ナレッジマネジメント
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管理職やプロジェクトリーダーになる人物には、組織・部下を統率していくための「マネジメント能力」が求められます。また、高いマネジメント能力を持つ人物が一人いればよいのではなく、次世代に向けて頼れる人材を育てていくことも組織の課題です。 しかし、なかには「部下のマネジメント能力を向上できず、困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マネジメント能力の概要と、伸ばすための方法をご紹介します。 マネジメント能力とは、どのようなスキルなのか理解したい マネジメント能力をの伸ばすための方法を知りたい マネジメントに欠かせないスキルや、仕組みを整えたい という方はこの記事を参考にすると、すぐにでもマネジメント力を高められる実践的な方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マネジメント能力とは1.1 リーダーシップとマネジメントの違い1.2 マネジメントの必須スキル一覧2 マネジメント能力が不足している人の特徴2.1 （1）状況を把握できていない2.2 （2）専門的な知識や技能が足りていない2.3 （3）情報を効率よく管理・共有できていない3 マネジメント能力を高める3つの方法3.1 （1）周りとの信頼関係を構築する3.2 （2）視座を高く持つ3.3 （3）情報共有の仕組みを整える4 【簡単】組織のマネジメントを成功させるおすすめのITツール4.1 あらゆる情報を効率的に作成・管理できるツール「ナレカン」5 マネジメント能力が低い人の特徴や高める手法のまとめ マネジメント能力とは 以下では、マネジメントの概要や必要なスキルを解説します。まずは、マネジメント能力がどのようなスキルを指すのかを理解し、何が足りていないのかを認識するところから始めましょう。 リーダーシップとマネジメントの違い マネジメントと同様に、管理職やリーダーに求められる能力としてリーダーシップがあります。よく混同される能力ですが、以下では2つの能力の違いを解説します。 リーダーシップ リーダーシップは、社員や部下に目標達成へ向けて進むべき方向性を示し、率いていく「統率力」を指します。ただし、リーダーシップは「人」の統率のみにフォーカスします。 マネジメント マネジメントは、「人」「物」「金」の組織運営に関わるリソースの総合的な管理を適切に行う「管理能力」を指します。 マネジメントはリーダーシップと比較して、目標達成へ向けた時間配分や経営資源など、包括的な管理が必要となります。社員を導く力はあっても、適切なリソース管理が疎かになると費用対効果の悪い営業活動をしてしまうのです。 マネジメントの必須スキル一覧 以下は、組織をマネジメントするうえで必要なスキルになります。自分に足りていない部分を把握し、マネジメント力向上に努めましょう。 目標設定能力 目標を達成するには、目標を設定する段階で、明確な筋道を立てることが重要です。とくに、社員個人の能力に合わせて適切なレベルの目標と達成するためのタスクを設定するようにしましょう。 問題解決能力 マネジメントに必要な問題解決能力は、プロジェクトの問題を解決するだけでなく、課題を明確化したうえで取り組むべき課題の優先順位を定める能力です。全体の状況を適切に把握するために、広い視野を持つ必要があります。 進捗管理能力 社員の進捗状況と設定した目標を照らし合わせ、予定を調整する能力も必須です。業務を遂行する上でトラブルが生じ、想定外のケースが発生しても柔軟に対応できるような準備が求められます。 業務遂行能力 業務遂行能力もマネジメントに必須のスキルです。適切な目標設定や管理ができても、プレゼン力や交渉力などの実践的なスキルがなければプロジェクトを完遂できません。 以上のように、「マネジメント能力」という抽象的なスキルを細分化すれば、不足している要素が明確になるため、効率的にマネジメントに必要な能力を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメント能力が不足している人の特徴 以下では、マネジメント能力が不足している人の特徴を3つご紹介します。マネジメントを任されはじめた管理職の方や、新しく事業を始めた経営者の方は以下の特徴に当てはまると、上手くマネジメントができなくなる可能性があるので注意しましょう。 （1）状況を把握できていない まずは、社員や部下の状況を把握できていないことが挙げられます。 組織を上手くマネジメントするには、社員間での円滑なコミュニケーションが大切です。たとえば、適切な報告・連絡・相談がされないと、社員の進捗状況がわからず、いつ誰がどのタスクに取り組むべきかを指示できません。 そのため、普段から他部署のメンバーや部下とのコミュニケーションを欠かさないように心がけ、進捗状況を共有する習慣を社内で仕組化しましょう。 （2）専門的な知識や技能が足りていない 次に、業務を遂行するうえで必要とされる専門知識や技能が足りていないことが挙げられます。具体的には、以下3つの要素が挙げられます。 汎用的なスキル PCスキルやビジネスマナーなど、社会人として仕事をするにあたり不可欠なスキルです。 専門スキル ある業務に関する専門的な知識を使いながら業務を遂行していくためのスキルです。たとえば、営業職の場合は、商品知識や接客技術が求められます。 特化スキル ある分野に特化したスキルにことで、イメージとしては「各職種の専門スキルをより磨き上げたもの」になります。例として、マーケティング職であれば「高度なライティングスキル」などが当てはまります。 とくに、リーダーとなる人物は「専門スキルおよび特化スキル」が高く、部下からの信頼を得ることにつながります。 （3）情報を効率よく管理・共有できていない 最後に、適切に情報を管理できていないという特徴もあります。 プロジェクトや部下に関する情報を正しく管理できておらず、問題が生じてしまったり、適切な対処ができなかったりしてしまいます。また、部下に正しい情報を共有できていないことで、部下のパフォーマンスの低下や非効率なプロジェクト運営を招くのです。 今日では働き方改革によってテレワークなどが浸透しているため、より適切な情報管理・共有の仕組みが欠かせません。たとえば、「ナレカン」のようなツールを使えば、社員の進捗状況やノウハウを簡単に管理・共有できる仕組みをつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメント能力を高める3つの方法 以下では、マネジメント能力を高める3つの方法をご紹介します。効率的にマネジメント能力を向上させたい方は必見です。 （1）周りとの信頼関係を構築する 1つ目は、普段から周りとの信頼関係を構築していくことです。 普段から部下との良好な関係づくりが、プロジェクトにおける円滑なコミュニケーションの実現に役立ちます。たとえば、自ら部下に話しかけに行くことで、部下も意見を言いやすくなり、お互いの信頼度も高まります。 昨今では、リモートワークの普及で対面でのコミュニケーションの機会が減少傾向にあるため、自ら周りに働きかけることを意識すれば、迅速な意思決定が可能になるのです。 （2）視座を高く持つ 2つ目に、視座を高く持つのもマネジメント力を向上させるのに有効な手段です。とくに、視座を高く持って適切な目標設定をするには、目標に対する理解を深めなくてはなりません。 そこで、目標に対する理解を深めるには「経営者目線」に立ち、中長期的な視点を養うのが効果的です。自社全体の仕組みや業務フローを把握することで、各人に適したレベルの目標を設定でき、効率的なリソースの分担が実現します。 また、顧客や部下などの第三者の目線に立つ「ポジションチェンジ」という思考法も有効です。顧客の目線に立つと優先すべき課題が見え、設定した目標の実現可能性が見えてきます。 （3）情報共有の仕組みを整える 3つ目は、社内の情報共有の仕組みを整えることです。 紙を使用したアナログな管理方法で社員の進捗管理を行うと、情報の修正をするたびに視認性が悪くなるうえ、対面でなければ情報共有ができない点が面倒です。そのため、情報共有を後回しにしてしまい、業務効率の低下につながってしまいます。 そこで、「ナレカン」のような機能に過不足のないツールを活用すれば、ITに不慣れな社員でも使いこなせます。結果、社内にスムーズに浸透するので、リアルタイムで情報共有する体制を整備できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単】組織のマネジメントを成功させるおすすめのITツール ここでは、マネジメントを効率化する際におすすめのITツールをご紹介します。 組織のマネジメントを成功させるには、各個人のスキルを高めることはもちろん「仕組みづくり」が欠かせません。たとえば、プロジェクト全体を把握したり、部下との円滑な情報共有したりするための「仕組み」があることで、いち早く問題を察知でき、適切な対応を可能にします。 ただし、チームを包括的にマネジメントするにはアナログな方法では限界があるので、おすすめしません。 たとえば、昨今では、「誰もが簡単に情報を蓄積・共有でき、必要な情報にすぐにアクセスできるツール」が組織のマネジメントに使われているのです。 なかでも、マネジメント力向上に役立つツールは、あらゆる情報を一か所で管理でき、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 「ナレカン」には、画像やあらゆる形式のファイルを直接添付して資料を作成・共有できるので、効率的な情報管理が可能になります。また、「ヒット率100％」の超高精度検索により、目的の情報をすぐに取り出せるので、迅速な情報共有が可能です。 あらゆる情報を効率的に作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメント能力が低い人の特徴や高める手法のまとめ ここまで、マネジメント能力が低い人の特徴や高める手法を中心に解説しました。 マネジメント能力を高めていくには「活発なにコミュニケーショ」や「高い視座を持つこと」を心がけることが大切です。そして同時に、部下やプロジェクトの状況を把握し素早く対応していくための仕組みづくりが求められます。 ただし、紙やメールによるアナログな手法では、手間がかかるうえ、迅速な進捗共有や業務効率化が叶いません。そのため、誰もが簡単に使いこなせる機能に過不足のない情報共有ツールの活用がおすすめです。 結論、マネジメントを成功させるのに自社が導入すべきツールは、進捗状況やノウハウをまとめて管理でき、知りたい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、組織のマネジメントを成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 【仕事に役立つ】マネジメントとは？種類や向いている人の特徴を解説 【2025年版】マネジメントツールとは？おすすめ8選や選び方も紹介！ コストマネジメントとは？目的や基礎知識、予算に納めるための手法を解説 スキルマップとは？作成する目的・具体的な作り方も解説 【タイプ別】人材管理システムおすすめ7選！選定ポイントも解説 【必見】人材開発とは？必須スキルや成功に導く3つのポイントを解説 【Excel】自動計算できる有給休暇管理表の作り方や無料テンプレートを紹介 OJTとは？意味やメリット、実施するときのポイントを網羅的に解説！

リモートワークやオンライン会議が浸透している昨今、「Zoom」はあらゆる企業のマストツールになりつつあります。Zoomでは相手の顔を見ながら、ファイルや画面を共有しつつ会議できる点が特徴です。 しかし、なかには「Zoomでファイルを共有する方法が分からない」「メールやチャットで資料を配布するのが面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Zoomでファイルや画面を共有する方法・基本設定を中心に紹介します。 Zoomで資料やファイルを共有する方法を教えてほしい Zoomでファイル共有を行うデメリットを知りたい 資料・ファイルの共有を円滑化するツールを探している という担当者の方は本記事を参考にすると、Zoomで資料や画面を共有する手順が分かるうえ、オンライン会議を円滑に進める方法を理解できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Zoomで資料・ファイルを共有する方法とは？2 【方法1】チャットでファイル共有する手順3 【方法2】画面共有で資料・ファイルを共有する手順3.1 （1）ホストが画面共有をする場合3.2 （2）ホスト以外が画面共有をする場合3.3 （3）スマートフォンから画面共有する場合4 共有時に役立つおすすめの機能と設定4.1 （1）ホワイトボード機能4.2 （2）ポインター機能4.3 （3）リモート制御4.4 （4）スマートフォンの画面をパソコンで共有する5 画面共有ができないときの対処法3選5.1 （1）最新版のZoomアプリをダウンロードする5.2 （2）共有権限を確認する5.3 （3）ネットワークを確認する6 Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツール6.1 最も簡単に情報共有を効率化するITツール「ナレカン」7 【注意】Zoom上で資料・ファイルを共有するデメリット7.1 （1）情報漏えいの恐れがある7.2 （2）保存し忘れるリスクがある7.3 （3）更新したあと共有し直す必要がある7.4 （4）参加者以外に共有し直す必要がある8 Zoomの画面・ファイル共有の方法まとめ Zoomで資料・ファイルを共有する方法とは？ Zoomでファイル共有をする方法は「チャット」と「画面共有」の2種類です。 メンバーにファイルをダウンロードしてほしい場合はチャットを、ダウンロードはせずに資料を見ながら説明したい場合は画面共有を利用しましょう。 ただし、チャットでのファイル共有はパソコンでのみ利用できる機能で、スマートフォン版Zoomには対応していないため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【方法1】チャットでファイル共有する手順 Zoomにログインして設定画面を開いたあと、ファイルの送信をオンにします。 設定が変更できたらチャットタブを開きます。 上図のように、画面に表示されているファイルのアイコンをクリックしましょう。次に、共有したいファイルを選択して送信します。 以上の操作で、チャットでのファイル共有が完了します。また、設定画面より、送信できる最大ファイルサイズを200～2048MBの間で指定可能です。 ただし、チャットでのファイル共有は、スマホではできず、PCに限定されてしまう点に注意しましょう。したがって、Zoomとは別に「ナレカン」のような”デバイスを問わず簡単にファイルを共有できるツール”を併用するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【方法2】画面共有で資料・ファイルを共有する手順 以下は、画面共有で資料やファイルを共有する手順を紹介します。3パターンに分けて解説するので、利用状況に合わせて共有しましょう。 （1）ホストが画面共有をする場合 ミーティングの主催者であるホストが画面共有をする手順は以下の通りです。まずはZoomを起動し、画面下部のツールバーにある[画面共有]をクリックします。 一覧が表示されるので、共有したいファイルを選択し、画面右下にある[共有]ボタンをクリックします。以上の操作で、画面共有が完了です。 共有ファイルの一覧画面では「ベーシック」「詳細」「ファイル」というタブが表示されます。各タブで選択できるファイルは以下の通りです。 ベーシック：ホワイトボード、iPhone/iPadの画面、起動中のブラウザやアプリ 詳細：パワーポイントや画面の一部、コンピューター音声など ファイル：オンラインストレージ（オンライン上でファイル共有するサービス）など （2）ホスト以外が画面共有をする場合 ＜画面共有の設定方法＞ Zoomでは、ホストだけでなく参加者も画面共有ができます。操作方法はホストと同様の手順ですが、事前にホストが参加者の設定を変更しておかなければなりません。 はじめに、画面下部の[セキュリティ]をクリックします。 参加者に許可する権限が一覧で出てくるので、[画面共有]にチェックをつけます。以上の操作で、参加者も画面共有ができるようになります。 ただし、全画面共有をしている場合は参加者に起動しているアプリやブラウザのタブなどがすべて見えているため、画面の共有者は注意しなければなりません。 ＜表示する画面の切り替え方＞ 画面上部にあるツールバーから[新しい共有]をクリックすれば、共有中の資料やWebページから別の資料に切り替えられます。 ＜画面共有の停止方法＞ 画面共有を停止するには、画面上部のツールバーの[共有の停止]をクリックしましょう。 以上の手順で、ホスト以外のメンバーも画面共有・切り替え・停止の操作ができます。 （3）スマートフォンから画面共有する場合 スマートフォンから画面共有をする場合は、まず画面下部にある[共有]をタップします。 最後に、共有したい画面やアプリをタップすれば画面共有ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有時に役立つおすすめの機能と設定 以下では、Zoomの画面共有をさらに使いこなすための、おすすめ機能と設定をご紹介します。オンライン会議をスムーズに進められるように、以下の機能を活用しましょう。 （1）ホワイトボード機能 Zoomのホワイトボード機能とは、共有された白紙の画面上にテキストやイラストを書き込める機能です。 ホストと参加者どちらからでも使えるうえ、ホワイトボードを画像データとして保存もできます。 ホワイトボード機能を利用するには、[画面共有]をクリックして、ベーシックタブのなかから[ホワイトボード]を選択しましょう。 以上の操作で、ホワイトボード機能が利用できるようになります。 （2）ポインター機能 Zoomのポインター機能は、共有した画面のなかで注目させたい部分があるときに活用できます。聞き手の注目を1か所に集められるので、一人ひとりの表情が見えづらいオンライン会議で役立つ機能です。 ポインター機能を利用するために、まずは[画面共有]をクリックして資料を画面共有し、[注釈]を選択しましょう。 以下のように表示されるので、画面左側の[ポインターマーク]を選択します。 上図のようにポインターが表示されていれば成功です。ポインターを削除したい場合は、[赤い✕印]をクリックしましょう。 （3）リモート制御 Zoomのリモート制御機能とは、画面共有をしているメンバーの画面を自分のパソコンから遠隔操作する機能のことです。 はじめに、Zoomの参加者に画面共有をさせます。次に、画面上部のツールバーにある[リモートコントロールのリクエスト]をクリックして、遠隔操作のリクエストを送信しましょう。 相手がリクエストを承認すれば、リモート制御ができます。 （4）スマートフォンの画面をパソコンで共有する パソコンでZoomを利用しながら、iPhoneやiPadの画面も共有できます。 まずは画面下部のツールバーから[画面共有]をクリックしましょう。 次に、[iPhone iPad]を選択して、[共有]をクリックします。 端末にプラグインをインストールして、上図の画面が表示されたら、パソコン側の設定は終了です。 次に、iPhoneまたはiPadの設定画面から[画面ミラーリング]をタップします。 一覧から「Zoom-○○○○」をタップしたらミラーリングが完了です。ミラーリングでは、iPhoneやiPadに保存されているファイルではなく、iPhoneやiPadの画面がそのまま共有されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 画面共有ができないときの対処法3選 以下では、画面共有ができないときの対処法について解説します。ミーティングの途中で慌てないように、事前に対処法を把握しておきましょう。 （1）最新版のZoomアプリをダウンロードする はじめに確認すべき点は「Zoomのバージョンは最新か」です。 ホストや参加者が古いバージョンのZoomアプリを利用している場合、画面共有の機能が使えないことがあります。 アプリの更新状況は、パソコンの場合アプリの設定画面からプロフィール写真をクリックし、「アップデートの確認」をクリックします。一方、スマートフォンやタブレットの場合は「App Store」または「Google Play」から確かめられます。 また、最新版のZoomアプリを使っていても、利用端末のOSが古いと資料共有できない場合もあるので注意しましょう。 （2）共有権限を確認する 「ホストからは画面共有できるのに、参加者からはできない」場合は、権限が付与されていない可能性があります。 参加者からは制限に関わる設定を変えられないため、ホストに権限を変更してもらうように依頼しましょう。ホストが権限を変更する手順は以下の通りです。 （1）画面下部の[セキュリティ]をクリックする。 （2）参加者に許可する権限の一覧が出てくるので、[画面共有]をクリックする。 以上の操作で、ホスト以外の参加者も画面共有ができます。 （3）ネットワークを確認する iPhoneやiPadの画面共有でファイルが出てこない場合、iPhoneやiPadとのミラーリングができていない可能性があります。 その場合、有線・無線で確認方法が以下のように異なります。 有線接続 画面の出力先やケーブルに不具合がないかを確認しましょう。 無線接続 スマートフォンとパソコンで利用しているネットワークが別々ではないかを確認しましょう。異なる回線だった場合はミラーリングができないので、同じネットワークに接続しなければなりません。 画面共有は便利な機能ですが、会議中にトラブルが発生しないように、会議開始前に確認しておくことが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツール ここでは、Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツールをご紹介します。 Zoomでのファイル共有は、チャットか画面共有を利用するケースがほとんどで、画面共有を使えば編集内容もリアルタイムで共有できます。しかし、結局のところ、ファイルは会議後も業務で活用されるため、別途「ファイルを共有する場所」が欠かせないのです。 したがって、オンライン会議を円滑に進めるには、「会議」と「資料の情報共有」それぞれの専門ツールを併用しましょう。議論はZoomなどの「オンライン会議ツール」で、資料の共有や編集・管理は「情報共有ツール」の活用が最適です。 ただし、使いづらい情報共有ツールでは、慣れないオンライン会議中にうまく活用できません。そのため、Zoomと併用すべきツールはメールを使える方ならば、迷わず使える程シンプルな「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に記載した情報は任意のメンバーにリアルタイムで共有されるほか、多階層の「フォルダ」で管理まで一元化できます。また、AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ検索対応）」を利用すれば、目当ての情報を後から簡単に見返せます。 最も簡単に情報共有を効率化するITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Zoom上で資料・ファイルを共有するデメリット ここでは、Zoom上で資料やファイルを共有するデメリットについて解説します。共有前に以下のデメリットを知っておけば対策を講じられるため、ここで確認しましょう。 （1）情報漏えいの恐れがある 1つ目のデメリットは、情報漏えいの恐れがあることです。 米国のZoom Video Communicationsは、2024年8月13日（現地時間）に「Zoom」に複数の脆弱性があることを明らかにしました。同社は全9件の脆弱性を公表しており、最大深刻度は4段階中2番目に高い「High」としています。 今回公表された脆弱性については、Zoomを最新バージョンにアップデートすることで解決できます。しかし、今後同じようなトラブルが起こらないとも言い切れないため、Zoom上で重要な資料やファイルを共有するのはおすすめしません。 （2）保存し忘れるリスクがある 2つ目のデメリットは、メンバーが共有資料を保存し忘れるリスクがあることです。 チャットで送信したファイルを画面共有しながら会議した場合、会議終了後にメンバーが資料のダウンロードを忘れるリスクがあります。 その結果、メールやチャットで資料を再送する手間が発生してしまうのです。また「メンバーが資料をダウンロードしたか」も、送信者側から把握できません。 （3）更新したあと共有し直す必要がある 3つ目のデメリットは画面共有した資料に編集を加えた場合、改めて共有し直す必要がある点です。 たとえば、「会議で話し合った内容を、翌日資料に反映させた」「共有したエクセル資料の数値を翌週更新した」といったケースでは、後日改めてファイルを共有し直さなければなりません。 このような「資料の送り直し」が何度も重なると、頻繁にメールやチャットを送信するのが面倒になります。そのうえ、受信者側もどれが最新のファイルか分からず管理が複雑になる可能性があるのです。 （4）参加者以外に共有し直す必要がある 4つ目のデメリットは、会議の参加者以外に資料を共有しなければならないことです。 Zoom上で資料を共有できるのは、会議に参加しているメンバーに限られます。そのため、参加していないメンバーには改めて別の方法で共有し直さなければなりません。 その結果、資料の共有漏れによる認識の齟齬が起こりやすくなるうえに「共有した、していない」という水掛け論になりかねないのです。 そこで、ビジネスに必要な資料を一元管理でき、任意のメンバーに閲覧権限を与えられる「ナレカン」のようなツールをZoomと併用するのもひとつの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoomの画面・ファイル共有の方法まとめ ここまで、Zoomを使ったファイル共有や画面共有の手順や、共有ができないときの対処法を紹介しました。 Zoomでファイルを共有するには、チャットや画面共有を使う方法があります。しかし、チャットではダウンロードを忘れるリスクがあり、画面共有では画面を切り替えたり、不参加のメンバーに共有し直したりする手間がかかって非効率です。 そこで、効率的にオンライン会議を進めるには「情報共有ツール」で事前に資料を共有しておき、使い分けるのが最適解です。ただし、多機能で操作が難しいツールは社内に浸透しづらく、会議の進捗が滞りかねません。 したがって、オンライン会議の情報共有を効率化するには、資料共有・管理に必要な機能が過不足なく搭載され、誰でも確実に使いこなせる情報共有ツール「ナレカン」一択です。共有後の資料もナレカンに残しておけば、情報が散在することもありません。 ぜひ「ナレカン」をZoomと併用して、確実に情報を共有しながらオンライン会議を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

昨今では、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化の観点から、ペーパーレス化を進めている企業が増えています。とくに、会議などで、資料を用意するのに時間を要しているという場合には、タブレット端末を使ったペーパーレス化がおすすめです。 しかし、「紙に慣れているので、デジタルを導入するメリットが思いつかない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ペーパーレス化する目的やメリットを中心にご紹介します。 タブレットを使ってペーパーレス会議を目指しているが、やり方が分からない ペーパーレス化するときの注意点を押さえたい タブレットで使えるおすすめのツールを探している という方はこの記事を参考にすると、デジタルを導入するメリット・デメリットを押さえられるので、デジタル化に対する不安を払拭できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ペーパーレス・電子化する目的とは2 会議のペーパーレス化にタブレットを活用するメリット2.1 （1）持ち運びしやすい2.2 （2）セキュリティを強化できる2.3 （3）資料の編集・共有がしやすい3 会議のペーパーレス化にタブレットを活用するデメリット3.1 （1）画面が小さい3.2 （2）充電に左右される3.3 （3）端末の購入費用がかかる4 タブレットを活用するときの注意点とは5 【おすすめ】ペーパーレス会議の実現に最適なツール5.1 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」6 ペーパーレス化するメリット・デメリットまとめ ペーパーレス・電子化する目的とは 紙から脱却して、ペーパーレス化・電子化する目的は、円滑な資料共有をするためです。 昨今では、働き方改革やコロナ禍の影響でリモートワークが進み、オンラインで資料を共有しながら会議する機会が増えたため、紙媒体での資料共有は不便になってきています。 また、ペーパーレス化による資源の節約も目的の一つです。環境保全を意図としたSDG’ｓの普及により、電子化で紙の無駄な使用を制限したり、再生紙を使用したりする企業も多いです。 以上のように、ペーパーレス化・電子化の目的には、業務効率を上げるだけでなく、社会的背景が影響しているとも言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議のペーパーレス化にタブレットを活用するメリット ここでは、会議のペーパーレス化にタブレットを活用するメリットを3つ紹介します。紙に慣れている方も、以下のポイントを把握したうえで導入の可否を判断しましょう。 （1）持ち運びしやすい 1つ目のメリットは、持ち運びしやすいことが挙げられます。 紙ベースの場合、必要となる資料が多さに比例して荷物は増えていくので、持ち運ぶのに一苦労だといえます。また、天候が悪いときには、雨に濡れないよう注意しなければならないため外で作業する職種の方には不向きです。 一方、タブレットを使って情報を管理すれば、情報量や天候に左右される煩わしさがありません。また、数ある資料のなかから欲しい情報をすぐにピックアップできる点も、持ち運ぶうえでの強みだといえます。 （2）セキュリティを強化できる 2つ目のメリットは、セキュリティを強化できる点です。 紙で情報を取り扱う場合、資料を紛失するだけでも情報漏洩につながりかねません。一方、タブレット上でデータを扱えば、万が一に紛失したとしても端末にロックをかけられるので、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えられるのです。 また、セキュリティ性の高いアプリを使って情報を管理すれば、より安全面を強化できます。たとえば、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」のようなツールは、大企業でも導入できる世界基準のセキュリティで保護できるため安心です。 （3）資料の編集・共有がしやすい 3つ目に、資料の編集・共有がしやすいことが挙げられます。 紙の場合、資料の内容に変更が生じるたびに、印刷・再配布しなければならず、情報を共有するまでに時間がかかります。一方、情報をデジタル化すれば、タブレット上から情報の編集・共有ができるので、変更があったときにも迅速な対応が可能です。 以上のように、情報をデジタル化すれば、その場ですぐに編集・共有できるので、編集内容を失念したり対応漏れが起きたりする事態を防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議のペーパーレス化にタブレットを活用するデメリット 以下では、ペーパーレス化にタブレットを活用するデメリットを解説します。デメリットを押さえつつ対策を講じておけば、導入後の混乱を最小限に押さえられるので必見です。 （1）画面が小さい 1つ目のデメリットは、画面が小さいことが挙げられます。 タブレットは、一般的な用紙のサイズであるA4サイズには満たないため、文字が読みづらいと、都度拡大して確認する必要があります。また、タブレットから発せられる光を浴びながら小さい画面を見続けるので、目が疲れやすいと感じるケースも少なくありません。 そのため、タブレットを活用するときは、適時休憩を挟んだり端末自体のフォントサイズを大きく設定したりするなど、事前に対策をとることが望ましいです。 （2）充電に左右される 2つ目のデメリットとして、充電に左右される懸念があります。 タブレット端末を使う場合、充電がなければ使用することができません。万が一、充電が少量のまま持ち出してしまうと、途中で充電が切れて作業がストップするといった事態になりかねないので要注意です。 以上の対策としては「モバイルバッテリーを常備しておく」「タブレットを使用しないときは常に充電しておく」などが挙げられます。昨今では、コンビニにレンタル充電器が置かれているので、それらを活用するのもひとつの手です。 （3）端末の購入費用がかかる 3つ目に、タブレット端末を購入するのに費用がかかることが挙げられます。 アナログでの作業がメインの現場では、まずはタブレットを購入するところから始めなければなりません。また、タブレット端末の購入費用だけでなく、月額料金についても考慮しておく必要があります。 以上のように「導入を検討しているものの、金銭面が大きな負担となる」という場合には、IT導入補助金2025の概要についてを参照し、補助金制度を活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タブレットを活用するときの注意点とは 紙ベースでの情報管理から、タブレット端末に切り替えただけでは「ただ紙を使わないだけの運用」になってしまうので意味がありません。 従来、紙で管理していたデータを電子化するのであれば、タブレット上でやりとりしたり情報管理したりして、有効活用すべきです。ただし、そのためにはタブレットの購入と同時に、情報共有ツールの導入が必須となります。 たとえば、「ナレカン」のような情報共有ツールを導入すれば、社内のマニュアルやノウハウを蓄積することができます。さらに、メンバー同士とやりとりしたりもできるので、メールやチャットを使う必要もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】ペーパーレス会議の実現に最適なツール 以下では、ペーパーレス化の実現に最適なツールを紹介します。 ペーパーレス化にタブレットを使うと、紙と比べてコストがかからず書類がかさばることもありません。しかし、ペーパーレス化を進めて会議や業務を円滑にするためには情報を蓄積し、簡単に共有できるツールが必要です。 しかし、ツール内で資料の管理をすると古いファイルに埋もれてしまい、どこに目的の資料があるのかわからず、スムーズな共有ができません。そのため、作成した資料を蓄積しながらも、優れた検索性を備えたツールを導入すべきです。 結論、ペーパーレス化で自社が活用すべきツールは、社内の資料を一元管理しながら必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストだけではなく、画像やファイルも添付できるため、会議の資料や会議中のメモとしても役立ちます。また、「ファイル内検索」「画像検索」機能により、ファイルや画像内の文章まで検索可能なので、目的の情報に素早くたどり着けるのです。 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレス化するメリット・デメリットまとめ ここまで、ペーパーレス化するメリット・デメリットを中心に紹介しました。 現場にタブレット端末を導入するメリットとして「情報へのアクセス性・安全性・生産性」の向上が挙げられます。一方、画面が小さかったり小まめな充電が必要だったりする点に注意して、運用することが大切です。 また、単純にタブレット端末を導入するのではなく、情報共有システムを連携して、資料の管理や共有を最適化しましょう。ただし、操作が分かりづらいと現場に馴染まないので、誰でも簡単に使えるシステムであることが大前提です。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に社内の情報管理・共有できる操作性がシンプルな「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ペーパーレス会議を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーとは？不足すると起こり得る問題や高める方法も解説！

現在、社内情報を管理・共有するシステムは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分類されます。それぞれの特徴は大きく異なるので両方を比較検討して、自社に適当なシステムを選ばなければなりません。 しかし、「オンプレミス型とクラウド型の違いが分からず選べない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オンプレミス型とクラウド型の特徴やメリット・デメリットを中心にご紹介します。 オンプレミス型とクラウド型の違いを把握したい 両者のメリット・デメリットを比較検討したい 情報を安全かつ簡単に管理・共有できる体制をつくりたい という方はこの記事を参考にすると、オンプレミス型とクラウド型の特徴が分かり、自社に合ったシステムを選定できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 オンプレミス型システムとは1.1 オンプレミス型の特徴1.2 オンプレミス型が適している企業2 クラウド型システムとは2.1 クラウド型の特徴2.2 クラウド型が適している企業3 オンプレミス型のメリット・デメリット3.1 オンプレミス型のメリット3.2 オンプレミス型のデメリット4 クラウド型のメリット・デメリット4.1 クラウド型のメリット4.2 クラウド型のデメリット5 【比較表あり】オンプレミス型・クラウド型の違い6 社内の情報管理に「クラウド型」が選ばれる理由6.1 目的の情報へ瞬時にアクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」7 オンプレミス型とクラウド型の違いまとめ オンプレミス型システムとは 以下では、オンプレミス型の特徴や導入に適している企業をご紹介します。オンプレミス型について理解を深めたいという方は必見です。 オンプレミス型の特徴 オンプレミス型とは、サーバーやネットワーク機器などのシステム環境を一からつくり、自社で管理運用する方法で「自社運用」とも呼ばれます。 「自社運用」と呼ばれる通り、機器の設置から管理運用までを社内で実行する必要があります。そのため、費用が高いうえに利用までに時間もかかりますが、社内ネットワーク等がすでに整備されている企業にはおすすめの方法です。 2000年以降にクラウド型が普及するまでは自社運用が主流で、クラウド型と対比する形で「オンプレミス型」と呼ばれるようになりました。 オンプレミス型が適している企業 オンプレミス型システムの導入が適している企業の特徴として、主に以下の3つが挙げられます。 システムの管理体制を整えられる人材がいる セキュリティを重視する 自社に合うようにカスタマイズしたツールを長期的に使いたい オンプレミス型は、システムの管理・運用に十分なリソースを割ける企業におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型システムとは 以下では、クラウド型システムの特徴や導入に適している企業をご紹介します。クラウド型とオンプレミス型の違いを把握していない方は必見です。 クラウド型の特徴 クラウド型システムとは、自社でサーバーを用意することなく、インターネットを介してシステムを使う仕組みです。 オンプレミス型との大きな違いとしては、サーバー等の機器を用意する必要はなく、インターネットがあればいつどこからでもアクセスできる点です。また、サービス事業者のサポートによって、比較的スムーズにシステムの運用を開始できます。 クラウド型の普及以降、従来のオンプレミス型に代わって一般化しつつあり、多くの企業によってさまざまなクラウド型システムが提供されています。 クラウド型が適している企業 クラウド型システムの導入が適している企業の特徴として、主に以下の3つが挙げられます。 運用にかかる手間を削減したい 社外からデータにアクセスするケースがある 今すぐにでもシステムを使い始めたい クラウド型は、インターネット環境さえあれば、いつどこからでもアクセス可能なため、在宅勤務やテレワークを導入している企業におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンプレミス型のメリット・デメリット ここでは、オンプレミス型のメリットとデメリットをご紹介します。以下を参考に、オンプレミス型が自社に適しているか判断しましょう。 オンプレミス型のメリット オンプレミス型のメリットとして「高いカスタマイズ性」と「強度なセキュリティ」の2つが挙げられます。 自由にカスタマイズできる 自社に合うように自由にカスタマイズできる点は、オンプレミス型の大きなメリットです。 オンプレミス型は一から全てシステムを作るので、企業規模や用途に合わせて自在にカスタマイズできます。また、既存の社内システムとの連携や統合もスムーズです。 セキュリティを強化しやすい オンプレミス型の場合、ネットワーク機器も社内で管理します。そのため、社内で適切に管理すれば、外部ネットワークを介した情報の漏えいを防げるのです。 とくに、多くの個人情報や機密情報を集約している企業では、高いセキュリティが求められます。そのため、セキュリティを自社で改善できるのは大きなメリットです。 オンプレミス型のデメリット オンプレミス型のデメリットとして「高いコストがかかる」と「高度な専門知識が必要」の2つが挙げられます。 高いコストがかかる オンプレミス型は、サーバー等の購入から運用まで自社で完結させるため、金銭的・時間的コストが高いです。 具体的には、サーバー機器本体の価格だけでも数十万ほどかかるので、自社の予算を圧迫する可能性があります。また、サーバーは一から構築しなければならないため、実際に使いはじめるのに時間が必要になるのです。 専門的な知識を要する オンプレミス型では、システムを一から構築するだけでなく、運用後の障害やトラブルにも自社で対処する必要があります。そのため、システムの構築・運用にはITの専門知識が必要です。 また、スマホなどを使って社外からアクセスするには、VPN接続などの複雑な設定も必要です。そのため、ITに詳しくない従業員が多い企業にとって、オンプレミス型を使い続けるのは困難だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型のメリット・デメリット 以下では、クラウド型のメリットとデメリットを紹介します。自社に適切な方法を選択するには、両者のメリットとデメリットを比較しなければなりません。 クラウド型のメリット クラウド型のメリットとして「最新版を使える」「社外アクセス可能」「充実したサポート」が挙げられます。 機能のアップデートが自動なので最新版を使える クラウド型の場合、プラン内に新機能が追加された場合には、追加料金なしで利用することができます。また、アプリのアップデートさえ実施すれば最新のバージョンを使えるので、時間的コストもかかりません。 また、システムを自社開発する必要がないため、専門的な部署がない企業でも気軽に利用できるのです。 社外からもアクセスできる クラウド型は、インターネット環境があれば社外からもアクセス可能です。また、スマホやタブレットなどのデバイスでも簡単に利用できます。 営業や現場仕事、リモートワークなど、社外での作業が多い仕事では、場所を問わずに使えるクラウド型がおすすめです。 運用時のサポートが充実している オンプレミス型の場合、システム運営で起こる障害やトラブルも社内で解決する必要があります。しかし、クラウド型であればシステム運営会社からのサポートを受けられます。 そのため、専門知識も不要で、非IT企業でも安心してツールを運用できます。 クラウド型のデメリット クラウド型のデメリットとしては「カスタマイズ性」と「セキュリティの安全性」が低い点が挙げられます。 カスタマイズ性が低い システムの仕様があらかじめ定められているため、オンプレミス型に比べてカスタマイズ性が制限されます。そのため、既存の社内システムの統合や連携が難しいケースも多いです。 したがって、クラウドシステムを導入するときには、既存システムへの対応の可否なども考慮しなければなりません。 セキュリティに懸念が残る クラウド型の場合、社外インターネットからもアクセス可能なため、顧客の個人情報や企業の内部情報が漏えいするリスクがあります。 そこで、クラウドシステムを利用するときには、「ナレカン」のように、「国際セキュリティ資格を取得済み」で「セキュリティが万全なデータセンターを利用している」の2条件を満たすシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表あり】オンプレミス型・クラウド型の違い オンプレミス型とクラウド型の比較は以下の通りです。 以下の比較表から、オンプレミス型とクラウド型では、それぞれメリット・デメリットがあるものの、総合的に判断すると「クラウド型」が優位だと言えます。 オンプレミス型 クラウド型 導入コスト 高い【×】 低い【〇】 導入にかかる期間 長期【×】 短期【〇】 カスタマイズ性 高い【〇】 制限あり【△】 セキュリティ対策 強い【〇】 システムによって変動【△】 外部アクセス 複雑【×】 比較的簡単【〇】 トラブルや障害への対応 社内で対応する必要あり【×】 システム提供会社が対応するため必要なし【〇】 モバイルアクセス VPN接続など複雑な設定が必要【△】 インターネットがあればいつどこからでも使える【〇】 さらに近年では、生成AIが飛躍的に発展しており、多くのシステムに展開されつつあります。しかし、クラウド型であれば、サービス事業者が時代のニーズに沿ったAI機能を実装してくれる一方、オンプレミス型では自社での対応が必要になってしまいます。 そのため、自社の負担をしっかり考慮したうえで、長期的に利用できるシステムを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の情報管理に「クラウド型」が選ばれる理由 以下では、社内の情報管理に「クラウド型」が選ばれる理由をご紹介します。 オンプレミス型は用途に合わせて自由にカスタマイズでき、セキュリティ対策のコントロールもしやすいです。しかし、作成・運用を社内で完結させなければなららず、高度な知識を要するため、ITに不慣れな企業は「クラウド型」を使いましょう。 とくに近年、AIを活用した機能が次々と展開されていることからも、常に最新の機能を利用できる「クラウド型」が注目されています。ただし、クラウド型で業務効率化を実現するには「情報がすぐに見つかること」「サポート体制が充実していること」が前提です。 結論、自社が導入すべきは、目的の情報へ瞬時にアクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに残した情報は、生成AIを活用した「自然言語検索機能」によって、素早く確実に見つけられます。また、”運用設計の提案”や”既存データの移行”も支援しているので、導入担当者の負担を最小限に抑えながら運用を開始できるのです。 目的の情報へ瞬時にアクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンプレミス型とクラウド型の違いまとめ これまで、オンプレミス型の特徴やクラウド型との違い、両者のメリット・デメリットを中心にご紹介しました。 業務効率化を実現するには、ナレッジやノウハウといった社内情報の管理・共有が有効です。しかし、オンプレミス型はカスタマイズ性やセキュリティ性に優れている反面、コストが高く、作成や運用に高度な知識を要します。 そのため、社内の情報管理を効率化するには「最新の機能を利用できる」かつ「いつどこからでも使える」クラウド型システムがおすすめです。ただし、クラウド型は安全性が懸念されるため、「セキュリティが万全」なクラウド型システムを導入しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、厳格なセキュリティで情報を管理でき、必要な情報へ即アクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

メーカーや物流における大切な業務として「在庫管理」が挙げられます。仮に、在庫を持ちすぎると資金が圧迫される一方、在庫が不足した状態では、本来売れたはずの商品が売れないなど利益を生む機会を逃してしまいます。 そこで、今日では、在庫管理の正確性・効率性の向上のために、クラウド型の在庫管理システムを導入する企業が増えています。しかし、「クラウド型の在庫管理システムを導入したいが、どれが自社に合うのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、クラウド型在庫管理システムの概要や選び方、おすすめのツール5選を中心に解説します。 クラウド型在庫管理システムのメリットや選び方のポイントを押さえたい クラウド型在庫管理システムを複数の項目をもとに比較したい クラウド型在庫管理システムよりも簡単に情報管理できるシステムがあれば知りたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、クラウド型在庫管理システムについて理解を深めながら、自社のニーズに合致するツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウド型在庫管理システムとは2 在庫管理システムの機能3 クラウド型在庫管理システムの3つのメリット3.1 （1）低コストで導入できる3.2 （2）場所を問わず利用できる3.3 （3）情報のリアルタイム性が高くなる4 クラウド型在庫管理システムのデメリット5 クラウド型の在庫管理システムの選び方とは5.1 （1）自社のコストで賄えるか5.2 （2）セキュリティは安全か5.3 （3）サポート体制は整っているか6 【無料プランあり】おすすめクラウド型在庫管理システム5選6.1 【zaico】入出庫や棚卸しもスキャンで簡単にできるソフト6.2 【flam】販売・仕入・在庫業務の連携が簡単6.3 【楽楽販売】販売管理を楽にするシステム6.4 【スイートクラウド】複数拠点の在庫を共通管理するシステム6.5 【スマレジ】小売店向けの在庫管理システム7 【必見】クラウド型在庫管理システムよりも簡単に情報管理できるシステム7.1 最も簡単に情報共有・管理が実現するツール「ナレカン」7.2 【小規模向け】 非IT企業の65歳以上でも即日使いこなせるツール「Stock」8 おすすめクラウド型在庫管理システムの比較表9 おすすめのクラウド型在庫管理システムのまとめ クラウド型在庫管理システムとは クラウド型在庫管理システムとは、インターネットを介したクラウド上で在庫管理するシステムを指します。 インターネット環境さえあればクラウドに繋がり、在庫管理ができるので、企業内にサーバーを設置することなく利用できます。クラウド型在庫管理システムには、以下のような種類が存在します。 販売管理システム 商品の受注から納品までの「お金」と「商品」の流れを適切に管理するシステムです。在庫を受注や売上、発注、仕入などと連動させて管理できます。 EC管理システム EC業務を効率的に進める事を目的としたシステムです。ECサイトでの商品登録や受注、在庫などの情報や状況を一元管理することができます。 倉庫管理システム 倉庫内部で行う業務を効率化することを目的としたシステムです。倉庫内の在庫管理から入出庫、商品のピッキングなどあらゆる倉庫業務をカバーできます。 このように、特徴の異なるさまざまな種類のシステムがあるため、自社の業務に最適なシステムを選びましょう。仮に、自社のニーズに不適合なツールを選んでしまった場合、社内に浸透せず、業務効率化という目的を達成できなくなるので、担当者は注意する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 在庫管理システムの機能 在庫管理システムには、以下のような機能が備わっています。 入出庫管理機能 データ入力機能 売上分析機能 他にも機能はありますが、費用対効果を最大にするために多機能なシステムを選ぶのではなく、自社の在庫管理に必要な機能を備えたものを選択することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型在庫管理システムの3つのメリット 以下では、クラウド型在庫管理システムのメリットを3つご紹介します。「導入することでどのようなメリットを得られるのか」という根本的な部分を理解しなければ、自社に最適なツールを選ぶのが難しくなるので必ず押さえましょう。 （1）低コストで導入できる 1つ目のメリットは、クラウド型在庫管理システムは低価格で導入できることです。 クラウド型であれば「数十万～数百万円かかるシステム開発が必要なオンプレミス型」と比較すると、初期費用やサーバー構築費用、設備費用にコストがかからずに済みます。 また、クラウド型のメンテナンスはサービス提供者が請け負うため、部品の交換や装置の入れ替え、パフォーマンスの維持などにかかる保守費用を利用者が負担する必要はありません。 さらに、利用側は提供者の公式サイトから利用登録するだけで良いので、短期間で導入できます。したがって、クラウド型在庫管理システムであれば「導入にかかる金銭的コスト」と「利用までにかかる時間的コスト」の両方を削減できるのです。 （2）場所を問わず利用できる 2つ目のメリットは、クラウド型在庫管理システムなら場所を問わず利用できる点です。 クラウド型在庫管理システムでは、クラウドサーバー上に情報が格納されます。そのため、全国各地に支店を持つ企業でも、自社のサーバーにログインさえすれば、各支店の在庫状況の把握・共有が可能です。 このように、クラウド型在庫管理システムには、あらゆる場所からアクセスし、在庫状況を管理・共有できる柔軟な対応力があります。 （3）情報のリアルタイム性が高くなる 3つ目のメリットは、即時に在庫状況が反映される点が挙げられます。 たとえば、手作業で管理している職場では、情報が社員同士で共有されていなかったり、書き間違えたりして、在庫情報に差異が生じやすいです。しかし、クラウド型在庫管理システムではクラウド上で更新された情報はすぐに同期されるため、「在庫情報のタイムラグ」が発生しません。 また、常に最新データを確認できることで、ミスが減るだけでなく実在庫を確認する時間と手間の削減にもつながります。このように、リアルタイムで在庫状況などの情報を把握できるクラウド型在庫管理システムは、業務を効率化するうえで有効なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型在庫管理システムのデメリット クラウド型在庫管理システムのデメリットとして、情報共有ツールと比較して、操作が複雑で情報の管理が煩雑になりやすい点があげられます。 フォルダ管理機能が備わっていないものが多く、情報の管理が煩雑になってしまい、結果として情報へのアクセス性が低下するのです。また、場合によっては、商品情報の保存先が分からなくなってしまいます。 そのため、ITに不慣れな方でも商品情報や入庫・出庫の記録などを確実に残せて、欲しい情報へすぐにたどり着ける「ナレカン」のような情報共有ツールも選択肢のひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型の在庫管理システムの選び方とは ここでは、クラウド型在庫管理システムを導入する際の3つのポイントをご紹介します。システムの導入によって業務効率化を達成している企業は、以下のポイントを基準に正しく選定しています。 （1）自社のコストで賄えるか まず、利用料金が自社のコストで賄えるかどうかを検討する必要があります。 クラウド型在庫管理システムには数多くのプランや料金体系があるため、利用規模に合わないツールを選定すると、使われずに放置されて費用対効果が薄くなってしまうのです。とくに、在庫管理システムは、以下のように料金体系の種類が異なります。 30日程度の無料トライアルができるシンプルなシステム 初めてシステムを導入する企業向けに期間制限なしの無料プランを設けたシステム はじめから有料だがオプションが豊富に揃っているシステム 大きな初期費用のかからない中小企業向けのシステム このように多くの種類がありますが、注意点として「機能が多いほど自社の課題解決に大きく貢献する」わけではありません。そのため、自社のコストの範囲内、かつ必要とする機能が「過不足なく」備わっているシステムを選びましょう。 （2）セキュリティは安全か 次に、セキュリティの安全性もクラウド型在庫管理システムを選ぶうえで重要な指標です。 オープンソースとして展開されているような無料のみのプラン、かつセキュリティが脆弱なものを導入した場合、ウイルス感染による重要なデータの情報漏洩、機器の故障や不具合によるデータの損失といったリスクが高まってしまいます。 したがって、セキュリティ対策が十分になされているか確認しましょう。具体的には「ISO27001」の取得の有無や、サービスの運営状況をチェックしましょう。 （3）サポート体制は整っているか 最後に、クラウド型在庫管理システムにサポート体制が整っているかも検討する必要があります。 クラウド型在庫管理システムに格納されているデータは、サービス提供者側が運営しているクラウド上にあるため、サーバーに不具合が発生すると自社情報にアクセスできない恐れがあります。また、システムの使い方が分からず、業務が滞るリスクもあります。 こうした問題が生じたときは、どれほどスピーディにサポートをしてくれるかが鍵となります。たとえば、問い合わせから「1営業日以内に返信を返してくれる」などの、サポートの早さが一目でわかる「ナレカン」のようなシステムを選定するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料プランあり】おすすめクラウド型在庫管理システム5選 以下では、おすすめの在庫管理システム5選をご紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自社の業務形態に適したシステムの選定が必要です。 【zaico】入出庫や棚卸しもスキャンで簡単にできるソフト ＜zaicoの特徴＞ 見通し不足を改善する 登録された入庫予定・出庫予定を元に予定される「フリー在庫数」の見通しを立てておくことができます。万が一、予定を下回ったときはアラートで周知可能です。 管理の煩雑化を解消する 店舗、ECショップなど複数販売拠点がある場合でも「ネクストエンジン連携」によって、少ない手間で在庫を更新することができます。 ＜zaicoの機能・使用感＞ QRコードのベルシールを印刷できる 一度に多品目のQRコードのベルシールを印刷できるので作業が軽減します。また、QRコードシールは、品名と販売価格とリンクできるので、棚卸作業をするときに役立ちます。 31日間無料でお試しできる それぞれのプランを31日間無料でお試しできるので、システムの使い勝手や現場への浸透率を見極めたうえで、導入を判断できる点が良いです。お試し期間中もサポートを受けられるので安心して始められます。 ＜zaicoの注意点＞ 外部連携が限られている EC一元管理システムやPOSレジシステムなどの外部のサービスとは連携できるものの、メッセージやタスクなどほかのシステムとは連携できないため、情報共有がしづらいです。 料金が高いと感じる可能性がある 利用しているユーザーのなかには「利用料金が高いのがイマイチなポイントでした」といった声があります。（引用：ITトレンド） ＜zaicoの料金体系＞ ミニマムプラン：3,980円/3ユーザー/月（税抜） ライトプラン：9,800円/3ユーザー/月（税抜） フルプラン：39,800円/10ユーザー/月（税抜） エンタープライズ：100,000円/50ユーザー/月（税抜）〜 zaicoの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【flam】販売・仕入・在庫業務の連携が簡単 ＜flamの特徴＞ 営業活動支援ツールとしても活用できる 販売・仕入・在庫それぞれの管理を一元化できるだけでなく、見積書に含まれる情報をもとに分類集計するなど、営業活動支援ツールとしても活用できます。 高速レスポンスで使いやすい データの集計、検索、出力に力を入れており、高速で処理が可能です。そのため、業務のロスタイムを最小限に押さえることができます。 ＜flamの機能・使用感＞ 安全性の高いシステム 国際的なセキュリティ資格である「ISO27001」を取得しているため、情報管理の安全性を徹底したいという企業に適しています。 カスタマイズ性が高い オプション機能が豊富にあるので、自社の課題を解決するカスタマイズが可能な点が使いやすいです。 ＜flamの注意点＞ 連携できる会計ソフトが決まっている 標準機能として、連携できる会計ソフトが「マネーフォワードクラウド会計」「クラウド会計ソフトfreee」と限定されている点に注意しましょう。 カスタマーサポートを充実させてほしい 電話サポートがあるものの有料のため、ユーザーからは「カスタマーサポートがもっと充実していると嬉しい」という声があります。（引用：BOXIL SaaS） ＜flamの料金体系＞ STANDARD：9,800円/月（税抜） PROFFESIONAL：19,800円/月（税抜） PREMIUM：54,800円/月（税抜） オプション機能に関しては、HPをご確認ください。 なお、PROFFESIONALに関しては、2024年4月30日までの申し込みでずっと14,800円/月（税抜）になる、お得なキャンペーンが実施されています。 flamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【楽楽販売】販売管理を楽にするシステム ＜楽楽販売の特徴＞ ルーチンワークを自動化できる データ管理のステータス変更など、日々繰り返される作業をワンクリックで実施できるので、入力時間を短縮できます。 現場の状況に柔軟に対応できる 楽楽販売では、データベース機能をはじめとしてカスタマイズに関する機能が充実しています。そのため、現場の声を参考に設定を変更できます。 ＜楽楽販売の機能・使用感＞ あらゆる管理を一元化できる 在庫管理だけでなく、売上管理、請求管理など、全ての管理を一元したい場合に向いています。 サポートが手厚い セミナー開催や電話/メールのサポート、FAQサイトなど、サポート体制が充実しているので、導入や運用で躓いてしまった場合に解決しやすいです。 ＜楽楽販売の注意点＞ 初期費用がかかる 楽々販売は初期費用として150,000円かかるため、無料トライアルで使用感を試すなど、慎重に導入可否を検討する必要があります 直感的に操作できない 利用しているユーザーからは「UIがかなり古臭く、直感的な操作ができません。店舗の販売管理システムならいいかもしれませんが、普通の企業には向きません」という声があります。（引用：ITトレンド） 楽楽販売の料金体系 初期費用150,000円＋月額費用70,000円～（税抜） 楽楽販売の詳細はこちら 【スイートクラウド】複数拠点の在庫を共通管理するシステム ＜スイートクラウドの特徴＞ ニーズに合ったプランがある スイートクラウドは「棚卸/在庫管理/入出庫管理」の3つのプランがあり、自社の用途に応じて選択できるので経済的にも無駄がありません。 音声入力ができる AndroidやiOSの音声入力で商品名を検索すればいちいち文字を打ち込まなくても商品情報を検索できます。 ＜スイートクラウドの機能・使用感＞ リアルタイムで在庫管理できる 商品の入出庫を登録すると、リアルタイムにクラウド上の在庫データが自動更新されます。そのため、紙による管理で起こりがちな入力ミスや計算ミスを防げるのです。 スマホからも使える スイートクラウドはPCだけでなくスマホからも操作できるため、外出先や出張先でも簡単に在庫を確認できます。 ＜スイートクラウドの注意点＞ 最低利用期間は1年間である スイートクラウドは最低利用期間が1年間と決められているため、万が一自社に合わなかった場合、大きな損失となってしまいます。そのため、慎重に検討しなければなりません。 ユーザーの人数によって料金が変わる いずれのプランにおいても、10ユーザー/50ユーザー/100ユーザーごとにそれぞれ料金が変わり、それ以降は50ユーザー追加ごとにさらに料金が加算されるため、人数によっては割高になる恐れがあります。 ＜スイートクラウドの料金体系＞ 月額とは別に初期設定費用がかかります。 棚卸：2.9万円/月～（税抜） Lite：3.5万円/月～（税抜） Pro：4万円/月～（税抜） スイートクラウドの詳細はこちら 【スマレジ】小売店向けの在庫管理システム ＜スマレジの特徴＞ あらゆる業種で使える スマレジはあらゆる業種・業務に必要な機能が備わっており、飲食店やアパレル、小売店、クリニックなど幅広い分野で利用されています。 手厚いサポート体制 スマレジのサポートは、スマレジ専門の研修を受け検定に合格したスタッフのみで構成されています。また、プレミアムプラス以上のプランでは、365日対応のコールセンターで素早い問題解決や相談が可能です。 ＜スマレジの機能・使用感＞ 機能が豊富に備わっている レジ機能をはじめ、在庫管理や売上分析、カレンダー機能など、店舗運営に必要な機能が豊富に備わっています。 無料プランあり スタンダードプランは無料で使えるため、システムの導入に悩む企業も気軽に使用感を試すことができます。スタンダードプランでは、基本的なPOSレジ機能を使うことができます。 ＜スマレジの注意点＞ 無料プランでは機能が不十分 無料プランで使える機能は限られており、受注管理や売上集計といった機能は備わっていないため、規模の大きい企業などでは有料プランに移行する必要があります。 一部操作が分かりづらい 利用しているユーザーからは、「返品、返金の操作がわかりづらい」という声があります。（参考：ITreview） ＜スマレジの料金体系＞ スタンダード：無料 プレミアム：5,500円/月（税込） プレミアムプラス：8,800円/月（税込） フードビジネス：12,100円/月（税込） リテールビジネス：15,400円/月（税込） スマレジの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】クラウド型在庫管理システムよりも簡単に情報管理できるシステム 以下では、クラウド型在庫管理システムより簡単に情報管理できるシステムを紹介します。 クラウド型在庫管理システムは、時間と場所を問わず在庫状況の把握や共有ができる便利なサービスです。しかし、操作が難しいとツールを使える人に負荷が偏り、在庫管理業務が属人化して在庫情報の更新が遅滞する恐れがあります。 そのため、誰もが使いやすいツールを用いて、在庫管理をするべきなのです。ただし、検索機能の不十分なツールを導入しても、目的の商品情報がなかなか見つからないという問題は解消されません。 したがって、在庫情報の管理・共有の効率化には、高精度の検索機能を備えていて、必要な在庫情報へ即アクセスできる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に在庫の保管場所や入荷先の情報を書き残しておけば、社内全体で共有できます。また、ナレカンに蓄積した情報は「平均0.2秒」のスピードと「ヒット率100%」の高精度で検索が可能なので、欲しい情報がすぐに見つかります。 最も簡単に情報共有・管理が実現するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【小規模向け】 非IT企業の65歳以上でも即日使いこなせるツール「Stock」 ITに不慣れな組織でいきなり多機能な在庫管理システムを導入すると、業務フローの切り替えに時間が必要です。そこで、中小規模の組織で在庫状況をはじめとした情報を共有するなら、非IT企業の65歳の方も即日使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。 Stockの「ノート」に書いた情報はリアルタイムで共有されるうえ、更新履歴から誰が情報を更新したか確認することも可能です。また、ノートには「タスク」を紐付けられるので、在庫管理に関するタスク漏れを防ぎます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめクラウド型在庫管理システムの比較表 以下は、おすすめクラウド型在庫管理システムの比較表です。選定ポイントを押さえたうえで、それぞれの商品を比較検討していきましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 zaico flam 楽楽販売 スイートクラウド スマレジ 特徴 最も簡単に情報共有・管理が実現できる 非IT企業の65歳以上でも即日使いこなせる 入出庫や棚卸しもスキャンで簡単にできるソフト 販売・仕入・在庫業務の連携が簡単 販売管理を楽にするシステム 複数拠点の在庫を共通管理するシステム 小売店向けの在庫管理システム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【×】 【〇】※部門を3階層まで作成可能 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 外部連携が限られている 連携できる会計ソフトが「マネーフォワードクラウド会計」「クラウド会計ソフトfreee」と制限あり 「操作に慣れるまでに時間がかかる」といった口コミが多い 最低利用期間は1年間である 「マニュアルが分かりづらい」といった口コミが多い 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは3,980円/3ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは9,800円/月～ ・無料プランなし ・有料プランは初期費用150,000円＋月額費用70,000円～ ・無料プランなし ・有料プランは2.9万円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは5,500円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「zaico」の詳細はこちら 「flam」の詳細はこちら 「楽楽販売」の詳細はこちら 「スイートクラウド」の詳細はこちら 「スマレジ」の詳細はこちら 以上のように、ツールによって機能や料金が異なるので、自社で利用したい機能が過不足なく揃っているかを確認することが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのクラウド型在庫管理システムのまとめ ここまで、クラウド型在庫管理システムの概要や選び方、おすすめのツールを中心に解説してきました。 クラウド型在庫管理システムの選定時には利用料はもちろん、セキュリティやサポート体制を見ることが必要です。メリットとしては、低コストで導入できる点やインターネット環境があればリアルタイムでメンバーへ情報共有できる点がありました。 しかし、検索精度の低いシステムでは、必要な商品情報がなかなか見つかりません。そのため、検索機能の充実したシステムを導入して、商品の在庫状況や入荷先などの情報へすぐにアクセスできるようにしましょう。 したがって、高精度の検索機能で、欲しい商品情報がすぐに見つかる「ナレカン」を導入するべきです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、クラウド上でシンプルに在庫情報を管理・共有し、正確かつスピーディーな作業を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

始末書とは従業員が仕事上でミスや不祥事を起こした場合に提出する書類のことです。誰しもミスをして始末書を書かなければいけない状況に陥る可能性があります。 しかし、「どのように始末書を作成すればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、始末書の目的やコツ、おすすめのテンプレート4選を中心にご紹介します。 始末書を作成する目的や意味などを再確認したい 書き方が分からないので、始末書のテンプレートを探している 始末書を効率的に管理する方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、始末書を作成する方法から管理の仕方までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 始末書とは1.1 始末書を書く目的1.2 始末書と顛末書や反省文の違い1.3 活用シーン2 始末書の作り方のコツ2.1 （1）具体的に書く2.2 （2）テンプレートを利用する3 【無料】場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選3.1 【Excel】始末書の基本的なサンプル3.2 【Word】遅刻に対する始末書のフォーマット3.3 【Word】事故といった不祥事で使われる始末書のテンプレート3.4 【Word】社内規定違反への始末書の雛形4 【担当者必見】始末書を効率的に管理する方法4.1 既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれるツール「ナレカン」5 始末書の概要やおすすめのテンプレートまとめ 始末書とは 以下では始末書を書く目的や類義語との違い、活用シーンをご説明します。始末書を作成する前に、作成目的や意味を再確認しましょう。 始末書を書く目的 始末書を書く目的は、従業員が起こした仕事上のミスやトラブルの事実関係や詳細を明白にし、当事者に謝罪の意を表明させたうえで再発防止に努めさせることです。 始末書を作成することで、ミスを犯した従業員はことの重大さを認識し、反省の意識を持つようになります。また、事実を詳細に書き出すことで、「どうすれば次に同じようなミスを防ぐことができるのか」といった解決策を考えるきっかけを作れるのです。 また、企業側は従業員が起こしたトラブル内容を正確に把握し、適切な対応策を講じることが可能になります。さらに、処分に対して従業員から異議申し立てをされたときの証拠の役割も果たします。 このように、始末書を書くことはトラブルを起こした従業員と企業側の両方にとって必要なのです。 始末書と顛末書や反省文の違い 以下の表は「始末書」と類義語である「顛末書」「反省文」との意味の違いについてまとめたものです。どれもミスやトラブルのときに作成される文書ですが、目的や内容が異なります。 意味 始末書 ミスやトラブルの経緯報告に加えて謝罪や反省の意を表明する文書 顛末書 ミスやトラブルの経緯報告とともに再発防止策や解決策を提示する文書 反省文 自らの過ちを振り返り反省と改善の意思を示すために作成される文書 以上のように、それぞれ作成する目的が違うため、ミスやトラブルのレベルに応じて上記の文書を使い分けましょう。 活用シーン 以下は始末書が活用される3つの代表的な場面です。 繰り返し遅刻する場合 １回目の遅刻で始末書を作成することはほとんどありませんが、遅刻が複数回にわたり、改善の様子が見られないときに始末書の作成を求められることがあります。 業務中に事故を起こした場合 たとえば、取引先に向かう道中で社用の自動車を壁に擦ってしまったり、追突事故を起こしてしまったりしたときに始末書の作成が必要となるケースが多いです。 社内の機密情報を外部に外部に漏えいした場合 たとえば、社内情報が入っているパソコンを社外で紛失してしまったり、意図せず未公開の情報を人に話してしまったりしたことが原因で会社として大きな損失を被ったときなどに始末書を書くよう指示されます。 以上の場合以外でも、会社や組織全体に迷惑をかけたときに始末書が活用されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 始末書の作り方のコツ 以下では、始末書の作り方のコツをご紹介します。これから始末書を作成しようとしている方は以下の2点を留意しましょう。 （1）具体的に書く コツの1つ目は、ミスやトラブルの内容を始末書に具体的に書くことです。 始末書はミスを犯した従業員が冷静に自身の行いを振り返り反省するために作成されるため、しっかりと自身の過ちに向き合うべく具体的に書き出すことは大切です。また、企業側も管理者として状況を詳細に把握したいため、詳細に記述しましょう。 このように、始末書を作成する目的を考えると、具体的に書くことは重要なのです。 （2）テンプレートを利用する コツの2つ目は、テンプレートを利用することです。 始末書に書かなくてはいけない項目がありますが、始末書を初めて書く場合には項目に漏れが生じてしまう可能性があります。しかし、始末書は自身の行いを反省して謝罪する意味を持つため、内容に不備があるとさらに印象を下げてしまいかねません。 そのため、テンプレートがあれば、必要な項目をすべて始末書に盛り込めるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選 以下では、従業員のミスやトラブルの場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選をご紹介します。以下のテンプレートを参考にして、始末書に記載すべき項目や内容を把握しましょう。 【Excel】始末書の基本的なサンプル こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、基本的な始末書のテンプレートです。 始末書で書くべき項目が簡潔にまとまっています。表題、概略、原因、対策のそれぞれを書く欄があり、視覚的にもわかりやすい始末書の作成が可能です。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら 【Word】遅刻に対する始末書のフォーマット こちらは「ビズ研」が提供する、遅刻に対する始末書の例が書かれたテンプレートです。 遅刻のときにビジネス文書として書くべき具体的な文例が記されているので、内容を軽く変更するだけできちんとした始末書が作成できます。そのため、始末書をどのように書けばいいのかわからないと困っている方におすすめです。 ［ビズ研］始末書テンプレートはこちら 【Word】事故といった不祥事で使われる始末書のテンプレート こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、交通事故を起こした時の始末書テンプレートです。 交通事故の始末書には、「事故が発生した日時や場所」「内容」「相手への損害」「原因」「現在の状況」などを詳細に記載し、不祥事を二度と起こさない旨を記すことが重要です。上記のテンプレートを参考に項目を漏らさず記入しましょう。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら 【Word】社内規定違反への始末書の雛形 こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、就業規則などの社内規定違反の始末書テンプレートです。 社内規定違反に対する始末書において、自身の不始末を説明し、それがもたらした結果と反省の意を明示しなくてはなりません。自身の不始末の原因に言及するときは言い訳がましくならないように注意しましょう。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら 何か起こった場合、企業は従業員に上記4つのテンプレートのような始末書の提出を求めます。一方で企業側でも提出された始末書を「ナレカン」のようなITツールを用いて安全に管理しなくてはいけません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】始末書を効率的に管理する方法 以下では始末書を効率的に管理する方法をご紹介します。 始末書は仕事上でのミスやトラブルが起こったときに作成され、個人情報が多く含まれるため厳重に管理する必要があります。しかし、ExcelやWordでの管理だと、中身の識別のしづらさや煩雑化しやすさが原因で誤送信による情報漏えいのリスクが高まります。 そこで、ファイルの整理が簡単にできて、高いセキュリティが担保されているITツールで始末書の管理をしましょう。また、今までのファイルをスムーズに移行できるツールであれば、すぐに運用に乗せられます。 結論、始末書を効率的に管理するには、既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれて情報の安全性が高い「ナレカン」一択です。 ナレカンは、情報セキュリティの国際規格認証を取得しており、情報は安全に保たれます。また、AIによるファイルのナレッジ化や既存データの移行支援があるので、導入直後からスムーズな運用ができます。 既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 始末書の概要やおすすめのテンプレートまとめ これまで、始末書の概要やコツ、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。 始末書はトラブルを起こした従業員自身が再発防止のために作成する以外に、過去のトラブルと対応記録を残すためにも利用されます。そのため、企業側としても提出された始末書を適切に管理する必要があるのです。 しかし、紙媒体やExcelだと管理が煩雑になってしまい、過去のトラブル事例や始末書から企業としての対策を講じられません。そこで、高性能な検索機能を備え、すぐに必要な情報へアクセスできるツールを導入しましょう。 結論、始末書の管理に最適なのは、“平均0.2秒”のスピードで”ヒット率100％”を誇る検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な始末書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

多くの企業で利用されるWindowsの基本機能のひとつに、ファイルのバックアップや共有ができる「共有フォルダ」があります。ファイルをメールなどで送受信する手間がなく、PCだけで使えるので、自社のIT化を進めるのに活用されています。 一方、存在は知っているものの「共有フォルダの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Windows10と11で共有フォルダを作る手順を画像つきでわかりやすく紹介します。 Windows10/11で共有フォルダを作成する方法を知りたい 共有フォルダの使い方や注意点について理解したい PCで簡単にファイルの管理・共有を行いたい という担当者の方は本記事を参考にすると、Windowsで共有フォルダを作成する方法がわかり、さらに自社に最適な情報共有の手段も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Windowsの共有フォルダに関するよくある質問1.1 Q1. 共有フォルダとは？1.2 Q2. 共有フォルダはどこ？アクセス方法は？1.3 Q3. 共有フォルダのおすすめの使い方は？1.4 Q4. 共有フォルダにアクセスできない時の対処法は？2 Windows10で共有フォルダを作成する手順2.1 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする2.2 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする3 Windows11で共有フォルダを作成する手順3.1 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする3.2 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする4 Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする方法4.1 共有の準備方法4.2 スマホでのアクセス方法5 Windowsで共有フォルダを作成する3つのポイント6 自社は大丈夫？Windowsでファイル共有する3つの注意点6.1 （1）第三者に閲覧されるリスクが高い6.2 （2）権限付与の手間がかかる6.3 （3）必要な情報にすぐにアクセスできない7 Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツール7.1 誰でも簡単にアクセス権限を設定できる「ナレカン」8 【番外編1】MacとWindowsでファイル共有する方法9 【番外編2】OneDriveで共有フォルダを作成する手順10 クラウドストレージでファイル共有する2つの注意点11 Windowsでの社内向け共有フォルダの作り方まとめ Windowsの共有フォルダに関するよくある質問 まずは、Windowsの共有フォルダに関する、よくある質問を紹介します。共有フォルダを有効活用すれば効率化が図れるものの、使い方がわからなければ浸透しないので担当者は必見です。 Q1. 共有フォルダとは？ 共有フォルダとは、「インターネットを通じて、PC内にあるファイルを任意のメンバーとやりとりできるフォルダ」を指します。 非IT企業ではUSBやメールを用いたファイルの共有が一般的ですが、いずれの方法でもスピーディなファイル共有ができないうえ、情報漏えいのリスクが高いです。 しかし、共有フォルダを活用すると、情報漏えいのリスクを削減しつつ、任意のメンバーとリアルタイムで作業できるようになります。 Q2. 共有フォルダはどこ？アクセス方法は？ Windowsにおける共有フォルダの場所は、以下の手順で確認できます。 1.「Windowsボタンを右クリック」→「コンピューターの管理」を選択します。 2.「共有フォルダー」を押して開かれた画面にて、表示された（共有された）フォルダが確認できます。共有したファイルも確認したい場合は、各フォルダ名をクリックすると中身を確認できます。 Q3. 共有フォルダのおすすめの使い方は？ 共有フォルダのおすすめの使い方として、以下のふたつが挙げられます。 任意のメンバーとの共同作業 任意のメンバーを共有フォルダに設定し、共同作業できます。したがって、プロジェクトメンバー間で共有する情報が複数あるケースなどでは、共有フォルダを使うことで、複数人で情報の管理・更新ができるようになるのです。 離れた場所にいるメンバーとの情報共有 インターネットに接続されていれば、距離が離れたメンバーともスムーズに情報共有できます。そのため、外出の多い社員であっても、帰社や電話確認をせずに情報共有ができるのです。 以上のように、共有フォルダを使いこなせれば、効率的に業務を進められます。ただし、「共有フォルダの使い方や設定」が、正しく周知されていなければならない点に注意しましょう。 Q4. 共有フォルダにアクセスできない時の対処法は？ 共有フォルダにアクセスできない時の対処法2選を紹介します。PCを再起動したり、権限の設定が該当したりしてもアクセスできない場合は以下の方法を試しましょう。 ネットワーク設定の再確認 ネットワーク設定が「プライベートネットワーク」ではなく「パブリックネットワーク」になっていると、共有フォルダにアクセスができません。そのため、「プライベートネットワーク」に設定されているか確認しましょう。 設定画面から、［ネットワークとインターネット］をクリックし、［Wi-Fi］、［（Wi-Fi名）のプロパティ］をクリックすると以下の画面が表示されます。［プライベートネットワーク］のチェックをクリックすれば設定完了です。 ファイル共有の詳細設定の再確認 ファイル共有の詳細設定画面で「ネットワーク検索」と「ファイルとプリンターの共有」の項目がオフになっている場合は、共有フォルダにアクセスできません。そのため、どちらもオンになっているか確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows10で共有フォルダを作成する手順 以下では、Windows10で共有フォルダを作成する手順を解説します。主にパソコン側の設定とフォルダ側の設定の2ステップに分かれています。 【注意】Windows10のサポート終了について Windows10は、2025年の10月14日にサポートが終了します。具体的には、Microsoftからの『無料ソフトウェア更新プログラム・セキュリティ修正プログラム・テクニカルサポートの提供』が無くなります。 PCは機能し続けますが、セキュリティを懸念するならWindows11への移行を検討しましょう。 Microsoft公式｜Windows10サポート終了の詳細はこちら ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする 1．まずは、Windowsボタンから設定画面を開いて[ネットワークとインターネット]をクリックします。 2．[ネットワークとインターネット]から[状態]を開いて[プロパティ]をクリックし、ネットワークプロファイルを[プライベート]に変更します。 3．[ネットワークとインターネット]に戻り[Wi-Fi]を開いて[共有の詳細オプションを変更する]をクリックします。 4．以下の画像のように[ネットワーク探索を有効にする]と[ファイルとプリンターの共有を有効にする]の2か所を選択して[すべてのネットワーク]を開きます。 5．以下の画像の2か所を選択し[変更の保存]をクリックすれば完了です。 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする 1．デスクトップ画面を右クリックし[新規作成]から[フォルダ]を選び、共有したいフォルダを作成します。 2．該当のフォルダを右クリックし、[アクセスを許可する]から[特定のユーザー]を選びます。 3．ネットワークアクセスが表示されるので、[追加]ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から[Everyone]を選択して追加します。 4．最後に、アクセスレベルを設定します。[読み取り]はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。 一方、[読み取り/書き込み]はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから[共有]をクリックします。 このように、Windows10で共有フォルダを作成するには「パソコン側」と「フォルダ側」の双方で作業に取り組む必要があり、設定が面倒です。そのため、ITに不慣れな方は、手順が分かっていても時間がかかる恐れがあります。 したがって、スムーズにファイルを共有するには、メールを使える方であれば簡単に使いこなせる「ナレカン」のようなITツールを導入するべきです。「記事（ノート）」にファイルを添付するだけで、特別な操作は不要で、ストレスなくファイル共有ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows11で共有フォルダを作成する手順 社内のネットワークを利用してフォルダを共有できる「Windows11」での共有フォルダの作り方を紹介します。Windows10の場合と異なる操作があるので注意しましょう。 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする 1．設定の[ネットワークとインターネット]から[Wi-Fi]をクリックし、[プロパティ]を開きます。 2．画像のように、ネットワークプロファイルの種類を[プライベート]に変更します。 3．デスクトップに戻って[Windowsボタン]をクリックし、[すべてのアプリ]から[Windowsツール]を開きます。 4．[Windowsツール]から[コントロールパネル]をクリックします。 5．[ネットワークとインターネット]をクリックして、[ネットワークと共有センター]を開き[共有の詳細設定の変更]をクリックします。 6．以下の画像のように[ネットワーク探索を有効にする]と[ファイルとプリンターの共有を有効にする]の2か所を選択して、[すべてのネットワーク]を開きます。 そして、［パブリック フォルダーの共有］と［パスワード保護共有］の2か所もオンにします。 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする Windows11でも、Windows10と同様に共有設定ができます。 1．デスクトップ画面を右クリックし[新規作成]から[フォルダ]を選び、共有したいフォルダを作成します。 2．該当のフォルダを右クリックし、［その他のオプションを表示］をクリックすると、下のような画面になります。[アクセスを許可する]から[特定のユーザー]を選びます。 3．ネットワークアクセスが表示されるので[追加]ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から[Everyone]を選択して追加します。 4．最後に、アクセスレベルを設定します。[読み取り]はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。 一方、[読み取り/書き込み]はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから[共有]をクリックします。 以上の2ステップで、Windows11にて共有フォルダを作成できます。ただし、Windows11もWindows10と同様に共有フォルダの設定が複雑なので、社員のITリテラシーにばらつきがあると、一部の社員が使いこなせない恐れもあります。 また、共有フォルダではアクセス権の設定漏れがあると、第三者に閲覧されるリスクがあります。そこで、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られる「ナレカン」のようなITツールを導入すると、セキュリティの心配なく、安全なファイル共有ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする方法 ここでは、Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする手順についてご紹介します。スマホでファイルの読み書きができると便利なので、覚えておきましょう。 共有の準備方法 1.［エクスプローラー］を開き、共有したいファイルを右クリックして、［プロパティ］を選択します。 2．共有のタブを選択し、［共有ボタン］をクリックします。 3．共有したい相手の名前を追加するか、矢印をクリックして出てきたなかから、共有したい相手を選びましょう。 4．名前を追加したら、アクセス許可のレベル（読み取りor読み取り/書き込み）を選択して、共有をクリックします。 5．下記のような画面が表示されたら共有完了です。 スマホでのアクセス方法 スマホからファイルにアクセスする場合、端末によって導入方法が異なるので、以下で確認しましょう。 ＜iPhoneの場合＞ アプリApp Store｜Documentsを起動する。 ［コンピュータに接続］をクリックする。 パソコン側で、https://docstransfer.com/を開き、表示される4桁の数字を入力する。 パソコンから、共有したいフォルダをアップロードする。 以上の手順を踏むと、iPhoneから共有フォルダにアクセスできるようになります。 ＜Androidの場合＞ 「ES ファイルエクスプローラー」の「LAN」を起動します。 ［PC］を選択すると共有フォルダにアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windowsで共有フォルダを作成する3つのポイント Windowsで共有フォルダを作成するときは、以下のポイントを押さえたうえで情報共有しましょう。 アクセス権を制限する 共有フォルダを作るときは、共有相手を設定してアクセス権を制限できます。すべての人に許可を与えた場合、不正アクセスのリスクが高まるため注意しましょう。 共有を常時有効にしない 常に共有していると、誰でも・いつでもアクセスできる状態なので「誰が、いつ、何をしたか」が分からなくなります。共有フォルダの有効、無効は手動で切り替えられるので、必要なときのみ共有を有効にしましょう。 共有ルールを統一する あらかじめルールを設定すれば、運用時に混乱するリスクを減らせます。たとえば、ファイル名の付け方や共有範囲を決めておけば、部署間で情報共有するケースでもスムーズに運用できるのです。 とくに、誤って共有機能をオンにしたままの状態では、情報漏えいのリスクが高まります。共有フォルダを利用した後は、必ず機能をオフにしたかをチェックしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自社は大丈夫？Windowsでファイル共有する3つの注意点 以下では、Windowsでファイルを共有する3つの注意点について解説します。普段使い慣れている分、リスクや欠点に気が付きにくいので、ここで押さえて対策しましょう。 （1）第三者に閲覧されるリスクが高い 1つ目のデメリットは、意図しない相手に情報を共有してしまうリスクがあることです。 Windowsで共有フォルダを作成したときに、アクセス権の設定漏れがあると、第三者に閲覧されてしまう可能性があります。また、外部からの攻撃により、PC内にウィルスが感染すれば、機密情報が漏れてしまいます。 以上のことから、アクセス権の設定を徹底するだけでなく、「怪しいリンクを開かない」などのルールを定めておく必要があるのです。 （2）権限付与の手間がかかる Windowsでのファイル共有は、権限付与の手間がかかるというデメリットもあります。 Windowsでも共有フォルダのアクセス許可を設定することはできますが、10回以上の手順を踏む必要があり、面倒です。さらに、ユーザーの削除や追加にも手間がかかるため、非効率です。 そのため、効率良く権限設定をしたい方は、3ステップ以内で簡単に権限設定できるファイル共有アプリを導入しましょう。そのとき、メンバーごとの権限設定だけでなく、部署ごとにまとめて設定できる機能が搭載されていると、無駄な手間が生じません。 （3）必要な情報にすぐにアクセスできない 共有フォルダの最大のデメリットは、必要な情報にすぐにアクセスできない点です。 Windowsでフォルダを分類する場合、フォルダのなかに何層もフォルダを作成します。そのため、共有が活発になってフォルダが増えるほど、必要なファイルへすぐにアクセスできない状態になるのです。 したがって、”フォルダの階層を構成する段階から、手厚いサポートを受けられる情報共有ツール”を導入して、常にアクセスしやすい状態で情報を保管する必要があります。 たとえば、検討中～導入までのサポートで、自社に合わせて「フォルダの階層の作り方」「情報共有形式やルール」を専属の担当者が一緒に考える「ナレカン」のようなツールであれば、使い始めてから情報へのアクセスに困ることがありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツール 以下では、 Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツールを紹介します。 Windowsの共有フォルダを利用すると、多階層のフォルダから目的のファイルを探す必要があり、面倒です。そのため、ファイルの共有には「検索機能に優れたナレッジ管理ツール」を使いましょう。 検索性に優れていれば、面倒なファイル管理をすることなく、欲しいファイルにすぐにたどり着くことができます。また、機密情報の漏洩を防ぐために、「セキュリティ対策が万全か」も考慮しましょう。 結論、ファイル管理に最適なツールは、社内の情報を安全に管理し、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるうえに、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスすることができます。そのため、面倒なファイル管理をすることなく、安全にファイルを共有できるのです。 誰でも簡単にアクセス権限を設定できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンのAI検索機能＞ ナレカンでは、以下のように、生成AIを利用して、”上司に質問するように”欲しい情報を探すことができます。 投稿された質問には、AIが参考とした「ナレッジのURL」と併せて回答をしてくれます。 また、URLをクリックすると、AIが参考にしたナレッジを確認することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編1】MacとWindowsでファイル共有する方法 以下では、番外編としてMacとWindowsでファイル共有する方法を画像とともに紹介します。 まず、Macの[システム設定]＞[一般]から[共有]を選択します。 次に、[ファイル共有]の[オプション]をクリックします。 [SMBを使用してファイルやフォルダを共有]をオンにして、ファイルを共有するアカウントの横のチェックボックスを選択した後、パスワードを入力します。 [完了]をクリックして、[ネットワーク]を選択します。 アクティブな接続をクリックした後、[詳細]をクリックします。 サイドバーでから[WINS]をクリックして、Windowsで使用されているワークグループ名を入力します。 以上の手順で、MacからWindowsにファイルが共有できます。 参考：WindowsユーザとMacファイルを共有する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編2】OneDriveで共有フォルダを作成する手順 なかには、クラウドストレージを使って、共有フォルダを作成する方法もあります。以下では「One Drive」での共有フォルダの作成手順を紹介します。 1．OneDriveのWebサイトに移動し、Microsoft アカウントまたは職場または学校のアカウントでサインインします。 2．共有したいフォルダを選択し、[共有アイコン]をクリックします。 3．[リンクのコピー]をして、メンバーに送信するか、共有したいメンバーのメールアドレスを入力して、[送信]する2つの方法でフォルダを共有することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージでファイル共有する2つの注意点 クラウドストレージでファイル共有するときには、以下2つの点に注意が必要です。 ファイル管理が手間 クラウドストレージ上で共有しているファイルは、都度開かなければ中身を確認できません。そのため、多くのファイルを扱うとき、1度に複数のファイルを開く手段がなく、手間がかかってしまいます。 容量には限度がある たとえば、One Driveを無料で使える容量は5GBまでです。したがって、必要がなくなったファイルは都度削除する必要があるため、長期的な利用の場合、有料のプランが必須です。 このように、クラウドストレージでのファイル共有は、管理が手間であるうえ、いずれは有料化しなければならなくなる点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windowsでの社内向け共有フォルダの作り方まとめ これまで、Windowsでの社内向け共有フォルダの作成手順や、注意点を中心に紹介しました。 共有フォルダは無料で作れる反面、必要な情報へたどり着くまでに時間がかかるうえ、スムーズに情報を共有する機能も不足しています。そのため、ビジネスの場では、共有フォルダのデメリットをカバーした「情報共有ツール」を活用しましょう。 ただし、検索機能の不十分なツールでは、欲しいファイルがなかなか見つからず、検索時のストレスの原因となります。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを用いて、社内のファイルを共有・管理しましょう。 結論、フォルダ共有には、充実した検索機能が備わっており、必要なファイルへすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

社内動向や社員紹介などを発信する社内報は、会社に対する理解が深まるだけでなく、社員同士の会話の糸口となります。そのため、リモートワークが普及している今日でも、社員の帰属意識を高める効果が期待できるのです。 また、社内報の作成にテンプレートを活用すると、文章やレイアウトを最初から考える手間なく簡単に体裁を整えることが可能です。 しかし、豊富な種類があるため「自社の社内報に最適なテンプレートがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内報で使えるテンプレート6選を中心にご紹介します。 無料で使える社内報のテンプレートを探している 見やすい社内報を作成したい 社内報の共有に最適な方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、社内報を効果的に作成・共有・管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内報とは？概要や運用目的2 【無料】Word・パワーポイントで使える社内報のテンプレート6選2.1 【Word】お知らせのテンプレート2.2 【Word】新聞形式のテンプレート2.3 【パワーポイント】社内向けの報告書のテンプレート2.4 【パワーポイント】社員紹介に使えるポスター形式のテンプレート2.5 【パワーポイント】イベント紹介に使えるおしゃれなテンプレート2.6 【パワーポイント】動画やポスター等の形式に対応したテンプレート3 【重要】Word・パワーポイントで社内報を作るときの注意点4 Web上で社内報を作成するメリットとは5 【必見】社内報を最も簡単に作成・共有できる方法とは5.1 社内報などを簡単に全体アナウンスできるツール「ナレカン」5.2 簡単に使える！「社内お知らせ（ポータル）」の活用方法6 【初心者向け】社内報のレイアウトのコツ3選6.1 （1）目線の動きを意識する6.2 （2）余白を作る6.3 （3）整列させる7 社内報のデザインのコツ4選7.1 （1）キャッチを作る7.2 （2）リードを記載する7.3 （3）小見出しを記載する7.4 （4）写真を添付する8 【作り方】社内報の作成・管理のポイントとは8.1 ポイント1｜1テーマを1記事にまとめる8.2 ポイント2｜タイトルを必ず付ける8.3 ポイント3｜テンプレートを使用する9 社内報のテンプレートまとめ 社内報とは？概要や運用目的 社内報とは、社内の動向を社員向けに発信するコンテンツを指します。社内報を運用する目的として、主に以下の4つがあります。 経営理念やビジョンの理解促進および浸透 社員同士の仲間意識・帰属意識の向上 社内コミュニケーションの促進 社内の情報共有 従来は紙媒体での発行が一般的でしたが、近年ではアプリやサイトといったWeb媒体での発信を選ぶ企業も増えています。Web上での発信は、紙媒体に比べて「共有に手間がかからない」「印刷コストの削減」といった利点があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】Word・パワーポイントで使える社内報のテンプレート6選 ここでは、Word・パワーポイントで使える社内報の無料テンプレートをご紹介します。以下のテンプレートを活用すると、誰でも簡単に社内報を作成できます。 【Word】お知らせのテンプレート こちらは、業務連絡に使えるお知らせのテンプレートです。 儀礼的な部分はすべて省略されており、上から「前付け部」「日付・宛名・発信者」「タイトル」「本文」「別記」で構成されたシンプルなテンプレートです。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード|お知らせのテンプレートの詳細はこちら 【Word】新聞形式のテンプレート こちらは、新聞形式の社内報が作れるテンプレートです。 実際の新聞のように「記事の見出し・本文」「画像」を組み合わせられます。また、Wordのアニメーション機能や動画にも対応しているため、紙に印刷したい場合とデジタルで作成したい場合のいずれにも適した社内報テンプレートです。 Microsoft.com|新聞形式のテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】社内向けの報告書のテンプレート こちらは、日経ビジネス電子版と日本マイクロソフト株式会社が共同企画して制作した、社内向けの報告書のテンプレートです。 資料作りのポイント解説が付いており、この解説を参考にすると、「What」「Why」「How」の3つのポイントを踏まえた報告書を作成できます。 Microsoft.com|社内向けの報告書のテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】社員紹介に使えるポスター形式のテンプレート こちらは、写真と文章を差し替えるだけで社員紹介に使えるテンプレートとなっており、写真を差し替える方法についての説明も付いてます。記載内容は以下の通りです。 基本情報 業務内容 自己PR 理念 趣味・特技 PRコメント・メッセージ Microsoft.com|社員紹介に使えるポスター形式のテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】イベント紹介に使えるおしゃれなテンプレート こちらは、社内外でイベント紹介をするのに活用できるおしゃれなテンプレートです。 無料の会員登録をすることで、すべてのテンプレートをダウンロードできます。製造業や建築業・飲食店など業界ごとに「社内報以外の用途でのテンプレート」が充実しているのが特徴です。 パワポン|イベント紹介に使えるおしゃれなテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】動画やポスター等の形式に対応したテンプレート こちらは、ビジュアルツールCanvaにログインすることで利用できる、動画やポスター等の形式に対応したテンプレートです。 操作性に優れているため、デザイン性の高い社内報を簡単に作成できる点がメリットです。ただし、有料のテンプレートも存在するので注意しましょう。 Canva|動画やポスター等の形式に対応したテンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【重要】Word・パワーポイントで社内報を作るときの注意点 Word・パワーポイントで社内報を作ると、テンプレートを活用できて便利です。一方で、以下の点に注意する必要があります。 社内報の閲覧に手間がかかる Word・パワーポイントで社内報を作ると、ファイルを開くのに5秒ほどかかるのがストレスになり、データを配布しても読まれない可能性があります。 ファイル管理が面倒 Wordやパワーポイントのファイルで社内報を発信していると、情報を公開する期間と非公開にする期間を把握して、管理しなければなりません。また、検索機能に乏しく、必要なときに欲しい情報が素早く見つけられない点もデメリットです。 このように、Word・パワーポイントで社内報を作ると、閲覧やファイル管理に余計な手間がかかります。そこで、ITツールを使って、社内報の作成・共有・管理を一元化すれば、継続的に社内報を運用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Web上で社内報を作成するメリットとは 一方、Web上で社内報を作成すると「見やすいコンテンツが簡単に作成できる」「作成した社内報を即共有できる」などのメリットがあります。詳細は、以下のとおりです。 見やすくコンテンツを作成できる Web社内報は、文字や画像のほか、関連するWebページのリンクや動画を挿入できるので、紙面に載せきれない内容もキレイに載せられます。また、レイアウトも変更しやすいので、見やすいコンテンツに改良していきやすいです。 リアルタイムで共有できる 紙の社内報では「印刷・配布のコストがかかる」「情報を公開・非公開にするのにタイムラグが生じる」などのデメリットがあります。一方で、Web社内報であれば、全社員にリアルタイムで情報をアナウンスできるのです。 以上のように、視認性・効率性のいずれにおいても、Web上の社内報の方が利点が大きいと言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内報を最も簡単に作成・共有できる方法とは 以下では、社内報を簡単に作成・管理できる方法をご紹介します。 短時間で見やすい社内報を作成するには、テンプレートを利用して文章やレイアウトを考える時間を削減するのが有効です。また、テンプレートを活用することで、誰でも同じフォーマットで社内報を作成できます。 しかし、Wordやパワーポイントのテンプレートでは共有する手間がかかるほか、ファイル管理が煩雑になりがちというデメリットがあります。そのため、社内報は作成だけでなく共有・管理が同時に完結するITツールで作成するべきです。 結論、社内報の運用に最適なのは、見やすい社内報を簡単に作成でき、すぐに全体にアナウンスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、オリジナルのテンプレートを簡単に設定できるため、社内報を作成する負担軽減につながります。また、「社内お知らせ（ポータル）機能」を活用すれば、掲示板のように情報を一斉周知することが可能なので、共有の手間がかかりません。 社内報などを簡単に全体アナウンスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 簡単に使える！「社内お知らせ（ポータル）」の活用方法 ナレカンの「社内お知らせ（ポータル）機能」を活用すれば、テンプレートがなくても、効率的に社内報を運用できるようになります。 以下のように、ナレカンで作成した社内報はPCからはもちろん、スマホ画面からも見やすいのが特徴です。 ▼PC画面からみた社内報 ▼スマホ画面からみた社内報 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者向け】社内報のレイアウトのコツ3選 以下では、社内報のレイアウトのコツを3つ紹介します。とくに、「見やすい社内報を作るために何に気を付けるべきか分からない」という初心者の方は必見です。 （1）目線の動きを意識する まずは、読み手が社内報を読んだときに、スムーズに目線を移動できるレイアウトを心がけましょう。 載せる文章が縦書きか横書きかによって、読みやすいレイアウトは異なります。たとえば、縦書きの場合は目線が右から左へ流れるため、下記の通り「N」のように読めるレイアウトを作りましょう。 一方、横書きの場合は目線が上から下へ流れるため、「Z」または「F」のように読めるレイアウトにしましょう。 このように、目線の動きに合ったレイアウトにすると文章が読みやすくなり、読み手となる従業員も書いてある内容を認識しやすくなります。 （2）余白を作る 次に、社内報には適切な余白を作りましょう。 紙面や画面いっぱいに文字や画像が詰まっていると、視認性が悪くなり結果として読みにくい社内報となってしまいます。そのため、右側の画像のように行間や画像同士の余白を持たせましょう。 また、余白があると目立たせたい情報を際立たせることにもつながります。 （3）整列させる 最後に、社内報に載せる情報は紙面上で整列させましょう。 たとえば、「画像の位置」や「文章の書き出しや終わりの位置」が揃っていないと、まとまりがないように見えてしまいます。そこで、文頭や画像の位置を揃えて整列（グルーピング）すれば、視覚的にも情報が整理されます。 情報を整列させることで、ひと目で見やすい紙面づくりを意識するのが社内報を作るポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内報のデザインのコツ4選 以下では、社内報のデザインのコツを4つ紹介します。レイアウトだけでなく、デザインにも注意して作成することで、より見やすい社内報に仕上げることができます。 （1）キャッチを作る まずは、読み手の目に留まるようなキャッチを作成しましょう。 社内報はページをめくる形で読まれるため、目を引く印象的なキャッチを作る必要があります。たとえば、「新入社員紹介」など単なる事実を書くだけではインパクトに欠けます。代わりに「これでまるわかり！未来のリーダーたちを紹介！」など、読み手の興味を引くキャッチを作りましょう。 このように、読み手の目を引くキャッチを作ることで記事のポイントが一目で伝わり、印象に残りやすくなります。 （2）リードを記載する 次に、読み手の続きを読む意欲を高めるために、リードを記載しましょう。 リードには、記事の制作意図や何が記載されているか、読むことでどうなるのか、といった内容を記載します。細かく書きすぎると本文を読む必要性が薄れてしまうので、要点をおさえた簡潔な文章を心がけましょう。 また、フォントや色を活用して視覚的にも際立たせると、読み手の注意を引くことができます。 （3）小見出しを記載する 次に、リードと合わせて小見出しも記載しましょう。 1ページの記事には、3〜5つの小見出しが目安です。多忙な従業員は、本文まで読まないと内容が分からない場合、記事を読む意欲が薄れてしまいます。そのため、小見出しを読むだけでも大まかな内容がわかるよう記載します。 このように、リードと小見出しだけで、自分にとって本文まで読むべき内容か判断できるよう工夫しましょう。 （4）写真を添付する 最後に、社内報には写真を添付しましょう。 写真を追加することで複雑な内容でも理解してもらいやすくなり、周知効果も高まります。また、写真を見るついでにキャプションにも目がいきやすいため、写真にはキャプションを付けて効果的にメッセージを伝えましょう。 この時、ノート形式でテキストと写真を一緒に記録しておける「ナレカン」のようなツールを使えば、写真付きのわかりやすい社内報を簡単に作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作り方】社内報の作成・管理のポイントとは 最後に、社内報の作成・管理のコツを3点紹介します。デザインだけでなく、書き方や管理のコツもおさえておきましょう。 ポイント1｜1テーマを1記事にまとめる 1点目は、1テーマを1記事にまとめることです。 1記事に多くの情報を記載してしまうと、伝えたい情報を従業員に理解してもらえなくなる恐れがあります。1回で多くの情報をおさえるのは難しいため、社内報の内容の抜け漏れや混乱を招いてしまうのです。 従業員に理解してもらいたい情報は「1テーマ1記事」にまとめると、従業員がストレスなく理解でき、スムーズな情報共有につながります。 ポイント2｜タイトルを必ず付ける 2点目は、タイトルを必ず付けることです。 タイトルを付けることで、従業員は即座に”社内報が伝えたい情報”を理解できます。忙しい従業員だと、本文をじっくり読まない恐れもあるので「従業員がおさえるべき情報」をタイトルとして記載することが重要です。 その際、タイトルの文字を大きくしたりマークを付けたりして、タイトルと本文が混在しないように注意しましょう。 ポイント3｜テンプレートを使用する 3点目は、テンプレートを使用することです。 テンプレートは、体裁の整った社内報を作成するのに役立ちます。テンプレートの項目を入力するだけで、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成でき、業務効率化にもつながるのです。 ただし、要件によってテンプレートは異なるので、適切に管理しておかなければ、必要なときにすぐに活用できません。一方、お知らせ機能のほか、あらゆる情報を一元管理できる機能を兼ね備えた「ナレカン」であれば、情報が分散する煩わしさを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内報のテンプレートまとめ これまで、社内報のテンプレートを中心にご紹介しました。 Excelやパワーポイントのテンプレートを活用すると、社内報を作成する工数を削減して、スムーズに運用できます。しかし、共有・管理を他のツールで行う手間がかかります。 一方、テンプレートを用いたファイルの作成だけでなく、共有・管理・通知の機能を備えたITツールであれば、一つのツールで見やすい社内報を作成でできるうえに、公開と同時に社内報の更新を周知させることができます。 したがって、社内報の作成・共有には、見やすい社内報を簡単に作成でき、すぐに全体にアナウンスできるツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは超高精度の「キーワード検索」によって、欲しい情報へすぐにアクセスできるのも特徴です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効率的な社内報の作成・運用を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【完全無料あり】ビジネスに最適なおすすめの掲示板アプリ8選を紹介！

ビジネスにおいて「共有」は業務情報やノウハウなど、個人のもつ情報を共に利用することを意味します。そして、昨今では「ITツール」を導入して、情報伝達の効率化を目指す企業も増えています。 一方で、社内の情報共有に課題を感じているものの、改善方法が分からずアクションを起こせない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「共有」の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介します。 ビジネスにおける「共有」の定義やIT用語としての意味を理解したい ファイルなどさまざまな情報を、簡単に共有できるツールを探している 社内情報の共有が負担だと感じており、情報共有方法を改善したい という方は本記事を参考にすると、共有の定義や自社にマッチした情報共有ツールがわかり、社内の情報共有を活性化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 共有の定義とは？わかりやすく説明1.1 言葉の意味1.2 【類語】分有・ 合有・総有との違い1.3 IT用語としての「共有」2 ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは3 社内の情報共有を効率化するツール6選3.1 【ナレカン】 大規模企業に適したナレッジ管理ツール3.2 【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール3.3 【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる3.4 【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス3.5 【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール3.6 【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ4 【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選5 うまく情報を共有するためのポイント6 カレンダーを使ってスケジュール共有する方法6.1 Google カレンダー｜スケジュール共有の方法6.2 Outlook ｜予定表共有の方法7 共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ 共有の定義とは？わかりやすく説明 ここでは、「共有」の定義として言葉の意味と類語との違い、IT用語としての使い方をご説明します。言葉の定義が広いため、社内で意味の統一ができていなければ、認識齟齬による業務ミスにつながる可能性もあるので注意しましょう。 言葉の意味 「共有」の持つ言葉の意味は以下の通りです。 １ 一つの物を二人以上が共同で持つこと。「秘密を—する」「—財産」 ２ 共同所有の一形態で、二人以上の者が同一物の所有権を量的に分有する状態。最も個人的色彩の強いもの。⇔専有。→合有 →総有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 上記における1と2では意味合いが異なり、1が「広義の共有」で、2は「狭義の共有」を指します。具体的な違いは下記の通りです。 ＜「共有」の意味の違い＞ 広義の「共有」 狭義の「共有」 意味 「共同所有」を意味し、多数人でひとつのものを共同で所有するため、共有持分の明確な決まりや割合がない。 「認識を合わせる」と読み替えられる場合を指す。 「個人所有」を意味し、各共有者の独立性が強いため、持分が明確化されている。 「本来ひとつのものをいくつかに分けて所有する」場合を指す。 使用例 業務情報を共有する プロジェクトの課題を共有する 不動産を共有する ※各共有者に与えられる所有権の割合を「持分」といい、持分が多いほど共有物の所有権限が強くなります。 【類語】分有・ 合有・総有との違い 共有の類義語として「分有」「合有」「総有」という言葉がありますが、それぞれ意味は異なります。 分有 ［名］(スル)一つのものをいくつかに分けて所有すること。「権利を—する」 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 合有 共同所有の一形態。各共同所有者はそれぞれの持ち分を有するが、共同目的のために拘束を受け、持ち分の処分や分割の請求には一定の制限がある。組合財産など。→共有 →総有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 総有 共同所有の一形態で、最も団体的色彩の強いもの。財産の管理・処分などの権能は共同体に属し、その使用・収益の権能のみ各共同体員に属する。入会(いりあい)権など。→共有 →合有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 「分有」は、「本来ひとつのものを複数に分けて所有する」という「狭義の共有」に近い意味を持ち、「土地を分有する」「権利を分有する」といった使い方をします。 「合有」「総有」は主に土地や所有者、権利において利用されますが、持分や権限の差が言葉によって異なり、「共有」よりも意味合いが限定されているので使用には注意しましょう。 IT用語としての「共有」 IT用語としては、ネットワーク上でコンテンツなどを複数の人が利用する場合に「共有」が用いられます。 ITでの共有物は、メンバー間で一緒に使えるものを指し、「共有ファイル・フォルダ」「共有プリンター」などが該当します。たとえば、共有フォルダに格納した資料はメンバーが同時に確認できるため、共有物に該当します。 したがって、IT用語で「共有」とつく言葉は、PCなどの媒体で一緒に利用できるように設定されている共有物だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは ビジネスシーンにおいて、円滑な業務進行の実現には情報共有が必須です。 仕事は個人ではなく、複数人で協力してで進めるため、社内情報やノウハウ、進行状況が把握できる環境がなければ業務が円滑に進みません。そこで、下記の点を留意して社内の情報共有の仕組みを作ると、仕事が滞らない体制が整います。 必要な情報へ素早くアクセス可能で、情報を探す手間がかからない 進捗状況や業務情報が可視化されていて、社員同士の連携が行いやすい スキルを持つメンバーのノウハウを共有でき、属人化が防げる このように、情報共有が円滑になれば、教育コストの削減や業務ミスの防止につながるのです。そこで、社内の情報共有方法を改善するために、「ナレカン」のような情報共有ツールを活用すると、簡単にノウハウやファイルを共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の情報共有を効率化するツール6選 以下では、社内の情報共有を効率化するおすすめのITツールを6つご紹介します。 社内における情報共有は、社員同士のコミュニケーションや業務情報のやりとりだけではありません。ノウハウをはじめとした個人が持つ知識の共有も含めます。そして、円滑な情報共有は、教育コストの削減や業務スピードの上昇に繋がるのです。 ただし、導入するツールは、他のメンバーと素早くやりとりできるものである必要があります。また、蓄積した情報の中から、必要な情報へすぐにアクセスできる機能も求められます。 結論、情報共有の効率化には、欲しい情報に即アクセスできるうえ、迅速なコミュニケーションを可能にする「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「平均0.2秒」の高速スピード検索が可能で、大量の社内情報の中から必要な情報をすぐに見つけられます。また、記事（ノート）に紐づく「コメント（メッセージ）」で話題が混在することなくコミュニケーションを取れるのも特徴です。 【ナレカン】 大規模企業に適したナレッジ管理ツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ナレカンでのファイル共有方法＞ 1.ファイル添付のアイコンを選択 ノート作成画面から、クリップの形をしたファイル添付のアイコンを選択します。 2.共有したいファイルを選択 共有するファイルを選択し、開くをクリックします。複数のファイルの同時選択も可能です。 3.ノートにファイルが共有される 自動でファイルが読み込まれて、ノート上で共有されます。 以上の操作で、ナレカンの記事にファイルを挿入できます。”テキストベースで記載した議事録”と”ExcelやPDFなどの資料”をまとめて管理しておきたい場合などに便利な機能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール Stockは、ナレカンと同じようにノート形式で社内の情報共有ができるツールです。 「Stock」では、「ノート」に記載した情報が、任意の相手にリアルタイムで共有されるため、情報の編集・追加の度に共有し直す手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」でコミュニケーションを活性化させ、タスク管理も「共有」しながら業務を進められます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる ＜Dropboxの特徴＞ Dropboxは、PDFや写真、ExcelやWordファイルなどを、クラウド上の1か所にまとめて作業や共有を円滑にする「ファイル共有ツール」です。 Dropboxではファイルやフォルダを複数人で共有できます。以下では、ファイル・フォルダ共有に関するどのような機能があるのかを説明します。 ファイル・フォルダを複数人で容易に共有できる Dropbox内のファイル・フォルダを共有するとき、共有相手がDropboxアカウントを所有していなくても簡単に共有可能です。各ファイルやフォルダにはそれぞれwebページのリンクが割り当てられており、そのリンクを共有するだけで、動画やPDFファイルなどのデータの閲覧・編集などができます。 従来のチャットやメールでのデータ送信と違い、共有するファイルのデータサイズにおける制限がないため、ストレスフリーなファイル共有を実現しています。 共有ファイルの更新を即座に確認できる Dropboxでは、共有フォルダやファイルに対して、「誰が、いつ、何を変更したのか」といった履歴を正確に確認できます。仮に、ファイルの書き換えなどでトラブルがあったとき、責任の所在を把握可能になるのです。また、共有ファイルやフォルダを更新した際は、共有相手にもリアルタイムでその更新が反映され通知もされます。 共有フォルダの分類ができる 多くのファイルを使うプロジェクトの場合、チームメンバーでのプロジェクト用の共有フォルダを作成し、ファイルを分類できます。 また、Dropboxには「グループ機能」があり、チームメンバーをグループごとに分けられます。グループ機能を使えば、ファイルとフォルダを共有した際に、自動的にグループメンバーへファイルのアクセス許可が可能になるのです。 共有範囲の決定 チームメンバーとDropbox内で共有しているフォルダの共有範囲を設定できます。 たとえば、各メンバーに「読み取り専用権限」や「編集権限」を付与できます。また、フォルダ全体に共有権限を付けるのではなく、特定のサブフォルダへの共有権限も与えられるのです。 また、URLを送信してDropbox内のデータを共有する場合、リンクを閲覧するための有効期限やパスワードの設定にも対応しているので、社外にデータを共有する時も安心です。 共有フォルダの一元化 Dropboxでは、フォルダやファイルの全てを一元的かつ安全に保存するストレージがあります。検索機能も付いているので、どこにどのファイルやフォルダがあるのかを把握できデータの整理を簡単に行えます。 ＜Dropboxのファイルの共有方法＞ ファイルの共有 1．共有したいファイル右上の「共有」ボタンをクリックします。 2．「メールでの共有/リンクでの共有」から共有方法を選択します。このページで、共有者への閲覧・編集権限も設定可能です。 共有を停止する 共有の停止方法はフォルダ共有の解除とリンク削除の2つです。 1．「フォルダ共有を解除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして、「共有」ボタンを押します。その後、「設定」ボタンから、「フォルダ共有を解除」をクリックすると共有が停止されます。 2．「リンクを削除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして「共有」ボタンを押します。その後、「閲覧用リンク」を選択し、「リンクを削除」をクリックすると共有が停止します。 ＜Dropboxの料金体系＞ 参考：Dropboxの料金ページ Basic：無料 Plus：1,500円/ユーザー/月 Essentials：2,400円/ユーザー/月 Business：1,800円/ユーザー/月 Business Plus：2,880円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス ＜Google Driveの特徴＞ Googleが提供するオンラインストレージサービス Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。データの保存や共有はもちろん、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの利用など、ビジネスのための様々なサービスを使用できます。 最大100人までの同時閲覧・編集が可能 Googleドキュメント、スプレッドシートなどでは、最大100人までの同時閲覧・編集が可能です。同時に100人を超えるユーザーがファイルの閲覧などをする場合、ファイルのオーナーと編集権限のある一部のユーザーのみがファイルを編集できます。 ＜Google Driveでのファイルの共有方法＞ 以下では、Google Driveでのデータの共有方法についてご紹介します。 共有ファイルを選ぶ 1．単一のファイルを共有する場合、まずGoogleDriveを起動して、共有したいフォルダやファイルの右側にある「︙」をクリックします。「共有」という項目が表示されるのでボタンを押します。 2．「共有」ボタンを押した後、共有設定画面が表示されます。共有方法には、「共有相手のメールアドレスを入力」「リンクの送信」の2種類があります。 どちらの共有方法においても、ファイルのアクセス権限の設定のほか、メンバーごとに「閲覧者」「編集者」を設定できます。 ただし、企業や大学で取得したGoogleアカウントでは、組織外の人との共有ができない場合もあるので注意しましょう。 100人以上とファイル共有 100人以上のユーザーがファイルを閲覧する場合、そのファイルをWebページ上に公開し、リンクを作成して共有相手に送ります。Webページ上に共有できるのは、Googleが提供しているサービス「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」の3つで、「ファイル」項目からWebページでの公開が可能です。 この時、Web上の全ての人がファイルを閲覧できるようになるので、個人情報などの扱いには注意が必要です。また、企業や大学で取得したアカウントでは、公開が制限されている場合もあります。 ファイル共有の問題が発生した場合 多くの人とファイルを共有する場合、更新時間が長くなったり、クラッシュしたりする可能性もあります。その時は、以下の解決方法を実行してみましょう。 古い情報を削除して、新しいファイルに移動する。 共有ファイルを使用していない時は、タブを閉じるようにする。 ファイルのデータ量を減らす。写真をGoogleフォトに入れたりして、データを分散させて共有するようにする。 ファイルの編集権限を持つ人数を少なくする。 複数ファイルから情報を集める時、新たに読み取り専用ファイルを作り、多数のユーザーと共有をする。 共有相手のファイルのダウンロード・コピーなどを制限する 共有ファイルの編集権限を所有している場合、「ファイルの共有相手の選択権限」、「特定の共有相手の追加と削除」、「共有ファイルのコピー・ダウンロード」が可能です。 ファイルの編集権限を持たない「閲覧者」や「コメント投稿者」が、ファイルをコピーまたはダウンロードするのを禁止する手順は以下になります。 1．Googleスプレッドシートやドキュメントなどの、制限する「ファイル」をひとつ以上選択し、「共有」ボタンをクリックします。 2．上部の設定アイコンをクリックし、「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」をオフにします。 3．保存ボタンを押すと、制限設定は終了です。 自身の共有ファイルの共有設定を他のユーザーに変更させない方法 自身のファイルを共有する際、編集権限を付与されている共有相手は、ファイルの共有設定を自由に変更可能です。 もし、他のユーザーにファイルの共有設定を変更されたくない場合は、以下の手順で共有設定を変更できないように設定しましょう。 1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリックします。 2．設定アイコンをクリックし、「編集者は権限を変更して共有できます」をオフにします。 3．そして、「完了」をクリックすると、共有設定は完了です。 ファイル共有を停止する 編集権限を付与されているユーザーはもちろん、ファイルにアクセス可能です。そこで、共有相手に対してファイルへのアクセスを不可能にするためには、ファイル公開の停止を行います。ファイル共有を止める手順は以下になります。 1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリック。共有を止めるユーザーを探します。 2．名前の右下にある「削除」をクリックし、「保存」を押せば変更は終了です。 共有ファイルの削除 自分がオーナー権を所有している「共有ファイル」を削除すると、一度ゴミ箱にファイルが移動します。その状態では、編集権限を所有している共有相手は、ファイルのコピーができてしまいます。 そのため、共有相手の閲覧とコピーを不可能にするには、ゴミ箱にある共有ファイルの完全な削除が必要になります。 また、自分がオーナーではない「共有ファイル」を削除する場合、自分の「Google Drive」上からは削除されますが、他の共有相手は引き続きファイルの閲覧などが可能な点に注意しましょう。 ＜Google Driveの料金体系＞ Google Driveは無料でも利用可能ですが、有料化（Google Workspaceの契約）することで、保存できる容量やAI機能を利用できるようになります。 参考：Google Workspaceの料金ページ 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft社が開発したファイル共有ツール OneDriveとは、ExcelやWordを提供しているMicrosoft社が開発したファイル共有ツールです。Microsoftアカウントがあれば、すぐに利用できます。個人のファイル管理としてだけでなく、ビジネスでもファイル共有の場所として利用されています。 ローカル環境で編集できる 共有ファイルを自分のPCにダウンロードすれば、OneDriveを開かずに編集を行えます。また、ローカル環境で編集した内容とOneDrive内のファイルの同期も可能です。 ＜Onedriveでのファイルやフォルダの共有方法＞ リンクをコピーしてテキストメッセージやWebサイトに貼り付ける方法 1．共有したいファイルの「共有」ボタンをクリックします。 2．オプションで下記の設定ができるため、必要に応じて設定します。 編集の許可設定 編集を許可すると、共有された人は「ファイルの編集」「共有フォルダへのファイル追加」ができるようになります。 有効期限の設定 有効期限を設定すると、設定した日時以降にアクセスされた場合には、ファイルの共有ができなくなります。 パスワードの設定 パスワードを設定しておけば、ファイルを開く前にパスワードの入力が求められるため、万が一第三者にリンクが漏れたとしても安全です。 3．生成されたリンクをコピーします。 4．テキストメッセージやWebサイトに貼り付けて共有します。 メールでリンクを送信する方法 「名前またはメールアドレスを入力」の項目に、共有したい人のメールアドレスを入力し、必要があれば共有者へのメッセージを入力します。オプションで「リンクでの共有時」と同じように、編集権限や閲覧の有効期限、パスワードの設定が可能です。 オプションの設定後、「適用」をクリックして設定を保存し、「送信」をクリックします。 ＜OneDriveの料金体系＞ 参考：OneDriveの料金ページ Microsoft 365：無料 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ ＜iCloudの特徴＞ Apple社が提供しているオンラインストレージサービス iCloudは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。MacやiPhone利用者が主に利用していますが、Windowsパソコンでも利用できます。また、Apple製品を使っている人であれば、端末間の共有が非常にスムーズになります。 さまざまなデバイスからアクセス可能 最新の音楽、連絡先、カレンダー、写真、動画、パスワード、書類などを使用しているデバイス間で共有できます。 ＜iCloudでのフォルダの共有方法＞ iPhoneやiPadの場合 1．端末の「ファイルApp」を開きます。 2．「ブラウズ」タブから、「場所」＞「iCloud Drive」をタップします。 3．共有したいフォルダまたはファイルをタッチして押さえたままにします。 4．「共有」共有ボタンをタップしてから、「iCloudでフォルダを共有」または「iCloudでファイルを共有」を押します。 5．「共有オプション」をタップし、共有する人とアクセス権を設定します。 6． リンクの送信方法を選択したら、「送信」をタップします。 Macの場合 1．「Finder」を開き、「iCloud Drive」をクリックします。 2．共有したいフォルダをクリックします。 3．「共有」をクリックし、ポップアップメニューから「共同作業」を選択します。 4．「共同作業」の下で「参加依頼された人のみが編集できます」をクリックして、共同作業をするときのアクセス権を設定します。 5．「ほかの人による参加依頼を許可」の横にあるチェックボックスを選択します。 6．「メール」または「メッセージ」で参加依頼を送信するか、リンクを作成してコピーします。 WindowsPCの場合 1．エクスプローラーから「iCloud」を開きます。 2．共有したいフォルダを右クリックし、「共有」をクリックします。 3．「他のユーザーと共有」から共有に使うツールを選択し、共有したい人のメールアドレスを入力します。 4．すると、共有相手にフォルダのリンクが送信され、共有できます。 ＜iCloudの料金体系＞ 参考：iCloudの料金ページ 50GB：130円 200GB：400円/月 2TB：1,300円/月 iCloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選 これまでに紹介した、スマホでも使える情報共有ツール6選の比較表を紹介します。それぞれの特徴や金額をまとめてあるので、以下の比較表を参考に自社に最適なツールを選びましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock Dropbox Google Drive OneDrive iCloud 特徴 大規模企業に適したナレッジ管理ツール 社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール クラウド上で画像や動画を共有できる Googleが提供するオンラインストレージサービス Microsoft社が開発したファイル共有ツール Apple製品以外でも利用できるストレージ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ただし、ファイルへのコメントは可 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 【×】※、ただし、Teamsと連携すれば可 【×】 ファイル内検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 ガントチャートでのタスク管理はできない 無料版の容量は2GBまでしか使えない データ削除設定に注意しなければならない 外部ツールとの互換性が低い 使いこなすのが難しい可能性がある 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,500/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは749円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは130円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「iCloud」の詳細はこちら 情報共有ツールとして、「メッセージ機能」「ファイル内検索機能」は特に必要となる機能なので、この2つは重視してツールを選定するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ うまく情報を共有するためのポイント ここからは、うまく情報を共有するためのポイントを2つ紹介します。 共通のルールを設定する 情報の伝え方やまとめ方などをルールとして定め、社内で統一しましょう。社員ごとに情報の伝え方が異なることで、「内容が伝わりづらい」「スムーズに情報が伝達されない」といった問題が生じる可能性が高まります。 情報共有ツールを使う 情報の共有に特化したツールを使うことで、社員同士のやりとりが円滑になります。「ナレカン」のようなツールであれば、情報の共有に役立つ機能はもちろん、あらゆる社内情報を一元管理するうえで役立つ機能も豊富に備わっています。 上記2つのポイントを確実におさえたうえで、情報を共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カレンダーを使ってスケジュール共有する方法 以下では、カレンダーを使ってスケジュール共有する方法を2つ紹介します。面談をしたりメンバーの状況を確認したりするのに、カレンダーを使ってスケジュールを共有しましょう。 Google カレンダー｜スケジュール共有の方法 Googleカレンダーでのスケジュール共有方法を紹介します。 まずGoogleカレンダーを開き、画面左側の「マイカレンダー」セクションの「︙」＜「設定と共有」をクリックします。 すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。 最後に、メールで送信された確認用リンクを相手がクリックすると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。 Outlook ｜予定表共有の方法 Outlookでの予定表共有の方法を紹介します。 まずOutlookを開き、ホームタブ内の「共有」をクリックして、共有相手のメールアドレスを入力します。 すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。 最後に、共有相手に送られたメールに相手が承諾すると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ ここまで、共有の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介しました。 業務を円滑に進行するには、関連する情報が確実に共有される仕組みを作ることが最重要です。そこで、ITツールを活用すると社内の情報が共有・蓄積されて「知的財産」となり、教育コストの削減と業務ミスの防止につながります。 また、アナログな共有から脱却し効率的な情報共有を実現するには、リモートワークなどの働き方にも対応できる「情報共有ツール」の利用が必須です。情報共有ツールを使って、業務情報やノウハウ・ナレッジを共有すれば、教育コストの削減や業務スピードの上昇が期待できます。 そのため、他のメンバーと素早くやりとりできるツールを導入して、スムーズに情報を共有しましょう。結論、あらゆる社内情報を一元管理しながら、ストレスなく簡単に情報を共有し合える「ナレカン」であれば、社内の情報共有を効率化できます。 ぜひ「ナレカン」で社内の情報共有を活発化し、業務効率を向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

社員名簿とは、労働者の情報をまとめた書類であり、企業の規模や職種を問わず作成が求められています。また、労働基準法では、作成した名簿を3年間保存することや、情報が変更した場合に「遅滞なく」訂正することが義務付けられています。 しかし、「社員名簿の書き方や記載すべき項目が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社員名簿の書き方と無料で使えるテンプレートをご紹介します。 社員・労働者名簿に記載すべき項目や書き方把握しておきたい テンプレートを使って、スムーズに社員名簿を作成したい ExcelやWordを使った社員名簿の管理にストレスを感じている という方はこの記事を参考にすると、社員・労働者名簿の概要が分かるだけでなく、スムーズに作成できる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社員名簿とは2 社員名簿が必要な場面3 【どこまで書くべき？】社員名簿の9つの必須項目4 社員名簿の作成にテンプレートを使うメリット5 【無料で使える】社員名簿のテンプレート4選5.1 PDF｜厚生労働省の労働者名簿テンプレート5.2 Excel｜【写真付き】楽しもうofficeの従業員名簿テンプレート5.3 Excel｜フリーテンプレートの社員名簿テンプレート5.4 Word・Excel・PDF｜テンプレルンの従業員名簿テンプレート6 社員名簿をExcelで管理する4つのデメリットとは6.1 （1）管理が属人化する6.2 （2）セキュリティ面に不安がある6.3 （3）権限の設定がしづらい6.4 （4）更新が面倒7 個人情報！？社員名簿を管理する際の注意点8 【必見】社員名簿を簡単に管理・共有できるツールとは8.1 メールを使える方なら即使えるシンプルなツール「ナレカン」9 社員名簿の書き方やテンプレートまとめ 社員名簿とは 社員名簿とは、社員の氏名や生年月日などの個人情報を記した書類です。「労働者名簿」や「従業員名簿」と呼ばれることもあります。 労働基準法第107条では、社員名簿の作成が義務付けられており、記入事項に変更があった場合には「遅滞なく」内容を訂正する必要があります。また、社員名簿の対象者は、原則雇っている労働者全員で、アルバイトやパートタイム労働者も含まれます。 引用：厚生労働省秋田労働局 社員名簿を正確に作成・整備せずに、労働基準法第107条に違反すると、30万円以下の罰金刑に処される可能性があるため注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員名簿が必要な場面 以下では、社員名簿が必要となる具体的な場面を紹介します。 人事管理・労務管理 社員の情報を一元管理するうえで、社員名簿は重要な役割を果たします。休暇管理や給与計算などに必要となるため、最新の情報に更新し続けなければなりません。 行政調査 社員名簿は、労働基準監督署といった行政機関から提出を求められることがあります。また、補助金や助成金の申請の際にも必要となるため、適切に作成・管理しなければなりません。 どちらの場面においても、情報の更新が簡単で、欲しい情報へアクセスしやすい環境で社員名簿を管理することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【どこまで書くべき？】社員名簿の9つの必須項目 社員名簿では、以下の9つの項目の記載が義務付けられています。 氏名、生年月日、性別 労働者の基本情報を記載します。なお、社員名簿には戸籍上の氏名を記載する必要があるため、間違いがないよう気を付けましょう。 住所 住民票に掲載されている住所と実際の住所が異なる場合には、連絡が取れるように実際の住所を記載します。 履歴 記載範囲について法的な決まりはありません。移動や配置転換といった社内での履歴を原則とし、必要に応じて社外履歴や最終学歴などの情報を記載しましょう。 業務の種類 社内で労働者が担う業務内容を記載します。ただし、労働者が30人未満の場合、記入は任意です。 雇用年月日 労働者の雇用を開始した日を記載します。労働者の採用が決定した日ではないため、注意しましょう。 退職の年月日及び理由 退職後のトラブルを防ぐために、退社日とその理由をきちんと書き残しておきましょう。会社側が解雇する場合は理由の記載が必須ですが、社員側の都合で退職した場合、理由の記載は必要ありません。 死亡の年月日およびその原因 社員が事故や病気などで死亡した場合、死亡日と死亡原因を記載します。これは、労務において「死亡原因が労災に当たるか」という重要な項目です。 社員名簿を作成するときは、以上の項目が記載されているか確認して、情報に漏れがないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員名簿の作成にテンプレートを使うメリット 社員名簿の作成にテンプレートを使うと、時間を削減できるメリットがあります。 テンプレートを使用すると、社員名簿をゼロから作成する手間が省けるので、浮いた時間を他の業務に充てられます。また、テンプレートを使って作成した社員名簿は体裁が整っているので、社員の入退社で編集が必要なときも作業しやすいのです。 上記のことから、日々業務に追われて少しでも時間を作りたい方や業務効率を上げたい方は社員名簿のテンプレートを使うことを推奨します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料で使える】社員名簿のテンプレート4選 ここでは、社員名簿の作成に便利な無料テンプレートをご紹介します。テンプレートを使えば、一から名簿を作成する手間を省けるのでおすすめです。 PDF｜厚生労働省の労働者名簿テンプレート こちらは、厚生労働省が提供する労働者名簿の無料テンプレートです。 厚生労働省の公式ホームページで配布されている政府推奨の労働者名簿なので、法律で規定された項目を漏らさずに記載できます。 厚生労働省の「労働者名簿テンプレート」はこちら Excel｜【写真付き】楽しもうofficeの従業員名簿テンプレート こちらは、Microsoftが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。 ワンクリックで顔写真を入れられるので、従業員の顔と情報を一致させやすいです。また、表の色を自由に変更できるので、視覚的に見やすい名簿を作れます。 楽しもうofficeの「従業員名簿テンプレート」はこちら Excel｜フリーテンプレートの社員名簿テンプレート こちらは、フリーテンプレートが提供する社員名簿の無料テンプレートです。 シンプルで汎用性が高いテンプレートです。ただし、社員名簿として使う場合は、性別や雇用年月日などの項目を追加する必要があります。 フリーテンプレートの「社員名簿テンプレート」はこちら Word・Excel・PDF｜テンプレルンの従業員名簿テンプレート こちらは、テンプレルンが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。 従業員4人分のデータを用紙1枚で記録します。また、Word・Excel・PDFから形式を選べるので、使いやすい書式で従業員名簿の作成ができます。 テンプレルンの「従業員名簿テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員名簿をExcelで管理する4つのデメリットとは ここでは、社員名簿をExcelで作成・管理するデメリットについて解説します。手軽に使えるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。 （1）管理が属人化する Excelを使うと、社員名簿の管理が属人化しやすいです。 Excelなどの計算ソフトは、関数やマクロを組み込むことで作業を効率化できる反面、使いこなせる社員が限られてしまい管理が属人化します。そのため、担当者が異動や退職した場合に、従来通りに名簿を運用できなくなる事態につながるのです。 とくに、ITに慣れていない社員が多い場合は、Excelよりも簡単かつ効率的に名簿を管理できるツールを使いましょう。 （2）セキュリティ面に不安がある セキュリティ面に不安があることもExcelのデメリットです。 Excelは本来、表計算を目的としているため、情報管理において大切であるセキュリティ面は万全ではありません。具体的には、ファイルの誤送信による情報漏洩や、外部からの不正アクセスといったリスクが伴うのです。 社員名簿は住所や生年月日などの個人情報を扱うので、セキュリティに不安が残るExcelでの管理は控えましょう。 （3）権限の設定がしづらい Excelでは閲覧者や編集者の範囲が大きく、細かい権限の設定がしづらいです。 Excelでは、パスワードを設定して閲覧や編集を制限できますが「シート内の一部の情報は管理者のみ閲覧可能」といった細かな権限設定はできません。そのため、特定の情報のみを共有したい場合は別のファイルを作る必要があり、管理が複雑になりやすいのです。 とくに、社員名簿には個人情報が含まれるので、必要に応じて閲覧権限を設定する必要があります。たとえば、フォルダごとにメンバーもしくは部署単位で、閲覧・権限を簡単に設定できる「ナレカン」のようなITツールを使うと便利です。 （4）更新が面倒 Excelで社員名簿を管理している場合、内容の更新に手間がかかります。 Excelは情報をファイル形式で管理しているため、ファイルを開くのに時間がかかってしまいます。また、どこに・どの社員の情報があるかをすぐに把握できないので、人事異動などで変更があったときにスムーズに内容を更新できません。 とくに、労働者数が多い大企業においては、Excelでの情報管理に限界があるので、ITツールを活用すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 個人情報！？社員名簿を管理する際の注意点 社員名簿は個人情報であり、管理方法は法律に則って以下の3点に留意しましょう。 保存期間は3年間 社員名簿は労働基準法第109条により、3年間の保存義務が規定されています。保存期間は、入社日ではなく退職日を起算日としていることに注意が必要です。 保存場所は事務所単位 労働基準法第107条において、事務所単位で保管することが定められています。本社以外に支社や支店がある場合は、各々の事務所で管理します。 随時情報の更新 情報の変更があれば速やかに情報を更新することも法律で義務付けられています。社員の人事異動や退職、住所の変更に対して滞りなく情報を随時更新していくことが求められます。 このように、社員名簿は個人情報保護の観点から厳重に扱わなくてはなりません。そのため、高度なセキュリティを備え、情報の管理をスムーズに行える「ナレカン」のようなアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社員名簿を簡単に管理・共有できるツールとは 以下では、社員名簿を簡単に管理・共有できるツールをご紹介します。 社員名簿を作成するときは、Excel・Wordなどのテンプレートを使用すると効率よく作成できるうえ、必須項目が抜け漏れる心配もありません。しかし、ファイル管理が煩雑になりやすく、情報の更新が面倒な点がデメリットです。 そこで、社員名簿の共有や更新が簡単なITツールを導入して、社員名簿の管理・共有の負担を軽減しましょう。ただし、社員に関する情報は社内ナレッジとしてセキュリティの万全なツールで、かつ社内からアクセスしやすいように管理しなくてはなりません。 したがって、自社が社員名簿の管理に導入するべきツールは、超高精度の検索機能で求める情報へ即座にアクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した社員名簿は、編集・更新の操作が簡単なので誰でも管理でき、常に最新の状態に保てます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索で、欲しい情報を確実に見つけられます。 メールを使える方なら即使えるシンプルなツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員名簿の書き方やテンプレートまとめ これまで、社員名簿の書き方やテンプレート、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。 法律で作成が義務付けられている社員名簿は、テンプレートを使うと効率よく作成業務を進められます。しかし、Excelで管理すると、作成のたびにテンプレートを探す手間がかかるだけでなく、セキュリティの観点からも不安が残るのです。 そこで、社員名簿の管理には「テンプレート機能が搭載されており、編集制限やアクセス制限をかけられるツール」を使いましょう。ただし、検索機能が充実していて、必要な社員情報へすぐにアクセスできるツールでなければ、業務の遅延に繋がります。 結論、社員名簿の作成と管理に最適なツールは、高精度の検索機能で欲しい情報へすぐにたどり着ける「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、正しく社員名簿を運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！