簡単解説｜会議アジェンダとは？書き方やすぐ使えるテンプレートも紹介
職場での会議を効率的に進めるためには、事前にアジェンダを用意する必要があります。アジェンダを使って話し合う内容をあらかじめ明確にすれば、会議当日のスムーズな進行につながるのです。
しかし、「会議アジェンダを作成したいがどのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議アジェンダの意味や書き方、無料で使えるテンプレートを中心に解説します。
- アジェンダの概要や作り方を知りたい
- より効率的にアジェンダを作成したい
- アジェンダを適切に作成・共有・管理して会議を有意義に行いたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議アジェンダのテンプレートが入手できるうえ、アジェンダの作成・管理を効率化する方法も分かります。
目次
よくある質問｜会議におけるアジェンダとは
ここでは、アジェンダの概要と作成する目的を解説します。まずは、会議を効率よく進めるためにも、アジェンダの意味を正しく理解しましょう。
アジェンダとはどういう意味か？
アジェンダとは、予定している会議の内容をまとめたものを指します。「計画・プラン」という意味合いでよく使われており、スケジュールというよりかは、将来実現すべきプランというニュアンスになります。
また、アジェンダの目的は、メンバーが会議の内容や目的を把握してから会議に臨むことで、議論を効率よく進めることです。したがって、アジェンダは事前に作成して参加メンバーと共有しておく必要があります。
加えて、アジェンダは事前に共有するだけでなく、会議の冒頭に口頭で説明したり、会議に参加できなかったメンバーにメールで送ったりすることもあります。以上のように、会議を円滑に進めるだけでなく、情報を関係者に周知させるためにもアジェンダはビジネスで必須なのです。
アジェンダとレジュメ・議題の違いとは？
アジェンダと議題・レジュメは、以下のように意味が異なります。
| ＜意味＞ | |
|---|---|
| アジェンダ |
予定している会議の議事日程をまとめたもの。 |
| レジュメ |
会議で議論する内容をまとめた資料のこと。要約や概略の意味をもつ「サマリー」と同義。 |
| 議題 |
会議で議論する問題のこと。 |
つまり、アジェンダは「参加者が事前に内容を確認し、会議の進行をスムーズにするための資料」であるのに対し、レジュメはより「参加者の理解を助け、内容を整理したうえで会議に臨むための資料」という違いがあるのです。
一方、アジェンダと議題の違いは「会議の構成を示すもの」と「会議を構成する要素を示すもの」という点です。言いかえると、アジェンダを構成する要素の一部に”議題”が含まれているということになるのです。
会議でアジェンダは必要なのか？
ビジネスでは、以下の3つの理由から「会議アジェンダは必要だ」と言えます。
- 会議の方向性が定まる
- 会議の生産性が上がる
- 時間を有効に使える
アジェンダを共有することで、会議の目的や決定事項をメンバーが把握しながら、話題が逸れることなくゴールに向けた話し合いができます。また、会議後にメンバーが取り組むべきことも明確化されるため、会議の効果も表れやすいのです。
会議に参加するメンバーへ事前にアジェンダが共有されれば、それぞれが会議に向けてイメージを持ちながら確認や準備できます。たとえば、会議前に議題を検討する時間もできるため、意味のあるミーティングになるのです。
会議を予定通りに終えるには進行役だけでなく、参加メンバー全員が時間配分を把握しておくことが理想です。アジェンダに各議題に使える目安時間を記載しておけば、限られた時間を有効に使えます。
以上のことから、ビジネスでは時間を最大限活かせるような分かりやすいアジェンダが求められるため、担当者の方は「アジェンダの作り方」をマスターしておきましょう。
アジェンダに何を書けば良いのか？書くべき項目とは？
アジェンダに書くべき基本的な項目は以下です。
| ＜項目＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
会議名 |
開催する会議名を記載します。一方、定例のように定期的に開催される会議では「議題」の箇所で差別化を図ります。 |
|
日時 |
開催日時を記載します。時間まで正確に記載されていなければならない点に注意しましょう。 |
|
場所 |
会議室名などの開催場所を記載します。とくに、社外メンバーと会議を実施する場合は、開催場所が誰でも判別できるように記載する必要があります。 |
|
目的 |
参加メンバーが何のために会議を実施するのかを理解できるように記載します。 |
|
議題(時間配分) |
話し合う議題と必要な時間を記載します。時間配分を記載すれば、当日のタイムマネジメントにも役立ちます。 |
|
参加者(氏名・人数など) |
会議の参加者を記載します。参加者の役割や役職をあらかじめ書いておけば、円滑な進行につながります。 |
|
配布資料 |
配布資料がある場合には、配布資料欄をつくり記載します。 |
|
備考 |
参加者が自由にメモを残せる備考欄をつくりましょう。各メンバーの発言や会議後のやるべきことを記録するのに役立ちます。 |
基本的な必要事項を用意しておけば、会議をスムーズに進められます。一方、アジェンダを一から作成するのは非効率なので、テンプレートを登録できる「ナレカン」のようなツールを使う企業も増えています。
【無料】会議アジェンダのテンプレート・サンプル3選
以下では、会議アジェンダの無料テンプレート・サンプル3選をご紹介します。テンプレートを利用して、効率的に会議アジェンダを作成しましょう。
（1）【Word】シンプルな会議アジェンダのテンプレート
こちらは、シンプルな会議アジェンダのテンプレートです。
会議の概要を紙1枚でまとめられる点が特徴です。また、参加者欄を記入することもできるほか、項目を追加することも可能です。
（2）【Word】採番付きの会議アジェンダテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する採番付きの会議アジェンダテンプレートです。
文章を改行すると自動で採番されるので、アジェンダの体裁を整えるのに役立ちます。会議の開催概要と議題をラインで分かりやすく区別できる点も特徴です。
（3）【PowerPoint】議題ごとに目安時間を書き込めるテンプレート
こちらは、PowerPointで使えるweb会議用アジェンダのテンプレートです。
表を作成して必要項目を入力するだけでWeb会議アジェンダ用スライドが作成できます。Web会議中の画面共有や事前情報の共有に役立ちます。
テンプレートを活用することで、誰でも見やすい会議アジェンダを作成できるうえに、項目の抜けや漏れを防げます。例えば「ナレカン」のような、任意のテンプレートを設定できるツールであれば、会社で必要な項目に合わせて会議アジェンダを作ることが可能です。
議事録やアジェンダの作成から管理まで一元化できるツール
以下では、議事録やアジェンダを簡単に作成・共有・管理できるツールをご紹介します。
会議を有意義に行うためには、分かりやすいアジェンダの作成やアジェンダの事前共有が必須です。そのため、「誰でも見やすいアジェンダを作成できる、テンプレート機能の付いたITツール」を使うべきです。
また、WordやPowerPointといった作成に特化したツールでは、他のツールで共有する必要があり、手間がかかります。そこで、作成したファイルを即共有できる機能があるのかも重視してツールを選びましょう。
結論、アジェンダを効果的に運用するには、テンプレートで簡単に質の高い資料が作れて、メンバーにリアルタイムで共有できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、任意のテンプレートを設定でき、必要な項目が抜けることなく見やすいアジェンダの作成が可能です。また、保存したファイルは即任意のメンバーに共有されるうえ、メッセージも送れるので、アジェンダの作成・共有が一つで完結します。
会議の情報を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った会議アジェンダの作成例
以下は、ナレカンを使った会議アジェンダの作成例です。
ナレカンでは、「太字・下線・箇条書き/番号付きリスト」などを使って、会議の情報を分かりやすく整理できます。また、よく使うアジェンダの形式を「テンプレート」に登録すれば、繰り返し活用できるのです。
公開した記事では、誰が読んだかが既読表示されたり、スタンプでリアクションしたりできる点も特徴です。さらに、記事の最下部にはコメント欄があるので、会議アジェンダについて、部署の垣根を超えて円滑にやりとりできます。
＜書き方例あり＞会議アジェンダの作り方5ステップ
会議のアジェンダは、いきなり書き始めると分かりにくい内容になったり、無理のあるスケジュールになってしまったりする恐れがあります。したがって、議題や書く予定の情報を整理してから以下の手順で作成しましょう。
＜書き方例＞
＜作り方の手順＞
- 開催目的を明確にする
- 会議当日に話し合う予定の議題を列挙する
- 各議題における所要時間を確認する
- 議題の緊急度や重要性を踏まえて話し合う議題の順番を決める
- 各議題における情報を整理する
会議の目的をはじめに示すことで、ゴールが明確になり、会議の質を高めることができます。
議題は抽象的な表現を避けて、明確でわかりやすいものにしましょう。
「説明10分、アイデア出し20分、まとめ5分」のように議題の中の時間配分も決めておくと、より効率良く会議を進めることができます。
議題が複数ある場合、重要度や緊急度の高い議題から先に話し合いましょう。万が一、会議が延長した場合でも、期限までに回答すべき議論が終わっていれば、ほかの議題は次に持ち越せるからです。
情報が整理できていないと、話す内容が曖昧になってしまい、相手に意図が伝わりづらくなってしまいます。具体的な数値やグラフがあると内容に説得力を持たせられるため、事前に下調べをしておくと良いです。
会議アジェンダの書き方のコツ3選
ここでは、会議アジェンダを作成する際の3つのコツを解説します。会議がスムーズに進められるアジェンダを作成できる人は、以下のポイントを確実に押さえています。
（1）議題を詰め込みすぎない
1つ目に、アジェンダには議題を詰め込みすぎないように注意しましょう。
会議の時間に対して議題が多すぎると、すべての議題に十分な時間が割けず、話し合いが浅くなってしまいます。結果、話し合いの時間を設けたにも関わらず「納得感のない結論」で終了してしまうのです。
そのため、「議題ごとに時間配分を決める」「議題をひとつに絞って深く話し合う」などの工夫をしましょう。
（2）会議のゴールを明確化する
2つ目に、会議の最終的なゴールを明確化することも不可欠です。
会議におけるゴールを明らかにすると、メンバーが結論の方向性に共通認識を持てるので、会議の時間が不必要に伸びることがありません。さらに、最終的なゴールを明確化すれば、会議終了後にやるべきタスクを決めやすくなる効果も得られます。
したがって、決められた時間内で議論をスムーズに進めるには、あらかじめ会議のゴールを決めることが重要なのです。
（3）時間配分に余裕をもつ
3つ目に、時間配分に余裕を持つことです。
時間配分に無理がある会議では、参加メンバーにとっては意見が出しづらく、本来得られたはずの良い意見やアイデアが得られなくなってしまいます。
そのため、時間内で議論が終わるかどうかを考え、時間を短縮できる点や省略できる点があれば見直しましょう。また、質疑応答の時間を設けると、メンバーの疑問点や不安要素をその場で解決できます。
会議アジェンダの作り方やテンプレートまとめ
ここまで、会議アジェンダの作り方やテンプレートを中心に解説しました。
アジェンダは、「予定している会議の内容・全体像を示したもの」を指し、会議を効率良く進めるには不可欠です。また、テンプレートを使うと体裁を整えたりデザインを考えたりする必要がないので便利です。
しかし、WordやExcelでは「ファイル管理が面倒」「どこに保存したのか分からなくなる」などの問題があります。そのため、アジェンダや議事録などのあとから見返す資料は「誰もが簡単に目的の情報にアクセスできるツール」で管理しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、テンプレートで簡単に質の高い資料が作れて、メンバーにリアルタイムで共有できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、アジェンダの作成・共有を効率的に行いましょう。
