適材適所な人材配置をするには？人材情報の管理に役立つツールも紹介
昨今は、「仕事に対する価値観」や「働き方」の多様化により人材の流動性が高まったことで、人材配置の重要性に再度注目が集まっています。それに伴い、最適な人材配置をしたいと検討する企業も増えています。
しかし、「人材配置を最適化できておらず、従業員が十分にパフォーマンスを発揮できていない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、適材適所な人材配置をする具体的な方法を中心にご紹介します。
- 適材適所な人材配置ができておらず、人材が定着しない
- 最適な人材配置を実現させ、人手不足を解消したい
- 人材配置を決めるにあたって、各社員の適性やスキルを把握したい
という方はこの記事を参考にすると、人材配置に関する課題を解決する手がかりを得られます。
目次
人材配置について
人材配置の概要についてご説明します。人材配置の仕組みについて理解し、最適な人材配置を実現しましょう。
人材配置とは
人材配置とは、社員のスキルや適性、経験などを総合的に考慮して、人材を適切な部署やチームに配属させることです。
適材適所な人材配置は、生産性の向上、組織の活性化、従業員のパフォーマンスやモチベーションの向上につながります。企業の目標を達成するためには、社員の能力を見極め、各自に適した部署に配置するのが必要不可欠です。
以上のように、人材配置は、会社全体のパフォーマンス向上に大きく関わるため、慎重に検討する必要があります。
人材配置をする場面
人材配置を検討するタイミングは、主に5つの場面が挙げられます。
- 人材採用
- 人事異動・配置転換
- 昇進・昇格
- 雇用形態の変更
- 解雇・リストラ
部署やポジションに欠員が出たときに新しい人材を採用して配置します。人材育成の一環として入れる新卒採用と、欠員を補うために入れる中途採用があります。
本人の能力や希望を考慮して、社員が最大限の能力を発揮できるよう配置するのが人事異動です。所属部署が変更され仕事内容が大きく変わるため、社員は新たな環境で仕事に取り組めます。
昇進では社内での職位が上がり、新たな役職を得られます。社員のモチベーション向上や、組織に変化を取り入れたいときに効果的な人材配置です。
アルバイトや契約社員が正社員へと雇用形態が変わるときに人材配置が実施されます。雇用形態に応じて裁量や給与も変化するので、社員のモチベーションも上がります。
会社を立て直すために選択される人員配置が解雇・リストラです。これらは、会社の業績悪化や事業縮小などにより、経費削減のために実施されます。
このように、人材配置は採用から人事異動、解雇まで幅広い種類があります。
人材配置が企業に与える3つの効果とは
人材配置が企業に与える効果について解説します。人材配置の必要性について理解を深めましょう。
（1）離職防止
適切な人材配置が企業に与える1つ目の効果は、社員の離職防止です。
適性を踏まえた人材配置は、社員が能力を発揮しやすくなり活躍の場が広がるため、社員のエンゲージメントを高められるだけでなく、早期離職の防止にもつながります。また、社員が会社に定着すると技術や知識が蓄積され、企業の競争力も高められます。
そのため、社員の離職を防止し、優秀な人材の定着化を図るためにも、適材適所な人材配置は重要です。
（2）コスト削減
人材配置による2つ目の効果は、コスト削減です。
人材配置を最適化できると、最小限の人数で業務を回すことができるため、必要以上に人員を割かなくて済み、無駄な人件費を削減できます。また、欠員補充の必要が減り、採用活動に割いていた人的・時間的コストを縮小できるのです。
このように、社員の適性や能力に見合った人材配置をすれば、無駄な人件費を削減し、新規の採用コストを抑制できる可能性があります。
（3）生産性の向上
有効的な人材配置による3つ目の効果は、会社の生産性向上です。
社員を自身の適性に合った働きやすい環境に配属することで、作業効率があがり、会社全体で生産性の向上や業率アップが見込めます。また、適切な人材配置は社員のエンゲージメントの低下を防げるため、組織の活性化も期待できます。
社員が最大の能力を発揮できる部署に配置すれば、業務を効率的に遂行でき、結果的に会社の生産性向上につながるのです。
人材配置が失敗する原因
以下では、人材配置が失敗してしまう原因を紹介します。
- 社員情報の管理方法に問題がある
- 人材配置の適切な検討ができていない
膨大な社員情報を紙媒体やExcelで管理すると、情報を探すのに時間がかかったり、情報を更新するのに時間がかかったりして、人材配置に必要な情報を反映できていない場合があります。
人材配置を明確な評価基準ではなく、個人的な主観や偏見で決定してしまうと、配置のミスマッチが生じてしまいます。スキルや経験、適性や価値観などによる総合的な判断が必要です。
このように、社員情報の管理が適切でなかったり、配置の判断に反映できていなかったりすると、人材配置は失敗してしまうのです。
人材配置の決める3ステップとは
人材配置を最適化する具体的な方法をステップ別にご紹介します。適材適所な人材配置を成功させたい方は必見です。
ステップ1｜組織の現状を整理する
最適な人材配置の第一歩として、まずは組織の現状を整理しましょう。
部署ごと人数や業務内容を整理して、どの部署にどれほど人員が必要なのかを把握します。人手が不足している環境下は、社員の負荷が重くなり、反対に人手が余っている状態では新しいことに挑戦できないため、従業員のモチベーションは低下してしまいます。
組織の現状を考慮していない人材配置では、部署によって人手が多過ぎたり少な過ぎたりして、社内の労働力を効果的に活用できないため、このステップはとても重要です。
ステップ2｜各社員の能力（スキル）を把握する
次に各社員の能力（スキル）を正確に把握しましょう。
具体的には保有資格や経験した業務内容などを整理します。とくに、経験の有無は「配置後にかけるべき教育コスト」や「任せられる業務内容」が大幅に変わるので、漏れなく把握しておくことが重要です。
スキルに合った人材配置によって、社員一人ひとりのパフォーマンスを最大化でき、組織全体の生産性の向上につながるのです。
ステップ3｜各社員の適性を確認する
スキルだけではなく、各社員の適性の確認も忘れてはいけません。
具体的には、適性検査（テスト）を実施したり、キャリアプランをヒアリングしたりして、適性を判断します。適性に合った人材配置では、社員エンゲージメントの低下や労働環境に関するトラブルも防げるのです。
人材配置の判断には、社員のスキルと適性による総合的な判断が重要です。
人材配置を最適化するのに効果的な施策
ここでは、人材配置を最適化するのに効果的な施策を紹介します。「何から始めればいいのかわからない」とう方は、以下を参考にしましょう。
ジョブローテーション制度を導入する
人材配置を最適化する施策として「ジョブローテーション制度」の導入が挙げられます。
ジョブローテーション制度とは、社員の能力開発や人材育成のために、定期的に部署や職務を異動させる制度を指します。この制度によってさまざまな部署や職務を経験する中で、社員の適性やキャリア志向が明確になります。
そのため、社員の適性やキャリア志向に合わせた最適な人材配置が可能となるのです。
社員情報を一元化する
社員情報を一元化することも、最適な人材配置の実現に効果的です。
各社員のスキルや適性などを人材配置に反映させるために、これらの情報を一元管理して、必要な時にすぐに取り出せる仕組みを整えましょう。紙媒体での管理では、必要な情報が埋もれてしまったり、情報を更新するのに手間がかかってしまいます。
そのため、社内情報を一元管理でき、すぐに探し出せるITツールを導入するのがおすすめです。
【必見】人材配置の情報管理に役立つツール
以下では、人材配置の情報管理に役立つツールをご紹介します。
適材適所な人材配置を実現するには、「各社員の情報を正確に把握すること」が重要です。社員一人一人のスキルや経験、能力や適性などを把握した上で人材配置をすれば、社員が実力を最大限に発揮できるからです。
そこで、役立つのが「社内の人材情報を一元管理できるITツール」です。ただし、人材情報には個人情報も含まれるため、情報を公開する範囲を限定できるものがおすすめです。
結論、自社が導入すべきは、人材情報を一元管理でき、任意のメンバーへの共有が簡単なツール「ナレカン」一択です。
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適材適所な人材配置をするためのステップまとめ
適材適所な人材配置の効果や具体的な進め方を中心にご紹介しました。
人材配置を最適化するために最も重要なのは、スキルや適性といった社員の情報を正確に把握することです。これらの情報を踏まえた人材配置をすれば、社員が実力を最大限に発揮できます。
そこで、社員ごとに情報を一元管理できるツールを導入し、必要な情報を取り出せる環境を整えましょう。ただし、人材情報には個人情報も含まれるため、情報を公開する範囲を限定できるものがおすすめです。
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