【チェックリストつき】会議における事前準備の段取りを紹介！
会議を円滑に進めるには企画者の事前準備が欠かせません。余裕あるスケジュールで準備できると、意見交換の活発な生産性のある会議を計画できます。
一方、事前準備の重要性を理解しつつも、「具体的な準備の段取り」が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議における事前準備の段取りをチェックリストと併せてご紹介します。
- 会議の事前準備としてするべきことを知りたい
- 会議の事前準備のチェックリストやテンプレートを参考にしたい
- 会議に関する情報の共有をスムーズにしたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、事前準備の重要性と必要事項のチェックリストを踏まえて、効率よく事前準備ができるようになります。
目次
会議において事前準備が重要な理由
会議において事前準備が重要な理由として、以下の3つが挙げられます。
- 会議当日の進行がスムーズになる
- 会議の生産性・効率性が上がる
- アクシデントを防げる
会議場所の確保や資料の準備をしておけば、当日の会議準備に時間が取られる心配がありません。また参加者は事前に会議の流れを想定しておけるため、会議の進行がスムーズになります。
会議の情報が参加者に事前共有されると、会議までに自分の考えを整理しておけるため、活発な議論が期待できます。また、会議にかかる時間も事前に定めておけば、他の業務の調整もしやすくなるのです。
事前準備で資料・設備の確認まで行うと「資料にミスがあったがそのまま会議で使用してしまった」「使用可能な会議室がない」といったアクシデントを防げます。
以上のように、事前準備は会議全体のスムーズな進行に貢献するほか、企画者側も心のゆとりをもって会議を開けるメリットがあるため、確実に実施しましょう。
【準備が9割】会議の段取り5選
ここでは、生産性のある会議に必要な準備の段取り5選をご紹介します。「何を、どのように準備すれば良いかわからない」方は、以下を参考にして準備しましょう。
（1）会議の「場」を準備する
会議ではオフライン・オンライン問わず「場」を準備しなければなりません。必要に応じて適切な準備を心掛けましょう。
【オフライン】会議室を押さえる
社内で会議を開くときは当日に使用する会議室の予約が必須です。
会議室の選定では“参加者の人数に適した規模の会議室か”、“会議室の設備は整っているか”を踏まえて、参加するメンバーが快適に会議が進められる環境を設定しましょう。
また、予約していた会議室が急遽使えなくなることもあるため、可能であれば複数の会議室を押さえておきましょう。場所と部屋番号を、参加するメンバーにアナウンスしておくのも重要です。
【オンライン】URLを発行する
社外にいるメンバーとオンライン会議を実施する場合はURLの発行をしましょう。
事前にアプリのダウンロードや、アカウント作成が必要な場合があるため、どのWeb会議システムを使用するのかを確認し、メンバーが問題なく参加できるか確かめておく必要があります。
また、各メンバーのカメラ・スピーカー・インターネット回線状況が問題なく動作するかも注意喚起しておきましょう。オンラインで不備が発生すると、ほかのメンバーを待たせたり、会議時間が延びたりする恐れがあります。
（2）会議に招集するメンバーを選定する
招集するメンバーの選定も重要な準備のひとつです。
参加する必要のないメンバーまで招集してしまうと、参加者の当事者意識が薄れたり、人数が多く意思決定に時間がかかったりするため、有意義な会議が行えません。そのため、会議を開く目的から逆算して、参加するメンバーは過不足なく招集しましょう。
また、アナウンスにあたってのメール作成では、誰でも一目でわかるように5W1Hを明記します。さらに、急な連絡では参加できない可能性もあるため、余裕をもって2～3週間前までに連絡するべきです。
（3）ファシリテーターを準備する
会議を円滑に進める「ファシリテーター」の準備も欠かせません。
参加者への発問や意見をまとめたり、時間管理をしたりするための場を仕切る“進行役”が機能すると、スムーズかつ生産性のある会議が実現できます。企画者が担当する以外に、ファシリテーター役として適した人に依頼するのも有効です。
依頼する場合は企画者とファシリテーター間での打ち合わせも重要です。企画者が目的・最終目標・時間などを十分に話し合い、企画者とファシリテーター間で認識齟齬が発生しないようにしましょう。
（4）事前に会議資料を作成・共有する
アジェンダや最終目標を含めた会議資料の作成・共有も必ず実施しましょう。
会議のテーマ、目的、最終目標が一目で分かる会議資料があると、招集されたメンバーも目的意識を持って会議に参加できます。また、会議全体のプログラムを記載すると、メリハリのある会議が見込めるのです。
このように、当日の会議で資料を読む無駄な時間を発生させないためにも、会議資料は必ず事前に共有するようにしましょう。資料を共有するときは、「ナレカン」のようなツールを使えば、わずかな操作で簡単に任意のメンバーに共有可能です。
（5）事前に議事録を準備する
事前に議事録を準備しておくことも重要です。
議事録は、後日確認したり会議に参加していない第三者に会議の内容を共有する際に必須です。フォーマットの準備や、あらかじめ分かっている項目の作成をしておくと、抜け漏れのない議事録作成につながります。
会議の準備の段階で議事録の作成者まで決めておくと、議事録の準備や会議後の共有がスムーズです。
会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツール
以下では、会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツールをご紹介します。
会議をスムーズに行う上で、事前に資料を共有することは必須です。しかし、紙での共有は印刷・手渡しする手間がかかり、メールでのファイル添付による共有は相手が資料を確認したか分からないというデメリットがあります。
そこで、「会議資料の共有に手間がかからず、メンバーが資料を確認したか分かるツール」を導入しましょう。また過去の会議資料の確認をする際に、必要な資料がすぐに見つかるような検索機能があると、スムーズな資料管理まで可能です。
結論、会議資料の共有や事前準備に最適なのは、共有した資料の未読・既読状況を確認でき、超高精度な検索機能で必要な資料がすぐに見つかるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは会議資料や議事録に記載したアジェンダを簡単に共有できるうえ、誰が資料を事前に閲覧しているかも確かめられます。また、社内用語を登録すれば、一般的な言葉以外でも検索にヒットするため、会議資料を振り返るときにも便利です。
最も簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った議事録の作成例＞
あらかじめ「自社に合わせたテンプレート」を登録しておけば、フォーマットを利用して簡単に議事録を作成できます。また、コメント機能も備わっているので、会議ごとに迅速なやりとりが可能です。
＜事前資料の作り方＞会議準備に必要なものチェックリスト
ここでは、会議の準備に使える必要なものチェックリストをご紹介します。「会議資料に記載すべき内容」と「準備に必要なもの/こと」に分けて記載しています。
会議資料に記載すべき項目のチェックリスト
- 会議のプログラム
- 会議のテーマ
- 具体案・費用対効果
- 結論・最終目標
- 補足情報
- 各自のメモ欄
会議の開催に必要なもの・やるべきことのチェックリスト
- 会議場所の確保
- 参加メンバーの選定・招集
- 会議資料の作成・共有
- ファシリテーターなどの役員依頼
- プロジェクター・パソコンなどのデバイス
- ホワイトボード・ペン
- 人数分の椅子
- 議事録の作成
余裕をもって会議の事前準備をしていても、資料に記載する項目や準備物に漏れがあると、会議の円滑な進行を阻害してしまいます。そのため、上記チェックリストの活用やオリジナルのチェックリスト作成も有効です。
会議の事前資料のテンプレート
ここでは、会議の事前資料の作成に便利なテンプレートをご紹介します。
こちらは、Canvaが提供する会議資料のテンプレートです。
ページの複製・追加が簡単で、画像追加やフォント・カラー選択などデザイン性に富んでいます。また、作成した会議資料はPDFだけでなく、PowerPointとして共有も可能です。
会議・打ち合わせをスムーズに進める方法
ここからは、会議・打ち合わせを進めるときに役立つ2つの方法を紹介します。事前準備だけでなく、会議の進行中にも「うまく進めるコツ」があるのです。
発言しやすい雰囲気を作る
会議をスムーズに進める1つ目の方法は、発言しやすい雰囲気を作ることです。
参加者が発言しやすい雰囲気がないと、活発に意見が交換されません。「特定の人のみ発言している」「発言しても否定される」といった理由から、発言をためらう社員もいるのです。
そのため、アイスブレイクを設けたり、参加者全員が発言するなどのルールを作ったりして、活発に意見が交わされる場にしましょう。
会議の目的を伝える
会議をスムーズに進める2つ目の方法は、会議の目的を伝えることです。
参加者全員に「何のための会議なのか」を伝えておかなければ、会議がまとまりのないものとなってしまいます。会議のゴールを共有しておけば、会議内容が逸れることも減少し、無駄な時間を消費しなくて済みます。
したがって、会議冒頭で目的を必ず確認して、スムーズに進行できるようにしましょう。
【押さえておきたい】会議後に大切なポイント
会議では“事前”準備が重要ですが、会議終了後には「情報を整理しつつ、今後に活用するために保管する」ことが大切です。
とくに、会議の内容や決定事項をまとめた議事録は、議論のフローを振り返られるだけでなく、会議に参加していないメンバーに共有する重要な役割を担っています。一方、議事録を紙で共有しようとすると、印刷して配布する無駄な業務が発生してしまうのです。
また、議事録といった「情報」は鮮度が求められるため、正確でスピーディーに共有する習慣が重要です。たとえば、議事録の共有がスムーズな企業は「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、鮮度のある情報を簡単に共有・管理しています。
会議の事前資料をメールで送付する際の注意点
会議の事前資料をメールで送付する際には以下の2点に注意しましょう。
- 要件をわかりやすくまとめる
- ファイルサイズ・形式を確認する
一文が長すぎたり、必要な情報が不足していたりすると、会議に必要な情報が正しく共有されません。伝えるべき要点を明確に記載し、簡潔にまとめることが必要です。
ファイルサイズが大きい・形式が他と異なる資料は、共有に時間がかかるほか、相手が開封できない可能性があります。必要に応じてファイルを圧縮し、誰でも閲覧可能な形式を選択すると共有がスムーズです。
以上のように、共有した資料を正確に確認してもらうためにも、相手が見やすく確認しやすい状態で共有するべきです。円滑な情報共有のためにも、読み手の立場になってメールを作成しましょう。
会議・ミーティングの準備方法やチェックリストまとめ
ここまで、会議における準備やチェックリストを中心に解説してきました。
意見交換が活発で生産性のある会議の実現には、会議資料の事前共有が必須です。しかし紙やメールでの資料共有は、メンバーの資料確認状況が分からないなど、共有に手間がかかります。
そこで、「共有が簡単で、資料の確認状況が確認できるツール」を導入しましょう。また、作成した会議資料を業務に活かすためにも、必要な資料をすぐに見つけられるような優れた検索機能があると便利です。
したがって、会議の事前準備や議事録の管理を確実に進めるには、資料の未読・既読が可視化され、社内用語も検索にヒットするほどの超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で事前準備を進め、活発な会議を実現しましょう。
