名寄せとは？メリットや手順、注意点をわかりやすく解説！
企業は多くの顧客情報を保有し、それらを複数のデータベースに保管します。そこで、別々の場所にある顧客情報をまとめ、有効活用するために必要なのが「名寄せ」です。
しかしながら、「名寄せの必要性や手順がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、名寄せのメリットや、具体的な方法を中心にご紹介します。
- 名寄せをするメリットを知りたい
- 情報活用のため、名寄せの具体的な手順を把握したい
- 顧客情報の管理に便利なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、名寄せについての理解が深まるだけでなく、顧客情報を適切に管理する方法までわかります。
目次
名寄せとは
名寄せとは、重複したデータを見つけ出し、顧客情報をまとめる作業のことです。
具体的には、データベースにある「名前」「住所」「電話番号」などの情報をもとに、重複した顧客データを同一顧客としてまとめます。データが重複する原因には、古いデータの消し忘れや、入力時の既存データの見落としなどがあります。
このように、データ入力は人の手によって実行するため、ミスや重複が起こります。そこで、重複を削除して、顧客情報を整理するために必要な作業が「名寄せ」なのです。
名寄せをするメリット
名寄せをするメリットは以下の2点です。
- 顧客対応のミスが減る
- 顧客戦略の効果が上がる
顧客データが重複したままでは、誤って同一顧客に複数のDMを送ってしまうなど、ミスが発生するリスクが高まります。対応ミスは顧客からの信頼を損なうため、名寄せをして重複をなくし、ミスの原因を取り除くことは大きなメリットです。
とくにマーケティングや営業において、効果的な顧客戦略を実行するには、正確な顧客情報を分析することが不可欠です。また、整理されたデータを使うことで、業務効率化にもつながります。
つまり、顧客情報をビジネスに最大限活用するための基本は、「整理された正確なデータを使うこと」なのです。その点で、顧客情報を整理するための「名寄せ」は、企業活動において重要な役割を果たします。
【4ステップ】名寄せのプロセス
以下では、名寄せの具体的なプロセスについて解説します。名寄せの4つの工程を確認しましょう。
（1）データの調査
名寄せの1つ目の工程は、データ調査です。
データ調査とは、現状のデータがどのような状態かを把握することです。具体的には、現在のデータの入力状況を確認して、最終的に「何のために」「どのような」状態にデータをまとめたいかを思い描きます。
このように、最初にデータを調査し、統合後データに必要な項目や情報を活用しやすいデータのまとめ方を特定しておくのです。
（2）データの抽出
名寄せの2つ目の工程では、必要な項目を洗い出してデータを抽出します。
この時、「氏名」と「名前」のように、データベースごとに項目名が異なっていても、同じ属性と判断できるものは同一の情報として扱います。その場合、最終的にどちらの項目名で統一するかを事前に決めておきましょう。
以上のように、必要な項目のデータを抽出して、最終的に使用する項目名を決めることが名寄せの2つ目の工程です。
（3）データクレンジング
名寄せの3つ目の工程は、データクレンジングです。
データクレンジングとは、抽出したデータの表記揺れや不整合を見つけ出して、修正することです。代表的な表記揺れとしては、「株式会社〇〇〇」と「（株）〇〇〇」などが挙げられます。
また、修正をしながら表記のルールを決めていきましょう。名寄せは定期的に実施する必要があるため、表記ルールに沿ってデータ入力をすることで、次回以降の作業負担を軽減できるだけでなく、入力ミスの防止にもつながります。
（4）データのマッチング
名寄せの最後の工程は、データのマッチングです。
データのマッチングとは、クレンジングしたデータをもとに、重複した顧客情報を見つけ出して重複をなくすことです。たとえば、「電話番号」と「社名」が同じならば同一人物と見なす、など基準を決めてデータを照合して、重複を見つけましょう。
また、複数のデータベースで顧客情報を管理する場合は、整理された顧客情報にIDを付与して紐づけることで、データベースをまたいでも同一顧客のデータとしてすぐに認識できます。このように、最後の工程ではデータの重複をなくして、同一顧客の情報をすぐに判別できるように整理します。
名寄せの注意点
名寄せには以下の3つの注意点があります。名寄せを実施する前に、必ず確認しましょう。
- 業務負荷が非常に高い
- 定期的に名寄せする必要がある
- エクセルでの名寄せには限界がある
名寄せを人力でやろうとすると、非常に多くの時間がかかります。専用のツールもありますが、ITに詳しくない社員の場合、使いこなすこと自体が難しい可能性があるのです。
名寄せは1度やって終わりではありません。新規データの追加や既存データの変更が発生するため、定期的に名寄せを実施する必要があり、その度に手間と時間がかかります。
Excelはコストをかけずに名寄せできる点がメリットですが、大量のデータ処理では関数や検索に時間がかかり、作業効率が低下する可能性があります。さらに、誰でも編集できる仕様であるため、誤操作や情報漏えいのリスクも高まるのです。
以上のように、名寄せは多くの手間や注意点が伴います。そのため、「名寄せを実施しなくて良いような顧客管理体制を整えること」が最も効率的な対応策です。
【必見】面倒な名寄せの手間を軽減できる顧客管理ツール
以下では、名寄せを実施せず、顧客情報を簡単に整理できるツールをご紹介します。
社内に同じような内容のマニュアルや、同じ顧客情報が複数の箇所に散在していると、名寄せの手間がかかります。とくに「情報の重複・表記揺れ・更新漏れ」があると、本当に必要なナレッジが埋もれ、円滑な業務遂行に支障をきたします。
そこで、「ナレッジ管理ツール」を使って情報を一元化し、ナレッジを整理すれば、社内情報を適切に活用できる体制を整えられます。なかでも、情報の重複を検出する機能があると、名寄せをせずとも重要な情報を適切に管理できます。
結論、自社が導入するべきなのは、社内情報をまとめて管理でき、ナレッジの内容重複を防止可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、AIが内容の重複を自動検出するので「似たナレッジが複数ある状態」を未然に防ぎ、常に正しい情報を迷わず活用できる環境が整います。また、独自の社内用語を「辞書登録」すれば、専門用語や表記揺れがあっても簡単に目的の情報を検索可能です。
顧客情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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名寄せのメリットと方法まとめ
これまで、名寄せのメリットやプロセス、注意点を中心にご紹介しました。
社内に重複した顧客情報や類似のマニュアルが散在していると、業務ミスや効率の低下を招きかねません。そのため、名寄せは重要な役割を持ちますが、一方で非常に大きな業務負荷となるため、そもそも名寄せを必要としない顧客管理体制を整えるべきです。
そこで、「ナレッジ管理ツール」を使えば、社内のあらゆる情報を一元管理できるため、情報の活用がスムーズになります。とくに、情報の重複を検出する機能があれば、名寄せの手間をかけずに重要な情報を適切に管理することが可能です。
結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報を一元管理でき、内容の重複も防げる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、顧客情報を適切に管理・活用できる体制を整えましょう。
