ナレッジマネジメント
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PCやスマートフォンにおけるデータの保存場所は「ストレージ」と呼ばれます。ストレージには容量の上限があるため、データを保存するには常に十分な空き容量を確保しておく必要があるのです。 しかし、ストレージには複数の種類があるため「自社に適したサービスの選び方が分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ストレージの意味や種類、法人向けのおすすめツールをご紹介します。 ストレージの意味や各種類の特徴を把握したい 社内情報を適切に管理して生産性を高めたい 法人利用に適したおすすめのストレージツールが知りたい という方は、この記事を参考にすればストレージごとの特徴を理解でき、自社の環境に合ったツールを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ストレージの意味とは2 ストレージの種類とその仕組み3 外部のクラウドストレージを利用するメリット3選3.1 （1）端末のスペックに影響しない3.2 （2）場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる3.3 （3）コストを抑えられる4 【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ4.1 あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」5 「ストレージの空き容量がありません」とは6 ストレージの空き容量を増やす3つの方法6.1 （1）ストレージ内のデータを消去する6.2 （2）クラウドストレージを利用する6.3 （3）手元の端末から追加購入する7 ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ ストレージの意味とは ストレージとは、PCやスマートフォンなどのデバイスにおいて、電子データを保管するための場所を指します。 具体的には、HDD（ハードディスクドライブ）やSSD（ソリッドステートドライブ）、USBメモリなどがあり、写真・動画・ファイルなどのあらゆる電子データを保存可能です。ただし、ほとんどのストレージには容量（保有できるデータ量）に上限があります。 また、ストレージによっては対応デバイスが限られてることもあるため、自社の利用目的や環境に合ったツールを選ぶことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージの種類とその仕組み ストレージにはさまざまな種類がありますが、ここでは代表的なストレージを4つご紹介します。 内部ストレージ HDDやSSD、フラッシュメモリなど、PCやスマートフォンに内蔵されているストレージです。変更には専門知識が求められるため、必要となる容量を事前に想定したうえで、適切なストレージが搭載されたデバイスを選びましょう。 外部ストレージ USBメモリや外付けHDD・SDD、microSDカードなど、デバイスの内部ストレージのデータを移行できる外付けの装置です。保存したデータを複数のデバイス間で共有できるのが利点ですが、紛失や故障のリスクが高い点に注意しましょう。 コンバージドインフラ ネットワークやサーバー、ストレージ、管理ツールなどを1つのハードウェアに統合したIT製品です。システム運用を効率化できますが、サービス開発の負担軽減に向けて使われるケースが多いので、一般的なデータ保存には向いていません。 オンラインストレージ インターネット上にデータを保管できるツールであり、クラウドストレージとも呼ばれます。低コストで導入でき、インターネット環境があれば時間や場所を問わずデータにアクセスできる点が特徴です。 以上のように、ストレージによって使い勝手や利用コストが異なります。法人利用の場合は、社内外からアクセスできて情報共有がしやすく、コストも抑えられる「オンラインストレージ」の利用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外部のクラウドストレージを利用するメリット3選 ここでは、法人向けに提供されているオンラインストレージを利用するメリットを3つご紹介します。インターネット上にデータを保存する特性上、ほかのストレージとは大きく異なる利点があります。 （1）端末のスペックに影響しない オンラインストレージを利用する1つ目のメリットは、PCやサーバー、スマートフォンの容量を気にせずにデータを保存できる点です。 内部ストレージの場合、容量の上限に近づくとデバイスの動きが悪くなり、使いづらくなる恐れがあります。一方、オンラインストレージはデバイス内にデータを直接保存しないので、使い勝手に悪影響を及ぼすことがありません。 さらに、多くのオンラインストレージは大容量のため、容量が不足するリスクが少ないのです。このように、外部のクラウドストレージには、ストレスなく端末を利用できるというメリットがあります。 （2）場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる オンラインストレージを利用する2つ目のメリットは、社内外・移動中問わずデータにアクセスできる点です。 オンラインストレージはインターネット上にデータを保管するため、情報が端末に依存しません。そのため、あらゆる端末から必要なデータを閲覧・編集できるのです。 また、保存されたデータは個人ではなく組織単位で管理されるので、情報の属人化を防ぎ、社内でのスムーズな共有が可能になります。 （3）コストを抑えられる オンラインストレージを利用する3つ目のメリットは、コストを抑えられる点です。 オンラインストレージはサーバー整備が不要なため、機器投資に莫大な費用をかける必要がありません。その結果、少ない初期費用で運用を始められるのです。 また、システムの運用・保守はサービス提供会社が実施するので、社内に専任担当を置く必要がなく、人件費の削減にもつながります。さらに、複数のプランから自社のニーズに最適なものを選択すれば、無駄なコストを抑えながら効率的な運用が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ 以下では、オンラインストレージとしても利用できる、おすすめの法人向けツールをご紹介します。 ビジネスにおいては、アクセス性に優れ、低コストで運用できるオンラインストレージがおすすめです。ただし、全社的に利用する場合は、ユーザーのアクセス権限やファイルの公開範囲を適切に管理しなければ、情報漏えいのリスクが高まります。 そのため、「セキュリティ対策が万全なツール」を選ぶことが重要です。また、ストレージに保管した情報は、必要な時にすぐに探し出せなければして活用できないので、使いやすく検索性に優れたツールを導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、高セキュリティで社内のあらゆる情報を安全に管理でき、必要な情報にも素早くアクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テキストやファイルなどあらゆる形式の情報を一元管理でき、国際基準のセキュリティや柔軟なアクセス権限設定により、安全な情報共有が可能です。また、ファイル内検索を含む高精度の検索機能を備えており、蓄積した情報を有効活用できます。 あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「ストレージの空き容量がありません」とは ストレージの容量が不足すると、「ストレージの空き容量がありません」と表示されることがあります。以下では、空き容量が不足すると起こる主な影響についてご紹介します。 PCやスマートフォンの動きが遅くなる ストレージがいっぱいになると、ファイルの読み込みやアプリの起動に時間がかかるようになります。負荷がかかりすぎると、デバイスの故障リスクも高まるため注意が必要です。 強制終了・再起動が繰り返される デバイスが正常に動作しなくなった結果、突然の強制終了や、再起動を繰り返すケースがあります。操作ができなくなるうえ、作業中のデータが消失したり、デバイスの信頼性が損なわれる恐れもあるのです。 OSをアップデートできない OSのアップデートには十分な空き容量が必要です。不足している場合、アップデートのダウンロードやインストールができず、セキュリティリスクが高まるほか、最新のアプリが動作しない原因となります。 データ共有に時間がかかる 容量不足で動作が遅くなると、ファイルのアップロードや送信にも時間がかかり、スムーズな情報共有が難しくなります。ビジネスにおいては、業務効率の低下に直結するため注意しましょう。 以上のように、ストレージの空き容量が不足すると、さまざまな不具合やリスクが生じます。そのため、自社の利用状況に合った容量のストレージを導入し、十分な容量を確保することが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージの空き容量を増やす3つの方法 導入時にはストレージに十分な容量があっても、次第にデータが増え容量が不足することは珍しくありません。そこで、以下でご紹介する「空き容量を増やす3つの方法」を参考に、重要なデータを確実に保存できる環境を整えましょう。 （1）ストレージ内のデータを消去する まず、ストレージ内のデータを消去して空き容量を増やす方法があります。 あらゆるファイルを管理できるストレージですが、使い方を明確に定めないまま運用していると、重要度の低いデータで容量が埋まってしまうのです。そこで、定期的に不要なファイルを消去することで、重要なデータの保存に必要な空き容量を確保できます。 そのため、ストレージに空きがない場合は、使用頻度の低いデータや重複しているデータを消去し、ストレージをいつでも活用できるようにしましょう。 （2）クラウドストレージを利用する 次に、クラウドストレージの活用も、空き容量を確保する有効な手段です。 クラウドストレージはインターネット上にデータを保存するため、PCやスマートフォンなどの端末本体の容量を消費せずに済みます。さらに、複数のデバイスで利用できるので、「スマホの空き容量がない」といった場合にも柔軟な対応が可能です。 空き容量をすぐに確保したい方は、導入サポートがあり、直感的に操作できる「ナレカン」のような、シンプルかつサポート体制の整ったクラウドストレージを選びましょう。 （3）手元の端末から追加購入する 最後に、端末のストレージを追加購入することで、空き容量を確保できます。 たとえば、iPhoneで使われているiCloudは、5GBであれば無料で利用できるほか、月額料金を支払うことで2TBまで増やせます。その結果、ひとつのストレージにすべてのデータをまとめられるので、必要な情報を見つけやすくなるのです。 多くのクラウドストレージでは、オプションとして「容量追加」を選択できます。そのため、複数のストレージを管理したくない方は、ストレージを追加購入して容量を確保しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ 本記事では、ストレージの意味やオンラインストレージのメリット、法人向けのおすすめツールをご紹介しました。 ストレージは複数の種類がありますが、ビジネスでは複数デバイスから時間や場所を問わずアクセスできる「オンラインストレージ」がおすすめです。ただし、保管するデータには社内の機密情報が含まれることも多く、もし流出すると深刻な問題につながります。 そのため、「セキュリティ機能が充実したツール」を選ぶことが重要です。また、蓄積したデータを有効活用するには、必要な情報をすぐに見つけられる「検索性の高さ」も欠かせません。 たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、高度なセキュリティ機能を備えているうえ、高精度の検索機能で必要な情報にすばやくアクセスできます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、すべてのファイルをまとめて管理できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

ファイルストレージはExcelやWord、PDFや動画などのファイルをクラウド上で管理できるサービスです。あらゆるファイルを一か所にまとめられるメリットがあり、法人への導入が増えています。 しかし、「ファイルストレージを上手く活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、おすすめの無料ツールを紹介します。 社内のファイル管理に悩んでいる ファイルストレージの運用を確実に成功させたい 社内情報を安全かつ簡単に管理する方法が知りたい という担当者の方は本記事を参考にすれば、ファイルストレージを運用するコツがわかるほか、自社に最適なツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルストレージとは2 各ストレージとの違い2.1 ブロックストレージとは2.2 オブジェクトストレージとは3 ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選3.1 コツ1｜用途ごとにファイルを整理する3.2 コツ2｜ファイルの作成・保存ルールを作る3.3 コツ3｜データの保管場所を一元化する4 ファイルストレージを選ぶ5つのポイント4.1 （1）ファイルの検索性が優れているか4.2 （2）ファイルの共有がしやすいか4.3 （3）十分なデータ容量を確保できるか4.4 （4）複数デバイスからアクセス可能か4.5 （5）セキュリティ対策は万全か5 【必見】ファイル管理の手間を解消するツール5.1 PC・スマホで簡単にファイルを管理できる「ナレカン」6 ファイルストレージの概要まとめ ファイルストレージとは ファイルストレージとは、データを「.docx」や「.xlsx」といったファイル単位で保存し、管理できるツールを指します。PCに内蔵されているローカルフォルダと同様の形式でデータを保管するため、使い方に迷うことがありません。 ただし、ファイルストレージはローカルフォルダとは異なり、インターネット上にデータが保存されるクラウドサービスです。したがって、場所や端末を問わずファイルにアクセスができる利便性を持ちます。 また、社内のファイルを一元管理することで、過去の資料やデータが見つけやすくなり、データを探し出す手間が省けます。その結果、業務効率の向上にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 各ストレージとの違い 下記の画像は、ファイルストレージとそのほかのストレージとの違いを示したものです。各ツールの違いについて、以下で詳しく説明します。 ブロックストレージとは ブロックストレージとは、「ボリューム単位」で分解した記憶領域を、さらに「ブロック単位」で分割して管理するツールを指します。 ボリュームとブロックにはそれぞれ番号が振られており、番号を指定することでブロック内のデータにアクセスできます。ファイルストレージと異なり階層構造ではないため、必要なファイルへ瞬時にアクセスできる点がメリットです。 ただし、番号を駆使して検索する手法なので、活用にあたっては高いITリテラシーが必要となる点に注意しましょう。現在では、ベンダーがファイルストレージを構築するときに使われているケースが主流です。 オブジェクトストレージとは オブジェクトストレージは、各データを「オブジェクト」として保存・管理するツールを指します。 ファイルストレージと異なり、オブジェクトストレージには階層がありません。また、豊富なメタデータを扱えるという特徴があり、写真の撮影場所やコピー回数といった情報まで残せる点がメリットです。 ただし、オブジェクトストレージは社内などの限られた環境でしか利用できず、不便な点に注意しなければなりません。そのため、場所や端末を問わず資料にアクセスしたい場合は、PCやスマホ、タブレットでも使える「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選 ファイルストレージは導入するだけでは恩恵を受けられず、社内で活用されてはじめて効果を発揮します。以下のコツを参考に、ルールを定めたうえで現場に展開し、運用を成功させましょう。 コツ1｜用途ごとにファイルを整理する 1つ目のコツは、用途ごとにファイルを整理して保管することです。 例として、「案件やクライアント、プロジェクトごとにフォルダを分ける」といった方法が挙げられます。テーマごとにフォルダを分けることで、関連する情報を一か所にまとめられるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。 案件やクライアントといった単位については、実際に使用する現場にヒアリングをしたうえで管理者が設定するのがおすすめです。整理せずに現場に一任すると、フォルダが乱立して情報が散在する原因となりかねないため、必ず事前に設定しましょう。 コツ2｜ファイルの作成・保存ルールを作る 2つ目のコツは、ファイル名や保存についてのルールを作ることです。 ファイル名の付け方が定まっていない場合、作成者以外のメンバーはファイルの中身を推測できません。その結果、都度ファイルを開いて中身を確認する工数が発生し、従業員の負担となりかねないのです。 一方、「作成日」「顧客名」「概要」などをファイル名に記載しておけば、誰でも一目でファイルの内容を理解できます。したがって、データの判別に必要な情報を組織で確認し、ルールを設定したうえで運用しましょう。 コツ3｜データの保管場所を一元化する 3つ目のコツは、社内のデータの保管場所を一元化することです。 ファイルストレージの大きな役割として、「情報の属人化を防ぎ、組織で情報資産を共有すること」が挙げられます。仮に、従業員が自身のPCにデータを保存していた場合、退職や異動のときに引き継ぎができず、業務に支障が出る可能性があるのです。 したがって、「ファイルストレージに情報を保存することの重要性」を従業員へ共有し、誰もがアクセスできる形で情報を一か所に蓄積する環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルストレージを選ぶ5つのポイント ここでは、ファイルストレージを選ぶ5つのポイントを紹介します。以下を参考に、自社に最適なツールを選定しましょう。 （1）ファイルの検索性が優れているか ファイルストレージを選ぶ1つ目のポイントは、ファイルの検索性が優れているかです。 ファイルの一括管理ができるストレージであっても、ただファイルを保存するだけでは、やがて情報が散乱してしまいます。その結果、目的のファイルを探す手間が生じるので、ストレージの活用メリットを十分に享受できません。 そのため、「キーワード検索」「ファイル内検索」「絞り込み検索」などの機能が備わったツールを選びましょう。検索性に優れたツールを導入すれば、必要な情報をすばやく見つけることができ、業務効率化や情報活用の促進にもつながります。 （2）ファイルの共有がしやすいか ファイルストレージを選ぶ2つ目のポイントは、ファイル共有がしやすいかです。 ファイルの共有方法としては、メールに添付する形が一般的です。一方、情報共有機能を備えたファイルストレージであれば、ツールを切り替えずとも共有でき、データのやり取りにかかる手間を削減できます。 情報共有機能の例としては、テキストで連絡できる「メッセージ機能」や「コメント機能」などが挙げられます。ストレスなくファイルを共有したい方は、こうした機能が搭載されたファイルストレージを選びましょう。 （3）十分なデータ容量を確保できるか ファイルストレージを選ぶ3つ目のポイントは、十分なデータ容量を確保できるかです。 >ファイルストレージは業務の基幹ツールとなるため、運用期間が長くなるほど保存するデータ量も増えていきます。そのため、契約時に保存できる容量を確認することはもちろん、必要に応じて容量を増やせるかも確認すべきです。 また、契約当初に想定しなかった事態にも対応できるように、変更に柔軟なツールを選びましょう。 （4）複数デバイスからアクセス可能か ファイルストレージを選ぶ4つ目のポイントは、複数のデバイスからアクセスできるかです。 多くのファイルストレージでは、インターネット上にデータが保管されています。そのため、PCに加えてスマホでも使えるツールを選択すれば、社外でも資料を閲覧でき、業務効率が向上するのです。 とくに、「外出先でもファイルにアクセスしたい」という方は、PCやスマホ、タブレットといった複数の端末に対応しているツールを選びましょう。 （5）セキュリティ対策は万全か ファイルストレージを選ぶ5つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全であるかです。 ファイルストレージにはさまざまな形式のデータを保管できますが、セキュリティ対策が不十分なツールでは、データ漏えいや不正アクセスといったリスクが生じやすくなります。とくに、社内の機密情報が外部に流出した場合、信用問題にもつながりかねません。 そのため、ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティ機能が充実しているかを必ず確認しましょう。たとえば、「アクセス制限」「データの暗号化」「二段階認証」などの機能が備わったツールを選ぶと、安全に情報を管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ファイル管理の手間を解消するツール ここでは、ファイル管理の手間を解消するおすすめのツールをご紹介します。 ファイルストレージを選ぶときは、情報共有のしやすさやアクセス性が重要なポイントです。共有機能や高精度の検索機能を備えたストレージであれば、ツール内で情報共有が完結し、必要な情報にもスムーズにアクセスできます。 ただし、情報の更新がしづらいと、最新情報がわからなかったり、情報を残した目的が不明になったりします。そのため、「情報の背景と併せて、情報を継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールが求められるのです。 結論、自社のファイル管理には、ナレッジを“活用される形”で残せるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、社内のあらゆる情報を「記事」として蓄積・共有でき、必要な情報にすぐアクセスして活用可能です。また、記事に誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も残せば、ナレッジの活用がしやすく、意思決定の参考にされやすくなります。 PC・スマホで簡単にファイルを管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルストレージの概要まとめ 本記事では、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、選定ポイントを中心にご紹介しました。 ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティや共有のしやすさ、検索性などを重視しましょう。また、導入後はルールを設けて、スムーズに情報を共有・管理できるようにすることも大切です。 しかし、ファイルストレージだけでは情報が埋もれてしまったり、更新されずに古いまま放置されたりといった課題も起こりがちです。そこで、「情報を共有・保管するだけでなく、背景とともに継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールを導入しましょう。 結論、社内の情報共有には社内のあらゆる情報を“活用される形”で蓄積・共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も合わせて残せるため、スムーズな意思決定にも役立ちます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル共有・管理の手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

業務マニュアルの活用は、対応品質の統一化や顧客満足度向上に繋がるため、近年コールセンター業においてもITツールの導入が積極的に進められています。 しかし、ツールのマニュアル運用を実践したいなか、コールセンター業において記載すべき内容や運用に悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コールセンターのマニュアル運用が簡単になるツールやマニュアルに記載すべき情報、運用ポイントまで解説します。 コールセンターのマニュアルの管理にツールが必要か知りたい マニュアル運用を成功させるためのポイントが知りたい マニュアルの運用に役立つITツールを探している という方は今回の記事を参考にすると、おすすめツールはもちろん、コールセンターのマニュアルに記載すべき情報や運用のポイントが理解でき、自社でのマニュアル運用を成功に導けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 コールセンターにマニュアルが必要な理由2 コールセンターのマニュアルに記載すべき5つの情報2.1 （1）部署内の方向性やKPI2.2 （2）商品・サービスの詳細情報2.3 （3）ルールや規則2.4 （4）ビジネスマナー2.5 （5）トークスクリプト3 コールセンターでの運用を成功させる4つのポイント3.1 （1）ベテラン社員の意見を反映する3.2 （2）クレームに繋がりやすい問題を網羅する3.3 （3）専門用語を使わない3.4 （4）常に最新情報を記載する4 コールセンターのマニュアル作成・管理にツールを利用すべきか5 コールセンターでのマニュアル作成を効率化するおすすめのツール5.1 見やすいマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」6 コールセンターのマニュアルに記載すべき情報や成功ポイントまとめ コールセンターにマニュアルが必要な理由 コールセンター業務において、マニュアルの整備は「応対品質の均一化」と「応対スピードの向上」に大きく貢献します。 マニュアルがなければ、オペレーターごとに対応のばらつきが生じ、顧客満足度の低下につながりかねません。そこで、対応フローや言い回しを統一することで、誰が対応しても一定の品質を保つことができます。 また、マニュアルに製品情報や手順を明確に記載しておくことで、オペレーターは必要な情報にすぐアクセスでき、対応時間の短縮が可能になります。さらに、新人教育や引き継ぎもスムーズになり、業務の属人化を防ぐ効果もあります。 以上の理由から、コールセンター業務にはマニュアルが必要だと言えます。マニュアルを作成して、コールセンター業務の質を向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターのマニュアルに記載すべき5つの情報 以下では、コールセンターのマニュアルに記載すべき情報を5つ解説します。コールセンターでのマニュアルには、以下の情報を記載することで、より活用しやすいマニュアルがつくれます。 （1）部署内の方向性やKPI マニュアルには、部署内の方向性やKPI(重要業績評価指標)を記載しましょう。 方向性やKPIがカスタマーサポートのオペレーターまで正しく共有できていなければ、目指すべき目標が達成できないうえに、顧客満足度の低下を招くトラブルを起こしやすくなるからです。 コールセンター業務の主要業務である顧客対応は、顧客と会社の接点を担う重要な業務です。したがって、マニュアルには部署内の方向性やKPIを正しく設定し、社員の意識改革に努める必要があるのです。 （2）商品・サービスの詳細情報 商品やサービスに関する詳細情報もマニュアルには必須です。 コールセンターへの問い合わせのうち、ほとんどが商品やサービスに関するものであるうえ、オペレーターは正しい情報を顧客に伝える必要があります。したがって、新人でも対応ができるように、問い合わせに対する知識はマニュアルに記載しておくべきです。 とくに、問い合わせ頻度の多い商品やサービスについては、詳細な情報を残しておきましょう。商品・サービスの基礎情報のほか、過去に発生したトラブルや解決例などの情報も併せて記載しておくと、より現場で活用しやすいマニュアルになります。 （3）ルールや規則 マニュアルには、コールセンターでのルールや規則も記載しておきましょう。 コールセンターでは、顧客の個人情報や社外秘情報など、取り扱いに注意すべき情報が多々あります。万が一情報漏えいが起これば、会社の信用が失墜するのはもちろん、顧客に多大な迷惑がかかりかねません。 重要な情報が流出するリスクを防ぐためにも、マニュアル内にはルールや規則を記載し、社員が時間を問わず確認できる環境を整えましょう。また、不正や規律を乱すとどのようなリスクが発生するのかを周知しておくことで、社員が不正を企む可能性を減らせます。 （4）ビジネスマナー 質の高いサービス提供をするためには、ビジネスマナーの記載も必須です。 顧客対応では言葉づかいやメール文面など、守らなければならないビジネスマナーが存在します。しかし、コールセンターは人の入れ替わりが激しい職業柄、マナーの周知を徹底しようとしても効果が得にくいのも現状です。 したがって、顧客対応において遵守すべきマナーは、あらかじめマニュアル内に組み込みましょう。マニュアル内に記載する場合は、具体例も付け加えておけば、実際の業務シーンもイメージしやすくなります。 （5）トークスクリプト マニュアルにトークスクリプトを記載することもおすすめです。 トークスクリプトとは、オペレーターが顧客と話すときの基準として活用される対話のマニュアルです。トークスクリプトを活用すれば、会話の流れに合わせて返答するだけで応対でき、新人オペレーターでも対応コストの削減が可能になります。 また、オペレーターは顧客と会話をしながらパソコンを操作し、情報共有や内容の確認をするケースが基本です。そのため、トークスクリプトの内容は配置を工夫し、一目で流れがわかるような構成で作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでの運用を成功させる4つのポイント 以下では、コールセンターでのマニュアル運用を成功させるポイントを解説します。作成したマニュアルが形骸化し、誰も活用しなくなる事態を防ぐためにも、以下のポイントを押さえた運用を実践しましょう。 （1）ベテラン社員の意見を反映する マニュアル運用を成功させるには、ベテラン社員の意見を反映させることが大切です。 ベテランオペレーターはどのように対応すべきかの明確なノウハウがあるので、ベテランからのアドバイスを反映させれば、より質の高いマニュアルとなります。作成したマニュアルは、適宜フィードバックをもらい、改善していきましょう。 また、文章では伝わりづらい「声の大きさ」や「会話のスピード」などのアドバイスは、動画や音声を利用してマニュアルに組み込みましょう。ただし、動画や音声は「ナレカン」のようなITツールを活用しなければ、共有が難しいので注意が必要です。 （2）クレームに繋がりやすい問題を網羅する マニュアル運用を成功させるには、クレームに繋がりやすい問題をマニュアル内に網羅しておきましょう。 たとえば、商品の不具合や請求料金の間違いといった問い合わせは、クレームにつながるリスクが高いです。常に細やかな配慮を持って対応しなければならないので、マニュアル内に具体的な対応方法を記載しておくべきです。 また、過去にクレームへ発展した事例がある場合は、解決方法をマニュアル内に記載しましょう。このように、問い合わせをクレームに発展させないようにする仕組みづくりが重要です。 （3）専門用語を使わない マニュアル運用を成功させるには、マニュアル内に専門用語を記載しないように注意しましょう。 マニュアルの読み手には、ベテラン社員から新入社員まで多くの人がいるため、知識量に差があることが一般的です。したがって、マニュアルが知識を前提として記載されていないかチェックしなければなりません。 日常的に使う用語でも、読み手によっては伝わらないケースも想定されます。そのため、マニュアル内では専門用語の使用は避け、記載する場合は欄外に注釈を入れることがおすすめです。 （4）常に最新情報を記載する マニュアルは定期的な更新を実施し、常に最新情報を記載しましょう。 新製品・新サービスのリリースや、既存商品・サービスの仕様変更などが起これば、これまで活用していた情報は使えません。古い情報のままで業務を進めれば、顧客に誤った案内をする事態が発生してしまうのです。 したがって、マニュアルは定期的に内容の更新をしつつ、新しい情報が出た場合は追加修正を加えましょう。作成後も更新を続けることで、最新情報の提供が可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターのマニュアル作成・管理にツールを利用すべきか 結論として、コールセンターのマニュアルはITツールで作成・管理すべきです。 紙媒体やExcelによるマニュアル作成は、業務を効率化したい企業には不向きです。紙媒体には「物理的な保管スペースが必要」「更新・修正がしづらい」、Excelには「業務が属人化しやすい」「ファイル管理が煩雑化しやすい」などの問題が発生するからです。 一方、ITツールには、「修正や更新が簡単」「情報の検索が可能」「音声データや動画データも添付できる」といったメリットがあります。また、過去の対応履歴や製品情報もすぐに確認できるため、紙媒体やExcelのデメリットをカバーできるのです。 そのため、業務効率化を目指す企業は、さまざまな機能があり情報の管理がしやすいITツールの利用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでのマニュアル作成を効率化するおすすめのツール 以下では、コールセンターでのマニュアル作成・管理に最適なツールを紹介します。 コールセンター業務では、多様な問い合わせに素早く対応することが求められます。そのため、「検索性にすぐれたITツール」でマニュアルを管理すると、類似した問い合わせへの対応を効率化できるのです。 しかし、テキストのみのマニュアルでは、コールセンター業務で重要な「声の大きさ」「会話のスピード」が伝わりづらいという問題があります。そのため、「マニュアルに動画や音声データを添付できるツール」を選ぶと、経験の浅い従業員にも伝わります。 結論、コールセンターのマニュアル管理は、音声や動画も添付できて、必要なマニュアルを即座に取り出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には動画や音声もマニュアルに添付することができるうえ、「超高精度の検索機能」で必要なマニュアルを素早く見つけることが可能です。そのため、経験の浅い従業員でも質の高い応答ができます。 見やすいマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターのマニュアルに記載すべき情報や成功ポイントまとめ ここまで、コールセンターのマニュアルに記載すべき情報やマニュアル運用を成功させるポイントについて解説しました。 コールセンターのマニュアルには、業務手順はもちろん、トークスクリプトや過去の対応事例も記載する必要があります。担当者は、作成したマニュアルを円滑に運用するために、現場目線でわかりやすいマニュアルを作成するように心がけましょう。 ただし、紙やExcelの管理ではスムーズに情報共有ができないので、ITツールの運用が必須です。さらに、検索機能が充実しているツールを利用すると、情報へのアクセス性が上がり、顧客対応の時間短縮にもつながります。 したがって、コールセンターのマニュアル作成・運用には、検索性に優れていて、社内の情報を一元化できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、コールセンターのマニュアルを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介

新たなアイデアを出し合ったり、議論を深めたりする会議は、企業が成長していくうえで必要不可欠です。一方で、長時間の会議は参加メンバーの業務時間を削り、会社全体の生産性を下げる恐れがあるので、避けなければなりません。 しかし、「短時間で結論がまとまらず、会議が長引いてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、長い会議の原因や対策方法を中心に解説します。 会議が長いが解決策が分からない 会議に最適な時間を教えてほしい 長い会議を効率化するおすすめツールを知りたい という方は今回の記事を参考にすると、会議時間を短縮して、より効率的に議論を深める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議が長くなる4つの原因1.1 （1）参加人数が多すぎる1.2 （2）無駄な会議を開催している1.3 （3）タイムスケジュールが曖昧1.4 （4）会議の目的とゴールを設定していない2 長い会議を防ぐための対策4選2.1 （1）会議の目的を明確にする2.2 （2）リモートで会議をする2.3 （3）事前に資料を共有する2.4 （4）終了時間を決めておく3 会議に最適な時間とは4 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響5.1 （1）労働時間が長くなる5.2 （2）人件費が増加する5.3 （3）生産性が低下する6 長時間の会議による原因や対策まとめ 会議が長くなる4つの原因 以下では、会議が長引いてしまう4つの原因を解説します。長い会議で生産性を下げないために、原因を確認しましょう。 （1）参加人数が多すぎる 会議が長くなる原因の1つ目は、参加人数が多すぎることです。 会議に参加するメンバーが多ければ、その分さまざまな意見がでてくるので、結論をまとめるのに時間がかかってしまいます。 また、参加メンバーが多いと議論が活性化すると考えられるかもしれませんが、特定の人だけが発言しているケースも多いです。したがって、発言しないメンバーにとっては、「他のタスクに費やせたはずの無駄な時間」が生まれてしまいます。 そのため、会議には必要な人だけを呼びましょう。また、どうしても参加人数が多くなる場合は、「部門ごとに意見をまとめて代表者が発表する」などの事前準備を徹底するべきです。 （2）無駄な会議を開催している 会議が長くなる原因の2つ目は、無駄な会議を開催していることです。 重要性が低い会議が乱立すると、本来業務に割く時間が会議に圧迫されてしまいます。重要性が低い会議の例としては、「売上報告や連絡事項の確認のみをおこなう会議」が挙げられます。 結論、顔を突き合わせて議論する必要のない場合は、文面で情報共有をして、個々人が確認するようにしましょう。その際に、メールを使うと必要な情報が流れてしまうため、「ナレカン」のような情報を残しやすいツールを使うべきです。 （3）タイムスケジュールが曖昧 会議が長くなる原因の3つ目は、タイムスケジュールが曖昧になっている点です。 会議の終了時刻を明確にしていなければ、結論が出るまで話し合いを続けてしまいます。また、議題ごとに時間の目安がないと、ひとつの議題に対して必要以上に時間がかかり、他の議題を十分に検討できないこともあるのです。 したがって、事前に会議のタイムスケジュールを作成して、メンバー内で共有しておきましょう。タイムスケジュールに沿って進行できれば、終了時刻に会議を終えられるので、各メンバーの本来の業務へ支障をきたしません。 （4）会議の目的とゴールを設定していない 会議が長くなる最後の原因は、会議の目的とゴールを設定していない点です。 会議の目的は「なぜこの会議を開くのか」という理由であり、ゴールは「この会議で何を決めるのか」という具体的な目標です。目的が不明確だと議論の方向性が見えず、ゴールが定まっていないと時間だけが過ぎてしまいます。その結果、得たかった成果が得られないといった事態に陥ってしまいます。 したがって、会議が長引くのを防ぐためには、会議の目的とゴールを明確に設定し、事前に参加者全員に共有することが不可欠です。その結果、議論の焦点が定まり、時間内に具体的な成果を出すことが可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 長い会議を防ぐための対策4選 以下では、会議を長引かせないための解決策を4つ紹介します。会議時間の無駄を減らすために、必ず確認しましょう。 （1）会議の目的を明確にする 会議を長引かせないための解決策の1つ目は、会議の目的を明確にすることです。 会議で「最終的に何を決めるのか」が不明確だと、参加者は出席する意義を見出せず、会議を退屈に感じやすくなります。また、会議の目的が分からないままでは、意見やアイデアを持ちづらいため、活発な意見交換の場とはなりません。 したがって、事前に「会議の目的やゴールを記したアジェンダや資料」を共有しておく必要があります。前もって会議のゴールを把握できれば、疑問点や自身の意見などを事前に準備して会議に臨めるのです。 とくに、効率的で活発な会議ができている組織は、「ナレカン」のような検索性に優れた情報共有ツールを使って、会議に必要な資料を共有しています。 （2）リモートで会議をする 会議を長引かせないための解決策の2つ目は、リモートで会議をすることです。 リモート会議をすれば、移動や資料印刷にかかる時間の短縮が可能になります。また、リモート会議は場所を選ばないため、隙間の時間に入れやすく、業務時間を効率的に使えるのです。 このように、対面会議を減らして「時間や場所の柔軟性が高いリモート会議」を取り入れることで、会議の前後にかかる時間を短縮できます。 （3）事前に資料を共有する 会議を長引かせないための解決策の3つ目は、事前に資料を共有することです。 全メンバーに会議内容への理解を深めてもらうには、会議資料が欠かせません。しかし、何枚もの資料を作成すると、資料説明に時間がかるうえ、聞き手側も情報が多すぎて処理しきれなくなってしまうのです。また、紙の資料は共有しづらく、印刷に手間がかかります。 そのため、重要なポイントを簡潔にまとめた会議資料を、ツールを使ってデジタルで共有する必要があるのです。 （4）終了時間を決めておく 会議を長引かせないための解決策の4つ目は、終了時間を決めておくことです。 開始時間と合わせて終了時間を設定し、定時内での終了を意識しましょう。終了時間を設定することで、会議のタイムスケジュールも定まり、話し合うべき事項の優先順位も明確になるため、スムーズに会議を進行することができます。 また、終了時間を決めたら、ファシリテーターが時間を見て会議を進め、原則として延長は避ける必要があります。時間内で結論を出す習慣をつけるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議に最適な時間とは 会議では、長時間を費やせば良い意見やアイデアが出てくるわけではありません。そこで、会議をする際は、最適な時間帯や長さを意識してみましょう。 一般的に、会議は午前中に行うのが効果的だと言われています。株式会社Biz Hitsが全国の男女500人を対象に「仕事の効率が上がる時間帯に関する意識調査」を実施したところ、 66.6%が「午前中が最も仕事の効率が上がる」と回答しました。 また、重大な議題を扱うために会議が2時間以上行われる場合もありますが、人が集中力を持続できるのは最大で90分である点に注意する必要があります。 結論として、会議はメンバーの仕事の効率が上がりやすい時間帯の「午前中」に、90分以内でおこないましょう。 参考：株式会社Biz Hits「仕事の効率が上がる時間帯に関する調査」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは 以下では、会議時間の短縮を実現する方法を紹介します。 会議の時間を有効活用するには、何よりも「会議前の準備」が重要です。部門や部署内で会議に関連する情報を事前に共有することで、会議そのものの時間を短縮し、本来の業務に集中できるようになります。 そこで、会議の情報・資料をまとめて管理し、共有できる「ITツール」を活用して、スムーズな情報共有を実現しましょう。ただし、会議の資料などには機密性の高い情報が含まれる場合もあるため、誰がどの情報にアクセスできるかを細かく設定できるツールを選ぶことが大切です。 結論、会議時間の短縮のためには、「記事機能」により資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとに「アクセス権限設定」が可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、会議の情報を簡単にまとめて共有できるだけでなく、「ファイル要約機能」を使えば、会議議事録の要点を自動でまとめられます。また、役職や部署、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に会議の資料を保管・運用することが可能です。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響 ここでは、「無駄に長い会議で起こる、3つの悪影響」について説明します。会議が無駄に長いと、以下のような悪影響があるのです。 （1）労働時間が長くなる 悪影響の1つ目に、会議が無駄に長いと労働時間も長くなるリスクがあります。 なぜなら、会議のために業務時間を削らなければならないので、時間内に仕事が終わらなくなるのです。さらに、長時間労働によってワークライフバランスが崩れて、メンバーの精神的疲労にも繋がってしまいます。 そのため、会議に割り当てられる時間が増えるほど、会議以外の業務に支障をきたすという認識をもつことが重要です。 （2）人件費が増加する 悪影響の2つ目に、会議の時間が長いと、人件費の増加につながることが挙げられます。 なぜなら、会議に多くの時間が奪われると残業や休日出勤が増えるので、そのぶんの手当が必要になるからです。また、労働基準法37条は以下のように定めています。 労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない 労働基準法327条｜e-Gov法令検索 このように、無駄に会議が長いと企業は多くの人件費を負担しなければならないのです。 （3）生産性が低下する 悪影響の3つ目に、長時間の会議によって社内全体の生産性が低下する点があります。 長時間の会議は、集中力低下やストレスの要因になり、メンバーの会議への参加意欲は低下します。したがって、自身の意見を持たない・資料に目を通していないメンバーが増えて、議論が深まらず生産性の低い会議となるのです。 また、会議への拘束時間が長いほど本来業務に使える時間が減るので、「納期が遅れる」「タスクが終わらない」などの問題が起こり、社内全体の生産性の低下にもつながります。 以上のように、会議が長引くと、会議自体の生産性が低下するだけではなく、他の業務の能率も下げてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 長時間の会議による原因や対策まとめ ここまで、会議が長くなる原因や対策を中心に解説しました。 会議が長くなる主な原因は、「目的やゴール」「終了時間」「参加人数」が明確でないことにあります。会議に対する準備不足により、議論がまとまらず、無駄な時間が増えてしまうのです。 そのため、会議の効率を高めるには、事前に資料や情報を共有し、参加者間の認識をそろえておくことが不可欠です。なぜなら、議論に集中できる時間を確保することで、短時間でも結論を導き出しやすくなるからです。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の会議資料や情報を一元管理でき、AIを活用し瞬時に必要な資料や情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、長い会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 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会議における議事録は、会議内容・決定事項を社内に共有するときに重要な役割を果たします。そこで、昨今は会議の議事録をITツールで残し、複数人で閲覧しやすくする手法がトレンドになりつつあります。 たとえば、「GIJI」は議事録の作成から共有・管理まで幅広く役立つツールです。しかし「GIJIが自社に適したツールなのか分からない」と導入に悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、GIJIの特徴や機能・料金から評判までを網羅的にご紹介します。 GIJIの特徴や機能を把握し、ツールの概要を掴みたい GIJIの口コミや評判から使用感を知り、導入の可否を検討したい 議事録の作成・共有・管理を円滑にするツールを探している という方はこの記事を参考にすると、GIJIの概要が分かり、自社の会議に適したツールなのか見極められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 GIJIとは1.1 「GIJI」と「他の議事録作成ツール」との違い1.2 GIJIの機能2 GIJIの使い方2.1 使い方1｜新しいフォルダの作成2.2 使い方2｜新しい議事録の作成3 GIJIの料金プラン一覧4 GIJIの評判4.1 GIJIの良い口コミ・評判4.2 GIJIの改善点に関する口コミ・評判5 【必見】議事録の作成に役立つITツール5.1 議事録の作成や関連するやりとりが気軽にできるツール「ナレカン」6 GIJIの使い方や口コミ・評判まとめ GIJIとは ここでは、GIJIの概要をご紹介します。まずは、GIJIの特徴や機能をおさえましょう。 「GIJI」と「他の議事録作成ツール」との違い 引用： GIJIのトップ画像 GIJIとは、株式会社アジャイルウェアが提供する議事録サービスです。 GIJIの大きな特徴は、議事録に特化した仕様になっていることです。具体的には、会議中に参加者全員がリアルタイムで議事録を閲覧・編集できるため、議論の趣旨が逸れることなく、議論を円滑に進められるのです。 また、近年多機能で複雑な議事録ツールが数多くある中で、GIJIは議事録に必要な機能を備えながらもシンプルな操作性です。このように、GIJIであれば比較的使いやすく、議事録の作成も効率化できます。 ・GIJIの公式サイトはこちら GIJIの機能 GIJIの機能は主に「議事録の記入」「議事録の共有」「議事録の参照」の3つに分けられます。 機能 概要 議事録の記入 議事録の作成に特化した編集画面で誰でも分かりやすい議事録が作れます。また、並べ替えやインデントの変更、ラベル付けも直感的にできます。 議事録の共有 作成中の議事録がリアルタイムで共有されます。また、会議中は全員と同時編集が可能で、会議終了とともに議事録の共有を完了できます。 議事録の参照 作成された議事録は、日付順にリスト表示されます。また、それぞれのフォルダに整理して管理できます。 以上の他にも、新しくレポート機能がリリースされました。メンバーの会議回数と会議時間を自動集計し、可視化できるようになったため、会議の回数や時間の見直しによってコストの削減も可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GIJIの使い方 以下では、GIJIの「フォルダ」と「議事録」の作成方法を解説します。自社での導入後、スムーズに運用するために把握しておきましょう。 使い方1｜新しいフォルダの作成 画面左上の「新規トップフォルダ」から新しいフォルダを作成します。 フォルダ名を入力し、「作成」をクリックすると、新たなフォルダが作成されます。 作成したフォルダが一覧に追加されます。 使い方2｜新しい議事録の作成 フォルダをひとつ選択して、「議事録作成」をクリックします。 議事録のタイトルを入力し、「作成」をクリックすると新たな議事録が作成されます。 日付・開始時刻・参加者等の情報を入れて、議題を設定します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GIJIの料金プラン一覧 以下では、GIJIの料金プランをご紹介します。 Free Standard 月額料金 0円 300円/ユーザー（月額） 上限ユーザー 10名まで なし 容量 5GB/組織（100MB/1ファイル） 無制限（100MB/1ファイル） 議事録の共有・管理/ファイル添付/タスク管理 ○ ○ 議事録の合意・承認 × ○ 変更履歴 × ○ Redmine連携 × ○ 全文検索 × ○ ※Slack連携 × ○ ※英語対応 ○ ○ ※スマホアプリリリース ○ ○ ※Googleカレンダー連携 × ○ ※Outlook連携 × ○ ※は今後順次リリース予定の機能です。なお、100名以上でStandardプランを利用する場合は割引が適用されるため、詳細はHPから問い合わせが必要です。 参照：GIJI｜料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GIJIの評判 以下では、GIJIに関する口コミや評判をご紹介します。実際のユーザーからの評価は、導入するか否か決定する際、重要な判断材料となります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。 GIJIの良い口コミ・評判 はじめに、GIJIの良い口コミ・評判を紹介します。「シンプルで使いやすい」「定型化された議事録を作れる」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：2022年09月29日 議事録をとること、確認すること、整理することに非常に特化しています。立場上、議事録の記入機会が多くありますが、この製品に非常に助けれらています。 記録だけでなく、フォルダごとの管理や会議時間、回数などもデータとして集計してくれるオート機能もかなり便利かと思います。 非公開ユーザー、投稿日：2020年08月13日 なんと言ってもシンプルなツールであること。テキストで議題を記載し、決定、宿題など重要な事項をシンプルにまとめられる。使い方がシンプルであるため、迷うことも少ない。 中本 達也、投稿日：2019年05月16日 議事録を書くとそのまま目次や内容を表示してくれるため、きれいにまとまった状態で議事録を作成できる点。予めスケジュールの中にテンプレートを入れておくと、これから予定されている会議の用意がやりやすくなる点です。 GIJIの改善点に関する口コミ・評判 次に、GIJIの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。「他サービスとの連携が欲しい」「発言者の制限はなくして欲しい」「フォーマットの種類が少ない」に関する改善要望が上がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2020年08月13日 機能自体がシンプルなため、ほぼない。あえて挙げるとすれば、他サービスとの連携か。また、有償プランを使用する場合、以外に費用がかさむところかと。 村井 健一、投稿日：2019年04月30日 コメントに「発言者」をつけれるようになっていますが、参加者しか「発言者」になれないのがちょっと不便です。参加者でなくても後日GIJIを読んでコメントした人も「発言者」になれるようにしてほしいです。 和田 慎也、投稿日：2019年03月24日 フォーマットのバリエーションが増えると、様々な会議体に対応できると思います。また、フリーで書き込める要素をもう少し入れると使いやすくなる。 以上のように、GIJIはシンプルな一方で、一部機能が足りていないと感じるユーザーの意見もあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】議事録の作成に役立つITツール 以下では、議事録の作成に役立つITツールを紹介します。 GIJIは、便利な一方で、ユーザーからは「フォーマットの種類の少なさ」や「コメント入力者の制限」に対する改善の声があります。そのため、議事録を自由な形式で作成し、誰もがコメントを残せるようにしたい企業には合わない可能性が高いのです。 そこで、「議事録を自社独自のフォーマットで作成できて、誰でもコメントができるツール」であれば、どの企業にも適応します。そのため、議事録作成ツールを導入しても、自社特有の議事録の項目が記入できないのではといった心配がなくなります。 結論、議事録の作成・共有・管理には、自作したテンプレートで素早く議事録を作成し、議事録の内容に関するコミュニケーションを円滑に取れるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、自作したテンプレートを必要な時に瞬時に呼び起こせるため、会社独自のフォーマットを用いて議事録を作成できます。また、記事に紐づいたコメントで、気軽なやり取りが可能です。 議事録の作成や関連するやりとりが気軽にできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GIJIの使い方や口コミ・評判まとめ ここまで、GIJIの使い方や口コミ・評判などを紹介しました。 GIJIは、議事録の作成から共有・管理まで幅広く使える、議事録に特化したツールです。一方で、議事録の入力形式がある程度決まっていたり、コメントに制限があったりするため、自由に議事録を残したい企業にとっては適さない可能性があります。 そこで、議事録作成の自由度が高く、コメントの制限もないITツールであれば、企業問わず活用できます。また、超高精度な検索機能があれば、探している情報が載っている議事録を瞬時に見つけられるのです。 したがって、自社の議事録の作成・共有・管理には、議事録にコメントや項目を自由に追加できて、情報へのアクセス性が高いツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、議事録の作成・共有・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企業の発展において、若手社員の早期戦力化は重要な取り組みです。若手社員が活躍できるためには、適切な人材教育を実施する必要があるのです。 しかし、具体的に何をすれば戦力化に結び付くのか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、若手社員を早期戦力化するポイントを中心にご紹介します。 若手社員の育成の具体的な方法や内容を把握したい 若手社員の教育が上手くいかず、即戦力化のポイントが知りたい 人材育成をより円滑に進められる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、若手社員が早期に活躍し、社内の戦力となるために重要な対応が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 若手新入社員の早期戦力化とは2 若手社員の育成方法3 若手社員育成の内容3.1 （1）知識やスキル3.2 （2）マインド4 若手社員の育成における4つの課題4.1 （1）教育担当者の時間が確保できない4.2 （2）育成スキルが足りない4.3 （3）若手社員の育成フローが固まっていない4.4 （4）若手社員の成長意欲が少ない5 若手社員を早期戦力化するポイント3つ5.1 （1）対面でなくても実施可能な育成フローを整える5.2 （2）若手社員のモチベーションを高める5.3 （3）育成記録や社内情報をITツールで共有する6 若手社員の育成に役立つおすすめのツール6.1 あらゆるマニュアルの蓄積・検索がスムーズにできるツール「ナレカン」7 若手社員を早期戦力化するポイントまとめ 若手新入社員の早期戦力化とは 若手新入社員の早期戦力化とは、新入社員や新卒者を入社後できるだけ早く一人前の戦力となるように育成することです。 現代のビジネス環境は競争が激化しており、新入社員も即戦力として働いてもらうことが求められます。とくにIT業界のような技術革新や市場の変化がある企業においては、競争の優位性を保つために新入社員の迅速な戦力化が急務の課題になっています。 しかし、現状では新入社員のモチベーションの低さや不十分な教育体制によって、即戦力化が上手くいかないことも多いです。そのため、企業としては新入社員の早期戦力化の成功に向けた取り組みを推進していく必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員の育成方法 以下の表は、若手社員の育成のための方法をまとめたものです。 方法 概要 Off-JT（Off the Job Training） 職場から離れた講習や研修をする人材教育のことです。実務の中で教えきれなかった概念やスキル、技術などを多数の新入社員が同時に学べる場となっています。 OJT（On the Job Training） 上司が部下に対して、実務経験の中で知識やスキルの指導をし、習得を目指す人材教育のことです。OJTを通して、上司と部下の仲が深まれば組織への帰属感が強まり、離職率の低下にもつながります。 SD（Self Development） 社員による自発的な学習のことです。具体的には、eラーニングや電子書籍を用いて実施されますが、強制ではないため社員の意欲によって学びの量に差が出る恐れがあります。 メンター制度 豊富な業務経験と知識を有する先輩社員（メンター）が若手社員の相談に乗るなど個別の支援活動のことです。メンター制度を導入することで、社員のワークライフバランスやストレス管理ができ、組織の定着率上昇にも寄与します。 シスターブラザー制度 新入社員と同じ部署にいる先輩社員をシスター（姉）、ブラザー（兄）に見立てて、業務面だけでなくメンタル面のフォローを実施することです。結果、新入社員は組織に安心感を覚えるようになったり、社内の雰囲気が良くなったりします。 1on1 新入社員と社員が1対1で対話することです。部下から業務の悩みや不安を聞き、それに応じたフィードバックを上司が実施することで、部下の成長を促します。 以上のように、社員の育成方法にはさまざまな種類があります。会社の状況に応じて最適な育成方法を選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員育成の内容 ここでは、具体的に若手社員のどのような内容の育成を図るのかを説明します。即戦化に向けて何を教えればいいのかわからないという方は以下を参考にしましょう。 （1）知識やスキル 若手社員の戦力化に必要な知識やスキルは以下の通りです。 企業や競合他社理解 自社だけでなく競合他社の情報を共有することで、自社の強みを活かした仕事が可能になります。 PCスキル ExcelやWordなどの基本的なPCスキルを最初に身につけることで効率的に仕事を進められるようになります。 ビジネスマナー ビジネスマナーを身につけ、顧客や仕事関係の人との間の信頼関係を築けるようにします。 ビジネススキル スケジュール管理やタスク管理、報連相などのビジネススキルは高い成果を出すために不可欠なものであるため、早期に定着させましょう。 専門知識 専門的な課題を解決するための土台として必要な専門知識を身につけます。 上記の知識やスキルを若手社員にいかに早く身につけさせるかが生産性を大きく左右します。そのため、しっかりと育成フローを作成して効率よく進めていくことが重要なのです。 （2）マインド 若手社員に育成すべきマインドは以下の通りです。 社会人の自覚 社会人として組織や社会の中で活躍・成長するための意識を醸成します。 コスト意識 組織運営や自身にかかるコストを理解し、費用対効果を意識した行動が取れるようになります。 目標達成の意識 ただ目の前のタスクを淡々とこなすのではなく、目標達成に向けた意識を持って仕事に取り組むよう指導します。 ビジョン・目標 若手社員にビジョンや目標を設定させることで、それに向けた主体的な行動が取れるようになります。 経験を活かしていく意識 失敗や成功の経験を自身の仕事に活かしていくという意識を養います。 高い視座や視点 視座や視点を自分だけでなく、組織、社会、未来と広げられるようにすることで、世の中に影響を与えられる人間になります。 以上のように、新入社員を育成するためにはマインドの面での成長も重要です。マインドが育成されると仕事を肯定的に捉えられるようになり、社員のモチベーションの上昇が期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員の育成における4つの課題 ここでは、若手社員の育成における課題を4つ解説します。人材育成に悩む企業は、以下の問題が生まれる原因を把握し、対策を立てましょう。 （1）教育担当者の時間が確保できない 1つ目の課題は、教育担当者が忙しく、育成の時間の確保が難しいことです。 若手社員は経験値が少ないので、実際に現場で働く経験の多い社員から教育を受けるべきです。しかし、教育担当者の通常業務がひっ迫していると、十分に時間が取れず、若手社員の成長が遅れてしまいます。 そのため、直接若手社員の指導に関わらない社員が、教育担当者の業務を巻き取り、時間を確保するといった対策が必要です。 （2）育成スキルが足りない 2つ目の課題は、社内で若手社員への育成スキルを十分に持ったメンバーがいないことです。 若手社員は社会人歴が短いため、業務の進め方やマナーを丁寧に伝えなければ、誤った認識を持つ可能性があります。しかし、新卒採用を導入したての企業の場合、不慣れゆえに新入社員が理解していないまま教育を進めてしまうことがあるのです。 したがって、教育担当者は若手社員へ教育に対する所感をこまめに確認し、若手社員の様子を見ながら人材育成を進めましょう。 （3）若手社員の育成フローが固まっていない 3つ目の課題は、若手社員の早期戦力化に向けた育成フローが固まっていないことです。 育成フローがないと場当たり的な教育になるため、若手社員全員が同じ基準で業務が進められるようになるまでに時間がかかってしまいます。また、教育担当者が都度内容を教えるとなると、教育担当者の通常業務の時間も確保できません。 したがって、若手社員が入社した際には、どの時期に何の業務を教えるかといった育成フローを作成する必要があるのです。そこで、育成フローをマニュアル化して共有できる「ナレカン」のようなITツールを使うと便利です。 （4）若手社員の成長意欲が少ない 4つ目の課題は、若手社員の成長意欲が少ないことです。 近年は、昇進を目指さない若手社員も増えており、業務の取り組み方が受動的なケースがあります。一方で、在籍するうえでの将来像が見えず成長意欲を持たない場合もあるので、教育担当者は若手社員へ今後の育成フローを明確に伝えましょう。 目指すべき将来像が明らかになれば、若手社員もモチベーションを高めやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員を早期戦力化するポイント3つ 若手社員を早期戦力化するには、育成において工夫が必要です。そこで以下では、3つのポイントを紹介します。 （1）対面でなくても実施可能な育成フローを整える 1つ目は、「教育担当者と若手社員が対面せずとも実施可能な育成フローの構築」です。 社内の人員は限られているので、教育担当者が若手の育成のみに時間を割くのは困難です。そこで、教育担当者が不在でも、若手社員が自ら学べる環境を整えれば、通常業務と人材育成を両立できます。 具体的には、「業務に関するナレッジの確認」「Webセミナーの受講」といった、若手社員だけでも自力で取り組める方法を検討しましょう。 （2）若手社員のモチベーションを高める 2つ目は、「若手社員が働くモチベーションを高める」ことです。 勤務歴が長い社員に比べて、社歴の浅い若手社員は規模の小さな仕事を担当するケースが多く、自身の仕事に対する貢献度を実感しづらい環境にあります。そのため、教育担当者は若手社員の働きに対し、感謝の気持ちや改善点のフィードバックを伝えましょう。 早い段階から仕事における成功体験を積み重ねれば、若手社員の成長意欲も高まり、結果として早期戦力化が実現するのです。 （3）育成記録や社内情報をITツールで共有する 3つ目は、「育成記録や社内情報をITツールで共有すること」です。 適切な人材育成を進めるには、若手社員に教えた業務や実際に取り組んだ業務を記録し、適宜振り返る必要があります。また、早期戦力化につなげるには、社内の情報を若手社員が理解しやすい環境づくりが不可欠なのです。 そこで、ITツールで教育の記録や社内のナレッジを共有すれば、情報が更新しやすいうえ、管理が煩雑化しにくくなります。また、「ナレカン」のように、PC・タブレット・スマホでいつでも情報を閲覧できるツールであれば、スムーズな即戦力化が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員の育成に役立つおすすめのツール 以下では、若手社員の育成に役立つおすすめのツールをご紹介します。 若手社員を即戦力にしたいと考えていても、社員が多忙で新人教育の時間が取れなかったり、統一された育成フローがなかったりすると、思うように育成が進みません。その結果、新入社員の戦力化が遅れ、会社全体の生産性にも影響が及びます。 そこで、「業務内容や仕事のノウハウがまとまったツール」を導入すれば、教育担当者に聞かずとも若手社員は業務を把握できます。また、育成フローをマニュアル化すれば、社員による新人教育のばらつきも解消されるのです。 ただし、必要な情報がすぐに見つからなければ使われなくなります。したがって、若手社員の育成に役立つのは、あらゆるマニュアルの蓄積・検索が簡単にできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、新入社員のための業務マニュアルのほかに、教育担当社員への育成フローマニュアルなどといったあらゆる情報を蓄積できます。また、AIによるチャット形式での自然言語検索が可能なため、瞬時に情報が見つかります。 あらゆるマニュアルの蓄積・検索がスムーズにできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 若手社員を早期戦力化するポイントまとめ これまで、若手社員を早期戦力化するポイントを中心にご紹介しました。 若手社員を早期戦力化するには、「非対面でも進められる育成フローの構築」「若手社員のモチベーションの向上」「業務内容や社内情報のITツールでの共有」が効果的です。とくに、若手社員が業務や社内のルールを早い段階で理解できれば、早期戦力化に結びつきます。 そのため、教育担当者は育成に必要な情報を適切に共有できるITツールを導入すべきなのです。しかし、ITツールを導入しても検索性が悪いと、若手社員が情報を見つけられず、社員の育成につながりません。 したがって、若手社員の即戦力化には、業務や社内情報を集約し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、若手社員の早期戦力化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

社内wikiは、個人が持つ業務や会社に関する情報をひとつに集約できるため、属人化の防止や業務効率化に役立ちます。一方、目的やリスクなどを曖昧にしたまま社内wikiを運用すると、社内に浸透せず、導入に失敗するケースもあるので注意しなければなりません。 そのため、「社内wikiを導入したいが、効果的な運用方法がわからない」「社内wikiを運用しているものの、浸透せず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内wikiの失敗例や対策におすすめのツールをご紹介します。 社内wikiの運用方法を把握したい 目的の情報に素早くアクセスできる環境を整えたい 社内wikiの運用に役立つツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、失敗のリスクを抑えながら効果的に社内wikiを選定、運用できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内wikiとは2 社内wikiの代表的な失敗例と対策2.1 失敗例1｜社内wikiが浸透しない2.2 失敗例2｜情報が更新・蓄積されない2.3 失敗例3｜社内wiki（ツール）が使いづらい3 【失敗しない】社内wikiを浸透させる運用するコツ3選3.1 （1）更新の負担を減らす3.2 （2）使うメリットを明確にする3.3 （3）文化として根づかせる4 社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのツール4.1 社内wikiを最も効果的に運用できるツール「ナレカン」5 社内wikiの失敗例や対策まとめ 社内wikiとは 社内wikiとは、組織内で情報を共有・蓄積するためのシステムです。 ウィキペディアのように、社員がもつ知識や業務ノウハウ、ナレッジを投稿して一元管理できます。社内のメンバーであれば誰でも閲覧できるため、各自のタイミングで必要な情報を参照することが可能です。 このように、社内Wikiを活用することで疑問を迅速に解決でき、業務効率や生産性の向上が期待できます。また、情報の属人化を防ぎ、業務の引き継ぎもスムーズに進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiの代表的な失敗例と対策 以下では、社内wikiの代表的な失敗例と対策を併せて解説します。スムーズに社内wikiを運用するためにも、導入後に想定されるトラブルと対策を事前に把握しておきましょう。 失敗例1｜社内wikiが浸透しない 社内wikiの代表的な失敗例1つ目は、社内に浸透せず利用されないケースです。 社内に浸透しない状態とは、「社内wikiを導入したは良いものの、情報が更新されない」「作成者以外が利用していない」といった状態を指します。 主な原因としては、「社内wikiの存在が周知されておらず、投稿のハードルが高い」「社内wikiのメリットを社員が理解していない」などが挙げられます。そこで、以下の2つの対策を実践してみましょう。 対策1｜運用管理者を決める まずは、運用管理者を決めて、社内wikiの存在を周知・浸透させます。 社内wikiを新たな試みとして始める場合、管理者を中心に社内wiki運用の体制を整えなければなりません。たとえば、「ナレッジマネジメントの重要性を伝える」「情報共有に協力してくれた社員を評価する仕組みを構築する」といった取り組みが効果的です。 また、投稿された情報の必要性や更新日を確認し、必要に応じて訂正・更新を依頼する役割としても管理者は必要です。このように、管理者を中心に体制を整えることで、社内wikiの必要性が共有され、浸透につながります。 対策2｜投稿者にメリットを周知させる 次に、投稿者にとってのメリットを伝えることも重要です。 社内wikiは投稿すること自体が大きなハードルになるため、投稿に対するメリットを提示すると自発的な参加が望めます。たとえば、「投稿数の上位者ランキングの表示」「投稿したwikiの活用状況をリアクション機能で可視化し評価に反映する」といった方法です。 生産性向上などの会社全体へのメリットだけでなく、投稿者に焦点を当てたメリットを提示することで、wiki作成のモチベーションを引き出すのが大切です。 失敗例2｜情報が更新・蓄積されない 社内wikiの代表的な失敗例2つ目は、最新情報が更新・蓄積されないケースです。 掲載されている情報が古いままでは、活用する機会がないため浸透していきません。また、最新情報が書き換えられないまま蓄積されていた場合、閲覧者が誤認し社内で認識のズレが生じるリスクがあります。 したがって、社内wikiを有効活用するには、常に最新情報がアップデートされている必要があるのです。そこで、誰もが簡単に情報を更新し、正確に情報を蓄積できるよう、次の3つの対策を実施しましょう。 対策1｜ 投稿テンプレートを用意する まず、テンプレートを利用し投稿を定型化する対策があります。 最新情報の投稿が滞ってしまう背景に、「どのように書き込めばよいかわからない」という悩みがあるからです。そこで、あらかじめ複数のテンプレートを準備し、wikiの種類によって使い分ける仕組みを整えることで、細かい構成を考える必要はなくなります。 また、テンプレートに沿って記載することで体裁が整えられるため、閲覧側にとっても見やすいwikiとなります。したがって、投稿テンプレートを用意して、誰もが社内wiki情報を簡単に書き込める環境をつくり、投稿へのハードルを下げましょう。 対策2｜ 情報の整理を徹底する 次に、最新情報を確実に蓄積するには、定期的な情報の整理が大切です。 社内wikiの書き込みが増えると情報が乱立したり、wikiの内容が重複したりします。その結果、「検索性が弱くなる」「情報の更新速度が追い付かなくなる」といった悪影響を及ぼしてしまうのです。 常に必要な情報のみが提供される状態にするためにも、「古い情報や活用されていないwikiは管理者に報告し削除する」などのルールを設けることで、情報を整理しやすくなります。 対策3｜ 投稿へのリアクションをする 最後に、新着の投稿に対して「いいね」や「スタンプ」などでリアクションする習慣を徹底してみましょう。 投稿への反応は社員のwiki作成のモチベーションになり、投稿した情報が見られ社内に貢献できたという良い雰囲気をつくりだせます。また、リアクションの大きさによって必要とされる情報の種類が明らかになるため、wiki作成の参考にもなります。 このような環境が構築されると、社員間で自発的に情報を共有し合うサイクルが生まれ、常に情報が更新される社内Wikiの運用が実現します。したがって、各投稿へのリアクションは欠かせません。 失敗例3｜社内wiki（ツール）が使いづらい 社内wikiの代表的な失敗例3つ目は、利用しているツールが使いづらいケースです。 操作性の悪いツールは、利用者にとってストレスとなり、wikiの作成や閲覧を妨げてしまいます。情報提供や編集作業に手間がかかるツールや、ITリテラシーの高い人向けのツールは、操作が複雑なので浸透しません。 そこで、「導入予定」または「既存の社内wikiを使いづらいと感じている」方は、以下の方法を取りましょう。 対策｜操作が簡単なツールを選ぶ ツールを選ぶときには、「操作のしやすさ」が重要なポイントです。 操作が簡単なツールであれば誰でもすぐに使いこなせるため、社内wikiの利用も進み、教育コストの削減にもつながるのです。また、以下の機能が備わっているかも必ず確認しましょう。 充実した検索機能 コメントやリアクションなど、情報を基点にしたコミュニケーション機能 マルチデバイス対応（パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用可能） このような機能が備わっているツールを利用すると、情報の更新や補足が活発になり、wikiの活用による業務効率の向上も期待できます。たとえば、「ナレカン」であれば上記の機能が過不足なく備わっているうえ、簡単に使いこなせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】社内wikiを浸透させる運用するコツ3選 ここでは、失敗しない社内wikiの運用のコツを解説します。社内wikiの効果を十分に発揮させるためにも、以下のポイントを必ず押さえましょう。 （1）更新の負担を減らす 社内Wikiの運用のコツ1つ目は、更新の負担を減らすことです。 更新ルールが明確でないと「どんな内容を、いつ投稿すればよいかわからない」となり、更新が滞ってしまいます。そこで、「週1回は更新する」「業務で得た気づきを1つ共有する」など、実行しやすいルールを設けることで、心理的ハードルを下げられるのです。 また、テンプレートの活用も効果的です。構成や文体を一から考える必要がなくなり、誰でも効率よく、気軽にWikiを更新できるようになります。 （2）使うメリットを明確にする 社内Wikiの運用のコツ2つ目は、使うメリットを明確にすることです。 投稿しても反応がなかったり、蓄積されたWikiの使い方がわからなかったりすると、次第に投稿や閲覧がされなくなってしまいます。そのため、「Wikiへの反応を共有する」など、投稿や閲覧がどのように役立ったかを見える化することが大切です。 また、投稿のモチベーションを高めるには「投稿数やWikiの活用状況を評価に反映する」といった取り組みも効果的です。このように、社内Wikiを利用するメリットが実感できる環境を整えることで、投稿・活用への意欲が高まり、社内全体での運用が促進されます。 （3）文化として根づかせる 社内Wikiの運用のコツ3つ目は、文化として根づかせることです。 社内Wikiを継続的に活用するために最も重要なのは、投稿や閲覧を「当たり前の行動」として社員の間に定着させることです。そのためにはまず、タグやカテゴリ、命名ルールを統一し、誰でも必要な情報にスムーズにたどり着ける仕組みを整えましょう。 また、「その情報はWikiに書いてあるよ」といった声かけを習慣にすることで、Wikiを“探す・使う・更新する”という流れが社内に根づいていきます。このように、社内Wikiをただの情報ツールとしてではなく、社内文化として組み込むことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのツール 以下では、社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのITツールをご紹介します。 社内wikiは、情報を蓄積し、活用するサイクルが適切に回ってはじめて効果を発揮します。しかし、投稿へのハードルの高さから、社内に浸透せず運用が続かなくなるケースも少なくないため、「操作が簡単で、誰でも簡単に投稿できるツール」を選びましょう。 ただし、投稿しても活用されなければ投稿への意欲は低下し、社内Wikiの価値も感じられなくなってしまいます。そこで、「投稿や閲覧への反応を可視化できる機能」があれば、効果を実感しやすく、Wikiの運用を社内文化として根づかせられるのです。 結論、社内wikiの運用に最適なのは、あらゆる情報を簡単に蓄積・共有でき、リアクションや活用状況も可視化できる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テンプレートを活用してあらゆる情報を「記事」として簡単に蓄積・共有できます。また、リアクションやコメント、ナレッジの活用状況を把握できる機能も備わっているので、社内全体への浸透と活用を促進できるのです。 社内wikiを最も効果的に運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiの失敗例や対策まとめ これまで、社内wikiの失敗例や対策、おすすめのツールをご紹介しました。 社内wikiの失敗例には「社内wikiが浸透しない」「情報が更新されない」「ツールが使いづらい」の3つが挙げられます。対策としては、wikiの作成者・閲覧者の両者が活用しやすい社内環境を整備し、全社的に社内wikiの運用を進める必要があるのです。 そのためには、「操作が簡単で、Wikiの投稿や活用がしやすいツール」の導入が欠かせません。さらに、投稿へのモチベーションを高め、活用を促すには、「投稿に対する反応を見える化すること」が重要です。 そこで、「ナレカン」のように、テンプレートを活用して簡単に情報を蓄積でき、コメントやリアクションなどの機能も充実しているツールを導入しましょう。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して社内wikiを運用し、社内の有益な情報を活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

働き方改革やテレワークの推進を受け、生産性の向上や労働時間の削減を目指し、会議の効率化を目指す企業が増えています。 しかし、未だに改善方法が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツ、会議改革の事例を中心に解説します。 会議を効率化する方法が分からない 会議改革を実現した企業の例を知りたい 会議の効率化に最適なツールを教えてほしい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を効率的に進められるようになるうえ、業務全体の効率化の実現にもつなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議の効率化が重視されている理由2 会議の効率化ができない3つの原因2.1 会議の目的があいまいになっている2.2 終了時間に制限がない2.3 参加人数を絞れていない3 会議を効率化するためのルール・ポイント5選3.1 ポイント1｜事前に資料を配布する3.2 ポイント2｜制限時間を定める3.3 ポイント3｜議事録を作成する3.4 ポイント4｜役割を決める3.5 ポイント5｜ITツールを導入する4 【必見】会議が効率化ができない悩みを解消するツール4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 会議改革を実現した事例5.1 トヨタ自動車株式会社5.2 株式会社イノーバ5.3 株式会社フューチャーゲート6 会議を効率化できない原因や効率化するためのコツまとめ 会議の効率化が重視されている理由 会議の効率化が重視される理由として、時間的・金銭的コストの無駄を省く必要がある点が挙げられます。 長時間の会議が頻発すれば、メンバーの就業時間は削られ本業務の進捗が遅れてしまいます。就業時間内でやるべき仕事が完了しなければ残業代が発生するため、結果として時間的・金銭的コストが不必要にかさんでしまうのです。 したがって、一度に多くのメンバーの時間を拘束する会議は、とくに無駄な時間を短縮することが求められています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の効率化ができない3つの原因 ここでは、会議の効率化ができない3つの原因を解説します。会議時間の短縮ができず悩む方は、自社が以下の原因に当てはまっていないか確かめましょう。 会議の目的があいまいになっている 会議を効率化できない原因のひとつとして、会議の目的があいまいになっている点が挙げられます。 会議を実施する明確な目的がなければ、参加者は会議に対して参加意義を見出せず、無駄な時間だと感じやすくなります。また、目的があいまいだと参加者が議論を深められず、会議時間が長引いたり結論が先延ばしになったりするのです。 したがって、限られた時間のなかで結論を下すには、事前に会議の目的やゴールを具体的に提示し、部署や部門内で共通認識をもつことが大切です。 終了時間に制限がない 会議の終了時間が曖昧になっており、効率化できないケースもあります。 明確に終了時刻が決まっておらず議論が冗長になれば、参加者の集中力を削ぎ深い議論ができず、会議の形骸化につながります。 さらに、各メンバーの業務時間を奪うため、別のタスクへ着手できません。結果として、メンバーの労働時間が長期化することにつながり、企業全体の生産性が低下してしまうのです。 参加人数を絞れていない 参加人数が絞れていない点も、会議の効率化を妨げる原因のひとつです。 会議への参加者が多いと、自身の意見を言いづらい雰囲気となったり、「誰かが発言してくれるだろう」と他人任せになったりします。そのため、ただ座って聞くだけのメンバーが増え、会議への参加意識も向上させられません。 また、メンバーの発言が活発な会議であっても、人数が多いために意見がまとまらない・話題が錯綜するなどのリスクがあります。したがって、決議までの工数がかかり会議に長時間費やす結果となってしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議を効率化するためのルール・ポイント5選 以下では、会議の生産性を高める方法について解説します。利益を伸ばしている企業は、以下の内容を実践して効率的な会議を進めているのです。 ポイント1｜事前に資料を配布する まず、会議の生産性を高めるには事前資料を配布する必要があります。 参加メンバーに向けて、事前に会議の目的や議題、内容を明確に記したアジェンダや資料を配布すれば、会議に対して全員が共通認識を持った状態となります。したがって、一人ひとりが意見をまとめたり、疑問点を解消した状態で会議に臨めたりするので、すばやく本題に入れて活発な議論の場を構築できます。 ただし、資料が多すぎると要点が理解しにくく、資料の説明に時間を費やさなければならなくなるため、必要最低限な情報を簡潔にまとめるように意識しましょう。 ポイント2｜制限時間を定める 会議に制限時間を定めることも大切です。 事前に制限時間を設けておけば、議論すべき内容が複数あった場合でも時間配分の目安を立てられるので、会議が冗長になりません。また、制限時間が明確化していれば、時間内で会議を終わらせるためにメンバーが事前準備をするといった副次的効果も期待できるのです。 たとえば、トヨタ自動車株式会社では「会議は原則、30分で設定する」というルールを運用しています。このように、会議時間を短く設定することで、すぐに本題を議論できる仕組みを作れるのです。 参考：東洋経済オンライン｜トヨタの会議が｢30分で終わる｣超合理的な理由 ポイント3｜議事録を作成する 議事録を作成することも、会議を効率的に進めるには重要なポイントです。 議事録の作成は、会議の内容と決定事項を正確に認識し、適切に振り返るために不可欠です。また、以前に作成した議事録を事前に共有することで、要点や目的の把握ができるため、スムーズに会議を始められます。 ただし、会議から時間が経過すると記憶が曖昧になり、内容の抜け漏れが生じたり、重要な補足事項を効果的に伝えにくくなったりします。議事録は会議後、早急に作成し、関係者に共有しましょう。 ポイント4｜役割を決める 参加者の役割を決めることも会議の生産性を高めるには欠かせません。 会議における参加者の役割を決めていないと議論がスムーズに進まず、結論までたどり着かない事態が発生します。したがって、以下の基本的な4つの役割にあたるメンバーを事前に決めておきましょう。 ファシリテーター ファシリテーターは、会議の進行役を担います。具体的には、参加者の発言を促す・アジェンダに沿って会議を進める・発言内容をまとめる、などの役割があります。 プレゼンター プレゼンターは、会議の議題について発表する役割を担います。また、担当する議題について参加者に理解してもらうための資料を作成し、配布します。 議長(意思決定者) 議長は決定権を持っており、議論の結果に対して結論を下す役割を担います。したがって、的確な判断力が必要です。 書記 書記は会議で出た意見をホワイトボードに板書する・議事録をとる役割を担います。出た意見を誰もが見やすい字ですばやくメモしましょう。 基本的な役割を事前に割り当てておけば円滑に会議が進められます。 ポイント5｜ITツールを導入する ITツールを導入し活用することも、会議の生産性を高める効果があります。 会議を円滑に進めるには、事前準備の段階で関連する情報や資料をまとめたり、メンバーに共有したりできる体制を整えることが欠かせません。そこで、ITツールを導入すれば「複数人で同時に確認」「メールで共有する手間を解消」できるので、会議の効率化につながるのです。 ただし、検索性の低いツールでは必要な情報を手に入れるのに、時間も手間もかかってしまいます。そこで、「ナレカン」のような社内の情報に瞬時にアクセスできる情報共有ツールを導入すれば、ストレスなく運用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】会議が効率化ができない悩みを解消するツール 以下では、会議の効率化ができない悩みを解消するツールを紹介します。 会議を効率化させるには、会議の目的や時間設定を明確にすることはもちろん、会議前後で共有すべき情報と会議で決める内容を定義し、適切に共有・管理することが求められます。そこで、会議情報を一括で管理・共有できる「ITツール」を活用し、効率的に情報共有をすべきです。 たとえば、「情報共有ツール」を使うと会議の資料を共有しやすく、過去の会議情報へもすぐに辿り着けるため探す手間が省けます。ただし、会議の議事録などには機密性の高い情報が含まれている場合もあるので、誰がどの情報にアクセスできるかを厳密に管理できるツールを使用しましょう。 結論、自社で導入すべきなのは、会議資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとにアクセス権限を設定可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはテキストはもちろん画像やファイルも残せるので、アジェンダや会議で使用したイメージ図や写真も記録することができます。また、役職やチーム、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に議事録を保管・運用することが可能です。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議改革を実現した事例 ここでは、会議改革を実現した事例を紹介します。以下の事例を参考に対策を実行すれば、会議の無駄な時間を減らせる効果が期待できます。 トヨタ自動車株式会社 引用：トヨタ自動車株式会社のトップページ トヨタ自動車株式会社では、労働生産性を高めるため「会議は30分まで」と決められています。 会議時間を30分に制限することで、参加者は時間制約を意識して会議に臨むため、無駄話に費やす余裕がなくなります。そのため会議開始直後から本質的な議論ができ、スムーズに合意形成することが可能になります。 また同社では、会議でのムダな資料作成や根回しを禁止しています。このような徹底したムダの排除によって、会議での効率的な情報交換や合意形成を可能としているのです。 参考：Dolly Blog｜【完全解説】トヨタの会議は30分。GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術（山本大平）。本の要約まとめ。 株式会社イノーバ 引用：株式会社イノーバのトップページ 株式会社イノーバでは、会議終了後にアンケートを実施しています。 同社では、幹部向けに会議に対する評価アンケートを週次で配布し、会議の改善を促しています。11項目を5段階で評価することで、進行や準備が適切か見極めているのです。 アンケートは幹部だけでなく、ファシリテーターにも定期的に実施しています。 参考：「会議を変えれば会社が変わる」生産性を1.5倍向上させたイノーバ式会議術～会議前の準備(ルール・アジェンダ)編～ 株式会社フューチャーゲート 引用：株式会社フューチャーゲートのトップページ 株式会社フューチャーゲートでは、情報共有ツール「Stock」を導入し、会議の効率を高めています。 同社では元々、運用するECサイトの施策結果を蓄積するツールを探していました。そこで、Stockを導入したところノウハウが蓄積・共有しやすくなったうえ、社内会議の情報の記録もしやすくなり、あらゆる社内情報を一か所に集約できるようになりました。 このように、後から振り返りたい情報はITツールに記録すると、目的の情報を探しやすい体制を整えられます。 参考：Stock活用事例｜株式会社フューチャーゲート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議を効率化できない原因や効率化するためのコツまとめ ここまで、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツを中心に解説しました。 会議が非効率となる原因は、目的や時間・参加人数が適切に決まっていないことで、多くの無駄な時間が発生している点にあります。そのため、事前資料の配布、制限時間・役割の設定、ツールの導入によって無駄な情報共有の時間を削減しなければなりません。 そこで、情報共有ツールを活用すれば会議に関する業務がスムーズになるうえ、関連する情報が一か所に集約されるので、会議準備における作業効率も高められます。ただし、「欲しい情報がすぐに見つけられるツール」でなければ、過去の情報を探すために時間も手間もかかってしまいます。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の情報を一元管理でき、瞬時に検索・共有できる機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、会議の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

私たちは、意思決定を繰り返しながら日常生活を送っています。とくにビジネスでの意思決定は、会社の今後を左右するものもあり、責任が伴います。 そのため、「ビジネスで大事な意思決定をするときに、自身で決断をすることに躊躇してしまう」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、意思決定をするときの7つのステップやポイントを中心にご紹介します。 正しい意思決定ができているのか不安である 意思決定をするときの詳細なプロセスやポイントが知りたい 適切な意思決定をして、企業経営を円滑に実行したい という方はこの記事を参考にすると、適切な意思決定ができ、自身の意思決定に自信が持てるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 意思決定とは2 【具体例あり】意思決定の定義とは2.1 サイモンが提唱する定義2.2 アンゾフが提唱する定義3 3種類の意思決定モデル4 意思決定のための7つのプロセス5 意思決定をするときのポイント5つ5.1 （1）情報がない状態での意思決定はしない5.2 （2）過去の先入観に依存しない5.3 （3）広い視野を持つ5.4 （4）定量的な根拠を含める5.5 （5）円滑なコミュニケーションを心がける6 【必見】意思決定の最適化に役立つITツール6.1 情報を一元化しすばやく見つけられるツール「ナレカン」」7 企業における意思決定についてまとめ 意思決定とは 意思決定とは、ひとつの目的を達成するために、自分の経験と知識に基づいて、複数の選択肢の中から最良のものを選ぶ行為を意味します。 私たちは、普段からさまざまな意思決定をしていますが、とくにビジネスシーンにおける意思決定は重大かつ責任が重いため、失敗が許されません。そこで、良い意思決定をするために、コントロールできる要素を増やすことに着目すべきです。 情報が不確実であったり、コントロールできない要素を多く含んでいると、悪い結果を招くリスクが高まるためです。以下の意思決定と結果の相関を表した表を参考に、コントロールできる要素を多く含む良い意思決定をしていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例あり】意思決定の定義とは ここでは、具体例を入れながら代表的な意思決定の定義を2つご紹介します。1つ1つの意思決定を分類し、的確に捉えることを意識しましょう。 サイモンが提唱する定義 大組織の経営行動と意思決定に関する研究者であるハーバード・サイモンが提唱した定義は、意思決定を「定型的意思決定」と「非定型的意思決定」に分類するというものです。 定型的意思決定とは、電話対応において「Aという質問がきたら必ずBと答える」といったマニュアル化できる意思決定を指します。一方で、非定型的意思決定とは、自然災害のような予測不可能な事態における経営判断といった用意できない意思決定を意味します。 変動の激しいビジネス環境や社会においては、非定型的意思決定を求められることもあります。そのため、企業は非定型的意思決定に対しても最適な選択が取れるようにしなければなりません。 アンゾフが提唱する定義 「戦略的経営の父」として知られるイゴール・アンゾフが提唱した定義は、意思決定を「戦略的意思決定」「管理的意思決定」「業務的意思決定」に分類するというものです。 戦略的意思決定とは、経営者層によって下される経営戦略などに関する決定を指します。また、管理的意思決定とは、中間管理職層による、経営者が決定した戦略に対して資源の調達や開発などの決定のことです。 業務的意思決定とは、現場のリーダー社員による、スケジュール管理やタスク管理に関わる決定を意味します。以上のように、アゾフは、意思決定の分類を決定を下す人別に区別しました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3種類の意思決定モデル 3種類の意思決定モデルについて解説します。 合意的意思決定モデル 合意的意思決定モデルは、過去の情報やデータを軸に、道理や論理に沿って結論を出す意思決定です。これは、論理的に導き出された結論であり、不確実性を最小に抑えられます。 直観的意思決定モデル 直観的意思決定モデルは、情報やデータといった合理性を重視するのではなく、本能的な直観をたよりとする意思決定です。豊富な経験を持つ意思決定者が、過去の経験とパターンから得られた直観を判断材料として、解決に導くのが特徴です。 創造的意思決定モデル 創造的意思決定モデルとは、今まで遭遇したことない課題に対して、個人の創造性を発揮して意思決定をします。情報収集後の代替案をだしたときに、それが実現可能かを検討するステップに多くの時間を割くのが特徴です。 意思決定をする方法はそれぞれ人によって異なるため、上記のモデルから企業や自身に合ったやり方を見つけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 意思決定のための7つのプロセス 意思決定のための7つのプロセスをステップ別にご紹介します。 ステップ1｜決断すべき事柄や課題を特定する 良い意思決定をするためには、解決したい課題や問題を特定する必要があります。課題や問題を明確にしないと達成すべき目的があやふやになる可能性があるため、何を目的とした意思決定であるのかを明確に示しましょう。 ステップ2｜情報収集をする 情報に基づいた意思決定をするためにも、選択に必要な情報収集は不可欠です。効果的な意思決定をするために、市場調査やコンサルタントの協力を得て、外部のソースからも情報を集めるようにしましょう。 ステップ3｜代替案を特定する 特定した課題に対しての解決策は複数用意しましょう。ビジネスにおける意思決定は、関係者の部署や役割に応じてニーズが異なる場合があるため、さまざまな代替の選択肢を考えておくと、スムーズに意思決定を進められます。 ステップ4｜エビデンスを分析・検討する これまでに挙がった解決策のなかから、どのように課題に対応するのか、どれほど成果を得られるのかなどを検討します。各選択肢のメリットやデメリットを比較し、代替の選択肢の絞り込みをしていきましょう。 ステップ5｜選択肢の中から意思決定をする 代替の選択肢の中から最終的な意思決定をしていきます。しかし、意思決定では、解決策を必ず1つに絞る必要はなく、複数の解決策を組み合わせる方法もあるため、視野を広くしつつ柔軟に対応しましょう。 ステップ6｜実行に移す 最終的な意思決定者の承認を得て、解決策を実行に移します。実践計画を作成し、進捗状況を定期的に観察することで、適切に意思決定ができたかを判断します。 ステップ7｜意思決定の見直しをする 実行に移した計画については、見直しや振り返りが必須です。改善点や新たに見直すべき点を発見・修正して、次の意思決定に活かしていきましょう。 以上のようなステップを経て、意思決定がなされます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 意思決定をするときのポイント5つ 意思決定をするときに注意するべきポイントを5つご紹介します。以下のポイントを理解せずに意思決定を進めてしまうと、判断を誤る可能性が高まるため気をつけましょう。 （1）情報がない状態での意思決定はしない 1つ目に、代替案を特定するための前提となるデータや情報がない状態で、意思決定をするのは避けた方が良いです。 信頼できる情報や実績に基づくデータがないと、自分自身の知識や経験に頼るしかなく、独断的な選択になりがちです。また、基準となる判断を論理的に説明できない場合、選択肢を誤る可能性が高いと言えます。 そのため、正しい意思決定をするためにも、客観的な事実に基づいた情報がない状態で、意思決定はしないようにしましょう。 （2）過去の先入観に依存しない 2つ目に、過去の経験から得られた先入観に依存しすぎないようにすべきです。 状況は常に変わっていくため、過去得られた価値観や先入観が現在の状況でも同様に当てはまるとは限りません。そのため、過去の経験則にとらわれ、現在の状況を無視した意思決定をしてしまうと、失敗してしまうリスクが高まります。 もし過去の事例を踏襲する場合は、「現在でも再現性はあるのか」「成果は見込めるのか」を慎重に検討したうえで採用に踏み切りましょう。そこで、普段から「ナレカン」のようなツールに、過去の情報を詳細に記録しておくと便利です。 （3）広い視野を持つ 3つ目に、質の良い意思決定をするためには、幅広い視野を持たなければなりません。 同じような背景や立場、年代の人同士での意思決定は代替案が偏ってしまい、最良の意思決定につながりません。また、短期的な視野のみで中長期的な視野が欠けていると、将来性や持続性のない意思決定になっていまいます。 そこで、意思決定の時には、さまざまな人から意見を聞き、多角的に物事を捉えられる広い視野を持つべきなのです。 （4）定量的な根拠を含める 4つ目に、意思決定には定量的な根拠が不可欠です。 ビジネスシーンにおいては、意思決定後に判断基準や根拠を聞かれる機会が多くあります。そのため、誰が見ても変わらない数値やデータを根拠として提示できるようにしておかなければなりません。 したがって、意思決定をするときには、具体的な数値やデータの情報取集や分析を徹底的にしましょう。 （5）円滑なコミュニケーションを心がける 5つ目に、優れた意思決定には、円滑なコミュニケーションが必要不可欠です。 適切な意思決定をするためには、1人で全て決めるのではなく、メンバー間で情報を共有して、複数人で議論することが大切です。そのため、普段からコミュニケーションを取り合い、皆が意見を出しやすい環境を作るべきなのです。 そこで、立場や年齢関係なく、気兼ねなくコミュニケーションを取れるような仕組みを構築していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】意思決定の最適化に役立つITツール 以下では、意思決定の最適化に役立つITツールをご紹介します。 意思決定をするときに、あまり情報を入手できなかったり特定の過去事例だけにとらわれたりすると、誤った決定をしてしまう可能性があります。とくに、企業における重大な意思決定を間違えると、経営を傾かせ倒産につながりうるのです。 そこで、適切な意思決定をするには、「できるだけ多数からの情報や意見を集約ツール」を導入し、偏った情報による判断から脱却しなければなりません。また、過去の事例をすぐに探し出して有効性を吟味するために、検索性が優れたツールが望ましいです。 結論、意思決定の最適化に最も役立つITツールは、多数からの豊富な情報を一元管理し、すぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、任意のメンバーが情報を記載し共有されるほか、質問機能で社員からの疑問を集められるため、多数の意見を収集できます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”の超高精度な検索機能で必要な意見が即座に見つかります。 情報を一元化しすばやく見つけられるツール「ナレカン」」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企業における意思決定についてまとめ これまで、意思決定の7つのプロセスや、意思決定をするときのポイントを中心にご紹介しました。 意思決定を適切にするためには、多数からの意見や信頼性の高いデータを整理し、多角的に吟味することが大切です。そのため、日頃から社員が情報を蓄積し、管理できるITツールを導入するべきなのです。 しかし、情報を蓄積しても、必要な時に欲しい情報が見つからず意思決定に活用されなければ、意味がありません。したがって、収集した情報に素早くアクセスできる超高精度な検索機能を備えたツールにしましょう。 結論、意思決定の最適化に役立つツールは、簡単に意見やデータを蓄積・検索できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、適切な意思決定ができるようになりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

契約書や請求書、企業情報や自社ノウハウなどが記載された機密文書まで、業務上発生する書類はすべて適切に管理する必要があります。これらの文書を社内で管理することを「文書管理」と呼びます。 従来の文書管理では紙の文書も取り扱われていましたが、今日では、スマートフォンやクラウドサービスの普及により、データ化された文書の管理も含まれます。適切な文書管理をすると、情報漏えいなどのリスク削減はもちろん業務効率化につながります。 しかし、文書管理への理解が社内に浸透しておらず「適切な文書管理ができる環境づくりの方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめのツールを中心にご紹介します。 社内文書・図面が点在しており、管理方法を改善したい 自社にあった文書管理方法を知りたい 最適な文書管理方法を導入して、業務を効率化したい という担当者の方は、この記事を参考にすることで自社に最適な文書管理ツールを導入でき、トラブルのリスクを大幅に削減できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理の概要1.1 文書管理とは？1.2 文書管理の重要性1.3 文書の保存期間2 文書管理における3つのメリット3 文書管理の3つの方法3.1 （1）ワリツケ式3.2 （2）ツミアゲ式3.3 （3）ハイブリッド式4 文書管理を改善させる3つのコツ5 【自社は大丈夫？】文書の電子化が必須である理由6 文書管理の負担を軽減するおすすめのツール6.1 必要な文書をすぐに探し出せるツール「ナレカン」7 文書管理ツールの4つのメリット7.1 （1）必要な文書がすぐに見つかる7.2 （2）文書ごとに閲覧制限を設定できる7.3 （3）バックアップを取得できる7.4 （4）文書の更新・削除が簡単にできる8 文書管理ツールを選ぶ3つのポイント8.1 （1）強度なセキュリティであるか8.2 （2）保存できる容量に過不足がないか8.3 （3）サポート体制が充実しているか9 スムーズに文書管理ツールを導入するためのコツ9.1 運用計画を立てる9.2 全社共通のツールを導入する10 文書管理の概要と運用のコツまとめ 文書管理の概要 ここでは、文書管理の意味と法人における文書管理の重要性を解説します。文書管理の概要を理解し、自社の社員に目的を周知させましょう。 文書管理とは？ 文書管理とは「契約書や顧客情報、法人の財務諸表などの文書を管理すること」です。 単純に、文書を保管するだけではなく、必要なときに素早く取り出せる状態が適切な「文書管理」です。そのため、さまざまな種類の文書を一元管理し、最適な廃棄サイクルで整理することが重要です。 今日では、PDFやExcelなどの電子文書が一般化しており、管理コストを下げながら検索性の向上に成功している企業もあります。 また、個人で保管している文書のなかには、業務効率化に貢献するノウハウを含む情報が紛れているケースも多いです。したがって、文書は個人管理ではなく社内で共有して、会社の資産とすることも目的とされています。 文書管理の重要性 文書管理が適切にできていなければ、情報漏えいや作業効率の低下を招くリスクがあります。たとえば下記のような問題が起こります。 業務効率化に貢献するノウハウが共有されず、情報が有効活用できていない 適切な整理がされておらず文書が分散し、必要な情報を見つけるのに時間がかかる データや文書の所在が明確でないため、機密情報の紛失や漏えいのリスクが伴う これらの問題を防ぐため、社内で文書管理の方法とルールをあらかじめ設定しておくことが必要です。 また、膨大なデータから必要な文書を探し出すには「ナレカン」のような文書管理ツールを用いた「キーワード検索機能」の活用がおすすめです。キーワード検索機能があれば、個人の検索スキルを問わず、誰でも簡単に必要な文書を見つけられます。 文書の保存期間 文書管理では、とくに保存期間に注意しなければなりません。法律で保存期間が定められている「法定保存文書」は会社の運営に関わる重要な文書が該当するため、適切に保管する必要があります。 たとえば、「法定保存文書」には下記のような文書があります。 1年から3年保存が必要な文書 ・休暇届、欠勤願(1年) ・健康保険・厚生年金保険に関する書類(2年) ・労働者名簿、社員出勤簿、退職(3年) 5年から10年保存が必要な文書 ・監査報告・会計監査報告(5年) ・源泉徴収簿(7年) ・貸借対照表・損益計算書(10年) また、下記の文書はその特性上「法定保存文書」とは別に永久保存が必要です。 永久保存が必要な文書 ・定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿 ・登記済証（権利証）など登記・訴訟関係書類 ・社報、社内報、重要刊行物 文書ごとの期限を明確にすれば、現場担当者が文書の処理に迷うことがありません。法人として公的なルールを遵守した運用を徹底しましょう。 参考：http://johnan.org/contents/document/contents05.php 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理における3つのメリット 文書管理をするメリットは以下の3つが挙げられます。 業務効率化が実現可能 適切な文書管理がされていれば、誰でも、必要なときにすぐ情報を振り返れるようになります。そのため、「情報を探すのにかかる時間」を削減でき、結果として業務の質やスピードの改善が見込めます。 リスクマネジメントできる アクセス制限をかけられるようになり、文書の持ち出しや改ざんを未然に防止できます。したがって、社内の機密文書の紛失や漏えいのリスクを抑えられるのです。 顧客満足度が向上する 必要な社内情報へのアクセス性が高まると、顧客からの問い合わせに素早く対応できるようになります。 このように、文書管理により業務における無駄な時間を削減できるのです。とくに、ほかのメンバーが保管していた文書へアクセスしやすくなったことで、進捗確認など業務にかかる工数を削減できる点もメリットのひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理の3つの方法 データ化された文書を管理するには、3つの手法があります。それぞれのメリット・デメリットがあるため、自社の環境に合わせて最適な手法を選びましょう。 （1）ワリツケ式 ワリツケ式は、文書管理を担当する部署が、全社統一的に作成する分類方法です。トップダウン方式で分類するのが特徴です。 総務部などの管理部署が、文書を「大分類＞中分類＞小分類」に振り分け、各部署はそれに従い文書を管理します。メリットとしては、ひとつの部署が文書管理を調整しているため、迅速にフォルダの分類・管理が可能です。 一方、デメリットとしては、現場・個人単位でしか認識できない各分類に当てはまらない文書が生じた場合、総務部が決定した文書管理ルールが形骸化する場合があります。 したがって、ワリツケ式で運用する場合には、実務の担当者の意見に耳を傾け、ルールに反映させていくことが求められます。 （2）ツミアゲ式 ツミアゲ式は、実務担当者自身が文書を分類し、文書管理のルールを決める方法です。 「小分類＞中分類＞大分類」の形式で、各部署の意見が反映された形でフォルダを作成します。現場が管理ルールを決めるため、それぞれの業務に合った方法を採用できるのがメリットです。 一方、デメリットは、既存の書類をすべて確認しながら文書を分類する必要がある点です。そのため、ルール策定後は部署内外にルールを共有しなければならず、運用の開始に時間を要してしまいます。 このように、ツミアゲ式で運用する場合には、社内ルールの承認フローを改善し、運用開始までの時間を短縮する必要があります。 （3）ハイブリッド式 ワリツケ式、ツミアゲ式のメリットを採用した「電子文書の管理方法」です。 一定の階層の分類までは「ワリツケ式」を、細かい分類は現場の声を活かした「ツミアゲ式」を取り入れます。結果として、2つの方法のメリットを踏まえた最適な文書管理が実現できるのです。 たとえば、3〜4階層ほどに分類して上の2階層はワリツケ式、下の2階層はツミアゲ式で整理するとスムーズです。下の2階層である程度自由に分類しても、上位階層で統制できているため文書を探すのに苦労しません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理を改善させる3つのコツ 以下では、文書管理の運用を改善させる3つのコツをご紹介します。ご紹介するコツを自社の文書管理に反映することで、失敗しない文書管理ができます。 文書の保存場所を明確にする 事前に文書の保存場所を明確にしてルール化することで、文書管理における社員の認識のずれを未然に防止できます。ただし、保管場所が複数あると混乱するため、最小限に抑えましょう。 文書の保管期間を明確にする 文書の保存期間を明確にすると古い文書が残り続けることがなくなり、文書管理がしやすくなります。 文書管理ツールを活用する 文書管理ツールを活用すると社内情報をインターネット上に保存できます。そのため、場所を問わずアクセスできるようになり、業務効率化に貢献するのです。 このように、場所や期間、保存媒体を定めておけば、文書へのアクセス性が向上し、スムーズな文書管理が実現可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【自社は大丈夫？】文書の電子化が必須である理由 文書の保存方法には紙と電子の2種類があります。紙で文書を保存するデメリットは以下の3つです。 紙や印刷にコストがかかり続ける 社内に文書の保存場所を用意しなければならない 経年劣化によって、情報が見づらくなる 会社保管になるので、リモートワークが浸透しない このように、紙で文書管理をするだけで多くのコストがかかります。とくに、印刷代に関しては文書の作成だけでなく修正にもかかるため、放っておくべきではありません。 したがって、文書の電子化は最優先にすべきであり、電子化した文書を管理するためには文書管理ツールが必須です。文書管理ツールを利用すると「必要な文書をすぐに見つけられる」「紙の文書に比べ紛失のリスクが低い」などのメリットが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理の負担を軽減するおすすめのツール 以下では、文書管理の負担を軽減するおすすめのツールをご紹介します。 社内文書を適切に管理していくには、「一つの文書管理ツールで完結すること」が重要です。複数のツールを導入したり、社内の部門ごとに異なるツールを利用すると、どの情報がどこに保管されているのかが分からなくなり、かえって業務効率化が低下します。 そのため、、社内のあらゆる情報を一元管理できるツールを利用しましょう。ただし、膨大な情報を一つのツールで管理すると、ツール内で情報を探すのに手間がかかる場合があるので、「高精度な検索機能」が備わっているツールを選びましょう。 結論、文書管理に導入すべきツールは、社内のナレッジを「一元管理」し、「超高精度検索」によって欲しい情報にすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像を含むあらゆる集約できるうえ、超高精度の「キーワード検索」を使えば、該当の文書を探すのに一切の手間がありません。また、ナレカンAIでは、画像データの要約もできるので、紙媒体の情報もすべて管理できる仕組みをつくれます。 必要な文書をすぐに探し出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理ツールの4つのメリット 文書管理ツールを導入すれば、従来の社内サーバーにおける管理方法に対して生産性を向上させるメリットが多くあります。ここでは、代表的な4つのメリットをご紹介します。 （1）必要な文書がすぐに見つかる 必要な文書がすぐに見つけられる点は、文書管理ツールの大きなメリットです。 文書ごとにフォルダやタグなどでカテゴリー分けができ、and検索・指定検索など検索手段が豊富なため、必要な文書を見つけやすいメリットがあります。 また、インターネット上にデータを保存する特性上、場所を問わず、PC・スマートフォン・タブレットからアクセスできるのです。したがって、移動中や顧客先、出張などの外出先でも社内と同じように仕事ができるのです。 以上のように、データが属人化することもなく文書の保管場所も明確になるため、文書を探すためにほかのメンバーに連絡を取る必要もなくなるのです。 （2）文書ごとに閲覧制限を設定できる 文書管理ツールでは、アカウントごとに文書の閲覧・編集権限を設定できます。 個人情報や機密情報など社外に流出してはいけない情報を含む文書に対して、アクセスできるメンバーを制限して情報漏えいのリスクを低減できるのです。 また、ツールによっては各アカウントがツール内で行動したログをすべて監視できる機能を持つものもあります。仮に、情報漏えいが発生しても、ログをたどれば原因を早急に解明できるのです。 （3）バックアップを取得できる バックアップを取得できることもツールを導入するメリットの1つです。 ツールに保存した文書データは、インターネットを通して世界中のデータセンターに保管され、自然災害などのリスクに備えて定期的にバックアップが取られています。そのため、必要に応じていつでも情報を復元できるのです。 また、なかには編集履歴を確認したり、編集前の情報に復元したりできる「ナレカン」のようなツールであれば、ITに不慣れな方も安心して使えます。 （4）文書の更新・削除が簡単にできる 文書管理ツールでは紙文書管理に比べて、データの更新・削除が容易です。 ツール上で更新・削除ができるので、わざわざ該当の文書を探すなどの無駄な手間が省けます。たとえば、社員の提出文書に誤りを発見したために印刷し直したり、文書廃棄の際にはシュレッダーにかけたりする必要がなくなるのです ツールによっては、任意のタイミングで文書を完全に削除する機能を備えているので、情報を整理していくのに最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理ツールを選ぶ3つのポイント 自社の目的や環境に合わないツールを選ぶと、現場に浸透せず導入が失敗してしまう可能性があります。以下では、文書管理ツールの導入前に確認すべき3つのポイントをご紹介します。 （1）強度なセキュリティであるか 機密文書も管理できるような、強度なセキュリティを備えたツールを選定しましょう。 「ISMS」などの国際基準のセキュリティ資格を取得している、またすべての通信・情報が暗号化される機能があるツールは、セキュリティ基準を満たしていると言えます。 そのほか、必要に応じてアカウントの二段階認証やシングルサインオン、IPアドレスの制限機能などを利用できると安心できます。 このように、ツールのセキュリティを確認するときには、機能面だけではなく国際基準のセキュリティ資格を有しているかまで確認しましょう。 （2）保存できる容量に過不足がないか 保存できる容量に過不足がないかも、重要な選定ポイントのひとつです。 ツールに保存できる容量はプランに応じて異なるケースが多いですが、コストを抑えるため必要に応じて容量を増加していけるものがおすすめです。 たとえば、将来を見据えて初めから大容量のプランを契約しても、容量が余っていた場合は無駄なコストとなります。逆に、コストを減らそうと容量が少ないプランを無理に契約すると、文書を保存するたびに文書を削除する手間がかかります。 このように、容量が多すぎても少なすぎても問題につながるため、自社に必要な容量を見極めてツールとプランを選びましょう。 （3）サポート体制が充実しているか ツールは全社で運用するので、誰でも簡単に使えるものでなければなりません。 一度でもITツールの導入に失敗すると、以降のシステム導入に対して大きな抵抗感が生まれて文書の電子化が大幅に遅れる危険性があります。しかし、組織の根本的な仕組みを変えていく場合、一朝一夕では上手くいかない可能性がある点を考慮しておくべきです。 とくに、企業規模の大きい会社ほど、社内にツールが定着するのには時間と手間がかかります。そこで、ツールの導入から定着するまでを手厚くサポートしてくれる「ナレカン」のようなツールを導入すれば、担当者の負担を最小限に抑えられるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スムーズに文書管理ツールを導入するためのコツ ここでは、文書管理ツールを社内にスムーズに導入するためのコツをご紹介します。 運用計画を立てる 文書管理ツールを導入する前に、まず運用計画をしっかりと立てておくと、導入もスムーズにできます。 事前に文書の分類や文書管理に関する業務の洗い出しをして運用計画を立てると、ツールに必要な機能が明確になり、自社に最適なツールを選べます。本当に必要なツールを導入すれば、「せっかく導入したのに誰もツールを使わない」といった事態も防げるのです。 加えて、全社共通の運用ルールも事前に決めておくのも、スムーズな導入につながります。 全社共通のツールを導入する 全社共通のツールを導入するのも、スムーズな導入のコツの一つです。 社内の文書の中には、一つの部門だけでなく他の部門にも必要な情報を含むものも多くあります。そこで、社内全体で同じツールで文書を管理すれば、情文書を探す目的でほかのメンバーに連絡を取る必要がなくなります。 また、複数のツールを導入するよりも、一つに絞った方が金銭的コストも抑えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理の概要と運用のコツまとめ ここまで、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめツール、選定ポイントを中心にご紹介しました。 離れた拠点同士でも同じ文書を共有できる「文書管理ツール」があれば、全社でデータを一元管理できます。つまり、文書管理の属人化が解消され、文書の紛失や改変を防げるのです。 ただし、セキュリティ性や保管容量が十分に備わっており、サポート体制が整ったツールでなければ、継続的な活用は困難です。そのため、必要な機能に過不足がなく、運用サポートが手厚い文書管理ツールが最適です。 結論、文書管理のために導入すべきなのは、あらゆる社内情報を一元管理できて、長期的な運用を実現できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書を電子化して効率的な文書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介 【2025年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP8 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説 ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介 【例文あり】稟議書の基本の書き方とは？目的別のフォーマットも紹介 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説 【無料】提案書のおすすめテンプレート6選！作成例や簡単に書けるコツも紹介