【すぐわかる】バックオフィス業務を効率化させる方法とは？
近年、働き方改革により多くの企業が業務効率化に向けた課題解決に取り組んでいます。とくに、バックオフィスは人員不足に陥りやすいうえ、社員の負担が拡大しやすいことから業務効率化を図る必要があります。
しかし、バックオフィスの業務は専門知識が必要な場合が多く、気軽に他部署から人員を割り当てられません。そのため、業務を効率化させるには具体的にどうすればよいか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、バックオフィス業務を効率化させる方法を中心にご紹介します。
- 自社が抱えるバックオフィス業務の問題点を把握したい
- バックオフィス業務を効率化させる方法を知り、取り入れたい
- バックオフィスの業務を効率化できるITツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社が抱えるバックオフィスの課題を把握できるうえ、業務効率化させる方法が分かります。
目次
バックオフィスとは
バックオフィスとは、直接的に顧客と関わるフロントオフィスとは反対に、間接的に顧客と関わる業務を担当する部門です。
具体的には、経理・人事・総務などに相当し、企業活動での土台となる重要な役割を担っているのです。そして、社員が円滑に業務を遂行できる環境を整え、事務手続きや顧客向けの資料作成をするなど、社内全体のサポートもしています。
バックオフィスは直接的な顧客との関わりがないものの、企業の業績向上や継続的な企業運営には欠かせない業務なのです。
バックオフィスが抱える3つの課題
ここでは、バックオフィスが抱える3つの課題を解説します。自社の業務改善に役立てるためにも、当てはまる課題があれば早急に対策しましょう。
業務量が多い
バックオフィスは業務量が多く、社員の負担が拡大しやすいです。
バックオフィスは、社内の環境整備や他部署からのトラブル対応による問い合わせにも応じなくてはならないため、人員数のわりに業務量が増えてしまう傾向にあります。そのため、少ない人員でも業務を回すことができる仕組みを整えることが必要です。
そこで、デジタル化や自動化を実施すれば、少ない人手でも業務を回せるようになります。また、デジタル化は、近年高まってきている多様な働き方のニーズに応えるためにも重要であり、人材確保にも大きな影響を及ぼすのです。
間接コストの増加
バックオフィスは、多様な業務を担当するため、サービスの製造・提供に直接関係しない間接コストが増加しやすいです。
バックオフィス業務は、特定の人しかできない業務があったり、業務に無駄な工数がかかっていたりと、売り上げに直接つながらない間接コストが必要以上に多くなっている場合があります。そのため、できるだけ間接コストを発生させない仕組みづくりが大切です。
バックオフィス部門の人件費や作業コストを最適化できれば、余剰分を営業投資・商品開発・採用強化などに回すことができます。つまり、間接コストの削減は企業全体の利益に貢献すると言えます。
業務の属人化
バックオフィスの業務は専門的な知識が必要なため、業務の属人化が起こりやすいです。
業務が属人化すると担当社員が不在の場合、業務が進められない問題が生じます。また、仮にほかの担当者が業務を代行しても、知識不足ではミスや不正が発生しやすくなってしまうのです。
バックオフィスの業務が属人化すると、業務効率が悪くなり、場合によってはフロントオフィスの業務にも悪影響がでるので、早急に改善する必要があります。
バックオフィスを効率化するメリット
以下では、バックオフィス業務を効率化するメリットを紹介します。メリットを把握して、自社での効率化を推進していきましょう。
人員不足を解消できる
バックオフィスを効率化するメリットの1つ目は、人手不足を解消できることです。
バックオフィス業務を効率化すると、効率化前に必要としていた人員よりも少ない人数で業務を回すことが可能になります。そのため、バックオフィスに割いていた人員を人手不足の部署や新規事業に回すことができるのです。
現代では、少子化による労働力不足が問題となっています。そのため、バックオフィスの効率化は、将来的な人手不足の対策としても効果的なのです。
ヒューマンエラーを防止できる
バックオフィスを効率化するメリットの2つ目は、ヒューマンエラーを防止できることです。
バックオフィス業務には、しばしば手作業でデータを入力したり、自分の記憶に頼る場面があります。しかし、手動でデータ入力をしたり、確認を怠るとヒューマンエラーが発生してしまうのです。
そこで、データの入力を自動化したり、マニュアルを整備するなどの効率化を実施すれば、ヒューマンエラーを防止することができます。効率化すると、ヒューマンエラーによるトラブルもなくなるため、業務時間が短縮される好循環が生まれるのです。
ナレッジが蓄積されて事業成長に役立つ
バックオフィスを効率化するメリットの3つ目は、ナレッジを事業成長に役立てられることです。
業務に関する知識をデジタル化することで、社内文書の共有が可能になります。そのため、たとえば、過去の成功事例を参照することで提案に説得力を持たせるなど、社内情報を事業成長に役立てることができるのです。
社内文書の共有に、たとえば「ナレカン」のようなITツールを利用すると、超高精度の検索機能によって蓄積された社内文書の中から、必要な事例を即座に取り出すことが可能になるため便利です。
バックオフィスを効率化させる方法
ここでは、バックオフィスを効率化させる代表的な手法を解説します。バックオフィス業務を効率化させたい方は、自社に適した手法を検討し、実践しましょう。
アウトソーシングの活用
社員の業務負担を軽減させるために、一部の業務を自社以外の企業に委託する（アウトソーシング）方法があります。
たとえば、自社の利益創出と直接関わりのない総務や法務は、各専門知識を持つ企業に委託すると、社員はほかの業務に専念できます。また、人員不足が軽減するため、専門知識を持つ社員を増やす必要もなくなるのです。
バックオフィスの業務量を減らすためにも、自社で取り組む必要のない業務があれば、専門性の高い人材を扱う「アウトソーシング」に委託するのもひとつの選択肢です。
デジタル化を促進させる
紙媒体で管理していた情報をデジタル化して、紙のコストや書類作成時間を減らしましょう。
また、全社でバックオフィスの業務を共有・管理する場合、紙媒体を使用すると「回覧板」のような形式になってしまい非効率です。そのため、情報共有をスピーディ、かつ簡単にするためにもデジタル化させるべきなのです。
デジタル化を促進させ、紙の保管に必要なスペースや「出社しなければ内容が確認できない」時間的コストを削減することもトレンドになっています。
業務マニュアルを作成する
業務の属人化を防止するために、業務マニュアルを作成しましょう。
業務マニュアルを全社で共有すれば、業務担当者が不在でも業務が遂行できます。また、他部署からのトラブル対応に、事前に起こりやすい問題の解決策を掲示しておけば自己解決できるケースが増えるので、問い合わせ件数の減少に繫がるのです。
業務マニュアルの共有によって、業務フローを見直しつつ、属人化を回避しましょう。また、マニュアルをすぐに振り返れる環境を構築するために、「ナレカン」のようなツールを使うと、マニュアルの作成・更新・管理が簡単になります。
バックオフィスの情報共有・管理を効率化できるツール
以下では、バックオフィスの情報共有・管理を効率化できるツールをご紹介します。
バックオフィスの抱える課題を放置すると、人手不足の深刻化や間接業務の肥大化が進み、結果として組織全体の生産性が低下しかねません。そこで、課題解消には「マニュアルを作成・共有できるナレッジ管理ツール」の導入が有効です。
しかし、マニュアルを作成しても誰も参照しなければ意味がありません。そのため、参照したい情報をマニュアルから簡単に探し出せる「検索機能に優れたツール」を利用すると、マニュアルの形骸化も防げるため便利です。
結論、バックオフィス業務を効率化したい方は、社内のナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、「記事」に業務内容を記録してマニュアルを作成できるうえ、「ヒット率100%の検索機能」で必要な情報を確実に参照できます。そのため、社内の情報が属人化することなく、バックオフィス業務を効率化することができるのです。
社内のナレッジを一元管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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バックオフィスの課題や効率化の方法まとめ
これまで、バックオフィスが抱える課題やバックオフィス業務を効率化させる方法を中心にご紹介しました。
バックオフィスの業務は、業務量が多い上に、間接コストを増加させ、属人化している場合があるのが課題です。そのため、アウトソーシングやデジタル化、マニュアル作成を通じて、対策を講じることが求められます。
そこで、ITツールを利用すると、バックオフィス業務を効率化が可能です。数あるITツールの中でも、情報へのアクセス性に優れたツールを選定すると「情報の検索に時間がかかるストレス」が発生しないため、負担を減らすことができます。
結論、バックオフィスの効率化には、マニュアルなどの社内のあらゆる情報を蓄積し、検索機能で欲しい情報に即座にアクセスできるツール「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、バックオフィス業務を効率化しましょう。
