クラウドストレージとは？仕組みや選定ポイントも紹介
今日では、多くの企業が「クラウドストレージ」を活用し、大容量のファイルを効率よく管理しています。一方、似た機能を持つサービスの「ファイルストレージ」で情報を扱う企業もあります。
そのため、「情報管理に使うツールの選択肢が多く、自社に最適なファイル管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドストレージの仕組みや選定ポイントを中心にご紹介します。
- クラウドストレージについて教えてほしい
- クラウドストレージを選ぶ際のポイントが分からない
- 自社に最適なクラウドストレージを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、クラウドストレージの仕組みや選定ポイントについて分かるほか、自社に最適な情報管理の方法も見つかります。
目次
クラウドストレージとは？
ここでは、クラウドストレージの仕組みや基本性能についてご紹介します。以下を把握しておけば、自社で導入すべきサービスを的確に判断できるようになります。
仕組み
クラウドストレージとは、自社でサーバーを持たずに、インターネットを通じてシステムを利用する仕組みのことです。
サーバー等の機器を用意する必要はなく、インターネットがあればいつどこからでもアクセスできることが大きな利点です。そのため、サービス提供者のサポートによって、比較的簡単にシステムの運用を開始できます。
また現在、従来のファイルストレージに代わってクラウドストレージが主流となっており、多くの企業によってさまざまなクラウドストレージのサービスが提供されています。
基本機能
次に、クラウドストレージの基本機能は以下のとおりです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
|
ファイルの共有機能 |
アクセス権限を設定したメンバーにファイルを共有できます。 |
|
バックアップ機能 |
データのバックアップにより、災害が起きてもデータを復元できます。 |
|
データの暗号化機能 |
データの暗号化により、情報漏洩を防ぎます。 |
|
メッセージ機能 |
メンバーとのやりとりがひとつのツールで完結します。 |
このように、クラウドストレージでは高いセキュリティでファイルを共有でき、メッセージ機能やバックアップ機能が備わっています。
【比較表】クラウドストレージとファイルストレージの違い
以下は、クラウドストレージとファイルストレージの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合う情報管理方法を見つけましょう。（左右にスクロール可）
| クラウドストレージ | ファイルストレージ | |
|---|---|---|
| 特徴 |
インターネット経由で利用する |
専用サーバーを作って利用する（ファイルストレージサーバー） |
| 導入コスト |
低い【〇】 |
高い【×】 |
| 導入にかかる期間 |
短期【〇】 |
長期【×】 |
| カスタマイズ性 |
制限あり【△】 |
高い【〇】 |
| セキュリティ対策 |
システムによって変動【△】 |
強い【〇】 |
| 外部アクセス |
比較的簡単【〇】 |
複雑【×】 |
| トラブルや障害への対応 |
システム提供会社が対応するため必要なし【〇】
|
社内で対応する必要あり【×】
|
| モバイルアクセス |
VPN接続など複雑な設定が必要【△】 |
インターネットがあれば、いつどこからでも使える【〇】 |
近年では、生成AIが飛躍的に発展しており、多くのシステムに展開されつつあります。クラウドストレージであれば、サービス事業者が時代のニーズに沿ったAI機能を実装してくれる一方、サーバー型のファイルストレージでは自社での対応が必要になってしまいます。
そのため、自社の負担をしっかり考慮したうえで、長期的に利用できるシステムを選択しましょう。
クラウドストレージのメリット3選
以下では、クラウドストレージのメリットを3つご紹介します。これまで別の手法で情報を管理していた方は必見です。
（1）時間や場所を問わずに使える
はじめに、クラウドストレージのメリットとして、時間や場所を問わずに使えることが挙げられます。
多くのクラウドストレージは、PCやスマホ、タブレットといったマルチデバイスに対応しています。したがって、資料を確認するために出社する必要がなくなるのです。
また、インターネット環境があればデータにアクセスできるのが一般的ですが、オフラインで使えるツールもあります。
（2）ファイルを簡単に共有できる
次に、ファイルを簡単に共有できるメリットがあります。
社内サーバーや個人PCにファイルを保存する場合、メールに添付したり外部ストレージで受け渡したりしなければファイルを共有できません。しかし、クラウドストレージでは情報の蓄積と共有がツール上で完結するので、別のツールを使う必要がないのです。
さらに、ファイルのアクセス権限を付けられるツールであれば、外部に情報が洩れるリスクも軽減できます。
（3）情報漏えいやデータ紛失のリスクが減る
最後に、情報漏えいやデータ紛失のリスクが減るのも大きなメリットです。
たとえば、「IPアドレス制限」や「パスワードの2段階認証」などの高度なセキュリティ機能が備わったツールもあるので、情報漏えいの防止に役立ちます。
また、多くのクラウドストレージにはデータの自動バックアップ機能があるため、重要な情報を確実に残せます。
クラウドストレージの選定ポイント5選
これから新しくストレージツールを導入するにあたっては、自社での管理が必要になるファイルストレージより、クラウドストレージを選ぶべきです。
そこで以下では、クラウドストレージの選定ポイントを5つご紹介します。自社に最適なクラウドストレージを導入するためにも必ず押さえましょう。
ポイント1｜データの容量が十分か
まずは、データの容量が十分であるかがポイントのひとつです。
プランによっては、使用できるストレージが制限されるケースもあります。仮に、一定以上の容量を追加できなければ、チームが拡大したときに対応が難しくなるのです。
そのため、普段使用しているデータの大きさと照らし合わせながら、柔軟に容量を増やせるかも合わせて確認しましょう。
ポイント2｜セキュリティが万全か
次に、セキュリティが万全であるかも確認すべきです。
無料のファイル転送サービスや、セキュリティ対策が甘いプライベート向けのツールを安易に利用すると、意図しない第三者に情報が漏れてしまう危険性があります。
顧客情報や社内秘情報など、機密性の高いファイルを共有する場合、暗号化機能やアクセス権限設定など、強固なセキュリティ対策が施された法人向けのファイル共有サービスを選択しましょう。
ポイント3｜サポート体制が整っているか
次に、サポート体制が整っているかもチェックすべきです。
たとえば、システムのトラブルが起きた場合でも問い合わせから1営業日以内のサポートがあれば、業務への支障を最小限に抑えられます。
とくに、中小企業はITに詳しい人材がいない場合もあるため、サポートの質やスピードは情報を適切に管理するうえでも重要です。
ポイント4｜マルチデバイスに対応しているか
次に、マルチデバイスに対応しているかも大切です。
PCだけでなく、スマホやタブレットにも対応していれば、移動中でもファイルを閲覧・編集できるので便利です。
ただし、PCとスマホでは、使用できる機能やデザインが異なるケースもあるため、無料トライアルを利用して使い勝手を確認しましょう。
ポイント5｜欲しい情報が絞り込めるか
最後に、欲しい情報を絞り込む機能が備わっているかも確認すべきです。
クラウドストレージを使用し、情報を大容量のファイル管理できても、欲しい情報にすぐにアクセスできなければ、宝の持ち腐れになってしまいます。
したがって、必要な情報に即時にアクセスできる検索性を備えたサービスを選択しましょう。たとえば、生成AIを活用した「自然言語検索機能」によって、素早く確実に欲しい情報を絞り込める「ナレカン」を使うと、ストレスなく情報を管理・検索できます。
【ビジネスパーソン必見】最も簡単にファイル管理できるクラウドストレージツール
以下では、最も簡単にファイル管理できるクラウドストレージツールを紹介します。
ファイルストレージは自社の環境に合わせて自由に設定でき、セキュリティ対策のカスタマイズもしやすいという利点があります。しかし、システムの構築・運用を社内で完結させなければならず、時間的・人的コストが大きくなるため、クラウドストレージを使用しましょう。
とくに近年、AIを活用した機能が次々と登場していることからも、常に最新の機能を利用できる「クラウドストレージ」の使用が主流となっています。ただし、クラウドストレージでスムーズなファイル管理を実現するためには、「必要な情報へ瞬時にアクセスできること」「導入・運用支援が充実していること」が欠かせません。
結論、導入すべきなのは、必要な情報へ瞬時にアクセスでき、サポート体制も手厚いクラウドストレージツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは社内に散在するマニュアルなどの情報資産を一元管理し、AIを活用した「自然言語検索機能」により、素早くかつ確実に探し出すことができます。また企業ごとに運用方法の提案やデータ移行といった「サポート体制」も整備されているので安心です。
あらゆる情報を簡単に残せるクラウドストレージ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ファイルストレージのデメリット3選
以下では、ファイルストレージのデメリットを3つご紹介します。ファイルストレージは多くの情報を残せますが、以下の点に注意が必要です。
（1）運用・保守にコストがかかる
まずは、運用・保守にコストがかかるデメリットがあります。
ファイルストレージには、専用のサーバーを用意したりシステム管理者を配置したりする手間がかかります。また、利用するメンバーが増えれば、ファイルの整備などの負担も増えてしまうのです。
このように、ファイルストレージには多くのコストがかかる点に注意しましょう。
（2）同時アクセスや共同編集が難しい
一部のツールでは、同時アクセスや共同編集が難しいことがあります。
共同編集ができないツールでは、一人ひとりが編集したファイルをストレージに保存するので、同じファイルがストレージ内に複数保存される可能性があります。そのため、どれが最新版のファイルか分からなくなってしまうのです。
したがって、共同編集ができないツールを使う場合は、事前にファイル名に関するルールを定めなければなりません。
（3）社外からアクセスしづらい
最後に、ファイルストレージは社外からアクセスしづらいことがデメリットです。
社内サーバーで運用するファイルストレージは、基本的に社外からアクセスできません。また、社外で利用するにはVPN接続などが必要になるので、ITに詳しくなければ正しく使えない恐れもあります。
しかし、社内サーバーのファイルを、USBメモリなどの外部ストレージで持ち帰ってしまうと、情報漏えいが起こる可能性が高まります。そのため、簡単かつ確実にセキュリティ対策をしたい場合は不向きだと言えるのです。
クラウドストレージとは？仕組みや選定ポイントも紹介まとめ
ここまで、クラウドストレージの仕組みや基本機能選定ポイントを中心に紹介しました。
クラウドストレージはファイルストレージと異なり、社外からでもアクセスしやすかったり低コストで運用できたりするメリットがあります。
しかし、管理してるファイルが多すぎて「必要な情報がどこにあるか分からない」といった事態に陥ってしまっては本末転倒です。そのため、必要な情報に即時にアクセスできる検索性を備えたサービスを選択しましょう。
結論、クラウドストレージとして利用すべきなのは、生成AIを活用した「自然言語検索機能」によって、素早く確実に欲しい情報を絞り込める「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報管理の悩みを解消しましょう。
