情報管理とは？徹底させるポイントや最適なツールを紹介！
日々の業務で取り扱う情報は、適切に管理しなければ紛失したり、属人化して特定の社員しか知らない状態になったりします。したがって、企業において、情報管理は重要な業務のひとつと言えるのです。
しかし、重要性は理解しているものの、自社で情報管理が徹底できずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理の重要性やセキュリティ対策、社内で情報管理を徹底させるポイントについて解説します。
- 情報管理のポイント・コツを知りたい
- 情報管理をする重要性を分からない
- 社内の情報管理に最適なツールを教えてほしい
という担当者の方は今回の記事を読むと、情報管理について正しく理解しながら、得た知識を元に自社に活用できるようになります。
目次
情報管理とは
情報管理とは、情報を適切に管理し、必要なタイミングで取り出せるように情報を保護し流出させないことを指します。
日々の業務で蓄積される情報は、会社の経営において欠かせない情報資産です。たとえば、「顧客の情報」「自社のノウハウ」「社員の個人情報」といった企業で保管している情報全般が情報資産にあたります。
情報は、利用したいときにすぐに使えるようにしておかなければ、探し出すまでの時間的コストがかかったり、紛失してしまったりと業務を妨げる原因になります。したがって、日ごろから情報を適切に管理できる体制を整える必要があるのです。
適切に情報を管理する手段として、アナログ媒体ではなく「ITツールを使った情報の一元管理」がトレンドになりつつあります。個人のパソコン内ではなくITツールで管理されていれば、セキュリティを担保しながら情報を活用しやすくなる点がメリットです。
「情報管理の三要素」とは
情報管理の三要素として、以下の3つが挙げられます。
- 機密性 (Confidentiality)
- 完全性 (Integrity)
- 可用性 (Availability)
機密性とは、「許可された人のみが情報にアクセスできる状態」を指します。たとえば、不正アクセス対策としてID・パスワード管理、アクセス権設定、暗号化などが用いられます。
企業においては、新製品情報や顧客情報、社員の個人情報などの機密性の高いものを、アクセス制限設定やログ管理機能によって保護しています。
完全性とは、「情報が正確で最新の状態であり、改ざんや破損がない状態」を指したものです。情報の正確性を担保し、信頼性を高めるために重要です。
定期的なバックアップによる最新データの保持、変更・削除ログの記録などを行うことで、情報の改ざんや破損のリスクを軽減することができます。
可要性とは、「必要な時に必要な情報が利用できる状態」を指します。堅牢に情報を守るだけでなく、情報のアクセス性を損なわないよう、適切な状態で管理することが求められます。
また、災害や停電などの緊急事態が起こっても、情報にアクセスできるような体制を整えておくことも必要です。
これらの項目は、情報の価値を保ち、保護するために重要な要素です。
情報管理の重要性とは
ここでは、企業における情報管理の重要性について解説します。「なぜ情報管理が必要なのか」を理解し社内全体で共有できれば、情報管理を徹底する意識が高められます。
ブランドイメージ保持のため
情報管理が重要である理由として、ブランドイメージの保持が挙げられます。
情報は正しく管理しなければ、情報の紛失や漏えいのリスクが高まります。万が一、個人情報を含む顧客情報が流出すれば、企業のブランドイメージはもちろん、社会的信用の低下による売上減少など、自社ビジネスへの悪影響が避けられません。
また、ブランドイメージが低下した場合、イメージの向上を目的とした施策を講じなければなりません。つまり、情報管理が徹底されていれば発生しなかった業務が生まれてしまうのです。
一度低下したブランドイメージの回復には多大な時間を要します。そのため、正しい情報管理によって、企業ブランドを守る必要があります。
ウイルス感染などによる情報漏えいを防ぐため
ウイルス感染などが原因で発生する事故を防ぐ観点でも、正しい情報管理は重要です。
たとえば、企業内のパソコンが外部から侵入したウイルスに感染すれば、社内システム全体に異常が発生する可能性もあります。また、ウイルスによってWebサイト（Web上の情報）へのアクセス障害が発生すれば、社外からのリード獲得にまで影響が及ぶ恐れもあります。
このように、悪意のある情報操作や不正アクセスの事故が起きると、業務が滞るばかりでなく販売機会の損失も起こってしまうのです。
したがって、セキュリティ面においても情報を適切に管理しましょう。具体的には、高度なセキュリティ基準のITツール上で情報を残すと、常に安全な状態で管理できます。
企業の競争力を強化するため
情報管理を徹底すると、企業の競争力を強化できるため企業で取り組むことは重要です。
各社員が情報管理の有用性を正しく理解していれば、社内の情報管理が徹底されます。たとえば、適切な情報管理を実践している企業では、顧客情報のほかにも、自社製品などの技術情報が高頻度で確認・更新されています。
このように、情報管理は業務スピードの向上やサービスの質の均一化につながるのです。たとえば、社内に散在する情報資産を一元管理できる「ナレカン」のような情報共有ツールを活用すると、情報管理が進めやすくなります。
情報漏えいが生じる原因とその対策
以下では、情報漏えいが生じる原因とその対策を解説します。自社の情報資産を適切かつ安全に管理するには、情報漏えいに関する知識を押さえておく必要があるのです。
情報漏えいの原因
情報漏えいの原因として、おもに3つ挙げられます。
- 原因1：社員の誤操作
社員の誤操作によって情報漏えいは発生します。たとえば、メールやFAXの宛先を確認せずに誤送信してしまい、外部に社内の機密情報が漏れる事例が挙げられます。
- 原因2：第三者からの不正アクセス
セキュリティ体制が十分に整っておらず、第三者から不正アクセスされ情報漏えいするケースもあります。たとえば、第三者がなりすましメールなどで不正にIDとパスワードを入手した場合、自社のデバイスやシステムにログインして、データの改ざんや社員・顧客の個人情報漏えいを引き起こしてしまうのです。
- 原因3：内部からの情報漏えい
今日、テレワークなどの多様な働き方が推進されるようになり、PCを持ち出す人も少なくありません。しかし、外出先でPCの紛失や盗難にあったり、悪意のある社員によって情報が漏えいされたりする可能性もあります。
このように、情報管理が社内全体で徹底されていなければ、自社の情報資産は簡単に漏えいしてしまうので確実に対策をしなければなりません。
情報漏えいへの対策
情報漏えいへの対策として、以下の3つがあります。
- 対策1：技術的対策
技術的対策とは、ソフトウェアの観点からのセキュリティ強化を指します。たとえば、セキュリティ対策ソフトの導入、ソフトウェアの更新があります。デジタル化が進むなか、一人一台以上のデジタル端末を保有する企業も多いので、すべての端末のセキュリティを高めておかなければなりません。
- 対策2：物理的対策
物理的対策とは、ハードウェアの観点からのセキュリティ強化を指します。たとえば、オフィス自体のセキュリティ向上のために、指紋認証などの生体認証システムの導入や、セキュリティルームへの入退室時の社員証利用が該当します。
- 対策3：人的対策
人的対策とは、人が起こしてしまうセキュリティ事故を防ぐことを指します。技術的・物理的な対策を実施しても、社員のリテラシーが低くては、セキュリティ事故が起きてしまうため、情報セキュリティに関する研修・作業のマニュアル化による手順の確立が必要です。
情報漏えいを防ぐためには上記の3つの対策をとるべきです。具体的な技術的対策としては、「ナレカン」のように厳格なセキュリティ基準で保護されているツールの利用をおすすめします。
情報管理を徹底させるための5つのポイント
ここでは、社員に情報管理を徹底させるためのポイントを5つ解説します。以下のポイントを押さえたうえで自社の改善点を発見し実行に移せれば、適切な情報管理ができるようになります。
情報セキュリティポリシーを制定する
情報セキュリティポリシーとは、情報管理における行動指針や方針を指します。
情報セキュリティポリシーの制定により、企業は情報管理の方向性を定められるようになり、どのような体制で情報管理を進めるべきか明確になります。
このように、根本の方針さえ正確に定まっていれば、情報管理のために細かなルールを定める場合でも「方針に適合しているか」を判断してルールを選定できるので、ルールがブレて形骸化することもありません。
責任の所在を明確にする
情報を管理するうえで、誰が管理に責任を持つのかは非常に重要です。
なぜなら、責任の所在が不明確では、社員の「セキュリティへの意識」が低くなってしまうからです。
そこで、情報セキュリティの担当者やチームを設立し、責任の所在を明確化しましょう。情報セキュリティに関する責任者の任命により、万が一セキュリティ事故が発生した場合であっても担当者が先導して対応がとれるようになります。
また、その部署が主となって社員の教育を進めれば、社内全体で情報管理におけるルールの浸透を促進できます。ただし、担当者自身のITリテラシーが求められるのはもちろん、全社で情報の取り扱いに関する認識が統一されていることが前提となる点に注意です。
情報管理のルールの策定・周知
社員の起こす人的ミスを減らすためには、あらかじめ管理のルールを細かく策定しておくべきです。
情報の取り扱いに関わるルールを正しく定めておけば、情報リテラシーの低い社員でもミスを犯しづらくなるのです。たとえば「許可を受けていないソフトウェアはインストールしない」など、現場の情報リテラシーのレベルに合わせて詳細なルールを策定し、ミスを「発生前に」防ぎましょう。
また、策定したルールはマニュアルの配布、研修、社内ポータルサイトへの掲載などを行い、社内に周知しましょう。
管理体制の定期的な見直し
管理体制の定期的な見直しも社員に情報管理を徹底させるうえで重要です。
情報セキュリティーの世界では、日々新しいリスクが発生しています。そのため、一度管理体制を制定しても、常に最善な体制となるように更新しなければなりません。
したがって、定期的に体制を見直し、必要に応じて変更するのが重要です。とくに、サイバー攻撃やコンピューターウイルスなど、事前に防げるものに対しては適宜対策を追加しておくなどの修正を実施しましょう。
ITツールを導入して情報を一元管理する
ITツールを用いた情報の一元管理もポイントです。
セキュリティの高いツールで顧客情報や取引先情報などの社内情報を一元管理できれば、情報漏えいのリスクを抑えられるうえに、必要な情報を探す手間を削減できます。
また、社内全体でツールを活用すると、全社員がノウハウの蓄積・共有や社内ルールを確認できるようになるので、属人化も防げるのです。
したがって、情報管理を徹底するにはITツールが欠かせません。ただし、誰もが使いこなせるツールでなければ導入しても浸透しないため、「ナレカン」のようにシンプルな情報管理ツールを使って管理しましょう。
「情報管理が上手くいかない」場合におすすめの高セキュリティツール
以下では、情報管理が上手くいかないという課題を解決するために最適なツールをご紹介します。
社内の情報管理が上手くいかず、管理体制や安全性に不安を感じている場合、「セキュリティ性の高い信頼できるITツールを活用」すべきです。なぜなら、顧客情報や社外秘の情報など、機密性の高い情報を扱う際、無料ツールやプライベート向けのツールではセキュリテ対策が不十分で、第三者に情報が漏れてしまう危険性があります。
そこで「情報セキュリティの国際規格認証」を取得しているツールを選びましょう。ただし、管理している情報を必要なときにすぐに活用できなければ、情報管理の三原則である「可用性」が低くなり、仕事が進まなくなってしまいます。
結論、社内の情報管理には、万全のセキュリティシステムと高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは社内の情報を一元管理し、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能です。また大企業でも安心して導入できる、高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準で運用されているため、安心してビジネス上の情報を管理・運用することができます。
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「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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情報管理の重要性やセキュリティ対策まとめ
ここまで、情報管理の重要性やセキュリティ対策、社内で情報管理を徹底させるポイントについて解説しました。
ブランドイメージ保持や競争力強化に、情報管理は不可欠です。情報管理に携わる担当者を明確にしたり、ポリシーの制定など運用面でも情報管理の体制は構築できるものの安全な情報管理を実現するには、高セキュリティなITツールを利用する必要があります。
しかし、セキュリティが高いツールであっても、必要な時に必要な情報に瞬時にアクセスできなければ、情報管理の三原則である「可用性」が低くなり、円滑な業務の妨げになってしまいます。
結論、導入すべきなのは「情報セキュリティの国際規格認証」を取得しており、超高精度の検索機能で即アクセスできる状態で情報管理することが可能なツール「ナレカン」一択です。
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