ナレッジマネジメント
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紙ベースで業務を進めていると、用紙を印刷・保管する手間がかかったり、必要な情報を見つけるまでに時間がかかったりして非効率です。そこで、情報管理を電子化すると、余計なコストを削減して、社内の情報管理を徹底できます。 しかし、「紙ベースの情報管理を電子化する具体的なイメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介します。 紙ベースから情報を電子化するメリットを明確にしたい 情報管理の電子化が進まない理由を把握して対策したい 非効率な紙ベースでの管理から脱却するのに最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、紙ベースの情報管理を電子化する手順が分かり、効率的に業務を遂行できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 紙ベースとは1.1 紙ベースの意味1.2 「紙ベース」と「紙媒体」の違い1.3 紙ベースで情報管理するメリット・デメリット2 紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットとは2.1 （1）紙を印刷・保管するコストを削減できる2.2 （2）必要な情報へすぐにアクセスできる2.3 （3）情報を安全に管理できる3 紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順とは4 紙ベースの情報管理の電子化が進まない3つの理由とは4.1 （1）導入コストがかかるから4.2 （2）業務手順の変更に抵抗があるから4.3 （3）上層部の問題意識が低いから5 【必見】情報管理の電子化に最適なツール5.1 徹底したサポート体制のもとスムーズに電子化できるツール「ナレカン」6 紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順まとめ 紙ベースとは ここでは、「紙ベース」の意味やメリット・デメリットをご紹介します。「紙ベース」の概要を押さえたうえで、紙ベースからの脱却を進めたい方は必見です。 紙ベースの意味 「紙ベース」とは、情報を紙媒体に記録・印刷して管理している状態を意味します。 紙ベースでは「印刷した書類を修正できない」「書類を配布する手間がかかる」ため、情報をスムーズに管理・共有できません。また、膨大な書類の中から必要な項目を探し出したり、都度ファイルを開いたりする手間がかかります。 したがって、紙ベースの情報管理を電子化すれば、無駄なコストを削減して、業務をストレスなく進められるようになります。 「紙ベース」と「紙媒体」の違い 「紙ベース」は、紙を使って管理や記録をする方法を指し、「紙媒体」は情報を伝達する媒体としての紙そのものを指すという違いがあります。 「紙ベース」と「紙媒体」の使い分けの具体例は以下の通りです。 例1：紙で提出する ❌紙ベースで提出する ⭕️紙媒体で提出する 例2：紙中心の業務を電子化する ⭕️紙ベースの業務を電子化する ❌紙媒体の業務を電子化する このように、紙ベースは紙を使った業務の方法を表し、紙媒体は紙自体を示すという点で異なります。似て非なるものなので、しっかり使い分けましょう。 紙ベースで情報管理するメリット・デメリット 以下の表は、紙ベースで情報管理するメリット・デメリットをまとめたものです。 メリット デメリット ・視認性が高い ・信頼性が高い ・紙素材を活かした表現ができる ・記憶に残りやすい・管理コストがかかる ・情報の共有に手間がかかる ・情報を見つけづらい ・情報漏えいのリスクがある 以上のように、紙の良さはあるものの、情報の管理・共有においては懸念が残ります。そこで、気軽に情報の整理・共有ができる「ナレカン」のようなツールで、ペーバーレス化すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットとは ここでは、紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットについて解説します。以下のような恩恵が得られることを把握した上で電子化を進めましょう。 （1）紙を印刷・保管するコストを削減できる メリットとして、紙を印刷・保管するコストを削減できる点が挙げられます。 紙ベースで情報を管理していると、書類を紙に印刷・配布するコストがかかります。また、膨大な書類を保管するスペースも確保しなければなりません。 そこで、情報管理を電子化すれば、紙を印刷・保管するコストを削減して、オフィススペースを有効活用できるようになります。 （2）必要な情報へすぐにアクセスできる 必要な情報へすぐにアクセスできる点も、紙ベースのデータ保管を電子化するメリットのひとつです。 情報管理を電子化すれば「キーワード」や「ファイル名」などで検索できるので、必要なデータをすぐに探し出せます。そのため、書類を探す時間を削減して、業務の停滞を防止できるのです。 したがって、紙ベースでの管理から電子化に移行すると、情報の検索性を向上させて、スピーディーに業務を進められます。 （3）情報を安全に管理できる 紙ベースによる管理を電子化すると、情報を安全に管理できるメリットがあります。 紙ベースでは、書庫の鍵さえあれば、誰でも書類の持ち出しができるため、紛失や情報漏えいのリスクが高まります。また、紙の経年劣化で読みづらくなり、情報が消失してしまう恐れもあるのです。 そこで、フォルダごとにアクセス権限を設定して情報を保護できる「ナレカン」のようなITツールを用いると、劣化や情報漏えいの心配をなくせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順とは ここでは、紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順について解説します。具体的な手順は以下の通りです。 ステップ1｜電子化する文書を選ぶ まず、電子化する文書を選びます。 現場社員とのヒアリングを実施して「作業にミスが発生している」「情報へのアクセスに手間がかかっている」業務の文書から、優先的に電子化を進めましょう。 ステップ2｜データの解像度・形式を決める 次に、データの解像度・形式を決めます。 解像度が高すぎるとデータ量が大きくなり、低すぎると見づらくなるので、適切な解像度を設定しましょう。また、ファイル形式を「文字情報を保持できるPDF」または「jpgやpngなどの画像ファイル」などから選択します。 ステップ3｜データの保管場所を決める 解像度・形式を選択したら、データの保管場所を決めましょう。具体的な保管場所は以下の通りです。 外付けハードディスク（HDD） 自社サーバー オンラインストレージ とくに、オンラインストレージを利用すると、インターネット上にデータを一元管理できるので、情報共有の手間を削減して、いつでもどこからでも必要な情報へアクセス可能です。 ステップ4｜文書をスキャンする 最後に、文書をスキャンします。 コピー機のスキャナー機能を使ったり、スマホのカメラで撮影したりして、文書をスキャンしましょう。また、大量の文書を短期間で電子化する場合は、外部の業者に委託することも手法のひとつです。 以上より、紙ベースの情報管理を電子化するときは「あらかじめデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておく」「計画的に実施する」ことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理の電子化が進まない3つの理由とは ここでは、紙ベースによる管理から電子化が進まない3つの理由について解説します。対処法も併せてご紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）導入コストがかかるから 1つ目の理由には、導入コストがかかる点が挙げられます。 情報管理を電子化すると、機器やツールを導入する金銭的コストだけでなく「機器の操作方法を周知する」「情報セキュリティ教育を実施する」ための時間的・人的コストが発生します。 そのため、導入コストがボトルネック（取り組みが進まない要因のこと）となって、電子化が浸透しない場合があります。そこで、長期的な視点で、情報管理を電子化する目的・メリットを周知したり、「IT導入補助金」などの補助金制度を活用したりしましょう。 （2）業務手順の変更に抵抗があるから 2つ目に、業務手順の変更に抵抗があることも、電子化が進まない理由のひとつです。 たとえば、承認が必要な業務を急に電子化してしまうと、「承認に印鑑がないと不安」といった心理的な抵抗感が生まれてしまいます。そのため、アナログに慣れている社員の中で電子化の取り組みを忌避する人が出るのです。 そこで、印鑑をもらう代わりに「承認フロー機能」を搭載した「ナレカン」のようなツールを用いれば、業務プロセスの変更を最小限に抑えられます。結果、ツール導入後も戸惑うことなく、いつも通りの手順で仕事ができるのです。 （3）上層部の問題意識が低いから 3つ目に上層部の問題意識が低いと、電子化が進みません。 近年、DXやペーパーレス化がよく取り上げられ、多くの人が存在を認識している一方で、実際に取り組みを始めている企業は少ないのが現状です。理由としては、紙ベースでも問題なく日常業務が遂行できてしまい、電子化の優先順位が低いためです。 しかし、電子化を実現した企業とそうでない企業では将来的に大きな差がつきます。そのため、会社の上層部が、現状への問題意識を持って改革を進めることが、企業間競争で生き残るために不可欠なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】情報管理の電子化に最適なツール 以下では、情報管理の電子化に最適なツールをご紹介します。 紙ベースで社内情報を管理すると、管理コストや共有の手間がかかります。かといって、電子化を推進しようとすると、導入に大きな負担がかかったり、アナログな方法に慣れている社員は強い抵抗感を示したりと、思うように電子化が進まないことがあります。 そこで、「業務プロセスを大幅に変えずに自然と電子化を進められるツール」を導入すれば、社員の心理的抵抗を抑えることができます。また、導入時の負荷を減らすため、充実したサポート体制があるものが望ましいです。 結論として、自社が導入すべきなのは、丁寧な導入支援制度があり、社内でも受け入れられやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、初期導入支援や既存データの移行支援が受けられるため、導入後すぐに運用に乗せることが可能です。また、従来の、印鑑で複数人に承認をもらうフローをツール内で実行できるため、業務プロセスを変えずに効率化が実現するのです。 徹底したサポート体制のもとスムーズに電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順まとめ これまで、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介しました。 紙ベースの管理を電子化すると、余計なコストを削減できるうえ、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。また、情報管理を電子化するときは、文書をスキャンする前にデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておきましょう。 ただし、「業務手順の変更」や「セキュリティ」に不安があると、情報管理の電子化が進みません。そこで、「業務プロセスの変更が少なく、誰でも安心して情報管理ができるツール」があると便利です。 したがって、情報管理を電子化するには、すべての社員が安心して使えるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、紙ベースの情報管理を電子化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

チームに進むべき方向性を示し、メンバーをまとめあげるチームマネジメントは、チームとして大きな目標を達成するうえで不可欠です。 しかし、「チームマネジメントがうまくいかず、業務に支障がでている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、チームマネジメントにおける大切なポイントや求められるスキル、成功している企業事例を中心にご紹介します。 チームマネジメントを成功させるポイントが知りたい チームマネジメントに必要なスキルを把握したい チームの情報を一元管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、チームマネジメントの実践的な手法がわかり、適切にチームを統率して業務を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 チームマネジメントとは2 チームマネジメントが求められる理由2.1 人材の流動化への対策2.2 働き方改革の実現3 【失敗しない】チームマネジメントで大切なこと3選3.1 （1）目標の明確化3.2 （2）コミュニケーションの活性化3.3 （3）適切な情報管理4 【必見】チームマネジメントに役立つおすすめのITツール4.1 あらゆる情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5 チームマネジメントに必要なスキル6 チームマネジメントに成功している企業事例6.1 Fringe株式会社6.2 株式会社JAM6.3 株式会社フリークアウト7 失敗しないチームマネジメント手法のまとめ チームマネジメントとは チームマネジメントとは、企業やチームの目標達成のために、チームメンバーを管理するプロセス・手法のことです。 個人では実現できない大きな目標を達成することが、チームの存在意義となります。そのため、リーダーは単にメンバーを管理するのではなく、いかに一人一人が能力を発揮できる環境を整え、チーム全体の生産性を高められるかを考えて統率しなければなりません。 ただし、リーダーが一方的に指示を出すだけでは、メンバーの主体性が失われ、生産性を高めることはできません。したがって、一人一人が自発的に動ける環境を構築することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ チームマネジメントが求められる理由 ここでは、チームマネジメントをするべき2つの理由を解説します。以下の内容は、業界業種を問わずあてはまるので、担当者はチームマネジメント推進のためにも必ず把握しておきましょう。 人材の流動化への対策 チームマネジメントをするべき1つ目の理由は、人材の流動化への対策です。 従来の日本の雇用制度は、年功序列・終身雇用を前提とした「メンバーシップ型雇用」が一般的でした。しかし、若年層の労働人口減少に伴い、実際の業務にマッチした人材を採用する「ジョブ型雇用」が台頭し、人材の流動化が進んでいるのです。 ジョブ型雇用では、年齢や経歴を問わない多様な人材が採用されるため、個々の能力を最大限発揮できるよう支援する必要があります。同時に、従業員の離職リスクも高まるため、チームマネジメントを通じて信頼関係を築き、帰属意識を保つことが重要です。 働き方改革の実現 チームマネジメントをするべき2つ目の理由は、残業削減や多様な働き方の受け入れといった、働き方改革の実現です。 働き方改革では、勤務時間の短縮に伴い業務効率を向上しなければなりません。たとえば、「フレキシブルタイム制」の導入によりメンバーの勤務時間が異なる企業では、職場にいないメンバーとの円滑な情報共有が必要です。 ほかにも、残業削減に向けては、チームでの「タスク管理」やITツールによる情報のデジタル化といった手法が挙げられます。多様な働き方が推進されている中、適切なチームマネジメントによって社内の情報管理をしなければ、業務が停滞してしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】チームマネジメントで大切なこと3選 ここでは、チームマネジメントをする上で大切なことを3つ解説します。チームマネジメントに成功している企業は、以下のポイントを押さえているのです。 （1）目標の明確化 チームマネジメントで大切なポイントの1つ目は、目標の明確化です。 チームとして仕事をするうえで、目標が曖昧なまま進めるとメンバー間で意識に差が生じ、認識齟齬による業務ミスも起こりやすくなってしまいます。また、メンバーの業務に対するモチベーションが低下するリスクもあるのです。 メンバー全員が目標に向かって主体的に行動するためには、目標を定量的に示し、全体で共有することが不可欠です。チームで目指す「状態」が可視化されると、メンバーの業務が明確になり、マネジメントもしやすくなります。 （2）コミュニケーションの活性化 チームマネジメントで大切なポイントの2つ目は、コミュニケーションの活性化です。 メンバーとの信頼関係が築けていなければ、業務でトラブルが生じても相談しづらくなり、報連相が遅れる原因となります。また、設定した目標に納得して取り組んでもらうためにも、意見を出しやすい環境を整えることが重要です。 そのため、定期的な面談を通じてメンバーのモチベーションを把握したり、日ごろから積極的に会話したりして、信頼関係を築きましょう。また、「ナレカン」などのITツールを活用すると、非同期での情報共有ができ、効率的にコミュニケーションがとれます。 （3）適切な情報管理 チームマネジメントで大切なポイントの3つ目は、適切な情報管理です。 プロジェクトのスケジュールや予算などの定量的な情報に加え、メンバーの進捗に影響するモチベーションやチームの雰囲気など、定性的な情報の適切な管理もチームマネジメントに求められます。 ただし、すべての情報を紙やExcelで管理すると、共有するのに手間がかかるうえ、情報が増えるにつれ管理が面倒になります。そのため、情報をみやすく整理でき、ツール内でメンバーへの共有も容易にできるITツールを用いる企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】チームマネジメントに役立つおすすめのITツール 以下では、チームマネジメントに役立つおすすめのITツールをご紹介します。 チームマネジメントを成功させるには、プロジェクト目標や各メンバーの進捗など、業務に関する情報を正しく共有・管理する必要があります。しかし、紙やExcelでの管理では「情報を共有しづらい」「どこに保存したかわからない」といった問題が生じるのです。 したがって、「情報管理ツール」を導入し、業務に関する情報を1か所にまとめて管理しましょう。ただし、検索機能が不十分なツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかり、蓄積している情報を十分に活用できません。 結論、自社のチームマネジメントには、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、業務に関する情報をテキストやファイル形式で簡単に記録し、社内メンバーへスムーズに共有できます。さらに、ファイル内検索を含む高精度の「キーワード検索」により、情報を効率的に活用できる仕組みが整うのです。 あらゆる情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ チームマネジメントに必要なスキル ここでは、チームマネジメントに必要な5つのスキルをご紹介します。以下のスキルを身につけ、チームマネジメントを成功させましょう。 目標設定力 チーム全体の目標を具体的な行動レベルに落とし込み、メンバーに適切に伝えます。 タスク・スケジュール管理力 長期的なスケジュールだけでなく、短期的な計画も作成し、メンバーが個々のタスクを着実に処理できているかを管理します。 コミュニケーション力 メンバーとのコミュニケーションを通じて個々の能力や状況を把握し、信頼関係を築くことで円滑に業務を進めます。 コーチング力 メンバーの能力や特性を理解し、長所を伸ばしつつ、苦手な分野を改善できるように指導します。 フィードバックスキル メンバーの業務や行動に対して客観的な視点からフィードバックを実施し、課題や改善策を明確に示すことで成長を促します。 以上のように、チームマネジメントには多くのスキルが求められます。一人一人の能力を引き出すサポートをすることで、適切なチームマネジメントが実現可能です。 チームマネジメントに成功している企業事例 ここでは、チームマネジメントに成功している3つの企業事例をご紹介します。以下の事例から、自社のマネジメント方針の参考にしましょう。 Fringe株式会社 引用：Unipos株式会社のホームページ インターネット広告事業を展開するFringe（現Unipos）株式会社は、従業員全員がお互いに「ピアボーナス（成果給）」を送りあえる仕組みを活用し、コミュニケーションを活性化させ、3年間の離職者0を達成しました。 2013年に独立したFringeは4年間で社員数が30名から130名に急増し、マネジメントが追い付かず、定量的な成果を出す営業とそうでないエンジニアの間で溝が生まれてしまいました。 そこで、従業員が賞賛に値する行動をした人に換金可能なポイントを送れるシステムを導入しました。この制度を導入したことで、数字で表れない成果も可視化され、従業員が適切に評価されるようになったのです。 参考：賞賛と評価の可視化がカギ！マネジメント層を成長させる「人が辞めない」組織作りとは　-　SELECK 株式会社JAM 引用：株式会社JAMのホームページ ベンチャー企業の採用・組織作りの支援に特化した株式会社JAMは、強い組織を作るうえで、現場に最も近い「ファーストラインマネージャー」の強化を重視しています。 JAMは人材採用において「スキル」「価値観」の2つの判断軸があるとしました。そこで、「価値観」を重視した場合、不足しているスキルを補うために研修体制を整備するのではなく、人材に最も影響を及ぼすマネージャーの強化を最優先にしたのです。 さらに、企業の方針を疑問視する人材をマネジメントするにはマネージャーを通して組織の「軸」を共有し、経営者の考えを伝えるのが必要だとしました。そこで、マネージャーに経営者としての目線を提供したことで、マネジメント能力の向上に成功しています。 参考：「この人は採らない」からはじまる面接？ベンチャー企業の採用・組織作りの極意　-　SELECK 株式会社フリークアウト 引用：株式会社フリークアウトのホームページ アドテクノロジーを開発・展開する株式会社フリークアウトは、全員が専門領域を持つようなマネジメントを行っています。 新しく入ったメンバーは事業領域の中で関心がある分野に「ピン立て」し、その分野の知見を深めます。すると、メンバーは特定の分野において誰よりも詳しくなり、お互いに質問し合う状況が生まれました。 このように「誰もが頼られる」チームを作ったことで、メンバーのモチベーションが向上しただけでなく、コミュニケーションが深まり信頼関係が厚くなったのです。 参考：「悪人の集団」から「誰もが頼られる組織」へ。フリークアウトのマネジメント体制とは　-　SELECK 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しないチームマネジメント手法のまとめ これまで、チームマネジメントのポイントや企業事例を中心にご紹介しました。 チームマネジメントでは、目標を明確化してメンバーとコミュニケーションを取りながら、適切に情報を管理することが重要です。今日では、多くの企業が情報共有の効率化に向けて、紙やExcelでの管理からITツールを活用した情報のデジタル化を進めています。 ただし、チームマネジメントでは膨大な情報を扱うため、情報へのアクセス性が悪いツールを使うと「どこに何の情報があるかわからない」という問題が生じます。そのため、「高精度の検索機能があるか」を基準にツールを選定しましょう。 結論、自社が導入すべきツールは、社内のあらゆる情報を見やすく管理し、ヒット率100％の検索機能で必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し効率的なチームマネジメントを実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

カンファレンスとは、企業や業界の関係者が集まり、特定のテーマや課題について情報共有・意見交換を行うための会議やイベントのことです。さまざまな業界で用いられる言葉ですが、その概要や意義は業界ごとに異なっています。 しかし、なかには「カンファレンスの概要や定義がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、カンファレンスの概要やポイントを中心にご紹介します。 カンファレンスの定義や意味を知りたい イベントや会議形式の違いを理解したい 会議やカンファレンスの内容を適切に残せるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、カンファレンスの概要が分かるだけでなく、カンファレンスや会議の内容を記録するのにおすすめのツールまで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 カンファレンスとは1.1 ミーティングとの違い1.2 ディスカッションとの違い1.3 シンポジウムとの違い2 カンファレンスの目的3 業界ごとの「カンファレンス」の違い3.1 ビジネス分野でのカンファレンス3.2 学術分野でのカンファレンス3.3 医療・介護分野でのカンファレンス4 カンファレンスの運営を成功させるカギ4.1 （1）きちんと計画を立てる4.2 （2）トラブルに備える5 カンファレンスの効果を最大化するコツ5.1 カンファレンスの記録を“ナレッジ”に変換するツール「ナレカン」6 カンファレンスの概要やポイントまとめ カンファレンスとは カンファレンスとは、英語で「会議」や「話し合い」を意味します。業界ごとにその細かな意味合いは異なりますが、さまざまな場面で広く使われています。 以下では、似た言葉である「ミーティング」「ディスカッション」「シンポジウム」との違いについて解説していきます。 ミーティングとの違い ビジネスにおけるカンファレンスとミーティングの違いは、開催される規模の大きさにあります。 カンファレンスは、数万人規模での開催が多く、ミーティングよりも重要なテーマについて話し合いがされます。 一方、ミーティングはほとんど少人数での開催が多く、意思決定をするのが目的です。 ディスカッションとの違い ディスカッションは「討論」を指し、少人数で特定のテーマに対して意見を出して話し合うことを目的としています。 それに対してカンファレンスは、現状報告や今後の方針についての話し合いなど、広義に情報共有をするという目的があり、規模も大きくなります。 そのため、ディスカッションとカンファレンスは、意味合いについては重なる部分があるものの、規模や目的が異なっているのです。 シンポジウムとの違い シンポジウムの目的が「専門知識や意見の交換」であるのに対し、カンファレンスは、「幅広い情報を交換すること」が目的です。 シンポジウムとは、専門的なテーマについて複数の有識者が講演や討論し、知見を深めるための公開討論会のようなイベントです。語源はギリシャ語の「symposion（＝共に飲みながら語る）」から来ています。 そのため、シンポジウムの主催は専門機関や研究機関が担う場合が多くなっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カンファレンスの目的 カンファレンスの目的は、場面によっても異なりますが、おもに以下の3つが挙げられます。 情報共有 1つ目は、各企業・団体の最新技術や取り組みに関する情報共有です。自社の戦略や製品開発に活かせるヒントが得られる点がメリットです。 人脈形成 2つ目は、人脈形成です。カンファレンスでは、異業種・同業種問わず、さまざまな立場の人と接点を持てるので登壇者や企業担当者と直接話せる機会があり、将来的な連携や採用にもつながるメリットがあります。 企業・サービスのブランディング 3つ目は、企業・サービスのブランディングです。カンファレンスに参加することで自社の知名度を向上できるほか、リード獲得や信頼関係の構築にも効果的です。 いずれにしても、得られた情報はもちろん、カンファレンス運営・参加のノウハウを記録しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業界ごとの「カンファレンス」の違い 以下では、業界ごとのカンファレンスの違いについて紹介しています。業界によって意義や目的が異なるため、必見です。 ビジネス分野でのカンファレンス ビジネスにおけるカンファレンスは「大規模な会議」を指します。 通常のミーティングよりも重要な事項について話し合うオフィシャルな会議を指し、経営戦略、DX、働き方改革など幅広いトピックで開催されるのが一般的です。 また、オープンイベント型で業界関係者全体や一般参加者を対象に、広く発信・集客を目的とする場合もあります。 学術分野でのカンファレンス 学問などの学術分野において、同じ分野を研究する複数の専門家によって開かれる集まりをカンファレンスと呼びます。 「学会」という表現の場合、学術研究をする団体と研究発表会の両方のニュアンスを含む一方、学術分野でのカンファレンスは、研究発表会のみを意味します。 このようなカンファレンスでは、特定の分野に関する知見を共有したり、意見を交換したりできるのです。 医療・介護分野でのカンファレンス 医療・介護現場では「ケアカンファレンス」といいます。 ケアカンファレンスによって、患者や利用者に向けたサービスの質を向上させることが目的です。たとえば、医療期間のスタッフが共同で患者の状況を話し合い、課題を解決し、よりよいアプローチができるよう模索します。 また、看護学生の勉強会である「看護学生カンファレンス」や医療スタッフが患者の情報を共有する「病棟カンファレンス」、患者が亡くなったあとに今後のケアの質向上のために実施される「デスカンファレンス」など、さまざまなカンファレンスが実施されているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カンファレンスの運営を成功させるカギ 以下では、カンファレンスの運営を成功させるカギについて解説します。カンファレンスの主催をする場合は、以下を参考にしましょう。 （1）きちんと計画を立てる まずは、カンファレンスの計画をきちんと設計しましょう。具体的な手順は以下です。 目的・コンセプトの明確化 「誰に向けたイベントか」「何を伝えたいか」を設定し、申込数や参加率などの成果目標を定めます。 予算設計・役割分担 会場費や登壇費など必要な経費を算出し、カンファレンス運営の役割分担を決めます。 コンテンツ設計・プログラム作成 「講演」「パネルディスカッション」「ワークショップ」など、どのような内容にするか検討します。また、オンライン・オフライン開催など開催方法も決定します。 集客・広報活動 プレスリリースを打ったり、SNSで広報活動したりして、来場者を集めます。 以上の手順で計画的に準備を進めると、カンファレンスの運営がスムーズになります。 （2）トラブルに備える 次に、よくあるトラブルを想定し、対応策を練っておかなくてはなりません。 カンファレンスは開催規模が大きいため、機材トラブルや参加者からのクレームなどが大きなトラブルを引き起こす恐れがあります。そのため、トラブル報告の方法をあらかじめ共有したり、クレーム対応マニュアルを作成したりしておきましょう。 たとえば、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールで運営ノウハウやマニュアルを共有しておくと、いざというときに全員が落ち着いて動けるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カンファレンスの効果を最大化するコツ 以下では、カンファレンスの効果を最大化するコツを解説します。 カンファレンスは、業界の事業事例や専門家の知見に触れられる絶好の機会です。しかし、参加者個人の学びにとどまってしまい、「社内に還元されないまま終わる」ケースも少なくありません。 とくに、個人のインプットを全社レベルの知見に変えるには、学びを記録し、振り返り、展開する仕組みが不可欠です。そこで、カンファレンス参加後は、気づき・印象に残った言葉・具体的な事例などを、ナレッジ管理ツールにまとめて共有しましょう。 ただし、蓄積した情報は検索して活用できてこそ意味があります。結論、カンファレンスの効果を社内に還元するには、高精度検索が可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに一元化したカンファレンスの内容は、高精度のAI検索機能ですぐに見つけられます。そのため、学びを“社内共通のナレッジ”として活かせるのです。 カンファレンスの記録を“ナレッジ”に変換するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カンファレンスの概要やポイントまとめ これまで、カンファレンスの概要やポイントを中心にご紹介しました。 カンファレンスの記録をとって社内に共有することで、業務に還元できるのでサービスの質が向上します。ただし、メモアプリや個人PCではなく、全社で閲覧・検索できる環境に保存することが大切です。 そのため、カンファレンス参加後は、気づきや具体的な事例を、ナレッジ共有ツールにまとめて投稿しましょう。 結論、カンファレンスの内容を社内に最大限還元するためには、カンファレンスで得た知見やノウハウを全体共有して実践につなげられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、知見を組織全体に展開しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ビジネスにおける業績の中間指標であるKPIですが、達成のためには適切なKPI管理と進捗管理が求められます。各企業の業態業種によってもKPIが異なるので、チーム内で正しく認識して業務を進めなければなりません。 しかし、「KPI管理の概念や具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPI管理の概要と手順・ポイントを中心にご紹介します。 KPI管理の概要や手順を把握したい KPI管理を進めるポイントを抑え、適切にマネジメントしたい 正しくKPIを管理するための便利なツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、KPI管理についての理解が深まり、目標達成のための効果的なマネジメント手法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPI管理とは2 KPI管理が必要な理由3 KPI管理の手順3.1 （1）KGI（重要目標達成指標）の設定3.2 （2）KGIと現状のギャップの把握3.3 （3）KSF（重要成功要因）の設定3.4 （4）KPI（重要業績評価指標）の設定3.5 （5）定期的な指標の測定3.6 （6）結果の検証3.7 （7）改善策の検討4 KPI管理のポイントとは4.1 シンプルなKPIにする4.2 運用に合わせて臨機応変に変更する4.3 KPIを適切に共有・管理する5 【脱エクセル】KPI管理に役立つおすすめのITツール5.1 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「ナレカン」6 KPI管理の概要とポイントまとめ KPI管理とは KPI管理とは、企業の最終的な目標達成に向けて、中間目標であるKPIがプロジェクトの進捗とともに正しく進行しているかを把握・分析する方法を指します。 KPIとは、「Key Performance Indicator」の略で、「重要業績評価指標」と訳されます。たとえば、営業であれば「今月は○○件の新規営業をする」といった具体的な形でKPIを設定します。 そして、KPI管理では各プロセスにおいて「想定通りの成果が出ているのか」「問題なくプロジェクトを進捗しているのか」を常に確認し、達成率を評価します。正しくKPIが管理されていれば、途中経過を常に把握できるので迅速な軌道修正が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理が必要な理由 KPI管理が必要な理由として、「進捗状況を可視化できる」「やるべきことや課題が明確になる」ことが挙げられます。 KPI管理を実施することで、目標達成に向けた進捗状況が可視化されます。その結果、業務の遅れやトラブルを早期に発見し、柔軟な軌道修正が可能になるのです。 また、KPIを設定することで「何をすべきか」が明確になり、効率的に業務を進められるようになります。KPIが未達の場合には、「どこに問題があるのか」「どう改善すれば良いか」を把握でき、現場レベルの課題を特定して改善策を講じることが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の手順 以下ではKPI管理の具体的な手順をご紹介します。正しい手順を把握し、企業の最終的な目標に直結するKPIを設定しましょう。 （1）KGI（重要目標達成指標）の設定 まずは、KGI（重要目標達成指標）を設定します。 KGIとは、「Key Goal Indicator」の略で、企業が設定した最終目標を達成度を評価する指標です。KPIが目標達成までの“プロセス”の指標であるのに対し、KGIは“最終的な目標”の指標になります。 たとえば、「売上高」や「営業利益」などがKGIの具体例として挙げられます。KGIを設定するときは、「管理すべき数値」や「目標達成までの期限」などの基準を明確に定め、成果を公正に判断できるようにしましょう。 （2）KGIと現状のギャップの把握 次に、設定したKGIと現状とのギャップを把握します。 達成したいKGIを確認し、現状とのギャップを明確にしなければ、後のKPIも正しく設定できません。そして、ギャップが「現実的に埋められる差かどうか」を検討しましょう。 ギャップが大きく、目標達成が現実的でない場合は、再度適切なKGIを設定するべきです。達成困難な目標の設定は、社員のモチベーションを低下させる要因になりかねないため注意しましょう。 （3）KSF（重要成功要因）の設定 KGIと現状のギャップを把握できたら、KSF（重要成功要因）を設定します。 KSFとは「Key Success Factor」の略で、最終目標であるKGIを達成するために必要となる条件の指標です。たとえば、「顧客対応」や「ブランド力」などがKSFの指標として挙げられます。 KGI達成のためにどのような要素が必要かを明確にし、KSFを絞り込むことで施策レベルでの合理的な判断が可能になります。また、KSFはプロジェクトの振り返り時に抽出できるので、KPIの達成ごとにメンバーの良かった点や改善点を見直すこともポイントです。 （4）KPI（重要業績評価指標）の設定 KGIとKSFを設定したら、その内容を踏まえてKPI（重要業績評価指標）を設定します。 KPIの設定は、「具体的な数値に落とし込めているか」「KSFに直結しているか」という点に注意しましょう。ただし、やるべきことを明確にするためであっても、“KSFを満たすために過剰にKPIを細分化した結果、タスクが増えすぎてしまう”状況は避けるべきです。 また、KPIはKSFをもとに設定しますが、「最終的にはKGIの達成を目標にしている」という共通認識をチーム内で持つことも重要です。 （5）定期的な指標の測定 KPIの運用後は、定期的に指標を測定します。 測定の頻度は「1か月ごと」「四半期ごと」など、プロジェクトの期間や業務内容に応じてあらかじめ設定しておきます。測定結果が思わしくない場合は、事前に定めたリスク対策に基づいて軌道修正をすると同時に、原因を特定しましょう。 また、測定時にはKPIの数値をグラフなどで可視化すると、進捗状況を把握しやすくなります。このように、定期的な測定と修正を繰り返すことが、KPI達成のポイントです。 （6）結果の検証 プロジェクトが一区切りを迎えたタイミングで、KPIの測定結果を検証します。 これまで測定してきたKPIを一覧表やグラフにまとめ、数値の推移から傾向を分析します。また、単に達成度を確認するだけでなく、「いつ課題が発生したか」「効果があった施策は何か」など、プロジェクト全体を振り返ることも重要です。 このように、結果の検証を通じてKPIの達成状況を客観的に把握し、課題を明確にすることで、今後の改善や次回以降のプロジェクトに活かすことができます。 （7）改善策の検討 最後に、改善策を検討します。 結果の検証や振り返りの内容をもとに、今後のKPI管理の効果を高めるための改善策を考えましょう。KPIの達成度にかかわらず実施し、達成率が高かった場合は「成功要因」を、うまくいかなかった場合は「課題」を踏まえて改善策を立てることが重要です。 また、改善策は記録・資料化しておくことで、次回以降のプロジェクトにおいて、より精度の高いKPI管理を実現可能です。たとえば、「ナレカン」のような情報共有ツールを使うと、ナレッジを簡単に記録・検索でき、社内での共有や活用に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理のポイントとは ここでは、KPI管理における3つのポイントをご紹介します。以下のポイントが押さえられていないKPI管理をしてしまうと、チームの認識が統一されず、業務に支障をきたす可能性があるので注意しましょう。 シンプルなKPIにする まずは、シンプルなKPIにすることがポイントです。 KPIは、誰もが簡単に理解できるものでなければなりません。複雑なKPIでは、社員が自らとるべきアクションが不明瞭になり、行動に迷いが生まれて業務の効率が低下してしまいます。 また、KPIが複雑になると、マネジメント側にとってもKPIの達成状況を把握しづらく、社員の評価基準が曖昧になることで、不要な業務負荷がかかります。したがって、KPIはシンプルなものに設定し、途中経過の評価や検証を迅速かつ効率的に進めましょう。 運用に合わせて臨機応変に変更する KPI管理では、運用状況に合わせて臨機応変に変更することが重要です。 ビジネスの状況は日々変化するため、臨機応変に対応しなければなりません。市場のニーズの変化によって、既に設定していたKPIが新たな市場の傾向に合わなくなる可能性もあります。 状況の変化により、当初設定したKPIが達成不可能となる場合もあるので、柔軟にKPIは変更するべきです。最初に設定したKPIにこだわるのではなく、改善を繰り返し、状況の変化に即したKPTを設定しましょう。 KPIを適切に共有・管理する KPIを適切に共有・管理することも、KPI管理のポイントのひとつです。 KPIをチーム全体で共有すれば、各メンバーの役割や業務が明確になり、二重対応を防ぎつつ社員同士がフォローし合える体制を構築できます。また、チームでひとつの目標を達成しなければならない意識が高まることで、モチベーション向上にもつながるのです。 さらに、KPIを正しく管理できていれば、進捗状況を誰もが把握でき、情報の属人化も防げます。近年では、管理が煩雑になりやすいアナログな手法ではなく、「ナレカン」のような情報共有ツールを用いてKPIの管理・共有を効率化している企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【脱エクセル】KPI管理に役立つおすすめのITツール 以下では、非IT企業でも簡単に使える、KPI管理に役立つおすすめのITツールをご紹介します。 KPI管理を適切に進めるには、KPIを含む「業務情報」を正しく共有・管理する必要があります。ただし、Excelなどの表計算ソフトでは、共有に別のツールを使う手間がかかり非効率です。 また、KPI管理によく用いられるBIツールやCRMツールは、操作が複雑で使いこなせない場合も多いため、教育コストがかかります。とくに、大人数でKPIを共有して業務を進めるには、複雑な分析より「情報共有や見える化」が重要です。 さらに、適切に情報を管理して活用するには、「アクセス性の高さ」も重要なポイントです。結論、自社のKPI管理には、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、ヒット率100％の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、テキスト情報をはじめ、KPI管理に必要なファイルも簡単に蓄積し、任意のメンバーと共有可能です。さらに、超高精度の検索機能によって、過去のデータにも瞬時にアクセスできるため、効率的なKPI管理を実現できます。 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の概要とポイントまとめ これまで、KPI管理の概要やポイント、手順を中心に解説しました。 KPI管理は、企業の目標達成に向けて進捗状況を可視化し、やるべき業務や課題を把握できる重要な手法です。そして、KPI管理を成功させるためには、業務に関する情報を適切に共有・管理して活用することが求められます。 ただし、KPI管理でよく使用されるBIツールやCRMツールは、操作が複雑で教育コストがかかる点がデメリットです。そこで、専門的なツ―ルを使った複雑な分析ではなく「社内全体での情報共有や見える化」によって、大人数でも効率的にKPI管理を進めましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に社内の情報を共有・管理できるうえ、高精度の検索機能で情報の活用もしやすい「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でKPI管理を効率化し、企業の最終目標を達成できる環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

社内文書には永久保存しなければならないものもあれば、保存期間が規定されているものもあります。とくに、「法定保存文書」と呼ばれる文書は法律で保存期間が決まっているので、厳重に扱わなければなりません。 しかし、「文書が増えてしまい、適切に管理しきれなくなっている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は「文書管理における保存期間の一覧やおすすめの方法」を解説します。 文書別の正確な保存期間を把握しておきたい 社内の重要書類を適切に管理する方法を知りたい 文書管理をデータ化して、煩雑で非効率な管理から脱却したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、保存期間の異なる文書を効率的かつ安全に管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書には法律で定められた保存期間がある？2 ＜一覧＞法定保存文書の保存期間2.1 永年保存2.2 保存期間が30年間2.3 保存期間が10年間2.4 保存期間が7年間2.5 保存期間が5年間2.6 保存期間が3年間2.7 保存期間が1～2年間3 法定保存文書以外の保存期間の決め方4 保存期間を過ぎた文書はどうすればよいのか？5 書類を適切に保存・管理するおすすめの方法2選5.1 社内書庫に保存する5.2 電子化してシステム上に保存する6 文書を電子化する2つのメリット6.1 （1）業務効率化につながる6.2 （2）文書のセキュリティを強化できる7 【必見】会社の書類を安全に管理できるツール7.1 誰でもスムーズに社内文書を蓄積・検索できるツール「ナレカン」8 文書管理における保存期間まとめ 文書には法律で定められた保存期間がある？ 法人が保存している文書には保存期間が定められていることがあります。 保存期間が法律により定められている文書が「法廷保存文書」です。法定保存文書の保存期間は文書ごとに異なり、1年間のものから永年保存のものまであります。 保存期間が設けられている目的は、「提出を求められたときにすばやく提出できる状態にするため」や「トラブル時に証拠として利用するため」などです。したがって、文書ごとの保存期間を正しく把握して適切に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜一覧＞法定保存文書の保存期間 ここでは法定保存文書の保存期間を種類別（総務・庶務/経理・税務/人事・労務）にご紹介します。以下は、国税庁標準文書保存期間基準(保存期間表）を参考にしています。 永年保存 永年保存と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 定款、株主名簿、登記・訴訟関係書類、社規・社則に関連する文書 など 経理・税務 決算、株式増資、中長期予算、年次予算、表彰・懲戒に関する文書 など 人事・労務 重要な人事に関する文書（法定保存文書ではない） 保存期間が30年間 保存期間が30年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 組織の沿革に関する書類(本庁以外の起 案課が作成した原本)、国税広報、統計書 など 経理・税務 行政監察等関係重要書類、税制調査会関係書類、税制改正申入書 など 人事・労務 身分証明書受払簿、検査証等受払簿、旧姓使用者台帳 など 保存期間が10年間 保存期間が10年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 株主総会議記録、取締役会議事録、監査役会議事録 など 経理・税務 計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書など）、会計帳簿及び事業に関する重要書類（総勘定元帳など） 人事・労務 特になし 保存期間が7年間 保存期間が7年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 特になし 経理・税務 取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など）、有価証券の取引で作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、売買報告書、社債申込書など） など 人事・労務 特になし 保存期間が5年間 保存期間が5年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 事業報告に関する書類、有価証券届出書･有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出書の写し、契約期限を伴う覚書・念書・協定書 など 経理・税務 監査報告に関する書類、会計監査報告に関する書類、金融機関が保存する四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し など 人事・労務 従業員の身元保証書、誓約書などの種類 保存期間が3年間 保存期間が3年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し、業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書 など 経理・税務 特になし 人事・労務 労働者名簿、賃金台帳（国税通則法では７年保存を義務付け）、労働保険、労災保険に関する書類 など 保存期間が1～2年間 保存期間が1～2年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し、当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類 など 経理・税務 特になし 人事・労務 雇用保険に関する書類、健康保険や厚生年金保険に関する書類 など 以上のように、法定保存文書は文書別に保存期間が違うため、保存期間を間違えないよう注意する必要があります。そこで、文書の保存期間や種類別にカテゴリ分けして管理すると、保存期間が混同してしまうリスクを軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 法定保存文書以外の保存期間の決め方 法定保存文書以外の文書は、「会社にとっての必要性」を軸に保存期間を定めましょう。会社にとって必要な書類は大きく分けて以下の3つあります。 経営上の観点から会社の業務遂行に必要なもの たとえば、業務のマニュアルや手順書などは、最新版だけでなく改訂前の文書も数年は残しておくようにしましょう。また、社内報告書や稟議書のような企業の重大な意思決定に関わる文書は長期的に保存することが望ましいです。 リスクマネジメントの観点から訴訟時の証拠として必要なもの リスクマネジメントの観点から重要な契約書類は、有効期限が明確なものと自動更新で不定期に続くものがあります。そのため、会社で契約書類の種類ごとの保存期間を規定しましょう。 歴史管理の観点から社史編纂時に必要とされるもの 社史編纂後にどの程度保存するかは会社ごとに決めておく必要があります。歴史的に価値があるものや会社に残しておくべきものは長期的に保存すべきです。 以上のように、法定保存文書以外の書類の管理に関しては会社でルールを作ることが大切です。しかし、紙媒体で残すと膨大になるうえ、探すのにも手間がかかるため、「ナレカン」のような情報の整理と検索が簡単にできるツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 保存期間を過ぎた文書はどうすればよいのか？ 紙の文書の場合、保存期間が過ぎたものは廃棄しなければなりません。以下では、保存期間が過ぎた文書を処理する方法について解説します。 シュレッダー 少量の文書はオフィスのシュレッダーで処分できます。ただし、文書の数が多くなると、大量廃棄に時間や手間がかかるうえ、裁断が荒くなり情報が復元されてしまう可能性が高まります。 溶解 業者に依頼して回収・溶解してもらう方法もあります。大量の文書を処理する手間が省ける一方、回収から溶解までの過程を見届けられず、その間に情報漏えいが起こりかねない点に注意が必要です。 このように、紙による文書管理は電子管理よりも情報漏えいのリスクが大きくなるだけでなく、人件費や時間的コストがかかります。そのため、安全に処分してコストを削減するためには、文書管理そのものを電子化するのも一つの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類を適切に保存・管理するおすすめの方法2選 以下では、文書管理におすすめの方法2選をご紹介します。「管理する書類は増える一方だが、使わないものもあるので保存方法に迷っている」という方は必見です。 社内書庫に保存する 1つ目の方法は、社内書庫に保存する方法です。 社内書庫に保存するときには「持ち出しや紛失によって漏えいする可能性があること」に注意しなければなりません。そのため、入室制限を設けたり入退室の履歴をICカードで管理したりして、セキュアな環境をつくる必要があるのです。 また、デスクと社内書庫を何度も往復したり、社内書庫で大量のファイルから必要な物を探したりする手間がかかるというデメリットもあります。 電子化してシステム上に保存する 2つ目の方法は、電子化してシステム上に保存する方法です。 システム上に保存すれば文書の保存期間を簡単に管理できるのはもちろん「社内に保管場所がいらない」「検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着ける」というメリットがあります。 一方でシステムの場合、初期設定や社員の教育コストなど、導入時のハードルが高くなりがちです。したがって、初期導入支援や既存データの移行支援が受けられるうえ、操作もシンプルな「ナレカン」のようなシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書を電子化する2つのメリット 以下では、文書を電子化する2つのメリットをご紹介します。「文書管理においてペーパーレス化を検討しているが踏み切れない」という担当者の方は必見です。 （1）業務効率化につながる 1つ目のメリットは、業務効率化につながることです。 紙で文書管理していると、文書が増えるたびに「種類に応じて仕分けし、ファイリングして所定の場所で保存する」という手間がかかります。また、文書が必要になったときにわざわざファイルから手作業で探し出さなければならないのです。 一方、文書を電子化すればわずかな操作でフォルダやファイルに仕分けられます。また、文書の検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着けるので、業務効率化につながります。 （2）文書のセキュリティを強化できる 2つ目のメリットは、文書のセキュリティを強化できる点です。 紙の文書管理では紛失や持ち出し、改ざんが起こる可能性があります。一方、閲覧権限や操作ログの機能があるシステムに保存すれば、安全な環境で資料を管理できるのです。 たとえば、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、細かいアクセス権限の設定も可能な「ナレカン」のようなシステムであれば、大企業でも安心して社内の機密情報を保存できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】会社の書類を安全に管理できるツール 以下では、会社の書類を安全に管理できるツールをご紹介します。 社内文書を紙媒体で管理すると、仕分けやファイリンングに手間がかかるうえ、情報の検索もしづらいです。また、法律や社内で保存期間が定められている文書などに含まれている機密情報が外部に漏えいするリスクもあるのです。 そこで、「文書を電子化して安全に管理できるツール」を使えば、文書別に「保存期間」や「最終更新日」を記録しておけるので、定期的な見直しや削除対象の洗い出しが簡単です。また、編集・削除履歴が残るため、コンプライアンスの観点からも安心なのです。 結論、文書管理に最適なツールは、高セキュアな管理体制のもとスムーズに情報を蓄積・検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、管理者が細かくアクセス権限を設定できるほか、国際レベルのセキュリティで社内情報が安全に保たれます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”の超高精度な検索機能で、情報が見つからないストレスが解消されます。 誰でもスムーズに社内文書を蓄積・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理における保存期間まとめ これまで、社内で管理すべき文書の保存期間やおすすめの管理方法を中心に解説しました。 文書は種類ごとに保存期間が異なっているので、適切に仕分けしなければなりません。しかし、紙媒体ではファイリングに手間がかかるうえ、紛失や持ち出しによる漏えいのリスクが高まります。 一方、文書管理システムを使えば、簡単な操作でフォルダに分類でき、高度なセキュリティ機能で文書を守れます。そのため、社内の文書管理の煩雑化や安全性に対する懸念を抱えている方は、すぐさまペーパーレス化を検討すべきなのです。 結論、安全な文書の保存・管理には、厳格なセキュリティが備わり、簡単に情報整理できるシステム「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って文書を効率的かつ安全に保管しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、日常生活だけでなくビジネス環境へのDX化が進み、業務効率や生産性が向上したという企業が増えています。たとえば、マーケティング分析をするときにAIを用いたり、ノウハウなどをデジタル上で管理したりするのも、DX化した例です。 しかし、なかには「オーバーワークする原因が分からず、業務効率を高められずにいる」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事でオーバーワークする原因と残業しやすい人の特徴のほか、解決策を中心にご紹介します。 オーバーワークする原因が分からず困っている オーバーワークしがちな人の特徴を把握しておきたい 業務効率化に役立つITツールを探している という方はこの記事を参考にすると、オーバーワークする原因や特徴のほか、効果的な解決策まで分かるので、従業員の負担軽減につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事でのオーバーワークとは？2 オーバーワークを引き起こす3つの要因とは2.1 （1）人手不足である2.2 （2）業務負担が大きい2.3 （3）連携が上手くとれていない3 オーバーワークによるリスクとは4 オーバーワークになりやすい人の特徴とは5 オーバーワークに陥らないための3つの対策とは5.1 （1）優先順位を決める5.2 （2）作業進捗を共有する5.3 （3）作業の無駄を省く6 【必見】オーバーワークの解消に役立つツール6.1 情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」7 仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ 仕事でのオーバーワークとは？ 仕事におけるオーバーワークとは、残業や休日出勤などにより必要以上に働くこと、あるいは心身に過度な負担がかかるほど働いている状態を指します。 オーバーワークが改善されなければ、過労死につながる危険もあるのです。具体的には、以下の残業時間が「過労死ライン」を越えたことになります。 ひと月あたり80h以上の残業 ひと月20日の勤務日数に対して、平均4h以上の残業 オーバーワークは生産性の低下を招くだけでなく、以上のような深刻な健康被害を引き起こす恐れがあります。そのため、業務体制を見直し、効率的な働き方へと切り替えることで、一刻も早く改善を図る必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークを引き起こす3つの要因とは 以下では、オーバーワークを引き起こす要因を3つ解説します。現状では、オーバーワークしていないという場合でも、以下に当てはまる企業は注意が必要です。 （1）人手不足である 1つ目の要因は、人手不足な環境です。 少子高齢化などの影響で人手が不足しており、すでに従業員が許容範囲を越えた業務量を担っているという企業も少なくありません。また、社内の教育が十分にできておらず、人手があってもスキル不足で、求める業務量をこなせないケースもあります。 その結果、必要以上に人員を割かなければならず人手不足の悪循環が生まれるのです。以上のことから、人手不足によるオーバーワークを防ぐためには、教育環境を整備することから始めましょう。 （2）業務負担が大きい 2つ目の要因として、業務負担が大きいことが挙げられます。 職場のITに対する意識や関心が低いと、業務効率を高めるためのDX化が進まず、業務負担は改善されません。そのような状況のなか、経験に応じて新しい仕事を任されたり、仕事量が増えたりすると、ますます負担が大きくなってしまうのです。 以上のことから、業務負担の改善するためには、現場のDX化が必須なのです （3）連携が上手くとれていない 3つ目の要因は、周囲のメンバーとの連携が上手くとれていないことです。 業務進捗を共有できていない環境では、周囲にサポートを求めづらかったり、逆に仕事を任されてしまうケースもあり得ます。その結果、自身ですべての業務を負担してしまい、オーバーワークとなってしまうのです。 そのため、お互いに協力できる仕組みを整える必要があるのです。たとえば、1日の作業スケジュールや業務進捗などの情報を簡単に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、スムーズな連携を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークによるリスクとは 以下は、オーバーワークによって生じうるリスクです。 身体的影響 過度な労働により、疲労感や頭痛、腹痛、不眠といった症状が現れることがあります。さらに、睡眠障害や食欲不振へとつながる可能性もあるのです。 精神的影響 ストレス過多によって、イライラや無気力感が日常化することがあります。また、抑うつ状態になることも考えられます。 生産性の低下 疲労による、判断力・集中力の低下の影響でミスが増え、生産性が低下することがあります。 退職・休職の増加 心身が限界に達した社員は、離職や休職を決断することがあります。その結果、人材の流出により、既存社員の負担が増え、悪循環につながりかねません。 以上のような事態を防ぐためにも、オーバーワークが発生している会社は早急に労働環境の改善を実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークになりやすい人の特徴とは 以下では、オーバーワークになりやすい人の特徴を紹介します。 仕事を断れない 責任感が強い人や真面目な性格の人ほど「誰もやらないのであれば、自身が対応しよう」という思考になりやすいと言えます。そのため、頼まれた仕事を断れずにオーバーワークになってしまうことがあります。 完璧主義 一見、完璧主義な人は仕事が速いイメージがありますが、完璧を求めてしまい、妥協点を見つけるのが苦手だと言えます。そのため、自身が納得のいくクオリティにするために、何度も修正を繰り返してしまうのです。 報連相が苦手 報連相が苦手な人は、ひとりでタスクを抱え込んでしまうので、オーバーワークに陥りやすいと言えます。また、作業で分からないことがあっても自身で解決しようと時間を無駄にしたり、ミスが起きたりして、結果として残業が増えてしまうのです。 スケジュール管理ができない 優先順位を定めないまま、目先の業務に集中して取り組んでしまうと、納期間近になっても作業が終わっていないという事態になりかねません。そのため、納期に間に合わせるために残業しなければならなくなるのです。 以上のようなオーバーワークを回避するためには、個人の心がけはもちろん、会社全体での仕組みづくりが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークに陥らないための3つの対策とは ここでは、オーバーワークに陥らないための3つの対策について紹介します。以下の内容を仕組み化して「残業して当たり前」という環境を変えましょう。 （1）優先順位を決める 1つ目に、優先順位を決めて仕事に取り組みましょう。 優先順位の決め方の1つに、下記の「時間管理のマトリクス」があります。たとえば、このフレームワークを利用すると、業務の優先順位は1→3→2→4の順番であるとわかるのです。 なかには、3よりも2を優先するケースがありますが、2は長期的に取りかかる必要があるので優先度は下げて問題ありません。逆に、3は短期間で終わる業務であることが多いので、優先度が高くなるのです。 ただし、場合によっては、優先順位を変更する必要があるので周囲のメンバーに確認しながら、優先度を決めていきましょう。 （2）作業進捗を共有する 2つ目に、作業進捗を共有しましょう。 「誰が・どの作業に取り組んでいるのか」「どのくらいの進捗なのか」が把握できていない状態では、手助けが必要だとしても、サポートすることができません。反対に、常にお互いの進捗が把握できる環境であれば、連携して作業に取りかかれるのです。 ただし、作業が終わるたびにメールやチャットで連絡するのは面倒なうえ、連絡したとしても情報が流れて気が付かれない可能性があります。そのため、作業進捗の報告には、メールやチャットではなく、情報共有ツールを使いましょう。 たとえば、社内の情報を「記事」に蓄積できる「ナレカン」のようなツールなら、誰でも簡単に使えるので、スムーズに進捗共有できるようになります。 （3）作業の無駄を省く 3つ目に、作業の無駄を省きましょう。 作業に無駄な時間が多いと、必然的に作業時間が長くなり、オーバーワークにつながってしまいます。ある調査では、ビジネスパーソンは1日に平均1.6時間を情報収集に費やしていると言われており、無駄を省くことの重要性がうかがえます。 そこで、簡単に作業の無駄を省くには、ITツールの導入がおすすめです。ITツールには、「情報共有」や「メッセージ」など多様な機能が備わっていることが多いので、自社に必要な機能を検討したうえで、ツールを選定しましょう。 参考：ビジネスパーソンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】オーバーワークの解消に役立つツール 以下では、オーバーワークの解消に役立つツールを紹介します。 仕事でオーバーワークが起こらないようにするには、「検索機能に優れたITツール」を利用しましょう。なぜなら、業務中に疑問が発生しても、誰に聞けばいいかわからないと確認のやりとりや待ち時間が発生して、無駄な業務時間が生じるからです。 ただし、多機能で操作が難しいツールを導入すると、社員が使いこなすことができず、かえって教育に時間と手間がかかってしまう可能性があります。そのため、「誰でも簡単に使いこなせるか」を重視してツールを選定しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、ITが苦手な方も使えて、ヒット率100％の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、誰でも簡単に「記事」に社内の情報を蓄積できるうえに、「超高精度の検索機能」を備えています。そのため、社内の情報から必要な情報を即座に取り出し、業務の無駄を省けるため、オーバーワークを防ぐことができるのです。 情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ これまで、仕事のオーバーワークの原因と対策を中心に紹介しました。 仕事でオーバーワークしてしまう原因には「人手不足・業務過多・連携できていない」などの職場環境による要因のほか、「責任感が強い、完璧主義、スケジュール管理できていない」などの個人的な要因があります。 とくに、連携できていない課題に関しては、情報を共有し合い、連携できる仕組みを整えましょう。ただし、メールやチャットでは、情報が流れてしまい、気が付かれない可能性があるので避けましょう。 結論、社内の連携に役立つのは、社内のあらゆる情報をナレッジ化できて、社内情報をスムーズに共有できる「 ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、オーバーワークを防止する体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

忙しい現場では、周囲のメンバーとの連携が疎かになり「すでに対応済みの案件を対応してしまう」など非効率な事態が起こりがちです。また、ビジネスの場において、二重対応やメールの誤送信は、相手に不信感を与えかねないので注意すべきです。 しかし、「細心の注意を払っていても二重対応が頻繁に起こってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、二重対応が起こる3つの原因やその対処法を中心にご紹介します。 二重対応が多発しているが原因が分からない 二重対応のリスクについて社内で注意喚起したい 二重返信を防止するのに効果的な方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、二重対応をなくす方法についてのヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 二重対応とは？ビジネスで起きやすい典型例2 二重対応がもたらすリスク3選2.1 （1）業務効率の低下につながる2.2 （2）顧客が不信感を抱いてしまう2.3 （3）社内の関係悪化を招く3 メールで二重対応が起こる3つの原因3.1 （1）未読・既読でメール管理をしている3.2 （2）スプレッドシートで問い合わせ管理をしている3.3 （3）問い合わせ対応が振り分けられてない4 二重対応を防ぐ体制づくり4.1 （1）担当者を設定する4.2 （2）対応状況を共有する5 二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツール5.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」6 【コピペ可】二重対応してしまったときのお詫びの例文7 メールの二重対応をなくす方法まとめ 二重対応とは？ビジネスで起きやすい典型例 「二重対応」とは、1つの業務に対して複数の人が同時に対応することであり、無駄な業務をしている状態です。 ビジネスでは、複数の担当者が同じメールに返信してしまう顧客対応メールの「ダブル返信」や、同じ書類を別々の人が記入・修正してしまう「二重作業」などが典型的な例として挙げられます。 以上のような「二重対応」は、どちらも情報共有不足や管理体制の曖昧さが原因で発生するもので、手間が増えることによる業務の非効率化や、取引先からの信頼低下につながる恐れがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応がもたらすリスク3選 ここでは、ビジネスシーンでのメールの二重対応がもたらすリスクについて解説します。リスクを理解して、案件管理に対する危機感をもつようにしましょう。 （1）業務効率の低下につながる メールの二重返信は業務効率の悪化につながります。 二重返信をしてしまった場合、相手へ謝罪・訂正メールを送るだけでなく、同じミスを繰り返さないためにも原因を調査する必要があります。そのため、二重返信によって本来であれば必要のない作業が増えて、結果的に業務効率の悪化につながるのです。 以上より、二重返信をしてしまうと、本来は必要のない無駄な作業が増えて、業務の能率が大幅に下がる恐れがあります。 （2）顧客が不信感を抱いてしまう ビジネスシーンでのメールの二重返信は、顧客が企業に不信感を抱く原因となってしまいます。 同一のメールに対して重複して返信してしまうと、顧客の混乱を招き、企業の管理体制について疑念を持たれかねません。そして、顧客の不信感は間違いなく顧客離れにつながります。 わずか1度のミスでも顧客に不信感を与えてしまうため、二重返信に対する対策は万全にしておきましょう。 （3）社内の関係悪化を招く 二重対応は、社内で人間関係の悪化を招くリスクがあります。 たとえば、スタッフAが「メール対応を完了しました」と口頭で周知したにも関わらず、聞いてなかったスタッフBが再度メール対応をしたとします。すると、スタッフAは「さっき知らせたはずですよね？」と不信感が募ってしまいます。 このように、二重対応は職場間での人間関係悪化にもつながるため、気をつけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで二重対応が起こる3つの原因 以下では、ビジネスシーンで、メールの二重対応が起こる原因を3つご紹介します。原因を知っておくことで、二重返信を予防する対策を立てやすくなります。 （1）未読・既読でメール管理をしている 未読・既読でのメール管理は二重対応が起こりやすくなります。 メール対応がそれほど多くない企業では、一般的なメーラーで問い合わせメールを受信して、未読のメールに返信していく方法が多いです。しかし、これでは未読・既読の管理があいまいになってしまい、対応漏れが発生しやすいです。 そのため、メールを未読・既読で管理すると、手軽でコストがかからないものの、二重返信や対応漏れといったミスが起きやすくなります。 （2）スプレッドシートで問い合わせ管理をしている スプレッドシートでの問い合わせ管理は、メンバー間で意思疎通が図りづらく、二重対応が発生する確率が高くなってしまいます。 スプレッドシートは「メール」や「メッセージ」と連携できません。そのため、メールをコピペすることでミスが多発したり、連携不足によって複数人が同一のメールに対応してしまうケースが増えたりしてしまいます。 よって、スプレッドシートは連携が取りづらいため、問い合わせ管理には不向きです。 （3）問い合わせ対応が振り分けられてない メールを担当者ごとに振り分けていないと、二重対応が発生する可能性が高まります。 問い合わせごとに対応を振り分けるのは面倒なため、時間がある人が適宜、対応にあたるという企業が多いです。この方式では、顧客に対して迅速に対応できて一見効率的ですが、誰がどの問い合わせを担当しているかが分かりづらく、二重対応の原因となります。 以上より、担当者を割り振れていないと、二重返信のリスクが高くなってしまいます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応を防ぐ体制づくり 以下では、二重対応を防ぐ体制をつくる方法を2つご紹介します。二重返信が頻発に起きて困っている方は必見です。 （1）担当者を設定する 二重対応を防止するのに最も効果的な方法は、メールごとに担当者を設定することです。 一通ごとに担当者が振り分けられていれば、自分がするべきタスクが明確になり、他の社員との「誰がどの対応をしたか」といった確認作業の手間が省けるため、二重返信のリスクもなくなります。 以上より、メール対応において、担当者の設定は二重返信を防ぐのに有効な手段です。 （2）対応状況を共有する 二重対応を防ぐためには、対応状況を誰が見ても一瞬で判断できるように共有することが大切です。 たとえば、受信メールを「未対応」「返信処理中」「対応完了」といった形で分類します。このように、メールの対応状況が可視化され、自分が取り組むべきタスクをすぐに把握できて、他の人とメール対応が重複することもありません。 以上のように、ミスを防ぐ体制を構築して、二重対応を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツール 以下では、二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツールをご紹介します。 二重対応が起こる原因は、「担当者が明確でないこと」と「作業の進捗が共有されていないこと」にあります。なかでも、メール対応では、メールが多すぎて管理が煩雑化しやすく、CCの入れ忘れや転送ミスで共有漏れが発生するので注意が必要です。 そこで、メールのやりとりを自動記録できるように「メール転送機能を備えたITツール」を利用しましょう。とくに、クレームや問い合わせメールへの対応内容をITツールで記録していれば、社内のナレッジにもなります。 結論、二重対応を防ぐのに最適なのは、特定のメールアドレス宛のメールの内容がそのままツール内に自動追加できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にメールが自動転送されるように設定すれば、対応記録が残るので二重対応を防げます。また、メールでの対応内容が「個人の受信箱」に属人化せず、全体へ確実に共有されるようになるので、過去の問い合わせ対応をナレッジ化できるのです。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【コピペ可】二重対応してしまったときのお詫びの例文 以下は、二重対応してしまったときの、お詫びの例文です。問題の状況に合わせて、適宜内容を変更して利用しましょう。 件名：業務の不手際に関するお詫び 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 平素よりお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 この度は、○○（対応すべき業務内容）の二重対応が発生したことにより、貴社に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 原因を調査したところ、弊社内での情報共有不足およびタスク管理の不備が原因であることが判明いたしました。 今後は再発防止のため、業務手順の見直しとダブルチェック体制の強化、さらにプロジェクト管理ツールの導入を進め、業務の透明性と正確性を向上させてまいります。 この度は貴社にご心配をおかけしたこと、改めてお詫び申し上げます。貴社の業務が円滑に進むよう、全力でサポートさせていただきますので、引き続きご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。 日頃よりご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 △△株式会社 □□ (連絡先) 二重対応が発生してしまった場合は、以上のように、誠意をもって丁寧にお詫びすることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの二重対応をなくす方法まとめ これまで、二重対応がもたらすリスクや原因、二重対応を防ぐ方法を中心に紹介しました。 メールの二重返信を防ぐ方法として、担当者への割り振りや対応状況の共有は有効です。また、職場内でコミュニケーションをとり、連携してメール対応にあたるのも二重対応防止に役立ちます。 しかし、メールが多すぎると管理が煩雑になるため、メールの内容を簡単に記録できると手間が減ります。また、クレームや問い合わせメールへの対応方法もナレッジとして記録できると、すぐに対応できるため便利です。 結論、二重対応の防止に役立つビジネス向けツールは、社内のあらゆる情報をナレッジ化できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、二重対応を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

人材育成とは、「企業の業績を上げるために人材を育てること」です。また、人材育成は研修のみを指すのではなく、さまざまな方法があります。 一方で、「効果的な人材育成の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、人材育成の方法や大切なポイントを中心にご紹介します。 人材育成の目的や手段について把握したい 人材育成をするうえで大切なポイントを知りたい 効果的な人材育成を実現する便利なツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、人材育成への理解が深まり、企業で活躍する人材を育成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 人材育成の考え方1.1 人材育成の目的1.2 「人材育成」と「人材教育」「人材開発」の違い2 人材育成の代表的な3つの手段3 人材育成において大切なこと5選3.1 （1）育成のゴールを明確化する3.2 （2）実践機会を設ける3.3 （3）社員の自主性を引き出す3.4 （4）人事情報を適切に管理する3.5 （5）フィードバックの質を高める4 人材育成における課題とは5 【これで解決】人材育成を成功させるための最適な方法5.1 人材育成に関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」6 4ステップ｜人材育成の進め方7 人材育成の概要まとめ 人材育成の考え方 以下では、人材育成の目的や類義語との違いを解説します。まずは、人材育成の基本を押さえておきましょう。 人材育成の目的 人材育成の目的は、「企業の業績向上」や「経営目標の達成」です。 現在、労働人口の減少により、多くの企業が人材不足に陥っています。そのため、個々の社員のスキルアップと、企業へのより一層の貢献が必要なのです。 以上のように、人材育成とは「企業の業績向上」のために人材を育てることであり、社会的な背景からも、その重要性は高まっています。 「人材育成」と「人材教育」「人材開発」の違い 「人材育成」と「人材教育」「人材開発」はよく似た言葉ですが、以下のような違いがあります。 「人材育成」の意味 育成によって、企業の業績を向上させることが目標 社員を経験年数や職種で分け、それぞれの属性に合った一律の教育をする 「人材教育」の意味 育成によって、具体的な知識やスキルを習得させることが目標 「人材育成の手段のひとつ」として位置づけられている 「人材開発」の意味 育成によって、個人の能力を最大限伸ばすことが目標 各社員の目標や課題に応じて、適切な方法で教育する このように、人材育成と人材教育・人材開発は、それぞれ目標や方法が異なります。人材育成は「企業の業績向上」が目標であるため、教育によって社員一人一人のパフォーマンスをいかに高めるかが重要なポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材育成の代表的な3つの手段 人材育成の代表的な手段として、以下の3つがあります。 OJT（On the Job Training） 実際に業務をしながら、現場の上司や先輩社員が指導する方法です。実務を通じてスキルを習得できるため、身に着けたスキルをそのまま仕事に活かせます。 Off-JT（Off the Job Training） 職場以外の場所で実施する方法です。複数の社員が同時に学ぶことで、知識を体系的に身に着けられ、指導者による教育内容のバラつきがないという利点があります。 自己啓発（SD、Self Development） 社員が業務時間外に、自発的にスキルの向上を図る方法です。読書や通信教育、資格の取得などが該当し、最近では教材費や受講費を補助するなど、自己啓発を支援する企業も増えています。 以上のように、人材育成には3つの手段があり、身に着けさせたいスキルや目的に合わせて使い分けることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材育成において大切なこと5選 以下では、人材育成で大切にしたいポイントを解説します。人材育成の質を高めたい方は必見です。 （1）育成のゴールを明確化する 人材育成の大切なポイントの1つ目は、育成のゴールを明確化することです。 最初に「どのような人材に育成したいのか」を明確にすることで、育成に必要な要素を洗い出せます。その結果、適切な育成計画を組めるのです。 このように、あらかじめゴールを明確化し、育成の道筋をはっきり定めることで、効率的な人材育成ができます。 （2）実践機会を設ける 人材育成の大切なポイントの2つ目は、実践機会を設けることです。 とくにOff-JTでは、受講者が研修内容を実務に活かせるか否かが、育成の効果を左右します。そのため、受講者に「学んだことを、どのように業務に落とし込むか」を考えさせ、行動目標と計画を定めたうえで、実践させる必要があるのです。 以上のように、受講者が研修で習得した内容を現場で実践する機会を設けることが、研修の効果を高めるために重要となります。 （3）社員の自主性を引き出す 人材育成の大切なポイントの3つ目は、社員の自主性を引き出すことです。 教育により必要なスキルを身に着けさせられますが、社員が自ら考え行動できなければ「企業の業績向上」には結び付きません。自主性を引き出すには、社員の成果を適切に評価し、モチベーションを上げることが重要です。 このように、社員が受身で学ぶだけでなく、社員の自主性を育てることが、人材育成の理想です。 （4）人事情報を適切に管理する 人材育成の大切なポイントの4つ目は、人事情報を適切に管理することです。 人材育成を効果的に進めるには、社員一人ひとりの「能力」「スキル」「成果行動」などの人事情報を見やすく管理しておくことが重要です。こうした情報が整理されていれば、社員の働きに対して適切な人事評価がしやすくなります。 また、社員を適切に評価することで、社員のモチベーション向上や自主的な行動にもつながります。社員の自主性は「企業の業績向上」という人材育成の目的に深く結びつくため、「人事情報の管理」は人材育成における重要な土台となるのです。 （5）フィードバックの質を高める 人材育成の大切なポイントの5つ目は、フィードバックの質を高めることです。 フィードバックの質を高めることは、社員のスキル向上だけでなく、モチベーションの向上や信頼関係の構築にもつながります。そのため、単にミスや改善点を指摘するのではなく、相手の強みや努力も踏まえたポジティブなフィードバックを心掛けましょう。 また、具体的かつ的確なフィードバックをするためには、日ごろから社員の業務状況や行動を把握しておく必要があります。実施内容や気づきを記録しておくことで、よりここに寄り添った質の高いフィードバックが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材育成における課題とは 人材育成における課題として、「指導できる人材の不足」「育成の時間がない」といった点が挙げられます。 人材育成は企業の業績向上に関わる重要な取り組みですが、準備から実施にかけて多くのリソースが必要です。また、育成ノウハウが社内で十分に共有されていない場合、指導方法にばらつきが生じ、担当者の不在・交代時にもスムーズな引き継ぎができません。 以上のような課題を解消するには、人材育成のマニュアルを整備し、日ごろから業務ノウハウを蓄積・共有しておくことが重要です。その結果、効率的な人材育成が実現できるだけでなく、属人化を防ぎ、誰でも一定の水準で指導できる仕組みが整います。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】人材育成を成功させるための最適な方法 以下では、人材育成を成功させるためのおすすめのツールをご紹介します。 人材育成においては、目標を明確にして成果を正しく評価し、人事情報を適切に管理することが重要です。しかし、「指導できる人材が不足している」「育成に割く時間がない」という理由から、後回しにされてしまうケースも少なくありません。 そこで、「人材育成のマニュアルや人事情報を一元管理できるツール」を導入し、効率的かつ効果的な人材育成を実現させましょう。ただし、情報が増えると「探しにくさ」がストレスになるため、「検索性に優れたツール」を選ぶことがポイントです。 結論、自社が導入すべきなのは、人材育成に関する情報をまとめて蓄積でき、超高精度の検索機能で効率的に情報を活用できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、マニュアルの作成はもちろん、人事関連のファイル添付などによって必要な情報を一元管理できるため、引き継ぎがしやすく属人化を防止できます。また、“ヒット率100％“の検索機能により、欲しい情報に素早くアクセス可能です。 人材育成に関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ｜人材育成の進め方 以下では、人材育成の進め方を4ステップで解説します。“どのような手順で進めたらよいか分からない”という方は参考にしましょう。 課題の把握 まずは、各部署へのヒアリングを通じて自社の現状を把握します。若手から管理職まで幅広く意見を聞くことで、多角的な視点から課題を明確にしましょう。 目標設定 把握した課題をもとに人材育成の目標を設定します。「〇か月後までに○○のスキルを持った人材を〇名育てる」といった、具体的な目標を立てることが重要です。 方法の決定 目標を達成するための育成手段や内容、期間を決定します。人材育成にはさまざまな手段がありますが、身につけさせたいスキルや業務内容に応じて適切な方法を選びましょう。 実行と評価・改善 施策を実行した後は、定期的にその効果を評価し、必要に応じて改善します。目標の達成度や社員の満足度、業績への影響などを指標とし、得られた結果をもとに継続的に見直すことが重要です。 以上のステップを踏むことで、効果的な人材育成を実現することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人材育成の概要まとめ これまで、人材育成の考え方や手段、人材育成における大切なポイントを中心にご紹介しました。 人材育成を通じて企業の業績を向上させるには、社員のスキルや成果を正しく評価し、その情報を適切に管理しておく必要があります。しかし、「指導できる人材の不足」や「人材育成に割けるリソースの不足」といった課題から、人材育成は後回しにされがちです。 そこで、「情報管理ツール」で人材育成のマニュアルやノウハウを蓄積・共有することで、準備の手間を軽減し、統一的な指導ができる仕組みを整えましょう。とくに、「検索性の高いツール」であれば、情報が増えてもスムーズに必要な内容を探し出せます。 結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を簡単に共有・蓄積でき、高精度の検索機能でストレスなく情報を探せる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、人材育成の効果を最大化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、社員のキャリア志向が多様化するなかで、ジョブローテーション制度を「時代遅れ」という声も増えてきました。ただし、実際には、人材育成や組織の柔軟性向上、業務の属人化防止といった観点から、今なお多くの企業が注目している制度です。 しかし、「具体的にどのようなメリットを得られるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ジョブローテーションのメリット・目的を中心にご紹介します。 ジョブローテーションの具体的なメリットを知りたい ポイントを押さえて、ジョブローテーションの失敗を防ぎたい ジョブローテーションの情報管理に最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ジョブローテーションのメリットだけでなく、自社の取り組みを成功させるヒントも得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ジョブローテーション制度とは2 ジョブローテーションの3つのメリットとは2.1 （1）最適な人材配置を実現できる2.2 （2）人的ネットワークを築ける2.3 （3）人材を多能工化できる3 ジョブローテーションを実施する目的とは3.1 （1）視野の広い人材を育成するため3.2 （2）業務の属人化を防ぐため3.3 （3）キャリア形成のため4 ジョブローテーションの導入が向いている企業4.1 人材育成を重視している企業4.2 密な部門間連携が求められる企業4.3 業務が属人化しやすい企業5 ジョブローテーションを成功させるポイント3選5.1 （1）目的を明確にする5.2 （2）情報を蓄積する5.3 （3）メンバーの理解を得る6 ジョブローテーションを効果的に実施する方法6.1 社内の情報管理を円滑化できるツール「ナレカン」7 ジョブローテーションのメリットと成功のコツまとめ ジョブローテーション制度とは 「ジョブローテーション制度」とは、社員の職場・職種を定期的に異動させる制度を指し、終身雇用を前提とした日本だけの制度だと言われています。 ジョブローテーションに似た言葉として「人事異動」「社内公募制度」が挙げられます。それぞれの違いは以下の通りです。 ジョブローテーション 人事異動 社内公募制度 主体 会社主導 会社主導 社員主体 タイミング 定期的 おもに期初め 不定期 目的 人材育成 組織編成 キャリア支援 選考の有無 基本なし 基本なし 基本あり このように、ジョブローテーションでは、社員の成長を目指して、企業側が対象者を選定します。そのため、企業は適切な人材を選ぶ必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションの3つのメリットとは ここでは、ジョブローテーションの3つのメリットについて解説します。ジョブローテーションを取り入れると、社員の適性に関する情報を収集しながら、部署間の連携を強化できるので必見です。 （1）最適な人材配置を実現できる 1つ目は、最適な人材配置を実現できる点です。 ジョブローテーションに取り組むと、社員が多様な部署を経験するため、社内メンバーの適性を把握しやすくなります。そのため、ジョブローテーションによって得た情報を判断材料にして、適材適所の配置を検討できるのです。 このように、ジョブローテーションでは、社内メンバーの適性を正しく見極めて、人材配置に役立てられます。 （2）人的ネットワークを築ける 2つ目は、人的ネットワークを築ける点です。 ジョブローテーションでは、社内メンバーが複数の部署を経験するので、接点がなかった部署やメンバーと一緒に働く機会が生まれ、部署を超えた人的ネットワークを築けます。結果、部署間のコミュニケーションが円滑化し、組織の一体感を高まるのです。 したがって、社内の連携を強化できる点も、ジョブローテーションを実施するメリットのひとつです。 （3）人材を多能工化できる 3つ目は、人材を多能工化できる点です。 多様な部署を経験するため、社員が複数の業務をこなせるようになり、繁忙期やトラブル発生時などイレギュラーがあっても柔軟に対応可能です。そのため、どの部署でもある程度対応できる人材が増え、より円滑に業務を進められるようになります。 このように、ジョブローテーションによって人材の多能工化を促進すると、企業側も社員側もメリットを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションを実施する目的とは ここでは、ジョブローテーションを実施する目的について解説します。以下の内容を把握して、取り組みを実施する目的を明確にしましょう。 （1）視野の広い人材を育成するため 目的の1つ目は、視野の広い人材を育成するためです。 とくに新卒社員にジョブローテーションを実施すれば、各部署の業務内容を把握してもらいつつ、適性を見極められます。また、複数の部署の業務内容を把握すると、企業全体を俯瞰できるようになるので、マネージャー候補の育成にも有効です。 したがって、長期的な人材育成を目的として、ジョブローテーションを実施する企業が多いです。 （2）業務の属人化を防ぐため 目的の2つ目は、業務の属人化を防ぐためです。 ジョブローテーションでは、定期的に人材を入れ替えることで、業務の属人化を防ぎます。そのため、担当者が不在の場合でも、ほかの社員がスムーズに対応できるようになります。 このように、ジョブローテーションでは、業務の標準化を促し、ワークライフバランスの実現にもつなげられるのです。 （3）キャリア形成のため 3つ目は、社員のキャリア形成ためです。 同じ会社でも部署によって求められるスキルは異なるため、社員がさまざまな業務を経験することで今後やりたい業務が明確になり、中長期的なキャリアをイメージしやすくなります。また、いろんな仕事を経験することで、専門性だけでなく幅広いスキルや複合的な視点を持てるのです。 ただし、社員によっては、環境の変化がストレスになる可能性もあります。したがって、事前に面談を実施するなど、適切にマネジメントすることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションの導入が向いている企業 ここでは、ジョブローテーションの導入が向いている企業の特徴を解説します。ジョブローテーションの導入を検討しているが、自社に適しているのかわからない担当者の方は必見です。 人材育成を重視している企業 ジョブローテーションは、ある程度の期間を使って社内のさまざまな業務を経験してもらう仕組みであるため、長期的なキャリア形成を前提とした教育方針を持っている企業に適しています。 具体的には、大手メーカーや総合職の新卒社員を多く採用している企業が当てはまります。逆に、研究開発、法務、医療などの高度な専門知識が求められる業務では、一つの業務に長期間従事する方が向いています。 したがって、自社の事業内容や部署の業務内容を考慮したうえで導入を検討しましょう。 密な部門間連携が求められる企業 ジョブローテーションでは、複数部門の業務を理解してもらうことが目的であるため、部門間連携が重要な企業に向いています。 たとえば、「企画と営業」や「開発とマーケティング」など、関連のある部署でジョブローテーションすると、高い効果が得られます。逆に、部署や業務の種類が限られており、ローテーション先が少ない場合は、ジョブローテーションは不要です。 そのため、会社の規模だけでなく、部署の数や業務の種類によって導入するかを見極めましょう。 業務が属人化しやすい企業 ジョブローテーションでは、部署のメンバーが入れ替わるため、業務の属人化を防止したい企業に適しています。 とくに、定型業務で作業が属人化している企業は、異動や退職のたびに引き継ぎが発生して業務が遅滞しやすいです。そのため、マニュアルや教育体制など、比較的早い段階で業務を習得できるように整備したうえでジョブローテーションを実施しましょう。 以上のように、ジョブローテーションの実施によって得られるメリットと目的が合致しているか確認することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションを成功させるポイント3選 ここでは、ジョブローテーションを成功させるポイントについて解説します。以下の内容を押さえて、取り組みが無駄にならないように注意しましょう。 （1）目的を明確にする 1つ目のポイントは、目的を明確にする点です。 あらかじめ、対象者に取り組みの目的を伝えることがポイントです。たとえば、「どのような経験を積むのか」「その経験がどのように役立つのか」まで明確にすることで、より効果的にジョブローテーションを進められます。 また、「目的を達成しているのか」を確認する評価基準も併せて設定しておくと、取り組みの効果を客観的に把握できます。 （2）情報を蓄積する 2つ目のポイントは、情報を蓄積する点です。 ジョブローテーションでは、対象者のスキルや人事情報を収集して、人事戦略に活用できます。ただし、情報をしっかり蓄積していないと、社内に散在してしまい、必要な情報をすぐに見つけられません。 そのため、ジョブローテーションの情報を確実に蓄積・管理できる仕組みを整えることがポイントです。 （3）メンバーの理解を得る 3つ目のポイントは、メンバーの理解を得ることです。 ジョブローテーションはメンバーにとって、仕事内容や環境が大きく変わる可能性がある制度です。そのため、ジョブローテーションの目的を事前に共有し、本人のキャリア希望や適正から配置転換しなくてはなりません。 一方的なジョブローテーションを実施すると、メンバーのモチベーションが低下して離職につながる恐れもあります。したがって、中長期的な人材育成を実現できるよう、メンバーからの理解を十分に得ておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションを効果的に実施する方法 以下では、ジョブローテーションを効果的に実施する方法をご紹介します。 ジョブローテーションを効果的に進めるには、対象者のスキルや人事情報を蓄積して活用することが重要です。なぜなら、ジョブローテーションは単なる“異動”ではなく、メンバーのスキル開発や適正な配置を目的とした「戦略的な人材育成施策」だからです。 とくに、「配属履歴・業務経験」や「キャリア希望や意欲」などの情報を一元管理しておくと、ジョブローテーションの効果を最大化できます。そこで、「ジョブローテーションに関する情報を簡単に記録・管理できるツール」を導入しましょう。 結論として、ジョブローテーションを導入して継続的な人材育成につなげるには、ジョブローテーションに必要な情報を管理・蓄積・活用できるナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、社内メンバーの情報やジョブローテーションの規程を蓄積できます。また、ジョブローテーションの対象となる社内業務のマニュアルを共有すれば、部署の異動があっても業務の引き継ぎがスムーズです。 社内の情報管理を円滑化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ジョブローテーションのメリットと成功のコツまとめ これまで、ジョブローテーションのメリットと成功のコツを中心にご紹介しました。 ジョブローテーションに取り組むと、企業側にも社内メンバー側にもメリットがあります。ただし、ジョブローテーションを「やって終わり」にせず、継続的な人材育成につなげるには情報の蓄積が不可欠です。 そこで、「情報を簡単に記録・管理できるうえ、必要な情報をすぐに見つけられるツール」があると便利です。とくに、検索機能が充実していると、蓄積した情報をきちんと活用できます。 したがって、ジョブローテーションの情報を簡単に管理するには、検索性が高く、すべての社員がストレスなく情報を管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ジョブローテーションをスムーズに実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

仕事で書類の提出期限を間違えたりメールの件名を書き忘れたりなど、気をつけているはずがうっかりミスをしてしまうケースが後を絶ちません。しかし、うっかりミスは、上司や同僚・顧客などからの信頼喪失にもつながってしまいます。 また、「忘れていた」では済まないような大きなトラブルの原因にもなりかねません。そのため、日々の仕事のなかでうっかりミスをなくすには何をすべきか悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事でのうっかりミスを防止する6つの対策を中心にご紹介します。 仕事のうっかりミスを減らしたい うっかりミスの原因を理解して、防止策を導入したい 恒常的にミスを減らせる仕組みを構築したい という方はこの記事を参考にすると、仕事のうっかりミスを防止できるうえ、全社でのミスも削減できるヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは1.1 PCのなかで情報が散らかっている1.2 仕事に不慣れ2 【個人編】うっかりミスを防止する4つの対策2.1 確実にメモをとる2.2 チェックリストを作る2.3 テンプレートを作成する2.4 最終確認をする3 【組織編】うっかりミスを防止する2つの対策3.1 マニュアルを作る3.2 失敗事例を蓄積する4 【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール4.1 会社のあらゆるナレッジを蓄積できるツール「ナレカン」5 【やらかした】うっかりミスをしてしまった後の対応6 うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ 仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは 多くの場合、仕事でうっかりミスをしてしまう人には共通点があります。以下の特徴を押さえて、メンバーに当てはまる項目がないか確認しましょう。 PCのなかで情報が散らかっている PCのなかの情報が整理されていない人は、うっかりミスが多い傾向にあります。 業務を遂行するときには、多くの場合、何らかの情報を参照する必要があります。しかし、PC内が散らかっていると、適切な情報を見つけられないため、あいまいなまま対応して、ミスにつながってしまうのです。 そのため、作業を進めるうえでの注意点やマニュアルなど、業務に必要な情報を一箇所にまとめておく仕組みづくりが必要です。 仕事に不慣れ 仕事に慣れていない人も、うっかりミスをしやすいです。 仕事に慣れていないうちは、やり方や対応方法が分からないことがあります。そこで、認識のすり合わせができていないまま自己判断で進めてしまうと、ミスにつながる原因になります。 したがって、認識のすり合わせや確認をしない人は、防止できるミスも発見できずに業務を進めてしまうのです。ミスは大きなトラブルへとつながりかねないので、管理者は「認識のすり合わせがスピーディにできるような環境か」を見直さなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【個人編】うっかりミスを防止する4つの対策 ここでは、個人ができるうっかりミスを防止する4つの対策をご紹介します。業務を効率的に進められている企業は、以下の対策が個人レベルでも浸透しているのです。 確実にメモをとる 伝達事項や期日、上司から受けたアドバイスは直後にメモをとり可視化させましょう。 メモに情報を残しておけば、仮に忘れてしまっても見返せます。また、業務中ミスをした箇所を詳細に書くことで、次回以降に同じ業務へ取り組むときに、同じミスを繰り返しにくくなります。 ただし、単にメモをとるのではなく見返すためにメモを作成するので、時間や場所を問わず振り返りができるように、わかりやすくまとめておくことが必要です。 チェックリストを作る ミスの防止策として、確認用のチェックリストを作成しましょう。 業務ごとにチェックリストを作成すれば「ある業務をすることをうっかり忘れていた」場合でも事前に気づけます。また、ミスの多い箇所を把握してリスト化し、業務中に確認すれば、同じミスが起こりません。 チェックリストは形骸化しやすいため、定期的に更新をしないと「完了していない業務にチェックを入れる」リスクがあります。そのため、「ナレカン」のようなツールでチェックリストを作成し、定期的に更新することでミスを防ぎましょう。 テンプレートを作成する 使用する頻度の高い情報や表現はあらかじめテンプレート化すれば、ミスが減ります。 たとえば、社員の名前とアドレスや、社内文書で用いる挨拶文をテンプレート化するとミスを減らせます。また、ミスを防げるだけでなく作業スピードも早くなるので、効率化できた分の時間をほかの業務へ割けるようになるのです。 以上のように、テンプレートを作成すると入力工数が減り、入力によるうっかりミスが減らせるのでおすすめです。 最終確認をする ミス防止のために、最終確認をすることを徹底しましょう。 最終確認の方法としては、メモの振り返りやチェックリストに漏れがないかを確認するなどが挙げられます。また、重要度の高い業務では、社員ひとりでは気づけなかったミスを他者が発見できるように、ダブルチェックをするのがおすすめです。 ミスがないか最終確認し、重要度に応じてダブルチェックを実施することが、ミスの防止につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【組織編】うっかりミスを防止する2つの対策 以下では、組織ができるうっかりミスを防止する2つの対策をご紹介します。社員のうっかりミスを無くしたいと考えている管理職の方は必見です。 マニュアルを作る マニュアルの作成は、ミスの防止に効果的です。 マニュアルを作成することで、社員が我流で作業せず、正しい方法で業務を遂行できます。また、チェックリストによる最終確認を業務フローに組み込むなど、事前にミスを予防する対策を盛り込んだマニュアルがあれば、ミスの数を減らせるのです。 以上のように、マニュアルは業務の不明点を解消できるうえに、ミスの対策としても役立ちます。 失敗事例を蓄積する 過去の失敗事例を蓄積することも、ミスの予防につながります。 過去の失敗事例を蓄積することで、同じミスの再発を防ぐことができます。さらに、ミスが起こりやすい業務が可視化されるため、マニュアルの変更などの対策も立てやすくなるのです。 このように、失敗事例を蓄積することは、ミスを予防するのに効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール 以下では、社内のミスを削減できるツールをご紹介します。 仕事のうっかりミスをなくすためには、個人がミスを減らすように心がけることが重要です。しかし、心がけだけでは、ミスを無くすことは難しいので、組織でミスが起こらないような仕組みを構築する必要があります。 そこで、うっかりミスによる重大なトラブルを防止したいなら「過去の失敗事例を蓄積できるツール」を利用しましょう。以前にミスした経験をナレッジとして共有することで、同じミスが再発することを防ぐことができます。 結論、ビジネスでのうっかりミスを減らすには、社内のあらゆる情報をナレッジとして管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、ファイルや画像、PDFなども保存できるうえ、保存した内容は、任意のメンバーに簡単に共有可能です。そのため、社内で発生したミスをナレッジとして管理でき、うっかりミスが再発しない仕組みを整えることができます。 会社のあらゆるナレッジを蓄積できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【やらかした】うっかりミスをしてしまった後の対応 仕事でうっかりミスをしてしまったら以下の対応をしましょう。トラブルにつながらないように迅速に対応することが必要です。 上司に報告する ミスが判明したら、すぐに上司に報告しましょう。このとき、言い訳をすることなく、事実を正確に述べることが重要です。 謝罪をする ミスによって被害を被ったお客様や、カバーしてくれた上司や同僚など、迷惑をかけたすべての人に素直に謝りましょう。外部の方に迷惑をかけた場合は、電話をして直接お詫びに伺うのが基本です。 原因を突き止め、対応策を練る ミスが発生した原因を突き止めて、対応策を検討しましょう。検討後は、対応策を実行・共有し、二度と同じミスを繰り返さない仕組みを構築することが大切です。 以上のように、ミスが起こったら、誠心誠意対応することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ これまで、仕事でうっかりミスをする人の特徴や防止策、社内のミスを削減できるツールを中心にご紹介しました。 仕事のうっかりミスは、日常的にメモに残して確認すれば防げる場合が多いです。しかし、メモを取らない、メモを取ったとしても見返すのに手間がかかれば、確認が面倒になり誰も振り返りません。 そこで、情報共有ツールを活用してメモの作成から管理までを一元化させ、メモを取りやすい環境を構築しつつミスを防止しましょう。一方、全社でミスを防止するには、全メンバーがストレスなく情報共有ができる簡単なツールを使う必要があります。 結論、うっかりミスを防止するには、社内のナレッジに即アクセスできて、うっかりミスを防止できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。テンプレートやチェックリストも簡単に作れるので、非IT企業であっても抵抗感なく導入・運用できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、うっかりミスを防止する仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/