ナレッジマネジメント
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仕事の依頼メールを送るうえでは、相手に失礼とならないように構成や書き方を十分注意する必要があります。また、見積もりや日程調整など、シーンごとに書き方を分けるのも重要です。 しかし、ノウハウが不足しているため、依頼メールを送るときにどのような点を意識すべきか分からない担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事依頼メールにおけるポイントやよく使う表現を中心に解説します。 取引先に失礼のない正しい依頼メールの書き方を知りたい 依頼メールを書くときの例文を見て参考にしたい メールよりもスムーズに情報共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、依頼メールの正しい書き方が分かり、スピーディに仕事を依頼できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 初めての依頼メールで押さえるべきポイント4選1.1 （1）件名を分かりやすくする1.2 （2）内容は簡潔にする1.3 （3）返信の期限を明確にする1.4 （4）相手を気遣う2 仕事の依頼メールでよく使う表現3 依頼メールの基本的な書き方4 シーン別！仕事依頼メールの例文4.1 シーン1｜資料添付を依頼するメール4.2 シーン2｜見積もりを依頼するメール4.3 シーン3｜日程調整を依頼するメール4.4 シーン4｜講演を依頼するメール4.5 シーン5｜「手が空いたので仕事ください」と依頼するメール4.6 シーン6｜請求書の差し替え・再発行を依頼するメール4.7 シーン7｜アンケートを依頼するメール4.8 シーン8｜提案依頼書（RFP）の依頼メール5 仕事の依頼メールにおける3つの注意点5.1 （1）件名で9割が決まる5.2 （2）本文は「3W1H」で組み立てる5.3 （3）逃げ道を作る6 仕事の依頼をスムーズに進めるためのポイント6.1 必要な機能に過不足がないシンプルなツール「ナレカン」7 仕事依頼メールのポイントや注意点まとめ 初めての依頼メールで押さえるべきポイント4選 ここでは、仕事の依頼メールで押さえるべきポイントを4つ解説します。相手とのスムーズなやりとりをするためにも、以下の点を押さえましょう。 （1）件名を分かりやすくする まずは、依頼メールのポイントとして、件名を分かりやすくすることが挙げられます。 無題のままで送ることは避け、「よろしくお願いします」のように、内容が一目で分からない件名も不適です。なぜなら、内容が分かりづらいと、チェックも後回しされやすく、最悪の場合見られないまま放置されるからです。 そのため、確実に内容に目を通してもらえるように「～の依頼」「～について」など件名は分かりやすく記載しましょう。ただし、必要以上に冗長な表現を使うと読みづらくなってしまうので、メールタイトルが1行に収まるように書くのがベストです。 （2）内容は簡潔にする 次に、内容を簡潔にするのも大切です。 仮に内容が冗長だったり曖昧な表現が多かったりすれば、受け手は何を求められているのかがわからず、返事を出しにくくなってしまいます。また、このようなメールでは本旨も捉えづらくなるため、認識の齟齬が起こるリスクもあるのです。 したがって、相手がすべきアクションを明確にイメージできるようにするためにも、内容は過不足なく簡潔に記載しなくてはなりません。 （3）返信の期限を明確にする 依頼メールでは、返信の期限を明確にするのも重要です。 返信期限を設けなければ、受け手が「あまり重要ではない」と判断してチェックを後回しにする恐れがあります。その結果、意思決定が遅れるトラブルにもつながりかねません。 以上のような事態を防ぐためにも、依頼メールには返信の期限を明確に設定しておきましょう。また、期限を設ければ返信を待つストレスも軽減されます。 （4）相手を気遣う 依頼メールでは相手を気遣うのもポイントです。 送り手はあくまでも”お願いする立場”なので「恐れ入ります」のように受け手を気遣う言葉を添えるのがマナーです。このような配慮があれば依頼先との良好な関係性を築けるので、その後の取引も継続しやすくなるのです。 以上のように、依頼メールを送るときは思いやりの姿勢を忘れずに意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の依頼メールでよく使う表現 以下は、仕事の依頼メールでよく使う表現・フレーズです。 よろしくお願いいたします 「お願いします」よりも丁寧な印象を与えられます。 お手数をおかけしますが 相手に手間がかかるときに使うと、依頼の表現を和らげられます。 大変恐縮ですが 「お手数をおかけしますが」よりも丁寧でへりくだった印象を与えられます。 ～していただいてもよろしいでしょうか 「相手の状況を考慮している」といった印象を与えられます。 ～していただければ幸いです 「お願いします」よりもさらにへりくだった表現で、一方的にお願いする印象が和らぎます。 〇〇までにご回答いただけますと助かります 具体的な日時や担当者を明記すると、相手が確認の連絡をする手間を省けます。 上記の表現を押さえれば、一方的な依頼メールになりにくいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 依頼メールの基本的な書き方 以下では、依頼メールの基本的な書き方をご説明します。 依頼メールの基本的な構成は以下の通りです。伝えたいことを簡潔に記載するよう意識しましょう。 以上の項目をもれなく記載すれば、わかりやすく承諾を得やすい依頼メールを作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ シーン別！仕事依頼メールの例文 ここでは、仕事依頼メールの例文をシーン別でご紹介します。シーンごとにどのような書き方の違いがあるのかを知りたい方は必見です。 シーン1｜資料添付を依頼するメール こちらは資料添付の依頼メールにおける例文です。背景を忘れずに記すのはもちろん、添付先の住所も漏れなく記載しましょう。 件名：資料送付についてのお願い 本文： 依頼先の会社名・氏名 はじめまして。株式会社〇〇の××と申します。 この度、貴社のサービスページを拝見してご連絡いたしました。 現在、弊社では貴社の〇〇の導入を検討しており、つきましては、〇〇についての詳しい資料を拝見したく思っております。 以下の宛先までご送付いただければ幸いです。 送付先住所・会社名・氏名 お忙しいところ大変恐縮ですが、 〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン2｜見積もりを依頼するメール こちらは見積もりの依頼メールにおける例文です。早期に見積もりを把握したい場合は、具体的な日時を記すのがポイントです。 件名：お見積もり作成についてのお願い 本文： 依頼先の会社名・氏名 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。 先日のお打ち合わせでは、〇〇について大変詳しくご説明いただき誠にありがとうございます。 つきましては、〇〇のお見積もりを頂戴できればと思っております。 以下の宛先までご送付いただければ幸いです。 送付先住所・会社名・氏名 お忙しいところ大変恐縮ですが、 〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン3｜日程調整を依頼するメール こちらは日程調整の依頼メールにおける例文です。候補日時を記すのがポイントです。 件名：〇〇のお打ち合わせにおける日程調整のお願い 本文： 依頼先の会社名・氏名 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。 〇〇についてのお打ち合わせをしたく思っております。 つきましては、以下の日時でご都合の良い日を教えていただけますでしょうか。 候補日時： 〇月〇日（〇）〇時～〇時まで ×月×日（×）×時～×時まで △月△日（△）△時～△時まで 万が一上記日時でご都合が合わない場合は、〇〇様でよろしい日時を2、3程度挙げていただけますと幸いです。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン4｜講演を依頼するメール こちらは講演依頼メールの例文です。講演会の詳細を記すのがポイントです。 件名：〇〇講演講師ついてのお願い 本文： 依頼先の会社名・氏名 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。 先日、貴社のホームページを拝見したところ、弊社の開発しているサービスとの類似点を感じました。 つきましては、ぜひ〇月〇日の講演会に参加していただきたいと思っております。 講演会詳細： 第〇回　〇〇講演会 日時： 場所： 謝礼： ご不明点などございましたらお気軽にお問い合わせください。 お忙しいところ大変恐縮ですが、ぜひご参加いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン5｜「手が空いたので仕事ください」と依頼するメール こちらは「手が空いたので仕事ください」と依頼するメールの例文です。まず自分の現状を伝えるのがポイントです。 件名：今週の業務について 本文： 〇〇さん お疲れさまです。××です。 先週の〇〇の案件は納品済みです。また、明日、明後日と特に急ぎの仕事はないため、手が空きそうです。 もしお手伝いできる業務があれば、ぜひ私に振っていただきたいです。 何卒よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン6｜請求書の差し替え・再発行を依頼するメール こちらは請求書の差し替えや再発行を依頼するメールの例文です。再発行の理由を示すがポイントです。 件名：請求書の再発行について 本文： 相手の会社名と名前 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。 △△月□□日に弊社より送付いたしました請求書に、誤りがございました。ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。 つきましては、改めて請求書を発行させていただきますので、お手数ですがご確認のほどよろしくお願いいたします。また、誤記のありました請求書については、破棄していただくようお願いいたします。 以後、このような不手際が起こらないようチェック体制を強化してまいります。今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン7｜アンケートを依頼するメール こちらはアンケートを依頼するメールの例文です。アンケートの目的を説明するのがポイントです。 件名：アンケートのご依頼について 本文： 依頼先の会社名・氏名 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。 この度、サービスの向上を目的として、アンケートの回答をお願いしたく、ご連絡を差し上げました。 つきましては、以下のリンクよりご回答をお願いいたします。回答期限は△△月□□日とさせていただきます。 [アンケートのリンクを記載する] お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。 株式会社〇〇××部 連絡先： シーン8｜提案依頼書（RFP）の依頼メール こちらは提案依頼書(RFP)を依頼するメールの例文です。自社の依頼を明確にすることがポイントです。 件名：提案依頼書について 本文： 依頼先の会社名・氏名 突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の××と申します。 この度、弊社で△△を導入するにあたって発注先を選定しており、貴社にご提案をお願いしたく、ご連絡差し上げました。 つきましては、添付させていただいた提案依頼書をご確認いただき対応いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇××部 連絡先： 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の依頼メールにおける3つの注意点 ここでは、仕事の依頼メールにおける注意点を3つ解説します。依頼先とのトラブルを避けるためにも、以下のポイントを確実に把握しましょう。 （1）件名で9割が決まる 仕事の依頼メールでは、件名で開封されるかされないかが決まります。 メールを開封するとき、一番初めに目がつくのは、件名です。件名が「ご相談」「ご連絡」など曖昧だと、開封されづらくなります。 したがって、目的＋納期を書くなど、相手の関心を引く件名にしましょう。 （2）本文は「3W1H」で組み立てる 依頼メールの本文は、「3W1H」で組み立てるよう心がけましょう。 依頼メールでは丁寧な前置きを書くよりも、対象や時期などを端的に伝えることが重要です。そのため「 Who（誰に）、What（何を）、When（いつまでに）、How much（予算）」の3W1Hを意識して構成すると効果的です。 読み手側のニーズを考えた上で、必須項目を簡潔に伝えましょう。 （3）逃げ道を作る 最後に、相手の逃げ道を作ることも重要です。 相手に対して依頼を送るときに、断りやすさを残すと承諾を得やすいです。「ご都合が合わなければ〜でも構いません。」などの文章を付け加えてみましょう。 仕事の依頼だけでなく、逃げ道を作る文言を添えることで、依頼を受け入れてもらいやすくなります。また、メール文作成のノウハウは、「ナレカン」などのナレッジ管理ツールで共有すると、担当者のスキルに依存せず、開封率の高いメールを作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の依頼をスムーズに進めるためのポイント 以下では、社内での仕事の依頼をスムーズに進めるためのポイントをご紹介します。 業務分担をするためにメールで仕事を依頼しても、内容がうまく伝わらずやりとりが何往復にもなってしまうと、かえって業務時間をひっ迫します。とくに、メールやチャットでの依頼は、人によって書き方や温度感が違うため、伝達ミスや対応漏れが起こりやすいです。 また、似たような依頼を別の人からも送ってしまったり、過去のやりとりを探すのに時間がかかったりと、非効率なフローが発生している場合もあります。そのため、属人化した依頼フローを解消し、全体の業務効率を底上げしましょう。 結論、仕事の依頼に利用するべきツールは、社内のナレッジを蓄積して一元管理でき、メンバー全員が簡単に操作できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの記事機能では、テキストやファイル、画像を格納すれば、ナレッジが社内で蓄積・共有されます。また、操作がシンプルで誰でも使いこなせるため、社内で活発な情報共有が可能になります。 必要な機能に過不足がないシンプルなツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事依頼メールのポイントや注意点まとめ ここまで、仕事依頼メールのポイントや注意点を中心に解説しました。 依頼メールを送るときは、件名や内容を分かりやすくするだけでなく、相手への配慮が大切になります。また、メールを送ってもほかのメールに埋もれてしまうのは意味がないので、”情報を確実にストックできるクラウドツール”を使いましょう。 ただし、多機能で複雑なツールでは自社に浸透しない可能性もあるため、必ず「ITリテラシーに関わらず、簡単に使いこなせるツール」でなければなりません。 結論、誰でも直感的に使えるので、仕事の依頼・確認がスムーズにできるツール「ナレカン」が最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でメールのストレスを解消し、仕事をスムーズに依頼できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

企業活動を円滑にするには、他部署との連携が欠かせません。そこで、部署間の連携強化を図るにあたり、社員同士のコミュニケーションを活性化したり、横断的に情報共有したりできる仕組みが求められています。 しかし、「他部署との連携を強化したいが、具体的な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、他部署との連携を強化するメリットやコツ・成功事例を中心にご紹介します。 他部署との連携を強化して、業務を円滑に進めたい 他社の成功事例を把握して、自社の取り組みに役立てたい 他部署との連携を効率化できるツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、他部署との連携強化を具体的にイメージして取り組みを実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 部署間の連携不足が与える影響2 他部署との連携を強化するメリット3選2.1 （1）業務が円滑に進められる2.2 （2）職場への定着率を高められる2.3 （3）イノベーションを促進できる3 他部署との連携が難しい・うまくいかない3つの原因とは3.1 （1）仕事の目的を理解していない3.2 （2）部署間の情報の流れが不明確3.3 （3）連携を意識した習慣や仕組みがない4 他部署との連携を強化する方法3選4.1 （1）会社の課題や目標を浸透させる4.2 （2）情報発信・社内イベントを積極的に実施する4.3 （3）他部署とナレッジ共有できる仕組みをつくる5 【これで解決】他部署との連携を効率的に強化できるツール5.1 簡単に社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」6 他部署との連携強化に成功した事例2選6.1 事例1｜渡辺パイプ株式会社6.2 事例2｜株式会社ミナジン7 他部署との連携を強化するメリット・コツや方法まとめ 部署間の連携不足が与える影響 部署間の連携が不足すると、以下のような影響が生じます。 業務効率・組織柔軟性の低下 情報共有が不足すると、業務レベルでは作業の遅延や重複が発生し、業務効率が低下します。組織レベルでも、判断に必要な情報が行き渡らなくなることで、意思決定や対応力が鈍化し、変化への柔軟性を失う恐れがあります。 顧客満足度の低下 部署間の連携不足により、問い合わせ対応やサービス提供が遅れることで、顧客満足度が低下します。その結果、売上機会の損失や信頼低下のリスクが生じます。 リスクの増大・コンプライアンスの低下 重要な手続きや報告の遅れによって、法令違反や契約違反のリスクが高まります。小さなミスでも重大なトラブルにつながる可能性がある点に注意が必要です。 このように、他部署との連携不足による社内への悪影響は計り知れないため、強固な仕組みづくりが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携を強化するメリット3選 以下では、他部署との連携を強化するメリットについて解説します。部署間連携の強化によるメリットには「業務の円滑化」や「職場環境の改善」「イノベーションの促進」の3つが挙げられます。 （1）業務が円滑に進められる 他部署との連携を強化すると、業務が円滑に進められます。 なぜなら、組織として一体感を持って、共通の目標に向かって仕事に取り組めるようになるからです。たとえば、他部署同士の連携が密になっていれば、ノウハウを共有したり、トラブルが発生したときにフォローしやすくなったりします。 したがって、部署間の連携が強化されることによって、部門同士で補い合う関係性を生み出し、自部署だけで対応するよりもスムーズに業務がこなせるようになるのです。 （2）職場への定着率を高められる 他部署との連携が強まれば、社内コミュニケーションが促進されて、職場への定着率を高められます。 実際に、HR総研の【HR総研：「若手人材の離職防止」に関するアンケート　結果報告】によると、「効果が感じられる若手人材の離職防止を意識した取組み」として、6割の企業が「社内コミュニケーションの活性化」を挙げています。 つまり、社内コミュニケーションが離職防止に有効であることがわかります。他部署との交流があれば、直属の上司を含む自部署メンバーには相談しづらい悩みも、誰かに相談できるようになるので、結果として職場への定着率が高められるのです。 （3）イノベーションを促進できる 他部署との連携を強化すると、イノベーションが生まれやすくなります。 他部署とのコミュニケーションを通じて、自部署の業務だけでは得られない、専門的な知見を得ることができます。そして、新しいアイデアが生まれたり、他部署と連携したプロジェクトを開始したりするきっかけとなるのです。 以上のように「他部署の仕事が、どのように自部署に影響するのか、そこから何か活かせることはあるのか」といった相互理解を深められ、新しい価値を生み出せるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携が難しい・うまくいかない3つの原因とは ここでは、他部署との連携が難しい・うまくいかない原因について解説します。部署間連携を成功させたい企業は、以下の内容に注意して連携強化に取り組みましょう。 （1）仕事の目的を理解していない 社内メンバーが仕事の目的を理解していないと、他部署との連携も失敗しやすくなります。 なぜなら、仕事で果たす役割を理解していなければ、他部署と協力して業務を進める意義も感じられず、積極的なコミュニケーションにつながらないからです。したがって、まずは仕事の目的を社員に浸透させることが必要です。 たとえば、企業の抱えるミッションを周知し理解させることも方法のひとつです。ビジョンが社内に浸透すれば、仕事の目的意識を持てるだけでなく、社員同士が共通認識を持ってコミュニケーションをとれるので、他部署との円滑な連携につながります。 （2）部署間の情報の流れが不明確 他部署間の情報の流れが不明確だと、連携はスムーズに進みません。 どの部署がどの情報を持っているかや、確認のタイミングが分からないと、必要な情報を適切なタイミングで受け取れません。さらに、情報が整理されていないと、誤解や手戻りが発生し、業務が非効率になります。 そのため、業務フローや担当範囲を可視化し、情報共有の仕組みを整えることが重要です。こうした取り組みによって、各部署が互いの状況を理解し、必要なときに必要なやり取りができる環境を作れます。 （3）連携を意識した習慣や仕組みがない 日常的に連携を意識する習慣や仕組みがないと、情報があっても活用されません。 メンバー同士が相談や意見交換をする機会が少ないと、相手の状況や考え方を深く理解できません。さらに、習慣がないことで、業務上の誤解やトラブルが増え、円滑な連携の妨げにもなるのです。 そのため、定期的なミーティングやオンラインツールを活用して、気軽に質問・相談できる場を設けることが重要です。たとえば、他部署のにも業務の不明点を質問できる「ナレカン」のようなツールを利用すると、気軽に連携の習慣を作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携を強化する方法3選 ここでは、他部署との連携を強化する方法3選をご紹介します。以下の内容は、部署間の連携強化の成功に欠かせないため必見です。 （1）会社の課題や目標を浸透させる 他部署との連携を強化するためには、会社の課題や目標を浸透させる必要があります。 なぜなら、全社員が会社の課題や目標を理解することで、異なる部署でも同じ意識をもって業務に取り組めるようになるからです。課題や目標に対する共通認識があれば、自然と一体感が生まれ、互いにコミュニケーションがとりやすくなります。 したがって、会社の課題や目標を社内に浸透させ、社員が同じ方向を向いて業務に取り組めるようにすることが、自然と他部署との連携強化につながるのです。 （2）情報発信・社内イベントを積極的に実施する 各部署の情報発信や社内全体でのイベントの実施は、部署間の連携強化に役立ちます。 具体的には、各部署の業務内容や社員の紹介、成功事例・失敗事例などのエピソードの発信によって、相互理解の促進につながります。また、部署の垣根を超えた社員の交流の場として、社内イベントを実施することで、組織の一体感を生み出せます。 このように、情報発信・社内イベントを積極的に実施し、他部署の社員と交流する場を多く設けましょう。 （3）他部署とナレッジ共有できる仕組みをつくる 他部署とナレッジ共有できる仕組みづくりも、部署間の連携を促進するのに重要です。 たとえば、それぞれの部署の業務状況やナレッジを共有できる仕組みがあれば、部署間の相互理解が深まります。互いの業務内容を理解することで自然とリスペクトが生まれ、思いやりのある行動につながり、結果としてコミュニケーションの円滑化が期待できます。 一方で、部署間の情報共有が徹底されていないと、誤解が生まれたり、業務の進捗が遅延したりしてしまう恐れがあるのです。そのため、「ナレカン」のように部署横断的に情報を共有・管理できるITツールを使って、全社で情報共有できる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】他部署との連携を効率的に強化できるツール 以下では、他部署との連携を効率的に強化できるツールをご紹介します。 他部署との連携を強化するには、部署間の垣根を越えて情報共有できる仕組みづくりが不可欠です。「誰が、どの作業を担当しているのか」の動きが把握できれば、声がけがしやすくなるほか、仲間意識を持って業務に取り組めます。 そのため、「社内全体で情報共有が活性化するツール」を導入しましょう。とくに、他部署とも気軽にコミュニケーションを取れるツールであれば、業務効率化にも貢献します。 結論、他部署との連携を強化するには、社内全体の情報共有を活性化できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「社内お知らせ機能」で社内全体の情報共有が自然とできるようになるうえ「質問機能」で”特定の人・部署”に回答をリクエストできます。そのため、部署の垣根を超えて業務の疑問点を解消できたりと、他部署との連携強化に大いに役立つのです。 簡単に社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能紹介＞ ＜社内お知らせ機能＞ ナレカンでは、社員全員が閲覧できる「お知らせ」を簡単に作れます。また、ホーム画面を開くだけですぐに視認できるため、情報共有が活性化します。 ＜質問機能＞ ナレカンでは、「質問機能」によって、業務の疑問点を解消できます。また、回答をリクエストする部署やメンバーを指名して質問可能です。 また、質問に回答してくれたメンバーに対して、お礼コメントを送れます。そのため、一方的なアクションで終わらずに双方向のコミュニケーションが成立するので、社員同士の親睦が深まるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携強化に成功した事例2選 ここでは、他部署との連携強化に成功した事例2選について解説します。以下の事例を参考にして、自社の取り組みに役立てましょう。 事例1｜渡辺パイプ株式会社 引用：渡辺パイプ株式会社のホームページ 渡辺パイプ株式会社では、各拠点間の横のつながりが希薄で、拠点間の連携不足や理念浸透の遅れなどの課題を抱えていました。 そこで、情報共有ツールを導入し、各拠点の営業所長がリレー形式でコラムを執筆する企画を実施しました。具体的には、所長自ら拠点の雰囲気やメンバーを紹介することで、社員同士がお互いを認識できる状態にし、コミュニケーションの促進を図ったのです。 その結果、地方の拠点のコラムが掲載されると「特定の従業員が投稿に載っている」という理由で、普段コメントしない従業員も反応するようになりました。情報共有ツールのおかげで、コミュニケーションが活性化し、横のつながりの強化に成功したのです。 参考：導入事例：渡辺パイプ株式会社- TUNAG 事例2｜株式会社ミナジン 引用：株式会社ミナジンのホームページ 株式会社ミナジンは、中小企業向けに多様な人事サービスを扱っています。その多様性ゆえ、部門間での連携や意思疎通がしにくいという課題を抱えていました。 そこで、ピアボーナス(社員同士で報酬を贈り合う制度)ツールを導入して、仕事の成果を主体的に共有できる仕組みをつくりました。そして、拠点・部門が異なるメンバー同士でも成果を称賛し合える文化を作り上げたのです。 その結果、互いに認め合う組織風土が形成され、部門を超えたメンバー同士がクロスセル推進に取り組むようになりました。また、「社員同士の承認」という内向きの施策であったにもかかわらず、業績への貢献やお客様への意識の向上にもつながったのです。 参考：WORK STORY AWARD 2018｜「称賛し合う文化」は自発的な行動を生むーー組織の一体感醸成で得た確信 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 他部署との連携を強化するメリット・コツや方法まとめ これまで、他部署との連携を強化するメリット・コツや方法を中心にご紹介しました。 他部署との連携を強化すると、「業務の円滑化」や「職場への定着率向上」が可能です。ただし、仕事の目的を理解していなかったり、他部署に対する「業務への理解」や「コミュニケーション」が不足していたりすると、部署間の連携は失敗してしまいます。 そのため、他部署の業務状況やナレッジを把握できる情報共有の仕組みをつくらなければなりません。そこで、「情報共有ツール」を導入すれば、部署間の情報共有を促進して、連携しながら業務に取り組めるのです。 したがって、他部署との連携強化には、効率的な情報共有の仕組みを構築し、社内コミュニケーションを活性化するツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、他部署との連携強化に取り組みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】社内情報・ナレッジの共有に役立つツール7選！タイプ別に紹介

社内向けの連絡文書で取り扱う内容はさまざまですが、どの文書でも共有して、適切かつ円滑に周知することが求められます。また、忙しい業務のなかでも、社員が見落とすことがないように、見やすい工夫が必要です。 しかし、なかには「社内文書の作成に時間がかかってしまう」「どのように社内連絡文書を作成すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内連絡向けの文書の書き方を例文つきでご紹介します。 社内文書の例文や書き方、ルールを把握し社内に浸透させたい テンプレートを使って社内文書の作成時間を短縮したい 散在しがちな社内文書を一か所で簡単に管理したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書のテンプレートや作成のポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理・共有方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内文書とは1.1 社内文書の種類5選1.2 社内文書・社外文書のちがい1.3 議事録・社内周知・通知状との違い2 連絡が正確に伝わる！社内文書に必要な項目とは3 ＜テンプレート＞社内文書の例文や書き出しを紹介！3.1 例文（1）社内連絡書・連絡票3.2 例文（2）議事録3.3 例文（3）社内周知・従業員へのお知らせ3.4 例文（4）お願い・依頼の社内文書4 メールはNG？社内文書(お知らせ文書)を共有するときの注意点5 【必見】社内文書の作成・共有におすすめのツール5.1 社内文書を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5.2 ナレカンで社内文書を安全かつ確実に共有する方法6 社内文書(お知らせ文書)を書く時のルール4選6.1 （1）時候の挨拶は不要6.2 （2）宛名・発信者を明記する6.3 （3）「一文一義」を原則とする6.4 （4）早さと正確さを意識する7 社内文書の書き出し・末尾でよく使われる「ねぎらい」の例文8 社内連絡文書(お知らせ文書)の書き方まとめ 社内文書とは 以下では、社内文書について簡単にご説明します。社内文書を作成するにあたって、目的や種類を理解すると、場面に応じた柔軟な書き方ができます。 社内文書の種類5選 社内文書とは、自社の従業員に向けた社内の情報共有や記録を目的として作成する書類全般のことです。具体的には、以下の5つの種類に分類されます。 通知や案内に関する文書 社内の職員に対して情報を周知させるために作成される文書です。たとえば、健康診断の案内や人事異動のお知らせなどが該当します。 稟議や提案に関する文書 一般的に、部下が上司に対して検討や承認を依頼するために作成する文書です。たとえば、プロジェクトの企画書や業務改善の提案書が該当します。 届出や報告に関する文書 部下が上司に対して、業務に関する報告や申請をするときに作成される文書です。たとえば、日報や月報、休暇や早退の申請が該当します。 指示や命令に関する文書 上司が部下に対して指示を出すときに作成される文書です。たとえば、業務命令書や辞令が該当します。 記録に関する文書 社内でデータを保管・共有するために作成される文書です。たとえば、会議の議事録や統計データが該当します。 以上のように、社内文書は大きく5つに分けられるため、作成にあたっては目的を理解して、求められている情報を過不足なく記載しましょう。 社内文書・社外文書のちがい 仕事で作成する文書には、社内向けと社外向けがあります。 たとえば、連絡事項を記した「連絡書」や会議の概要を記録した「議事録」が含まれます。一方で、社外の関係者向けに作成する文書を「社外文書」といい、注文商品の種類や個数を記載した「注文状」や関係者へのお知らせを伝える「挨拶状」が挙げられます。 以上のように、社内文書と社外文書は発行先や特徴が異なるため、混同しないように注意しましょう。 議事録・社内周知・通知状との違い ここでは、社内文書と議事録・社内周知・通知状との違いをご説明します。 議事録と社内文書の違い 議事録とは、会議の内容や結論を記録し、関係者に伝えたり、データとして蓄積したりするための文書を指します。つまり議事録は、社内文書のひとつです。 社内周知と社内文書の違い 社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者に”伝えること自体”を指します。社内文書を作成・共有すれば、社内周知を円滑に進められるのです。 通知状と社内文書の違い 通知状とは、自社に関する決定事項や連絡事項などを社外に対して一方的に知らせる文書を指します。つまり、情報を伝える対象が「社内か社外か」が違います。 以上の議事録・社内周知・通知状との違いを理解して、正しく「社内文書」の用語を使いこなしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 連絡が正確に伝わる！社内文書に必要な項目とは 相手へ正確に情報を伝えるためには、情報に過不足がないことが大切です。そこで以下では、社内文書に必要な項目をご紹介します。 ＜項目＞ ＜該当・注意点＞ 発信日 文書の発信日を右詰めで記載します。西暦と和暦は自社の規定に従いましょう。 受取人の情報 文書の受取人を記載します。部署名、肩書、氏名、敬称の順に書きましょう。 差出人の情報 文書の差出人を記載します。必要に応じて、電話番号やメールアドレスを追記しましょう。 タイトル 文書のタイトルを明記します。タイトルだけで文書の趣旨が伝わるように、内容を簡潔にまとめたものを記載しましょう。 本文 用件を分かりやすく記載します。時候の挨拶は不要です。内容を端的にまとめることを意識しましょう。 担当者の連絡先 差出人と担当者が異なる場合は、担当者の部署名と氏名、連絡先を明記しましょう。 このような社内文書に必要な項目は、見落としがあると認識の齟齬が生じてしまうので、共有前のチェックが必須です。また、上記の必要項目を文書に反映するときは、以下のレイアウトに整えるのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜テンプレート＞社内文書の例文や書き出しを紹介！ 以下では、社内文書の例文や書き方をテンプレート付きでご紹介します。コピー＆ペーストで簡単に複製できるため、文書を書く時間がない人は必見です。 例文（1）社内連絡書・連絡票 社内連絡書や通達の例文は以下の通りです。 令和◯年◯月◯日 部課長 関係者各位 ◯◯部　◯◯課　◯◯◯◯ ◯◯会議の件 下記のとおり◯◯会議を開催いたしますので、関係部課長、担当者のご出席をお願いいたします。 記 1. 日時：令和◯年◯月◯日（◯）　◯時◯分〜◯時◯分 2. 場所：第◯会議室 3. 内容：◯◯ 4. 出席者：◯◯部全員 以上 連絡書では、正しい情報を確実に伝えなければなりません。したがって、一目で概要を把握できるように、太字や字下げを活用して見やすい文書作成を心がけましょう。 例文（2）議事録 議事録の例文は、以下の通りです。 20〇〇年〇月〇日 出席者各位 〇〇部　〇〇課　〇〇〇〇 新製品の販促計画について 下記のとおりご報告申し上げます。 記 1. 日時：20〇〇年〇月〇日　〇時〇分〜〇時〇分 2. 場所：第〇会議室 3. 出席者：マーケティング部全員 4. 要旨 ①最近のユーザ動向の概要 ②新製品と開始するキャンペーンの説明 ③マーケティング部長からの要望 5. 決定事項： (1)上記③をもとに、キャンペーン計画を再作成する。 (2)キャンペーン計画は、〇月〇日を最終案としてまとめる。 6. 次回会議日程：日程：20〇〇年〇月〇日　〇時～〇時 場所：第〇会議室 内容：〇〇 出席者：今回と同じ (文責：〇〇〇〇) 以上 議事録では、読み手が一読しただけで会議の概要を把握できるようにしなければなりません。そのため、箇条書きや数字で分かりやすくまとめることを心がけましょう。 例文（3）社内周知・従業員へのお知らせ 社内周知や従業員へのお知らせの例文は、以下の通りです。 令和◯年◯月◯日 関係者各位 ◯◯部　◯◯課　◯◯◯◯ 研修会のお知らせ 下記のとおり社内研修会を実施いたしますので、内容をご確認の上ご参加いただきますようお願いいたします。 記 1. 日時：令和◯年◯月◯日（◯）　◯時◯分〜◯時◯分（予定） 2. 場所：本社〇階　研修室 3. 内容：◯◯ 4. 出席者：◯◯部全員 以上 社内でのお知らせや案内文を作成するときには、開催日や場所、出席者といった必要事項を漏れなく記入しているか確認しましょう。 例文（4）お願い・依頼の社内文書 お願い・依頼に関する社内文書の例文は、以下の通りです。 令和◯年◯月◯日 関係者各位 ◯◯部　◯◯課　◯◯◯◯ 〇〇書類提出のお願い 次年度の予算計画を作成するため、〇〇書類が必要となります。下記の通り、書類の提出をお願いいたします。 記 1. 提出期限：〇〇年〇月〇日 2. 提出方法：〇〇部〇〇課〇〇宛 3. 内容：〇〇 4. 問合せ先：〇〇部〇〇課（内線◇◇） 以上 依頼書は、依頼を実行する期限を明記する必要があります。また、新たに書類を提出してもらう場合は、提出方法や提出先まで記載しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールはNG？社内文書(お知らせ文書)を共有するときの注意点 社内文書をメールで共有するときの注意点は「見落とされる可能性がある」「情報を発信するまでに時間がかかる」ことです。 具体的には、社内文書が添付されたメールがほかのメールに埋もれてしまい、連絡が行き届くのに時間がかかるケースが挙げられます。さらに、都度アドレスを入力したり、定型文を考えたりする手間も発生するので、情報の鮮度が落ちてしまいます。 そのため、メールではなくITツールを活用し、文書の見落としや面倒な工数をなくしましょう。たとえば、文書の作成から共有までを一元化できる「ナレカン」のようなツールを活用すれば、社内文書に関係する作業を効率よくこなせるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内文書の作成・共有におすすめのツール 以下では、社内文書の作成・共有におすすめのツールをご紹介します。 WordやExcelで社内文書を作成すると、ファイル数の増加によって管理が煩雑化するデメリットがあります。加えて、社内文書をメールやチャットで共有すると、都度挨拶や名乗りの定型文を考えたり、他のやりとりに埋もれて見落としたりすることも少なくありません。 一方、「ITツール」を使って社内文書の作成・共有を一元化すれば、社内の情報共有が劇的に円滑になります。ただし、情報へのアクセス性が低ければ文書を振り返るときにストレスになるので「すぐに文書を探し出せる高度な検索機能を備えたツール」が必須です。 結論、社内文書の作成・共有に最適なのは、文書の作成から共有までを一元化し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」で作成した社内文書は、上長の承認のもと任意のメンバーに瞬時に共有できるので、メールやチャット等を介する手間を省けます。また、ヒット率100％の「キーワード検索機能」で情報を探せるので、後から見返すのに面倒もかかりません。 社内文書を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内文書を安全かつ確実に共有する方法 以下では、ナレカンの「承認フロー機能」についてご紹介します。依頼書や上司の許可が必要な社内文書を安全かつ確実に共有するのに便利です。 上記のように承認依頼が来た記事を一覧で確認できるだけでなく、「申請する」か「差し戻す」かがわずかな操作で完了します。加えて、承認者もフォルダごとに自由に設定・追加できるため、文書ごとに柔軟な対応が可能です。 また、ナレカンの「キーワード検索」では添付したファイルの中身までヒットするため、社内文書を振り返る手間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内文書(お知らせ文書)を書く時のルール4選 ここでは、社内文書を書く時のルールを4つご紹介します。以下を参考に、ほかの従業員にとって読みやすい文書を作成しましょう。 （1）時候の挨拶は不要 1つ目のポイントとして「時候の挨拶は不要」です。 社内文書は社外文書と異なり、時候や繁栄を祝する挨拶、労いの言葉等は必要ありません。礼節や礼儀より、いかに簡潔に要点が分かりやすく書かれているかが重要なのです。 そのため、余分な内容は含めずに結論ファーストで書くことが重視されます。しかし、最低限の礼儀は必要なため、「です」「ます」調の正しい敬語を使いつつ、簡潔な文章になるよう心がけましょう。 （2）宛名・発信者を明記する 2つ目のポイントは、「宛名・発信者を明記すること」です。 社内文書内で宛名が明記されていない場合、誰に宛てた文書か分からなくなり、対象者に読まれない可能性があります。結果、重要事項の共有漏れが発生し、トラブルの原因になりかねません。 また、発信者が明記されていない場合は、社内文書について質問したくても誰に聞けばよいかわからなくなってしまいます。そのため、宛名と発信者の明記を心がけ、予期せぬトラブルや手間を回避しましょう。 （3）「一文一義」を原則とする 3つ目のポイントは「一文一義を原則とする」です。 1文の中に2つ以上の意味が含まれると、文章が冗長となり要点が伝わりづらくなってしまいます。さらに、事実と意見を区別せずに書くと情報が混在し、読み手が誤った認識をしてしまう恐れがあります。 このような認識の相違を防ぐためにも、「一文一義」のシンプルな表現で、「事実」と「意見」が混同しないよう、曖昧な表現は避けることを心がけましょう。 （4）早さと正確さを意識する 4つ目のポイントは「早さと正確さを意識すること」です。 社内文書の内容には、緊急性の高いものや返信に時間を要するものもあります。そのため、可能な限り早く、正確な情報を相手へ伝えることが求められるのです。 しかし、社内文書をExcelで作成し、メールで共有するやり方は、時間がかかるうえ他のメールに埋もれて読まれない恐れがあるので注意が必要です。したがって、「ナレカン」のようなITツールを使って、書いた内容をそのまま共有できる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内文書の書き出し・末尾でよく使われる「ねぎらい」の例文 以下は、社内文書でよく使われる「ねぎらい」の例になります。 ＜書き出し＞ いつもお世話になっております。 平素より◯◯（サービス名や店舗名など）をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。 お忙しいところ失礼いたします。 ＜末尾＞ 重ね重ねありがとうございました。 さらなるご発展をお祈り申し上げます。 今後ともご協力のほどよろしくお願いいたします。 ねぎらいの言葉は、社内文書では基本的に必要ありませんが、前後のやり取りや受取人との関係性から判断して柔軟に対応しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内連絡文書(お知らせ文書)の書き方まとめ ここまで、社内連絡文書の書き方やおすすめのツールをご紹介しました。 社内文書には連絡書や議事録など、さまざまな種類があります。それぞれ書き方が異なるので、テンプレートを上手く利用することで、作成にかかる時間を短縮できます。 また、ExcelやWordで文書を作成すると、メールやチャットを介さなければならず「作成～共有までに手間がかかる」「ほかのメールに埋もれる」などのデメリットが伴います。したがって、社内文書の作成・共有・管理を一元化できるツールを活用すべきなのです。 結論、自社が導入するべきツールは、文書の作成から共有・管理まで一元化し、情報に即アクセス可能な『ナレカン』一択です。また、ナレカンは「テンプレート機能」も備えているため、一から文書を作成する手間も省けます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、文書の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】社内情報・ナレッジの共有に役立つツール7選！タイプ別に紹介

裁量の大きい仕事を任されたり、業務の量が増えたりした場合は仕事を効率的に回す必要があります。仕事を効率化すれば、時間に圧迫されるストレスもかかりません。 しかし「仕事を効率化したいが効果的な方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事を効率化できるアイデア7選とテクニックを中心にご紹介します。 業務に無駄が多く、非効率だと感じる 仕事を効率化する方法を知り、日々のストレスを解消したい 個人だけなくチームで仕事を効率化できる仕組みを整えたい という方は今回の記事を参考にすると、仕事を効率化させる効果的な方法が分かり、より多くの時間を確保できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事を効率化できる7のアイデア1.1 （1）朝一にタスクの優先順位を決める1.2 （2）重要度の高い仕事は午前中にする1.3 （3）タスクを細分化する1.4 （4）終わりの時間を決める1.5 （5）こまめに休憩を取る1.6 （6）業務の進め方を見直す1.7 （7）ITツールを活用する2 仕事を効率化する3つのテクニック2.1 コツ1｜仕事の期日・目的を明確にする2.2 コツ2｜必要な情報がすぐに見つかるようにする2.3 コツ3｜チームで活発な情報共有をする3 【担当者必見】仕事が効率良く進められる方法とは3.1 社内の情報を最も効率的に管理できるツール「ナレカン」4 AIを使って仕事を効率化する方法4.1 （1）対話型AIサービスを使う4.2 （2）AI機能が備わったビジネス向けツールを使う5 仕事を効率化できる人の特徴5.1 特徴1｜正しく目標設定する5.2 特徴2｜助けを求められる5.3 特徴3｜取捨選択をすぐに判断する5.4 特徴4｜こだわりが強すぎない6 仕事を効率化するアイデアやテクニックまとめ 仕事を効率化できる7のアイデア ここでは、仕事を効率化できるアイデア7選をご紹介します。現状の業務体制が非効率でストレスになっている方は必見です。 （1）朝一にタスクの優先順位を決める まずは、仕事を効率化するアイデアとして、朝一にタスクの優先順位を決めることが挙げられます。 朝一の段階で「一日ですべきタスク」を洗い出して優先順位を付ければ、新しいタスクが出てくるたびにスケジュールを組み直す無駄な時間がかかりません。 ただし、優先度を決めるのは主観に頼るのではなく、各タスクにおける緊急性・重要性の高さを適切に判断する必要があります。 （2）重要度の高い仕事は午前中にする 次に、重要度の高い仕事は午前中にするのも大切です。 人間の「集中力が高まる時間」「思考に適した時間」は午前中とされています。また、優先度の高い仕事を午前中に完了させておくと心理的な安心感も得られるので、余裕を持ってタスクを進められるのです。 しかし、万が一集中力が切れてしまった場合は、簡単なタスクから片付けて集中力を取り戻しましょう。 （3）タスクを細分化する 次に、タスクを細分化するのも仕事の効率化につながります。 タスクを細分化すると中間目標が明確になるので、長期プロジェクトの場合でも全体の進捗管理がしやすくなります。その結果、ひとつのタスクへの集中力もアップするのです。 ただし、ひとつの締め切りに遅れると、その後の業務も連鎖的に滞りかねないので注意しましょう。 （4）終わりの時間を決める 終わりの時間を決めるのも仕事効率化に役立ちます。 仮に、終了時間を決めないまま作業を続けてしまうと、想定よりも多くの時間がかかって残業の原因になります。しかし、時間を決めれば逆算しながらタスクを進められるので、より効率的に作業が完了するのです。 ただし、各メンバーのキャパシティを考慮して、終了目安は必ず実現可能な範囲に設定すべきです。 （5）こまめに休憩を取る こまめに休憩を取るのも、仕事を効率化するのに必要です。 長時間作業を続けてしまうと、集中力が低下してかえって業務のペースが滞る恐れもあります。したがって、効率的に業務を進めるためにはこまめに休憩を取り、集中力を回復させるのが大切です。 また、仕事と休憩の理想的なサイクルは「25分集中+5分休憩」とされているので、生産性を向上させるためにも積極的に実践しましょう。 （6）業務の進め方を見直す 効率良く仕事するには、業務の進め方の見直しも大切です。 たとえば、新しく引き継ぐ業務で「前任者と同じやり方で問題ない」としてしまうと、手順だけが形骸化し、実際は不要だったり簡略化できたりする作業を続けてしまう恐れがあります。 したがって、仕事の些細な部分に気を配るのはもちろん、業務の進め方そのものに改善点がないか確かめるのも重要なのです。 （7）ITツールを活用する 仕事を効率化するにはITツールの活用も欠かせません。 ITツールを使えば仕事の情報がすべて一元管理されるので、個人に確認しなければ分からない進捗状況も瞬時に把握できます。また、情報共有にわざわざメールや電話を使う手間も省けるのです。 ただし、多機能で複雑なツールだと、社員によっては使いこなせず、仕事が非効率になる恐れもあります。そのため「誰にとっても使いやすいツール」を選択しましょう。 とくに、シンプルな操作性で誰にとっても使いやすい「ナレカン」のようなツールであれば、操作を教える時間が一切かからず、進捗確認や情報共有も簡単にできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を効率化する3つのテクニック ここでは、仕事を効率化する3つのテクニックをご紹介します。ひとつの作業に無駄な時間をかけないためにも、以下のテクニックを必ず実践しましょう。 コツ1｜仕事の期日・目的を明確にする まずは、仕事を効率化するコツとして目標を明確にすることがあります。 「いつまでに作業を完了させるか」「期日までにどれほどのタスクを終わらせるか」といった目標があれば、逆算によって仕事をスムーズに回せるようになります。さらに、組織で共通意識を持てることから、質やスピードのばらつきが減ります。 以上のような環境をつくるためにも、あらかじめ仕事の最終目標を明確にしたうえで組織内で共有しましょう。 コツ2｜必要な情報がすぐに見つかるようにする 必要な情報がすぐに見つかるようにするのも、仕事を効率化するコツです。 書類などのデータを整理して必要なときにすぐに見つかるようにすれば、目的の情報を探し出す時間が削減されるので仕事の効率化につながります。 また、書類が散在しなくなれば集中力アップも図れるので、顧客ごとに資料をファイル化するなど情報は適切に整理しましょう。 コツ3｜チームで活発な情報共有をする 最後に、チームで活発な情報共有をするのも必須です。 チームでの情報共有が円滑であれば、各人のタスクの進捗状況やスケジュールもリアルタイムで把握できます。そのため、期日直前までタスクの遅れに気づかず、慌ててスケジュール調整やタスクの再配分をする事態を防げるのです。 ただし、メールは埋もれてしまい、電話ではメモをしなければならないので面倒です。一方、チャットであれば、メールより手軽にやりとりできるうえに、リアクション機能で即座に反応できます。 なかでも、「ナレカン」のように、チャット機能を備えながらも機能に過不足のないツールであれば、誰でも円滑にコミュニケーションがとれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】仕事が効率良く進められる方法とは 以下では、仕事が効率良く進められる方法をご紹介します。 業務の進め方が非効率な現状を改善するには、ITツールを導入しましょう。なぜなら、WordやExcelなどのアナログな手法で仕事をしていては、「情報共有に手間がかかる」「ファイル管理が煩雑になる」といった課題を解消できないためです。 そこで、仕事の基本となる「情報の共有・管理を効率化できるITツール」を選択するべきです。ただし、多機能すぎるツールを導入しても、現場社員が使いこなせず、かえって仕事の効率は低下します。 したがって、自社に導入するべきツールは、誰にとっても使いやすいうえに、スムーズに情報を共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには業務のあらゆる情報を簡単に残せるだけではなく、リアルタイムで任意の社員に共有されます。また、ヒット率100%の「検索機能」を備えているため、過去の情報が見つからないといったこともありません。 社内の情報を最も効率的に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIを使って仕事を効率化する方法 ここでは、AIを使って仕事を効率化する方法を2つ紹介します。以下の内容を実践すると、人数が少ない企業でも仕事をスムーズに進められます。 （1）対話型AIサービスを使う 1つ目の方法は、対話型AIサービスを使うことです。 対話型AIサービスとは、ChatGPTやGeminiなどのチャットサービスを指します。対話型AIは、人間のように自然な会話が可能なAIなのです。 そのため、専門的な知識がなくとも簡単に、データ分析や資料の作成・知りたいことが調べられる点が特徴です。 （2）AI機能が備わったビジネス向けツールを使う 2つ目のAIを使って仕事を効率化する方法は、AI機能が備わったビジネス向けツールを使うことです。 AI機能を備えたツールとしては、「ナレカン」やCopilotなどが挙げられます。ビジネス向けのツールのため、業務の効率化に役立つAI機能だけに絞り込まれています。 また、ビジネスでの利用に適したセキュリティ基準で社内情報が守られるため、安心して導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を効率化できる人の特徴 ここでは、仕事を効率化できる人の特徴を3つご紹介します。スムーズに仕事を回せているチームとの差分を埋めたい方は必見です。 特徴1｜正しく目標設定する まずは、仕事を効率化できる人の特徴として、正しく目標設定している点があります。 仕事を効率的に進められる人は、与えられた仕事に対して最初に目標を設定します。そして、設定した目標から逆算したうえで「いつまでに、どれほど仕事が完了していなければならないのか」を可視化するのです。 以上のように事前に目標を設定すれば、仕事の方向性が途中で逸れる心配もありません。 特徴2｜助けを求められる 助けを求められるのも仕事を効率化できる人の特徴です。 仕事を効率的に進められる人は、仮にタスクが遅れている場合でも余裕のある人に助けを求められます。その結果、チーム全体の進捗が滞る事態を防げるのです。 部署やプロジェクトチームなど、日々の仕事は常に組織で進めるケースが大半です。そこで、日常的にコミュニケーションをとっていれば、トラブルが起きた際にすぐに助けを求められる環境をつくれます。 特徴3｜取捨選択をすぐに判断する 仕事を効率化できる人は取捨選択をすぐに判断する特徴もあります。 仕事を効率化するには”やるべき仕事”と”やらなくても良い仕事”の判断が重要です。取捨選択の判断が早ければ、重要度の低い仕事に時間をかける心配もありません。 したがって、効率良く仕事をするためには、優先順位をつけながら作業の取捨選択をスピーディに進める必要があります。 特徴4｜こだわりが強すぎない 最後に、効率良く仕事ができる人にはこだわりが強すぎない特徴もあります。 仕事に対して必要以上のこだわりを持ってしまうと、本質とは関係のない部分にも注力して無駄な時間が発生します。しかし、効率的に仕事を進められる人は、妥協点を作りながら生産性が落ちない手前で仕事を切り上げています。 そのため「書類作成では細かい文言の修正に時間をかけ過ぎない」など、完璧主義にならない意識を持ちましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を効率化するアイデアやテクニックまとめ これまで、仕事を効率化するアイデアやテクニックを中心にご紹介してきました。 仕事を効率化するには、事前に目標を明確にしたうえでタスクの優先順位を付け、チームで活発なコミュニケーションを取っていく必要があります。また、あらゆる情報が一元化される”ITツール”を使うと、情報共有にかかる時間も大きく減らせるので効果的です。 ただし、複雑なツールでは操作方法を教えるのに無駄な時間がかかり、かえって仕事が非効率になりかねません。このような事態を防ぐためには「ITリテラシーが低くても説明なしで使えるシンプルなツール」が必須なのです。 結論、仕事を効率化するには、社内情報の共有・管理を円滑にする機能を備えながら、シンプルで使いやすいツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」であらゆる仕事を効率化し、日々のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年最新】働き方改革とは？概要や現状・アイデアを紹介！ 【例文付き】仕事の依頼メールにおけるポイントやよく使う表現を紹介！ 会議（ミーティング）の効率的な進め方とは？6つのコツを紹介！ ダブルチェックのやり方とは？種類やポイントを紹介 仕事の3Mとは？ムリ・ムダ・ムラな業務を改善する方法も解説 【必見】コストダウン・削減に成功した企業事例7選！ リスクヘッジの意味とは？企業が実施すべき対策やポイントを紹介！ 【事例あり】ビジネスリスクとは？リスク管理の方法も解説！ 仕事が覚えられない原因と管理者がすべき対処法とは 業務命令とは？業務指示との違いや正しく伝えるポイントも解説 仕事の確認不足やうっかりミスの対策は？原因やおすすめツールも紹介 【人材育成を効率化！】オンボーディングに役立つツール7選 写真をクラウド保存するには？写真共有におすすめのクラウドサービス7選 【無料あり】大量の写真整理・画像管理におすすめのソフト6選！ 業務の棚卸しとは？業務を棚卸しする手順や無料のフォーマットを紹介 棚卸しとは？早く正確に実施する効率的なやり方を解説！ ヒューマンエラーとは？発生する5つの原因や対策方法も解説！ 【必見】業務可視化に役立つおすすめのツール6選を徹底比較！ 【成功例】企業におけるイノベーションの種類と戦略事例4選を紹介！ ヒューマンエラーによる入力ミスの対策とは？原因やリスクも解説 毎日でも継続できる仕事の「振り返り」方法｜フレームワークやテンプレを紹介 USBメモリは禁止にすべき？USBメモリの代替におすすめツールも紹介 ルーチンワークを効率化するコツ4選！おすすめツールも紹介 仕事の効率・要領が悪い原因は？職場環境を整える改善策も紹介 【目的別】ビジネスフレームワークとは？すぐ実践できる8選を紹介！ 業務改善に役立つフレームワーク5選！おすすめのツールも紹介 画像からテキストを抽出したい！OCR検索機能のあるアプリも紹介！ 手書き文字・書類をデータ化するには？おすすめのOCRアプリも紹介 Googleで文字起こしはできる？OCRの使い方2選を解説！ 【必見】Wordは情報共有に不向き？共有できない原因と解決策を紹介 ファイルを暗号化するには？注意点や安全にファイル管理する方法も紹介！ 【解説】オペレーション業務とは？具体例と上手な進め方を紹介！ 保存したのにない！USBメモリのデータが消える原因と解決策を紹介 【無料あり】Zoomの代替におすすめのオンライン会議アプリ6選を紹介 音声ファイルを文字起こししたい！おすすめの無料ツール4選を紹介！ エンタープライズサーチとは？機能や効果、おすすめのツールも紹介！ 名寄せとは？Excelを使ったやり方や関数を解説 業務改善とは？すぐに使えるフレームワークや進め方を解説！ 業務改善が必要な背景とは？上手く進まない理由と対策も解説 【すぐ実践】業務改善の時間がなくても成功させる方法とは？ リスクマネジメントとは？対応方法のタイプやプロセスも簡単に解説！ BYODとは？メリットやデメリット・注意すべきポイントも解説！ 【悩み解消】仕事が遅い人の5つの特徴と改善策を紹介！ 【必見】業務の標準化とは？メリットや手順を紹介！ 毎日残業している人の特徴と5つの対策を解説！ 【事例3選】業務標準化とは？目的や流れも紹介 ビジネスで使える雑談ネタと話し方のコツとは？上手な人の特徴を紹介 名寄せとは？Excelを使ったやり方や関数を解説 ワーケーションとは？メリット・デメリットも紹介 【必見】ペーパーレス化とは？事例や方法、メリット・デメリットを解説！

社内の情報・ナレッジを共有を活性化する手段として「ITツール」の活用が挙げられます。ITツールを上手く使いこなせれば、業務効率化の実現に近づきます。 しかし、「社内で情報共有をするのに、どのツールが自社に合うのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内の情報・ナレッジ共有におすすめのツール8選と選び方を中心に解説します。 社内共有をうまく進めるコツを知りたい 社内共有に関する複数のツールを比較して導入可否を検討したい 社内共有を円滑にして業務を効率的に進めたい という方はこの記事を参考にすると、選定ポイントが分かるだけでなく、自社に最適な情報共有ツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内共有の重要性と課題とは1.1 社内で情報を共有する重要性1.2 社内情報共有における課題2 【必見】社内の情報共有を上手く進める方法3 【導入目的別】社内情報共有ツールの種類4 タイプ別に比較｜社内情報・ナレッジの共有におすすめのクラウドツール8選4.1 【ナレッジ共有/社内Wiki】ナレカン（一番おすすめ）4.2 【タスク管理】Stock（おすすめ）4.3 【ビジネスチャット】Slack4.4 【スケジュール共有】Googleカレンダー4.5 【プロジェクト管理】Backlog4.6 【オンラインストレージ】Dropbox4.7 【チャット会議】Teams4.8 【デジタルノートアプリ】OneNote5 比較表｜情報・ナレッジの社内共有に役立つアプリ一覧6 社内情報共有ツールを選ぶ5つのポイント6.1 （1）自社の課題を解決できるか6.2 （2）情報の安全性を保てるか6.3 （3）情報にアクセスしやすいか6.4 （4）サポートが充実しているか6.5 （5）誰でも使えるほどシンプルか7 社内にナレッジ管理ツールを導入する3つの理由7.1 （1）社内の情報を正確に共有できる7.2 （2）リモートワークに対応できる7.3 （3）情報を安全に管理できる8 社内情報・ナレッジの共有におすすめのツール8選まとめ 社内共有の重要性と課題とは ここでは、社内で情報共有をする重要性と課題を解説します。社内の情報共有が消極的になっているという企業の担当者の方は必見です。 社内で情報を共有する重要性 社内の情報共有は「情報の属人化を防ぐ」うえで重要です。 情報が「誰かの頭の中」や「誰かのパソコンの中」だけにある状態では、ほかの社員は情報を知るすべがありません。結果、特定の担当者しか分からない・判断できないことが多いと、社内全体の業務効率化が低下します。 以上のように、業務のやり方やノウハウが共有されていなければ、担当者が異動・退職したときに仕事が滞ってしまうのです。したがって、共有すべき情報は、関係者が正しく把握できるように企業が体制を整えましょう。 社内情報共有における課題 社内の情報共有が活性化していない企業は、以下のような課題を抱えています。 必要な情報を把握できていない たとえば、尋ねるべき相手がわからなかったり相手が忙しかったりすると、業務上に疑問点があっても放置してしまうケースは少なくありません。上記のように「求められている情報」がわからない状態では、情報共有の属人化が起こってしまうのです。 情報共有の仕組みづくりができていない 社内に散在する情報を一元的に管理する仕組みが構築されていなければ、情報があちこちに散乱してしまうため、情報共有は活性化しません。そのため、まずは社内情報を一元的に管理する情報共有ツールを導入すべきです。 情報を確認するのに時間がかかっている 情報共有の仕組みが構築されていても、目的の情報を見つけにくい環境であれば、情報共有は活性化しません。そのため、すぐに必要な情報を取り出せる環境で情報共有・管理を実施しましょう。 このように、社内の情報共有を活性化するためには、ツールの導入が必須です。とくに、社内情報を一元管理し、超高精度の「キーワード検索」で、簡単に情報を見つけられる「ナレカン」のようなツールであれば、社内全体の業務効率化を図れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内の情報共有を上手く進める方法 社内の情報共有を上手く進めるには、「情報共有ツール」の利用が欠かせません。 従来はメールやファイルサーバーを使う方法が一般的でしたが、「情報が流れてしまい振り返るのに時間がかかる」「ファイルは中身がひと目で分からないので、開いて確認しなければならず面倒」というデメリットがあります。 そこで、自社の情報を見やすく管理するには、情報共有に特化したITツールを使うべきなのです。ただし、機能が複雑なツールは全社導入のハードルが高いので、「ナレカン」のように「誰でも簡単に目的の情報が見つけられる情報共有ツール」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【導入目的別】社内情報共有ツールの種類 情報共有ツールは、前提として以下のような種類に分けられます。 ＜ツールの種類＞ ＜導入目的の例＞ ナレッジ共有/社内Wikiツール ・マニュアルや議事録など”ナレッジ”の属人化防止 ・人材教育コストの軽減 タスク管理ツール ・チームのタスクの一元管理 ・やるべき仕事の対応漏れ予防 ビジネスチャットツール ・社内コミュニケーションの活性化 スケジュール管理ツール ・円滑な業務進行の実現 プロジェクト管理 ・プロジェクトにおける業務や進捗の共有 オンラインストレージ ・大容量のデータやファイルの一元管理 クラウドメモツール ・情報共有の活性化 ・社内情報の蓄積 このように、「情報共有ツール」とまとめられるツールでも、主な機能や特徴に違いがあります。ツールによって、業務にどのように活用できるかも異なってくるため「自社の課題を解決できるツール」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タイプ別に比較｜社内情報・ナレッジの共有におすすめのクラウドツール8選 以下では、社内情報・ナレッジの社内共有におすすめのクラウドツール8選をご紹介します。 企業経営を円滑に進めるためには、社内で情報を共有できる体制が欠かせません。しかし、その場限りの一時的な共有では、次第に情報は埋もれていき、必要なときに欲しい情報が見つからない状況が生まれてしまいます。 そのため、単純に情報を共有するだけでなく、“ナレッジ”として蓄積し、継続的に活用できるようにすることが大切です。ただし、膨大な情報の中から必要な情報を素早く見つけ出すためにも「高精度な検索機能を備えたツール」であることが重要です。 結論、自社が導入すべきツールは、共有方法が簡単で、誰でも簡単に必要なナレッジを探せる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像、ファイルなどあらゆる情報が蓄積されるうえ、任意のメンバーに即共有できます。また、社内用語や添付ファイル内の情報も検索可能なので、誰でも簡単に必要な情報を振り返れます。 【ナレッジ共有/社内Wiki】ナレカン（一番おすすめ） 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【タスク管理】Stock（おすすめ） Stockは、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるタスク管理ツールです。 「Stock」は「ノート」にテキストや画像・表で情報をまとめられます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」を紐づけられるので、詳細情報をまとめたノートと連絡事項やToDoを、一か所でまとめて管理できます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ビジネスチャット】Slack ＜Slackの特徴＞ チャンネルで会話を分けられる 1つのワークスペース（企業などの大きな括り）のなかに、部署やプロジェクトチームごとの「チャンネル」を作成してメッセージをやりとりできます。 Slack AIで業務を効率化できる Slack AIでメッセージやファイルを要約したり、会話形式で必要な情報を検索したりできます。ただし、無料プランでは使えないため、Slack AIを目的に導入する場合は有料化が必須です。 ＜Slackの機能・使用感＞ メッセージ機能 テキストの装飾や画像などの添付にも対応しており、メッセージベースで情報共有ができます。また、メッセージごとの返信が可能なため、やりとりが重なっても見やすいのです。 ハドルミーティング機能 ワンクリックで即座に「音声・ビデオ会議」や「画面共有」ができるため、チャットのやり取りよりもスピーディーに情報交換しながら作業を進められます。 ＜Slackの注意点＞ 過去90日より前の情報にアクセスできない 無料プランは過去90日間の情報しかアクセスできず、過去のメッセージは有料化しない限りぼやけて確認できなくなってしまう点に注意が必要です。 大切な情報が流れてしまう Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。 検索に時間がかかる 利用しているユーザーからは「メッセージ検索時に古いスレッドの履歴をさかのぼる際、ロード時間が長くなることがあるため、検索パフォーマンスの改善を期待します。関連度順をもう少し新着のメッセージを優先して欲しいです。」という声も寄せられています。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い） Enterprise+：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【スケジュール共有】Googleカレンダー Googleカレンダーの特徴 スマホからも設定できる PCはもちろん、スマホ・タブレットからも簡単にカレンダー登録ができます。自身の予定だけでなく、他の人と実施するミーティングのスケジュール設定も可能です。 カレンダーの表示形式が変えられる カレンダーは月間での表示だけでなく、週次や日次で表示を切り替えられるので、自身が見やすい形式に設定できます。 スケジュールの周知が簡単 共有カレンダーを使用すれば、会議や商談といったチームに共通したスケジュールを簡単に周知できます。 Googleカレンダーの機能・使用感 スケジュール・タスク入力 自身の予定を帯状にスケジュール設定できます。また、Googleカレンダー上でタスク設定も可能で、サイドバーのチェックマークアイコンからToDoリストも確かめられます。 Google Meetとの連携 オンラインで会議や商談を実施する場合、Google Meetのビデオ会議も予定と一緒に入力できます。そのため、会議の予定だけでなく、会議の情報まで簡単に共有可能なのです。 Googleカレンダーの注意点 無料版では、1つの予約ページしか作成できない 複数の予約ページを作成したい場合は、有料プランへの加入が必須です。 定期的な予定の一括削除が難しい 利用しているユーザーからは「退職者が定期的に作成した予定を一括で削除するのが難しい。管理画面から削除する手段はあるのですが、1度では覚えられない操作でした。そのため特権管理者なら消せる方法が欲しいなと思います。」という声があります。（引用：ITreview） Googleカレンダーの料金体系 無料あり Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） EnterPrise Plus：要問い合わせ Googleカレンダーの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【プロジェクト管理】Backlog ＜Backlogの特徴＞ プロジェクト・タスク管理に役立つツール Backlog（バックログ）は、プロジェクトごとに発生する課題やタスクなどの情報をツール上で一元管理できます。また、シンプルな操作性と親しみやすいデザインで、様々な業種・業界で使われています。 社外とのやりとりにも使える メンバーの権限管理をする機能があるので、社内の従業員だけでなく、取引先や代理店など社外とのやりとりにも活用できるのが特徴です。 ＜Backlogの機能・使用感＞ カンバンボード機能 プロジェクトの進捗を可視化できるだけでなく、マイルストーン（中間目標や締め切り）も確認しやすくなります。とくに、半年～数年かかる長期プロジェクトの進行管理に便利な機能です。 ガントチャート機能 タスクが書かれている「カード」をドラッグ＆ドロップすることで、タスクの状態を変更できます。「未対応」「処理中」などのタスクのステータスが一目で分かるので、日々の業務が組み立てやすくなります。 ＜Backlogの注意点＞ 有料プランの中にもセキュリティが高くないものがある スターター以下のプランでのセキュリティは2段階認証のみとなっています。2段階認証の必須化やアクセス（IP制限）など、幅広いセキュリティが必要な場合は、プレミアムプランの契約が必須です。 タスクを見つけづらい 利用しているユーザーからは、「タスクが100以上溜まってくることが多く若干見た目がごちゃついてきて、探すのにちょっと時間がかかる時がある。フィルターの条件保存など工夫ができると助かると思います。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Backlogの料金体系＞ スタータープラン：2,970円/月（月払い） スタンダードプラン：17,600円/月（月払い） プレミアムプラン：29,700円/月（月払い） プラチナプラン：82,500円/月（月払い） Backlogの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【オンラインストレージ】Dropbox ＜Dropboxの特徴＞ あらゆる情報を保存・共有できる Dropboxでは、 WordやPDFのようなファイルはもちろん、画像や音声、動画などの情報を保存・共有できます。また、相手がDropboxのアカウントを持っていなくても、リンクで共有可能です。 フォルダに関する作業を自動化できる 「自動フォルダ」機能で、“アップロードしたファイルをPDFへ変換する”“ファイル名を変更する”といった作業を自動で進められます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ パスワード保護機能 パスワードがなければファイルを開けないように設定できるため、URLによる情報漏洩の危険性を減らせます。ただし、パスワード保護機能「Essentials」以上のプランで使える機能です。 ファイル権限機能 ファイルを共有するメンバーを制限できるため、情報漏洩の防止に役立ちます。また、「閲覧のみ」の権限を付与すると、マニュアルなどの情報をメンバーが誤編集するリスクも減らせます。 ＜Dropboxの注意点＞ ファイルに関するやりとりができない ファイルごとのコメント機能はあるものの、ファイル管理がメインのツールなので、気軽でスピーディーな質問や議論にはチャットアプリなどの併用が必要です。 更新内容が反映されるのにタイムラグがある 利用しているユーザーからは「更新時に他の方のところで反映されるまでにタイムラグがあります」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い） Professional：2,400円/月（月払い） Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット会議】Teams ＜Teamsの特徴＞ オンライン会議に柔軟に対応している ビデオ会議や電話会議が可能なだけでなく、ライブ中継などもバーチャルイベントも高いセキュリティ環境で実施できます。 共同作業に関する機能が豊富にある 共同編集や同時編集はもちろん、メッセージを瞬時に翻訳する機能により、スムーズな共同作業が可能となります。 ＜Teamsの機能・使用感＞ 周知した内容ごとに会話ができる チャット機能のほかに「コミュニティ」のチャネルで作成した投稿ごとにメンバーとやりとりできます。そのため、どの件について会話をしているか分かりやすくなるのです。 カレンダー機能 作成した会議をカレンダーに表示する機能があります。複数の会議をまとめられるので便利です。 ＜Teamsの注意点＞ 未送信の状態が続くことがある ユーザーの中には「写真データを送信する時に、そんなに大容量でないデータを送信した場合でも「送信中」となったまま未送信の状態が長く続くことがあります。」と改善を望む声があります。（引用：ITreview） 会議機能が分かりにくい 利用しているユーザーからは「会議機能において使用者のスキルの問題もありますが、画面共有などは多少手間取ることがあります。初心者や年配者にもわかりやすいような画面構成やアイコン化が出来れば、より使いやすくなると思います。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Teamsの料金体系＞ Teamsのプランは年間サブスクリプションとなっています。 　　 　　無料あり Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【デジタルノートアプリ】OneNote ＜OneNoteの特徴＞ AIによりノート記録がスムーズにできる 「Copilot in OneNote」というAI機能により、計画の下書き・リスト作成や情報整理、アイデアの生成などをしてくれるため、ノート記録がスムーズになります。 アイデアの共有・共同作業が可能 ノートに記録したアイデアを、共有して一緒に作成することができます。 ＜OneNoteの機能・使用感＞ 音声文字起こし 直接話したり、録音した音声ファイルを読み込ませたりして文字起こしをすることができます。音声文字起こしの機能により、入力がスムーズになります。 編集権限の付与を選択できる ノートの作成者は共有時に編集権限を付与するかどうか選択できます。 ＜OneNoteの注意点＞ 整理がしづらい 作成したノートは3つに分けて保存できますが、フォルダ管理と異なるため、整理しづらいと感じる場合があります。 情報が見つけづらい 利用しているユーザーからは「ページ数が増えてくると、目的の情報にたどり着くまでに時間がかかることがあります。検索機能はあるものの、もう少し視覚的に整理できるビューがあると、業務効率がさらに上がると思います。」という声があります。（参考：ITreview） ＜OneNoteの料金体系＞ 無料プランあり Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月 OneNoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜情報・ナレッジの社内共有に役立つアプリ一覧 以下は、情報・ナレッジの社内共有に役立つアプリ8選の比較表です。以下の比較表をもとにそれぞれのツールを評価し、導入するかの判断材料にしましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Slack Googleカレンダー 特徴 社内に分散するナレッジの管理・共有に最適な大企業向けのツール 社内の情報を簡単にストックできる中小企業向けのツール 社内のコミュニケーションを効率化するビジネスチャットツール チームでスケジュール共有ができるカレンダーツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【×】※カレンダー設定をメール通知することは可能 PC以外のデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 大切な情報が流れてしまう 無料版では、1つの予約ページしか作成できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Googleカレンダー」の詳細はこちら Backlog Dropbox Teams OneNote 特徴 チームの業務・進捗を見える化するツール 7億人以上の登録ユーザーから信頼されるオンラインストレージ 会議、チャット、共同作業など様々な機能が一箇所で利用できるツール 1つのデジタルノートブックであらゆる場面のノート記録に対応しているツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【×】 【〇】 【〇】 【×】 PC以外のデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 タスクを見つけづらい ファイルに関するやりとりができない 会議機能が分かりにくい 情報が見つけづらい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは2,970円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,079円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Backlog」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら Teamsの詳細はこちら OneNoteの詳細はこちら 「メッセージ機能」があると、社内共有された情報についてやりとりしたい場面で便利です。また、スマホやタブレットでも使えるアプリであれば、外出先からでもスムーズに資料を閲覧できます。 そのため、情報を社内共有する場合は「メンバー同士で意思疎通が図れる、マルチデバイス対応のアプリ」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報共有ツールを選ぶ5つのポイント 以下では、情報共有ツールの選び方をご紹介します。5つのポイントを押さえれば、自社に最適なツールが選べるので必見です。 （1）自社の課題を解決できるか はじめに、自社の課題を解決できるツールを選びましょう。 たとえば、「情報を集約する場所がない」という課題には、あらゆる情報を蓄積できる「ナレッジ管理ツール」が解決につながります。ただし、「アクセス権を設定できる」「ファイル内検索ができる」など、必要な機能に過不足がないことが前提です。 このように、導入したツールがミスマッチにならないよう、現状の業務の課題を洗い出して、導入の目的をはっきりさせてからツールを選びましょう。 （2）情報の安全性を保てるか 次に、情報の安全性を保てるか確認しましょう。 自社に必要な機能が備わったツールでも、セキュリティが低く不十分だと、社内情報や個人情報が外部に漏れてしまいます。その結果、重大なトラブルや問題に発展してしまう恐れがあるのです。 したがって、ツールを選ぶ時には、自社の持つ情報量を全て保護できるセキュリティがあるかといった点も踏まえて検討するようにしましょう。 （3）情報にアクセスしやすいか 次に、目的の資料へすぐにアクセスできるか確かめましょう。 情報共有をするだけであれば、メールやチャットツールの利用で十分です。しかし、デメリットとして、重要なメールが他のメールに埋もれてしまったり、他のチャットで大切な情報が流れてしまったりします。 そのため、情報を流れることなく蓄積でき、あとから資料やファイルを振り返られる検索機能が必要なのです。なかでも、テキストだけでなく、画像やファイル内まで検索できる「ナレカン」のようなツールであれば、必要な情報が確実に見つかります。 （4）サポートが充実しているか 次に、サポートが充実していることも情報共有ツールを選ぶうえで欠かせません。 たとえば、ユーザーからの問い合わせに対する返答が早いツールであれば、仕事の遅れなどの影響を最小限に抑えられます。また、導入前に運用についての相談ができれば、自社に最適な形でツールの利用が始められるのです。 ほかにも「既存データの移行支援」や「メンバーへの説明会」など、手厚いサポートがあるツールであれば、初期導入の負担を最小限に抑えつつ、安心して運用を開始できます。 （5）誰でも使えるほどシンプルか 最後に、情報共有ツールが誰でも使いこなせるほどシンプルかをチェックしましょう。 情報共有ツールを導入しても、現場で実際に活用されなければ意味がありません。しかし、多機能な情報共有ツールでは、機能が多すぎて従業員が使いこなせない可能性があるうえに、使わない機能が多いと費用対効果が小さくなってしまうのです。 このように、簡単に使いこなせるツールでなければ、無駄な料金や教育コストがかかる恐れがあります。そこで、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるシンプルなツールを選ぶと、操作にストレスがかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内にナレッジ管理ツールを導入する3つの理由 ここからは、社内にナレッジ管理ツールを導入すべき理由をご紹介します。以下を把握しなければ、ツールの具体的な活用方法がイメージできず、運用が長続きしない可能性があるので注意が必要です。 （1）社内の情報を正確に共有できる 社内の情報を正確に共有できるのは、ナレッジ管理ツールのメリットのひとつです。 一部のナレッジ管理ツールでは、作成した情報をリアルタイムで共有可能なので、時間や場所を問わず正確なナレッジにアクセスできます。また、情報を共有した後も、いつでも簡単に情報を振り返れるので、業務の効率化にもつながります。 とくに、ビジネスにおいては迅速かつ正確な情報共有が基本です。そのため、社内で認識を統一できていないなどの問題を抱えている場合は、早急にナレッジ管理ツールを導入する必要があります。 （2）リモートワークに対応できる クラウド型のナレッジ管理ツールを導入すれば、リモートワークにも対応できます。 ナレッジ管理ツールを通じて共有した「メッセージ」や「ファイル」はクラウド上に保存されます。つまり、自宅のPCや個人のスマホからもアクセスできるため、”担当者に問い合わせる”という工数をかけずに情報を確かめられるのです。 以上のように、オフィス以外で仕事をする場合でも、ナレッジ管理ツールがあれば各自が柔軟に仕事を進められるのがメリットだと言えます。 （3）情報を安全に管理できる 情報を安全に管理できるのも、ナレッジ管理アプリのメリットです。 ナレッジは業務効率化や生産性向上を実現するための「資産」であり、なかには機密情報も含まれるため、適切に管理されなければなりません。しかし、メールなどによる共有だと、共有漏れや共有相手の間違いが発生してしまう危険性があるのです。 そのため、操作が簡単で高セキュリティな環境下で情報を管理・共有できるツールを使用しましょう。たとえば簡単に使いこなせて、国際レベルのセキュリティで情報が保護される「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報・ナレッジの共有におすすめのツール8選まとめ ここまで、社内情報・ナレッジの共有におすすめのツール8選を中心にご紹介しました。 情報共有ツールを活用すれば、大切な情報を残しておくことが可能です。しかし、共有をするだけでは、過去の情報が埋もれてしまうため、振り返りがしづらくなってしまうため、共有だけでなくその後の管理も重要になります。 そのため、「共有した情報を“ナレッジ”として蓄積・管理できるツール」を選ぶと、共有や管理・活用がスムーズです。また、必要な情報がすぐに見つかる超高精度な検索機能があると管理や活用に役立ちます。 結論、ナレッジシェアに最適なのは、共有された内容をナレッジとして蓄積・管理し、社内用語も検索にヒットするツール「ナレカン」一択です。ナレカンは、「フォルダ」単位で情報へのアクセス権限を設定できるので、機密情報も保護されます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内情報・ナレッジの共有を活性化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ9選 テンプレート付き｜社内連絡文書（お知らせ文書）の書き方や例文を紹介 他部署との連携を強化するメリットとは？失敗する原因や成功事例も解説！ 社内外の問い合わせ対応を効率化！おすすめのヘルプデスクツール7選 社内周知の重要性とは？徹底するポイントも解説！ ビックデータをビジネスで活用するには？成功事例や企業のメリットも解説 【これで解消】社内ツールは使いにくい？原因と対処法を解説！

情報管理におけるヒヤリハットは、情報漏えいなどの重大事故にもつながりかねない極めて危険な出来事です。そして、ヒヤリハットをあらかじめ防ぐには事故が起こり得る事例を把握し、適切な対処法をとらなければなりません。 しかし、「ヒヤリハットの適切な対処法が分からず、重要情報が紛失するリスクを拭えない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報管理におけるヒヤリハットの4つの事例と、有効なセキュリティ対策を中心にご紹介します。 情報管理のヒヤリハットが起こる原因を知りたい ヒヤリハットの事例を把握して、効果的な対策を実践したい 強固なセキュリティのもと情報を管理し、ヒヤリハットを防ぎたい という方はこの記事を参考にすると、ヒヤリハットの事例から有効な対処法を得られ、情報管理における重大事故のリスクを回避できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報管理のヒヤリハットとは1.1 ヒヤリハットの定義1.2 情報セキュリティの課題2 ＜事例4選＞情報管理のヒヤリハットが起こる原因2.1 （1）メールの送信2.2 （2）重要情報の取り扱い2.3 （3）書類の管理2.4 （4）PCのウイルス感染3 ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツール3.1 強固なセキュリティで情報管理できるツール「ナレカン」4 情報管理のヒヤリハットを対処する方法とは4.1 ヒヤリハットの事例を共有する4.2 操作ミスが起きないツールを使う4.3 セキュリティの高いツールを使う5 情報管理のヒヤリハット事例や対処法まとめ 情報管理のヒヤリハットとは ここでは、情報管理におけるヒヤリハットの定義や情報セキュリティの課題について解説します。ヒヤリハットについての具体的なイメージが湧いていない方は必見です。 ヒヤリハットの定義 ヒヤリハットは、重大な事故に直結する一歩手前の出来事を指します。 ヒヤリハットが多くなれば重大な事故を引き起こす可能性が高くなります。また、ヒヤリハットは些細なミスから発生することも多く、業務を始めたばかりの社員からベテラン社員まで、経験値を問わず誰にでも起こりうるのです。 したがって、キャリアに関わらず情報を取り扱うときは、常にリスクが伴うことを意識しておきましょう。たとえば、定期的にヒヤリハットの事例をチームに共有するだけでも、意識づけに効果的です。 情報セキュリティの課題 近年ではヒヤリハットに留まらず、個人情報漏洩・紛失の被害が拡大しており、より厳重な情報セキュリティの確保が急務となっています。 個人情報の漏えい・紛失事故は、2012年から2024年までの13年間で1,454件起きており、漏えい・紛失した可能性のある個人情報は、累計1億8,249万人で、日本の人口の約1.5倍に達しています。 情報が紛失した原因には、不正アクセスだけではなく、個人情報を不適切に取り扱った事例も挙げられています。したがって、業界慣習やガバナンス意識の低さが問題になっており、情報リテラシー強化の課題が表面化しているのです。 参考：TSRデータインサイト＞2024年上場企業の「個人情報漏えい・紛失」事故　過去最多の189件、漏えい情報は1,586万人分｜東京商工リサーチ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜事例4選＞情報管理のヒヤリハットが起こる原因 ここでは、情報管理のヒヤリハットが起こる原因についての事例を4つご紹介します。ヒヤリハットが起こる可能性の高いケースを把握し、自社で同様のケースが起きないように注意喚起しましょう。 （1）メールの送信 はじめに、メールにおけるヒヤリハットをご紹介します。 たとえば、「顧客情報が保存されたファイルを、間違って送信しそうになった」「過去のメールをコピペして使いまわしていたが、修正するのを忘れて先方に送信しそうになった」という事例が挙げられます。 メールは頻繁に使われる連絡手段なので、送信する前に宛先や添付ファイルを確認したり、メールを送信取り消しできる時間を設定したりしておく必要があります。 （2）重要情報の取り扱い 重要情報を取り扱うときのミスも、ヒヤリハットの原因です。 たとえば、「顧客の個人情報が含まれたメールを、誤って別の顧客に送信しそうになった」という事例があります。万が一、そのまま送信してしまった場合には「同意なく第三者に重要情報を提供した」と見なされ、多額の損害賠償を請求されかねません。 そのため、重要情報を取り扱うときは、細心の注意を払うようにしましょう。 （3）書類の管理 書類の管理が適切でない場合、ヒヤリハットは起こりやすくなります。 たとえば、紙文書を扱う企業では「書類を紛失しそうになった」「書類を誤ってシュレッダーにかけそうになった」という事例が少なくありません。仮に、顧客の個人情報や機密文書を紛失した場合、悪用されるだけでなく顧客からの信頼を失うことになります。 そのため、重要な書類は厳重に管理するか、紙文書の電子化を検討しましょう。 （4）PCのウイルス感染 最後に、「PCがウイルスに感染しそうになった」というヒヤリハットも極めて危険な事例です。 たとえば、「顧客を名乗ったスパムメールに返信をしかけた」「ウイルス対策ソフトのバージョンを更新し忘れそうになった」などが挙げられます。また、外付けのハードディスクやUSBメモリなどから感染する事例も多いです。 このように、PCがウイルスに感染すると動作が重くなったり、フリーズや強制終了が頻繁に起こったりするようになります。また、最悪の場合、データが破損したり盗まれたりする可能性もあるので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツール ここでは、ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツールをご紹介します。 情報管理のヒヤリハットは、情報漏洩などの重大なトラブルにもつながりかねない極めて危険な出来事です。そのため、ヒヤリハット事例は定期的に確認できる体制を整えて、社員の情報の取り扱いに対する意識を高めることが大切です。 ただし、ヒヤリハットが起こる原因には「外部からの不正アクセス」も多いため、万全な対策が求められます。そのため、社員の意識だけでなく「安全に情報を管理できる仕組み」を整えることが必須なのです。 結論、情報管理のヒヤリハットを対策するためには、ヒヤリハット事例を含む社内のあらゆる情報を安全に管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しており、社内のあらゆる情報は安全な環境で管理されます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索機能によって、過去のヒヤリハット事例にすぐアクセスし対策を講じられるのです。 強固なセキュリティで情報管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報管理のヒヤリハットを対処する方法とは 以下では、情報管理のヒヤリハットに対処する3つの方法をご紹介します。重大な事故につながる可能性を潰すために、必ず実践しましょう。 ヒヤリハットの事例を共有する はじめに、ヒヤリハットの事例をチームで共有しましょう。 ヒヤリハットの事例を共有すれば、重大な事故を予防することができるのはもちろん、情報の取り扱いに関する意識を高められます。また、ヒヤリハットが万が一起きてしまったときには、過去の事例を参照して、チーム全員で状況や原因を分析できます。 したがって、効果的な再発防止策を講じるためにも、ヒヤリハットの事例を共有する体制を整えることは重要です。 操作ミスが起きないツールを使う 次に、操作ミスをすることがないシンプルなツールを使いましょう。 ヒヤリハットの原因には、人的ミスが多く挙げられます。つまり、多機能で複雑な情報管理ツールを運用していると、ITに不慣れな社員が誤操作してしまうリスクがあるのです。 したがって、操作ミスによるヒヤリハットを確実に防ぐためにも、誰でも簡単に情報を管理できるツールを導入しましょう。 セキュリティの高いツールを使う 最後に、情報管理にはセキュリティの高いツールを使いましょう。 具体的には、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得していたり、社内メンバーに見せる情報をアクセス権によってコントロールできたりするツールであれば、内外部からの情報漏えいを防げます。 たとえば、上記のポイントを踏まえた「ナレカン」のようなセキュリティの高い情報管理ツールを導入することで、不正アクセスやウイルス感染するリスクが限りなくゼロになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報管理のヒヤリハット事例や対処法まとめ これまで、情報管理のヒヤリハット事例や対処法を中心にご紹介しました。 情報管理におけるヒヤリハットは、会社の重要な情報資産が紛失する事態につながりかねません。そのため、社内でヒヤリハットの事例を共有し、いつでも確認できる体制を整えましょう。 ただし、ヒヤリハットが起こる原因には、外部からの不正アクセスも多いため、セキュリティが高いツールの導入も必須です。とくに、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しているツールであれば、安心して社内情報を集約できます。 結論、情報管理のヒヤリハットを対策するためには、ヒヤリハット事例を含む社内のあらゆる情報を厳格なセキュリティで安全に管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報管理におけるヒヤリハットのリスクを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハット情報の共有方法とは？書き方や活用するポイントも解説！

企業ではメンバーの個人情報や会社の機密情報など、多くの重要なデータを管理します。そのため、情報漏洩のリスクを回避するための「適切な情報管理」がますます重要になっているのです。 しかし、「情報漏洩を防ぐにあたって、簡単で確実な管理方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報漏洩のリスクを回避する適切な情報管理の方法を中心に解説します。 情報管理のリスクを把握し、重要性を確認したい 情報漏洩が起こる原因を把握し、トラブルを未然に防ぎたい 情報管理におけるリスクマネジメントを徹底したい という方はこの記事を参考にすると、情報漏洩のリスクが発生する原因が分かり、適切な情報管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報管理の重要性とは1.1 情報管理の三原則1.2 情報漏洩が起こるケース2 情報漏洩に対する意識が低い3つの原因2.1 （1）情報管理に予算が割けない2.2 （2）情報管理に詳しい社員がいない2.3 （3）情報管理のノウハウやナレッジが少ない3 即実践！情報漏洩のリスクマネジメントをする3つの対策3.1 対策1｜こまめに脆弱性を検出する3.2 対策2｜厳格なアクセス権限を設ける3.3 対策3｜セキュリティの高い情報管理ツールを活用する4 【これで安心】最も効率よく情報漏洩のリスクを回避できるツール4.1 厳格なセキュリティ体制で社内の情報を管理できるツール「ナレカン」5 情報漏洩のリスクを回避する情報管理の対策まとめ 情報管理の重要性とは 企業は、メンバーの個人情報や会社の機密情報などのデータを保持するため、情報漏洩を防ぐことは、すなわち社員や会社の安全や信用を守ることにつながります。 万が一、情報漏洩が発生してしまうと、社員や会社に社会的・金銭的な損害を与えるだけでなく、最悪の場合、会社の存続自体が危ぶまれる事態になりかねません。 したがって、自社を安定して存続させるためにも、重要データをはじめとする情報は、常に強固なセキュリティで管理すべきなのです。 情報管理の三原則 情報管理の三原則というのは、「機密性」「完全性」「可用性」の3つからなる情報セキュリティ対策であり、情報管理の基本です。以下では、それぞれの意味を解説しているので、把握しておきましょう。 機密性 機密性というのは、情報が外部に漏れないように管理することを指します。具体的には、不正アクセスを対策するために、IDやパスワードを設けて厳重に管理することが挙げられます。 完全性 完全性というのは、情報が正確で最新なものであることを指します。具体的には、データが古いままであった場合、故障によって欠損してしまう可能性があるため、定期的にバックアップを行って、データを最新の状態で保ちましょう。 可用性 可用性というのは、データを利用できる適切な状態で管理することを指します。具体的には、災害や停電などの緊急事態が起こっても、情報にアクセスできるような体制を整えておくことが挙げられます。 このように、情報管理の三原則を守ることで、自社の情報を資産として残せるのです。 情報漏洩が起こるケース 以下では、情報漏洩が起こるケースを4つご紹介します。自社に該当している部分がある場合は、早急な改善を促しましょう。 データの取り扱い方にミスがあったとき たとえば、自社で扱っている顧客の個人情報のうち、共有対象ではない項目をデータベースに誤送信したり、自社のサーバー環境を変更したときに、設定ミスによって登録者情報が洩れてしまったりするケースがあります。 ウイルスの感染やサイバー攻撃を受けたとき デバイスがウイルスやサイバー攻撃によって、データが紛失するだけでなく、不正アクセスによって情報が抜き取られる恐れがあり、情報情報漏洩のリスクが高まります。 機密書類の処理が不徹底だったとき 機密書類を適切に廃棄していなかったり、自社の重要データが残ったままPCを外部の人間に渡したりすることで、残存データが流出し悪用される恐れがあります。 データを盗難されたとき データを持ち出したり紛失したりしたときの不正アクセスによって、企業の機密情報が流出してしまう可能性が高まります。 以上のケースが起きたことがある企業は、情報漏洩に対する意識が低いと言えるので、早急な情報管理対策が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報漏洩に対する意識が低い3つの原因 こちらでは、情報漏洩に対する意識が低い3つの原因をご紹介します。以下に該当する企業は早急に対策をしましょう。 （1）情報管理に予算が割けない まずは、情報管理に予算が割けないことが原因のひとつです。 情報漏洩を防ぐには、セキュリティに予算を割く必要があります。しかし、セキュリティの重要性が認知されていなければ、対策も不十分になってしまうのです。 したがって、情報管理への十分な予算を確保するためには「情報管理のセキュリティは最優先事項である」という意識を全社で共有すべきです。 （2）情報管理に詳しい社員がいない 次に、情報管理に詳しい社員がいないのも、情報漏洩への意識が低い原因です。 情報管理に詳しい社員がいなければ、巧妙な手口によるサイバー攻撃への対処が困難になり、情報漏洩のリスクを高めてしまいます。また、ネット上で情報を収集することも可能ですが、ITリララシーが低い場合、すべての情報を鵜呑みにしやすいので危険です。 そのため、情報管理に関する研修を組み、正しい指導のもとでのセキュリティ対策を実践しましょう。 （3）情報管理のノウハウやナレッジが少ない 最後に、情報管理のノウハウやナレッジが少ないのも原因です。 情報管理に関するノウハウやナレッジが少なければ、誤った認識でのセキュリティ対策になりかねないうえ、情報漏洩が発生した場合にも迅速な対応ができません。ノウハウやナレッジが少ない背景には「情報を蓄積できる仕組みが整っていない」点が挙げられます。 そのため、まずはナレッジを蓄積する体制を整えましょう。しかし、セキュリティ対策のノウハウやナレッジは、必要なときにすぐに見つからなければ情報漏洩のリスクを拭えないため、「ナレカン」のような目的の情報をすぐに探し出せるツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！情報漏洩のリスクマネジメントをする3つの対策 以下では、情報漏洩のリスクマネジメントをする3つの対策をご紹介します。情報の流出による社員や会社への被害を防ぐためにも、必ず実践しましょう。 対策1｜こまめに脆弱性を検出する まずは、こまめに脆弱性を検出するのがポイントです。 脆弱性が残った状態で情報管理をし続けた場合、不正アクセスをされやすくなってしまいます。そのため、脆弱性を検出するために、セキュリティ上の問題点の有無を診断する脆弱性診断ツールを導入しましょう。 脆弱性診断によって、外部からの攻撃を未然に防ぎましょう。 対策2｜厳格なアクセス権限を設ける 次に、厳格なアクセス権限を設けることも、情報漏洩のリスクマネジメントになります。 場合によっては、外部からの攻撃だけでなく内部の不正でデータが盗難され、情報が流出するケースもありえます。このような事態が起こるのは、アクセス権限を設定しておらず、誰でも簡単に重要データを閲覧できてしまうことが原因です。 したがって、内部による情報の流出を防ぐためにも、厳格なアクセス権限によって適切なメンバーだけがデータを見られるようにしましょう。 対策3｜セキュリティの高い情報管理ツールを活用する 最後に、より確実に情報漏洩を防ぐには、セキュリティの高い情報管理ツールが必須になります。 情報漏洩を防ぐには、十分なセキュリティが整った「ツール自体の安全性」が高いものを導入するのが一番の対策です。ただし、ITに不慣れな社員の場合、誤操作による情報漏洩を招きかねないので「誰でも簡単に使いこなせるか」も安全性を高めるうえで重要です。 そこで、国際水準のセキュリティを備えている「ナレカン」であれば、シンプルな操作性なので、安心して社内の情報を蓄積・管理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで安心】最も効率よく情報漏洩のリスクを回避できるツール ここからは、最も効率よく情報漏洩のリスクを回避できるツールをご紹介します。 メールやWord、Excelなど個人で情報管理をしていれば、管理が属人化するのでセキュリティにも不備が生じ、情報漏洩のリスクも高まってしまいます。そのため、高いセキュリティを持つツールを使った情報管理が求められるのです。 ただし、多機能で操作が複雑なツールは、ITに詳しくない現場社員が使いこなせず、結果として意図せず情報漏洩が起こりかねません。したがって、情報共有ツールを選ぶうえでは、「誰でも使いこなせる操作性か」も重視する必要があるのです。 結論、情報漏洩のリスクを回避するためには、国際レベルのセキュリティ基準で、社内のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンには、画像やファイルだけでなく、メールやチャットでのやりとりなど、あらゆる社内情報を集約できるので属人的な管理をなくせます。また、国際規格認証のセキュリティ「ISO27001」も取得しており、情報漏洩のリスク回避に最適です。 厳格なセキュリティ体制で社内の情報を管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報漏洩のリスクを回避する情報管理の対策まとめ これまで、情報漏洩のリスクを回避する情報管理の対策を中心に解説しました。 情報漏洩を防ぐには、脆弱性診断ツールの導入や厳格なアクセス権限に加え、情報管理ツールの活用が求められます。とくに、重要情報の管理ミスによって情報を流出させないためにも「セキュリティの高い情報管理ツール」が必須になるのです。 ただし、多機能で操作が複雑な情報管理ツールであれば、ITに詳しくない社員が使いこなせず、操作ミスによるセキュリティリスクを招きかねません。そのため、「チーム全員がすぐに使いこなせるツール」を選定すべきです。 結論、国際資格である高度なセキュリティを備えており、社内のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適だと言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報漏洩のリスクを回避しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハット情報の共有方法とは？書き方や活用するポイントも解説！

昨今のような情報化社会においては、「情報」を収集するための能力が必要不可欠です。また、各メンバーの情報収集能力が高いチームは正確かつスピーディーにプロジェクトを進められるようになります。 一方、必要な情報の収集が上手くいかず、個人・チームで情報が上手く活用できない環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「情報収集能力が上手い・高い人の特徴」と「高めるための方法」を中心にご紹介します。 情報収集能力を向上させ、仕事を効率化したい 情報収集が上手い人の特徴を押え、模範にしたい 収集した情報が属人化しているので、社内で活かしたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、メンバーの情報収集能力を向上させるための具体的なヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報収集能力とは2 情報収集能力が上手い・高い人の特徴4選2.1 (1) 情報収集が習慣になっている2.2 (2) さまざまな視点から情報を捉えている2.3 (3) ニーズを理解している2.4 (4) アウトプットを欠かさない3 個人の情報収集能力を高める方法とは3.1 目的を明確にする3.2 信頼できる情報源を使う3.3 論理的思考力を養う4 情報収集で発生しがちな失敗例とは4.1 情報を適切に管理できていない4.2 情報をチームに共有できていない5 仕事ができる人はしている！収集した情報の最も有効な活用方法5.1 収集した情報を社内のナレッジとして活用できるツール「ナレカン」6 情報収集能力が高い人の特徴と失敗例まとめ 情報収集能力とは 情報収集能力とは、自身が必要としている情報に素早くアクセスし、質の高い情報を得るためのスキルです。 現代では、インターネットから簡単に様々な情報を入手できるようになりました。その反面、誰でも自由に情報を発信できるため、正しい情報を見極め、素早く集められるかが重要視されています。 とくに、ビジネスにおいて情報を取捨選択してスピーディーに正確な情報を集められる人材は貴重であり、必要不可欠と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報収集能力が上手い・高い人の特徴4選 ここでは、情報収集能力が上手い・高い人の特徴4選を解説します。情報収集に長けている人は以下のポイントが必ず押さえられています。 (1) 情報収集が習慣になっている 情報収集能力が高い人の共通点に習慣化していることが挙げられます。 「朝の新聞やスキマ時間にSNSからニュースを取り入れる」「日常会話からメモを取るなど仕事以外でも情報収集が習慣になっている」人は、プロジェクトで必要になる情報を収集するときも「どの情報源から仕入れるか」で悩みません。 仕入れる情報に関しても、収集する情報の粒度に応じて適切な手段を意識しており、ほかのメンバーと比較して情報網に大きな差があります。日常的にアンテナが高く張られているため、収集のスピード感を維持できるのです。 (2) さまざまな視点から情報を捉えている 情報収集能力が高い人は、さまざまな視点から情報を捉えられています。 情報収集をするとき、収集する側はどうしても受け身になりやすく、”情報発信の意図”や”情報自体の真偽”を考慮せずに鵜呑みにしてしまいがちです。しかし、収集力が高い人はさまざまな視点から、情報の真偽を見極め、正しい情報のみを拾えています。 そして、能力の高い人は収集した情報に加えて、関係性が予想される新たな情報も探しています。多角的な視点によって情報の「核」に辿り着きやすくなり、プロジェクトに必要となる情報を正確に収集できるのです。 (3) ニーズを理解している 情報収集能力が高い人は頭の中で収集すべき情報のニーズを理解しています。 情報収集で重要なのは、必要な情報をやみくもに探すのではなく「どこまで収集すべきか」「ほかに関連性の高い情報はないか」を検討し、頭の中で整理することです。頭の中で収集する情報の方向性をイメージすることで、情報を収集するときのコツを発見できます。 その結果、収集する情報の優先順位を踏まえて行動でき、必要な情報をすぐに手に入れられなくても、欲しい情報のヒントに近づけるようになるのです。 (4) アウトプットを欠かさない 情報収集能力が高い人は、収集した情報のアウトプットも欠かしません。 アウトプットするメリットは、ほかのメンバーに共有するときに情報を整理しながら伝達するため、自然と情報をわかりやすく要約する能力がつく点です。また、アプトプットするにあたって、不要な情報を省くことで、情報の取捨選択スキルも向上します。 また、アウトプットした情報をチームに共有することで「チーム全体の生産性向上」や「スムーズな連携」の実現につながるのです。 したがって、収集した情報を社内のほかのメンバーへ的確に共有するシステムを整えましょう。たとえば、「ナレカン」のような画像・ファイルを格納したり、テキストで情報をまとめたりできる情報共有ツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 個人の情報収集能力を高める方法とは ここでは、個人の情報収集能力を高める具体的な方法をご紹介します。以下のポイントを押さえると、各メンバーの情報収集の精度を高められるようになります。 目的を明確にする メンバーの情報収集能力を高めるうえで目的の明確化は必須です。 情報収集が下手な人に多く見られるのが「何のための情報収集か」という“目的”が曖昧になってしまっていることです。プロジェクトに不必要な情報も収集してしまい、取捨選択に時間を取られてしまうことが主な原因です。 そのため、「情報収集の最終的なゴールは何なのか」「どこに活用するべき情報か」をメンバー単位で共有するようにしましょう。 信頼できる情報源を使う 情報収集では信頼できる情報源を使うことも非常に重要です。 近年では、スマホやパソコンのデバイスが普及し、誰でもインターネットを介して欲しい情報にアクセスすることが簡単になりました。一方、収集した情報が必ずしも正しい情報とは限らず、事実とは無関係の主観的な意見も多く存在しています。 飽和状態のインターネットを過信すると、不正確な情報を選択してしまう危険性があるのです。そのため、収集時には定量的なデータであっても一次情報（オリジナルの情報）であるかを確認をしましょう。 論理的思考力を養う 情報収集をするときは論理的な思考力を養うことも有効です。 物事を順序立てて考える力を養うことができれば、適切で正確な情報を素早く集められるようになります。また、集めた情報を整理し分析するまでがスムーズになるので、情報を上手く活用できるのです。 また、論理的な思考力は情報収集の場面だけでなく、さまざまな業務に応用できるため、ビジネスにおいて重要な能力であると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報収集で発生しがちな失敗例とは ここでは、情報収集で発生しがちな失敗例をご紹介します。「上手く情報を集められていない」「情報収集しても有効活用できていない」と感じる場合は、以下に該当していないかを確認しましょう。 情報を適切に管理できていない 情報収集で発生しがちな失敗で多いのが、情報を適切に管理できていない例です。 収集した情報が散在した状態では「過去にも同じような情報を集めていた」というような2度手間が生じかねません。とくに、情報の真偽が定かでない場合、情報の発信源や関連情報を整理したうえで判断するケースもあるので、素早く振り返れる仕組みが必要です。 したがって、収集した情報を社内に確実に蓄積できる環境を整備しましょう。 情報をチームに共有できていない 情報収集で陥りやすい失敗として、収集した情報をチームに共有できていないことが挙げられます。 収集の目的はプロジェクトに必要な情報を集めて活用することです。会社経営において情報は重要なリソースのため、さまざまな情報源から「収集すること」を最優先にしているチームも多いです。 しかし、有益な情報を多く収集しても、チームへ共有し活用する環境がなければ、属人的な情報になってしまい組織力は上がりません。したがって、「ナレカン」のような収集した情報を任意のメンバーにリアルタイムで共有できるツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事ができる人はしている！収集した情報の最も有効な活用方法 以下では、情報収集はもちろん共有にも役立つおすすめのツールをご紹介します。 収集した情報は、新たな知識としてインプットすることで、様々な視点で情報を捉えたり情報の真偽を見極めたりするスキルを養えます。ただし、紙やExcelで情報管理していると、煩雑化して素早く振り返れないのでアクセス性が良いツールを使いましょう。 また、収集した情報が属人化しては勿体ないので、チームへ共有し社内の”ナレッジ”として有効活用するべきです。ただし、検索性に優れているツールでなければ、素早く情報へ辿り着けずに振り返りができません。 結論、社内の情報収集から共有・蓄積までを確実していくには、収集した情報を社内で一元管理し即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を集約でき、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、「ヒット率100%」の超高精度の検索機能により、目的の情報に即アクセスできるので、個人・チームの生産性が高まります。 収集した情報を社内のナレッジとして活用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報収集能力が高い人の特徴と失敗例まとめ ここまで、情報収集能力が高い人の特徴と失敗例を中心に解説してきました。 情報収集能力が高い人は、多角的な視点での情報収集が習慣になっていたり積極的にアウトプットしたりしていると言えます。一方、能力の高い人が情報収集をしても、共有し社内のナレッジとして管理できていなければ業務に役立てられません。 そのため、全社で各メンバーの情報収集能力を向上させることはもちろん、情報共有・管理ができる環境構築をしなければならないのです。ただし、紙では情報を探し出すまでに時間がかかってしまうため、「検索性が高いツール」を導入しましょう。 したがって、収集した情報を共有し社内のナレッジとして管理するためには、収集した情報を社内で一元管理し即アクセスできるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、収集した情報を上手く活用できない問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間の連携を強化するには？社内における情報共有の課題と解決策とは

企業活動で得た情報は経営に必要な情報資産であり、正しい管理が欠かせません。管理が適切でない場合、情報漏えいやデータ紛失につながり、重大な業務トラブルを引き起こす原因になってしまいます。 しかし、情報資産の重要性を理解していても「どのように管理すればいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は情報資産の定義や具体的な管理方法・ポイントを中心に解説します。 情報資産の定義や具体的な分類を理解したい 情報漏えいのリスクを防ぐため、情報資産の管理方法を知りたい 情報資産の管理に役立つツールがあれば導入したい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、情報資産について正しく理解できるだけでなく、適切な管理方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報資産の定義とは1.1 情報資産の分類1.2 情報資産の具体例2 【なぜ重要？】情報資産の重要性3 情報資産を守るために把握すべきこと4 利活用ができる情報資産の管理方法とは4.1 情報資産管理台帳を使う4.2 バックアップをとる4.3 クラウドや共有サーバーを使う5 情報資産のセキュリティ対策で重要な3つのポイント5.1 保守・運用ルールの制定5.2 ITツールを導入する5.3 リスクアセスメントを徹底する（CIA）6 情報資産のリスクアセスメントの手順とは7 情報漏えいを防ぐ！情報資産の管理に役立つツール7.1 社内の情報資産を厳格なセキュリティで一元管理するツール「ナレカン」8 情報資産の定義や管理方法まとめ 情報資産の定義とは ここでは、情報資産の分類や具体例についてご紹介します。情報資産の具体的なイメージが湧いていない方は、以下の内容をしっかり理解しましょう。 情報資産の分類 情報資産とは、企業や組織が集めた「ヒト・モノ・カネ」に関する情報全般を指します。主に、紙媒体・ノウハウなどを指す「情報」と、アプリケーション・情報共有ツールなどを指す「情報システム」に分類されます。 また、情報資産が持つ「重要性」で分類されるケースもあります。たとえば、重要度の高い「企業の信頼や生産力に関わる情報」は強固な管理方法で保管し、重要度の低い「ホームページなどで公開済みの企業情報」は、管理方法も強固なものは求められません。 このように、情報資産の分類を理解しておくことで、重要度に対応した管理レベルや管理手法を決定する役割を果たします。したがって、情報資産の管理方法を検討するときは、事前に分類しておきましょう。 情報資産の具体例 情報資産のなかでも「情報」に分類されるものには、以下のような項目が該当します。 顧客との取引情報 社員の個人情報 取引先との契約書 人事情報 顧客の購入履歴 財務情報 社内システムのIDやパスワード情報 情報資産は、資産という言葉が含まれている通り、企業に対して資産価値を生む情報であればすべて情報資産となるのです。つまり、情報資産は企業経営の根本となる重要な情報であるため、正しく保管・管理しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【なぜ重要？】情報資産の重要性 情報資産は経営において重要度が高く、漏えいすれば企業に重大な影響を及ぼすリスクを抱えています。 昨今では、データの収集・蓄積・分析が容易になることを理由に、社内情報をデジタル管理する企業が増えています。しかし、情報資産のデジタル管理は、サイバー攻撃や内部不正によって情報資産が漏えいする可能性を高めているのです。 そのため、昨今では、情報資産は「ナレカン」のように厳格なセキュリティ基準で保護されたツールを用いて管理するのがトレンドになっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報資産を守るために把握すべきこと ここでは、情報資産を守るにあたって、把握すべき内容を紹介します。情報資産を守り、正しく管理するには以下の状況を把握する必要があります。 保存媒体の把握・管理 企業によっては情報を「紙媒体」「Excel」「クラウドストレージ」というように、複数の媒体に分かれているケースもあります。そのため、まずは自社の情報が、どのような保存媒体で情報を管理しているのかを把握しましょう。 データの操作ログの把握・管理 デジタル上で情報を管理している場合、操作ログを管理していれば、データの紛失や漏えいの事故が生じたときに原因究明やリカバリーが可能になります。とくに、内部からの不正には、ログ履歴が役立つので把握しておきましょう。 セキュリティ性の把握 セキュリティ性は「利用するデバイス」だけに留まらず「データを扱う社員のリテラシー」も該当します。そのため、強固な管理体制であるかはもちろん、社員一人ひとりの情報の取り扱いに問題がないかも把握しておきましょう。 したがって、情報資産を管理するためには「強固な仕組み」と「正しいリテラシー」を整えることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 利活用ができる情報資産の管理方法とは ここでは情報資産の3つの管理方法を解説します。情報資産を利活用できている企業は以下のような管理を実践しているのです。 情報資産管理台帳を使う 情報資産管理台帳とは、社内にある情報資産の把握・管理を目的とした台帳です。台帳に情報資産をリスト化し、それぞれの情報の利用者範囲や管理部署、保存媒体や機密性などを記入して分類・管理をします。 情報資産管理台帳が用意されていない場合、社内にどのような情報資産があるのかが正確に把握できません。また、万が一情報が漏えいしてしまったときに、情報漏えいした状況にすら気付けない恐れもあるのです。 情報資産管理台帳を利用して管理するときは、台帳内の情報を常に最新のものを反映させておく点に注意しましょう。 バックアップをとる データとして保存されている情報資産は、予期しない障害や人的ミスによるデータ損失のリスクを回避するためにも適切にバックアップをしなければなりません。 また、情報によっては一回きりのバックアップだけではなく、過去の複数データを保管し、指定した時点のデータを復元できるようにする「データの世代管理」も取り入れてみましょう。 したがって、定期的にバックアップを取ることによって、情報に何か不具合が発生した場合でも、すぐにデータを復元可能な体制を整えておく必要があります。 クラウドや共有サーバーを使う クラウドや共有サーバーでの管理には、情報共有がしやすい・場所や時間を問わずアクセスできる特徴があります。 しかし、データで管理されている情報資産は、ネットワークを通して脅威に晒される危険性があるので、セキュリティ対策の実施が必須です。外部からの不正アクセスに備えて、データを暗号化するなどの対策を練り、適切に情報資産を保護しましょう。 また、「ナレカン」のようなアクセス権を柔軟に設定できるツールであれば、社内メンバーに見せる情報をコントロールできるため、内部からの情報漏えいも防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報資産のセキュリティ対策で重要な3つのポイント ここでは、情報資産のセキュリティ対策で重要な3つのポイントを解説します。情報資産の管理に失敗しないためには、以下の点を押さえておくのが大前提です。 保守・運用ルールの制定 情報資産を保守・運用するうえで守るべきルールを制定するのもポイントです。 たとえば、管理担当部署を決め責任の所在を明らかにする、情報を持ち出すときには持ち出し管理簿に記載するなどのルールがあります。また、USBメモリは紛失やウイルス感染のリスクが高い記録媒体であるため、運用ルールを細かく定めておきましょう。 以上のように、「自社で利用できるUSBは部署ごとにひとつのみにする」「USBメモリを使用するときには上司の許可をとる」などのルールを定め、リスクの軽減に努める必要があるのです。 ITツールを導入する 情報資産を管理するためには、適切なITツールを導入することも大切です。 ExcelやWordなどのソフトを使って情報資産を管理している企業もありますが、目視によるチェックや手動更新での管理は時間がかかるうえ、人的ミスを引き起こしやすくなってしまうのです。 そこで、ExcelやWordなどのアナログな手法ではなく、社内のあらゆる情報資産を一元管理が可能なITツールで管理しましょう。 リスクアセスメントを徹底する（CIA） リスクアセスメントも情報資産を管理するのに役立ちます。リスクアセスメントとは、職場の危険性や有害性の特定について調査し、その結果に基づいた対策を講じる方法です。 情報資産におけるリスクアセスメントは、対象の情報資産の価値を把握し、管理方法を決定する作業です。主に、以下の「情報セキュリティの三要素」を考慮して決定されます。 機密性(Confidentiality)：情報が漏えいした場合の自社への影響度 完全性(Integrity)：情報が改ざんされた場合の影響度 可用性(Availability)：情報そのものが利用できない場合の影響度 3つの頭文字をとってCIAと呼ばれ、それぞれをスコア化して3～4段階に分けて評価するのが一般的です。スコアの数値が高いものほどリスクが高く、管理を厳重にする必要があります。 ただし、リスクアセスメントの数値は、あくまでもリスクを評価した上での数値となるため、法令などで管理措置が求められた場合は、措置を優先する必要があります。また、海外企業とのやりとりでは、国際法であるEUデータ保護指令の遵守が欠かせません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報資産のリスクアセスメントの手順とは ここでは、実際にリスクアセスメントの手順を解説します。以下の手順を押さえて、情報セキュリティ対策を講じましょう。 情報資産の洗い出し まずは、自社の情報資産にどのようなものがあるのかを洗い出します。顧客情報や企業間で交わした契約書、人事情報や生産計画など、社内にあるさまざまな情報資産をリスト化しましょう。 重要度の確認 情報資産をリスト化したら、今度は記載されている内容に重要度を設定します。 脅威性と脆弱性の洗い出し 重要度をつけた情報資産にどのような脅威性と脆弱性があるのかを確認します。たとえば、「該当データを管理するサーバーにはアクセス制限がなく、誰でも閲覧ができる」など、情報資産が持つ漏えいリスクを確認しリストにまとめましょう。 リスクレベルの決定と評価 完成した情報資産リストに対して、現在の情報資産の管理方法を評価します。そして、リストの各項目ごとに、CIAに基づきリスクの大きさを設定します。 セキュリティ対策の実施 情報資産の重要度の確認・リスク評価が済んだら、それぞれの項目に対してどのようなセキュリティ対策を練るべきかを検討・実施しましょう。 情報資産は常に増減を繰り返すため、脆弱性や脅威性は日々増していきます。したがって、リスクアセスメントを定期的に実施し、情報資産を最適な状況で管理していくのが大切なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報漏えいを防ぐ！情報資産の管理に役立つツール 以下では、大規模企業でも利用できる情報資産の管理に役立つツールをご紹介します。 情報資産の管理には、情報資産管理台帳やWord・Excelなどのアナログな手法がありますが、ファイルが煩雑化して必要な情報へすぐアクセスできない、人的ミスによる情報漏えいのリスクが高まる問題があります。 したがって、社内のあらゆる情報を一元的に管理できて、高度なセキュリティ性を持つツールを導入しましょう。また、アクセス権を柔軟に設定できるツールであれば、社員の誤操作によって情報漏えいが発生するリスクを回避できます。 結論として、情報資産を管理するには、社内のあらゆる情報を厳格なセキュリティで一元管理するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しており、「記事」に残した情報は安全な環境で情報を管理することが可能です。また、管理者が公開する情報やメンバーのアクセス権限をコントロールできるため、情報漏洩のリスクを防げるのです。 社内の情報資産を厳格なセキュリティで一元管理するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報資産の定義や管理方法まとめ ここまで、情報資産の定義から、具体的な管理方法・ポイントを中心に解説しました。 情報資産は企業に対して資産価値を生むので、情報漏えいやデータ紛失は避けなければなりません。一方、アナログ手法の管理では、「ファイルの煩雑化」「人的ミスの多発」などの問題があるため、情報を一元化できる高セキュリティなツールが必要です。 また、情報へのアクセス性が低いツールでは、情報資産の管理はできてもその後の活用にあたって、必要な情報へとすぐに辿り着けないストレスが発生します。結果、情報が「資産」として活用されずに、散乱したまま蓄積されるのみとなってしまうのです。 そのため、情報資産を管理し活用するためには、社内のあらゆる情報を厳格なセキュリティで一元管理し即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報資産管理の問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間の連携を強化するには？社内における情報共有の課題と解決策とは

情報通信技術（IT）の急速な発展は、人々のワークスタイルや働き方に大きな変化をもたらしています。しかし、すべての人・企業がIT化に適応できているわけではないため、「デジタルデバイド（情報格差）」が顕著になっているのも事実です。 とくに、ビジネスの観点では「他企業がIT化に成功しているなか、自社ではデジタルデバイドの問題を一向に解消できない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、デジタルデバイド発生の原因と問題点を中心に解説します。 デジタルデバイドの概要や、情報格差の身近な例を把握したい デジタルデバイドが発生する原因や問題点を確認したい 必要な人に正しく情報が行き渡る仕組みを整えたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、デジタルデバイドが起こる原因や、解消するために取り組むべき対策が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 デジタルデバイド（情報格差）とは1.1 デジタルデバイドの種類1.2 デジタルデバイドが注目される背景2 デジタルデバイド（情報格差）の身近な例2.1 （1）高齢者の孤立2.2 （2）収入格差3 社内でデジタルデバイド（情報格差）が発生する主な原因とは3.1 ITに対する理解不足3.2 IT人材の流出や不足3.3 質の低いIT教育4 社内のデジタルデバイド（情報格差）を放置する3つのリスク4.1 （1）業務効率の低下4.2 （2）競争力の低下4.3 （3）情報セキュリティリスクの上昇5 デジタルデバイドをなくすには？解消に貢献するツール5.1 社内のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」6 IT化を実現しつつデジタルデバイド（情報格差）を解決する対策6.1 IT教育の質の向上6.2 IT環境を徐々に構築する6.3 複雑なITツールを使わない7 デジタルデバイド（情報格差）の原因と問題点まとめ デジタルデバイド（情報格差）とは デジタルデバイドとは、パソコンをはじめとするコンピューターを扱える人と扱えない人との間に生じる格差であり、一般的に「情報格差」を指します。 インターネットが、仕事から私生活にまで活用されるようになった反面、「経済的・地理的・教育的」な要因により、デジタル技術の恩恵を受けられない人がいるのが現状です。その結果として、将来的に「教育・就活の機会」で不平等が生じかねません。 また、ビジネスにおいても、インターネット上からいち早く情報を手に入れ、新たなプロジェクトに取り組む企業がある一方、デジタルデバイスを使いこなせず遅れをとる企業も少なくありません。 したがって、デジタルデバイドが原因で不利にならないためにも、早急な対策が求められているのです。 デジタルデバイドの種類 デジタルデバイドは、主に以下の種類に分けられます。 個人間・集団間 学歴・収入・年齢などの差によって生じる個人・集団間の格差です。たとえば、高齢者に比べて若者の方がデジタル機器に触れる機会が多く、ITリテラシーの差が生まれやすいなどの問題です。 データ引用：総務省｜令和6年通信利用動向調査の結果 上記は「令和5年」と「令和6年」の年齢層別のインターネット利用状況の推移をグラフにしたものです。高齢者に比べて、若者の方がインターネットを利用していることが分かります。 地域間 国内の都市部と地方との間で生じる格差です。過疎地域では、都市部と比較して通信インフラが整っていないために、情報格差が生まれてしまうのです。 データ引用：総務省｜令和6年通信利用動向調査の結果 実際に、インターネット利用者の地域別の割合は、南関東の割合が高く、東北地域や四国との格差が見てとれます。 国際間 主に先進国と発展途上国との間で生じる格差です。国家予算の違いや教育の違いにより、国家間でインターネットの利用状況に大きな差が生まれています。 上記のように、デジタルデバイドはさまざまな環境で生じる可能性があります。 デジタルデバイドが注目される背景 従来、デジタルデバイドは”社会問題”として認識されることが多くありました。しかし、昨今では、以下の理由から”企業”においても解決すべき課題として注目されています。 少子高齢化・DX化の推進 1つ目は、少子高齢化による人手不足が影響しています。 昨今では、デジタル技術の活用によって、業務効率や生産性を向上させ、少子高齢化による人手不足を解消しようとする取り組みがされています。しかし、ITリテラシーの低い状態ではDX化への対応が遅れてしまい、同業他社との競争に勝てなくなってしまいます。 そのため、デジタルデバイド（情報格差）を取り除くことで、DX化導入を成功させ、競争力を高める必要があるのです。 社会的責任 2つ目に、「デジタルインクルージョン」の取り組みが世界的に注目されていることが挙げられます。 デジタルインクルージョンとは「収入や人種、身体のハンデによって不利な立場にいる人々が、デジタル技術やサービスを利用できる環境にする活動」のことです。とくに、近年はAI技術の発展によって、経済生産性、教育、医療など各分野において、デジタル面での格差が広がることが懸念されています。 そのため、あらゆる側面で不利益を拡大させないためにも、企業が主体的にデジタルデバイドを解消していくことが求められているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタルデバイド（情報格差）の身近な例 ここでは、デジタルデバイドの具体例をご紹介します。デジタルデバイドは身近に起こり得る事例なので、以下の内容をしっかり読み進めましょう。 （1）高齢者の孤立 1つ目は、高齢者の孤立化です。 高齢者世代は”情報通信技術”に対する苦手意識が強いだけでなく、心身の衰えから年を重ねるに連れて、デジタルを利用する機会が減っていきます。その結果、遠くに住む家族や友人とのコミュニケーション手段が断たれてしまい、孤立してしまうのです。 体への負担を考えると、自宅から多くの人とコミュニケーションを取れるデジタルデバイスは高齢者に最適であると言えます。そのため、高齢者へのデジタル普及は急務なのです。 （2）収入格差 2つ目は、収入格差です。 インターネットの普及に加え、近年では「AI」を活用したビジネスが次々に展開されるなど、”情報”の価値が高まっています。そのため、ITの知識や技術に長けた人とITに疎い方とでは、就職の機会、延いては収入格差が生じています。 以上のように、デジタルデバイドは、高齢者だけでなく若い世代にまで影響を及ぼす恐れがあります。そのため、解決する必要性が高い重要な社会問題なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でデジタルデバイド（情報格差）が発生する主な原因とは ここでは、社内でデジタルデバイドが発生する主な原因を解説します。デジタルデバイドを埋めるには、以下の原因を把握し、あらかじめ対策しておく必要があるのです。 ITに対する理解不足 社員のITに対する理解不足はデジタルデバイドを助長する原因のひとつです。 IT企業では、ITリテラシーの高い社員がほかの社員を教育する環境があります。しかし、非IT企業の場合、社内にITの知識・関心を持つ人がいなかったり、IT教育の基盤が構築されていなかったりするケースが一般的です。 このような状況下でITツールを導入しても、社員の利用までのハードルが高く、最終的には使われなくなり浸透しません。そのため、非IT企業ではデジタルデバイスを使うシーンが少なく、IT人材の育成が進まずデジタルデバイドが発生しやすいのです。 IT人材の流出や不足 IT人材の流出や不足もデジタルデバイドに拍車をかけます。 非IT企業のインフラを整備し、IT人材の育成を図るには「ITリテラシーを持つ人を社内に確保する」必要があります。しかし、非IT企業内のIT分野では慢性的に人材が不足しているため、採用段階で人員確保が難しくなりつつあるのです。 また、ITリテラシーのある人材が退職してしまった場合、社内にITナレッジが共有される前に人材が流出し、放置されるケースもあります。仮に引き継ぎがうまくできたとしても、後任者の知見が乏しければ既存の社内システムも運用不可能になってしまいます。 質の低いIT教育 質の低いIT教育もデジタルデバイドが発生する原因のひとつです。 デジタル化は進んでいるにも関わらず、IT教育が追いついていなければ、情報格差は大きくなってしまいます。たとえば、日本では2020年からプログラミングの授業が義務化されていますが、公立学校と私立学校との間でIT教育の質に差があるのが課題です。 そのため、企業は「各社員ごとにIT教育に格差がある可能性」を踏まえて、社内教育を実践することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のデジタルデバイド（情報格差）を放置する3つのリスク 以下では、デジタルデバイドを放置すると発生する3つのリスクを解説していきます。とくに、非IT企業は以下の問題を抱えやすいため、自社に当てはまっている場合は早急に改善するべきです。 （1）業務効率の低下 デジタルデバイドが発生すると、社内の業務効率を大きく低下させます。 たとえば、IT企業が一般的にインターネット上で情報共有・顧客管理を進めているのに対し、非IT企業は口頭や紙といったアナログな手段に頼らなければならず、時間や手間を必要以上にかけなければなりません。 また、デジタルデバイドが発生する環境下では「言った言わない」問題で共有漏れや認識齟齬が起こりやすく、資料の紛失なども懸念されます。結果として、社内の情報を管理できず、的確な情報共有もできないため、業務効率を大きく低下させてしまうのです。 （2）競争力の低下 デジタルデバイドは他社との競争力を大きく低下させます。 ITリテラシーが備わっている人材や企業は社内外からより多くの情報を手に入れ、ITツールを駆使して業務を進めます。そのため、自社の課題やニーズを理解しやすくなり、業務効率が向上するのです。 一方、ITツールを使いこなせなければ、情報収集の手段も限られるうえ、入手した情報の管理にも手間がかかります。結果として、必要な情報を素早く共有できなかったり、情報を属人的に持つことで社員ごとの知識格差も発生したりするのです。 以上のように、ITリテラシーの低いチームは遅れをとってしまい、競争力の低下を招く原因となります。 （3）情報セキュリティリスクの上昇 企業がとくに注意すべきなのが、情報のセキュリティリスクです。 インターネットが普及した現代では、必要な情報を簡単に入手できるようになりました。しかし、社員間でITリテラシーの差がある場合、「情報の取り扱い」に対する認識にズレが生じ、入手した情報が漏えいするリスクが高いと言えます。 また、情報漏えいに関連して、ハッキングやウイルス感染の予防にも努めなければなりません。とはいえ、デジタルデバイドが発生している企業では、セキュリティの認識に関する教育から取り組む必要があるため、対策の即効性は期待できないのです。 そのため、企業は「社員の教育」と並行して「情報を安全に管理できる仕組み」を構築すべきです。たとえば、国際情報セキュリティ規格を取得し、管理者がメンバーのアクセス権を付与できる「ナレカン」のようなアプリであれば、機密情報を安全に守れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタルデバイドをなくすには？解消に貢献するツール 以下では、企業のデジタルデバイドの解消に貢献するツールをご紹介します。 社内のデジタルデバイドを解消するには「社内の情報を一元管理し、誰でも簡単にアクセスできる仕組み」が不可欠です。ただし、情報は安全な環境で管理しておかなければ、情報漏えいを招きかねないので注意しなければなりません。 また、昨今の情報化社会に適応していくには、いかに素早く必要な情報を探し出せるかもポイントとなります。したがって、「ナレッジが共有されている」「検索性に優れている」という2つの特徴を備えたツールで、情報を適切に管理しましょう。 結論、自社のデジタルデバイドの解消には、あらゆる情報を安全な環境で一元化でき、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が必須なのです。 ナレカンの「記事」に残した情報は即共有されるほか、上司に質問するように探せる「自然言語検索」で、”情報が見つからないこと”による情報格差をなくせます。また、”特定の人・部署”に回答をリクエストできる「質問」機能も備わっているので、新人の疑問点解消にもつながります。 社内のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ IT化を実現しつつデジタルデバイド（情報格差）を解決する対策 ここでは、IT化を実現しつつデジタルデバイドを解決するための対策を解説します。とくに、非IT企業は以下の対策を社内で実施すると、デジタルデバイドを解消できるようになります。 IT教育の質の向上 デジタルデバイドから脱却するには、IT教育の質を向上させましょう。 社内でデジタル化を進めるには、エンジニアや上層部だけでなく、一般社員がITへの理解を十分に深める必要があります。そのため、ITリテラシーのある担当者が的確にほかの社員を教育していくことが大切です。 そこで、社内のIT化を進めるには「現場のIT知識レベルを把握」「教育計画を立てて実行」「現場の反応を見ながら、適切に指導を変える」といった、PDCAサイクルを回して教育の質を改善していきましょう。 IT環境を徐々に構築する デジタルデバイド解消のためのIT環境は、長期的な計画で徐々に構築していきましょう。 デジタルデバイドは社員のITへの関心・理解の乏しさが原因であり、社内にITを扱う環境が構築されていないことが要因となっている可能性があります。そこで、社員が感じるITへのハードルを下げるためにも、まずは身近な業務のIT化を推進すべきです。 たとえば、業務で必ず発生する「情報共有」から対策すると、特定の社員にITの知識が偏ることなく、デジタルデバイドを防止可能です。すでに「メール」を用いた情報共有が浸透していれば、気軽にメッセージを送りあえるITツールを導入すると、教育コストを抑えながら情報格差を縮小できます。 複雑なITツールを使わない 自社にツールを導入する際、複雑なツールの選定は避けましょう。 複雑なツールは、非IT企業やITリテラシーの低い方では操作が難しいため、導入しても使われない可能性があります。そして、適切に運用されなければ、「ツールは放置され社員のITに対する抵抗感だけが残ってしまった」という状況に陥りかねません。 以上のような、「社内で使われない問題」を防ぐには、手厚いサポートを受けられるツールがおすすめです。たとえば、専属担当者が”運用設計の構築”や”使い方の説明”をしてくれる「ナレカン」のようなツールが、ITリテラシーにばらつきのある企業に最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタルデバイド（情報格差）の原因と問題点まとめ ここまで、デジタルデバイド発生の原因と問題点を中心に解説してきました。 企業のIT化の過程で発生するデジタルデバイドは、IT人材の不足・流出などによって引き起こされます。そして、社員間で発生するデジタルデバイドを放置していると業務効率や競争力が低下し、情報漏えいのリスクも上がってしまうのです。 そのため、企業は「ITに関する知識の教育」はもちろん、「安全かつすぐに情報へアクセスできる仕組み」をつくり、デジタルデバイドの問題を解消する必要があるのです。また、ITに関する教育マニュアルを”ナレッジ”として蓄積し活用すれば、教育コストの解消も期待できます。 結論、社内のデジタルデバイドの解消には、あらゆる情報を一元管理でき、欲しい情報を即見つけられるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のIT化の第一歩をスムーズに実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間の連携を強化するには？社内における情報共有の課題と解決策とは