定例会議の必要性とは？活性化させる3つの手法も解説
企業では習慣化された「定例会議」を行っている会社が多いですが、本来の会議の目的を失いマンネリ化している状況も少なくありません。
実際に、「日程が決まっているから」のような定性的な理由のみで、情報共有だけが行われる“生産性のない定例会議”に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、定例会議の必要性と活性化させる3つの手法を中心にご紹介します。
- 定例会議を実施する目的や必要性を知りたい
- 定例会議の活用方法を自社で参考にしたい
- 定例会議や業務改善に活用できるツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、定例会議を活性化させるためのヒントを得られ、効率的に情報共有ができるようになります。
目次
定例会議・ミーティングとは
定例会議とは、職場や組織で決まった日時や曜日に開く会議を指し、「定例会」「定例ミーティング」などと言われる場合もあります。また、開催頻度は企業によって異なりますが、1週間に1回、月に1回ほどが一般的です。
意思決定やプロジェクトの進捗状況の把握など、今後の方針を決める重要な役割を担っています。一方、討論する議題がないにも関わらず「定例だから」という理由で開かれ、情報共有だけの形式的な会議になってしまうケースが多い点が問題です。
参加者が受け身になると、会議の本来の目的である「合意形成のための活発な議論」が難しくなります。生産性が低く「無駄」と感じる会議にならないように、正しい事前準備が必要となるのです。
定例会議・ミーティングの目的とは
ここでは、定例会議の必要性について解説します。マンネリ化していると感じる社員には、以下の「会議における必要性」を共有するようにしましょう。
メンバー間での情報共有のため
プロジェクトを進めるうえで各メンバーの情報共有は必要不可欠です。
定例会議の場で社員それぞれが積極的に情報を共有すると、異なるアイデアに触れながら業務に役立つヒントを得たり、新たなアイデアを生み出せたりできるようになります。
また、複数の部署でプロジェクトを進めている場合は各部署の進捗を確認し合う必要があります。部署を横断した情報共有は、予定の変更や直面している課題を社員間で報告して解決策を見出し、スピーディにプロジェクトを達成するために不可欠です。
意思決定を行うため
定例会議が必要な理由として、意思決定を行うことも理由のひとつです。
仕事はチームで取り組む場合が多いため、社員全員が納得して業務を進める必要があります。そこで参加メンバーが、あるテーマや課題について多様な視点から話し合って今後の方針を決定するべきなのです。
また、テーマが定められ、意思決定を行うという具体的なゴールが設定されていれば、会議に参加するメンバーもゴールに向けて主体的に会議に参加できます。積極的な発言のある会議は、意思決定にスピード感があります。
PDCAサイクルを回すため
PDCAサイクルを回すためにも定例会議が必要になります。
メンバーは定例会議で週・月単位の目標を計画(Plan)されたものに合わせて、業務を進められ(Do)ます。そして、各進捗を客観的に評価(Check)し、改善策の考案・実行する(Action)サイクルが確立されれば、業務効率化と改善が継続されます。
また、PDCAサイクルはメンバーの目標達成によるモチベーションアップだけでなく、リーダー目線でもメンバー・プロジェクトの管理がしやすくなるメリットがあるのです。
定例会議をするメリット・デメリット
定例会議は多くの企業で行われていますが、会議の方法・進め方によっては業務に支障をきたす場合があります。定例会議をするメリット・デメリットは以下の通りです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
|
・個人またはチームの進捗状況が一括して把握できる
・業務の問題や課題の早期発見につながる
・コミュニケーションが活性化される
|
・会議に時間を取られると業務効率が下がる
・毎回の会議の資料作りが負担になる
・議題が不明確だと会議の参加者の当事者意識が薄れる |
以上のように、定例会議は、会議の参加者とのコミュニケーションが取りやすくなるといったメリットがあります。一方で時間が長すぎたり、議題が不明確だったりすると、有意義な会議となりません。
また、資料作りの負担を軽減するには、会議資料作成にテンプレートを使用することが効果的です。たとえば「ナレカン」のように、一度作成した内容をテンプレート化できるツールを使うと、資料作成に時間がかかりません。
【対処法あり】定例会議は意味がないと感じる原因とは
ここでは、定例会議が意味がないと感じてしまう原因と対処法について解説します。メリハリをつけて生産性のある会議にするためにも、以下の原因をあらかじめ理解し、対策を講じましょう
定例会議が形骸化している
定例会議がだらだらしてしまう原因のひとつが、議題に変化がないことです。
定例会議の話題に新しさがないと「同じ議題を話し合う意味はあるのか」と参加するメンバーが感じ、モチベーションも上がりません。議題に変化がない理由は「そもそも会議を開く目的がない」「既存の会議プログラムに問題がある」が挙げられます。
結果、会議において重要な意思決定もできず、”定例だから参加する”意味のない状況に陥ってしまうのです。そこで、「意思決定が不要な会議はそもそも開催しない」「討論する議題が明確になってから会議を開く」などの対策をとりましょう。
一方的で議論の時間がない
一方的で議論の時間がない定例会議は無駄な会議になりがちです。
形骸化した定例会議でよく見られる状況として「議論を行わず会議の企画者だけが一方的に報告して、参加メンバーはただ聞くだけ」になっている場合が挙げられます。
聞くだけの会議でメンバーが受け身の姿勢で参加すると、生産性が低くだらだらしてしまいがちです。そのため、会議を開く際は必ず各メンバーの発言機会を設けるようにしましょう。
事前に会議資料を共有していない
会議において、事前に会議資料を共有しておくことは非常に重要です。
会議資料を事前に共有しておけば、会議前にテーマや最終目標を把握したうえで会議に参加できるようになります。会議開始直後に資料を読み込む時間を設ける必要もなくなり、スムーズに会議を進められるのです。
そして、会議の度に資料を印刷して配布する必要もなくなるため、印刷費用のコスト削減やメンバーの準備に必要な作業負荷もかかりません。実際に、生産性のある会議を実現している組織は「ナレカン」のような情報共有ツールで、会議資料を事前に共有し会議を進めているのです。
定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめツール
以下では、定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめのツールをご紹介します。
定例会議は、個人・部署間の情報共有を目的に実施するため、要点をまとめて簡潔に進行するべきです。また、重要なことはあとから振り返れる状態にしておくと、会議後の業務に反映しやすくなります。
しかし、メールやチャットで共有しても埋もれてしまい、振り返るのに手間が生じ、必要な情報もすぐに見つかりません。そのため、「誰でも簡単に共有できて、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能があるツール」を導入しましょう。
結論、定例会議の資料共有に最適なのは、シンプルな操作性で共有が簡単で、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、部署や個人を指定した共有も可能なほか、記事に直接書き込んで簡単に資料作成もできるため、会議資料の作成・共有まで一括して行えます。また、社内用語の検索もヒットするため、検索に時間がかかりません。
最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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定例会議を活性化する手法3選
ここでは、定例会議を活性化する手法3選をご紹介します。会議の形骸化が感じ取れた場合には、以下の手法に定例会議を当てはめて活性化しましょう。
(1)ブレインストーミング型
定例会議を活性化する手法の一つにブレインストーミング型があります。
ブレインストーミングは、グループを作成して、自由な発言によって独創・創造的なアイデアを生み出す手法です。また、ほかのアイデアから着想を得てオリジナルのアイデアが生み出される場合もあります。
参加者の発言が抑制されると新たなアイデアが生まれづらくなるため、ほかのメンバーのアイデアへの批判・評価はしてはいけません。各メンバーの発言と意見から合意形成することが重要なのです。
(2)ディベート型
ディベート型も会議の活発化に役立つ手法の一つです。
ディベートは肯定派と否定派に分かれて討論し、第三者を納得させるための会議手法です。ディベートではチームのメンバーと意思疎通を図り、一貫性のある意見を主張するための力が必要になります。
一方で、ディベートでは「勝った方が偉い」とされる場合があります。しかし、本来の目的は「メンバーが客観的で多角的な視点を身に付け、活発な議論によって定例会議をマンネリ化させないようにすること」のため、勝敗で全てを判断しないようにしましょう。
(3)ワールドカフェ型
定例会議を活発にする手法の最後がワールドカフェ型の会議手法です。
ワールドカフェは緊張や重苦しい環境になりやすい会議を、和やかで自由な会話がしやすい環境をつくるための手法です。4～5人のテーブルを複数設置し、テーマに沿って自由に会話します。
ワールドカフェの特徴は、時間経過とともに会話するメンバーが入れ替わることです。さまざまな参加者と開かれた空間で会話すると、テーマの深掘りだけでなく、もとのグループから派生したアイデアの創出も可能です。
定例会議の無駄を解消！効率的に進行するポイント
定例会議の無駄を解消し、効率的に進行するためのポイントは以下の3つです。
- 時間を区切る
- 目的を明確にする
- 不要な回は会議をスキップする
会議の時間を区切ると、効率的に会議を進められ、ダラダラとした会議を避けられます。時間の設定が形だけにならないように、会議の開始・終了時刻は厳守しましょう。
会議の目的が明確であれば、議論が本題から逸れる可能性が低くなり、無駄な時間が削減されます。また、目的が明確に定まらない場合は、会議を開催しないという選択肢もあります。
定例会議が形骸化してしまって実際には不要であれば、会議のスキップも検討しましょう。仮に、定例会議の目的が情報共有のみの場合は、情報共有ツールを活用すれば定例会議の時間を削減できます。
上記の3つを意識して、定例会議を有意義なものにしましょう。
定例会議を形骸化させない！おすすめのネタ・話すこと
定例会議を形骸化させないためには、会議の議題を事前に決めておくべきです。以下では、定例会議のネタや話すことをご紹介します。
- 各部署・チームの進捗状況
- 社内環境について
進捗状況の共有は目的・目標の再確認にも繋がるため、必須です。また、ただ進捗状況を話すだけでなく、業務やプロジェクトの完了予定まで伝えるようにすると、他部署からの理解も深まり連携がとりやすくなります。
業務以外で発生している社内の問題や改善点について話し合うのも重要です。社内環境は会社に関わる全ての人に直接関係するため、会議の参加者全員が当事者意識を持って議論できます。
以上のような内容をテーマに議論すると、定例会議が有意義なものになります。
定例会議の必要性や活性化させる手法まとめ
ここまで、定例会議の必要性や活性化させる手法について解説してきました。
定例会議は個人・部署間での情報共有が行われ、わかりやすく・簡潔にまとめて共有する必要があります。また、会議の内容を後で振り返って業務に反映させられるよう、必要な情報をすぐに見つけられるようにするべきです。
したがって、「共有が簡単で必要な情報を振り返るのに手間がかからないツール」を導入しましょう。特に、状況に応じて共有相手を指定でき、充実した検索機能があると、定例会議の情報共有がスムーズになります。
結論、定例会議の情報共有に最適なのは、会議の情報共有も簡単で、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有を活発化し、マンネリ化した定例会議を改善しましょう。
