仕事に役立つ！PCで使える業務効率化ツール一覧7選
仕事を効率的に進めることは、多くの企業にとって目指すべきことです。また昨今では「ツール導入によって仕事をより効率的に進めよう」と考える企業が増加傾向にあります。
しかし、ツールには数多くの種類があり、特徴も異なるので「結局、どのツールを選べばビジネスで活用できるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の効率化に最適なツール7選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- 仕事の効率化するツールの中でどれを選べば良いか分からない
- いろいろなツールを比較したい
- 仕事を効率化するツールを導入することのメリットを知りたい
という方は今回の記事を参考にすれば、自社に導入するべきビジネスツールとその選定ポイントを理解し、最適なツールを導入できるようになります。
目次
業務効率化ツールとは？
業務効率化ツールとは、各業務に発生する質問対応やファイル管理などにかける時間的コストを削減し、業務の効率性・生産性を向上させるためのツールのことです。
また、ツールによっては社内の情報やマニュアルを一つにまとめて管理したり、タスクごとにチャットができたりするものもあります。業務効率化ツールを使うことで本来の業務以外の仕事をする手間が軽減されるのです。
仕事に役立つ！PCで使える業務効率化ツール一覧7選
以下では、仕事に役立つPCで使える業務効率化ツール一覧7選をご紹介します。
仕事の効率化を上げるためには疑問点や不明点をすぐに解消することが大切です。どんなに多くの情報がまとめられていたとしても、すぐに見つけることができなければ、業務に支障をきたしてしまいます。
したがって、ツールを導入するときには「知りたい情報を簡単に探すことができるもの」を選びましょう。またパソコンだけでなくスマホからでも使えるツールであれば、より迅速に情報を探すことができます。
したがって、仕事を効率化するためのツールは、マルチデバイスで使えるうえ、ヒット率100%の超高精度検索が可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンには、テキストや画像・ファイルなど仕事に関するあらゆる情報を簡単に残せます。また、「超高精度な検索機能」ではAIで会話形式で知りたい内容を質問したり、画像・ファイルの内容まで絞り込んだりできるので、仕事の効率化が実現するのです。
【ナレカン】超高精度検索が可能なツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Slack】世界中で利用されるチャットツール
＜Slackの特徴＞
- 再度メッセージを共有する手間がかからない
- 細かいニュアンスが伝えられる
Slackは途中から参加しても、過去のメッセージやファイルを閲覧できます。そのため、新しいメンバーが加わるその都度、連絡事項を送信する必要がありません。
絵文字やスタンプ機能が充実しており、相手の様子が分からないオンラインでも、円滑なコミュニケーションが取れます。
＜Slackの機能・使用感＞
- チャンネルのトピック・説明を設定できる
- 過去のメッセージに移動できる
チャンネルの［トピック］を設定すると「議論のテーマ」「重要なスケジュール」を伝えることができます。そのため、プロジェクトを開始するときに、意思統一しやすいです。
「今日/先週/先月の期間」または「特定の日付」のメッセージに移動できるので、スクロールする手間がかかりません。
＜Slackの注意点＞
- 既読機能がない
- 情報の蓄積・管理には向かない
既読機能がないため、相手からのリアクションや返信が来るまで読まれているのか把握できません。
ユーザーの口コミでは「多くのファイルが共有されると、後からファイルを探すのが難しくなることがあります」といった声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- Business+：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Chatwork】タスク管理機能を備えた国産チャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- 海外ユーザーともスムーズにやりとりできる
- 常にバックアップされている
日本語を含む4ヶ国語に対応しており、海外の拠点のユーザーとも円滑なコミュニケーションが取れます。
また、データベース内のデータは常にバックアップされるので、管理者の操作ミスでデータを消してしまっても復元可能です。（参考：Chatwork公式｜セキュリティについて）
＜Chatworkの機能・使用感＞
- ビデオ通話ができる
- タスク管理ができる
リモートワーク中や出張先でのオンライン会議をする場合には、ビデオ通話があると便利です。
チャット上でタスクを作成することができます。また、ほかのメンバーから割り振られたタスクが完了したことをチャットで通知することや、チーム全員でタスクの状況を確認することが可能です。
＜Chatworkの注意点＞
- ファイルの共有に不向き
- 情報を探すのに手間がかかってしまう
シンプルなチャットツールで、メッセージを送ることには適していますが、ファイルの添付が分かりにくかったり、複数のファイルが一つずつ送られてしまったりと、ファイルを送ることには適していません。
ユーザーの口コミでは「情報の整理や探すのに手間がかかることがあります」といった声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Microsoft Teams】Microsoft Officeと連動するビデオ会議ツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- ビジネスに必要な機能が一通り揃っている
- メールアドレスだけですぐ招待できる
Microsoft Teamsは、会議やチャット、共同作業がすべて1か所で完結するツールです。マルチデバイス対応しており、場所を問わず会議に参加できます。
会議の開催者のメールアドレスを知っている人なら誰でも招待できるので、利用者は登録の手間がありません。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- 電話会議ができる
- 会議に字幕を表示できる
電話機能がついているので、メンバー同士が音声で直接やりとりできます。
メンバーの発言を翻訳して字幕を表示できるので、海外社員とディスカッションしたい場合に役立ちます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 多機能すぎて使いこなせない可能性がある
- 文字起こしの精度が低い
さまざまな機能が利用できる一方で、ITツールに不慣れな社員の場合使いこなすのは難しいです。
ユーザーの口コミでは「議事録作成に利用しているが文字起こしの精度があまり高くないと感じる」といった声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams：0円
- Microsoft Teams Essentials：719円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
【Zoom】無料から利用できるビデオ会議ツール
＜Zoomの特徴＞
- 登録なしですぐにミーティングに参加できる
- 通信が安定しやすい
参加者は主催者が送ってくるURLをクリックするだけで会議に参加ができるので、ユーザー登録をする必要がありません。
また、データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けずに大人数であっても安定して利用できます。
＜Zoomの機能・使用感＞
- 画面共有が可能
- 参加者をグループに分けられる
画面をリアルタイムで共有できるので、チームで共通の資料を確認しながら会議を進めたい場合に便利です。
ブレイクアウトルームを活用すれば、グループごとにディスカッションを実施できます。したがって、メンバー同士のコミュニケーションを促進して、議論を活性化させたいときに適しています。
＜Zoomの注意点＞
- 無料プランは時間に制限がかかる
- 会議中のテキストチャットが残らない
無料プランの場合、Web会議には40分の時間制限があります。仮に40分以上のWeb会議を開催したい場合は、有料プランへの変更か、40分ごとにミーティングを開き直す必要があります。
ユーザーの口コミでは「テキストチャットが記録に残らないところです。お相手がURLやメッセージを送付してくれた場合、別の場所に残しておくよう気を配る必要があります。」といった声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Zoomの料金体系＞
以下は、Zoom Oneプランの料金体系です。
- ベーシック（最大100人まで同時接続可能）：0円
- プロ（最大100人まで同時接続可能）：2,549円/ユーザー/月(月払い）
- ビジネス（最大300人まで同時接続可能）：3,299円/ユーザー/月
- ビジネスプラス（最大300人まで同時接続可能）：要問い合わせ(月払い）
- エンタープライズ（最大1,000人まで同時接続可能）：要問い合わせ
【Jooto】直感的に使えるタスク管理ツール
＜Jootoの特徴＞
- 操作性が高い
- ダッシュボードだけでタスク管理が完結する
Jootoは、あらゆるプロジェクト管理の課題を削減し、スムーズな進行を実現するタスク管理ツールです。ドラッグ&ドロップで操作ができるので、誰でも直感的に利用可能です。
また、一つのダッシュボード上で複数のプロジェクトを一括管理できるので、表示を切り替えて確認する手間が無くなります。
＜Jootoの機能・使用感＞
- タスクの数値を管理できる
- プロジェクトを横断してタスク管理ができる
タスクごとに予定と実績の数値を設定できます。そのため、作業時間や費用を確認しつつ、フィルターで簡単に集計が可能です。
プロジェクトを横断して、すべてのタスクの進捗を把握できます。また、「担当者」「フォロー」「期間」で絞り込んで、見たいタスクだけを確認できます。
＜Jootoの注意点＞
- ヘルプページが不十分
- 案件が増えると表示が見づらくなる
使い方のデモ動画やヘルプページはあるものの分かりにくく、社員に使い方を教えるのに手間がかかったというユーザーの声があります。（参考：ITreview）
ユーザーの口コミでは「タスクの重要度がわかりにくくなる」「タスク量が増えると文字が小さくなってしまい見づらい」といった声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Jootoの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月払い）
- タスクDXプラン：要問い合わせ
※別途初期費用あり
【Trello】カンバン方式でタスク管理できるツール
＜Trelloの特徴＞
- 紙の付箋と同じようにタスク管理できる
- タスクを見える化できる
Trelloは、チームの生産性向上に役立つタスク管理ツールです。シンプルなデザインで、壁に付箋を貼っていくような感覚でタスク管理ができます。
また、業務の効率化をサポートする機能も搭載されており、リストやカード・タスク割り当てなどを使えば、進捗状況や自分のタスクを正確に把握できます。
＜Trelloの機能・使用感＞
- タスクをリストで管理できる
- ラベルを設定できる
リストを活用すれば、タスクをステータスや作業工程ごとに分けて、分かりやすく管理できます。
プロジェクトごとにラベルの名前・色も自由に設定できるので、視覚的にも把握しやすくなります。
＜Trelloの注意点＞
- スマホアプリの利便性が低い
- 使いこなすまでのハードルが高い
スマホアプリがありますが利便性が低く、タスク全体を見渡せないというデメリットがあります。
ユーザーの口コミでは「作り込み要素が多すぎてタスク入力の時に悩んだりして時間がかかります」といった声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Trelloの料金体系＞
- フリープラン：$0
- スタンダードプラン：$6/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムプラン：$12.5/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズプラン：～$17.5/ユーザー/月（月払い）（ユーザー数によって異なる）
＜比較表＞業務効率化を実現するビジネスツール一覧
以下は、業務効率化を実現するビジネスツールの比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Slack | Chatwork | Microsoft Teams | Zoom | Jooto | Trello | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
超高精度検索が可能なツール |
世界中で利用されるチャットツール |
タスク管理機能を備えた国産チャットツール |
Microsoft Officeと連動するビデオ会議ツール |
無料から利用できるビデオ会議ツール |
直感的に使えるタスク管理ツール |
カンバン方式でタスク管理できるツール |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
情報の蓄積、管理には向かない |
ファイルの共有に不向き |
多機能すぎて使いこなせない可能性がある |
無料プランは時間に制限がかかる |
ヘルプページが不十分 |
スマホアプリの利便性が低い |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プラン：1,050円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：840円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：719円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：2,549円/ユーザー/月(月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：500円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：$6/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Zoom」の詳細はこちら |
「Jooto」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
仕事の効率を高めるには、あらゆる業務に欠かせない「情報の管理・共有」を円滑化するツールを導入すべきです。
仕事の効率化ツールの選定ポイント3選
以下では、仕事を効率化するツールを導入する際の3つの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえた選定をすることで、自社での業務効率化を実現させましょう。
（1）解決したい課題に適しているか
まず、重要なポイントとして、ツールが社内の解決したい課題に適しているかといったことが挙げられます。
例えば情報の見つけにくさが課題の企業は、情報管理に優れたツールを導入しても、検索機能が乏しかった場合、業務効率化を実現できません。
どのような課題を解決したいのかを明確にし、その課題解決にあったツールを導入するべきなのです。
（2）必要な機能に過不足がないか
仕事の効率を最大化するには、必要な機能が過不足なく搭載されたツールが必要です。
仕事の効率化をサポートするツールは数多く溢れていますが、それらを「大手ベンダーが出しているから」「人気のツールだから」という理由で選んでは効果を発揮できません。
なぜなら最大の目的はツール導入ではなく、ツールを使って仕事を効率化することにあるからです。とくに、多機能なツールは不要な機能が多く使いづらいといったケースも考えられます。
したがって、ツールを選ぶ際には「自分の会社や業務に合うか」「何に課題を抱えているのか」を意識し、必要な機能に過不足のないツールを選定しましょう。
（3）サポート体制が充実しているか
検討しているツールのサポート体制が十分かどうかも事前に知っておくべきです。
ツールの導入には費用だけでなく、初期設定やデータ移行といったこともしなければなりません。これらの準備が面倒でツールを使い始められない場合もあるため、導入時のサポート体制を確認しておく必要があります。
そこで、「ナレカン」のようにナレッジ管理の運用設計からの支援や、既存データの移行支援があるものを導入するとスムーズに始められます。
仕事の効率化が必要な3つの理由
以下では、なぜ仕事の効率化がこれほどまでに多くの企業で重要視されているのか、その理由について解説します。
（1）人手不足の業務負担を解消できる
1つ目の理由は、人手不足による業務負担を解消できるからです。
少子化に伴い労働人口の減少が進んでいる昨今では、優秀な人材の確保は簡単ではありません。そのため、企業は現在の人材を最大限活用して業務に取り組む必要があります。
しかし、一人あたりに増やせる業務量には限りがあり、無理な負担をかければ逆に人材の流出につながりかねません。したがって、一人あたりの生産性を高められれば、人手不足を現在の人員によってカバーできるのです。
（2）無駄なコストを減らせる
2つ目の理由は、無駄なコストを減らせる点です。
仕事の効率よく行うことは、自社のコスト削減に強く関係しています。なぜなら、業務効率化によって仕事のムリ・ムダ・ムラがなくなれば、これまで必要以上にかかっていた時間や工程、費用が削減できるからです。
効率的に仕事を行うと、業務時間が短くなり、本来かかる予定だった時間的コストを削減できます。その結果削減できた時間を他の業務に充てられるため、企業の生産性を向上できます。
このように、コストが削減される一方で企業の生産力は高まっていくので、自社の利益拡大に大きく影響します。
（3）ワークライフバランスを実現できる
3つ目の理由は、ワークライフバランスが実現できる点です。
ワークライフバランスとは、仕事と生活の調和を意味し、社員一人ひとりが多様な生き方を選択・実現できることを言います。
仕事が効率的に行えるようになると、精神的な余裕も生まれ、プライベートの時間に仕事をする、といったこともなくなります。仕事とプライベート両方の充実につながるのです。
その結果、仕事に対してのストレスも軽減し、社員のモチベーションの向上はもちろん離職率低下にも貢献します。
仕事の効率化にツールを利用する3つのメリット
ここでは、仕事の効率化にツールを利用する3つのメリットをご紹介します。
（1）情報共有がスムーズになる
情報共有がスムーズになる点はツールの大きなメリットの一つです。
ツールを利用すれば、業務に関するやりとりがリアルタイムで共有されるようになります。その結果、認識の違いが起こりづらくなり、生産性の向上につながるのです。
たとえば、在宅勤務などで担当者がいない場合にも、情報共有ツールがあれば簡単にやりとりができるので、業務が滞るといった懸念はありません。
このように、情報共有がスムーズになれば業務効率化が実現できるだけでなく、メールによるやりとりで発生していた手間を解消し、無駄なストレスを感じずに済むのです。
（2）コストが削減できる
ツールを利用すれば、コストも削減できます。
たとえば、紙の資料を印刷する必要がなくなったり、印刷にかかっていた時間を削れたりするのです。事務作業の多くはツールにより電子化できるので、生産性が向上すると言えます。
また、決済フローを電子化することで「在宅勤務中にわざわざハンコを押しに出社しなければならない」といった無駄が省けたり「担当者がいないから決済処理が進まない」といった問題を解決したりもできます。
このように、ツールの導入により人件費や印刷費といったコストだけでなく、時間などのコストまで削減できます。
（3）進捗管理がしやすくなる
ツールは社員のタスクを見える化するので、進捗管理が簡単です。
ツールがなければ、社員一人ひとりの日報で進捗管理をすることになります。しかし、日報は作成漏れがあったり、記入ミスなどで正しい情報が記載されていなかったりすると、適切な進捗管理ができません。
一方で、ツールを利用すれば他の社員のタスクも簡単に確認できます。そのため、わざわざ進捗報告をしなくても、担当者は一目で進捗を確認できるのです。
このように、個人のタスク管理だけでなくチームのタスク管理も効率化し、チーム全体の進捗が管理しやすくなるため、ツールは必須と言えます。
仕事の効率化をサポートするツール7選まとめ
ここまで仕事の効率化に役立つツール7選と選定ポイントを中心に解説しました。
ツール選定時は「解決したい課題に適しているか」「必要な機能にか不足ないか」「サポート体制が従実しているか」の3点を意識した検討が重要です。
また、業務効率化のためには社内の情報をまとめて管理するだけでなく、欲しい情報をすぐに得られるようにしなければなりません。情報がすぐに見つからないと、探す手間がかかってしまうため、帰って効率が悪くなってしまいます。
したがって、導入すべきなのは社内の情報を超高精度の「キーワード検索」で簡単に見つけることができるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の業務効率化を実現しましょう。
