ナレッジマネジメント
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紙の書類を整理せずにいると「欲しい情報が見つからない」というケースが起こりやすくなります。そのため、書類の種類や内容ごとにファイルを管理しなければなりません。 しかし、「書類を見つけやすくする最適な整理方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、紙書類をファイル管理するやり方やデメリットを中心にご紹介します。 仕事で使う紙の書類を正しくファイル管理する方法が分からない 書類の保存方法がバラバラなので、社内で統一したい 大量の文書から必要なものをすぐに探し出せる環境を整えたい という方はこの記事を参考にすると、社内の情報を分かりやすく管理する方法が分かり、情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会社の書類整理に役立つファイリングのやり方1.1 （1）不要な書類を処分する1.2 （2）書類を分別する1.3 （3）インデックスを使う1.4 （4）適切なファイル・置き場所を決める2 上手なファイリングに役立つ3つの方法とは2.1 バーチカルファイリング2.2 簿冊式ファイリング2.3 レターケース3 紙で文書管理するデメリットとは3.1 （1）管理コストがかかる3.2 （2）保存に手間がかかる3.3 （3）情報がすぐに見つからない3.4 （4）情報を共有する手間がかかる4 【会社向け】書類整理のアイデア3選4.1 （1）デジタル化する4.2 （2）共有管理にする4.3 （3）収納用品を活用する5 【これで解決】ファイリングのデメリットを解決する方法5.1 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」6 紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ 会社の書類整理に役立つファイリングのやり方 まずは、会社の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方を紹介します。手順だけでなくコツやポイントも紹介しているので、紙書類を取り扱う企業の方や事務職の方は必見です。 （1）不要な書類を処分する まずは、不要な書類を洗い出して処分し、デスク回りをきれいにしましょう。 デスク回りが整理されていると「必要なものをすぐに取り出せる」「余計なものが視界に入らないので集中できる」などの業務効率を高める効果があります。さらに、周囲から「几帳面な人」という印象を抱かれやすく、信頼へとつながることもあるのです。 一方、不要な書類がデスクに置いてある状態では、必要な書類がすぐに見つからないうえに、紛失するリスクも高くなります。そのため、不要な書類はこまめに処分しておき「必要な書類がすぐに見つからない状態」を回避しましょう。 （2）書類を分別する 次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。 たとえば、書類を使用頻度別に分ければ、必要なものだけをデスクの近くに収納できるので、仕事がしやすいオフィスになります。また、経費などの書類は月別に分別すれば、経費計算が合わなかった月の書類をすぐに確認できるのです。 以上のように、書類を適切に分別すれば、業務効率の改善につながるのです。 （3）インデックスを使う 次に、分別した書類をファイルに収納してインデックス（見出し）をつけましょう。 このとき、可能な限り資料を探しやすくなるように、ファイル名だけでなく件名・部署名・年度などを記入しておくことがおすすめです。 インデックスがなければ、外から見ると「どのファイルに、何の書類を収納したか」が分からず、一つひとつ中身を確認しなければなりません。したがって、一目で見分けるための工夫としてインデックスが必要なのです。 （4）適切なファイル・置き場所を決める 最後に、インデックスをつけた書類を適切なファイルに入れ、置く場所を決めましょう。 たとえば、経費などの月別の書類などは、クリアファイルではなく、1枚1枚めくれて前月と比較しやすい簿冊式のファイルの利用がおすすめです。書類の内容に合ったファイルを使うことで、管理している書類が見やすくなります。 とはいえ、結局のところアナログな管理では、手作業を挟む必要があるので、時間を要したりミスが生じたりしてしまいます。 そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入して、紙媒体で管理している情報をデータとして管理すれば、上記のような手順を踏まずとも簡単に書類を整理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手なファイリングに役立つ3つの方法とは 以下では、使用される頻度の高いファイリングの方法を3つ紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較して検討しましょう。 バーチカルファイリング バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 このように、バーチカルファイリングは「ファイリングの優先度の低い書類」や、「作成頻度は高いが見直す頻度は低い書類」を管理する場合などに向いています。 簿冊式ファイリング 簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 したがって、簿冊式ファイリングは「複数ページの確認が必要な書類」や、「持ち運びを頻繁にする書類」を管理する場合に向いています。 レターケース レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 このように、レターケースは提案書や契約書といった「枚数の多く、同じことが記載されている書類」を管理する場合に向いています。 仮に、レターケースで書類を管理する場合は、種類ごとにクリアファイルで分けたり、取り出す頻度が高い順番に整理したりしておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙で文書管理するデメリットとは ここでは、紙書類をファイル管理するデメリットについて解説します。以下の課題が自社にも当てはまるかを確認して、今後の管理方法を見直しましょう。 （1）管理コストがかかる 1つ目の課題は、管理コストがかかることです。 オフィスに書類を保管しきれなくなれば収納庫を購入したり、外部の保管サービスを使ったりする必要があり、余計な費用がかかります。一方で、キャビネットが占有しているスペースが空けば、オフィスを有効活用できるようになるのです。 以上のように、紙の書類は整理する手間がかかるだけではありません。保管スペースを確保しなければならず、余計な管理コストがかかるのです。 （2）保存に手間がかかる 2つ目の課題は、保存に手間がかかることです。 紙の書類は適切に保管しなければ、すぐに劣化してしまいます。重要な書類を劣化から守るためには、「室温18.22度、湿度55.65％の通気性が良く暗い部屋で、書類からクリップ、テープ類、ホッチキスを取りはずした状態」で保管しなければなりません。 このように、紙書類を長持ちさせるためには、細かな注意を払って管理する必要があるのです。 （3）情報がすぐに見つからない 3つ目の課題として、情報がすぐに見つからないことが挙げられます。 ファイルやインデックスに記載できる情報には限りがあるので、書類の詳細を知りたい場合は、該当するファイルから一枚一枚中身を確認しなければなりません。 また、ファイル管理は属人化しやすく「どこに、どの情報があるか」の引き継ぎが十分でなければ、ファイルの行方すら分からなくなります。以上のように、ファイリングした紙書類は探すのに時間がかかるため、本来の業務を圧迫しかねないのです。 （4）情報を共有する手間がかかる 4つ目の課題は、情報を共有するのに手間がかかることです。 紙書類をチームで共有する場合、人数分コピーしたあとに一人ひとりに配らなければならず面倒です。また、データをPDF化してメールで共有する方法もありますが、書類に関するやりとりがスムーズにできないなどの懸念点が挙げられます。 加えて昨今では、テレワークを導入している企業が多く、”情報共有とやりとりをスムーズにできる仕組み”が必要となっているのです。 たとえば、「ノート（記事）」に直接書き込んだりPDFを添付したりしつつ、そのまま任意にメンバーに共有できる「ナレカン」を使えば、情報共有にかかる手間を解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【会社向け】書類整理のアイデア3選 ここでは、書類整理に役立つアイデアを3つご紹介します。書類が散在して手を付けられない方は参考にしてください。 （1）デジタル化する 1つ目のアイデアは、紙で保存が必要な書類以外はデジタルで管理する方法です。 書類をデジタル化すれば、オフィスの保管場所を縮小できるうえ、必要な時にすぐ書類の確認や共有ができるため、非常に便利です。また、情報のアクセス制限やダウンロードの可否に制限をかけておけば、書類の紛失や情報漏えいのリスクも軽減できるのです。 このように、仕事の効率化やセキュリティの問題を考えると、書類は紙ではなくデジタルで管理するのが最適だといえます。 （2）共有管理にする 2つ目のアイデアは、個人的な書類以外は共有して管理する方法です。 収納スペースには限りがあるため、同一の書類を個人がそれぞれ保有しているより、共有管理にした方が書類の量の把握と調節がしやすいです。また、新しい情報や変更部分の共有が簡単になり、引継ぎを行うときにも役立ちます。 そのため、収納スペースを縮小したい方や、スムーズに書類の共有をしたい方におすすめの方法です。 （3）収納用品を活用する 3つ目のアイデアは、収納用品を活用する方法です。 基本的によく使う資料は立てて収納しましょう。そのとき、「見出し付きのクリアフォルダー」または「クリアファイルにインデックスをつけたもの」をファイルボックスに入れて収納すると、まとまりが出て整理しやすくなります。 収納用品の活用は他のアイデアに比べて手軽に始められます。しかし、個人のデスクは整理されても会社全体の書類整理を行うのは難しいため、いずれはデータ化や共有管理の方法も検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】ファイリングのデメリットを解決する方法 ここでは、ファイリングのデメリットを解決する方法を紹介します。 ファイルで紙書類を整理しても、結局は書類を探したり共有したりするのに手間がかかってしまい、業務効率は改善されません。そのため、非効率的な紙文書のファイル管理から脱却して、ITツールの導入による書類管理のデジタル化を進めましょう。 しかし、ITツールでも書類をフォルダ分けしにくかったり、検索機能が優れていなかったりすると意味がありません。そのため、階層に分けてフォルダ管理ができ、なおかつ高度な検索機能で必要な情報にすぐたどり着けるツールが最適です。 結論、社内の情報管理には、情報を書き込んだ「記事」をフォルダに分けて整理でき、充実した検索機能で社内のファイルに即アクセスできる「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、生成AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ表記に対応）」や超高精度の「キーワード検索」により、書類を探し出すストレスを軽減できます。また、ファイルを添付すると「ナレカンの生成AI」が全自動で内容を解析してくれるため、社内に散在する情報を簡単にまとめられます。 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ ここまで、紙書類のファイル管理のやり方やデメリットを中心にご紹介しました。 上手なファイリングは、「不要な書類を処分・分別し、インデックスをつけて適切なファイルに収納」の手順で進めましょう。ただし、そもそも紙の書類だとほかの資料と混ざりやすく、欲しい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。 そこで、紙書類をファイル管理する方法から脱却して「情報を整理・検索できるツール」を使って、必要な文書をすぐに探し出せる環境を作りましょう。さらに、専属の担当者が導入支援をしてくれるサポートがあると、運用開始準備の手間を省けます。 したがって、自社が導入すべきなのは、“情報共有・ファイル管理・検索”の機能が備わっており、誰でも簡単に使える「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、社内の既存データを移行支援するサポートがあるため、担当者の負担を軽減できます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

顧客からの問い合わせを受けたとき、早期解決は顧客の満足度につながる一方、解決までに時間を要したり放置されままになっていたりすれば”クレーム”に発展します。そのため、顧客の対応履歴を確実に管理し、スピード感を持った対応をしなければなりません。 しかし、「既存の方法では、顧客の対応履歴が正しく管理できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、課題の対応履歴を残す重要性と残せない原因についてご紹介します。 対応履歴を残す重要性を把握し全社に浸透させたい 過去の対応履歴を見返しても要点をつかめないことがある 過去の対応履歴を”ナレッジ”として参照できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、対応履歴を正しく残す重要性を把握しながら、効率的な情報管理を実践できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 対応・未対応履歴を残す重要性とは1.1 （1）対応漏れや二重返信の防止1.2 （2）顧客満足度の向上2 対応履歴を正しく残せない原因3選2.1 原因1｜担当業務の属人化2.2 原因2｜対応リソース不足2.3 原因3｜手順書が不完全3 対応・未対応履歴を残すときのポイント3選3.1 （1）問題の背景を書く3.2 （2）第三者にも伝わる文章を書く3.3 （3）情報共有ツールに情報を蓄積する4 【おすすめ】対応履歴の管理に使える情報共有ツール4.1 社内のあらゆる情報・事例を見やすく蓄積できる「ナレカン」5 【画像あり】対応履歴の正しい残し方6 対応履歴を残す重要性と残せない原因まとめ 対応・未対応履歴を残す重要性とは まずは、対応・未対応履歴を残すべきふたつの重要性を解説します。効率的に顧客情報を管理したり、対応履歴を正しく管理できたりしている企業には、以下の認識が社内に浸透している特徴があります。 （1）対応漏れや二重返信の防止 対応履歴を正しく管理しておけば、対応漏れや二重返信の防止が可能です。 仮に、在宅ワークをしたり、複数の課題を同時並行で進めなければならなかったりする場合「誰がどの課題を対応しているのかがわからない」ケースが発生しやすくなります。結果、対応漏れや二重返信の発生リスクが上がってしまうのです。 一方、対応履歴が適切に管理されていると、未対応の課題もすぐにわかるので、優先順位を柔軟に変更して取り掛かれます。また、”対応に関わる情報を探す”という無駄な時間が発生しないように、履歴ごとに関連情報を細かく紐づけておくこのもポイントです。 （2）顧客満足度の向上 対応履歴を確実に管理すると、顧客ごとに適切な対応がとれ、顧客満足度が向上します。 顧客ごとの対応履歴を管理すれば、やりとりを正確に遡れるので、適切な顧客対応が実現します。また、担当者が不在の場合でも顧客に関する情報を共有しておけば、担当者以外でも対応が可能となり、顧客を待たせてしまうトラブルを回避できるのです。 そのため、解決までの時間が短くなるのはもちろん、過去に蓄積された回答はマニュアル化して活用するなど、横展開できる情報としても使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 対応履歴を正しく残せない原因3選 ここでは、うまく対応履歴を残せない原因について解説します。対応履歴が残らない非効率な環境では業務を円滑に進められないので、以下の原因から対策を講じ、情報の管理・共有がスムーズに行えるようにしましょう。 原因1｜担当業務の属人化 まず、担当業務が属人化してしまったケースが挙げられます。 業務が属人化した状態では、顧客ごとの対応履歴も担当者しかわからないので、急遽休んだり、現場を離れることになったりした場合に業務に遅れが生じます。 加えて、メンバー間で連携が取れていなければ、周囲に必要最低限の情報共有しかしなくなり、作業内容が不透明化してしまうのです。そのため、対応履歴は一元管理し、時間を問わず誰もが把握できるように仕組みを整えましょう。 原因2｜対応リソース不足 次に、履歴を残して管理しておくリソースがないことも原因のひとつです。 企業によっては、履歴を残す作業に時間や労力を割けないケースもみられます。しかし、情報を管理せずに場当たり的な対応になると、担当者によって業務クオリティが異なり、クレームの原因にもなってしまいます。 そのため、対応履歴を正しく残しておくことをルール化しましょう。一方、現場メンバーにとっては業務負荷が増加するので、混乱しないように「対応履歴のどのような情報を残しておくか」を明確にしなければならない点に注意です。 原因3｜手順書が不完全 最後に、手順書が不完全であることも、対応履歴が残らない原因です。 コールセンターや事務をはじめとした定型業務には手順書が必須ですが、「対応履歴を残すという記載がない」ケースもあります。それにより、”対応履歴を残すのは任意の作業”と認識されてしまい、対応履歴が残らない状況を作り出してしまっているのです。 したがって、対応履歴を残すには、手順書に情報管理・共有方法を統一する内容も正しく記載されていなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 対応・未対応履歴を残すときのポイント3選 ここでは、対応・未対応履歴を適切に残すためのポイントを解説します。正しく情報を管理できている企業は、以下のポイントを押さえながら業務を効率的に進めているのです。 （1）問題の背景を書く 対応履歴を残すときは、発生した問題の背景を書く必要があります。 背景を詳細に記載しておけば、担当者が変わっても一目で履歴の詳細がわかるからです。また、異なる課題であっても類似した背景がわかれば、過去の対応履歴を横展開させ、対応コストの削減にも繋がります。 そして、背景はもちろん、「問題」「原因」「解決策」の三点も記載しましょう。残すべき情報がまとまれば、後から振り返るときにもストレスなく内容を把握可能です。 （2）第三者にも伝わる文章を書く 対応履歴は、誰が見てもすぐに内容が理解できるような文章を書かなければなりません。 履歴の確認・共有をするにあたって、第三者が理解するまでに時間がかかると、対応が遅れたり、誤ったやり方をしてしまったりする可能性があります。そこで、履歴を残した後は必ず、文章そのものがわかりやすいかを見直しましょう。 また、文章の体裁について、長文を記載するのではなく「箇条書き」「簡単な図解」も駆使すると、さらにわかりやすく内容や意図を伝えられます。 （3）情報共有ツールに情報を蓄積する 情報共有ツールに情報を蓄積し、一元管理する点もポイントです。 対応履歴の蓄積に紙やExcelを使った管理では、履歴の蓄積はできても「探している情報がどこにあるかわからない」状態になりがちです。とくに、スピードが求められる顧客対応において「情報の検索」に時間がかかると、顧客満足度の低下に影響しかねません。 そこで、「ナレカン」のように、素早く情報へヒットする検索機能が備わったツールを導入すれば、手間なく対応履歴を探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】対応履歴の管理に使える情報共有ツール 以下では、誰でも簡単に対応履歴を管理できるおすすめのツールをご紹介します。 対応履歴を正しく残し、情報共有がスピーディにできるようになれば、作業効率化ひいては顧客満足度の向上にもつながります。しかし、履歴を残す方法が紙では紛失のリスクや視認性の悪さ、Excelではファイルが散乱するデメリットがあるので「残しただけ」で終わってしまうのです。 そこで、「情報を蓄積できるツール」を活用し、社内のナレッジとして情報を残すことはもちろん、ほかの社員がストレスなく情報を振り返れる仕組みが必須です。ただし、欲しい情報に即アクセスできなければ、対応が遅れてしまいます。 そのため、自社が導入すべきツールは、社内の対応履歴をナレッジとして見やすく作成・蓄積できるうえ、検索性に優れた「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「平均0.2秒」の高速スピード検索や「ヒット率100％」の超高精度検索で欲しい情報に素早く正確にたどり着けます。また、電話対応中でも「記事」にメモのように書き込めるうえ、あらかじめ必要項目が書かれたテンプレートを登録しておけば記入漏れも防げるのです。 社内のあらゆる情報・事例を見やすく蓄積できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像あり】対応履歴の正しい残し方 以下は、ナレカンを使ってクレーム対応履歴を残した例です。直接テキスト・画像・表を書き込めるのでメモ感覚で記載できます。 加えて、「ナレカン」にオリジナルのテンプレートを登録すれば、わずかな操作で呼び起こせるので、誰でも簡単にナレッジを蓄積可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 対応履歴を残す重要性と残せない原因まとめ これまで、対応・未対応履歴を残す重要性や残せない原因、対応履歴を残すうえでのポイントを中心にご紹介しました。 対応履歴を正しく残し迅速に対応しておけば、顧客満足度の向上につながりますが、履歴が属人化していたりすぐに振り返れない仕組みでは情報は蓄積されません。そこで、顧客との対応履歴はもちろん、対応手順をマニュアルとして残しておけるツールが有効です。 ただし、管理する内容が触れると、過去の情報は埋もれがちになり、見つけるのに手間がかかります。そのため、情報へのアクセス性が高いツールを選定すべきです。 結論、導入すべきツールは、年月にかかわらず情報を参照しやすく、マニュアルの作成から管理まで一元化できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、対応履歴を確実に残せる体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

企業では、日々膨大な種類のデータを扱っており、その保管場所は多岐にわたります。そうした社内に散在するデータを横断的に検索できる利便性から、「エンタープライズサーチ」が業務効率化の手段として、多くの企業で注目されているのです。 しかし、「エンタープライズサーチを導入したいが、種類が多く自社に適したものがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エンタープライズサーチのメリットやデメリット、選定ポイントを中心にご紹介します。 エンタープライズサーチの概要や機能について知りたい エンタープライズサーチの選び方のポイントを把握したい より検索性に優れたツールを導入して業務効率化を実現したい という方はこの記事を参考にすると、エンタープライズサーチについての理解が深まるだけでなく、自社の情報管理に最適な方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 エンタープライズサーチとは？1.1 エンタープライズサーチの概要1.2 エンタープライズサーチの主な機能2 エンタープライズサーチの効果・メリット2.1 （1）情報収集を効率化できる2.2 （2）社内の情報共有が活性化する3 エンタープライズサーチのデメリット3.1 （1）情報漏えいのリスクがある3.2 （2）検索の精度が落ちる4 【必見】社内のナレッジ管理に最適なツール4.1 高精度検索で社内情報に即アクセス可能な『ナレカン』5 エンタープライズサーチの3つの選定ポイント5.1 （1）検索スピードと精度が十分か5.2 （2）検索機能が充実しているか5.3 （3）サポート体制が整っているか6 エンタープライズサーチの概要やおすすめのツールまとめ エンタープライズサーチとは？ ここでは、エンタープライズサーチの概要や機能についてご紹介します。以下を参考に、まずはエンタープライズサーチへの理解を深めましょう。 エンタープライズサーチの概要 エンタープライズサーチとは、社内に保管された様々なデジタルデータを、保管場所に関係なく一括で横断検索できるシステムです。 企業のデータは、ファイルサーバやクラウドストレージなど、複数の場所に分散して管理されています。その結果、膨大なデータから必要なものを探し出すのには、多くの時間と労力がかかってしまうのです。 そこで、エンタープライズサーチを活用すれば、社内の多様なデータを“インターネット検索”のような感覚ですばやく検索できるため、必要なデータを探すのにかかる時間を大幅に短縮できます。 エンタープライズサーチの主な機能 以下では、エンタープライズサーチの主な機能について表にまとめました。 検索機能 以下は、検索機能についてまとめた表です。 機能 内容 横断検索 保管場所や保存形式にかかわらず、多様なデジタルデータを横断して検索できる機能です。社内サーバーやクラウドストレージ内など、社内データを保管している場所を幅広く検索します。 絞り込み検索 検索対象の範囲を指定できる機能です。特定のフォルダや最新更新日時などの条件で、絞り込んで検索できます。 あいまい検索 検索語句と完全に一致していなくても、類似したデータを検索結果として表示する機能です。スペルミスや表記ゆれ、類義語などに柔軟に対応しています。 自然文検索 あいまい検索の技術を応用させたもので、話し言葉のような長文から検索できる機能です。たとえば、「〇〇ツールの使い方は？」と検索すると、キーワードに応じた検索結果が表示されます。 このように、エンタープライズサーチはさまざまな検索方法に対応しています。 便利機能 以下は、さらに情報収集を効率化する便利機能についてまとめた表です。 機能 内容 サジェスト機能 検索窓にキーワードの一部を入力すると、検索候補となるワードを一覧で表示する機能です。過去に検索された情報をもとに表示するため、効率的に検索できます。 サムネイル機能 検索結果画面に、データの内容がわかるサムネイル画像を表示する機能です。データの中身を開かなくても内容がわかるため、目的の情報を見つけやすくなります。 アクセス権限管理機能 データの種類ごとに、閲覧できるユーザーを制限できる機能です。特定の社員のみに閲覧を許可したいデータには、制限を設定することで情報漏えいのリスクを防げます。 情報収集機能（RSS） 頻繁に使用するWebサイトの更新情報を配信する機能です。社員がよく使用するサイトを登録しておけば、効率的な情報収集が可能になります。 このように、エンタープライズサーチには検索機能をはじめとした豊富な機能が備わっています。そのため、導入前に自社に必要な機能を把握しておくことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチの効果・メリット 以下では、エンタープライズサーチの導入によって得られるメリットについて解説します。以下を参考に、自社での使用イメージを膨らませましょう。 （1）情報収集を効率化できる メリットの1つ目は、情報収集を効率化できる点です。 企業ではさまざまな情報が異なる形式や場所で保管されており、目的の情報を探すのに手間がかかりがちです。そこで、エンタープライズサーチを導入すれば、社内のあらゆる情報を横断的に検索でき、必要な情報を短時間で見つけられます。 一方で、いつ更新されたのかわからない古い情報や、共有するつもりではなかった個人的なデータが検索結果に表示される場合もあるため、アクセス権限の設定といったセキュリティ対策を徹底する必要があります。 （2）社内の情報共有が活性化する メリットの2つ目は、社内のナレッジ共有が活性化する点です。 エンタープライズサーチを活用することで、部署や職種にかかわらず、全社員が社内情報に広くアクセスできるようになります。その結果、部署内はもちろん、他部署や他職種の社員が持つ情報まで活発に活用され、部署間の連携強化にも貢献するのです。 さらに、管理機能がある製品を使えば、検索履歴などをもとに社内の利用状況を把握可能です。そのため、社内全体や各部署で求められているナレッジを分析し、社内で本当に必要な情報を見極めることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチのデメリット 以下では、エンタープライズサーチの導入によるデメリットについて解説します。多くのメリットが得られる一方、以下のようなリスクもあるため注意しましょう。 （1）情報漏えいのリスクがある デメリット1つ目は、情報漏えいのリスクがある点です。 エンタープライズサーチの導入によって、データの検索範囲が広がり、それまで閲覧することのなかった機密情報や個人情報にも容易にアクセスできるようになります。そのため、不適切な権限設定や管理ミスによって、情報漏えいのリスクが高まるのです。 また、エンタープライズサーチはデータの移行不要で利用を開始できるメリットがある一方、セキュリティを確保するには厳密なアクセス権限の設定や、運用ルールの作成が必要な点に注意しましょう。 （2）検索の精度が落ちる デメリット2つ目は、検索の精度が落ちる点です。 エンタープライズサーチを使用することで、社内のあらゆるデータを横断的に検索できる一方で、何年も更新されていない古いデータや類似した情報が、検索結果として大量に表示されてしまいます。 その結果、目的の情報を探すのに時間がかかり、かえって情報収集の効率が下がる恐れがあるのです。したがって、データを定期的に整理したり、重要な情報や活用されている情報を精査して一か所に集約したりすることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内のナレッジ管理に最適なツール 以下では、社内のナレッジ管理に最適なツールをご紹介します。 エンタープライズサーチを導入することで、情報収集や社員間の情報共有がスムーズになり、業務効率化を実現できます。ただし、情報漏えいのリスクや、古いナレッジの更新不足によって検索性が下がるデメリットには注意しなければなりません。 そこで、本当に必要なナレッジや実際に活用されているナレッジを一元管理し、目的の情報へすぐにアクセスできる仕組みを整えましょう。とくに、既存データの移行支援があれば、導入の手間を大幅に減らし、スムーズな運用が可能になります。 結論、自社が導入すべきなのは、導入支援によって社内で活用されているナレッジを簡単に移行でき、超高精度の検索機能で目的の情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、添付ファイルや画像内の文字も検索する「ファイル内検索」や「OCR検索」のほか、“上司に質問するように探せる”「AI検索」で、必要な情報に即アクセスできます。また、「利用状況レポート」でナレッジの活用状況をひと目で把握できるのです。 高精度検索で社内情報に即アクセス可能な『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチの3つの選定ポイント 以下では、エンタープライズサーチの選定ポイントを3つご紹介します。エンタープライズサーチの導入には多額の費用がかかるため、以下のポイントを意識して慎重に選定しましょう。 （1）検索スピードと精度が十分か 1つ目のポイントは、検索スピードと精度が十分であるかです。 エンタープライズサーチは、製品によって検索対象にできるデータ量や検索精度にばらつきがあります。そのため、検索対象にしたいデータ量が多い場合は、自社の全データから正しい情報を検索してくれるかを必ず確認しましょう。 とくに、膨大な情報を扱う大企業では、検索スピードと精度が不十分だった場合、読み込みに時間がかかったり無関係の情報が大量にヒットしたりしてかえって業務効率が下がる恐れがあるのです。 （2）検索機能が充実しているか 2つ目のポイントは、検索機能が充実しているかです。 エンタープライズサーチでは、社内の膨大な情報を横断的に検索します。そのため、検索機能が不十分だと目的の情報を探すのに手間がかかり、非効率です。 したがって、「横断検索」や「絞り込み検索」のような検索機能だけでなく、「あいまい検索」や「自然文検索」など高度な機能を備えた製品を選ぶことで、効率的に必要な情報を収集しましょう。 （3）サポート体制が整っているか 3つ目のポイントは、サポート体制が整っているかです。 エンタープライズサーチの導入時には、機密情報や個人情報を守るために厳格なアクセス権限の設定が必要です。しかし、社内の全ての情報に権限を設定するには、多大な時間と労力がかかります。 そのため、アクセス権限の設定や運用方法についてのサポートが受けられるかを確認しましょう。また、長期にわたって効果的に活用するには、導入後の効果を測定し、活用を促進するアフターフォローがあるかどうかも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチの概要やおすすめのツールまとめ これまで、エンタープライズサーチのメリットやデメリット、選定ポイントを中心にご紹介しました。 エンタープライズサーチを導入すると、社内の情報収集が容易になり、社員間のコミュニケーションも円滑になります。しかし、古いナレッジが更新されないまま放置されていると、似たような情報が散在しかえって検索性が下がる恐れがあるのです。 したがって、社内の最新情報や活用されているナレッジを一元管理して、効率的に情報収集できる仕組みを整えましょう。とくに、「社内での利用状況がわかるツール」であれば、本当に活用されているナレッジを把握できます。 結論、自社の情報管理には、超高精度の検索機能で目的の情報をすぐに見つけられ、利用状況もひと目で把握できる『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報を効率的に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

日々仕事をしていると、企画書や議事録などのファイルは次々と増えていきます。そこで、ファイルを管理するために「エクセル（Excel）」を使うこともあるのです。 しかし、エクセルは使い始めるハードルが低いものの、「エクセルでファイル管理する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エクセルでファイル管理する方法やテンプレートを中心にご紹介します。 ファイルの保存場所が分からなくなる管理方法をやめたい エクセルで上手くファイル管理する方法を知りたい 簡単かつ効率的に情報管理できるツールがあれば使いたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルを上手く管理する方法が分かり、業務効率を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 エクセルでファイル管理する3つの方法1.1 （1）ファイル管理のルールを決める1.2 （2）ファイル管理表を作成する1.3 （3）バージョンを管理する2 エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート3 エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット3.1 （1）管理が属人化する3.2 （2）中身を確認できない3.3 （3）階層管理できない4 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは4.1 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」5 エクセルでファイル管理するやり方まとめ エクセルでファイル管理する3つの方法 ここでは、エクセルでファイル管理をする方法をご紹介します。以下を参考に、エクセルで実際に管理するイメージを掴みましょう。 （1）ファイル管理のルールを決める はじめに、エクセルでファイル管理をするうえでのルールを定めましょう。 ファイル名の記載方法を統一すると、ファイルの内容を把握しやすくなるうえ、後からの検索も容易です。たとえば、「番号_ファイルの中身の概要」といったように記載ルールを決めると、タイトル順（昇順・降順）で見やすい状態で並び替えができます。 したがって、エクセルでファイル管理するうえでは、あらかじめファイル名などに関するルールを明確にして、全体に共有しましょう。 （2）ファイル管理表を作成する ファイル管理表を作ると、ファイルの保存場所をすぐに確認できます。 ファイルの作成日や保管されているフォルダ名、階層をまとめた表を作ると「どこに・どのファイルがあるか」が一目で確認できます。また、「アクセス日が反映される関数」などを使うと、自動で情報が入力されて便利です。 ただし、関数を使うと、ITに詳しくない社員がうまく編集できない可能性があるので注意しましょう。 （3）バージョンを管理する ファイルを更新したら、その都度バージョン管理しましょう。 同じファイルを複数人で共有すると、元のファイルのほかに「元のファイルのコピー」「Aさんが修正したファイル」など、次々とファイルが増えていきます。そのため、常に最新のファイルがどれかが把握できるように、バージョン管理を徹底しましょう。 ただし、それでは「ファイルが増えていく」という根本的な問題は解決されません。一方、編集履歴が自動で保存され、かつ必要に応じて復元できる「ナレカン」であれば、ファイル数を増やすことなく情報を更新していけるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート こちらは、エクセルで使えるデータ管理表のテンプレートです。 ファイル名や保存場所はもちろん、部署や概要などの入力欄があるため、ファイルの内容を一目で確認できます。ただし、最終更新日などの記入欄はないため、用途に合わせてカスタマイズする必要がある点に注意しましょう。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット ここでは、エクセルでファイル管理をするデメリットをご紹介します。以下のデメリットを踏まえたうえで、エクセルでファイル管理するか否か判断しましょう。 （1）管理が属人化する 1つ目のデメリットは、ファイルの管理が属人化することです。 エクセルで関数やマクロを使って管理すると、ITに詳しくない社員が操作できず、管理作業が属人化しやすいです。また、ファイルをデバイス本体に保存してしまい、ほかのメンバーに共有されないケースもあります。 以上のように、エクセルでファイル管理すると作業が属人化して、メンバーの退職時などに業務が滞るリスクが高いです。 （2）中身を確認できない 2つ目のデメリットは、ファイルの中身を一目で確認できないことです。 エクセルでは、ファイル名と保存先しか一覧で表示されないため、開くまで内容を把握できません。たとえば、エクセルでバージョン管理をしている場合、「このバージョンはどのような変更を加えたものか」が開くまで分からないのです。 このように、ファイルの中身を一目で確認できないと、必要な情報を見つけるのに時間がかかります。 （3）階層管理できない 3つ目のデメリットは、階層管理ができない点です。 ファイルを一カ所にまとめて管理するうえで、フォルダのような階層構造は欠かせません。「親フォルダ＞子フォルダ＞孫フォルダ…」というように階層的に管理することで、ファイル同士の関係性が明確になり、情報の検索性を高めることにつながります。 しかし、エクセルには、シートを階層化する機能は備わっていません。そのため、エクセルでファイル管理をする場合、1つのシート上に情報が密集してしまい、ファイル管理が入り乱れてしまう点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは 以下では、最も簡単に社内の情報を管理する方法をご紹介します。 エクセルでファイル管理すると、ルールの徹底やバージョン管理などの手間がかかるうえ、管理作業が属人化しやすいです。また、目的の情報を見つけるためには、わざわざファイルを開いて中身を確認しなければならず時間がかかります。 したがって、社内情報を上手く管理するには「情報を簡単に整理・共有できるツール」を導入すべきです。ただし、多機能なツールは操作が複雑で社内に浸透しないので、社員のITスキルにばらつきがある大企業では「シンプルな操作性」のツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、「記事」と「フォルダ」のシンプルな構造で情報を管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に1つずつファイルを添付し、部署や業務ごとに「フォルダ」を階層化していく管理方法であれば、管理表がなくても必要なファイルがすぐに見つかります。また、「添付ファイル内検索」も可能なので、欲しい情報を的確に探し出せるのです。 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルでファイル管理するやり方まとめ ここまで、エクセルでファイルを管理する方法やデメリットを中心にご紹介しました。 エクセルでファイル管理するには、ファイル名の工夫やバージョン管理を徹底しなければならず手間がかかります。また、複雑な関数やマクロを使ったり、デバイス本体にファイルを保存したりすると、管理作業が属人化しやすいです。 それゆえ、ファイル管理にはエクセルではなく、「情報をスムーズに管理・共有できるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、結果的に情報管理の属人化を防げません。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に情報管理できる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

仕事のメールチェックは、出勤してまずはじめに取りかかるほど、必須な業務だと言えます。しかし、一度に複数のメールが届いたり、仕事とは関係のない営業メールが届いたりすることも多いため、重要なメールを見落としてしまうケースも少なくありません。 たとえば、”取引先から対応を催促するメールを受信していても、受信メールをすぐに察知できずに対応が遅れてしまった”という経験がある方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説します。 メールを見落としてしまう要因や対策を知りたい 万が一、メールを見落とした場合に送るお詫び文の書き方が知りたい 全社的にメールの見落としを防ぐ仕組みを整えたい という方は今回の記事を参考にすると、仕事のメール見落としを予防する方法がわかり、確認ミスを起こさない対応方法を実践できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メールを見落としてしまったときにすぐにやるべきこと1.1 （1）お詫びメールの返信をする1.2 （2）電話で第一報を入れる2 【シーン別】お詫びメールの文例3 メールを見落としたお詫び文を書くときの３つのポイント3.1 （1）言い訳をせず理由を書く3.2 （2）誠意を伝える3.3 （3）今後の対応を伝える4 メールを見落としてしまう人の3つの特徴4.1 （1）メールを確認する時間がない4.2 （2）メールの優先順位付けができていない4.3 （3）メールの振り分けができていない5 【すぐできる】メールの見落としを防ぐ対処法5.1 メールを適切に整理して管理する5.2 メールを見落とさない仕組みをつくる6 【必見】ビジネスメールを見落とさない仕組みとは6.1 メールを使える方であればすぐに使いこなせるツール「ナレカン」7 メールの見落としの原因と対処法まとめ メールを見落としてしまったときにすぐにやるべきこと まず、メールを見落としてしまった際には、相手に即連絡を入れることが最も重要です。そこで以下では、メールと電話を使ったお詫びの方法を紹介します。 （1）お詫びメールの返信をする 見落としに気づいたら、迅速にお詫びのメールを送りましょう。 メールには最初と最後にお詫びの言葉をいれ、誠意をもって謝罪を伝えることが最も大切です。さらに、メールの内容が重要なものでなくても、気が付いた時点で即座に対応し、「返信がなかなか来ない」という相手の不安を取り除くようにします。 誰でもミスはしてしまうものですが、重要なのはその後にどう対応するかです。見落としをしてしまったら、誠意をもってすぐに謝罪のメールを送りましょう。 （2）電話で第一報を入れる 相手に直通または相手の会社につながる電話番号を把握しているのであれば、電話でお詫びの連絡を入れる手段も有効です。電話で連絡するときには、下記にもとづいてお詫びの意思を伝えましょう。 まず、不手際によりメールを見落としてしまった旨の謝罪をします。このとき、言い訳と捉えられる内容は伝えず、真摯に謝罪することがポイントです。 次に、何時までに回答すれば問題ないかorこのまま電話口で回答しても問題ないかを尋ねましょう。 最後に、今後は見落としによる迷惑をかけることがないように、一層努める旨のお詫びを伝えます。 なお、電話口で質問内容に回答したら、通話後にあらためてメールで回答内容を返信するか、会話内容のメモを社内メンバーに共有しておきましょう。回答済みであることの証跡が残り、あらたなトラブルの防止になります。 また、会話内容のメモを残す際には、「ナレカン」のような情報をストックでき、任意のメンバーに公開できるツールを活用すると、社内メンバーへの情報共有がスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【シーン別】お詫びメールの文例 ここでは、メールを見落としてしまったときに相手に送るお詫びメールの例文をご紹介します。お詫びメールは迅速さが大切なので、例文を参考に素早く作成しましょう。 社外向け ケース1.【取り急ぎお詫びを伝える】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社▲▲の××です。 この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。 ○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。 いただいた内容につきまして、至急確認し、遅くとも本日〇日の〇時までには回答させていただきます。 大変恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございません。 今後はこのようなご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。 以上でございます。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ ケース2.【お詫びとともにメール内容に返信する】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社▲▲の××です。 この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。 ○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。 今後はご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。 いただいたメールについての内容でございますが、(回答内容)～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～となります。 その他ご不明な点などございましたら、いつでもご連絡くださいませ。 以上でございます。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ 社内向け 【案内の回答期限が過ぎてしまったことをお詫びする場合】 〇〇さん お疲れ様です。 ▲▲（部署名）の××（氏名）です。 先日ご案内をいただいた◇◇の件で、ご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。 2日も期限が過ぎてしまいましたが、まだ間に合えばと思い、回答させていただきます。 この度は私の不注意により連絡が遅れ、ご迷惑をおかけしたこと、重ね重ねお詫びいたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ 番外編 【メールの見落としを相手に指摘する場合】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社▲▲の××です。 念のため伺いたいのですが、先日お送りしたメールのご確認はお済みでしょうか。 ご多忙と存じますが、業務の関係上、来週までにご返事をいただけますと幸いです。 すでに対応して頂いている場合は、ご放念ください。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを見落としたお詫び文を書くときの３つのポイント ここでは、メールを見落としたお詫び文を書くときの３つポイントを紹介します。内容次第では、今後の関係性を悪化させかねないため、以下のポイントを踏まえましょう。 （1）言い訳をせず理由を書く まず、言い訳をせず端的に遅れた理由を記載しましょう。 連絡が遅れたうえで言い訳をすると、自社の印象がさらに悪くなってしまいます。その結果、信頼関係がなくなり今後の取引に影響がでる恐れがあるのです。 また、遅れた理由を長文で記載していると言い訳がましい印象になるので、遅れた理由は簡潔にまとめたうえ、言い訳をせず謝罪する必要があります。 （2）誠意を伝える 次に、相手側に対して誠意をもって見落としをお詫びしましょう。 メールの見落としが発生すると、連絡を待っている相手側は業務が進まなくなってしまいます。したがって、相手の時間を奪ったことを認識し、誠意をもった謝罪が必要です。 ミスを受け止めていると相手側に伝われば、今後の信頼関係回復につながります。 （3）今後の対応を伝える 最後に、今後の対応を伝えましょう。 メールを見落とされた相手側は、再びミスが発生するのではないかと不信感を抱いています。そのため、信頼回復のためにも「次はどのように対応してミスを予防するのか」を伝える必要があります。 今後の対策は具体的に述べ、ミスの再発防止に努めていく姿勢を伝えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを見落としてしまう人の3つの特徴 メールの見落としは不注意により発生するものですが、不注意を引き起こしてしまう人の特徴をご紹介します。以下に当てはまる人は根本的な要因を理解し対策を講じるべきです。 （1）メールを確認する時間がない メールチェックの時間が十分にとれていなければ、メールの受信に気づかず見落としてしまう可能性が高くなります。 とくに、自身がCCに含まれている場合も含め、メールチェックする時間を捻出しなければ、大雑把な確認で終ってしまい見落としにつながります。また、元々のタスク量が多すぎる場合も対応の時間はなくなりがちです。 そのため、一日のうち「この時間帯にメールを確認する」というスケジューリングをしたり、メンバーのタスク量を見直したりする作業が必要になります。 （2）メールの優先順位付けができていない メールの優先順位を決めず場当たり的に対応していることも、見落としが発生します。 受信メールが来るたびに対応していては、何から対応すればいいか不明確になるため、重要なメールがあることを見落としてしまいます。とくに、優先順位付けで迷う場合は「緊急度」と「重要度」を軸にして優先度を判断するのがおすすめです。 そのため、来たメールの内容はもちろん、件名や受信日時からも順序を決めましょう。 （3）メールの振り分けができていない メールの振り分けができておらず、どのメールに対応したかがわかりにくくなってしまうことも原因のひとつです。 メールを「デフォルトの受信ボックスひとつ」ですべてのメールを管理している場合、顧客からの必要なメールと不要な営業メールが混ざってしまいます。とくに、取引先が多いほど、振り分けがされていなければ対応漏れが発生します。 そこで、メールを見落とさないためには受信したメールを「フォルダごとに」適切に振り分け、一目見てわかるような状態にすることが重要です。たとえば、「顧客先名」や「案件名」でフォルダに名前をつけたり、番号を採番したりするとわかりやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐできる】メールの見落としを防ぐ対処法 ここでは、メールの見落としを予防する対処法を紹介します。すぐにできる方法となるので、メール管理が煩雑でトラブルになりかけている場合は即実践しましょう。 メールを適切に整理して管理する まずは、メールの「情報が見やすく管理されている」状態を作りましょう。メールが適切に整理できていれば、見落とすリスクがなくなります。 具体的には、受信時に自動でメールを分類化できるフォルダ分けや、重要なメールを目立たせるための目印づけがおすすめです。このように、自動振り分けや目印づけを活用したうえで、対応順を決めると順序だててメールが確認可能になります。 メールの受信ボックスを整理して対応が必要なものだけに分類できれば、対応の優先順位を間違えることなくメール返信に専念できるのです。 メールを見落とさない仕組みをつくる メールの管理方法そのものを、見落としが生まれない仕組みに変えてしまえば、メール対応が漏れることはありません。具体的には、以下の2パターンが挙げられます。 メールを「ITツール」上で管理する まず、メールを情報管理ツール上に転送して、見落としを防ぐ方法が挙げられます。ツールによっては、アドレスごとに転送先の「フォルダ」を指定できるので、手動で受信ボックスを移動させたり、メールが埋もれたりする面倒を解消します。 ITツール上でやりとりする そもそものやりとりにメールではなく、”チャットツール”や”情報管理ツールを活用する方法もあります。ただし、チャットでは結局情報が流れてしまうので「あらゆる情報をストックし、メンバーに即共有できる情報管理ツール」が最適です。 以上のように、社内の体制を一から見直し、見落としを防ぐ仕組みを構築していくのも有効です。なかでも、メール転送機能に加え、情報をストックできる「ナレカン」のようなツールであれば、社内外のやりとりに対応できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ビジネスメールを見落とさない仕組みとは 以下では、メールの情報を簡単に管理するのに最適なアプリをご紹介します。 メールの見落としは業務の中断を引き起こし、取引先とのトラブルや社内評価の低下にもつながるため、十分気を付けなければなりません。しかし、メールの特性上、複数の異なる案件のメールが次々に届くため、重要なメールが埋もれてしまい見落としがちです。 そこで、社内外の情報共有には「ITツール」を活用し、情報をすぐに確認できる体制を整えましょう。なかでも情報共有ツールであれば、差出人や締め切り期日などテーマに分けて情報を管理でき、あとから見返しやすいので、必要な情報にすぐたどり着けます。 結論、メールの見落としを防ぐには、カテゴリー別に「記事」を作成し、案件別に「フォルダ」に振り分けられる「ナレカン」で情報共有を行うのが最適です。 ナレカンの「記事」に書いた情報は、任意のメンバーに即共有できるうえ「コメント」を紐づけられるので、やりとりが埋もれる心配がありません。また、「メール転送機能」によって社外からのメールも自動でナレカンに蓄積できるため、メールを整理しながら見落としも防げます。 メールを使える方であればすぐに使いこなせるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの見落としの原因と対処法まとめ ここまで、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説してきました。 メールの特性として、ひとつの場所にさまざまなメールが届くことが、見落としの原因だと言えます。また、社内メンバー同士でやりとりする場合、メールだけでなくチャットも併用している企業もあるため、情報を見落とすリスクが高いのです。 そこで、あらかじめテーマごとに「フォルダ」を用意しておき、そのフォルダ内の「記事」に情報を書き込んでいく仕組みを整えれば、複数の案件が並走しても情報が混ざる心配がありません。 なかでも、「記事」に情報を残しつつ、各記事ごとに「メッセージ」を紐づけられる『ナレカン』であれば、細かいやりとりも流れたり埋もれたりする心配が一切ありません。 ぜひ「ナレカン」で情報を整理し、メールの見落としをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

紙やエクセルを使って社内情報をまとめると、書類の管理が煩雑になりがちです。そこで、データ化した書類をファイルマネージャーアプリを使って管理すると、スマホやPCで情報を適切にストックできるようになります。 とはいえ、「ファイルマネージャーアプリを導入したいが、どれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介します。 ファイルマネージャーアプリを比較して、自社に合うものを選びたい ファイルマネージャーアプリの概要や選定ポイントを把握したい 社内の情報を簡単に一元管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ファイルマネージャーアプリを選ぶ際の基準が分かり、自社の環境に合ったアプリを導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルマネージャーとは？2 【iPhone/Android対応】おすすめのファイルマネージャーアプリ5選2.1 【ナレカン】大規模企業のファイル管理を最適化するツール2.2 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール2.3 【Google Drive】無料でも使える大容量のストレージツール2.4 【OneDrive】Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス2.5 【Clipbox +】幅広いファイル形式に対応しているアプリ3 比較表｜人気のファイルマネージャーアプリ5選4 ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイント4.1 （1）クラウド型であること4.2 （2）使いやすいこと4.3 （3）セキュリティが高いこと4.4 （4）日本語対応していること4.5 （5）検索しやすいこと5 iPhone/Androidのデフォルトファイル管理アプリの使い方5.1 iPhoneのデフォルトアプリ5.2 Androidのデフォルトアプリ6 おすすめのファイルマネージャーアプリ5選まとめ ファイルマネージャーとは？ ファイルマネージャーとは、写真や書類をデータ化したファイルを閲覧・管理できるITツールです。 ファイルマネージャーを活用すると、管理が煩雑になりがちな書類や画像の整理も容易になり、社内情報を一元管理できます。たとえば、顧客情報を紙で管理すると、「紛失リスク」や「一人が持ち出すとほかの従業員が閲覧できなくなる問題」が生じてしまいます。 そこで、ファイルマネージャーを使えば従業員が各自の端末を通して時間や場所を問わず情報を閲覧できるので、情報共有の確実性・スピードが向上するうえ、紛失する心配もありません。ただし、社外秘情報が漏れないよう取り扱いには注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iPhone/Android対応】おすすめのファイルマネージャーアプリ5選 以下では、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選をご紹介します。 ファイルマネージャーを全社的に使い始めると、とくに大企業ではファイルの量が多いため、整頓されないまま放置されてしまいがちです。ファイルが散在している状態では、古い情報が埋もれてすぐに見つけられなくなり、業務の進行が滞ってしまいます。 したがって、「必要な情報をすぐに見つけ出して適切にファイル管理できるツール」を導入しましょう。ただし、多機能なアプリを導入してもITツールに不慣れなメンバーが使いこなせないので、「シンプルな操作性であるか」も重要なポイントです。 結論、自社で導入すべきは、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセスでき、大企業でも全社員が簡単にファイル管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した情報は、「AIによる自然言語検索」「添付ファイル内検索」などの超高精度の検索機能ですぐに探し出せます。また、AIがファイルの内容を要約して記事化してくれる機能もあるため、ファイルの中身をナレッジとして活用できるのです。 【ナレカン】大規模企業のファイル管理を最適化するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ファイル共有＞ ここでは、ナレカンでファイルを共有する方法を紹介します。 まず、ナレカンの新規投稿画面を開きます。次に、下の[ファイル添付]をクリックして、共有ファイルを選択します。最後に、[開く]をクリックしましょう。 すると、以下のように、ファイルを記事に添付できます。この記事を公開することで、メンバーにリアルタイムで共有可能です。 公開した記事は以下のように表示され、多階層のフォルダで部署や案件ごとに整理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール Stockはナレカンと同様に、大容量のファイルを管理・共有するのに便利なツールです。 「Stock」の「ノート」には、ファイルに加えテキストや画像・動画も残せます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」機能が備わっているため、必要な資料を参照しながらタスク管理ができるうえ、情報が混在することなくやり取りできるのが特徴です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料でも使える大容量のストレージツール ＜Google Driveの特徴＞ Google関連の様々なビジネスアプリを活用できる 無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算ソフト「Googleスプレッドシート」などを使って、Google Driveの画面から直接書類を作成できます。 基本無料で利用できる Google Driveは全ての機能を無料で15GBまで利用可能です。ほかのサービスと比べて無料で使える保存容量が大きいのも特徴です。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ ファイル共有機能 アップロードしたファイルを任意のメンバーに共有できる機能が備わっています。共有したいファイルの右上にある「︙」から「共有」＞「共有」を選択して、メンバーのメールアドレスを入力するとファイルを共有できます。 ただし、共有のたびに”アクセス制限”を設定する必要があるため、手間がかかってしまう点に注意です。 検索機能 Google Driveの検索機能は充実しているので、「ファイル名」だけでなく「キーワード」や「データ情報」からも検索をかけられます。必要な情報に、すぐにたどり着きたいシーンに最適です。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイル管理が面倒 Google Driveではファイルを階層的に管理するため、ファイルが増えるほどフォルダの階層が深くなり、古い情報が埋もれてしまいがちです。 検索の精度が低い 利用しているユーザーからは「ドライブ内を検索する際に、PDFやデータの中の文字まで拾ってヒットさせてくれるので助かっていますが、もう少しその精度が上がるといいと思います。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ Google ドライブ無料からでも利用可能ですが、Google Workspaseを契約（有料化）することで、ほかのGoogleアプリも利用できるようになります。 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス ＜OneDriveの特徴＞ 共同作業に最適 Microsoft社が提供する「Word」「Excel」「PowerPoint」などを使った、リアルタイムでの共同作業が簡単にできます。 オフラインでも作業可能 オフラインでも編集可能で、編集箇所はインターネットに接続した際に自動的に同期されます。そのため、移動中や移動先での編集に便利です。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ バックアップ機能 アップロードしたデータはクラウド上に保存され、バックアップができます。そのため、PCの買い換え後にデータ移行する手間がかからない点がメリットです。 共同編集機能 社内外のメンバーを招待すれば、共有相手もファイルの閲覧・操作・ダウンロードができます。複数人で情報の更新をしたい場合に役立つのです。 ＜OneDriveの注意点＞ 年間サブスクリプション制 ほとんどのプランが「年払い」のみなので、短期間での解約がしづらいです。そのため、機能や金銭・教育コストなどをよく検討したうえで導入する必要があります。 同期の失敗が多い 利用しているユーザーからは「ファイルの同期失敗が、やはり多いです。3年前から使っていますが、いまでも安定していない印象を持っています。」という声があります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ 有料プランには、Microsoftの他のアプリも含まれた「Microsoft 365（旧Offie 365）」の料金も含まれます。 Microsoft 365：0円（家庭向け） OneDrive for Business：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Clipbox +】幅広いファイル形式に対応しているアプリ ＜Clipbox +の特徴＞ スマホでのファイル管理に特化している iPhoneやAndroidなどのスマートフォンや、iPadからファイル管理しやすいようなデザインになっています。 動画や音楽を保存するのに適している テキストやPDFの閲覧のほか、動画や音楽ファイルを簡単に再生・保存できるファイル管理アプリです。 ＜Clipbox +の機能・使用感＞ 保存できる容量の制限がない Clipbox +は「ファイルをダウンロードして保管するツール」なので、保存できるファイルの容量に上限がありません。ただし、保存先が端末自体になるので、端末の空き容量には左右されます。 ファイルにパスワードを設定できる 「パスロック」をクリックすることで、ダウンロードしたファイルにパスワードを付けることができます。他の人に見られたくないファイルを非表示にしたいときに適しています。 ＜Clipbox +の注意点＞ PCに非対応 iPhone/iPad/Android以外の端末では利用できません。 広告が表示される 利用しているユーザーからは「アプリを起動する度に動画広告が表示される」という声があります。（参考：App Store） ＜Clipbox +の料金体系＞ 無料で使用できます。 Clipbox +の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜人気のファイルマネージャーアプリ5選 以下は、紹介したツールの比較表です。料金や特徴を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン Stock Google Drive OneDrive Clipbox + 特徴 大規模企業のファイル管理を最適化するツール もっとも簡単にファイル管理できるツール 無料でも使える大容量のストレージツール Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス 幅広いファイル形式に対応しているアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 【×】※ただし、Teamsと連携すれば可 【×】 リアルタイム共有 【〇】 【〇】 【×】※同時編集は可 【×】※同時編集は可 【×】※共有機能がない 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、電子署名の機能はない ファイル管理が面倒 年間サブスクリプション制である PCに非対応 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：749円/月～ ・無料 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「Clipbox +」の詳細はこちら ファイルマネージャーアプリを選定するときは、自社に必要な機能が過不足なく備わっているものを選びましょう。 ビジネスでは、共有した資料をもとに、メンバーと話し合う場面が多く存在します。そのため、単純にファイルを管理できるだけでなく「スムーズに共有できる機能」や「メッセージ機能」も兼ね備えた情報共有ツールが最適なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイント ここでは、ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイントをご紹介します。自社に適したアプリを活用できている企業は、以下のポイントを押さえているのです。 （1）クラウド型であること 1つ目に、ビジネスにおいて、ファイルマネージャーアプリは「クラウド型」の活用が大前提です。 取り込んだファイルを特定のデバイスでしか閲覧できないアプリを使うと、管理が属人化してしまい、スムーズに情報共有できません。そのため、自社の情報を一元管理するには、ほかのデバイスからも管理できる「クラウド型のアプリ」を使うことが必須です。 このように、クラウド型のファイルマネージャーアプリを活用すると、社内外のどこからでも情報を閲覧・編集できるうえに、社内で簡単に共有できます。 （2）使いやすいこと 2つ目に、使いやすいファイルマネージャーアプリを選ぶことも重要です。 社内情報を一元管理するには、メンバー全員が使いこなせるファイルマネージャーアプリを導入しなければなりません。多機能で操作が複雑なアプリでは、ITに不慣れなメンバーが使いこなせず情報共有に手間がかかるうえ、次第に使われなくなる恐れがあるのです。 そのため、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性のアプリを活用しましょう。様々なメンバーが使うことを意識して、「全社での情報共有のために、過不足のない機能を備えたアプリ」を選ぶべきです。 （3）セキュリティが高いこと 3つ目に、セキュリティの高さも重要なポイントです。 社内の機密情報が確実に守られなければ、情報漏えいのリスクが高まります。また、情報を社外で閲覧していると第三者に盗み見られたり、フリーWi-Fiを通してハッキングされたりする恐れもあるのです。 そのため、「十分なセキュリティ対策がされているか」や「アクセス権限を設定できるか」を必ず確認しましょう。加えて、アプリのみに頼るのではなく、従業員へ”情報漏えいのリスク”や”注意の必要性”を周知する取り組みも重要です。 （4）日本語対応していること 4つ目に、日本語対応しているかを確認しましょう。 ファイルマネージャーアプリの中には、全体の表記が英語のみの場合もあります。シンプルで直感的にわかりやすい仕様であれば問題ありませんが、ある程度文字を読む必要があるため、日本語対応しているほうが便利なのです。 また、万が一トラブルが発生した際、日本語に対応していないと十分なサポートが受けられない可能性があります。そのため、英語に不慣れな場合や日本語での充実したサポートを受けたい場合は、日本語対応しているアプリを選びましょう。 （5）検索しやすいこと 5つ目に、業務をスムーズに進めるためには検索のしやすさも重要です。 管理するファイルの数が増えるにつれて、情報が整理されないまま散在してしまい、必要な情報を見つけるのに手間がかかってしまいます。そこで、検索機能があるアプリを使えば、大量の情報の中からスムーズに必要な情報へたどり着けるのです。 とくに、「平均0.2秒」の高速スピードと「ヒット率100%」の超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」のようなアプリであれば、目的の情報に即アクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ iPhone/Androidのデフォルトファイル管理アプリの使い方 以下では、iPhone/Androidに搭載されている「デフォルトのファイル管理アプリ」の使い方を解説します。「ほかのアプリを選ぶ前に、まずは本体でファイルを保存したい場合」には以下を参考にしましょう。 iPhoneのデフォルトアプリ iPhoneにダウンロードしたファイルは、「ファイル」アプリに保存されます。「ファイル」アプリが見つからない場合は、画面を下方向にスワイプ（指でなぞる）して、本体の検索機能で探しましょう。 次に、ダウンロードしたファイルが「ファイル」アプリのどこに保存されているのかを解説します。まずは、ファイルアプリを開いて、下部の[ブラウズ]を押します。 以下のような画面になるので、[iCloud Drive]か[このiPhone内]のうち、ファイルの保存先に指定しているほうを選択しましょう。保存先が分からない場合は、上部の検索窓からファイル名を直接検索できます。 また、ダウンロードしたファイルは、ファイル一覧画面の[ダウンロード]フォルダから探すことも可能です。 さらに、この「ファイル」アプリの管理画面では、自由にフォルダを作ってファイルを整理できるのです。 また、ファイルが[iCloud Drive]と[このiPhone内]どちらにダウンロードされるかは、iPhone本体の[設定]→[Safari]→[ダウンロード]から確認できます。 以上の手順で、iPhoneにデフォルトでインストールされている「ファイル」アプリを使って、ファイルを管理できます。ただし、画像をダウンロードした場合に限り、保存先が「写真」アプリになる点に注意が必要です。 Androidのデフォルトアプリ 一部機種によって異なりますが、Androidの多くの機種では、ダウンロードしたファイルは「Files」アプリに保存されます。「Files」アプリを開くと、ダウンロードしたファイルを確認可能です。 このように、iPhoneやAndroidのデフォルトアプリでもダウンロードしたファイルを管理できます。ただし、「異なるデバイス間で同期できない」「複数人でのファイル共有に不向き」「文書ファイルと画像を一か所に管理しづらい」などのデメリットがあるのです。 そのため、ビジネスのファイル管理には、あらゆる形式のファイルを一元管理でき、社内外のメンバーにリアルタイムで共有可能な「ナレカン」のようなアプリを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのファイルマネージャーアプリ5選まとめ これまで、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介しました。 ファイルマネージャーアプリを使うと、管理が煩雑になりがちな「マニュアル」や「資料」を効率よくまとめられます。そこで、ファイルマネージャーアプリを導入する際は、セキュリティが高く、全社で利用可能なクラウド型のアプリを選ぶべきです。 一方で、アプリに取り込むファイルの量が増えると管理しきれず、必要な情報をすぐに見つけられなくなってしまいます。そのため、情報の整理や検索がしやすい「シンプルな情報共有ツール」を活用して、社内の情報を簡単に一元管理しましょう。 結論として、スマホからでも簡単に情報を共有・管理でき、超高精度の検索機能で社内のあらゆる情報に即アクセス可能な『ナレカン』が必須です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事で使うファイルをスムーズに管理・共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

「見える化」とは、企業の業務プロセスや進捗を、誰が見てもわかりやすく、全員が同じ認識を持てるような状態にすることを指します。今日では、労働人口の減少により人手の確保が難しいので「見える化」により、業務効率化を図る企業が増えています。 しかし、実際に業務の見える化を実現する方法がわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見える化によって業務効率化に成功した事例6選を中心にご紹介します。 社員の業務内容やナレッジが属人化している 情報が共有されず、必要な情報がどこにあるかわからない 見える化を簡単に進められるツールがあれば教えて欲しい という方はこの記事を参考にすると、成功事例から「見える化」の活用方法がわかるので、自社での「見える化施策」も考案しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 見える化の必要性とは2 【必見】業務の見える化の成功事例6選2.1 (1)バリュークリエーション株式会社2.2 (2)株式会社SKYARCH2.3 (3)株式会社テック長沢2.4 (4)株式会社明電舎2.5 (5)株式会社ニューズベース2.6 (6)株式会社アットティー3 業務の見える化にアナログ的手法が不向きな理由4 社内情報の見える化を簡単に実現するツール4.1 情報の見える化におすすめのツール「ナレカン」5 見える化のメリット3選5.1 課題の早期発見5.2 属人化の防止5.3 情報共有の円滑化6 見える化に成功した事例6選まとめ 見える化の必要性とは 業務プロセスを洗い出すために「見える化」が必要です。 業務プロセスを見える化すれば、人材育成における教育コスト、不要な作業にかかる時間的コスト、チーム内でのコミュニケーションコストの削減へと繋がるからです。 近年、労働人口の減少で人手の確保が難しくなりました。そのため、企業は人手不足による社員の業務負担を軽減するために、不必要な業務やコストは削減する必要があります。 もし、業務プロセスを見える化しなければ、業務プロセスの「どの箇所に問題があるか」が明確になりません。そこで、ブラックボックス化している業務は見える化し、管理できるようにしなければならないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務の見える化の成功事例6選 ここでは、実際に業務プロセスの見える化を行い、成功した事例を6選紹介します。 「見える化」は、業界職種問わずあらゆる分野において、業務の最適化に繋がります。そこで、以下の成功事例を参考にし、見える化したイメージを明確にしましょう。 (1)バリュークリエーション株式会社 引用：バリュークリエーション株式会社の公式サイト WEBプロモーション分野において、ソリューションを提案するデータマーケティングに取り組んでいる企業です。 バリュークリエーション株式会社では「欲しい情報がすぐに見つからない」「マニュアルの情報が古いまま」といったマニュアルの管理体制に課題がありました。また、マニュアルが整備されていないが故に繰り返される「教育コスト」にも不憫さを感じていました。 そこで、業務の引継ぎや新人教育で必要となるマニュアル以外にも、社内FAQ、議事録の内容もナレッジとして蓄積できるナレッジ共有ツールを導入しました。そして、蓄積した情報を振り返られる体制を整えたのです。 その結果、ツールに蓄積された情報を検索すれば自己解決できる状態をつくり「何度も同じことを説明する」といった手間が削減されました。また、蓄積した情報はほかの部署にも共有することで、部署を横断した繋がりが生まれたのです。 参考：導入事例：バリュークリエーション株式会社-NotePMー (2)株式会社SKYARCH 引用：株式会社SKYARCHの公式サイト 株式会社SKYARCHは、システム運用・セキュリティマネジメント事業を展開しています。 リモートワーク下において「誰が何をしているか」を把握しきれておらず、業務プロセスが不透明な分、成果重視の傾向にありました。しかし、メンバーが成果を出せなかったときに、十分なフォローができていないことに課題がありました。 そこで、時間管理ツールを導入し、業務時間を記録できる仕組みをつくりました。また、業務内容別にカテゴリーを作成し、それぞれの業務時間を細かく計測できるようにしたのです。 その結果、たとえメンバーが想定の結果が出せなかった場合でも、成果を出すまでの過程にも着目し定量的評価する体制を構築できました。さらに、今まで気が付かなかった非効率な業務が浮き彫りになり、業務全体の見直しにも繋がりました。 参考：導入事例：株式会社SKYARCHーTimeCrowdー (3)株式会社テック長沢 引用：株式会社テック長沢の公式サイト 株式会社テック長沢は、自動車や産業用機械の部品加工の事業を展開する企業です。 株式会社テック長沢は、M&A（企業の統合と買収）を含め事業規模の拡大に積極的に取り組んでいます。事業拡大に伴い社内のコミュニケーション量が増加したため、情報が点在化し始め、業務の流れや調整の複雑になってきた点に課題を感じていました。 そこで、ワークマネジメントツールを導入し「プロジェクト」「プロセス」「タスク」における業務の進捗状況を一元管理しました。さらに、メンバー全員が進捗状況を共有できる仕組みをつくり、コミュニケーションコストの軽減を目指したのです。 その結果、タスク漏れやメンバー同士の進捗状況の認識のずれがなくなり、スムーズにプロジェクトを進捗できるようになりました。加えて、これまで社員への情報共有にメールを使っていたことで発生していた「メールを確認する手間」の軽減にも繋がったのです。 参考：導入事例：株式会社テック長沢-リードプラス株式会社ー (4)株式会社明電舎 引用：株式会社明電舎の公式サイト 株式会社明電舎は、部品の発注先を選び調達する事業を行っています。 株式会社明電舎では、以下の2つの課題が同時に発生していました。ひとつめは、紙媒体に郵送費用・購入費用がかかること、ふたつめは、連絡業務が属人化し、情報を社内で共有できていない仕組みです。 そこで、業務プロセスを見える化できるツールを導入しました。ツールの導入によって「電子化するためのクラウド対応」「コミュニケーション基盤構築」、将来的には「分析基盤として活用」ができる体制を整えたのです。 その結果、見積依頼から、サプライヤ選定、納品までの業務プロセスが一元化できるようになりました。さらに、一元化によって、属人的な業務の統一化や外部とやりとりするスピードや精度が向上したのです。 参考：導入事例：株式会社明電舎-intra-martー (5)株式会社ニューズベース 引用：株式会社ニューズベースの公式サイト 株式会社ニューズベースは、企業主催のイベント企画を支援する事業を行っています。 株式会社ニューズベースでは、これまで「チャットツール」を使っていましたが、大量の情報が次から次へと流れてしまい、使い続けることに限界を感じていました。 そこで、情報共有ツール「Stock」を導入し、複数のテーマが同時並列で進行したり、席を離れたりした場合でも「情報が流動」「話題の錯そう」しない仕組みにしたのです。 その結果、複数のテーマを担当しても情報が錯そうすることなく、メンバー同士でのやり取りが可能になりました。また、チーム内の情報をそれぞれのテーマ毎に分けて整理できるようになりました。 参考：導入事例：株式会社ニューズベース-株式会社Stockー (6)株式会社アットティー 引用：株式会社アットティーの公式サイト 株式会社アットティーは、有料老人ホーム・訪問介護・訪問看護・居宅介護支援といった医療福祉施設を運営する企業です。 株式会社アットティーでは、介護福祉業界の日報や報告書を紙媒体で共有する体制は時代にそぐわないため、情報をクラウド管理する必要を感じていました。さらに、情報にリアルタイム性がないので、最新情報を知らないまま現場対応してしまう課題も発生していたのです。 そこで、リアルタイムで情報を共有できるツールを導入しました。また、社内には60代のスタッフもいたため、誰でも簡単に情報共有ができる仕組みを目指しました。 その結果、リアルタイムでの情報共有が可能になり、情報共有にかかる無駄な時間や、電話のやり取りを軽減でき、重要な業務に集中できるようになったのです。また、シンプルな操作性のため紙ベースからツールへの移行もスムーズに行えました。 参考：導入事例：株式会社アットティー-株式会社Stockー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務の見える化にアナログ的手法が不向きな理由 業務の見える化において、紙のメモや書類、ホワイトボードなどのアナログ的手法が不向きな理由のひとつに、「情報の管理に手間がかかる点」が挙げられます。 見える化した情報を紙で管理すれば、書類を管理するスペースが必要になったり、ファイリングして整理したりする必要があります。したがって、情報を見える化したうえで、さらに情報を管理するための手間や時間がかかってしまうのです。 そのうえ、過去の情報を振り返りたい時にも、大量の書類のなかから必要なページだけを探さなければならず面倒です。よって、情報の見える化には、これらのデメリットを解消するITツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報の見える化を簡単に実現するツール 以下では、社内情報の見える化を簡単に実現するツールを紹介します。 業務の見える化を実現する方法がわからない場合には、「社内情報を簡単に一元化できる情報共有ツール」を導入しましょう。社内に散在する情報を一か所に集約し、共有できる環境をITツールで整えれば、業務プロセスの見える化も簡単に実現できます。 ただし、単にITツールを導入するのではなく、導入後の運用まで考慮しなければなりません。したがって、複雑なツールでは現場に馴染まず、結局は使われなくなるリスクが高いので、現場のITリテラシーに合わせてシンプルに運用できるツールを選定しましょう。 結論、社内情報の見える化には社内情報を一元化し、簡単に情報を見える化するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に見える化したあらゆる情報は、社員に簡単に共有できます。また、高精度の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけられるので、見える化した情報を業務に活用することも簡単です。 情報の見える化におすすめのツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見える化のメリット3選 以下では、情報の見える化によって得られるメリット3選をご紹介します。見える化による効果を知りたい担当者の方は必見です。 課題の早期発見 1つ目のメリットは、課題の早期発見につながる点です。 見える化によって、現場や社内の状況が正確に把握できるようになるため、業務上で発生している課題や問題を早期に発見することが可能になります。定期的に情報を更新すれば、日々の業務での小さな変化も見逃しにくくなるのです。 このように、見える化により、業務上の課題や問題を発見しやすくなる点はメリットと言えます。 属人化の防止 2つ目のメリットは、属人化の防止につながる点です。 業務プロセスやノウハウを見える化することで、それまで特定の人しかもっていなかった知識を共有できるため、業務の属人化を防止できます。さらに、業務プロセスを標準化することで、どの作業員が対応しても一定の質で業務を進められるようになるのです。 ただし、属人化を防止するには、業務プロセスやノウハウを誰でも理解できるように記載することが重要です。 情報共有の円滑化 3つ目のメリットは、情報共有の円滑化につながる点です。 情報を見える化することで、必要な社内情報がすぐに見つかり、無駄な確認作業や重複した業務を減らすことができます。また、社内全体で見える化を進めれば、他部署との情報共有や連携もスムーズになるのです。 したがって、見える化は社内の情報共有をスムーズにするメリットもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見える化に成功した事例6選まとめ ここまで、見える化に成功した事例を6選紹介しました。 業務プロセスの見える化は、課題発見や属人化の防止などさまざまなメリットがあります。業務の最適化を図ったり不要なコストを削減したりするためにも、定期的に業務フローや各メンバーのタスク情報は見える化する必要があるのです。 今回紹介した6つの成功事例の共通点は「ITツールを導入して見える化したこと」でした。そのため、見える化を成功させるには、自社に最適なツールを活用することが重要と言えます。 結論、社内の見える化には社内情報を簡単に一元化し、見える化を成功させる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の見える化の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

どんなに優れた製品やサービスを保持していても、やみくもに販売していては売り上げは上がりません。そこで、効果的に利益の増収を図るためには、商品の強みや顧客のニーズに合わせた販売戦略の立案が必要です。 しかし、「自社の販売戦略をうまく立てられず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、効果的な販売戦略を立てるのに役立つ、代表的な手法やフレームワークを中心にご紹介します。 基本的な販売戦略についての知識を得たい 自社の強みを生かした販売戦略を立てる方法が分からない 自社の販売戦略を効率的に立てたい という方はこの記事を参考にすると、販売戦略について理解できるだけでなく、自社に最適化した販売手法を見つける手がかりを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 販売戦略とは2 【マーケティング対策】販売戦略の必要性とは3 販売戦略の立て方4 販売戦略の代表的な5つの手法4.1 （1）ランチェスター戦略4.2 （2）コストリーダーシップ戦略4.3 （3）ニッチ化戦略4.4 （4）バンドル戦略4.5 （5）サンドイッチ戦略5 販売戦略を立てるのに便利なフレームワーク3選6 販売戦略の成功事例6.1 男前豆腐店6.2 YKK株式会社6.3 QBハウス6.4 マクドナルド7 販売戦略に必要な情報管理に役立つITツール7.1 販売情報の整理や管理に必須のツール「ナレカン」8 販売戦略の手法とフレームワークまとめ 販売戦略とは 販売戦略とは、自社製品やサービスをどのように顧客に届けるのか方向性を定めて、効果的に販売するための戦略を指します。 たとえば、価格やターゲット、プロモーション方法などを、自社製品の売上を効果的に伸ばすためにどう活用するかの戦略を立てます。 販売戦略を立案することで、社内の資源を有効活用出来たり、なぜ売れた/売れなかったのかの仮説検証が可能になったりするのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【マーケティング対策】販売戦略の必要性とは ビジネスにおいて、販売戦略は、人材や資産といった限りある経営リソースの中で、最大限の利益を出すために重要と言えます。 ただやみくもに製品を販売したり広告を売ったりすれば、資産が無駄になる恐れがあるのです。そこで、自社に適した販売戦略を考えることで、販売活動を合理的に進められます。 したがって、限られたリソースを最大限に活用し、効果的に自社製品を販売するためにも、販売戦略の策定が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の立て方 販売戦略を立てる際は、以下の3つの手順で進めましょう。 市場・競合・ニーズ分析 まずはターゲット市場や競合、ターゲットとなる顧客のニーズなどを分析し、自社のおかれている状況を把握しましょう。 課題設定 次に、分析から得られた情報をもとに、自社の販売における課題を明確にしましょう。たとえば、商品力や新規顧客獲得率の低さ、差別化要素の不足などが挙げられます。 戦略策定 最後に、設定した課題への対策を検討し、具体的な戦略に落とし込みます。 また、販売戦略を策定する際には、社員全員が理解できるように具体的な内容を記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の代表的な5つの手法 ここでは、販売戦略の代表的な手法を5つご紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に適した手法を見つけられます。 （1）ランチェスター戦略 ランチェスター戦略では、「強者と弱者では採るべき戦略が異なる」という考えをもとに、市場のシェア率が高い強者企業と、シェア率の低い弱者企業では、戦略が異なると説いています。 強者企業は競争力やブランド力が高いため、大々的なプロモーション活動によりシェア拡大を目指します。一方、弱者企業は強者が参入していないニッチな市場を狙って差別化を図るという方法が考えられます。 このように、ランチェスター戦略は、各々の企業が自社の強みを生かしてシェアの獲得を目指す戦法です。 （2）コストリーダーシップ戦略 コストリーダーシップ戦略とは、競合他社より低コストで商品やサービスを提供して、価格の優位性を競争力とする戦略です。 物流コスト削減や大量生産、直接仕入れなどにより、低コストでの商品販売を実現させます。一般的に豊富な経営資源を所持する大企業で用いられる戦略ですが、限られたニッチな領域に特化することで、中小企業でも実現可能です。 以上より、コストリーダーシップ戦略では、大量生産やコスト削減によって、競合他社より価格の面で優位に立ち、差別化を図る戦略です。 （3）ニッチ化戦略 ニッチ化戦略とは、競合他社がおらず、ユーザーニーズがある隙間市場で、トップシェアの獲得を目指す戦略です。 一定数のニーズがあり、自社の強みとマッチした市場を開拓できれば、競争に巻き込まれることなく、大幅な利益の増加が見込めます。また、新規市場を開拓したことで、パイオニアとしてのブランディングにもつながります。 したがって、ニッチ化戦略とは、自社の強みと合致するニッチな市場を発見・開拓して、シェアの獲得を図る戦略です。 （4）バンドル戦略 バンドル戦略とは、利益率が高い商品と低い商品をセットにして販売し、利益の向上を目指す戦略です。 代表的な例が飲食店のセットメニューであり、単品よりも安く購入できるセットの「お得感」により、ユーザーの購買意欲を刺激します。これにより、企業は在庫数の調整に加えて、利益の増幅も見込めます。 このように、バンドル戦略ではユーザーのニーズをくみ取って、複数の商品を組み合わせて販売することによって、売り上げの向上を目指します。 （5）サンドイッチ戦略 サンドイッチ戦略とは、平均を好む日本人の深層心理を利用して、特定の商品を売れやすくする戦略です。 たとえば、「1000円のAコース」「1500円のBコース」「2000円のCコース」があった場合、真ん中のBコースが多く選ばれる傾向にあります。そのため、最も利益率の高い商品や在庫を多く抱える商品など、売りたい商品を真ん中の価格に設定することで、売上アップが期待できます。 以上から、平均を好む日本人の特性を利用したサンドイッチ戦略によって、利益率の高い商品の購入を促すことができ、売上向上につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略を立てるのに便利なフレームワーク3選 以下では、販売戦略を立てるのに役立つ3つのフレームワークを解説します。販売戦略を立てる上で何から始めるべきか分からない方は、フレームワークを活用してみましょう。 3C分析 3C分析は「Costomer＝市場・ユーザー」「Competitor＝競合」「Company＝自社」の3項目を分析して、市場の状況を把握しつつ、自社を取り巻く環境を知るのに役立ちます。これにより、外部環境に応じて自社がとるべき戦略を立てられます。 4C分析 4C分析では「Customer Value＝価値」「Cost＝費用」「Convenience＝利便性」「Communication＝対話」の4項目を顧客目線で考えていくフレームワークです。顧客視点に立って分析することで、顧客のニーズをおさえた商品やサービスを提供できます。 SWOT分析 SWOT分析では「Strength＝強み」「Weakness＝弱み」「Opportunity＝機会」「Threat＝脅威」の4項目で、内部環境と外部環境をプラス面とマイナス面に分けて整理します。これらを分析することで、強みを生かした販売戦略や弱みを克服するための攻略方法を模索できます。 以上のようなフレームワークを活用して、自社の課題や取るべき戦略を具体化しながら営業戦略を立案しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の成功事例 ここでは、販売戦略が成功した事例についてご紹介します。以下の成功事例を参考にして、自社でも導入できる販売戦略を考えていきましょう。 男前豆腐店 引用：男前豆腐店公式サイト 男前豆腐店は「男前豆腐」や「風に吹かれて豆腐屋ジョニー」といった人気商品を販売している企業です。 豆腐店とは思えないインパクトのあるネーミングと頭に残る音楽で、顧客の興味を引くことに成功して、人気を獲得してきました。また、パッケージやネーミングだけでなく、味までこだわりぬいたことで、高い支持を得られました。 このように、男前豆腐店では「ランチェスター戦略」により、競合他社が思いつかない方法で差別化を図り、シェアの獲得に成功しました。 YKK株式会社 引用：YKK株式会社公式サイト YKK株式会社は、洋服から寝具まで日本の大部分で使用されているファスナーを販売している企業です。 YKK株式会社では「薄いファスナー」「伸びるファスナー」などを販売することで、顧客のニーズに臨機応変に対応して、競合他社が少ないニッチな市場で確固たるポジションを獲得しました。 以上のように、YKK株式会社は「ニッチ化戦略」を実施して、ファスニング事業で圧倒的なシェア率を誇る企業へと成長しました。 QBハウス 引用：QBハウス公式サイト QBハウスは、理容院では一般的なサービスであるシャンプーやブローを取り除き、短時間で低下価格なカットを提供しています。 QBハウスでは「10分：1,400円」という低価格でのカットを実現して、他社との差別化に成功しました。また、忙しいビジネスマンをターゲットにして、オフィス街への出店や夜間営業の実施により、独自性を保っています。 よって、QBハウスでは「ランチェスター戦略」「コストリーダー戦略」を上手に組み合わせて、独自のスタイルを確立することで成功しました。 マクドナルド 引用：マクドナルド公式サイト マクドナルドは、全国に2000以上の店舗をかまえる大手ハンバーガーチェーン店です。 マクドナルドでは、物流システムの最適化やマニュアルの徹底などにより、競合他社と比べて圧倒的な低価格を実現しました。特に、ハンバーガーとポテト・ドリンクを組み合わせたセット販売により、大幅な利益の拡大に成功しました。 このことから、マクドナルドは「コストリーダーシップ戦略」と「バンドル戦略」によって、飲食業界で高い人気を獲得しました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略に必要な情報管理に役立つITツール 以下では、販売戦略の立案に役立つITツールをご紹介します。 自社の販売戦略が上手く立てられないと悩んでいる場合には、社内の販売情報を整理・管理することから始めましょう。販売戦略を立てる際には、販売に関する情報や顧客データを分析することから始めるため、情報の整理・管理が必須です。 そこで、販売に関するあらゆる情報をまとめて管理できるITツールを導入しましょう。ただし、膨大な社内の販売情報のなかから必要な情報を探し出すのは手間がかかるため、「検索機能が備わっているか」もポイントです。 結論、販売戦略を上手く建てるには、社内の販売情報を適切に管理し、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの記事には、表や画像を簡単に添付して、販売戦略に関する詳細な情報を記録しておけます。また、質問するように探せる「自然言語検索」機能を使えば、蓄積した情報から最適な答えを得られるので、社内の販売情報に関する疑問もすぐに解消できます。 販売情報の整理や管理に必須のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の手法とフレームワークまとめ これまで、販売戦略の必要性や役立つフレームワーク、成功事例を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、限られた資源で利益を上げていくためには、効果的な販売戦略の立案が重要です。そこで、販売戦略を立てる上で欠かせないのが、企画から進捗状況、効果測定に至るまでの情報管理です。 また、販売戦略における検討内容は、その後の事業にも影響を及ぼす可能性のある重要な資産と言えます。そのため、情報を蓄積して、あとから簡単に見返すことができるツールに情報を蓄積しておくべきなのです。 結論、販売戦略の立案に役立つITツールは、販売戦略に必要な情報を蓄積し、いつでもすぐに振り返りができる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、有効的な販売戦略を考え、自社の商品やサービスを売り出しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

パソコン内のファイルを放置すると、次第に管理が煩雑化して必要な情報にたどり着けなくなるうえ、保存容量を埋めてしまいます。そのため、日ごろからデータファイルは整理して、使いやすい状態にしなければなりません。 しかし、「パソコンでファイルを上手く整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パソコンでファイルを整理する方法やコツを中心にご紹介します。 パソコンのファイルが乱立しており困っている ファイルを上手く整理する方法やコツを知りたい ファイルを簡単に整理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、初心者の方でも簡単にファイル整理できる方法が分かり、すぐに情報が見つからないストレスを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パソコンのファイル整理をする重要性とは2 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法2.1 フォルダ編2.2 デスクトップ編3 パソコンのファイルを上手く整理する5つのコツ3.1 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める3.2 （2）フォルダマップを作成する3.3 （3）データを整理してから移動させる3.4 （4）適切な保存場所で保管する3.5 （5）バックアップ・削除ルールを決めてメンテナンスする4 【必見】仕事におけるファイル整理に最適な方法とは4.1 最も簡単に社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」5 【比較表】パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選6 パソコンのファイル整理のやり方まとめ パソコンのファイル整理をする重要性とは パソコンのファイル整理は、業務を円滑に進めるうえで重要です。 仕事で使うパソコン内が整頓されていないと、以下のような業務リスクを引き起こす可能性が高まります。 業務で必要なファイルが見つからない 不要なファイルを削除しないまま放置すると、必要な情報を探すのに時間がかかります。 誤ったファイルを共有する ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、似た名前のファイルが乱立したりして、誤ったファイルを共有してしまう恐れがあります。 パソコンの動作が重くなる ファイルがパソコン本体に溜まると、データ量が増えて動作が重くなります。操作性が落ちれば素早く作業を進められず、業務を効率的に進められません。 このように、ファイルの整理不足は業務が円滑に進まない要因となります。したがって、整理方法を把握して、日ごろからファイルを正しく管理することが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法 以下では、Windowsパソコンのファイル整理方法を、保存場所別に紹介します。現在の利用状況に合わせて、適切にファイルを管理しましょう。 フォルダ編 パソコン内のフォルダでファイルを整理するときは、以下の手順を踏みましょう。 はじめに、ファイルの名称を統一します。ここでは、「ファイルの内容_日付」といったようにファイル名を付けます。 次に、フォルダを作成します。フォルダは以下のように階層分けすると便利です。 最後に、フォルダのテーマに沿ってファイルを移動します。 以上の操作で、フォルダで分類してファイルを見やすく整理できます。 デスクトップ編 パソコン内のデスクトップでファイルを整理するときは、以下の点を意識しましょう。 デスクトップにはファイルを置きすぎない デスクトップには、必要最低限のファイルのみ置くようにしましょう。 複数のファイルをデスクトップ上で管理すると、視覚的に煩雑になり目的の情報を探しづらくなります。また、デスクトップのアイコンが多いと動作が重くなる恐れもあり、業務効率が下がる原因となるのです。 そのため、デスクトップのファイルは定期的に整理しましょう。整理の基準がない場合は「アイコンを置くのは2列まで」などの保管ルールを定めると、不要なファイルがないか確かめるきっかけとなります。 ショートカットを活用する ショートカットを活用すれば、必要な情報へすぐにアクセスできます。 ショートカットとは、設定した画面にワンクリックで飛べるように設定することです。Windows11では、該当のファイルを右クリックして、 [その他のオプションを確認] → [ショートカットの作成] でショートカットアイコンを作れます。 デスクトップにショートカットを設置すると利便性が高まりますが、ショートカットを作成しすぎるとアイコンが増えて管理が煩雑になります。したがって、ショートカットは毎日の業務で使うファイルにのみ設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイルを上手く整理する5つのコツ ここでは、パソコンでファイルを整理する5つのコツを紹介します。以下を参考に、煩雑なファイル管理から脱却しましょう。 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める まずは、ファイルやフォルダに名前を付けるときのルールを定めましょう。 ファイル名が統一されていると、検索をかけやすくなるうえファイルの内容を把握しやすくなり、情報を探す手間を省けます。なお、ルールを決めるうえでは、内容に関する情報だけでなく「日付やバージョン」も正しく記載するように徹底しましょう。 たとえば、「20240310_営業会議議事録_V2」といった具体的な表記にすれば、「いつ・何の記録か」がすぐに判別できるのです。 （2）フォルダマップを作成する ファイル・フォルダ名のルールを決めたら、フォルダマップを作成しましょう。 フォルダマップとは、フォルダ名やフォルダに保管されているファイルの一覧のことです。通常、フォルダは階層化して作成するため、必要なファイルを探し出すのにいくつもフォルダを開く手間がかかります。 しかし、フォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのか一目でわかるのです。 ▼2階層でファイル管理する図 また、フォルダを作成するうえでは、階層を深くし過ぎると目的のファイルに到達するまでに時間がかかります。そのため、2～3階層ほどで作成することが重要です。 （3）データを整理してから移動させる フォルダマップを作成できたら、データを整理して移動させましょう。 不要なデータは削除し、ファイル名も決めたルールに合わせて変更します。その後にデータを移動させることで、目的のファイルを探しやすくなるうえ、余計なフォルダが増える心配もありません。 不要なデータや無駄なフォルダが増えると、ファイル全体が使いづらくなってしまいます。そのため、面倒でもデータを整理してから移動させましょう。 （4）適切な保存場所で保管する 整理したファイルは適切な保存場所へ格納しましょう。 たとえば、複数人の業務に必要なファイルを個人のデバイス上で管理すると、ほかのメンバーが仕事を進められなくなります。多くのメンバーが閲覧するファイルをパソコンのデバイス上で管理すると、他の端末から情報を閲覧できず、業務が滞る原因となるのです。 そこで、マルチデバイスに対応したクラウド型のITツールを使って、適切な保存場所で管理しましょう。中でも、「フォルダ設計」サポートがある「ナレカン」であれば、ファイルの内容に応じた適切な保存場所に保管でき、必要な情報へすぐにアクセスできます。 （5）バックアップ・削除ルールを決めてメンテナンスする ファイルを保管できたら、バックアップ・削除のルールを決めて定期的にメンテナンスを実施しましょう。 ファイルを整理して一時的にパソコン内が整理整頓されても、業務を続けていれば続々と新しいファイルが増えていきます。そのため、古いファイルと新しいファイルが混在して、ファイル管理が煩雑になるリスクが高まるのです。 したがって、「週に1回」「月に1回」のように、バックアップやフォルダ内をチェックするスケジュールを決めて、定期的なメンテナンスを行いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事におけるファイル整理に最適な方法とは 以下では、仕事におけるファイル整理に最適な方法を紹介します。 パソコンで上手くファイル整理するには、ファイルやフォルダ名のルールを決めたり、階層を制限したりすることが重要です。しかし、ファイルサーバーでファイルを保管していると、中身がわからず社内メンバーから放置される恐れがあります。 そこで、「検索性に優れたクラウド型の情報管理ツール」を使えば、手間なく上手にファイルを整理できるうえ、内容の共有までスムーズです。ただし、多機能なツールは社員のITスキルにばらつきがある大企業に浸透しづらいので、「初心者でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 結論、ファイル整理に最適なツールは、メールを使える方ならば誰でも簡単にファイル整理でき、超高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「ファイル要約機能」では、AIが全自動で内容を要約して「記事」に書き起こしてくれるため、ファイルの中身が見える状態で保管可能です。また、記事化した情報は、超高精度な「キーワード検索」やAIによる「自然言語検索」によって誰もが簡単に欲しい情報へアクセスできます。 最も簡単に社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでのファイル整理 以下は、ナレカンでファイル整理をした見本です。 ナレカンでは、AIが全自動でファイルの内容を要約して「記事」に書き起こしてくれる「ファイル要約機能」があります。上記の画像のように、ファイルの中身が見える状態で保管できるのが特徴です。 また、多階層の「フォルダ」で記事を分類して管理できるため、ファイルが増えるにつれ管理が煩雑になる心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選 以下は、パソコン内で煩雑化するファイル整理に役立つおすすめのソフト4選の比較表です。上手に活用して、煩雑になりがちなファイルを適切に管理しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Notion Dropbox 特徴 最も簡単に社内情報を管理・共有できるソフト PCに不慣れな方でも簡単に使いこなせる情報共有ソフト 情報の記録方法を使い分けられるドキュメント管理ソフト ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 情報共有に特化しているため、グラフの作成や校閲機能はついていない 多機能で便利な反面、操作が複雑で使いこなすのが難しい ExcelやWordと同様にファイル管理なので、デメリットを解消できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは＄10（約1,500円）/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは¥1,500/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら ただし、せっかくソフトを導入しても、社員に馴染まなければ意味がありません。そのため、適切にファイル管理ができるかはもちろん、「誰でも簡単に使いこなせるか」を軸に選定することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイル整理のやり方まとめ これまで、Windowsパソコンのファイル整理方法を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、パソコンのファイル整理は業務を円滑に進めるうえで重要です。必要な情報を素早く見つけたり、パソコンが重くなったりする事態を防ぐには、日ごろから「ファイルの命名」「不要なデータの削除」などの対策を実施しましょう。 しかし、パソコン本体でのファイル管理は、情報が増えるにつれ煩雑になり、次第に放置されてしまいます。そこで、「誰でも簡単に使えるクラウド型ITツール」でファイルを保管すれば、面倒な設定なしで情報管理できるうえ、パソコンの容量も重くなりません。 したがって、ファイル管理には、誰でも簡単にファイル整理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル整理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

カスタマーサポートやインサイドセールスなどの複数人でメールを管理する部門において、メールを共有する仕組みづくりは必須です。個人ではなく複数人で受信したメールを共有すれば、対応の属人化防止にもつながります。 しかし、メール管理が煩雑で社内にうまく展開できず、悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介します。 メール共有におけるメリットを知りたい GmailやOutlookでメール共有する手順を確認したい 簡単にメール管理できる共有システムがあれば活用したい という方はこの記事を参考にすると、メール共有の方法がわかり、複数人でメールを一元管理可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メール共有とは2 メールを共有するメリット2点2.1 （1）やりとりの履歴が社内に残る2.2 （2）対応漏れを防止できる3 メール共有をすべき人の特徴3.1 複数人で問い合わせ対応に取り組む人3.2 ほかのメンバーの業務の進捗を把握したい人4 メール・メールアドレスの共有方法5 ＜Gmail＞での共有方法5.1 （1）共有アカウント（共有メールアカウント）5.2 （2）共同トレイ5.3 （3）メールの委任6 ＜Outlook＞での共有方法7 【注意】メール共有システムの選定ポイント7.1 （1）マルチデバイス対応か7.2 （2）機能に過不足ないか8 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ8.1 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」9 メール共有のメリットや共有方法まとめ メール共有とは メール共有とは、複数人で同じメールアドレスを共有することです。共有することで、受信したメールを複数人で対応できるようになります。 企業でのお問い合わせは、一つのメールアドレスに集中する傾向にあり、そのすべてに返信する必要があります。しかし、担当者が他の業務で忙しかったり不在だったりして対応が遅れると、クライアントとのトラブルに発展してしまいます。 そのため、メール業務の負担を軽減するだけでなく、顧客満足度の向上を実現するためにも、メール共有は大切なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを共有するメリット2点 ここでは、メールを共有して得られるメリットを2点ご紹介します。自社でメールを共有する仕組みが整っていないと業務が停滞する恐れがあるので、以下のメリットを踏まえて対策を検討しましょう。 （1）やりとりの履歴が社内に残る メールを共有すると、やりとりの履歴が社内に残る点がメリットです。 メール履歴が残れば、担当者以外の社員もメール対応の情報をさかのぼれるので、対応が属人化しません。したがって、担当者が不在でも過去のやりとりを踏まえた対応が可能になります。 さらに、やりとりの履歴はノウハウとして蓄積されるので、メンバーはメール対応の成功・失敗事例を参考に適切な返信ができます。そのため、メール共有は社員全体の顧客対応スキルの均一化にも効果的なのです。 （2）対応漏れを防止できる メールの共有は、対応漏れの防止にもつながります。 複数人で顧客対応をする場合、担当者以外のメンバーが一時的に対応することがあります。そこで、メールを適切に共有すれば、誰がいつどのメールに対応したのかわかりやすくなり、顧客の対応漏れや二重対応などのミスを防げるのです。 さらに、対応ミスが起きた場合も、共有しているメールから原因や責任の所在を調べやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有をすべき人の特徴 ここでは、メールを共有すべき人の特徴を2つご紹介します。以下に当てはまる場合は、業務をスムーズに進めるためにメール共有を取り入れましょう。 複数人で問い合わせ対応に取り組む人 複数人で問い合わせ対応に取り組む人は、メール共有を活用しましょう。 顧客満足度を高めるうえで、スピーディーな問い合わせ対応は重要です。しかし、複数人で対応する場合は、連絡を重複させないために「問い合わせ管理」の方法を工夫する必要があります。 そこで、メールを共有すると、ほかの人が既に対応しているかを確かめられるので、業務の円滑化につながるのです。 ほかのメンバーの業務の進捗を把握したい人 ほかのメンバーの業務進捗を把握したい人も、メール共有の利用が便利です。 たとえば、プロジェクトを進めるときには、「期日までに確実に目標を達成すること」が重要になります。そのため、プロジェクトの管理者は、業務が円滑に進んでいるかを常に把握しなければなりません。 そこで、メール共有で状況を報告すれば、メンバーの業務ミスや作業遅延に気付きやすくなるのです。したがって、とくに期日が細かく決まっている業務をマネジメントする人は、メール共有を取り入れましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール・メールアドレスの共有方法 メール・メールアドレスを共有するには、以下の4つの方法があります。 CCによる共有（メール転送） 1つ目は、CCによる共有（メール転送）です。CCとは、「念のため確認して欲しい受信者」にもメールを送信する機能です。ただし、原則としてCCは1人とされているので、簡易的な情報共有の場合のみ、この方法を活用しましょう。 メーリングリストの活用 2つ目は、メーリングリストの活用です。メーリングリスト宛てにメールを送信すれば、リストに入っているメンバー全員にメールを一斉送信できます。ただし、その後誰が対応したかは判別できないので、二重対応の恐れがあるのです。 Webメールの利用 3つ目は、Webメールの利用です。Webメールは、Gmailの「共同トレイ」や、Outlookの「共有メールボックス」といった、ブラウザ上でメールを共有できるサービスです。ただし、使い方が複雑で、情報を整理しきれない恐れがあります。 ツールの導入 4つ目は、ツールの導入です。受信したメールの情報を自動転送したり、コピー&ペーストしたりして、任意のメンバーに共有できます。送信者ごとに分けて、メール情報を管理できる点がメリットです。 LINEでメールを共有する 5つ目は、LINEでメールを共有するやり方です。メールアプリで受信したメールをLINEに転送することができます。しかし、LINEで共有すると、他の情報と混ざって流れてしまう可能性があるため注意しましょう。 以上の方法でメール情報を共有できますが、「cc」「メーリングリスト」「Webメール」「LINE共有」には、それぞれデメリットもあるのです。 したがって、メール情報をフォルダで整理できる「ツールの導入」が最適です。たとえば、「ナレカン」のような、メール情報の共有・管理に過不足なく機能が備わっているツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Gmail＞での共有方法 ここでは、Gmailでのメール共有方法を紹介します。以下の手順に沿って対応すると、簡単にメールを共有可能です。 （1）共有アカウント（共有メールアカウント） 複数のユーザーが「ユーザー名」と「パスワード」を共有して同じアカウントを使用することで、メールを共有できます。 ただし、Googleアカウントは1人のユーザーによる使用が目的とされています。そのため、本人確認または質問が表示され、質問に答えられない場合は、アカウントが使用できなくなってしまう場合があるのです。 以上から、複数人でのアカウント共有はビジネスでは不向きな可能性があるので、注意が必要です。 参考：Google Workspace 管理者ヘルプ｜ユーザー間でアカウントを共有しない （2）共同トレイ 共同トレイは、代表メールアドレスを複数名で使い、対応を担当者に振り分けたり、複数メンバーでメールを共有したりする場合に便利です。 操作方法は、大きく「共同トレイ機能を有効にする」「メールを共有する」の2ステップに分かれます。 ＜共同トレイ機能を有効にする＞ まず、Google グループにログインします。 [グループ設定]タグをクリックします。 「追加の Google グループ機能を有効にする」の[共同トレイ]にチェックを入れて、[変更を保存]を押します。 ＜メールを共有する＞ 共有したいメールを選択します。 [他のユーザーに割り当てる]をクリックします。 割り当てたいメンバーのアドレス・名前を入力します。 参考：Google Workspace ラーニングセンター｜グループを共同トレイとして使用する （3）メールの委任 Gmailでメール委任をするには、共通メールアドレスを作成して、以下の方法でアクセス権限をメンバーに付与します。 Gmailを開き、右上の歯車アイコンから[すべての設定を表示]をクリックします。 [アカウント]タブをクリックします。 用途に合わせて[他のメールアドレスを追加]もしくは、[メールアカウントを追加する]をクリックします。 共有したいアドレス・アカウントを入力して、[次へ]を押します。 相手のユーザー名やパスワードを入力します。 相手がアクセスを許可します。 参考：Gmail ヘルプ｜メールを委任する、メールで共同作業する Gmailは組織的に利用すると、最大1000人までメールを共有できます。ただし、追加するメールアドレスのドメインはgmail.comでなければ対応できません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Outlook＞での共有方法 Outlookでは「共有メールボックス」を作成し、共有するユーザーを追加します。ユーザーの追加方法は以下の通りです。 管理者アカウントでログインします。 管理センターで[チームとグループ]をクリックして、「共有メールボックス」ページへ移動します。 [+共有メールボックスを追加]をクリックします。 メールボックスの名前を入力して、[変更を保存]をクリックします。 [次のステップ][このメールボックスにメンバーを追加する]をクリックします。 [メンバーの追加]をクリックして、共有するメンバーにチェックをつけます。 [閉じる]をクリックします。 Outlookでメールを共有すると、全体のタスクや予定表なども閲覧できるようになります。しかし、Outlookでは一人がメールを開封すると全員のデバイスで既読となるので、対応漏れに注意が必要です。 参考：Learn Microsoft 365｜共有メールボックスを作成する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】メール共有システムの選定ポイント メール共有を円滑に進める際は、以下の2つのポイントに注意してシステムの導入を検討しましょう。 （1）マルチデバイス対応か まず、メール共有システムを選ぶうえで、「マルチデバイスに対応しているか」は重要な要素になります。 複数のデバイスからアクセスできれば、「スマホで下書きしたメールをPCで送信する」「外出先でパソコンが開けなくてもメールが確認できる」といったメリットが得られます。とくに、オフィスと現場を行き来することが多い方には最適です。 以上のことから、複数のデバイスに対応している共有システムを使えば、メール内容をいつでも把握できるので業務効率化につながるのです。 （2）機能に過不足ないか 次に、「機能に過不足がないか」もシステムを選ぶ際に重要なポイントです。 たとえば、多機能なアプリを導入すると、社員が使い方を覚えるのに時間がかかって社内に浸透しない恐れがあります。また、すべての機能を利用できず、無駄なコストがかかる可能性もあるのです。 そこで、誰でも直感的に操作ができるうえ、過去のメール情報にスムーズにアクセスできるツールを使うことが共有や管理をスムーズにするコツです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ 以下では、メール共有を効率化するおすすめのアプリをご紹介します。 複数人でメールを共有すると、「対応の属人化」や「対応ミスの発生」を防止できます。しかし、共有方法が不適切だと社外秘の情報が漏えいするリスクがあるうえ、管理が煩雑になり確認しづらくなります。 したがって、情報漏えいのリスクを抑制しつつ、過去のメールを簡単に確認できるITツールを活用すべきです。たとえば、検索性に優れたツールであれば、キーワードで簡単に目的のメールを見つけることができます。 結論、メール共有を効率化するために利用すべきITツールは、メール転送機能で共有を簡単にしつつ、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、生成AIによる「自然言語検索」でチャットのように口語で検索できます。また、情報セキュリティの国政規格認証を取得しているため、セキュリティの確保ができ、情報漏洩の危険も回避できるため安全に利用可能です。 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有のメリットや共有方法まとめ これまで、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介しました。 メールを共有すると、やりとりの履歴が残るので「属人化の防止」や「対応ミスの予防」につながります。しかし、GmailやOutlookなどで共有すると情報漏えいリスクが大きくなるうえ、操作手順が多くメールや顧客情報の管理が煩雑になりがちです。 そこで、セキュリティ対策が施された「メール履歴を残せるITツール」の活用が求められます。ただし、いつでも目的のメールを確認できるように検索性に優れたツールを導入すべきです。 結論、社内の情報管理・共有には、必要な情報に即アクセスできるうえ、高いセキュリティで保護されている「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的なメール共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！