ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

業界や業種に関わらず、社内では日々、さまざまな情報が共有されています。とくに、スマホやパソコンで資料やファイル、画像をシェアできる「情報共有アプリ」や社員の予定を把握するための「スケジュール共有アプリ」を導入する企業が増えているのです。 しかし、なかには「情報・スケジュール共有アプリは種類が多くて、どのアプリが最適なのか選定できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事の情報をシェアできるおすすめのアプリ7選を中心にご紹介します。 スケジュールを含む、仕事の情報を共有できるアプリを探している 情報共有アプリの選定ポイントを押さえた上で、比較検討したい 一時的な情報共有ではなく、いつでも簡単に振り返れるアプリが欲しい という方はこの記事を参考にすれば、自社に最適な情報・スケジュール共有アプリを見つけられ、業務の円滑化が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報共有アプリとは1.1 情報共有アプリの概要1.2 情報共有アプリの種類1.3 無料版と有料版の違い2 仕事でスケジュール共有する重要性とは？2.1 （1）作業の優先順位が明確になる2.2 （2）連携がスムーズになる2.3 （3）業務効率化につながる3 アプリで社内の情報を共有する3つのメリット3.1 （1）社内の意見交換が円滑になる3.2 （2）最新の情報を常に閲覧できる3.3 （3）社内情報の安全性が高まる4 情報（スケジュール）共有アプリの選定ポイント3選4.1 （1）誰でも簡単に使えるか4.2 （2）マルチデバイス対応か4.3 （3）情報へのアクセス性が良いか5 ＜知識・ナレッジ管理向け＞おすすめの情報共有アプリ5.1 【ナレカン】社内版Wikiとして情報を蓄積し即アクセスできる5.2 【Stock】チーム・グループの共同作業におすすめのアプリ6 ＜コミュニケーション向け＞おすすめの情報共有アプリ6.1 【LINE WORKS】多機能なビジネス版LINEアプリ7 ＜タスク・プロジェクト管理向け＞おすすめの情報共有アプリ7.1 【Trello】スマホでも直感的に使えるタスク管理アプリ7.2 【サイボウズ Office】多種多様な機能を搭載するアプリ8 ＜スケジュール管理向け＞おすすめの情報共有アプリ8.1 【Google カレンダー】カレンダー形式のスケジュール共有アプリ8.2 【TimeTree】グループで仕事の予定共有に特化したアプリ9 【無料あり】社内の情報共有に役立つおすすめのアプリ7選の比較表10 情報共有アプリのさまざまな活用例11 仕事の情報を共有できるビジネス向けアプリまとめ 情報共有アプリとは ここでは、情報共有アプリの概要や機能を説明します。まず「情報共有アプリとは何なのか」を知りたい方は必見です。 情報共有アプリの概要 情報共有アプリとは、社内の業務に関する情報を一元管理し、効率よく共有できるアプリです。 情報共有アプリには、チャット機能やタスク管理機能、メッセージ機能を備えているものも多くあります。これらの機能が備わっていれば、情報の蓄積・共有・管理が1つのアプリで完結します。 また、情報共有のカテゴリには、スケジュール・カレンダー共有に特化したアプリも含まれます。スケジュール・カレンダー共有アプリでは、会議や打ち合わせの予定を複数人で共有が可能なので、複数人で連携して作業を進めていくうえで便利です。 情報共有アプリの種類 以下の表は、情報共有アプリの種類をまとめたものです。 種類 説明 知識・ナレッジ管理アプリ ナレッジを蓄積し、社内wikiとして利用できます。 コミュニケーションアプリ ビジネスチャット機能がメインで搭載されており、社内SNSとして活用できます。 プロジェクト・タスク管理アプリ 社員同士でタスクを共有でき、プロジェクトの円滑な進行のために必須です。 予定共有アプリ 予定やスケジュールが共有されるため、ミーティングやアポの日時の決定に役立ちます。 以上のように、情報共有アプリは使用目的に応じて主軸となる機能が異なるため、導入目的を明確にしたうえでツールを選びましょう。 無料版と有料版の違い 情報共有アプリには、無料版と有料版があり、アプリによっては無料版が提供されていない場合もあります。主な違いとしては、以下の3点が挙げられます。 使える機能 プランによって使える機能・使えない機能が異なる場合があります。 セキュリティ 無料プランにも情報保護のためのセキュリティが備わっていることが多い一方、業務内容や顧客情報といった機密情報まで、安全に管理できない可能性もあります。 利用人数・ファイル数の違い 無料版と有料版で使える機能が同じであっても、無料版ではアプリの利用人数や管理可能なファイル数に制限が設けられています。 無料版は費用をかけずに利用できますが、機能が制限されるため、アプリの活用が十分に進まない恐れがあります。情報共有アプリの選定時には、自社の規模や従業員数、利用目的に応じて、有料版の導入も検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事でスケジュール共有する重要性とは？ ここでは、仕事でスケジュール共有が重要とされる理由を解説します。予定を共有しておくことで、ビジネスにおいて以下の効果をもたらします。 （1）作業の優先順位が明確になる スケジュールを共有すると、作業の優先順位が明確になります。 スケジュールの共有によって、残っている仕事の全体像や締切が明らかになるため、何をすべきかが明瞭になります。優先順位が正確につけられると業務を効率的に進められ、プロジェクトの完遂に貢献するのです。 このように、プロジェクトなど複数人で業務を進める場合には、他のメンバーの状況を見ながら作業の優先順位を決定することが重要です。 （2）連携がスムーズになる 常にメンバーのスケジュールを把握できる状態であれば、連携もスムーズに取れます。 ビジネスでは、他者と協力して作業を進めていくため、メンバー同士で上手く調整していかなければなりません。そこで、メンバー間のスケジュールを把握していれば、会議やミーティングの予定を立てやすくなり、無駄な時間をなくせるのです。 また、先の予定が確保すると、自身のタスクの進捗の見通しを立てられます。以上のように、メンバーとスケジュールを共有すれば、全体を俯瞰しながらタスクをこなせるメリットも得られるのです。 （3）業務効率化につながる スケジュール共有をすれば、必要な情報を見つけるまでのムダな時間が軽減されます。 メンバーのスケジュールが把握できないと、会議や打ち合わせの調整など、日常業務が滞る原因になります。急用が発生しても、その社員がどの会議に出席中なのか、どの業務を進めているのか分からなければ、対応や確認に時間がかかってしまいます。 そのため、スケジュール共有アプリを使うと、画面上でメンバーの業務状況を確認できます。「ナレカン」のように文字や画像、ファイルも添付できるアプリなら、スケジュールに付随する情報もまとめて管理・共有でき、必要な情報を探す手間も減らせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アプリで社内の情報を共有する3つのメリット 仕事をするうえで、スケジュール共有は大切ですが、情報を漏れなく共有するための仕組みも不可欠です。そこで、以下では情報共有にアプリを利用するメリットを解説するので、これまで紙やホワイトボード、メールなどで情報共有していた企業は必見です。 （1）社内の意見交換が円滑になる 情報共有アプリは、社内のコミュニケーションを円滑化します。 一部の情報共有アプリに備わっている「メッセージ機能」を利用すれば、メールよりもスピーディーにやりとりができます。また、挨拶文やCC・BCC設定する手間を省けるので、気軽な意見交換が可能です。 以上のように、メンバーのコミュニケーションが円滑になれば、これまで以上に多くの情報が共有されるようになり、結果として社内連携が活発になります。 （2）最新の情報を常に閲覧できる 情報共有アプリでは、最新の情報をすばやく確認できます。 Excelのようなファイル管理では、似たようなファイル名になりがちなため、一目で「どのファイルに、どの情報が記載されているのか」を判別するのが困難です。また、ファイルを開くのに5秒ほどのタイムラグが生じるため、小さなストレスが積み重なります。 一方、高度な検索機能が備わったアプリであれば、必要な情報がすぐにヒットするので、ファイルを開いて中身を確認する手間がかかりません。つまり、アプリで適切に情報を共有すれば、メンバーに正しく最新の情報が届くので情報の格差が改善されるのです。 （3）社内情報の安全性が高まる 情報共有アプリは、メールなどと比較して安全性が高いと言えます。 情報共有アプリは基本的に、任意の相手に一括で情報を共有する機能が備わっています。そのため、メールでの共有のようにアドレスをひとつずつ入力したり、別アプリから送信したりする手間を省けるので、誤送信による情報漏れを防げます。 さらに、ひとつのアプリ内で情報の一元管理が可能なため「情報が知らないうちに拡散される」といったリスクが回避されます。以上のことから、ビジネスでは「ナレカン」のようにあらゆる社内情報のストック・共有が完結できるアプリの導入が求められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報（スケジュール）共有アプリの選定ポイント3選 以下では、情報・スケジュール共有アプリの選定ポイント3選を解説します。以下のポイントをふまえて、自社に最適なアプリを見つけましょう。 （1）誰でも簡単に使えるか まず、ITに不慣れな方でも簡単に使えるアプリを選びましょう。 操作が複雑なアプリだと使い方を覚えるのに時間がかかるため、アプリ自体が形骸化し使われなくなる可能性が高いです。とくに、ITスキルにばらつきの出やすい大企業では、全員が使えるようなアプリを導入する必要があります。 このように、大前提として誰でもストレスなく操作できるアプリの導入は必須なのです。 （2）マルチデバイス対応か 次に、PCだけでなくスマホなどからも使えるマルチデバイス対応か確認しておきましょう。 スマホでも使えるアプリであれば、いつでもどこからでも情報やスケジュールを確認可能です。たとえば、PCを持っていなかったり、移動中で使えなかったりしても、スマホを利用すれば幅広いシチュエーションで活躍できます。 よって、マルチデバイスに対応しているかは、情報・スケジュール共有アプリを選ぶときに必ず見るべきです。 （3）情報へのアクセス性が良いか 最後に、情報へのアクセス性の良さも大事なポイントです。 たとえば、情報が整理されていなかったり、検索機能が弱かったりすると必要な情報へたどり着くまでに時間がかかります。また、ITに不慣れな方の場合、そもそも「どのように検索をかければいいのか分からない」と戸惑うケースも少なくありません。 そのため、業務効率をあげるためのアプリのはずが、結果として効率を下げることになりかねないのです。そのため、メンバーの検索スキルを問わず、欲しい情報にアクセスできる「ナレカン」のような、シンプルかつ検索機能に優れたツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜知識・ナレッジ管理向け＞おすすめの情報共有アプリ 以下では、知識・ナレッジ管理におすすめの情報共有アプリをご紹介します。 適切な意思決定を円滑にするためには、迅速な情報共有は不可欠です。そのため、最新情報を探すのに手間がかかったり、ファイル形式によって開くのに時間がかかったりすると、業務が滞る可能性があります。 そこで「情報の管理・共有・検索が簡単に可能なツール」を利用しましょう。また、伝達漏れを防ぐために「一目で情報を確認できる機能を備えたツール」を活用すると、確実に全社員に情報を共有することができます。 結論、自社が導入するべきなのは、社内のあらゆる情報を共有・管理し、社内お知らせ機能で情報を確実に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に書き込んだ情報は任意のメンバーにリアルタイムで共有されるほか「社内お知らせ機能」でホーム画面に伝えたい情報を掲載できます。そのため、情報の共有漏れがなくなり業務を円滑に進めることが可能になるのです。 【ナレカン】社内版Wikiとして情報を蓄積し即アクセスできる 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】チーム・グループの共同作業におすすめのアプリ Stockはノート形式で社内情報を残せる、チーム・グループ向けの情報管理アプリです。 「Stock」の「ノート」には、直接情報を書き込めるうえ、ファイルや画像・リンクも添付できます。さらに、ノートには「タスク」「メッセージ」を紐づけられるので、タスクの設定や、作業に関する質疑応答も可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜コミュニケーション向け＞おすすめの情報共有アプリ ここでは、社内ビジネスチャットとしてコミュニケーションの活性化につながる情報共有アプリを紹介します。 【LINE WORKS】多機能なビジネス版LINEアプリ ＜LINE WORKSの特徴＞ ビジネス版のLINE LINE WORKSはビジネス版LINEとして、チャットやカレンダー、フォルダ管理などが利用可能なグループウェアです。 見慣れた画面で簡単に使える LINE WORKSは、LINEとは別のアカウントの作成も可能です。また、同じような操作性なので、比較的すぐにやりとりできます。 ＜LINE WORKSの機能・使用感＞ 音声・ビデオ通話ができる 音声通話だけでなくビデオ通話も無料で利用できるため、リモートワークや在宅勤務が多い企業に適しています。ただし、無料版では最大参加人数が4名、通話時間は最長60分である点に注意が必要です。 ウィジェット機能が追加された その日のやるべきことが一目で分かる「Today」ウィジェットが追加されました。「まだ読んでいない必読投稿」や「その日のタスク・予定」が表示されます。 ＜LINE WORKSの注意点＞ 既読機能がストレスになりやすい 既読メンバーが表示されるので、すぐに返さなくてはならないというストレスを感じる可能性があります。 トークルームの参加メンバーが分かりづらい 利用しているユーザーからは「トークルームに参加しているメンバーがちょっと分かりにくいと感じています」という声があります。（参考 ：ITreview） ＜LINE WORKSの料金体系＞ 下記の基本プランに加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。またストレージの追加も可能です。 フリー：0円 スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い） LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜タスク・プロジェクト管理向け＞おすすめの情報共有アプリ 以下では、タスク管理やプロジェクト管理に最適な情報共有アプリを紹介します。 【Trello】スマホでも直感的に使えるタスク管理アプリ ＜Trelloの特徴＞ 直観的なタスク管理が可能 Trelloはプロジェクト管理に特化していて、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスク管理ができます。そのため、進捗状況も視覚的に把握しやすくなるのです。 他のツールから情報をキャプチャする機能がある Trelloは、Inboxの欄からGmail・Slack・Microsoft Teamsを選択すると、他のツールにある必要な情報がTrello内で保存されます。 ＜Trelloの機能・使用感＞ 検索機能が豊富 タスクを検索するときに、キーワード、期限の有無、ラベルの色、完了済みの有無といった様々な項目から絞り込めます。 タスクごとにメッセージのやり取りができる それぞれのタスクごとにコメント機能が紐づいており、メッセージでのやり取りが可能です。またコメントに対するリアクション機能も豊富で、コミュニケーションが簡単に取れます。 ＜Trelloの注意点＞ 無料プランで使用可能なタスク管理ボードに制限がある 無料プランでは、利用可能なボードの数に制限があり、10枚までになっている点に注意が必要です。 UIが分かりづらい ユーザーからは「少しUIが分かりづらいように思います」という声もあります。（引用：ITreview） ＜Trelloの料金体系＞ FREE：$0 STANDARD：$6USD/ユーザー/月（月払い） PREMIUM：$12.50USD/ユーザー/月（月払い） ENTERPRISE：～$17.50USD/ユーザー/月（年払い） 50ユーザー～5,000ユーザーの価格は料金サイトで算出可能で、5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。 Trelloの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【サイボウズ Office】多種多様な機能を搭載するアプリ ＜サイボウズ Officeの特徴＞ 様々な企業に導入されている サイボウズ Officeは、国内のグループウェア市場でシェアが大きいグループウェアです。業種を問わず、課題に合わせた多種多様な機能で情報共有を円滑にします。 他のツールと連携も可能 Googleカレンダー・Outlook・勤怠管理システムと連携して、スケジュールを同期できます。ただし、有料オプションなので、注意が必要です。 ＜サイボウズ Officeの機能・使用感＞ 掲示板機能 日々の売上報告や社内行事、提出物といった情報をユーザーに発信できます。リアクション・コメント機能もあり、プロジェクトの進行に役立ちます。 フォーマットが多数用意されている あらかじめ用意されているフォーマットを使用して、簡単な議事録や報告書の作成・項目のカスタマイズが可能です。フォーマットを使用することで業務を効率的に進められます。 ＜サイボウズ Officeの注意点＞ 多機能ゆえに情報が分散しやすい 「メッセージ機能」「ファイル管理」「メール」というように情報をシェアする手段が複数あるため、かえって情報が分散しやすいと言えます。 メッセージ機能が使いづらい 利用しているユーザーからは「メッセージ送付機能が、癖があって大変使いづらい」という声があります。（参考：ITreview） ＜サイボウズOfficeの料金体系＞ 基本料金（クラウド版） スタンダードコース：600円/ユーザー/月（5名から利用可能） プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（5名から利用可能） ※パッケージ版は2021年に販売終了しており、2027年にサポートが終了します。 オプション セキュアアクセス：250円/ユーザー/月 ディスク増設 10GB：1,000円/月 サイボウズ Officeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜スケジュール管理向け＞おすすめの情報共有アプリ ここでは、社員同士のスケジュール管理におすすめのアプリを紹介します。 【Google カレンダー】カレンダー形式のスケジュール共有アプリ ＜Google カレンダーの特徴＞ 簡単に始められる Google カレンダーは、Googleアカウントがあればすぐに始められます。 Google Meetとの連携 Google カレンダーでは、連携の設定をしなくてもGoogle Meetと連携可能な点が特徴です。Google カレンダーでGoogle Meetのビデオ会議を設定できます。 ＜Google カレンダーの機能・使用感＞ 予定の共有が簡単 作成した予定の詳細から、ゲストを追加することで、スケジュールを簡単に共有できます。複数人での作業や会議のスケジュール調整がしやすいのが特徴です。 カレンダーの表記のカスタマイズ可能 Google カレンダーは使いやすいように表記の仕方を変えられます。たとえば、週末の表示有無なども選択可能です。 ＜Google カレンダーの注意点＞ カスタマイズが難しい 利用者からは「カスタマイズがすこし難儀かと思います」との声があります。（参照：ITreview） スケジュールの詳細は残しづらい Googleスケジュールは、スケジュール管理に特化したアプリである一方、顧客との商談内容や各作業の詳細まで残すことはできません。そのため、以上の課題を解決するには、別の情報共有アプリを併用しましょう。 ＜Google カレンダーの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：4,760円/ユーザー/月（月払い） Google カレンダーの詳細はこちら 【TimeTree】グループで仕事の予定共有に特化したアプリ ＜TimeTreeの特徴＞ 複数のカレンダーを使い分けられる 1つのアカウントで複数のカレンダーを作成でき、勤怠や会議など用途ごとにスケジュールを使い分けられます。 メモ機能が搭載されている メモ機能が搭載されているので、スケジュールの詳細もまとめて管理できます。 ＜TimeTreeの機能・使用感＞ 定期的にある予定をラベルで管理できる 定期的ある会議や商談をラベルの色ごとに分類してスケジュールに入れられます。 スケジュールにファイル添付まで可能 スケジュールを作成するときに、関連したファイルを添付することが可能です。 ＜TimeTreeの注意点＞ 専用サポート窓口の対応は有料版のみ アプリ内で問い合わせを送信可能な「専用サポート窓口」は、有料プランのみ利用可能です。 検索機能が弱い 利用しているユーザーからは「検索機能のオプションを拡充してほしい。利用期間が長いと検索しても絞り切れないことがある」という声があります。（引用：ITreview） ＜TimeTreeの料金体系＞ 無料版あり TimeTreeプレミアム：300円/ユーザー/月（月払い） TimeTreeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】社内の情報共有に役立つおすすめのアプリ7選の比較表 こちらは、社内の情報共有に役立つ無料の共有アプリの特徴や料金を比較した一覧表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 LINE WORKS Trello サイボウズ Office Google カレンダー TimeTree 特徴 社内ナレッジの管理・共有に便利なアプリ シンプルで使いやすいノート型情報管理アプリ 多機能なビジネス版LINEアプリ スマホでも直感的に使えるタスク管理アプリ 多種多様な機能を搭載するアプリ カレンダー形式のスケジュール共有アプリ チームの予定管理に特化したアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※ブラウザからも使用可 【〇】 【〇】 ファイルの添付 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 既読機能がストレスになりやすい 無料プランで使用可能なタスク管理ボードに制限がある 多機能ゆえに情報が分散しやすい スケジュールの詳細は残しづらい 専用サポート窓口の対応は有料版のみ 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは540円/ユーザー/月～（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは$6USD/ユーザー/月～（月払い） ・無料プランなし ・有料プランは600円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは300円/1ユーザー/月～（月払い） 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「Trello」の詳細はこちら 「サイボウズ Office」の詳細はこちら 「Google カレンダー」の詳細はこちら 「TimeTree」の詳細はこちら アプリによって機能や料金が異なるので、導入目的を軸に比較・検討して、自社に適した安全なメモアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有アプリのさまざまな活用例 最後に、情報共有アプリのさまざまな活用例をご紹介します。実際にどのように使われているのか理解し、社内での導入イメージを持ちましょう。 社内のノウハウを蓄積する 情報共有アプリで社内ノウハウを蓄積すれば、常に最新の情報をシェアされるので最適な業務の質が向上します。また、わずかな操作でフォーマットを呼び起こせる「テンプレート機能」があれば、書式も統一できるので読み手が混乱しません。 作業予定を共有する メンバーの作業予定を可視化することで、社内共通のスケジュールを立てやすくなります。また、スケジュール共有アプリと併用すれば、メンバー間で「誰が、いつ、どの作業を進めるのか」が分かるので、チームで連携がとりやすくなります。 連絡ミスを防止する 業務連絡が多い職場環境の場合、誤爆などの連絡ミスを防ぐために情報共有アプリの活用が有効です。とくに、情報をストックする「記事」に紐づいて「コメント」ができる「ナレカン」では、話題が混ざる心配がないので、連絡ミスが軽減されます。 以上のように、情報共有アプリにはいろいろな活用方法があります。そのため、活用方法や機能に応じて、慎重に比較・検討したうえでアプリを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の情報を共有できるビジネス向けアプリまとめ ここまで、種類別におすすめの情報共有アプリの7選を中心にご紹介しました。 業務において円滑かつ適切な意思決定をするためには、スムーズな情報共有が必須です。しかし、必要な資料やデータがすぐに見つからなければ、アプリを導入しても情報共有の効率は向上しません。 そのため、「情報の管理・共有・検索が簡単なツール」を使用しましょう。また、不明点解消のための質問機能があれば、社内コミュニケーションも活発になります。 結論、自社が導入するべきなのは、情報のリアルタイムの共有・超高精度な検索が可能で、質問した疑問点をそのままナレッジ化できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事の情報共有が活発になる環境を整備しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【最新版】Slack AIでは何ができる？使い方や料金、口コミまで紹介 【2026年版】新搭載されたEvernote AI とは？使い方や料金、評判まで紹介 初心者向け｜OneDrive(ワンドライブ)とは？使い方や必要性、価格を紹介 Boxとは？無料・有料の違いやアプリの使い方、デメリットを紹介 【初心者必見】Googleスプレッドシートとは？使い方やExcelとの違いも解説 【2026年最新】Dropboxとは？使い方や危険性・評判も解説！ 【初心者向けガイド】Googleドライブとは？基本的な使い方を解説！ Notion AIは何がすごい？できることや料金、注意点を徹底解説！ AI議事録作成｜LINE WORKS AiNoteの使い方や料金を解説 kintone(キントーン)は何がすごい？できること・できないことを解説 生成AI搭載ツールQuickSolutionとは？使い方や料金、評判まで紹介 AIチャットボットOffice Botとは？使い方や料金、口コミも紹介 Knowledge Suiteとは？特徴や評判・料金についても解説！ ServiceNow（サービスナウ）とは？機能一覧や活用方法を紹介 【入門】Microsoft Power Platformとは？できることや料金・事例を解説！ servicedesk 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今日、ChatGPTの登場をきっかけにAIを使用したチャットボットが急速に普及するようになりました。チャットボットを利用すると社内の問い合わせに対して自動で返信してくれるため、業務の大きな効率化につながります。 一方で、「数ある社内チャットボットツールの中でどれが自社に最適なのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの社内チャットボット4選や選定ポイントを中心にご紹介します。 社内の問い合わせに対応できるおすすめのAIチャットボットを探している チャットボット導入に失敗しないための選定ポイントが知りたい 問い合わせの中でも文書探しの業務を効率化したい という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチした社内チャットボットが見つかり、仕事のパフォーマンスが上昇します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内向けチャットボットとは2 社内チャットボットのメリット2.1 （1）問い合わせの担当者の負担が軽減する2.2 （2）いつでも問い合わせしてすぐに回答を得られる3 AIが搭載されたおすすめの社内チャットボット4選3.1 【ナレカン】AIとのチャットで社内文書を探せるツール3.2 【HiTTO】AIチャットボットのシェア率トップを誇るツール3.3 【Chat Plus】正答率98%のあらゆる業務に対応できるツール3.4 【Wowtalk】ChatGPTと企業データを結びつけたツール4 【徹底比較】おすすめの社内のAIチャットボット一覧表5 【失敗しない？】社内向けチャットボットの2つの選定ポイント5.1 （1）導入目的にあったツールであるか5.2 （2）導入直後でも運用に乗せられるか6 おすすめの社内チャットボット4選まとめ 社内向けチャットボットとは 社内向けチャットボットとは、社内の問い合わせや質問に自動で返信したり会話したりできるプログラムのことです。 社内向けチャットボットは、学習した社内情報をもとに回答を生成するため、問い合わせ担当者が答えるよりも早く適切なリソースや情報を提示してくれます。そのため、質問者側は素早い疑問の解消が可能になり、業務がスムーズに進むようになるのです。 また、問い合わせ担当者側も簡単な質問はチャットボットが答えるといったような役割分担をすることで、他の業務に時間を割くことができます。結果、双方にとってチャットボットは有益なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内チャットボットのメリット ここでは、社内チャットボットのメリットをご紹介します。チャットボットの導入を検討している担当者の方は以下のメリットを押さえて、導入効果を最大化しましょう。 （1）問い合わせの担当者の負担が軽減する メリットの1つ目は、問い合わせの担当者の負担が軽減することです。 社内の問い合わせの中には、「繰り返しくる質問」や「マニュアルやFAQにすでに載っている内容についての質問」なども多くあります。同じような内容に対して担当者が何度も対応するのは非効率であるうえ、担当者は自身が抱える通常業務が滞りかねません。 そこで、チャットボットに似たような質問への対応を肩代わりしてもらうことで、問い合わせ対応業務の負担が軽くなります。よって、チャットボットでは対応できない複雑な問い合わせへの対応に注力したり、他の業務をやったりなど生産性の向上が期待できます。 （2）いつでも問い合わせしてすぐに回答を得られる メリットの2つ目は、いつでも問い合わせしてすぐに回答を得られることです。 チャットボットであれば、人間とは異なり24時間365日対応が可能です。そのため、もし急ぎの返答が欲しいのに担当者が不在であった場合でもチャットボットが不明点を解消してくれるため、業務を中断することなく遂行できます。 つまり、担当者の在否を気にすることなく、好きなタイミングで質問できるため、各々が自分のペースで業務を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIが搭載されたおすすめの社内チャットボット4選 以下ではAIが搭載されたおすすめの社内チャットボット4選をご紹介します。 社内向けチャットボットは、問い合わせや質問に対して自動で返信してくれるため、問い合わせ業務にかかる負担を大幅に軽減してくれます。とく、膨大な社内文書を探すときにチャットボットがあれば資料探しにかかる時間を他の業務に回せるのです。 そこで、検索機能にチャットボットが搭載されているツールを選びましょう。そうすれば検索の時に一言一句同じキーワードを入力せずとも欲しい情報に辿り着くことができ、情報が見つからないストレスがなくなります。 結論、自社が導入すべきは、検索スキルに依存せず、自然な言葉で情報を探せるAIチャットボットが搭載されたツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ChatGPTのような生成AIによる超高精度な検索機能で必要な情報に即アクセスすることが可能です。また、「質問機能」で他部署の人に回答をリクエストできるので、逐一聞きにいく手間が省けます。 【ナレカン】AIとのチャットで社内文書を探せるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【HiTTO】AIチャットボットのシェア率トップを誇るツール ＜HiTTOの特徴＞ 情報の一元管理に特化 問い合わせの質問内容やカテゴリ分けを自動で最適化してくれる上、カテゴリ内に回答を追加することもできます。 導入や運用が容易 HiTTOに搭載されているAIのシステム設計が不要であったり、導入の初期費用がかからなかったりなどツールの導入や運用のハードルは低く設定されています。 ＜HiTTOの機能・使用感＞ オリジナルAI機能 自社にしかない独自の質問や回答への対応が可能です。 情報発信機能 チャットの画面上にお知らせやよくある質問を表示することができ、情報がすぐに共有されます。 ＜HiTTOの注意点＞ 回答範囲が狭い ユーザーからは「表示した質問内容では該当がない場合には、チャットボットは終了となる」といった質問の回答範囲に対する懸念の声が見られました。（引用：ITトレンド） ボットのキャラクターデザインの種類が少ない 実際のユーザーからは、「社内での利用を推進するためには従業員に愛着を持ってもらうのが良いと思うので、ボットのキャラクターデザインなどが複数あると嬉しい」という声がありました。（引用：ITトレンド） ＜HiTTOの料金体系＞ 料金についてはお問い合わせが必要です。（※利用者数に応じて月額課金が変化します。） HiTTOの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Chat Plus】正答率98%のあらゆる業務に対応できるツール ＜Chat Plusの特徴＞ 自社データと生成AIで高い情報正答率を誇る 生成AIが自社データも踏まえて回答するため、チャットボットの回答の精度が高いです。 5,000を超える機能がある Chat Plusの導入後に分かった必要な機能などを、5,000を超える機能の中から自社の運用に合わせて自由に設計することができます。 ＜Chat Plusの機能・使用感＞ サジェスト機能 質問の入力途中から、AIが回答候補をいくつかサジェストしてくれるため、素早い回答の取得につながります。 有人チャット対応 チャットボットでは対応できなかったり、回答が不完全だったりする質問は、担当者とのチャットに切り替えることができます。 ＜Chat Plusの注意点＞ 多機能すぎる 豊富な機能が揃っておりさまざまな業務にも対応できる一方で、自社で運用しやすいような制度設計が大変であったり、使いこなせなかったりする可能性もあります。 通知機能がない ユーザーからは、「機能改善されたことに気づかないことが多いので、通知機能がほしいです」という声がありました。（引用：ITreview） ＜Chat Plusの料金体系＞ ミニマム：1,980円/月（月払い） ビジネスライト：10,800円/月（月払い） プレミアム：30,000円/月（月払い） AIライト：54,000円/月（月払い） オートAI：88,000~円/月（月払い） AIチャットボット：170,000円/月（月払い） 上記のプランに加えて、必要に応じてオプションをつけることも可能です。 Chat Plusの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Wowtalk】ChatGPTと企業データを結びつけたツール ＜Wowtalkの特徴＞ オリジナルAIの登録ができる 管理者はオリジナルのAIを最大で20個作れ、それぞれのAIごとに対応する問い合わせ業務を変えて、任意のデータを学習させることができます。 高セキュリティが担保されている 各機能のオンオフの切り替えを個人単位で設定できるという高度なセキュリティ対策が施されています。 ＜Wowtalkの機能・使用感＞ プッシュトーク ボタンを押すだけで相手に音声メッセージが送れ、受信側は端末に触れずとも音声を受信することが可能です。 匿名相談 匿名で担当者との間で相談ができ、相談内容も担当者以外見られないため、安心して悩みを打ち明けられます。 ＜Wowtalkの注意点＞ スマホの場合機能制限がある 実際のユーザーからは、「ダウンロード機能についてWEB版に限定されており、モバイル端末からはダウンロードできない」という意見がありました。（引用：ITreview） 使わない機能が多い ユーザーからは、「改善して欲しい点としては、あまり使わない機能が有る事です。日報機能や統計機能などはやり込んでいる企業でなければ使用しない為、標準仕様ではなくオプションでも良い」という声がありました。（引用：ITreview） ＜Wowtalkの料金体系＞ シンプル：360円/1ID/月 スタンダード：500円/1ID/月 カスタマイズ：要問い合わせ Wowtalkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめの社内のAIチャットボット一覧表 以下は、おすすめの社内のAIチャットボット一覧表です。（右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 HiTTO Chat Plus WowTalk 特徴 AIとのチャットで社内文書を探せるツール AIチャットボットのシェア率トップを誇るツール 正答率98%のあらゆる業務に対応できるツール ChatGPTと企業データを結びつけたツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単 多機能 多機能 サポート体制 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 回答範囲が狭い 多機能すぎる スマホの場合機能制限がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランなし ・有料プランは要問い合わせ ・無料プランなし ・有料プランは1,980円/月～ ・無料プランなし ・有料プランは360円/1ID/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「HiTTO」の詳細はこちら 「Chat Plus」の詳細はこちら 「WowTalk」の詳細はこちら このように、チャットボットツールの中でも機能や特徴、注意点は異なるので、比較した上で自社に最適なツールを選択するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない？】社内向けチャットボットの2つの選定ポイント ここでは、社内向けチャットボットの導入に失敗しないための選定ポイント2つをご紹介します。これから社内向けチャットボットツールを選ぶ人はぜひ以下を参考にしましょう。 （1）導入目的にあったツールであるか 1つ目の選定ポイントは、導入目的にあったツールであるかという点です。 チャットボットが搭載されているツールの中にも、社員間のチャット機能がメインのツールやナレッジやマニュアル管理機能が中心のツールなどさまざまあります。そのため、ツールの選択を誤ってしまうと使われない機能が出てきてしまう恐れがあるのです。 そこで、チャットボットをどのような用途で使いたいのかを明確化し、自社に必要な機能のみが揃っているツールを選ぶようにしましょう。 （2）導入直後でも運用に乗せられるか 2つ目の選定ポイントは、導入直後でも運用に乗せられるかという点です。 AIによるチャットボットツールの場合、プログラミングコードを使って自身でシステムを設計しなければならないものや初期設定が複雑なものがあります。そのためITスキルに左右されるツールを選んでしまうと、社内で運用に乗せるのに時間がかかってしまいます。 したがって、誰でも使いやすいツールを選ぶべきなのです。また、「ナレカン」のような初期導入支援が受けられるツールであるとより社内でスムーズに導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの社内チャットボット4選まとめ これまで、おすすめの社内チャットボット4選や選定ポイントを中心にご紹介しました。 社内チャットボットは、問い合わせ担当者と質問者の双方の業務を円滑に進めるために有効です。そのため、自社で必要な機能を踏まえた上で社内チャットボットが搭載されたツールを導入すべきなのです。 しかし、多くの社内チャットボットでは社内のデータを学習したり、自社に最適な設計を構築したりする手間がかかります。そこで、手厚いサポートがあり導入後すぐに運用に乗せられるツールを選びましょう。 結論、既存データの移行支援や初期導入支援で社内でツールの浸透を促進させられる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内で効率的な文書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

昨今、業務効率化の実現に向けてクラウドツールを導入し、業務環境の改善を成功させている企業が増加しています。クラウドツールを適切に運用すると、業務効率化の実現だけでなく教育・運用コストの削減などのメリットも得られるのです。 しかし、現在でも業務にエクセルを利用している企業は多く「エクセルを利用した業務に課題を感じているが、どのようなツールを導入したらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、脱エクセルすべき理由や業務効率化に役立つクラウドツール7選を中心にご紹介します。 業務の効率化が必要だと感じている 自社の課題に適したクラウドツールを運用して、業務効率化を実現したい 選定に失敗しないためにもツールを選ぶうえでの注意点を把握しておきたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたツールを導入でき、非効率に感じていたエクセル業務の効率化も実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務効率化に役立つクラウドツールとは2 Excelで情報共有をする2つのデメリット2.1 （1）長文をまとめるには不向き2.2 （2）設定が面倒である3 【脱エクセル】クラウドツールを導入するメリット3.1 業務効率化に繋がる3.2 運用コストを抑えられる3.3 安心のセキュリティ環境3.4 マルチデバイス対応で使い勝手が良い4 業務効率化に役立つビジネスクラウドツール7選4.1 【ナレカン】社内の業務効率化に最も貢献する情報共有ツール4.2 【Stock】無料で使えてチームの業務効率化に役立つ情報共有ツール4.3 【Slack】チャネルごとに情報共有できるチャットツール4.4 【Dropbox】ファイル管理を一元化するストレージサービス4.5 【Trello】直観的に使えるタスク管理ツール4.6 【Eight】ペーパーレス化を実現する名刺管理ツール4.7 【freee会計】会計処理を効率化するクラウド会計ソフト5 【比較】業務効率化に役立つクラウドツール一覧6 クラウドツール選定時の注意点6.1 （1）必要な機能に過不足ないか6.2 （2）導入コストは最適か6.3 （3）シンプルで操作しやすいか7 業務効率化に貢献するおすすめのクラウドツールのまとめ 業務効率化に役立つクラウドツールとは ここでは、業務効率化に役立つ代表的な3つのクラウドツールについて紹介します。自社が必要としているのがどのようなツールなのか見極めましょう。 チャットツール 意思の伝達や情報交換をリアルタイムで行うコミュニケーションツールです。メールと異なり素早く送受信ができるため、第三者と頻繁にやり取りする方や、リモートワークが多い企業におすすめです。 タスク管理ツール プロジェクトの進行度合いを管理・共有するのに役立つクラウドツールです。タスク管理ツールを活用することで業務状況が可視化されるため、タスクの遅延や漏れを防げます。 情報共有・管理ツール ドキュメントやナレッジなど業務に必要な情報を集約し、一元管理するため、迅速な意思決定や社内間のコミュニケーションを活発にする効果があります。 このほかにも、Web会議ツールや人材管理ツールなど、業務効率化に効果的なクラウドツールは多数存在します。そのため、自社がどの業務の効率化を図りたいのか検討してからクラウドツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで情報共有をする2つのデメリット 業務効率化を実現するためにExcelを用いている企業が多いですが、Excelは上手に活用しなければ逆に効率化を妨げる可能性があります。以下では、Excelで情報共有をするデメリットについて解説します。 （1）長文をまとめるには不向き Excelは、長文を記載するのに適していません。 表作成には役立ちますが、Excelに長文を記載すると見づらいです。また、マニュアルなどをExcelで作成する際、体裁を整えづらいのです。 表形式で管理する必要がある情報に関しては、Excelの活用も手段のひとつです。しかし、内容によって管理するツールを変えていては、確認に手間がかかるため、マニュアルなどの長文も表形式の情報もまとめて管理できるツールを導入しましょう。 （2）設定が面倒である Excelの共有設定は、ITに慣れていない人にとって複雑で面倒です。 Excelで他の人とファイルを共有するには、ブックの権限設定や共有設定などが必要で、設定に手間がかかります。さらに、細かな権限設定はできないため、ファイルの編集履歴を追うことができず、知らない間に情報が書き換わっている可能性もあります。 このように、Excelでの情報共有は設定が大変なうえ、情報管理にもリスクが伴うため、目的に合わせたサービスを提供するクラウドサービスを導入すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【脱エクセル】クラウドツールを導入するメリット ここでは、クラウドツールを導入すべき理由を解説します。クラウドツールを適切に導入・運用するためにも、クラウドツールのどのような部分が優れているのか把握しておきましょう。 業務効率化に繋がる 必要に応じたクラウドツールを利用することで、無駄な作業時間を短縮でき、業務効率化に繋がります。 クラウドツールにはさまざまな種類がありますが、いずれのツールにも情報共有やタスク管理など、業務の手間を省いて作業効率を向上させる機能が搭載されています。 そこで、情報の管理に適したクラウドツールを使えば、更新状況を一目で把握しながら、顧客や業務ごとで整理しながら情報を管理できるため、生産性が向上します。 運用コストを抑えられる エクセルと比較して、クラウドツールは運用コストを大きく削減できます。 社内のさまざまな業務や取引先をすべてエクセルで運用・管理すると、自動化されていない作業が多いため、一つひとつの業務に時間を要します。また、運用体制構築の手間だけでなく、時間や人件費も管理業務だけに割り当てる必要があります。 一方、クラウドツールは初期費用やランニングコストがかかるものの、長期的運用を検討するのであれば、エクセルよりも費用対効果が高いのです。 安心のセキュリティ環境 クラウドツールでは2段階認証やシングルサインオン、国際セキュリティ資格を有しているツールが多く、情報漏えいのリスクを回避して安全に利用できます。 一方、エクセルで情報を管理している場合、権限設定はできるもののファイルごとに設定を行う手間があるうえ、データを外部に持ち出されてしまう可能性もあるのです。 したがって、セキュリティの観点からも、エクセルより簡単にまとめて権限を設定できるクラウドツールでの管理をおすすめします。 マルチデバイス対応で使い勝手が良い クラウドツールはインターネット環境さえ整っていれば、時間や場所を問わず利用できるため、アクセス性が良いです。 さらに、スマホやタブレットに対応したアプリが用意されていることが多く、移動中や出先でも利用できます。一方、エクセルの場合、スマホではデータが見づらく、パソコンでなければデータの確認や編集が難しいという問題がありました。 時間や場所の制約をなくして情報へのアクセス性を高めるという点でも、クラウドツールを導入するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化に役立つビジネスクラウドツール7選 以下では、社内の業務効率化に役立つクラウドツール7選をご紹介します。 自社の業務を効率化するには、エクセルを使った情報共有の体制から脱却する必要があります。エクセルでの情報共有には、マルチデバイスに対応していない点や設定が面倒な点など、さまざまなデメリットがあるためです。 そこで、クラウドツールを導入して、円滑に情報共有できる体制を整えましょう。ただし、クラウドツールには、多機能なものが多く、現場社員が使いこなせない可能性があるのです。 したがって、業務効率化のために導入するべきツールは、情報共有に必要な機能を備えながらも、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ノートに書くように簡単に情報をまとめられるうえ、任意のメンバーに素早く共有できます。さらに、「メッセージ」機能が紐づいているので、情報共有と連絡のやりとりが一か所で完結可能なのです。 【ナレカン】社内の業務効率化に最も貢献する情報共有ツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】無料で使えてチームの業務効率化に役立つ情報共有ツール 「Stock」は、チームの業務効率化に役立つ無料で使える情報共有ツールです。 Stockの「ノート」に記載した情報はリアルタイムで任意のメンバーに共有されます。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」を使えば、タスク管理やメンバーとのコミュニケーションもひとつのツール上で完結するのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Slack】チャネルごとに情報共有できるチャットツール ＜Slackの特徴＞ Slackは、近年注目を集めているビジネスチャットツールです。後からグループチャットに入ったメンバーでも履歴をさかのぼってチャットを確認できるので、再度情報共有を行う手間が省けます。 また900種類以上のアプリとの連携が行え、連携すると連携先のツールの通知をSlackで受け取れます。 ＜Slackの機能＞ チャンネル プロジェクトや目的ごとにチャンネルを作成できます。そのため、それぞれの情報が混同することなく分かりやすく管理できます。 メッセージ チャンネルごとにチャットで簡単にやりとりできます。リアクション機能もあり、メールより気軽にコミュニケーションがとれます。 ＜Slackの注意点＞ チャットが流れてしまう 検索機能はありますが、チャットでのコミュニケーションが主なので、必要な情報は徐々に上へと流れていってしまいます。 メンバーが増えると管理が煩雑になる メンバーが増え、ルームやチャンネルが乱立すると情報の管理が難しくなります。 チャンネルを探すのが大変 利用しているユーザーからは「チャンネルの数が多くなると、必要なチャンネルを見つけるのが難しくなることがあります。 チャンネルの整理機能や、検索機能の改善を期待しています」という声があります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ Free：0円 Pro：1,050円/ユーザー/月 Business+：1,800円/ユーザー/月 Enterprise Grid：要問合せ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】ファイル管理を一元化するストレージサービス ＜Dropboxの特徴＞ Dropboxは、どのデバイスからでも利用できるオンラインストレージサービスです。アップロードされたデータはクラウド上に保存されるので活用しやすく、データ紛失や情報漏えいの心配がありません。 またフォルダごとに共有の設定ができ、Dropboxのアカウントを持っていない人にはURLを利用して共有できます。 ＜Dropboxの機能＞ フォルダ ファイルはフォルダに分けて管理できます。多階層で分かりやすく、欲しい情報へすぐにアクセスできます。 ドキュメント ノート形式で情報を記載できます。締め切りの設定やコメント機能など、チームでの業務に役立つ機能も備わっています。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料の場合の容量は2GBまで 無料プランでは2GBまでしか利用できません。したがって、大容量のファイルの扱いが多い場合有料プランでの利用が前提となります。 過去に情報漏えいの事件があった 今は強固なセキュリティですが2012年に情報漏えいで話題となったことがあり、導入への不安がある点は無視できません。 無料版だと容量が少ない 利用しているユーザーからは「2ギガまでという制限は、他の同種のストレージと比べてもやはり少ない」という声があります。（引用：ITトレンド） ＜Dropboxの料金＞ Basic：0円 Plus：1,500円/ユーザー/月（月払い） Essentials：2,400円/ユーザー/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：料金は要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Trello】直観的に使えるタスク管理ツール ＜Trelloの特徴＞ Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。 タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。 ＜Trelloの機能＞ ボード プロジェクトやチームごとにボード形式で情報を管理できます。カードを使って進捗状況の確認も簡単にできます。 カレンダー ボードをカレンダーにまとめることが可能です。視覚的に分かりやすく、一目で把握できます。 ＜Trelloの注意点＞ スマホでは操作がしづらい スマホの場合画面が小さいのでカンバン方式でのタスク管理がしづらく、使いづらいと感じる恐れがあります。 多機能で分かりにくい テーブルやカード、ボードなど多機能で出来ることが多い反面、現場社員が分かりづらいと感じる可能性があります。 ＜Trelloの料金体系＞ Free：$0 Standard：$6/ユーザー/月 Premium：$12.50/ユーザー/月 Enterprise：要問合せ Trelloの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Eight】ペーパーレス化を実現する名刺管理ツール ＜Eightの特徴＞ Eightは、無料で名刺管理ができるアプリです。名刺をカメラで撮影するだけで手間をかけず簡単に名刺を登録できるうえ、あとから名刺情報を探して活用できます。 また、Eightユーザー同士であれば、わざわざ名刺を出さずともEight内で名刺交換が可能です。 ＜Eightの機能＞ タッチ名刺交換 Eightのユーザー同士であれば、スマホをかざすだけで名刺交換が可能です。加えて、QRコードやURLを使って簡単に交換することもできます。 名刺のデータ化 名刺を撮影すれば、正確にデータ化されます。データ化された名刺は、名前・役職・部署を検索できるので、即座に欲しい情報が見つかります。 ＜Eightの注意点＞ 無料プランは機能が少ない 利用しているユーザーからは「無料プランでは利用できる機能に制限があるため、もう少し多くの機能を試せる仕組みがあると、無料の利用者にとってはありがたいです」という声があります。（引用：ITreview） ＜Eightの料金体系＞ 登録は無料でできますが、Eightプレミアムを利用する場合は600円/月かかります。 Eightの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【freee会計】会計処理を効率化するクラウド会計ソフト ＜freee会計の特徴＞ freeeは、簿記の知識がなくても簡単に使える全自動のクラウド型会計ソフトです。銀行やカードの入出金明細を取り込むだけで自動で帳簿を作成できたり、入力項目に従うだけで決裁書が作成できたりします。 また、自動的に作成されるレポートでは、経営状況を数字やグラフで把握でき、経営状況の確認に役立ちます。 ＜freee会計の機能＞ 自動記帳 データを自動取得して、自動で仕訳されます。工数を大幅に減らせるため、作業時間の短縮に繋がります。 仕訳学習 学習機能が備わっており、使うほどに仕訳の精度が上がります。過去の仕訳内容に基づいてAIがサポートしてくれるので、業務の効率化が進みます。 ＜freee会計の注意点＞ 多機能なので慣れるのに時間がかかる 利用できる機能が多く、とくにはじめて会計ソフトを扱う場合は、慣れるまでに時間がかかります。 設定の柔軟性に欠ける 利用しているユーザーからは「細かいカスタマイズが必要な場面では、柔軟性に欠けることもあります。特に複雑な業務フローを持つ会社にとっては、もう少し詳細な設定ができるように改善してほしいです」という声があります。（引用：ITトレンド） ＜freee会計の料金体系＞ スターター：1,780円/月（月払い） スタンダード：2,980円/月（月払い） プレミアム：3,316円/月（年払い） freee会計の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較】業務効率化に役立つクラウドツール一覧 以下は今回紹介した、クラウドツールの一覧です。（表は右にスクロールできます。） ナレカン【一番おすすめ】 Stock Slack Dropbox Trello Eight freee会計 特徴 社内の業務効率化に最も貢献する情報共有ツール 無料で使えてチームの業務効率化に役立つ情報共有ツール チャネルごとに情報共有できるチャットツール ファイル管理を一元化するストレージサービス 直観的に使えるタスク管理ツール ペーパーレス化を実現する名刺管理ツール 会計処理を効率化するクラウド会計ソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホアプリの有無 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 AI機能 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 チャットが流れてしまう 無料の場合の容量は2GBまで スマホでは操作がしづらい 無料プランは機能が少ない 多機能なので慣れるのに時間がかかる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月（月払い）〜 ・無料プランあり ・有料プランは$6/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは600円/月～ ・無料プランなし ・有料プランは1,780円/月（月払い）～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Trello」の詳細はこちら 「Eight」の詳細はこちら 「freee会計」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドツール選定時の注意点 ここからは、クラウドツール選定時の注意点を紹介します。「有名だから」という理由だけでクラウドツールを導入してしまうと、運用が長続きせず業務効率化が失敗する可能性が高まるため、以下の注意点を確認する必要があります。 （1）必要な機能に過不足ないか クラウドツール選定時は、自社の課題を解決できる機能がついているか確認しましょう。 クラウドツールにはさまざまな種類がありますが、自社課題に対応する機能がなければ業務効率化を実現できません。一方、機能が多すぎると従業員が使いこなせないため、自社に必要な機能が「過不足なく」搭載されたツールを選びましょう。 また、自社課題とのミスマッチを防ぐには、時間のかかっている業務を洗い出して効率化すべき作業を明確にしておくこともポイントです。 （2）導入コストは最適か クラウドツールは定額制で月額料金が発生することが多いので、長期運用には自社に適した料金コストのツールを導入しましょう。 利用人数や使える機能によっても料金が異なるため、自社の環境に適した費用対効果の高いツールを選ばなければなりません。とくに、機能数だけ見るのではなく、解決したい自社の課題を深掘りすると、必ずしも多機能なツールが必要ではないことも分かります。 さらに、導入後はツールを社員が適切に使いこなす必要があるので、社員の研修コストはツール導入時に検討すべきです。したがって、全社に浸透するまでの教育コストも考慮して、ツールを選択しなければならないのです。 （3）シンプルで操作しやすいか 選定時には、誰でも簡単に使いこなせるかも確認しておきましょう。 操作が複雑なクラウドツールを導入してしまうと、従業員がツールを使いこなせません。さらに、ツール使用に対する抵抗感から、エクセルを使った従来の手法で作業を進めるようになる可能性もあるのです。 そのため、ITに詳しくない従業員でも簡単に使いこなせるようなツールがおすすめです。たとえば、「ナレカン」のように誰でも使いこなせるほど、操作性がシンプルなツールを選べば導入後の定着もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化に貢献するおすすめのクラウドツールのまとめ ここまで、クラウドツールを導入し脱エクセルすべき理由やおすすめのクラウドツール7選をご紹介しました。 エクセルを利用して自社の情報を管理している企業の多くは「エクセルであれば誰でも使いこなせるから」という理由でそのまま利用しています。そのため、直感的に操作できないツールを選定すると社内に浸透せず、エクセルでの管理に戻ってしまうのです。 したがって、「ファイルという情報を確実に管理できる」「導入した日から使えるほどのシンプルさ」の2点を押さえたツールであれば、エクセルからの脱却をいち早く成功させられます。 したがって、導入するなら誰にとっても使いやすく、ファイル・情報共有も即日で効率化できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で脱エクセルをして社内の情報を適切に管理し、業務効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企業にとって生産性向上は、利益拡大につながる大きな要因であり重要な課題です。昨今では、業務の無駄を削減し、生産性向上を実現するために、ITツールを利用した取り組みがトレンドになっています。 しかし、「ITツールを活用して生産性向上を実現したいが、どのツールを導入すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は生産性を向上するのに役立つおすすめツールを中心にご紹介します。 全社単位で業務や情報を管理し、生産性を向上させたい 複数のITツールを比較検討して自社に最適化判断したい 社内の情報を効率よく共有・管理できるツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、生産性向上のために押さえるべきポイントが分かり、最適なツールを選定できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 生産性向上のためにITツールを導入するメリット2 生産性向上のために企業がすべきこと3選2.1 （1）目的を明確化する2.2 （2）問題点を洗い出す2.3 （3）ノウハウを共有する3 ＜必見＞生産性向上に役立つITツール9選3.1 【ナレカン】社内のノウハウを作成・共有・蓄積できるツール3.2 【Stock】非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール3.3 【Evernote】情報を一元化できるノートツール3.4 【Dropbox】ファイル共有が簡単なクラウドストレージツール3.5 【Trello】ふせん感覚で利用できるタスク管理ツール3.6 【Backlog】エンジニア向けプロジェクト管理ツール3.7 【Jooto】かんばん方式のタスク管理ツール3.8 【Zoom】高音質・高画質で利用できるweb会議ツール3.9 【Webex】多機能なWeb会議ツール4 ＜比較表＞社内の生産性向上に役立つツール一覧5 生産性向上に役立つツールの選定ポイント3選5.1 （1）自社の運用にマッチしているか5.2 （2）機能が過不足ないか5.3 （3）情報へのアクセス性はいいか6 生産性向上に役立つITツール9選まとめ 生産性向上のためにITツールを導入するメリット 生産性向上のためにITツールを導入により得られるメリットは、以下の通りです。 多様な働き方ができる ITツールを活用することができれば、時間や場所を選ばずにできる業務が増えるため、出社・テレワーク関係なくスムーズに働けるようになります。 従業員の負担を減らせる 今まで従業員が担当していた作業をITツールが代わることで、従業員の業務負担が軽減されます。また、手作業や人の目による確認が求められる業務にさらに注力できるため、生産性の向上につながります。 コスト削減につながる たとえば、資料の共有をITツール上で実施すれば、用紙代や印刷代といった”直説的な経費の削減”だけでなく、業務効率化による人的・時間的コストの削減も実現します。 つまり、ITツールによる生産性の向上は、会社の利益になるだけでなく従業員のワークライフバランスの向上にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上のために企業がすべきこと3選 以下では、生産性向上のために企業がすべき3つのことをご紹介します。 ITツール導入は生産性向上に役立つ一方で、ただ導入するだけでは十分な効果が発揮できません。以下のポイントを押さえて、自社の生産性向上を実現させましょう。 （1）目的を明確化する まずは、なぜ生産性向上が必要なのか目的を明確にしましょう。 たとえば「作業への投入リソースを減らしたい」といった目的があれば「時間の無駄になっている作業を洗い出し、それを自動化・簡略化する」といった対策が立てられます。 したがって、次にすべき行動が理解でき、自社の生産性向上に向けた取り組みが進みやすくなるのです。以上から、何をすべきかを判断するために、目的を明らかにしておきましょう。 （2）問題点を洗い出す 次に、自社で改善すべき問題点の洗い出しをすべきです。 目的が立てられると改善すべき業務も自然と明らかになります。業務の問題点をすべて洗い出すことで、業務内容の見直しやプロセスの変更を実行できるのです。 業務内容によっては「その業務自体をなくす」「または自動化し、社員にはさせない」といった決定をすることもあります。どのようにすれば課題が解決できるのかを考え、対策を立てていきましょう。 （3）ノウハウを共有する 最後に、生産性を向上させるには、ノウハウの共有を活性化するのもひとつの手です。 とくに、社員それぞれの生産性が大きく異なる場合は、ノウハウが個人だけのものとなっておりチームで共有できていない可能性があります。属人的になっているテクニックなどを共有すれば、チーム全体の生産性向上にもつながるのです。 しかし、ノウハウは、一度共有しただけで終わらせないように注意しなくてはなりません。一度共有しただけで終わると、あとから活用しづらくなってしまうため、ノウハウは必要なときに誰もが確認できる状態にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜必見＞生産性向上に役立つITツール9選 以下では、社内の生産性向上に役立つITツール9選をご紹介します。 生産性を向上させるには、作業の無駄をなくしつつ、作業の質を高めていくことが重要です。そのため、ベテラン社員をはじめとする、各社員の持つノウハウを”ナレッジ”として、社内全体で共有できる環境を整えましょう。 しかし、ノウハウが蓄積されても、すぐに振り返れなかったり陳腐化したりしてしまえば、そのうち放置されてしまいます。つまり、単純にナレッジを蓄積できるだけでなく「常に最新の情報にアクセスできること」が必須となるのです。 結論、導入すべきツールは、誰でも簡単にノウハウを共有・蓄積でき、必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンには、テキストや画像、ファイルを添付してナレッジをまとめられるだけでなく、「断捨離機能」によってナレッジの陳腐化を防げます。また、「ファイル内検索」を含む超高精度な検索機能によって、欲しい情報を探すのに無駄な時間がかかりません。 【ナレカン】社内のノウハウを作成・共有・蓄積できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール 「Stock」は、ノート形式で社内の情報やノウハウをストックできるツールです。 Stockの「ノート」には直感的に情報を残せるだけでなく、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるので、情報を共有するのに手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」によって、メンバー間の連携がスムーズになります。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Evernote】情報を一元化できるノートツール ＜Evernoteの特徴＞ ノートにあらゆる情報が保存できる Evernoteは情報を収集、蓄積するクラウド型ノートアプリです。テキストだけではなく、画像・音声など、複数の情報を一つのノートにまとめて管理できます。 ノートごとにToDoを作成できる ノートごとにToDoを作成できるほか、期限やリマインダーも設定可能です。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ メモ内の画像やファイル内の文字も含めた検索ができる ノートに直接入力した文字だけでなく、画像やファイルといったそのノート内の情報も含めて検索ができるため、探しているノートをスムーズに見つけ出すことができます。 ＜Evernoteの注意点＞ Webクリッパーはブラウザによって利用制限がある Firefoxの場合、PDF保存が出来なかったりクリッパーが起動しなかったりするというユーザーの声があります。 ノート数が多いと処理速度が遅くなる ノート数が多くなると起動に時間がかかり、利用する際にストレスを感じる可能性があります。 無料版で使える機能に制限がある 利用しているユーザーからは「有料化されてからは、無料で使用できる量に制限ができたのが残念です。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Evernoteの料金体系＞ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月 PROFESSIONAL：1,550円/月 TEAMS：2,100円/ユーザー/月 Enterprise：要問合せ Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】ファイル共有が簡単なクラウドストレージツール ＜Dropboxの特徴＞ あらゆる情報をストレージ内に保存できる これまで端末に保存していた情報をストレージ内に保存できるので、データ紛失のリスクを抑えられます。 簡単にデータ共有ができる 共有フォルダやリンクを作成すれば、データの共有も手間なくできます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 削除しても安心 ホーム画面に「削除したファイル」という項目があるので、誤ってファイルを削除してしまっても、すぐに復元できる点が便利です。 内容を確認できない 情報を確認するときには、いちいちファイルを開く必要があり、すぐ情報にアクセスできない点は不便です。 ＜Dropboxの注意点＞ 単独利用には向かない ファイル管理・共有ツールであるため、コミュニケーションやタスク管理をするためには別ツールとの併用が必須です。 読み込みに時間がかかることがある 利用しているユーザーからは「複数のファイルを同時に格納した際の読み込み時間が長い点」という声があります。（参考：ITトレンド） ＜Dropboxの料金体系＞ Basicプラン：0円/月（月間払い） Plusプラン：1,500円/ユーザー/月（月間払い） Essentialsプラン：2,400円/ユーザー/月（月間払い） Businessプラン：1,800円/ユーザー/月（月間払い） Business Plusプラン：2,880円/ユーザー/月（月間払い） Enterpriseプラン：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Trello】ふせん感覚で利用できるタスク管理ツール ＜Trelloの特徴＞ タスクを見える化できる Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚でタスクが管理できるツールです。作成したタスクはカードのように並べられるので進捗を視覚的に把握しやすいです。 タスクの進捗状況を一目で確認できる タスクの処理状況のステータス登録ができるので、作業がどこまで進んでいるのかが可視化されます。 ＜Trelloの機能・使用感＞ 進捗状況が分かりやすい 進捗状況別にカードを管理できるため、どのタスクから取り掛かれば良いのか一目で判断できるのが便利です。 すべての詳細と期限をカレンダーで把握できる カレンダー機能が搭載されており、会議の日程や毎週のタスクを把握しやすいです。 ＜Trelloの注意点＞ スマホでは操作しづらい スマホアプリも提供されていますが、スマホのような小さな画面ではカンバン方式でのタスク管理がしづらい可能性があります。 転送したメールの反映が遅い 利用しているユーザーからは「問合せメールの転送設定をしていますが、転送したメールが表示されるまでややタイムラグがあるように感じます。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Trelloの料金体系＞ Freeプラン：$0 Standardプラン：$5/ユーザー/月（月払い） Premiumプラン：$10/ユーザー/月（月払い） Enterpriseプラン：～$17.50/ユーザー/月（月払い） Trelloの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Backlog】エンジニア向けプロジェクト管理ツール ＜Backlogの特徴＞ タスクの進捗状況が可視化される ガントチャートやマイルストーンを利用すれば、タスクの進捗状況を可視化することができます。 ツール内でやりとりできる 作成タスクにはコメントができるので、タスクに関連したコミュニケーションもツール内で完結します。 ＜Backlogの機能・使用感＞ アクセス権を細かく設定できる 各グループで、誰がどのような操作をするのか、管理者が細かく設定できます。そのため、多くの人がかかわるプロジェクトであっても情報が錯綜することを防げます。 ＜Backlogの注意点＞ 非エンジニアには馴染みづらい Backlogの記法は一般的なマークダウンとも異なる点があるので、ITに詳しくない場合には使いこなすのが難しい可能性があります。 UIが使いにくい 利用しているユーザーからは「スペースによっては使いにくいUIになっていたりするため、基本的なUIは統一していただけると助かります。」という声があります。（参考：ITトレンド） ＜Backlogの料金体系＞ スタータープラン：2,970円/月（月払い） スタンダードプラン：17,600円/月（月払い） プレミアムプラン：29,700円/月（月払い） プラチナプラン：82,500/円/月（月払い） Backlogの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Jooto】かんばん方式のタスク管理ツール ＜Jootoの特徴＞ 幅広い使い方ができる Jootoは簡単な操作でタスク管理できるので、仕事のメモ書きからプロジェクト管理まで幅広く対応しています。 タスク内でコミュニケーションがとれる タスクに関するやり取りや追加の情報についての会話を、タスクに付属のコメント欄で行うことができます。特定のメンバーへのメンションや、ファイルの添付も可能です。 ＜Jootoの機能・使用感＞ ほかのツールと連携して使える GoogleカレンダーやSlack、chatworkと連携させることが可能です。他のツールと合わせて使うことで、情報を見落とすことなくチームで円滑に業務を行うことができます。 ＜Jootoの注意点＞ 使い方が分かりにくい ヘルプページや使い方のデモ動画が用意されているものの、動作が分かりにくく使いこなすまでに時間がかかったというユーザーの声があります。 文字が見づらく操作性に欠ける 利用しているユーザーからは「看板方式で管理できるのは良いのですがアイコンや文字が小さくなりがちで見にくく、やや操作性が落ちるように感じるのでUIの改善が必要だと感じます。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Jootoの料金体系＞ 無料プラン：0円 スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月額契約） エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月額契約）+初期費用 タスクDXプラン：要問い合わせ Jootoの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Zoom】高音質・高画質で利用できるweb会議ツール ＜Zoomの特徴＞ 安定してWeb会議が開催できる データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けにくく安定した利用が可能です。 招待される側はユーザー登録不要 また、会員登録は主催者のみが必要なため、会議参加者に会員登録をさせる手間がかかりません。 ＜Zoomの機能・使用感＞ ミーティングの予約が可能 事前に日時や参加者を設定し、スケジューリングしておけるため、参加者が大人数でもスムーズに進められます。 Zoomの注意点 無料プランでは時間制限がある 無料プランでは40分の時間制限があります。そのため、40分以上Web会議を続ける場合には、有料プランの契約が必要です。 音声トラブルが多い 利用しているユーザーからは「参加者が多いミーティングでの音声や映像の遅延が気になる場合があります」という声があります。（参考：ITトレンド） ＜Zoomの料金体系＞ 以下は、Zoom Oneプランの料金体系です。 ベーシック（最大100人まで同時接続可能）：0円 プロ（最大100人まで同時接続可能）：2,399円/ユーザー/月(月払い） ビジネス（最大300人まで同時接続可能）：3,299円/ユーザー/月 Zoomの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Webex】多機能なWeb会議ツール ＜Webexの特徴＞ 通話以外でもコミュニケーションできる 絵文字やジェスチャーなど、会議中のやりとりに使える方法が豊富です。 翻訳機能がある リアルタイムに会話の内容を翻訳する機能があるので、他言語話者とのコミュニケーションもしやすくなります。 ＜Webexの機能・使用感＞ 会議に招待される側はアカウント不要 会議に招待された人はアカウントを作らなくても会議に参加することが可能です。そのため、相手を選ばずに使用することが可能です。 ＜Webexの注意点＞ 会議を開催するまでに手間がかかる 会議を開催するためには会議予約システムを利用する必要があり、参加者にメールを送る手間がかかります。 画面共有の操作が分かりにくい 利用しているユーザーからは「画面共有の時の操作がわかりにくい、特にPCのスクリーンを拡張した時にその画面が有効になっているのかが非常にわかりにくい」という声があります。（参考：ITreview） ＜Webexの料金体系＞ Webex Free：0円 Webex Starter：1,700円/ライセンス/月（月間契約） Webex Business：2,700円/ライセンス/月（月間契約） Webex Enterprise：要問い合わせ Webexの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内の生産性向上に役立つツール一覧 以下は、社内の生産性向上に役立つツール9選をまとめたものです。「ツールをひとつ一つ調べていく暇がない」という方も、一目でツールの特徴が分かります。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote Dropbox Trello Backlog Jooto Zoom Webex 特徴 社内のノウハウを作成・共有・蓄積するツール 非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール 情報を一元化できるノートツール ファイル共有が簡単なクラウドストレージツール ふせん感覚で利用できるタスク管理ツール エンジニア向けプロジェクト管理ツール かんばん方式のタスク管理ツール 高音質・高画質で利用できるweb会議ツール 多機能なWeb会議ツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】※ファイルにコメントすることは可能 【×】※カードにコメントすることは可能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上の利用が前提 ノート数が多いと処理速度が遅くなる 単独利用には向かない スマホでは操作しづらい 非エンジニアには馴染みづらい 使い方が分かりにくい 無料プランでは時間制限がある 会議を開催するまでに手間がかかる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,100円/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/ユーザー/月（月間払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：$5/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランなし ・有料プラン：2,970円/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：500円/ユーザー/月（月額契約）～ ・無料プランあり ・有料プラン：2,399円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,700円/ライセンス/月（月間契約）～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Trello」の詳細はこちら 「Backlog」の詳細はこちら 「Jooto」の詳細はこちら 「Zoom」の詳細はこちら 「Webex」の詳細はこちら 以上のように、ツールによって特徴や注意点は異なるので、選定ポイントを押えたうえで導入ツールを決めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上に役立つツールの選定ポイント3選 ここでは、生産性向上に役立つツールの選定ポイントをご紹介します。以下の要素を過不足なく満たしたツールを導入すれば、自社の生産性向上を簡単に実現できます。 （1）自社の運用にマッチしているか はじめに、ツールが自社の運用体制にマッチしているか確認しましょう。 ツールによって解決できる課題や備わっている機能は様々です。そのため、自社が抱えている課題とツールの運用目的が一致していないと、導入しても課題解決に役立たないという結果になりかねません。 そのため、事前に機能や使い方を無料で相談できたり、導入支援として初回の設計提案を受けられたりするツールを選べば、自社のスタイルに合った効果が得られるのです。 （2）機能が過不足ないか 次に、自社の業務に必要な機能が過不足なく備わっているかを確認しましょう。 事前に必要な機能を洗い出し、導入予定のツールに該当の機能が搭載されているかをチェックする必要があります。機能を確認しておけば「ツールを導入したが必要な機能がないので乗り換えたい」となることを未然に防げるのです。 また、多機能なツールは担当者にとっては便利に見えても、実際に利用する現場の社員にとっては使いづらいというケースがあります。該当のケースでは、ツールが社内に浸透せず形骸化してしまうのです。 （3）情報へのアクセス性はいいか 最後に、情報へのアクセス性がいいかも確認すべきです。 たとえば、業務フローでわからない点があった場合にマニュアルを参照しようとしても、検索性に乏しいとすぐに内容を確認できず、業務スピードの遅れにつながります。 そのため、欲しい情報に100％ヒットする「ナレカン」のようなツールを使えば、埋もれがちな過去の情報にも即アクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上に役立つITツール9選まとめ ここまで、チームの生産性向上に役立つITツール9選と、生産力向上に必要なことを中心に解説しました。 生産性を向上させるには、社内のノウハウを共有し、ナレッジの属人化を防ぐことが重要です。そこで、各業務フローごとにマニュアルを作成し、社内の情報資産として蓄積できるツールの導入が効果的です。 ただし、「作成したマニュアルがすぐに見つからない」といった状態では、後から見返す習慣がつかず、過去の情報が埋もれたり陳腐化したりしてしまいます。そのため、情報の反映が早く、優れた検索性を備えたツールを選定すべきです。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のノウハウを一元管理できるうえ、必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。ナレカンを使って、マニュアルを作成・運用すれば、教育コストの削減も見込めます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、業務効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

営業活動において名刺交換は必須であるため、名刺が大量に溜まってしまうことがよくあります。しかし、顧客情報である名刺は適切に管理しなければなりません。 そこで、注目されているのが名刺をデータで一元管理できる「名刺管理アプリ・ソフト」です。とはいえ、名刺管理ソフトにもさまざまな種類があるため、選定に悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、名刺管理におすすめのアプリ・ソフトと3つの選定ポイントをご紹介します。 名刺管理ソフトを導入して、溜まった名刺を一元管理したい 名刺に付随する顧客情報まで、簡単に残せるソフトを使いたい 目的の名刺を探す手間を省きたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、営業活動を最適化する名刺管理アプリを導入できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 名刺管理アプリ・ソフトとは1.1 名刺管理アプリ・ソフトの特徴1.2 名刺管理アプリ・ソフトの基本機能2 名刺管理アプリ・ソフトを導入する3つのメリット2.1 （1）ビジネスチャンスを広げられる2.2 （2）名刺の管理・検索が簡単になる2.3 （3）スマートフォンからもアクセスできる3 名刺管理アプリ・ソフトの選定ポイント3選3.1 （1）名刺の情報を正しく管理できるか3.2 （2）既存のデータをスムーズに移行できるか3.3 （3）マルチデバイス対応か4 【無料あり】おすすめの法人向け名刺管理ソフト6選4.1 【ナレカン】管理した名刺をすぐに見つけられるソフト4.2 【Stock】もっとも簡単に名刺の共有・管理ができるソフト4.3 【Sansan】顧客情報を分析できるクラウド名刺管理サービス4.4 【ホットプロファイル】営業力を強くする名刺管理ソフト4.5 【my Bridge】無料で使える名刺管理アプリ4.6 【Knowledge Suite】名刺データを営業情報と紐づけられるツール5 無料から使える名刺管理ソフト比較表6 おすすめの名刺管理ソフト6選まとめ 名刺管理アプリ・ソフトとは はじめに、名刺管理アプリ・ソフトの特徴と基本機能についてご紹介します。アナログな方法で名刺を管理している方は必見です。 名刺管理アプリ・ソフトの特徴 名刺管理アプリ・ソフトは、「スキャナーやスマートフォンなどで名刺を取り込んでデータ化し、組織全体で一元管理するツール」です。 名刺を一元管理することで、全社で名刺情報のアクセスが容易になり、情報を任意のメンバーと共有可能になります。また、「個人向け」と「法人向け」のものがありますが、個人向けのソフトは法人向けよりも導入コストが低い代わりに機能が乏しいです。 そのため、個人向けのソフトを企業で運用するのには適していません。名刺管理によって社内で効率的に顧客情報を管理したいときは、法人向けの名刺管理アプリを導入しましょう。 名刺管理アプリ・ソフトの基本機能 名刺管理アプリ・ソフトの主な機能としては、以下の4つが挙げられます。 名刺情報の取り込み 紙の名刺をスマホのカメラ・スキャナーで読み込んで、名刺データをアプリ・ソフト内に格納する。 名寄せ機能 名刺情報が重複している場合に、社名や氏名、電話番号を基に名寄せし、自動的に1つにまとめる。 検索機能 ソフト内に取り込んだ名刺情報を組織や部署を横断して検索し、目的の名刺を見つける。 他システムとの連携 CSVでデータを取り込んで出力したり、顧客管理ツールなどと連携してデータを反映させたりする。 以上のように、名刺管理アプリ・ソフトには名刺情報を効率的に活用するための機能が搭載されています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 名刺管理アプリ・ソフトを導入する3つのメリット 名刺管理アプリ・ソフトを導入するメリットを3つご紹介します。アプリを効果的に使用するためにも、まずは、どのようなメリットがあるのか把握しておきましょう。 （1）ビジネスチャンスを広げられる 名刺の情報をデジタル化すれば、ビジネスチャンスの拡大が期待できます。 各営業マンが所持している名刺情報を共有すれば、属人化を防ぐことができ、新しいビジネスにつながる機会が広がります。また、名刺情報とともに商談内容なども記録しておけば、仮に担当を引き継ぐことになった場合もスムーズな対応が可能です。 そのため、名刺管理ソフトを活用すれば、部署跨いで情報を共有できるうえに、簡単に顧客情報を引き継げるのです。 （2）名刺の管理・検索が簡単になる 名刺管理ソフトは、名刺を読みこむだけで情報を一元管理でき、検索が簡単になります。 紙の場合、膨大な名刺の中から必要な名刺を探し出したり、手動で並び替えをして整理したりする必要があり、非効率的です。それに比べ、名刺管理ソフトを導入すれば、自動で名刺情報の整理をしてくれるうえ、探し出す手間を大幅に削減できます。 たとえば、「ナレカン」のような「画像内検索機能」が備わっているアプリであれば、取り込んだ名刺画像に載っているテキストまで検索できるので、探したい名刺がすぐに見つかります。 （3）スマートフォンからもアクセスできる 名刺管理ソフトはスマートフォンからもアクセスできるため、外出先でも名刺情報の登録や閲覧が可能です。 そのため、急な営業先への訪問や連絡が必要なときでも、難なく対処できます。また、交換した名刺をすぐにソフトへ登録することで、名刺紛失のリスクや情報漏洩などの危険を回避できるのです。 よって、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能な名刺管理アプリは、外回りや出張、取引先を訪問することが多い営業活動において非常に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 名刺管理アプリ・ソフトの選定ポイント3選 ここでは、名刺管理アプリ・ソフトの3つの選定ポイントを解説します。効率的な名刺管理ができている企業は、以下のポイントを押さえて自社に最適なツールを運用しているのです。 （1）名刺の情報を正しく管理できるか 名刺の情報を正しく管理できることは、アプリを選定するうえで大前提です。 名刺を読み込むときのスキャン精度が低ければ、名刺の情報が正常にテキスト化・画像化されず、修正を加える必要が生まれます。また、保管できる名刺の量に制限があると、紙の名刺を残さなければならず、一元的な管理が実現しません。 さらに、名刺に付随する顧客情報も社内で適切に管理・共有できなければ、営業活動を組織で協力して取り組めなくなります。このように「名刺に関わる情報を正しく管理できるアプリ」でなければ、名刺管理ソフトの導入目的が達成されないので注意しましょう。 （2）既存のデータをスムーズに移行できるか 社内の既存データをスムーズに移行できるかは、新しくアプリを導入するうえで重要なポイントです。 社内では、名刺と名刺に付随する重要な顧客情報を多く取り扱っています。そのため、名刺管理アプリ・ソフトを導入するときに、社内の既存の名刺データを移行するのは非常に大変で面倒です。 そのため、名刺管理ソフトは「ナレカン」のような既存データの移行支援をしているアプリを導入して、データ移行の負担をなくしてスムーズに運用に乗せましょう。 （3）マルチデバイス対応か 効率的な名刺管理には、マルチデバイス対応のアプリを導入する必要もあります。 PCだけではなく、スマートフォンなどにも対応していなければ、外出先の営業社員が名刺を受け取っても、その都度帰社してデータを入力する手間が生じます。また、マルチデバイス対応でも簡単に操作できなければ、対応が後回しにされて、結果入力されない事態に陥りかねません。 したがって、マルチデバイスに対応しており、かつ操作が簡単な名刺管理ソフトで、素早く名刺情報をデータ化すべきです。ただし、社外では情報漏えいのリスクも生まれるので、名刺管理のルールを設けるなどしてセキュリティ対策を徹底しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめの法人向け名刺管理ソフト6選 以下では、マルチデバイス対応の法人向けおすすめ名刺管理ソフト6選をご紹介します。 名刺管理ソフトを導入するときは、名刺のほか付随する顧客情報も正しく共有・管理できるツールでなければ、営業活動に有効活用できません。そのため、名刺の情報だけではなく、顧客折衝のプロセスも同時に管理し、最適なアプローチをかけましょう。 したがって、「名刺と名刺に関わる情報をまとめて管理できるソフト」を導入しましょう。加えて、検索性に優れているツールであれば、目的の名刺をすぐに見つけられるので、名刺を探す手間がかかりません。 結論、自社の名刺管理には、名刺に関わる情報をまとめて管理し、すぐに見つけられるソフト「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、名刺画像とともに表やテキストを用いて名刺に関わる顧客情報を残せるうえに、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、超高精度の検索機能では「画像内検索」も可能なので、目的の名刺をすぐに探し出せるのです。 【ナレカン】管理した名刺をすぐに見つけられるソフト 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】もっとも簡単に名刺の共有・管理ができるソフト Stockは、最も簡単に名刺の共有・管理ができるアプリです。 「Stock」では、「ノート」に名刺画像や対応プロセスを残しつつ、任意のメンバーとの共有も容易です。そして、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を活用すると、ほかの顧客テーマと混ざらずにタスク管理や相談もできます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Sansan】顧客情報を分析できるクラウド名刺管理サービス Sansanの特徴 高い国内シェア 業界シェア率84%を占める知名度の高いツールであり、メガバンクや官公庁などで使われるため信頼度が高いです。 充実な名刺管理機能 人物単位で名刺の情報管理が可能で、名刺交換した相手に関する詳細な情報を確認できます。 Sansanの機能・使用感 万全のセキュリティ対策 センターへの通信はすべて暗号化されており、セキュリティー専門会社による脆弱性診断を実施しているため、安心して利用できます。 Sansanの注意点 費用が比較的高い Sansanは初期費用に加え、「ライセンス費用」や「Sansanスキャナ」などの月額費用を追加で支払う必要があり、ほかのツールと比較して費用が高いです。 検索機能が弱い 利用しているユーザーからは「名刺が少ないうちはいいのですが、たくさんになってくると、検索の仕方を工夫しないと思った名刺がなかなか出てこないです。」という声があります。（参考：ITトレンド） Sansanの料金体系 無料トライアルあり 初期費用：要問合せ 月額費用：要見積もり Sansanの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ホットプロファイル】営業力を強くする名刺管理ソフト ホットプロファイルの特徴 営業部門向けのクラウド名刺管理サービス 顧客に関わる情報は顧客データベースに自動で集約するため、一元管理が可能です。 安心なセキュリティ セキュリティが万全で、横浜銀行や防衛省などの導入実績があるので信頼度も高いです。 ホットプロファイルの機能・使用感 使い勝手が良い 新規開拓から営業支援、名刺管理までひとつに集約されており、複数のシステムを併用する必要がありません。 段階的に機能を追加できる 自社で強化したい機能から始められるため、無駄なコストをかけずに必要な機能だけを選択できます。 ホットプロファイルの注意点 料金体系が不明 ホットプロファイルは料金体系が明らかになっておらず、見積もりが必要です。 ホットプロファイルの料金体系 ホットプロファイルには「Ente」「Sales」「Marketing」の3つのプランがあります。ただし、各プランの詳細は問合せが必要です。 ホットプロファイルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【my Bridge】無料で使える名刺管理アプリ my Bridgeの特徴 シンプルな機能 my Bridgeはスキャンをして名刺の情報を読み取れることはもちろん、管理した名刺の共有もシンプルです。 UI（見た目）が親しみやすい my BridgeはLINE株式会社が提供しており、操作性もチャットツールのLINEと同じく直感的に使えます。 my Bridgeの機能・使用感 社内の名刺を共有できる 社内のメンバー同士で名刺を共有できるため、全ての名刺を一括管理したいという場合に適しています。 オンライン名刺を作成できる オンライン上でURLを送付するだけで、離れた場所にいても簡単に名刺交換ができる点が便利です。 my Bridgeの注意点 データ連携機能が乏しい my Bridgeは他サービスとのデータ連携機能が乏しいので、顧客情報の一元管理が難しいです。 名刺の共有が有料 利用しているユーザーからは「名刺を共有する事が昔は無料だったのですが今は有料になっているのでそこが少し残念ですね。後は写真がうまく撮れないと名刺のふちの認証が甘い。」という声があります。（参考：ITトレンド） my Bridgeの料金体系 ベーシック：0円 プレミアム：990円/ユーザー/月（11人目以降は490円/ユーザー/月） プレミアムプラス：1,490円/ユーザー/月 個人名簿帳については、無料で利用できます。 myBridgeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Knowledge Suite】名刺データを営業情報と紐づけられるツール Knowledge Suiteの特徴 グループウェアとの連携 総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』を利用することで、同社が提供する『GRIDYオンライン名刺』の利用が可能になります。ほかにも社内のSFA（営業支援システム）、グループウェアと連携することで、名刺の情報を活動報告と紐づけられます。 Knowledge Suiteの機能・使用感 ユーザー数が無制限 データの蓄積量に応じて、利用分のみ支払う料金形態のため、アカウント数は無制限で使用できます。 「減らすカスタマイズ」が可能 不必要な機能は非表示にできるため、ビジネスに必要な最低限の機能で運用を開始でき、画面にも必要な機能のみ表示されるため、使いやすいです。 Knowledge Suiteの注意点 モバイルアプリの機能性が低い スマートフォンアプリで従業員の各種申請ができなかったり、プッシュ通知が来なかったりなど機能の制約があります。 カスタマイズ性が低い 利用しているユーザーからは「金額が安価ということもあり、カスタマイズ性は低いです。一度設定した項目を後から修正すると今まで記録されたデータに影響が出てしまったり、削除すると消失してしまうので導入時に熟考してから構築しないと後々後悔することも出てくると思います。」という声があります。（引用：ITreview） Knowledge Suiteの料金体系 無料トライアルあり SFAスタンダード：55,000円/月 SFAプロフェッショナル：85,000円/月 SFAエンタープライズ：155,000円/月 Knowledge Suiteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料から使える名刺管理ソフト比較表 以下は無料から使える名刺管理ソフトの比較表です。それぞれの特徴を比較して、自社に合った使い勝手の良いツールを導入しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Sansan ホットプロファイル my Bridge Knowledge Suite 特徴 管理した名刺をすぐに見つけられるソフト もっとも簡単に名刺管理できるソフト 顧客情報を分析できるクラウド名刺管理ソフト 営業力を強くする名刺管理ソフト 無料で使える名刺管理ソフト 名刺データを営業情報と紐づけられるソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 セキュリティ対策 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 AI検索 【〇】 【×】 【×】 【×】 【×】 【×】 アクセス権の設定 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【✕】※名刺管理に関する権限設定は不可 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 費用が比較的高く、メール機能が弱い ホットプロファイルは料金体系が明らかになっておらず、見積もりが必要 データ連携機能が乏しい モバイルアプリの機能性が低い 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料トライアルあり ・有料プランは問い合わせる必要があります。 ・無料トライアルあり ・有料プランは問い合わせる必要があります。 ・無料プランあり ・有料プランは990円～ ・無料トライアルあり ・有料プランは10,000円～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら Sansanの詳細はこちら ホットプロファイルの詳細はこちら myBridgeの詳細はこちら Knowledge Suiteの詳細はこちら アプリによって機能や特徴が異なるので、導入目的を軸に比較・検討して、自社に適した名刺管理ソフトを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの名刺管理ソフト6選まとめ これまで、おすすめの法人向け名刺管理アプリ・ソフト6選や選定ポイントを中心にご紹介しました。 名刺管理アプリ・ソフトを導入すれば、「顧客情報を簡単に引き継げる」「名刺の管理・検索が簡単になる」などのメリットがあります。ただし、名刺に付随する顧客情報も適切に管理・共有できるアプリでなければ、営業活動に有効活用できません。 加えて、高精度の検索機能を備えたアプリであれば、大量の名刺データの中から目的の名刺をすぐに見つけられるので、名刺を探す手間がかかりません。 結論、名刺管理には、名刺に関わる顧客情報をまとめて管理し、すぐに見つけられるソフト「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、名刺の管理が煩雑化する問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

OutlookとTeamsを連携すると、メールからオンライン会議を設定可能です。設定した会議は、共有の予定表に表示されるので、スケジュール管理がしやすくなります。 しかし、OutlookからTeams 会議を設定したいが「上手く追加できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を中心にご紹介します。 OutlookからTeams会議を設定/追加できるようにしたい OutlookでTeams会議が表示されない原因を知りたい Teams会議の議事録を簡単に作成・管理・共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、OutlookからTeams 会議を設定する方法を把握しつつ、議事録を簡単に作成・管理する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OutlookとTeamsの連携方法1.1 新しい Outlook（デスクトップアプリ/Web版）からTeams会議を設定する方法1.2 クラシック Outlook（デスクトップアプリ）からTeams会議を設定する方法2 OutlookでTeams 会議が表示されない/追加できない原因3 OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法3.1 対処法1｜Teams 会議アドインを復元する3.2 対処法2｜Teams 会議アドインを再度有効にする4 Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理する方法4.1 Teams 会議の内容を残せる「ナレカン」4.2 「ナレカン」で議事録を作成・管理した例5 OutlookでTeams 会議を設定するときのよくある質問5.1 Q1.Outlookでteams会議が消えた・出てこないのはなぜ？5.2 Q2. Outlookで設定したTeams会議の時間を変更する方法とは？5.3 Q3.OutlookでTeams会議に参加するには？6 OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法まとめ OutlookとTeamsの連携方法 以下では、OutlookとTeamsの連携方法をご紹介します。会議を設定する前段階のOutlookとTeamsの連携方法や、実際の会議の設定・追加方法が分からない方は必見です。 新しい Outlook（デスクトップアプリ/Web版）からTeams会議を設定する方法 はじめに、画面左の①【予定表（Calendar）】をクリックします。予定表が表示されるので、画面左上の②【新しいイベント】をクリックしましょう。 新規イベントの作成画面が表示されるので、Teams 会議のトグル（オンとオフを切り替えるボタン）をオンにします。会議の参加メンバーを選択し、会議の詳細を追加しましょう。 【送信】をクリックすれば、会議出席依頼が送信されます。 クラシック Outlook（デスクトップアプリ）からTeams会議を設定する方法 旧バージョンのOutlookを利用している方は、以下の方法でTeams会議を設定できます。 【ホーム】＞【新しいEmail】＞【会議】をクリックする。 【会議】タブで【Teams 会議】の横にあるドロップダウン矢印を選択。 【会議のスケジュール】をクリックする。会議の参加メンバーを選択し、会議の詳細を入力する。 上記の手順を踏み、【送信】をクリックして会議出席依頼が送信されれば完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookでTeams 会議が表示されない/追加できない原因 OutlookでTeams 会議が表示されない原因として、Teamsが無料版である可能性が挙げられます。 Microsoftは、Outlook アドイン（拡張機能）について現在、無料版のTeams 会議の作成をサポートしていないと注意喚起をしています。 そのため、無料版のTeamsを利用している場合、Outlookで新規イベントの作成画面を開いても、以下のようにTeams 会議のトグルが表示されないので、注意が必要です。 参考：Microsoftサポート｜OutlookにTeams会議アドイン オプションが表示されない 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法 以下では、OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法を2つご紹介します。具体的な手順を画像付きで解説しているので、担当者の方は必見です。 対処法1｜Teams 会議アドインを復元する 1つ目は、Teams 会議アドインを復元する方法です。具体的な手順は以下の通りです。 Outlookのデスクトップアプリを開き、【ファイル】＞【COM アドインの管理】をクリックする 「Microsoft Office 用Microsoft Teams会議アドインのオプション」を開き、【このアドインを今後 30 日間監視しない】をクリックする。クリックできない場合は、【常にこのアドインを有効にする】をクリックする 【適用】＞【閉じる】をクリックする 以上の方法で復元できるので参考にしましょう。 対処法2｜Teams 会議アドインを再度有効にする 対処法1で問題が解決しない場合は、Teams 会議アドインを再度有効にします。具体的な手順は以下の通りです。 Outlookのデスクトップアプリを開き、【ファイル】＞【オプション】＞【アドイン】＞【管理】＞【無効なアイテム】＞【移動】をクリックする 「無効なアイテム」の下に【Teams】が表示された場合は、それをクリックし、【有効】をクリックする Outlookを再起動し、アドインが動作しているか確認する 以下は、「無効なアイテム」の下に【Teams】が表示された画面です。 画像引用：Microsoft サポート＞Teams 会議アドインが無効になっているため、Outlook で Teams 会議を作成できない 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理する方法 以下では、Teams会議の議事録を簡単に作成・管理する方法をご紹介します。 OutlookとTeamsを連携すれば、スムーズに会議をスケジュールに設定できますが、Teamsで議事録を残してもほかのメッセージに埋もれてしまいます。 そこで、「高精度な検索機能を備えたツール」で議事録を一元管理すれば、会議の情報をすぐに振り返れます。ただし、議事録や会議資料は企業の重要な情報なため、高いセキュリティ下で管理する必要があります。 結論、Teams会議の議事録の作成・管理には、高セキュリティな環境で情報を残せて、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、添付ファイルや画像にも対応した「検索機能」があり、欲しい情報が簡単に見つけられます。また、情報セキュリティの国際規格認証を取得しており、情報は高いセキュリティ下で保護されるので安心して利用可能なのです。 Teams 会議の内容を残せる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「ナレカン」で議事録を作成・管理した例 ナレカンでは、テキストだけでなくファイルや画像も添付できる「記事」を活用して議事録の作成が可能です。作成した議事録は「多層階のフォルダ」で管理できるため、議事録がほかの情報に埋もれる心配がありません。 また、記事別の「コメント」でやり取りができるので、議事録に関する情報共有もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookでTeams 会議を設定するときのよくある質問 以下では、OutlookでTeams会議を設定するときのよくある質問とその回答を説明します。会議の設定に疑問点がある方は必見です。 Q1.Outlookでteams会議が消えた・出てこないのはなぜ？ Outlookでteams会議が消えたり、出てこなかったりする原因として、「アドインが有効でない」以外に下記の2点が考えられます。 Outlook・Teamsのバージョンに問題がある OutlookやTeamsのどちらかのバージョンが最新のものでなかったり、互いのバージョンが一致していなかったりすると、Teams会議が表示されないことがあります。 アカウント設定が異なっている OutlookとTeamsでサインインしているアカウントが異なっているとTeams会議が表示されない場合があります。アカウントが異なっていた場合は一度Teamsを開いて右上のボタンからサインアウトし、Outlookと同じアカウントにサインインしましょう。 OutlookでTeams会議が表示されない場合は、サインインしているアカウントや、バージョンを確認しましょう。また、ブラウザ版のOutlookやTeamsを使用している場合は、常に最新のものにアップデートされているので、確認する必要はありません。 Q2. Outlookで設定したTeams会議の時間を変更する方法とは？ Outlookで設定したTeams会議の時間変更の方法は以下の通りです。 1.まず、あらかじめ設定してある会議をOutlookの「予定表」からクリックします。 2.次に、左上の編集ボタンから、会議の時間や日程を変更します。 3.最後に左上の「保存」をクリックして完了です。また、保存が完了すると、変更したことが会議の出席者に送信されます。 Q3.OutlookでTeams会議に参加するには？ 以下はOutlookからTeams会議に参加する方法です。 1.まず、Outlookの予定表を開いて、①参加するTeams会議の予定＞②【参加】をクリックします。 2.次に、ブラウザから参加する場合は【このブラウザで続ける】を、アプリから参加する場合は【Teamsアプリで参加する】を選択すれば完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法まとめ これまで、OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を中心にご紹介しました。 新しいOutlookでは、“予定表”から、“新しいイベント”としてTeams 会議を設定できます。ただし、無料版のTeamsを利用している場合は、Outlookから会議を追加できない場合があるので注意が必要です。 またTeamで会議資料を残しても、ほかのメッセージに埋もれてしまいます。そこで、「高精度な検索で、目的の情報をすぐに見つけられるツール」を利用して資料を一元管理しましょう。また社内の情報漏洩を防ぐため、高セキュリティであることも必須です。 したがって、自社が導入すべきは、添付ファイルや画像にも対応した「検索機能」があり国際セキュリティ認証を取得して高セキュリティ下で使用可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、Teams 会議の内容を円滑に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

Outlook（アウトルック）は、メールやスケジュール管理に役立つツールとして、多くの人に利用されています。 しかし、「Outlook（アウトルック）メールの使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Outlookメールの基本的な使い方を中心に紹介します。 Outlookでのメールの送受信といった基本的な使い方を知りたい Outlookメールの便利な使い方を知り、業務に活かしたい Outlookメールをより正しく管理できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、Outlookメールの送受信の方法だけでなく、社内メールの適切な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Outlookの基本概要1.1 Outlookでできること1.2 Outlookメールと他のメールアプリとの違い2 Outlookメールの基本的な使い方2.1 新規メールの作成・送信2.2 新規メールの受信・返信3 Outlookメールの便利な使い方3.1 メールの整理3.2 メールの署名の設定4 Outlookメールの改善点5 Outlookメールの悩みを解消できる情報管理ツール5.1 メール情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」6 Outlookメールの基本的な使い方まとめ Outlookの基本概要 以下では、Outlookについてわかりやすく解説します。Outlookでできることを理解し、Outlookを効率よく活用しましょう。 Outlookでできること Outlookで主にできることは、下記の4つが挙げられます。 メールの送受信 1つ目は、メールの送受信です。宛先のほかにCCやBCCを入力することで、複数人にメールを送信することが可能です。 スケジュール管理 2つ目は、会議や商談といった予定の管理です。任意のメンバーとのスケジュール共有を設定することができます。 連絡先管理 3つ目は、連絡先の管理です。お客様や取引先のアドレスや電話番号・名刺を一元管理できます。 タスク管理 4つ目は、タスク管理です。タスクに必要なファイルやメモを紐づけて管理できる点が特徴です。 このように、Outlookは業務に必須の情報をまとめて管理できるツールです。 Outlookメールと他のメールアプリとの違い 引用：Outlookの公式トップページ Outlookメールと他のメールアプリとの違いは、メールに関するタスクやスケジュールまで一括管理できる点です。 Outlookメールには、メールの送受信だけでなく、タスク管理やスケジュール管理の機能が備わっています。たとえば、メールからタスクを作成したり、自動で予定を作成・共有したりできるので、メールが埋もれて対応に抜け漏れが生じるリスクを抑えられます。 このように、受信したメールからタスクやスケジュールまで管理できる点がOutlookメールの特徴であり、ほかのメールとの違いと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの基本的な使い方 以下では、Outlookメールの基本的な使い方を解説します。順番に操作方法を説明するので、実践してみましょう。 新規メールの作成・送信 以下では、新規メールの作成・送信の方法を解説します。 Outlookを開き、左上にある[新規メール]ボタンをクリックします。 宛先・件名・本文を記載します。複数人に送りたい場合は、アドレスを「,」や「;」で区切りましょう。 完成したら、[送信]ボタンを選択します。 このように、Outlookでの新規メール作成は簡単にできます。 新規メールの受信・返信 次に、新規メールの受信・返信の方法を解説します。 自分宛のメールは、受信トレイに入ります。 受信トレイから、返信したいメールを選択し、下部にある[返信]ボタンを選択します。 本文を記載します。宛先と件名は、受信メールと同じものになりますが、宛先の追加や件名の変更は可能です。 完成したら、[送信]ボタンを選択します。 このように、Outlookでの受信メールへの返信も簡単です。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「iOS版Outlook」「Outlook on the web」も同様の方法で返信メールを作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの便利な使い方 以下では、Outlookメールの便利な使い方を解説します。メール作成や管理に役立つので、参考にしましょう。 メールの整理 以下では、メールの整理に役立つ「フォルダー機能」や「振り分け機能」の使い方について解説します。 ＜フォルダーの作成＞ まずは、フォルダーの作成について解説します。 受信トレイの中から、移動させたいメールを選択します。 選択したメールを右クリックして、[移動]＞[フォルダーの新規作成]を押します。 新しいフォルダー名を入力したら完了です。 新規フォルダー作成後、作成したフォルダーに簡単に移動できるようになります。また、左側のフォルダー一覧から、フォルダーに入れたメールをすべて確認することができます。 以上のように、フォルダーを作成することで、メールを種類や差出人ごとに整理しやすくなるのです。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「iOS版Outlook」「Outlook on the web」も同様の方法でフォルダーを作成できます。 ＜振り分けの設定＞ 次に、振り分けの設定について解説します。 受信トレイの中から、任意のメールを選択します。 選択したメールを右クリックして、[ルール]＞[ルールを作成]を押します。 [その他のオプション]を選択して、ルールの名前・条件・アクションを入力していきます。 ほかのルールよりも作成しているルールのアクションを優先させたい場合、「以降のルールは処理しない」にチェックを入れます。 最後に[保存]ボタンを押したら完了です。 振り分けを設定して実行することで、自動で条件に合ったメールが指定のフォルダに移動することができるようになります。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「Outlook on the web」も同様の方法で振り分けが可能です。ただし、「iOS版Outlook」には、振り分け機能が備わっていないため、利用できません。 メールの署名の設定 ここでは、メールの署名の設定の方法を解説します。 上記の[挿入]タブの[署名]を選択します。 署名の名前と署名を入力し、完了したら[保存]ボタンをクリックします。 新規メールを作成し、[挿入]＞[署名]から作成した署名を選択することで、設定した署名が表示されます。 このように、メールの署名を設定することで、繰り返しの文章を書く手間を省けます。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「iOS版Outlook」「Outlook on the web」も同様の方法でメール署名を設定できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの改善点 Outlookメールの改善点として、検索の精度が低い点が挙げられます。 実際、ユーザーの中には、「送信者や件名で絞り込みができないため、欲しい情報に簡単にたどり着けない」といった声があります。（ITreview｜Outlookメールの口コミ） 検索の精度が低いと、確認したいメールが他のメールに埋もれてすぐにたどり着けず、ストレスを感じやすくなってしまいます。そのため、メールの管理には、種類や件名で絞り込みができる検索性が優れたツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの悩みを解消できる情報管理ツール 以下では、Outlookメールの悩みを解消できる情報管理ツールをご紹介します。 Outlookは、受信したメールをフォルダや振り分け機能によって整理できます。しかし、件名や送信者で絞り込みができないため、確認したいメールが埋もれる恐れがあります。 そもそも、メールではやりとりが属人化して、経緯が社内メンバーに共有されないという課題もあります。よって、メール情報に簡単にアクセスできるようにするために、使いこなしやすい操作性で、検索性が優れたツールで管理しましょう。 結論、メール情報を管理するなら、メールを使える方なら迷わず使えて、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンはOutlookのメール内容を自動転送することが可能なので、メールを一元管理してやりとりの経緯を共有できます。また、ナレカンには「平均0.2秒」「ヒット率100%」の超高精度な検索機能があるので、確実に欲しい情報にたどり着けます。 メール情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの基本的な使い方まとめ ここまで、Outlookメールの基本的な使い方をご紹介しました。 Outlookは受信したメールを、件名や差出人ごとに整理して管理できる点が特徴です。しかし、件名による絞り込み検索ができないため、確認したいメールにすぐにたどり着けない恐れがあります。 また、メールでは「誰が送受信したか」といった情報が社内で共有されません。したがって、メール内容だけでなく、メールに関するやり取りも残し、即アクセスできる検索機能を備えたツールを導入しましょう。 結論、自社が導入するべきツールはメールに関するやり取りを一元管理して、即アクセス可能な「ナレカン」一択です。また、ナレカンはOutlookのメール内容を自動転送することができます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内メールの管理を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 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ビジネスシーンでは、相手にお礼を伝える機会が多くあります。なかでも、打ち合わせや商談・会食後など社内外のメンバーに感謝の気持ちを伝える「お礼メール」は、信頼関係を構築するうえで欠かせません。 一方で、「お礼メールをどのように書けば気持ちが伝わるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスでのお礼メールの書き方や送付のポイントを中心にご紹介します。 ビジネス場面でのお礼メールの書き方・マナーを知りたい ビジネスでのお礼メールのテンプレート・例文を参考にしたい お礼メールの書き方を社内で共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ビジネスでお礼メールを送るときのポイントが分かり、社内外のコミュニケーションが円滑になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスでお礼メールを送るときの5つのポイント1.1 （1）スピーディーに送る1.2 （2）件名は簡潔にする1.3 （3）「取り急ぎ」は使わない1.4 （4）誤字脱字をしない1.5 （5）テンプレートをそのまま使わない2 感謝を伝えるビジネス向けお礼メール例文7選2.1 【社外向け】取引先への訪問後のお礼メール2.2 【社外向け】打ち合わせ後のお礼メール2.3 【社外向け】来社後のお礼メール2.4 【社外向け】新規契約・受注のお礼メール2.5 【社外向け】会食後のお礼メール2.6 【社内向け】電話対応後のお礼メール2.7 【社内向け】上司への営業同行のお礼メール3 お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするツール3.1 お礼メールのテンプレートやノウハウを管理・共有できるツール「ナレカン」4 お礼メールの基本の書き方4.1 お礼メールの目的は？4.2 お礼メールに記載すべき内容は？5 お礼メールで感謝を伝える言葉・フレーズ5.1 （1）書き出しのフレーズ5.2 （2）締めのフレーズ6 ビジネスで感謝を伝えるお礼メールの書き方まとめ ビジネスでお礼メールを送るときの5つのポイント ここでは、ビジネスでお礼メールを送る時の5つのポイントについて解説します。「お礼メールを送るタイミング」や「具体的な内容」についても解説しているので、お礼メールを適切に送れているのか不安な方は必見です。 （1）スピーディーに送る ビジネスのお礼メールは、スピードが重要です。 商談のお礼メールは相手の記憶が新鮮なうちに送ると、より好印象を与えられます。逆に、商談後のお礼メールが遅れると、競合他社との差別化を図れず、ビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあるのです。 そのため、お礼メールの作成には時間をかけすぎず、迅速に送らなければなりません。具体的には、午前中の出来事であれば”当日の夕方まで”に、午後の訪問や会食に関するお礼であれば”翌日の午前中まで”に送るように意識しましょう。 （2）件名は簡潔にする ビジネスでお礼メールを送るときのポイントとして、件名を分かりやすく簡潔にする点が挙げられます。 お礼メールを送るときは「誰からのメールなのか」「どのような内容に関するメールなのか」が一目で分かる件名を付けましょう。また、「本日の打ち合わせの御礼/株式会社〇〇 〇〇」のように、会社名や氏名も併せて記載します。 このように、簡潔な件名を付けると、相手がストレスなく瞬時に内容を理解できるうえに、メールの見落とし防止にもつながります。 （3）「取り急ぎ」は使わない 「取り急ぎ」を使わないことも、ビジネスでお礼メールを送るときのポイントです。 「取り急ぎ」は「とりあえず急いで」という意味で使われる言葉のため、お礼メールで使うと、相手に無礼な印象を与える恐れがあるのです。「まずは」や「略儀ながら」などの言葉に言い換えると、相手にきちんとお礼の意思を伝えられます。 お礼メールでは、相手に誠意を見せて感謝の気持ちを伝える点が重要です。したがって、使う言葉の意味をよく理解して、慎重に言葉を選択しましょう。 （4）誤字脱字をしない 相手に誠意を伝えるには、誤字脱字をしないことも重要です。 お礼メールに誤字脱字があると、相手に「確認せずに、急いでメールを送ってきた印象」を与えてしまい、感謝の気持ちが伝わりません。具体的には、メールを送信する前に以下の項目を確認しましょう。 宛先、Cc、Bccが正しいか 件名が入力されているか 相手の会社名、所属の名称、氏名に誤りがないか 文章中に誤字脱字がないか 署名が挿入されているか 以上の5点を必ず確認して、誤脱のないメールを送りましょう。細部まで気を抜かずに作成することで、丁寧な印象を与えられます。 （5）テンプレートをそのまま使わない ビジネスでお礼メールを送るときは、テンプレートをそのまま使わないことが大切です。 お礼のメールが定型文のみで構成されていると手抜き感が出てしまい、相手の印象が良くありません。とはいえ、押さえておくべき書き方のマナーは抜け漏れのないようにする必要があります。 そこで、テンプレートを活用しつつ当日の商談や会食の感想を交えて、たった一人のあなたのために書いたメールであることが伝わるようにしましょう。たとえば、「ナレカン」のようにお礼メールの表現や書き方を社内で簡単に共有できるツールが役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 感謝を伝えるビジネス向けお礼メール例文7選 ここでは、ビジネスで使えるお礼メールのテンプレート6選を紹介します。シーンごとの具体的な例文も併せて紹介しているので、以下を活用して、お礼メールを作成する手間を減らしましょう。 【社外向け】取引先への訪問後のお礼メール 以下は、取引先への訪問後に送るお礼メールのテンプレートです。訪問後のお礼メールでは「当日相手から出た疑問」や「今後の流れ」について言及しましょう。 件名：本日のご訪問の御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 〇〇様から本日ご質問いただいた〇〇につきましては、社内で確認後、〇月〇日までに改めてご連絡差し上げます。 また、追加のご質問などがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。 それでは、今後ともよろしくお願いいたします。 以上のように、貴重な時間を頂戴したことへの感謝を伝え、次の提案につなげましょう。 【社外向け】打ち合わせ後のお礼メール 以下は、打ち合わせ後に送るお礼メールのテンプレートです。打ち合わせ後のお礼メールでは、打ち合わせの内容や成果を整理しつつ、今後の流れを伝えましょう。 件名：〇〇に関するお打ち合わせの御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 弊社提案の〇〇について、詳しくお話を伺うことができ大変参考になりました。 ご意見いただきました〇〇については、社内で確認後、〇月〇日までにメールにて回答いたします。 その他、ご不明な点やご要望などございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。 今後ともよろしくお願いいたします。 以上のように、相手との関係性を強化して、次の行動につなげましょう。 【社外向け】来社後のお礼メール 以下は、相手に来社してもらったときに送るお礼メールのテンプレートです。対応すべきことがある場合は、今後の流れを伝えましょう。 件名：ご来社の御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、弊社へご来社いただき誠にありがとうございました。 弊社提案の〇〇について、詳しくお話を伺うことができ大変参考になりました。 お打ち合わせさせて頂いた内容を取りまとめ、後日メールでお送りさせていただきます。 引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。 以上のように、今後も引き続きの付き合いを願う言葉で締めくくりましょう。 【社外向け】新規契約・受注のお礼メール 以下は、新規契約や商品の受注が決まったときのお礼メールです。契約のお礼メールでは、契約までの経緯へのお礼を伝えるとともに、相手が安心してこの先の関係を続けられるようにしましょう。 件名：商品〇〇ご契約のお礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はご多忙の中、商談のお時間をいただき、誠にありがとうございました。弊社商品をご採用いただきましたこと、心より御礼申し上げます。 ご期待にお応えできるよう、引き続き最善を尽くして対応いたします。 とくに、商談中に△△様からご意見をいただきました、△△につきましては、改善にむけて迅速に取り組む所存です。 今後も貴社のニーズに寄り添いながら、最適なサポートをお約束いたします。 引き続き、末永いお付き合いを賜りますようお願い申し上げます。 以上のように、それまでに話した具体的な内容に触れながらお礼を伝えると、相手に信頼感をを与えられます。 【社外向け】会食後のお礼メール 以下は、取引先との会食後に送るお礼メールのテンプレートです。会食後のメールでは、話した内容に触れたり、相手がお店を選んでくれた場合にはお店の雰囲気や味に言及したりしましょう。 件名：本日の会食の御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、お食事会の機会をいただき誠にありがとうございました。 素敵なお店で美味しいお料理を堪能でき、とても有意義な時間を過ごさせていただきました。 また、〇〇様と仕事に関するお話もでき、大変勉強になりました。次回のプロジェクトに関して、ご期待に添えるよう尽力する所存です。 それでは、今後ともよろしくお願いいたします。 以上のように、取引先との食事会の場合は楽しむ目的だけではなく、今後の業務を円滑に進めるためのものでもあると考え、次につながるような内容を書きましょう。 【社内向け】電話対応後のお礼メール こちらは、電話対応後のお礼メールのテンプレートです。社内向けのメールでは、社外宛のメールほどかしこまらなくて問題ありませんが、マナーを意識してお礼を伝えましょう。 件名：午前に対応いただいたお電話の御礼/〇〇 〇〇さん お疲れ様です。〇〇です。 本日はお忙しい中、〇〇様からの電話に対応していただきありがとうございました。 明日も外出予定が入っておりますので、お手数をおかけしますが、〇〇様よりお電話がありましたらご対応をよろしくお願いいたします。 以上のように、自分宛ての電話に対応して頂いたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。 【社内向け】上司への営業同行のお礼メール 以下は、上司へのお礼メールのテンプレートです。例として、営業同行後のお礼メールを紹介します。 件名：営業同行の御礼/〇〇 〇〇部長 お疲れ様です。〇〇です。 本日はお忙しい中、株式会社〇〇への営業にご同行いただき、誠にありがとうございました。 先方の質問に対する対応や、ヒアリングや提案の仕方など、とても勉強になりました。 また、帰りの道中にフォローアップもしていただき、ありがとうございました。 ご指摘いただきましたことを改めて見直しつつ、今後の商談で活かしてまいります。 今後ともご指導いただきますよう、何卒よろしくお願いいたします。 以上のように、学んだことや自身の反省点を述べつつ、今後どのように取り組んでいくのかを伝えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするツール 以下では、お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするナレッジ共有ツールをご紹介します。 お礼メールは、部署問わず全社員に書く機会があります。また、感謝の気持ちが伝わるメールを作成できると社内外でのコミュニケーションが円滑になるため、メールの作成方法はナレッジとして社内で共有しておくべきです。 そこで、「社内のメール作成ルールやテンプレートを簡単に共有できるナレッジ管理ツール」を導入しましょう。また、メールの作成方法やテンプレートを確認したい時にすぐに見つけられるような検索機能も必須です。 したがって、感謝が伝わるお礼メールの書き方ノウハウを共有するなら、蓄積したナレッジに誰でも即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」では、”お礼メールの書き方”をナレッジとして共有したり、顧客との過去のやりとりを事例として蓄積したりできます。また、画像内の情報や社内用語も検索にヒットするため、過去のお礼メールを画像で「記事」に貼り付けて管理していても、必要な情報がすぐに見つかるのです。 お礼メールのテンプレートやノウハウを管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンでのメールテンプレート管理例＞ シンプルな操作でテンプレートを保管できる「記事」 記事には、プレーンテキストを中心に、紙にメモを取る感覚で簡単に情報を記載できます。Markdownなどの特殊な記法は必要ありません。 　　　　簡単な操作でできるテンプレートの呼び起こし 右下の＋ボタンを押して、呼び起こしたいテンプレートをクリックするだけで、テンプレートを呼び起こせます。直感的な操作で誰でも簡単にできるのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お礼メールの基本の書き方 以下では、お礼メールの基本の書き方を解説します。概要を確認して、部下への指導に活かしましょう。 お礼メールの目的は？ お礼メールを送る目的としては、以下の4つが挙げられます。 信頼関係の強化 お礼メールをスピーディーに送ると、相手に対して「丁寧で誠実な印象」を与えられます。相手との信頼関係を強め、その後の交渉や付き合いを有利に進められるのです。 認識のすり合わせ お礼メールに打ち合わせの要点を記載すれば、双方の認識もすり合わせられます。お礼のあとに決定事項を端的に書いておくと、あとから起こり得る「言った言わない」問題を防げるのです。 残タスクの確認 打ち合わせ後の残タスクも確認できます。「◯◯については、次回までに確認します」「◯月◯日までの返答をお待ちしています」と記載することで、双方のタスクの抜け漏れを防止可能です。 次回予定の日程調整 次の会議や商談の日程調整が必要な場合、お礼メールと合わせて送ると自然かつスムーズなやり取りができます。会議の振り返りだけでなく、次回以降の日程調整にも役立つのです。 このように、お礼メールを送る目的には「信頼関係の強化」「認識やタスクのすり合わせ」があります。お礼の気持ちを素直に伝えることがいちばん大切ですが、このような確認事項も忘れずに記載しましょう。 お礼メールに記載すべき内容は？ お礼メールに記載すべき内容は、主に以下の6点です。メールに記載する時は、上から順に確認しましょう。 件名 件名に【御礼】などと記載すると、メールの意図が相手に伝わりやすいです。 相手の会社名、所属、宛名 失礼のないように、正確に記載しましょう。 お礼の内容 本文の冒頭では、お礼のメッセージを伝えます。 確認事項の内容 “打合せ内容の要約”や”確認事項”がある場合は、お礼のあとに記載しましょう。 締めの文章 最後は、締めの文章として再度お礼の気持ちを記載します。 署名 誰からのメールか分かりやすくするために、自身の署名があるか送信前に確認しましょう。 実際のメールの画面は以下のようになります。 シーンによって柔軟な対応が必要ですが、基本的には以上の構成でメールを構成すると、要点が伝わりやすく失礼のないお礼メールを送れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お礼メールで感謝を伝える言葉・フレーズ 以下では、お礼メールで使えるフレーズを「書き出し」「締め」に分けて紹介します。メールの表現に迷ったら、こちらを参考にしましょう。 （1）書き出しのフレーズ お礼メールの書き出しとしては、以下のようなフレーズを使えます。 ・先程は、弊社までご足労いただき誠にありがとうございました。 ・ご多忙の折、アンケートに回答いただきましたこと深く御礼申し上げます。 ・昨日は、大変お忙しい中打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。 ・お忙しい中、資料のご確認ありがとうございました！ 以上が、メールの書き出しに使えるお礼の表現です。社外・社内や、相手への距離感によって使い分けましょう。 （2）締めのフレーズ お礼メールの締めに使えるフレーズは以下になります。 ・簡単ではありますが、メールにて御礼のご挨拶を申し上げます。 ・重ねまして御礼申し上げます。 ・引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。 ・今後ともよろしくお願いいたします。 ・今後ともご指導よろしくお願いします。 このように、締めの文章では重ねてのお礼を伝えたり、引き続きの付き合いを願ったりします。締めの文章もメールの印象を左右するので、雑に打ち切らずに感謝の気持ちを表現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスで感謝を伝えるお礼メールの書き方まとめ これまで、ビジネスでお礼メールを送る時のポイントを中心に紹介しました。 ビジネスでお礼メールを送る時のポイントは多数ありますが、「スピーディーに送る」ことが最も重要です。お礼メールを一から考えていては時間がかかりすぎてしまうため、書き方をマニュアル化して共有すれば、社内の誰もが気持ちの伝わる失礼のないメールを素早く作成できます。 そこで、「お礼メールの書き方やテンプレートの共有が簡単なツール」を導入しましょう。また、書き方やテンプレートが必要な時にすぐに見つけられるような検索機能があると、メールの作成がよりスムーズになります。 そのため、ビジネスでのお礼メール作成を効率化するには、お礼メールの書き方ノウハウを簡単に管理・共有できて、超高精度の検索機能で、過去の事例の写真内の情報まで検索にヒットするナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ビジネスパートナーにスムーズにお礼メールを送りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

業務のデジタル化が進むなか、ITツールを用いた情報共有は一般的になりつつあります。なかでも、Excelは使い始めのハードルが低いので、今日でも多くの企業で利用されているのです。 しかし、Excelは情報の共有がしづらく、「Excelでの情報共有に限界を感じている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelで情報共有するデメリットや、おすすめの情報共有ツールを中心にご紹介します。 複数のツールを比較検討したい 選定ポイントや注意点を押さえて自社に最適なツールを選びたい おすすめの情報共有ツールがあれば活用したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要な情報共有ツールが見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット1.1 Excelのメリット&デメリット1.2 情報共有ツールのメリット&デメリット2 ＜種類別＞情報共有ツールの機能3 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ3.1 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール3.2 （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール3.3 （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ4 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ4.1 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ4.2 （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール4.3 （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール5 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ5.1 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール5.2 （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ6 ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ7 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選7.1 （1）誰でも簡単に使いこなせるか7.2 （2）必要な情報がすぐに見つかるか8 【必見】Excel管理から脱却した企業事例9 脱Excelができる情報共有ツールまとめ Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット 以下では、「Excel」と「情報共有ツール」のメリット・デメリットをそれぞれ紹介します。メリット・デメリットを把握したうえで、どちらが自社に適しているか検討しましょう。 Excelのメリット&デメリット Excelでの情報共有には、以下のようなメリットとデメリットがあります。 ＜メリット＞ コストの削減 Excelを利用するメリットは、幅広く浸透しているツールな点にあります。そのため、「使い方を教える教育コスト」や「新たにツールを導入するコスト」がかからないのです。 ＜デメリット＞ 確認・更新に手間がかかる 一方で、Excelで情報共有をすると、確認・更新に手間がかかる点がデメリットです。「ファイルを作成⇒メールで共有⇒ファイルを開いて確認・更新」する必要があるうえ、ファイルのバージョン管理をしないと、最新版がどこにあるのか分からなくなります。 したがって、スピーディーな情報共有が求められるビジネスにおいては、Excel以外のITツールを使う必要があるのです。 情報共有ツールのメリット&デメリット 情報共有ツールにも、メリットとデメリットがそれぞれあります。 ＜メリット＞ 業務の属人化防止 情報共有ツールのメリットは、社内の業務ノウハウを一元管理できる点にあります。上司が不在でも、ツールを見れば業務の疑問点を解消できるので、業務の属人化を防止可能です。 業務効率化 情報共有ツールには、業務効率化につながるメリットもあります。”フォルダ機能”や”検索機能”により、目的の情報にすぐアクセスできるため、資料を探すムダな時間を短縮できるのです。 ＜デメリット＞ 複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる デメリットとして、複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる点が挙げられます。そのため、”全従業員が使いこなせるようなシンプルなツール”を導入する必要があります。 安全性に不安がある また、安全性に不安が残る可能性もあります。したがって、重要な顧客や取引先を扱うビジネスにおいては、「ナレカン」のような国際セキュリティ資格を取得しているツールを選ぶ必要があるのです。 このように、「使いやすさ」「安全性」に注目してツールを選定することで、デメリットをカバーしながら、効率よく業務を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜種類別＞情報共有ツールの機能 以下では、種類別に代表的な情報共有ツールの搭載されている機能の例を紹介します。ツールを選ぶ前に、まずは情報共有ツールの全体像を掴んでおきましょう。（左右にスクロールできます） ＜ツールの種類＞ ＜内容＞ ＜代表的な機能＞ 社内ポータル（社内Wiki） 社内の情報やマニュアルをまとめておいて、社員が必要な情報にたどり着けるようにするためのツールです。主に、社員個人が持つ「ナレッジ」や「ノウハウ」の共有に使われます。 ・マニュアル管理 ・ナレッジ管理 ・社内掲示板 チャット 社内外のメンバーと、業務に関する連絡をするためのツールです。メールよりも気軽に、スピーディーなやり取りができます。 ・グループチャット ・タスク管理 ・Web会議 ファイル共有 WordやExcelなど、ファイルにまとめた情報を管理・共有するためのツールです。 ・ファイルの同期 ・ファイル共有 ・共同編集 このように、ビジネス用の情報共有ツールには多くの種類がありますが、「チャット」では記載した内容が全て流れてしまい、「ファイル」の管理は面倒なので次第に共有が形骸化します。そのため、まずは「社内ポータル」で社内の情報をナレッジとして蓄積することが、ITツールによる情報共有の効率化の近道です。 そこで、多くの情報を扱う中堅～大企業では、「ナレカン」のような、あらゆる社内情報を残せる”記事（ノート）”を備えた「社内ポータル」ツールを選びましょう。記事はフォルダごとに整理できるので、内容や種類で分類しながら資料や連絡事項を残せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめの社内ナレッジ共有ツール3点をご紹介します。 Excelでの情報共有は「使い慣れており導入コストがかからない」というメリットがあります。一方で、運用面においては「メールで共有するのが面倒」「都度ファイルを開いて確認する手間がかかる」というデメリットがあるのです。 したがって、Excelのデメリットを解消するには、「簡単にナレッジ共有でき、管理まで完結するツール」が必要です。とくに、管理する情報に即アクセスできるツールを選べば必要な情報を素早く共有できます。 結論、導入すべきナレッジ共有ツールは、社内のあらゆる情報を一元管理し、全社員が欲しい情報へ簡単に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンには「ヒット率100％」の超高精度検索があるため、Excelのように都度ファイルを開かなくてもすぐに目的の情報にアクセスできます。また、「記事」に社内の情報を書き込むことで、簡単に社員間でノウハウを共有可能です。 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール Stockは、ノート形式で社内情報をストックできるツールです。 「Stock」を使うことで、「ノート」にファイルをはじめ社内のあらゆる情報を残しながら、メンバーとの情報ごとのやり取りや、タスク管理ができます。たとえば、ノートに残した議事録に紐づけて、「メンバーのタスク作成」や「議事録の内容に対するやり取り」が可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ ＜Evernoteの特徴＞ タスク管理ができる 個々のノートに紐づいたToDoを作成できるので、ツール上でタスクを確かめられるのが特徴です。 外部ツールと連携できる たとえば、Googleカレンダーと連携すればスケジュール管理ができます。ただし、外部ツールとの連携には有料プランへの加入が必要です。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ テンプレートを使える あらかじめ用意されているテンプレートや、自作のテンプレートを使ってノートを書き始められます。そのため、議事録など「定期的に作成するノート」を1から作成する手間がかかりません。 ＜Evernoteの注意点＞ 高機能なため使いこなすのが難しい 高機能なツールのため、使いこなせるまでに時間がかかる傾向があります。 機能が削除された 2023年10月に「ワークチャット機能」が削除されるなど、今まで使えていた機能が削除されるケースが見られます。 アプリ版は動作が重くなる 利用しているユーザーからは「アプリ版の動作がデスクトップ版に比べて重く、編集に時間が掛かる」という声があります。（引用：ITトレンド） ＜Evernoteの料金体系＞ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い） Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのチャットツール3点をご紹介します。チャット形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ ＜Slackの特徴＞ 知名度が高い 世界中に利用ユーザーがおり、知名度が高いビジネスチャットツールです。 チャンネルごとにメッセージを送れる 部署やプロジェクトごとにチャンネルをつくり、チャンネルごとにメッセージを送れます。複数のチャンネルを一つのアプリで管理できるので、情報共有の場が分散しないのが特徴です。 ＜Slackの機能・使用感＞ Slack Canvas チャンネル内に、「Slack Canvas」というメモを貼ることができます。個人のやることリスト、メンバーとのメモの共有、プロジェクトの状況整理を行うのに便利です。 Slack AI Slack AIがSlack内を検索して、自然言語での質問に回答してくれます。また、チャンネルやスレッドの要約機能があるので、情報収集がスムーズです。 ＜Slackの注意点＞ フリープランに制限がある フリープランで閲覧できるメッセージ数は直近90日間分に制限されています。そのため、半年以上前のやりとりやプロジェクトの振り返りなどが難しいです。 重要なメッセージを見逃しかねない チャットが更新されるたびに古いメッセージが流れてしまうので、重要なメッセージを見逃しかねません。 検索機能が使いづらい 利用しているユーザーからは「検索機能が少し使いづらくファイルがすぐに取り出せない等あるため、各チャネルごとにシェアしたファイルはファイルタブを作るなどして過去のファイルが管理しやすいインターフェースがあると助かる。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050 円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール ＜Webexの特徴＞ 社外の人ともやりとりできる メールアドレスを追加するだけで社外の人とやりとりできます。 メッセージ機能 Web会議ツールですが、個別やグループ別に使えるメッセージ機能が搭載されているので、気軽に情報共有できるのが特徴です。 ＜Webexの機能・使用感＞ 「チーム」の登録ができる Web会議をおこなう「スペース」を、プロジェクトや部署ごとに「チーム」で括って整理できます。そのため、「スペース」が増えても見やすく整理できるのです。 ＜Webexの注意点＞ チームによっては費用対効果が小さくなる 有料版の料金は1ライセンスにつき1,700円～なので、高度な機能が必要ないチームでは費用対効果が小さくなる可能性があります。 会議主催権限が制限される 利用しているユーザーからは「Webexの会議主催権限が限定される点はネガとなっています。誰でも即座に会議主催が出来るシステムが安価に契約出来ると良い」という声があります。（引用：ITreview） ＜Webexの料金体系＞ Webex Free：0円 Webex Starter：1,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Business：2,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Enterprise：要問い合わせ webexの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ 会議のチャットや共有ファイルを一元化できる Web会議中のチャットや共有した資料を一か所に集約できるため、情報が分散しないという特徴があります。 無料で始められる 無料プランがあり、5GB/ユーザーのストレージを利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ Web会議をスケジューリングできる カレンダーから、先の日程のWeb会議をスケジューリングして、参加者に予定を共有できます。一方で、「共有リンクから参加」「カレンダーから参加」など、会議への参加方法が複数あり、使い方はやや複雑に感じます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ 機能を使いこなせない可能性がある Microsoft Teamsには、Web会議機能をはじめとした多くの機能が搭載されています。したがって、とくにITツールに慣れていない社員にとっては使いこなすのが難しいです。 初期設定が難しい 利用しているユーザーからは「ログインして本格的に使用するためにはマイクロソフトアカウントと紐付けが必要であったり、初期設定が分かりにくいことがある。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 以下は、Microsoft Teamsの一般法人向けプランの料金体系です。Teams以外のMicrosoft製品も利用したい場合は、Microsoft 365 Businessのいずれかのプランを選びましょう。 Microsoft Teams (無料)：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのファイル共有ツール2点をご紹介します。ファイル共有形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール ＜Dropboxの特徴＞ ファイル管理に特化したツール Dropboxは、ファイル管理に特化したツールであり、大容量ファイル共有や共同編集機能を備えています。 無料から始められる 無料のプランからでも、2GBのストレージにファイルを保存して共有できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ドラッグ&ドロップの使用 ドラッグ&ドロップで、Dropboxにファイルを保存したり、ファイルの移動をしたりできます。直観的に操作可能なため、ITに慣れていない方でも使いやすいです。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの制限がある Dropboxの無料プランでは、2GBのストレージしか利用できないので、長期的に利用するためには有料化が必要です。 動作が重くなる 利用しているユーザーからは「データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Bacic：0円 Plus：1,500円/月 Essentials：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問合せ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ ＜Google Driveの特徴＞ 簡単に始められる Googleアカウントを持っていれば、簡単に始められます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共有機能 共有したいファイルの右側の「⋮」の共有から、アクセス権限を設定しながら、共有リンクを発行できます。Google Driveで管理している会議資料を、社外のメンバーにも共有可能なのです。 PC以外のデバイス対応 スマホやタブレットからでも操作可能です。そのため、会議の移動中でも、資料を確認できるといったメリットがあります。 ＜Google Driveの注意点＞ アクセス権限の付与がやりづらい 利用しているユーザーからは「アクセス権の付与のやり方が分かりにくいので、アクセス権というメニューがあるといい」という声があります。（参考：ITreview） 費用が必要以上にかさむ恐れがある 利用しているユーザーからは「同期が簡単にできる反面、休日や外出先から自身のスマートデバイスで確認・作業した際、意図しないデータまで同期され動作が遅くなったり、パケット代が嵩んでしまうケースがあった」という声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ 以下は、今回ご紹介したおすすめツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ＜社内ポータル＞ ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote 特徴 ノウハウの一元管理に最適なツール 非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、Markdown記法には対応していない 高機能なため使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円/月（月払い）～ 公式サイト 「Stock」の詳細はこちら 「ナレカン」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら ＜チャット＞ Slack Webex Microsoft Teams 特徴 チームの連絡に適したチャットアプリ あらゆる端末でWeb会議できるツール ビデオ会議ができるコラボレーションツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 フリープランでは、メッセージの履歴が過去90日間分しか残らない チームによっては費用対効果が小さくなる 機能を使いこなせない可能性がある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,700円/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Slack」の詳細はこちら 「webex」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら ＜ファイル共有＞ Dropbox Google Drive 特徴 大容量ファイルを一元管理できるツール Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】※ファイルにコメントを残す 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 検索機能 【〇】 【〇】 注意点 無料プランはストレージの制限がある 費用が必要以上にかさむ恐れがある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/月（月払い）～ 公式サイト 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 以上のように、どの機能を重視するかによって注意すべき点も異なるので、自社に適したツール選びが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選 以下では、情報共有ツールの2つの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえたツールを導入して、自社での円滑な情報共有を実現しましょう。 （1）誰でも簡単に使いこなせるか 大前提として、誰でも使いこなせるツールである必要があります。 高機能な情報共有ツールでも、メンバーが使いこなせなければ形骸化してしまいます。たとえば、エンジニアレベルの知識が必要なツールは、開発メンバー以外の利用が困難です。 したがって、全社で利用する場合は、「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 （2）必要な情報がすぐに見つかるか 情報共有ツールを選ぶときは、目的の情報にすぐにアクセスできるか確認しましょう。 アクセス性の悪いツールで情報共有をすると、あとから見直したいときに「どこにあるのかわからない」という状況に陥ります。そのため、必要な情報がすぐに見つからず、無駄な手間がかかってしまうのです。 このように、情報へのアクセス性の悪さは、作業効率の低下に直結します。したがって、情報を分かりやすく整理できるうえ、検索性に優れたツールが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Excel管理から脱却した企業事例 以下では、情報共有ツールを使って業務効率化に成功した会計事務所の事例をご紹介します。 Stock導入以前、こちらの会計事務所は「社員のタスク」と「クライアント（150～200社）との打ち合わせ議事録」の管理方法に課題を抱えていました。 たとえば、タスクはExcelで管理していたものの、複数人で競合編集してトラブルになりかけていたのです。また、打ち合わせ議事録はワードで作成していましたが、ファイルを探し、開き、確認するという手間によって情報へすぐアクセスできない状況でした。 そこで情報共有ツールのStockを導入したところ、議事録などの「ノート」にタスクを紐づけられるうえに、わずかな操作で情報へアクセスできるため問題が解消されました。 以上のように、「Stock」を導入することで、情報共有やタスク管理の手間が省けて業務効率が改善したのです。 会計事務所の業務効率化事例はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excelができる情報共有ツールまとめ ここまで、おすすめの情報共有ツールや選び方を中心に解説しました。 Excelによる情報共有では手間がかかったり、ファイル管理が煩雑化してしまったりするリスクがあります。そのため、企業の情報共有においてはITツールが必須です。 ただし、多くの情報を管理する場合、新しくツールを導入しても必要な情報をすぐに見つけられなければ、共有がスムーズにできません。そのため、確実に情報を管理でき、検索性に優れたツールを選ぶことが大切です。 結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報を一元管理しつつ、全社員が欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の円滑な情報共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ5選】クラウド在庫管理システムとは？選び方も解説 【比較表あり】オンプレミス型とは？クラウド型との違いも解説 【必見】ビジネスにおける情報収集で押さえるべき3つのやり方！ 一元管理とは？効率化のコツやメリット・デメリットを紹介 情報リテラシーとは？身につけ方やメリットを紹介 人事データの一元管理とは？メリットや注意点も紹介！ 不正アクセス対策6選！被害手口やおすすめのアプリも紹介

仕事をするうえでメールは、職場内や取引先とやりとりする手段として欠かせません。また、画像やファイルを共有するために、メールを利用するケースも多いです。 しかし、「メールで添付ファイルを上手く送れない」とストレスを感じている方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、メールで添付ファイルを送れない原因と3つの対処法をご紹介します。 メールで添付ファイルを送れない原因をサービス別に知りたい ファイル送信に伴うトラブルの対処法を把握したい メールよりも簡単かつ確実にファイル送信ができるツールを探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイルを素早く相手と共有する方法が分かり、ストレスなく情報共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは1.1 Outlookの場合1.2 Gmailの場合1.3 Yahoo！メールの場合1.4 iPhoneのiCloudメールの場合1.5 ocnメールの場合1.6 【比較表あり】サービスごとの容量や送信できない原因2 メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法2.1 （1）ファイルをzip形式に圧縮する2.2 （2）複数回に分けて送る2.3 （3）ITツールを活用する3 よくあるトラブルを解消！その他の対処法3.1 動画が送信できない3.2 エラーメッセージが出る3.3 圧縮しても送れない4 【必見】メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法4.1 誰でも簡単にファイルを共有・確認できるツール「ナレカン」5 【参考】PPAP（パスワード付きzipファイル）のリスクと解決策6 メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ 【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは ここでは、メールサービス別の添付ファイルが送れない原因をご紹介します。自身が使っているメールサービスを把握したうえで、以下を参考にしましょう。 Outlookの場合 Outlookで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Outlookでは容量制限が設けられており、テキスト、挿入されたファイル、添付ファイルを含めて最大25MBとなります。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信できないので注意しましょう。（参考：Outlookのメールの容量制限） セキュリティ上送信できないファイル OutlookはGmailと同様、ユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式は添付できません。（参考：Outlookで送信できないファイル） Web ブラウザのキャッシュの影響 Web版Outlookで添付ファイルが送信できない場合は、Webブラウザのキャッシュが影響している可能性があります。その場合は、キャッシュをクリアした後、クレットモードでWeb版Outlookを開き、添付し直しましょう。（参考：ブラウザのキャッシュの影響） 上記3点のいずれかに該当する場合は、Outlookにファイルを添付して送ることができません。まずは、ファイルの容量や種別に問題がないか確認し、解決しない場合はキャッシュ削除も試しましょう。 Gmailの場合 Gmailで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Gmailの添付ファイルには容量制限が設けられており、送信での添付ファイルの最大サイズは25MB、受信では最大50MBです。この制限をオーバーする添付ファイルは送受信できません。（参考：送受信時の添付ファイルの容量制限） セキュリティ上送信できないファイル Gmailはユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式や悪質なマクロが埋め込まれているドキュメントなどは添付できません。（参考：Gmailで送信できないファイル） 上記2点のいずれかに該当する場合は、Gmailにファイルを添付して送ることができないので、送信前に確認しましょう。 Yahoo！メールの場合 Yahoo!メールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Yahoo!メールのメールサイズには容量制限が設けられており、メールの本文も含めて最大25MBです。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信できません。 ファイル数が上限を超えている Yahoo!メールは1つのメールに添付できるファイルの数は50個までです。50個を超える数のファイルを1つのメールで送ることはできません。 ファイル名が長い Yahoo！メールに添付できるファイルの名前は、最大で半角64文字までです。「.txt」や「.jpg」などの拡張子も含まれるので注意しましょう。 参考：メールと一緒にファイルを送りたい（添付ファイル） 上記3点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付して送れません。とくに、Yahoo!メールはファイル名の文字数制限があるので、送付したいファイルを確認し、必要に応じて修正しましょう。 iPhoneのiCloudメールの場合 iPhoneのiCloudメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている iCloudメールは、添付ファイルの容量に20MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、Mail Drop機能で最大5GBの添付ファイルの送信が可能です。 圧縮していないファイルがメッセージに添付されている PDFのような圧縮されていないファイルは、メールに添付してもうまく送れないことがあります。zip形式に圧縮するなどして、ファイルを送信しましょう。 iCloudのメッセージ送信件数の制限を超えた iCloudのメールで1日に送信できるメッセージの数は、1,000件までの上限があります。もし、心当たりがない場合は、送信ボックスに未送信のメールが溜まっていないか確認しましょう。 iCloudのストレージ容量を使い切った iCloudのストレージは、バックアップやメール、iCloud写真などで共用していて、無料で使えるのは合計5GBまでです。したがって、容量を使い切ると、iCloudのメールアドレスでメールを送受信できなくなります。 参考：iCloud におけるメールボックスの容量とメッセージの送信制限 上記4点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付したメールが送れません。とくに、iCloudのストレージは、メール以外とも共有しているので、上限を超えていないか確認が必要です。 ocnメールの場合 ocnメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている ocnメールは、添付ファイルの容量に10MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、ocnメール（Webメール）で最大 100GB の添付ファイルが送信可能です。 メール設定に誤りがある ocnメールでは、2019年にセキュリティ強化のため、メールのシステムを変更しました。そのため、契約時期によっては会員用登録証に記載の設定値の情報が古い可能性があります。 メールアドレス利用停止処分を受けている 利用中のocnメールアドレスから大量にメールが送信されたことで、サービス運営に支障をきたす場合、一時的にメール送信を停止する対策がされます。そのため、利用停止の通知メールを受信してから2時間程度、ocnメールの送信やウェブブラウザからの利用ができなくなります。 参考1：ocnメールの仕様 参考2：0x800から始まるエラーが表示され、メールの送受信ができない｜メールのトラブル対処方法｜メールサービス 参考3：【重要】メールアドレス利用停止のご連絡」というタイトルのメールが届きました。どうすればいいですか？ 【比較表あり】サービスごとの容量や送信できない原因 ここでは、サービスごとの送信できる容量や、考えられる送信できない原因をご紹介します。 Outlook Gmail Yahoo！メール iCloudメール ocnメール 容量 25MB 送信→25MB 受信→50MB 25MB 20MB(Mail Drop機能で5GBまで送信可能) 10MB(Webメールで100GBまで送信可能) 考えられる原因 ・セキュリティ上送信できない ・ブラウザのキャッシュが影響している ・セキュリティ上送信できない ・ファイル数の制限(50個)を超えている ・ファイル名の制限(半角64文字)を超えている ・送信件数の上限(1000件)を超えた ・iCloudのストレージ容量5GBを使い切った ・メール設定に誤りがある ・アドレスが利用停止処分を受けている 上記の比較表を参考にして、利用するサービスを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法 以下では、メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法をご紹介します。早急に添付ファイルを共有する必要がある方は、即実行しましょう。 （1）ファイルをzip形式に圧縮する 添付ファイルを送る1つ目の方法は、「ファイル形式の圧縮」です。 たとえば、ファイルをzip形式に変換すると圧縮されて容量が小さくなり、大容量のデータや複数ファイルを送れます。「圧縮」は送付予定のファイルを選び、右クリックすると選択できます。 ファイル形式が原因でファイルをメールに添付できない場合は、拡張子(ファイル名の後ろの.docxや.xlsxなどの表示)を変更しましょう。一方で、拡張子を変更するとファイルが開かないことがあるため、送付前に展開できるかの確認が必要です。 加えて、異なるOSから送られた圧縮ファイルを開くとファイル名が文字化けしてうまく解凍できない可能性があります。仮に、文字化けした場合は、解凍ソフトにいれてダウンロードするなどして対応しましょう。 （2）複数回に分けて送る 添付ファイルを送る2つ目の方法は、「複数回に分けたファイルの送信」です。 1通のメールに複数ファイルを添付すると、送付可能なデータ容量を超えることがあります。そこで、メールを複数回に分けて送信すれば、メールの容量上限を超えずに添付ファイルを送れるのです。 以上のように、ファイルをまとめて送信してエラーになるときは、メールを複数回に分けて、容量の上限に達さないようにしましょう。ただし、何通もの添付メールの作成は手間がかかり、送付漏れや誤送信のリスクが伴うので注意が必要です。 （3）ITツールを活用する 添付ファイルを送る3つ目の方法は「ITツールの活用」です。 前提として、メールにファイルを添付して共有する場合、送付先一人ひとりのアドレスを打ち込む手間がかかります。とくに、大企業のように、ファイルを複数人と共有するケースが多い場合には、メールを使った情報共有は不向きです。 そのため、なかには、大容量の添付ファイルを送る方法として「ファイル転送サービス」を活用するケースも見られます。しかし、「ファイル転送サービス」は安全性への懸念から使用を禁止している企業も多いのです。 一方、「あらゆる情報を即共有できるITツール」を活用すれば、一斉に該当のファイルにアクセスできる仕組みをつくれます。たとえば、ファイルはもちろん、テキスト情報や画像も共有できる「ナレカン」は、任意のメンバーにのみ情報を公開できるので安心です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ よくあるトラブルを解消！その他の対処法 以下では、ファイルを圧縮しても送信できないときや、エラーメッセージが出てしまうなどの対処法をご紹介します。 動画が送信できない 動画が送信できないときは、動画の容量に問題がある可能性があります。 とくに長い動画を送信しようとすると、容量が大きすぎて送信できないことがあります。そのため、動画ファイルを圧縮するなどして、容量を小さくしてから送信しましょう。 また、クラウドサービスを利用することでも解決できます。動画をクラウド上にアップロードして、リンクを作成し送信すれば、大容量の動画ファイルでも送信可能です。 動画を送信できないときは、圧縮して容量を小さくするか、クラウドサービスを利用してみましょう。 エラーメッセージが出る ファイルを送信しようとすると、「次の添付ファイルは問題を起こす可能性があるため、利用できなくなりました」などのエラーメッセージが出る場合があります。 このエラーメッセージは、サービスのセキュリティ機能によって、ファイルがブロックされたことを意味しています。この状態になると、添付ファイルの閲覧、保存、削除、印刷などの操作ができなくなります。 解決するには、クラウドサービスなどを利用してファイルを共有するか、ファイル名に別の拡張子をつける必要があります。メールサービスが脅威と認識しないファイル名拡張子を利用すれば、ファイルがブロックされなくなります。 このように、「次の添付ファイルは問題を起こす可能性があるため、利用できなくなりました」というエラーメッセージが出た場合は、別のファイル共有サービスを利用する、ブロックされないよう設定し直す、などの方法を試してみましょう。 圧縮しても送れない 添付ファイルを圧縮しても、容量の制限を超えてしまい、メールを送れないケースがあります。 とくに、画像・動画ファイルやExcel/Wordファイルは、すでに圧縮された状態になっているものもあるため、圧縮しても容量が小さくならない可能性があるのです。 そのため、添付ファイルを圧縮しても、メールで送信できない場合は、ITツールを活用しファイルを共有しましょう。ITツールを利用することで、大容量のファイルでも確実に共有できます。 しかし、大容量のファイルを安全に共有するためには、「セキュリティ性の高いツール」を使う必要があります。そこで、簡単にファイル共有できるほか、高度なセキュリティを備えている「ナレカン」のようなツールを利用すれば、安全にファイルを送信できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法 以下では、メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法をご紹介します。 メールを使ってファイルを送信すると、ファイルの容量が大きすぎて、圧縮しても送れないなどの事態が発生することがあります。また送信できても、受信者側は情報を確認するのに、ファイルを解凍する必要があるなど、手間がかかってしまいます。 そこで、「更新したファイルがリアルタイムで共有されるツール」を活用すれば、送信や受信の手間を省けるため、より効率的に業務を進められます。また、検索機能が優れたツールを利用すれば、探したい情報をすぐに見つけることができます。 結論、ファイル共有に最適なのは、誰でも簡単にファイルを共有でき、超高精度な検索機能で欲しい情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンではテキスト・画像・ファイルを用いて情報をまとめられるうえに、残した情報を任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、添付したファイルの中身まで探せる高精度な検索機能もあるので、メールよりも情報の共有・確認に優れているのです。 誰でも簡単にファイルを共有・確認できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【参考】PPAP（パスワード付きzipファイル）のリスクと解決策 最後に、PPAPが抱えるリスクと解決策をご紹介します。PPAPとは、zip形式で圧縮し暗号化したファイルをメールに添付して送信し、復号のためのパスワードは別のメールに記して送る方法を指します。 ウイルススキャンができない zip暗号化ファイルは、ウイルスチェックを回避してしまうため、マルウェアに感染する恐れがあります。そのため、「S/MIME」や「PGP/GPG」でメールの内容を暗号化すべきです。 セキュリティに懸念が残る パスワードとファイルが同じ経路で届き、パスワードと添付ファイルを同時に盗めてしまう可能性が高いため、安全性が低いといえます。 このように、PPAPはセキュリティに不安を抱えているため、2020年には内閣府によって廃止が決定されています。そのため、まだPPAPを使っている方は「アクセス権を細かく設定できるITツール」を用いて安全にファイルを共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ これまで、メールで添付ファイルが送れないときの原因や対処法をご紹介しました。 添付ファイル付きメールの送信に失敗したときの対処法には、「複数回に分けてファイルを送信する」「ファイルを圧縮する」があります。しかし、どのような対処をしても、メールでファイルのやりとりをすること自体の煩雑さは解消されないのです。 また、仮にメールを送れたとしても、受信側は添付ファイルのダウンロードや圧縮ファイルの解凍が必要になるうえ、適切に保存しなければ、あとから必要な情報を探せません。 したがって、ファイルをスムーズに共有するには、メールを使える方であればすぐに使いこなせて、共有した情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、メールによる情報共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！