【必見】SaaSサービスとは？メリット・デメリットも解説
IT化が進む今日では、従来のインストール型のサービスから、SaaSと呼ばれるサービスに切り替える企業が増えています。SaaSを利用すると、リモートワークやサテライトオフィス勤務などのオフィス外の勤務でも通常通りに業務が進められるのが特徴です。
しかし、デジタル化を進めていない企業の場合には「そもそもSaaSとは何なのか、何故導入すべきなのかが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SaaSのサービス一覧やメリット・デメリットを中心に解説します。
- SaaSと類似サービスの違いが分からない
- SaaSのメリット・デメリットを知りたい
- 自社に合ったSaaSサービスを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、SaaSについて正しく理解したうえで導入が進められるようになります。
目次
SaaSとは？
SaaSとは「Software as a Service」の略です。
今までパッケージソフトとして販売されていたソフトウェアのサービスが、クラウドサービスとして提供されるようになったものを指します。
従来のソフトウェアでは、利用者は自分のコンピューターに該当のソフトウェアをインストールする必要がありました。しかし、SaaSではインストールの必要なく、利用者はサーバーにアクセスするだけで利用できるのです。
このように、SaaSはインターネット環境さえあれば、端末を問わず利用できるため、テレワークや在宅勤務に適しています。
SaaSサービスの3つの特徴
以下では、SaaSの特徴について解説します。以下の特徴を押さえておけば、自社におけるSaaSの運用方法が明確にできます。
（1）場所や時間を問わずアクセスできる
SaaSサービスの最大の特徴は、場所や時間を問わずアクセスできる点です。
インストール型（オンプレミス型）のサービスの場合、ソフトをパソコンにインストールして利用する必要があります。そのため、インストールされていないパソコンや、そもそも利用対象ではないスマホ・タブレットからは利用ができません。
一方、SaaSはクラウドサービスのため、インターネット環境があれば場所や時間を問わずにアクセスできるのです。つまり、「オフィスにいないとき」にも業務を進められるため、テレワークなどの多様な働き方に対応できます。
（2）データをオンライン上に保存できる
SaaSは基本的に必要なデータをすべてオンライン上に保存できます。
そのため、社内サーバーで管理するよりも安全に管理できるだけでなく、場所を問わずデータにアクセス可能です。また、サーバーを自社で維持する必要もなくなるため、コスト削減にもつながります。
とくに、情報共有の重要性が注目されている昨今では、すべての社員が必要なときにデータにアクセスできる環境は必要不可欠です。こうした環境を実現するにはSaaSが最適だと言えます。
（3）複数人で情報共有や編集ができる
複数人で情報共有・編集ができる点もSaaSの特徴の一つです。
一部のSaaSにはドキュメント編集機能やストレージ機能が搭載されています。そのため、ドキュメントを作成してストレージにアップロードする手間を削減できるのです。
逆に、オンプレミス型ツールを利用している場合には、同じファイルがサーバー内に複数存在して、どれが最新版か分からなくなるリスクがあります。したがって、バージョン管理が可能で、複数人による同時編集が可能なツールを利用しましょう。
SaaSサービスの代表例3選
ここでは、SaaSサービスの代表例3選を紹介します。働き方改革を実現するには、自社の課題を洗い出し、以下のツールでどれが最適かを見極める必要があります。
（1）タスク管理ツール
タスク管理ツールは、メンバーの業務進捗状況を見える化するツールです。
タスク管理ツールでは、個人のタスクはもちろん、プロジェクト全体のタスクも共有できます。そのため、プロジェクトの進捗状況を把握することも可能です。
タスク管理ツールには、「Stock」やTrello、Notionなどがあります。タスク管理ツールの中には、多機能なものも多いので自社に必要な機能を見極めて、機能に過不足のないツールを選定しましょう。
（2）コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社員間のやりとりを円滑にするツールです。
おもに、LINEやChatWorkなどのチャットツールが該当し、メールよりも気軽にやりとりできるというメリットがあります。また、リアクション機能で気軽に反応できる点も特徴です。
ただし、チャットツールで業務に関するやりとりをする場合、情報が入り乱れて必要なときにすぐアクセスできない点に注意が必要です。
（3）ナレッジ管理ツール
ナレッジ管理ツールは、社内の情報を共有・管理できるツールです。
社内の情報を共有できるため、情報の属人化を解消できます。また、マニュアルをツール内に蓄積することで、業務に関する不明点を上司や同僚に尋ねることなく、自分で解決できる仕組みを整えられるのです。
ただし、膨大な社内情報をツール内で管理するため、必要な情報が見つけ出せない場合があります。そのため、使っていない情報を把握し、管理できるツールであれば、情報へのアクセス性が上がるため便利です。
ナレッジ管理ツールには、「ナレカン」やQast、NotePMがあります。それぞれのツールの特徴を比較して、自社に適したツールを選びましょう。
SaaSサービスの重要性
以下では、おすすめの法人向けSaaSサービスを紹介します。
SaaSサービスは、サーバーにアクセスするだけで利用できるため、場所の制約なく利用できる点が特徴です。数あるSaaSサービスの中でも、「社内の情報を一元化できるナレッジ管理ツール」を利用すると、社内の情報を整理できるため便利です。
ナレッジ管理ツールは、属人化していた社内の情報を共有できるため、使われていなかったナレッジを再活用できます。また、蓄積されているものの長期間使われていない不要なナレッジを把握することもできるため、情報の断捨離にも役立つのです。
結論、導入すべきSaaSサービスは、属人化しているナレッジを再活用し、不要な情報は断捨離できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、社内に散在しているナレッジを共有できるうえ、「断捨離機能」によって情報を最新の状態で管理できます。そのため、社内のあらゆるナレッジが属人化することなく、最新の状態で管理することができるのです。
社内のあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
類似サービスとの違いとは
以下では、SaaSと類似サービスとの違いについて解説します。それぞれの違いを確認し、自社に導入すべきなのが本当にSaaSなのか確認しましょう。
- PaaS
- IaaS
PaaSとは「Platform as a Service」の略で、クラウド上にあるOSやサーバーなどのプラットフォームが利用できるサービスです。
データセンター上にネットワークやサーバーシステムなどが用意されており、ユーザーはそれらのサービスを利用してソフトウェアやアプリの開発ができます。
IaaSは「Infrastructure as a Service」の略で、情報システムの稼動に必要な仮想サーバやデバイス、ネットワークなどのインフラが利用できるサービスです。
従来であれば自社で用意する必要があったITシステムを、クラウドサービスとして必要なときに利用できます。ベンダーがハードウェアを管理するので、経年劣化などによる整備が不要なのが特徴です。
PaaSやIaaSは開発に関する知識が求められるため、ITに詳しい人材がいない非IT企業の場合には適しません。そのため、非IT企業にはSaaSが最適だと言えます。
SaaSサービスのメリット3選
以下では、SaaSを導入するメリットについて解説します。インストール型（オンプレミス型）のサービスからSaaSに切り替えることで得られるメリットを確認しましょう。
（1）コミュニケーションコストの削減
SaaSを利用すると、コミュニケーションコストを削減することができます。
SaaSでは社内のデータや情報を記録として残すことができます。そのため、不明点が生じてもSaaS上の情報を参照すれば、自力で解決できるため、上司に質問をするなどのコミュニケーションにかかるコストを削減できるのです。
また、SaaSではインターネット経由でサービスが提供され、ネット環境さえ整っていれば場所を問わず利用できます。そのため、オフィス外での勤務が一般的になった昨今では、オフィスにいなくてもコミュニケーションをとれるのもSaaSの強みです。
（2）属人化の解消
SaaSによって、属人化している知識を共有することも可能です。
特定の人しか知らない情報や、特定の人しかできない仕事があると、万が一担当者が休職や退職をした場合、業務が滞ってしまいます。また、属人化した業務は、引き継ぎも難しいため、属人化の解消は重要です。
そこで、SaaSを利用すると、あらゆる情報を社内で共有できるようになります。そのため、情報が属人化してしまう状況を未然に防ぐことができ、確実に業務を遂行できる仕組みを整えられるのです。
（3）社内ナレッジの再活用
社内ナレッジの再活用に役立つのも、SaaSのメリットの一つです。
SaaSを利用することで、社内のあらゆる情報にアクセス可能になります。そのため、過去の成功事例を参照して、提案の説得力を上げるなど、社内の情報の再活用ができるようになるのです。
ただし、膨大な社内情報の中から、欲しい情報を探し出すのには、時間と手間がかかるので、「ナレカン」のような検索性に優れたITツールを利用すると、目的の情報にすぐにアクセスできるため、便利です。
SaaSサービスの2つのデメリット
メリットがある一方で、SaaSの導入にはデメリットもあります。以下では、SaaSのデメリットについて解説します。
（1）サービスが利用できなくなることがある
SaaSでは、一時的にサービスが利用できなくなるケースがあります。
突発的な障害が発生したときはもちろんですが、停電や災害の影響でインターネットに接続できないときも使えなくなる可能性があるのです。
しかし、障害に対するメンテナンスはすぐに実施されるため、業務に大きな支障は出ない場合が多いです。逆に、オンプレミスだった場合は復旧作業を自社で実施しなければならず、負担が大きくなります。
（2）セキュリティに懸念がある
SaaSはセキュリティに懸念があるケースがあります。
自社サーバーにシステムを構築するインストール型とは異なり、SaaSはインターネットに接続していなければなりません。その結果、従来のオンプレミス型と比べて、不正アクセスやサイバー攻撃などを受けやすいのです。
したがって、SaaSを選択する場合には、セキュリティ機能を確認して、万が一の事態に備えられているかを見極めましょう。
SaaSの概要・メリット・デメリットまとめ
ここまでSaaSの概要やメリット、デメリットを中心に解説しました。
テレワークでもオフィスと変わらずに仕事ができる環境は、多様な働き方への対応が要求される現代では不可欠です。そのため、インターネットがあれば時間や場所を問わずに使えるSaaSが必要になります。
しかし、情報へのアクセス性が低いSaaSは、欲しい情報を探すのに時間がかかり、かえって業務効率が低下します。それゆえに、情報へのアクセス性に優れたSaaSを導入すべきです。
結論、テレワークでも活躍するSaaSは、超高精度の検索機能と断捨離機能で情報へのアクセス性が高い「ナレカン」一択と言えます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、多様な働き方を実現しましょう。
