【業務効率化】経理書類の保管は義務？おすすめのファイリング方法を紹介！
経理業務では、決算書や仕訳書、現金出納帳など大量の書類を扱います。こうした書類は会社の損益を把握するのに不可欠なので、多くの企業では、紛失を防ぐために「ファイル管理」が求められています。
しかし、昨今では経理業務においても電子化が推奨されており、「経理書類の正しいファイリング方法が分からない」「アナログな管理方法のままで良いのか不安がある」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理書類をファイル管理すべき理由やファイリングの方法を解説します。
- 経理書類のファイリングが煩雑なので、効率的なやり方を知りたい
- 経理書類を適切にファイル管理して、あとから探しやすくしたい
- ファイル管理が誰でも簡単にできる方法を見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、経理書類をファイリングするときのポイントが分かり、正しいファイル管理ができるようになります。
目次
経理書類の保管は義務？
経理書類は、種類によって「保管義務」があるため、担当者は適切に書類管理しなければいけません。具体的には、経理書類は、以下の期間で分けることができます。
| 書類の種類 | 保存期間 | 具体例 |
|---|---|---|
決算関係の書類 |
10年 |
損益計算書、貸借対照表、棚卸表など |
取引に関する帳簿 |
7年 |
仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など |
決算に際して作成された書類 |
7年 |
現金の収受、預貯金の預入、引出のときに作成された取引証憑 |
取引証憑書類 |
7年 |
制空所、注文請負書、契約書、見積書、仕入伝票 |
現金預金取引等関係の書類 |
7年 |
領収証、小切手控、預金通帳、借用証など |
ただし、決算関係書類や取引に関する帳簿に関しては、前々年度分の事業所得および不動産所得の金額が「300万円以下」の場合には、保管期間は5年となります。
また、法人・個人によっても、保管期間に差があるので、書類整理するときは確認を徹底しましょう。
経理書類を効率よくファイリングする方法4選
ここでは、経理書類を効率よくファイリングする方法を4つ解説します。
以下の方法を実践すれば、ファイリングがスムーズにできるだけでなく、あとから目的の書類を見つけやすくなるので必見です。
（1）「保管期間」と「種類」で分ける
まず、ファイリングで大切なのは、書類を「保管期間」と「種類」で分けることです。
経理書類のなかには、借用証書や借入金返済予定表、賃貸借契約書、業務委託契約書など、永久保管が必要なものもあります。一方で、年単位で保存が必要なものの、期間を過ぎれば不要となる書類もあるため、適度に整理していなければ書類は溜まっていくばかりです。
したがって、書類を管理するときは「種類」と「保管期間」で分類し、期間を越えた場合にはまとめて、整理・処分できる体制を整えておきましょう。
（2）インデックス（目次）を活用する
次に、インデックス（目次）を活用することも重要です。
各ファイルにインデックスを活用すれば、わざわざ中身を開かなくてもファイルの内容が分かります。そのため、情報を探し出す時間を減らせるのです。
また、必要に応じて項目数や並び順を調整したり、カテゴリ別に色分けしたりすると、視認性が高まるのでおすすめです。
（3）ファイルを増やしすぎない
次に、ファイルを増やしすぎないことも、ファイリングのコツです。
ファイルの数が必要以上に多ければ、目的の情報がどこにあるか分からなくなったり、新しく管理スペースを確保したりする手間がかかります。また、書類の紛失リスクも高まってしまうのです。
したがって、「保存すべき書類・不要な書類」を的確に判断して、ファイルを増やしすぎないようにしましょう。
（4）ITツールを活用する
最後に、ファイリングを最も効率化する方法として、ITツールが挙げられます。
ITツールを使えば、そもそも「書類をファイリングする手間」がかからず、業務負担が大幅に解消します。また、多くのITツールには”検索機能”が備わっており、キーワードを入力するだけで、目的の資料へたどり着けるのです。
ただし、”有名だから”という理由だけで多機能なツールを選定すると、社員によっては使いこなせない恐れもあるため注意です。一方、「ナレカン」のようなツールは、個人の検索スキルを問わず情報にアクセスできるので、情報を見つけるのに時間がかかりません。
【担当者必見】経理書類のファイル管理が最も簡単にできるITツール
以下では、経理書類のファイル管理が最も簡単にできるITツールをご紹介します。
経理書類を分かりやすく管理するには、各書類をカテゴリごとにファイリングする必要があります。しかし、手作業でのファイル管理では多大な時間がかかってしまうため、管理の負担を大きく省ける「ITツール」を利用しましょう。
ITツールがあれば、そもそもファイリングする必要がないうえに、保管場所も不要です。ただし、検索機能に優れていないと、膨大な量から目的の情報を見つけるのに苦労してしまい、せっかくのITツールの導入も台無しになってしまいます。
結論、経理書類を含む社内の書類管理には、テキストやファイルなどのあらゆる情報を一元管理でき、必要な情報をすぐに取り出せるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、「記事」に種類データを添付して管理し、カテゴリごとに「フォルダ」を分けて整理すれば、書類の長期的な保管先として最適です。また、添付ファイルや画像内のテキスト文字から検索も可能なので、経理書類の管理を最適化でき、業務をスムーズに進められます。
情報を一元管理し、情報へのアクセスを最適化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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経理書類をファイル管理すべき理由やファイリングの方法まとめ
ここまで、経理書類をファイル管理すべき理由や、効率的なファイリング方法を中心に解説しました。
経理書類は自社の損益を把握するうえで不可欠なので、適切にファイル管理して紛失を防がなければなりません。また、業務量の多い経理では、ファイリングの工数そのものを解消する”ITツール”を使うのが得策です。
ただし、ファイリングした書類情報が多くなると見つけ出したいデータを探すのが難しく、時間もかかってしまうため、「検索機能に優れているツール」を選びましょう。
つまり、経理書類のファイル管理に最適なのは、社内情報を一元管理してフォルダごとに分かりやすく整理でき、目的の情報へ即時にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でファイリングの手間を省き、経理書類をストレスなく管理しましょう。
