ナレッジマネジメント
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業務を改善し生産性向上を目指すことは、業界・職種問わず、すべての企業に求められます。そこで、業務改善し成果を挙げるには、既存の業務における3M(ムリ・ムダ・ムラ)を把握し、適切な対策をとらなければなりません。 しかし、「既存の業務内容に潜む3M(ムリ・ムダ・ムラ)を見つけられず、業務改善を実施しても途中で頓挫してしまう」と悩む担当者の方も多いのではないのでしょうか。 そこで今回は、3M(ムリ・ムダ・ムラ)をなくし、業務改善を達成する方法を中心にご紹介します。 自社のムリムダムラを正確に把握し、業務改善を図りたい 3Mを見つけても、解消手順が分からず悩んでいる 作業効率を下げる3要素の改善に役立つITツールを探している という担当者の方が本記事を参考にすると、業務に潜む3Mを発見し適切なアプローチを実践しながら、業務改善を達成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事における3M（ムリ・ムダ・ムラ）とは2 3M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消するメリットとは2.1 モチベーション向上につながる2.2 コスト削減ができる2.3 能力に対する業務負荷が適切となる3 3M（ムリ・ムダ・ムラ）が発生する3つの原因3.1 （1）リソースが不足している3.2 （2）慣習化している3.3 （3）属人化している4 3M（ムリ・ムダ・ムラ）をなくす業務改善の基本手順4.1 （1）現状の業務を可視化4.2 （2）M（ムリ・ムダ・ムラ）の抽出4.3 （3）具体案を作成し共有・実施する5 仕事の3M（ムリ・ムダ・ムラ）を排除し業務改善に役立つツール5.1 3Mの発見と業務改善に最も役立つITツール「ナレカン」6 【製造業必見】ムリムラムダを解消するの順番とは7 【代表例】3M削減に成功したトヨタの生産方式7.1 生産過程における7つのムダ7.2 ムラの考え方7.3 ムリの立ち位置8 3M（ムリ・ムダ・ムラ）を見極め業務改善を行う方法まとめ 仕事における3M（ムリ・ムダ・ムラ）とは 業務改善を達成するうえで前提となる3M（ムリ・ムダ・ムラ）とは以下の通りです。 仕事におけるムリ 長時間残業しないと終わらない作業量を課したり、製造スピードを超過した製造量を求めたりするなど、業務の担当者や設備に能力以上の成果を求めている状態 仕事におけるムダ 必要以上に製造して在庫を抱えたり、十分に情報を共有できておらずプロジェクトを進めてからやり直しが発生したりするなど、余計な費用や作業が生じている状態 仕事におけるムラ マニュアルが整備されていなかったり、業務にムリやムダがあるために必要な品質が保てなかったりするなど、担当者によって作業や成果のクオリティに差がある状態 これらが3Mと呼ばれる業務の円滑な遂行を妨げる原因であり「業務内容」と「（業務に従事するメンバーの）能力」のバランスが崩れることによって発生します。したがって、業務負荷と能力の均衡を維持させるためにも、業務改善が必要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消するメリットとは ここでは、3M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消すると得られるメリットを3点紹介します。業務を改善して営業活動を効率的に進めている企業は、実践できていない企業と比較して、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。 モチベーション向上につながる 3Mがなくなると、業務に関わるメンバーのモチベーション向上に貢献します。 なぜなら、3Mに関わるストレスが解消され、タスク管理もしやすくなり、ムダな残業や仕事をしなくても良くなるからです。業務の「時間」と「負荷」が同時に削減されれば、メンバーが限られた時間内で仕事を完了できるようになります。 結果として、仕事へのモチベーションの向上はもちろん、定着率も向上させられるので、企業とメンバー双方にとってメリットがあるのです。 コスト削減ができる 3Mをなくせば、業務に関わるさまざまなコストを削減できます。とくに、削減できるコストは以下の通りです。 金銭的コスト ムリな作業量で社員が残業することによる人件費、ムダに作りすぎることによる製造費や在庫管理費、品質のムラによる作業のやり直しにかかる費用などがなくなるので、経費が削減できます。 時間的コスト 業務のムリやムダがなくなると、一人あたりの業務量が軽減され、各メンバーの業務時間が平準化されるようになります。 教育コスト マニュアルをはじめとした「何度も振り返る情報」をまとめて管理すると、一から教育するムダや、メンバーによって業務クオリティが異なるムラを解消できます。 以上のように、企業だけでなくメンバーにも良い影響があることを、正しく社内へ浸透させておかなければなりません。 能力に対する業務負荷が適切となる 業務における3Mを削減すると、メンバーの能力に対して正しい業務負荷のタスクを割り振れます。 上記画像のように、業務負荷とメンバーの能力が均衡している状態が適切な労働環境です。しかし、どちらかの比重が重くなると3Mが発生してしまうのです。 たとえば、一人でもできる簡単なタスクに十人で取り掛かると暇な人が出てきてしまって労働力のムダが発生します。一方で、十人で取り掛かっても終わらない重いタスクを一人に割り振ると、ムリが発生して業務が円滑に進みません。 そこで、3Mをなくして業務負荷と能力を考慮して仕事を割り振れば、快適な労働環境の構築につながり、会社への定着率上昇も期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3M（ムリ・ムダ・ムラ）が発生する3つの原因 業務の3Mには3つの発生原因が考えられます。全体を俯瞰して探すのではなく、自社業務における以下3つのポイントから3Mを探すと、効率的に業務改善を進められます。 （1）リソースが不足している 1つ目の原因に、業務内容のなかでもリソース（ヒト・モノ・カネ・情報）が不足していると、3Mの1つである「ムリ」が潜みやすいと言えます。 業務に見合った適切なリソースがない状態では、高い目標を掲げても達成できません。しかし、限られたリソースで何とか業務を遂行しようとムリをさせれば、社員は疲弊してしまいます。 また、達成できない目標は予算や人材をムダに浪費させ、余裕のない業務は作業や成果のクオリティにムラを生んでしまいます。以上のように「ムリ」は「ムダ」や「ムラ」に直結するので、放置しすぎないようにしましょう。 （2）慣習化している 2つ目の原因として、業務の実施自体が目的となった慣習化している業務には、3Mの「ムダ」が多く潜んでいます。 たとえば、開催自体が目的になっている会議や必要以上の承認フローなどに、ムダが発生していると言えます。そのため、結論が出ずに時間だけ浪費する会議を廃止したり、ワークフローを見直して煩雑な承認フローを整理したりする対策が効果的です。 このように、日々の業務内容で「手段が目的化している作業」が存在しているのであれば、すぐに見直すべきと言えます。 （3）属人化している 3Mが潜みやすい原因の3つ目に、とくに「ムラ」が潜みがちな属人化が挙げられます。 属人化とは、ある業務の担当者が固定化され、知識やノウハウが特定の社員に集中している状態を指します。業務が属人化しているとノウハウが共有されず、担当者が休むと業務に遅れが生じたり、引き継ぎの際に教育コストがかかったりするため非効率です。 また、特定の社員に負担が集中してムリが生じてしまいがちです。そのため、特定の社員しかできない業務がある場合は、マニュアルを作成して普段から情報を共有することが大切です。 とくに、「ナレカン」のようなITツールでマニュアルをまとめると更新・共有がしやすく、紙で管理するよりも便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3M（ムリ・ムダ・ムラ）をなくす業務改善の基本手順 業務改善を達成するには、業務停滞の原因になる3Mとの向き合い方が肝になります。以下では、3Mを取り除く、効率の良い業務改善の3つの手順を解説します。 （1）現状の業務を可視化 まずは、3Mを発見するために業務内容の可視化を行います。 業務を可視化すると、現在の業務フローが一目でわかるので作業のムダに気づきやすくなります。業務の可視化には、自社のリソースを「4M」と呼ばれる要素に分解するのがおすすめです。 Man：実際に現場で稼働するメンバー Machine：自社の設備や機械 Method：特定の業務を進める方法 Material：仕入れる原材料や部品 各項目の抽出後、関連する業務をそれぞれ書き出します。このように、属人化・リソース不足・慣習化を招いている業務は、可視化による「要素分解」で非効率な原因・課題が浮き彫りにできます。 （2）M（ムリ・ムダ・ムラ）の抽出 次に業務の可視化によって、課題を正確に把握し3Mを抽出します。3Mごとにアプローチ方法が異なるので、以下のように3Mを抽出する必要があります。 ムリの抽出 業務フローにムリがある部分がないかを確認します。業務を可視化したことで「タスク量全体に対する人的リソースが少なく、稼働率が100%を大幅に超えており、若手社員にのみ業務負荷が偏っている」といった問題点が明らかになります。 ムダの抽出 同じ動作のやり直しや手直しなど、本来必要のないムダな時間がどれほどあったかを振り返ります。具体例としては、Excelのデータ編集で関数を使えば良い箇所を手計算していることによる動作のムダが挙げられます。 ムラの抽出 ムラが生じやすい教育体制になっていないか、見直すことも大切です。たとえば、「見て覚える」非効率な指導や、大雑把にしか書かれていないマニュアルでは、同じ業務でも質が担保できず、作り直しや不良品の廃棄などムダな工程が発生します。 また、抽出した内容について、どれだけのムリ・ムダ・ムラが発生しているのか、数値を用いて定量的に判断すると、さらに解像度が高くなるのでおすすめです。 （3）具体案を作成し共有・実施する さいごに、3Mの抽出後は課題解決への具体案を作成し、社員に共有しましょう。 具体的な改善案として、誰でも同じクオリティで作業できるマニュアルの作成で担当者によるムラをなくしましょう。ほかにも、教育コストや作り直しのムダを削減することや、業務の優先順位を決めて業務量を減らしてムリを解消することなどが挙げられます。 ただし、業務改善を実施するのに紙やExcelで情報を共有すると、資料やファイルを探すムダな時間が発生してしまいます。したがって、情報へのアクセス性に優れた「ナレカン」のようなITツールを使いましょう。 また、具体案の施行後は業務改善の結果を振り返って、業務のムリ・ムダ・ムラの削減に成功したか評価することが大切です。施策途中・完了後に新たな問題点が出た場合は、再び解決のための施策を実行する「PDCAサイクル」を回すことを意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の3M（ムリ・ムダ・ムラ）を排除し業務改善に役立つツール 以下では、3Mを取り除く業務改善に貢献するおすすめのツールを紹介します。 業務内容がきちんと共有されておらず、リソースの適切な分配ができていないとムリ・ムダが発生し、業務が属人化したり業務クオリティにムラが生じたりします。そのため、「社内で業務の進め方や使えるリソースを共有する仕組みづくり」が必要です。 つまり、「社内で共有すべき情報を全て一元化できるITツール」の導入が3Mを解消する最適なアプローチになるのです。ただし、特に大企業では部署や社員数が多く、管理すべき情報が膨大になるため、アクセス性が高いことが大前提です。 したがって、いち早く3Mを排除して業務改善を達成するには、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」で作成した業務マニュアルは、リアルタイムで共有できるうえ、多階層の「フォルダ」で整理すれば、煩雑化せずに情報が集約されます。また、ChatGPTのような「自然言語検索」を含む超高度な検索機能で、情報を振り返るのにも優れています。 3Mの発見と業務改善に最も役立つITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【製造業必見】ムリムラムダを解消するの順番とは 製造業で「ムリ・ムラ・ムダ」を排除するためには、以下のような明確な順番があります。 ムダの排除 ムダがあると、人や時間、資源などのリソースの不足につながり、会社の財政を悪化させる恐れがあるため、一番最初になくさなくてはなりません。 ムラの排除 ムラがあると、作業品質にばらつきが生じ、効果的な生産計画を立てることが難しくなるためムダの次に排除しましょう。 ムリの排除 ムリがあると、従業員の疲労やストレスが蓄積していき、品質の悪化を招きかねないため、最後にムリがないかの確認を怠らないことが大切です。 このように「ムダ→ムラ→ムリ」の順番で解消するように取り組むと、効率的に業務改善することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【代表例】3M削減に成功したトヨタの生産方式 実際にトヨタは、以下のようにムダ・ムラ・ムリを定義し、生産方式を大幅に改善することに成功しました。今後、業務改善を成功させたい方は必見です。 参照：ITトレンド＞トヨタ生産方式とは？基本思想や４つの手法をわかりやすく解説 生産過程における7つのムダ トヨタでは以下の7つのムダが生産方式において重要視されています。 ムダの種類 定義 加工のムダ 製品に付加価値をもたらさないのにリソースを消費すること 在庫のムダ 不要な在庫や備品を過剰に蓄えること 作りすぎのムダ 必要以上に多くの製品や部品を生産すること 手持ちのムダ 他の部品の製造ラインが遅れるなどしてやることがない時間が生じること 動作の無駄 作業者による付加価値を生まない不要な動作のこと 運搬のムダ 付加価値を生まない製品や部品、情報などの流れのこと 不良・手直しのムダ 不良品や手直しが必要な商品に対して追加で生産や修理をすること 以上のように、ムダを細分化して定義することで、より徹底的にアプローチすることが可能になります。トヨタの製造業の現場では、7つのムダの現状と原因を押さえ、改善策を継続的に実行することでムダの排除に努めています。 ムラの考え方 トヨタでは、品質におけるムラを防ぐために「標準」という考え方を採用しています。標準とは各作業のやり方や条件のことであり、これに基づいて従業員は作業を行います。 トヨタのような大企業における大量生産では、多くの人が作業に携わってもクオリティに差が生じない仕組みづくりが必要なためです。例えば、ボルトは「カチッと音が鳴るまでしめる」と規定されれば、誰もが同じ強さでボルトをしめることができます。 このように、トヨタは誰が行っても同じことができるように明確な標準を定めることを実施しています。 ムリの立ち位置 ムリはムダやムラを引き起こす要因の一つとされています。ムリがあると、業務のムラを引き起こしたり、不良・手直しのムダを生じさせると考えられるからです。 例えば、長時間労働を従業員に強いることで、パフォーマンスが低下し作業品質にばらつきが出てしまったり、ミスによるやり直しが増える可能性があります。 このように、ムリを放置していると再びムダやムラが生まれてしまう恐れがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3M（ムリ・ムダ・ムラ）を見極め業務改善を行う方法まとめ これまで、3Mを省きながら業務改善を達成する方法について解説しました。 3Mを放置し続けると、業務効率が向上せず属人化の進行や業務の固定化など、さらに3Mの問題が増える事態を招いてしまいます。そのため、業務改善を実施して3Mを排除することは急務の課題といえるのです。 しかし、3Mを要素分解して把握できておらず、施策も不適切であれば、社員の反発やかえって業務が非効率になります。そこで、ITツールを活用して、マニュアルやノウハウをデジタルで管理することで3Mを解消しましょう。 したがって、業務改善を目指す非IT企業には、情報管理の側面から、最も簡単に3Mを解消できる「ナレカン」が必須です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ムリ・ムダ・ムラのない職場環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

企業では習慣化された「定例会議」を行っている会社が多いですが、本来の会議の目的を失いマンネリ化している状況も少なくありません。 実際に、「日程が決まっているから」のような定性的な理由のみで、情報共有だけが行われる“生産性のない定例会議”に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、定例会議の必要性と活性化させる3つの手法を中心にご紹介します。 定例会議の必要性が分からず、無駄に感じている 情報共有だけのマンネリ化した定例会議を改善する手法を模索している 定例会議を活性化させ円滑に業務を進めたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、定例会議を活性化させるためのヒントを得られ、効率的に情報共有ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 定例会議・ミーティングとは2 定例会議・ミーティングの目的とは2.1 メンバー間での情報共有のため2.2 意思決定を行うため2.3 PDCAサイクルを回すため3 【対処法あり】定例会議は意味がないと感じる原因とは3.1 議題に変化がない3.2 一方的で議論の時間がない3.3 事前に会議資料を共有していない4 定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめツール4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「ナレカン」5 定例会議を活性化する手法3選5.1 (1)ブレインストーミング型5.2 (2)ディベート型5.3 (3)ワールドカフェ型6 【効率化】定例会議を無駄にしないコツ7 定例会議の必要性や活性化させる手法まとめ 定例会議・ミーティングとは 定例会議とは、職場や組織で決まった日時や曜日に開く会議を指します。 各メンバーの意見を集約して意思決定をしたり、プロジェクトの進捗状況を把握したりして、今後の方針を決める重要な役割を担っています。一方、討論する議題がないにも関わらず「定例だから」という理由で開かれ、情報共有だけの形式的な会議になってしまうケースが多い点が問題です。 参加者が受け身になると、会議の本来の目的である「合意形成のための活発な議論」が難しくなります。生産性が低く「無駄」と感じる会議にならないように、正しい事前準備が必要となるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議・ミーティングの目的とは ここでは、定例会議の必要性について解説します。マンネリ化していると感じる社員には、以下の「会議における必要性」を共有するようにしましょう。 メンバー間での情報共有のため プロジェクトを進めるうえで各メンバーの情報共有は必要不可欠です。 定例会議の場で社員それぞれが積極的に情報を共有すると、異なるアイデアに触れながら業務に役立つヒントを得たり、新たなアイデアを生み出せたりできるようになります。 また、複数の部署でプロジェクトを進めている場合は各部署の進捗を確認し合う必要があります。部署を横断した情報共有は、予定の変更や直面している課題を社員間で報告して解決策を見出し、スピーディにプロジェクトを達成するために不可欠です。 意思決定を行うため 定例会議が必要な理由として、意思決定を行うことも理由のひとつです。 仕事はチームワークが大切なので、リーダーのみの意思決定ではなく、社員全員が納得して業務を進める必要があるからです。 そこで、参加メンバーが、あるテーマや課題について多様な視点から話し合うことで、今後の方針の決定が可能です。 また、テーマが定められ、意思決定を行うという具体的なゴールが設定されていれば、会議に参加するメンバーもゴールに向けて主体的に会議に参加できます。積極的な発言のある会議は、意思決定にスピード感があります。 PDCAサイクルを回すため PDCAサイクルを回すためにも定例会議が必要になります。 定例会議で週・月単位の目標を計画し設定(Plan)することで、メンバーは「どのタスクをどれほど時間をかけて処理すればよいか」の目途を付けて業務を進められる(Do)ようになります。 そして、次の定例会議では各メンバーやプロジェクトの進捗を客観的に評価(Check)し、改善する方法を考案・実行する(Action)サイクルが確立されれば、継続して業務効率化と改善が期待できます。 また、PDCAサイクルはメンバーの目標達成によるモチベーションアップだけでなく、リーダー目線でもメンバー・プロジェクトの管理がしやすくなるメリットがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【対処法あり】定例会議は意味がないと感じる原因とは ここでは、定例会議が意味がないと感じてしまう原因と対処法について解説します。メリハリをつけて生産性のある会議にするためにも、以下の原因をあらかじめ理解し、対策できるようにしておきましょう。 議題に変化がない 定例会議がだらだらしてしまう原因のひとつが、議題に変化がないことです。 定例会議の話題に新しさがないと「同じ議題を話し合う意味はあるのか」と参加するメンバーが感じ、モチベーションも上がりません。議題に変化がない理由は「そもそも会議を開く目的がない」「既存の会議プログラムに問題がある」が挙げられます。 結果、会議において重要な意思決定もできず、”定例だから参加する”意味のない状況に陥ってしまうのです。そこで、「意思決定が不要な会議はそもそも開催しない」「討論する議題が明確になってから会議を開く」などの対策をとりましょう。 一方的で議論の時間がない 一方的で議論の時間がない定例会議は無駄な会議になりがちです。 形骸化した定例会議でよく見られる事象が「議論を行わず会議の企画者だけが一方的に報告して、参加メンバーはただ聞くだけ」になっていることです。 聞くだけの会議ではメンバーが受け身の姿勢で参加することになり、生産性が低くだらだらしてしまいがちです。そのため、会議を開く際は必ず各メンバーの発言機会を設けるようにしましょう。 数値の単純な報告や資料の読み上げは無駄な会議に繋がるため、会議を開く必要のない情報や報告は、ITツールを用いて適宜共有する環境も重要です。 事前に会議資料を共有していない 会議において、事前に会議資料を共有しておくことは非常に重要です。 会議資料を事前に共有しておけば、会議前にテーマや最終目標を把握したうえで会議に参加できるようになります。会議開始直後に資料を読み込む時間を設ける必要もなくなり、スムーズに会議を進められるのです。 そして、会議の度に資料を印刷して配布する必要もなくなるため、印刷費用のコスト削減やメンバーの準備に必要な作業負荷もかかりません。実際に、生産性のある会議を実現している組織は「ナレカン」のような情報共有ツールで、会議資料を事前に共有し会議を進めているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめツール 以下では、定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめのツールをご紹介します。 定例会議が無駄だと感じる理由としては、事前に資料が共有されず、議論が一方的であることが挙げられます。しかし、定例会議には、メンバー間の情報共有やPDCAサイクルの促進といったメリットがあります。 そこで、ITツールを使って簡単に資料を共有できる環境を整えることで、定例会議を有意義な時間にしましょう。ただし、複雑なITツールでは、現場社員が使いこなせず、資料の共有が滞る可能性があります。 したがって、資料の作成・共有に役立つ機能を備えながらも、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」を導入するべきです。 ナレカンは、直感的な操作で簡単に資料を作成できます。また、定例会議の資料は任意のメンバーに対してわずかな手順で共有可能なので、情報の事前共有もスムーズです。 最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議を活性化する手法3選 ここでは、定例会議を活性化する手法3選をご紹介します。会議の形骸化が感じ取れた場合には、以下の手法に定例会議を当てはめて活性化しましょう。 (1)ブレインストーミング型 定例会議を活性化する手法の一つにブレインストーミング型があります。 ブレインストーミングは、グループを作成して、自由な発言によって独創的かつ創造的なアイデアの醸成が期待できる手法です。また、ほかのメンバーのアイデアから着想を得てオリジナルのアイデアを生むことができる面もメリットです。 ブレインストーミングを行うときの注意点は、ほかのメンバーのアイデアを批判したり、評価したりしないことです。参加者の発言が抑制され新たなアイデアが生まれづらい環境になってしまうためです。 ブレインストーミングは意見を出して正解を出すのが目的ではなく、各メンバーの発言と意見から合意形成することが重要な点を理解しておきましょう。 (2)ディベート型 ディベート型も会議の活発化に役立つ手法の一つです。 ディベートは肯定派と否定派に分かれて討論し、第三者を納得させるための会議手法です。ディベートではチームのメンバーと意思疎通を図り、一貫性のある意見を主張するための力が必要になります。 ディベート型で勘違いされやすい注意点が「勝った方が偉い」という考え方です。ディベートの本来の目的は、メンバーが客観的で多角的な視点を身に付け、活発な議論によって定例会議のマンネリから脱却することであるため、勝敗を付けることが目的ではない点に注意しましょう。 (3)ワールドカフェ型 定例会議を活発にする手法の最後がワールドカフェ型の会議手法です。 ワールドカフェは緊張や重苦しい環境になりやすい会議を、和やかで自由な会話がしやすい環境をつくるための手法です。4～5人のテーブルを複数設置し、テーマに沿って自由に会話します。 ワールドカフェの特徴は、時間経過とともに会話するメンバーが入れ替わることです。さまざまな参加者と開かれた空間で会話することで、テーマを深掘りできるだけでなく、もとのグループから派生したアイデアを醸成できるのがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【効率化】定例会議を無駄にしないコツ 定例会議を無駄にしないコツは、以下の3つです。 時間を区切る 会議の時間を区切っておくことは、効率的に会議を進めるための基本であり、ダラダラとした会議を避けられます。時間の設定が形だけにならないように、会議の開始・終了時刻は厳守しましょう。 目的を明確にする 会議の目的が明確であれば、議論が本題から逸れる可能性が低くなり、無駄な時間を削減できます。また、目的が明確に定まらない場合は、会議を開催しないという選択肢もあります。 不要な回は会議をスキップする 定例会議が形骸化してしまって実際には不要であれば、会議のスキップも検討しましょう。仮に、定例会議の目的が情報共有のみの場合は、情報共有ツールを活用することで定例会議の時間を削減できます。 上記の3つを意識して、定例会議を有意義なものにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議の必要性や活性化させる手法まとめ ここまで、定例会議の必要性や活性化させる手法について解説してきました。 定例会議は重要な情報共有や意思決定の場ですが、決まった日時で開かれるためマンネリ化しやすい点に注意しなければなりません。また、実際に生産性のある会議を実現している企業は、情報共有ツールを活用して会議に関わる「報連相」を徹底しているのです。 一方、導入するツールは「使いやすさ」を重視して選択する必要があります。機能が充実していても、ITリテラシーの高くないメンバーに浸透しないと使われなくなり、会議だけでなくツールも形骸化してしまいます。 したがって、資料の事前共有や議事録の管理などを簡単にできる情報共有ツール「ナレカン」が求められるのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有を活発化し、マンネリ化した定例会議を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単解説｜会議アジェンダとは？テンプレートや書き方も紹介

会議を円滑に進めるには企画者の事前準備が欠かせません。余裕あるスケジュールで準備できると、意見交換の活発な生産性のある会議を計画できます。 一方、事前準備の重要性を理解しつつも、「具体的な準備の段取り」が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議における事前準備の段取りをチェックリストと併せてご紹介します。 会議の事前準備で何をしたら良いかわからない 会議前に必要な準備について知りたい 生産性のある会議にするために、便利なツールがあれば知りたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、事前準備の重要性と必要事項のチェックリストを踏まえて、効率よく事前準備ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議において事前準備が重要な理由2 生産性のある会議に必要な準備の段取り5選2.1 （1）会議の「場」を準備する2.2 （2）会議に招集するメンバーを選定する2.3 （3）ファシリテーターを準備する2.4 （4）事前に会議資料を作成・共有する2.5 （5）事前に議事録を準備する3 ＜事前資料の作り方＞会議準備に必要なものチェックリスト4 会議・打ち合わせをスムーズに進める方法4.1 発言しやすい雰囲気を作る4.2 会議の目的を伝える5 【押さえておきたい】会議後に大切なポイント6 会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツール6.1 最も簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツール「ナレカン」7 会議・ミーティングの準備方法やチェックリストまとめ 会議において事前準備が重要な理由 会議において事前準備が重要な理由として、以下の3つが挙げられます。 会議当日の進行がスムーズになる 会議場所の確保や資料の準備をしておけば、当日に慌ただしくなる心配がありません。また、事前に会議の流れを想定しておくことで、スムーズな進行につながり、生産性のある会議を実現できます。 会議参加者のストレスが発生しない あらかじめ会議のテーマやアジェンダが記載された資料を共有したり、事前準備によって快適な会議環境を提供したりすれば、参加者にとってもストレスが発生せず、会議に集中できます。 アクシデントに対応できる 余裕をもって事前準備しておくことで、アクシデントにも冷静に対処できます。資料不備や会議室が使えないなどのアクシデントが発生しても、修正したり別の場所を用意したりできるのです。 以上のように、事前準備は会議全体のスムーズな進行に貢献するほか、企画者側も心のゆとりをもって会議を開けるメリットがあるため、確実に実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性のある会議に必要な準備の段取り5選 ここでは、生産性のある会議に必要な準備の段取り5選をご紹介します。「何を、どのように準備すれば良いかわからない」方は、以下を参考にして準備しましょう。 （1）会議の「場」を準備する 会議ではオフライン・オンライン問わず「場」を準備しなければなりません。必要に応じて適切な準備を心掛けましょう。 【オフライン】会議室を押さえる 社内で会議を開くときは当日に使用する会議室の予約が必須です。 会議室の選定では“参加者の人数に適した規模の会議室か”、“会議室の設備は整っているか”を踏まえて、参加するメンバーが快適に会議が進められる環境を設定しましょう。 また、予約していた会議室が急遽使えなくなることもあるため、可能であれば複数の会議室を押さえておきましょう。場所と部屋番号を、参加するメンバーにアナウンスしておくのも重要です。 【オンライン】URLを発行する 社外にいるメンバーとオンライン会議を実施する場合はURLの発行をしましょう。 事前にアプリのダウンロードや、アカウント作成が必要な場合があるため、どのWeb会議システムを使用するのかを確認し、メンバーが問題なく参加できるか確かめておく必要があります。 また、各メンバーのカメラ・スピーカー・インターネット回線状況が問題なく動作するかも注意喚起しておきましょう。オンラインで不備が発生すると、ほかのメンバーを待たせたり、会議時間が延びたりする恐れがあります。 （2）会議に招集するメンバーを選定する 招集するメンバーの選定も重要な準備のひとつです。 生産性のない会議に共通する特徴が、「参加する必要のないメンバーまで招集してしまうこと」です。なぜなら、各メンバーの発言が低調になり、生産性のない会議環境に陥りがちになるからです。そのため、会議を開く目的から逆算して、参加するメンバーは過不足なく招集しましょう。 また、アナウンスにあたってのメール作成では、誰でも一目でわかるように5W1Hを明記します。さらに、急な連絡では参加できない可能性もあるため、余裕をもって2～3週間前までに連絡するべきです。 （3）ファシリテーターを準備する 会議を円滑に進める「ファシリテーター」の準備も欠かせません。 参加者への発問や意見をまとめたり、時間管理をしたりするための場を仕切る“進行役”が機能すると、スムーズかつ生産性のある会議が実現できます。企画者が担当する以外に、ファシリテーター役として適した人に依頼するのも有効です。 依頼する場合は企画者とファシリテーター間での打ち合わせも重要です。企画者が目的・最終目標・時間などを十分に話し合い、企画者とファシリテーター間で認識齟齬が発生しないようにしましょう。 （4）事前に会議資料を作成・共有する アジェンダや最終目標を含めた会議資料の作成・共有も必ず実施しましょう。 会議のテーマ、目的、最終目標が一目で分かる会議資料があると、招集されたメンバーも目的意識を持って会議に参加できます。また、会議全体のプログラムを記載すると、メリハリのある会議が見込めるのです。 このように、当日の会議で資料を読む無駄な時間を発生させないためにも、会議資料は必ず事前に共有するようにしましょう。資料を共有するときは、「ナレカン」のようなツールを使えば、わずかな操作で簡単に任意のメンバーに共有できます。 （5）事前に議事録を準備する 事前に議事録を準備しておくことも重要です。 議事録は、後日確認したり会議に参加していない第三者に共有したりする際に必須です。フォーマットを準備したり、あらかじめ分かっている項目を記載したりしておくことで、抜け漏れのない議事録作成につながります。 また、議事録の作成者やメモの担当者を決定しておくことも忘れないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜事前資料の作り方＞会議準備に必要なものチェックリスト ここでは、会議の準備に使える必要なものチェックリストをご紹介します。「会議資料に記載すべき内容」と「準備に必要なもの/こと」に分けて記載しています。 会議資料に記載すべき項目のチェックリスト 会議のプログラム 会議のテーマ 具体案・費用対効果 結論・最終目標 補足情報 各自のメモ欄 会議の開催に必要なもの/ことのチェックリスト 会議場所の確保 参加メンバーの選定・招集 会議資料の作成・共有 ファシリテーターなどの役員依頼 プロジェクター・パソコンなどのデバイス ホワイトボード・ペン 人数分の椅子 議事録の作成 余裕をもって会議の事前準備をしていても、資料に記載する項目や準備物に漏れがあると、会議の円滑な進行を阻害してしまいます。そのため、上記チェックリストの活用やオリジナルのチェックリスト作成も有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議・打ち合わせをスムーズに進める方法 ここからは、会議・打ち合わせを進めるときに役立つ2つの方法を紹介します。事前準備だけでなく、会議の進行中にも「うまく進めるコツ」があるのです。 発言しやすい雰囲気を作る 会議をスムーズに進める1つ目の方法は、発言しやすい雰囲気を作ることです。 参加者が発言しやすい雰囲気がないと、活発に意見が交換されません。「特定の人のみ発言している」「発言しても否定される」といった理由から、発言をためらう社員もいるのです。 そのため、アイスブレイクを設けたり、参加者全員が発言するなどのルールを作ったりして、活発に意見が交わされる場にしましょう。 会議の目的を伝える 会議をスムーズに進める2つ目の方法は、会議の目的を伝えることです。 参加者全員に「何のための会議なのか」を伝えておかなければ、会議がまとまりのないものとなってしまいます。会議のゴールを共有しておけば、会議内容が逸れることも減少し、無駄な時間を消費しなくて済みます。 したがって、会議冒頭で目的を必ず確認して、スムーズに進行できるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【押さえておきたい】会議後に大切なポイント 会議では“事前”準備が重要ですが、会議終了後には「情報を整理しつつ、今後に活用するために保管する」ことが大切です。 とくに、会議の内容や決定事項をまとめた議事録は、議論のフローを振り返られるだけでなく、会議に参加していないメンバーに共有する重要な役割を担っています。一方、議事録を紙で共有しようとすると、印刷して配布する無駄な業務が発生してしまうのです。 また、議事録といった「情報」は鮮度が求められるため、正確でスピーディーに共有する習慣が重要です。たとえば、議事録の共有がスムーズな企業は「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、鮮度のある情報を簡単に共有・管理しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツール 以下では、会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツールをご紹介します。 会議では、作成した資料を参加メンバーに事前に共有しておくことで、会議を始めからスムーズに進行できるようになります。また、会議前に議事録を準備し、終了後すぐに共有できる環境があれば、参加していないメンバーにも簡単に情報を共有できるのです。 しかし、紙やメールを用いたアナログな情報共有では、情報の管理が煩雑になったり、必要な情報がすぐに見つからなかったりする恐れがあります。そのため、会議前～会議後の資料・議事録共有には、「必要な情報をすぐに探し出せるか」を重視しましょう。 結論、会議前後の情報共有・管理を円滑にするには、会議の情報を簡単にリアルタイムで共有し、必要な情報を即座に見つけ出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「ノート（記事）」に残した資料・議事録はリアルタイムで共有でき、”部署”や”プロジェクト”ごとに「フォルダ」で整理すれば会議の振り返りも簡単です。また、平均0.2秒の「検索機能」で、目的の情報をすぐに見つけられます。 最も簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った議事録の作成例＞ あらかじめ「自社に合わせたテンプレート」を登録しておけば、フォーマットを利用して簡単に議事録を作成できます。また、コメント機能も備わっているので、会議ごとに迅速なやりとりが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議・ミーティングの準備方法やチェックリストまとめ ここまで、会議における準備やチェックリストを中心に解説してきました。 意見交換の活発な生産性のある会議の実現には、企画者の事前準備が欠かせません。また、プロジェクトの方針や決定事項を記載した議事録は、テーマごとにチームや全社へ確実に共有しなければならないため、情報共有ツールを活用するのがベストです。 そして、会議の準備から管理まで的確にできている企業は、「情報を簡単に共有・管理できるか」を重視して、導入するツールを選定しています。なぜなら、複雑なツールでは、会議で発生する情報共有・管理のスムーズさを阻害し、情報の鮮度までも低下させてしまうためです。 したがって、会議の事前準備や議事録の管理を確実に進めるには、即座に情報を共有でき、簡単に社内情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」で事前準備を進め、活発な会議を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単解説｜会議アジェンダとは？テンプレートや書き方も紹介

会議は参加するメンバーの作業時間を割いて実施されるので、生産性の高い議論が求められます。そこで、事前に「レジュメ」を作って共有しておくと、効率的に会議を進められるようになるのです。 しかし、「会議のレジュメをうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、レジュメの概要や書き方を中心にご紹介します。 会議用レジュメの書き方や例文を確認したい テンプレートを活用して効率的にレジュメを作成したい 誰でも簡単にレジュメを作成・管理する方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、レジュメを上手く作成できるようになるだけでなく、レジュメの最適な管理方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【詳しく解説】レジュメとは1.1 Q1. レジュメの主な利用分野とは1.2 Q2. 会議用レジュメとは1.3 Q3. レジュメと「アジェンダ」「会議次第」「議題」「議事録」の違いとは2 レジュメを作成する2つのメリット2.1 （1）会議の質が向上する2.2 （2）会議の内容を振り返りやすい3 【必見】最も簡単に会議用レジュメを作成・管理する方法3.1 会議に関する情報がすぐに見つかる情報共有ツール「ナレカン」4 【例文あり】会議・ミーティング用レジュメの書き方・作り方4.1 ステップ1. 項目を洗い出す4.2 ステップ2. 簡潔にまとめる4.3 ステップ3. 資料を添付する5 ＜Word＞打ち合わせ・会議用レジュメの無料テンプレート6 レジュメの作成ポイント・コツ3選7 会議用レジュメの書き方やテンプレートまとめ 【詳しく解説】レジュメとは 「レジュメ」とは、会議やプレゼンテーション、文書などを要約したものです。以下では、レジュメが活用されるシーンや、「アジェンダ」「会議次第」「議題」「議事録」といった類似語との違いを解説します。 Q1. レジュメの主な利用分野とは レジュメの主な活用シーンとして、以下の3つの分野が挙げられます。 教育分野 学校や研究機関などの教育分野におけるレジュメは、「授業内容や論文を構成する要素ごとに見出しをつけ、簡潔に要約したもの」を指します。教育分野では、論理性や整合性を特に重視する傾向があります。 就活分野 就活分野におけるレジュメは、主に「履歴書」や「職務経歴書」を指します。職歴や学歴、保有資格などの記載が求められ、企業側が採用の有無を決める判断材料となります。 ビジネス分野 ビジネス分野におけるレジュメとは、「会議やプレゼンテーションの概要をまとめた資料」を指します。事前に参加者に配布することで、会議やプレゼンテーションをスムーズに進行できます。 とくに、ビジネスシーンで使われているレジュメは「会議用レジュメ」と言われており、円滑な会議を進行するにあたって不可欠な資料です。 Q2. 会議用レジュメとは 会議用レジュメとは、会議の概要や目的、検討事項をまとめた資料です。 会議用レジュメを用意すると、参加者が会議に関わる情報を事前に把握できるので、スムーズに議論を進められます。そのため、ビジネスにおいて、レジュメの作成を求められるシーンは少なくありません。 Q3. レジュメと「アジェンダ」「会議次第」「議題」「議事録」の違いとは レジュメと似ている用語として「アジェンダ」や「会議次第」「議題」「議事録」などがあります。 アジェンダとは、会議の進行表（次第）や議論する予定の項目（議題）をリスト化した目次のようなもので、会議の流れを把握するために使われます。一方、レジュメには議論の内容も記載するので、発言時の「カンペ」としても活用されるのです。 また、「議事録」とは、会議の決定事項や話した内容を記録をさします。このように、「レジュメ」と「アジェンダ」「会議次第」「議題」「議事録」は似た言葉であるものの、記載する情報の粒度や用途に違いがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レジュメを作成する2つのメリット ここでは、会議でレジュメを作成するメリットをご紹介します。「レジュメを作る理由が分からない」という方は必見です。 （1）会議の質が向上する レジュメを作成する1つ目のメリットは、会議の質を高められることです。 レジュメを作成して会議前に配布すれば、参加者は事前に「議題」や「実施目的」を把握できます。そのため、議題に対する意見を持った状態で参加することが可能になり、質の高い議論をスムーズに進められるのです。 このように、レジュメを作ると会議の質が高まり、業務の生産性向上につなげられます。 （2）会議の内容を振り返りやすい レジュメを作成する2つ目のメリットは、会議の内容を振り返りやすくなることです。 レジュメを作成すると、会議の概要がテキストとして残り、後から内容を振り返りやすくなります。とくに、レジュメには会議の「開催日時・場所」「参加者」「議題」が簡潔にまとめられているので、話し合いの流れを大まかに把握したいときに便利です。 ただし、紙のレジュメの場合、過去の記録を見返すには都度ファイルから探し出す手間がかかります。そのため、社内の情報を一元管理して、”検索機能”で即アクセスできる「ナレカン」のようなITツールで管理すると効率的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に会議用レジュメを作成・管理する方法 以下では、最も簡単に会議用レジュメを作成・管理する方法をご紹介します。 レジュメを作成すると、会議の質を高められるほか、後から内容を振り返りやすくなります。しかし、紙やWordで作成すると共有に手間がかかるうえ、資料が増えるにつれて管理が煩雑になり、過去の資料を見つけづらくなるのです。 そこで、「簡単にレジュメを作成・共有できるITツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れているツール」であれば、過去の会議や類似案件のレジュメを簡単に探し出せます。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単にレジュメを作成でき、充実した検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テンプレートを使って簡単にレジュメを作成し、任意のメンバーへ即共有可能です。また、添付したファイル内まで検索できる「キーワード検索」や上司に質問するように検索できる「自然言語検索」で過去のレジュメもすぐに見つけられるのです。 会議に関する情報がすぐに見つかる情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで作成した「会議用レジュメ」の例＞ 以下では、ナレカンのテンプレート機能を活用した「会議用レジュメ」の作成例をご紹介します。 ナレカンでは、画像のようにテンプレートを登録することができます。そのため、よく使うレジュメの形式を事前に登録しておけば、一から資料を作成する手間がかかりません。 以下は、実際にテンプレートを活用して作成したレジュメの例です。下図のように、レジュメに添付したファイルはプレビューで閲覧可能なうえ、ファイル内の文字も含めて検索できるため、情報をすぐに確認できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】会議・ミーティング用レジュメの書き方・作り方 ここでは、会議・ミーティング用レジュメの書き方・作り方を解説します。以下のステップを踏めば、初心者の方でも簡単にレジュメを作成できるので必見です。 ステップ1. 項目を洗い出す はじめに、レジュメに記載する項目を洗い出します。レジュメに盛り込むべき項目は、以下の通りです。 （1）タイトル（議題） （2）発表者名 （3）開催日時 （4）開催場所 （5）出席者名 （6）報告事項（検討テーマ） （7）事案 （8）参考資料 （9）次回までの検討事項 （10）次回開催日時・場所 上記を参考に、必要な情報に抜け漏れのないレジュメを作成しましょう。また、議題ごとに費やす「所要時間」を記載すると、効率よく話し合いを進められます。 ステップ2. 簡潔にまとめる 次に、項目ごとの内容を記載します。 文章を書くときは、下図の例文のように箇条書きや表で情報を整理したり、字下げで構造化したりして、視覚的に分かりやすくまとめましょう。 以上のように、レジュメが見やすければ、会議の全体像をイメージしやすくなります。また、取引先や顧客を交えた会議を実施する際は、社内メンバーとは前提知識が異なるため、誰が見ても分かりやすいレジュメになるように意識しましょう。 ステップ3. 資料を添付する 最後に、会議で使用する資料を添付します。 会議で提示する画像やグラフなどの資料をレジュメに添付しておけば、参加者が会議の全体像を把握しやすくなります。また、会議中も手元ですぐに資料を閲覧できるので、円滑に話し合いを進められるのです。 とくに、デジタルでレジュメを作成すると、リンクやPDFなどの情報を添付して、その場で資料を閲覧できます。また、ファイル内の文字も含めて検索できる「ナレカン」のようなデジタルツールにレジュメを残しておけば、会議資料へのアクセスも簡単になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Word＞打ち合わせ・会議用レジュメの無料テンプレート テンプレートを使うと、レジュメ作成の負担を軽減できるうえ、「何を書けばよいか分からない」という方でも簡単に作成できます。以下は、会議用レジュメに便利なWordの無料テンプレートです。 上記のテンプレートには、レジュメに必要な項目がすべて記載されているため、会議の情報を過不足なく記録できます。 ただし、Wordのファイル管理は、必要なレジュメを探すたびにファイルを開いて確認する手間がかかります。そこで、添付ファイルの内容をプレビューで確認できる「ナレカン」を導入すれば、ファイルを開くことなく迅速にレジュメを検索・閲覧できるのです。 打ち合わせで使える会議用レジュメの無料テンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レジュメの作成ポイント・コツ3選 レジュメを作成するときのポイントは以下の3つです。 数値を入れる 具体的な数値やデータをレジュメに入れることで、内容の説得力が増し、客観的な現状把握にも役立ちます。ただし、データを盛り込むことに重きを置きすぎるあまり、レジュメの作成に必要以上の時間をかけないよう注意しましょう。 見やすいレイアウトで書く 誰が見ても理解しやすいシンプルなレイアウトを意識しましょう。凝ったレイアウトにしたからといって、読みやすさに繋がるとは限りません。 誤字脱字をなくす 誤字脱字は読み手の混乱や会議のスムーズな進行を妨げる原因となるため、レジュメに限らず注意しましょう。とくに、数値や固有名詞を間違えると、誤った理解に繋がってしまうので入念にチェックするべきです。 上記のポイントをおさえて、会議のスムーズな進行に役立つレジュメを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議用レジュメの書き方やテンプレートまとめ これまで、会議用レジュメのメリットや作り方を中心にご紹介しました。 会議を効率的に進めるには、会議用レジュメを作成して「何を話し合うのか」を事前に周知することが重要です。また、あとから会議の内容を振り返れるように、参加メンバーが簡単に会議資料を確認できる状態で管理する必要があります。 そこで、ITツールを活用すれば、レジュメをはじめとした社内情報を集約して、スムーズにアクセスできるようになります。しかし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積された会議資料の中から必要な情報を見つけるのに手間がかかるのです。 したがって、自社が導入すべきなのは、社内情報を一元管理でき、高精度の検索機能で過去の会議内容もすぐに振り返れるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、生産性の高い会議を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単解説｜会議アジェンダとは？テンプレートや書き方も紹介

メールの文面や納品物の間違いは、重大な企業間トラブルが発生する原因となります。そこで、業務においてはダブルチェックを実施してミスを事前に見つけることが重要です。 しかし、「効果的なダブルチェックの方法が分からない」「ダブルチェックが正しくできておらず、ミスが発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ダブルチェックのやり方や種類、ポイントを中心にご紹介します。 ダブルチェックの方法を把握したい ダブルチェックのポイント・注意点を知り、自社に取り入れたい ダブルチェックを円滑に行うためのツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ダブルチェックの種類を踏まえた自社に適切な実施方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ダブルチェック(二重確認)とは1.1 ダブルチェックとクロスチェックの違い1.2 ダブルチェックに関連した確認手法:トリプルチェック2 【種類別】ダブルチェックのやり方2.1 1人で実施2.2 2人で実施3 ダブルチェックが意味がない・機能しないと言われる理由4 ダブルチェックの取り組みのポイントとは4.1 （1）ほかの人のチェックありきで確認をしない4.2 （2）業務の知識を十分につける4.3 （3）ミスの分析まで行う5 ＜見落とし防止＞ミスを無くすための3つの対策5.1 （1）チェック体制の徹底5.2 （2）ダブルチェック業務のマニュアル化5.3 （3）ツールの導入6 【必見】仕事のダブルチェックに役立つツールとは6.1 あらゆる業務情報を記録・共有でき、検索性に優れた「ナレカン」7 ダブルチェックのやり方や注意点まとめ ダブルチェック(二重確認)とは 以下では「ダブルチェックについて」や「ダブルチェックに関連した確認手法・クロスチェックとの違い」について説明します。ダブルチェックの方法を把握したい方は必見です。 ダブルチェックとクロスチェックの違い ダブルチェックとクロスチェックの意味や違いは以下の通りです。 ダブルチェック：1つの作業に対して、確認を2回行うチェック方法 自身の作業や作業結果が正確かどうかを自身で確認した後に、同僚や上司といった自分以外の人にも確認してもらいます。また、1人で行う場合も一度ではなく複数回確認します。 クロスチェック：確認するポイントや方法を変えて検証するチェック方法 作業や結果を一度確認した後に、一度目とは異なる方法でミスがないか確認します。複数の観点から精査すれば、ミスの発見もしやすくなり、情報の精度が高くなります。 このように、ダブルチェックとクロスチェックは複数回確認する点は共通していますが、同じ確認方法で行うか、異なる確認方法で行うかといった違いがあるのです。作業ミスを防止するためにも、用途に合わせて複数回確認するようにしましょう。 ダブルチェックに関連した確認手法:トリプルチェック ダブルチェックに関連した確認手法として「トリプルチェック」が挙げられます。 トリプルチェックは、3人が各1回ずつ確かめるなど、3回確認する手法です。3人の目で確認すると、埋もれているミスが見つかりやすくなります。また1人で行う場合も確認する回数が多くなるため、ミスの減少・防止につながるのです。 ただし、ダブルチェックと比べて確認作業が増えるため、全ての確認を終えるのに時間がかかります。確認作業への時間の割きすぎで他の業務に支障をきたすことがないように、時間配分や担当者・確認方法を工夫するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【種類別】ダブルチェックのやり方 ダブルチェックには、1人で実施する方法と2人で実施する方法があります。そこで以下では、ダブルチェックのやり方を種類別で紹介します。 1人で実施 1人でダブルチェックを進めるときには、「作業後すぐに確認する」「時間差を開けて確認する」方法があります。 単独でのダブルチェックは、自身の作業したものにミスがないか確認するため、客観的に振り返ることが重要です。そこで、間違えやすいポイントをチェックリストで洗い出しておけば、作業直後に確認しても抜け漏れが起こりにくく、素早い対応につなげられます。 また、時間を空けて確認する「時間差方式」もあります。作業完了後から一定の時間を置きリフレッシュすれば、先入観を持たずにチェックが進められるのです。したがって、時間の余裕や自社の業務状況を踏まえてセルフチェックの方法を検討しましょう。 2人で実施 2人でダブルチェックを進めるときには、「双方向方式」「連続方式」のふたつの方法があります。 まず、「双方向方式」は1人目と2人目の確認者がそれぞれ異なる観点でチェックする方法を指します。たとえば、「1人目は表の最初からチェックして2人目は表の最後から確認する」といった方法が挙げられます。 一方で、「連続方式」は2人が同じ方法で確認する手法です。このように、2人でのチェックでもやり方が違うため、「通常業務は連続型で確認して、複雑な業務は双方向方式を取り入れる」といった使い分けが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ダブルチェックが意味がない・機能しないと言われる理由 ダブルチェックが意味がない・機能しないと言われる理由として、以下の3点が挙げられます。 チェックを行う人が責任感を持っていない 共同作業の際に無意識に手を抜いてしまう「社会的手抜き（リンゲルマン効果）」により、「間違いがあっても後の人が見つけるだろう」「先の人が承認しているので問題ないだろう」という思い込みが働きます。その結果確認が甘くなるのです。 確認方法が適していない ダブルチェックは業務内容の変更に伴って、確認方法を変更する必要があります。たとえば新しい業務が追加されても、チェック方法が以前と同じだと新しい業務の正誤性が確認できません。業務に適した確認方法かどうかを検討する必要があるのです。 チェックにかける時間や担当者のスキルが不足している 業務をチェックするのに必要な時間が確保されていないと、確認作業が急ぎで行わなければならず、見落としが発生します。また、確認作業を行う担当者が業務に対して十分な知識がないと、ミスの発見や訂正に時間がかかってしまうのです。 ダブルチェックが正しく機能するためには、担当者が業務に対しての知識を十分に身につけ、責任感を持って確認作業にあたることが重要です。ダブルチェックの効果がきちんと発揮されるような環境を整えるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ダブルチェックの取り組みのポイントとは 以下では、効果的なダブルチェックを実施するために取り組みのポイントを3つ紹介します。「どのように取り組めば良いか分からない」方は必見です。 （1）ほかの人のチェックありきで確認をしない 1つ目のポイントは、ほかの人のチェックありきで確認をしないように心がけることです。 他人目で確認があるという前提で仕事を進めると、集中力が下がり、結果として業務の品質低下を招く事態になりかねません。業務の質が悪くなればチェック時に修正が多く発生するので、かえって作業の手間が増えるリスクが高まります。 したがって、自身のチェックから責任感を持って取り組みましょう。 （2）業務の知識を十分につける 2つ目のポイントは、業務の知識を十分につけることです。 業務に対する知識が十分にあるとミスがあった場合にすぐに気づけるため、確認作業にかかる時間も短縮されます。そのため、仕事へ十分な理解を持ったうえでチェックする必要があるのです。 そこで、日ごろからマニュアルや社内wikiを作成して、社内メンバーの業務知識の向上を目指しましょう。たとえば、簡単に操作可能な「ナレカン」のようなITツール上にまとめておけば、マニュアルの記録および確認がスムーズに実施できます。 （3）ミスの分析まで行う 3つ目のポイントは、発覚したミスの分析・原因追及まで行うことです。 単にミスを発見・改善して終わりではなく、「どうしてそのようなミスが発生したか」「何が原因だったか」を分析・特定すると、同じミスの再発防止に繋がります。またミスを発見しやすくするために分析結果の共有も必要です。 分析結果を活かして、チェックリストを作成したり双方向方式で異なる観点から確認をすると、より精度の高いチェックが可能となります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜見落とし防止＞ミスを無くすための3つの対策 以下では、ミスを無くすための3つの方法を3点紹介します。チェック漏れを無くしたい方は必見です。 （1）チェック体制の徹底 ミスを無くすための方法の1つ目は、チェック体制を徹底することです。 時間に余裕がなかったり、他のタスクと並行しておこなったりすると、チェック漏れが生じる恐れがあります。そのため、チェックをおこなう際は、チェック業務だけに集中できる環境と時間を確保したうえで取り組むことが必要です。 したがって、チェック業務を行うための専用の部屋を作ったり、チェック業務の時間をあらかじめ確保したりして社内のチェック体制を整えましょう。 （2）ダブルチェック業務のマニュアル化 2つ目のミスを無くすための方法は、ダブルチェック業務をマニュアル化することです。 ダブルチェック業務をマニュアル化すると、担当者ごとのチェック精度のばらつきを解消できます。またチェック項目を明確になるため、”どこをどのように訂正するべきか”を把握しやすくなり、ダブルチェック業務の精度を一定に保てるのです。 ただし、マニュアルは適宜修正する必要があるうえ、素早く共有しなければ業務が滞ってしまいます。そこで、作成・修正したマニュアルをリアルタイムで任意のメンバーに共有可能な「ナレカン」のようなツールを導入して効率よくダブルチェックを進めましょう。 （3）ツールの導入 3つ目のミスを無くすための方法は、ツールを導入することです。 紙のチェック表で作業をしていると、書き損じた際の修正箇所が汚くなり、チェックの精度が下がります。また、紙の資料は管理が煩雑になりやすく、紛失のリスクもあるため問題が起こった際にチェックした時の状況を振り返れないのです。 一方で、ITツールでチェック表を作成・管理すれば、記載の手間を減らせるだけでなく、「検索機能」や「フォルダ機能」であとから見つけやすく整理できます。このように、記載と管理の課題を両方解決するために、ITツールは有用です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事のダブルチェックに役立つツールとは 以下では、仕事のダブルチェックに役立つツールをご紹介します。 重要どの高い作業や書類を確認する際には、ミスやリスクを防止するために複数人でチェックするべきです。しかし、チェックする担当者が各個人で管理していると、共有に手間がかかります。 そこで、「書類を一括で管理し、複数人による確認がスムーズにできるツール」を導入しましょう。また、膨大な情報の中から探す手間が省けるように充実した検索機能も必須です。 結論、ダブルチェックに最適なのは、複数人で情報のチェック・共有が簡単で、超高精度な検査機機能があるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、「承認フロー機能」で承認者の確認を必須にできるので、ダブルチェックが簡単なほか、正確な情報の共有にも役立ちます。また「添付ファイル内検索」や「画像内検索」により、ダブルチェックが必要な資料をすぐに見つけられるのです。 あらゆる業務情報を記録・共有でき、検索性に優れた「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ あらゆる情報を残せる記事 ナレカンの記事には、テキストだけでなくファイルや画像を残せます。そのため、資料作成やマニュアルの共有に便利です。また、ファイルの要約と重要ポイントをAIが記事化してくれる機能もあるため、ファイルの中身をナレッジとして活用できます。 コメント機能 ナレカンの記事には、コメント機能が紐づいています。したがって、他のチャットツールを併用せずとも、資料の訂正依頼やマニュアルに関する質問を話題が混ざることなく行える点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ダブルチェックのやり方や注意点まとめ これまで、ダブルチェックのやり方やポイントを中心にご紹介しました。 ダブルチェックは、1人もしくは2人で実施する確認方法です。複数人で行うと確認作業の精度は上がりますが、責任が不明確になったり、確認する業務や書類の共有に時間を要したりする場合もあります。 そこで、「確認する作業や項目・書類を一元管理し、複数人でも確認がスムーズに行えるツール」を導入しましょう。また膨大な資料から探す手間が省けるような検索機能も必須です。 結論、自社のチェック業務には、承認フロー機能でダブルチェックが簡単にでき、超高精度な「添付ファイル内検索」「画像内検索」があるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ダブルチェックが実施しやすい環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

職場での会議を効率的に進めるためには、事前にアジェンダを用意する必要があります。アジェンダを使って話し合う内容をあらかじめ明確にすれば、会議当日のスムーズな進行につながるのです。 しかし、「会議アジェンダを作成したいがどのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議アジェンダの意味や書き方、無料で使えるテンプレートを中心に解説します。 アジェンダの概要や作り方を知りたい より効率的にアジェンダを作成したい アジェンダを適切に作成・共有・管理して会議を有意義に行いたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議アジェンダのテンプレートが入手できるうえ、アジェンダの作成・管理を効率化する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 よくある質問｜会議におけるアジェンダとは1.1 アジェンダとはどういう意味か？1.2 アジェンダとレジュメ・議題の違いとは？1.3 会議でアジェンダは必要なのか？1.4 アジェンダに何を書けば良いのか？作り方・書くべき項目とは？2 【無料】会議アジェンダのテンプレート・フォーマット3選2.1 （1）【Word】シンプルな会議アジェンダのテンプレート2.2 （2）【Word】採番付きの会議アジェンダテンプレート2.3 （3）【PowerPoint】議題ごとに目安時間を書き込めるテンプレート3 議事録やアジェンダの作成から管理まで一元化できるツール3.1 会議の情報を簡単に作成・共有・管理できるツール「ナレカン」3.2 ナレカンを使った会議アジェンダの作成例4 ＜書き方例あり＞会議アジェンダの作り方5ステップ5 会議アジェンダの書き方のコツ3選5.1 （1）議題を詰め込みすぎない5.2 （2）会議のゴールを明確化する5.3 （3）時間配分に余裕をもつ6 会議アジェンダの作り方やテンプレートまとめ よくある質問｜会議におけるアジェンダとは ここでは、アジェンダの概要と作成する目的を解説します。まずは、会議を効率よく進めるためにも、アジェンダの意味を正しく理解しましょう。 アジェンダとはどういう意味か？ アジェンダとは、予定している会議の内容をまとめたものを指します。「計画・プラン」という意味合いでよく使われており、スケジュールというよりかは、将来実現すべきプランというニュアンスになります。 また、アジェンダの目的は、メンバーが会議の内容や目的を把握してから会議に臨むことで、議論を効率よく進めることです。したがって、アジェンダは事前に作成して参加メンバーと共有しておく必要があります。 加えて、アジェンダは事前の共有だけでなく、会議の冒頭に口頭で説明したり、会議に不参加のメンバーにメールで送ったりすることもあります。つまり、会議を円滑に進めるだけでなく、情報を関係者に周知させるためにもアジェンダはビジネスで必須なのです。 アジェンダとレジュメ・議題の違いとは？ アジェンダと議題・レジュメは、以下のように意味が異なります。 ＜意味＞ アジェンダ 予定している会議の議事日程をまとめたもの。 レジュメ 会議で議論する内容をまとめた資料のこと。要約や概略の意味をもつ「サマリー」と同義。 議題 会議で議論する問題のこと。 つまり、アジェンダは「参加者が事前に内容を確認し、会議の進行をスムーズにするための資料」であるのに対し、レジュメはより「参加者の理解を助け、内容を整理したうえで会議に臨むための資料」という違いがあるのです。 一方、アジェンダと議題の違いは「会議の構成を示すもの」と「会議を構成する要素を示すもの」という点です。言いかえると、アジェンダを構成する要素の一部に”議題”が含まれているということになるのです。 会議でアジェンダは必要なのか？ ビジネスでは、以下の3つの理由から「会議アジェンダは必要だ」と言えます。 会議の方向性が定まる アジェンダを共有すると、会議の目的や決定事項をメンバーが把握しながら、話題をそらさずゴールに向けた話し合いができます。また、会議後にメンバーが取り組むべきことも明確化されるため、会議の効果も表れやすいのです。 会議の生産性が上がる 会議に参加するメンバーへ事前にアジェンダが共有されれば、それぞれが会議に向けてイメージを持ちながら確認や準備できます。たとえば、会議前に議題を検討する時間もできるため、意味のあるミーティングになるのです。 時間を有効に使える 会議を予定通りに終えるには進行役だけでなく、参加メンバー全員が時間配分を把握しておくことが理想です。アジェンダに各議題に使える目安時間を記載しておけば、限られた時間を有効に使えます。 以上のことから、ビジネスでは時間を最大限活かせるような分かりやすいアジェンダが求められるため、担当者の方は「アジェンダの作り方」をマスターしておきましょう。 アジェンダに何を書けば良いのか？作り方・書くべき項目とは？ アジェンダに書くべき基本的な項目は以下です。 ＜項目＞ ＜詳細＞ 会議名 開催する会議名を記載します。一方、定例のように定期的に開催される会議では「議題」の箇所で差別化を図ります。 日時 開催日時を記載します。時間まで正確に記載されていなければならない点に注意しましょう。 場所 会議室名などの開催場所を記載します。とくに、社外メンバーと会議を実施する場合は、開催場所が誰でも判別できるように記載する必要があります。 目的 参加メンバーが何のために会議を実施するのかを理解できるように記載します。 議題(時間配分) 話し合う議題と必要な時間を記載します。時間配分を記載すれば、当日のタイムマネジメントにも役立ちます。 参加者(氏名・人数など) 会議の参加者を記載します。参加者の役割や役職をあらかじめ書いておけば、円滑な進行につながります。 配布資料 配布資料がある場合には、配布資料欄をつくり記載します。 備考 参加者が自由にメモを残せる備考欄をつくりましょう。各メンバーの発言や会議後のやるべきことを記録するのに役立ちます。 基本的な必要事項を用意しておけば、会議をスムーズに進められます。一方、アジェンダを一から作成するのは非効率なので、テンプレートを登録できる「ナレカン」のようなツールを使う企業も増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】会議アジェンダのテンプレート・フォーマット3選 以下では、会議アジェンダの無料テンプレート・フォーマット3選をご紹介します。テンプレートを利用して、効率的に会議アジェンダを作成しましょう。 （1）【Word】シンプルな会議アジェンダのテンプレート こちらは、シンプルな会議アジェンダのテンプレートです。 会議の概要を紙1枚でまとめられる点が特徴です。また、参加者欄を記入することもできるほか、項目を追加することも可能です。 シンプルな会議アジェンダのテンプレートの詳細はこちら （2）【Word】採番付きの会議アジェンダテンプレート こちらは、Microsoftが提供する採番付きの会議アジェンダテンプレートです。 文章を改行すると自動で採番されるので、アジェンダの体裁を整えるのに役立ちます。会議の開催概要と議題をラインで分かりやすく区別できる点も特徴です。 採番付きの会議アジェンダテンプレートの詳細はこちら （3）【PowerPoint】議題ごとに目安時間を書き込めるテンプレート こちらは、PowerPointで使えるweb会議用アジェンダのテンプレートです。 表を作成して必要項目を入力するだけでWeb会議アジェンダ用スライドが作成できます。Web会議中の画面共有や事前情報の共有に役立ちます。 web会議用アジェンダのテンプレートの詳細はこちら テンプレートを活用することで、誰でも見やすい会議アジェンダを作成できるうえに、項目の抜けや漏れを防げます。例えば「ナレカン」のような、自作のテンプレートを設定できるツールであれば、会社で必要な項目に合わせた会議アジェンダの作成が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録やアジェンダの作成から管理まで一元化できるツール 以下では、議事録やアジェンダを簡単に作成・共有・管理できるツールをご紹介します。 会議を有意義に行うためには、分かりやすいアジェンダの作成やアジェンダの事前共有が必須です。しかし、WordやPowerPointといった作成に特化したツールでは、他のツールで共有する必要があり、手間がかかります。 そこで、「メッセージ機能とテンプレート機能の付いた情報共有ツール」で会議アジェンダの作成・共有・管理を一元化しましょう。また、目的の情報にすぐにアクセスできるよう、「検索機能が優れているか」にも注意して検討すべきです。 結論、アジェンダを効果的に運用するには、テンプレートで簡単に質の高い資料が作れて、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、任意のテンプレートを設定し簡単に見やすいアジェンダを作成できます。また、ファイルや画像内まで検索できる「ファイル内検索」や上司に質問するように検索できる「自然言語検索」で、必要な会議アジェンダに即アクセス可能なのです。 会議の情報を簡単に作成・共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った会議アジェンダの作成例 以下は、ナレカンを使った会議アジェンダの作成例です。 ナレカンでは、「太字・下線・箇条書き/番号付きリスト」で会議の情報を見やすく整理できるうえ、よく使うアジェンダの形式を「テンプレート」に登録すれば作成の手間を省けます。また、参考資料もファイルを開くことなくプレビューで確認でき便利です。 公開した記事では、誰が読んだかが既読表示されたり、スタンプでリアクションしたりできる点も特徴です。さらに、記事に紐づいた「コメント」があるので、更新の周知や会議に関するやり取りが簡単にできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜書き方例あり＞会議アジェンダの作り方5ステップ 会議のアジェンダは、いきなり書き始めると分かりにくい内容になったり、無理のあるスケジュールになってしまったりする恐れがあります。したがって、議題や書く予定の情報を整理してから以下の手順で作成しましょう。 ＜書き方例＞ 下の例は、コピー＆ペーストすれば項目をテンプレートとして使えます。 月次定例経営会議アジェンダ 作成者：山田 2025年8月8日（金）送付 開催日時 2024年8月13日（水）10:30～12:30 開催場所 本社オフィス 4階 第1会議室 目的 新規プロジェクトにおける開発状況を報告し、現状における課題を抽出する 営業部の業績について周知し、改善策についてコミットする 議題 新規プロジェクトにおける開発状況の報告 進行：開発部〇〇 予定時間：20分（報告15分　質疑5分） 営業部の月次活動報告 進行：営業部◇◇ 予定時間：25分（報告15分　質疑10分） 参加者 開発部：〇〇、△△ 営業部：□□、◇◇ 配布資料 新規プロジェクト概要資料（A4版6枚） 月次営業報告書（A4版3枚） 備考 なし ＜作り方の手順＞ 開催目的を明確にする 会議の目的をはじめに示すことで、ゴールが明確になり、会議の質を高めることができます。 会議当日に話し合う予定の議題を列挙する 議題は抽象的な表現を避けて、明確でわかりやすいものにしましょう。 各議題における所要時間を確認する 「説明10分、アイデア出し20分、まとめ5分」のように議題の中の時間配分も決めておくと、より効率良く会議を進めることができます。 議題の緊急度や重要性を踏まえて話し合う議題の順番を決める 議題が複数ある場合、重要度や緊急度の高い議題から先に話し合いましょう。万が一、会議が延長した場合でも、期限までに回答すべき議論が終わっていれば、ほかの議題は次に持ち越せるからです。 各議題における情報を整理する 情報が整理できていないと、話す内容が曖昧になってしまい、相手に意図が伝わりづらくなってしまいます。具体的な数値やグラフがあると内容に説得力を持たせられるため、事前に下調べをしておくと良いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議アジェンダの書き方のコツ3選 ここでは、会議アジェンダを作成する際の3つのコツを解説します。会議がスムーズに進められるアジェンダを作成できる人は、以下のポイントを確実に押さえています。 （1）議題を詰め込みすぎない 1つ目に、アジェンダには議題を詰め込みすぎないように注意しましょう。 会議の時間に対して議題が多すぎると、すべての議題に十分な時間が割けず、話し合いが浅くなってしまいます。結果、話し合いの時間を設けたにも関わらず「納得感のない結論」で終了してしまうのです。 そのため、「議題ごとに時間配分を決める」「議題をひとつに絞って深く話し合う」などの工夫をしましょう。 （2）会議のゴールを明確化する 2つ目に、会議の最終的なゴールを明確化することも不可欠です。 会議におけるゴールを明らかにすると、メンバーが結論の方向性に共通認識を持てるので、会議の時間が不必要に伸びることがありません。さらに、最終的なゴールを明確化すれば、会議終了後にやるべきタスクを決めやすくなる効果も得られます。 したがって、決められた時間内で議論をスムーズに進めるには、あらかじめ会議のゴールを決めることが重要なのです。 （3）時間配分に余裕をもつ 3つ目に、時間配分に余裕を持つことです。 時間配分に無理がある会議では、参加メンバーにとっては意見が出しづらく、本来得られたはずの良い意見やアイデアが得られなくなってしまいます。 そのため、時間内で議論が終わるかどうかを考え、時間を短縮できる点や省略できる点があれば見直しましょう。また、質疑応答の時間を設けると、メンバーの疑問点や不安要素をその場で解決できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議アジェンダの作り方やテンプレートまとめ ここまで、会議アジェンダの作り方やテンプレートを中心に解説しました。 アジェンダは、「予定している会議の内容・全体像を示したもの」を指し、会議を効率良く進めるには不可欠です。また、テンプレートを使うと体裁を整えたりデザインを考えたりする手間を省くことができます。 しかし、WordやExcelでは「ファイル管理が面倒」「どこに保存したのか分からなくなる」などの問題があります。そのため、アジェンダや議事録などのあとから見返す資料は「誰もが簡単に目的の情報にアクセスできるツール」で管理しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、テンプレートで簡単に質の高い資料が作れて、欲しい情報に即アクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、アジェンダの作成・共有を効率的に行いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 【例文あり】会議用レジュメとは？アジェンダとの違いや書き方を紹介 【チェックリストつき】会議における事前準備の段取りを紹介！ 定例会議の必要性とは？活性化させる3つの手法も解説 【Word/Excel】会議で使えるレジュメの無料テンプレート5選 【すぐ分かる】会議で発言できない人の原因や対策とは？ 会議の効率化のコツやルールとは？事例やおすすめのツールも紹介 【イライラ解消】長い会議の原因と対策を解説！おすすめのツールも紹介 会議のための会議とは？発生原因や対処法も解説 いらない無駄な会議の特徴とは？対策とおすすめのツールを紹介！

情報を共有する手段として「回覧板」が挙げられます。そして、今日では紙ではなく「電子回覧板アプリ」を使って、情報共有を効率化する企業や自治会が増えているのです。 一方、「電子回覧板アプリを導入したいが、どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心にご紹介します。 電子回覧板のメリットやアプリの選定ポイントを知りたい 各アプリの特徴を比較して、導入するアプリを決めたい 情報が自然と目に入りやすい情報共有ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社でストレスなく運用できる電子回覧板アプリが分かり、情報共有の負担を取り除けるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 電子回覧板アプリ・デジタル回覧板のメリットは？1.1 企業が電子回覧板を導入するメリット1.2 自治会・町内会が電子回覧板を導入するメリット2 電子回覧板アプリを選ぶポイント2.1 企業が電子回覧板アプリを選ぶポイント2.2 自治会・町内会が電子回覧板アプリを選ぶポイント3 無料あり｜社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選3.1 【ナレカン】回覧板の作成からやりとりまでできる社内向けアプリ3.2 【Stock】最も簡単に回覧板を共有できる社内・自治会向けアプリ3.3 【LINE WORKS】LINEのように使える社内向けチャットアプリ3.4 【デジタル回覧板】写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ3.5 【回覧板アプリ】Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ3.6 【NI Collabo 360】回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ4 ＜比較表＞社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ一覧5 社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能5.1 （1）情報共有機能5.2 （2）確認機能5.3 （3）検索機能5.4 （4）編集・更新機能6 社内回覧板を電子化する際の2つの注意点7 社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリまとめ 電子回覧板アプリ・デジタル回覧板のメリットは？ 電子回覧板アプリとは、インターネット上で簡単に回覧板を作成・共有できるアプリです。 従来のアナログ回覧板と比較して、電子回覧板アプリでは物理的な書類のやりとりが不要なため、効率的かつ安全に情報を共有できる点が特徴です。 近年、回覧板アプリは企業だけでなく、自治会でも多く導入されています。以下では、アナログ回覧板と比べ、利便性が向上した電子回覧板のメリットを「企業」「自治会・町内会」ごとに紹介します。 企業が電子回覧板を導入するメリット 電子回覧板アプリは、社内情報を正確かつ円滑に共有・確認するのに重要なツールです。 アプリを使えば、社員に手渡しで回覧板を回す手間が省けるため、情報共有におけるタイムラグを解消できます。また、一度共有された情報はいつでも何度でも確認できるので、認識齟齬が生じにくくなるのです。 さらに、最近では「メッセージ機能」が搭載された回覧板アプリが増えています。これにより、回覧板に関するやりとりや担当者への質問も、メールやチャットツールを使わずに電子回覧板で完結します。 自治会・町内会が電子回覧板を導入するメリット 自治会や町内会で回覧板アプリを導入すれば、情報は「閲覧するだけ」で済むため、回覧板を回す手間や順番待ちの時間が一切かかりません。 さらに、地域の回覧板でよく見られる「不在の場合、回覧板が止まる」「不特定多数の人が触れるため、感染症のリスクが気になる」といった問題も解決できます。 とくに、セキュリティ対策が万全な回覧板アプリを導入すれば、地域の方が安心して利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電子回覧板アプリを選ぶポイント ここでは、電子回覧板アプリを選ぶポイントを「企業」「自治会・町内会」別で紹介します。電子回覧板アプリを導入しても、合わないサービスを選んでしまうとかえって情報共有が滞ってしまうので、以下の内容を軸に選定しましょう。 企業が電子回覧板アプリを選ぶポイント 企業が電子回覧板アプリを選ぶときには、以下3点を軸に選びましょう。 自社の企業規模に合ったアプリか 大手～中堅企業はセキュリティ対策が強固で、数万人規模でもスムーズに利用できるか確認しましょう。中小規模の企業は、「回覧板をはじめ、あらゆる社内情報を共有できるアプリ」を選ぶと、ほかの業務の情報管理としても活用できます。 情報を振り返りやすいか 社内回覧板の情報は、見返せないと認識齟齬を引き起こすので「簡単に目的の情報を振り返れる」アプリを選ぶことが重要です。また、高性能な検索機能が搭載されていれば、必要な情報にすぐアクセスできます。 誰が見たか分かるか とくに人数が多い大規模な企業の場合、回覧板を回すたびに閲覧状況を確認するのは手間がかかります。そこで、誰が回覧板を見たかまで特定できる「既読機能」や「リアクション機能」があると便利です。 たとえば、上記3点を満たした「ナレカン」のようなツールを選ぶと、大企業でもスムーズな情報共有が実現します。 自治会・町内会が電子回覧板アプリを選ぶポイント 自治会・町内会が電子回覧板アプリを選ぶときには、「あらゆる年代が簡単に使えるツール」を軸に選びましょう。 自治会・町内会員によってITツールへの抵抗感は異なるので、操作が難しい電子回覧板アプリを選ぶと使いこなせず放置されてしまいます。したがって、ITツールに馴染みがない人でも直感的に使えることが大前提として必要なのです。 たとえば、「Stock」のように60代～70代でも説明なしで使えるほど簡単なツールを選べば、導入後も形骸化せず運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選 以下では、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリを6つ紹介します。 回覧板で情報共有していると一人ずつ内容を確認するため、手間と時間がかかります。そこで、アプリを導入して回覧板をデジタル化しましょう。 ただし、共有した内容を誰が読んだかまで確認できるアプリでなくてはなりません。また、情報が自然と目に入るよう、「重要な情報を直感的に見やすく表示する機能」も不可欠です。 結論、大手～中堅企業が導入すべきアプリは、誰でも簡単に情報共有でき、既読機能で閲覧状況を把握しやすい「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」で作成した回覧板は、既読表示があるうえ、「コメント」でやり取りができるので円滑な情報共有が実現します。また、ホーム画面の「お知らせ」に確認すべき情報をまとめられるので、直感的に情報にアクセスできます。 【ナレカン】回覧板の作成からやりとりまでできる社内向けアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜重要な情報を周知できるホーム画面＞ ここでは、重要な情報を周知するのに便利なナレカンの機能を紹介します。 下の画像は、ナレカンのホーム画面です。ナレカンのホーム画面では「社内お知らせ」で社員に周知したい記事を上部に大きく表示したり、最新の記事やよく閲覧されている記事を確認したりできます。 「社内お知らせ」機能を活用することで、社員が見るべき情報が自然と目に入るようになるため、社内の情報共有の手間を軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単に回覧板を共有できる社内・自治会向けアプリ Stockは、中小規模の企業や自治会・町内会に最適な情報共有アプリです。 「Stock」の「ノート」には、テキストをはじめ画像やファイルも記録でき、画像には直接文字を書き込むことができます。そのため、単なる回覧板としての利用だけでなく、社内や地域の情報共有ツールとして活用できる点が特徴です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【LINE WORKS】LINEのように使える社内向けチャットアプリ LINE WORKSの特徴 様々な業務に役立つ機能がある 「掲示板機能」の他にも「カレンダー機能」や「タスク機能」、プライベート版LINEにもあるような「出欠確認」などの機能を使えます。そのため、回覧板としてだけでなく、あらゆる業務に活用可能です。 メッセージが送りやすい プライベート版LINEと同じような使用感のため、気軽にやりとりできます。また、グループトークでは「ノート」や「フォルダ」機能を活用して、円滑な情報共有が可能です。 LINE WORKSの機能・使用感 メンバーに回覧板の確認を促せる 「掲示板」で作成した回覧板を必読表示にすると、掲示板のトップページ上部に固定されるので、メンバーに確認されやすくなります。 回覧板へのコメントもできる 掲示板の画面下部にある「コメントを許可」にチェックを入れれば、回覧板に対するメンバーの声を受け取れます。そのため、掲示した情報に対する「質問事項」をその場で解決できるのです。 LINE WORKSの注意点 情報が流れやすい LINE WORKSはチャットツールなので、共有事項が多いと情報が流れて見つけづらくなる恐れがあります。そのため、あとから情報を振り返りにくかったり、重要な情報を見逃してしまったりする点に注意が必要です。 画像や動画の管理がしにくい ユーザーの口コミでは「容量制限があるため、写真のやりとりなどには注意が必要。 写真管理などがしやすいフォルダなどができるとありがたい。」との声もあります。（参考：ITreview） LINE WORKSの料金体系 フリー：0円 スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い） LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【デジタル回覧板】写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ デジタル回覧板の特徴 写真を撮ってすぐに回覧板を回せる 配布物を写真に撮ってすぐに共有する仕組みなので、紙の回覧板のように次の人へ手渡ししたり、順番待ちをしたりする必要はありません。 配信対象をグループ分けできる 全員への一斉配信はもちろん、対象者をグループ分けして、特定のメンバーに向けて情報を配信することもできます。 デジタル回覧板の機能 画像引用：DX推進支援アプリ「デジタル回覧板」リーフレット わずかな工数で回覧板を送れる 回覧板を写真に撮り、上図のように「タイトル、組織名、公開期間」を設定するだけで、すぐに情報を回覧できます。 回覧板の配布通知が来る 回覧板が配布されると、端末に配布通知が来るので確認漏れを防げます。 デジタル回覧板の注意点 行政（自治会）向けのツール 回覧板機能の他にも「防災放送の配信機能」や「避難場所の確認機能」が備えられています。そのため、ビジネスでの利用もできますが、地域の回覧板としての利用が想定されたツールという点に注意しましょう。 アプリ上で回覧板の作成はできない デジタル回覧板は、紙の書類を撮影することを前提に作られているので、文章を直接入力したり、情報をツールへ蓄積したりするには向いていない可能性があります。 デジタル回覧板の料金体系 料金の詳細はお問い合わせください。 デジタル回覧板の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【回覧板アプリ】Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ 回覧板アプリの特徴 確認状況を表示できる 登録した回覧内容に対する、確認状況(%)の表示が出来ます。 回覧板を一覧表示できる アプリに登録した回覧板を一覧表示できるので、目的の情報を見つけやすいです。 回覧板アプリの機能 回覧期限を設定できる すぐに確認してほしい内容がある場合は、回覧期限を設定できるため安心です。 重要度を設定できる ステータスを「重要」に設定すれば、重要な情報を太字で一覧表示できます。そのため、必ず確認してほしい情報の確認漏れを減らせるのです。 回覧板アプリの注意点 回覧者を最大5名までしか指定できない 回覧者の指定を最大5名までしか指定できないため、大規模チームでは使いづらい恐れがあります。 Microsoft SharePointをインストールしなければ使えない 回覧板アプリを利用するには、有料ツールのMicrosoft SharePointをインストールしなければなりません。 回覧板アプリの料金体系 「回覧板アプリ」はMicrosoft SharePointをインストールすれば無料で使えます。以下は、他のアプリも使えるMicrosoft 365の一般法人向けプランを含んだ、Microsoft SharePointの料金体系です。各プランの詳細はSharePoint Onlineの料金ページを参照してください。 SharePoint（プラン 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard (Teams なし)：1,536円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 回覧板アプリの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【NI Collabo 360】回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ NI Collabo 360の特徴 情報共有だけでなくワークフローにも利用できる 社内回覧板だけでなく、経費精算や稟議に関するワークフローにも利用できます。 多言語に対応している 日本語、英語以外にも、各企業で言語の辞書登録や設定が可能です。また、タイムゾーンの切り替えもできるため、グローバルな事業にも使えます。 NI Collabo 360の機能 確認状況が一覧表示される 画像引用：NI Collabo 360｜回覧板 投稿した回覧板を「誰がいつ確認したのか」が一覧表示されるので、情報の伝え漏れを防げます。また、閲覧者は一言コメントを残せます。 社内SNS機能 画像引用：NI Collabo 360｜UP！ 「UP！」は、NI Collabo 360における社内SNSです。この機能を使って社内情報を気軽に共有することもできますが、チャット形式なので情報が流れやすい点に注意が必要です。 NI Collabo 360の注意点 サポートが不十分 一部のユーザーからは「カスタマーサクセス等の利用フォローは一切ない。自社内で少し詳しい人がいればいろいろな設定ができるため不要かもしれないが、一例としてワークフロー機能は複雑すぎて使っていない」との声もあります。（参考：ITreview） 多機能ゆえに使いづらい 一部のユーザーからは「多種多様な機能が盛り込まれているので、他社製品と比べると体系というか、流れが若干雑然としているように感じる。」という声が見られます。（参考：ITreview） NI Collabo 360の料金体系 クラウドタイプ：328円～/ユーザー/月 ライセンスタイプ：58,000円～/10ユーザー NI Collabo 360の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ一覧 以下は、おすすめの電子回覧板アプリ6選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 LINE WORKS デジタル回覧板 回覧板アプリ NI Collabo 360 特徴 回覧板の作成からやりとりまでできる社内向けアプリ 最も簡単に回覧板を作成・共有できる・自治会向けアプリ LINEのように使える社内向けチャットアプリ 写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ 回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ おすすめの利用用途 ・社内利用（大手～中堅企業向け） ・社内利用（中小規模企業向け） ・自治会利用 ・社内利用 ・自治会利用 ・社内利用（小規模企業向け） ・社内利用 シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単 シンプルで簡単 多機能 シンプルで簡単 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※ただし、音声チャットでのやりとり 【×】 【×】※閲覧者がコメントを残すことは可 既読機能 【〇】 【×】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提 5名以上での利用が前提 大切な情報が流れやすい アプリ本体では回覧板を作成できない（紙の書類を撮影することが前提） 回覧者は最大5名までしか指定できない 機能が多く、すべての機能を使いこなすのは難しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） ・要問い合わせ ・無料プランあり ・ただし、SharePoint（749円/ユーザー/月～）の導入が必須 ・無料プランなし ・有料プランは、328円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「デジタル回覧板」の詳細はこちら 「回覧板アプリ」の詳細はこちら 「NI Collabo 360」の詳細はこちら 上記のように、電子回覧板アプリによって機能性が異なるので「必要な機能に過不足ないアプリ」を選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能 ここでは、社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能を解説します。以下の機能を備えたアプリを選べば、情報共有の負担を迅速に解消できます。 （1）情報共有機能 まず、社内電子回覧板には「情報共有機能」が欠かせません。 電子回覧板の本来の目的は、全社員に必要な情報を正確に、素早く共有することです。情報共有機能があれば、社内情報が一貫して伝えられるので、情報の伝達漏れを防げます。 たとえば、部署内の会議資料や社内イベントの案内など、関係者がリアルタイムで情報を確認しやすくなることで、不要な連絡の手間が省けます。そのため、情報をタイムリーに共有できる機能は、円滑なコミュニケーションの実現のために必須です。 （2）確認機能 次に、回覧板の閲覧や確認を記録できる「確認機能」も大切です。 情報を発信しただけでは、相手が内容を確認したかどうかがわかりません。しかし、確認機能があれば、社員が内容を読んだかをリアクションやチェック機能で記録でき、重要な通知が確実に伝わったことが把握できます。 たとえば、社内の緊急告知を発信した際、確認ボタンがあると、閲覧していない社員を特定できます。そのため、社員の確認状況がわかる確認機能は、情報の伝達漏れを防ぐために欠かせない要素です。 （3）検索機能 次に、「検索機能」も、回覧板アプリの利用効率を高めるために重要です。 過去の回覧情報を確認したいとき、高性能な検索機能があると、キーワードや日時で過去の回覧情報をすぐに見つけられます。たとえば、以前共有されたプロジェクト資料や会議の要点をすぐに探し出せるので、社員は情報の振り返りに時間がかかりません。 たとえば、高性能な検索機能を備えている「ナレカン」のようなアプリでは、生成AIを活用した「自然言語検索」で、上司に質問するように知りたい情報を検索できます。 （4）編集・更新機能 最後に、内容の修正が簡単にできる「編集・更新機能」も重要な要素です。 一度公開した情報に変更が生じた際、再度同じ内容を回覧するのは手間です。編集機能があれば、公開後の内容もすぐに修正できるため、最新の情報が正確に共有されます。 たとえば、全社会議の日時変更が起こった場合、回覧板を作り直すことなく情報を修正でき、スピーディな情報共有が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内回覧板を電子化する際の2つの注意点 ITツールを使って社内回覧板をデジタル化すれば、社内共有を効率化できます。一方で、電子回覧板を使い始める際には以下の2つの注意点があります。 情報が流れにくいツールを選ぶ 社員の投稿が「チャット形式」や「タイムライン形式」で表示されるツールでは、投稿が増えるにつれて重要な情報が埋もれてしまいます。また、投稿内容を整理して保管できないので、過去の投稿を振り返るのに手間がかかるのです。 誰でも使いやすいツールを選ぶ 様々な業務に応用できる多機能な掲示板ツールもありますが、機能が多すぎたり使い方が複雑すぎると、社員にとって扱いづらく利用が定着しません。ツールの利用を社内に浸透させるために、「社員の誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 以上のように、社内掲示板を電子化する際は、「情報が流れず、振り返りやすいか」「誰でも簡単につかえるか」を必ず確認すべきです。 たとえば、連絡事項を「記事」や「社内お知らせ」の機能で、全メンバーにすばやく情報共有できて、シンプルな操作で使える「ナレカン」 のようなアプリを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリまとめ ここまで、社内や自治会・町内会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心に解説しました。 アプリを導入して回覧板をデジタル化することで、効率的な情報共有が実現します。ただし、電子回覧板アプリは情報が流れてしまったり、重要な情報が埋もれたりして、必要な情報を見つけづらくなる恐れがあるのです。 そこで、重要な情報を見やすく表示できるアプリを導入しましょう。また、情報を発信しただけでは誰が読んだのかを把握できないため、閲覧状況を簡単に確認できるアプリが最適です。 結論、導入すべきは、超高精度な検索機能や見やすいホーム画面から必要な情報に即アクセスでき、閲覧状況も把握しやすい「ナレカン」一択です。ナレカンは、専属担当者がアプリの導入～定着までを手厚くサポートするので、導入後も形骸化する心配がありません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、回覧板をはじめとした情報をストレスなく社内共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel/Word】社内回覧板で使える無料テンプレート10選

社内回覧板は職場の情報共有に利用される一般的な方法であり、多くの企業で利用されています。一方、紙の社内回覧板は作成する手間がかかり、スピーディーな情報共有が難しいため非効率といえます。 実際に、社内回覧板を紙媒体で運用しているが「管理がめんどくさい」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、回覧板を電子化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説します。 回覧板の電子化で得られるメリットをもとに業務を効率化したい 回覧板を簡単にデジタル化できるツールが知りたい 社内でナレッジを共有するときに無駄な手間を省きたい 回覧板を簡単にデジタル化できるツールが知りたい という担当者の方は本記事を参考にすると、社内回覧板を電子化するメリットを理解しながら、リアルタイムで情報共有する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【時代遅れ？】回覧板の必要性2 紙の社内回覧板をめんどくさいと感じる3つの理由2.1 （1）情報共有に時間がかかる2.2 （2）次の人に渡しに行く手間が発生する2.3 （3）情報の鮮度が落ちる3 紙の回覧板をデジタル化するメリット3選3.1 （1）回覧にかかる時間を削減できる3.2 （2）場所・タイミングを問わず情報共有できる3.3 （3）新しい情報がすぐ手に入る4 【おすすめ】回覧板を簡単にデジタル化できるアプリ4.1 電子化した回覧板を簡単に共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」4.2 ナレカンで社内回覧板を即デジタル化5 回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ 【時代遅れ？】回覧板の必要性 社内回覧板を回す理由は、経営や業務に関わる情報を正確・効率的に伝えるためです。 たとえば、上司が口頭で情報を伝えると一部の社員が誤った認識をする恐れがあります。そこで、正確な情報伝達のため、社内回覧板が使われました。また、稟議書など上層部から承認を得るための書類を効率的に回す目的で社内回覧版を活用することもあります。 しかし、昨今は「受け取った回覧板を読んで押印し、次の社員へ回す対応」が時代遅れだと感じ、ITを使った情報共有システムを導入する企業も増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙の社内回覧板をめんどくさいと感じる3つの理由 ここでは、紙を使った社内回覧板がめんどくさいと感じる理由を解説します。紙媒体の運用を続けている職場は、以下の内容を確認して社内回覧板の電子化を検討しましょう。 （1）情報共有に時間がかかる 紙の回覧板では、前の順番の社員が読了するまで内容を閲覧できないので、情報共有がスムーズにいきません。 たとえば、複雑な業務連絡を共有する場合、一人ひとりが内容を理解するのに時間がかかります。そのため、社内全体に情報が行き届くまで時間を要するので、とくに、短い期限の回覧では正確な情報が共有されない可能性があります。 このように、紙の回覧板では情報共有にかかる時間が社員一人ひとりの閲覧速度に依存しやすく、確認するまでの時間もかかってしまい、めんどくさく感じてしまうのです。 （2）次の人に渡しに行く手間が発生する 社内回覧板を紙で作成すると、次の人に回覧板を渡しに行く手間が発生します。 回覧板を渡しに行く回数は、社員の数が増えるとともに増えるので、手間と時間がかかります。また、テレワークなどで出社していなかったり、営業や出張などで外出していたりする社員には紙ではなくメールでの共有が必要です。 そのため、自社の規模や社員の勤務状況に合った共有方法を検討しましょう。 （3）情報の鮮度が落ちる 紙の回覧板は情報共有に時間がかかるため、情報の鮮度が落ちます。 たとえば、回覧が進むスピードが遅いと変更点を反映して業務をする人と古い情報のまま業務を進める人が出てきてしまいます。また、途中で内容が変更された場合、現場が混乱する恐れもあります。 このように、紙の回覧板では社員間で情報伝達にタイムラグがあり、受け取る情報の鮮度が異なります。その結果、業務の質にばらつきが発生するリスクがあるため、注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙の回覧板をデジタル化するメリット3選 以下では、社内回覧板をデジタル化するメリットを解説します。まだ紙の回覧板を使っている会社は必見です。 （1）回覧にかかる時間を削減できる デジタル回覧板では情報を全社で同時に発信できるため、回覧にかかる時間を大幅に削減します。 そのため、「回覧板を次の人へ渡す」面倒な手間がなくなり、各社員が期限までに時間を問わず業務連絡を確認可能です。また、デジタル回覧板であれば「見たい情報を何度でも振り返られる点」も紙の回覧板にはない大きな特徴です。 そして、内容に分からない箇所があるときも「ナレカン」のように回覧板に「コメント」ができるアプリを使うと、話題が混ざることもありません。 （2）場所・タイミングを問わず情報共有できる 社員が社内に居なくても、場所・タイミングに縛られない情報共有が可能です。 たとえば、テレワークや出張で不在の社員でも、回覧板をデジタル化すれば全員同時に情報を確認できます。したがって、「会社に来なければ情報共有ができない」という不自由さがなくなるのです。 したがって、社内の情報を一元管理するツールを活用すると、いつ・どこでも、活用したい情報へ容易にアクセス可能になるのです。 （3）新しい情報がすぐ手に入る デジタル回覧板は共有する情報に訂正がある場合でもすぐに修正・伝達できるため、新しい情報をすぐに共有することができます。 紙の回覧板では、一度回した内容に変更がある場合は、再度新たな回覧板を回さなければなりません。一方、デジタル回覧板であれば修正箇所を更新するだけで完結するので、素早く正確な伝達を可能にします。 また、回答期限がある回覧事項を共有したり、社員が閲覧したかを確認したりする場合でも、既読を把握できるツールなら、確認の工数を減らせるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】回覧板を簡単にデジタル化できるアプリ 以下では、社内回覧板を簡単にデジタル化できるアプリをご紹介します。 社内回覧板には、業務を進めるうえでの重要な情報やノウハウが共有されています。しかし、紙やファイル共有では情報の振り返りが難しく管理も煩雑になるので、必要な情報にスムーズにアクセスできません。 そのため、効率的に情報共有・検索が可能な「アプリ」が必須です。ただし、アプリを選ぶときは、デジタル回覧板としてあらゆるファイルデータを添付でき、欲しい情報を思い通りに検索可能なものを導入しましょう。 したがって、社内回覧板を電子化するなら、社内回覧板に記載した情報にいつでも即アクセスできるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、必要な情報を書き込むだけで簡単にデジタル回覧板を作成して、社内情報を一元管理することができます。また、蓄積したナレッジはAIによる超高精度検索が可能なので、情報へのアクセスが容易なのも特徴です。 電子化した回覧板を簡単に共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内回覧板を即デジタル化 以下は、ナレカンを使った社内回覧板のデジタル化の例です。 ナレカンの「記事」は“タイトル”と“本文”のシンプルな構成となっていて、ノート形式で簡単にデジタル回覧板を作成・共有できます。また、記事の最下部にはコメント欄があるので、共有内容について、社員同士で気軽にコミュニケーションがとれるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ これまで、回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説しました。 回覧板は社内に情報を共有するのに適した手段です。一方、紙の社内回覧板では電子回覧板に比べ情報共有に時間がかかったり、次のメンバーへ回している間に情報の鮮度が落ちたりするので「アナログな回覧板は面倒」とストレスを感じやすくなるのです。 そこで、回覧板を電子化すると紙の回覧板で発生していた工数を削減できるだけでなく、社員間の認識齟齬も防げます。また、過去の回覧板に記載した情報をあとから確認できるように超高精度の検索機能があると便利です。 したがって、社内回覧板を電子化するなら回覧板の情報を一元管理して、誰もが即アクセスできるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して社内での円滑な情報共有を進め、業務効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel/Word】社内回覧板で使える無料テンプレート10選

会議は社内での意思決定やアイデア交換の場であるため、スムーズに進めなければプロジェクトの進捗も滞ってしまいます。そのため、徹底した事前準備や司会者の立ち回りが重要となるのです。 とはいえ、会議の進行役を任されたものの「経験が乏しく会議の進め方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議の進め方における6つのコツを中心に解説します。 社内会議の基本的な進め方を知りたい 会議を効率化するコツを把握したい 必要な議事録・アジェンダに即アクセスできる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、会議の効率的な進め方が分かり、意思決定のスピードを向上できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議の種類・目的とは？2 会議の基本的な進め方3 会議の進め方が非効率なケース3選3.1 ケース1｜会議内容がスムーズに共有できていない3.2 ケース2｜参加人数が多すぎる3.3 ケース3｜議事録の作成に時間がかかっている4 会議の進め方がわからない？司会進行のコツ6選4.1 （1）事前準備を徹底する4.2 （2）アイスブレイクを利用する4.3 （3）あらかじめ時間配分を決めておく4.4 （4）ファシリテーションスキルを活用する4.5 （5）会議の結果を社内全体に共有する4.6 （6）クラウドツールを活用する5 必要な議事録・アジェンダに即アクセスできるツール5.1 欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」5.2 ナレカンを使った議事録の運用例6 効率的な会議の進め方やコツまとめ 会議の種類・目的とは？ 会議の目的は、会議の種類によってそれぞれ異なります。具体的には、以下の内容が挙げられます。 どういった会議をするかによって、目的も変わります。会議中は、最終的に何をゴールとしているのか意識して、目的から逸れないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の基本的な進め方 ここからは、会議の進め方を紹介します。会議の種類によって変わりますが、基本的な流れはおさえておくべきです。 目的の共有 最初に、参加者の間で会議の目的を共有しておくことは必須です。目的・ゴールを共有して、趣旨を参加者全員が理解していれば、円滑に会議が進みます。 アイデア出し 積極的に意見交換をして、新たなアイデアを創出しましょう。資料の読み合わせ等であれば、メール・チャットで共有すれば済むので、わざわざ集まる必要はありません。 合意形成 複数の意見・アイデアをまとめて、最終的な結論を出します。アイデアの取捨選択・融合を通して、参加者にとって納得間のある合意形成を目指しましょう。 結論を業務に落とし込む 会議での決定事項を現場に共有し、実際の業務に落とし込んでいきます。結論が現場に反映されない、実践されない環境では、会議そのものが形骸化してしまうので注意しましょう。 司会を担当する際は、上記の基本的な流れをおさえて進行しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の進め方が非効率なケース3選 ここでは、会議の進め方が非効率なケースを3つご紹介します。以下の点に当てはまっている場合は、早急に改善しましょう。 ケース1｜会議内容がスムーズに共有できていない まずは、会議の進め方が非効率なケースとして、内容をスムーズに共有できていないことが挙げられます。 会議を進めるうえでは「目的」や「決めるべき事項」が事前に共有されていなければなりません。このような情報を把握していなければ、”次に何をすべきか”が分からず、会議が長引いて全体の意思決定も遅れてしまいます。 そのため、事前にアジェンダ（議題）を共有して、参加者全員が”どのような話し合いをすれば良いか”を分かっている状態にすべきなのです。 ケース2｜参加人数が多すぎる 「参加人数が多すぎる」のも、会議が非効率になる原因です。 参加人数が多すぎると、個々の発言する機会が少なくなり、発言できない参加者が生まれる場合もあります。そのため、各人の当事者意識が薄れて、会議の生産性が下がる点に注意が必要です。 したがって、議題に関連するメンバーだけで会議を実施しましょう。 ケース3｜議事録の作成に時間がかかっている 議事録作成に時間がかかっているのも、会議が非効率になる原因です。 仮に手書きで議事録を作成している場合、記載そのものや修正に膨大な時間がかかってしまいます。また、WordやExcelでは作成した議事録がほかのファイルと埋もれて流れてしまい、同時に複数人での閲覧ができないデメリットもあるのです。 以上のような状態から脱却するには、記載・修正の手間が省けるのはもちろん共有も瞬時にできる「クラウドツール」が不可欠です。なかでも、非IT企業の方でも使いこなせる「ナレカン」であれば、わざわざ操作を教える時間もかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の進め方がわからない？司会進行のコツ6選 ここでは、会議を効率的に進める6つのコツをご紹介します。これまで、会議の進行に無駄な時間をかけていた担当者の方は必見です。 （1）事前準備を徹底する まずは、会議の進め方におけるコツとして、事前準備を徹底することがあります。 会議の目的や詳細内容を事前に共有しておけば、会議中に無駄な議論をする時間が省けます。また、あらかじめ伝わっていれば、参加者が「会議にどのような用意をすべきか」分かるので、課題解決への意見もより出しやすくなるのです。 以上のように事前準備を徹底すれば、司会もスムーズに進められるようになり、議論が停滞するのを防げます。 （2）アイスブレイクを利用する 次に、アイスブレイク（緊張感をほぐす手法）を利用するのも重要です。 普段関わりのない社員同士では、緊張から意見が出しづらくなる場合もあります。このような場面で司会者がアイスブレイクを取り入れれば、コミュニケーションが円滑化してその後の積極的な意見出しが期待できるのです。 具体的な手法としては、簡単な自己紹介やゲームなどが効果的です。また、気軽に話せる雰囲気になれば司会者も進行しやすくなるメリットがあります。 （3）あらかじめ時間配分を決めておく 続いて、あらかじめ時間配分を決めておき、スケジュールに沿ってアジェンダを進めましょう。アジェンダの具体例としては下図が挙げられます。 〇〇部　定例会議 日時：〇年〇月〇日（〇）10:00～11:00 場所：〇階会議室A 目的：先月の当社売り上げについて 参加者名：〇〇、〇〇、〇〇 ①先月の当社売り上げにおける反省（30分） ②来月の売り上げ目標（30分） 以上のようなスケジュールとアジェンダがあれば、各議題にかける時間を逆算できるため、話題がそれたり必要以上に長引いたりするのを防げます。 （4）ファシリテーションスキルを活用する また、ファシリテーションスキルを活用するのも、会議を円滑に進めるコツです。 ファシリテーションスキルとは、参加者の発言を引き出しながら結論へ導く能力です。具体的には、各メンバーの発言を深堀りしたり、話題からそれたときに正しく軌道修正したりといった動きが求められます。 以上のようにファシリテーションスキルを活用して、参加者の意見を適切にまとめながら議題を結論へ導きましょう。 （5）会議の結果を社内全体に共有する そして、会議の結果を社内全体に共有するのも必須です。 会議を短時間で終えたとしても、その後の行動が遅れれば意味がありません。そのため、会議の結果は必ず社内全体に共有して、メンバー各自に「以降のプロジェクトへどう活かすか」の意識を持たせるべきなのです。 したがって、会議の反省点をすぐに次の行動へ反映するためにも、情報をスピーディに共有できる仕組みを整えましょう。 （6）クラウドツールを活用する 最後に、クラウドツールの活用も会議をスムーズに進めるうえで欠かせません。 仮に紙の資料を使って会議を進めていれば、議事録の作成に膨大な時間がかかかるうえ管理場所も分からなくなります。また、WordやExcelではチームへの共有がスムーズにできず、内容を確認するのにファイルを開く工数がかかって面倒です。 しかし、議事録作成の負担が省けるのはもちろん共有も瞬時にできる「クラウドツール」を使うと、会議の進行スピードが大幅に上がります。なかでも、情報が確実に蓄積される「ナレカン」であれば、チャットツールと異なり目的の内容が埋もれません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 必要な議事録・アジェンダに即アクセスできるツール 以下では、必要な議事録・アジェンダに即アクセスできるツールをご紹介します。 紙の資料を使って会議をすると、議事録やアジェンダの作成・共有に時間がかかり、管理も煩雑になりやすいです。また、WordやExcelは、別途メールに添付して共有しなければならないうえ、内容を確かめるたびにファイルを開く負担もかかるのです。 そこで、議事録やアジェンダの共有だけでなく、メンバー同士のやりとりも可能な”クラウドツール”を使えば、会議の進行スピードを大幅にアップできます。 ただし、情報を検索しづらいツールでは、資料を探し出す無駄な時間がかかってしまいます。結論、自社が導入すべきは、議事録やアジェンダをまとめて蓄積できるうえ、誰でも直感的に検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にテキストを書き込むだけで、議事録やアジェンダを簡単に作成・共有できます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、複数キーワードで思い通りに検索できるので、過去の議事録もすぐに振り返れるのです。 欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った議事録の運用例 以下では、ナレカンを使った議事録の運用例を紹介します。 議事録を作成する際は、あらかじめ登録しておいた、自社の会議に合わせたテンプレートを呼び出します。 テンプレートをもとに、議事録を作成します。議事録は、紙のノートに書く感覚で直感的に記載でき、画像やファイルの添付も可能です。 議事録の公開後は、キーワード検索によって、過去に作成した議事録から欲しい情報を簡単に探し出せます。記事のタイトルやタグ、ファイル名で絞り込み検索もできる点がメリットです。 上記のように「ナレカン」を使えば、誰でも簡単に議事録の作成・共有ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 効率的な会議の進め方やコツまとめ ここまで、会議の進め方における6つのコツを中心に解説しました。 会議を効率的に進めるには、徹底した事前準備やアジェンダの設定、ファシリテーションスキルの活用が必須です。また、会議の時間を短縮してもプロジェクトに反映できなければ意味がないので、結果はすぐに関係部署へ共有しなければなりません。 そこで、議事録の作成・共有・管理が瞬時にできる”クラウドツール”を使えば、会議をよりスムーズに進められます。ただし、チャットツールのような情報が流れるツールではなく、「目的の内容をすぐに探し出せるツール」を選定すべきなのです。 結論、自社の会議には、「記事」にあらゆる情報が確実に蓄積されるうえ、全社員が思い通りに検索できる『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」で会議の進め方を効率化して、意思決定のスピードをアップさせましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

社内回覧板には、通知事項や配布資料などが記載されており、情報を効率的に共有できます。一方、都度回覧板を一から作成していては、情報が部署内に共有されるまでに時間がかかり面倒です。 そこで、テンプレートを活用すれば、回覧板を作成する手間を省けます。しかし、「テンプレートを活用して回覧板を作りたいが、どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は社内回覧板で使える無料テンプレート10選をご紹介します。 社内回覧板の作成にかかる手間を削減したい すぐに使える無料の回覧板テンプレートを探している 社内回覧板を電子化して、管理や共有を効率化したい という方はこの記事を参考にすると、すぐに使える社内回覧板のテンプレートを見つけられ、効率的に情報を共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 無料｜社内回覧板に使えるテンプレート・フォーマット10選1.1 【Word】告知用社内回覧板1.2 【Word】見やすく分かりやすい回覧表テンプレート1.3 【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート1.4 【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート1.5 【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート1.6 【Excel】名前欄があるチェック表つきテンプレート1.7 【Excel】A4用紙1枚で6枚に分割できる署名テンプレート1.8 【Excel】名簿記入に特化した回覧板テンプレート1.9 【PowerPoint】文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレート1.10 【Word・Excel・PDF】イラスト入りのかわいい回覧板テンプレート2 【脱ファイル管理】社内回覧板に電子ツールが最適な理由2.1 WordやExcelで作成する2つのデメリット2.2 電子ツールの4つのメリット3 【電子化】Word/Excelよりも簡単に社内回覧板へアクセスできるツール3.1 テンプレート機能と検索機能で回覧板を円滑に運用できる「ナレカン」3.2 社内回覧板に便利！ナレカンのおすすめ機能3選4 電子ツールで回覧板を書くときのコツ5 回覧板にテンプレートを活用すべき3つのメリット5.1 （1）作成時間を削減できる5.2 （2）記載項目が統一できる5.3 （3）回覧にかかる時間を削減できる6 回覧板で使えるテンプレート10選とおすすめの電子ツールまとめ 無料｜社内回覧板に使えるテンプレート・フォーマット10選 以下では、社内回覧板（回覧文書）に使えるテンプレート・フォーマット10選をご紹介します。シーンに応じて使い分けられるように、それぞれのテンプレートの特徴を確認しておきましょう。 【Word】告知用社内回覧板 こちらは、Word形式の「告知用社内回覧板」です。 Word形式なので、一般的な文書と同じ形式で回覧板を作成できます。主に社内イベントの告知に利用すると、下部のチェック欄を参加確認に使えます。 告知用社内回覧板の詳細はこちら 【Word】見やすく分かりやすい回覧表テンプレート こちらは、Word形式の回覧表テンプレートです。 シンプルな構成になっているので、情報が分かりやすいのが特徴です。また、チェック表がついているため、誰がいつ閲覧したかが一目で分かる仕様になっています。 見やすく分かりやすい回覧表テンプレートの詳細はこちら 【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート こちらは、概要と詳細を分けて記入できる回覧板テンプレートです。 内容を細かく書き込めるため、伝達事項が多岐にわたる場合にも、情報を整理しやすくなります。 概要と詳細を分けて記入できるテンプレートの詳細はこちら 【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート こちらは、Excelで使える順番表がついたテンプレートです。 読む順番を指定できるので、回覧板を回すスピードを高められる可能性があります。また、内容を記入する欄が広いため、詳しい内容を書き込めます。 順番表がついた回覧板テンプレートの詳細はこちら 【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート こちらは、場面に応じて「至急・標準」のチェック欄がある回覧板のテンプレートです。 急を要する内容を共有する場合は「至急」の欄にチェックしておくと、担当者が素早く対応すべきなのかが分かりやすいです。 至急・標準にチェックがつけられるテンプレートの詳細はこちら 【Excel】名前欄があるチェック表つきテンプレート こちらは、名前欄があるチェック表つきテンプレートです。 日付と名前を書く欄が用意されているので、従業員が情報を「いつ確認したのか」がすぐに分かるうえ、迅速に回覧してもらえる可能性が高まります。 名前欄があるチェック表つきテンプレートの詳細はこちら 【Excel】A4用紙1枚で6枚に分割できる署名テンプレート こちらは、署名欄に特化したテンプレートです。 A4用紙1枚で6枚に切り分けられるので、手元にストックしておきやすいです。また、回覧板は誰に戻せばいいのかまで表記されているので、最後に受け取ったメンバーが混乱せずに済みます。 A4用紙1枚で6枚の回覧表を作成できるテンプレートの詳細はこちら 【Excel】名簿記入に特化した回覧板テンプレート こちらは、名簿記入に特化した回覧板のテンプレートです。共有したい資料と付して回覧する使い方になります。 縦軸に氏名、横軸に日付を記載する様式で、閲覧後に署名または押印して使用します。フォントや行間隔などは調節できるため、自身の好みに合わせてカスタマイズできるのが特徴です。 名簿記入に特化した回覧板のテンプレートの詳細はこちら 【PowerPoint】文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレート こちらは、文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレートです。 デザインがシンプルかつテンプレートの文章を差し替えるだけで簡単に利用できます。Power Point形式を利用したい場合はこちらが最適です。 文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレートの詳細はこちら 【Word・Excel・PDF】イラスト入りのかわいい回覧板テンプレート こちらは、かわいいイラストが記載されている回覧板のテンプレートです。 項目を編集できる「Excel」「Word」、簡単に印刷できる「PDF」のすべてで使用できるため、目的に応じて使い分けることができます。特に、社内全体で親密なコミュニケーションをはかりたい方は、かわいいイラスト付きのテンプレートがおすすめです。 イラスト入りのかわいい回覧板テンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【脱ファイル管理】社内回覧板に電子ツールが最適な理由 ここでは、社内回覧板に電子ツールが最適な理由を解説します。正確かつ効率的に情報を伝達するためにも、以下の内容を十分に理解したうえで、導入を検討しましょう。 WordやExcelで作成する2つのデメリット WordやExcelで回覧板を作成すると、以下のデメリットがあります。 共有に手間がかかる WordやExcelで作成した回覧板を共有するには、紙に印刷して配布するかメールで送信する必要があります。そのため、紙の場合は印刷して一人一人に配る手間が、メールの場合はCc／Bccの設定や冒頭の挨拶文を考える手間がかかるのです。 管理が煩雑化しやすい WordやExcelは、社内回覧板以外にも様々な業務で利用されます。そのため、作成した社内回覧板を適切に管理しないと、「他のファイルに埋もれて目当ての社内回覧板が見つけられない」という事態になりかねません。 以上より、WordやExcelで社内回覧板を作成すると、共有や管理において手間がかかるためおすすめしません。一方、情報を瞬時に共有でき、テーマごとに整理できる「ナレカン」のような電子ツールなら、スムーズに回覧板を共有・管理できます。 電子ツールの4つのメリット 社内回覧板を電子ツールで管理・共有すると、以下のメリットが得られます。 リアルタイムで共有できる 電子ツールを使えば、メールを使わずとも、更新した情報を即座に社内全体へ共有することが可能です。 情報にアクセスしやすい 検索機能が搭載されている電子ツールが多く、欲しい情報へすぐにたどりつけるため、効率良く作業を進めることができるのです。 関連データも共有できる 電子ツールでは、連絡事項のほかにもPDFなど関連する資料もまとめて共有できるので、より詳しい情報を伝えられます。 時間や場所の制約がない 電子ツールでは、スマホからでも気軽に内容を確認できるため、外出しているときでも鮮度の高い状態で情報を確認できます。 以上の点から、社内回覧板には情報へすぐにアクセスでき、関連データとともにリアルタイムで情報を共有できる「電子ツール」が最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【電子化】Word/Excelよりも簡単に社内回覧板へアクセスできるツール 以下では、Word/Excelよりも簡単に社内回覧板へアクセスできるツールをご紹介します。 回覧板を効率よく作成するには、テンプレートを活用するべきです。ただ、ExcelやWordで作成した回覧板を共有するには、紙では印刷や配付に時間がかかり、メールでは宛先の設定が面倒なほか、他のメールに埋もれて回覧板が見つけられない危険性もあるのです。 そこで、「テンプレート機能のついた情報共有ツール」で社内回覧板を作成・共有しましょう。また、ツールを導入するときは、「誰が情報を確認したのか分かる機能」が付いているかに注意して検討するべきです。 結論、自社が導入すべきなのは、誰が情報を確認したのか分かるうえ、テンプレートで簡単に情報を残せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は自作のテンプレートに、テキストや画像、ファイルを添付して簡単に回覧板を作成できます。また、記事ごとの閲覧状況を確認できるのにくわえ、リアクションを示す機能もあるので社内コミュニケーションにもつながります。 テンプレート機能と検索機能で回覧板を円滑に運用できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 社内回覧板に便利！ナレカンのおすすめ機能3選 ここでは、社内回覧板の共有に役立つナレカンの機能を3つご紹介します。 社内回覧板は、社内研修の実施要項や業務上の仕様変更等、対象者に周知させるべき情報の共有に活用されます。そのため、以下の機能を使って、社員が共有された情報の確認を怠っていないかを確認しましょう。 （1）既読機能 下図は、ナレカンの「記事」で誰が既読したのかを確認する画面です。 誰が回覧板を閲覧したのか確認できることで、閲覧していないメンバーに対する催促等の対応を取ることができ、情報が行き届かない事態を防げるのです。 （2）リアクション機能 ナレカンで作成した記事の左下には「助かりました」というボタンがあり、記事に対してリアクションを送ることができます。また、リアクションを送ったメンバーを確認することも可能です。 社内回覧板に対して多くの「助かりました」が送られれば、記載内容が閲覧者にとって有益であったことを確認できます。逆に、「助かりました」の数が少ない場合は、記載内容に改善の余地があると気付くことができ、回覧板のブラッシュアップに繋がります。 （3）検索機能 ナレカンには、ファイルや画像内の文字も含めて平均0.2秒で該当の情報を探せる「キーワード検索」があります。 検索機能を活用すれば、過去の情報へもすぐにアクセスできるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電子ツールで回覧板を書くときのコツ 回覧板の書き方は、以下の通りです。 簡潔なタイトルをつける タイトルが簡潔であれば、閲覧者は一目で大まかな内容を把握できます。また、回覧板のタイトルで検索するときも、目的の情報を見つけやすくなります。 回覧主・回覧対象者を記載する 回覧主・回覧対象者を明らかにしておかなければ、必要な情報を共有すべき相手に確実に伝えられません。 挨拶文を省略する 閲覧者が内容をすぐに把握できるように、形式的な文章は省略して、必要な情報を端的にまとめます。 「ですます調」を使う 「ですます調」と「である調」が混在すると読みづらくなるので、文体は統一しましょう。また、過度な敬語表現は読みにくくなるため不要です。 箇条書きや表を活用する 箇条書きや表を使えば、情報が整理された読みやすい回覧板を作成できます。しかし、箇条書きが多いとかえって見づらいため、要点のみで活用するようにしましょう。 回覧期限を記載する 回覧期限がないと、受信者は読むのを後回しにしてしまい、結果読むのを忘れかねません。読み忘れを防ぐためにも、回覧板の末尾には、回覧期限を記載しておきましょう。 以上の内容を踏まえて、分かりやすい回覧板を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板にテンプレートを活用すべき3つのメリット ここからは、回覧板にテンプレートを活用すべきメリットをご紹介します。以下のメリットを全社へ周知しておけば、テンプレートを使った回覧板の運用がスムーズになります。 （1）作成時間を削減できる テンプレートを活用することで、回覧板の作成にかかっていた時間を削減できます。 テンプレートを利用せずに回覧板を作る場合、一から作成する必要があり面倒です。とくに、社員の閲覧状況を確認するチェック表を設けたり、体裁を整えたりしていると肝心の「回覧内容」に時間がかけられなくなります。 一方、テンプレートを使えば、伝達したい内容を入力するだけで回覧板が完成します。また、報告内容によって形式を変える必要があるときも、テンプレートを複数用意しておけば都度対応できるため、編集時間の削減も可能です。 （2）記載項目が統一できる テンプレートを活用するメリットとして、記載項目を統一できることが挙げられます。 回覧板によって記載されている項目が異なると、閲覧者側が読んだときに「知りたい情報が記載されていない」となり、担当者に質問する手間が生じてしまいます。また、担当者も都度時間をかけて作成する必要があり、スピーディーな情報共有が実現しません。 このように、手作業での回覧板作成は、作成者・閲覧者双方にデメリットがあります。しかし、テンプレートを利用すると、作成者だけでなく閲覧者や確認をする上司の手間も省けるのです。 （3）回覧にかかる時間を削減できる 回覧板のテンプレートが決まっていると、回覧にかかる全体の時間が早くなります。 回覧板の体裁が統一されていなければ、見るべきポイントが異なり共有すべき情報が伝わりづらくなるので、閲覧にも時間がかかってしまうのです。回覧にかかる時間が長いと、社員間での情報共有にタイムラグが起きて、トラブルが発生しかねません。 そこで、テンプレートを使うと「見るべきポイントがすぐに分かる」ようになり、トラブルを未然に防げるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板で使えるテンプレート10選とおすすめの電子ツールまとめ ここまで、回覧板で使えるテンプレート10選とおすすめの電子ツールを中心にご紹介しました。 回覧板にテンプレートを利用すると、作成の手間を省けるので無駄な時間を削減できるため、効率の良い情報共有が可能になります。ただし、Excelファイルや紙の回覧板では、欲しい情報にすぐにアクセスできません。 そこで、「目的の情報をすぐに探し出せる電子ツール」を使うと、回覧板をはじめとする社内情報を円滑に管理できます。また、リアクション機能の付いたツールであれば、社内のコミュニケーション促進にもつながります。 結論、自社の情報共有には、回覧板をはじめとしたあらゆる社内情報へ誰でも簡単にアクセスできる電子ツールの「ナレカン」が最適です。また、ナレカンでは、情報の閲覧・編集権限を管理者がコントロールできるので、情報共有の仕組みとして最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、回覧板を作成・管理する手間を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 【必見】社内回覧板はいらない？電子化のメリットやおすすめアプリも紹介 【無料あり】社内・自治会で使える便利なおすすめ電子回覧板アプリ6選！