【Excel/Word】社内回覧板で使える無料テンプレート11選
社内回覧板には、通知事項や配布資料などが記載されており、情報を効率的に共有できます。一方、都度回覧板を一から作成していては、情報が部署内に共有されるまでに時間がかかり面倒です。
そこで、テンプレートを活用すれば、回覧板を作成する手間を省けます。しかし、「テンプレートを活用して回覧板を作りたいが、どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は社内回覧板で使える無料テンプレート11選をご紹介します。
- 社内回覧板の作成にかかる手間を削減したい
- すぐに使える無料の回覧板テンプレートを探している
- 社内回覧板を電子化して、管理や共有を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、すぐに使える社内回覧板のテンプレートを見つけられ、効率的に情報を共有できるようになります。
目次
- 1 社内回覧板（回覧文書）に使えるテンプレート・フォーマット11選
- 1.1 【Word】告知用社内回覧板
- 1.2 【Word】見やすく分かりやすい回覧表テンプレート
- 1.3 【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート
- 1.4 【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート
- 1.5 【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート
- 1.6 【Excel】名前欄があるチェック表つきテンプレート
- 1.7 【Excel】シンプルで使いやすい回覧板テンプレート
- 1.8 【Excel】A4用紙1枚で6枚に分割できる署名テンプレート
- 1.9 【Excel】名簿記入に特化した回覧板テンプレート
- 1.10 【PowerPoint】文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレート
- 1.11 【Word・Excel・PDF】イラスト入りのかわいい回覧板テンプレート
- 2 【脱ファイル管理】社内回覧板に電子ツールが最適な理由
- 3 【電子化】Word/Excelよりも簡単に回覧板へアクセスできるツール
- 4 電子ツールで回覧板を書くときのコツ
- 5 回覧板にテンプレートを活用すべき3つのメリット
- 6 回覧板で使えるテンプレート11選とおすすめの電子ツールまとめ
社内回覧板（回覧文書）に使えるテンプレート・フォーマット11選
以下では、社内回覧板（回覧文書）に使えるテンプレート・フォーマット11選をご紹介します。シーンに応じて使い分けられるように、それぞれのテンプレートの特徴を確認しておきましょう。
【Word】告知用社内回覧板
こちらは、Word形式の「告知用社内回覧板」です。
Word形式なので、一般的な文書と同じ形式で回覧板を作成できます。主に社内イベントの告知に利用すると、下部のチェック欄を参加確認に使えます。
【Word】見やすく分かりやすい回覧表テンプレート
こちらは、Word形式の回覧表テンプレートです。
シンプルな構成になっているので、情報が分かりやすいのが特徴です。また、チェック表がついているため、メンバーが閲覧したかが一目で分かる仕様になっています。
【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート
こちらは、概要と詳細を分けて記入できる回覧板テンプレートです。
内容を細かく書き込めるため、伝達事項が多岐にわたる場合にも、情報を整理しやすくなります。
【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート
こちらは、Excelで使える順番表がついたテンプレートです。
読む順番を指定できるので、回覧板を回すスピードを高められる可能性があります。また、内容を記入する欄が広いため、詳しい内容を書き込めます。
【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート
こちらは、場面に応じて「至急・標準」のチェック欄がある回覧板のテンプレートです。
急を要する内容を共有する場合は「至急」の欄にチェックしておくと、担当者が素早く対応できる可能性が高くなります。
【Excel】名前欄があるチェック表つきテンプレート
こちらは、名前欄があるチェック表つきテンプレートです。
日付と名前を書く欄が用意されているので、従業員が情報を「いつ確認したのか」がすぐに分かるうえ、迅速に回覧してもらえる可能性が高まります。
【Excel】シンプルで使いやすい回覧板テンプレート
こちらは、シンプルで使いやすい回覧板のテンプレートです。
シンプルな構成であるため、目的を問わず使いやすいです。また、Excel形式なので、簡単に自社独自の項目を追加できます。
【Excel】A4用紙1枚で6枚に分割できる署名テンプレート
こちらは、署名欄に特化したテンプレートです。
A4用紙1枚で6枚に切り分けられるので、手元にストックしておきやすいです。また、回覧板は誰に戻せばいいのかまで表記されているので、最後に受け取ったメンバーが混乱せずに済みます。
【Excel】名簿記入に特化した回覧板テンプレート
こちらは、名簿記入に特化した回覧板のテンプレートです。共有したい資料と付して回覧する使い方になります。
縦軸に氏名、横軸に日付を記載する様式で、閲覧後に署名または押印して使用します。フォントや行間隔などは調節できるため、自身の好みに合わせてカスタマイズできるのが特徴です。
【PowerPoint】文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレート
こちらは、文章を差し替えて使える例文付き回覧板テンプレートです。
デザインがシンプルかつテンプレートの文章を差し替えるだけで簡単に利用できます。Power Point形式を利用したい場合はこちらが最適です。
【Word・Excel・PDF】イラスト入りのかわいい回覧板テンプレート
こちらは、かわいいイラストが記載されている回覧板のテンプレートです。
項目を編集できる「Excel」「Word」、簡単に印刷できる「PDF」のすべてで使用できるため、目的に応じて使い分けることができます。特に、社内全体で親密なコミュニケーションをはかりたい方は、かわいいイラスト付きのテンプレートがおすすめです。
【脱ファイル管理】社内回覧板に電子ツールが最適な理由
ここでは、社内回覧板に電子ツールが最適な理由を解説します。正確かつ効率的に情報を伝達するためにも、以下の内容を十分に理解したうえで、導入を検討しましょう。
WordやExcelで作成する2つのデメリット
WordやExcelで回覧板を作成すると、以下のデメリットがあります。
- 共有に手間がかかる
- 管理が煩雑化しやすい
WordやExcelで作成した回覧板を共有するには、紙に印刷して配布するかメールで送信する必要があります。そのため、紙の場合は印刷して一人一人に配る手間が、メールの場合はCc／Bccの設定や冒頭の挨拶文を考える手間がかかるのです。
WordやExcelは、社内回覧板以外にも様々な業務で利用されます。そのため、作成した社内回覧板を適切に管理しないと、「他のファイルに埋もれて目当ての社内回覧板が見つけられない」という事態になりかねません。
以上より、WordやExcelで社内回覧板を作成すると、共有や管理において手間がかかるためおすすめしません。一方、情報を瞬時に共有でき、テーマごとに整理できる「ナレカン」のような電子ツールなら、スムーズに回覧板を共有・管理できます。
電子ツールの4つのメリット
社内回覧板を電子ツールで作成すると、以下のメリットが得られます。
- リアルタイムで共有できる
- 情報にアクセスしやすい
- 関連データも共有できる
- 時間や場所の制約がない
電子ツールを使えば、メールを使わずとも、更新した情報を即座に社内全体へ共有することが可能です。
検索機能が搭載されている電子ツールが多く、欲しい情報へすぐにたどりつけるため、効率良く作業を進めることができるのです。
電子ツールでは、連絡事項のほかにもPDFなど関連する資料もまとめて共有できるので、より詳しい情報を伝えられます。
電子ツールでは、スマホからでも気軽に内容を確認できるため、外出しているときでも鮮度の高い状態で情報を確認できます。
以上の点から、社内回覧板には情報へすぐにアクセスでき、関連データとともにリアルタイムで情報を共有できる「電子ツール」が最適です。
【電子化】Word/Excelよりも簡単に回覧板へアクセスできるツール
以下では、Word/Excelよりも簡単に回覧板へアクセスできるツールをご紹介します。
回覧板をExcelやWordで作成すると、紙に印刷して共有するか、メールで共有する必要があります。しかし、紙は印刷や配付に時間がかかり、メールは宛先の設定が面倒なほか、他のメールに埋もれて回覧板が見つけられない危険性もあるのです。
そこで、電子ツールで回覧板を作成すれば、社内回覧板を一元管理できるうえ、該当メンバーに一斉に共有可能です。とくに、「超高精度の検索機能があるツール」であれば、共有後も目的の情報をすぐに振り返れるので、誰かに聞き直す煩わしさも解消されます。
結論、自社が導入すべきなのは、社内回覧板をまとめて管理しつつ、PCやスマホから誰でも即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」は簡単操作でテンプレートの作成・呼び出しができ、社内回覧板の作成にかかる手間を省けます。また、作成した回覧板は任意のメンバーに即共有できるほか、既読機能で誰が見たかわかるので、確実に情報が伝達される仕組みをつくれます。
テンプレート機能と検索機能で回覧板を円滑に運用できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内回覧板に便利！ナレカンのおすすめ機能2選
ここでは、社内回覧板の共有に役立つナレカンの機能を2つご紹介します。
社内回覧板は、社内研修の実施要項や業務上の仕様変更等、対象者に周知させるべき情報の共有に活用されます。そのため、以下の機能を使って、社員が共有された情報の確認を怠っていないかを確認しましょう。
（1）既読機能
ナレカンでは共有された回覧板を誰が閲覧したのか、既読機能で確認することができます。そのため、閲覧していないメンバーに対する催促等の対応を取ることができ、情報が行き届かない事態を防げるのです。
（2）リアクション機能
ナレカンで作成した記事の左下には「助かりました」というボタンがあり、記事に対してリアクションを送ることができます。また、リアクションを送ったメンバーを確認することも可能です。
社内回覧板に対して多くの「助かりました」が送られれば、記載内容が閲覧者にとって有益であったことを確認できます。逆に、「助かりました」の数が少ない場合は、記載内容に改善の余地があると気付くことができ、回覧板のブラッシュアップに繋がります。
電子ツールで回覧板を書くときのコツ
回覧板の書き方は、以下の通りです。内容を把握して、電子ツールの活用を具体的にイメージしましょう。
- 簡潔なタイトルをつける
- 回覧主・回覧対象者を記載する
- 挨拶文を省略する
- 「ですます調」を使う
- 箇条書きを活用する
- 回覧期限を記載する
タイトルが簡潔であれば、閲覧者は一目で大まかな内容を把握できます。また、ノートのタイトルで検索するときも、目的の回覧板を見つけやすくなります。
回覧主・回覧対象者を明らかにしておかなければ、必要な情報を共有すべき相手に確実に伝えられません。
閲覧者が内容をすぐに把握できるように、形式的な文章は省略して、必要な情報を端的にまとめます。
「ですます調」と「である調」が混在すると読みづらくなるので、文体は統一しましょう。また、過度な敬語表現は読みにくくなるため不要です。
箇条書きを使えば、情報が整理されるため、読みやすい回覧板を作成できます。しかし、箇条書きが多いとかえって見づらいため、要点のみで活用するようにしましょう。
回覧期限がないと、受信者は読むのを後回しにしてしまい、結果読むのを忘れかねません。読み忘れを防ぐためにも、回覧板の末尾には、回覧期限を記載しておきます。
回覧板にテンプレートを活用すべき3つのメリット
ここからは、回覧板にテンプレートを活用すべきメリットをご紹介します。以下のメリットを全社へ周知しておけば、テンプレートを使った回覧板の運用がスムーズになります。
（1）作成時間を削減できる
テンプレートを活用することで、回覧板の作成にかかっていた時間を削減できます。
テンプレートを利用せずに回覧板を作る場合、一から作成しなければならず面倒です。とくに、社員の閲覧状況を確認するチェック表を設けたり、体裁を整えたりしていると肝心の「回覧内容」に時間がかけられなくなります。
一方、テンプレートを使えば、伝達したい内容を入力するだけで回覧板が完成します。また、報告内容によって形式を変える必要があるときも、テンプレートを複数用意しておけば都度対応できるため、編集時間の削減も可能です。
（2）記載項目が統一できる
テンプレートを活用するメリットとして、記載項目を統一できることが挙げられます。
回覧板によって記載されている項目が異なると、閲覧者側が読んだときに「知りたい情報が記載されていない」となり、担当者に質問する手間が生じてしまいます。また、担当者も都度時間をかけて作成する必要があり、スピーディーな情報共有が実現しません。
このように、手作業での回覧板作成は、作成者・閲覧者双方にデメリットがあります。しかし、テンプレートを利用すると、作成者だけでなく閲覧者や確認をする上司の手間も省けるのです。
（3）回覧にかかる時間を削減できる
回覧板のテンプレートが決まっていると、回覧にかかる全体の時間が早くなります。
回覧板の体裁が統一されていなければ、見るべきポイントが異なり共有すべき情報が伝わりづらくなるので、閲覧にも時間がかかってしまうのです。回覧にかかる時間が長いと、社員間での情報共有にタイムラグが起きて、トラブルが発生しかねません。
そこで、テンプレートを使うと「見るべきポイントがすぐに分かる」ようになり、トラブルを未然に防げるのです。
回覧板で使えるテンプレート11選とおすすめの電子ツールまとめ
ここまで、回覧板で使えるテンプレート11選とおすすめの電子ツールを中心にご紹介しました。
回覧板にテンプレートを利用すると、作成の手間を省けるので無駄な時間を削減できます。また、記載項目を統一することで回覧がスムーズになり、効率よく情報を共有できるようになるのです。
ただし、テンプレートは作成にかかる手間を省けますが、伝達情報にアクセスする時間は削減できません。そこで、「目的の情報をすぐに探し出せる電子ツール」を使うと、回覧板をはじめとする社内情報を円滑に管理できます。
結論、自社の情報共有には、回覧板をはじめとしたあらゆる社内情報へ誰でも簡単にアクセスできる電子ツールの「ナレカン」が最適です。また、ナレカンでは、情報の閲覧・編集権限を管理者がコントロールできるので、情報共有の仕組みとして最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、回覧板を作成・管理する手間を削減しましょう。
