ダブルチェックのやり方とは？種類やポイントを紹介
メールの文面や納品物の間違いは、重大な企業間トラブルが発生する原因となります。そこで、業務においてはダブルチェックを実施してミスを事前に見つけることが重要です。
しかし、「効果的なダブルチェックの方法が分からない」「ダブルチェックが正しくできておらず、ミスが発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ダブルチェックのやり方や種類、ポイントを中心にご紹介します。
- ダブルチェックの方法を把握したい
- ダブルチェックのポイント・注意点を知り、自社に取り入れたい
- ダブルチェックを円滑に行うためのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ダブルチェックの種類を踏まえた自社に適切な実施方法が分かります。
目次
ダブルチェック(二重確認)とは
以下では「ダブルチェックについて」や「ダブルチェックに関連した確認手法・クロスチェックとの違い」について説明します。ダブルチェックの方法を把握したい方は必見です。
ダブルチェックとクロスチェックの違い
ダブルチェックとクロスチェックの意味や違いは以下の通りです。
- ダブルチェック：1つの作業に対して、確認を2回行うチェック方法
- クロスチェック：確認するポイントや方法を変えて検証するチェック方法
自身の作業や作業結果が正確かどうかを自身で確認した後に、同僚や上司といった自分以外の人にも確認してもらいます。また、1人で行う場合も一度ではなく複数回確認します。
作業や結果を一度確認した後に、一度目とは異なる方法でミスがないか確認します。複数の観点から精査すれば、ミスの発見もしやすくなり、情報の精度が高くなります。
このように、ダブルチェックとクロスチェックは複数回確認する点は共通していますが、同じ確認方法で行うか、異なる確認方法で行うかといった違いがあるのです。作業ミスを防止するためにも、用途に合わせて複数回確認するようにしましょう。
ダブルチェックに関連した確認手法:トリプルチェック
ダブルチェックに関連した確認手法として「トリプルチェック」が挙げられます。
トリプルチェックは、3人が各1回ずつ確かめるなど、3回確認する手法です。3人の目で確認すると、埋もれているミスが見つかりやすくなります。また1人で行う場合も確認する回数が多くなるため、ミスの減少・防止につながるのです。
ただし、ダブルチェックと比べて確認作業が増えるため、全ての確認を終えるのに時間がかかります。確認作業への時間の割きすぎで他の業務に支障をきたすことがないように、時間配分や担当者・確認方法を工夫するようにしましょう。
【種類別】ダブルチェックのやり方
ダブルチェックには、1人で実施する方法と2人で実施する方法があります。そこで以下では、ダブルチェックのやり方を種類別で紹介します。
1人で実施
1人でダブルチェックを進めるときには、「作業後すぐに確認する」「時間差を開けて確認する」方法があります。
単独でのダブルチェックは、自身の作業したものにミスがないか確認するため、客観的に振り返ることが重要です。そこで、間違えやすいポイントをチェックリストで洗い出しておけば、作業直後に確認しても抜け漏れが起こりにくく、素早い対応につなげられます。
また、時間を空けて確認する「時間差方式」もあります。作業完了後から一定の時間を置きリフレッシュすれば、先入観を持たずにチェックが進められるのです。したがって、時間の余裕や自社の業務状況を踏まえてセルフチェックの方法を検討しましょう。
2人で実施
2人でダブルチェックを進めるときには、「双方向方式」「連続方式」のふたつの方法があります。
まず、「双方向方式」は1人目と2人目の確認者がそれぞれ異なる観点でチェックする方法を指します。たとえば、「1人目は表の最初からチェックして2人目は表の最後から確認する」といった方法が挙げられます。
一方で、「連続方式」は2人が同じ方法で確認する手法です。このように、2人でのチェックでもやり方が違うため、「通常業務は連続型で確認して、複雑な業務は双方向方式を取り入れる」といった使い分けが必要です。
ダブルチェックが意味がない・機能しないと言われる理由
ダブルチェックが意味がない・機能しないと言われる理由として、以下の3点が挙げられます。
- チェックを行う人が責任感を持っていない
- 確認方法が適していない
- チェックにかける時間や担当者のスキルが不足している
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
- あらゆる情報を残せる記事
- コメント機能
共同作業の際に無意識に手を抜いてしまう「社会的手抜き（リンゲルマン効果）」により、「間違いがあっても後の人が見つけるだろう」「先の人が承認しているので問題ないだろう」という思い込みが働きます。その結果確認が甘くなるのです。
ダブルチェックは業務内容の変更に伴って、確認方法を変更する必要があります。たとえば新しい業務が追加されても、チェック方法が以前と同じだと新しい業務の正誤性が確認できません。業務に適した確認方法かどうかを検討する必要があるのです。
業務をチェックするのに必要な時間が確保されていないと、確認作業が急ぎで行わなければならず、見落としが発生します。また、確認作業を行う担当者が業務に対して十分な知識がないと、ミスの発見や訂正に時間がかかってしまうのです。
ダブルチェックが正しく機能するためには、担当者が業務に対しての知識を十分に身につけ、責任感を持って確認作業にあたることが重要です。ダブルチェックの効果がきちんと発揮されるような環境を整えるようにしましょう。
ダブルチェックの取り組みのポイントとは
以下では、効果的なダブルチェックを実施するために取り組みのポイントを3つ紹介します。「どのように取り組めば良いか分からない」方は必見です。
（1）ほかの人のチェックありきで確認をしない
1つ目のポイントは、ほかの人のチェックありきで確認をしないように心がけることです。
他人目で確認があるという前提で仕事を進めると、集中力が下がり、結果として業務の品質低下を招く事態になりかねません。業務の質が悪くなればチェック時に修正が多く発生するので、かえって作業の手間が増えるリスクが高まります。
したがって、自身のチェックから責任感を持って取り組みましょう。
（2）業務の知識を十分につける
2つ目のポイントは、業務の知識を十分につけることです。
業務に対する知識が十分にあるとミスがあった場合にすぐに気づけるため、確認作業にかかる時間も短縮されます。そのため、仕事へ十分な理解を持ったうえでチェックする必要があるのです。
そこで、日ごろからマニュアルや社内wikiを作成して、社内メンバーの業務知識の向上を目指しましょう。たとえば、簡単に操作可能な「ナレカン」のようなITツール上にまとめておけば、マニュアルの記録および確認がスムーズに実施できます。
（3）ミスの分析まで行う
3つ目のポイントは、発覚したミスの分析・原因追及まで行うことです。
単にミスを発見・改善して終わりではなく、「どうしてそのようなミスが発生したか」「何が原因だったか」を分析・特定すると、同じミスの再発防止に繋がります。またミスを発見しやすくするために分析結果の共有も必要です。
分析結果を活かして、チェックリストを作成したり双方向方式で異なる観点から確認をすると、より精度の高いチェックが可能となります。
＜見落とし防止＞ミスを無くすための3つの対策
以下では、ミスを無くすための3つの方法を3点紹介します。チェック漏れを無くしたい方は必見です。
（1）チェック体制の徹底
ミスを無くすための方法の1つ目は、チェック体制を徹底することです。
時間に余裕がなかったり、他のタスクと並行しておこなったりすると、チェック漏れが生じる恐れがあります。そのため、チェックをおこなう際は、チェック業務だけに集中できる環境と時間を確保したうえで取り組むことが必要です。
したがって、チェック業務を行うための専用の部屋を作ったり、チェック業務の時間をあらかじめ確保したりして社内のチェック体制を整えましょう。
（2）ダブルチェック業務のマニュアル化
2つ目のミスを無くすための方法は、ダブルチェック業務をマニュアル化することです。
ダブルチェック業務をマニュアル化すると、担当者ごとのチェック精度のばらつきを解消できます。またチェック項目を明確になるため、”どこをどのように訂正するべきか”を把握しやすくなり、ダブルチェック業務の精度を一定に保てるのです。
ただし、マニュアルは適宜修正する必要があるうえ、素早く共有しなければ業務が滞ってしまいます。そこで、作成・修正したマニュアルをリアルタイムで任意のメンバーに共有可能な「ナレカン」のようなツールを導入して効率よくダブルチェックを進めましょう。
（3）ツールの導入
3つ目のミスを無くすための方法は、ツールを導入することです。
紙のチェック表で作業をしていると、書き損じた際の修正箇所が汚くなり、チェックの精度が下がります。また、紙の資料は管理が煩雑になりやすく、紛失のリスクもあるため問題が起こった際にチェックした時の状況を振り返れないのです。
一方で、ITツールでチェック表を作成・管理すれば、記載の手間を減らせるだけでなく、「検索機能」や「フォルダ機能」であとから見つけやすく整理できます。このように、記載と管理の課題を両方解決するために、ITツールは有用です。
【必見】仕事のダブルチェックに役立つツールとは
以下では、仕事のダブルチェックに役立つツールをご紹介します。
重要どの高い作業や書類を確認する際には、ミスやリスクを防止するために複数人でチェックするべきです。しかし、チェックする担当者が各個人で管理していると、共有に手間がかかります。
そこで、「書類を一括で管理し、複数人による確認がスムーズにできるツール」を導入しましょう。また、膨大な情報の中から探す手間が省けるように充実した検索機能も必須です。
結論、ダブルチェックに最適なのは、複数人で情報のチェック・共有が簡単で、超高精度な検査機機能があるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンは、「承認フロー機能」で承認者の確認を必須にできるので、ダブルチェックが簡単なほか、正確な情報の共有にも役立ちます。また「添付ファイル内検索」や「画像内検索」により、ダブルチェックが必要な資料をすぐに見つけられるのです。
あらゆる業務情報を記録・共有でき、検索性に優れた「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
＜ナレカンの料金＞
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
ナレカンの記事には、テキストだけでなくファイルや画像を残せます。そのため、資料作成やマニュアルの共有に便利です。また、ファイルの要約と重要ポイントをAIが記事化してくれる機能もあるため、ファイルの中身をナレッジとして活用できます。
ナレカンの記事には、コメント機能が紐づいています。したがって、他のチャットツールを併用せずとも、資料の訂正依頼やマニュアルに関する質問を話題が混ざることなく行える点がメリットです。
ダブルチェックのやり方や注意点まとめ
これまで、ダブルチェックのやり方やポイントを中心にご紹介しました。
ダブルチェックは、1人もしくは2人で実施する確認方法です。複数人で行うと確認作業の精度は上がりますが、責任が不明確になったり、確認する業務や書類の共有に時間を要したりする場合もあります。
そこで、「確認する作業や項目・書類を一元管理し、複数人でも確認がスムーズに行えるツール」を導入しましょう。また膨大な資料から探す手間が省けるような検索機能も必須です。
結論、自社のチェック業務には、承認フロー機能でダブルチェックが簡単にでき、超高精度な「添付ファイル内検索」「画像内検索」があるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ダブルチェックが実施しやすい環境を整えましょう。
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。
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