反復作業・定型業務を効率化するコツとは？メリット・デメリットも解説
業界・職種問わず、日々繰り返される作業は多々あります。これらに該当する”反復作業”や”定型業務”は、効率化する余地があり、実現できれば組織全体の生産性が上がるというメリットがあるのです。
しかし、中には「反復作業・定型業務を効率化したいがやり方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、反復作業・定型業務を効率化するコツやメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 反復作業・定型業務を効率化する方法を理解したい
- 反復作業・定型業務に向いている人の特徴を把握したい
- 反復作業・定型業務の効率化に役立つツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、反復作業や定型業務を効率化するコツが分かるだけでなく、効率化に貢献するおすすめのツールまで見つかります。
目次
反復作業・定型業務とは
反復作業・定型業務とは、どちらも繰り返しおこなわれる定型化した業務のことを指します。
一度作業フローが確立すると、それを見直さずに「何となく」で続けてしまう場合が多くあります。しかし、反復作業や定型業務の無駄な工数を削減できれば、他の業務に時間や人員を充てることができ、最終的に生産性の向上が期待できるのです。
そのため、反復作業・定型業務は優先的に見直しを実施し、業務効率化を図りましょう。
反復作業・定型業務が向いている人の特長
反復作業や定型業務は、決まった順序で作業を繰り返すため、変化が少なく、自分のペースで仕事に取り組むことができるという特徴があります。
そのため、自分のペースで黙々と作業を進めるのが好きな人に向いていると言えます。また、黙々と作業するのが好きで「より早く正確にこなすにはどうしたらよいか」と改善し続けることにやりがいを見出せる人にもおすすめです。
一方、仕事に変化や刺激を求める人の場合、作業に慣れることで「飽きた」と感じやすく不向きだと言えます。
反復作業・定型業務を効率化する4つのコツ
以下では、反復作業・定型業務を効率化する4つのコツをご紹介します。反復作業や定型業務を見直したい方や業務効率化を目指す方は必見です。
（1）作業フローを見直す
1つ目のコツとして、作業フローの見直しがあります。
まずは、チーム全体で作業の流れを見直すことで、不必要な作業を洗い出して省いていきます。たとえば、「細分化しすぎている作業」や「ひとつの工程に多くの人員を割いている作業」などは、不要なリソースが割かれている傾向にあります。
以上のように、作業フローを整備することで業務が簡略化されるため、ほかの業務にリソースを割けるようになります。
（2）マニュアルを整備する
2つ目に、マニュアルの整備をして従業員同士でノウハウを共有させましょう。
複雑な作業を反復作業にしている場合、各人でオリジナルのノウハウで作業をしているため、他の人への引き継ぎができず、作業の属人化を引き起こします。そのため、マニュアルの整備をしてノウハウを統一させると、作業の属人化が防げるだけでなく全員がより良い手法で作業を進めることができます。
また、作業の効率化には、必要なマニュアルをすぐに探し出せるような体制を整えておくことも重要です。
（3）反復作業をToDoリスト化する
3つ目のコツとして、反復作業のToDoリスト化があります。
自分が実施すべき反復作業を洗い出し、ToDoリストを作成します。ToDoリストには、各タスクの横にチェックボックスを設けるシンプルなものや、進捗状況が共有しやすいように、担当者と期限を明記する欄を追加したものなどがあります。
やるべきタスクや進捗状況がひと目で分かるため、タスクの抜け漏れを防ぐと同時に、反復作業へのモチベーションを保つことができるのです。
（4）手作業を減らす
テンプレートやITツールを活用して、手作業を減らすことも業務効率化につながります。
たとえば、頻度の多い”報告書”や”日報”、”マニュアル”を作成するのに、テンプレートを活用すれば、都度体裁を整える必要がありません。さらに、それらの書類をITツールを活用してデジタル化することで、作成・管理・共有の手間を一気に省けます。
とくに、書類作成などは誰もが反復する業務になるため、改善することで組織全体の生産性を向上できます。ただし、テンプレートに関しては、バラバラに管理すると必要なときにすぐに取り出せないうえ、複雑なITツールは社内に浸透しないので注意が必要です。
たとえば、なら、あらゆるテンプレートを一元管理でき、使用する時にボタン1つで呼び起こせるので、作業の効率化に大きく貢献します。
反復作業・定型業務のメリット・デメリット
以下では、反復作業・定型業務のメリット・デメリットについて解説しています。以下の内容を理解した上で、業務に臨みましょう。
反復作業・定型業務のメリット
反復作業や定型業務のメリットは、組織の生産性を上げられることにあります。
作業を繰り返しおこなう中で自然と作業手順に習熟し、処理スピードが上がるだけでなく、ミスも減少します。そして、業務全体の品質も一定に保つことが可能です。
このように、単調に見える反復作業や定型業務も、組織の生産性に大きく関わるのです。
反復作業・定型業務のデメリット
反復作業や定型業務のデメリットは、同じ作業の繰り返しによりモチベーションが低下するという懸念点があることです。
その対策としては、「小さな目標を立てる」「ToDoリストを活用する」など、自分の行動を可視化し達成感を得る工夫が有効です。さらに、単調な作業に新しい視点を加えると思考の固定化の防止にもつながります。
このように、反復業務・定型業務においても自分なりの工夫を取り入れることで、モチベーションを維持しながら取り組めるのです。
【必見】反復作業・定型業務の効率化に貢献するツール
以下では、反復作業や定型業務の効率化に貢献するツールを紹介します。
反復作業を効率化するには「テンプレートやマニュアルの効果的な活用」が効果的です。テンプレートを利用すれば、データ入力や文書作成の工数を減らせるうえ、作業手順をマニュアル化しておけば、誰でも同じ品質やスピード感で進められるため、担当者が不在でも業務が滞りません。
しかし、必要なテンプレートやマニュアルを探すのに時間がかかってしまうと、かえって効率が悪くなってしまいます。そこで、必要な情報がすぐに見つけられるように、検索機能が優れたツールを選びましょう。
結論、反復作業の効率化には、あらゆるテンプレートやマニュアルを一元管理でき、必要な時にすぐに探せるツールが最適です。
ナレカンの「記事」を活用すれば、ボタン1つでテンプレートを呼び起こせるので報告書などの書類作成を効率化でき、テキストや画像を用いればマニュアル作成にも使えます。さらにAIを用いた「自然言語検索」で必要な情報を瞬時に見つけられるのです。
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反復作業・定型業務の概要と業務効率化のコツまとめ
これまで、反復作業・定型業務の概要と業務効率化のコツを中心にご紹介しました。
反復作業や定型業務には向き不向きがありますが、どの業種にも存在します。そして、工夫して効率化すれば組織の生産性が上がるというメリットもあるのです。
そこで、テンプレートやマニュアルを活用して反復作業・定型業務を効率化しましょう。ただし、必要なテンプレートやマニュアルを探すのに時間がかかってしまうと、かえって効率が悪化するため、注意が必要です。
結論、反復作業や定型業務の効率化に有効なのは、あらゆるマニュアルやテンプレートを一元管理でき、超高精度検索ですぐに探せるツール「ナレカン」一択です。
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