なぜSaaSが必要なのか？特徴やメリット・デメリットを解説
昨今、企業のIT化やDX化に伴い、クラウドサービスで業務を進めて情報共有や進捗管理などを効率化している企業が増加傾向にあります。とくに、最も利用されているサービスは初心者でも簡単に扱える「SaaS」というクラウドサービスです。
一方で、IT初心者が多い社内でも業務効率の向上を実現したいが、SaaSの概要やクラウドとの違いが分からず、どれを導入したらいいか分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SaaSの特徴や種類、メリットを中心にご紹介します。
- SaaSが自社の業務に本当に必要か判断できない情報システム担当者
- Excelやオンプレミス運用に限界を感じつつも、改善策が分からない管理職
- 業務効率化のために、具体的にどのツールを選ぶべきか判断できない現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、SaaSの特徴や違いについて理解しながら、自社に最適なSaaSサービスを選定できます。
目次
SaaSとは
以下では、SaaSの概要や種類、IaaSとの違いをご紹介します。「SaaSとは何か、正確に理解できていない」という方は必見です。
SaaSの概要
SaaSは「Software as a Service」の略で、サースと呼ばれます。
SaaSでは、今までパッケージソフトとして販売されていたサービスが、クラウドサービスとして提供されます。ユーザーはインターネットを経由して、該当のソフトウェアを利用します。
SaaSの特徴として、インターネットがあればどこでもアクセスできる点が挙げられます。自身の端末にソフトウェアをインストールする必要がなく、気軽に利用できる点がポイントです。
また、複数のユーザーが同時に閲覧・編集できます。インターネット上に情報が保存されるので、常に最新の状態に保たれるというメリットもあるのです。
SaaSの種類
SaaSは大きく「ホリゾンタルSaaS」と「バーティカルSaaS」に分けられますが、以下のような違いがあります。
- ホリゾンタルSaaS
- バーティカルSaaS
ホリゾンタルSaaSは、幅広い業種で利用できるように作られているSaaSサービスを指します。たとえば、財務会計サービスや人事給与サービスのようなツールは、業界・業種に関係なくどのような企業でも使用できます。
バーティカルSaaS（Vertical SaaS）は、特定の「業界・業種」に特化した機能をもつSaaSサービスを指します。小売業界や飲食業界など特定の業界・業種に特化した機能があらかじめ備わっているので、詳細なカスタマイズの必要がなくすぐに使い始められます。
以上のように違いがあるので、SaaSサービスを活用するには自社の属する業界はもちろん「どの業務にどのような課題があるか」を明確にできていなければなりません。
IaaSとの違い
SaaSとIaaSは「提供する範囲」に違いがあります。IaaSは「Infrastructure as a Service」の略語です。IaaSではユーザーに以下のサービスを提供します。
- サーバー
- ストレージ
- ネットワーク
一方で、OSやミドルウェア、アプリケーションの構築・運用はユーザー側で対応する必要があります。そのため、システム構成を柔軟に設計できる反面、専門的な知識や運用体制が求められます。
これに対し、SaaSは、アプリケーションまで含めて提供されるため、インフラの構築や保守を意識せず、すぐに利用を開始できます。つまり、IaaSは「基盤のみを提供するサービス」、SaaSは「完成された機能を提供するサービス」という違いがあるのです。
したがって、自由度やカスタマイズ性を重視する場合はIaaS、導入スピードや運用負担の軽減を重視する場合はSaaSが適しています。
SaaSは必要？従来の運用が上手くいかない理由
Excelやオンプレミス型ツールなどの従来の運用では業務の変化に対応しきれず、非効率が生じやすいため、SaaSの導入が必要とされています。
たとえば、Excelファイルを個人PCや社内サーバーで管理している場合、最新データの所在が分からなくなったり、更新のたびに共有の手間が発生したりします。また、リアルタイムでの共有が難しく、業務の属人化や手戻りが起きやすい点も課題です。
さらに、オンプレミス型ツールでは、システムの保守やアップデートを自社で対応する必要があり、管理の負担が大きいです。また、リモートワークの普及により、場所を問わずアクセスできる環境が求められる中で、従来の仕組みでは円滑に情報を共有できません。
このように、従来の運用は「情報共有の非効率」「運用負担の増大」「柔軟性の不足」といった課題を抱えやすく、結果として業務全体の生産性を低下させる要因となります。そのため、こうした課題を解決する手段としてSaaSの活用が注目されています。
SaaSの3つの特徴
ここでは、SaaSの特徴を3つご紹介します。「現状の課題をSaaSで解決できるか知りたい」という方は、以下を参考にSaaSの導入を検討しましょう。
（1）どこからでもアクセスできる
1つ目の特徴は、場所や時間に関係なく、どこからでもアクセスできることです。
SaaSは、多くの場合Webを経由するため、インターネット環境さえあれば簡単にサービスを利用可能です。そのため、リモートワークやサテライトオフィスでの勤務はもちろん、現場で働くメンバーも簡単にサービスを利用できるのです。
また、端末に依存せず、パソコンやスマートフォン、タブレットなど複数のデバイスから同じ環境にアクセスできるため、外出先や移動中でもスムーズに業務を進められます。
（2）データをクラウド上に保存できる
2つ目の特徴は、社内のあらゆるデータをクラウド上に保存できることです。
大容量のファイルや業務情報を一か所に集約しておけば、すぐに確認・共有できるので資料を探す手間や時間の削減が可能です。
また、情報のストックだけでなく、検索や分類ができるサービスであれば、クラウド上で社内の情報をすべて管理可能です。そのため、資料保管のための物理的な場所の必要性や、経年劣化による情報の読み間違いも発生しないのです。
（3）複数人で情報の管理や編集ができる
3つ目の特徴は、複数人で情報の管理や編集ができることです。
SaaSはインターネット上でサービスが提供されているので、複数人での同時利用ができます。それゆえ「ほかの社員が利用していたら使えない」状況がなく、資料の同時編集や作業内容のリアルタイム反映が可能なため、業務の連携がしやすくなるのです。
たとえば、SaaSを利用するとほかの拠点や社外との打ち合わせのときに「ビデオ通話」「資料の掲示・共有」「チャット」などを社員自身のパソコンやスマホで完結させられるので、専用機器の購入や設置が必要ありません。
したがって、リモートワークや他拠点のメンバーとも同時に業務を進められます。
SaaSの代表的な4つのツール
以下では、SaaSの代表的な4つのツールをご紹介します。自社の課題を洗い出したうえで、「どのツールであれば課題を解決できるかを検討したい」という方は必見です。
（1）ビジネスチャットツール
チームメンバーとのやりとりに使われる「ビジネスチャットツール」です。
ビジネスチャットツールは、メールよりも気軽にやりとりができるので、情報共有のスピードが向上するメリットがあります。
ビジネスチャットツールの代表例としてはSlackやLINE WORKS、Chatwork、Microsoft Teamsなどが挙げられます。
社内の情報共有に課題があったり、社員同士のコミュニケーションが活発でなかったりする場合、ビジネスチャットツールを導入すれば解決できるケースがあります。
（2）オンラインストレージツール
オンラインストレージツールを利用すれば、あらゆる情報をクラウド上に保存できます。
オンラインストレージツールがあれば、資料をメンバーに共有するときにメールで送信したり、USBメモリに保存したりする必要がなくなります。クラウド上にある資料は、アクセス権があれば誰でも簡単に閲覧・編集ができるので、情報が社内に散在しません。
オンラインストレージツールの代表例としては、DropboxやGoogle Driveなどが挙げられます。
つまり、オンラインストレージツールは、「社内の情報がバラバラになっている」「資料の共有に時間がかかる」という問題を解決したい方に最適です。
（3）プロジェクト/タスク管理ツール
プロジェクト・タスク管理ツールは、進捗状況を可視化します。
リモートワークなどで同じ場所にいない社員のタスクであっても、ツール上で簡単に確認可能なので、進捗確認にかかる工数を削減できるのがメリットです。
プロジェクト・タスク管理ツールの代表例として、BacklogやTrello、Asanaなどがあります。
チームメンバーの進捗確認に時間がかかっている場合、タスク管理ツールを導入すれば、わざわざ確認せずとも一目でチームメンバーのタスクを確認できるようになるのです。
（4）情報共有ツール
情報共有ツールは、情報の管理から共有までできるツールです。
情報共有ツールに社内の情報を保管しておくことで、必要なときに情報を即座に取り出せるようになります。また、ツールに保管しておけば、共有に手間もかかりません。
たとえば、情報共有ツールの代表例として、画像やファイル、テキストを用いて柔軟に情報を記録できる「ナレカン」のようなツールが挙げられます。情報共有ツールは、「社内の情報共有を活発にしたい」という方に最適です。
どの業務からSaaSを導入すべきか
SaaSの導入を検討するときに、最初に見直すべきなのが「情報共有」です。情報が整理されておらず、適切に共有されていない状態では、どのツールを導入しても運用が定着せず、かえって現場の混乱を招いてしまいます。
そのため、まずは情報共有の仕組みを整え、誰もが必要な情報にスムーズにアクセスできる状態を作ることが重要です。具体的には、以下のような仕組みが求められます。
- 社内の情報を一元管理できる
- 誰でも同じ情報にアクセスできる
- 簡単に蓄積・検索できる
業務マニュアルや顧客情報、過去の対応履歴などが複数のツールや個人のPCに分散していると、必要な情報を探すだけで時間がかかります。一元管理によって、情報の所在を明確にし、業務効率の向上につながります。
担当者ごとに情報の持ち方が異なると、業務の属人化が進みます。アクセス権限を適切に設定しつつ、必要な情報を全員が同じように参照できる環境を整えることで、引き継ぎや教育もスムーズになります。
情報は蓄積されるだけでなく、すぐに活用できてこそ価値があります。直感的に入力・整理できる仕組みや、高精度な検索機能を備えることで、必要な情報を迅速に取り出せるようになり、日々の業務スピードが向上します。
このように、まずは情報共有の基盤を整えることが、SaaS導入を成功させる第一歩なのです。
【必見】社内情報を一元管理するおすすめのSaaS型ツール
以下では、社内情報を一元管理するおすすめのSaaS型ツールをご紹介します。
Excelやオンプレミス型ツールなどの従来の運用で社内情報を管理していると、「情報が見つけられない」「リモート勤務だとツールが使えない」「どれが最新の情報か分からない」といった状況に陥ります。
こうした状況を解決しようと、Excelの整理ルールを定めたり、ツール内のフォルダ管理を徹底したりしても、情報が増えるにつれて形骸化します。そのため、人の工夫だけで管理し続けるのは現実的ではありません。
そこで、情報管理の工夫をせずとも、手間なく運用できるツールが望ましいです。さらに、社内のあらゆる情報を一元管理できるSaaSツールであれば、リモート勤務や現場勤務のメンバーも、必要な情報をすぐに確認可能です。
なかでも「ナレカン」であれば、社内情報を蓄積するだけでなく、AIを活用した「重複判定機能」や「断捨離機能」により、簡単に情報を整理する仕組みも整っています。また、「利用状況レポート」により、どの情報が活用されているかを把握できるので、社内情報の活用の定着に役立ちます。
社内情報を簡単に蓄積・管理・抽出するSaaS型ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
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SaaSのメリット・デメリット
ここでは、SaaSのメリットとデメリットをご紹介します。双方を比較して、自社が導入するクラウドサービスとしてSaaS型が適切か検討しましょう。
SaaSのメリット
SaaSのメリットとして、以下の3つが挙げられます。
- 導入コストが安い
- 運営費・管理費がかからない
- セキュリティリスクの軽減
ソフトウェアのインストールやハードウェアの購入をする必要がないため、初期費用を減らせます。また、料金は使用した分のみ支払う月額制のため、ランニングコストの見通しも立てやすいです。
SaaSツールのクラウド事業者が運営や管理を担ってくれるため、バックアップやシステム障害の対応などの業務負担を抑えられます。
SaaSツールの提供者側が専門的なセキュリティ対策を講じるため、ユーザー側が予防措置をする必要がなく、安心してクラウドサービスに社内データを保存できます。
したがって、ツールを運用する負担を軽減したい場合、SaaSの利用が適していると言えます。
SaaSのデメリット
SaaSのデメリットとして、以下の2つが挙げられます。
- カスタマイズがしづらい
- 利用制限されるときがある
SaaSツールの開発者側が提供するサービスを利用するため、自社の業務形態に合わせて柔軟にカスタマイズするのは難しいです。
SaaSはインターネットに接続して利用するため、通信障害やサービス提供者側のメンテナンスなどによって、一時的に利用が制限されてしまうことがあります。
これらは、システムの運用や開発を外注したからこそ生じるデメリットです。メリットとの比較をしたうえで、自社の業務を円滑化させるのに最適な判断をしましょう。
SaaSの特徴や種類、メリットまとめ
これまで、SaaSの特徴や種類、メリットを中心にご紹介しました。
SaaSは場所を問わずアクセスできるほか、データをクラウド上に集約して保存できるため、複数人での情報管理・共有に適しています。つまり、在宅や現場勤務の社員も、オフィスにいる人と同じように必要な情報を参照できるのです。
しかし、情報を蓄積していくにつれ、ツール内で情報の所在が分からなったり、古い情報が残り続けたりすることがあります。そのため、蓄積した情報を整理する仕組みを備えたSaaSツールを導入しましょう。
なかでも最適なのは、社内情報を蓄積するだけでなく、AIを活用して情報の陳腐化や重複を防げるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」のようなSaaSツールで情報管理を効率化し、社内のIT化を実現しましょう。
