社内周知の重要性とは？徹底するポイントも解説！
社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者に伝えることを指します。社内周知が不徹底だと、情報の共有漏れが発生し、業務を円滑に進められません。
しかし、社内周知を徹底する具体的な方法がわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内周知を徹底する重要性・ポイントをご紹介します。
- 社内周知を徹底して意思決定に役立てたい
- 今すぐ使える例文を活用して、スムーズに社内周知を実施したい
- 社内周知の徹底を実現できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、社内周知のポイントを把握しつつ、業務の円滑化を図れます。
目次
社内周知を徹底する重要性とは
以下では、社内周知を徹底する重要性について解説します。社内周知を徹底すると、「業務の円滑化」や「適切な意思決定」が可能です。
業務を円滑に進めるため
社内周知を徹底すれば、業務を円滑に進められるようになります。
なぜなら、業務情報を適切に周知すると、「業務の重複」や「作業漏れ」を防止できるからです。たとえば、以下の内容について業務フローが変化した場合は、社内周知を実施し混乱を防ぎましょう。
- 個々の業務内容・タスク
- 業務プロセス・社内規定の変更
- 過去に作成した資料
- 社外からの連絡
また、ノウハウをマニュアル化して周知すれば、経験の浅い社員でもすぐに業務に取り組めます。そのため、引き継ぎや社内教育のコストを削減して、業務をスムーズに進められるのです。
適切な意思決定をするため
適切な意思決定においても、社内周知の徹底は不可欠です。
社内情報が不明瞭だったり古かったりすると、状況を正確に把握できず、仕事に関する判断を誤る恐れがあります。したがって、適切な意思決定をするには、正しい情報をリアルタイムで得る必要があるのです。
そこで、社内周知を徹底すれば、正確な情報を収集して意思決定に役立てられます。ただし、都度「ミーティングの実施」や「資料の作成」を実施していると手間がかかるので、個々が情報を共有できる仕組みをつくることがポイントです。
【テンプレートあり】すぐに使える社内周知の例文
ここでは、社内周知の文書やメールに使える例文をご紹介します。
社内周知を実施するときは、以下の項目を記載する点が重要です。
- 発信の日時
- 受信者
- 発信者
- 件名
- 内容
このように、受信者や発信者を記載して、「いつ、誰が、誰に対して」周知した内容なのかを明確に示します。
社内周知の文書を作成するときは、テンプレートを利用すると、作業の時間を短縮可能なうえ、記載すべき情報の漏れが解消できて便利です。たとえば、以下のような例文テンプレートが役立ちます。
令和7年4月15日
社員各位
社内研修会のお知らせ
下記の通り、本年度の社内研修会を実施いたします。各自予定を調整してご参加ください。
記
日時： 2025年5月1日(木) 16:00~17:30 (予定)
場所： 第1会議室
研修内容： ロジカルシンキングについて
対象者： 全社員
備考： 本研修会に関するお問い合わせは下記までお願いいたします。
人事部 担当：山田太郎（内線:1234）
以上
社内周知を実施する場合は、日時や場所を必ず正確に記載しなければなりません。また、箇条書きなどを活用して、内容を簡潔に示しましょう。
社内周知が徹底できない理由
以下では、社内周知が徹底できない理由を3つ解説します。自社に当てはまるものがある場合は、早急に対策を講じましょう。
情報共有の重要性が理解されていない
1つ目の理由は、情報共有の重要性が理解されていないことにあります。
情報共有は、認識のずれを無くし不要なトラブルを避けるために重要です。しかし、社内周知の重要性が浸透していないと、周知させる目的があいまいになるため、形式的な情報発信になってしまいます。
このような場合は、上司が積極的に社内周知をすることが効果的です。まずは、経営陣や管理職から積極的に社内周知を実践して、情報共有の意識づけをしていましょう。
共有に使うツールが統一されていない
2つ目の理由は、共有に使うツールが統一されていないことにあります。
情報を受け取るツールが統一されていないと、重要な情報を見逃してしまい、大きなトラブルにつながる恐れがあります。また、社内報やSNS、メールなど手段が複数存在する場合、全社員に情報を周知させるのは困難です。
そのため、共有に使うツールは1つに限定しましょう。たとえば、「ナレカン」のようなテンプレート機能を利用して簡単に社内周知できるツールだと、手間がかからないため便利です。
全社員に周知されているか把握できない
3つ目の理由は、全社員に周知されているか把握できないことにあります。
社内周知を実施しても、全社員に伝わっていなければ意味がありません。とくに、紙媒体で社内周知をしている場合は、見落とされてしまう場合もあるため、発信側が周知したと思っていても受信側は把握していない場合があります。
そのため、情報の閲覧状況が確認できる仕組みを整える必要があります。そこで、既読機能や社員のアクセス記録が残るツールなどを利用するとスムーズに確認できます。
社内周知を徹底するポイントとは
ここでは、社内周知を徹底するポイントについて解説します。効果的な社内周知を実現したい企業は、以下のポイントを把握して周知の仕組みを整えましょう。
社内情報を整理する
社内周知を徹底するには、周知する社内情報を整理する必要があります。
周知のときに情報が整理されていないと、社員が誤って内容を理解してしまい、結果として周知内容が社内に浸透しません。そのため、適切に社内周知をするには、情報を整理し過不足なく伝えることが不可欠なのです。
そこで、日ごろから社内情報を整理し管理することが重要です。ただし、紙やホワイトボードに記録した情報だと共有漏れが発生する恐れがあるので、「ナレカン」のように「社内情報を簡単に蓄積できる」ツールを利用すれば、社内情報を確実に管理できます。
社内周知に関するルールを決める
社内周知に関するルールの決定も、周知を徹底するポイントのひとつです。
ルールが曖昧だと、社員が周知を躊躇したり共有漏れが発生したりして、重大なトラブルにつながる恐れがあります。そのため、社内周知をする「タイミング」「相手」「内容」などを明確化しなければなりません。
また、周知する内容をテンプレート化しておくと、文書を作成する手間を削減しつつ、過不足なく情報を伝達できます。このように、ルールやテンプレートを整備して、誰でも迷うことなく社内周知ができる環境をつくりましょう。
社内周知に利用する手段を選ぶ
社内周知を徹底するには、周知に利用する手段を決めておく必要があります。
社内周知の手段が統一されていないと、周知に手間がかかったり、情報が散在して社員の確認漏れが発生したりしてしまいます。そのため、社内周知の目的に合わせて、適切な手段を選択しましょう。
たとえば、「スケジュール」「進捗報告」「緊急連絡」などの情報は、リアルタイムでのスピーディーな周知が求められます。そのため、周知が簡単かつ社員が情報へ迅速にアクセスできる方法を定めておくことがポイントです。
社内周知の徹底を実現できるツール
以下では、社内周知の徹底を実現できるツールをご紹介します。
社内周知が徹底できない理由には、「共有に使うツールが統一されていない」「全社員に周知できたか把握できない」ことが挙げられます。そのため、社内周知を徹底するためには、誰もが共有された情報を把握できる仕組みを整える必要があります。
そこで、「簡単に情報を共有できるツール」に統一すると、共有が迅速にできるため便利です。また、ツールを選ぶときは、「共有した情報の閲覧状況を把握できるか」を考慮して選定しましょう。
結論として、社内周知を徹底するには社内情報の共有が簡単で、情報が閲覧されているかを一目で把握できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、「社内お知らせ機能」で社内の情報を掲示板形式で簡単に共有できるほか、記事の「既読機能」でどの社員が閲覧したかを確認できます。そのため、社内周知が徹底される仕組みを構築できるのです。
社内情報の周知を効率化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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社内周知を徹底する重要性・ポイントまとめ
これまで、社内周知を徹底する重要性・ポイントを中心にご紹介しました。
社内周知を徹底すると、「業務の円滑化」や「適切な意思決定」に役立てられます。また、社内周知をするときは、周知の受信者・発信者を記載しつつ、読みやすい文書を作成しなければなりません。
一方で、社内周知を徹底するには、社内情報を整理して、周知の手段を選定する必要があります。そこで、「社内のあらゆる情報を簡単に共有できるITツール」を導入すれば、社内周知の負担を削減しながら、全社員が情報を確認する仕組みづくりが可能です。
したがって、社内周知には、社内情報の共有が簡単で、情報が閲覧されているかを一目で把握できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内周知の悩みを解消しましょう。
