ナレッジマネジメント
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「見える化」とは、企業の業務プロセスや進捗を、誰が見てもわかりやすく、全員が同じ認識を持てるような状態にすることを指します。今日では、労働人口の減少により人手の確保が難しいので「見える化」により、業務効率化を図る企業が増えています。 しかし、実際に業務の見える化を実現する方法がわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見える化によって業務効率化に成功した事例6選を中心にご紹介します。 社員の業務内容やナレッジが属人化している 情報が共有されず、必要な情報がどこにあるかわからない 見える化を簡単に進められるツールがあれば教えて欲しい という方はこの記事を参考にすると、成功事例から「見える化」の活用方法がわかるので、自社での「見える化施策」も考案しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 見える化の必要性とは2 【必見】業務の見える化の成功事例6選2.1 (1)バリュークリエーション株式会社2.2 (2)株式会社SKYARCH2.3 (3)株式会社テック長沢2.4 (4)株式会社明電舎2.5 (5)株式会社ニューズベース2.6 (6)株式会社アットティー3 業務の見える化にアナログ的手法が不向きな理由4 社内情報の見える化を簡単に実現するツール4.1 情報の見える化におすすめのツール「ナレカン」5 見える化のメリット3選5.1 課題の早期発見5.2 属人化の防止5.3 情報共有の円滑化6 見える化に成功した事例6選まとめ 見える化の必要性とは 業務プロセスを洗い出すために「見える化」が必要です。 業務プロセスを見える化すれば、人材育成における教育コスト、不要な作業にかかる時間的コスト、チーム内でのコミュニケーションコストの削減へと繋がるからです。 近年、労働人口の減少で人手の確保が難しくなりました。そのため、企業は人手不足による社員の業務負担を軽減するために、不必要な業務やコストは削減する必要があります。 もし、業務プロセスを見える化しなければ、業務プロセスの「どの箇所に問題があるか」が明確になりません。そこで、ブラックボックス化している業務は見える化し、管理できるようにしなければならないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務の見える化の成功事例6選 ここでは、実際に業務プロセスの見える化を行い、成功した事例を6選紹介します。 「見える化」は、業界職種問わずあらゆる分野において、業務の最適化に繋がります。そこで、以下の成功事例を参考にし、見える化したイメージを明確にしましょう。 (1)バリュークリエーション株式会社 引用：バリュークリエーション株式会社の公式サイト WEBプロモーション分野において、ソリューションを提案するデータマーケティングに取り組んでいる企業です。 バリュークリエーション株式会社では「欲しい情報がすぐに見つからない」「マニュアルの情報が古いまま」といったマニュアルの管理体制に課題がありました。また、マニュアルが整備されていないが故に繰り返される「教育コスト」にも不憫さを感じていました。 そこで、業務の引継ぎや新人教育で必要となるマニュアル以外にも、社内FAQ、議事録の内容もナレッジとして蓄積できるナレッジ共有ツールを導入しました。そして、蓄積した情報を振り返られる体制を整えたのです。 その結果、ツールに蓄積された情報を検索すれば自己解決できる状態をつくり「何度も同じことを説明する」といった手間が削減されました。また、蓄積した情報はほかの部署にも共有することで、部署を横断した繋がりが生まれたのです。 参考：導入事例：バリュークリエーション株式会社-NotePMー (2)株式会社SKYARCH 引用：株式会社SKYARCHの公式サイト 株式会社SKYARCHは、システム運用・セキュリティマネジメント事業を展開しています。 リモートワーク下において「誰が何をしているか」を把握しきれておらず、業務プロセスが不透明な分、成果重視の傾向にありました。しかし、メンバーが成果を出せなかったときに、十分なフォローができていないことに課題がありました。 そこで、時間管理ツールを導入し、業務時間を記録できる仕組みをつくりました。また、業務内容別にカテゴリーを作成し、それぞれの業務時間を細かく計測できるようにしたのです。 その結果、たとえメンバーが想定の結果が出せなかった場合でも、成果を出すまでの過程にも着目し定量的評価する体制を構築できました。さらに、今まで気が付かなかった非効率な業務が浮き彫りになり、業務全体の見直しにも繋がりました。 参考：導入事例：株式会社SKYARCHーTimeCrowdー (3)株式会社テック長沢 引用：株式会社テック長沢の公式サイト 株式会社テック長沢は、自動車や産業用機械の部品加工の事業を展開する企業です。 株式会社テック長沢は、M&A（企業の統合と買収）を含め事業規模の拡大に積極的に取り組んでいます。事業拡大に伴い社内のコミュニケーション量が増加したため、情報が点在化し始め、業務の流れや調整の複雑になってきた点に課題を感じていました。 そこで、ワークマネジメントツールを導入し「プロジェクト」「プロセス」「タスク」における業務の進捗状況を一元管理しました。さらに、メンバー全員が進捗状況を共有できる仕組みをつくり、コミュニケーションコストの軽減を目指したのです。 その結果、タスク漏れやメンバー同士の進捗状況の認識のずれがなくなり、スムーズにプロジェクトを進捗できるようになりました。加えて、これまで社員への情報共有にメールを使っていたことで発生していた「メールを確認する手間」の軽減にも繋がったのです。 参考：導入事例：株式会社テック長沢-リードプラス株式会社ー (4)株式会社明電舎 引用：株式会社明電舎の公式サイト 株式会社明電舎は、部品の発注先を選び調達する事業を行っています。 株式会社明電舎では、以下の2つの課題が同時に発生していました。ひとつめは、紙媒体に郵送費用・購入費用がかかること、ふたつめは、連絡業務が属人化し、情報を社内で共有できていない仕組みです。 そこで、業務プロセスを見える化できるツールを導入しました。ツールの導入によって「電子化するためのクラウド対応」「コミュニケーション基盤構築」、将来的には「分析基盤として活用」ができる体制を整えたのです。 その結果、見積依頼から、サプライヤ選定、納品までの業務プロセスが一元化できるようになりました。さらに、一元化によって、属人的な業務の統一化や外部とやりとりするスピードや精度が向上したのです。 参考：導入事例：株式会社明電舎-intra-martー (5)株式会社ニューズベース 引用：株式会社ニューズベースの公式サイト 株式会社ニューズベースは、企業主催のイベント企画を支援する事業を行っています。 株式会社ニューズベースでは、これまで「チャットツール」を使っていましたが、大量の情報が次から次へと流れてしまい、使い続けることに限界を感じていました。 そこで、情報共有ツール「Stock」を導入し、複数のテーマが同時並列で進行したり、席を離れたりした場合でも「情報が流動」「話題の錯そう」しない仕組みにしたのです。 その結果、複数のテーマを担当しても情報が錯そうすることなく、メンバー同士でのやり取りが可能になりました。また、チーム内の情報をそれぞれのテーマ毎に分けて整理できるようになりました。 参考：導入事例：株式会社ニューズベース-株式会社Stockー (6)株式会社アットティー 引用：株式会社アットティーの公式サイト 株式会社アットティーは、有料老人ホーム・訪問介護・訪問看護・居宅介護支援といった医療福祉施設を運営する企業です。 株式会社アットティーでは、介護福祉業界の日報や報告書を紙媒体で共有する体制は時代にそぐわないため、情報をクラウド管理する必要を感じていました。さらに、情報にリアルタイム性がないので、最新情報を知らないまま現場対応してしまう課題も発生していたのです。 そこで、リアルタイムで情報を共有できるツールを導入しました。また、社内には60代のスタッフもいたため、誰でも簡単に情報共有ができる仕組みを目指しました。 その結果、リアルタイムでの情報共有が可能になり、情報共有にかかる無駄な時間や、電話のやり取りを軽減でき、重要な業務に集中できるようになったのです。また、シンプルな操作性のため紙ベースからツールへの移行もスムーズに行えました。 参考：導入事例：株式会社アットティー-株式会社Stockー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務の見える化にアナログ的手法が不向きな理由 業務の見える化において、紙のメモや書類、ホワイトボードなどのアナログ的手法が不向きな理由のひとつに、「情報の管理に手間がかかる点」が挙げられます。 見える化した情報を紙で管理すれば、書類を管理するスペースが必要になったり、ファイリングして整理したりする必要があります。したがって、情報を見える化したうえで、さらに情報を管理するための手間や時間がかかってしまうのです。 そのうえ、過去の情報を振り返りたい時にも、大量の書類のなかから必要なページだけを探さなければならず面倒です。よって、情報の見える化には、これらのデメリットを解消するITツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報の見える化を簡単に実現するツール 以下では、社内情報の見える化を簡単に実現するツールを紹介します。 業務の見える化を実現する方法がわからない場合には、「社内情報を簡単に一元化できる情報共有ツール」を導入しましょう。社内に散在する情報を一か所に集約し、共有できる環境をITツールで整えれば、業務プロセスの見える化も簡単に実現できます。 ただし、単にITツールを導入するのではなく、導入後の運用まで考慮しなければなりません。したがって、複雑なツールでは現場に馴染まず、結局は使われなくなるリスクが高いので、現場のITリテラシーに合わせてシンプルに運用できるツールを選定しましょう。 結論、社内情報の見える化には社内情報を一元化し、簡単に情報を見える化するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に見える化したあらゆる情報は、社員に簡単に共有できます。また、高精度の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけられるので、見える化した情報を業務に活用することも簡単です。 情報の見える化におすすめのツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見える化のメリット3選 以下では、情報の見える化によって得られるメリット3選をご紹介します。見える化による効果を知りたい担当者の方は必見です。 課題の早期発見 1つ目のメリットは、課題の早期発見につながる点です。 見える化によって、現場や社内の状況が正確に把握できるようになるため、業務上で発生している課題や問題を早期に発見することが可能になります。定期的に情報を更新すれば、日々の業務での小さな変化も見逃しにくくなるのです。 このように、見える化により、業務上の課題や問題を発見しやすくなる点はメリットと言えます。 属人化の防止 2つ目のメリットは、属人化の防止につながる点です。 業務プロセスやノウハウを見える化することで、それまで特定の人しかもっていなかった知識を共有できるため、業務の属人化を防止できます。さらに、業務プロセスを標準化することで、どの作業員が対応しても一定の質で業務を進められるようになるのです。 ただし、属人化を防止するには、業務プロセスやノウハウを誰でも理解できるように記載することが重要です。 情報共有の円滑化 3つ目のメリットは、情報共有の円滑化につながる点です。 情報を見える化することで、必要な社内情報がすぐに見つかり、無駄な確認作業や重複した業務を減らすことができます。また、社内全体で見える化を進めれば、他部署との情報共有や連携もスムーズになるのです。 したがって、見える化は社内の情報共有をスムーズにするメリットもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見える化に成功した事例6選まとめ ここまで、見える化に成功した事例を6選紹介しました。 業務プロセスの見える化は、課題発見や属人化の防止などさまざまなメリットがあります。業務の最適化を図ったり不要なコストを削減したりするためにも、定期的に業務フローや各メンバーのタスク情報は見える化する必要があるのです。 今回紹介した6つの成功事例の共通点は「ITツールを導入して見える化したこと」でした。そのため、見える化を成功させるには、自社に最適なツールを活用することが重要と言えます。 結論、社内の見える化には社内情報を簡単に一元化し、見える化を成功させる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の見える化の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

どんなに優れた製品やサービスを保持していても、やみくもに販売していては売り上げは上がりません。そこで、効果的に利益の増収を図るためには、商品の強みや顧客のニーズに合わせた販売戦略の立案が必要です。 しかし、「自社の販売戦略をうまく立てられず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、効果的な販売戦略を立てるのに役立つ、代表的な手法やフレームワークを中心にご紹介します。 基本的な販売戦略についての知識を得たい 自社の強みを生かした販売戦略を立てる方法が分からない 自社の販売戦略を効率的に立てたい という方はこの記事を参考にすると、販売戦略について理解できるだけでなく、自社に最適化した販売手法を見つける手がかりを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 販売戦略とは2 【マーケティング対策】販売戦略の必要性とは3 販売戦略の立て方4 販売戦略の代表的な5つの手法4.1 （1）ランチェスター戦略4.2 （2）コストリーダーシップ戦略4.3 （3）ニッチ化戦略4.4 （4）バンドル戦略4.5 （5）サンドイッチ戦略5 販売戦略を立てるのに便利なフレームワーク3選6 販売戦略の成功事例6.1 男前豆腐店6.2 YKK株式会社6.3 QBハウス6.4 マクドナルド7 販売戦略に必要な情報管理に役立つITツール7.1 販売情報の整理や管理に必須のツール「ナレカン」8 販売戦略の手法とフレームワークまとめ 販売戦略とは 販売戦略とは、自社製品やサービスをどのように顧客に届けるのか方向性を定めて、効果的に販売するための戦略を指します。 たとえば、価格やターゲット、プロモーション方法などを、自社製品の売上を効果的に伸ばすためにどう活用するかの戦略を立てます。 販売戦略を立案することで、社内の資源を有効活用出来たり、なぜ売れた/売れなかったのかの仮説検証が可能になったりするのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【マーケティング対策】販売戦略の必要性とは ビジネスにおいて、販売戦略は、人材や資産といった限りある経営リソースの中で、最大限の利益を出すために重要と言えます。 ただやみくもに製品を販売したり広告を売ったりすれば、資産が無駄になる恐れがあるのです。そこで、自社に適した販売戦略を考えることで、販売活動を合理的に進められます。 したがって、限られたリソースを最大限に活用し、効果的に自社製品を販売するためにも、販売戦略の策定が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の立て方 販売戦略を立てる際は、以下の3つの手順で進めましょう。 市場・競合・ニーズ分析 まずはターゲット市場や競合、ターゲットとなる顧客のニーズなどを分析し、自社のおかれている状況を把握しましょう。 課題設定 次に、分析から得られた情報をもとに、自社の販売における課題を明確にしましょう。たとえば、商品力や新規顧客獲得率の低さ、差別化要素の不足などが挙げられます。 戦略策定 最後に、設定した課題への対策を検討し、具体的な戦略に落とし込みます。 また、販売戦略を策定する際には、社員全員が理解できるように具体的な内容を記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の代表的な5つの手法 ここでは、販売戦略の代表的な手法を5つご紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に適した手法を見つけられます。 （1）ランチェスター戦略 ランチェスター戦略では、「強者と弱者では採るべき戦略が異なる」という考えをもとに、市場のシェア率が高い強者企業と、シェア率の低い弱者企業では、戦略が異なると説いています。 強者企業は競争力やブランド力が高いため、大々的なプロモーション活動によりシェア拡大を目指します。一方、弱者企業は強者が参入していないニッチな市場を狙って差別化を図るという方法が考えられます。 このように、ランチェスター戦略は、各々の企業が自社の強みを生かしてシェアの獲得を目指す戦法です。 （2）コストリーダーシップ戦略 コストリーダーシップ戦略とは、競合他社より低コストで商品やサービスを提供して、価格の優位性を競争力とする戦略です。 物流コスト削減や大量生産、直接仕入れなどにより、低コストでの商品販売を実現させます。一般的に豊富な経営資源を所持する大企業で用いられる戦略ですが、限られたニッチな領域に特化することで、中小企業でも実現可能です。 以上より、コストリーダーシップ戦略では、大量生産やコスト削減によって、競合他社より価格の面で優位に立ち、差別化を図る戦略です。 （3）ニッチ化戦略 ニッチ化戦略とは、競合他社がおらず、ユーザーニーズがある隙間市場で、トップシェアの獲得を目指す戦略です。 一定数のニーズがあり、自社の強みとマッチした市場を開拓できれば、競争に巻き込まれることなく、大幅な利益の増加が見込めます。また、新規市場を開拓したことで、パイオニアとしてのブランディングにもつながります。 したがって、ニッチ化戦略とは、自社の強みと合致するニッチな市場を発見・開拓して、シェアの獲得を図る戦略です。 （4）バンドル戦略 バンドル戦略とは、利益率が高い商品と低い商品をセットにして販売し、利益の向上を目指す戦略です。 代表的な例が飲食店のセットメニューであり、単品よりも安く購入できるセットの「お得感」により、ユーザーの購買意欲を刺激します。これにより、企業は在庫数の調整に加えて、利益の増幅も見込めます。 このように、バンドル戦略ではユーザーのニーズをくみ取って、複数の商品を組み合わせて販売することによって、売り上げの向上を目指します。 （5）サンドイッチ戦略 サンドイッチ戦略とは、平均を好む日本人の深層心理を利用して、特定の商品を売れやすくする戦略です。 たとえば、「1000円のAコース」「1500円のBコース」「2000円のCコース」があった場合、真ん中のBコースが多く選ばれる傾向にあります。そのため、最も利益率の高い商品や在庫を多く抱える商品など、売りたい商品を真ん中の価格に設定することで、売上アップが期待できます。 以上から、平均を好む日本人の特性を利用したサンドイッチ戦略によって、利益率の高い商品の購入を促すことができ、売上向上につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略を立てるのに便利なフレームワーク3選 以下では、販売戦略を立てるのに役立つ3つのフレームワークを解説します。販売戦略を立てる上で何から始めるべきか分からない方は、フレームワークを活用してみましょう。 3C分析 3C分析は「Costomer＝市場・ユーザー」「Competitor＝競合」「Company＝自社」の3項目を分析して、市場の状況を把握しつつ、自社を取り巻く環境を知るのに役立ちます。これにより、外部環境に応じて自社がとるべき戦略を立てられます。 4C分析 4C分析では「Customer Value＝価値」「Cost＝費用」「Convenience＝利便性」「Communication＝対話」の4項目を顧客目線で考えていくフレームワークです。顧客視点に立って分析することで、顧客のニーズをおさえた商品やサービスを提供できます。 SWOT分析 SWOT分析では「Strength＝強み」「Weakness＝弱み」「Opportunity＝機会」「Threat＝脅威」の4項目で、内部環境と外部環境をプラス面とマイナス面に分けて整理します。これらを分析することで、強みを生かした販売戦略や弱みを克服するための攻略方法を模索できます。 以上のようなフレームワークを活用して、自社の課題や取るべき戦略を具体化しながら営業戦略を立案しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の成功事例 ここでは、販売戦略が成功した事例についてご紹介します。以下の成功事例を参考にして、自社でも導入できる販売戦略を考えていきましょう。 男前豆腐店 引用：男前豆腐店公式サイト 男前豆腐店は「男前豆腐」や「風に吹かれて豆腐屋ジョニー」といった人気商品を販売している企業です。 豆腐店とは思えないインパクトのあるネーミングと頭に残る音楽で、顧客の興味を引くことに成功して、人気を獲得してきました。また、パッケージやネーミングだけでなく、味までこだわりぬいたことで、高い支持を得られました。 このように、男前豆腐店では「ランチェスター戦略」により、競合他社が思いつかない方法で差別化を図り、シェアの獲得に成功しました。 YKK株式会社 引用：YKK株式会社公式サイト YKK株式会社は、洋服から寝具まで日本の大部分で使用されているファスナーを販売している企業です。 YKK株式会社では「薄いファスナー」「伸びるファスナー」などを販売することで、顧客のニーズに臨機応変に対応して、競合他社が少ないニッチな市場で確固たるポジションを獲得しました。 以上のように、YKK株式会社は「ニッチ化戦略」を実施して、ファスニング事業で圧倒的なシェア率を誇る企業へと成長しました。 QBハウス 引用：QBハウス公式サイト QBハウスは、理容院では一般的なサービスであるシャンプーやブローを取り除き、短時間で低下価格なカットを提供しています。 QBハウスでは「10分：1,400円」という低価格でのカットを実現して、他社との差別化に成功しました。また、忙しいビジネスマンをターゲットにして、オフィス街への出店や夜間営業の実施により、独自性を保っています。 よって、QBハウスでは「ランチェスター戦略」「コストリーダー戦略」を上手に組み合わせて、独自のスタイルを確立することで成功しました。 マクドナルド 引用：マクドナルド公式サイト マクドナルドは、全国に2000以上の店舗をかまえる大手ハンバーガーチェーン店です。 マクドナルドでは、物流システムの最適化やマニュアルの徹底などにより、競合他社と比べて圧倒的な低価格を実現しました。特に、ハンバーガーとポテト・ドリンクを組み合わせたセット販売により、大幅な利益の拡大に成功しました。 このことから、マクドナルドは「コストリーダーシップ戦略」と「バンドル戦略」によって、飲食業界で高い人気を獲得しました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略に必要な情報管理に役立つITツール 以下では、販売戦略の立案に役立つITツールをご紹介します。 自社の販売戦略が上手く立てられないと悩んでいる場合には、社内の販売情報を整理・管理することから始めましょう。販売戦略を立てる際には、販売に関する情報や顧客データを分析することから始めるため、情報の整理・管理が必須です。 そこで、販売に関するあらゆる情報をまとめて管理できるITツールを導入しましょう。ただし、膨大な社内の販売情報のなかから必要な情報を探し出すのは手間がかかるため、「検索機能が備わっているか」もポイントです。 結論、販売戦略を上手く建てるには、社内の販売情報を適切に管理し、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの記事には、表や画像を簡単に添付して、販売戦略に関する詳細な情報を記録しておけます。また、質問するように探せる「自然言語検索」機能を使えば、蓄積した情報から最適な答えを得られるので、社内の販売情報に関する疑問もすぐに解消できます。 販売情報の整理や管理に必須のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の手法とフレームワークまとめ これまで、販売戦略の必要性や役立つフレームワーク、成功事例を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、限られた資源で利益を上げていくためには、効果的な販売戦略の立案が重要です。そこで、販売戦略を立てる上で欠かせないのが、企画から進捗状況、効果測定に至るまでの情報管理です。 また、販売戦略における検討内容は、その後の事業にも影響を及ぼす可能性のある重要な資産と言えます。そのため、情報を蓄積して、あとから簡単に見返すことができるツールに情報を蓄積しておくべきなのです。 結論、販売戦略の立案に役立つITツールは、販売戦略に必要な情報を蓄積し、いつでもすぐに振り返りができる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、有効的な販売戦略を考え、自社の商品やサービスを売り出しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

パソコン内のデータ整理が手つかずになっていると、次第にファイルが煩雑化して必要な情報にたどり着けなくなるうえ、保存容量を埋めてしまいます。そのため、日ごろからファイルは整理して、使いやすい状態にしておかなければなりません。 しかし、「パソコンでファイルを上手く整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パソコンでファイルを整理する方法やコツを中心にご紹介します。 ファイルが増えすぎてどこに何の情報があるか把握できていない ファイル・フォルダを上手く整理するコツを教えて欲しい パソコンのファイル整理が簡単にできるソフトを探している という方はこの記事を参考にすると、初心者の方でも簡単にファイル整理できる方法が分かり、すぐに情報が見つからないストレスを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パソコンのファイル整理をする重要性とは2 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法2.1 フォルダ編2.2 デスクトップ編2.3 エクスプローラー編3 パソコンのファイルを上手く整理する5つのコツ3.1 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める3.2 （2）フォルダマップを作成する3.3 （3）データを整理してから移動させる3.4 （4）適切な保存場所で保管する3.5 （5）定期的にバックアップ・削除をする4 【必見】仕事におけるファイル整理に最適な方法とは4.1 最も簡単にファイルを見やすく整理できるツール「ナレカン」4.2 【見本】ナレカンでファイル整理する方法5 比較表｜パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選6 パソコンのファイル整理のやり方まとめ パソコンのファイル整理をする重要性とは パソコンのファイル整理は、業務を円滑に進めるうえで重要です。 仕事で使うパソコン内が整頓されていないと、以下のような業務リスクを引き起こす可能性が高まります。 業務で必要なファイルが見つからない 不要なファイルを削除しないまま放置すると、ファイル量が増えてしまい、必要な情報を探すのに時間がかかります。 誤ったファイルを共有する ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、似た名前のファイルが乱立したりして、誤ったファイルを共有してしまう恐れがあります。 パソコンの動作が重くなる ファイル量が増えて、パソコン本体の容量を占めると動作が重くなります。操作性が落ちれば素早く作業を進められず、業務を効率的に進められません。 このように、ファイルの整理不足は業務が円滑に進まない要因となります。したがって、整理方法を把握して、日ごろからファイルを正しく管理することが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法 以下では、Windowsパソコンのファイル整理方法を、保存場所別に紹介します。現在の利用状況に合わせて、適切にファイルを管理しましょう。 フォルダ編 パソコン内のフォルダでファイルを整理するときは、以下の手順を踏みましょう。 はじめに、ファイルの名称を統一します。ここでは、「ファイルの内容_日付」といったようにファイル名を付けます。 次に、フォルダを作成します。フォルダは以下のように階層分けすると便利です。 最後に、フォルダのテーマに沿ってファイルを移動します。 以上のステップで、フォルダで分類してファイルを見やすく整理できます。 デスクトップ編 パソコン内のデスクトップでファイルを整理するときは、以下の点を意識しましょう。 デスクトップにはファイルを置きすぎない デスクトップには、必要最低限のファイルのみ置くようにしましょう。 複数のファイルをデスクトップ上で管理すると、視覚的に煩雑になり目的の情報を探しづらくなります。また、デスクトップのアイコンが多いと動作が重くなる恐れもあり、業務効率が下がる原因となるのです。 そのため、デスクトップのファイルは定期的に整理しましょう。整理の基準がない場合は「アイコンを置くのは2列まで」などの保管ルールを定めると、不要なファイルがないか確かめるきっかけとなります。 ショートカットを活用する ショートカットを活用すれば、必要な情報へすぐにアクセスできます。 ショートカットとは、設定した画面にワンクリックで飛べるように設定することです。Windows11では、該当のファイルを右クリックして、 [その他のオプションを確認] → [ショートカットの作成] でショートカットアイコンを作れます。 デスクトップにショートカットを設置すると利便性が高まりますが、ショートカットを作成しすぎるとアイコンが増えて管理が煩雑になります。したがって、ショートカットは毎日の業務で使うファイルにのみ設定しましょう。 エクスプローラー編 標準搭載されている「エクスプローラー」のファイル・フォルダを整理するときは、以下を意識しましょう。 ファイルが表示される順番を把握する まずは、ファイルがどのような順番で表示されるかを確認しましょう。 結論、エクスプローラー内で保管されるファイルは「辞書順」で並んでいます。さらに、ファイル名の先頭が数字の場合は、半角・全角を問わず、数字の小さい順に並ぶようになっている点が特徴的です。 そのため、ファイル名の先頭にどの情報を記載するかで、表示順や検索のしやすさが大きく異なります。 フォルダの名前の付け方を工夫する フォルダやファイル名は、「何を基準に検索するか」を念頭に作成しましょう。 たとえば、”日付”で検索することが多い場合は、以下のように日付を先頭に置くと降順で表示されます。 20220831_ナレカン第一工業_v1 20240215_ ABCコーポレーション_v1 20251001_ナレカン第一工業_v2 一方、”会社名”で検索することが多い場合は、以下のように頭文字の英字を先頭に置くと探しやすくなります。 ab_ABCコーポレーション_v1_20240215 na_ナレカン第一工業_v1_20220831 na_ナレカン第一工業_v2_20251001 以上から、フォルダ・ファイル名に必要な「種別」「日付」「タイトル」「バージョン（V）」といった情報は、メンバーが何をもとに検索をかけるかを意識して順番を決めるべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイルを上手く整理する5つのコツ ここでは、パソコンでファイルを整理する5つのコツを紹介します。以下を参考に、煩雑なファイル管理から脱却しましょう。 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める まずは、ファイルやフォルダに名前を付けるときのルールを定めましょう。 ファイル名が統一されていないと、「検索をかけてもヒットしない」「同じ内容のファイルが複数ある」といった事態になりかねません。そのため、事前にルールを決めておけば、検索しやすくなるうえファイル内容の重複も防げます。 なお、ルールを決めるうえでは、似たファイルが増えることを想定し、内容に関する情報だけでなく「更新日やバージョン」の記載も徹底しましょう。 （2）フォルダマップを作成する ファイル・フォルダ名のルールを決めたら、フォルダマップを作成しましょう。 フォルダマップとは、フォルダ名やフォルダに保管されているファイルの一覧のことです。通常、フォルダは階層化して作成するため、必要なファイルを探し出すのにいくつもフォルダを開く手間がかかります。 しかし、フォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのか一目でわかるのです。 ▼2階層でファイル管理する図 また、フォルダを作成するうえでは、階層を深くし過ぎると目的のファイルに到達するまでに時間がかかります。そのため、2～3階層ほどで作成することが重要です。 （3）データを整理してから移動させる フォルダマップを作成できたら、データを整理して移動させましょう。 不要なデータは削除し、ファイル名も決めたルールに合わせて変更します。その後にデータを移動させることで、目的のファイルを探しやすくなるうえ、余計なフォルダが増える心配もありません。 不要なデータや無駄なフォルダが増えると、ファイル全体が使いづらくなってしまいます。そのため、面倒でもデータを整理してから移動させましょう。 （4）適切な保存場所で保管する 整理したファイルは適切な保存場所へ格納しましょう。 たとえば、複数人の業務に必要なファイルを個人で管理していたり、パソコンのデバイス上で管理すると、他のメンバーが必要な情報を閲覧できなくなってしまいます。その結果、業務が滞る原因となるのです。 そのため、マルチデバイスに対応したクラウド型のITツールを使って、適切な保存場所で管理しましょう。中でも、「フォルダ設計」サポートがある「ナレカン」であれば、ファイルの内容に応じた適切な保存場所に保管でき、必要な情報へすぐにアクセスできます。 （5）定期的にバックアップ・削除をする ファイルを保管できたら、定期的にバックアップをとったり、不必要なファイルを削除したりしましょう。 ファイル整理により一時的にパソコン内が整頓されても、業務を続けていれば続々と新しいファイルが増えていきます。そのため、古いファイルと新しいファイルが混在して、ファイル管理が煩雑になるリスクが高まるのです。 したがって、「週に1回」「月に1回」のように、定期的なバックアップやフォルダ内のチェックを心がけ、情報が最新の状態になるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事におけるファイル整理に最適な方法とは 以下では、仕事におけるファイル整理に最適な方法を紹介します。 パソコンで上手くファイル整理するには、ファイルやフォルダ名のルールを決めたり、階層を制限したりすることが重要です。しかし、ファイルサーバーでファイルを保管していると、中身がわからず社内メンバーから放置される恐れがあります。 そこで、「ファイルの中身が見える状態で保管できるソフト」を使えば、ファイルを開かなくても内容が把握できます。さらに、ファイルをテーマごとにフォルダ分けしつつ、簡単な検索でヒットする仕組みがあれば、情報を探す手間がかかりません。 結論、ファイル整理に最適なツールは、あらゆる情報を取り出しやすく整理できるうえ、検索性も抜群な「ナレカン」一択です。 ナレカンではあらゆる形式のファイルを「多階層フォルダ」で保管できるうえ、フォルダごとにアクセス可能なメンバーを設定できます。また、添付ファイルを常時プレビュー状態にでき、超高精度の検索機能も備わっているので、欲しい情報がすぐに見つかります。 最も簡単にファイルを見やすく整理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでファイル整理する方法 以下は、ナレカンでファイル整理をした見本です。 ナレカンでは、事前に作成する「多階層のフォルダ」ごとに記事を蓄積できるため、情報が混ざる心配がありません。また、上記の画像のように「タグ機能」を使えば、記事をテーマ別に分類できるうえ、タグで対象を絞って検索をかけられます。 加えて、「記事」に添付したファイルは、以下のようにプレビュー状態で閲覧できるため、都度中身を開く手間がかかりません。添付したファイル内も検索がかけられるので、ナレカンで社内情報を一元管理すれば、あらゆる情報が素早く取り出せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選 以下は、パソコン内で煩雑化するファイル整理に役立つおすすめのソフト4選の比較表です。上手に活用して、煩雑になりがちなファイルを適切に管理しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Notion Dropbox 特徴 最も簡単に社内情報を管理・共有できるソフト PCに不慣れな方でも簡単に使いこなせる情報共有ソフト 情報の記録方法を使い分けられるドキュメント管理ソフト ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 情報共有に特化しているため、グラフの作成や校閲機能はついていない 多機能で便利な反面、操作が複雑で使いこなすのが難しい ExcelやWordと同様にファイル管理なので、デメリットを解消できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら ただし、せっかくソフトを導入しても、社員に馴染まなければ意味がありません。そのため、適切にファイル管理ができるかはもちろん、「誰でも簡単に使いこなせるか」を軸に選定することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイル整理のやり方まとめ これまで、Windowsパソコンのファイル整理方法を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、パソコンのファイル整理は業務を円滑に進めるうえで重要です。必要な情報を素早く見つけたり、パソコンが重くなったりする事態を防ぐには、日ごろから「ファイルの命名」「不要なデータの削除」などの対策を実施しましょう。 しかし、パソコン本体でのファイル管理は、情報が増えるにつれ煩雑になり、次第に放置されてしまいます。そこで、「誰でも簡単に使えるクラウド型ITツール」でファイルを保管すれば、面倒な設定なしで情報管理できるうえ、パソコンの容量も重くなりません。 したがって、ファイル管理には、誰でも簡単にファイル整理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル整理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

カスタマーサポートやインサイドセールスなどの複数人でメールを管理する部門において、メールを共有するための仕組みは必須です。個人ではなく複数人で受信したメールを共有すれば、対応の属人化を防げます。 しかし、「メールを共有する仕組みをつくるのに、どうすればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介します。 部署内でメールを共有できていないことでトラブルが起きている Gmailやoutlookに届いたメールを共有する手順を教えてほしい メールに含まれる情報が、部署内で確実に共有されるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、Gmailやoutlookでメール共有する方法がわかるほか、複数人でメールを共有するのに最適な環境を整備できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メール共有とは2 メールを共有するメリット2点2.1 （1）対応漏れを防止できる2.2 （2）やりとりの履歴が社内に残る3 メール共有が求められる仕事とは3.1 カスタマーサポート3.2 インサイドセールス4 メールの共有方法5 ＜Gmail＞での共有方法5.1 （1）メールアカウントを共有する5.2 （2）共同トレイを有効にする5.3 （3）メールを委任する5.4 （4）チームアドレスを作成する6 ＜Outlook＞での共有方法7 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ7.1 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」8 【注意】メール共有システムの選定ポイント8.1 （1）マルチデバイス対応か8.2 （2）テーマごとに管理できるか8.3 （3）情報共有しやすいか9 メール共有のメリットや共有方法まとめ メール共有とは メール共有とは、複数人で同じメールを共有することです。共有する手段としては「個人宛てに届いたメールを手動で転送する方法」と「複数人で一つのアドレスを共有する方法」があります。 企業でのお問い合わせは、一つのメールアドレスに集中する傾向にあり、そのすべてに返信する必要があります。しかし、担当者が他の業務で忙しかったり不在だったりして対応が遅れると、クライアントとのトラブルに発展してしまいます。 そのため、受信したメールを複数人が共有できる環境を整えることで、迅速な対応ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを共有するメリット2点 ここでは、メールを共有して得られるメリットを2点ご紹介します。自社でメールを共有する仕組みが整っていないと業務が停滞する恐れがあるので、以下のメリットを踏まえて対策を検討しましょう。 （1）対応漏れを防止できる メールの共有は、対応漏れの防止にもつながります。 メールのやりとりが属人化している場合、万が一に担当者が不在になったとき、対応が遅れてトラブルに発展しかねません。そこで、メールを適切に共有すれば、ほかのメンバーがフォローしやすくなるだけでなく、二重対応などのミスを防げるのです。 さらに、対応ミスが起きた場合も、共有しているメールから原因や責任の所在を調べやすくなります。 （2）やりとりの履歴が社内に残る メールを共有すると、やりとりの履歴が社内に残る点がメリットです。 メール履歴が残れば、担当者以外の社員もメール対応の情報をさかのぼれるので、同じような問い合わせがあったときにほかのメンバーが参考にできます。また、自身が担当でない問い合わせに関する進捗を把握できるので、安心して自身の業務に取り組めます。 以上のように、メールを共有することで、社員全体の顧客対応スキルの均一化にも効果的なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有が求められる仕事とは ここでは、メールを共有すべき人の特徴を2つご紹介します。以下に当てはまる場合は、業務をスムーズに進めるためにメール共有を取り入れましょう。 カスタマーサポート カスタマーサポートのように、複数人で問い合わせ対応に取り組む人は、メール共有を活用しましょう。 顧客満足度を高めるうえで、スピーディーな問い合わせ対応は重要です。しかし、複数人で対応する場合は、連絡を重複させないために「問い合わせ管理」の方法を工夫する必要があります。 そこで、メールを共有すると、ほかの人が既に対応しているかを確かめられるので、業務の円滑化につながるのです。 インサイドセールス インサイドセールスのように、メンバーの進捗を把握したい人も、メール共有の利用が便利です。 インサイドセールスでは、潜在顧客への適切なアプローチが求められます。そのため、どのようなアプローチによって、成功/失敗したのかを記録しておき、今後に向けて改善していく必要があるのです。 そこで、顧客とのメールのやりとりを共有していくことで、第三者目線でのレビューがもらえたりチーム全体のトークスクリプトの見直しにつながったりするのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの共有方法 メールを共有するには、以下の4つの方法があります。 CCによる共有（メール転送） 1つ目は、CCによる共有（メール転送）です。CCとは、「念のため確認して欲しい受信者」にもメールを送信する機能です。ただし、原則としてCCは1人とされているので、簡易的な情報共有の場合のみ、この方法を活用しましょう。 メーリングリストの活用 2つ目は、メーリングリストの活用です。メーリングリスト宛てにメールを送信すれば、リストに入っているメンバー全員にメールを一斉送信できます。ただし、その後誰が対応したかは判別できないので、二重対応の恐れがあるのです。 Webメールの利用 3つ目は、Webメールの利用です。Webメールは、Gmailの「共同トレイ」や、Outlookの「共有メールボックス」といった、ブラウザ上でメールを共有できるサービスです。ただし、使い方が複雑で、情報を整理しきれない恐れがあります。 ツールの導入 4つ目は、ツールの導入です。受信したメールの情報を自動転送したり、コピー&ペーストしたりして、任意のメンバーに共有できます。送信者ごとに分けて、メール情報を管理できる点がメリットです。 LINEでメールを共有する 5つ目は、LINEでメールを共有するやり方です。メールアプリで受信したメールをLINEに転送することができます。しかし、LINEで共有すると、他の情報と混ざって流れてしまう可能性があるため注意しましょう。 以上の方法でメール情報を共有できますが、「cc」「メーリングリスト」「Webメール」「LINE共有」には、それぞれデメリットもあるのです。 したがって、メール情報をフォルダで整理できる「ツールの導入」が最適です。たとえば、「ナレカン」のような、メール情報の共有・管理に過不足なく機能が備わっているツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Gmail＞での共有方法 ここでは、Gmailでのメール共有方法を紹介します。以下の手順に沿って対応すると、簡単にメールを共有可能です。 （1）メールアカウントを共有する 複数のユーザーが「ユーザー名」と「パスワード」を共有して同じアカウントを使用することで、メールを共有できます。 ただし、Googleアカウントは1人のユーザーによる使用が目的とされています。そのため、本人確認または質問が表示され、質問に答えられない場合は、アカウントが使用できなくなってしまう場合があるのです。 以上から、複数人でのアカウント共有はビジネスでは不向きな可能性があるので、注意が必要です。 参考：Google Workspace 管理者ヘルプ｜ユーザー間でアカウントを共有しない （2）共同トレイを有効にする 共同トレイは、代表メールアドレスを複数名で使い、対応を担当者に振り分けたり、複数メンバーでメールを共有したりする場合に便利です。 操作方法は、大きく「共同トレイ機能を有効にする」「メールを共有する」の2ステップに分かれます。 ＜共同トレイ機能を有効にする＞ まず、Google グループにログインします。 [グループ設定]タブをクリックします。 「追加の Google グループ機能を有効にする」の[共同トレイ]にチェックを入れて、[変更を保存]を押します。 ＜メールを共有する＞ 共有したいメールを選択します。 [他のユーザーに割り当てる]をクリックします。 割り当てたいメンバーのアドレス・名前を入力します。 参考：Google Workspace ラーニングセンター｜グループを共同トレイとして使用する （3）メールを委任する Gmailでメール委任をするには、共通メールアドレスを作成して、以下の方法でアクセス権限をメンバーに付与します。 Gmailを開き、右上の歯車アイコンから[すべての設定を表示]をクリックします。 [アカウント]タブをクリックします。 用途に合わせて[他のメールアドレスを追加]もしくは、[メールアカウントを追加する]をクリックします。 共有したいアドレス・アカウントを入力して、[次へ]を押します。 相手のユーザー名やパスワードを入力します。 相手がアクセスを許可します。 Gmailは組織的に利用すると、最大1000人までメールを共有できます。ただし、追加するメールアドレスのドメインはgmail.comでなければ対応できません。 参考：Gmail ヘルプ｜メールを委任する、メールで共同作業する （4）チームアドレスを作成する メールを共有する方法として、部署やチームで専用アドレスを作成するのも有効です。 ます、こちらの「Google グループ」にログインします。 次に、画面上部にある[+グループを作成する]ボタンをクリックします。 以下の画面が表示されるので、それぞれに情報を入力します。 [グループを作成する]を押せば、アドレスの作成は完了です。 最後に、共有したいユーザーを招待しましょう。 ただし、グループアドレスを作成できるのは、ユーザーの権限が「管理者」以上になる点に注意しましょう。 参考：Gmail ヘルプ｜メールを委任する、メールで共同作業する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Outlook＞での共有方法 Outlookでは「共有メールボックス」を作成し、共有するユーザーを追加します。ユーザーの追加方法は以下の通りです。 管理者アカウントでログインします。 管理センターで[チームとグループ]をクリックして、「共有メールボックス」ページへ移動します。 [+共有メールボックスを追加]をクリックします。 メールボックスの名前を入力して、[変更を保存]をクリックします。 [次のステップ][このメールボックスにメンバーを追加する]をクリックします。 [メンバーの追加]をクリックして、共有するメンバーにチェックをつけます。 [閉じる]をクリックします。 Outlookでメールを共有すると、全体のタスクや予定表なども閲覧できるようになります。しかし、Outlookでは一人がメールを開封すると全員のデバイスで既読となるので、対応漏れに注意が必要です。 参考：グループを作成し、グループ設定を選択する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ 以下では、複数人でメール共有するのに最適の方法を紹介します。 Gmailやoutlookに届いたメールのやりとりは設定さえすれば、複数人と共有することができます。しかし、共有した後に、担当者を割り振ったりや対応方法を確認したりするのにやりとりが溜まっていくため、必要な情報が埋もれるリスクが高いです。 また、メール内の文面は検索しづらく、必要な情報をすぐに振り返るのは困難です。そのため、複数人でメールを共有しつつ管理まで徹底するために、情報共有に特化したITツールを活用しましょう。 結論、メールを複数人で共有するには、「メール転送機能」を備えており、かつ「超高精度の検索機能」を備えたツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、設定したアドレスからのメールを自動転送できるうえ、記事に紐づく「コメント」で細かなやりとりをすれば、メンバー間の情報共有が円滑になります。また、平均0.2秒の高速検索によって、過去のメールの内容も簡単に振り返れるので、社内ナレッジとして活用できます。 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】メール共有システムの選定ポイント メール共有を円滑に進めるには、以下の2つのポイントに注意してシステムの導入を検討しましょう。 （1）マルチデバイス対応か まず、メール共有システムを選ぶうえで、「マルチデバイスに対応しているか」は重要な要素になります。 複数のデバイスからアクセスできれば、「スマホで下書きしたメールをPCで送信する」「外出先でパソコンが開けなくてもメールが確認できる」といったメリットが得られます。とくに、オフィスと現場を行き来することが多い方には最適です。 以上のことから、複数のデバイスに対応している共有システムを使えば、メール内容をいつでも把握できるので業務効率化につながるのです。 （2）テーマごとに管理できるか 次に、共有したメールを、テーマごとに管理できるかも重要なポイントです。 共有されたメールは適切に管理していかなければ、ほかのメールに埋もれて見落すことになりかねません。その結果、「対応依頼に気づけなかった」「自分だけ情報を把握できていなかった」という状態を招き、ほかのメンバーからの信頼を失ってしまいます。 そのため、メールを確認したら、すぐに受信トレイを振り分けて、メールの見落としを防ぎましょう。ただし、1通1通手作業で対応していくのは面倒なため、あらかじめ指定フォルダに振り分けられる「ナレカン」のようなツールを活用するのがおすすめです。 （3）情報共有しやすいか 最後に、情報共有のしやすさも考慮して選びましょう。 たとえば、問い合わせメールの場合、「誰が対応していくのか」「どのように対応していくのか」をチーム内で決めていく必要があります。このとき、メール上でのやりとりがかさむと、元となるメールの内容を振り返りづらくなってしまいます。 また、メールでは、チャットのようなテンポの速いやりとりをしていくのが難しいです。そのため、GmailやOutlookでメールを共有する手段ではなく、直接情報を書き込んだりメッセージ機能が備わったリしたITツールの導入を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有のメリットや共有方法まとめ これまで、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介しました。 メールを共有すると、やりとりの履歴が残るので「属人化の防止」や「対応ミスの予防」につながります。しかし、GmailやOutlookなどで共有すると、操作手順が多くメールや対応履歴の管理が煩雑になりがちです。 そこで、「メールだけでなく対応履歴もすべて残せるITツール」の活用が求められます。ただし、目的のメールをすぐに確認できるように検索性に優れたツールを導入すべきです。 結論、社内の情報管理・共有には、わずかな工数でメールを共有できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的なメール共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

売上目標の達成度や売上推移を管理すると、売上が上下する要因が明確になります。そのため、売上低迷に対する解決策や改善点が見つけやすくなり、今後の売上アップにつながるのです。 しかし、「自社に適した売上管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、売上管理に必要な項目やコツ、おすすめのツールを中心にご紹介します。 売上管理の方法を知り、自社の売上向上につなげたい 自社の売上管理が上手くできていない 簡単に売上を管理できるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、売上管理のコツやおすすめツールが分かり、自社に合った管理方法が見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 売上管理とは1.1 売上管理の目的1.2 売上管理の項目2 売上管理するときの3つのコツとは2.1 （1）入力方法を統一する2.2 （2）過去の売上管理と比較する2.3 （3）ツールを利用する3 売上管理に使用されるツールと注意点とは3.1 Excelで売上管理表を作る3.2 会計ソフトで売上を管理する3.3 SFA/CRMで売上を分析する4 【必見】売上管理に最もおすすめのツール4.1 誰でも簡単に売上管理を実現できる「ナレカン」5 売上管理アプリの選定ポイント3選5.1 業種・業態に適しているか5.2 事業規模と合っているか5.3 簡単に使えるか6 売上管理のコツやおすすめのツールまとめ 売上管理とは 売上管理とは、企業の売上情報をまとめて記録し、分析する作業を指します。以下では、売上管理の目的と項目を解説します。 売上管理の目的 売上管理は、売上情報を把握し、売上向上に役立てることを目的としています。 売上情報を記録し続けると、日次・月次・年次の売上推移が見える化します。その結果、売上が下がる月や季節の傾向が明確になり、改善策が見つかりやすくなるのです。 また、売上管理をすると、企業が月や年単位で立てる売上目標の達成率が分かります。そのため、既存の売上目標が適切であるかを簡単に判断でき、目標数値の見直しにも役立つのです。 このように、売上管理は業務内容や売上目標の改善点を洗い出し、企業の売上アップに貢献するのです。 売上管理の項目 売上管理をするときには、以下の項目を確認しましょう。 売上高 売上目標の達成率 前月/前年比 仕入れ原価 売上高や目標達成率はもちろん、前月/前年比を記録すると、現在の施策が有効か判断できます。また、仕入れ原価を記録して、粗利を確認するのも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理するときの3つのコツとは ここでは、売上管理をするときの3つのコツを紹介します。売上アップを実現するには、以下のコツを把握して適切に売上を管理する必要があります。 （1）入力方法を統一する 売上管理のコツのひとつは、入力方法を統一することです。 入力方法が異なると、データの比較がしづらくなり、過去の売上との比較が困難になります。そのため、売上管理をするときには、テンプレートの活用や入力ルールの策定を通して、入力方法を統一する必要があるのです。 たとえば、テンプレートを使うと、書式作成の手間が省けるうえに入力方法も統一されます。また、入力すべき情報が簡単に分かるので、入力作業の属人化も防げます。 （2）過去の売上管理と比較する 売上アップを実現するには、過去の売上管理と定期的に比較する必要があります。 たとえば、「先月と今月で売上に差が出た要因」や「過去の施策が失敗した原因」は、過去の情報と比較することで明確になります。比較を通して、今後の売上向上に必要な要素がわかるようになるのです。 ただし、時間の経過とともに増加する売上情報は、管理に手間がかかって面倒です。そのため、誰でも簡単に情報を管理できる「ナレカン」のようなツールで、面倒な作業を省く方法がおすすめです。 （3）ツールを利用する ツールを利用すると、売上情報のスムーズな管理・共有が実現します。 目標達成を共有してメンバーのモチベーションを高めたり、社内全体で業務を改善したりするためにも、売上情報の共有は必須といえます。 しかし、紙の場合、売上情報を記録するごとに書類が増え続けるので、欲しい情報をすぐに見つけることができません。また、メンバーへの共有にほかの連絡手段を介する必要があるので、手間がかかります。 そこで、情報共有ツールを使えば、記載した売上管理の内容をスムーズに共有することができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理に使用されるツールと注意点とは ここでは、売上管理に使用されるツールと注意点を紹介します。自社に最適なツールを選ぶには、以下の注意点を考慮してそれぞれを比較検討しましょう。 Excelで売上管理表を作る 簡単に始められる方法として、Excelでの売上管理表作成が挙げられます。 関数を使って面倒な計算を省きながら、表形式で見やすい管理表を作ることができます。また、導入入コストがかからないため、手軽に始められる点がメリットです。 ただし、ファイルの管理・共有に手間がかかる点に注意しなければなりません。売上管理は日々の売上情報を記録するので、ファイル数が膨大になり、管理が困難になるのです。 会計ソフトで売上を管理する 会計ソフトも売上管理の一般的な方法です。 会計ソフトを使えば、入力や計算のミスを防止しながら管理できます。また、多くのソフトはグラフやレポートを自動的に作成する機能も備えており、効率的な売上管理が実現します。 ただし、利用料金がかかるうえ、機能を使いこなすためには十分な教育が必須です。そのため、会計ソフトを使いこなせるメンバーが限定され、入力作業が属人化するケースも考えられます。 SFA/CRMで売上を分析する CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）も売上管理によく使用されます。 CRMやSFAを使うと、売上情報を顧客の個人情報や購入履歴とまとめて管理できます。そのため、売上情報のより詳細な分析が可能になるのです。 ただし、売上管理以外の機能も充実している分、利用料金が比較的高価だと言えます。さらに、多機能なツールでは操作が難しく、社員が使いこなせないリスクもあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】売上管理に最もおすすめのツール 以下では、誰でも簡単に売上管理ができるツールをご紹介します。 自社に適した売上管理の方法が分からない場合には、「情報管理ツールの導入」がおすすめです。Excelや会計ソフト等のツールは、売上管理や分析に便利である一方で、社内への情報共有や連絡には別のツールが必須となり面倒です。 そのため、売上の管理をしながら、情報を社内に共有できるツールを導入しましょう。売上管理からわかる売上向上の要因や改善策を共有すれば、社員のモチベーションを高めたり、社内全体の業務改善にもつながるのです。 したがって、売上管理には、社内の売上管理から得た情報を簡単に社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に売上などのあらゆる情報を保存し、リアルタイムで社員に共有可能です。また、「ファイル内検索機能」でファイルの中身まで情報を検索できるので、Excelで管理した売上情報も、必要なときにすぐに見つけられます。 誰でも簡単に売上管理を実現できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理アプリの選定ポイント3選 以下では、売上管理アプリの選定ポイント3選をご紹介します。ポイントを抑えて自社に最適なアプリを導入しましょう。 業種・業態に適しているか 1つ目の選定ポイントは「業種・業態に適しているか」です。 業種や業態によって、売上管理の際に必要な機能や適した管理方法は異なります。たとえば、サービス業ではPOSシステムとの連携機能、製造業では在庫管理などの機能があると便利です。 したがって、自社の売上管理に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認したうえで選定しましょう。 事業規模と合っているか 2つ目の選定ポイントは「事業規模と合っているか」です。 管理する事業の規模や利用頻度によって、最適なアプリは異なります。たとえば、小規模事業の場合は、Excelでの管理で十分な場合がある一方で、大規模事業の場合は専用のアプリでなければ最適な管理ができない場合もあります。 そのため、自社の事業規模を考慮したうえで選定しましょう。 簡単に使えるか 3つ目の選定ポイントは「簡単に使えるか」です。 多機能なツールは、使いこなせると業務効率化に役立つ一方で、慣れるまでに教育コストがかかったり、特定の社員しか使いこなせなくなったりする恐れがあります。 したがって、社員全員が簡単に使えるツールを選び、教育コストを削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理のコツやおすすめのツールまとめ これまで、売上管理のコツやおすすめのツールを中心にご紹介しました。 売上管理は、社内の売上向上に必須の業務です。そして、管理で得た情報を業務に活かすには、売上情報を単に記録するだけでなく、社内に共有して業務改善につなげることが重要です。 しかし、紙やExcelでは共有に手間がかかるうえ、CRMなどは多機能なので操作が難しく、社内に浸透しません。そこで、「誰でも簡単に情報の共有・確認ができるツール」が必須なのです。 結論、売上管理にはスムーズな売上情報の管理・共有を実現するツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、売上管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイル共有を効率化するには、フォルダ管理のやり方が適切でなければなりません。そこで「共有フォルダやファイルに関する社内ルール」が決められていると、管理しやすくなります。 しかし、どのようなルールを定めれば「共有フォルダが煩雑にならないか」「ファイル共有が効率化するか」わからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、共有フォルダ・ファイルの整理で策定すべきルールを中心に解説します。 共有フォルダを整理するためのルールを作りたい 必要な情報をすぐに見つけられるようにしたい 社内で簡単にファイル共有できるツールを探している という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企業がフォルダ管理で抱える課題1.1 （1）フォルダ名がバラバラで情報を探せない1.2 （2）情報が陳腐化してしまう1.3 （3）階層が深すぎて業務効率が低下する2 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット2.1 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ2.2 （2）容量を削減できる2.3 （3）情報の安全性を高める3 【図で解説】共有フォルダの構成やファイルの整理に必須な4つの運用ルール3.1 （1）共有フォルダの階層ルール3.2 （2）名前・ナンバリングの付け方ルール3.3 （3）保管ルール3.4 （4）セキュリティに関するルール3.5 （5）バックアップに関するルール4 Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット4.1 （1）確認するのに工数がかかる4.2 （2）目的の情報を見つけづらい5 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法5.1 「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」5.2 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例6 会社でファイルサーバーを運用するときのルール6.1 （1）定期的にファイルサーバーを確認する6.2 （2）運用マニュアルを作成する6.3 （3）状況に応じてルールを変える7 【ルールだけじゃだめ？】適切な共有フォルダの整理の進め方とは8 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ 企業がフォルダ管理で抱える課題 （1）フォルダ名がバラバラで情報を探せない 企業がフォルダ管理をするとき、フォルダ名が統一されていないことが課題として挙げられます。 フォルダ名がバラバラだと検索機能を使っても必要な情報が取り出せなかったり、社内の情報が整理できなかったりするなどのデメリットがあります。 たとえば、以下のように定例会議に関するフォルダの名前が統一されていない場合、検索機能を使っても定例会議のフォルダ全てを探すことができなくなってしまいます。 よってフォルダ名のルールを作成し、管理しやすい環境を整えることが必要です。 （2）情報が陳腐化してしまう 情報の陳腐化もフォルダ管理で抱える問題の一つです。 社内では多くのフォルダが保存されるため、情報が更新されず古い情報が残ったり、似た情報が多く保存されたりする恐れがあります。よってどれが正しいものかわからなくなったりするなどのトラブルが発生しかねません。 したがって、常に正確で新しい情報が社内に共有されるような環境を作ることが重要です。たとえば、「ナレカン」ならAIによる重複判定機能を利用して似たようなナレッジが共有されることを防げるため、メンバーが混乱せずに常に確実でフレッシュなナレッジを利用できます。 （3）階層が深すぎて業務効率が低下する フォルダの階層が深すぎて、該当のフォルダが見つからないことは企業にとって大きな課題となります。 なぜなら、人間が直感的に把握できる階層は3階層程度であり、フォルダが階層化されすぎていると必要な情報がどこにあるのかがわかりません。また、ファイル名のルールも決まっていなければ検索でも情報が見つけづらくなります。 よってフォルダの階層化ルールを作成し、メンバー全員が必要な情報に即アクセスできるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット 以下では、共有フォルダを作成するにあたって、運用ルールをつくるメリットを3つご紹介します。「運用ルール」が全社に浸透していれば、以下のメリットが得られるので必見です。 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ 1つ目に、フォルダ共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。 たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーも似たようなフォルダをつくってしまい、ファイルが分散してしまいます。また、むやみやたらにフォルダが作られて、構造がぐちゃぐちゃになるケースも少なくありません。 そこで、「カテゴリ別にフォルダを階層化する」「特定のメンバーのみフォルダを作成する」などのルールがあれば、ファイルが分散する事態を防げるのです。 （2）容量を削減できる 2つ目に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できます。 使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。 そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。 （3）情報の安全性を高める 3つ目に、共有フォルダのルールがあることで、情報の安全性も高められます。 たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば「誤って重要なファイルを削除してしまう」「不正にダウンロードされる」などのトラブルを防げるのです。 ただし、権限の設定に工数がかかると「権限を付与するだけ」でも負担になってしまいます。そこで、わずかな操作で「管理者」がメンバーの閲覧権を自由に設定でき、編集・削除を制限できる「ナレカン」のようなツールがあれば、全社でスムーズに運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【図で解説】共有フォルダの構成やファイルの整理に必須な4つの運用ルール 以下では、共有フォルダ・ファイルの整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。 （1）共有フォルダの階層ルール フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。 社内で共有フォルダを作成する場合、部署や担当者ごとに階層で分けることで、見やすく整理できます。また、一般的には以下の図のような2～3階層までが良いとされているものの、自社の情報量に合わせて階層構造を決めていくことが大切です。 しかし、「階層を深くしすぎて、かえってアクセス性が悪くなってしまった」というケースも少なくありません。そのため、専属担当者が運用構造の提案をしてくれる「ナレカン」を導入して、適切な階層ルールを定めるのがおすすめです。 （2）名前・ナンバリングの付け方ルール ファイル・フォルダの作成者が好きなように名付けていると、ほかのメンバーにとってどこに何の情報があるのか分かりづらくなります。そこで、以下のような名前の付け方をルール化しましょう。 ＜ファイル名の付け方を統一する＞ ファイル名の付け方を統一しましょう。 命名ルールが曖昧だと「最新」「更新済み」のように、いつ更新されたのかが分からない名前を付けてしまいがちで、適切なバージョン管理につながりません。そのため、ファイル名に記載すべき情報をルール化し、名付けを統一する必要があるのです。 たとえば、「2024/04/10_新商品のコンセプト案」のように「日付の記載」や「半角全角表記の統一」をルール化するのがおすすめです。冒頭に、半角数字を用いることで「昇順・降順」などの並び替えも容易にできるので、該当のファイルを見つけやすいです。 ＜フォルダ名の付け方を統一する＞ ファイルと同様に、フォルダ名の付け方も一貫性を持たせましょう。フォルダの場合は、名前の頭に「連番」を付ける方法があります。 たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。番号順に並べるポイントは、1桁の番号でも「0」始まりにして2桁で表すことです。 フォルダが増えると、目的の情報が見つけにくくなるため、フォルダ名は重要な役割を果たします。したがって、フォルダ名のテンプレートや例を用意し、新人でもスムーズに命名ルールがわかるものを用意しておくようにしましょう。 （3）保管ルール どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。そこで以下では、ファイル・フォルダを適切に保管するルールを紹介します。 ＜保有期限を定める＞ ファイルの保有期限を定めることは必須です。 使わないファイルが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットが大きくなります。そこで、「議事録は2年」「案件に関するファイルは3年」などのように、種類ごとに保有期限を設定すべきです。 また、業務を円滑に進めるには、保有期限に合わせて一定の期間でファイルを整理するようにスケジュールを組むことが重要です。 ＜不要なファイルの取り扱いを決める＞ 不要なファイルの取り扱い方法も定めましょう。 「今後アクセスすることがない」「一定期間以上更新がない」などのファイルは、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法も有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができます。 このように、不要なファイルの取り扱いを決めておくことで、常に最新情報を入手できる環境が整えられるのです。 （4）セキュリティに関するルール 以下では、ファイル・フォルダのセキュリティに関するルールをご紹介します。企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。 ＜アクセス権限を設定する＞ 前提として、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。 機密事項を扱うファイルにアクセス権限を設定しておけば、役員などの上層部だけが閲覧できる状態になります。そのため、非関係者のアクセスによる情報漏えいや文書改ざんのリスク低減に寄与します。 さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。 ＜バージョン管理を徹底する＞ ファイルやフォルダのバージョンを正しく管理することも重要です。 WordやExcelのファイルは「二重更新」や「複数のファイルがあることで最新版が分からなくなる」リスクを伴います。そのため、とくに複数人で業務に取り組む場合は、ファイルの誤送信や更新漏れを防ぐため、バージョン管理を徹底すべきなのです。 （5）バックアップに関するルール 以下ではバックアップに関するルールを紹介します。ファイルが誤って消失することがないようルールを作った上でバックアップを取りましょう。 ＜バッグアップファイルの保存場所を決める＞ バックアップファイルの保存先はサーバー自体やクラウド上など選択肢はさまざまです。 メンバー間で保存先が違うと復元する際に必要以上に手間を取りかねません。そのためどこに保存するかをあらかじめルールとして決めておく必要があります。 ＜バックアップの保存期間を決める＞ ビジネスシーンでは保管するべきファイルが多くあるため、全てバックアップを取るとファイル数が膨大になってしまいます。 よって不必要になったファイルは削除するなどの対応が必要です。 バッグアップファイルの保存期間を決めておけば、必要な情報のみを残しておくことができ、復元する情報を見つけるのも容易になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル形式を使用している方は要注意です。 （1）確認するのに工数がかかる ファイル形式での情報管理は、中身を確認するのに工数がかかるというデメリットがあります。 ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいち開く手間がかかるため、業務を進めるなかでストレスを感じやすいです。加えて、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり更新したりできないため、情報が陳腐化してしまうのです。 このように、ファイル形式で情報を管理するやり方は、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため注意しましょう。 （2）目的の情報を見つけづらい 目的の情報を見つけづらい点もデメリットです。 ExcelやWordなどのファイル形式は、タイトルで検索できても、中身まではわかりません。そのため、名前・ナンバリングのつけ方のルールを策定しても「目的の情報がどこに書かれているのか見つからない」という課題は解消できないのです。 ただし、検索性の優れたITツールを活用することで、情報が見つからない課題は解決できます。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では、ファイル内はもちろん、画像内のテキストにまでキーワードを絞って探すことが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法 以下では、共有フォルダの作成・管理に最適な方法を解説します。 社内でファイルを共有するルールがないと、情報を探すのに時間がかかってしまい効率的に業務をこなすのが困難になります。そのため、情報の保管場所と保管方法を統一し、ナレッジをまとめることができるツールが必要です。 しかし、ファイルの数が多くなってしまうビジネスシーンでの利用では、高精度な検索機能があるツールでないと、膨大な情報の中から必要な情報を取り出せません。よって、ナレッジを一元管理でき、すばやく情報を検索できるツールを導入しましょう。 結論、自社が導入すべきは、瞬時に情報を探し出し、気軽に確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事機能」を利用して自社にあった形でナレッジををまとめられるだけでなく、生成AIを利用した「自然言語検索」で知りたい情報を確実に見つけることができます。また、「ファイル内検索」で必要な情報に即アクセスできるため業務時間の短縮につながります。 「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例 たとえば、部署ごとにフォルダを設置します。画像のように、頭に番号を振ると整理しやすいです。 また、ナレカンでは画像のように、部署ごとのフォルダの中にも、カテゴリ別に多数の情報（記事）を蓄積していくことができます。 ナレカンのように「記事形式」で情報を管理する場合も、タイトルには日付を記載する。画像のように書くことで、昇順・降順での確認が容易になります。 このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会社でファイルサーバーを運用するときのルール フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ファイルサーバーが正しく運用できるところまで考える必要があります。したがって、以下で説明するファイルサーバーの運用ルールも併せて押さえましょう。 （1）定期的にファイルサーバーを確認する まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。 具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用しているとアクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていたりすることもあるのです。 したがって、定期的にチェックしてその項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。 （2）運用マニュアルを作成する 次に、策定したルールをまとめた運用マニュアルを作成しましょう。 あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。 そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、マニュアルの作成・管理・共有を一元化できる「ナレカン」であれば、策定したルールを社内に周知させられます。 （3）状況に応じてルールを変える 最後に、ファイル管理のルールは実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。 策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。 一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ルールだけじゃだめ？】適切な共有フォルダの整理の進め方とは 散乱しているファイルを共有フォルダに分類し整理していくには以下の手順が必要です。これからファイル整理を進めようと考えている方は下記の流れに従って実行していきましょう。 現状を把握する どのようなファイルやフォルダが存在するかを確認します。また、関係者にヒアリングをして重要なファイルと不要なファイルも把握しておきます。 ファイルの分類ルールを策定する 「プロジェクト別」や「部署別」といったようにどのようなカテゴリーで分類するかを決定します。ファイルの命名ルールや保存期間、アクセス権限等についても話し合いましょう。 ファイルをフォルダ別に分類する 決められたルールに沿ってファイルをフォルダに移動してきます。重複しているファイルは削除したり、古いファイルはアーカイブに移したりなどします。 従業員へ周知させる 整理後のフォルダの構成やファイルに関するルールを社内で共有します。ここで周知を徹底しなければ、再び整理する手間がかかってしまうので注意しましょう。 定期的な見直しを実施する 定期的にフォルダを見直し、適切に運用されているかチェックしましょう。もし課題や問題点が見つかった場合は適宜改善を重ねていきましょう。 以上のように、ルールを策定しても、ルールが社内で浸透しなかったり、ツールの使い勝手が悪かったりなどの問題が生じることがあります。そのため、「ナレカン」　のような作成から共有まで完結する誰でも使いやすいツールかを重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。 共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」といったメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。 しかし、ルールが決められていたとしても、WordやExcelでは、管理が煩雑化してしまう可能性もあるのです。そこで、「専属担当者によるフォルダの設計支援があり、検索性が高いツール」を使えば、ストレスのないフォルダ管理が実現します。 結論、ファイル管理には、多階層の「フォルダ」と超高精度の「検索機能」で目的の情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール『ナレカン』が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

多くの企業では、KPT法による振り返りを実施することで、次のアクションにつなげています。しかし、ただ実施するだけでは「継続すべき点」や「改善点」を十分に抽出できません。 とはいえ、「KPT法を成功させるための仕組みを整えたいが、具体的な策が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPTの作成手順や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。 KPTで何を書くべきか思いつかず困っている KPTの具体的な作成方法や、テンプレートが知りたい KPTの管理を成功させる最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、KPT法を成功させるコツが分かり、プロジェクトの計画や振り返りがスムーズにできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPT法（KPT分析）とは1.1 KPTの意味1.2 KPTの目的1.3 KPTとYWTの違い2 何を書くべき？KPTの作成方法3 KPT法を成功させる3つのコツ3.1 （1）意見を交わしやすい環境を作る3.2 （2）すぐに振り返れるようにする3.3 （3）テンプレートを活用する4 無料で使えるKPTのテンプレート3選4.1 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート4.2 PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート4.3 Excel｜ビジネス振り返りシート5 KPT法を活用するときの欠点とは5.1 同調する心理が生まれやすい5.2 効果が速効性ではない6 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール6.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6.2 ナレカンを使った管理例7 KPTの作成手順や成功のコツまとめ KPT法（KPT分析）とは ここでは、KPTの意味や目的について解説します。KPT法と似たフレームワークである「YWT」との違いも把握して、適切にKPTを実施できるようにしましょう。 KPTの意味 KPTとは「Keep＝継続すること」「Problem＝改善すること」「Try＝新たに挑戦すること」の頭文字をとった言葉です。 KPT法には上記の3つの要素から、プロジェクトの振り返りや今後の指針を決定する役割があります。また、KPT法は結果だけでなく、過程や仕事の進め方にも焦点を当てるため、プロジェクトの全体を詳細に分析できるのが特徴です。 以上のように、KPTには業務を振り返りつつ、今後のプロジェクトを効率よく進められるようになるという利点があります。 KPTの目的 KPTを実施する目的は、プロジェクトの状況を客観的に把握し、改善するべき点を明確にすることです。 KPTでは「Keep」と「Problem」を洗い出し、プロジェクトの現状・課題を把握します。そして、改善すべき解題に対しては、「Try」で具体的な解決策の検討・実施し、プロジェクトを改善していきます。 また、KPTは定期的な開催が望ましいです。KPTを定期的に業務の一環として実施することで、”前回行った解決策が効果的であったか”を振り返れるため、プロジェクトの継続的な改善が期待できます。 KPTとYWTの違い YWTとは、日本能率協会コンサルティング（JMAC）が考案した内省の考え方で、「Y=やったこと」「W=わかったこと」「T=次にやること」の頭文字をとった言葉です。 YWT法の目的は自律的な人の成長を目指すことで、人を主体とした振り返りです。業務を中心とした振り返りだけでは、個性が埋没する恐れがあるため、一人ひとりの内省を通し、次のアクションに活かすための行動が求められます。 したがって、プロジェクトについての振り返り・分析がKPT法で、個人の成長についての振り返り・分析がYWT法であり、振り返りの主体が異なると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 何を書くべき？KPTの作成方法 KPTの作成手順は以下の通りです。 フレームワークを用意する 「Keep」「Problem」「Try」の3要素に区切ったフレームワークを用意します。フレームワークを書き出すときは、紙やホワイトボード、PowerPoint、ITツールなど、自社に適したものを選びましょう。 「Keep」欄に上手くいった点を書き出す プロジェクトを進めるうえで上手くいった点や、継続したい点を書き出します。Keepに書き出した内容は、次のプロジェクトでも引き続き実施しましょう。 「Problem」欄に課題を書いて分析する 課題に感じた点や見直したい点を書き出して、なぜそのような結果になったのか分析します。さらに、課題に対して各個人が考えた内容もまとめましょう。 「Try」欄に対策を書き出す 「Keep」と「Problem」で出た意見を参考にして、今後の対策や挑戦したいことを書き出しましょう。「Try」で出た施策案については、期限や実行者、施策方法まで具体的に決めておくと、実行まで円滑に進みます。 対策を実行し、振り返りをする 「Try」で決定した対策を実行し、再度振り返りを実施しましょう。次のアクションにつなげられるように、何度も振り返りを実施することが大切です。 以上のように、KPTは「プロジェクトの良い点や悪い点を洗い出して、解決策を練り、実行して、振り返りをする」という手順を繰り返して進めていきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPT法を成功させる3つのコツ ここでは、KPT法を成功させるコツを3つご紹介します。ただKPT法を取り入れただけでは課題解決は期待できないため、以下のポイントに注意して取り組みましょう。 （1）意見を交わしやすい環境を作る KPT法では対話を基本として、メンバー間で多くの意見を交わしながら進めましょう。 KPT法では重大な問題点や効果的な対策を見逃さないために、どのような意見でも受け止める姿勢と意見を発言しやすい環境が大切です。また、グループを複数に分けたり、進行役を決めたりすると個人の意見を取り入れやすくなります。 このように、KPT法を円滑に進めるうえでは、「活発な意見交換ができる環境作り」が欠かせません。 （2）すぐに振り返れるようにする KPTの内容はその都度保管して、振り返られるようにすると便利です。 以前の会議内容を保管しておくと、過去の問題点や改善方法を簡単に見直せるので、改善策を考えるときの参考になります。また、新しいメンバーが加入したときに、これまでの経緯を説明しやすくなるのです。 そのため、KPTの内容はいつでもすぐに見返せるように、会議ごとに整理して保管しましょう。 （3）テンプレートを活用する KPT法を効率よく進めるためにテンプレートを活用しましょう。 KPT法では話し合う内容は毎回異なるものの、必要となる項目は同じです。そこで、あらかじめテンプレートを用意しておくと、フォーマットに沿って会議を進められます。 しかし、テンプレートを活用しても、紙やPowerPointでは情報の更新や共有に時間がかかり不便です。一方、テキストベースで情報を記載するだけで、リアルタイムで社内に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、KPTをスムーズに作成・管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で使えるKPTのテンプレート3選 ここでは、無料で使えるKPTのテンプレートを3つご紹介します。KPTの書き方が分からない方は、ダウンロードして活用しましょう。 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 「Keep」「Problem」「Try」が分かりやすく区別されており、直観的に使えるのが特徴です。実際に会議で使用するときは、付箋やマーカーペンで項目ごとに色分けをすると、さらに見やすくなります。 企画書・提案書テンプレートの作り方の詳細はこちら PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート こちらは、「Dolly Blog」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 こちらも、「Keep」「Problem」「Try」を整理するのに役立ちます。シンプルなデザインなので、簡潔なKPTを作成できるのが特徴です。 Dolly Blogの詳細はこちら Excel｜ビジネス振り返りシート こちらは、「楽しもう Office」が提供する、ExcelのKPTテンプレートです。 フォーマットに沿って数値や文章を入力するだけで、上半期の振り返りができます。また、ガントチャート形式で予定表も作れるので、KPT法による振り返りだけでなく、次期プロジェクトのスケジュールも立てたい方におすすめです。 楽しもう Officeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPT法を活用するときの欠点とは 以下では、KPT法を活用するときの欠点を二つ紹介します。その欠点をどのように補えばいいかも記載しているので参考にしましょう。 同調する心理が生まれやすい 欠点の一つ目として、同調する心理が生まれやすい点が挙げられます。 事業やプロジェクトの振り返りでKPT法を用いるとき、他の会議参加者の意見に同調してしまったり、多数派の意見を優先するあまり自分の考えや思いを言い出せないことがあります。これでは、見解に偏りが出てしまい、KPT法を最大限に活かせません。 そのため、会議に進行役（ファシリテーター）を設けましょう。会議に参加している人から平等に意見を引き出せれば、広い視野で振り返りをでき、KPT法を活性化させられます。また、参加者の視点を変えられるような質問を投げかけるのも有効です。 効果が速効性ではない 欠点の二つ目として、効果がすぐに表れない点があります。 KPT法は、実施してすぐに成果を実感できるものではなく、継続的な実施が必要です。たとえば、継続してKPT法を実施するときに、過去に実施したKPT法の内容と比較してP（Problem）を書き出せば、精度が上がり効果が高まっていきます。 したがって、KPT法による振り返りは一回きりで終わりにするのではなく、継続して実施することが大切なのです。したがって、「ナレカン」のように必要な情報にすぐアクセスできるツールを導入し、振り返りやすい仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール 以下では、KPTの管理に役立つ情報管理ツールをご紹介します。 プロジェクトごとのKPT法を活用した振り返りは、業務改善をするうえで欠かせません。ただし、KPT法は継続的な実施が求められるため、すぐに過去のKPTを振り返ることができるように管理しておく必要があります。 そこで、作成したKPTは「検索性に優れたツール」で管理しましょう。高度な検索機能が備わったツールであれば、面倒なファイル管理をすることなく、目的の情報にすぐにアクセスできます。 結論、自社で導入すべきなのは、目的の情報に即アクセスできる高い検索性を持ち、作成したKPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に、KPTを管理しているファイルを添付でき、テキストも用い自由にまとめられるうえ、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、過去の反省点やよかった点をこれからに活かせる環境を整えられるのです。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った管理例 ナレカンでは、以下のように、画像内検索やファイル内検索によって、目的のKPTに即座にアクセスすることができます。 このように、ナレカンを使えば、作成したKPTをすぐに取り出せるナレッジとして管理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPTの作成手順や成功のコツまとめ これまで、KPT法の手順や成功のコツを中心にご紹介しました。 KPT法でプロジェクトの振り返りをするとき、テンプレートを活用すれば、フォーマットに沿ってスムーズに内容を書き出せます。しかし、紙やExcel・PowerPointで記録すると、保管場所が分かりづらくなり、振り返りに手間がかかってしまうのです。 そこで、ITツールを導入すれば、KPTの作成から管理・振り返りまでを効率化できます。ただし、ファイルサーバーのように検索性が低いツールでは欲しい情報がすぐに見つからず、運用にストレスが溜まるため注意しましょう。 したがって、KPT法のテンプレートや会議内容の保管には、欲しい情報に即アクセスでき、KPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、KPTを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイル共有に使えるメールソフトとして「Gmail」や「Outlook」があります。ただし、メールでファイル共有すると、誤送信が生じたり、どれが最新のファイルなのか分からなくなったりする恐れがあるので注意が必要です。 なかには、メールでのファイル共有をはじめとした「情報共有の非効率さ」に疑問を感じ、社内で解決したいと考える担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「メールを使ったファイル共有の方法」と「メールよりも効率的な情報共有の方法」を中心に紹介します。 OutlookやGmailでファイルを共有したい メールでファイルを共有するデメリットを知りたい メール以外のファイル共有ツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすれば、メールよりも効率よくファイル共有する方法が分かり、全社における情報共有の仕組みを見直せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法1.1 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する1.2 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する1.3 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化）2 Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法2.1 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する2.2 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する2.3 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化）3 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な5つの理由3.1 （1）社内のサーバーが圧迫される3.2 （2）情報漏えいのリスクが高まる3.3 （3）最新の情報へアクセスしづらい3.4 （4）共有に時間がかかる3.5 （5）セキュリティ上のリスクがある4 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法4.1 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」5 【よくある疑問を解消】ファイルのメール共有で起こるトラブルの対処法5.1 「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」と表示される5.2 共有リンクが開けない5.3 写真/動画ファイルをメールで共有する方法がわからない6 【比較表あり】メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選7 メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、GmailとGoogleドライブを使ったファイルの共有方法を紹介します。「基本的な方法」から「Googleドライブを活用した共有方法」までを解説しているので、ファイル共有の目的に合わせて、適切な方法を選択しましょう。 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、クリップマークの［ファイルを添付］をクリックします。 ファイル選択画面に移るので、添付したいファイルを選択しましょう。［開く］をクリックすれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Gmailで共有できるファイルのサイズは、最大25MBと限られています。そのため、ファイルが25MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する はじめに、メールの作成画面にて、Googleドライブマークの［ドライブを使用してファイルを挿入］をクリックします。 Googleドライブに移るので、［アップロード］＞［デバイスのファイルを選択］をクリックし、添付したいファイルを選択します。［アップロード］をクリックすれば、自動的にファイルのリンクをメールに挿入できます。 このように、Googleドライブへファイルをアップロードして共有する場合は、GoogleドライブとGmailにまたがって操作しなければなりません。ITに不慣れな方は作業に時間がかかる恐れもあるので、ほかのツールの導入を検討しましょう。 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化） まず、Googleドライブの作成画面にて、共有したいファイルの右側にある「⁝」をクリックします。 そして、［共有］＞［リンクを取得］をクリックして、Gmailにペーストすれば、ファイルのリンクを添付できます。ただし、結局のところメールによる共有は、ほかのメールに埋もれて見落とすリスクがある点に注意しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法を3つ紹介します。「基本的な方法」から「OneDriveを活用した共有方法」までを解説しているので、社内でどの方法を確立すべきかの判断も可能です。 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、［挿入］＞［添付ファイル］をクリックします。 すると、ダイアログボックスが表示されるので、共有したいファイルを選択すれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Outlookで共有できるファイルのサイズは、最大20MBと限られています。そのため、ファイルが20MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する まず、先ほどの「メールにファイルを添付する」方法と同様に、挿入で共有したいファイルを添付します。 次に、［∨］＞［アップロード］＞［OneDrive］を順にクリックします。 すると、OneDriveにファイルがアップロードされて共有完了です。アップロードしたファイルは、OneDriveの［電子メールの添付ファイル］に保存されています。 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化） まずは、共有したいファイルを選択して［共有］を選択します。 ［リンクのコピー］をクリックすると、共有リンクがコピーされます。そして、Outlookにペーストすることで、リンクを添付可能です。 また、メールアドレスとメッセージを入力して［送信］をクリックすれば、OneDriveから直接メールを送ることもできます。ただし、ビジネスメールとしては無機質であるため、身内以外の宛先にこの方法で送信しないように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な5つの理由 ここでは、メールでのファイル共有が非効率な理由を5つ解説します。以下の内容に当てはまっているなかで、実際の運用に支障が出ているのであればすぐにでも運用を見直すべきです。 （1）社内のサーバーが圧迫される まず、社内のサーバーが圧迫されてしまうという点です。 仕事において多数の人とファイル共有をする際、メールに添付したファイルは宛先のぶんだけ複製されるため、社内に同じファイルが複数存在してしまいます。 これによって、ファイルサーバーやメールサーバーの容量が圧迫され、操作が重くなる原因にもなります。さらに、メールサーバーの上限が超えてしまうと、メールを受け取れなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。 そのため、昨今では多くの企業がクラウドサービスを導入しています。クラウドサービスのサーバーは、サービスを提供している事業者が管理してくれるため、メールのように社内のサーバーを圧迫する事態は起こりません。 （2）情報漏えいのリスクが高まる 多くの人にメールでファイルを送ることで、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。 たとえば、メールにおけるトラブルでは「社内と社外を誤って送信してしまった」という情報漏えいのケースが挙げられます。そして、「ファイルの数」「メールの宛先」が多いほど、誤送信を起こすリスクは高まってしまうのです。 メールは確実に送信したという証拠を残せる一方で、一度送信したメールは取り消しができません。そのため、情報共有の手段について「社内は別のツール、社外はメールを使う」というように、棲み分けをしておくのが対処法です。 （3）最新の情報へアクセスしづらい メールでのファイル共有を重ねると、ファイルの新旧が分かりづらくなり、情報の管理が難しくなってしまいます。 たとえば、メールで共有されたExcel・Wordのデータを元にチームで編集したファイルを別途保存すると、同じ名前のファイルがふたつ生成されます。仮に「最新版」のように名前を変更していても、編集の頻度が高い場合は都度名前を変更しなければなりません。 また、ファイルの新旧がタイトルで分からない場合は、中身を逐一開いて最新のものかを確認する手間も発生してしまいます。したがって、不必要なファイルの更新や共有をなくしたり、作成した「日付」をタイトルに必ず含めたりするなどの対策が必要です。 （4）共有に時間がかかる メールでのファイル共有には時間がかかってしまう点も無視できません。 メールに大容量のファイルを添付して送ると、ネットワークへの負荷が増加しファイル共有がスムーズにできないうえ、正しく送信完了されないケースもあります。また、共有された大容量のファイルをダウンロードするのにも時間がかかってしまうのです。 このように、ファイルの容量によって共有スピードに差異がある「メールでの情報共有」は、ビジネススピードが阻害されます。したがって、「ナレカン」のようなストレスなくファイル共有できるシンプルなツールで、情報共有を効率化すべきです。 （5）セキュリティ上のリスクがある ファイルをメールで送信するときのセキュリティ対策として利用されるPPAPには、リスクがあります。 PPAPとはパスワード付きのファイルを送信してから、別のメールでパスワードを送信する方法のことを指します。 しかしパスワードがあるZIPファイルはウイルスチェックができなかったり、アカウントが乗っ取り等の被害に遭うとファイルもパスワードも漏えいしてしまったりする恐れがあります。 PPAPを使ったメールでのファイル共有は、情報漏えいのリスクがあるため高セキュアなツールを利用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法 以下では、複数ファイルを共有するのにおすすめのツールを紹介します。 メールでファイル共有するには、「ファイルをメールに添付する」「ファイルのリンクを共有する」などの方法があります。しかし、メールで共有すると情報が埋もれたり、見落としたりする恐れがあります。 そのため、確実に情報共有するには、あとから振り返りやすい方法を選ぶことが重要です。とくに、いちいちファイルを開かなくても内容を閲覧できるツールなら、確認漏れを減らせます。 結論、ファイルの共有には、、ファイルを直接添付してプレビューを確認でき、AIによるファイルの内容要約も可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンで共有したファイルは、プレビュー機能によってファイルを開くことなく中身を確認できるため、メールよりもスムーズに情報共有できます。また、AIがファイルの内容を自動要約する機能があるので「欲しい情報が記載されたファイルがどれか」すぐに見つけられます。 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【よくある疑問を解消】ファイルのメール共有で起こるトラブルの対処法 「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」と表示される 「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」というメッセージが表示された場合、ファイルを圧縮して容量を小さくしたり、クラウドストレージを利用したりすることで解決できます。 ファイルサイズはZIP形式で圧縮することで小さくできます。右クリック→[圧縮]を選択した上で添付しましょう。 クラウドストレージの場合はクラウドにファイルをアップロードし、リンクをメールで送信すると共有できます。 以上の要領でファイルサイズを調整するか、リンクを送信すればファイルを共有できるようになります。 共有リンクが開けない クラウドストレージを利用してリンクでファイルが共有されたリンクが開けない場合、リンクの有効期限切れや閲覧の権限設定を誤っている可能性が考えられます。 たとえば、GoogleDriveやOneDriveではリンクの有効期限を送信者が設定できるため、期限を過ぎるとアクセスができなくなります。また、共有者に閲覧の権限を付与していないとリンクをクリックしても開くことができません。 よって、ファイルを送信するときは期限や権限の設定に注意し、開けない場合は送信者の設定を確認してみましょう。 写真/動画ファイルをメールで共有する方法がわからない 写真や動画ファイルをメールで共有する方法はファイルの添付と異なるため注意が必要です。 Gmailの場合 Gmailの場合はまず以下のようにメニューから写真のアイコンをクリックします。 次に写真や動画をアップロードする方法を選択します。 最後にファイルを選択し、アップロードすれば以下のように写真や画像を添付してメールで共有できます。 Outlookの場合 Outlookの場合、まずメール作成画面から[ピクチャ]をクリックします。 選択するとファイルを選択する画面になるため、任意の画像や動画ファイルを選択しアップロードします。 アップロードに成功すると以下のように本文に画像や動画が添付されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表あり】メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選 情報共有ツール【最もおすすめ】 チャットツール ファイル転送サービス 特徴 社内の情報管理から共有までを一元化できるツール メールよりも気軽に情報共有できるツール メールに添付できない大容量のファイルを転送可能なツール メリット ・必要な情報を見つけやすく共有もスムーズ 　　 ・セキュリティ面でのリスクが小さい ・リアルタイムに情報共有が可能 ・一度に多くの情報を共有し、保存できる デメリット ・ツールによっては有料 ・必要な情報が流れてしまい見つけられない ・セキュリティ面でのリスクが大きい   情報共有ツールは社内の情報管理から共有までを一元化できるツールです。チャットツールに比べ必要な情報を見つけやすく、ファイル転送サービスに比べて高度なセキュリティが備わっています。 ビジネスでは「情報へのアクセス性」や「高度なセキュリティ」を満たしたツールが求められます。たとえば、必要な情報へアクセスしやすく、国際的なセキュリティ基準を満たしたノート型ツールの「ナレカン」であれば、ビジネスでの情報共有もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ ここまで、メールを使ったファイルの共有方法や、非効率な理由4選を中心に紹介しました。メールでのファイル共有が非効率な理由は以下の4つです。 社内のサーバーが圧迫される 誤送信によって情報漏洩する恐れがある ファイル名が類似するので、目当てのファイルを判別しづらい 共有するのに時間がかかる このように、誤送信やファイルの新旧が分かりづらくなる事態を避けるため、社内で明確なルールを決めておきましょう。ただし、ファイルによる管理そのものがビジネススピードを阻害しているので、解決には「情報共有ツール」が必須です。 ただし、導入するツールが複雑では社内に浸透しません。したがって、ストレスなくファイル共有するには、メールを使える方であれば迷わず使いこなせる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、メールにおけるファイル共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

営業活動において、メールは取引先との連絡に欠かせない手段です。そのため、、個人や大企業までさまざまな規模のユーザーが、ビジネス用途に「クラウドメールサービス」を利用するようになりました。 しかし、なかには「クラウドメールに多くの種類があり、どのサービスが良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選を中心にご紹介します。 自社に適したクラウドメールサービスを見つけたい クラウドメールサービスの選定ポイントを知りたい クラウドメールサービスのデメリットを解消する方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドメールサービスが分かり、メール管理を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウドメールサービスとは1.1 個人向け（無料）と法人向け（有料）の違い1.2 クラウドメールサービスのメリット1.3 クラウドメールサービスのデメリット2 法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選2.1 （1）セキュリティが高いこと2.2 （2）自社に適した機能があること2.3 （3）サポート体制が整っていること3 無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選3.1 【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス3.2 【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス3.3 【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール3.4 【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス3.5 【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス3.6 【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス3.7 【blast mail】法人向け！メルマガ配信できるサービス4 ＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧5 クラウドメールサービスと併用すべきツール2選5.1 【ナレカン】目当てのメールに即アクセスできるサービス5.2 【Stock】最も簡単にメールを管理できるサービス6 おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ クラウドメールサービスとは クラウドメールサービスとは、メールサーバーやストレージをインターネット上で提供するサービスを指します。 クラウドメールサービスの登場前は、サーバーにPCにソフトをインストールして使うオンプレミス型メールが一般的でした。しかし、オンプレミス型の場合、自社でサーバーを運用する必要があり、高額な導入コストやメンテナンス作業の手間がかかっていたのです。 一方、クラウドメールはWebブラウザやアプリからクラウドサーバーにアクセスして、やりとりをします。そのため、自社にサーバーを設置する必要がありません。 以上のように、クラウドメールであれば、コストがかからず無駄な作業も省けることから、現在では多くの企業で使われているのです。 個人向け（無料）と法人向け（有料）の違い クラウドメールには、個人利用向け（無料）のものと法人利用向け（有料）の2種類のサービスがあります。それぞれのサービスには、以下のような違いがあります。 ストレージ容量 個人向けのクラウドメールサービスの多くは、メールボックスの容量や、送受信できるメールのサイズに制限が設けられています。対して、法人向けのサービスには大容量のものが多いです。 独自ドメイン 個人向けのクラウドメールサービスの中には、メールアドレスのドメイン（＠○○○.com）を変更できないものがあります。対して法人向けのサービスでは、ドメイン名を自社専用のものに変更することが可能です。 ユーザー管理 法人向けのクラウドメールサービスには、従業員のアカウントを一括管理するための機能が備わっています。そのため、複数名のアカウントを束ねる必要がある法人での利用に適していると言えます。 以上が、個人利用向けと法人利用向けのクラウドメールサービスの違いです。法人で利用するときは、複数人での利用に最適化されたサービスを選択しましょう。 クラウドメールサービスのメリット クラウドメールサービスのメリットは以下の3点です。 インターネット環境があればすぐに使える Webブラウザやアプリに対応しているため、インターネットに接続されていれば、PCやスマホなどの端末を問わずどこでも使えます。 低コストで簡単に導入できる クラウドメールサービスは、自社にサーバーを設置したり、端末にソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。そのため、導入コストを抑えられます。 大容量のメールボックスを使える 受信メールはベンダーが保有する大規模なサーバーに蓄積されるので、容量を気にせずメール管理ができます。 このように、クラウドメールサービスには、端末を問わずに使えたり、低コストで大量のメール管理ができたりするメリットがあります。 クラウドメールサービスのデメリット クラウドメールサービスは便利な一方、以下のデメリットもあるので注意が必要です。 用途によってはコストが多くかかる 有料サービスの場合は、チームの人数や利用する機能によって、料金が高額になるケースも多いです。 セキュリティリスクがある 無料プランの場合、セキュリティ機能が不十分なサービスもあります。また、ログイン情報を知っていれば、外部のメンバーでもアクセスできてしまう点もリスクです。 情報が埋もれてしまう 受信トレイに大量のメールが溜まっていれば、ほかのメールに埋もれて目的の情報が見つけづらくなることもあります。 上記のうち、とくに「情報が埋もれてしまう」は、顧客対応の遅れにつながる恐れもあり、無視できません。そこで、「ナレカン」のような情報共有サービスを併用して、社内で対応状況を可視化できるようにしておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選 ここでは、クラウドメールサービスの選定ポイントを3つ解説します。以下のポイントを押さえなければ、上手く使いこなせない恐れもあるため注意しましょう。 （1）セキュリティが高いこと はじめに、クラウドメールサービスの選定ポイントとして、セキュリティの高さが挙げられます。 仮に、セキュリティ機能が不十分なサービスであれば、メールに残した社外秘情報や顧客情報が流出する恐れがあります。情報漏えいが起これば企業としての信頼を損ねるうえ、損害賠償などの重大な問題に発展しかねません。 そのため、サービスを選定するときは、必ずセキュリティ対策機能を確認しましょう。とくに、「個人向け」のクラウドメールサービスは、ビジネス活動におけるセキュリティ対策が不十分なことが多いので注意が必要です。 （2）自社に適した機能があること 次に、自社に適した機能があるか確認することも重要です。 機能が乏しいクラウドメールサービスを利用すると、別のツールで補う手間がかかってしまいます。そのため、ストレスなく運用するには「独自ドメイン設定」「自動メール振り分け」などの自社で必要な機能を確認すべきです。 ただし、多機能なサービスを利用しても、ITが苦手なメンバーは使いこなせません。とくに、非IT企業では「必要な機能に過不足のないサービス」を選びましょう。 （3）サポート体制が整っていること 最後に、運用のサポート体制が整っていることも確認すべきです。 クラウドメールサービスの導入後は、操作や運用の方法を相談できるサポート窓口があると、安心してクラウドメールを利用できます。そして、常に迅速なサポートを受けられれば、トラブルがあっても業務が長時間ストップしません。 したがって、「1営業日以内に問い合わせ対応がある」「電話やメールで質問できる」など、サポート体制が充実していることも必須条件にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選 以下では、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選をご紹介します。各ツールの特徴を把握して、自社に導入するツールの選定に役立てましょう。 【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス Gmailの特徴 オフラインでも使える オフラインGmailを利用すれば、インターネットに接続されていなくてもメールの閲覧や作成ができます。 強固なセキュリティ Gmailは迷惑メール、フィッシング、不正ソフトウェアの99.9％以上をブロックする強固なセキュリティソフトが備わっています。 Gmailの機能・使用感 チャンネルの使い分けができる Gmailだけでなく、ChatやMeetでのビデオ会議など、複数のチャンネルを使い分けられます。要件の緊急性や重要性によって、メールやチャットを使い分ければ、作業をスムーズに進められるので便利です。 独自ドメイン ビジネス向けGmailはメールアドレスのドメイン（〇〇@gmail.com）を変えられるので、独自ドメインを作成できます。 Gmailの注意点 無料版のストレージ制限 Gmailの無料プランは15GBのストレージ制限があり、法人として利用するには容量が不足する恐れがあります。 フィルタの設定が複雑 一部のユーザーからは「メールのフィルタ設定を細かくできる反面、設定の仕方がやや複雑に感じます。どのような条件でフィルタをかけたいか、あらかじめ理解しておく必要があります。」との声もあります。（参考：ITreview） Gmailの料金体系 Gmailは無料でも利用できますが、有料版（Google Workspace）を契約することで、AIを使って情報を検索したり、要約したりできるようになります。なお、料金プランは以下の通りです。 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Gmailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス Yahoo!メールの特徴 基本無料で使える Yahoo!メールは全機能を無料で利用できます。 充実した機能 メール作成やフォルダ分けはもちろん、転送や通知設定の機能も充実しています。 Yahoo!メールの機能・使用感 Yahoo!カレンダーと紐づけられる メールとYahoo!カレンダーが紐づいているため、案件の依頼メールが届いたタイミングでタスク設定できるので、対応漏れ防止に役立ちます。 複数のアドレスを作れる 無料でも、最大10個までのサブアドレスを作れます。また、IDを変更せずとも、メールアドレスは自由に変更が可能です。 Yahoo!メールの注意点 セキュリティ強化に追加費用がかかる 基本機能は無料で使えますが、セキュリティを強化するには追加の月額費用がかかります。 迷惑メールが多い 利用しているユーザーからは、「かなり多くのフィッシング詐欺のメールがメインフォルダに届くようになりました。」との声があります。（参考：App Storeプレビュー） Yahoo!メールの料金体系 基本機能は無料で利用できます。 Yahoo!メールの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール Zoho Mailの特徴 アジャイル機能 自動でメールを指定場所に振り分けるアジャイル機能を使うと、受信トレイを簡単に整理できます。 スピーディな顧客対応ができる 顧客データベースと連携する機能があり、見込み客を管理しつつ、スピーディな顧客対応ができます。 Zoho Mailの機能・使用感 ユーザーを一覧表示できる 管理者であれば、組織アカウント内のユーザーを一覧で見られます。 ダッシュボード 「ダッシュボード」では、メールの合計やストレージ容量など、アカウントのリアルタイムな状況を確認できます。 Zoho Mailの注意点 無料プランは最大5人まで 6人以上で使うには、有料プランに加入する必要があります。 エラーの内容を特定できない 『Zoho Mailのメアド名称に「-」ハイフンを使うとエラーになるが、エラーメッセージの表示がただエラーと表示されるので、理解できない。他にも時々発生するエラーの原因が具体的に分からない』との声もあります。（参考：ITreview） Zoho Mailの料金体系 参考：Zohoメールの料金ページ 無料プラン：0円 MAIL LITE（5GB）：120円/ユーザー/月（年払い） MAIL LITE（10GB）：150円/ユーザー/月（年払い） MAIL PREMIUM：480円/ユーザー/月（年払い） WORKPLACE：360円～/ユーザー/月（年払い） Zoho Mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス Customers Mail Cloudの特徴 DKIM / TLS暗号化で安全にメールを送信 送信ドメイン認証とメール送信を暗号化しているので、なりすましやメール内容の改ざんを検知します。 Webhook（ウェブフック）によって受信メールや送信エラーを通知 Webhook（ウェブフック）で、受信メールや送信エラーが発生した場合、リアルタイムに通知されます。 Customers Mail Cloudの機能 メールが届かない原因を解析する 携帯キャリアのエラー応答をデータベース化しているので、メールが相手に届かない原因を把握可能です。 配信状況をレポート化する 送信ログの検索や送信状況のグラフ表示機能によって、メールの配信状況を管理者が確認するのに役立ちます。 Customers Mail Cloudの注意点 送信ログには保管期間がある 配信ログは40日間しか保管されないので、期間を超えたログは確認できなくなります。 ユーザーアカウントの登録数に上限がある ユーザーアカウントの登録数はAPIユーザー含めて10ユーザーまでの上限があります。上限を超えて登録する場合は別途料金がかかるので、注意が必要です。 Customers Mail Cloudの料金体系 参考：Customers Mail Cloudの料金ページ Pro：要問い合わせ Standard：要問い合わせ Standardプランは、2021年9月30日(木)に新規販売を終了しています。 Customers Mail Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス Exchange Onlineの特徴 Outlookとの統合 同じくMicrosoftが提供する「Outlook」と統合されているため、Outlookユーザーであれば使い慣れた画面で操作できます。 年中無休のサポート Exchange Onlineは24時間365日、電話による問い合わせを受け付けています。 Exchange Onlineの機能 優先受信トレイ 「優先受信トレイ」では、重要なメールから先に見られるため、スムーズな顧客対応にもつながります。 予定表 「予定表」では、各々のスケジュール管理はもちろん、メールから自動的に情報を取り出すこともできます。 Exchange Onlineの注意点 Microsoftアプリの活用方法 ほかのMicrosoftアプリを活用するには、Microsoft 365 Business Standardプランに加入する必要があります。 検索機能の精度が低い 「数か月に１回程度の頻度で、メールの送受信がしにくい。障害発生しても原因が何か、いつごろ復旧するか不明なので、その辺りの情報開示を分かりやすく提供して欲しい」というユーザーもいます。（参考：ITreview） Exchange Onlineの料金体系 参考：Exchange Onlineの料金ページ Exchange Online（プラン1）：599円/ユーザー/月（年払い） Exchange Online（プラン2）：1,199円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い） Exchange Onlineの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス Active!mailの特徴 検索性が充実している メールボックス内のフォルダを”ツール”上に表示できるので、案件ごとに整理しやすいです。また、選択したフォルダから「送信、宛先、ヘッダ全体/本文、日付」で絞り込んで検索できます。 多言語対応 日、英、中、韓の4か国語に言語を切り替えられるので、海外企業とのメールやりとりにも役立ちます。 Active!mailの機能 メールのソート機能 受信したメールは「件名」「重要度」「日時」「送信者」「サイズ」でソートできるので、目的の情報を探しやすいです。 迷惑メールフィルター 迷惑メールのパターンを学習してデータとして蓄積できるため、都度、手作業で処理する必要がありません。 Active!mailの注意点 オプション価格がかかる 「添付ファイル画像化機能」「ファイル管理拡張機能」などに追加費用がかかります。 アドレス帳に登録しづらい 会社名と氏名を同時にアドレス帳へ登録できず、不便に感じているユーザーもいます。（参考：ITreview） Active!mailの料金体系 参考：Active!mailの料金ページ ベースライセンス（100ユーザー）：300,000円/年 ベースライセンス（500ユーザー）：1,188,000円/年 ベースライセンス（1,000ユーザー）：1,428,000円/年 ベースライセンス（3,000ユーザー）：2,028,000円/年 Active!mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【blast mail】法人向け！メルマガ配信できるサービス blast mailの特徴 HTMLメールが作成できる デザインやHTMLの知識がなくても、簡単にHTMLメールが作成できます。 DKIM署名で迷惑メール判定されるのを防ぐ DKIM署名によって正しい発行元メールサーバから送信されたメールであると証明できるので、迷惑メール扱いされるのを防ぎます。 blast mailの機能・使用感 用途別にテンプレートがある アパレル、不動産、BtoB企業向けなど利用用途に合わせてテンプレートを選択できるので、HTMLメールのデザインを考える手間が省け、素早くHTMLメールを作成するのに役立ちます。 ターゲット配信機能がある 顧客をニーズごとにグループ分けして、配信対象を選択できるので、顧客に合わせた最適なコンテンツのメールを配信するのに便利です。 blast mailの注意点 スマホから操作する際は機能に制限がある スマホにも対応していますが、一部の機能に制限があり、テキストメールしか作成できない点に注意が必要です。 メール作成UIが使いにくい 利用しているユーザーからは「HTMLメールの作成のUIが少し使いにくい。テキストの編集などプレビュー画面で直接修正できるようにしてほしい。」という声があります。（参考：ITreview） blast mailの料金体系 参考：blast mailの料金ページ Lightプラン：初期費用10,000円＋4,000円/月 Standardプラン：初期費用10,000円＋8,000円/月〜 Proプラン：初期費用50,000円＋30,000円/月〜 blast mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧 こちらは、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選の比較表です。（左右にスクロール可） Gmail Yahoo!メール Zoho Mail Customers Mail Cloud Exchange Online Active!mail blast mail 特徴 無料で使える大容量クラウドメールサービス サブメールアドレスが登録できるサービス 顧客管理ができるクラウドメール 通知メールを大量送信できるサービス Microsoftアプリと連携できる インターフェイスが優れたサービス メルマガ配信できるサービス シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホアプリがある 【◯】 【◯】 【◯】 【×】 【◯】 【×】 【×】 ISMS認証※ 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【×】 注意点 無料版ではストレージ制限が15GBまで セキュリティを強化するには追加費用がかかる 無料で使えるのは5人まで ユーザーアカウントの登録数は10ユーザーまで 検索機能の精度が不十分 アドレス帳には会社名と氏名を同時登録できない スマホから操作する際は機能に制限がある 料金 ・無料プランあり ・有料プラン：950円～/ユーザー/月 ・無料 ・無料プランあり ・有料プラン：120円/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プラン：要問い合わせ ・無料プランなし ・有料プラン：599円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：300,000円/年～ ・無料プランなし ・有料プラン：4000円/月 公式サイト 「Gmail」の詳細はこちら 「Yahoo!メール」の詳細はこちら 「Zoho Mail」の詳細はこちら 「Customers Mail Cloud」の詳細はこちら 「Exchange Online」の詳細はこちら 「Active!mail」の詳細はこちら 「blast mail」の詳細はこちら ※ISMS認証とは、国際基準を満たしたセキュリティであることを認証するもの 上記のように、クラウドメールサービスによって、機能性や料金はさまざまです。そのため、”長期的に運用できるか”を軸にサービスを選定するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドメールサービスと併用すべきツール2選 以下では、クラウドメールサービスと併用すべきツール2選をご紹介します。 法人でクラウドサービスを利用する場合、セキュリティ性はもちろん、「情報が埋もれる」等のデメリットに注意しなければなりません。また、顧客への目妻が配信の内容や、返信内容は社内でナレッジとして蓄積・共有しておくことも重要です。 したがって、クラウドメール上の情報を、一か所で管理できるサービスの併用が必須になるのです。ただし、単純に管理するだけでは目当ての情報を見つけられないため「情報の検索性」も忘れてはいけません。 結論、法人がクラウドメールサービスと併用するべきツールは社内のあらゆる情報をナレッジとして蓄積し、かつ即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にクラウドメール上のやりとりを自動で転送し、テーマごとに「フォルダ」を分けて保管できるので、メールを見落とす事態を解消します。また、高精度の「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」により、ほしい情報が即見つけられるのです。 【ナレカン】目当てのメールに即アクセスできるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単にメールを管理できるサービス クラウドメールサービスには、大量のメールが届くため、顧客からの問い合わせが埋もれてしまい、対応が遅滞する恐れがあります。 そこで、「Stock」を併用すると、顧客からの問い合わせメールをStockに転送でき、自動的に「ノート」に保存してくれるので、対応の必要なメールを見逃しません。また、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるシンプルなツールです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ これまで、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選を中心にご紹介しました。 クラウドメールサービスを選定するときは、セキュリティ対策やサポート体制の充実度に加え、自社に適した機能を備えていることが重要です。ときに、多機能だと使いこなせない可能性が高いので「機能に過不足のないサービス」を選びましょう。 また、クラウドメールを営業活動に利用するには、顧客情報を含むメール履歴を正しく管理する必要があります。メールを見落とすと対応漏れも起こりかねないため、”情報共有ツール”を活用し、チームにメールの情報を連携すると効果的です。 結論、メール上のやりとりを”ナレッジ”として蓄積でき、欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」の導入が必須なのです。 ぜひ「ナレカン」を導入し、円滑なメール管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理とは？おすすめのシステム5選も紹介 Gmail/Outlookを共有するには？複数人との情報共有に最適な方法を紹介 【例文あり】メールを見落としたときのお詫び文とは？要因や対策も紹介 【解決策あり】顧客の対応履歴を残す重要性と残せない原因とは？ メールが大量で処理しきれない？！原因と効率的にメール管理する方法とは 【即解決！】添付ファイルがメールで送れないときの原因と対処法 【例文あり】ビジネスで使えるお礼メールの書き方とマナーを解説 【初心者向け】Outlook（アウトルック）メールの基本的な使い方解説！ 【即解決】OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法とは？ 【解決法あり】ビジネスで「言った言わない」はなぜ起こる？原因を解説　 【注意】メール一斉送信に関わる3つのマナーと4つのリスクとは 【例文あり】メールを誤送信した時の対処法とは？原因や予防法も解説 おすすめのメールセキュリティシステム5選！選定ポイントや注意点も紹介 【すぐわかる】脱PPAPとは？改善方法や代替ツールも解説 【効率化】面倒なメールチェックの負担を減らす方法を解説 ビジネスメールのデメリットとは？解消するおすすめのツールも解説 【対処法あり】メールが届かない原因とは？受信・送信別で解説！ 【メール配信】オンプレミス型とクラウド型の違いとは 二次クレームとは？発生する原因や二次対応の方法も解説！

KPIを設定すると、やるべきタスクや業務プロセスが明確になり、作業に取り組みやすくなります。また、設定したKPIを定期的に見直せば、進捗を正確に把握でき、目標達成に向けて着実にプロジェクトを進められるのです。 しかし、「エクセルを使ってKPI管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPI管理で使えるおすすめのエクセルテンプレートや管理表の作り方を中心にご紹介します。 KPI管理表が上手く作れずに困っている KPI管理するのに、エクセルテンプレートを探している エクセルよりも簡単にKPI管理ができるツールを知りたい という方は本記事を参考にすると、KPIを簡単に管理できる方法が分かり、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPI管理とは2 KPI管理の必要性とは2.1 （1）進捗を把握するため2.2 （2）ビジネス環境に対応するため2.3 （3）生産性向上のため3 KPI管理表の作り方とは3.1 ステップ1｜KGI、KSFを設定する3.2 ステップ2｜KPIを記入する3.3 ステップ3｜タスクを洗い出す4 無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選4.1 （1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット4.2 （2）人員配置も管理できるプロジェクトKPIツリー4.3 （3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート4.4 （4）採用活動のKPI進捗管理シート4.5 （5）売上目標管理表テンプレート5 【スプレッドシート対応】KPI管理ダッシュボードのテンプレート6 【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール6.1 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」6.2 ナレカンでのKPI管理イメージ7 エクセルでKPI管理するメリット・デメリット7.1 メリット7.2 デメリット8 KPI管理の必要性とテンプレート6選まとめ KPI管理とは KPIは企業戦略における「プロセス」や「中間目標」のことで、KGIやKSFと合わせて使われる指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。 KPI（重要業績評価指数） KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を、定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。 KGI（重要目標達成指標） KPIが中間目標を示すのに対し、KGIは最終目標の指標を指します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。 KSF（重要成功要因） KSFは、最終目標を達成するために必要な要素を指します。たとえば、売上高をKGIとした場合、KSFとして優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。 以上を踏まえると、KPI、KGI、KSFの3者の関係は下記画像のように示せます。 このように、KPIはKSFをより具体的に定量化した指標で、KGIを達成するための中間目標を指します。そして、KPIを管理することで、業務の進捗を定量的に把握し、目標達成につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の必要性とは ここでは、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しいKSFの抽出ができている企業は、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。 （1）進捗を把握するため 1つ目は、KPI管理は、日々の進捗を把握するためです。 企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返れず、次の営業活動へ活かせないのです。 そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。 （2）ビジネス環境に対応するため 2つ目は、KPI管理によって、複雑化したビジネス環境に柔軟に対処できることが挙げられます。 経営戦略を立てたあとも、日々ビジネス環境は変化します。情勢に対応できないKPIを設定したままではKGIが未達成になるうえに、現場メンバーのモチベーション低下にも繋がってしまうので、KPIは適宜見直さなければなりません。 ただし、一度設定したKPIを安易に変更すると、現場メンバーの業務効率が悪くなり、マネジメント側の管理も工数がかかります。したがって、運用のなかで「1ヶ月に1度」など、期間を決めてKPIの見直しを検討しましょう。 （3）生産性向上のため 3つ目に、KPI管理によって、社員の負担を軽減し生産性の向上を図れます。 KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。 また、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理表の作り方とは ここでは、KPI管理表の作り方を3ステップで解説します。以下を参考にすると、画像のようなKPI管理表を簡単に作れるので必見です。 ステップ1｜KGI、KSFを設定する まず、以下のようにKGIとKSFを設定します。 KGIを設定して最終目標を決定したら、その達成要因となるKSFを洗い出しましょう。たとえば、「利益を20%増やす」をKGIとすると、KSFには「コスト削減」「売り上げの増加」「技術の向上」などが挙げられます。 また、KSFを決めるうえでは、自社の内部環境と外部環境の観点から現状を把握する「SWOT分析」を使うと効果的です。 ステップ2｜KPIを記入する 次に、KPIを設定して書き出しましょう。 KGIとKSFを設定したら、達成のために必要なプロセスであるKPIを決定します。たとえば、「コスト削減」という目標であれば「オフィスを移転する」「人件費を3%下げる」「材料費を10%下げる」などが挙げられます。 KPIは数量的な指標なので、KGIやKSFよりも詳細に示すことが必要です。 ステップ3｜タスクを洗い出す 最後に、KPI達成のために必要なタスクを洗い出します。 設定したKPIを達成するため、具体的にやるべきことを確認しましょう。たとえば、「オフィスを移転する」というKPIの達成には、「現在のオフィス費用の把握」「移転先の決定」「移転費用の計算」などが挙げられます。 タスクを洗いだしたら担当者を割り振ります。その後は、業務に関わるメンバー間の定期的な進捗共有が必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選 以下では、KPIのエクセルテンプレート5選を紹介します。テンプレートを使うと一から表を作成する手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できます。 （1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット こちらは、KPIツリーのフォーマットです。 KGI、KSF、KPIの関係が階層的に示されており、常に全体像を把握しながらタスクに取り組めます。細かい管理を始める前に、ざっくりと目標を整理する用途で活用しましょう。 kaizen penguinの「KPIツリーのフォーマット」はこちら （2）人員配置も管理できるプロジェクトKPIツリー こちらは、人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレートです。 各KGI、KSF、KPIにおいて、担当者や部署、重要度を記入できるため、”誰が””いつ”実行するかを共有するのに役立ちます。また、使い方や記入例があるので、参考にしながらプロジェクトKPIツリーを作成できます。 econoshift.comの「実用的なKPIツリーのフォーマット」はこちら （3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート こちらは、営業・インサイドセールスのKPI管理に使えるテンプレートです。 「週ごとの比較」と「月の合計」をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。自社のセールスフローに合わせて、項目を編集して使いましょう。 SAIRUの「営業・インサイドセールスのテンプレート」はこちら （4）採用活動のKPI進捗管理シート こちらは、採用活動のKPI管理に使えるテンプレートです。 「応募」から「入社」までの各段階における人数を記入できます。「採用単価」「採用コスト」の記入欄もあり、採用活動に特化しています。 HRクリップの「採用活動のKPI管理シートのテンプレート」はこちら （5）売上目標管理表テンプレート こちらは、売上目標のKPI管理に使えるテンプレートです。 テンプレートに数値を入力するだけで、毎日の目標達成率をグラフ化して管理できます。成果を目に見える形で保管できるので、モチベーションの維持にもつながります。 楽しもうOfficeの「売上目標管理表テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【スプレッドシート対応】KPI管理ダッシュボードのテンプレート こちらは、プロジェクトマネージャーやスポンサー向けのテンプレートです。 「予算や収益」から「利益率、負債対自己資本比率」に至るまで包括的で、視覚的に分かりやすく管理できます。そのため、プロジェクトと組織全体の財政状況から目標実現には何を行うべきなのか戦略を立てやすいです。 smartsheetの「スプレッドシート形式の KPI ダッシュボード テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール 以下では、誰でも簡単にKPI管理できるツールを紹介します。 これまでに紹介したエクセルのテンプレートを使えば、KPI管理表を簡単に作成できます。しかし、KPIやKPI達成のために取り組む業務の内容がすぐに分かる仕組みが整っていなければ、KPI管理表をつくっても実現しないまま終わってしまいます。 そのため、KPI達成までのプロセスを正しく管理するには、リード数や売上などの数値から業務の進捗までを1つのITツールに集約すべきです。また、成果を得るまでの過程は重要なノウハウなので、蓄積して次の業務に活かせる状態にしておく必要があります。 結論、KPI管理を適切に実施するには、高精度の検索機能を備え、KPIや業務プロセスに関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、エクセルで作成したKPI管理表をそのまま添付したり、テキストでKPIの詳細を記載できます。また、ファイル内も対象にしたヒット率100%の「キーワード検索」で情報をすばやく探し出せるので、KPIの状況確認もスムーズです。 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでのKPI管理イメージ 上記のように、エクセルのファイルを「ナレカン」に添付し、1ツールにまとめておけば、組織のKPI管理がより円滑になります。たとえば、会議で決定したKPIやKSFは、ナレカンにテキストベースで残しておけば、任意の社員へ簡単に共有できるのです。 さらに、ナレカンはファイル内の文言まで対象にした「キーワード検索」や、上司に質問するようにAI検索する「自然言語検索」で情報を絞りこみます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルでKPI管理するメリット・デメリット 以下では、エクセルでKPI管理するメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。 メリット エクセルでKPI管理するメリットとして「新たな導入費用がかからない」「数式・関数を利用できる」が挙げられます。 新たな導入費用がかからない KPI管理の専用ツールを導入すると、初期費用や維持費が発生し費用がかさみます。しかし、多くの企業では、すでに業務にエクセルを活用しているので、導入コストだけでなく教育コストも抑えることができます。 数式・関数を利用できる エクセルは表計算ソフトであるため、数式や関数を入力すれば自動で計算してくれます。また、エクセルで使用できるテンプレートも多くあるため、エクセルの使用に抵抗がある人でも気軽にKPI管理を始められます。 このように、KPI管理に身近な存在であるエクセルを使用するのは、コストの面や心理的な面からも最適な選択と言えます。 デメリット エクセルでKPI管理をするデメリットとして「データ量が多くなると重くなり扱いにくい」「メンテナンスが必要で、属人化しやすい」という2点が挙げられます。 データ量が多くなると重くなり扱いにくい エクセルのデータベースに多くの情報が蓄積された状態で関数などを利用すると、処理動作に時間がかかることがあります。 メンテナンスが必要で、属人化しやすい KPI管理に数式や関数、マクロを設定すると、その環境を構築した担当者に管理表が属人化されやすくメンテナンスが大変です。そのため、異動や退職などで引き継ぎが必要な場合に、後任者が大変苦労します。 しかし、これらのデメリットは、「ナレカン」のような情報共有ツールを使用すれば補えます。たとえば、KPI管理の仕組みを構築した社員が、使い方やマニュアルをノウハウとして共有していれば、他の社員でもスムーズにその管理表を使い始められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の必要性とテンプレート6選まとめ これまで、KPI管理の必要性とテンプレート6選を中心にご紹介しました。 KPI管理をすると、進捗を定期的に把握でき、着実に目標を達成できます。また、テンプレートを活用すればフォーマットを統一できるので「メンバーによって管理方法が異なり、認識にばらつきが生じる」事態を防げるのです。 一方、KPIのように事業戦略にも活用する情報は「ナレッジ」として確実に管理し、いつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに取り出せる「ナレッジ管理ツール」をエクセルと併用して使うべきです。 ただし、検索スキルは人によってばらつきがあるため、誰もが必要な情報にたどり着ける検索性に優れたツールが求められます。したがって、自社のKPI管理には、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、適切にKPI管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 【無料テンプレートあり】KPT分析とは？作成方法や成功のコツも解説 売上管理の目的と管理する3つのコツとは？おすすめのツールも紹介 【成功事例付き】販売戦略の代表的な手法やフレームワークを紹介 【必見】見える化によって業務効率化に成功した事例6選 ホワイトボードで見える化するメリットとデメリットとは？ ビジネスで見える化する3つのデメリットとは？メリットも解説 PDCAが見える化するメリットとは？課題や上手く回すコツも解説 定性評価のやり方とは？項目・具体例・取り組むときの注意点も解説！ 【徹底解説】KPT法とは？振り返りの進め方やコツも紹介