ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

昨今では、仕事と生活の調和を図る「ワークライフバランス」が業界・業種を問わず浸透しています。しかし、ワークライフバランスは全社で進めなければ、失敗の原因にもなってしまうのです。 とはいえ、なかには「自社のワークライフバランスの改善に取り組みたいが、具体的な方法がわからない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、ワークライフバランスが進まない理由や改善策を中心に解説します。 自社のワークライフバランスの取り組みが思うように進まない ワークライフバランスの課題をどのように解決すべきか知りたい ワークライフバランスの課題をすぐに解決する方法を探している というの方は本記事を参考にすると、ワークライフバランスの課題に対する改善策が分かり、施策をスムーズに浸透させられるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ワークライフバランスとは1.1 日本におけるワークライフバランスの現状1.2 ワークライフバランスを改善するメリット2 ワークライフバランスが進まない理由・課題2.1 課題1｜導入方法が分かりづらい2.2 課題2｜経営陣の理解が求められる2.3 課題3｜生産性低下のリスクがある2.4 課題4｜導入にコストがかかる3 即実践！ワークライフバランスの課題解決策3選3.1 （1）経営陣の意識改革をする3.2 （2）既存の業務を見直す3.3 （3）ITツールを活用する4 【これで安心】ワークライフバランスの課題解決に最適なツール4.1 社内情報を一元管理して効率化を実現する「ナレカン」5 ワークライフバランスの課題や改善策まとめ ワークライフバランスとは ここでは、日本におけるワークライフバランスの現状と改善のメリットを解説します。自社のワークライフバランスを改善する場合の参考にしましょう。 日本におけるワークライフバランスの現状 2018年の内閣府による調査では、ワークライフバランスを「経営方針等には掲げていないが、経営課題としている企業」は6割弱としています。また、「経営方針等に掲げている企業」は2割強であり、8割強の企業がワークライフバランスを進めているのです。 一方、個人のワークライフバランスに関する調査では「個人と企業では優先したい制度にギャップがある」と答えた人が、男女ともに5割前後を占めていました。 このように、調査結果から、ワークライフバランスに取り組む企業自体は多いことが分かります。しかし、従業員の希望に沿った施策に取り組む会社は少なく、企業と従業員には認識のズレがあるのが現状です。 参考：内閣府ホームページ　企業等における仕事と生活の調和に関する調査研究報告書 ワークライフバランスを改善するメリット ワークライフバランスを改善することで、以下のようなメリットを得られます。 人材の定着率向上 従業員のライフスタイルに合った働き方を実現できれば、育児や介護などを理由とした退職を防止できます。また、プライベートの充実によって仕事への満足度も高まり、定着率の向上につながるのです。 生産性向上 ワークライフバランスの改善により、従業員の企業への満足度が高まります。その結果、仕事へのモチベーションも高まり、ポジティブな雰囲気が社内に広がることで、生産力の向上が期待できるのです。 企業のイメージアップ ワークライフバランスへの積極的な取り組みは、社外から「働きやすい企業」「従業員を大切にする企業」として評価されやすくなります。その結果、信頼性やブランドイメージが高まり、採用活動にも良い影響をもたらすのです。 以上のように、ワークライフバランスを改善することで、従業員の満足度と企業の競争力の双方を高めることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークライフバランスが進まない理由・課題 ここでは、ワークライフバランスが進まない理由および課題を3つ解説します。以下の課題を解決しなければ、ワークライフバランスの十分な効果は得られません。 課題1｜導入方法が分かりづらい まず、ワークライフバランスの課題として、導入方法の分かりづらさが挙げられます。 そもそも日本企業には、労働時間や働き方を柔軟に変える文化が根づいていないケースも多いです。そのため、実際にテレワークやフレックスタイムなどを導入しようとしても、詳しい方法が分からず、最終的に頓挫してしまうのです。 また、企業や部署によって状況も異なるので「どの施策が最適なのか」で悩む担当者もいます。そのため、まずは自社や部署が抱える課題を洗い出すことが大切です。 課題2｜経営陣の理解が求められる 次に、経営陣の理解が求められることも、ワークライフバランスの課題です。 たとえば、労働時間の長さだけを評価したり、育休や産休の日数に上限があったりする社風では、ワークライフバランスが浸透しづらくなってしまいます。このような状況では、従業員が施策の案を出しても、受け入れられない場合が多いです。 したがって、まずは経営陣がワークライフバランスのメリットを理解し、取り組みがしやすい風土をつくる必要があります。 課題3｜生産性低下のリスクがある 次に、現状のワークライフバランスでは、生産性低下のリスクがあります。 ワークライフバランスの施策としては、時短勤務や定時退社など、労働時間を減らす取り組みが挙げられます。しかし、業務量は変わらず労働時間だけが短くなれば、未完了の仕事が蓄積され、企業の生産性が下がる恐れもあるのです。 その結果、従業員が隠れ残業をしたり、仕事を持ち帰ったりする可能性もゼロではありません。したがって、施策の導入前に無駄な業務を省いておかなければ、ワークライフバランスの実現は難しくなります。 課題4｜導入にコストがかかる 最後に、導入にコストがかかることも、ワークライフバランスにありがちな課題です。 ワークライフバランスを進めるにあたっては、既存の業務体制を大きく変える必要があります。そのうえ、社内調査をしたり、新しい制度を説明したりしなければならず、人件費もかさんでしまうのです。 このように、制度の導入には多大なコストがかかるので、ワークライフバランスへ取り組めない企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！ワークライフバランスの課題解決策3選 ここでは、ワークライフバランスの課題解決策3選をご紹介します。以下を実践すれば、ワークライフバランスの成功へ一気に近づきます。 （1）経営陣の意識改革をする まずは、経営陣の意識改革に取り組むべきです。 ワークライフバランスを実現するには、経営陣の理解が不可欠です。そのため、まずはワークライフバランスの推進によって得られる具体的なメリットを共有しましょう。 また、「能動的にワークライフバランスへ取り組む姿勢」が経営陣にあると、社内への浸透スピードも早くなります。このように、経営陣の意識改革をすることで、従業員が制度を利用しやすい仕組みをつくれるのです。 （2）既存の業務を見直す 次に、既存の業務を見直すことも、ワークライフバランスの実現につながります。 たとえば、時短勤務制度やフレックスタイム制を導入しても、業務量が変わらなければ結局残業しなければなりません。そのため、「無駄な業務はないか」「もっと効率化できないか」といった視点で、既存の業務を見直しましょう。 具体的には、管理が煩雑になりがちな紙の書類を電子化したり、定型業務を外注したりするのが効果的です。このような取り組みをすれば、無駄な作業時間が減り、プライベートの時間も確保しやすくなります。 （3）ITツールを活用する 最後に、ワークライフバランスの成功には、ITツールの活用が最も有効です。 情報の蓄積から共有までスムーズにできる「ITツール」があれば、紙やExcelと異なり、目的の書類が埋もれづらくなります。また、ツール内でメッセージやコメントのやり取りが可能なため、メールや他のツールを併用する手間も省け、業務効率が向上するのです。 ただし、多機能すぎるツールは導入や従業員への教育に時間がかかり、定着しない恐れがあります。そのため、ITに詳しくない方でも即日で使いこなせる「ナレカン」のような、シンプルで直感的に操作できるツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで安心】ワークライフバランスの課題解決に最適なツール 以下では、ワークライフバランスの課題解決に最適なツールをご紹介します。 ワークライフバランスの大きな課題は、「制度を整えても業務量が変わらず、結局残業が発生すること」です。そこで、まずは業務で必ず扱う“情報“の管理を「ITツール」で効率化することが求められます。 たとえば、業務マニュアルを整備したり、必要な情報へスムーズにアクセスできる環境を整えることで、作業時間を大幅に削減可能です。しかし、検索性の低いツールではかえって非効率になりかねないため、「検索性の高さ」を重視してツールを選びましょう。 結論、ワークライフバランスの改善には、業務に関する情報を一元管理でき、高精度の検索機能で業務効率化を実現する「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、社内のあらゆる情報を「記事」として蓄積・共有可能です。また、強力な検索機能によって必要な情報へすぐにアクセスできるため、煩雑な情報管理から脱却し、効率的にワークライフバランスの改善に取り組めます。 社内情報を一元管理して効率化を実現する「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークライフバランスの課題や改善策まとめ ここまで、ワークライフバランスの課題や改善策を中心に解説しました。 現状のワークライフバランスが進まない背景には、導入方法が分かりづらかったり、かえって生産性が低下しやすかったりする課題があります。そのため、制度を利用しやすい風土づくりはもちろん、既存業務の効率化に取り組むべきなのです。 そこで、すべての情報を一か所にまとめられる”ITツール”を使えば、情報管理や共有の手間を省き、作業効率を大幅に向上させられます。ただし、検索性の低いツールでは必要な情報を探すのに時間がかかるため、選定時には「検索性の高さ」を重視すべきです。 結論、ワークライフバランスの課題解決に最適なのは、社内情報を一元管理でき、優れた検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でワークライフバランスの課題を解消し、施策を確実に浸透させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

残業時間が長い現状は、企業にとって好ましい状況とは言えません。慢性的な残業はコスト面のムダが発生するうえ、労働災害など深刻な事態の契機となりかねません。 しかし、残業時間削減の取り組みだけでは、業務が終わらずサービス残業などが発生するなど根本的な環境改善とはなりません。そのため、「残業削減に働きかけてはいるものの、うまくいかない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、残業時間が減らない理由と残業時間を削減するために役立つ手法を中心にご紹介します。 残業時間を減らし、社員のストレス軽減と人件費削減を目指したい 残業時間が減らない原因を理解して、効果的な対策を実施したい 残業削減に向けた業務改善に役立つツールを導入したい という担当者の方は本記事を参考にすると、残業時間が増えてしまう理由を適切に把握しながら、残業時間の削減に向けた業務改善を促進できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社員の残業が減らない理由4選1.1 定時に帰宅しづらい雰囲気がある1.2 仕事が属人化している1.3 業務の分担が適切にされていない1.4 コミュニケーション不足2 業務改善によって得られる残業削減のメリットとは2.1 効果1. 離職率を下げられる2.2 効果2. 社員のモチベーション向上2.3 効果3. 人件費削減2.4 効果4. 業務効率化の実現3 残業時間を削減する業務改善へのアイデア・取り組みとは3.1 （1）残業を事前申請にする3.2 （2）ノー残業デーを決める3.3 （3）情報共有を活発にする3.4 （4）業務マニュアルを作成・共有する3.5 （5）ITツールを導入して業務効率を上げる4 残業時間の削減に成功した事例4選4.1 ロジスティードケミカル株式会社4.2 株式会社クレストコンサルティング4.3 株式会社クオレ4.4 株式会社LIVEUP5 【これで解決】残業時間の削減に役立つツール5.1 業務効率を大幅に改善するツール「ナレカン」6 残業が減らない理由・残業時間を削減する取り組みまとめ 社員の残業が減らない理由4選 まずはじめに、残業時間が減らない4つの理由について解説します。自社の残業時間が減らない原因を把握し、課題ごとに適切なアプローチを実践しましょう。 定時に帰宅しづらい雰囲気がある 残業が減らない理由として、定時で帰宅しづらい雰囲気がある点が挙げられます。 自身の業務は終了していても、他の社員が残業している姿を目にすると「帰宅しづらい」という、心理的なプレッシャーがメンバーに発生してしまいます。背景として、タスク量がメンバーによって異なるので、メンバーの退社時間に差があることが挙げられます。 そのため、「上司から部下に帰宅するように声かけする」「タスク管理を適切におこない、稼働時間のばらつきをなくす」などの対策をとり、帰宅に対するプレッシャーがかからない職場環境を構築しなければなりません。 仕事が属人化している 残業時間が減らない二つ目の理由に、仕事の属人化が進んでいるケースがあります。 仕事の属人化とは、ある業務が特定の社員しかできなかったり、知識やノウハウが特定の社員に集中したりしている状態を指します。この状態では、特定の個人が会社を休むと作業が滞り、業務をスムーズに完了できないといったデメリットがあるのです。 また、仕事が属人化した状態では、業務担当者に疑問が生じるたびに、ベテランへと質問しなければなりません。質問される側も時間を要するので、本来の業務に時間を割けなくなり、双方の作業効率が落ちることで残業につながってしまうのです。 業務の分担が適切にされていない 業務時間が伸びる三つ目の理由は、各社員に適した業務分担ができていないからです。 優秀な社員にだけ業務が集まり、膨大な仕事を抱え込んでいる状況では、定時までに業務が終わらず残業によって対処せざるを得ません。しかし、社員それぞれの能力にあった業務を適切に分配できれば、各メンバーの業務負荷を平準化できます。 そこで、例としてスキルシートを作成すると、社員の能力が正確に把握できます。加えて、ノウハウがまとめられたマニュアルを作成することで、どの社員が担当したとしても業務の質やスピードを標準化でき、チームで分担しやすくなるのです。 コミュニケーション不足 残業時間を削減できない最後の理由は、社員間のコミュニケーション不足です。 社員間のコミュニケーションが不足すると、各社員の業務の進捗状況が不明瞭となり、チームでの連携がとりづらくなります。結果的に情報共有がおこなわれないことで作業効率が低下し、残業時間の増加につながってしまうのです。 また、社員同士連携が取れなければ、各々の認識に差異があっても気づかずにミスを誘発するケースもあります。したがって、社員同士が積極的なコミュニケーションをとれる環境の整備が、残業時間の削減のために重要だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善によって得られる残業削減のメリットとは ここでは、業務改善によって得られる残業削減のメリットについて解説します。業界業種問わず得られる効果となるため、社員の労働時間が増加傾向にある職場は早急に改善しましょう 効果1. 離職率を下げられる 残業時間の削減は、社員の離職率低下に貢献します。 残業時間の削減は社員の精神的・肉体的負担を軽減でき、社員の心身の健康につながります。RECRUIT AGENTの調査によると、社員が転職する理由の第一位に「労働時間・環境が不満だった」という項目がランクインしており、データからも、労働時間や職場環境の改善が重要な項目であることがわかります。 人材の雇用には時間的にも金銭的にも多くのコストがかかるため、頻繁な社員の入れ替わりは企業にとって負担となります。職場環境を改善する業務改善を実施し、残業時間の削減に成功すれば離職率の低下にもつながるのです。 参考：転職のきっかけランキング｜RECRUIT AGENT 効果2. 社員のモチベーション向上 残業時間を削減する効果の二つ目は、社員の業務に対するモチベーション向上です。 残業時間が多ければ、翌日に疲労が持ち越されるため集中力は低下してしまい、作業効率が下がる悪循環が生まれかねません。実際に、人間が休憩なしで発揮できる集中力は90分が限界といわれており、稼働時間が長くなるほどパフォーマンスが落ちてしまいます。 反対に、残業時間が減っていけば、社員はパフォーマンスの最大化を図れるようになり、結果としてモチベーションの向上につながるのです。 効果3. 人件費削減 残業時間の削減は、人件費の削減にも貢献します。 人件費は企業経営における支出割合の高い項目なうえ、残業には通常給与に加えて上乗せした賃金を払わなければならず、無視できない人件費となります。そのため、業務改善を実施し、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底的に省くことが求められます。 たとえば、必要以上に時間がかかっている定型業務をITツールによって自動化する、などの対策が挙げられます。 効果4. 業務効率化の実現 残業時間を削減すると、業務効率化の効果も得られます。 規定の稼働時間でタスクを終わらせられれば、残業が横行している状況よりも、同じ時間で多くの業務へ着手できるようになります。着手できる業務が増える分、チーム全体としての業務スピードも早まるメリットもあるのです。 また、メンバーとしても、一つのタスクあたりにかかる時間への意識が強まり、「対応業務に時間がかかってしまった場合の原因究明」を促すというメリットがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 残業時間を削減する業務改善へのアイデア・取り組みとは 残業時間削減のためには、自社の業務形態に合わせた対策が求められます。そこで以下では、残業時間削減に有効な業務改善のアイデア・取り組みを解説します。 （1）残業を事前申請にする まずは、残業時に「事前申請をする仕組み」を取り入れるアイデアが挙げられます。 管理者は「誰がどれほど残業するのか」がわかるようになるので、残業の多いメンバーを把握でき、過度な残業を防止できます。また、残業代も申請分のみ支給すれば良くなるため、金銭的コスト面でのメリットもあります。 ただし、申請フローと承認フローが複雑であると「残業申請をするのが面倒」と感じてしまい、隠れ残業につながる可能性があるので注意しましょう。 （2）ノー残業デーを決める 「ノー残業デー」の導入も、残業を助長する雰囲気の打破に有効です。 「ノー残業デー」とは定時で仕事を終え、社員全体で残業しない日を会社側が設定する取り組みを指します。ただし、ノー残業デーは一時的な導入だけでなく、長期に渡って運用を行う必要があります。 たとえば、あらかじめ徹底した周知をおこない、当日は社内の消灯時間を早めることも有効です。導入した取り組みが形骸化しないように、全社で施策を推進する必要があります。 （3）情報共有を活発にする 積極的なチーム内での情報共有は社員間の連携を強化するため、残業時間削減につながります。 チーム内での情報共有が不足していては社員間でのサポートができず、結果として残業へとつながりかねません。また、情報共有不足により業務全体の遅延を招いてしまうと、ミスを誘発し余剰な業務を増加させる可能性もあるのです。 とくに、テレワークでは直接話す機会が減少するので、より意識的に情報共有を行う必要があります。 （4）業務マニュアルを作成・共有する 業務マニュアルの作成・共有も、残業削減のための取り組みとして考えられます。 業務マニュアルを作成して手順などを共有すれば、特定の人に業務が集中してしまう「属人化」を防げます。業務を分散できる上に、業務の引き継ぎにかかる時間も削減できるので、効率が大幅に改善し、結果として残業時間の削減にもつながるのです。 さらに、ITツールを用いれば、業務マニュアルの作成・共有が簡単にできます。 （5）ITツールを導入して業務効率を上げる 全社で、ITツールを導入して業務改善を図れば、残業削減に直結します。 たとえば、社内で情報が散乱している場合、情報を「探す」手間が生じてしまい、円滑な業務を妨げる原因となりかねません。一方、社内のデータはITツールに一元管理しておけば、部署やチームの垣根を超えた情報共有が可能になり、情報を探すムダをなくせます。 このように、情報を一元管理しながら共有までスムーズにできる環境を整備すると、伝達スピードの向上や認識齟齬の防止にもつながります。なかでも、AIを活用した「自然言語検索」や「要約機能」が可能な「ナレカン」であれば、社内のナレッジに即アクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 残業時間の削減に成功した事例4選 以下では、残業削減への取り組みを成功させた事例を紹介します。取り組みを検討する前に、すでに成功している他社事例を参考にすると、自社での取り組みのイメージができるのでおすすめです。 ロジスティードケミカル株式会社 引用：ロジスティードケミカル株式会社トップページ ロジスティードケミカル株式会社（旧：日立ネクストファイン株式会社）は、貨物運送取扱事業や倉庫業を展開する企業です。 同社では、特定の営業所が月曜日に残業が発生しがちであるという課題がありました。そこで、あえて月曜日を「ノー残業デー」として設定し、毎日の朝礼でも繰り返しメンバーへ伝達する手法を取りました。 結果として、月曜日における残業時間の削減に成功したことはもちろん「残業するのではなく、効率的に業務を進めてタスクを終わらせる」考えが根付き、ほかの曜日の残業も少なくすることに成功できたのです。 参考：時間外労働削減の好事例集 株式会社クレストコンサルティング 引用：株式会社クレストコンサルティングトップページ 株式会社クレストコンサルティングは、保険の販売や投資信託の販売を手掛ける企業です。 同社はすでに既存のツールを利用していましたが、カスタマイズできるメンバーが1名しかおらず、稟議や申請も紙で行っていたことで非効率さを感じていました。そこでクラウドツールの「desknet’s NEO」を導入しました。 結果として、在宅勤務や時短勤務をはじめとした柔軟な働き方の選択肢が増え、残業時間が従来の3分の1になったのです。ほかにも、やむを得ない事情で辞めざるを得ないメンバーでも、長く働き続けられる環境に整備できた点もポイントです。 参考：株式会社クレストコンサルティング様の導入事例 株式会社クオレ 引用：株式会社クオレトップページ 株式会社クオレは、保険調剤薬局事業や訪問介護事業などを手掛ける企業です。 同社は、有給の取得が半日もしくは全日でしか管理ができず、用事が終わっても出社できなかったり現場の人員不足で業務が難しくなったりすることに課題を感じていました。そこで、勤怠管理システムである「Touch On Time」を導入し、時間単位で有給申請が管理できる環境を構築しました。 結果として、柔軟なシフト調整ができるようになったうえに、経理メンバーに毎月発生していた残業時間を削減することに成功したのです。 参考：コロナ禍でのICT活用による生産性向上・勤務環境改善と価値ある会社に向けて 株式会社LIVEUP 引用：株式会社LIVEUPトップページ 株式会社LIVEUPは、映像制作事業を主に展開している企業です。 同社は従来のコミュニケーションの手法として「チャットツール」を使っていましたが、共有した情報がすべて流れていってしまい、同時並行する案件の管理がしにくい点に課題を感じていました。そこで、情報共有・管理を簡単に効率化する「Stock」を導入しました。 結果として、チャットツールで流れてしまっていた情報はすべて管理できるようになり、進行業務の作業負荷も「5分の1」にまで削減することに成功したのです。 参考：「Stockの導入で、これまでの業務負荷が一気に『5分の1以下』に削減されました！」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】残業時間の削減に役立つツール 以下では、業務効率を大幅に改善するツールを紹介します。 業務効率を改善するには、「社内ナレッジに誰でもすぐにアクセスできること」が重要です。社内ナレッジへのアクセスが簡単になれば、スムーズな業務の引き継ぎが可能になるので業務の属人化を防げたり、新人でも疑問点を自力で解消できるのです。 そこで、ITツールを導入して社内ナレッジを一元管理しましょう。ただし、膨大な社内ナレッジの中から必要な情報を探すのに時間がかかってしまっては逆効果となるため、高精度の検索機能が備わったものを選びましょう。 結論、自社が導入すべきは、社内ナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能で見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像・ファイルを含むあらゆる社内ナレッジを集約できるほか、AIを活用した「自然言語検索機能」が、すべてのナレッジを横断して最適な回答を提示します。そのため、効率的な情報共有が実現でき、業務改善につながるのです。 業務効率を大幅に改善するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 残業が減らない理由・残業時間を削減する取り組みまとめ これまで、残業が減らない理由から業務改善の取り組みまで紹介しました。 残業が減らない原因としては、タスク管理の不備やコミュニケーション不足などがありました。業務改善による残業時間の削減は、企業と社員双方にメリットがあるので、早急に取り組むべきです。 残業削減のためには、業務効率の改善が求められますが、中でも重要なのが「社内ナレッジに誰でもすぐにアクセスできること」です。社内ナレッジへのアクセスが簡単になれば、スムーズな業務の引き継ぎや効率的な新人教育が可能になり、業務効率が大幅に向上します。 すなわち、残業削減には、社内ナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能で見つけられるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って社内間での情報共有を効率化させつつ、無駄な残業時間を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ビジネスでは世論やデータ、顧客などのあらゆる情報が必要となるので、「情報収集」が会社への利益に貢献します。 一方、情報収集が上手くいっていない職場では、必要な情報の不足によって競合からの遅れや業務効率化の改善ができないといった悪影響が発生します。そして実際に、情報収集能力が向上しない現場に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報収集で押さえるべき3つのやり方を中心に解説していきます。 情報収集が苦手でストレスを感じている 効果的な情報収集のポイントを抑えたい 情報の管理や共有に役立つツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ビジネスにおける情報収集のポイントを理解できるので、素早い情報収集や情報の活用が可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報収集とは2 ビジネスにおける情報収集の重要性とは2.1 業務を円滑に進めるための準備ができる2.2 情報の整理ができる2.3 必要な情報を取捨選択できる3 情報収集に使えるおすすめの媒体とは4 【鉄則】情報収集における効果的なやり方3選4.1 幅広い媒体にアンテナを張っておく4.2 客観的事実と主観的意見を区別する4.3 収集した情報を社内メンバーに共有する5 【便利】収集した情報の共有に最適なツール5.1 収集した情報を社内で簡単に管理・共有できるツール「ナレカン」6 情報収集が上手い人の特徴7 情報収集の重要性とやり方まとめ 情報収集とは 情報収集とは、「特定の目的に基づいて必要な情報を集めること」を意味します。 ビジネスにおいては、業務を円滑に進めるために必要に応じて情報収集を行います。したがって、プライベートとは異なり、素早く正確に情報収集するのが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスにおける情報収集の重要性とは ここでは、ビジネスにおける情報収集の重要性を3つ紹介します。ビジネススピードが速く競争力の高い組織は以下のポイントがすべて押さえられており、チーム全員に重要性が浸透しているのです。 業務を円滑に進めるための準備ができる 情報収集は業務を進める上で必須の「準備」になります。 担当する業務の下調べやクライアントの情報、市場の動きなどを事前に調べて把握しておくことで、営業活動やプロジェクトの方向性が検討できます。 とくに、クライアントワークなどの相手とのコミュニケーションが必須の業務では、相手が求めている情報をいかに提供できるかが重要です。そこで、事前の情報収集で顧客や市場のニーズを予測できれば、営業活動を円滑に進めながら対応力の向上も見込めます。 情報の整理ができる 情報収集が的確にされていれば、集めた情報を整理しやすくなり方向性の正誤の判断がしやすくなります。 さまざまな情報が飽和している現代では、正しい情報の選別が難しくなっています。収集が不十分で情報量が足りなければ、情報量の絶対数が少なくなるため、取捨選択が正確にできません。また、ビジネスにおけるアイデアも情報量の少なさから創造しづらくなってしまうのです。 一方、収集した情報は整理して蓄積しておくと、すぐに活用できるので便利です。後から同じ情報収集を行う手間を省けるだけでなく、情報へのアクセス性も高まり、「情報を探す」無駄な時間を削減できます。 必要な情報を取捨選択できる 業務を進める上で情報の取捨選択は非常に重要です。 収集した情報が正しいかの判断も重要な一方、収集した情報を共有する場合は、正確な情報を取捨選択し要点をまとめてから共有しなければなりません。正しい情報を共有しても情報が羅列されただけの状態ではメンバーは理解しづらいため、要点をまとめて必要な情報だけを抽出する必要があるのです。 しかし、情報収集が正しく行われれば複数人で情報の取捨選択ができ、情報が「過不足なく」チームに共有されます。このように、正確な情報を取捨選択しなければならないので、単に情報を集めさえすれば良いわけではないことがわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報収集に使えるおすすめの媒体とは 情報収集で使えるおすすめの媒体は、以下のものが挙げられます。 インターネット パソコンやスマートフォン、タブレットを使用すれば誰でも簡単に情報取集ができるため、情報収集の入り口ともいえます。公共機関が発表しているデータにもアクセスできるため利便性が高いです。 マスメディア 新聞・雑誌・ラジオ・テレビなどのマス媒体も情報収集の際に役立ちます。ターゲットが明確かつ信頼性に長けている情報が掲載されているため、情報の精度を高められるといったメリットもあります。 SNS デバイスをインターネットにつなげば、簡単にSNSの情報を収集できるうえ、誰でも発信可能ため情報量は抜群と言えます。しかし、主観的な意見による情報も多いため、情報の信頼性という点ではほかの媒体に劣ります。 書籍 書籍は特定の分野の情報収集には非常に適しています。論文やデータによって裏付けられた精度の高い情報のため、信頼できる情報源と言えます。しかし、古い書籍は現状とは異なり参考にならないケースもあるので注意が必要です。 AI AIを活用すると、情報を自動で集め、整理や分析を行ってくれるので、情報収集にかかる時間を大幅に削減できます。ただし、情報源が曖昧で信憑性に欠ける場合もあるため、使用には注意が必要です。 媒体によってメリット・デメリットが異なるため、情報収集の際は、情報の種類によって適した媒体を活用するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【鉄則】情報収集における効果的なやり方3選 ここからは、情報収集で必ず押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。以下のポイントを踏まえながら情報収集を行うと、正確かつ不足ない情報収集が可能になります。 幅広い媒体にアンテナを張っておく 情報収集では個人やチームで常にアンテナを張り、幅広い情報媒体を観察しましょう。 たとえば、インターネットでの情報だけを頼りに収集を行うと、新聞やテレビなどのマス媒体やポスター、チラシなどのセールスプロモーション媒体から情報を得るのが難しくなります。また、ひとつの媒体に固執すると視野を狭めるほか、誤った情報を活用する原因にもなってしまうのです。 しかし、さまざまな媒体から情報収集をすれば多面的な視点で捉えられるほか、情報の絶対数が増えるので必要な情報の取捨選択もしやすくなります。 客観的事実と主観的意見を区別する 客観的な事実と主観的な意見の区別も情報収集では重要になります。 客観的な事実は裏付けされた正確な情報であり、業務を進めるうえで必須の情報になります。一方、クライアントとの交流などで感じた主観的な意見は、営業での対応やニーズを知る上で貴重な情報になります。 ただし、主観的な意見は客観的な情報を参考に発生する情報として重要なものの、エビデンス（証拠）としては具体性に欠けるので棲み分けが必要な点に注意しましょう。 収集した情報を社内メンバーに共有する 収集した情報は必ずチームへ共有するようにしましょう。 収集した情報の共有が行われないと、情報収集自体が目的になってしまい「業務を効率的に進める」という本来の目的を達成できません。とはいえ、収集した情報をチームで共有するための環境がなければ正しく共有されません。 そこで、情報共有を活発に行い、業務効率を最大化させているチームは「情報共有ツール」を活用しているのです。なかでも、「ナレカン」を使えば、共有にかかる手間と時間を大幅に削減できるうえ、情報の確認も簡単です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【便利】収集した情報の共有に最適なツール 以下では、収集した情報の共有に最適なツールを紹介します。 ビジネスにおいて、情報収集は業務を円滑に進めるうえで非常に大切です。一方、収集した情報は適切に管理しないと、情報の属人化につながったり、意図したタイミングで必要な情報を見つけずらくなってしまいます。 そこで、「情報の管理や共有に役立つITツール」を導入すれば、収集した情報が散らばらないうえ、社内への共有に役立ちます。ただし、情報を単に蓄積しただけでは、目当ての情報を見つけるのに余計な手間と時間がかかるので「検索性に優れている」ツールを選ぶようにしましょう。 結論、収集した情報の管理には社内の情報を一元管理でき、その情報に即アクセスできるITツール「「ナレカン」」一択です。 ナレカンは画像やファイルを含むあらゆる情報を簡単に記録できるうえ、複数キーワードで探したい情報を素早く思い通りに検索できる機能が備わっています。そのため、収集した情報が膨大であっても、情報が散らばらず、管理もしやすいです。 収集した情報を社内で簡単に管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報収集が上手い人の特徴 情報収集が上手い人の特徴として、以下の3つが挙げられます 複数の情報源を活用している 情報収集が上手い人は、インターネット上の記事だけでなく、動画や音声、SNSなどから幅広く情報を得ています。ただし、SNSのような媒体は、個人で自由に情報を発信できてしまうため、情報の信憑性や根拠を十分に確かめる必要があります。 情報をアウトプットする 情報を集めるだけでなく、アウトプットするのも情報収集を上手く進める上で大切です。必要な情報を取捨選択したり、分かりやすく整理できるため、他の人に集めた情報を共有するときにも役立ちます。 情報収集が習慣化している 情報収集が習慣化していることも、情報収集が上手い人に見られる特徴として挙げられます。情報にアンテナを張って日々の生活を送ることで、自然と時代の流れを理解でき、今現在のニーズに合った施策を行えます。 上記を参考にして、日々の業務をスムーズに進められるよう工夫しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報収集の重要性とやり方まとめ ここまで、情報収集の重要性と収集のやり方を中心に解説してきました。 業務を進めるうえで情報収集は重要な準備であり、収集した情報を十分に活用するには、正しく情報を整理する必要があります。また、さまざまな情報が飛び交う現代社会では、情報の正確性や信憑性を確かめることが重要です。 一方、情報は収集するだけでなく、他の社内メンバーへと共有しなければ活用されません。情報共有が過不足なく行われている職場では、業務の方向性が統一され、社員同士の連携が促進されるため、ストレスなく業務を進められます。 また、過去に共有された情報をすぐに探せないと余計な手間が生じてしまうので、ツール選びには注意が必要です。結論、情報の蓄積や管理だけでなく、目的の情報へすぐアクセスできるツール「ナレカン」を使いましょう。 無料の導入支援も受けられるので、、ぜひ「ナレカン」で収集した情報を正しく管理し、情報共有を活発化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

人事データには、社員それぞれの個人情報やスキルのほかにも、過去の人事評価・昇給の履歴などが含まれます。そのため、適切な仕組みで管理しなければなりません。 しかし、「人事データの管理体制が煩雑で、必要な情報が見つからないことがある」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、人事データの一元管理におけるメリットや注意点を中心にご紹介します。 人事データが散らばっていて管理がしずらい 人事データを一元管理するメリットや注意点を知りたい データを一元管理するのに最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、人事データの一元管理によってデータの分散を防ぎながら、各人材の詳細情報も明確に把握できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 人事データの一元管理とは2 一元管理すべき人材情報3 人事管理と労務管理の違い4 人事データを一元管理するメリット4.1 （1）情報が更新しやすい4.2 （2）必要な情報がすぐに見つかる5 【必見】最も効率よく人事データを一元管理できるツール5.1 社内の情報管理を最適化するツール「ナレカン」6 人事データを一元管理するときの注意点6.1 セキュリティを万全にする6.2 情報管理ツールを使う7 人事データを一元管理するメリットや注意点まとめ 人事データの一元管理とは 人事データの一元管理とは、自社で働く社員の情報を一箇所に集約して管理する仕組みを指します。社員の基本情報や職歴、スキル、評価といった人事に関するあらゆる情報を一元管理できるのです。 仮に、人事データが一元化されていなければ、人事異動や評価などの業務が滞ります。さらに、給与計算や労務手続きに変更があったときには、いたるところに保存されているデータを集めるのに時間がかかってしまうのです。 このように、「社員の負担を増加させる非効率な状態」を解消するために、人事データの一元管理が不可欠だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 一元管理すべき人材情報 一元管理すべき人材情報として、「氏名や住所、生年月日などの基本的な従業員情報」や「保有スキルや資格」などが挙げられます。 特に、保有スキルや資格の情報は、業務成果に直結するため重要です。社員一人ひとりを最適な部署へ配属するには、これらのデータが貴重な情報資源となるからです。 適材適所に従業員を配置し、効果的に業務を進めてもらうためにも、人材情報は一括管理すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事管理と労務管理の違い 人事管理と労務管理は、管理の対象とその目的が異なります。 人事管理が「人材の育成や評価、配置のように個々人に重点を置き、パフォーマンスの向上を目指す」のに対し、労務管理は「労働環境の整備や社会保険や福利厚生の手続きなど会社組織に焦点を当て、円滑な業務運営と法令順守をする」ことを目的とします。 適切な人事・労務管理を実現するためにも、それぞれの業務内容を明確に区別し、適切に運用することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事データを一元管理するメリット ここでは、人事データを一元管理するメリットをご紹介します。情報管理が担当者ごとに属人化してしまっている企業は必見です。 （1）情報が更新しやすい 一元管理のメリットのひとつとして、情報の更新がしやすい点が挙げられます。 複数の場所に散らばっていた情報を一か所に集約し、一括で管理することで情報の重複を防げます。また、情報の更新が必要なときも、記載場所をあちこち探さなくて済むので、情報を反映しやすいのです。 したがって、たとえば「複数の人事データファイルがあり、どの情報を更新すればよいか分からない」といった悩みを解消できるので、社内情報を一元管理するのは大切です。 （2）必要な情報がすぐに見つかる 人事データを一元管理すれば、必要な情報がすぐに見つかります。 仮に、人事データがいたる場所で管理されていると、わざわざ担当者に確認しなければならず面倒です。しかし、人事データを一元管理すれば「ここにすべての情報が保存されている」ということが分かるので、余計な連絡の手間がなくなります。 ただし、紙やExcelで管理すると、データが増えるに従って入り乱れてしまい、欲しい情報がすぐに見つかりません。そのため、今日ではすべてのデータを整理できる「ナレカン」のような情報管理ツールを使う企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も効率よく人事データを一元管理できるツール 以下では、人事データの一元管理におすすめのツールを紹介します。 人事データを一元管理していないと、情報が更新しづらかったり、それぞれのデータ管理者に確認をとらなければならないため面倒です。しかし、紙文書やExcelなどでデータを一元化しても、情報を探すのに時間がかかってしまいます。 そこで、「人事データの管理に役立つITツール」を導入すれば、人事データを一か所に集約できます。ただし、情報を集めただけでは目的のデータを見つけるのに苦労し、不必要な労力を割いてしまいます。 結論、人事データの管理には社内の情報を一元管理でき、情報の検索性にも優れたITツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、画像やファイル、テキストを用い自社に合った形で情報を蓄積できるうえ、ヒット率100％の高精度な情報検索が可能です。また、厳格なセキュリティ基準を設けているため、人事データのような個人情報を保護するのに相応しいツールとなっています。 社内の情報管理を最適化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事データを一元管理するときの注意点 ここでは、人事データを一元管理するときの注意点について説明します。人事データには個人情報が含まれており、単純に一元管理できれば良いわけでないので、以下を押さえておくべきです。 セキュリティを万全にする 人事データを一元管理する場合、セキュリティが万全かを確認しなければなりません。 人事データには、社員の住所や電話番号、メールアドレスなどの個人情報が含まれています。そのため、外部からの不正アクセスで流出してしまうと、重大な問題になるのです。 また、社内メンバーであれば誰でも閲覧できるのはセキュアではないので、アクセス権限を設定できる仕組みがより安全だと言えます。 以上のことから、あらゆるリスクを防止するためには、セキュリティが万全な方法で管理しなければならないのです。 情報管理ツールを使う 次に、人事データの一元管理には、情報管理ツールが不可欠です。 人事データの一元管理をはじめるときには、「すべての情報をまとめられるか」にばかりに気をとられてしまいがちですが、目的は「人事データを一元管理して、業務の負担を軽減する」であるため、注意が必要です。 そのため、一元管理できることもちろんですが「どこに、何の情報が保存されているか」がすぐに把握できて、欲しい情報がすぐに見つかる環境を整えなければなりません。そのため、紙やExcelではなく「ナレカン」のような情報管理ツールが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事データを一元管理するメリットや注意点まとめ これまで、人事データを一元管理するメリットや注意点を中心にご紹介しました。 人事データを一元管理しないと情報が重複してしまうので、人事データは一か所で管理が必要です。そこで、人事データをはじめとした、あらゆる情報を一か所にまとめられるツールが求められます。 ただし、情報を集約しただけでは、必要な情報を見つけるのに無駄な労力を要してしまいます。そのため、「検索機能も充実した情報管理ツール」を選びましょう。 結論、人材データの管理には、情報の一元管理だけでなく、目的の情報も探しやすい情報管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使い、人事データの煩雑な管理体制から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

顧客から寄せられたクレームは、企業の評判に関わってくるため適切な対応が求められます。また、対応したクレームは顧客の満足度向上や、ナレッジの蓄積に展開できるポジティブな側面もあります。 とはいえ、クレームに上手く対応できなかったり、次に活かすための手順が分からなかったりする方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、クレームが発生する原因や、上手い人の対応手順とポイントを中心に解説します。 適切なクレーム対応の手順が分からない クレーム対応が上手い人が知りたい クレーム内容を記録・管理するツールを探している という方は本記事を参考にすると、適切なクレーム対応の手順が分かるほか、クレームを活用できる仕組みを整えられるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【対処法あり】クレームの発生原因とは1.1 （1）商品・サービスにトラブルがある1.2 （2）顧客対応に不満がある1.3 （3）顧客が誤解している2 上手い人に共通するクレーム対応のポイント3選2.1 （1）顧客に共感する2.2 （2）客観的に事実を確認する2.3 （3）対応を平準化する3 クレーム対応を最適化するツール3.1 【有能】社内のクレーム対応を向上させるツール「ナレカン」4 クレーム対応の上手い人が実践している手順4.1 （1）クレームを正確に把握する4.2 （2）顧客の状況を整理する4.3 （3）解決策を提示する4.4 （4）顧客にお詫びと感謝をする4.5 （5）クレーム内容をチームに共有する5 クレーム対応の電話が上手い人の特徴6 【やってはいけない】クレーム対応におけるNG行動7 クレームを減らすコツ8 クレーム対応のポイントと手順まとめ 【対処法あり】クレームの発生原因とは 以下では、クレームの発生原因と対処法について解説します。クレームが発生する原因を把握して、それぞれのクレームに適した対応を取りましょう。 （1）商品・サービスにトラブルがある まずは、商品の欠陥やサービスへの不満に関したクレームが挙げられます。 このような場合は、商品・サービスの不具合を正確に把握する必要があります。また、頻繁に発生するクレームは、以下のようにあらかじめ基本的な対応をマニュアル化しておくと、経験の浅い社員でも迅速に対応できます。 商品・サービスの不具合が発生しやすい原因、原因の特定方法 修理や返品の受付に関する業務フロー 補償範囲の説明、および自社側で発生する事務手続き クレームが発生した場合は、不具合へのお詫びとともに顧客の被害に対する共感を示すことが、円滑に対応するコツです。そして、事前に用意した「上記項目の解答を含む」マニュアルに沿って解決策を提示しましょう。 （2）顧客対応に不満がある 顧客対応に関するクレームは、クレームへの対応が煩雑で顧客に対する敬意が足りていないときに発生します。 顧客対応に関するクレームでは、初期対応を誤ると二次クレームが発生し、問題が長期化する場合があります。そのため、対応の差が出ないように、ベテランの対応ノウハウを、経験の浅い社員へあらかじめ共有しておく必要があるのです。 また、不満が起こりやすいポイントを想定した、顧客対応の社員教育も重要です。このように、あらかじめ「顧客対応の差によってクレームが発生しない、悪化しない仕組み」を作ることで、二次クレームも未然に防げます。 （3）顧客が誤解している 企業側に過失がなくても、顧客側の誤解でクレームが発生する場合があります。 このとき、誤解があっても反論せず、問題の解決に焦点を当てた対応がポイントになります。そして、誤解によるクレームを防止するためには、誤解されやすい箇所の改善が重要です。 たとえば、過去のクレームを参考にして「説明や情報が不足している箇所」、商品に関わる内容であれば「取扱説明書で難解な箇所」を見直すことで、クレームの発生を未然に防げるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手い人に共通するクレーム対応のポイント3選 以下では、上手い人に共通するクレーム対応のポイントについて解説します。クレーム対応における重要なポイントを把握し、チームで同じクオリティの対応ができなければなりません。 （1）顧客に共感する クレーム対応では、共感の姿勢が重要です。共感して相手への理解を示せば、顧客が安心して会話できます。 また、共感の姿勢を示すためには、意識的に動作で表現する必要があります。具体的に共感を伝える動作には以下の方法が挙げられます。 表情や声のトーンを意識する 相槌をする 頷く 復唱する また、顧客の主張に対して企業側の非を断定できない場合、対応が上手い人は全面的に謝罪するのではなく、顧客の不満に焦点を当てた部分的な謝罪・共感をしています。顧客を安心させて怒りを鎮静化しつつ、謝罪の効果を高めているのです。 （2）客観的に事実を確認する 顧客の態度が攻撃的だったりクレーム内容が理不尽だったりしても、客観的で冷静な事実確認が重要です。 たとえば、法律などの客観性が高い基準は、認識齟齬の防止や悪質なクレーマーへの対処法に効果的です。そこで、対応の上手い人はクレームの内容に間違いがないかを判断しつつ、粘り強く要望を聞いて顧客の要求を的確に捉えています。 また、「クレームは企業に対するものであり、担当者自身を責めている訳ではない」認識をチーム全体で持てると、クレーム対応の精神的負担を緩和できます。 （3）対応を平準化する クレーム対応の標準化によって、効率的かつ的確な顧客対応が実現します。 たとえば、クレームを種類ごとに区別しつつ、マニュアル化して原因と解決策をまとめます。また、マニュアルによって対応を平準化しておけば、クレーム対応が原因となる二次クレームも避けられます。 また、マニュアルに記載したクレームは、FAQ（頻繁に寄せられる質問と回答）にするためのナレッジとして横展開できます。ほかにも、経験が豊富な社員のノウハウ共有によって、クレーム対応の品質が向上も見込めるのです。 このように、組織全体でクレームに対応すると、クレームの再発を防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クレーム対応を最適化するツール 以下では、クレーム対応を最適化するのにおすすめのツールをご紹介します。 クレームを記録・共有すれば、同種のクレームの再発防止につながるうえ、過去の記録を参考に各種クレームへの有効な対応方法が分かります。しかし、紙媒体などのアナログな情報管理では、すぐに情報を探し出すのは困難なため、さらなるクレームの発生につながりかねません。 そこで、「情報の管理に役立つITツール」を導入すれば、クレームに関する情報を一か所に集約できます。ただし、情報を集めただけでは必要な内容が見つからないので、『検索性に優れているか』は使用するツールを選択する際に大切です。 結論、クレーム対応には、情報の管理や情報へアクセスしやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、クレームの履歴や受け答えをマニュアルとして簡単にまとめられる機能だけではなく、チャット形式で必要な情報をAI検索できる機能が備わっています。そのため、クレームに対してどのように対応すればよいかすぐに調べられるので、慌てることなく適切に対応しやすいです。 【有能】社内のクレーム対応を向上させるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クレーム対応の上手い人が実践している手順 冷静にクレーム対応するためには、あらかじめ対応の手順を十分に把握しておく必要があります。以下では、クレーム対応の上手い人が実践している手順について解説します。 （1）クレームを正確に把握する 迅速かつ正しく対応するためには、クレーム内容の正確な把握が必要です。 二次クレームを防止するためにも、問題の原因が企業側のミスなのか、顧客側の勘違いなのかは明確にしましょう。また、クレーム対応中には、以下の項目を記録します。 クレームの目的・動機 いつ・どのようなトラブルが発生したのか どのような不満があるのか 顧客は何を要求しているのか このとき、対応が上手い人はクレームを把握しながら、トラブルが発生した要因も特定しています。そして、状況によっては他部署と連携する必要もあるため、紙ではなくツールやアプリを使ってメモをしていることもポイントです。 （2）顧客の状況を整理する クレームを把握したら、顧客の状況を改めて整理します。 対応が上手い人は、質問をしながらクレームの内容を正確に把握しつつ、作成したメモをもとに顧客への理解を示します。 また、正しい知識がなければ状況を的確に整理するのは難しくなります。そのため、教育段階からマニュアルを整備し、対応に「ムラ」が発生しないように注意しましょう。 （3）解決策を提示する 状況確認が済んだら、迅速に解決策を提示します。 解決策を示すときは、顧客の視点に立った話の進め方が必要です。また、対応に時間がかかる場合は、一旦通話を終了して折り返すようにする配慮も重要です。 そして、クレームへの対応が完了した後も、二次クレームに発展しないように、顧客の気持ちを考えて慎重に言葉を選びます。ここで、対応が上手い人は顧客が納得するまで、丁寧に説得を続けているのです。 （4）顧客にお詫びと感謝をする 解決策に顧客が納得したら、再度お詫びをします。 誠意を示して、企業に対する信頼が回復するように努めなければならないからです。一方、顧客からのクレームは商品・サービスの改良に活用できるので、クレームを寄せてくれた顧客に対して感謝の言葉を伝えるようにしましょう。 また、後日検討結果をメールで連絡することも忘れてはなりません。クレーム対応の積極的な姿勢が、企業への信頼や顧客の満足度向上につながるのです。 （5）クレーム内容をチームに共有する クレーム対応の記録をチームへ共有することも重要です。 このとき、解決後にまとめて記録するのではなく、都度リアルタイムで共有しておけば、対応の経緯を詳しく記録できるうえ共有漏れもありません。また、クレーム内容を情報として蓄積すれば、以下の用途で活用できます。 クレームの再発を防止するリスク管理 商品・サービスの改良 マーケティングの施策考案 社内でクレームを共有して報告・相談する仕組みを整えておけば、クレーム対応の負担を軽減できます。そして、クレーム対応が上手いチームは、「ナレカン」のようなITツールを使って、クレーム内容を正確に残しながら常に対応を改善しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クレーム対応の電話が上手い人の特徴 クレーム対応の電話が上手い人は、相手の感情や状況を的確に読み取り、柔軟に対応する能力を持っています。 たとえば、「迅速な対応」は、電話でのクレーム対応が得意な人が行っている共通点の一つであり、重要なポイントです。なぜなら、クレームの原因を素早く把握し、適切な解決策を提示できれば、顧客の不満を最小限に抑えられるからです。 電話でのクレーム対応が上手い人は、常に顧客の視点を忘れず、臨機応変に対応することで、顧客からの信頼回復に努めています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【やってはいけない】クレーム対応におけるNG行動 ここでは、やってはいけないクレーム対応におけるNG行動を紹介します。以下の行動は、火に油を注ぐことになり、企業の信頼も失いかねないので注意しましょう。 発言を否定する クレーム対応では、顧客の発言を否定してはなりません。顧客の気分を損ねるだけでなく「クレーム対応に関するクレーム」が発生します。そのため、刺激になるような発言を避け、相手の意見を受け止める姿勢が重要です。 「聞く姿勢」ができていない クレーム対応では「聞く側」に徹するようにしましょう。相手の発言をさえぎって話を進めると、かえって相手の怒りを増幅させてしまうので、相手の意見をすべて聞き入れたうえで、冷静に対応するのがポイントです。 対応が遅すぎる その場で解決できないクレームなど後日改めて対応する場合は、迅速に対応するのがポイントです。対応が遅くなると、顧客が不信感を抱く原因になります。 クレームも適切に対応すると、顧客の理解を得られるので信頼も回復させられます。そのためには、クレームに対応する側が冷静に、そして真摯な態度を常に意識することが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クレームを減らすコツ クレームを減らすコツとして「顧客を待たせないこと」「クレームの種類・原因・解決策を分析すること」の2つが挙げられます。 顧客を待たせない 問い合わせに時間がかかってしまうと、顧客に不満を募らせてしまいます。顧客はすぐに解消したいことがあって問い合わせをしているため、クレームに発展しないよう迅速に対応するのが大切です。 クレームの種類・原因・解決策を分析する 「何に対して、なぜ、クレームが生じているのか」細分化して、社内で解決策を考えることもクレームを減らすコツの１つです。また、過去のクレーム対応で有効だった対応をマニュアル化すれば、同種のクレームの再発防止につながります。 以上のポイントを押さえると、クレーム発生の予防につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クレーム対応のポイントと手順まとめ ここまで、クレームが発生する原因から、上手い人の対応手順まで解説しました。 クレームが発生する原因には商品・サービスのトラブルがあり、臨機応変な対応が求められます。また、対応後にクレーム内容を記録・共有すれば、クレームの再発防止やマニュアルへと展開でき、クレーム対応の負担も軽減させられます。 しかし、紙や口頭でクレーム内容の共有を行っていると、情報が属人化したり、情報へのアクセスの悪さから必要な情報を即座に見つけられません。そこで、「クレーム対応の記録やクレーム対応のマニュアルを適切に管理・共有できるITツール」が必須です。 結論、クレーム対応の記録・共有に最適なのは、社内のクレーム対応の記録を一括管理でき、情報の検索機能に優れたツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有を活発にし、クレーム対応における問い合わせ管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

市場の急速な変化やグローバル化、デジタル化にともなって注目されているのが、DX（デジタルトランスフォーメーション）です。現在、多くの企業がDX化の検討・準備段階にあります。 しかし、なかには社内でDXという言葉が独り歩きしており「そもそもDX化の目的が分からなくなった」「自社や自分のチームでもDX化は実現するのか疑問だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、DXを推進に向けた職種別の目的や成功事例をご紹介します。 DX化をする目的・理由を把握したい 自社で目的を持ってDX化を推進していきたい DX化に便利なツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、デジタルが苦手な人でも自社におけるDXの目的を理解するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 DX（デジタルトランスフォーメーション）とは2 なぜDX化には目的が必要なのか3 ＜職種別の例＞DXの目的3.1 人事・経理部門3.2 営業・マーケティング・開発部門4 ＜組織別の例＞DXの目的4.1 大企業4.2 中小企業5 【必見】DXの目的を定めるだけでは不十分な理由5.1 非IT企業のDX推進に役立つツール「ナレカン」6 DXの必要性が高まった背景7 DXを推進する3つの方法7.1 （1）自社の課題を明確にする7.2 （2）DXの目的を設定・周知する7.3 （3）使いやすいITツールを導入する8 ＜業種別＞DX推進の成功事例8.1 小売業におけるDXの成功事例8.2 介護・福祉業におけるDXの成功事例8.3 士業におけるDXの成功事例9 DXの目的や成功事例まとめ DX（デジタルトランスフォーメーション）とは DX（デジタルトランスフォーメーション）とはスウェーデンのストルターマン教授が提唱した概念で、データやデジタル技術を活用し、社会をよりよく変革することです。 とくに、ビジネスにおいては製品やサービス、ビジネスモデル、業務プロセス、組織文化などの変革によって競争上の優位を確立することを指します。 デジタル化や顧客ニーズの多様化といったビジネス環境の急速な変化のなかでは、競争優位を確立しなければ会社を存続できません。したがって、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が求められているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜDX化には目的が必要なのか DX推進に目的が必要な理由は「データやデジタル技術を適切に活用するため」です。 仮に、DXの目的を定めないままDXを推進しようとすると「何をすれば良いか分からない」「データの収集やITツールの導入そのものが目的になる」といった事態になりかねません。しかし、ITツールやデータはあくまでDXを推進する手段にすぎないのです。 ITツールの導入が目的になるとDX化は成功せず、導入費用や時間が無駄になってしまします。ツールの利用で利益を得るためにも、データやデジタル技術を”業務のスムーズな進行”や”顧客満足の向上”という目的に向かって活用すること重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜職種別の例＞DXの目的 以下では、DXの目的例を職種別にご紹介します。「具体的にどのような目的を立てれば良いか分からない」という方は必見です。 人事・経理部門 人事・経理部門のDX目的例は「テレワーク推進」や「業務負担の削減」です。 ITツールを手段として得られるメリットには”ペーパーレス化”や”事務作業の自動化”、誤入力をはじめとする”人為的ミスの削減”が挙げられます。以上のように、人事・経理部門における目的として「ITツールの活用による業務効率化」を掲げる例が代表的です。 また、業務を効率的に行うことは、業務時間の短縮にもなり、社員はプライベートとの両立をしやすくなります。つまり、社員の満足度も向上するのです。 営業・マーケティング・開発部門 営業・マーケティング・開発部門のDX目的例は「顧客満足度の向上」です。 たとえば、クラウドストレージを使って顧客情報を一元管理したり、チャットボットを使用したりすることで、顧客の意見やニーズを可視化できます。それらを製品やサービスに活かすことで顧客の満足度が向上するのです。 また、顧客情報が一元管理されていると、問い合わせがあったときも素早い対応につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜組織別の例＞DXの目的 以下では、DXの目的例を組織の規模別にご紹介します。「自社の規模ではどのような目的のDXを実施できるのか知りたい」という方は必見です。 大企業 大企業のDX目的例は「顧客データの有効活用して企業の競争力の向上させること」です。 従来、部署ごとのシステムやファイルで管理していた情報は、ITツールの導入によって一括管理できます。収集した膨大な顧客データの分析を通して、より正確に顧客ニーズを把握できるようになるのです。 顧客のデータをより詳細に把握することで、競合他社との差別化や新たなビジネスチャンスの獲得に繋げることもできます。 中小企業 中小企業のDX目的例は「事業の拡大」や「事務作業の負担縮小」です。 。事務作業における負担が縮小されることで、新たな事業やプロジェクトを行うことができ、企業としても成長することができます。また事業の拡大は、新たな顧客の獲得も期待できるのです。 中小企業は少数精鋭な組織形態なので、一人が複数の業務を担当します。そのため、業務効率化や事務作業の負担軽減によって、重要な業務に十分な時間を充てられるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】DXの目的を定めるだけでは不十分な理由 以下では、DXの目的を定めるだけでは不十分な理由を解説します。 DX化においては、顧客のデータ・業務内容・マニュアルといったあらゆる情報を共有・管理することは必須です。いくらDX化の目的を明確にしても、実現するための情報共有や業務連携の仕組みがないとDX化は進みません。 そこで、情報を一元管理し、スムーズに共有できるITツールの導入が必要です。特に、社員によってITスキルは異なるので、「誰でも簡単に情報を共有・管理することができる」ようにしましょう。 結論、DXを推進するためには、自社にあった形で情報をまとめられ、社内向けの報告書やマニュアルを簡単に直接記事に書き込むことができる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事機能」では直接書き込むことが可能なため、Excelなどのファイルよりもバージョン管理が簡単です。その結果、社員は最新の情報を得やすくなるため、社内の情報共有の仕組みを整えられます。 非IT企業のDX推進に役立つツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの必要性が高まった背景 DXの必要性が高まった背景には、以下の3つが挙げられます。 消費者のニーズ・消費行動の変化 スマートフォンの普及により、消費者が新たな製品やサービスを目にする機会が増えたことで、消費者の価値観やニーズが変化しているのです。 IT技術などの進化 IT技術の進歩により、情報の電子化やデジタル化が簡単・低コストでできるようになったことで、デジタル技術を利用したサービス・製品も増加しています。 グローバル化によるビジネス競争の激化 デジタル技術の発展により海外との取引も簡単に行えるようになりました。それに伴い企業の競争相手が日本企業だけでなく、海外の企業にまで拡大したのです。 このように、個人の価値観・外部環境・技術が変化しているため、企業も変化に対応することが求められるようになったのです。 参照：デジタル・トランスフォーメーションが注目される背景（総務省ホームページ） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXを推進する3つの方法 以下では、DXを推進する手順を3つに分けてご紹介します。DX推進による混乱を防ぐために、以下の3つのステップに沿って進めましょう。 （1）自社の課題を明確にする はじめに、DXの対象となる自社の業務プロセスやビジネスモデル、製品・サービスなどに関する課題や弱みを明確にしましょう。 たとえば、「顧客データの共有が不十分で、開発部が顧客ニーズをくみとるのが難しいこと」を課題とすると、DXのアプローチの一例として「クラウドツールを使った情報共有を活発化させる」が挙げられます。 以上のように、自社の課題が明確になると、その後の指針を立てやすくなるのです。 （2）DXの目的を設定・周知する 次に、DX推進の目的を定め、全社へ周知しましょう。 たとえば、「顧客データの共有が不十分で、開発部が顧客ニーズをくみとるのが難しいこと」が課題だと、DX推進の目的は「部署間の情報共有をスムーズにし、顧客データを有効活用すること」となります。 目的を伝えないままDXの開始に踏み込むと「本来の課題が解決できない」、「従業員が使いこなせず失敗した」という事態になりかねません。 DXにおいて、データやデジタル技術はあくまで「手段」すぎないので、“デジタルを使って何を達成するのか”という目的意識を浸透させなければならないのです。 （3）使いやすいITツールを導入する DXの目的を社内に浸透させたのちに、ITツールを導入しましょう。 導入するツールは、デジタルの知識がない従業員でも活用できるような”使いやすさ”が求められます。たとえば、操作を覚えられないほど多機能なツールや専門知識が必要なほど高機能なツールは、従業員が使いこなせず社内に浸透しません。 したがって、自社にあった形で情報をまとめられ、最新情報を簡単に書き込み・管理できる「ナレカン」のようにシンプルなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜業種別＞DX推進の成功事例 以下では、DX推進の成功事例を「小売業」「介護・福祉業」「士業」の3つに分けてご紹介します。自社のDXの方針に迷っている方は必見です。 小売業におけるDXの成功事例 以下では、製造業でDXに成功した事例をご紹介します。 主にECサイトで商品を販売している株式会社フューチャーゲートでは、サイトで打った施策とその結果の管理に課題を感じていました。具体的には、”立案者が施策をまとめて担当者へメールする”という方法をとっていたため、振り返る習慣がつかなかったのです。 そこで、施策と結果を簡単に残せるITツールを導入したところ、チーム内にノウハウを蓄積できるようになりました。 以上のように、情報を蓄積して必要なときに素早くアクセスできるツールにより、自社ビジネスに根拠のあるデータを活かせるようになったのです。 小売業のDX成功事例の詳細はこちら 介護・福祉業におけるDXの成功事例 以下では、訪問型はり灸マッサージ事業でDXに成功した事例をご紹介します。 株式会社ハピネスでは、個人向けチャットでの情報共有に課題を感じていました。具体的には、営業先との商談記録が流れてしまうため、過去の営業の打ち合わせ記録を振り返られない状況だったのです。 そこで、仕事の情報を一元管理する情報共有ツールを導入したところ、簡単に管理できるようになりました。そのため、過去の営業記録を素早く探し出し、2回目・3回目の営業戦略も立てられています。 また、営業記録のほかにも”問い合わせ記録”や”日報”、”顧客からのクレーム”もすべてオンライン上で管理し、顧客満足度の向上へつなげられるようになりました。 以上のように、社内の情報を簡単に管理・共有するITツールでデータを活用したことにより「営業戦略の立案」「顧客満足度の向上」といった競争優位を獲得し、DX化が成功したのです。 はり灸マッサージ事業のDX成功事例の詳細はこちら 士業におけるDXの成功事例 以下では、社会保険労務士事務所でDXに成功した事例をご紹介します。 中瀬社会保険労務士事務所では、従来「チャットツール」と「ファイル共有ツール」を使用していました。しかし、「チャットツール」では情報が流れてしまい、「ファイル共有ツール」では社内からしか情報にアクセスできないという課題がありました。 そこで、必要な情報を簡単に残せる情報共有ツールを導入したところ、社内の情報共有が極めてスムーズになりました。シンプルで簡単であるため、ITに詳しくないスタッフも抵抗なく導入でき、業務の効率がよくなりました。 また、スマホアプリも充実しており、外出先からでもメンバーの仕事の様子をリアルタイムで把握することも可能になりました。 以上のように、社内の情報を簡単に残せるITツールを使用し、情報管理やメンバーの進捗状況を管理したことにより業務効率が劇的に変化し、DX化が成功したのです。 社会保険労務士事務所のDX成功事例の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの目的や成功事例まとめ これまで、職種・組織別のDX目的例、DXの成功事例を中心にご紹介しました。 DXの目的を周知しなければ、ITツールやデジタル技術そのものが目的となって「ツールを導入しただけでDX化したつもりになっていた」「必要以上に高額なコストをかけたが効果は得られなかった」という事態になりかねません。 したがって、「自社の何をどのように改革するのか」という明確な目的を設定し、従業員へ伝えましょう。また、DX化を成功させるには”ITスキルがあまりない社員も使えるツール”を導入しなければなりません。 したがって、自社にあった形で情報をまとめられ、マニュアルや報告書を簡単に直接書き込められるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、DX化を進めていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企業を取り巻く環境の変化に対応するための施策として「DX化」という言葉をよく耳にするようになりました。また、「デジタル化」「IT化」「IoT」などの言葉もここ数年で大きく普及しています。 しかし、「なぜDX化が注目されているのか分からない」「DX化に興味はあるが具体的なイメージがわかない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、DX化の意味やメリット、成功事例を中心に紹介します。 そもそも DX化とは何か分からない DX化によるメリットを知りたい DX化を自社でも行っていきたいので、事例を踏まえて参考にしたい という方はこの記事を参考にすると、DX化の意味やメリット、課題、推進するためのポイントが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 DX化（デジタルトランスフォーメーション）とは1.1 DX・DX化とは1.2 デジタル化（デジタライゼーション）との違い1.3 IT化との違い1.4 IoTとの違い2 DX化の目的3 DX化で得られる3つのメリット3.1 （1）業務時間が短縮する3.2 （2）仕事とプライベートの両立に繋がる3.3 （3）無駄な費用を削減できる4 社内のDX化を最も簡単に実現するおすすめのツール4.1 直感的に社内情報を蓄積し見つけ出せるツール「ナレカン」5 【必見】DX化に成功した2つの事例5.1 事例1：クオーレ労務経営5.2 事例2：株式会社ハピネス（ハピネス治療院）6 【要注意】DX化推進におけるデメリット6.1 IT人材が不足している6.2 かけられる予算によって、導入できるものが異なる7 DX化とIT化・デジタル化の違いまとめ DX化（デジタルトランスフォーメーション）とは 以下では、DXの意味や似た言葉との違いについて解説します。「なんとなくDXという言葉を使っているが、意味を説明できない」という方は必見です。 DX・DX化とは DXとはDigital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略語です。 DXは2004年にスウェーデンのエリック・ストルターマン教授が提唱した概念で、その内容は「IT技術の浸透によって、人々の生活が良い方向に向かっていく」というものでした。 その後、IT専門調査会社や経済産業省などによりDXが定義づけられ「DXとはデジタル技術の活用によって、ビジネスモデルや人々の生活を根底から変えることを目的とするもの」となりました。 近年、経営を取り巻く環境は急激に変化しています。企業は生き残るためにビジネスモデルや経営プロセスの変革、新たな顧客価値の創造を迫られており、それを解決する手段としてDX・DX化が注目されているのです。 参考：デジタルガバナンス・コード2.0（経済産業省ホームページ） デジタル化（デジタライゼーション）との違い DX化（デジタルトランスフォーメーション）とデジタル化（デジタライゼーション）の違いは、変化させる対象にあります。 デジタル化は「デジタル技術を使って新たな価値を生み出すこと」を意味します。ここでの価値とは、製品やサービスの付加価値であり、たとえばデジタル化では「紙媒体から電子媒体への移行」などが挙げられます。 つまり、DX化が”ビジネスモデルや人々の生活”を変化の対象とし、企業全体を変えていくて一方で、デジタル化は”製品やサービスの価値”を対象とし物質的な情報をデジタルに変換することを指します。 参考：令和3年版 情報通信白書（総務省ホームページ） IT化との違い IT化は”既存の作業の効率化”を目的とする一方で、DX化は”社会へ新しい価値を創出すること”を目的にしています。 たとえば、IT化は「作業時間が削減される」「定型業務が自動化される」という既存業務の効率化に留まる一方、DX化は「顧客データの分析から新たな収益モデルが生まれる」「顧客の生活スタイルを変容させる」といった根本的な変革をもたらしているのです。 したがって、IT化は局所的な改善であるのに対し、DX化は大局的な変革だと言えます。 IoTとの違い IoTとは、デジタル技術のうちの一つを指します。DXがビジネスモデルや人々の生活を変革させることを指すため、IoTはDX化の手段という位置付けになります。 IoT技術の一例であるスマートスピーカーを導入しただけでは、DX化は実現しません。しかし、スマートスピーカーの活用によって人々の生活における利便性が大きく高まった場合には、DX化は実現したと言えます。 このように、IoT技術を活用することで、DX化が実現できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX化の目的 DX化を取り入れる目的は、「業務時間の短縮」や「新たなビジネスチャンスを獲得するため」といったものが挙げられます。 1つの業務にかける時間が短縮されると、短縮した時間を他の業務に充てることができ、新たなアイディアの創出や新規顧客の獲得につながるのです。 業務の幅や種類が拡大すれば、企業はより多くの利益を得られます。このように、DX化は企業の企業の利益拡大やビジネスチャンス獲得が期待できると言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX化で得られる3つのメリット 以下では、DX化のメリットを3つご紹介します。大企業だけでなく、中小企業や非IT企業にも当てはまるメリットなので、担当者の方は必見です。 （1）業務時間が短縮する 一つ目のメリットは、業務時間が短縮することです。 たとえば、これまで紙で管理していた顧客データを電子化してツールに集約すれば、必要なデータへすぐにアクセスできるようになります。 結果、「案件が増えるごとに資料がかさばる」「何度もファイルをめくって探す」といった面倒な作業がなくなり、業務時間が短縮されるのです。業務時間が短縮されることで、業務の効率化にも繋がります。 （2）仕事とプライベートの両立に繋がる 二つ目のメリットは、仕事とプライベートが両立できるようになることです。 DX化により、オンライン上での情報共有やコミュニケーションが可能になると、会議や事務仕事がリモートで行えます。出社が必要な業務とリモートでも対応可能な業務が明らかになれば、効率的な働き方を検討できるのです。 結果、”在宅で育児と仕事を両立する働き方”や”フレックスタイム制によるワーク・ライフ・バランスのとれた働き方”といった多様な働き方の実現につながります。 （3）無駄な費用を削減できる 三つ目のメリットは、社内の無駄な費用を削減できることです。 たとえば、これまで紙で作成していた会議資料や議事録をすべてITツール上で作成・共有すると、用紙代や印刷代が削減されます。社内の複合機にかかる費用が最小限に抑えられるので、大幅なコストカットにつながります。 DXに際するツールの導入は「余分な費用がかかる」と捉えられるケースもありますが、長期的に見ると無駄な費用の削減が期待できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のDX化を最も簡単に実現するおすすめのツール 以下では、社内のDX化を実現するおすすめのツールをご紹介します。 各社員のITスキルに差がある会社では、DX化をスムーズに進めることが難しいため、簡単に操作できるものから始めるべきです。またDX化を進めるには、社員全員がDX化を理解する必要があるため、DX化の方法やノウハウを社内で共有する必要があります。 そこで、まずは「社内の情報を簡単に管理・確認できるITツール」を導入すると、DXに関する情報共有がスムーズです。また、業務に関するデータもITツール上で共有すれば、仕事の効率化にもつながります。 結論、初めてのDX化に最適なツールは、社内報告書やマニュアルを直接書き込みができ、自社にあった形でノウハウをまとめられる「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる社内情報を簡単にまとめられるうえ、情報更新も直感的にできます。また、画像やファイルも対象にした「高精度な検索機能」もあり、欲しい情報を簡単に絞り込めるので、社内の最初のDXに最適なのです。 直感的に社内情報を蓄積し見つけ出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】DX化に成功した2つの事例 以下では、DX化に成功した2社の事例と、その共通点について解説します。DX化に向けたツールを選ぶポイントにもなるので、担当者の方は必見です。 事例1：クオーレ労務経営 こちらの社労士事務所では「事務所内の情報共有」について、ITツールを使ったDX化に成功しています。 ITツールの導入前は、ファイルサーバーを使って情報共有していました。しかし、ファイルサーバーでは「ファイルを探し出す手間」と「ファイルを開く手間」がかかっており、非効率さを感じていたのです。 そこで、ファイルを開かずに情報を探せる情報共有ツールを導入したところ、わずかなクリックで必要な情報へたどり着けるようになりました。 なかでも、「フォルダ」別に情報を整理でき、「ノート」 毎にとにかく簡単にチーム内の情報を残せるというシンプルな構造が、業務効率の向上につながったのです。 クオーレ労務経営の成功事例の詳細はこちら 事例2：株式会社ハピネス（ハピネス治療院） こちらの治療院では「顧客に関するさまざまな記録の管理」について、ITツールを使ったDX化に成功しています。 ツール導入前は、非ビジネス向けのメッセージアプリを利用しており、情報が流れてしまうので「新規の問い合わせ記録」や「営業の打合せ記録」を振り返るのに手間を要していました。 そこで、情報を蓄積できるシンプルなITツールを導入しました。ベテランも含めたすべての社員が迷わず使い始められるほどシンプルなツールを導入したことにより、過去の営業記録へ誰でも簡単にアクセスできるようになったのです。 結果、2回目・3回目の営業戦略を立てられるようになり、営業効率が向上しました。 株式会社ハピネスの成功事例の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【要注意】DX化推進におけるデメリット ここからは、DX化推進におけるデメリットを解説します。デメリットを把握しないままDXに踏み込むと失敗する可能性があるので、以下を確認したうえで対策を練りましょう。 IT人材が不足している 一つ目の課題は「ITに詳しい人材が不足していること」です。 たとえば、DX化推進のために最新のITツールを導入しても、ITに関する専門知識が豊富な社員がおらず使いこなせないというケースがあります。 とくに、非IT企業や中小企業に起こりやすい事例です。しかし、IT人材を新たに採用するのは人的コストがかかるので、はじめから「誰でも説明なしで簡単に操作できるツール」を選んで解決しましょう。 かけられる予算によって、導入できるものが異なる 二つ目の課題は、かけられる予算によって導入できるものが異なることです。 DX化の成功事例では、社内サーバーを設置した事例や最新の機器を導入した事例があります。一方、これらには巨額の初期費用が必要で、とくにDX化にかけられる費用が少ない企業にとっては実現可能性が低い事例です。 しかし、月額料金で使えて初期費用のかからないITツールでも同様の役割を補えることがあります。そのため、まずは低コストで使い始められるITツールから検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX化とIT化・デジタル化の違いまとめ ここまで、DX化と似た用語との違いやDX化に最適なツールをご紹介しました。 DX化とIT化には、”大局的”か”局所的”かという違いがあります。さらに、DX化はデジタル技術によって人々の生活全体を変化させる一方、デジタル化は製品やサービスの価値を変化させるものです。 また、企業でDX化を実行するときには「IT人材の不足」という課題が発生します。そのためITスキルがあまりない社員でもスムーズに情報を管理・確認できるツールを導入しなければなりません。またDX化におけるノウハウ共有も必須です。 結論、DX化には情報を直接簡単に書き込むことができ、自社にあった形でノウハウをまとめられるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のDX化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

クレームへの対応が不適切だと、二次クレームが発生する恐れがあります。クレーム対応は社員にとって大きな負担になるだけでなく、顧客の信用を失いかねないので未然に防ぐことが重要です。 しかし、「どのように二次クレームを防止すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、二次クレームが発生する原因と未然に防止するためのコツを中心にご紹介します。 二次クレームへの対応方法を知りたい 二次クレームを減らし、業務負担を減らしたい クレーム情報を適切に管理するツールを探している という方はこの記事を参考にすると、二次クレームを未然に防止するためのコツが分かり、顧客との良好な関係の構築につなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 二次クレームとは2 二次クレームが発生する3つの原因とは2.1 （1）言い訳をしている2.2 （2）顧客の話をしっかり聞いていない2.3 （3）クレーム内容を共有していない3 【対処法】クレームにおける二次対応の方法とは3.1 人を変える3.2 場所を変える3.3 時間を変える4 クレームの二次対応で大切なポイント4.1 エスカレーションする4.2 二次対応者への橋渡し5 【解決策】二次クレームを未然に防止するための2つのコツとは5.1 （1）メモを徹底する5.2 （2）社内に共有する6 【必見】クレーム対応の質を向上させるツール6.1 クレーム情報を蓄積・管理・共有できるツール「ナレカン」7 二次クレームの原因・対応まとめ 二次クレームとは 「二次クレーム」とは、担当者が顧客からのクレーム対応を誤り、新たなクレームに発展してしまう状態を指します。 顧客がトラブルによって感じた不満を表す「苦情」に対して、「クレーム」は顧客が損害を受けたときに補償を要求する行為を指します。 また、一番最初に受けるクレームを「一次クレーム」、一次クレームへの対応が不適切だった場合に新たに生じるクレームを「二次クレーム」と言います。 二次クレームへの対応は一次クレームと比べて時間がかかる傾向にあり、担当者の負担も大きくなるので、未然に防止する必要があります。そのため、二次クレームの発生を防ぐには、一次クレームに適切に対応することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二次クレームが発生する3つの原因とは ここでは、二次クレームが発生する3つの原因について解説します。クレーム対応でやってはいけないこととしては「言い訳をする」「クレーム内容を共有しない」などの内容が挙げられます。 （1）言い訳をしている 言い訳をしてしまうと、二次クレームに発展してしまいます。 「言い訳」「誤魔化し」「責任逃れ」をしていると、不誠実だと受け取られてしまいます。「だから」「ですから」などの否定的な“D言葉”は避けて「承知しました」「失礼しました」といった相手に同意を示す“S言葉”を使うように意識しましょう。 このように、クレーム対応では言い訳をせず、まずは不快な思いをさせてしまったことに対して謝罪をすることで、二次クレームの防止につなげられます。 （2）顧客の話をしっかり聞いていない 顧客の話をしっかり聞いていない点も、二次クレームが発生する原因のひとつです。 顧客の話を聞き流したり遮ったりすると、さらに不快な思いをさせてしまいます。もし認識の違いが発生していたとしても、途中で遮らず、顧客の話を最後まで聞くことがポイントです。 したがって、二次クレームを防止するには、顧客の話をしっかり聞いて、相手の気持ちに寄り添う姿勢を示す点に注意しましょう。 （3）クレーム内容を共有していない 二次クレームが発生する原因として、クレーム内容を共有していない点が挙げられます。 過去に発生したクレームの内容を社内で共有していなければ、問題点の改善につなげられないので「同じクレームが発生する」「クレーム対応時に同じミスを繰り返す」恐れがあります。 そのため、クレーム内容を共有していないと、顧客からの信頼を失ったり、二次クレームが発生したりしてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【対処法】クレームにおける二次対応の方法とは クレーム対応には、現場社員が対応する「一次対応」と、現場社員では対応が困難な場合にスーパーバイザーや上司が引き継ぐ「二次対応」があります。ここでは、二次対応で有効と言われる「三変法」について解説します。 人を変える はじめに、クレームに対応するメンバーを変えます。 例として、現場の担当者から責任者への引き継ぎが挙げられます。責任者が対応して誠意を示すことで、顧客が落ち着きを取り戻し、クレーム対応を円滑に進めやすくなります。 ただし、何度も対応者を変えると、たらい回しにされたと受け取られてしまう恐れがあるので注意しましょう。 場所を変える 次に、クレームに対応する場所を変えます。 たとえば、店内から別室への移動が挙げられます。場所を移して、顧客が落ち着いて冷静に話せる雰囲気を整えることがポイントです。 また、電話でクレーム対応をしている場合は、クレームの現場に向かって直接対応することも手法のひとつです。 時間を変える 最後に、クレームに対応する時間を変えます。 具体的には、「折り返しの電話」や「訪問」を約束して、後日改めて連絡をします。時間を置くことで、解決策を検討したり、相手をクールダウンさせたりすることが可能です。 このように、時間を変えて、クレーム対応を仕切り直しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クレームの二次対応で大切なポイント ここでは、クレームが二次対応に発展してしまったときに大切なポイントを紹介します。以下の要点を抑え、冷静に顧客の怒りを和らげるように努めるのが肝心です。 エスカレーションする 二次クレームが起こったら、すぐに上長へエスカレーションしましょう。 エスカレーションとは「段階的な上位へのアプローチ」を意味し、ビジネスでは「自分一人では対応が難しい問題を、上司や責任者などの上位者に引き継ぐこと」を指します。 クレーム対応のミスは、一次対象者だけでなく企業・店舗への不信感も生み出してしまいます。さらなるトラブルに発展させないためには、顧客に対して上の者に代わる旨を説明し、エスカレーションをするのが最善です。 二次対応者への橋渡し 顧客にエスカレーションする旨を説明したら、すぐに必要な情報を二次対応者へ説明しましょう。 クレーム対応を引き継ぐときには、クレーム内容、二次クレームに発展した原因、顧客が求めている対応など、必要な情報を速やかに、簡潔に伝える必要があります。 顧客の要望に素早く対応し、クレームの肥大化を防ぐことで、企業への損害を最小限に抑えられるよう尽力しましょう。また、クレームの二次対応を発生させないために、再発防止策も検討・実践すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【解決策】二次クレームを未然に防止するための2つのコツとは ここでは、二次クレームを未然に防止するための2つのコツについて解説します。二次クレームを防いで、担当者の負担を軽減しましょう。 （1）メモを徹底する 二次クレームを防止するコツとして、メモを徹底する点が挙げられます。 顧客とのやりとりをメモして記録に残しておくと「言った言わない」が原因のトラブルを防げます。また、メモを取りながら情報を整理することで、状況を正確に把握できるようになるのです。 したがって、クレーム対応では「発生日時」「クレーム内容」「発生原因」などをメモする点を徹底して、二次クレームを防ぎましょう。 （2）社内に共有する クレームを社内に共有することも、二次クレームを防止するコツのひとつです。 クレームを共有すると、過去の対応履歴を情報として蓄積して「再発防止」や「商材の改善」につなげられます。また、クレームを共有するときは「情報をスピーディーに共有する」「関係者が簡単にアクセスできるようにする」点が重要です。 実際に、クレームを共有する文化が浸透している企業では、「ナレカン」のようなシンプルなITツールを使って、スムーズに情報共有できる仕組みを整えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】クレーム対応の質を向上させるツール 以下では、社内のクレーム対応の質を向上させるツールをご紹介します。 二次クレームとは、顧客からのクレーム対応を誤って新たなクレームを発生させてしまうことから始まります。つまり、適切なクレーム対応を行うことや、そもそもクレームを生じさせないように対策するのが重要です。 そこで、「クレームの情報管理に役立つツール」を導入すれば、過去の顧客事例を一か所に集約できます。ただし、情報を寄せ集めただけでは必要な情報を瞬時に発見するのは困難なので、検索機能に秀でているツールを選択しましょう。 結論、クレーム対応の向上には社内情報の管理や共有、抽出に優れたツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは過去のクレーム対応事例を簡単に記録できるうえ、クレームの内容に応じた適切な対応マニュアルを「AI検索」で探し出せる機能が備わっています。そのため、顧客が求めているクレーム対応を行い、二次クレームを未然に防げるので、業務負担を軽減に役立ちます。 クレーム情報を蓄積・管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二次クレームの原因・対応まとめ これまで、二次クレームが発生する原因や二次クレームに対応するコツを中心にご紹介しました。 二次クレームが発生する原因は様々ありますが、二次クレームは一次クレームの段階で正しく対処していれば、本来発生しないものです。したがって、クレーム対応事例を社内に共有し、クレーム対応の改善に努めることで二次クレームを未然に防止できます。 ただし、誰しもが常に適切なクレーム対応を再現できるわけではありません。そこで、社内情報の管理や検索機能に秀でたツールがあると、過去のクレーム対応事例やクレームの対応マニュアルへ即座にアクセスできるため、多種多様なクレームにも柔軟に対応しやすくなります。 結論、二次クレームの対応改善には社内情報の蓄積や共有、抽出に優れたITツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、組織としてクレーム対応に取り組みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

自社の業務改善に取り組みが必要であると検討していても、多忙な担当者も多いため、業務改善を後回しにしてしまうケースは少なくありません。 また、業務改善に着手したとしてもどのようにアプローチすべきかがわからず、うまく進まないことに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「業務改善を実施すべき背景」や「上手く進まない原因と対処法」を中心にご紹介します。 自社の業務改善がうまく進まない原因を把握したい 業務改善について正しく理解し、その重要性を社内に広めたい 業務改善に役立つツールを導入し、正しく運用サイクルを回したい という担当者の方は本記事を参考にすると、業務改善が進まない理由と対策が前もってわかり、自社の業務改善における失敗のリスクを減らすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改善を実施すべき3つの背景1.1 煩雑な業務プロセスを整理するため1.2 人手不足を解消するため1.3 非効率な業務を効率化させるため2 業務改善の4原則とは3 業務改善が上手く進まない・できない理由6選3.1 （1）経営陣と現場との間に温度差がある3.2 （2）現場から意見が出にくい雰囲気がある3.3 （3）課題が明確に定まっていない3.4 （4）業務フローが高頻度で変わる3.5 （5）改善案が現実的ではない3.6 （6）導入したツールが課題に合っていない4 業務改善を効率的に進めるための対策とは4.1 全社で業務改善の意識づけをする4.2 共有した情報を可視化する4.3 課題に合ったITツールを導入・運用する5 上手く進まない業務改善を円滑に進められるツール5.1 業務改善に向けた運用サイクルを回せられるツール「ナレカン」6 業務改善を実施すべき背景や上手く進まない理由・対策まとめ 業務改善を実施すべき3つの背景 はじめに、業務改善を実施すべき3つの背景について解説します。以下の内容は業務改善をすべき「理由」として、社内に浸透させておく必要があります。 煩雑な業務プロセスを整理するため 1つ目の背景に「煩雑な業務プロセスは、業務スピードを阻害する」という点が挙げられます。 業務改善が必要な企業では、業務プロセス内の「ムリ・ムダ・ムラ」が常態化しています。「ムリ・ムダ・ムラ」を放置すると、必要以上の金銭的・運用コストがかかったり、トラブルが発生する原因となったりしてしまうのです。 したがって、業務プロセスを丁寧に見直して整理しなければなりません。業務プロセスを整理すると、業務にかかる時間が短縮されたり意思決定がスムーズになったりするため、労働時間全体の改善や残業による人件費の削減にもつながります。 人手不足を解消するため 2つ目が、業務改善による人手不足の解消です。 業務改善を実現できれば、業務全体の効率が上昇するので作業のムダも削減可能です。たとえば、業務改善前よりも少ない人数で同じ業務をこなせるようになるので、過度に費やしていたマンパワーが不要となり、人手不足であった状況を解消できるのです。 また、改善によって業務を簡略化できれば、社員1人あたりの業務負荷が減るので、着手できる業務の幅も広がります。したがって、業務改善は慢性的な人手不足に悩む企業にとって積極的に進めるべき施策だといえます。 非効率な業務を効率化させるため 3つ目に、非効率な業務を効率化させるために、特定の社員しかできない業務を分担させるというものです。 特定の社員しか取り組めない業務がある場合、該当の社員が休暇を取ったり退職したりすると、ノウハウが蓄積されていないので円滑な引き継ぎができません。業務の「属人化」は、業務効率を著しく悪化させてしまうのです。 そこで、今日ではノウハウを含む社内ナレッジを一元管理できる「ナレカン」のようなITツールで業務の属人化を解消し、業務効率を向上させる企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善の4原則とは 業務改善を進めるにあたって、「業務改善の4原則（ECRSの4原則）」は重要な考えとなります。以下の4つの視点から、課題を抽出し、的確な改善策を講じていきます。 排除（Eliminate） 業務の目的を洗い出して、ムダな業務を排除します。具体的には、慣例化している会議や、形骸化している報告書などが挙げられます。 結合（Combine） 内容が類似しているのに別々で進めていた業務を一本化します。社内全体で業務を洗い出すと、”複数の部署で類似する業務を実施していた”というケースは少なくありません。 交換（Rearrange） 業務の順序を見直し、必要があれば入れ替えます。ほかにも、作業環境を変えたり、担当者を変更したりするのも効果的です。 簡素化（Simplify） 業務の一部を自動化・パターン化して業務の属人化を解消します。たとえば、マニュアル作成をすることで、社員が一律で業務をこなせるようになります。 これらを「E→C→R→S」の順に実施すると、より効果的に業務改善を実践できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善が上手く進まない・できない理由6選 次に、業務改善が失敗してしまう原因について解説していきます。以下の原因をあらかじめ理解しておくことで、対策がしやすくなります。 （1）経営陣と現場との間に温度差がある 業務改善が上手く進まない理由の一つ目に、業務改善を推し進めようとしている経営陣と、現場で働く社員との間に温度差があることが挙げられます。 業務改善を成功させるためには、実際に業務を改善する現場と経営陣間での密なコミュニケーションが不可欠です。しかし、経営陣の独断で、現場の了解を得ずに既存の業務フローを変更すれば、業務改善が上手く機能しません。 温度差を発生させないためにも、現状のコミュニケーションの方法はスムーズにできているかを見直しましょう。 （2）現場から意見が出にくい雰囲気がある 現場から意見が出にくい雰囲気があれば、業務改善は上手く浸透しません。 担当者が先導となって現場の声をヒアリングし、問題点を改善するフローは業務改善の基本です。しかし、現場の社員が本音で問題点を言いにくい職場環境では、社員の本音が聞けないため、効果的な業務改善は見込めません。 逆に、担当者が業務改善によって得られるメリットを正しく理解し、現場にも浸透させられれば業務改善も上手く進められます。現場からの声を正確に把握できるように、チーム間の横の関係だけではなく、担当者と現場の縦の関係も良好にする必要があるのです。 （3）課題が明確に定まっていない 課題が明確に定まっていなければ、業務改善に取り組んだとしても計画が難航して上手く進みません。 自社が抱える課題を経営陣や担当者が明確にしていないと、現場の社員は業務改善の目的を正しく理解できないのです。そこで、業務内容の「見える化」によって、既存の業務フローを要素分解して、どこに業務を妨げる原因があるかを見極めましょう。 さらに、抽出した課題を解決するため、ゴールから逆算して立てた計画をもとにしながら業務改善を実践することがおすすめです。 （4）業務フローが高頻度で変わる 業務フローが高頻度で変わると、現場の業務改善も難しくなります。 業務フローが頻繁に変更されると、そのたびに時間や人手などの教育コストがかかってしまいます。とくに、計画していた業務フローの改善案と、実施した施策の間に食い違いが発生すると、改善案の修正・再実施が必要となり、大幅に時間を無駄にしてしまいます。 よって何度も業務フローを変更しなくても済むように、計画策定の時点から課題を丁寧に抽出しておくのが大切です。 （5）改善案が現実的ではない 考案した改善案が現実的ではない場合も、業務改善は進みません。 具体例として、自社の「運用コストにかけられる予算」をオーバーしたツールの導入、特定の業務に従事する社員を大幅に減らす、などが挙げられます。このように、現実的ではない改善案は実際の運用にそぐわず、頓挫してしまう場合が多いです。 そのため、予算や現場メンバーのITリテラシー、適材適所への人員配置といった複数の要素を考慮して、業務改善を進める必要があるのです。 （6）導入したツールが課題に合っていない 課題に合わないツールを導入してしまうと、業務改善は実現しません。 ITツールには様々な機能を備えたものがあります。しかし、「有名だから」「多機能だから」という理由だけでツールを導入してしまえば、自社の課題に合わないツールでは社員も必要性を感じられず、ツールが形骸化してしまう恐れがあります。 そのためツールを導入する前に、自社が抱える課題を洗い出し、その課題解決のために必要な機能を備えたツールを選び出すことが重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善を効率的に進めるための対策とは ここでは、業務改善を効率的に行うための対策を紹介します。以下の内容がひとつでも反映されていなかった場合、業務改善が成功する可能性が低くなるので注意しましょう。 全社で業務改善の意識づけをする まず、全社で業務改善にむけて意識づけをしなければ、業務改善は成功しません。 業務改善における現場の協力が得られず、担当者だけが疲弊してしまう事態に陥ってしまい、課題が明確であっても失敗に終わってしまうのです。社員全員で団結して業務改善を実行するためには、適切な「動機付け」が大切なのです。たとえば、以下のような例が挙げられます。 仕事を早く終わらせて帰りたい 業務を効率化して簡単にしたい 非効率な連絡手段をより簡単な方法にしたい このように、社員の現状に対する不満や願望は動機となりえます。業務改善によって、どのように不満が解消されるのかを提示し「業務改善によって享受できるメリット」を社員に理解させましょう。 共有した情報を可視化する 業務自体はもちろん「共有した情報」の可視化も必要です。 メールや電話、チャットツールでは共有した情報が流れてしまったり、所在が不明になったりします。そのため、過去に周知していたとしても実践されず、同じような問題や非効率なサイクルが繰り返されてしまうのです。 そこで、社内外で発生する「フロー情報とストック情報の両方」を可視化できる仕組みづくりが必須です。仕組みが整備できればメッセージで話題が錯綜することなく、誰が閲覧しても蓄積した情報へ簡単にアクセスできるようになるのです。 課題に合ったITツールを導入・運用する ITツールの導入・運用は、業務改善の成功に貢献します。 ただし、多くのITツールから自社の課題に見合ったものを選択しなければ、見込んだ成果を挙げられません。たとえば、以下の要素のあるITツールが業務改善に役立ちます。 社内情報を一元管理できる機能がある 業務改善において、業務効率の向上はとても重要です。そのため、社内情報を一元管理・共有できる体制を整え、業務の属人化を防ぐ必要があります。 厳格なセキュリティ基準を満たしている 情報をITツールで一元化すると、機密情報が漏洩してしまうリスクがあります。そのため、ツールを導入する前に、厳格なセキュリティ基準を満たしているかの確認を忘れないようにしましょう。 初期導入支援がある ツールを導入しても、社内に定着しなければ費用の無駄になってしまいます。そこで、初期導入支援の体制が整ったツールを選ぶと、担当者の負担を最小限に抑えつつ、業務改善を的確な運用サイクルで進められます。 そして、上記3つの条件に当てはまる「ナレカン」のようなITツールを使うと、ツールの導入効果を最大化でき、業務改善も効率的に実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手く進まない業務改善を円滑に進められるツール 以下では、業務改善を成功させるツールを紹介します。 企業が、業務改善をしていくにあたって取り組むべきは、「ムダな作業を取り除くこと」です。とくに、ビジネスでは必要な情報を探すのに多くの時間をかけており、結果、本来進めるべき業務が滞ってしまうケースが少なくありません。 そのため、まずは社内のあらゆる情報を”ナレッジ”として整理し、必要なときに素早く取り出せる環境を整えましょう。ただし、担当者が導入～定着するまで「運用サイクル」を回すのは困難であるため、導入支援のサポートがあるものがおすすめです。 結論、自社が導入すべきは、導入から運用までのサポート体制が整ったナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、専属担当者による「初期導入支援」や「定期的なZoomミーティング」を受けられるので、確実に運用サイクルを回せます。また、「記事」には社内情報を一元管理でき、超高精度な検索機能で必要な情報をすぐに探せるので、”情報を探すムダな時間”をなくせます。 業務改善に向けた運用サイクルを回せられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善を実施すべき背景や上手く進まない理由・対策まとめ これまで、業務改善を実施すべき背景や、上手く進まない理由と対策をご紹介しました。 業務改善の推進は企業と社員双方にメリットがあり、積極的に実施していくべき施策です。とはいえ、改善案が現実的でなかったり、導入したツールが課題に合っていなかったりすると、業務改善は上手くいきません。 つまり、効果的な業務改善を実現するには「課題に合ったITツールの導入」が重要となるのです。しかし、担当者自身が導入～定着するまで「運用サイクル」を回すのは困難であるため、導入支援のサポートがあるものがおすすめです。 したがって、業務のムダをなくすには、導入から運用までのサポート体制が整ったナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で社内ナレッジを一元管理する体制を整え、効果的な業務改善を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

今日では、社内の情報を適切に蓄積し、必要に応じて取り出せるナレッジマネジメントツールの需要が高まっています。たとえば、アメリカで開発され、世界中で活用されている「Guru（グルー）」も、ナレッジマネジメントツールのひとつです。 しかし、「Guruの活用方法がわからず、自社への導入するかどうか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Guruの機能や使い方、料金などを中心にご紹介します。 Guruの機能を把握して、自社での活用をイメージしたい Guruの使い方から料金、注意点まで網羅的に把握し、自社への導入を検討したい Guruよりも簡単にナレッジを活用できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Guruの使い方がわかるうえ、自社で効率的に情報を蓄積する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Guru（グルー）とは1.1 Guruと「ほかのナレッジマネジメントツール」の違い1.2 Guruの機能2 Guru（グルー）の使い方2.1 Google Chromeを拡張する2.2 カードを追加する2.3 コレクションで分類する3 Guru（グルー）の料金体系4 Guru（グルー）の注意点5 【おすすめ】Guru（グルー）の欠点を解消するナレッジ管理ツール5.1 導入〜運用までのサポートが手厚いツール「ナレカン」6 Guru（グルー）の使い方や料金、評判まとめ Guru（グルー）とは 引用：Guruのトップページ Guruとは、他ツールの情報を取り込めるナレッジマネジメントツールです。GoogleやSlackなどをはじめとした多くの外部ツールとの親和性が高く、社内情報を確実に蓄積できます。 Guruと「ほかのナレッジマネジメントツール」の違い Guruは、ほかのナレッジマネジメントツールと比較し、「他ツールとの連携機能」と「AI機能」が優れているのが特徴です。 Guruは、GmailやOutlookなどの電子メールや、Slackのようなチャットツール、Asanaをはじめとしたプロジェクト管理ツールまで幅広く連携できます。そして、設定された特定のソースのなかから、AIアシスタントが信頼性の高い回答を提示します。 また、Guruでは、各ツールに内蔵する情報・ファイルを自前の「カード」にまとめて蓄積することが可能です。また、カードには、AIを活用したライティング機能が組み込まれており、コンテンツの下書きや修正をアシストします。 このように、Guruを活用すると社内情報を効率的に一元管理できるようになるのです。 Guruの機能 Guruのおもな機能として、以下の10つが挙げられます。 詳細 Guru GPT機能 GuruをChatGPTと接続して、社内ナレッジをChatGPTとの会話を通じて瞬時に利用できる トレーニングセンター機能 チームのフィードバックと専門家のレビューに基づいて、メンバーからの質問に対してAIが生成した回答をレビュー・改善できる Slackとの連携機能 Slackと連携すると、Slackのチャンネルでの質問に、Guruが社内コンテンツなどから回答を収集し自動で表示する Microsoft Teamsとの連携 Microsoft Teamsと連携により、メンバーはTeamsから直接Guruを検索し、ワークフローを離れずに必要な情報を見つけられる コンテンツアシスト機能 生成AI機能によってメンバーが作成した文章を洗練させたり、ゼロからコンテンツを作成できる 更新機能 Guruのカードに担当者と更新時限を割り当て、期限が近づくと担当者にリマインドすることで、カードの内容を最新の状態に保てる 重複検出機能 Guru内のナレッジベースを自動でスキャンし、類似性の高いカードにフラグをつけ、重複コンテンツの特定に役立つ 共同編集機能 複数の作成者が同時にGuruカードを編集でき、変更内容はリアルタイムで同期される 公開ワークフロー機能 指定されたGuruユーザーがチーム内で公開するコンテンツの内容とタイミングを管理できる アナウンス機能 最新情報などを社内全体、特定のチームや個人にアナウンスできる 以上のことから、Guruは社内情報の蓄積や連携に特化しているツールだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Guru（グルー）の使い方 ここでは、Guruの主な使い方を解説します。以下の使用方法を押さえ、自社での活用イメージを深めましょう。 Google Chromeを拡張する Google Chromeを拡張すると、Google Chromeで閲覧しているブラウザを離れずにカードの情報を管理できます。 はじめに、ホーム画面から[Team Settings]のページに移動します。 設定画面が表示されたら、以下の画像のように[Apps and integrations]の項目をクリックし、[install extention]を選択してGoogle Web Storeのページに移ります。 移動先のページからGuruのGoogle拡張機能をインストールできるので、[Add to Chrome]をクリックし、[拡張機能を追加]を選択します。 任意のページで、アドレスバーの横にある拡張機能のアイコンをクリックし、Guruが追加されていれば成功です。以下の画像のように、Google Chromeで閲覧中のページから移動せずに、Guruのカード情報を管理できます。 カードを追加する 社内情報を記載するカードを作成します。 はじめに、画面右上にある[+ Create a Card]をクリックし、カードの作成画面に移ります。その際、白紙のカードを作るかテンプレートを作成・使用するかを選択できます。 以下の画面が表示されたら、カードを作成できます。タイトルとノートを加筆すると、右下の[Next step]が選択可能になります。 次の画面では、作成したカードの設定ができます。Collection Settingsでは、カードを分類するコレクションやボード、タグの情報を追加可能です。 さらに、Verifier（カードの管理者）や管理する周期を定めたら、カードへのアクセス権限をほかのメンバーに付与します。アクセスを許可する設定は、上から「チームメンバー全員」「選択したメンバー限定」「パブリックに公開」です。 以上でカードの作成は完了です。[Card Manager]のページに移動し、作成したカードが表示されていれば成功です。 このようにカードの作成は手入力の方法がありますが、他にも「AIライティングアシスタント」や「GuruGPT」でAIを使用した文章の作成・校閲も可能です。 コレクションで分類する Guruは、社内情報が書かれたカードをコレクションごとに分類して管理できます。 まず、[All Collections]に移動し、[+ Create new Collection]をクリックして、コレクションの作成を始めます。 以下の画面がコレクションの作成画面です。コレクション名や所有者などを設定し、[Create Collection]をクリックします。 コレクションには、「ボードグループ」「ボード」があり、カードをボードごとに集約して管理可能です。コレクション内に直接カードを作成したり、別に作成したカードを取り入れたりもできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Guru（グルー）の料金体系 Guruでは、会員登録すると、無料トライアルを30日間利用できます。なお、有料プランにする場合は、以下の2つから選択できます。 オールインワン：$18（年間契約：$15） Guruの基本的な仕組みである「AI検索」「インフラネット」「社内Wki」の利用が可能です。 エンタープライズ：要問合せ/li> オールインワンプランに、プラスして優先的なサポートを受けられます。 なお、ボリュームプライスについては、営業者への問い合わせが必要です。 参照：Guruの料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Guru（グルー）の注意点 Guruを活用する際の注意点は、以下の3つがあります。 アプリが日本語に非対応 Google翻訳を使ってブラウザを日本語で使用可能ですが、アプリ自体の言語を日本語に変更できません。 多機能で操作が難しい Guruには数多くの機能が搭載されているため、操作が複雑な点に注意です。 口コミを参考にできない Guruには現在口コミがないので、導入前に使用感などを確かめることができません。 以上のように、Guruは外国産のツールであり、日本語でのサポートが不十分になる恐れがあります。さらに、ツール内でメンバー間のやりとりができないので、ほかのコミュニケーションツールとの併用が前提になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】Guru（グルー）の欠点を解消するナレッジ管理ツール 以下ではGuruの欠点を解消するナレッジ管理ツールを紹介します。 Guruは、カードごとに社内情報を蓄積し、「連携機能」や「AI機能」を利用して欲しい情報をすぐに検索できるナレッジマネジメントツールです。しかし、多機能で複雑なうえ、海外製品なのでサポート体制に懸念が残ります。 とくに、規模の大きい企業の場合、導入時だけでなく社内に定着するまでに時間がかかるため、導入しても放置されるリスクが高いです。そのため、サポート体制の整ったナレッジマネジメントツールを使いましょう。 結論、自社のナレッジマネジメントには、社内情報を一元管理でき、導入〜運用までのサポートが手厚いナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に、画像・ファイルを含むあらゆる社内情報を集約できるので、必要に”ナレッジ”のみ確実に残せます、また、生成AIを活用した「自然言語検索」が、社内のナレッジを横断して、最適な回答を提示するので、必要な情報がすぐに見つかります。 導入〜運用までのサポートが手厚いツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Guru（グルー）の使い方や料金、評判まとめ これまで、Guruの使い方や料金、評判を中心にご紹介しました。 外部ツールとの連携機能に優れたナレッジマネジメントツールのGuruは、社内情報をカードに素早く取り入れ、チームで簡単に共有できます。さらに生成AIを利用して瞬時に必要な社内ナレッジにアクセスできます。 しかし、多機能で複雑なうえ、海外製品なのでサポート体制が十分ではありません。規模の大きい企業では、ITツールが社内に定着するまでに時間がかかるので、導入しても形骸化してしまうリスクが高いです。 そこで、サポート体制が整ったナレッジマネジメントツールを使いましょう。結論、運用〜導入までのサポートが手厚いナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内ナレッジを業務に有効活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/