回覧板はいらない？社内回覧を電子化するメリットやおすすめアプリを紹介
社内回覧板は職場の情報共有に利用される一般的な方法であり、多くの企業で利用されています。一方、紙の社内回覧板は作成する手間がかかり、スピーディーな情報共有が難しいため非効率といえます。
実際に、社内回覧板を紙媒体で運用しているが「伝達されるまでに時間がかかりすぎている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、回覧板を電子化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説します。
- 「回覧板がいらない」と言われる原因を理解し、改善したい
- 社内回覧板を電子化して情報共有スピードを上げたい
- 回覧板の電子化に最適なアプリを探している
という担当者の方は本記事を参考にすると、社内回覧板を電子化するメリットを理解しながら、リアルタイムで情報共有する方法も分かります。
目次
【時代遅れ？】回覧板とは
回覧板とは、連絡事項を記した書類をクリップボードに挟んで共有する手段です。しかし、「回覧板は時代遅れ」という声もあるため、以下では回覧板の役割を解説します。
回覧板がある理由
回覧板がある理由は、情報を公平に伝達するためです。
たとえば、ルールの変更や会議日程の連絡など、全員に知らせたい重要事項でも、メールだけでは情報の受け取りに差が出ることがあります。とくに、ITに不慣れな方がいる場合は、回覧板で直接手渡しする方が確実です。
また、回覧板を回すと渡した人同士の自然な接点が生まれ、日常的なコミュニケーションのきっかけにもなります。こうした理由から、世代を問わず情報を均等に共有する手段として、今でも広く活用されています。
ビジネスにおける回覧板の役割
ビジネスにおける回覧板の役割は、経営や業務に関わる情報を正確に伝えることです。
たとえば、口頭で伝えると誤解が生じる恐れがある情報や、稟議書など上層部の承認が必要な書類は、回覧板で順番に回すことで確実に確認されます。重要な指示や日程変更なども、回覧板を通じて全員に周知すると、認識のズレを防ぐことができます。
さらに、回覧板には「読んだら押印して次に回す」というルールがあるため、確認漏れを防ぐ管理機能も果たしています。こうした仕組みにより、組織全体で情報の正確性や透明性を保ちながら、業務をスムーズに進めることができるのです。
「回覧板がいらない」と感じる3つの理由
ここでは、「社内回覧板がめんどくさい」「回覧板がいらない」と感じる理由を解説します。とくに紙媒体の運用を続けている職場は、以下の内容を確認して社内回覧板の電子化を検討しましょう。
（1）情報共有に時間がかかる
1つ目の理由として、情報共有に時間がかかる点が挙げられます。
紙の回覧板では、前の社員が内容を確認し終えるまで次の社員が閲覧できず、共有期限が短い場合は全社員に情報が行き届かない恐れがあります。たとえば、会議資料や手順書など、内容が複雑な書類の場合、一人ひとりが正確に理解するために時間を要します。
その結果、情報の伝達が遅れ、業務の進行に影響することがあります。また、理解に差が生じると、後から内容の確認や修正が必要になり、余計な手間が増えてしまうのです。
（2）次の人に渡しに行く手間が発生する
2つ目は、紙の社内回覧板では次の人に渡しに行く手間が発生することです。
社員の人数が多いほど回覧の回数は増え、その分手間と時間もかかります。たとえば、営業や出張で外出している社員や、テレワークで出社していない社員には、紙ではなくメールなど別の手段で共有する必要があります。
このように、大規模な組織やリモートワークが多い環境では、紙での情報共有に限界があるのです。そのため、自社の規模や社員の勤務形態に応じて、効率的な共有方法を検討しましょう。
（3）情報の鮮度が落ちる
3つ目は、紙の回覧板は情報共有に時間がかかるため、情報の鮮度が落ちる点です。
回覧が進むスピードによって、最新の情報を確認している社員と、古い情報のまま業務を進める社員が出てきてしまうことがあります。営業先への対応や会議資料の内容など、業務に直結する情報では、このタイムラグが業務の精度に影響します。
こうした状況が続くと、チーム全体の意思決定や対応にばらつきが生じやすくなります。そのため、紙の回覧板で情報を共有する場合でも、内容を変更したときは速やかにメンバーへ連絡を入れるなど、情報の鮮度を保つ工夫が必要です。
回覧板をデジタル化するメリット3選
以下では、社内回覧板をデジタル化するメリットを解説します。まだ紙の回覧板を使っている会社は必見です。
（1）回覧にかかる時間を削減できる
1つ目は、回覧にかかる時間を削減できる点です。
デジタル回覧板は情報を全社員に同時発信できるため、回覧板を次の人へ渡すという手間がなくなります。さらに、重要資料や会議資料などを何度でも振り返ることができる点も、紙の回覧板にはない大きな利点です。
ただし、内容に不明点がある場合、その場で質問できないと業務に支障が出ることがあります。そこで、「ナレカン」のようにコメント機能が付いたデジタル回覧板を使えば、発信者にすばやく質問でき、疑問をすぐに解消できるのです。
（2）場所・タイミングを問わず情報共有できる
2つ目は、場所・タイミングに縛られず情報共有できる点です。
たとえば、テレワーク中や出張で不在の社員でも、回覧板をデジタル化すれば情報を確認できます。これにより、「会社に来なければ情報共有ができない」という紙ならではの制約がなくなります。
さらに、社内の情報を一元管理できるツールを活用すれば、いつでもどこでも必要な情報に容易にアクセスできます。スマホ対応のツールであれば、外出先からでも資料や連絡事項を確認できるため、業務効率の向上にもつながります。
（3）修正・更新が簡単にできる
3つ目は、情報に訂正がある場合でも、すぐに修正・伝達できる点です。
紙の回覧板では、一度回した内容に変更がある場合、再度新しい回覧板を回さなければなりません。デジタル回覧板なら修正箇所を更新するだけで情報を共有できるため、すばやく正確な伝達が可能です。
さらに、回答期限を設定したり、社員が内容を閲覧したかを確認したりする場合も、既読確認機能を持つツールを使えば、管理の手間を大幅に減らせます。そのため、情報の更新や確認作業が滞ることなく、スムーズに業務を進められるようになります。
回覧板のデジタル化に失敗しないコツ・注意点
ここでは、紙の回覧板からデジタル回覧板へ移行するときの注意点を解説します。
デジタル回覧板は一斉に情報を配信できるため便利ですが、あとから重要事項を見返すのが難しい場合があります。とくに、多くの連絡が流れる環境では、通知を見逃したり、必要な情報が埋もれてしまうことがあります。
そこで、「ナレカン」のような社内お知らせ機能のあるツールを活用すれば、全体への連絡事項をホーム画面に表示できるため、一目で重要情報を確認可能です。これにより、情報の見逃しを防ぎ、全社員が確実に周知事項を把握できる環境を作れるのです。
【おすすめ】回覧板の電子化に最適なアプリ
以下では、社内回覧板を簡単にデジタル化できるアプリをご紹介します。
社内回覧板は、経営や業務に関する情報を正確に伝えるために重要な役割を果たしています。しかし、紙媒体では、情報が伝達されるまでにタイムラグが生じるため、情報の鮮度が落ちてしまうという問題があります。
そこで「情報をリアルタイムで社内に共有できるアプリ」を利用しましょう。ただし、共有しただけでは社員が確認しない場合もあるため、「閲覧状況が把握できるか」も重視すべきです。
したがって、社内回覧板を電子化するなら、社内観覧版の閲覧状況を管理できるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に記載した情報は任意のメンバーにリアルタイムで公開されるうえ「既読機能」や「リアクション機能」で社員の閲覧状況を把握できます。そのため、伝えたい情報を鮮度を保ったまま、全社員に確実に確認させることができるのです。
電子化した回覧板を即共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで社内回覧板を運用した例
以下は、「ナレカン」を使った社内回覧板のデジタル化の例です。
ナレカンでは「社内掲示板」を設定できるため、全社向けに知らせたい重要事項は「ホーム画面」に常時表示しておくことが可能です。一方、特定のメンバー間で情報共有したい場合は、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定して書類を格納する方法があります。
回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ
これまで、回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説しました。
回覧板は社内に情報を共有するのに適した手段ですが、紙の社内回覧板では電子回覧板に比べて情報共有に時間がかかってしまいます。また、メンバー全員に回覧板を回しきる間に情報が陳腐化してしまう恐れもあるのです。
そこで、回覧板を電子化すれば、紙の回覧板で発生していた工数を削減できるうえ、社員間の認識齟齬も防げます。また、過去の回覧板に記載した情報をあとから確認できる「超高精度の検索機能」があると便利です。
したがって、社内回覧板を電子化には、回覧板の情報を一元管理して、誰もが即アクセスできるアプリ「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して社内での円滑な情報共有を進め、業務効率化を図りましょう。
