【無料あり】社内・自治会で使える便利なおすすめ電子回覧板アプリ6選！
情報を共有する手段として「回覧板」が挙げられます。そして、今日では紙ではなく「電子回覧板アプリ」を使って、情報共有を効率化する企業や自治会が増えているのです。
一方、「電子回覧板アプリを導入したいが、どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心にご紹介します。
- 電子回覧板のメリットやアプリの選定ポイントを知りたい
- 各アプリの特徴を比較して、導入するアプリを決めたい
- ITに不慣れでも簡単に利用できるシンプルなアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社でストレスなく運用できる電子回覧板アプリが分かり、情報共有の負担を取り除けるようになります。
目次
電子回覧板アプリのメリットとは
電子回覧板アプリとは、インターネット上で簡単に回覧板を作成・共有できるアプリです。
従来のアナログ回覧板と比較して、電子回覧板アプリでは物理的な書類のやりとりが不要なため、効率的かつ安全に情報を共有できる点が特徴です。
近年、回覧板アプリは企業だけでなく、自治会でも多く導入されています。以下では、アナログ回覧板と比べ、利便性が向上した電子回覧板のメリットを「企業」「自治会・町内会」ごとに紹介します。
企業が電子回覧版を導入するメリット
電子回覧板アプリは、社内情報を正確かつ円滑に共有・確認するのに重要なツールです。
アプリを使えば、社員に手渡しで回覧板を回す手間を省け、情報共有におけるタイムラグを解消できます。また、一度共有された情報はいつでも何度でも確認できるため、認識齟齬が生じにくくなるのです。
さらに、最近では「メッセージ機能」が搭載された回覧板アプリが増えています。これにより、回覧板に関するやりとりや担当者への質問も、メールやチャットツールを使わずにスムーズなやり取りが可能です。
自治会・町内会が電子回覧版を導入するメリット
自治会や町内会で回覧板アプリを導入すれば、情報は「閲覧するだけ」で済むため、回覧板を回す手間や順番待ちの時間が一切かかりません。
さらに、地域の回覧板でよく見られる「不在の場合、回覧板が止まる」「不特定多数の人が触れるため、感染症のリスクが気になる」といった問題も解決できます。
とくに、セキュリティ対策が万全な回覧板アプリを導入すれば、地域の方が安心して利用できます。
電子回覧板アプリを選ぶポイント
ここでは、電子回覧板アプリを選ぶポイントを「企業」「自治会・町内会」別で紹介します。電子回覧板アプリを導入しても、合わないサービスを選んでしまうとかえって情報共有が滞ってしまうので、以下の内容を軸に選定しましょう。
企業が電子回覧版アプリを選ぶポイント
企業が電子回覧板アプリを選ぶときには、以下3点を軸に選びましょう。
- 自社の企業規模に合ったアプリか
- 情報が振り返りやすいか
- 誰が見たか分かるか
大手～中堅企業はセキュリティ対策が強固で、数万人規模でもスムーズに利用できるか確認しましょう。中小規模の企業は、「回覧板をはじめ、あらゆる社内情報を共有できるアプリ」を選ぶと、ほかの業務の情報管理としても活用できます。
社内回覧板の情報は、見返せないと認識齟齬を引き起こすので「簡単に目的の情報を振り返れる」アプリを選ぶことが重要です。また、高性能な検索機能が搭載されていれば、必要な情報にすぐアクセスできます。
とくに人数が多い大規模な企業の場合、回覧板を回すたびに閲覧状況を確認するのは手間がかかります。そこで、誰が回覧板を見たかまで特定できる「既読機能」や「リアクション機能」があると便利です。
たとえば、上記3点を満たした「ナレカン」のようなアプリを選ぶと、大企業でもスムーズな情報共有が実現します。
自治会・町内会が電子回覧版アプリを選ぶポイント
自治会・町内会が電子回覧版アプリを選ぶときには、「あらゆる年代が簡単に使えるツール」を軸に選びましょう。
自治会・町内会員によってITへの抵抗感は異なるので、操作が難しい電子回覧板アプリを選ぶと使いこなせず放置されてしまいます。したがって、ITツールに馴染みがない人でも直感的に使えることが大前提として必要なのです。
たとえば、「Stock」のように60代～70代でも説明なしで使えるほど簡単なツールを選べば、導入後も形骸化せず運用できます。
無料あり｜社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選
以下では、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリを6つ紹介します。
回覧板で情報共有していると一人ずつ内容を確認するため、手間と時間がかかります。そこで、アプリを導入して回覧板をデジタル化しましょう。
ただし、共有した内容を誰が読んだかまで確認できるアプリでなくてはなりません。また、回覧した内容に関する不明点や補足事項をコメントでやりとりできると、似たような質問に個別対応する必要がなく、便利です。
結論、大手～中堅企業が導入すべきアプリは、誰でも簡単に情報共有でき、既読機能やコメント機能で閲覧状況を把握しやすい「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成した回覧板は、任意のメンバーに一斉公開でき、既読表示やコメントでのやり取りによって円滑な情報共有が実現します。また、高精度の検索機能が搭載されているため、過去の回覧板にも素早くアクセス可能です。
【ナレカン】回覧板の作成から質疑応答までできる社内向けアプリ
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】最も簡単に回覧板を共有できる社内・自治会向けアプリ
Stockは、中小規模の企業や自治会・町内会に最適な情報共有アプリです。
「Stock」の「ノート」には、テキストをはじめ画像やファイルも記録でき、画像には直接文字を書き込むことができます。そのため、単なる回覧板としての利用だけでなく、社内や地域の情報共有ツールとして活用できる点が特徴です。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LINE WORKS】LINEのように使える社内向けチャットアプリ
LINE WORKSの特徴
- 様々な業務に役立つ機能がある
- メッセージが送りやすい
「掲示板機能」の他にも「カレンダー機能」や「タスク機能」、プライベート版LINEにもあるような「出欠確認」などの機能を使えます。そのため、回覧板としてだけでなく、あらゆる業務に活用可能です。
プライベート版LINEと同じような使用感のため、気軽にやりとりできます。また、グループトークでは「ノート」や「フォルダ」機能を活用して、円滑な情報共有が可能です。
LINE WORKSの機能・使用感
- メンバーに回覧板の確認を促せる
- 回覧板へのコメントもできる
「掲示板」で作成した回覧板を必読表示にすると、掲示板のトップページ上部に固定されるので、メンバーに確認されやすくなります。
掲示板の画面下部にある「コメントを許可」にチェックを入れれば、回覧板に対するメンバーの声を受け取れます。そのため、掲示した情報に対する「質問事項」をその場で解決できるのです。
LINE WORKSの注意点
- 情報が流れやすい
- トークルームの発信権限の設定はできない
LINE WORKSはチャットツールなので、共有事項が多いと情報が流れて見つけづらくなる恐れがあります。そのため、あとから情報を振り返りにくかったり、重要な情報を見逃してしまったりする点に注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「会社全体への発信用のトークルームを作成していますが、誰でも発言が出来てしまい、
重要な情報が埋没してしまうことがある。トークルームの発信者を指定／制限する機能がほしい。」との声もあります。（参考：ITreview）
LINE WORKSの料金体系
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
【デジタル回覧板】写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ
デジタル回覧板の特徴
- 写真を撮ってすぐに回覧板を回せる
- 配信対象をグループ分けできる
配布物を写真に撮ってすぐに共有する仕組みなので、紙の回覧板のように次の人へ手渡ししたり、順番待ちをしたりする必要はありません。
全員への一斉配信はもちろん、対象者をグループ分けして、特定のメンバーに向けて情報を配信することもできます。
デジタル回覧板の機能
- わずかな工数で回覧板を送れる
- 回覧板の配布通知が来る
回覧板を写真に撮り、上図のように「タイトル、組織名、公開期間」を設定するだけで、すぐに情報を回覧できます。
回覧板が配布されると、端末に配布通知が来るので確認漏れを防げます。
デジタル回覧板の注意点
- 行政（自治会）向けのツール
- アプリ上で回覧板の作成はできない
回覧板機能の他にも「防災放送の配信機能」や「避難場所の確認機能」が備えられています。そのため、ビジネスでの利用もできますが、地域の回覧板としての利用が想定されたツールという点に注意しましょう。
デジタル回覧板は、紙の書類を撮影することを前提に作られているので、文章を直接入力したり、情報をツールへ蓄積したりするには向いていない可能性があります。
デジタル回覧板の料金体系
料金の詳細はお問い合わせください。
【回覧板アプリ】Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ
回覧板アプリの特徴
- 確認状況を表示できる
- 回覧板を一覧表示できる
登録した回覧内容に対する、確認状況(%)の表示が出来ます。
アプリに登録した回覧板を一覧表示できるので、目的の情報を見つけやすいです。
回覧板アプリの機能
- 回覧期限を設定できる
- 重要度を設定できる
すぐに確認してほしい内容がある場合は、回覧期限を設定できるため安心です。
ステータスを「重要」に設定すれば、重要な情報を太字で一覧表示できます。そのため、必ず確認してほしい情報の確認漏れを減らせるのです。
回覧板アプリの注意点
- 回覧者を最大5名までしか指定できない
- Microsoft SharePointをインストールしなければ使えない
回覧者の指定を最大5名までしか指定できないため、大規模チームでは使いづらい恐れがあります。
回覧板アプリを利用するには、有料ツールのMicrosoft SharePointをインストールしなければなりません。
回覧板アプリの料金体系
「回覧板アプリ」はMicrosoft SharePointをインストールすれば無料で使えます。以下は、他のアプリも使えるMicrosoft 365の一般法人向けプランを含んだ、Microsoft SharePointの料金体系です。
- SharePoint（プラン 1)：749円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Copilot for Microsoft 365：4,497円/ユーザー/月
【NI Collabo 360】回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ
NI Collabo 360の特徴
- 情報共有だけでなくワークフローにも利用できる
- 多言語に対応している
社内回覧板だけでなく、経費精算や稟議に関するワークフローにも利用できます。
日本語、英語以外にも、各企業で言語の辞書登録や設定が可能です。また、タイムゾーンの切り替えもできるため、グローバルな事業にも使えます。
NI Collabo 360の機能
- 確認状況が一覧表示される
- 社内SNS機能
投稿した回覧板を「誰がいつ確認したのか」が一覧表示されるので、情報の伝え漏れを防げます。また、閲覧者は一言コメントを残せます。
「UP！」は、NI Collabo 360における社内SNSです。この機能を使って社内情報を気軽に共有することもできますが、チャット形式なので情報が流れやすい点に注意が必要です。
NI Collabo 360の注意点
- サポートが不十分
- 多機能ゆえに使いづらい
一部のユーザーからは「カスタマーサクセス等の利用フォローは一切ない。自社内で少し詳しい人がいればいろいろな設定ができるため不要かもしれないが、一例としてワークフロー機能は複雑すぎて使っていない」との声もあります。（参考：ITreview）
一部のユーザーからは「多種多様な機能が盛り込まれているので、他社製品と比べると体系というか、流れが若干雑然としているように感じる。」という声が見られます。（参考：ITreview）
NI Collabo 360の料金体系
- クラウドタイプ：328円～/ユーザー/月
- ライセンスタイプ：58,000円～/10ユーザー
＜比較表＞社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ一覧
以下は、おすすめの電子回覧板アプリ6選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | LINE WORKS | デジタル回覧板 | 回覧板アプリ | NI Collabo 360 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
回覧板の作成から質疑応答までできる社内向けアプリ |
最も簡単に回覧板を作成・共有できる・自治会向けアプリ |
LINEのように使える社内向けチャットアプリ |
写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ |
Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ |
回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ |
| おすすめの利用用途 |
・社内利用（大手～中堅企業向け） |
・社内利用（中小規模企業向け）
・自治会利用 |
・社内利用 |
・自治会利用 |
・社内利用（小規模企業向け） |
・社内利用 |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※ただし、音声チャットでのやりとり |
【×】 |
【×】※閲覧者がコメントを残すことは可 |
| 既読機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提 |
5名以上での利用が前提 |
大切な情報が流れやすい |
アプリ本体では回覧板を作成できない（紙の書類を撮影することが前提） |
回覧者は最大5名までしか指定できない |
機能が多く、すべての機能を使いこなすのは難しい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） |
・要問い合わせ |
・無料プランあり
・ただし、SharePoint（749円/ユーザー/月～）の導入が必須 |
・無料プランなし
・有料プランは、328円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「デジタル回覧板」の詳細はこちら |
「回覧板アプリ」の詳細はこちら |
「NI Collabo 360」の詳細はこちら |
上記のように、電子回覧板アプリによって機能性が異なるので「必要な機能に過不足ないアプリ」を選定しましょう。
社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能
ここでは、社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能を解説します。以下の機能を備えたアプリを選べば、情報共有の負担を迅速に解消できます。
（1）情報共有機能
まず、社内電子回覧板には「情報共有機能」が欠かせません。
電子回覧板の本来の目的は、全社員に必要な情報を正確に、素早く共有することです。情報共有機能があれば、社内情報が一貫して伝えられるので、情報の伝達漏れを防げます。
たとえば、部署内の会議資料や社内イベントの案内など、関係者がリアルタイムで情報を確認しやすくなることで、不要な連絡の手間が省けます。そのため、情報をタイムリーに共有できる機能は、円滑なコミュニケーションの実現のために必須です。
（2）確認機能
次に、回覧板の閲覧や確認を記録できる「確認機能」も大切です。
情報を発信しただけでは、相手が内容を確認したかどうかがわかりません。しかし、確認機能があれば、社員が内容を読んだかをリアクションやチェック機能で記録でき、重要な通知が確実に伝わったことが把握できます。
たとえば、社内の緊急告知を発信した際、確認ボタンがあると、閲覧していない社員を特定できます。そのため、社員の確認状況がわかる確認機能は、情報の伝達漏れを防ぐために欠かせない要素です。
（3）検索機能
次に、「検索機能」も、回覧板アプリの利用効率を高めるために重要です。
過去の回覧情報を確認したいとき、高性能な検索機能があると、キーワードや日時で過去の回覧情報をすぐに見つけられます。たとえば、以前共有されたプロジェクト資料や会議の要点をすぐに探し出せるので、社員は情報の振り返りに時間がかかりません。
たとえば、高性能な検索機能を備えている「ナレカン」のようなアプリでは、生成AIを活用した「自然言語検索」で、上司に質問するように知りたい情報を検索できます。
（4）編集・更新機能
最後に、内容の修正が簡単にできる「編集・更新機能」も重要な要素です。
一度公開した情報に変更が生じた際、再度同じ内容を回覧するのは手間です。編集機能があれば、公開後の内容もすぐに修正できるため、最新の情報が正確に共有されます。
たとえば、全社会議の日時変更が起こった場合、回覧板を作り直すことなく情報を修正でき、スピーディな情報共有が可能です。
社内回覧板を電子化する際の2つの注意点
ITツールを使って社内回覧板をデジタル化すれば、社内共有を効率化できます。一方で、電子回覧板を使い始める際には以下の2つの注意点があります。
- 情報が流れにくいツールを選ぶ
- 誰でも使いやすいツールを選ぶ
社員の投稿が「チャット形式」や「タイムライン形式」で表示されるツールでは、投稿が増えるにつれて重要な情報が埋もれてしまいます。また、投稿内容を整理して保管できないので、過去の投稿を振り返るのに手間がかかるのです。
様々な業務に応用できる多機能な掲示板ツールもありますが、機能が多すぎたり使い方が複雑すぎると、社員にとって扱いづらく利用が定着しません。ツールの利用を社内に浸透させるために、「社員の誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
以上のように、社内掲示板を電子化する際は、「情報が流れず、振り返りやすいか」「誰でも簡単につかえるか」を必ず確認すべきです。
たとえば、連絡事項を「記事」や「社内お知らせ」の機能で、全メンバーにすばやく情報共有できて、シンプルな操作で使える「ナレカン」
のようなアプリを選びましょう。
社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリまとめ
ここまで、社内や自治会・町内会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心に解説しました。
アプリを導入して回覧板をデジタル化することで、効率的な情報共有が実現します。ただし、電子回覧板アプリは情報が流れてしまったり、重要な情報が埋もれたりして、必要な情報を見つけづらくなる恐れがあるのです。
そこで、過去の情報にもすぐにアクセスできるアプリを導入しましょう。また、情報を発信しただけでは誰が読んだのかを把握できないため、閲覧状況を簡単に確認できるアプリが最適です。
結論、導入すべきは、高精度検索で必要な情報に即アクセスでき、閲覧状況も把握しやすい「ナレカン」一択です。ナレカンでは、専属担当者がアプリの導入～定着までを手厚くサポートするので、担当者の負担を最小限に抑えつつ最適な環境を整えられます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、回覧板をはじめとした情報をストレスなく社内共有しましょう。
