DXによる働き方改革とは？進まない理由や事例も紹介！
近年注目されている「働き方改革」と「DX（デジタルトランスフォーメーション）」には密接な関係があり、DXによって働き方改革を実現しようとする企業が増えています。
一方、「そもそもDXとは何かを理解するのが難しい」「働き方改革を進めたいが、適正な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、働き方改革を実現するDXやおすすめツール、事例をご紹介します。
- DXと働き方改革の関係性を知りたい
- DXによる働き方改革の方法を自社でも取り入れたい
- DXによる働き方改革の成功事例を業界ごとに比較したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、働き方改革とDXの具体的な関係性が分かり、自社での取り組み方のヒントを得られます。
目次
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは
DXとは「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させること」として、スウェーデンのエリック・ストルターマン教授が提唱しました。
とくに、ビジネスにおけるDXは「データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズをもとに製品やサービス、ビジネスモデル、業務プロセス、組織風土を変革し、激しい環境の中で競争上の優位性を確立すること」と解釈されています。
つまり、会社でDX推進に取り組む担当者には、社内で共有したデータやITシステムを手段として、外部環境へ柔軟に対応できる仕組みを作ることが求められるのです。
DX推進が注目されている背景
以下では、働き方改革との関係が深いDXの推進が注目されている理由を3つご紹介します。「DXがなぜ必要なのか分からない」という方は必見です。
（1）2025年の崖
DX推進が注目されている背景の一つとして「2025年の崖」という問題があります。
2025年の崖とは、「DXを実行するうえで生じる以下の課題を克服しなければ、2025年以降最大で年間12兆円（現在の約3倍）の経済損失が生じる可能性があること」を指します。以下は、DXが抱える3つの課題です。
- 既存システムでは横断的なデータ活用が難しく、市場の変化に対応できない
- システムの維持管理費がかさむことで予算を圧迫する
- システムを運用する人材が不足してセキュリティリスクが高まる
これらの課題の背景には、既存システムが事業部門ごとに構築されていたり、過剰にカスタマイズされていたりして、ブラックボックス化（業務の詳細が不透明になること）・複雑化している現状があります。
つまり、「2025年の崖」を克服するためには、社内データの横断的な活用に役立ち、低コストで安全に運用できるシンプルなシステムが求められるのです。
参考：経済産業省 DXレポート
（2）リモートワークの推進
DX推進への注目が集まる背景には、リモートワークを実施する企業が増えたことも挙げられます。
リモートワーク上でスムーズなコミュニケーションを取るためには、「情報共有ツール」や「チャットツール」、オンライン上の勤怠管理システムやWeb会議システムといったデジタル技術を使用することは必須です。
働き方を多様化させるためには、まずはDXを推進して、会社外でも業務を行えるようにする環境づくりをしなければならないのです。
（3）業務効率化
DX推進の背景には、従業員の業務を効率化して会社全体の生産性向上を目指すことも挙げられます。
たとえば、ペーパーレス化によって事務作業の手間を省くDXは、さまざまな企業で実践されています。また、従業員が業務の過程で得た「ノウハウをデータとしてオンライン上に蓄積・共有し、ほかの従業員の業務効率化につなげる」という方法もあります。
以上のように、「業務の無駄を省くこと」や「既存の業務をさらに効率化すること」を実現する手段として、DX推進へ注目が集まっているのです。
働き方改革とDXの違い
働き方改革とDXは、「改革の対象」としているものが大きく違います。2つの違いは以下です。
- 働き方改革：人々の労働・就業環境といった働く環境の改革
- DX：ITを使用し、業務プロセスやビジネスモデルといった企業のビジネスのあり方の変革
このように、それぞれ改革の対象となるものは違いますが、いずれも働き方の改善につながると言えます。社員のモチベーションに繋がり、結果的にビジネスチャンスの獲得にも影響するため、働き方改革とDXは関連づけて考えることが重要です。
働き方改革につながるDXシステムの種類
以下では、働き方改革につながるDXシステムの種類を解説します。「具体的にどのようなシステムによって働き方改革を実現するのか分からない」という方は必見です。
多様な働き方を実現するシステム
働き方改革で目指す「個々の事情に合わせた多様な働き方」を実現するために、ITツールやデジタル技術を活用します。
たとえば、育児や介護で出社できない従業員に対して、在宅業務を許可するケースがあります。この場合、Web会議システムやコミュニケーションツールといったITツールによって、会社以外でも、業務を行えるようになります。
DX推進によって「どのような環境でも業務のための情報共有ができる仕組み」を整えることで、働き方の幅を広げましょう。
適切な労務管理をするシステム
多様化する働き方を適切に管理するためにDX推進が求められる場合もあります。
たとえば、リモートワーク下では従来のような”オフィスのタイムカードによる勤怠管理”ができません。その結果、社員の残業時間を管理できず、働き改革のポイントである「長時間労働の是正」へ悪影響を及ぼしかねないのです。
そこで、オンライン上で勤怠管理したり、労働時間を可視化したりするシステムの導入というDXが求められます。
業務効率化を実現するシステム
働き方改革の背景にある「人手不足」を解決するために、DXによる業務効率化を実現するケースもあります。
たとえば、質問機能が搭載されたITツールを導入すると、不明点を担当者に直接聞かなくても自己解決することができます。過去の質問内容も確認できると、不明点を解明する時間が短縮され、業務に大きな支障をきたさずに済みます。
以上のように作業時間を短縮することで、少人数でもさまざまな業務を効率的に回せるようになるのです。
日本でDX化が進まない理由
日本でDX化が進まない主な理由としては以下のものが挙げられます。
- DX推進にかける予算を捻出できない
- DXを推進する人材の不足により、社員間でITスキルに差が生じている
- 古いシステムの移行・アップデートが困難である
社員間でITスキルに差がある場合、複雑なITツールを導入しても社内で浸透させることはできず、DXにかけた費用が無駄になってしまいます。また古いシステムからの移行は時間を要するため、DX化には注意が必要です。
そのため、使用するツールはITスキルに関係なく使用できるものにするべきです。たとえば、情報検索が簡単で、無料で初期導入支援や既存データの移行支援を受けられる「ナレカン」のようなツールを使うと、人材不足でもDXを推進できます。
働き方改革を実現するためのDXにおすすめツール
以下では、DXによる働き方改革をどのように実現させるのに有効なツールをご紹介します。
高いITスキルを持つ人材が不足している中で、スムーズにDXを推進し働き方改革を進めるには、「簡単に使えるITツール」を導入すべきです。複雑なツールは使いこなせず、形骸化してしまうからです。
そこで、「社内の情報を、簡単に検索で絞り込めるツール」を選ぶと、業務についての調べものの時間が短縮され、働き方改革につながります。また、社内FAQが作れる機能があると、社員が不明点を自己解決できる環境も整えられます。
結論、人材不足の中でDXによる働き方改革をするには、社内のあらゆる情報を簡単にまとめられて、欲しい情報が即見つかるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、社内の情報を「超高精度な検索機能」で簡単に絞り込めます。また、「質問機能」で社内FAQを作成しておけば、担当者に直接聞かなくても自己解決できるため、DXによる働き方改革が実現するのです。
充実した質問機能で、人材不足にも対応できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜4ステップ＞DXによる働き方改革
以下では、DXを通して働き方改革を実現する方法を解説します。適切な手順で進めなければ効果を得られない可能性があるので、ここで押さえましょう。
ステップ1｜DX導入の体制を整える
はじめに、DX導入に向けて社内の受け入れ体制を整備する必要があります。
具体的には、DXの実現には一定以上の投資が必要なので、企業の経営層からDX導入の許可を得なければなりません。また、スムーズに進めるためには全従業員の納得が不可欠なので、DX推進のメリットを説明し理解を得ましょう。
逆に、従業員の理解が得られない状態でDXを推進した場合、導入したITツールが浸透せず失敗する可能性が高いです。したがって、DX実現には経営層を含む全従業員を巻き込んだ受け入れ体制の構築が求められます。
ステップ2｜最適なツールを選定し導入する
次に、自社に最適なツールを選んで導入しましょう。
働き方改革のなかでも、抱える問題は”長時間労働”や”人手不足”など企業によってさまざまです。そして、問題によって導入すべきITツールも変わるため、問題点を見極めたうえで適切なものを選ぶことが重要となります。
また、問題点に関わらず「誰もが簡単に使えるツールであること」を条件としてツールを比較検討しましょう。ITスキルによって使えない機能があるツールを導入すると、社内で浸透せず、導入費用が無駄になります。
ステップ3｜業務フローを決定する
ITツールの導入後は、ツールの活用環境を作るため、業務フローの策定が求められます。
ITツール導入後も業務フローが以前のままでは、ITツールを活用すべき場面が分からず意味がありません。たとえば、コミュニケーションツールを導入する場合は「プロジェクトメンバーの進捗は毎日ツールで報告し合う」と決めて周知します。
全員がITツールを使いこなせるように「誰が・どの場面で・どのような目的でツールを利用するのか」が分かるフローを用意しましょう。
ステップ4｜PDCAサイクルを回す
ITツール導入後は、PDCAサイクルの活用による成果の確認・改善が必要となります。
PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行」「Check（評価）」「Action（改善）」といった4つのステップを繰り返して行い、業務改善をする考え方のことです。
「ITツールが業務プロセスや働き方の改善につながっているか」「ITツールの導入にあたり従業員に困りごとはないか」などを丁寧に確認し、定期的な修正が必要です。
たとえば、従業員のツールの利用状況が分かる「ナレカン」のようなツールを導入すると、ツールが浸透しているかが分かるため、PDCAサイクルを回しやすくなります。
DXによる働き方改革の成功事例
以下では、DXによる働き方改革の成功事例をご紹介します。企業が「何に問題を抱えて、どのようなDXを実施し、そしてどのような結果に至ったか」を詳細に解説しています。
【金融】三菱UFJ銀行
| 課題 | DX化の内容 | 結果 |
|---|---|---|
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紙ベースゆえにリモートワークが導入できない |
ITツールを用いてペーパーレス・押印レスなワークフローを構築 |
出社が前提となるワークフローから脱却 |
三菱UFJ信託銀行は「紙ベースの業務ゆえにリモートワークが導入できない」という問題点を抱えていました。そこで実施したのが、在宅業務を阻害する”帳票”の大多数をペーパーレス化・押印レス化することです。
具体的には、ITツールを用いて新しいワークフローを構築し、帳票の申請・承認・確認といった業務を集約しました。その結果、出社が前提となる複雑なワークフローからから脱却し、社員15,000人がリモートワークできる環境が整えられたのです。
【保険】第一生命
| 問題点 | DX化の内容 | 結果 |
|---|---|---|
|
顧客との契約にともなって増え続けるデータベースやシステムの管理 |
既存のシステムをグループウェアで一元化 |
見たい情報へすぐアクセスできるようになった |
第一生命では「顧客との契約にともなって増え続けるデータベースやシステムの管理」が問題となっていました。4,000以上のシステムを連携できないうえ、見たい情報がどこにあるか分からないので、探すだけでも一苦労していたのです。
そこで、既存のシステムやデータベースを一元化するグループウェアを導入したところ、情報へのアクセスが格段に向上したのです。その結果、必要な情報へスムーズにアクセスできるようになりました。
【IT】NECネッツエスアイ株式会社
| 課題 | DX化の内容 | 結果 |
|---|---|---|
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コロナでデジタルシフトに注に注目が高まり、新規の顧客が増えたことによる人手不足 |
Zoomの注文受付～発注対応～開通対応の一連の業務プロセスをAXLGEARにより自動化した |
業務負担が軽減、自動処理で迅速なサービス提供ができるようになった |
NECネッツエスアイ株式会社では、Zoomの注文受付から開通対応までの一連の業務プロセスを自動化したことで、業務負担が軽減しただけではなく、迅速なサービス提供が可能になりました。
業務プロセスの自動化は、業務の効率化だけでなく、顧客の欲しいサービスをすぐに提供することを可能にしたため、顧客との信頼関係の構築にも役立っているのです。
DXで実現する働き方改革の概要まとめ
これまで、働き方改革を実現するDXやおすすめツール、成功事例をご紹介しました。
働き方改革を実現するDXとして、もっともハードルが低いのは「ITツールによる情報共有の効率化」だと言えます。必要な情報を素早く共有し、時間を問わずアクセスできる環境は、どのような業種・職種でも求められているためです。
ただし、ITツールを選ぶときは「従業員が簡単に使いこなせること」を条件にしましょう。操作が難しいツールや専門知識が必要なツールは社内に浸透せず、DXが失敗しかねません。
結論、全社的にDXを進めるためには社内の情報を簡単にまとめることができ、超高精度な検索機能ですぐに情報を絞り込める「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ、「ナレカン」を導入して働き方改革を実現するDXに取り組みましょう。
