこなせず、かえって仕事の効率は低下します。 したがって、自社に導入するべきツールは、誰にとっても使いやすいうえに、スムーズに情報を共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには業務のあらゆる情報を簡単に残せるだけではなく、リアルタイムで任意の社員に共有されます。また、ヒット率100%の「検索機能」を備えているため、過去の情報が見つからないといったこともありません。 社内の情報を最も効率的に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIを使って仕事を効率化する方法 ここでは、AIを使って仕事を効率化する方法を2つ紹介します。以下の内容を実践すると、人数が少ない企業でも仕事をスムーズに進められます。 （1）対話型AIサービスを使う 1つ目の方法は、対話型AIサービスを使うことです。 対話型AIサービスとは、ChatGPTやGeminiなどのチャットサービスを指します。対話型AIは、人間のように自然な会話が可能なAIなのです。 そのため、専門的な知識がなくとも簡単に、データ分析や資料の作成・知りたいことが調べられる点が特徴です。 （2）AI機能が備わったビジネス向けツールを使う 2つ目のAIを使って仕事を効率化する方法は、AI機能が備わったビジネス向けツールを使うことです。 AI機能を備えたツールとしては、「ナレカン」やCopilotなどが挙げられます。ビジネス向けのツールのため、業務の効率化に役立つAI機能だけに絞り込まれています。 また、ビジネスでの利用に適したセキュリティ基準で社内情報が守られるため、安心して導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を効率化できる人の特徴 ここでは、仕事を効率化できる人の特徴を3つご紹介します。スムーズに仕事を回せているチームとの差分を埋めたい方は必見です。 特徴1｜正しく目標設定する まずは、仕事を効率化できる人の特徴として、正しく目標設定している点があります。 仕事を効率的に進められる人は、与えられた仕事に対して最初に目標を設定します。そして、設定した目標から逆算したうえで「いつまでに、どれほど仕事が完了していなければならないのか」を可視化するのです。 以上のように事前に目標を設定すれば、仕事の方向性が途中で逸れる心配もありません。 特徴2｜助けを求められる 助けを求められるのも仕事を効率化できる人の特徴です。 仕事を効率的に進められる人は、仮にタスクが遅れている場合でも余裕のある人に助けを求められます。その結果、チーム全体の進捗が滞る事態を防げるのです。 部署やプロジェクトチームなど、日々の仕事は常に組織で進めるケースが大半です。そこで、日常的にコミュニケーションをとっていれば、トラブルが起きた際にすぐに助けを求められる環境をつくれます。 特徴3｜取捨選択をすぐに判断する 仕事を効率化できる人は取捨選択をすぐに判断する特徴もあります。 仕事を効率化するには”やるべき仕事”と”やらなくても良い仕事”の判断が重要です。取捨選択の判断が早ければ、重要度の低い仕事に時間をかける心配もありません。 したがって、効率良く仕事をするためには、優先順位をつけながら作業の取捨選択をスピーディに進める必要があります。 特徴4｜こだわりが強すぎない 最後に、効率良く仕事ができる人にはこだわりが強すぎない特徴もあります。 仕事に対して必要以上のこだわりを持ってしまうと、本質とは関係のない部分にも注力して無駄な時間が発生します。しかし、効率的に仕事を進められる人は、妥協点を作りながら生産性が落ちない手前で仕事を切り上げています。 そのため「書類作成では細かい文言の修正に時間をかけ過ぎない」など、完璧主義にならない意識を持ちましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を効率化するアイデアやテクニックまとめ これまで、仕事を効率化するアイデアやテクニックを中心にご紹介してきました。 仕事を効率化するには、事前に目標を明確にしたうえでタスクの優先順位を付け、チームで活発なコミュニケーションを取っていく必要があります。また、あらゆる情報が一元化される”ITツール”を使うと、情報共有にかかる時間も大きく減らせるので効果的です。 ただし、複雑なツールでは操作方法を教えるのに無駄な時間がかかり、かえって仕事が非効率になりかねません。このような事態を防ぐためには「ITリテラシーが低くても説明なしで使えるシンプルなツール」が必須なのです。 結論、仕事を効率化するには、社内情報の共有・管理を円滑にする機能を備えながら、シンプルで使いやすいツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」であらゆる仕事を効率化し、日々のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文付き】仕事の依頼メールにおけるポイントやよく使う表現を紹介！ 会議（ミーティング）の効率的な進め方とは？6つのコツを紹介！ ダブルチェックのやり方とは？種類やポイントを紹介 仕事の3Mとは？ムリ・ムダ・ムラな業務を改善する方法も解説 【必見】コストダウン・削減に成功した企業事例7選！ リスクヘッジの意味とは？企業が実施すべき対策やポイントを紹介！ 【事例あり】ビジネスリスクとは？リスク管理の方法も解説！ 仕事がなかなか覚えられない？すぐ忘れる部下への対処法とは 業務命令とは？業務指示との違いや正しく伝えるポイントも解説 仕事の確認不足やうっかりミスの対策は？原因やおすすめツールも紹介 【人材育成を効率化！】オンボーディングに役立つツール7選 【無料あり】写真の保存・共有におすすめのクラウドサービス7選を比較！ 【無料あり】大量の写真を簡単に管理できるおすすめサービス6選！ 業務の棚卸しとは？業務を棚卸しする手順や役立つフレームワークを紹介 棚卸しとは？早く正確に実施する効率的なやり方を解説！ ヒューマンエラーとは？発生する5つの原因や対策方法も解説！ 【必見】業務可視化に役立つおすすめのツール6選を徹底比較！ 【成功例】企業におけるイノベーションの種類と戦略事例4選を紹介！ ヒューマンエラーによる入力ミスの対策とは？原因やリスクも解説 テンプレあり｜継続できる仕事の「振り返り」方法とは？フレームワークも紹介 USBメモリを使用禁止すべき理由とは？代替ツールも紹介！ ルーチンワークを効率化するコツ4選！おすすめツールも紹介 仕事の効率・要領が悪い原因は？職場環境を整える改善策も紹介 【目的別】ビジネスフレームワークとは？すぐ実践できる8選を紹介！ 業務改善に役立つフレームワーク5選！おすすめのツールも紹介 画像からテキストを抽出したい！OCR検索機能のあるアプリも紹介！ 手書き文字・書類をデータ化するには？おすすめのOCRアプリも紹介 Googleで文字起こしはできる？OCRの使い方2選を解説！ 【必見】Wordは情報共有に不向き？共有できない原因と解決策を紹介 ファイルを暗号化するには？注意点や安全にファイル管理する方法も紹介！ 【解説】オペレーション業務とは？具体例と上手な進め方を紹介！ 保存したのにない！USBメモリのデータが消える原因と解決策を紹介 【無料あり】Zoomの代替におすすめのオンライン会議アプリ7選を紹介 音声ファイルを文字起こししたい！おすすめの無料ツール4選を紹介！ エンタープライズサーチとは？機能や効果、おすすめのツールも紹介！ 名寄せとは？Excelを使ったやり方や関数を解説

社内の情報共有を活性化する手段として「情報共有ツール」の活用が挙げられます。これらのツールに備わった機能を使いこなせれば、業務効率化の実現に近づきます。 しかし、ツールを使って、業務に関する情報やナレッジを社内で共有したいが「どのツールが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内の情報共有におすすめのツール・アプリと選び方を中心に解説します。 社内の情報共有が上手くいかないので改善したい 情報共有やナレッジ共有がスムーズにできるツールを探している 自社に最適な社内情報共有ツールを選びたい という方はこの記事を参考にすると、選定ポイントが分かるだけでなく、自社に最適な情報共有ツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内で情報を共有する重要性2 【必見】社内の情報共有を上手く進める方法3 【導入目的別】社内情報共有ツールの種類4 社内情報共有ツールを選ぶ5つのポイント4.1 （1）自社の課題を解決できるか4.2 （2）無料で使える範囲はどこまでか4.3 （3）情報にアクセスしやすいか4.4 （4）サポートが充実しているか4.5 （5）誰でも使えるほどシンプルか5 無料あり｜情報・ナレッジの社内共有におすすめのクラウドツール7選5.1 【ナレッジ共有/社内Wiki】ナレカン（一番おすすめ）5.2 【タスク管理】Stock（おすすめ）5.3 【ビジネスチャット】Slack5.4 【スケジュール共有】Googleカレンダー5.5 【プロジェクト管理】Backlog5.6 【オンラインストレージ】Dropbox5.7 【クラウドメモ】Helpfeel Cosense（旧Scrapbox）6 比較表｜情報・ナレッジの社内共有に役立つアプリ一覧7 社内にナレッジ管理ツールを導入する3つの理由7.1 （1）社内の情報を正確に共有できる7.2 （2）リモートワークに対応できる7.3 （3）情報を簡単に管理できる8 情報・ナレッジの社内共有におすすめのツール7選まとめ 社内で情報を共有する重要性 社内の情報共有は、「情報の属人化を防ぐ」うえで重要です。 業務のやり方やノウハウが共有されていなければ、担当者が異動・退職したときに仕事が前に進みません。また、情報が「誰かの頭の中」や「誰かのパソコンの中」だけにあると、ほかの社員が情報を知るすべがなくなってしまいます。 したがって、共有すべき情報は、関係者が正しく把握できるように企業が体制を整える必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内の情報共有を上手く進める方法 社内の情報共有を上手く進めるには、「情報共有ツール」の利用が欠かせません。 従来はメールやファイルサーバーを使う方法が一般的でしたが、「情報が流れる」「ファイルは中身がひと目で分からないので、開いて確認しなければならず面倒」というデメリットがあります。 そこで、自社の情報を見やすく管理するには、情報共有に特化したITツールを使うべきなのです。しかし、機能が複雑なツールは全社導入のハードルが高いので、「ナレカン」のように「誰でも簡単に目的の情報が見つけられる情報共有ツール」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【導入目的別】社内情報共有ツールの種類 情報共有ツールは、前提として以下のような種類に分けられます。 ＜ツールの種類＞ ＜導入目的の例＞ ナレッジ共有/社内Wikiツール ・マニュアルや議事録など”ナレッジ”の属人化防止 ・人材教育コストの軽減 タスク管理ツール ・チームのタスクの一元管理 ・やるべき仕事の対応漏れ予防 ビジネスチャットツール ・社内コミュニケーションの活性化 スケジュール管理ツール ・円滑な業務進行の実現 プロジェクト管理 ・プロジェクトにおける業務や進捗の共有 オンラインストレージ ・大容量のデータやファイルの一元管理 クラウドメモツール ・情報共有の活性化 ・社内情報の蓄積 このように、「情報共有ツール」とまとめられるツールでも、主な機能や特徴に違いがあります。ツールによって、業務にどのように活用できるかも異なってくるため「自社の課題を解決できるツール」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報共有ツールを選ぶ5つのポイント 以下では、情報共有ツールの選び方をご紹介します。5つのポイントを押さえれば、誰でも自社に最適なツールが選べるので必見です。 （1）自社の課題を解決できるか はじめに、自社の課題を解決できるツールを選びましょう。 情報共有ツールには、「チャットツール」「メモツール」などさまざまな種類があります。そのため、現状の業務の課題を洗い出して、導入の目的をはっきりさせてからツールを選びましょう。 たとえば、「情報を集約する場所がない」という課題には、あらゆる情報を蓄積できる「ナレッジ管理ツール」が解決につながります。ただし、「アクセス権を設定できる」「ファイル内検索ができる」など、必要な機能に過不足がないことが大前提です。 このように、導入したツールがミスマッチにならないよう、目的を明確にして情報共有ツールの機能要件を固めましょう。 （2）無料で使える範囲はどこまでか 次に、無料で使える範囲を確認しましょう。 ツールによっては、無料プランが用意されていますが、機能に制限がある場合がほとんどです。とくに、ビジネスで求められるセキュリティ基準を満たすためには、有料化が必須となります。 したがって、トライアルなどを通して無料で使える範囲を確認し、自社に必要な機能を利用できるプランはどれかをしっかり見極める必要があるのです。 （3）情報にアクセスしやすいか 次に、目的の資料へすぐにアクセスできるか確かめましょう。 情報共有をするだけであれば、メールやチャットツールの利用で十分です。しかし、デメリットとして、重要なメールが他のメールに埋もれてしまったり、他のチャットで大切な情報が流れてしまったりします。 そのため、あとから振り返りたい情報を蓄積する機能が必要なのです。そのため、目的の資料を簡単に見つけられる”検索機能”が備わっているかを確認しましょう。 （4）サポートが充実しているか 次に、サポートが充実していることも情報共有ツールを選ぶうえで欠かせません。 たとえば、ユーザーからの問い合わせに対する返答が早いツールであれば、仕事の遅れなどの影響を最小限に抑えられます。また、導入前に運用についての相談ができれば、自社に最適な形でツールの利用が始められるのです。 なかでも、「既存データの移行支援」や「メンバーへの説明会」など、手厚いサポートが付いた「ナレカン」のようなツールを選ぶと、初期導入の負担を最小限に抑えつつ、運用を開始できるのです。 （5）誰でも使えるほどシンプルか 最後に、情報共有ツールが誰でも使いこなせるほどシンプルかをチェックしましょう。 情報共有ツールを導入しても、現場で実際に活用されなければ意味がありません。しかし、多機能な情報共有ツールでは、機能が多すぎて従業員が使いこなせない可能性があるうえに、使わない機能が多いと費用対効果が小さくなってしまうのです。 このように、簡単に使いこなせるツールでなければ、無駄な料金や教育コストがかかる恐れがあります。そこで、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるシンプルなツールを選ぶと、操作にストレスがかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜情報・ナレッジの社内共有におすすめのクラウドツール7選 以下では、情報・ナレッジの社内共有におすすめのクラウドツール7選をご紹介します。 社内の人数が増えるにつれ、「情報の属人化」や「情報があちこちに散らばっている」状況は生まれがちです。業務を円滑に進めるには、「トラブル対応記録」や「成功事例」などのナレッジを共有する仕組みを作りましょう。 ただし、ナレッジを共有しても、誰にも見てもらえなければ業務に活かせません。そこで、業務で困ったときにナレッジを検索する場所として、「高精度の検索機能を備えた情報共有の専用ツール」を導入すれば、情報が確実に見つかる体制が整えられます。 結論、自社が導入すべきツールは誰でも簡単に必要なナレッジを探せる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内のあらゆるファイル・写真・動画をまとめて共有し、超高精度な「キーワード検索」や「AI検索」で情報が見つからないストレスを解消します。また、既存の社内データを移行する支援があるので、導入までがスムーズです。 【ナレッジ共有/社内Wiki】ナレカン（一番おすすめ） 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【タスク管理】Stock（おすすめ） Stockは、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるタスク管理ツールです。 「Stock」は「ノート」にテキストや画像・表で情報をまとめられます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」を紐づけられるので、詳細情報をまとめたノートと連絡事項やToDoを、一か所でまとめて管理できます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ビジネスチャット】Slack ＜Slackの特徴＞ チャンネルで会話を分けられる 1つのワークスペース（企業などの大きな括り）のなかに、部署やプロジェクトチームごとの「チャンネル」を作成してメッセージをやりとりできます。 Slack AIがある Slack AIでメッセージを要約したり、会話形式で検索したりできます。ただし、Enterpriseプランでのみ利用できます。 ＜Slackの機能・使用感＞ メッセージ機能 テキストの装飾や画像などの添付にも対応しており、メッセージベースで情報共有ができます。ただし、無料プランは過去90日間の情報しかアクセスできず、過去のメッセージは有料化しない限りぼやけて確認できなくなってしまうので注意しましょう。 ハドルミーティング機能 ワンクリックで即座に「音声・ビデオ会議」や「画面共有」ができるため、チャットのやり取りよりもスピーディーに情報交換しながら作業を進められます。 ＜Slackの注意点＞ 大切な情報が流れてしまう Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。 UIが定期的に変更されて使いづらい 利用しているユーザーからは「急にUIが変わることがあり戸惑う」という声も寄せられています。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【スケジュール共有】Googleカレンダー Googleカレンダーの特徴 スマホからも設定できる PCはもちろん、スマホ・タブレットからも簡単にカレンダー登録ができます。自身の予定だけでなく、他の人と実施するミーティングのスケジュール設定も可能です。 カレンダーの表示形式が変えられる カレンダーは月間での表示だけでなく、週次や日次で表示を切り替えできるので、自身が見やすい形式に設定できます。 Googleカレンダーの機能・使用感 スケジュール・ToDo入力 自身の予定を帯状にスケジュール設定することができます。また、Googleカレンダー上でTo Doも設定可能であり、サイドバーのチェックマークアイコンからToDoリストも確かめられます。 予約枠の設定 スケジュールの予約枠をあらかじめ設定すれば、ほかのメンバーが社内ミーティングを実施したいときに、自身が対応可能な時間内で設定させることができます。ただし、部門全体や全社的に使う場合には、全員がスムーズに使えるように運用ルールの設定が必要だと言えます。 Googleカレンダーの注意点 Googleアカウントがないと使えない Googleカレンダーを使うには、Googleアカウントの登録が必要です。 スケジュールがひと目で確認できないことがある 利用しているユーザーからは「カレンダー一覧画面で、To DOを入れると全ての予定を一度に確認できず、日にちをクリックしないと確認できない。」という声があり、ひと目でスケジュールが分からない恐れがあります。（引用：ITreview） Googleカレンダーの料金体系 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） EnterPrise：要問い合わせ Googleカレンダーの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【プロジェクト管理】Backlog ＜Backlogの特徴＞ 社外とのやりとりにも使える メンバーの権限管理をする機能があるので、社内の従業員だけでなく、取引先や代理店など社外とのやりとりにも活用できるのが特徴です。 課題に添付できるファイルサイズの上限が拡大 2024年4月から、プランを問わず、1つの課題（タスク）に添付できるファイルサイズの上限が、10MBから50MBへと変更されます。 ＜Backlogの機能・使用感＞ カンバンボード機能 タスクが書かれている「カード」をドラッグ＆ドロップすることで、タスクの状態を変更できます。「未対応」「処理中」などのタスクのステータスを一目で確認できるので、日々の業務を組み立てやすくなるのです。 ガントチャート機能 プロジェクトの進捗を可視化できるだけでなく、マイルストーン（中間目標や締め切り）も確認しやすくなります。特に、半年～数年かかる長期プロジェクトの進行管理に便利な機能です。 ＜Backlogの注意点＞ コミュニケーションがとれない メッセージ機能がないので、コミュニケーションをとるには別アプリとの併用が必要です。 直観的に検索できない 利用しているユーザーからは、「プロジェクトの内容を直感的に検索できない」という声があります。（参考：ITreview） ＜Backlogの料金体系＞ スタータープラン：2,970円/月（月払い） スタンダードプラン：17,600円/月（月払い） プレミアムプラン：29,700円/月（月払い） プラチナプラン：82,500円/月（月払い） Backlogの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【オンラインストレージ】Dropbox ＜Dropboxの特徴＞ アカウントを持たない相手とも共有できる 相手がDropboxのアカウントを持っていなくても、リンクで共有ができます。 フォルダに関する作業を自動化できる 「自動フォルダ」機能で、“アップロードしたファイルをPDFへ変換する”“ファイル名を変更する”といった作業を自動で進められます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ パスワード保護機能 「Essentials」以上のプランで使える機能ですが、パスワードがなければファイルを開けないように設定できます。そのため、URLによる情報漏えいの危険性を減らせるのです。 ファイル権限機能 ファイルを共有するメンバーを制限できるため、情報漏えいの防止に役立ちます。また、「閲覧のみ」の権限も付与できるので、マニュアルなどの情報をメンバーが誤編集するリスクも減らせます。 ＜Dropboxの注意点＞ ファイルに関するやりとりができない ファイルごとのコメント機能はあるものの、ファイル管理がメインのツールなので、気軽でスピーディーな質問や議論にはチャットアプリなどの併用が必要です。 動作が遅い 利用しているユーザーからは「データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【クラウドメモ】Helpfeel Cosense（旧Scrapbox） ＜Helpfeel Cosense（旧Scrapbox）の特徴＞ エンジニア向けの機能がある CSSカスタマイズやコードブロックなど、エンジニア向けの機能が備わっています。 同時編集できる 複数人でページを同時編集できるうえ、文章は自動保存されます。 ＜Helpfeel Cosense（旧Scrapbox）の機能・使用感＞ ページ間リンク機能 単語を[カッコ]で囲むだけでリンク化され、ページ間でネットワークが構築できます。ただし、フォルダやタグで分類して管理できないうえに、リンク管理の仕組みを習得するのが難しく感じやすいです。 複数ユーザーによる同時編集機能 複数人で編集でき、変更がリアルタイムで閲覧可能です。そのため、「資料を編集しながら会議を進める」など円滑なやりとりができます。 ＜Helpfeel Cosense（旧Scrapbox）の注意点＞ 情報をフォルダで分類できない 情報を分類する「フォルダ」が搭載されておらず、代わりに「ページ間リンク」で整理します。そのため、慣れるまでに時間を要する可能性があります。 カスタマイズ性は低い 利用しているユーザーからは「エディターの文字色、フォント、文中の文字サイズ、複数装飾を混在できる（太字と文字色）などがあればさらに記事の自由度が高まるかなと思います」という声があります。（引用：ITreview） ＜Helpfeel Cosense（旧Scrapbox）の料金体系＞ Helpfeel Cosense（旧Scrapbox）は、だれでも閲覧できる「公開プロジェクト」であればビジネス利用でも無料で使えます。以下は、公開範囲を限定できる「非公開プロジェクト」の料金体系です。 PERSONAL/EDUCATION：0円 BUSINESS：1,100円/ユーザー/月 BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ Helpfeel Cosense（旧Scrapbox）の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜情報・ナレッジの社内共有に役立つアプリ一覧 以下は、情報・ナレッジの社内共有に役立つアプリ7選の比較表です。以下の比較表をもとにそれぞれのツールを評価し、導入するかの判断材料にしましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Slack 特徴 社内に分散するナレッジの管理・共有に最適な大企業向けのツール 社内の情報を簡単にストックできる中小企業向けのツール 社内のコミュニケーションを効率化するビジネスチャットツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 PC以外のデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 大切な情報が流れてしまう 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら Googleカレンダー Backlog Dropbox Helpfeel Cosense（旧Scrapbox） 特徴 チームでスケジュール共有ができるカレンダーツール チームの業務・進捗を見える化するツール 7億人以上の登録ユーザーから信頼されるオンラインストレージ リアルタイムで情報を共有できるクラウドメモツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【×】※カレンダー設定をメール通知することは可能 【×】 【〇】 【×】 PC以外のデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 Googleアカウントがないと使えない コミュニケーション機能がない ファイルに関するやりとりができない 情報をフォルダで分類できない 料金 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは2,970円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Googleカレンダー」の詳細はこちら 「Backlog」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Helpfeel Cosense（旧Scrapbox）」の詳細はこちら 「メッセージ機能」があると、社内共有された情報についてやりとりしたい場面で便利です。また、スマホやタブレットでも使えるアプリであれば、外出先からでもスムーズに資料を閲覧できます。 そのため、情報を社内共有する場合は「メンバー同士で意思疎通が図れる、マルチデバイス対応のアプリ」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内にナレッジ管理ツールを導入する3つの理由 ここからは、社内にナレッジ管理ツールを導入すべき理由を紹介します。以下を把握しなければ、ツールの具体的な活用方法がイメージできず、運用が長続きしない可能性があるので注意が必要です。 （1）社内の情報を正確に共有できる 社内の情報を正確に共有できるのは、ナレッジ管理ツールのメリットのひとつです。 一部のナレッジ管理ツールでは、作成したノートをリアルタイムで共有できるので、時間や場所を問わず正確な情報にアクセスできます。また、情報を共有した後も、いつでも簡単に情報を振り返れるので、業務の効率化にもつながります。 以上のように、ビジネスにおいて迅速かつ正確な情報共有は基本です。そのため、社内で認識を統一できていないなどの問題を抱えている場合は、早急にナレッジ管理ツールを導入する必要があります。 （2）リモートワークに対応できる クラウド型のナレッジ管理ツールを導入すれば、リモートワークにも対応できます。 ナレッジ管理ツールを通じて共有した「メッセージ」や「ファイル」はクラウド上に保存されます。つまり、自宅のPCや個人のスマホからもアクセスできるため、場所や時間を問わず必要な情報を確かめられるのです。 以上のように、オフィス以外で仕事をする場合でも、ナレッジ管理ツールがあれば使い方を覚えてもらう教育柔軟に仕事を進められるのがメリットだと言えます。 （3）情報を簡単に管理できる 情報を簡単に管理できるのも、ナレッジ管理アプリのメリットです。 ナレッジは業務効率化や生産性向上を実現するための「資産」ですが、社内で一から情報を蓄積して活用するプロセスを作るには手間がかかります。しかし、ナレッジ管理ツールを導入すれば「企業の資産となる情報を管理する場所」を即座に整備できるのです。 ただし、操作方法が難しいツールでは、従業員に使い方を覚えてもらう教育コストがかかってしまいます。そこで、簡単に使いこなせる「ナレカン」のようなツールを選ぶと、無駄な教育コストがかからず、社内への定着もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報・ナレッジの社内共有におすすめのツール7選まとめ ここまで、情報・ナレッジの社内共有におすすめのツール7選を中心にご紹介しました。 情報共有ツールを活用すれば、大切な連絡を残しておくことが可能です。しかし、「有名なツールだから」「他社も導入しているから」という理由だけでツールを選ぶと、導入後に社内へ定着せず、業務スピードの停滞を招く原因になるので注意しましょう。 とくに、業務においては、進め方やノウハウといった「ナレッジ」の共有が欠かせません。そこで、ナレッジ管理専用のツールを使えば、情報も管理しやすくあとから見返すことも容易な環境が実現できるのです。 結論、ナレッジシェアに役立つのは、非IT企業でも使いやすいナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。ナレカンは、「フォルダ」単位で情報へのアクセス権限を設定できるので、社内の機密情報の共有にも安心して使えます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、情報・ナレッジの社内共有を活性化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 テンプレート付き｜社内連絡文書（お知らせ文書）の書き方や例文を紹介 他部署との連携を強化するメリットとは？失敗する原因や成功事例も解説！ 社内外の問い合わせ対応を効率化！おすすめのヘルプデスクツール7選

情報管理におけるヒヤリハットは、情報漏えいなどの重大事故にもつながりかねない極めて危険な出来事です。そして、ヒヤリハットをあらかじめ防ぐには事故が起こり得る事例を把握し、適切な対処法をとらなければなりません。 しかし、「ヒヤリハットの適切な対処法が分からず、重要情報が紛失するリスクを拭えない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報管理におけるヒヤリハットの4つの事例と、有効なセキュリティ対策を中心にご紹介します。 情報管理のヒヤリハットが起こる原因を知りたい ヒヤリハットの事例を把握して、効果的な対策を実践したい 強固なセキュリティのもと情報を管理し、ヒヤリハットを防ぎたい という方はこの記事を参考にすると、ヒヤリハットの事例から有効な対処法を得られ、情報管理における重大事故のリスクを回避できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報管理のヒヤリハットとは1.1 ヒヤリハットの定義1.2 情報セキュリティの課題2 ＜事例4選＞情報管理のヒヤリハットが起こる原因2.1 （1）メールの送信2.2 （2）重要情報の取り扱い2.3 （3）書類の管理2.4 （4）PCのウイルス感染3 ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツール3.1 強固なセキュリティで情報管理できるツール「ナレカン」4 情報管理のヒヤリハットを対処する方法とは4.1 ヒヤリハットの事例を共有する4.2 操作ミスが起きないツールを使う4.3 セキュリティの高いツールを使う5 情報管理のヒヤリハット事例や対処法まとめ 情報管理のヒヤリハットとは ここでは、情報管理におけるヒヤリハットの定義や情報セキュリティの課題について解説します。ヒヤリハットについての具体的なイメージが湧いていない方は必見です。 ヒヤリハットの定義 ヒヤリハットは、重大な事故に直結する一歩手前の出来事を指します。 ヒヤリハットが多くなれば重大な事故を引き起こす可能性が高くなります。また、ヒヤリハットは些細なミスから発生することも多く、業務を始めたばかりの社員からベテラン社員まで、経験値を問わず誰にでも起こりうるのです。 したがって、キャリアに関わらず情報を取り扱うときは、常にリスクが伴うことを意識しておきましょう。たとえば、定期的にヒヤリハットの事例をチームに共有するだけでも、意識づけに効果的です。 情報セキュリティの課題 近年ではヒヤリハットに留まらず、個人情報漏洩・紛失の被害が拡大しており、より厳重な情報セキュリティの確保が急務となっています。 個人情報の漏えい・紛失事故は、2012年から2024年までの13年間で1,454件起きており、漏えい・紛失した可能性のある個人情報は、累計1億8,249万人で、日本の人口の約1.5倍に達しています。 情報が紛失した原因には、不正アクセスだけではなく、個人情報を不適切に取り扱った事例も挙げられています。したがって、業界慣習やガバナンス意識の低さが問題になっており、情報リテラシー強化の課題が表面化しているのです。 参考：TSRデータインサイト＞2024年上場企業の「個人情報漏えい・紛失」事故　過去最多の189件、漏えい情報は1,586万人分｜東京商工リサーチ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜事例4選＞情報管理のヒヤリハットが起こる原因 ここでは、情報管理のヒヤリハットが起こる原因についての事例を4つご紹介します。ヒヤリハットが起こる可能性の高いケースを把握し、自社で同様のケースが起きないように注意喚起しましょう。 （1）メールの送信 はじめに、メールにおけるヒヤリハットをご紹介します。 たとえば、「顧客情報が保存されたファイルを、間違って送信しそうになった」「過去のメールをコピペして使いまわしていたが、修正するのを忘れて先方に送信しそうになった」という事例が挙げられます。 メールは頻繁に使われる連絡手段なので、送信する前に宛先や添付ファイルを確認したり、メールを送信取り消しできる時間を設定したりしておく必要があります。 （2）重要情報の取り扱い 重要情報を取り扱うときのミスも、ヒヤリハットの原因です。 たとえば、「顧客の個人情報が含まれたメールを、誤って別の顧客に送信しそうになった」という事例があります。万が一、そのまま送信してしまった場合には「同意なく第三者に重要情報を提供した」と見なされ、多額の損害賠償を請求されかねません。 そのため、重要情報を取り扱うときは、細心の注意を払うようにしましょう。 （3）書類の管理 書類の管理が適切でない場合、ヒヤリハットは起こりやすくなります。 たとえば、紙文書を扱う企業では「書類を紛失しそうになった」「書類を誤ってシュレッダーにかけそうになった」という事例が少なくありません。仮に、顧客の個人情報や機密文書を紛失した場合、悪用されるだけでなく顧客からの信頼を失うことになります。 そのため、重要な書類は厳重に管理するか、紙文書の電子化を検討しましょう。 （4）PCのウイルス感染 最後に、「PCがウイルスに感染しそうになった」というヒヤリハットも極めて危険な事例です。 たとえば、「顧客を名乗ったスパムメールに返信をしかけた」「ウイルス対策ソフトのバージョンを更新し忘れそうになった」などが挙げられます。また、外付けのハードディスクやUSBメモリなどから感染する事例も多いです。 このように、PCがウイルスに感染すると動作が重くなったり、フリーズや強制終了が頻繁に起こったりするようになります。また、最悪の場合、データが破損したり盗まれたりする可能性もあるので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツール ここでは、ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツールをご紹介します。 情報管理のヒヤリハットは、情報漏洩などの重大なトラブルにもつながりかねない極めて危険な出来事です。そのため、ヒヤリハット事例は定期的に確認できる体制を整えて、社員の情報の取り扱いに対する意識を高めることが大切です。 ただし、ヒヤリハットが起こる原因には「外部からの不正アクセス」も多いため、万全な対策が求められます。そのため、社員の意識だけでなく「安全に情報を管理できる仕組み」を整えることが必須なのです。 結論、情報管理のヒヤリハットを対策するためには、ヒヤリハット事例を含む社内のあらゆる情報を安全に管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しており、社内のあらゆる情報は安全な環境で管理されます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索機能によって、過去のヒヤリハット事例にすぐアクセスし対策を講じられるのです。 強固なセキュリティで情報管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報管理のヒヤリハットを対処する方法とは 以下では、情報管理のヒヤリハットに対処する3つの方法をご紹介します。重大な事故につながる可能性を潰すために、必ず実践しましょう。 ヒヤリハットの事例を共有する はじめに、ヒヤリハットの事例をチームで共有しましょう。 ヒヤリハットの事例を共有すれば、重大な事故を予防することができるのはもちろん、情報の取り扱いに関する意識を高められます。また、ヒヤリハットが万が一起きてしまったときには、過去の事例を参照して、チーム全員で状況や原因を分析できます。 したがって、効果的な再発防止策を講じるためにも、ヒヤリハットの事例を共有する体制を整えることは重要です。 操作ミスが起きないツールを使う 次に、操作ミスをすることがないシンプルなツールを使いましょう。 ヒヤリハットの原因には、人的ミスが多く挙げられます。つまり、多機能で複雑な情報管理ツールを運用していると、ITに不慣れな社員が誤操作してしまうリスクがあるのです。 したがって、操作ミスによるヒヤリハットを確実に防ぐためにも、誰でも簡単に情報を管理できるツールを導入しましょう。 セキュリティの高いツールを使う 最後に、情報管理にはセキュリティの高いツールを使いましょう。 具体的には、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得していたり、社内メンバーに見せる情報をアクセス権によってコントロールできたりするツールであれば、内外部からの情報漏えいを防げます。 たとえば、上記のポイントを踏まえた「ナレカン」のようなセキュリティの高い情報管理ツールを導入することで、不正アクセスやウイルス感染するリスクが限りなくゼロになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報管理のヒヤリハット事例や対処法まとめ これまで、情報管理のヒヤリハット事例や対処法を中心にご紹介しました。 情報管理におけるヒヤリハットは、会社の重要な情報資産が紛失する事態につながりかねません。そのため、社内でヒヤリハットの事例を共有し、いつでも確認できる体制を整えましょう。 ただし、ヒヤリハットが起こる原因には、外部からの不正アクセスも多いため、セキュリティが高いツールの導入も必須です。とくに、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しているツールであれば、安心して社内情報を集約できます。 結論、情報管理のヒヤリハットを対策するためには、ヒヤリハット事例を含む社内のあらゆる情報を厳格なセキュリティで安全に管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報管理におけるヒヤリハットのリスクを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハット情報の共有方法とは？書き方や活用するポイントも解説！