回覧板はいらない？社内回覧を電子化するメリットやおすすめアプリを紹介
社内回覧板は職場の情報共有に利用される一般的な方法であり、多くの企業で利用されています。一方、紙の社内回覧板は作成する手間がかかり、スピーディーな情報共有が難しいため非効率といえます。
実際に、社内回覧板を紙媒体で運用しているが「伝達されるまでに時間がかかりすぎている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、回覧板を電子化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説します。
- 「回覧板がいらない」と言われる原因を理解し、改善したい
- 社内回覧板を電子化して情報共有スピードを上げたい
- 回覧板の電子化に最適なアプリを探している
という担当者の方は本記事を参考にすると、社内回覧板を電子化するメリットを理解しながら、リアルタイムで情報共有する方法も分かります。
目次
【時代遅れ？】回覧板とは
回覧板とは、連絡事項を記した書類をクリップボードに挟んで共有する手段です。しかし、「回覧板は時代遅れ」という声もあるため、以下では回覧板の役割を解説します。
回覧板がある理由
回覧板がある理由は、情報を公平に伝達するためです。
たとえば、全体に知らせる重要事項でも、間接的な配信では、個人による情報取得に差が生じてしまい不公平です。とくに、電子機器に不慣れな人がいる場合は、直接伝達する方が確実に伝えられるので重宝されています。
また、回覧板を回すと渡した人同士の接点が生まれ、コミュニケーションが取りやすくなります。したがって、さまざまな世代に情報共有する自治体では必要な手段として残されているのです。
ビジネスにおける回覧板の役割
ビジネスにおける回覧板の役割は、経営や業務に関わる情報を正確に伝えることです。
たとえば、口頭で情報を伝えると一部の社員が誤った認識をする恐れがあるため、社内回覧板が使われています。また、稟議書などの「上層部から承認を得る必要がある書類」を回す目的で回覧板を活用する例もあります。
また、一般的に回覧板は「読んだら押印をしてから次に回す」というルールがあります。そのため、「連絡事項を確認しない社員」がでないように管理する役割も果たしていると言えます。
「回覧板がいらない」と感じる3つの理由
ここでは、「社内回覧板がめんどくさい」「回覧板がいらない」と感じる理由を解説します。とくに紙媒体の運用を続けている職場は、以下の内容を確認して社内回覧板の電子化を検討しましょう。
（1）情報共有に時間がかかる
1つ目の理由として、情報共有に時間がかかる点が挙げられます。
紙の回覧板では、前の社員が読了するまで内容を閲覧できず、共有期限が短いと全社に情報が行き届かない恐れがあります。また、複雑な業務連絡をする場合、「一人ひとりが内容を正確に理解するのに時間を要する点」も考慮しなければなりません。
以上のことから、紙の回覧板は情報共有にかかる時間が各社員の閲覧速度に依存しやすく、めんどくささに直結してしまうのです。
（2）次の人に渡しに行く手間が発生する
2つ目は、紙の社内回覧板では次の人に渡しに行く手間が発生することです。
回覧板を渡しに行く回数は、社員の数が多いほど増えるので、手間と時間がかかります。また、テレワークなどで出社していなかったり、営業や出張などで外出していたりする社員には紙ではなくメールでの共有が必要です。
このように、大企業やリモートワークが多い場合は、紙での情報共有に限界があります。そのため、自社の規模や社員の勤務状況に合った共有方法を検討しましょう。
（3）情報の鮮度が落ちる
3つ目は、紙の回覧板は情報共有に時間がかかるため、情報の鮮度が落ちる点です。
たとえば、回覧が進むスピードによって、最新情報を確認している人と、古い情報のまま業務を進める人が出てきてしまいます。つまり、紙の回覧板では社員間で情報伝達にタイムラグがあり、受け取る情報の鮮度が異なるのです。
したがって、業務の質に差が生じないように、情報を変更する場合はメンバーへ連絡を入れるようにしましょう。
回覧板をデジタル化するメリット3選
以下では、社内回覧板をデジタル化するメリットを解説します。まだ紙の回覧板を使っている会社は必見です。
（1）回覧にかかる時間を削減できる
1つ目は、回覧にかかる時間を大幅に削減できる点です。
デジタル回覧板は情報を全社に同時発信できるため、「回覧板を次の人へ渡す」という面倒な手間がなくなり、各社員が時間を問わず連絡を確認できます。また、見たい情報を何度でも振り返られる点も紙の回覧板にはない特徴です。
ただし、内容に分からない箇所がある場合、その場で質問できないと業務に支障がでる恐れがあります。そこで、「ナレカン」のような回覧板に「コメント」ができるアプリを使えば、発信者に素早く質問して疑問を解消できるのです。
（2）場所・タイミングを問わず情報共有できる
2つ目は、場所・タイミングに縛られず情報共有できる点です。
たとえば、テレワークや出張で不在の社員でも、回覧板をデジタル化すれば情報を確認できます。つまり、「会社に来なければ情報共有ができない」という、紙のような不自由さがなくなるのです。
そこで、社内の情報を一元管理するツールを活用すると、いつ・どこでも、活用したい情報へ容易にアクセス可能になります。また、スマホからでも共有しやすいツールなら外出先からも情報を閲覧できて便利です。
（3）修正・更新が簡単にできる
3つ目は、情報に訂正がある場合でも、すぐに修正・伝達できる点です。
紙の回覧板では、一度回した内容に変更がある場合、再度新たな回覧板を回さなければなりません。一方、デジタル回覧板は、修正箇所を更新するだけで完結するので、素早く正確な情報伝達を可能にします。
また、回答期限を設けていたり社員が閲覧したかを確認したりするときは、既読を把握できるツールを使えば、確認の工数を減らせます。
回覧板をデジタル化するときの注意点
ここでは、紙の回覧板からデジタル回覧板へ移行するときの注意点を解説します。
回覧事項を一斉に配信できる情報共有ツールは便利な一方、あとから情報を振り返りづらいことがある点に注意しましょう。とくに、「情報が埋もれやすい」「メッセージにしか検索をかけられない」という場合は、欲しい情報へなかなかたどり着けません。
そこで、「ナレカン」のような「超高精度検索」ができるツールを活用すれば、目的の情報に即ヒットします。また、「ファイル内検索」や「画像内検索」であらゆる情報に検索対象を絞れて便利です。
【おすすめ】回覧板の電子化に最適なアプリ
以下では、社内回覧板を簡単にデジタル化できるアプリをご紹介します。
社内回覧板には、業務を進めるうえでの重要な情報やノウハウが共有されています。しかし、紙媒体では、情報が伝達されるまでにタイムラグが生じるうえに振り返りが難しいので、回覧板の必要性が薄れてしまいます。
そのため、効率的に情報共有・検索が可能な「アプリ」が必須です。ただし、アプリを選ぶときは、デジタル回覧板としてあらゆるファイルデータを添付でき、欲しい情報を思い通りに検索可能なものを導入しましょう。
したがって、社内回覧板を電子化するなら、社内回覧板に記載した情報にいつでも即アクセスできるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に記載した情報は任意のメンバーにリアルタイムで公開されるうえ、既読/未読メンバーも把握できるので、円滑な情報伝達が実現します。また、蓄積したナレッジはAIによる超高精度検索が可能なので、情報へのアクセスが容易なのも特徴です。
電子化した回覧板を即共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで社内回覧板を運用した例
以下は、「ナレカン」を使った社内回覧板のデジタル化の例です。
ナレカンでは「社内掲示板」を設定できるため、全社向けに知らせたい重要事項は「ホーム画面」に常時表示しておくことが可能です。一方、特定のメンバー間で情報共有したい場合は、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定して書類を格納する方法があります。
回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ
これまで、回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説しました。
回覧板は社内に情報を共有するのに適した手段ですが、紙の社内回覧板では電子回覧板に比べて情報共有に時間がかかってしまいます。また、メンバー全員に回覧板を回しきる間に情報が陳腐化してしまう恐れもあるのです。
そこで、回覧板を電子化すれば、紙の回覧板で発生していた工数を削減できるうえ、社員間の認識齟齬も防げます。また、過去の回覧板に記載した情報をあとから確認できる「超高精度の検索機能」があると便利です。
したがって、社内回覧板を電子化には、回覧板の情報を一元管理して、誰もが即アクセスできるアプリ「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して社内での円滑な情報共有を進め、業務効率化を図りましょう。
