ナレッジマネジメント
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どのような企業でも、情報共有や意思決定をするためには会議は欠かせません。そして、会議を有意義なものにするためには、参加メンバー全員が発言をする必要があります。 しかし、「会議で発言せずに、ただ聞いている社員が多く困っている」という担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議で発言できない人の原因や対策を中心に解説します。 会議の生産性を高めるために改善点を見つけたい 会議に消極的な社員を減らす対策を知りたい 会議で発言しやすい環境づくりに役立つツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を活性化させるための方法だけでなく、会議に対する社員のモチベーションの上げ方も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議で発言しないと何が起こるのか2 会議で発言しない人にありがちな3つの原因2.1 人前だと緊張してしまう2.2 議題についての知識・理解が足りない2.3 上司が否定的な態度を取っている3 会議で発言できない人を減らすコツとは3.1 発言しやすい雰囲気をつくる3.2 事前にレジュメを配布する4 メンバー全員の意見を管理・共有できるおすすめのツール4.1 発言しやすい会議の実現に貢献するツール「ナレカン」5 会議で発言できない人の原因や対策まとめ 会議で発言しないと何が起こるのか 会議で発言しないと、社員の意見が組織の意思決定に反映されず、最終的な決定事項が偏った結果になってしまう恐れがあります。 会議は、多様な意見を交換するなかで、潜在的なリスクや様々な代替案について議論します。しかし、発言しない人がいると、声の大きな意見が採用されてしまい、誤った判断を下す可能性があるのです。 また、現場社員が経営層と会議をする場合、現場社員が発言をしないと、現場の意見が企業経営に反映されなくなってしまいます。参加者全員が発言することは、議論の健全性を担保し、適切な意思決定をするために重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議で発言しない人にありがちな3つの原因 以下では、会議で発言しない人にありがちな3つの原因を解説します。社員が発言しない原因を知って、対策を講じましょう。 人前だと緊張してしまう 1つ目に、会議で発言しない原因には、人前では緊張してしまうことが挙げられます。 大勢の前で話すことに苦手意識がある人は、そもそも会議で尻込みしてしまいます。また、「発言した内容を否定されたり、筋違いな意見を言ってしまい評価が下がったりしないか」など、さまざまな不安から余計に緊張して発言できないケースもあります。 このように、元々緊張しやすい性格である場合に加えて、「上司や同僚などの周囲から自分がどのようにみられているか」を過剰に気にして発言できないのです。 議題についての知識・理解が足りない 2つ目に、会議で発言しない原因には、議題についての知識や理解が足りていないことも考えられます。 そもそも、議題に関して事前にチェックしておかなければ、「的外れな発言をしてしまうのではないか」と考えてしまい、なかなか発言ができません。 このように、会議前に資料を確認できていないのは、「議題に関する資料を、社内で共有できていない」、もしくは「社員が他の業務に追われて、事前に確認できない」など、社内体制に原因がある可能性もあります。 上司が否定的な態度を取っている 3つ目に、会議で発言しない原因には、「上司が否定的な態度を取っており、部下が発言できない」ということも挙げられます。 会議で部下が意見を出したとしても、上司が常に否定的な指摘していると次第に発言しづらくなります。ネガティブな返答は、社員のやる気を阻害するだけでなく、自信を失わせてしまうため、仕事のパフォーマンスにも悪い影響を与えるのです。 とくに、経験が浅く、メンバー同士の信頼関係が成り立っていない新入社員は、上司から否定されることに恐怖心を持ちやすいので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議で発言できない人を減らすコツとは ここでは、会議で発言しない人でも、意見が言いやすくなるコツを解説します。発言しない人を減らしたい方は、以下のコツを実践していきましょう。 発言しやすい雰囲気をつくる 1つ目に、会議で発言できない人を減らすためには、発言しやすい雰囲気をつくりましょう。 誰もが気軽に意見を交わせる環境が整っていれば、新入社員や緊張しやすい社員でも発言しやすくなります。たとえば、会議のファシリテーションがうまく、全員の意見を引き出せる進行役を設けるだけでも、意見を出しやすい雰囲気になるのです。 このように、会議で発言を促すための環境づくりを工夫することが大切です。また、質疑応答の時間を設けて、質問や疑問を聞きやすくするのも良い対策になります。 事前にレジュメを配布する 2つ目に、会議で発言できない人を減らすためには、参加者に事前に会議のレジュメを配布しましょう。 レジュメを読んで、意見や質問をあらかじめメモしておけるため、会議当日には自信をもって発言できます。また、そもそも議題に関して何も知らない状態で会議に臨むよりも、事前に「何の話をするのか」を知っているだけでも発言のしやすさが違うのです。 以上のように、議題に関する情報は事前に社内共有して、社員が質問や意見を出しやすい環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メンバー全員の意見を管理・共有できるおすすめのツール 以下では、会議での発言を促せるおすすめのツールをご紹介します。 会議で発言できない原因は、「その場で即座に意見を求められること」や「情報が事前に共有されていないこと」にあります。そのため、会議資料を事前に共有して、参加者が内容を整理し、自信をもって発言できるような仕組みを整えることが重要です。 そこで、会議での発言を促すには「社内の情報を一元化できるツール」を利用しましょう。会議前に関連情報や参考資料を共有できるほか、会議中のメモや決定事項もそのまま記録・蓄積できるため、発言しやすく、建設的な会議体制を構築できます。 結論、会議を活性化させるには、社内のあらゆるナレッジを一元管理できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、議事録や会議資料など社内のあらゆる情報を蓄積できるうえ、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、会議参加者は事前に知識をインプットし、自信をもって発言できるようになるのです。 発言しやすい会議の実現に貢献するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議で発言できない人の原因や対策まとめ ここまで、会議で発言しない人の理由や対策を中心に解説しました。 会議で発言できない原因には「事前に議題の詳細が分からないので、何も用意できない」という点も挙げられます。そこで、社内で誰もが発言できる環境に近づけるために、社内情報を共有する仕組みが必要です。 しかし、紙資料やWordでは「会議をするたびにファイルが増える」「リアルタイムで共有できない」などの問題点があります。そのため、「社内情報を簡単に共有・管理できるツール」が最適です。 結論、会議での発言を促すには、社内情報の情報を一元管理し、事前に会議資料を閲覧できる仕組みを構築できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、活発な会議を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

仕事で発生する課題への対策や結論を出すためには「会議」が欠かせません。活発な会議は、建設的な合意形成や意思決定のスピードを向上させることができます。 一方、定例として実施される会議に生産性がなく「いらない会議」になりつつある環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、いらない会議に共通する特徴と対策法を中心にご紹介します。 いらない会議の特徴を教えてほしい いらない会議が多いが改善する方法が分からない 無駄な会議のストレスを解消するツールを知りたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、「いらない会議」を改善するためのヒントを得られ、自社に活用できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【要注意】いらない会議の特徴4選1.1 (1)会議の時間が長すぎる1.2 (2)意思決定がなされない1.3 (3)不要なメンバーが参加している1.4 (4)情報共有のためだけに開かれている2 いらない会議を改善する対策とは2.1 必要なメンバーだけを招集する2.2 アジェンダを事前に準備する2.3 議事録を作成する2.4 情報共有ツールを活用する3 【イライラ解消】無駄な会議の悩みを解決する情報共有・管理ツール3.1 会議のための資料作成が不要になるツール「ナレカン」4 会議の改革に成功した企業事例2選4.1 トヨタ自動車株式会社4.2 カルビー株式会社5 いらない会議がもたらす悪影響とは5.1 メンバーの作業効率が落ちる5.2 課題解決が進まない6 いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ 【要注意】いらない会議の特徴4選 ここでは、いらない会議に共通する特徴4選を解説します。以下の特徴に当てはまっている場合は業務効率を大きく低下させている可能性があるため要注意です。 (1)会議の時間が長すぎる いらない会議の特徴に会議自体が長すぎることが挙げられます。 会議が必要以上に長くなるほど、メンバーの集中力の低下も避けられません。はじめは活発に議論されていても、時間が経つにつれメンバーの集中力低下が原因となって積極的な発言ができなくなり、生産性の低い会議になってしまいます。 また、会議が長すぎると拘束時間が増えるため、メンバーにストレスがかかる点も把握しておきましょう。そのため、議題は一会議1つにしたり事前に会議の時間を決めたりすると、短い時間で生産性のある会議を実現できます。 (2)意思決定がなされない 意思決定がなされない会議はいらない会議になりがちです。 意思決定は会議において最も重要な目的の一つと言えます。会議では、参加メンバーのさまざまな視点からの意見交換によって意思決定がされることで、今後のプロジェクトの進め方や業務の方針を策定できるからです。 しかし、意思決定がなされない会議では「何のための会議なのか」と目的が曖昧なまま参加するメンバーも出てしまうのです。そのため、会議を開く際は、会議の目的をメンバーで共有し、次のアクションに繋がる会議にする必要があります。 (3)不要なメンバーが参加している 不要なメンバーが参加していることもいらない会議の特徴です。 関係のない社員の参加は、本人の時間を浪費させるだけでなく、いたずらに意見が多くなり会議の進行を妨げる可能性もあります。また議論が活性化するとは限らず、一部の人のみが発言する状況に陥る場合もあります。 本当に必要なメンバーだけに絞ることで、議論が活性化し、意思決定もスムーズになります。やむを得ず大人数になる場合は、事前に意見を集約し代表者が発表するなどの工夫をしましょう。 (4)情報共有のためだけに開かれている 情報共有のためだけに開かれる会議は今すぐに改善しましょう。 情報共有だけの会議では、発信者以外は「聞くだけ」の受け身の姿勢になりがちです。積極的な意見交換がされにくいうえ、日常的な情報共有不足に陥る恐れもあります。 そのため、議論が必要なときは会議の開催が有効ですが、情報共有や報告のみの場合はITツールを使うことで、効率よく情報共有・管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ いらない会議を改善する対策とは ここでは、いらない会議を改善する具体的な対策について解説します。以下の対策を全社で浸透させ、生産性のある会議の実現を図りましょう。 必要なメンバーだけを招集する いらない会議を改善するには、必要なメンバーだけを招集しましょう。 プロジェクトに直接関わるメンバーのみで会議を開くことで、少数精鋭の活発な議論が生まれやすくなります。参加人数が絞られるので、会議を傍観するメンバーが発生せず、より良い合意形成とスピーディーな意思決定に貢献します。 また、会議を開く前に、メンバーを招集する側のリーダーも会議のテーマや目的を明確にイメージし、必要なメンバーを過不足なく招集して会議を開くようにしましょう。 アジェンダを事前に準備する アジェンダ（議題をまとめた資料）の事前準備もいらない会議の改善に有効です。 会議を進める前に、今回の会議テーマと目標を準備しておけば、議論したい最重要のアジェンダを絞ってメンバーに発問できるだけでなく、メンバー間で目指すべき最終的なゴールの明確化にも繋がります。 また、アジェンダを事前に共有しておけば、各メンバーは会議が始まる前に会議内容の理解を深められます。そのため、会議が開かれてからすぐに意見交換が始められるので、生産性のある会議が期待できるようになります。 議事録を作成する 議事録の作成はいらない会議の改善に役立ちます。 議事録を作成・共有することで、会議での決定事項や議論の経緯を正確に記録するだけでなく、関係者全員が同じ認識を持つことができます。とくに複数の関係者が関わる業務では、情報の食い違いを防ぎ、スムーズな実行につなげるうえで重要です。 また、定期的な会議であれば、議事録が次回の会議の振り返り資料としても機能します。そのため、会議のたびに同じ議論を繰り返すことを防ぎ、継続的な改善と意思決定の質の向上が期待できるのです。 情報共有ツールを活用する 情報共有ツールを活用し、会議の生産性を上げることも有効です。 会議を開くたびに、資料の印刷・配布や準備のための工数が発生し、非効率な状態になっている組織は少なくありません。とくに、事前にアジェンダを共有できていなかったり、会議後の内容が関係者にうまく伝わらなかったりすると、会議の意味が薄れます。 そのため、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを活用して、会議前にアジェンダや資料を事前共有したり、参加していないメンバーへのスムーズな共有を促進したりしましょう。 以上のように、ナレッジを「蓄積・活用できる状態」にしておくことで、会議の回数そのものを減らせるだけでなく、短時間で中身のある会議ができるので、大きな効果が期待されるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【イライラ解消】無駄な会議の悩みを解決する情報共有・管理ツール 以下では、無駄な会議の悩みを解決するツールをご紹介します。 いらない会議が常態化していると、社員の稼働が圧迫され、本来の業務時間が削られるといった問題が生じます。また、会議のための資料作成に時間を取られていると、生産性の低い「手段のための仕事」が常態化してしまいます。 そこで、情報共有や資料配布をナレッジ管理ツール上で完結すれば、社員が会議前に自分で内容を把握できて、会議が議論や意思決定に集中した意味のある時間になります。ただし、ツールが属人的だったり、検索性が低いと、情報を探す手間がかえって増えてしまいます。 結論、無駄な会議をなくすためには、誰でも使いやすく、情報が一元化できるナレッジ管理ツールツール「ナレカン」 一択です。 社内の情報を集約・検索・共有できるため、定例会議や進捗共有会の目的をツール上で代替できます。また、資料作成をその場で共有可能なフォーマットで蓄積できるので、「資料をつくるための時間」や「話を聞くだけの会議」を減らせるのです。 会議のための資料作成が不要になるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の改革に成功した企業事例2選 以下では、会議の改革に成功した企業を2社ご紹介します。無駄な会議を減らした事例を知りたい方は必見です。 トヨタ自動車株式会社 引用：トヨタ自動車株式会社のトップページ トヨタ自動車では、労働生産性向上のために、会議を30分以内としています。 その結果、会議が始まると同時に本質的な議論ができ、効率的な情報交換と合意形成を可能としています。この「会議は30分まで」のルールは厳格に守られており、トヨタ社の習慣として社内に浸透しています。 また同社は、無駄な資料作成や根回しを禁止だけでなく、無駄な会議を開くこと自体を禁止しています。このように徹底したムダの排除することで、会議の効率的な運営を実現しています。 参考：Dolly Blog｜【完全解説】トヨタの会議は30分。GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術（山本大平）。本の要約まとめ。 カルビー株式会社 引用：カルビー株式会社のトップページ 元カルビー社長の松本氏は、労働生産性向上のため「ノーミーティング、ノーメモ」を提唱し、会議と資料の削減を徹底しました。 「資料は1円も生まない」とし、経営指標もA4一枚に集約しました。また、口頭での説明を重視し、不要な会議や書類を減らすことで情報共有のスピードと質を高めています。 カルビーでは、「会議を開くこと」自体を目的とはせず、「どう実現するか」という具体的なアクションこそが重要視しています。無駄な会議や書類作成といった業務を徹底的に排除し、合理的に物事を進めるという考え方が、同社の文化として深く浸透しています。 参考：PRESIDENT Online（プレジデントオンライン）｜なぜ、カルビーは「会議不要、資料不要」なのか 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ いらない会議がもたらす悪影響とは ここでは、いらない会議がもたらす悪影響について解説します。習慣化された不要な会議は、以下の弊害が生じる危険性を常に抱えています。 メンバーの作業効率が落ちる いらない会議がもたらす悪影響のひとつにメンバーの作業効率低下が挙げられます。 会議は各メンバーの時間を割いて開くので、自身のタスクを中断する必要があります。いらない会議によって拘束される時間が増えれば、当然各メンバーの仕事を進める時間は失われていきます。 結果として、会議の時間が長引いた影響からタスクを完了するために残業しなければならず、本来のタスクに充てる時間が取れなくなるほか、メンバーの士気が低下する原因にも繋がります。 メンバーのモチベーションを維持して生産性を上げるためにも、形式的な「いらない会議」からいち早く脱却する必要があるのです。 課題解決が進まない いらない会議が常態化すると、自社の課題解決も進まなくなってしまいます。 会議の目的が曖昧になった形式的な会議では、課題を解決する活発な議論も生まれにくく、課題の原因に対しての的確なアプローチも難しくなります。結果として、課題を解決できない状態が続いてしまうのです。 組織が抱える課題を解決するには、会議で活発な意見交換を行い、解決策を見出さなければなりません。そのため、業務報告や情報共有だけの形骸化した会議を廃止し、課題解決に向けた会議を実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ ここまで、いらないと感じる会議の特徴と対策を中心に解説してきました。 必要以上に時間がかかり積極的な意見交換が行われない「いらない会議」は不必要な残業を発生させるだけでなく、メンバーの士気低下にも繋がります。そのため、会議の目的を各メンバーが理解できるように事前に情報を共有したり、議事録をいつでも振り返れたりする環境が重要です。 さらに、具体的な対策として必要なメンバーのみを招集したり、アジェンダを事前に作成したりといった方法が挙げられます。また、会議に関わる情報共有・管理を効率化させるには「情報共有ツール」を使い、全社で有意義な会議にするべきです。 したがって、アジェンダの共有から議事録の管理までを的確に行い、いらない会議を改善するためには、社内の議事録や資料を一元的に管理・共有が可能な情報共有ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、いらない会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務標準化とは、業務の手順やルールを明確にして、どの社員であっても同じ手順で業務に取り組める状態をつくることを指します。業務標準化に取り組むと、属人化を防止しつつ、業務を効率的に進められるようになるのです。 しかし、業務を標準化する具体的な流れがわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務標準化の流れ・成功事例を中心にご紹介します。 業務を標準化して、全メンバーが適切に仕事を進められる環境を整えたい 取り組みを実施するうえで、業務標準化の具体的な手順をイメージしたい 業務を効果的に標準化できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、業務標準化の流れを把握して、取り組みをスムーズに実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務を標準化する目的とは1.1 業務を効率的に進めるため1.2 業務品質を均一にするため1.3 属人化を防止するため2 業務標準化の進め方とは2.1 現状を把握する2.2 標準化する業務を選ぶ2.3 業務フロー・マニュアルを設計する3 業務標準化を成功させるコツ3選3.1 長期的な目線で取り組む3.2 目的を共有する3.3 定期的に見直す4 業務標準化の成功事例3選4.1 (1)かなもり歯科クリニック4.2 (2)社会保険労務士法人つくし4.3 (3)パナソニックリビング近畿株式会社5 業務を効果的に標準化できるツール5.1 業務標準化の長期的な仕組みを構築できるツール「ナレカン」6 業務標準化の流れ・成功事例まとめ 業務を標準化する目的とは ここでは、業務を標準化する目的について解説します。以下の内容を把握して、取り組みの目的を明確化しましょう。 業務を効率的に進めるため 業務標準化によって、仕事を効率的に進められるようになります。 業務標準化を進めるには、業務フローを明確化しつつ、無駄な作業が発生していないか見直しをする必要があります。業務フローが最適化されると、最適な手順で業務を進められるので、作業時間の短縮につなげられるのです。 また、業務フローを明確化すれば、ほかのメンバーの業務状況を把握しやすくなるので、メンバー同士のスムーズな連携が可能です。このように、業務を標準化すると、部署を超えて協力しやすい体制が整えられる効果も期待できます。 業務品質を均一にするため 業務品質を均一にすることも、業務標準化の目的のひとつです。 メンバーによって作業手順や判断基準が異なると、業務品質にばらつきが生じてしまいます。そこで、業務標準化に取り組んで手順を統一すれば、すべてのメンバーが同じクオリティで業務を進められるのです。 また、業務を標準化すると、業務のルールや判断基準が明確になり、作業ミス防止にもつながります。 属人化を防止するため 属人化を防止するには、業務標準化が欠かせません。 業務を標準化すれば、社内メンバー全員が同じ手順で作業するので、ノウハウの共有漏れが発生しません。そのため、担当者が異動した場合でも、スムーズに引き継ぎできるのです。 このように、業務標準化によって、属人化を防いで社員の業務負担を削減できます。ただし、仕事の手順を確実にメンバーへ共有するには、マニュアル化して適切に管理することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化の進め方とは ここでは、業務標準化の進め方について解説します。以下の流れを把握して、取り組みをスムーズに実施しましょう。 現状を把握する まずは、業務を定量化して社内の現状を把握します。たとえば、業務状況を理解する指標として、以下の内容が挙げられます。 発生頻度 工数 必要な知識・スキル 特定の社員への依存度 教育コスト また、現状を抜け漏れなく正確に把握するには、現場の担当者に実状を確かめる必要があります。そのため、業務標準化を進める担当者はヒアリングを実施し、業務の問題点を洗い出しましょう。 標準化する業務を選ぶ 次に、標準化する業務を選びます。 業務標準化は、一度にすべての業務を対象とするのではなく、優先度の高い業務から取り組むことが重要です。段階的に標準化すれば、現場の混乱を抑えられるのでスムーズに取り組みを実施できます。 標準化の優先順位を決めるときは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」に注目して検討しましょう。とくに、「属人化している業務」や「担当者によって業務品質にばらつきが生じている業務」を標準化すると、効果を実感しやすくなります。 業務フロー・マニュアルを設計する 標準化する業務を選んだら、業務フロー・マニュアルを設計します。 業務フローを設計すると、業務の流れを可視化できます。そのため、「業務内容」や「判断基準」を明確にして、誰でも同じ品質で業務に取り組める仕組みをつくりましょう。 また、設計した業務フロー・マニュアルは、定期的に更新して、最新情報を反映させることが重要です。とくに、マニュアルの形骸化を防止している企業は、「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、社内共有を徹底しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化を成功させるコツ3選 以下では、業務標準化を成功させるコツを紹介します。自社がまだ取り組めていないものがあれば、導入を検討しましょう。 長期的な目線で取り組む 業務標準化を成功させる1つ目のコツは、長期的な目線で取り組むことです。 標準化を急ぐと、突然の業務フローの変更で、現場が混乱してしまう恐れがあります。そのため、段階的に標準化を実施するという長期的な目線で取り組むことが必要です。 また、段階的に標準化する場合、業務フローが定まっていなかったり、属人化していたりする業務から優先的に標準化していきましょう。 目的を共有する 業務標準化を成功させる2つ目のコツは、目的を共有することです。 目的を共有すると社内で一丸となって標準化に取り組むことができます。また、解消したい問題が「属人化の解消」「業務効率化」のどちらなのかで対策方法も変わってくるため、社内での認識のすり合わせは必須です。 また、管理職だけで共有していても、標準化が成功しない可能性があるので、必ず現場の社員にも目的を共有することが成功のコツです。 定期的に見直す 業務標準化を成功させる3つ目のコツは、定期的に見直すことです。 マニュアルの使いやすさを向上させるためには、一度作成してからも、定期的に見直すことが必要です。現場の状況や社員からのフィードバックを参考にして、マニュアルの内容を更新しましょう。 また、マニュアルの定期的な見直しは、マニュアルの形骸化を防ぐためにも有効です。全社で業務標準化を実施して、生産性を向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化の成功事例3選 ここでは、業務標準化の成功事例3選を解説します。以下の事例を把握して、自社の取り組みを具体的にイメージしましょう。 (1)かなもり歯科クリニック 引用：かなもり歯科クリニックのホームページ かなもり歯科クリニックでは、医院全体で高い水準の医療を提供するために、マニュアルを整備する必要がありました。 そこで、マニュアル作成ツールを導入し「治療の準備方法」「事務作業」「器具の使用方法」などのマニュアルを作成しました。また、撮影した画像を貼り付けて、手順を詳細に示したのです。 その結果、新人教育のコストを削減しつつ、全スタッフの業務に対する理解を深めることができました。また、産休取得後の非常勤スタッフでも、自宅からマニュアルを確認して、スムーズに現場に復帰できるようになりました。 参考：導入事例：かなもり歯科クリニック- Teachme Biz (2)社会保険労務士法人つくし 引用：社会保険労務士法人つくしのホームページ 社会保険労務士法人つくしでは、紙のメモを使って顧客情報を共有していました。そのため、ミスが発生しても原因を特定できず、対策できない課題がありました。 そこで、情報共有ツールを導入し、クラウド上で情報共有する仕組みをつくりました。そして、顧客情報を共有するだけでなく、タスク管理にも活用したのです。 その結果、共通認識を形成して業務に取り組めるようになり、ミスを減らすことができました。また、達成感を得ながらタスク管理に取り組めるようになりました。 参考：導入事例：社会保険労務士法人つくし- welog (3)パナソニックリビング近畿株式会社 引用：パナソニックリビング近畿株式会社のホームページ パナソニックリビング近畿株式会社では、住宅設備のプランを作成する部署において、属人化が発生して社員に大きな負担が生じているという課題がありました。 そこで、業務標準化に取り組み、ヒアリングを通して「業務の洗い出し」や「課題の抽出」を実施しました。また、現場の担当者を中心にマニュアルの作成に取り組みました。 その結果、部署内の業務を整理して、改善策を明確化できました。また、属人化していた業務が可視化され、無駄な作業を削減できたのです。 参考：導入事例：パナソニックリビング近畿株式会社- パーソルエクセルHRパートナーズ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務を効果的に標準化できるツール 以下では、業務を効果的に標準化できるツールをご紹介します。 業務標準化をするためには、情報共有の仕組みを整えることが必要です。とくに、特定の人しか知らない属人化した業務を無くし、ノウハウを形式知化したうえで、情報のアクセス性に差が出ないようにしなければなりません。 そこで、「社内の情報を蓄積管理できるツール」を利用すると、誰でも簡単に情報共有の仕組みを整えられます。また、「検索機能に優れたツール」を選ぶと、マニュアルを取り出すのが簡単になるため、情報が活用されやすく、運用のハードルが下がります。 結論、業務標準化を実施するには、社内のナレッジを一元管理して、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、業務フローやノウハウをマニュアルの形で作成・管理できるうえ、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に一瞬でたどり着くことが可能です。そのため、業務標準化の実現に貢献し、長期的に運用できる体制を構築できます。 業務標準化の長期的な仕組みを構築できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務標準化の流れ・成功事例まとめ これまで、業務標準化の流れ・成功事例を中心にご紹介しました。 業務を標準化すると、誰でも同じ手順で業務を効率的に進められるようになるので、「業務品質の均一化」や「属人化の防止」が実現します。また、業務標準化を実施する場合は、「現状の把握」や「標準化する業務の選定」をして、マニュアルを設計しましょう。 一方で、業務を効果的に標準化するには、マニュアルを管理・共有できる情報共有の仕組みづくりが欠かせません。そこで、「社内の情報を一元化できるナレッジ管理ツール」を導入すれば、マニュアルの社内共有を徹底して、全社で業務標準化に取り組めます。 したがって、業務標準化には、社内のあらゆる情報を蓄積できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、業務標準化に取り組みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

PCやスマートフォンにおけるデータの保存場所は「ストレージ」と呼ばれます。ストレージには容量の上限があるため、データを保存するには常に十分な空き容量を確保しておく必要があるのです。 しかし、ストレージには複数の種類があるため「自社に適したサービスの選び方が分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ストレージの意味や種類、法人向けのおすすめツールをご紹介します。 ストレージの意味や各種類の特徴を把握したい 社内情報を適切に管理して生産性を高めたい 法人利用に適したおすすめのストレージツールが知りたい という方は、この記事を参考にすればストレージごとの特徴を理解でき、自社の環境に合ったツールを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ストレージの意味とは2 ストレージの種類とその仕組み3 外部のクラウドストレージを利用するメリット3選3.1 （1）端末のスペックに影響しない3.2 （2）場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる3.3 （3）コストを抑えられる4 【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ4.1 あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」5 「ストレージの空き容量がありません」とは6 ストレージの空き容量を増やす3つの方法6.1 （1）ストレージ内のデータを消去する6.2 （2）クラウドストレージを利用する6.3 （3）手元の端末から追加購入する7 ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ ストレージの意味とは ストレージとは、PCやスマートフォンなどのデバイスにおいて、電子データを保管するための場所を指します。 具体的には、HDD（ハードディスクドライブ）やSSD（ソリッドステートドライブ）、USBメモリなどがあり、写真・動画・ファイルなどのあらゆる電子データを保存可能です。ただし、ほとんどのストレージには容量（保有できるデータ量）に上限があります。 また、ストレージによっては対応デバイスが限られてることもあるため、自社の利用目的や環境に合ったツールを選ぶことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージの種類とその仕組み ストレージにはさまざまな種類がありますが、ここでは代表的なストレージを4つご紹介します。 内部ストレージ HDDやSSD、フラッシュメモリなど、PCやスマートフォンに内蔵されているストレージです。変更には専門知識が求められるため、必要となる容量を事前に想定したうえで、適切なストレージが搭載されたデバイスを選びましょう。 外部ストレージ USBメモリや外付けHDD・SDD、microSDカードなど、デバイスの内部ストレージのデータを移行できる外付けの装置です。保存したデータを複数のデバイス間で共有できるのが利点ですが、紛失や故障のリスクが高い点に注意しましょう。 コンバージドインフラ ネットワークやサーバー、ストレージ、管理ツールなどを1つのハードウェアに統合したIT製品です。システム運用を効率化できますが、サービス開発の負担軽減に向けて使われるケースが多いので、一般的なデータ保存には向いていません。 オンラインストレージ インターネット上にデータを保管できるツールであり、クラウドストレージとも呼ばれます。低コストで導入でき、インターネット環境があれば時間や場所を問わずデータにアクセスできる点が特徴です。 以上のように、ストレージによって使い勝手や利用コストが異なります。法人利用の場合は、社内外からアクセスできて情報共有がしやすく、コストも抑えられる「オンラインストレージ」の利用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外部のクラウドストレージを利用するメリット3選 ここでは、法人向けに提供されているオンラインストレージを利用するメリットを3つご紹介します。インターネット上にデータを保存する特性上、ほかのストレージとは大きく異なる利点があります。 （1）端末のスペックに影響しない オンラインストレージを利用する1つ目のメリットは、PCやサーバー、スマートフォンの容量を気にせずにデータを保存できる点です。 内部ストレージの場合、容量の上限に近づくとデバイスの動きが悪くなり、使いづらくなる恐れがあります。一方、オンラインストレージはデバイス内にデータを直接保存しないので、使い勝手に悪影響を及ぼすことがありません。 さらに、多くのオンラインストレージは大容量のため、容量が不足するリスクが少ないのです。このように、外部のクラウドストレージには、ストレスなく端末を利用できるというメリットがあります。 （2）場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる オンラインストレージを利用する2つ目のメリットは、社内外・移動中問わずデータにアクセスできる点です。 オンラインストレージはインターネット上にデータを保管するため、情報が端末に依存しません。そのため、あらゆる端末から必要なデータを閲覧・編集できるのです。 また、保存されたデータは個人ではなく組織単位で管理されるので、情報の属人化を防ぎ、社内でのスムーズな共有が可能になります。 （3）コストを抑えられる オンラインストレージを利用する3つ目のメリットは、コストを抑えられる点です。 オンラインストレージはサーバー整備が不要なため、機器投資に莫大な費用をかける必要がありません。その結果、少ない初期費用で運用を始められるのです。 また、システムの運用・保守はサービス提供会社が実施するので、社内に専任担当を置く必要がなく、人件費の削減にもつながります。さらに、複数のプランから自社のニーズに最適なものを選択すれば、無駄なコストを抑えながら効率的な運用が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ 以下では、オンラインストレージとしても利用できる、おすすめの法人向けツールをご紹介します。 ビジネスにおいては、アクセス性に優れ、低コストで運用できるオンラインストレージがおすすめです。ただし、全社的に利用する場合は、ユーザーのアクセス権限やファイルの公開範囲を適切に管理しなければ、情報漏えいのリスクが高まります。 そのため、「セキュリティ対策が万全なツール」を選ぶことが重要です。また、ストレージに保管した情報は、必要な時にすぐに探し出せなければして活用できないので、使いやすく検索性に優れたツールを導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、高セキュリティで社内のあらゆる情報を安全に管理でき、必要な情報にも素早くアクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テキストやファイルなどあらゆる形式の情報を一元管理でき、国際基準のセキュリティや柔軟なアクセス権限設定により、安全な情報共有が可能です。また、ファイル内検索を含む高精度の検索機能を備えており、蓄積した情報を有効活用できます。 あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「ストレージの空き容量がありません」とは ストレージの容量が不足すると、「ストレージの空き容量がありません」と表示されることがあります。以下では、空き容量が不足すると起こる主な影響についてご紹介します。 PCやスマートフォンの動きが遅くなる ストレージがいっぱいになると、ファイルの読み込みやアプリの起動に時間がかかるようになります。負荷がかかりすぎると、デバイスの故障リスクも高まるため注意が必要です。 強制終了・再起動が繰り返される デバイスが正常に動作しなくなった結果、突然の強制終了や、再起動を繰り返すケースがあります。操作ができなくなるうえ、作業中のデータが消失したり、デバイスの信頼性が損なわれる恐れもあるのです。 OSをアップデートできない OSのアップデートには十分な空き容量が必要です。不足している場合、アップデートのダウンロードやインストールができず、セキュリティリスクが高まるほか、最新のアプリが動作しない原因となります。 データ共有に時間がかかる 容量不足で動作が遅くなると、ファイルのアップロードや送信にも時間がかかり、スムーズな情報共有が難しくなります。ビジネスにおいては、業務効率の低下に直結するため注意しましょう。 以上のように、ストレージの空き容量が不足すると、さまざまな不具合やリスクが生じます。そのため、自社の利用状況に合った容量のストレージを導入し、十分な容量を確保することが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージの空き容量を増やす3つの方法 導入時にはストレージに十分な容量があっても、次第にデータが増え容量が不足することは珍しくありません。そこで、以下でご紹介する「空き容量を増やす3つの方法」を参考に、重要なデータを確実に保存できる環境を整えましょう。 （1）ストレージ内のデータを消去する まず、ストレージ内のデータを消去して空き容量を増やす方法があります。 あらゆるファイルを管理できるストレージですが、使い方を明確に定めないまま運用していると、重要度の低いデータで容量が埋まってしまうのです。そこで、定期的に不要なファイルを消去することで、重要なデータの保存に必要な空き容量を確保できます。 そのため、ストレージに空きがない場合は、使用頻度の低いデータや重複しているデータを消去し、ストレージをいつでも活用できるようにしましょう。 （2）クラウドストレージを利用する 次に、クラウドストレージの活用も、空き容量を確保する有効な手段です。 クラウドストレージはインターネット上にデータを保存するため、PCやスマートフォンなどの端末本体の容量を消費せずに済みます。さらに、複数のデバイスで利用できるので、「スマホの空き容量がない」といった場合にも柔軟な対応が可能です。 空き容量をすぐに確保したい方は、導入サポートがあり、直感的に操作できる「ナレカン」のような、シンプルかつサポート体制の整ったクラウドストレージを選びましょう。 （3）手元の端末から追加購入する 最後に、端末のストレージを追加購入することで、空き容量を確保できます。 たとえば、iPhoneで使われているiCloudは、5GBであれば無料で利用できるほか、月額料金を支払うことで2TBまで増やせます。その結果、ひとつのストレージにすべてのデータをまとめられるので、必要な情報を見つけやすくなるのです。 多くのクラウドストレージでは、オプションとして「容量追加」を選択できます。そのため、複数のストレージを管理したくない方は、ストレージを追加購入して容量を確保しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ 本記事では、ストレージの意味やオンラインストレージのメリット、法人向けのおすすめツールをご紹介しました。 ストレージは複数の種類がありますが、ビジネスでは複数デバイスから時間や場所を問わずアクセスできる「オンラインストレージ」がおすすめです。ただし、保管するデータには社内の機密情報が含まれることも多く、もし流出すると深刻な問題につながります。 そのため、「セキュリティ機能が充実したツール」を選ぶことが重要です。また、蓄積したデータを有効活用するには、必要な情報をすぐに見つけられる「検索性の高さ」も欠かせません。 たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、高度なセキュリティ機能を備えているうえ、高精度の検索機能で必要な情報にすばやくアクセスできます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、すべてのファイルをまとめて管理できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイルストレージはExcelやWord、PDFや動画などのファイルをクラウド上で管理できるサービスです。あらゆるファイルを一か所にまとめられるメリットがあり、法人への導入が増えています。 しかし、「ファイルストレージを上手く活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、おすすめの無料ツールを紹介します。 社内のファイル管理に悩んでいる ファイルストレージの運用を確実に成功させたい 社内情報を安全かつ簡単に管理する方法が知りたい という担当者の方は本記事を参考にすれば、ファイルストレージを運用するコツがわかるほか、自社に最適なツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルストレージとは2 各ストレージとの違い2.1 ブロックストレージとは2.2 オブジェクトストレージとは3 ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選3.1 コツ1｜用途ごとにファイルを整理する3.2 コツ2｜ファイルの作成・保存ルールを作る3.3 コツ3｜データの保管場所を一元化する4 ファイルストレージを選ぶ5つのポイント4.1 （1）ファイルの検索性が優れているか4.2 （2）ファイルの共有がしやすいか4.3 （3）十分なデータ容量を確保できるか4.4 （4）複数デバイスからアクセス可能か4.5 （5）セキュリティ対策は万全か5 【必見】ファイル管理の手間を解消するツール5.1 PC・スマホで簡単にファイルを管理できる「ナレカン」6 ファイルストレージの概要まとめ ファイルストレージとは ファイルストレージとは、データを「.docx」や「.xlsx」といったファイル単位で保存し、管理できるツールを指します。PCに内蔵されているローカルフォルダと同様の形式でデータを保管するため、使い方に迷うことがありません。 ただし、ファイルストレージはローカルフォルダとは異なり、インターネット上にデータが保存されるクラウドサービスです。したがって、場所や端末を問わずファイルにアクセスができる利便性を持ちます。 また、社内のファイルを一元管理することで、過去の資料やデータが見つけやすくなり、データを探し出す手間が省けます。その結果、業務効率の向上にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 各ストレージとの違い 下記の画像は、ファイルストレージとそのほかのストレージとの違いを示したものです。各ツールの違いについて、以下で詳しく説明します。 ブロックストレージとは ブロックストレージとは、「ボリューム単位」で分解した記憶領域を、さらに「ブロック単位」で分割して管理するツールを指します。 ボリュームとブロックにはそれぞれ番号が振られており、番号を指定することでブロック内のデータにアクセスできます。ファイルストレージと異なり階層構造ではないため、必要なファイルへ瞬時にアクセスできる点がメリットです。 ただし、番号を駆使して検索する手法なので、活用にあたっては高いITリテラシーが必要となる点に注意しましょう。現在では、ベンダーがファイルストレージを構築するときに使われているケースが主流です。 オブジェクトストレージとは オブジェクトストレージは、各データを「オブジェクト」として保存・管理するツールを指します。 ファイルストレージと異なり、オブジェクトストレージには階層がありません。また、豊富なメタデータを扱えるという特徴があり、写真の撮影場所やコピー回数といった情報まで残せる点がメリットです。 ただし、オブジェクトストレージは社内などの限られた環境でしか利用できず、不便な点に注意しなければなりません。そのため、場所や端末を問わず資料にアクセスしたい場合は、PCやスマホ、タブレットでも使える「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選 ファイルストレージは導入するだけでは恩恵を受けられず、社内で活用されてはじめて効果を発揮します。以下のコツを参考に、ルールを定めたうえで現場に展開し、運用を成功させましょう。 コツ1｜用途ごとにファイルを整理する 1つ目のコツは、用途ごとにファイルを整理して保管することです。 例として、「案件やクライアント、プロジェクトごとにフォルダを分ける」といった方法が挙げられます。テーマごとにフォルダを分けることで、関連する情報を一か所にまとめられるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。 案件やクライアントといった単位については、実際に使用する現場にヒアリングをしたうえで管理者が設定するのがおすすめです。整理せずに現場に一任すると、フォルダが乱立して情報が散在する原因となりかねないため、必ず事前に設定しましょう。 コツ2｜ファイルの作成・保存ルールを作る 2つ目のコツは、ファイル名や保存についてのルールを作ることです。 ファイル名の付け方が定まっていない場合、作成者以外のメンバーはファイルの中身を推測できません。その結果、都度ファイルを開いて中身を確認する工数が発生し、従業員の負担となりかねないのです。 一方、「作成日」「顧客名」「概要」などをファイル名に記載しておけば、誰でも一目でファイルの内容を理解できます。したがって、データの判別に必要な情報を組織で確認し、ルールを設定したうえで運用しましょう。 コツ3｜データの保管場所を一元化する 3つ目のコツは、社内のデータの保管場所を一元化することです。 ファイルストレージの大きな役割として、「情報の属人化を防ぎ、組織で情報資産を共有すること」が挙げられます。仮に、従業員が自身のPCにデータを保存していた場合、退職や異動のときに引き継ぎができず、業務に支障が出る可能性があるのです。 したがって、「ファイルストレージに情報を保存することの重要性」を従業員へ共有し、誰もがアクセスできる形で情報を一か所に蓄積する環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルストレージを選ぶ5つのポイント ここでは、ファイルストレージを選ぶ5つのポイントを紹介します。以下を参考に、自社に最適なツールを選定しましょう。 （1）ファイルの検索性が優れているか ファイルストレージを選ぶ1つ目のポイントは、ファイルの検索性が優れているかです。 ファイルの一括管理ができるストレージであっても、ただファイルを保存するだけでは、やがて情報が散乱してしまいます。その結果、目的のファイルを探す手間が生じるので、ストレージの活用メリットを十分に享受できません。 そのため、「キーワード検索」「ファイル内検索」「絞り込み検索」などの機能が備わったツールを選びましょう。検索性に優れたツールを導入すれば、必要な情報をすばやく見つけることができ、業務効率化や情報活用の促進にもつながります。 （2）ファイルの共有がしやすいか ファイルストレージを選ぶ2つ目のポイントは、ファイル共有がしやすいかです。 ファイルの共有方法としては、メールに添付する形が一般的です。一方、情報共有機能を備えたファイルストレージであれば、ツールを切り替えずとも共有でき、データのやり取りにかかる手間を削減できます。 情報共有機能の例としては、テキストで連絡できる「メッセージ機能」や「コメント機能」などが挙げられます。ストレスなくファイルを共有したい方は、こうした機能が搭載されたファイルストレージを選びましょう。 （3）十分なデータ容量を確保できるか ファイルストレージを選ぶ3つ目のポイントは、十分なデータ容量を確保できるかです。 >ファイルストレージは業務の基幹ツールとなるため、運用期間が長くなるほど保存するデータ量も増えていきます。そのため、契約時に保存できる容量を確認することはもちろん、必要に応じて容量を増やせるかも確認すべきです。 また、契約当初に想定しなかった事態にも対応できるように、変更に柔軟なツールを選びましょう。 （4）複数デバイスからアクセス可能か ファイルストレージを選ぶ4つ目のポイントは、複数のデバイスからアクセスできるかです。 多くのファイルストレージでは、インターネット上にデータが保管されています。そのため、PCに加えてスマホでも使えるツールを選択すれば、社外でも資料を閲覧でき、業務効率が向上するのです。 とくに、「外出先でもファイルにアクセスしたい」という方は、PCやスマホ、タブレットといった複数の端末に対応しているツールを選びましょう。 （5）セキュリティ対策は万全か ファイルストレージを選ぶ5つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全であるかです。 ファイルストレージにはさまざまな形式のデータを保管できますが、セキュリティ対策が不十分なツールでは、データ漏えいや不正アクセスといったリスクが生じやすくなります。とくに、社内の機密情報が外部に流出した場合、信用問題にもつながりかねません。 そのため、ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティ機能が充実しているかを必ず確認しましょう。たとえば、「アクセス制限」「データの暗号化」「二段階認証」などの機能が備わったツールを選ぶと、安全に情報を管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ファイル管理の手間を解消するツール ここでは、ファイル管理の手間を解消するおすすめのツールをご紹介します。 ファイルストレージを選ぶときは、情報共有のしやすさやアクセス性が重要なポイントです。共有機能や高精度の検索機能を備えたストレージであれば、ツール内で情報共有が完結し、必要な情報にもスムーズにアクセスできます。 ただし、情報の更新がしづらいと、最新情報がわからなかったり、情報を残した目的が不明になったりします。そのため、「情報の背景と併せて、情報を継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールが求められるのです。 結論、自社のファイル管理には、ナレッジを“活用される形”で残せるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、社内のあらゆる情報を「記事」として蓄積・共有でき、必要な情報にすぐアクセスして活用可能です。また、記事に誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も残せば、ナレッジの活用がしやすく、意思決定の参考にされやすくなります。 PC・スマホで簡単にファイルを管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルストレージの概要まとめ 本記事では、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、選定ポイントを中心にご紹介しました。 ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティや共有のしやすさ、検索性などを重視しましょう。また、導入後はルールを設けて、スムーズに情報を共有・管理できるようにすることも大切です。 しかし、ファイルストレージだけでは情報が埋もれてしまったり、更新されずに古いまま放置されたりといった課題も起こりがちです。そこで、「情報を共有・保管するだけでなく、背景とともに継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールを導入しましょう。 結論、社内の情報共有には社内のあらゆる情報を“活用される形”で蓄積・共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も合わせて残せるため、スムーズな意思決定にも役立ちます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル共有・管理の手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務マニュアルの活用は、対応品質の統一化や顧客満足度向上に繋がるため、近年コールセンター業においてもITツールの導入が積極的に進められています。 しかし、ツールのマニュアル運用を実践したいなか、コールセンター業において記載すべき内容や運用に悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コールセンターのマニュアル運用が簡単になるツールやマニュアルに記載すべき情報、運用ポイントまで解説します。 コールセンターのマニュアルの管理にツールが必要か知りたい マニュアル運用を成功させるためのポイントが知りたい マニュアルの運用に役立つITツールを探している という方は今回の記事を参考にすると、おすすめツールはもちろん、コールセンターのマニュアルに記載すべき情報や運用のポイントが理解でき、自社でのマニュアル運用を成功に導けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 コールセンターにマニュアルが必要な理由2 コールセンターのマニュアルに記載すべき5つの情報2.1 （1）部署内の方向性やKPI2.2 （2）商品・サービスの詳細情報2.3 （3）ルールや規則2.4 （4）ビジネスマナー2.5 （5）トークスクリプト3 コールセンターでの運用を成功させる4つのポイント3.1 （1）ベテラン社員の意見を反映する3.2 （2）クレームに繋がりやすい問題を網羅する3.3 （3）専門用語を使わない3.4 （4）常に最新情報を記載する4 コールセンターのマニュアル作成・管理にツールを利用すべきか5 コールセンターでのマニュアル作成を効率化するおすすめのツール5.1 見やすいマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」6 コールセンターのマニュアルに記載すべき情報や成功ポイントまとめ コールセンターにマニュアルが必要な理由 コールセンター業務において、マニュアルの整備は「応対品質の均一化」と「応対スピードの向上」に大きく貢献します。 マニュアルがなければ、オペレーターごとに対応のばらつきが生じ、顧客満足度の低下につながりかねません。そこで、対応フローや言い回しを統一することで、誰が対応しても一定の品質を保つことができます。 また、マニュアルに製品情報や手順を明確に記載しておくことで、オペレーターは必要な情報にすぐアクセスでき、対応時間の短縮が可能になります。さらに、新人教育や引き継ぎもスムーズになり、業務の属人化を防ぐ効果もあります。 以上の理由から、コールセンター業務にはマニュアルが必要だと言えます。マニュアルを作成して、コールセンター業務の質を向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターのマニュアルに記載すべき5つの情報 以下では、コールセンターのマニュアルに記載すべき情報を5つ解説します。コールセンターでのマニュアルには、以下の情報を記載することで、より活用しやすいマニュアルがつくれます。 （1）部署内の方向性やKPI マニュアルには、部署内の方向性やKPI(重要業績評価指標)を記載しましょう。 方向性やKPIがカスタマーサポートのオペレーターまで正しく共有できていなければ、目指すべき目標が達成できないうえに、顧客満足度の低下を招くトラブルを起こしやすくなるからです。 コールセンター業務の主要業務である顧客対応は、顧客と会社の接点を担う重要な業務です。したがって、マニュアルには部署内の方向性やKPIを正しく設定し、社員の意識改革に努める必要があるのです。 （2）商品・サービスの詳細情報 商品やサービスに関する詳細情報もマニュアルには必須です。 コールセンターへの問い合わせのうち、ほとんどが商品やサービスに関するものであるうえ、オペレーターは正しい情報を顧客に伝える必要があります。したがって、新人でも対応ができるように、問い合わせに対する知識はマニュアルに記載しておくべきです。 とくに、問い合わせ頻度の多い商品やサービスについては、詳細な情報を残しておきましょう。商品・サービスの基礎情報のほか、過去に発生したトラブルや解決例などの情報も併せて記載しておくと、より現場で活用しやすいマニュアルになります。 （3）ルールや規則 マニュアルには、コールセンターでのルールや規則も記載しておきましょう。 コールセンターでは、顧客の個人情報や社外秘情報など、取り扱いに注意すべき情報が多々あります。万が一情報漏えいが起これば、会社の信用が失墜するのはもちろん、顧客に多大な迷惑がかかりかねません。 重要な情報が流出するリスクを防ぐためにも、マニュアル内にはルールや規則を記載し、社員が時間を問わず確認できる環境を整えましょう。また、不正や規律を乱すとどのようなリスクが発生するのかを周知しておくことで、社員が不正を企む可能性を減らせます。 （4）ビジネスマナー 質の高いサービス提供をするためには、ビジネスマナーの記載も必須です。 顧客対応では言葉づかいやメール文面など、守らなければならないビジネスマナーが存在します。しかし、コールセンターは人の入れ替わりが激しい職業柄、マナーの周知を徹底しようとしても効果が得にくいのも現状です。 したがって、顧客対応において遵守すべきマナーは、あらかじめマニュアル内に組み込みましょう。マニュアル内に記載する場合は、具体例も付け加えておけば、実際の業務シーンもイメージしやすくなります。 （5）トークスクリプト マニュアルにトークスクリプトを記載することもおすすめです。 トークスクリプトとは、オペレーターが顧客と話すときの基準として活用される対話のマニュアルです。トークスクリプトを活用すれば、会話の流れに合わせて返答するだけで応対でき、新人オペレーターでも対応コストの削減が可能になります。 また、オペレーターは顧客と会話をしながらパソコンを操作し、情報共有や内容の確認をするケースが基本です。そのため、トークスクリプトの内容は配置を工夫し、一目で流れがわかるような構成で作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでの運用を成功させる4つのポイント 以下では、コールセンターでのマニュアル運用を成功させるポイントを解説します。作成したマニュアルが形骸化し、誰も活用しなくなる事態を防ぐためにも、以下のポイントを押さえた運用を実践しましょう。 （1）ベテラン社員の意見を反映する マニュアル運用を成功させるには、ベテラン社員の意見を反映させることが大切です。 ベテランオペレーターはどのように対応すべきかの明確なノウハウがあるので、ベテランからのアドバイスを反映させれば、より質の高いマニュアルとなります。作成したマニュアルは、適宜フィードバックをもらい、改善していきましょう。 また、文章では伝わりづらい「声の大きさ」や「会話のスピード」などのアドバイスは、動画や音声を利用してマニュアルに組み込みましょう。ただし、動画や音声は「ナレカン」のようなITツールを活用しなければ、共有が難しいので注意が必要です。 （2）クレームに繋がりやすい問題を網羅する マニュアル運用を成功させるには、クレームに繋がりやすい問題をマニュアル内に網羅しておきましょう。 たとえば、商品の不具合や請求料金の間違いといった問い合わせは、クレームにつながるリスクが高いです。常に細やかな配慮を持って対応しなければならないので、マニュアル内に具体的な対応方法を記載しておくべきです。 また、過去にクレームへ発展した事例がある場合は、解決方法をマニュアル内に記載しましょう。このように、問い合わせをクレームに発展させないようにする仕組みづくりが重要です。 （3）専門用語を使わない マニュアル運用を成功させるには、マニュアル内に専門用語を記載しないように注意しましょう。 マニュアルの読み手には、ベテラン社員から新入社員まで多くの人がいるため、知識量に差があることが一般的です。したがって、マニュアルが知識を前提として記載されていないかチェックしなければなりません。 日常的に使う用語でも、読み手によっては伝わらないケースも想定されます。そのため、マニュアル内では専門用語の使用は避け、記載する場合は欄外に注釈を入れることがおすすめです。 （4）常に最新情報を記載する マニュアルは定期的な更新を実施し、常に最新情報を記載しましょう。 新製品・新サービスのリリースや、既存商品・サービスの仕様変更などが起これば、これまで活用していた情報は使えません。古い情報のままで業務を進めれば、顧客に誤った案内をする事態が発生してしまうのです。 したがって、マニュアルは定期的に内容の更新をしつつ、新しい情報が出た場合は追加修正を加えましょう。作成後も更新を続けることで、最新情報の提供が可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターのマニュアル作成・管理にツールを利用すべきか 結論として、コールセンターのマニュアルはITツールで作成・管理すべきです。 紙媒体やExcelによるマニュアル作成は、業務を効率化したい企業には不向きです。紙媒体には「物理的な保管スペースが必要」「更新・修正がしづらい」、Excelには「業務が属人化しやすい」「ファイル管理が煩雑化しやすい」などの問題が発生するからです。 一方、ITツールには、「修正や更新が簡単」「情報の検索が可能」「音声データや動画データも添付できる」といったメリットがあります。また、過去の対応履歴や製品情報もすぐに確認できるため、紙媒体やExcelのデメリットをカバーできるのです。 そのため、業務効率化を目指す企業は、さまざまな機能があり情報の管理がしやすいITツールの利用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでのマニュアル作成を効率化するおすすめのツール 以下では、コールセンターでのマニュアル作成・管理に最適なツールを紹介します。 コールセンター業務では、多様な問い合わせに素早く対応することが求められます。そのため、「検索性にすぐれたITツール」でマニュアルを管理すると、類似した問い合わせへの対応を効率化できるのです。 しかし、テキストのみのマニュアルでは、コールセンター業務で重要な「声の大きさ」「会話のスピード」が伝わりづらいという問題があります。そのため、「マニュアルに動画や音声データを添付できるツール」を選ぶと、経験の浅い従業員にも伝わります。 結論、コールセンターのマニュアル管理は、音声や動画も添付できて、必要なマニュアルを即座に取り出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には動画や音声もマニュアルに添付することができるうえ、「超高精度の検索機能」で必要なマニュアルを素早く見つけることが可能です。そのため、経験の浅い従業員でも質の高い応答ができます。 見やすいマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターのマニュアルに記載すべき情報や成功ポイントまとめ ここまで、コールセンターのマニュアルに記載すべき情報やマニュアル運用を成功させるポイントについて解説しました。 コールセンターのマニュアルには、業務手順はもちろん、トークスクリプトや過去の対応事例も記載する必要があります。担当者は、作成したマニュアルを円滑に運用するために、現場目線でわかりやすいマニュアルを作成するように心がけましょう。 ただし、紙やExcelの管理ではスムーズに情報共有ができないので、ITツールの運用が必須です。さらに、検索機能が充実しているツールを利用すると、情報へのアクセス性が上がり、顧客対応の時間短縮にもつながります。 したがって、コールセンターのマニュアル作成・運用には、検索性に優れていて、社内の情報を一元化できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、コールセンターのマニュアルを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

新たなアイデアを出し合ったり、議論を深めたりする会議は、企業が成長していくうえで必要不可欠です。一方で、長時間の会議は参加メンバーの業務時間を削り、会社全体の生産性を下げる恐れがあるので、避けなければなりません。 しかし、「短時間で結論がまとまらず、会議が長引いてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、長い会議の原因や対策方法を中心に解説します。 会議が長いが解決策が分からない 会議に最適な時間を教えてほしい 長い会議を効率化するおすすめツールを知りたい という方は今回の記事を参考にすると、会議時間を短縮して、より効率的に議論を深める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議が長くなる4つの原因1.1 （1）参加人数が多すぎる1.2 （2）無駄な会議を開催している1.3 （3）タイムスケジュールが曖昧1.4 （4）会議の目的とゴールを設定していない2 長い会議を防ぐための対策4選2.1 （1）会議の目的を明確にする2.2 （2）リモートで会議をする2.3 （3）事前に資料を共有する2.4 （4）終了時間を決めておく3 会議に最適な時間とは4 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響5.1 （1）労働時間が長くなる5.2 （2）人件費が増加する5.3 （3）生産性が低下する6 長時間の会議による原因や対策まとめ 会議が長くなる4つの原因 以下では、会議が長引いてしまう4つの原因を解説します。長い会議で生産性を下げないために、原因を確認しましょう。 （1）参加人数が多すぎる 会議が長くなる原因の1つ目は、参加人数が多すぎることです。 会議に参加するメンバーが多ければ、その分さまざまな意見がでてくるので、結論をまとめるのに時間がかかってしまいます。 また、参加メンバーが多いと議論が活性化すると考えられるかもしれませんが、特定の人だけが発言しているケースも多いです。したがって、発言しないメンバーにとっては、「他のタスクに費やせたはずの無駄な時間」が生まれてしまいます。 そのため、会議には必要な人だけを呼びましょう。また、どうしても参加人数が多くなる場合は、「部門ごとに意見をまとめて代表者が発表する」などの事前準備を徹底するべきです。 （2）無駄な会議を開催している 会議が長くなる原因の2つ目は、無駄な会議を開催していることです。 重要性が低い会議が乱立すると、本来業務に割く時間が会議に圧迫されてしまいます。重要性が低い会議の例としては、「売上報告や連絡事項の確認のみをおこなう会議」が挙げられます。 結論、顔を突き合わせて議論する必要のない場合は、文面で情報共有をして、個々人が確認するようにしましょう。その際に、メールを使うと必要な情報が流れてしまうため、「ナレカン」のような情報を残しやすいツールを使うべきです。 （3）タイムスケジュールが曖昧 会議が長くなる原因の3つ目は、タイムスケジュールが曖昧になっている点です。 会議の終了時刻を明確にしていなければ、結論が出るまで話し合いを続けてしまいます。また、議題ごとに時間の目安がないと、ひとつの議題に対して必要以上に時間がかかり、他の議題を十分に検討できないこともあるのです。 したがって、事前に会議のタイムスケジュールを作成して、メンバー内で共有しておきましょう。タイムスケジュールに沿って進行できれば、終了時刻に会議を終えられるので、各メンバーの本来の業務へ支障をきたしません。 （4）会議の目的とゴールを設定していない 会議が長くなる最後の原因は、会議の目的とゴールを設定していない点です。 会議の目的は「なぜこの会議を開くのか」という理由であり、ゴールは「この会議で何を決めるのか」という具体的な目標です。目的が不明確だと議論の方向性が見えず、ゴールが定まっていないと時間だけが過ぎてしまいます。その結果、得たかった成果が得られないといった事態に陥ってしまいます。 したがって、会議が長引くのを防ぐためには、会議の目的とゴールを明確に設定し、事前に参加者全員に共有することが不可欠です。その結果、議論の焦点が定まり、時間内に具体的な成果を出すことが可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 長い会議を防ぐための対策4選 以下では、会議を長引かせないための解決策を4つ紹介します。会議時間の無駄を減らすために、必ず確認しましょう。 （1）会議の目的を明確にする 会議を長引かせないための解決策の1つ目は、会議の目的を明確にすることです。 会議で「最終的に何を決めるのか」が不明確だと、参加者は出席する意義を見出せず、会議を退屈に感じやすくなります。また、会議の目的が分からないままでは、意見やアイデアを持ちづらいため、活発な意見交換の場とはなりません。 したがって、事前に「会議の目的やゴールを記したアジェンダや資料」を共有しておく必要があります。前もって会議のゴールを把握できれば、疑問点や自身の意見などを事前に準備して会議に臨めるのです。 とくに、効率的で活発な会議ができている組織は、「ナレカン」のような検索性に優れた情報共有ツールを使って、会議に必要な資料を共有しています。 （2）リモートで会議をする 会議を長引かせないための解決策の2つ目は、リモートで会議をすることです。 リモート会議をすれば、移動や資料印刷にかかる時間の短縮が可能になります。また、リモート会議は場所を選ばないため、隙間の時間に入れやすく、業務時間を効率的に使えるのです。 このように、対面会議を減らして「時間や場所の柔軟性が高いリモート会議」を取り入れることで、会議の前後にかかる時間を短縮できます。 （3）事前に資料を共有する 会議を長引かせないための解決策の3つ目は、事前に資料を共有することです。 全メンバーに会議内容への理解を深めてもらうには、会議資料が欠かせません。しかし、何枚もの資料を作成すると、資料説明に時間がかるうえ、聞き手側も情報が多すぎて処理しきれなくなってしまうのです。また、紙の資料は共有しづらく、印刷に手間がかかります。 そのため、重要なポイントを簡潔にまとめた会議資料を、ツールを使ってデジタルで共有する必要があるのです。 （4）終了時間を決めておく 会議を長引かせないための解決策の4つ目は、終了時間を決めておくことです。 開始時間と合わせて終了時間を設定し、定時内での終了を意識しましょう。終了時間を設定することで、会議のタイムスケジュールも定まり、話し合うべき事項の優先順位も明確になるため、スムーズに会議を進行することができます。 また、終了時間を決めたら、ファシリテーターが時間を見て会議を進め、原則として延長は避ける必要があります。時間内で結論を出す習慣をつけるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議に最適な時間とは 会議では、長時間を費やせば良い意見やアイデアが出てくるわけではありません。そこで、会議をする際は、最適な時間帯や長さを意識してみましょう。 一般的に、会議は午前中に行うのが効果的だと言われています。株式会社Biz Hitsが全国の男女500人を対象に「仕事の効率が上がる時間帯に関する意識調査」を実施したところ、 66.6%が「午前中が最も仕事の効率が上がる」と回答しました。 また、重大な議題を扱うために会議が2時間以上行われる場合もありますが、人が集中力を持続できるのは最大で90分である点に注意する必要があります。 結論として、会議はメンバーの仕事の効率が上がりやすい時間帯の「午前中」に、90分以内でおこないましょう。 参考：株式会社Biz Hits「仕事の効率が上がる時間帯に関する調査」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは 以下では、会議時間の短縮を実現する方法を紹介します。 会議の時間を有効活用するには、何よりも「会議前の準備」が重要です。部門や部署内で会議に関連する情報を事前に共有することで、会議そのものの時間を短縮し、本来の業務に集中できるようになります。 そこで、会議の情報・資料をまとめて管理し、共有できる「ITツール」を活用して、スムーズな情報共有を実現しましょう。ただし、会議の資料などには機密性の高い情報が含まれる場合もあるため、誰がどの情報にアクセスできるかを細かく設定できるツールを選ぶことが大切です。 結論、会議時間の短縮のためには、「記事機能」により資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとに「アクセス権限設定」が可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、会議の情報を簡単にまとめて共有できるだけでなく、「ファイル要約機能」を使えば、会議議事録の要点を自動でまとめられます。また、役職や部署、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に会議の資料を保管・運用することが可能です。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響 ここでは、「無駄に長い会議で起こる、3つの悪影響」について説明します。会議が無駄に長いと、以下のような悪影響があるのです。 （1）労働時間が長くなる 悪影響の1つ目に、会議が無駄に長いと労働時間も長くなるリスクがあります。 なぜなら、会議のために業務時間を削らなければならないので、時間内に仕事が終わらなくなるのです。さらに、長時間労働によってワークライフバランスが崩れて、メンバーの精神的疲労にも繋がってしまいます。 そのため、会議に割り当てられる時間が増えるほど、会議以外の業務に支障をきたすという認識をもつことが重要です。 （2）人件費が増加する 悪影響の2つ目に、会議の時間が長いと、人件費の増加につながることが挙げられます。 なぜなら、会議に多くの時間が奪われると残業や休日出勤が増えるので、そのぶんの手当が必要になるからです。また、労働基準法37条は以下のように定めています。 労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない 労働基準法327条｜e-Gov法令検索 このように、無駄に会議が長いと企業は多くの人件費を負担しなければならないのです。 （3）生産性が低下する 悪影響の3つ目に、長時間の会議によって社内全体の生産性が低下する点があります。 長時間の会議は、集中力低下やストレスの要因になり、メンバーの会議への参加意欲は低下します。したがって、自身の意見を持たない・資料に目を通していないメンバーが増えて、議論が深まらず生産性の低い会議となるのです。 また、会議への拘束時間が長いほど本来業務に使える時間が減るので、「納期が遅れる」「タスクが終わらない」などの問題が起こり、社内全体の生産性の低下にもつながります。 以上のように、会議が長引くと、会議自体の生産性が低下するだけではなく、他の業務の能率も下げてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 長時間の会議による原因や対策まとめ ここまで、会議が長くなる原因や対策を中心に解説しました。 会議が長くなる主な原因は、「目的やゴール」「終了時間」「参加人数」が明確でないことにあります。会議に対する準備不足により、議論がまとまらず、無駄な時間が増えてしまうのです。 そのため、会議の効率を高めるには、事前に資料や情報を共有し、参加者間の認識をそろえておくことが不可欠です。なぜなら、議論に集中できる時間を確保することで、短時間でも結論を導き出しやすくなるからです。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の会議資料や情報を一元管理でき、AIを活用し瞬時に必要な資料や情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、長い会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

会議における議事録は、会議内容・決定事項を社内に共有するときに重要な役割を果たします。そこで、昨今は会議の議事録をITツールで残し、複数人で閲覧しやすくする手法がトレンドになりつつあります。 たとえば、「GIJI」は議事録の作成から共有・管理まで幅広く役立つツールです。しかし「GIJIが自社に適したツールなのか分からない」と導入に悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、GIJIの特徴や機能・料金から評判までを網羅的にご紹介します。 GIJIの特徴や機能を把握し、ツールの概要を掴みたい GIJIの口コミや評判から使用感を知り、導入の可否を検討したい 議事録の作成・共有・管理を円滑にするツールを探している という方はこの記事を参考にすると、GIJIの概要が分かり、自社の会議に適したツールなのか見極められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 GIJIとは1.1 「GIJI」と「他の議事録作成ツール」との違い1.2 GIJIの機能2 GIJIの使い方2.1 使い方1｜新しいフォルダの作成2.2 使い方2｜新しい議事録の作成3 GIJIの料金プラン一覧4 GIJIの評判4.1 GIJIの良い口コミ・評判4.2 GIJIの改善点に関する口コミ・評判5 【必見】議事録の作成に役立つITツール5.1 議事録の作成や関連するやりとりが気軽にできるツール「ナレカン」6 GIJIの使い方や口コミ・評判まとめ GIJIとは ここでは、GIJIの概要をご紹介します。まずは、GIJIの特徴や機能をおさえましょう。 「GIJI」と「他の議事録作成ツール」との違い 引用： GIJIのトップ画像 GIJIとは、株式会社アジャイルウェアが提供する議事録サービスです。 GIJIの大きな特徴は、議事録に特化した仕様になっていることです。具体的には、会議中に参加者全員がリアルタイムで議事録を閲覧・編集できるため、議論の趣旨が逸れることなく、議論を円滑に進められるのです。 また、近年「AI GIJIROKU」のように多機能で複雑な議事録ツールが数多くある中で、GIJIは議事録に必要な機能を備えながらもシンプルな操作性です。このように、GIJIであれば比較的使いやすく、議事録の作成も効率化できます。 ・GIJIの公式サイトはこちら GIJIの機能 GIJIの機能は主に「議事録の記入」「議事録の共有」「議事録の参照」の3つに分けられます。 機能 概要 議事録の記入 議事録の作成に特化した編集画面で誰でも分かりやすい議事録が作れます。また、並べ替えやインデントの変更、ラベル付けも直感的にできます。 議事録の共有 作成中の議事録がリアルタイムで共有されます。また、会議中は全員と同時編集が可能で、会議終了とともに議事録の共有を完了できます。 議事録の参照 作成された議事録は、日付順にリスト表示されます。また、それぞれのフォルダに整理して管理できます。 以上の他にも、新しくレポート機能がリリースされました。メンバーの会議回数と会議時間を自動集計し、可視化できるようになったため、会議の回数や時間の見直しによってコストの削減も可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GIJIの使い方 以下では、GIJIの「フォルダ」と「議事録」の作成方法を解説します。自社での導入後、スムーズに運用するために把握しておきましょう。 使い方1｜新しいフォルダの作成 画面左上の「新規トップフォルダ」から新しいフォルダを作成します。 フォルダ名を入力し、「作成」をクリックすると、新たなフォルダが作成されます。 作成したフォルダが一覧に追加されます。 使い方2｜新しい議事録の作成 フォルダをひとつ選択して、「議事録作成」をクリックします。 議事録のタイトルを入力し、「作成」をクリックすると新たな議事録が作成されます。 日付・開始時刻・参加者等の情報を入れて、議題を設定します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GIJIの料金プラン一覧 以下では、GIJIの料金プランをご紹介します。 Free Standard 月額料金 0円 300円/ユーザー（月額） 上限ユーザー 10名まで なし 容量 5GB/組織（100MB/1ファイル） 無制限（100MB/1ファイル） 議事録の共有・管理/ファイル添付/タスク管理 ○ ○ 議事録の合意・承認 × ○ 変更履歴 × ○ Redmine連携 × ○ 全文検索 × ○ ※Slack連携 × ○ ※英語対応 ○ ○ ※スマホアプリリリース ○ ○ ※Googleカレンダー連携 × ○ ※Outlook連携 × ○ ※は今後順次リリース予定の機能です。なお、100名以上でStandardプランを利用する場合は割引が適用されるため、詳細はHPから問い合わせが必要です。 参照：GIJI｜料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GIJIの評判 以下では、GIJIに関する口コミや評判をご紹介します。実際のユーザーからの評価は、導入するか否か決定する際、重要な判断材料となります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。 GIJIの良い口コミ・評判 はじめに、GIJIの良い口コミ・評判を紹介します。「シンプルで使いやすい」「定型化された議事録を作れる」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：2022年09月29日 議事録をとること、確認すること、整理することに非常に特化しています。立場上、議事録の記入機会が多くありますが、この製品に非常に助けれらています。 記録だけでなく、フォルダごとの管理や会議時間、回数などもデータとして集計してくれるオート機能もかなり便利かと思います。 非公開ユーザー、投稿日：2020年08月13日 なんと言ってもシンプルなツールであること。テキストで議題を記載し、決定、宿題など重要な事項をシンプルにまとめられる。使い方がシンプルであるため、迷うことも少ない。 中本 達也、投稿日：2019年05月16日 議事録を書くとそのまま目次や内容を表示してくれるため、きれいにまとまった状態で議事録を作成できる点。予めスケジュールの中にテンプレートを入れておくと、これから予定されている会議の用意がやりやすくなる点です。 GIJIの改善点に関する口コミ・評判 次に、GIJIの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。「他サービスとの連携が欲しい」「発言者の制限はなくして欲しい」「フォーマットの種類が少ない」に関する改善要望が上がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2020年08月13日 機能自体がシンプルなため、ほぼない。あえて挙げるとすれば、他サービスとの連携か。また、有償プランを使用する場合、以外に費用がかさむところかと。 村井 健一、投稿日：2019年04月30日 コメントに「発言者」をつけれるようになっていますが、参加者しか「発言者」になれないのがちょっと不便です。参加者でなくても後日GIJIを読んでコメントした人も「発言者」になれるようにしてほしいです。 和田 慎也、投稿日：2019年03月24日 フォーマットのバリエーションが増えると、様々な会議体に対応できると思います。また、フリーで書き込める要素をもう少し入れると使いやすくなる。 以上のように、GIJIはシンプルな一方で、一部機能が足りていないと感じるユーザーの意見もあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】議事録の作成に役立つITツール 以下では、議事録の作成に役立つITツールを紹介します。 GIJIは、便利な一方で、ユーザーからは「フォーマットの種類の少なさ」や「コメント入力者の制限」に対する改善の声があります。そのため、議事録を自由な形式で作成し、誰もがコメントを残せるようにしたい企業には合わない可能性が高いのです。 そこで、「議事録を自社独自のフォーマットで作成できて、誰でもコメントができるツール」であれば、どの企業にも適応します。そのため、議事録作成ツールを導入しても、自社特有の議事録の項目が記入できないのではといった心配がなくなります。 結論、議事録の作成・共有・管理には、自作したテンプレートで素早く議事録を作成し、議事録の内容に関するコミュニケーションを円滑に取れるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、自作したテンプレートを必要な時に瞬時に呼び起こせるため、会社独自のフォーマットを用いて議事録を作成できます。また、記事に紐づいたコメントで、気軽なやり取りが可能です。 議事録の作成や関連するやりとりが気軽にできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GIJIの使い方や口コミ・評判まとめ ここまで、GIJIの使い方や口コミ・評判などを紹介しました。 GIJIは、議事録の作成から共有・管理まで幅広く使える、議事録に特化したツールです。一方で、議事録の入力形式がある程度決まっていたり、コメントに制限があったりするため、自由に議事録を残したい企業にとっては適さない可能性があります。 そこで、議事録作成の自由度が高く、コメントの制限もないITツールであれば、企業問わず活用できます。また、超高精度な検索機能があれば、探している情報が載っている議事録を瞬時に見つけられるのです。 したがって、自社の議事録の作成・共有・管理には、議事録にコメントや項目を自由に追加できて、情報へのアクセス性が高いツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、議事録の作成・共有・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企業の発展において、若手社員の早期戦力化は重要な取り組みです。若手社員が活躍できるためには、適切な人材教育を実施する必要があるのです。 しかし、具体的に何をすれば戦力化に結び付くのか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、若手社員を早期戦力化するポイントを中心にご紹介します。 若手社員の育成の具体的な方法や内容を把握したい 若手社員の教育が上手くいかず、即戦力化のポイントが知りたい 人材育成をより円滑に進められる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、若手社員が早期に活躍し、社内の戦力となるために重要な対応が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 若手新入社員の早期戦力化とは2 若手社員の育成方法3 若手社員育成の内容3.1 （1）知識やスキル3.2 （2）マインド4 若手社員の育成における4つの課題4.1 （1）教育担当者の時間が確保できない4.2 （2）育成スキルが足りない4.3 （3）若手社員の育成フローが固まっていない4.4 （4）若手社員の成長意欲が少ない5 若手社員を早期戦力化するポイント3つ5.1 （1）対面でなくても実施可能な育成フローを整える5.2 （2）若手社員のモチベーションを高める5.3 （3）育成記録や社内情報をITツールで共有する6 若手社員の育成に役立つおすすめのツール6.1 あらゆるマニュアルの蓄積・検索がスムーズにできるツール「ナレカン」7 若手社員を早期戦力化するポイントまとめ 若手新入社員の早期戦力化とは 若手新入社員の早期戦力化とは、新入社員や新卒者を入社後できるだけ早く一人前の戦力となるように育成することです。 現代のビジネス環境は競争が激化しており、新入社員も即戦力として働いてもらうことが求められます。とくにIT業界のような技術革新や市場の変化がある企業においては、競争の優位性を保つために新入社員の迅速な戦力化が急務の課題になっています。 しかし、現状では新入社員のモチベーションの低さや不十分な教育体制によって、即戦力化が上手くいかないことも多いです。そのため、企業としては新入社員の早期戦力化の成功に向けた取り組みを推進していく必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員の育成方法 以下の表は、若手社員の育成のための方法をまとめたものです。 方法 概要 Off-JT（Off the Job Training） 職場から離れた講習や研修をする人材教育のことです。実務の中で教えきれなかった概念やスキル、技術などを多数の新入社員が同時に学べる場となっています。 OJT（On the Job Training） 上司が部下に対して、実務経験の中で知識やスキルの指導をし、習得を目指す人材教育のことです。OJTを通して、上司と部下の仲が深まれば組織への帰属感が強まり、離職率の低下にもつながります。 SD（Self Development） 社員による自発的な学習のことです。具体的には、eラーニングや電子書籍を用いて実施されますが、強制ではないため社員の意欲によって学びの量に差が出る恐れがあります。 メンター制度 豊富な業務経験と知識を有する先輩社員（メンター）が若手社員の相談に乗るなど個別の支援活動のことです。メンター制度を導入することで、社員のワークライフバランスやストレス管理ができ、組織の定着率上昇にも寄与します。 シスターブラザー制度 新入社員と同じ部署にいる先輩社員をシスター（姉）、ブラザー（兄）に見立てて、業務面だけでなくメンタル面のフォローを実施することです。結果、新入社員は組織に安心感を覚えるようになったり、社内の雰囲気が良くなったりします。 1on1 新入社員と社員が1対1で対話することです。部下から業務の悩みや不安を聞き、それに応じたフィードバックを上司が実施することで、部下の成長を促します。 以上のように、社員の育成方法にはさまざまな種類があります。会社の状況に応じて最適な育成方法を選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員育成の内容 ここでは、具体的に若手社員のどのような内容の育成を図るのかを説明します。即戦化に向けて何を教えればいいのかわからないという方は以下を参考にしましょう。 （1）知識やスキル 若手社員の戦力化に必要な知識やスキルは以下の通りです。 企業や競合他社理解 自社だけでなく競合他社の情報を共有することで、自社の強みを活かした仕事が可能になります。 PCスキル ExcelやWordなどの基本的なPCスキルを最初に身につけることで効率的に仕事を進められるようになります。 ビジネスマナー ビジネスマナーを身につけ、顧客や仕事関係の人との間の信頼関係を築けるようにします。 ビジネススキル スケジュール管理やタスク管理、報連相などのビジネススキルは高い成果を出すために不可欠なものであるため、早期に定着させましょう。 専門知識 専門的な課題を解決するための土台として必要な専門知識を身につけます。 上記の知識やスキルを若手社員にいかに早く身につけさせるかが生産性を大きく左右します。そのため、しっかりと育成フローを作成して効率よく進めていくことが重要なのです。 （2）マインド 若手社員に育成すべきマインドは以下の通りです。 社会人の自覚 社会人として組織や社会の中で活躍・成長するための意識を醸成します。 コスト意識 組織運営や自身にかかるコストを理解し、費用対効果を意識した行動が取れるようになります。 目標達成の意識 ただ目の前のタスクを淡々とこなすのではなく、目標達成に向けた意識を持って仕事に取り組むよう指導します。 ビジョン・目標 若手社員にビジョンや目標を設定させることで、それに向けた主体的な行動が取れるようになります。 経験を活かしていく意識 失敗や成功の経験を自身の仕事に活かしていくという意識を養います。 高い視座や視点 視座や視点を自分だけでなく、組織、社会、未来と広げられるようにすることで、世の中に影響を与えられる人間になります。 以上のように、新入社員を育成するためにはマインドの面での成長も重要です。マインドが育成されると仕事を肯定的に捉えられるようになり、社員のモチベーションの上昇が期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員の育成における4つの課題 ここでは、若手社員の育成における課題を4つ解説します。人材育成に悩む企業は、以下の問題が生まれる原因を把握し、対策を立てましょう。 （1）教育担当者の時間が確保できない 1つ目の課題は、教育担当者が忙しく、育成の時間の確保が難しいことです。 若手社員は経験値が少ないので、実際に現場で働く経験の多い社員から教育を受けるべきです。しかし、教育担当者の通常業務がひっ迫していると、十分に時間が取れず、若手社員の成長が遅れてしまいます。 そのため、直接若手社員の指導に関わらない社員が、教育担当者の業務を巻き取り、時間を確保するといった対策が必要です。 （2）育成スキルが足りない 2つ目の課題は、社内で若手社員への育成スキルを十分に持ったメンバーがいないことです。 若手社員は社会人歴が短いため、業務の進め方やマナーを丁寧に伝えなければ、誤った認識を持つ可能性があります。しかし、新卒採用を導入したての企業の場合、不慣れゆえに新入社員が理解していないまま教育を進めてしまうことがあるのです。 したがって、教育担当者は若手社員へ教育に対する所感をこまめに確認し、若手社員の様子を見ながら人材育成を進めましょう。 （3）若手社員の育成フローが固まっていない 3つ目の課題は、若手社員の早期戦力化に向けた育成フローが固まっていないことです。 育成フローがないと場当たり的な教育になるため、若手社員全員が同じ基準で業務が進められるようになるまでに時間がかかってしまいます。また、教育担当者が都度内容を教えるとなると、教育担当者の通常業務の時間も確保できません。 したがって、若手社員が入社した際には、どの時期に何の業務を教えるかといった育成フローを作成する必要があるのです。そこで、育成フローをマニュアル化して共有できる「ナレカン」のようなITツールを使うと便利です。 （4）若手社員の成長意欲が少ない 4つ目の課題は、若手社員の成長意欲が少ないことです。 近年は、昇進を目指さない若手社員も増えており、業務の取り組み方が受動的なケースがあります。一方で、在籍するうえでの将来像が見えず成長意欲を持たない場合もあるので、教育担当者は若手社員へ今後の育成フローを明確に伝えましょう。 目指すべき将来像が明らかになれば、若手社員もモチベーションを高めやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員を早期戦力化するポイント3つ 若手社員を早期戦力化するには、育成において工夫が必要です。そこで以下では、3つのポイントを紹介します。 （1）対面でなくても実施可能な育成フローを整える 1つ目は、「教育担当者と若手社員が対面せずとも実施可能な育成フローの構築」です。 社内の人員は限られているので、教育担当者が若手の育成のみに時間を割くのは困難です。そこで、教育担当者が不在でも、若手社員が自ら学べる環境を整えれば、通常業務と人材育成を両立できます。 具体的には、「業務に関するナレッジの確認」「Webセミナーの受講」といった、若手社員だけでも自力で取り組める方法を検討しましょう。 （2）若手社員のモチベーションを高める 2つ目は、「若手社員が働くモチベーションを高める」ことです。 勤務歴が長い社員に比べて、社歴の浅い若手社員は規模の小さな仕事を担当するケースが多く、自身の仕事に対する貢献度を実感しづらい環境にあります。そのため、教育担当者は若手社員の働きに対し、感謝の気持ちや改善点のフィードバックを伝えましょう。 早い段階から仕事における成功体験を積み重ねれば、若手社員の成長意欲も高まり、結果として早期戦力化が実現するのです。 （3）育成記録や社内情報をITツールで共有する 3つ目は、「育成記録や社内情報をITツールで共有すること」です。 適切な人材育成を進めるには、若手社員に教えた業務や実際に取り組んだ業務を記録し、適宜振り返る必要があります。また、早期戦力化につなげるには、社内の情報を若手社員が理解しやすい環境づくりが不可欠なのです。 そこで、ITツールで教育の記録や社内のナレッジを共有すれば、情報が更新しやすいうえ、管理が煩雑化しにくくなります。また、「ナレカン」のように、PC・タブレット・スマホでいつでも情報を閲覧できるツールであれば、スムーズな即戦力化が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員の育成に役立つおすすめのツール 以下では、若手社員の育成に役立つおすすめのツールをご紹介します。 若手社員を即戦力にしたいと考えていても、社員が多忙で新人教育の時間が取れなかったり、統一された育成フローがなかったりすると、思うように育成が進みません。その結果、新入社員の戦力化が遅れ、会社全体の生産性にも影響が及びます。 そこで、「業務内容や仕事のノウハウがまとまったツール」を導入すれば、教育担当者に聞かずとも若手社員は業務を把握できます。また、育成フローをマニュアル化すれば、社員による新人教育のばらつきも解消されるのです。 ただし、必要な情報がすぐに見つからなければ使われなくなります。したがって、若手社員の育成に役立つのは、あらゆるマニュアルの蓄積・検索が簡単にできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、新入社員のための業務マニュアルのほかに、教育担当社員への育成フローマニュアルなどといったあらゆる情報を蓄積できます。また、AIによるチャット形式での自然言語検索が可能なため、瞬時に情報が見つかります。 あらゆるマニュアルの蓄積・検索がスムーズにできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員を早期戦力化するポイントまとめ これまで、若手社員を早期戦力化するポイントを中心にご紹介しました。 若手社員を早期戦力化するには、「非対面でも進められる育成フローの構築」「若手社員のモチベーションの向上」「業務内容や社内情報のITツールでの共有」が効果的です。とくに、若手社員が業務や社内のルールを早い段階で理解できれば、早期戦力化に結びつきます。 そのため、教育担当者は育成に必要な情報を適切に共有できるITツールを導入すべきなのです。しかし、ITツールを導入しても検索性が悪いと、若手社員が情報を見つけられず、社員の育成につながりません。 したがって、若手社員の即戦力化には、業務や社内情報を集約し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、若手社員の早期戦力化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

社内wikiは、個人が持つ業務や会社に関する情報をひとつに集約できるため、属人化の防止や業務効率化に役立ちます。一方、目的やリスクなどを曖昧にしたまま社内wikiを運用すると、社内に浸透せず、導入に失敗するケースもあるので注意しなければなりません。 そのため、「社内wikiを導入したいが、効果的な運用方法がわからない」「社内wikiを運用しているものの、浸透せず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内wikiの失敗例や対策におすすめのツールをご紹介します。 社内wikiの運用方法を把握したい 目的の情報に素早くアクセスできる環境を整えたい 社内wikiの運用に役立つツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、失敗のリスクを抑えながら効果的に社内wikiを選定、運用できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内wikiとは2 社内wikiの代表的な失敗例と対策2.1 失敗例1｜社内wikiが浸透しない2.2 失敗例2｜情報が更新・蓄積されない2.3 失敗例3｜社内wiki（ツール）が使いづらい3 【失敗しない】社内wikiを浸透させる運用するコツ3選3.1 （1）更新の負担を減らす3.2 （2）使うメリットを明確にする3.3 （3）文化として根づかせる4 社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのツール4.1 社内wikiを最も効果的に運用できるツール「ナレカン」5 社内wikiの失敗例や対策まとめ 社内wikiとは 社内wikiとは、組織内で情報を共有・蓄積するためのシステムです。 ウィキペディアのように、社員がもつ知識や業務ノウハウ、ナレッジを投稿して一元管理できます。社内のメンバーであれば誰でも閲覧できるため、各自のタイミングで必要な情報を参照することが可能です。 このように、社内Wikiを活用することで疑問を迅速に解決でき、業務効率や生産性の向上が期待できます。また、情報の属人化を防ぎ、業務の引き継ぎもスムーズに進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiの代表的な失敗例と対策 以下では、社内wikiの代表的な失敗例と対策を併せて解説します。スムーズに社内wikiを運用するためにも、導入後に想定されるトラブルと対策を事前に把握しておきましょう。 失敗例1｜社内wikiが浸透しない 社内wikiの代表的な失敗例1つ目は、社内に浸透せず利用されないケースです。 社内に浸透しない状態とは、「社内wikiを導入したは良いものの、情報が更新されない」「作成者以外が利用していない」といった状態を指します。 主な原因としては、「社内wikiの存在が周知されておらず、投稿のハードルが高い」「社内wikiのメリットを社員が理解していない」などが挙げられます。そこで、以下の2つの対策を実践してみましょう。 対策1｜運用管理者を決める まずは、運用管理者を決めて、社内wikiの存在を周知・浸透させます。 社内wikiを新たな試みとして始める場合、管理者を中心に社内wiki運用の体制を整えなければなりません。たとえば、「ナレッジマネジメントの重要性を伝える」「情報共有に協力してくれた社員を評価する仕組みを構築する」といった取り組みが効果的です。 また、投稿された情報の必要性や更新日を確認し、必要に応じて訂正・更新を依頼する役割としても管理者は必要です。このように、管理者を中心に体制を整えることで、社内wikiの必要性が共有され、浸透につながります。 対策2｜投稿者にメリットを周知させる 次に、投稿者にとってのメリットを伝えることも重要です。 社内wikiは投稿すること自体が大きなハードルになるため、投稿に対するメリットを提示すると自発的な参加が望めます。たとえば、「投稿数の上位者ランキングの表示」「投稿したwikiの活用状況をリアクション機能で可視化し評価に反映する」といった方法です。 生産性向上などの会社全体へのメリットだけでなく、投稿者に焦点を当てたメリットを提示することで、wiki作成のモチベーションを引き出すのが大切です。 失敗例2｜情報が更新・蓄積されない 社内wikiの代表的な失敗例2つ目は、最新情報が更新・蓄積されないケースです。 掲載されている情報が古いままでは、活用する機会がないため浸透していきません。また、最新情報が書き換えられないまま蓄積されていた場合、閲覧者が誤認し社内で認識のズレが生じるリスクがあります。 したがって、社内wikiを有効活用するには、常に最新情報がアップデートされている必要があるのです。そこで、誰もが簡単に情報を更新し、正確に情報を蓄積できるよう、次の3つの対策を実施しましょう。 対策1｜ 投稿テンプレートを用意する まず、テンプレートを利用し投稿を定型化する対策があります。 最新情報の投稿が滞ってしまう背景に、「どのように書き込めばよいかわからない」という悩みがあるからです。そこで、あらかじめ複数のテンプレートを準備し、wikiの種類によって使い分ける仕組みを整えることで、細かい構成を考える必要はなくなります。 また、テンプレートに沿って記載することで体裁が整えられるため、閲覧側にとっても見やすいwikiとなります。したがって、投稿テンプレートを用意して、誰もが社内wiki情報を簡単に書き込める環境をつくり、投稿へのハードルを下げましょう。 対策2｜ 情報の整理を徹底する 次に、最新情報を確実に蓄積するには、定期的な情報の整理が大切です。 社内wikiの書き込みが増えると情報が乱立したり、wikiの内容が重複したりします。その結果、「検索性が弱くなる」「情報の更新速度が追い付かなくなる」といった悪影響を及ぼしてしまうのです。 常に必要な情報のみが提供される状態にするためにも、「古い情報や活用されていないwikiは管理者に報告し削除する」などのルールを設けることで、情報を整理しやすくなります。 対策3｜ 投稿へのリアクションをする 最後に、新着の投稿に対して「いいね」や「スタンプ」などでリアクションする習慣を徹底してみましょう。 投稿への反応は社員のwiki作成のモチベーションになり、投稿した情報が見られ社内に貢献できたという良い雰囲気をつくりだせます。また、リアクションの大きさによって必要とされる情報の種類が明らかになるため、wiki作成の参考にもなります。 このような環境が構築されると、社員間で自発的に情報を共有し合うサイクルが生まれ、常に情報が更新される社内Wikiの運用が実現します。したがって、各投稿へのリアクションは欠かせません。 失敗例3｜社内wiki（ツール）が使いづらい 社内wikiの代表的な失敗例3つ目は、利用しているツールが使いづらいケースです。 操作性の悪いツールは、利用者にとってストレスとなり、wikiの作成や閲覧を妨げてしまいます。情報提供や編集作業に手間がかかるツールや、ITリテラシーの高い人向けのツールは、操作が複雑なので浸透しません。 そこで、「導入予定」または「既存の社内wikiを使いづらいと感じている」方は、以下の方法を取りましょう。 対策｜操作が簡単なツールを選ぶ ツールを選ぶときには、「操作のしやすさ」が重要なポイントです。 操作が簡単なツールであれば誰でもすぐに使いこなせるため、社内wikiの利用も進み、教育コストの削減にもつながるのです。また、以下の機能が備わっているかも必ず確認しましょう。 充実した検索機能 コメントやリアクションなど、情報を基点にしたコミュニケーション機能 マルチデバイス対応（パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用可能） このような機能が備わっているツールを利用すると、情報の更新や補足が活発になり、wikiの活用による業務効率の向上も期待できます。たとえば、「ナレカン」であれば上記の機能が過不足なく備わっているうえ、簡単に使いこなせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】社内wikiを浸透させる運用するコツ3選 ここでは、失敗しない社内wikiの運用のコツを解説します。社内wikiの効果を十分に発揮させるためにも、以下のポイントを必ず押さえましょう。 （1）更新の負担を減らす 社内Wikiの運用のコツ1つ目は、更新の負担を減らすことです。 更新ルールが明確でないと「どんな内容を、いつ投稿すればよいかわからない」となり、更新が滞ってしまいます。そこで、「週1回は更新する」「業務で得た気づきを1つ共有する」など、実行しやすいルールを設けることで、心理的ハードルを下げられるのです。 また、テンプレートの活用も効果的です。構成や文体を一から考える必要がなくなり、誰でも効率よく、気軽にWikiを更新できるようになります。 （2）使うメリットを明確にする 社内Wikiの運用のコツ2つ目は、使うメリットを明確にすることです。 投稿しても反応がなかったり、蓄積されたWikiの使い方がわからなかったりすると、次第に投稿や閲覧がされなくなってしまいます。そのため、「Wikiへの反応を共有する」など、投稿や閲覧がどのように役立ったかを見える化することが大切です。 また、投稿のモチベーションを高めるには「投稿数やWikiの活用状況を評価に反映する」といった取り組みも効果的です。このように、社内Wikiを利用するメリットが実感できる環境を整えることで、投稿・活用への意欲が高まり、社内全体での運用が促進されます。 （3）文化として根づかせる 社内Wikiの運用のコツ3つ目は、文化として根づかせることです。 社内Wikiを継続的に活用するために最も重要なのは、投稿や閲覧を「当たり前の行動」として社員の間に定着させることです。そのためにはまず、タグやカテゴリ、命名ルールを統一し、誰でも必要な情報にスムーズにたどり着ける仕組みを整えましょう。 また、「その情報はWikiに書いてあるよ」といった声かけを習慣にすることで、Wikiを“探す・使う・更新する”という流れが社内に根づいていきます。このように、社内Wikiをただの情報ツールとしてではなく、社内文化として組み込むことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのツール 以下では、社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのITツールをご紹介します。 社内wikiは、情報を蓄積し、活用するサイクルが適切に回ってはじめて効果を発揮します。しかし、投稿へのハードルの高さから、社内に浸透せず運用が続かなくなるケースも少なくないため、「操作が簡単で、誰でも簡単に投稿できるツール」を選びましょう。 ただし、投稿しても活用されなければ投稿への意欲は低下し、社内Wikiの価値も感じられなくなってしまいます。そこで、「投稿や閲覧への反応を可視化できる機能」があれば、効果を実感しやすく、Wikiの運用を社内文化として根づかせられるのです。 結論、社内wikiの運用に最適なのは、あらゆる情報を簡単に蓄積・共有でき、リアクションや活用状況も可視化できる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テンプレートを活用してあらゆる情報を「記事」として簡単に蓄積・共有できます。また、リアクションやコメント、ナレッジの活用状況を把握できる機能も備わっているので、社内全体への浸透と活用を促進できるのです。 社内wikiを最も効果的に運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiの失敗例や対策まとめ これまで、社内wikiの失敗例や対策、おすすめのツールをご紹介しました。 社内wikiの失敗例には「社内wikiが浸透しない」「情報が更新されない」「ツールが使いづらい」の3つが挙げられます。対策としては、wikiの作成者・閲覧者の両者が活用しやすい社内環境を整備し、全社的に社内wikiの運用を進める必要があるのです。 そのためには、「操作が簡単で、Wikiの投稿や活用がしやすいツール」の導入が欠かせません。さらに、投稿へのモチベーションを高め、活用を促すには、「投稿に対する反応を見える化すること」が重要です。 そこで、「ナレカン」のように、テンプレートを活用して簡単に情報を蓄積でき、コメントやリアクションなどの機能も充実しているツールを導入しましょう。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して社内wikiを運用し、社内の有益な情報を活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/