【例文あり】会議用レジュメとは？アジェンダとの違いや書き方を紹介
会議は参加するメンバーの作業時間を割いて実施されるので、生産性の高い議論が求められます。そこで、事前に「レジュメ」を作って共有しておくと、効率的に会議を進められるようになるのです。
しかし、「会議のレジュメをうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、レジュメの概要や書き方を中心にご紹介します。
- 会議用レジュメの書き方や例文を確認したい
- テンプレートを活用して効率的にレジュメを作成したい
- 誰でも簡単にレジュメを作成・管理する方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、レジュメを上手く作成できるようになるだけでなく、レジュメの最適な管理方法までわかります。
目次
【詳しく解説】レジュメとは
「レジュメ」とは、会議やプレゼンテーション、文書などを要約したものです。以下では、レジュメが活用されるシーンや、「アジェンダ」「次第」「議題」といった類似語との違いを解説します。
Q1. レジュメの主な利用分野とは
レジュメの主な活用シーンとして、以下の3つの分野が挙げられます。
- 教育分野
- 就活分野
- ビジネス分野
学校や研究機関などの教育分野におけるレジュメは、「授業内容や論文を構成する要素ごとに見出しをつけ、簡潔に要約したもの」を指します。教育分野では、論理性や整合性を特に重視する傾向があります。
就活分野におけるレジュメは、主に「履歴書」や「職務経歴書」を指します。職歴や学歴、保有資格などの記載が求められ、企業側が採用の有無を決める判断材料となります。
ビジネス分野におけるレジュメとは、「会議やプレゼンテーションの概要をまとめた資料」を指します。事前に参加者に配布することで、会議やプレゼンテーションをスムーズに進行できます。
とくに、ビジネスシーンで使われているレジュメは「会議用レジュメ」と言われており、円滑な会議を進行するにあたって不可欠な資料です。
Q2. 会議用レジュメとは
会議用レジュメとは、会議の概要や目的、検討事項をまとめた資料です。
会議用レジュメを用意すると、参加者が会議に関わる情報を事前に把握できるので、スムーズに議論を進められます。そのため、ビジネスにおいて、レジュメの作成を求められるシーンは少なくありません。
Q3. レジュメと「アジェンダ」「次第」「議題」の違いとは
レジュメと似ている用語として「アジェンダ」や「次第」「議題」などがあります。
アジェンダとは、会議の進行表（次第）や議論する予定の項目（議題）をリスト化した目次のようなもので、会議の流れを把握するために使われます。一方、レジュメには議論の内容も記載するので、発言時の「カンペ」としても活用されるのです。
このように、「レジュメ」と「アジェンダ」「次第」「議題」は似た言葉であるものの、記載する情報の粒度や用途に違いがあります。
レジュメを作成する2つのメリット
ここでは、会議でレジュメを作成するメリットをご紹介します。「レジュメを作る理由が分からない」という方は必見です。
（1）会議の質が向上する
レジュメを作成する1つ目のメリットは、会議の質を高められることです。
レジュメを作成して会議前に配布すれば、参加者は事前に「議題」や「実施目的」を把握できます。そのため、議題に対する意見を持った状態で参加することが可能になり、質の高い議論をスムーズに進められるのです。
このように、レジュメを作ると会議の質が高まり、業務の生産性向上につなげられます。
（2）会議の内容を振り返りやすい
レジュメを作成する2つ目のメリットは、会議の内容を振り返りやすくなることです。
レジュメを作成すると、会議の概要がテキストとして残り、後から内容を振り返りやすくなります。とくに、レジュメには会議の「開催日時・場所」「参加者」「議題」が簡潔にまとめられているので、話し合いの流れを大まかに把握したいときに便利です。
ただし、紙のレジュメの場合、過去の記録を見返すには都度ファイルから探し出す手間がかかります。そのため、社内の情報を一元管理して、”検索機能”で即アクセスできる「ナレカン」のようなITツールで管理すると効率的です。
【例文あり】会議・ミーティング用レジュメの書き方
ここでは、会議・ミーティング用レジュメの作成フローを解説します。以下のステップを踏めば、初心者の方でも簡単にレジュメを作成できるので必見です。
ステップ1. 項目を洗い出す
はじめに、レジュメに記載する項目を洗い出します。レジュメに盛り込むべき項目は、以下の通りです。
- （1）タイトル（議題）
- （2）発表者名
- （3）開催日時
- （4）開催場所
- （5）出席者名
- （6）報告事項（検討テーマ）
- （7）事案
- （8）参考資料
- （9）次回までの検討事項
- （10）次回開催日時・場所
上記を参考に、必要な情報に抜け漏れのないレジュメを作成しましょう。また、議題ごとに費やす「所要時間」を記載すると、効率よく話し合いを進められます。
ステップ2. 簡潔にまとめる
次に、項目ごとの内容を記載します。
文章を書くときは、下図の例文のように箇条書きや表で情報を整理したり、字下げで構造化したりして、視覚的に分かりやすくまとめましょう。
以上のように、レジュメが見やすければ、会議の全体像をイメージしやすくなります。また、取引先や顧客を交えた会議を実施する際は、社内メンバーとは前提知識が異なるため、誰が見ても分かりやすいレジュメになるように意識しましょう。
ステップ3. 資料を添付する
最後に、会議で使用する資料を添付します。
会議で提示する画像やグラフなどの資料をレジュメに添付しておけば、参加者が会議の全体像を把握しやすくなります。また、会議中も手元ですぐに資料を閲覧できるので、円滑に話し合いを進められるのです。
とくに、デジタルでレジュメを作成すると、リンクやPDFなどの情報を添付して、ワンクリックで資料を閲覧できます。したがって、レジュメの作成には、紙ではなく、あらゆる情報を残せる「ナレカン」のようなデジタルツールが最適です。
【必見】最も簡単に会議用レジュメを作成・管理する方法
以下では、最も簡単に会議用レジュメを作成・管理する方法をご紹介します。
レジュメを作成すると、会議の質を高められるほか、後から内容を振り返りやすくなります。しかし、紙やWordで作成すると共有に手間がかかるうえ、資料が増えるにつれて管理が煩雑になり、過去の資料を見つけづらくなるのです。
そこで、「簡単にレジュメを作成・共有できるITツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れているツール」であれば、前回の会議や類似案件のレジュメを簡単に探し出せます。
結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単にレジュメを作成でき、充実した検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、テンプレートを使って簡単にレジュメを作成でき、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、添付ファイルの中身まで検索できる“ヒット率100％”の「キーワード検索」により、過去のレジュメにもスムーズにアクセスできます。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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＜ナレカンで作成した「会議用レジュメ」の例＞
以下では、ナレカンのテンプレート機能を活用した「会議用レジュメ」の作成例をご紹介します。
ナレカンでは、画像のようにテンプレートを登録することができます。そのため、よく使うレジュメの形式を事前に登録しておけば、一から資料を作成する手間がかかりません。
以下は、実際にテンプレートを活用して作成したレジュメの例です。ナレカンを使って、効率的なレジュメ作成を実現しましょう。
＜Word＞打ち合わせ・会議用レジュメの無料テンプレート
テンプレートを使うと、レジュメ作成の負担を軽減できるうえ、「何を書けばよいか分からない」という方でも簡単に作成できます。以下は、会議用レジュメに便利なWordの無料テンプレートです。
上記のテンプレートには、レジュメに必要な項目がすべて記載されているため、会議の情報を過不足なく記録できます。
ただし、Wordのファイル管理は、必要なレジュメを探すたびにファイルを開いて確認する手間がかかります。そこで、添付ファイルの内容をAIが自動でテキスト化する「ナレカン」を導入すれば、ファイルを開くことなく迅速にレジュメを検索・閲覧できるのです。
レジュメの作成ポイント3選
レジュメを作成するときのポイントは以下の3つです。
- 数値を入れる
- 見やすいレイアウトで書く
- 誤字脱字をなくす
具体的な数値やデータをレジュメに入れることで、内容の説得力が増し、客観的な現状把握にも役立ちます。ただし、データを盛り込むことに重きを置きすぎるあまり、レジュメの作成に必要以上の時間をかけないよう注意しましょう。
誰が見ても理解しやすいシンプルなレイアウトを意識しましょう。凝ったレイアウトにしたからといって、読みやすさに繋がるとは限りません。
誤字脱字は読み手の混乱や会議のスムーズな進行を妨げる原因となるため、レジュメに限らず注意しましょう。とくに、数値や固有名詞を間違えると、誤った理解に繋がってしまうので入念にチェックするべきです。
上記のポイントをおさえて、会議のスムーズな進行に役立つレジュメを作成しましょう。
会議用レジュメの書き方やテンプレートまとめ
これまで、会議用レジュメのメリットや作り方を中心にご紹介しました。
会議を効率的に進めるには、会議用レジュメを作成して「何を話し合うのか」を事前に周知することが重要です。また、あとから会議の内容を振り返れるように、参加メンバーが簡単に会議資料を確認できる状態で管理する必要があります。
そこで、ITツールを活用すれば、レジュメをはじめとした社内情報を集約して、スムーズにアクセスできるようになります。しかし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積された会議資料の中から必要な情報を見つけるのに手間がかかるのです。
したがって、自社が導入すべきなのは、社内情報を一元管理でき、高精度の検索機能で過去の会議内容もすぐに振り返れるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、生産性の高い会議を実現しましょう。
