ナレッジマネジメント
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今日では、一度に多くの情報を残せるオンラインストレージが普及しています。たとえば、代表的なオンラインストレージに、無料で公開されている「Nextcloud（ネクストクラウド）」があります。 しかし、「GoogleドライブやDropboxは知っているが、Nextcloudははじめて知った」「Nextcloudを使いたいが、運用のイメージがつかない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Nextcloudの使い方や料金、評判を網羅的に解説します。 Nextcloudの概要や基本的な使い方が知りたい 実際に利用するユーザーの意見を参考に、自社に合うツールか判断したい 大企業でもファイルを安全に管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Nextcloudについて詳しく分かり、具体的な運用のイメージを持てるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Nextcloud（ネクストクラウド）とは1.1 Nextcloudと他のファイル共有アプリの違い1.2 Nextcloudの機能/プラグイン機能一覧1.3 Nextcloudの安全性2 Nextcloudの使い方2.1 ＜前提＞Nextcloudの動作環境・初期設定2.2 （1）ファイルをアップロードする2.3 （2）ファイルをダウンロードする2.4 （3）ファイルを削除する2.5 （4）ファイルを共有する3 無料で使える？！Nextcloudの料金プラン4 Nextcloudのサポート内容とは5 Nextcloudを使うメリット6 Nextcloudを使う3つのデメリット6.1 （1）動作が遅いことがある6.2 （2）専門知識と労力が必要6.3 （3）目的のファイルを探すのが面倒7 【必見】Nextcloudのデメリットをカバーするおすすめのアプリ7.1 必要なファイル・情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」8 Nextcloudの口コミ・評判8.1 Nextcloudの良い口コミ・評判8.2 Nextcloudの改善点に関する口コミ・評判9 Nextcloudの使い方や料金、評判まとめ Nextcloud（ネクストクラウド）とは 以下では、Nextcloudの概要を解説します。オンラインストレージを検討している担当者の方は必見です。 Nextcloudと他のファイル共有アプリの違い 引用：Nextcloudサイトページ Nextcloudは、ドイツのNextcloud社が提供するオープンソースのオンラインストレージです。オープンソースとは、ソフトウェアを構成するプログラムの「ソースコード」を、無料で一般公開することを指します。 有料のオンラインストレージサービスが多い中、Nextcloudはあらゆる機能を無料で利用することができる点が特徴です。また、プラグインによって機能を拡張でき、カレンダーやアドレス帳、チャットなどのツールも提供されています。 ・Nextcloudの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら Nextcloudの機能/プラグイン機能一覧 Nextcloudには、主に以下の機能が備わっています。 ＜基本機能＞ ＜内容＞ ファイル管理 Nextcloudの最も主な機能です。ファイルのアップロードはもちろん、共有や閲覧、ダウンロードが可能です。 外部ストレージ機能 Nextcloudは、アップロードしたファイルを通常ローカルのファイルシステムに保存します。しかし、外部のストレージを利用してファイルを保存することも可能です。 システムモニター機能 システムの使用状況を確認できます。メモリの使用量やストレージの空き容量、CPUの使用率を視覚的に把握することが出来ます。 バージョン管理 同じ名前のファイルが更新された際、バージョンの管理を自動で行います。過去のバージョンを確認したり復元することも可能です。 また、多数のプラグイン（機能の拡張）が公開されており、具体的に以下のような種類のプラグインがあります。 ＜拡張機能＞ ＜内容＞ コミュニケーション チャット機能やビデオ通話機能の他、カレンダー機能やタスク管理機能、連絡先管理機能などを追加できます。 ファイル管理 ハイパーリンクの作成や、画像作成、ファイルのウィルス検査を行うことが出来ます。また、代理ログインを可能にするプラグインもあります。 認証 LDAP認証やシングルサインオン、二要素認証などの多くの認証方式に対応することが出来ます。 カスタマイズ メールやチャットなどの外部サイトを取り込んだり、外部ストレージを利用できるようになります。また、PDFやドキュメントを全文検索できるようになるプラグインもあります。 参考：NextCloud App Store このように、Nextcloudには基本機能だけでなく、必要に応じて機能の拡張もできるため、幅広い用途に使えるのです。 Nextcloudの安全性 Nextcloudでは、独自の暗号化機能が組み込まれており、高い安全性があります。 そのほかにも、パスワード管理やアクセス制限など多くのセキュリティ対策が施されているのが特徴で、不正にアクセスされてしまったとしても、被害を最小限に抑えられます。そのため複数人で情報を取り扱うビジネスシーンにおいて、重宝されるソフトだと言えます。 ただし、セキュリティ対策が抜群だとしても、操作が複雑ではヒューマンエラーによる情報漏えいが起こるリスクも否めません。そのため、「誰でも簡単に使えること」もセキュリティ対策として、意識しておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudの使い方 以下では、Nextcloudの基本的な使い方を解説します。あらかじめ操作方法を確認すれば、スムーズにファイル管理できます。 ＜前提＞Nextcloudの動作環境・初期設定 Nextcloudを利用するためには、まず利用環境を構築する必要があります。以下の手順を参考に導入準備を進めましょう。 サーバー環境を決める オンプレミス（自社でサーバーを運用する）とクラウドサーバー（クラウドサービスを利用する）の2種類があるため、どちらを利用するかを決めます。 動作させるOSを選定し、必要なパッケージをインストールします。例えば、UbuntuやCentOSなどのLinuxベースの環境が一般的です。 サーバーのセットアップ 選定したサーバー上でNextcloudの動作環境を構築するため、以下の3つを行います。 Webサーバー（ApacheやNginx）のインストール データベース（MySQLやMariaDB）の設定 PHPのインストールと設定 Nextcloudのインストール Nextcloudの公式サイトから最新バージョンをダウンロードし、サーバーに展開します。データベースの設定やアカウント設定、セキュリティ設定が完了すれば実際に利用できるようになります。 以上で、Nextcloudの利用環境の構築は完了です。専門的な知識が必要であり、ITに詳しい担当者でないと導入に苦戦する可能性があるので、気軽にファイル共有したい方は「ナレカン」のような簡単なツールの方が適しています。 （1）ファイルをアップロードする まず、ファイルをNextcloudにアップロードする手順を解説します。具体的には以下の3ステップです。 Nextcloudを開いてログインする 画面左上のメニューから［ファイル］をクリックする ファイルをNextcloud上にドラッグ＆ドロップする 以上でファイルのアップロードは完了です。同様の手順でフォルダのアップロードもできます。 （2）ファイルをダウンロードする 次に、Nextcloudに保存されているファイルをダウンロードします。具体的には以下の2ステップです。 ダウンロードするファイルを右クリックする メニューから［ダウンロード］をクリックする 以上で目的のファイルがダウンロードできます。 （3）ファイルを削除する 次に、Nextcloudに保存されているファイルを削除する方法を解説します。具体的には以下の3ステップです。 削除したいファイルを右クリックする メニューから［ファイルを削除］をクリックする 該当ファイルが削除されて、［ゴミ箱］に移動する さらに、ゴミ箱に移動したファイルを右クリックして［完全に削除する］をタップすると、ファイルが完全に削除されます。 （4）ファイルを共有する 最後に、ファイルを共有する方法を解説します。具体的には以下の3ステップです。 ファイルの右に表示されている［共有マーク］をクリックする メニューから［URLで共有］をクリックする 任意のパスワードを入力して、該当URLを相手に送る 以上の操作で、Nextcloud上のファイルを共有できます。ただし、メールやチャットでリンクを送ると埋もれてしまい不便なので、情報が管理・整理しやすい「ナレカン」のようなツールも検討すべきです。 参考：株式会社スタイルズ｜マニュアル等の資料ダウンロード一覧ページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で使える？！Nextcloudの料金プラン Nextcloudは無料でも利用できますが、Enterprise版は以下の料金体系です。 最大100人までのプラン Basic：37.49€/ユーザー/年（約6,200円） Standard：67.89€/ユーザー/年（約11,100円） Premium：99.99€/ユーザー/年（約16,400円） Ultimate：195€/ユーザー/年（約31,900円） 最大200人までのプラン Basic：29.77€/ユーザー/年（約4,900円） Standard：50.64€/ユーザー/年（約8,300円） Premium：78.09€€/ユーザー/年（約12,800円） Ultimate：175€/ユーザー/年（約28,700円） なお、日本円は2024年8月16日現在で換算した金額になるため、購入するときは再度確認しましょう。 画像引用および参考：Nextcloudの料金ページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudのサポート内容とは 以下では、Nextcloudのサポート内容について紹介します。とくに、ITに不慣れな方が多い企業では、サポートの手厚さは重要なため、確認しておきましょう。 Standard Premium 操作方法/設定方法のご案内 〇 〇 障害の切り分け(バグ/誤設定/インフラ)サポート 〇 〇 Nextcloud利用マニュアル配布 〇 〇 リモート対応 × 〇 Nextcloudバージョンアップ(年1回まで) × 〇 お問い合わせ回数 12回/年間 24回/年間 お問い合わせ時間 月～金 10:00 ～ 17:00 月～金 10:00 ～ 17:00 お問い合わせ方法 E-mail E-mail 参考：Nextcloudの保守サポート Nextcloudでは、サポート内容をStandardとPremiumの2つから選べますが、どちらも問い合わせ回数には制限があり、さらに方法もE-mailのみとなっています。そのため、不明点があっても逐一問い合わせしづらく、返答もいつになるか不明です。 したがって、ツールを継続的に使用してくためにも、「問い合わせに対して1営業日以内の回答」「専属担当者による初期セットアップ」といったサポートが充実しているツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudを使うメリット Nextcloudを使うメリットは、充実した機能性や拡張機能によって、できる範囲が幅広いという点です。 Nextcloudでは、用途に合わせて機能を拡張することができるので、作業を進めていくうえで柔軟な対応が可能です。とくに、昨今では、リモートワークを推奨する企業が増えているので「WEB会議機能」や「画面共有機能」も重宝されています。 また、ONLYOFFICE等のオープンソース製品とも組み合わせることで、ブラウザ上でのファイル編集も実現できるのです。このように、基本機能はもちろん、外部のソフトとの連携によって、できる範囲を広げていける点がメリットだと言えます。 Nextcloudの導入に適している企業 以下では、Nextcloudの導入が適している企業の例を紹介します。 データセキュリティが重要な企業 金融機関や政府機関、法務部門など、機密性の高いデータを扱う企業は、Nextcloudの強力なセキュリティ機能が適しています。 大規模なユーザー数を持つ企業 大学や大企業など、多数のユーザーがファイル共有やコラボレーションを行う環境に適しています。 カスタマイズ性を求める企業 IT企業や開発部門など、特定のニーズに合わせてシステムをカスタマイズしたい企業に適しています。Nextcloudはオープンソースで提供されているため、多くのプラグインも存在し、柔軟にカスタマイズが可能です。 費用を重視する企業 基本無料で利用が可能であるため、中小企業やスタートアップなど、コストを抑えつつも高機能なクラウドソリューションを求める企業に適しています。 以上のような企業は、Nextcloudの特徴と自社のニーズがあっていると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudを使う3つのデメリット ここでは、Nextcloudを利用するときの注意点を3つ解説します。Nextcloudは便利な一方で、以下の点に注意しなければなりません。 （1）動作が遅いことがある はじめに、Nextcloudでファイルをアップロードすると動作が重くなることがあります。実際に、Nextcloudを使っているユーザーからは、以下のような口コミが見られます。 非公開ユーザー（投稿日：2022年12月09日） デスクトップ版を使いエキスプローラでNextcloud上のファイルを利用する際にどうしても反映にタイムラグが発生してしまいます。 この点はしょうがないと言えばそうなのですが、もう少しチューニングしてほしいところです。 引用：ITreview） 以上のように、スピード感が求められるビジネスの場において、すぐにファイルを共有できないのは、ストレスになりかねません。そのため、とくに普段使いするのであれば、サクサクと動かせるツールを検討しましょう。 （2）専門知識と労力が必要 Nextcloudを使うには、サーバーの知識と保守・整備し続ける労力も必要です。 Nextcloudはオープンソースのクラウドストレージなので、ほかのオンラインストレージのようにアカウントを登録するだけでは利用できません。無料で利用するには、公開されているソースコードを使ってサーバーを構築する必要があります。 しかし、IT初心者が使い方を覚えるのは難しいうえ、長い時間を要します。したがって、専門的な知識がある従業員がいる企業や、運用にリソースを割けられる企業でなければ、導入以前の段階でつまずく可能性があるので注意しましょう。 （3）目的のファイルを探すのが面倒 最後に、Nextcloudのようなオンラインストレージツールでは、目的のファイルを見つけるのに苦労します。 Nextcloudではフォルダを自由に追加できる一方、その分どこにファイルを保存したのか分からなくなるのです。そのため、高度な検索機能が備わっており、簡単にファイルの管理や共有ができるツールの方が、ファイルを探すのにかかる手間と時間を短縮できます。 たとえば、「ナレカン」であれば、記事にExcelなどのファイルを添付できるため、ファイルを保存しつつ簡単に共有可能です。また、「超高性能検索」を使えば、ファイル内の文言まで検索可能なので、必要な情報に即アクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Nextcloudのデメリットをカバーするおすすめのアプリ 以下では、 Nextcloudのデメリットをカバーするおすすめのアプリをご紹介します。 Nextcloudは、豊富な機能と強固なセキュリティがあるものの、専門知識や労力が必要なため、社員のITスキルに差がある大企業には不向きです。さらに、日本語でのサポートが不十分なため、日常的に英語を使う方でなければ、使いこなすのは困難だと言えます。 また、Nextcloudのようなオンラインストレージツールでは、目的のファイルを見つけるのに苦労します。そのため、ITに不慣れでも必要としている情報を簡単に探し出せる、「高性能な検索機能」が備わっているツールを導入するべきです。 結論、自社が導入すべきアプリは、ファイルを一元管理でき、必要なタイミングで情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した情報は、任意のメンバーにのみ共有でき、多階層の「フォルダ」で部門やテーマに分けて管理できます。また、「超高性能検索」を使用すればファイル内の文言まで検索可能で、必要な情報を即座に探し出せます。 必要なファイル・情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudの口コミ・評判 以下では、Nextcloudユーザーの口コミや評判をご紹介します。ユーザーの声をもとに、自社に最適なツールかを判断する材料にしましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。 Nextcloudの良い口コミ・評判 実際に利用するユーザーからは「セキュリティ面」や「自由度が高い点」が高い評価を受けています。 非公開ユーザー　投稿日：2022年12月23日 機密情報の高いデータを取り扱うことが非常に多く、セキュリティ面からギガファイル便等の使用は会社ではNGでした。 本サービスが導入され取引先とのデータのやりとりにおいて、セキュリティ面の安心だけではなく、フォルダ毎の管理も便利で、また安全なURL共有をする際にパスワードも自動生成されるなど楽にデータを相手先に受け渡しすることが良い点です。 また以前使用していた別サービスと比較して、重たいデータのアップロードが早いと感じます。 非公開ユーザー　投稿日：2022年12月09日 AWS上にサーバを立てその上にNextcloudを構築・運用しています。運用と書きましたが、ユーザ（アクセス権込み）、フォルダの作成だけで特に運用として時間が割かれることはなく、情報システム担当してはこの点が一番のメリットでしょうか。 またユーザービリティもよく、デスクトップ版をPCに導入しておけばWindowsのエキスプローラでファイルの操作が可能になります。 用途は、メールアカウントがあれば社外の人でもユーザとして作成できるので主に社外とのデータやり取りに利用しています。セキュリティ設定に二要素認証もあるので今のところログインに関するセキュリティは心配していません。 非公開ユーザー　投稿日：2022年05月27日 Dropboxと同様のシステムのオープンソース版です 専用アプリが用意され、Windows・Mac・Android・iPhone・iPadでファイル共有が可能。 各端末に同じデータが保存されるというように、Dropboxと挙動が似ているので馴染みやすい。 構築・設定にはそれなりにスキルが必要ですが、そこをクリアできるなら低コストと自由度の高さが得られます。 非公開ユーザー　投稿日：2022年05月08日 クラウドストレージとしてのUIがすぐれていて 一見でファイルのやりとりに使ってもらうお客さんでもだいたい直感的に使い方が理解できる。Googleドライブレベルの操作感は実現できているのがよい。 デフォルトでもカレンダーやフォトアルバムといった機能がついていて ほぼ実用の範疇で利用できるのもよい。 カレンダーは業界標準規格に対応しているのでスマホなどと同期も可能。社内の標準グループウェアと共存して使うのにも便利。 Nextcloudの改善点に関する口コミ・評判 実際に利用するユーザーからは「動作の重さ」「日本語対応の不十分さ」に対する声が多く寄せられており、改善が期待されています。 非公開ユーザー　投稿日：2022年12月23日 弊社の設定なのかもしれませんが、保持期間が１週間と定められているので、もう少し長く設定できると助かるなと思いました。 （受け渡しの相手がDLを忘れて、何度かアップし直すことがあったため） 非公開ユーザー　投稿日：2022年05月27日 日本語へのローカライズが不十分です。情報システム担当は英語のスキルも必要になります。 アドオンが豊富でローカライズが不十分という点で、用途がわからず機能拡張ができず宝の持ち腐れとなっています。 OneDriveとマイクロソフトオフィス、GoogleドライブとGoogleドキュメントのような共同作業には向いていません。マイクロソフトオフィスのように複数のユーザーが同一ファイルを同時に編集できる仕組みが欲しいです。 非公開ユーザー　投稿日：2022年05月08日 「単一～複数の大きめのファイル」をやりとりするのには十分だが、 「大量の小容量の写真群」をやりとりすると、内部でサムネイルを生成するのにたいへんな処理時間がかかり、 見た目やパフォーマンスが低下しやすい。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudの使い方や料金、評判まとめ ここまで、Nextcloudの使い方や料金、評判を中心に解説しました。 オープンソースのオンラインストレージ「Nextcloud」は、無料で自社サーバーにオンラインストレージを構築できます。しかし、運用にはサーバーやシステムの知識が必要になるため、ITに詳しい担当者がいない企業には不向きな恐れもあるのです。 また、Nextcloudのようなオンラインストレージではフォルダを自由に追加できる一方、どこにファイルを保存したのか分からなくなります。そこで、高度な検索機能が備わっており、簡単にファイルの管理や共有ができるツールを導入しましょう。 結論、すぐに利用をはじめられるうえに、必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンでは「専任スタッフ」によるサポートに加え、既存データの移管作業も支援しているので、導入～運用までスムーズに進められます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

今日では、業務のデジタル化に伴って、世界中の多くの企業で情報をスムーズに管理・共有できるITツールの導入が進んでいます。とくに、ノート型アプリ「Evernote」は、2023年5月以降順次AI機能が追加されて更なるサービスの向上が期待できます。 一方で、「新しく搭載されたEvernote AIの機能や使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Evernote AIの機能や使い方、口コミ・評判まで網羅的にご紹介します。 新搭載のEvernote AIの機能や使い方を知りたい Evernoteの口コミや評判を参考に導入の可否を判断したい Evernoteよりシンプルな情報共有ツールを探している という方は本記事を参考にすると、Evernote AIの機能や使用感がわかり、自社でEvernote AIを利用すべきか判断できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 「良くなった」と話題のEvernote AIとは1.1 従来のEvernoteとの違い1.2 Evernote AIの基本機能2 Evernote AIの使い方2.1 使い方1｜AI検索をする2.2 使い方2｜AI編集を利用する3 Evernoteの料金プラン一覧4 【やっぱり良い？】Evernoteの評判4.1 Evernoteの良い口コミ・評判4.2 Evernoteの改善点に関する口コミ・評判5 【必見】Evernoteよりも使いやすい！AI機能を備えた情報共有ツール5.1 最も簡単に社内情報を共有・検索できるナレッジ管理ツール「ナレカン」6 Evernote AIの使い方や口コミ・評判まとめ 「良くなった」と話題のEvernote AIとは ここでは、新搭載で話題となったEvernote AIの概要についてご紹介します。具体的に「どのような機能が追加されたのか」「何ができるようになったのか」を知りたい方は以下を参考にしましょう。 従来のEvernoteとの違い 従来のEvernoteとの違いは、高度なAIが使用された機能が追加されたことです。 たとえば、AIを活用して必要なノートを探せる「AI検索」や書かれた内容を見やすく書き換える「AIノートクリーンアップ」という機能が増えました。最新版では「AIノートクリーンアップ」は「AI編集」へと変更され、より精度の高い編集ができます。 このように、Evernote AIは情報の検索や文書の作成を今まで以上に効率化することが可能になりました。一方で、サービスの向上に伴う利用料金の値上げに対する懸念が広がっています。 Evernote AIの基本機能 以下の表は、現段階で実装されているEvernoteのAI機能をまとめたものです。 機能名 機能内容 AI検索 ChatGPTのように、話し言葉で投げかけられた質問に対しても、内容に適したノートをAIが提示します。 AI編集 「要約」「誤字を修正」「執筆支援」「翻訳」「トーンを変える」から選択するとAIが実行してくれます。ただし、「トーンを変える」機能は2024年10月時点では未開放のため注意が必要です。 以上のように、「AI検索」ではノートへのアクセス性が向上し、「AI編集機能」によって文書作成にかかる手間も大きく削減できます。EvernoteのユーザーはぜひAI機能を利用して、業務効率を上げましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Evernote AIの使い方 以下にEvernoteのAI機能の使い方をご紹介します。「Evernoteを導入したものの、どのようにAI機能を使うのかわからない」という方は必見です。 使い方1｜AI検索をする AI検索の使い方は以下の通りです。 まず、画面左上にある検索ボックスの選択モードを[標準]から[AI検索]に切り替えます。 次に、検索ボックスに検索したい内容を入力します。今回は「ミーティング議事録を探して」と打っています。 これにより、AIがミーティング議事録に関するノートを抽出します。 使い方2｜AI編集を利用する AI編集の使い方は以下の通りです。 ノートの中でAI編集を利用したい箇所を選択し、メニューバーにある[AI]をクリックします。 今回は、AI編集の中から[要約]>[段落]を実行してみます。 実行すると、以下のように要約が表示されます。 分量の多いノートの場合は、AI要約によって内容をすばやく把握できるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Evernoteの料金プラン一覧 Evernoteには4つの料金プランが用意されています。以下は、それぞれのプランの月額料金や機能をまとめた比較表です。 FREE PERSONAL PROFESSIONAL TEAMS 月額料金 0円 1,100円/月（月払い） 1,550円/月（月払い） 2,100円/ユーザー/月（月払い） AI搭載検索 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 AI編集 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 同期できる端末の数 1台まで 制限なし 制限なし 制限なし 作成できるノート数 50個まで 150,000個まで 150,000個まで 500,000個まで 月間アップロード容量 60MB 10GB 20GB 20GB＋2GB/ユーザー ノートサイズ上限 25MB 200MB 200MB 200MB 参照：【Evernote】プランを比較する 上記のように、EvernoteのAI機能は全プランで利用できますが、ベータ版の利用です。そのため、予告なく利用期間が終了していることがあるので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【やっぱり良い？】Evernoteの評判 ここでは、Evernoteの「良い口コミ・評判」と「改善点に関する口コミ・評判」をご紹介します。実際にEvernoteを利用しているユーザーの声なので、以下の内容を参考に、自社での運用を検討するときの参考にしましょう。 ※以下の口コミ・評判はITreviewとITトレンドから引用しています。 Evernoteの良い口コミ・評判 Evernoteの良い口コミと評判は以下の通りです。ユーザーからは「検索機能の精度が高い」といった声が多く寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年08月14日） 検索機能が非常に優れており、ノートの内容だけではなく、画像内やPDFの文字も検索できる 非公開ユーザー（投稿日：2023年07月20日） 探し物をするときに、どこを探せばいいか迷うことなく、検索機能で探すことができるのは本当に効率化につながります。 Evernoteの改善点に関する口コミ・評判 Evernoteの改善点に関する口コミと評判は以下の通りです。多くのユーザーに共通したのが「多機能化でシンプルさが薄れている」「アプリ版の動作が重い」という点です。 非公開ユーザー（投稿日：2023年09月13日） 当初は本当にシンプルさが良かったが、アップデートによりUIが変更されている。 機能が増えていくのは良いが、最大のメリットであるシンプルさが徐々に薄れている印象も受ける。 Evernoteはシンプル、見た目が分かりやすいというのが一番だと思う。 非公開ユーザー（投稿日：2023年07月20日） ・高機能化によって、とても使いづらくなりました。 ・Windowsアプリ版の動作の重さについては、他のアプリへの乗り換えを検討するほどです。 ・機能はドキュメントの保管と検索だけでもいいので、使いたいときに、すぐに使えるよう軽くして欲しいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Evernoteよりも使いやすい！AI機能を備えた情報共有ツール 以下では、EVernoteよりも使いやすいAI機能を備えた情報共有ツールをご紹介します。 Evernoteでは2023年に新しくEvernote AIが搭載され、ユーザーからは、検索機能の精度の高さなどを評価する声が多く見られます。一方で「多機能化されて動作が重い」「UIが複雑になっている」など操作性の面での懸念の声も挙がっています。 とくに、社内の情報や業務で使う知識・ノウハウを一元管理するなら、サクサク動くITツールでなければ情報の共有や検索にストレスが溜まります。そのため、ITツールを導入するときは安易に有名なツールを選ばずに「誰でも使いやすいか」を軸に選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、“平均0.2秒”のスピードと”ヒット率100%”正確性を兼ね備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に記載した社内情報は、AIを使ったチャット形式の超高精度な「自然言語検索」ですばやく検索できます。また、「ファイル要約機能」によって会議資料などの添付ファイルの要点を自動で記事に書き起こすことも可能です。 最も簡単に社内情報を共有・検索できるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Evernote AIの使い方や口コミ・評判まとめ ここまで、Evernote AIの使い方や口コミ・評判を中心にご紹介しました。 Evernoteに新搭載されたAI機能は、検索精度が高く、文書編集をも効率化してくれます。しかし、多機能化に伴って、アプリ版の動作が重くなりスムーズな検索や編集が妨げられるという事態も生じています。 また、UIが変更されるなど、Evernoteを以前から使っているユーザーからは「シンプルさが減った」「使いづらい」といった意見もありました。そのため、せっかく高性能であっても使いづらさを感じている社員がいるといずれ使われなくなる点に注意しましょう。 結論、自社が導入すべきは、誰でも使えるほどシンプルのにAIを駆使した高速スピード検索とファイル要約機能を兼ね備えたナレカン一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、業務を円滑化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

オンラインストレージは、ファイル共有の効率化に役立つため、プライベートやビジネスを問わず広く活用されています。たとえば、無料でも使える「MediaFire（メディアファイア）」というオンラインストレージが有名です。 一方、「MediaFireの導入を検討しているものの、機能や使い方がよく分からない」と導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、MediaFireの使い方や価格、口コミ、注意点を網羅的に解説します。 MediaFireの機能や使い方を把握し、安全に使えるか判断したい 実際に利用した人の評判を参考に導入を検討したい 安心してファイルをやりとりできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、MediaFireの概要を網羅できるだけでなく、業務を円滑にする情報管理の方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 MediaFire(メディアファイア)とは1.1 「MediaFire」と「他のオンラインストレージ」との違い1.2 MediaFireの機能2 MediaFireは有料？料金プラン比較表3 MediaFireの使い方3.1 パソコンでの使い方3.2 スマートフォンでの使い方4 セキュリティ対策は不十分？！MediaFireの安全性とは5 MediaFireを利用する4つの注意点5.1 （1）ダウンロードできない場合がある5.2 （2）編集内容がリアルタイムで反映されない5.3 （3）目的のファイルを探すのが面倒5.4 （4）日本語に未対応6 必見！MediaFireより簡単・安全にファイルをやりとりできるツール6.1 ファイルを最も簡単かつ安全に共有できるツール「ナレカン」7 Mediafireの口コミ・評判7.1 MediaFireの良い口コミ・評判7.2 MediaFireの改善点に関する口コミ・評判8 MediaFire(メディアファイア)の使い方や注意点・評判まとめ MediaFire(メディアファイア)とは 以下では、MediaFireの特徴や機能をご紹介します。導入を検討している担当者の方は必見です。 「MediaFire」と「他のオンラインストレージ」との違い 引用：MediaFireの公式サイト MediaFireは、アメリカ企業のMediaFire社が提供するオンラインストレージです。 他のオンラインストレージと比較した際の「MediaFire」の特徴は「ファイルをアップロードしてメールやSNS、URLで共有する用途」で使われている点です。 また、「One-Time Link（ワンタイムリンク）」というダウンロードを1回までに制限する機能があるので、安全性の高い情報共有ができます。 MediaFireの無料プランでは広告が表示されますが、10GBのストレージが利用できるため、一時的なファイル共有には向いているツールです。 ・MediaFireの公式サイトはこちら ・App Storeのダウンロードページはこちら ・Google Playのダウンロードページはこちら MediaFireの機能 MediaFireには以下のような機能が備わっています。 高速なダウンロード 帯領域（一定時間に送受信できるデータ量の上限）に達することがないため、常にファイルを高速ダウンロードできます。 ファイルマネージャー ドキュメントやファイルを簡単に整理できます。そのため、必要な情報を素早く見つけられるのです。 上記以外の機能も備えており、MediaFireはファイルの保存・共有に役立つといえます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ MediaFireは有料？料金プラン比較表 以下は、MediaFireの無料プランと有料プランの比較表です。有料プランは30％から50％の割引がされています。 ※スマホの場合は表を左右にスクロールできます。 BASIC PRO BUSINESS 利用料金 ※割引前の料金 無料 $8.33/月 （2025年1月17日時点での割引価格は$6.99/月（月払い）） $100.00/月 （2025年1月17日時点での割引価格は$50.00/月（月払い）） ストレージ 10GB 1TB 2TB ユーザー上限 1名 1名 100名 広告表示 あり なし なし このように、MediaFireには3つの料金プランがあります。無料版でも10GBの容量を使えますが、ビジネスで頻繁に利用する際は広告表示を煩わしく感じる可能性があります。 参照：MediaFire｜Choose your plan to get started 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ MediaFireの使い方 以下では、MediaFireの基本操作を解説します。利用手順をあらかじめ把握しておくと、スムーズに運用できるので必見です。 パソコンでの使い方 ＜ファイルのアップロード＞ 1.MediaFireにアクセスして、[UPLOAD FILES NOW]をクリックします。 ※初回は操作方法のガイドが表示されますが、[DISMISS]をクリックすると消えます。 2.画面上部にある[UPLOAD]をクリックします。 3.画面下部に表示される[ADD FILE]をクリックしてファイルを選択します。 4.最後に、[BEGIN UPLOAD]をクリックすれば、ファイルがアップロードされます。ファイルをMediaFire上にドラッグ＆ドロップでもアップロードできます。 ＜ファイルの共有＞ 1.共有したいファイルに表示されている[︙]をクリックします。 2.メニューから[Share]をクリックします。 3.リンクと共有方法が表示されるので、希望の方法を選択すれば完了です。 View linkで共有する場合は、共有相手がダウンロードをせずにファイルを確認できます。一方、Download linkで共有すると、共有相手はダウンロードをしない限り中身は見られません。 ※ view linkを利用した場合も、ファイルのダウンロードはできます。 ＜ファイルのダウンロード＞ 1.共有されたリンクにアクセスします。 2.view linkの場合は画面に対象ファイルが表示されるので、[DOWNLOAD]をクリックすれば完了です。 3.Download linkの場合、はじめに[CONTINUE]が青く表示されたらクリックします。 4.最後に、表示される[DOWNLOAD]をクリックすれば、ダウンロードは完了です。 ＜ファイルの削除＞ 1.削除したいファイルに表示されている[︙]をクリックします。 2.メニューから[Move to Trash]をクリックすれば削除が完了します。 ＜アカウントの削除・解約＞ MediaFireで作成したアカウントを削除・解約するためには、担当者に問い合わせる必要があります。 1.MediaFireのホームページのメニューから[Help center]を選択します。 2.ページを開き、左側にある[Submit a Ticket]をクリックします。 3.情報を入力し、アカウントを削除したい旨を書いたら、フォームを送信します。 スマートフォンでの使い方 ＜ファイルのアップロード＞ 1.MediaFireのアプリをインストールします。 2.次に、ログインをしましょう。スマートフォンからの利用はMediaFireへの会員登録が必要です。 3.画面上部の[UPLOADマーク]をタップします。 4.カメラロールから添付するときは画面中央をタップして、[すべての写真へのアクセスを許可]を選択します。 5.写真を選択して、画面右上の[追加]をタップすればアップロードが完了します。 6.ファイルから選択する場合は、画面左下の[UPLOADマーク]をタップして、ファイルを選択しましょう。 ＜ファイルの共有＞ 1.共有したいファイルに表示されている[︙]をタップします。 2.次に、[Share]をタップします。 3.共有方法を選択するか、URLをコピーして別途共有するかを選びましょう。 ＜ファイルのダウンロード＞ 1.共有されたURLにアクセスし、右上の[DOWNLORDマーク]をタップします。 2.画面中央に表示されるファイル名をタップします。 3.ダウンロードの確認画面が表示されるので、[ダウンロード]をタップします。 ＜ファイルの削除＞ 1.削除したいファイルに表示されている[︙]をタップします。 2.メニューから[Move to Trash]をタップします。 3.確認画面で再度[Move to Trash]をタップすれば、ファイルは削除されます。 ＜アカウントの削除・解約＞ モバイル版でもパソコン版と同様に、担当者に問い合わせのフォームを送ることでアカウントを削除・解約できます。 1.MediaFireのホームページにある[Contact Us]のメニューから、[Go to…]をタップします。 2.[Go to…]のメニューバーから[Help Center]を選択します。 3.開かれたページの中の[Customer support]をクリックします。 4.フォームに情報とアカウントを削除したい旨を書き、担当者に送ります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュリティ対策は不十分？！MediaFireの安全性とは MediaFireには「One-Time Link（ワンタイムリンク）」というダウンロードを1回までに制限する機能が搭載されています。そのため、発行したリンクを介して、無関係の第三者に情報が渡る心配はありません。 一方で、MediaFireの利用規約には、「データの長期保存の責任は負わない」という記載があり、安全性に懸念があると言えます。規約で複数箇所へのデータ保存も推奨しているので、利用には注意が必要です。 そのため、とくにビジネスに関する資料を保存するなら、安全な環境でのデータ管理が保証されている「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ MediaFireを利用する4つの注意点 ここでは、MediaFireの4つの注意点を解説します。MediaFireはファイル共有に役立つ一方、以下のポイントには気をつけて運用しなければなりません。 （1）ダウンロードできない場合がある 1つ目に、ファイルのダウンロードができないエラーが時々起きる点に注意が必要です。 MediaFireの運営による判断で規約違反の停止措置が下り、エラーメッセージが表示される場合があります。すると、それ以上先へ進むことができず、ダウンロードができなくなってしまうのです。 また、利用登録なしで無料でファイルをアップロードできることから、ウイルス置き場として悪用される可能性もあります。そのため、個人情報や重要な資料をやりとりするには、より安全性の高いツールを使うべきです。 （2）編集内容がリアルタイムで反映されない 2つ目に、リアルタイムで情報の編集内容が反映されないこともデメリットです。 たとえば、「ファイルを載せてもすぐに反映されないため、動作が遅いと感じた」というユーザーの声もあります。とくに、無料プランの少ないストレージ容量で大量のデータをアップロードすると、業務が滞る恐れがあるので注意しましょう。 そこで、リアルタイムでの情報共有を実現するには「ファイル転送サービスで出力したURLをメールで共有する」のではなく「クラウドツールを使って即時共有する」方法が最適です。 （3）目的のファイルを探すのが面倒 3つ目に、目的のファイルが見つからなくなることも欠点です。 MediaFireに限らず、Googleドライブなどのファイルストレージは、ファイルを整理するためにフォルダを増やしてしまい、かえって情報の保管場所が分からなくなりがちです。加えて、都度ファイルを開いて中身を確認しなければならず、面倒だと言えます。 そこで、社内情報をファイルストレージではなく、「情報を分かりやすく整理整頓できるITツール」で管理することをおすすめします。とくに、ファイル内検索にも対応した「高度な検索機能のついたツール」であれば、目的のファイルもすぐに見つかります。 （4）日本語に未対応 最後に、MediaFireが日本語に対応していない点には要注意です。 MediaFire自体はもちろん、サービスページやFAQなどもすべて英語表記になっています。そのため、アプリの初期設定や不具合の解決に時間がかかり、すぐに運用に乗せられない恐れがあります。 したがって、日本語での充実したサポートを期待する方は国産のツールを選びましょう。とくに、「初期セットアップ支援」や「専属担当者の援助」が受けられる「ナレカン」のようなツールを選ぶと、導入直後からスムーズに利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 必見！MediaFireより簡単・安全にファイルをやりとりできるツール 以下では、MediaFireより簡単・安全にファイルをやりとりできるツールを紹介します。 安心してファイル共有するには、「充実した支援のもと、誰でも簡単にファイル共有・管理ができるツール」を選びましょう。たとえば、大切な社内情報を管理するツールに日本語サポートがなければ、トラブルが起きてもすぐに対処できません。 また、MediaFireには、国際規格のセキュリティ認証を取得していないというセキュリティ上の懸念点があります。つまり、MediaFireは公的な外部機関から安全性を認められたツールではないのです。 そのため、とくに機密情報が多いビジネスでは、セキュリティ対策がされている点も重視しましょう。結論、自社が導入すべきなのは、ファイルを簡単かつ安全に管理でき、日本語での手厚いサポートも受けられる情報共有ツールの「ナレカン」一択です。 ナレカンは直感的な操作でファイルを共有できるうえ、高セキュリティな環境でデータが残り続けます。さらに、「1営業日以内で問い合わせに返信」「導入前・導入後も運用について相談できる」といったサポートも充実しているので、安心して利用可能です。 ファイルを最も簡単かつ安全に共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Mediafireの口コミ・評判 以下では、実際にMediafireを利用するユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。利用者の声を参考にすることで、自社での運用イメージが掴みやすくなります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はApp StoreやGoogle play、Capterraより引用しています。（一部翻訳あり） MediaFireの良い口コミ・評判 まずは、MediaFireに対する良い口コミ・評判をご紹介します。 日本語での口コミ件数は少ないながらも、利用しているユーザーからは「手軽さ」や「使いやすさ」を評価する声がありました。 Clément　投稿日時：2023年2月 非常にうまく機能し、画像を共有するのに効率的です。ダウンロードとアップロードの速度も非常に速くて簡単です。無料版も提供しています。（引用：Capterra） Priyansh　投稿日時：2023年1月 Mediafireの主な利点の1つは、大容量のストレージで、大量のファイルをアップロードして保存できることです。 また、このプラットフォームは、暗号化やバックアップオプションなど、さまざまなセキュリティ対策を提供しており、私のデータの安全性を保証してくれます。（引用：Capterra） polymn　投稿日時：2020年5月12日 サっと開けて便利です。ブラウザとの互換性もあり、大変使いやすいです。（引用：App Store） MediaFireの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミや評判がある一方、改善点に関する口コミや評判も存在します。 利用ユーザーからは、「カスタマーサポートの対応が遅い」「インターフェースが見づらい」などに関する不満が見受けられます。 maykon　投稿日時：2023年4月 カスタマーサポートはあまり効率的ではなく、応答に時間がかかり、問題の解決策も提供してくれませんでした。質の高いサポートにもっと投資することができました。（引用：Capterra） Priyansh　投稿日時：2023年1月 しかし、不十分な点もいくつかある。1つは、インターフェイスが乱雑である可能性があり、特定のファイルを見つけることが困難になる。 さらに、アップロード速度が遅いことがあり、クライアントとファイルを素早く共有しようとしているときにイライラすることがある。（引用：Capterra） 中村さん　投稿日時：2022年5月30日 まず、50GB無料なんて嘘。 本当は10GB それに、ファイル共有するとThere was a problem uploading the resource.とでて共有できない。 今までで一番使えない共有アプリ。（引用：Google Play） 以上のように、実際に使用して機能面やサポート面で課題を感じる方も少なくありません。一方、メールを使える方であればすぐに使える程のシンプルさと、専属担当者による充実したサポートもある「ナレカン」のようなツールを導入すれば問題が解決します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ MediaFire(メディアファイア)の使い方や注意点・評判まとめ ここまで、MediaFireの使い方や口コミ、注意点を中心に解説しました。 無料で手軽に使えるMediaFireですが、日本語には対応しておらず、サポートも英語なので日系企業には向きません。何かトラブルがあったときに業務を止めることがないように、国産で迅速なサポートが受けられるツールを使いましょう。 また、そもそもストレージツールは”どこに情報を保存したのかわからず、目的のファイルが見つからなくなる課題”も発生しがちです。そこで、「検索機能が充実しているか」も判断基準にツールを選ぶと、情報が見つからないストレスも解消されます。 結論、自社が導入すべきなのは、見たいファイルが確実に見つかり、専属担当者から手厚いサポートも受けられるツール「ナレカン」一択です。ナレカンはファイル・画像内検索にも対応しているので、確認したい情報をすぐに絞り込めます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、快適なファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

多くの企業で取り入れられているマニュアルですが、教育の時間を減らしたり、業務の均質化を図ったりするうえで不可欠です。さらに、マニュアルが見やすければ、人によって認識に差がでる心配がないので、トラブルの防止につながります。 しかし、書き方のコツが分からないまま運用してしまい「マニュアルをつくったのに、誰も使っていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルの書き方のコツやマニュアル作成が上手い人の特徴を中心にご紹介します。 マニュアルの書き方のコツを知りたい マニュアルを作成したが運用が上手くできない わかりやすいマニュアルを作成して、社内の情報共有をスムーズにしたい という方はこの記事を参考にすると、分かりやすいマニュアルの書き方が分かり、業務の質を向上させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルの種類とは1.1 業務マニュアル1.2 作業手順書1.3 取扱説明書2 マニュアル作成の目的3 基本編｜マニュアル作成における書き方のコツ6選3.1 （1）対象範囲を決める3.2 （2）作成スケジュールを立てる3.3 （3）管理形式を決める3.4 （4）構成と目次を作成する3.5 （5）具体的な業務内容を記載する4 応用編｜マニュアル作りが上手い人の特徴7選4.1 （1）読み手目線で作っている4.2 （2）分かりやすく簡潔にしている4.3 （3）画像や図、映像をレイアウトしている4.4 （4）業務のゴールを明確になっている4.5 （6）完璧を目指さない4.6 （7）注意事項やQ＆Aのページを設けている5 マニュアル作り・運用で失敗しないコツとは？6 【必見】マニュアルの作成・管理を一元化できるツール6.1 100名～数万名と幅広い規模の企業で使えるツール「ナレカン」7 マニュアル作成ツールを選定するコツ3選7.1 （1）必要な機能に過不足がないか7.2 （2）マルチデバイスに対応している7.3 （3）セキュリティが高い8 マニュアルを継続的に運用するときのコツ2選8.1 定期的に更新する8.2 ITツールを導入する9 マニュアルの書き方のコツや作成手順まとめ マニュアルの種類とは マニュアルを分類すると、主に以下の3種類に分けられます。それぞれのマニュアルによって性質や目的に違いがあるため、適切に使い分けましょう。 ＜目的＞ ＜記載事項＞ 業務マニュアル 業務の全体像の理解 業務の目的/フロー/ノウハウ/作業手順など 作業手順書 手順など作業の標準化 各作業のワークフロー/必要なツール/注意事項などの詳細 取扱説明書 製品の適切な使い方の説明 機器やシステムの操作方法/エラーの対処法/メンテナンスのやり方など 業務マニュアル 業務マニュアルは、業務のフローやノウハウ、手順などが記載された資料です。 業務を進めるときは多くの作業と判断が伴うので、規則や前提知識の理解が欠かせません。そこで、業務マニュアルを活用すれば、必要なことがすべて分かるため、誰でも業務を円滑に進められるようになるのです。 ただし、業務マニュアルは「業務の全体像を理解させること」が目的であり、具体的なやり方は”作業手順書”にまとめられていることも多いので注意しましょう。 作業手順書 作業手順書は、ひとつの作業に関する具体的な説明が記載されたマニュアルです。 作業手順書には、各作業のワークフローや必要なツール、注意事項が詳細に記載されています。つまり、作業手順書は業務マニュアルよりも詳細な情報が載っているのです。 作業手順書に従って作業をすると、はじめて作業を任された人でも、品質を保ちながら仕事ができるようになります。そのため、作業の標準化を目的に活用されています。 取扱説明書 取扱説明書は、機器やシステムの操作方法・エラーの対処法・メンテナンスのやり方などが記載されたマニュアルです。 取扱説明書は、製品の適切な使い方を説明するものであり、製品に慣れていない人でも理解できるようになっています。また、作業員の怪我を防ぐため”注意事項”を伝える役割も担っており、必ず目を通しておく必要があります。 したがって、取扱説明書は作業手順書よりも詳細な情報が記載されており、他部署のユーザーもターゲットにしたマニュアルだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成の目的 マニュアル作成の目的は、主に以下の3つです。目的を理解していなければ「とりあえず書き起こしただけのマニュアル」になってしまうので、確実に押さえましょう。 業務の効率化 マニュアルがあれば、新入社員などの新たに業務を覚えなければならない社員に対して、先輩社員が指導に割く時間を短縮できます。また、コツや注意点が記載されていれば、初めての作業であってもミスが減り、作業時間は短くなります。 属人化の防止 マニュアルによる業務フローや手順の共有によって、特定の社員しか業務内容を知らないという事態を防げます。その結果、業務を理解している社員がおらず、作業が滞ってしまうといった問題が発生しません。 業務の質の均一化 マニュアル通りに業務を進めれば、どの社員が担当しても一定の品質は保証されます。さらに、社員それぞれのもつノウハウ（ナレッジ）を書き残せば、業務の質の底上げにつながるのです。 以上の目的を意識したうえで、効果的なマニュアルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 基本編｜マニュアル作成における書き方のコツ6選 以下では、マニュアル作成の基本的なコツを6選ご紹介します。「マニュアルの書き方が分からない」という初心者の方も、以下の手順を押さえれば、スムーズに作成できるので必見です。 （1）対象範囲を決める まずは、マニュアルの対象範囲を設定します。 マニュアルを作成するときに失敗しがちなのが「あれも・これも」と書き加えてしまい、情報量が膨大になってしまうケースです。そこで、マニュアル化する作業や製品の対象を設定しておけば、内容が本旨から外れづらくなり、簡潔でわかりやすいマニュアルをつくれます。 また、「1対象につき1マニュアル」を意識すると、情報の混在が起こらず読み手のストレスを生まないのでおすすめです。 （2）作成スケジュールを立てる マニュアルの対象が決まったら、次にマニュアル作成のスケジュールを立てます。 具体的には「作成期間」「仮運用期間」「修正期間」を決めましょう。作成スケジュールが明確でない場合、優先順位が下がってしまい、本格的な運用が遅れてしまいます。 マニュアルは”最適な業務手順”を示すものであるため、すばやく全体に周知できるのが望ましいです。ただし、マニュアルの修正が必要になるケースもあるため、適宜メンバーと相談しながらスケジュールを設定していきましょう。 （3）管理形式を決める マニュアルを作成しただけでは、十分に活用されません。そのため、スケジュールの決定後には、マニュアルを読みやすいように管理形式を決めましょう。 マニュアルの管理を成功させている企業は、「フォルダ」ごとに適切にマニュアルを分類しています。たとえば、部署ごとにフォルダを分けて、”販売部”のなかに小分類で”クレーム報告”を作り、その中でクレーム対応のマニュアルを整理するのです。 たとえば、上図のように「ナレカン」であれば、部署＞業務内容というように「フォルダ」の階層を分けて管理できるので、必要な資料へすぐにアクセスできます。 （4）構成と目次を作成する マニュアルの管理形式を決めたら、全体の構成と目次を作成します。 構成・目次は、見ただけで業務の概要が分かるようにしなければなりません。文章が冗長だったり手順にズレがあったりすると、目的の情報がどこに記載されているか分かりづらくなり、活用されづらいマニュアルになってしまうのです。 したがって、社員が必要な情報を瞬時に見つけられるように、マニュアルの構成・目次は分かりやすく簡潔にしましょう。 （5）具体的な業務内容を記載する 次に、構成・目次に従って業務内容を記載します。 具体的には、業務の進行手順やノウハウ、遵守すべきポイントなどを記載します。また、記載する際は、実際の作業をイメージしたり担当者と連携したりすることで、信頼性の高いマニュアルをつくれるのです。 ただし、情報を詰め込み過ぎるとかえって見づらくなるので、箇条書きを使ったり、画像をいれたりして工夫しましょう。また、リンク機能（※）があると、わざわざページを探さなくても、関連する情報へすぐにアクセスできるため便利です。 （※）マニュアルが書かれたページのリンク（URL）を別のノートに貼り付けることで、クリックすれば該当のページに飛べるようになる機能。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 応用編｜マニュアル作りが上手い人の特徴7選 ここでは、マニュアル作りが上手い人の特徴7選を解説します。「マニュアルを作成したものの、思うように作業の質が上がらない」場合は、以下の特徴を参考にしましょう。 （1）読み手目線で作っている マニュアル作りが上手い人は、読み手目線でマニュアルを作成しています。 たとえば、新入社員向けのマニュアルであれば、混乱を招かないために専門用語を減らしたり、注釈を入れたりして読みやすくしているのです。ただし、忙しい現場で運用されることを考慮して、前置きや説明が長くなりすぎない様に注意が必要です。 読み手を具体的にイメージすることで、マニュアルに必要な項目や構成、管理方法などを適切に検討でき、過不足のないマニュアルをつくれるようになります。 （2）分かりやすく簡潔にしている マニュアルを作成が上手い人は、内容を分かりやすく簡潔に伝えています。具体的に押さえるべきポイントは以下の4つです。 5W1Hを意識する 「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識して記載すると、読み手は具体的な手順や状況をイメージできるようになります。 具体的に書く 曖昧な表現は読み手の混乱を招くので避けましょう。「ある程度」「おおよそ」などの表記は、人によって解釈が異なるので、マニュアルのメリットである「作業の均質化」を図れません。 正式名称で書く 新入社員向けのマニュアルの場合、長い専門用語であっても省略せず正式名称で書きましょう。また、注釈を入れて用語を説明するのもおすすめです。 表現を統一する ひとつのマニュアルで同じ内容の表現が複数あると、読み手の理解を阻害する恐れがあります。また、「ですます調」と「である調」が混在すると読みづらくなるので、文章の表現は必ず統一しましょう。 以上のポイントを押さえれば「誰でも一目で内容が分かるマニュアル」をつくれます。 （3）画像や図、映像をレイアウトしている 画像や図、映像を活用していることも、マニュアル作りが上手い人の特徴です。 マニュアルがテキストのみで構成されていると、理解に時間がかかる恐れがあります。しかし、画像・図・映像を挿入すれば目で見たときに認識しやすくなるので、よりスムーズな理解を促せるのです。 ただし、視覚イメージを取り入れすぎると、かえって作業の本旨が分かりづらくなってしまいます。そのため、テキストだけでは伝わりづらい内容や補助的な説明が必要な場合に限定して、適度に活用しましょう。 （4）業務のゴールを明確になっている マニュアル作りが上手い人は、業務の到達目標も明確に記載していることが特徴です。 業務の到達目標が明確であれば、常に最終地点から逆算して作業を進められるようになります。結果として作業が効率化したり、社員のモチベーションが高まったりする効果が得られるのです。 したがって、逆算思考によるパフォーマンスやモチベーションのアップを図るためにも、業務の到達目標は明確に設定しましょう。 （6）完璧を目指さない マニュアル作成が上手い人の特徴として、完璧を目指さないことも挙げられます。 マニュアルは一度作成して終わりではありません。更新を前提として、作業の変更点や社員がわかりづらいと感じる部分を常に修正していく必要があります。 完璧なマニュアルを目指して、細かく作り込んでしまうと内容の修正に時間がかかります。また、作成者自身にとって大きな負担となるのです。 （7）注意事項やQ＆Aのページを設けている マニュアル作りが上手い人は、業務内容に加えて、注意事項やQ＆Aをまとめたページも作成しています。 注意事項を記載すると、作業の正しい手順や製品・サービスの適切な使い方が明確になるので、社員の安全を守れます。また、「Q＆A」があれば業務の不明点も瞬時に解決できるため、担当者に質問する無駄な時間も必要もなくなるのです。 たとえば、「ナレカン」のように質問機能でノウハウを募れるうえ、上司に質問するように探せる生成AIを活用した「自然言語検索」機能があれば、必要な情報を簡単に探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作り・運用で失敗しないコツとは？ マニュアル作り・運用で失敗しないコツは、「新しい情報や必要な情報を更新し続けること」です。 業務内容や進め方の変更に合わせて都度更新しなければ、マニュアルを見ても必要な情報を得ることができません。結果、マニュアルの運用に失敗してしまう恐れがあるのです。 マニュアル作り・運用に失敗しないためにも、マニュアルの更新を定期的に行い、失敗を防ぐことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】マニュアルの作成・管理を一元化できるツール ここでは、最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツールをご紹介します。 紙のマニュアルでは、作成に時間がかかるだけでなく、画像や動画の差し込みができないので、マニュアルとして不便です。また、WordやExcelなどのファイル型式のマニュアルは、共有の際にはメールなどで送信する手間がかかってしまいます。 そこで、「社内に散在するナレッジを一元化できるツール」を使えば、マニュアルの作成・共有に関わる手間の大幅な削減につながります。ただし、マニュアル数が多い場合は、目的の情報が見つけられるように「蓄積した情報を超高精度検索できる機能」が欠かせません。 結論、選択すべきツールは社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事（ノート）」には、テキストや画像・動画を簡単に残せます。また、”Google検索”するように探せる超高精度の「キーワード検索」や、質問するように検索する「自然言語検索」があるため、必要な情報がすぐに見つかります。 100名～数万名と幅広い規模の企業で使えるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成ツールを選定するコツ3選 マニュアル作成にかかる手間を減らし効率良く作るのであれば、ITツールの導入が必須です。そこで、以下の選定ポイントを意識して、数多くのITツールから自社に最適なツールを見つけましょう。 （1）必要な機能に過不足がないか 1つ目の選定ポイントとして、必要な機能に過不足がないツールを選びましょう。 なかには、自学自習を促すための「トレーニング機能」や、マニュアルの閲覧数をカウントできる「モニタリング機能」などが備わったマニュアル作成ツールもあります。しかし、多機能なツールは、使いこなせなかったり、費用対効果が低かったりするケースも少なくありません。 そのため、「多機能だから」という理由でツールを選定するのではなく、必要な機能に過不足がないかを基準に選定するのがおすすめです。また、シンプルで簡単なツールであれば、社員がストレスなく使えるという効果も得られます。 （2）マルチデバイスに対応している 2つ目の選定ポイントとして、PCだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しているツールを選びましょう。 営業や現場作業の方は、業務マニュアルを外出先や現場で確認することも多いため、スマホですぐ見れる環境を整えておかなければなりません。また、マルチデバイス対応でも、表示形式が異なると不具合が起こる可能性があるため注意が必要です。 たとえば、「ナレカン」はマルチデバイス対応なうえ、PCとスマートフォンで表示形式が変わらないため、ストレスなくマニュアルの閲覧・更新が可能なのです。 （3）セキュリティが高い 3つ目の選定ポイントとして、万全のセキュリティ対策で情報漏洩のリスクが少ないツールを選びましょう。 業務マニュアルには業務手順やノウハウが含まれており、中には営業秘密の情報も蓄積されています。さらに、「情報が盗まれた」という評判が知れ渡れば、企業イメージが大幅に下がる原因にもなります。 よって、不正アクセスから企業を守るためにもセキュリティの高いITツールが必須です。とくに、「ISO27001」といった国際セキュリティ資格などを保持しているツールであれば、大企業でも安心して利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを継続的に運用するときのコツ2選 以下は、作成したマニュアルを継続的に運用する2つのポイントです。作ったマニュアルが社内で正しく活用されるために、必ず確認しましょう。 定期的に更新する 1つ目のポイントは、定期的なマニュアルの改善です。 マニュアルを作成した後も定期的に内容を更新しなければ、実務にズレが生じてしまい、社員がマニュアルに価値を感じなくなってしまいます。したがって、マニュアル運用を失敗させないためには、簡単に内容を更新できる環境が必要なのです。 ただし、更新するときに過去のマニュアルを破棄してしまうと、トラブルが生じたときに、どのような手順で進めたのか遡れなくなってしまいます。一方、編集履歴をバックアップできる「ナレカン」であれば、安心して最新情報に更新できるのです。 ITツールを導入する マニュアルを継続的に運用する2つ目のポイントは、ITツールを導入することです。 たとえ、見やすいマニュアルを作成しても、欲しい情報がすぐに見つからなければ、結局は独自の方法で作業を進めるようになってしまいます。そのため、紙やExcelなどのマニュアルは、情報へのアクセス性の観点から、継続的な運用が難しいのです。 そこで、マニュアルをITツールで運用すれば「スマホからでも確認できる」「複数人で同時に閲覧可能」などのメリットが得られます。また、クラウド型のITツールであれば、時間や場所を問わず情報へアクセスでき、社員がストレスを感じることがありません。 以上のように、社員がストレスなくマニュアルを活用できる環境を整えて継続的な運用につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの書き方のコツや作成手順まとめ これまで、マニュアルの種類や書き方のコツ、作成手順を中心に解説しました。 「継続的に利用されるマニュアル」をつくるには、現場の社員を明確にイメージしたり、管理や共有のしやすさを考えたりすることが重要です。しかし、紙やExcelでマニュアルを運用する場合、更新のたびに最新版を共有する手間がかかってしまい、継続的な運用が難しくなってしまいます。 そこで「ITツール」を活用すれば、更新した内容は自動で社員に共有されるので、マニュアルを運用しやすい環境が整うのです。ただし、マニュアルのような情報量が多いものを作成する場合には、必要な情報をすぐに検索できる機能が搭載されているツールを選択しましょう。 結論、選択すべきツールは、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアル作成のストレスを解消し、継続的に運用できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

自社でシステムを運用するとき、マニュアルがあれば操作に迷うことなく業務を進められます。また、ノウハウを蓄積して社内に共有できるので、業務の質の均一化や作業の属人化防止にもつながるのです。 しかし、「分かりやすい操作マニュアルの作り方が分からず、運用に不安がある」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、分かりやすい操作マニュアルの作り方やおすすめのテンプレートを中心に解説します。 分かりやすい操作マニュアルを作りたい 操作マニュアルの作成に役立つテンプレートを知りたい 操作マニュアルが継続的に運用される環境を整えたい という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい操作マニュアルをつくれるほか、継続的に運用する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 操作マニュアル（操作説明書）とは2 操作マニュアルとほかのマニュアルの違い3 分かりやすい操作マニュアルの作り方5ステップ3.1 ステップ1｜読み手の対象を設定する3.2 ステップ2｜内容の構成を決める3.3 ステップ3｜説明を記述する3.4 ステップ4｜Q＆Aを作成する3.5 ステップ5｜担当者の連絡先を記載する4 操作マニュアルの作成に役立つテンプレート4.1 【Word】作業手順書のテンプレート4.2 【Excel】作業マニュアルのテンプレート4.3 【PowerPoint】マニュアル（手順書）のテンプレート5 マニュアルは何でやるべき？ツールごとのメリット・デメリット6 【必見】操作マニュアルの作成・管理に最適なツール6.1 簡単に操作マニュアルを作成できるツール「ナレカン」7 分かりやすい操作マニュアルの6つのポイント7.1 （1）知りたい操作情報がすぐに見つかるように目次をつくる7.2 （2）図やイラストを使って視覚的に分かりやすくする7.3 （3）操作ごとにマニュアルを分ける7.4 （4）操作手順と操作結果を明確に分ける7.5 （5）3ステップで説明する7.6 （6）情報を詰め込みすぎない8 操作マニュアルの作り方まとめ 操作マニュアル（操作説明書）とは 操作マニュアルとは機械やシステムの操作方法を示した説明書を指します。 操作マニュアルには、機械・システムの概要や使い方、トラブルの対処法などが記載されています。マニュアルがあれば、メンバーにノウハウを共有できるので、業務の質の均一化やノウハウの属人化防止につなげられるのです。 ただし、操作マニュアルはつくって終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。操作マニュアルが読みづらければ、抵抗感からマニュアルが使われなくなってしまうので、可能な限り分かりやすく記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 操作マニュアルとほかのマニュアルの違い 操作マニュアルとほかのマニュアルの違いを、種類別に紹介します。 操作マニュアルと業務マニュアルの違い 操作マニュアルは機械・システムの操作に特化している一方で、業務マニュアルは作業の手順を網羅しているという違いがあります。そのため、操作マニュアルが業務マニュアルに含まれる場合もあるのです。 操作マニュアルと規範マニュアルの違い 操作マニュアルは作業の均一化が目的ですが、規範マニュアルは経営の方向性を従業員に周知する目的があり、用途が異なります。また、規範マニュアルは操作マニュアルと比較して、抽象的な言葉で構成されている点も特徴です。 このように、「操作マニュアル」と「業務マニュアル」、「規範マニュアル」はそれぞれ異なります。そのため、マニュアルを運用するときは種類を明確にしたうえで、目的に沿ったものを作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい操作マニュアルの作り方5ステップ ここでは、操作マニュアルの作り方を解説します。操作マニュアルを継続的に運用するために、以下の5ステップを押さえましょう。 ステップ1｜読み手の対象を設定する はじめに、マニュアルの読み手となる操作者を決めます。 最初に対象の操作者を設定すれば、知識量や理解度に応じて全体の構成などを決められるからです。もし対象を決めずにマニュアルをつくると、読み手の視点が定まらず、分かりづらいマニュアルになりかねません。 マニュアルの理解に時間がかかれば、業務の進捗にも支障が出てしまいます。そのため、事前に対象の操作者を明確にしたうえでマニュアルを作りましょう。 ステップ2｜内容の構成を決める 操作マニュアルの対象を決めたら、全体の構成を考えます。 全体の構成を考える前に作りはじめると、抜け漏れや内容の重複が起こり、分かりにくいマニュアルになってしまいます。しかし、事前に構成をつくっておけば「記載すべき事項」が明確になるので、マニュアル作成に無駄な時間がかかりません。 そのため、マニュアルを作りはじめるまえに、全体の構成やレイアウトを必ず検討しましょう。 ステップ3｜説明を記述する 構成を決めたら、各操作の説明を記載していきます。 説明には詳細かつ分かりやすい記載が求められます。具体的には、箇条書きにしたり太字で強調したりすることで、文章にメリハリをつけましょう。 また、冗長な表現や複雑な文章があると、読みづらいマニュアルになりかねません。そのため、文章全体の流れだけでなく細かな言い回しにも注意して、分かりやすいマニュアルを作りましょう。 ステップ4｜Q＆Aを作成する 目的の情報を探しやすくするために、操作マニュアルにはQ＆Aを設置しましょう。 操作手順を調べるのに時間がかかっていては本末転倒なので、必要な情報をすぐに見つけられるマニュアルが求められます。そこで、Q＆Aページをつくれば、多くの従業員にとっての疑問が一箇所にまとめられるため、すぐに問題を解消できるヒントが得られます。 また、Q＆Aが充実していれば、担当者への問い合わせ件数が減ることも期待できます。すなわち、Q＆Aは、担当者と操作者の双方がメリットを得られるポイントなのです。 ステップ5｜担当者の連絡先を記載する 操作マニュアルには担当者への連絡方法も記載すべきです。 作業を進めるうえで、想定外のトラブルが生じるケースは少なくありません。そのため、担当者の連絡先を操作マニュアルに記載して、予期せぬ事態にも対応できるようにしましょう。 ただし、同じ内容の質問が繰り返され、問い合わせが頻発すると担当者の負担となります。そのため、「ナレカン」のような「質問機能」を備えたツールを導入して、既出の質問と回答をマニュアルとともに社内メンバーに共有できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 操作マニュアルの作成に役立つテンプレート ここでは、操作マニュアルの作成に便利なExcelやWordのテンプレートを紹介します。以下のテンプレートを活用すると、マニュアルを一から作成する手間を省けるうえ、レイアウトを統一できます。 【Word】作業手順書のテンプレート こちらは、Wordで使える作業手順書のテンプレートです。 操作の内容や手順だけでなく「ポイント・注意」の記入欄が設けられており、情報を詳細に記載できます。さらに、図も示せるレイアウトなので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作れるのです。 フリーテンプレートのテンプレートはこちら 【Excel】作業マニュアルのテンプレート こちらは、Excelで使える作業マニュアルのテンプレートです。 表の左側に「操作手順」、右側に「作業内容」を記入するシンプルなレイアウトで、操作手順を時系列に沿って見やすく記載できます。また、「変更内容」や「改訂日」の記入欄もあるので、「いつ誰が改訂をしたのか」が明確になります。 ただし、WordやExcelでマニュアルを作ると、ファイル管理が煩雑になりやすいほか、閲覧する度にファイルを開く手間がかかります。そのため、フォルダ機能によってマニュアルをすぐに見つけられる「ナレカン」のようなITツールが最適です。 業務用テンプレートのテンプレートはこちら 【PowerPoint】マニュアル（手順書）のテンプレート こちらは、PowerPointで使える作業手順書のテンプレートです。 画像や文字を入れるだけで、操作や業務のマニュアル（手順書）を素早く作ることができます。さらに、使い方について説明されたファイルを同時にダウンロードできるので、簡単に分かりやすいマニュアルを作れるのです。 マニュアル（手順書）横のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルは何でやるべき？ツールごとのメリット・デメリット マニュアルを「Excel・Word・PowerPointで作成する際」と「ITツールで作成する際」では、以下の表のようにそれぞれメリット・デメリットがあります。 ＜Excel・Word・PowerPoint＞ ＜ITツール＞ メリット ・レイアウト/デザインがすでに決まったテンプレートを使える。 ・使い慣れている人が多く、新たに使い方を覚える必要がない。 ・毎回ファイルを開く必要がなく、閲覧/更新に手間がかからない。 ・フォルダごとに分類できるため、管理が簡単で必要なマニュアルを見つけやすい。 デメリット ・編集がリアルタイムで共有されない。 ・マルチデバイスに対応しておらず、スマホでは読みづらい。 ・大半のツールで費用がかかる。 ・機能が多いと使いこなせない可能性がある。 しかし、テンプレート機能を備えたシンプルなITツールであれば、レイアウトが統一されていて簡単に入力できるうえに、Office系のツールのデメリットを補うことができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】操作マニュアルの作成・管理に最適なツール ここでは、操作マニュアルの作成・管理に最適なツールをご紹介します。 操作マニュアルをWordやExcel、PowerPointで作ると、テンプレートを使って作成時間を短縮したり、レイアウトを統一したりできます。ただし、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを探し出して開く必要があり、結果として運用に手間がかかるのです。 そこで、「社内のナレッジを一元管理できるツール」を選ぶと、マニュアルを見やすく整理可能なうえ、最新の情報もすぐに共有する態勢が整えられます。また、他のメンバーに質問できる機能が搭載されていれば、ニーズに沿ったナレッジを集められて便利です。 結論、自社が選ぶべきツールは、社内のナレッジに即アクセスでき、質問機能が搭載された「ナレカン」一択です。 ナレカンに自作の「テンプレート」を登録しておけば、わずかな操作で呼び出して、統一感のある見やすいマニュアルを作成できます。また、他のメンバーのナレッジを聞き出すことができる「質問」機能を利用すれば、社内版知恵袋として業務のノウハウを蓄積することもできるのです。 簡単に操作マニュアルを作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜【見本】ナレカンで操作マニュアルを作成した例＞ 以下は、ナレカンを使って操作マニュアルを作成・管理した例です。 ナレカンでは、画像のように表の作成や画像ファイルの添付が可能です。また、作成したマニュアルはPDFにしてダウンロードしたり、紙に印刷したりできます。 また、以下のように、多階層のフォルダで”部署ごと”に分けて作成したマニュアルを管理できます。さらに、高度な検索機能も備わっているため、目的の情報をすぐに探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい操作マニュアルの6つのポイント ここでは、操作マニュアルを分かりやすくする6つのポイントを解説します。マニュアルの運用が停滞することを防ぐためにも、確実に把握しましょう。 （1）知りたい操作情報がすぐに見つかるように目次をつくる 分かりやすい操作マニュアルをつくるには、目次から知りたい操作情報へすぐアクセスできる必要があります。 操作方法が分からなくなったとき、マニュアルの該当箇所をすぐに見つけられなければ読み手のストレスとなります。そこで、目次をつくれば、どこに何の情報が載っているのかを一目で理解できるようになるのです。 また、マニュアルを更新するときは必ず目次も追加・修正することをルール化して、常に使いやすい状態にしましょう。 （2）図やイラストを使って視覚的に分かりやすくする 操作マニュアルには図やイラスト・画像を使って、視覚的に分かりやすくしましょう。 テキストのみで構成されていると、具体的な作業の流れをイメージできない可能性があります。そこで、図や画像、動画、フローチャートを使えば、作業の流れが一目で分かるようになるのです。 ただし、紙のマニュアルの場合、画像を貼るには印刷する手間がかかるなど工数が多い点に注意が必要です。そのため、画像・動画・すべての形式のファイルも自由に添付できる「ナレカン」のようなITツールでマニュアルを運用して、作成・管理のストレスをなくしましょう。 （3）操作ごとにマニュアルを分ける マニュアルは操作ごとに分けて管理しましょう。 操作ごとに目次をつくって一つのマニュアルにまとめていくと、マニュアルが長くなってしまい読みづらいです。そのうえ、必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまうのです。 そのため、マニュアルは読みやすい長さで分割し、フォルダで分類して管理しましょう。 （4）操作手順と操作結果を明確に分ける 操作の手順と結果は明確に分けましょう。 手順と結果が分けられていなければ、「操作の効果」が分かりづらくなります。操作の効果が分からなければ、操作ミスやトラブルが起こりかねません。 したがって、ミスやトラブルを防ぐためにも、段落を分けたり、文章の構成を工夫したりして、手順と結果が明確に分かるように記載しましょう。 （5）3ステップで説明する 操作マニュアルでは3ステップの説明を意識しましょう。 操作の説明は、「操作前・操作中・操作後」の3ステップで構成立てして、簡潔で見やすいマニュアルにしましょう。また、操作説明の構成が3ステップで統一されていれば、従業員が読むべき箇所を把握しやすくなります。 このように、実際にマニュアルが使用される場面を想定したうえで、分かりやすい構成にする必要があるのです。 （6）情報を詰め込みすぎない 操作マニュアルは、情報を詰め込みすぎない構成にすべきです。 関連性が低い情報までマニュアルに載せると、肝心の操作手順が探し出せず、分かりづらくなってしまいます。したがって、操作マニュアルに載せる内容は取捨選択して選ばなければなりません。 また、マニュアルは箇条書きを使ったりカテゴリで分けたりといった、見やすくする工夫が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 操作マニュアルの作り方まとめ ここまで、分かりやすい操作マニュアルの作り方や作成ポイントを中心に解説しました。 分かりやすい操作マニュアルをつくるには、読み手を考慮するのはもちろん、実際の活用シーンを想定して構成やデザインに工夫する必要があります。そこで、テンプレートを使えば、見やすいマニュアルのレイアウトを統一できるのです。 ただし、ExcelやWordで作成すると、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを探し出して開く必要があり、結果として運用に手間がかかるのです。そこで、「社内のナレッジを一元管理できるツール」を使って、マニュアルを効果的に運用しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、分かりやすいマニュアルを運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

ビジネスにおいて社内外でやり取りをする場合のチャットツールとして「Slack」が多くの企業で採用されています。2024年4月にSlack AIが新たに登場し、さらに利便性が向上しました。 一方で「Slack AIの機能で何ができるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Slack AIの特徴や使い方、口コミを中心にご紹介します。 Slack AIの特徴や機能、使い方を網羅的に把握したい Slack AIの口コミや評判から使用するか検討したい Slackに代わるAIが備わったツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、Slack AIの使い方や口コミがわかるだけでなく、導入すべきか判断できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Slack AIとは1.1 「Slack AI」と他のAIツールの違い1.2 Slack AIの機能2 Slack AIの使い方2.1 使い方1｜ Slack AIを追加する2.2 使い方2｜会話を要約する2.3 使い方3｜質問に対して回答を生成する2.4 使い方4｜まとめ機能を使う3 Slack AIの料金プラン一覧4 Slack AIの口コミ5 Slack AIを利用するときの注意点6 【必見】Slack AIよりも正確性の高い情報にアクセスする方法6.1 社内のナレッジから根拠を示して回答するAIツール「ナレカン」7 Slack AIの使い方や口コミ・評判まとめ Slack AIとは ここでは、Slack AIの特徴や機能をご紹介します。Slack AIの概要をしっかりと掴みたい方は必見です。 「Slack AI」と他のAIツールの違い 引用：Slackの公式サイト 「Slack AI」と他のAIツールの違いは、世界的に使われているビジネス用チャットツールである「Slack（スラック）」に搭載された生成AIであるため、Slack内の情報のキャッチアップに適していることです。 Slack AIには、おもに検索と要約の機能が備わっています。そのため、膨大なメッセージのやり取りの中から瞬時にAIが必要な情報を発見したり、チャットを全て確認しなくてもわかるように内容を要約したりできるのです。 また、チャンネル内のCanvasやPDF・Word文書といったあらゆる形式のファイルも検索や要約の対象になることが大きな特徴です。したがって、欲しい情報が検索や要約に反映されないというストレスが緩和されます。 以上のように、Slack AIはチャットツールの「メッセージが流れやすい」という欠点を補うべくAI技術とチャットツールを組み合わせた点で他のAIツールとは異なります。 ・Slackの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら Slack AIの機能 以下の表は、Slack AIの機能をまとめたものです。 機能名 機能内容 要約機能 AIがチャンネルやスレッドを瞬時に要約してくれます。 検索機能 話し言葉で質問をしても、AIがツール内のチャットやファイルを検索して適切な情報を提供します。 まとめ機能 重要なチャンネルでは毎日のまとめをAIが作成するように設定することができます。 以上のように、Slack AIを使用すれば、　メッセージを一から探したり読んだりする手間が省け、業務の効率を飛躍的に上昇させることが可能なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIの使い方 以下ではSlack AIの使い方をご紹介します。Slack AIの使用方法や使用感を知りたい方は参考にしましょう。（※画像はすべてSlack｜SlackでAIを使って、仕事をさらに先へ。より引用しています。） 使い方1｜ Slack AIを追加する まず、Slack AIを追加しましょう。Slack AIは有料プランで使用できるアドオンであるため、有料プランを選択した上でSlack AIを購入する必要があります。 フリープランを利用している場合 デスクトップからSlackのワークスペースにサインインします。 プランや料金の等の詳細を料金プランから確認し、有料プランを契約します。 [Slack AIをプラス]を選択し、プランにSlack AIを加えます。 プロプランかビジネスプランを選び、[アップグレード]をクリックします。 お支払い情報を入力し、購入内容を確認した後[購入]をクリックすると完了します。 有料プラン（プロプランまたはビジネスプラン）を利用している場合 デスクトップからSlackのワークスペースにサインインします。 料金プランにアクセスし、[Slack AIを入手]を選択します。 購入内容を確認した後、[Slack AIを購入する]をクリックすると完了します。 使い方2｜会話を要約する Slack AIはチャンネルやスレッド内の会話を要約することができます。 画像右上にあるボタンをクリックすると、Slack AIがチャンネルやスレッド内にあるメッセージを要約してくれます。また、要約してほしいメッセージの範囲を絞り込むことができるため、必要な情報だけを効率的に得られます。 たとえば、トラブルが発生し気付かぬうちにメッセージが溜まっていた場合に、要約機能を使うことで素早く状況を把握できます。このように、メッセージの確認にかかる時間を大幅に削減することが可能なのです。 使い方3｜質問に対して回答を生成する Slack AIの検索機能を使うと、質問に対して回答を生成してくれます。 Slack AIの検索ボックスに質問を入力すると、Slack内のチャンネルやスレッド情報を検索し、回答を生成します。インターネット上の一般的な情報とは異なり、Slackに蓄積された会社の情報から回答を作るため、社内規則やマニュアルなどの検索に有用です。 このように、質問内容に関するメッセージを検索するだけでなく、AIが検索結果を要約して回答してくれるところが大きな特徴です。 使い方4｜まとめ機能を使う Slack AIはチャンネルの内容をまとめたものを毎日作成することができます。 まとめ機能では、指定したチャンネル内のやり取りのまとめを毎日生成してくれます。そのため、まとめを見るだけで内容の核となる部分が掴めたり、同じチームメンバーと認識を共有したりすることが可能なのです。 とくに、やり取りの多いチャンネルにまとめ機能を設定しておくと、メッセージ内容に目を通す時間が短縮され作業効率が上がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIの料金プラン一覧 以下は、Slack AIをアドオンで利用できる料金プランの一覧です。Slackにはフリープランがあるものの、Slack AIはフリープランで使えないため注意しましょう。 プロ ビジネスプラス Enterprise Grid 月額料金 1,050円 1,800円 要問い合わせ ワークスペース数 1つ 1つ 無制限 メッセージ履歴 無制限 無制限 無制限 全メッセージのデータエクスポート 【×】 【○】 【◯】 監査ログ 【×】 【×】 【◯】 上記の3つのプランのうちいずれかを選択していれば、アドオンとして追加料金を支払うことでSlack AIを利用できるようになります。どのプランを選ぶかは、企業規模や機能に応じて決定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIの口コミ 以下はSlack AIの良い口コミと改善点に関する口コミです。ユーザーからは、スレッド要約機能やRecap機能を評価する意見が見られた一方で、まとめ機能の改善点に関する声もありました。 Slack AIのスレッド要約機能めちゃくちゃ便利だな 多少とっ散らかってしまってるスレッドでも要点のコメントの参照先を示してくれるのがとても助かる — Daigo | Flutter (@mamushi_journey) December 2, 2024 Slack AIのRecap機能, ポスト中に別ポストへのURLがある場合でも、別ポストの内容も踏まえてしてまとめてくるのね。とても便利。 #Slack #AI — Takeshi Hiratsuka (@marreta27_jp) November 7, 2024 Slack AIによるまとめって何でこんなに読みにくいんだろう。内容を端折りすぎてるのと、基本的な日本語力が低い気がする。 — こくぼ@Leaner Technologies (@yusuke_kokubo) December 5, 2024 以上のように、Slack AIは要約機能で話題が錯綜してしまいがちなメッセージ内容を簡潔にできて便利な反面、まだAIの日本語での文章生成能力が十分でないと言えます。そのため、AIが生成した内容だけに頼りすぎないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIを利用するときの注意点 Slack AIを利用するときは、AIによる要約や検索、まとめの内容が必ずしも正しいわけではないことに注意しましょう。 とくにSlackはチャットでやり取りをすることが目的のツールです。そのため、チャットには個人的な意見や不確実な発言が多く含まれており、チャットの内容を踏まえて要約や回答が生成されたとしても誤った情報である可能性があります。 したがって、Slack AIが生成した回答や要約を確認する場合は、どのような情報のやり取りがあったのかを参考程度に把握するだけにとどめ、内容を信じすぎないようにすべきなのです。 仮に社内で的確な情報を得たい場合は、チャットではなく精査したナレッジのみを管理している「ナレカン」のようなツールから情報を探すようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Slack AIよりも正確性の高い情報にアクセスする方法 以下では、Slack AIよりも正確性の高い情報にアクセスする方法をご説明します。 Slack AIは、チャンネルやスレッド内の会話を要約したり、検索したりできます。しかし、会話の内容には不確定要素が多く混在しており、それらをもとに生成された要約や回答は必ずしも正しいとは言えません。 そこで、チャットではなくナレッジの管理に特化したツールを使えば、内容の信頼性は高まります。また、高度なAI検索がついていれば、　わからない内容を話し言葉で質問するだけで正確な情報を即座に得ることができます。 結論、自社が導入すべきは、社内のナレッジをすべて横断して、最も適切な回答を返してくれるAIが搭載された社内文書管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、“平均0.2秒”“ヒット率100％”を誇る超高度なAI検索で必要な情報を瞬時に探し出すことができます。また、WordやExcelなどのファイルを添付すると自動で内容を要約してナレッジ化するため、社内情報の一元化が進みます。 社内のナレッジから根拠を示して回答するAIツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIの使い方や口コミ・評判まとめ これまで、Slack AIの概要や使い方、注意点を中心にご紹介しました。 Slack AIは、スレッド・チャンネル要約機能、AI検索、まとめ機能などを備え、膨大なチャットの内容を短時間で把握できる便利なAIです。しかし、Slackに蓄積されたチャットの内容が不確実な情報であれば、AIが示した回答も正しいものであるとは言い難いです。 そこで、もともと正確性の高い社内情報しか蓄積しないナレッジ管理ツールであれば、正しい情報を取得できます。また、ナレッジに紐づけてメッセージのやり取りができれば、チャットツールを併用する必要がなくなります。 結論、自社が導入すべきは、ナレッジに紐づいたコメントが残せて、適切な社内情報のみが蓄積されるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、瞬時に正しい情報を得られる仕組みを構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業務マニュアルがあれば電話対応や新人教育にかかるコストが削減され、結果として業務効率化が実現します。また、これまで属人的になっていた仕事は、誰でも同じようにこなすことが可能になります。 しかし、これまでマニュアルを活用してこなかった企業には「社内の業務マニュアルの作り方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務マニュアルの作り方やポイント、注意点を中心に解説します。 社内の業務マニュアルが上手く作成できていない マニュアルを使って新人教育をスムーズに進めたい 社内情報を簡単にまとめて業務を効率化したい という担当者の方が本記事を参考にすれば、簡単に業務マニュアルを作成する方法だけでなく、運用するうえで注意すべき点も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務マニュアルとは1.1 業務マニュアルの概要1.2 業務マニュアルを作成するメリット1.3 分かりやすい業務マニュアルの条件とは2 分かりやすい業務・仕事マニュアルの作り方2.1 作り方1. スケジュールを決定する2.2 作り方2. 範囲を決める2.3 作り方3. 目次（構成案）を考える2.4 作り方4. 時系列で詳細を作成する2.5 作り方5. 図表を入れる2.6 作り方6. 仮運用する2.7 作り方7. 配布する2.8 作り方8. 改善・更新する3 業務マニュアル作成時の注意点3.1 （1）チェックリストも検討する3.2 （2）誰でも一目でわかるほどシンプルにする3.3 （3）マニュアルは電子化する4 【必見】社内のわかりやすいマニュアルを簡単に作成する方法4.1 誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できるツール「ナレカン」5 分かりやすい業務マニュアル作成の4つのコツ5.1 （1）仕事の全体像が俯瞰できる5.2 （2）判断基準を示す5.3 （3）達成目標を行動レベルまで明確にする5.4 （4）クレームやトラブルを見える化する6 業務マニュアルの作り方や注意点まとめ 業務マニュアルとは 以下では、業務マニュアルの概要やメリット、分かりやすいマニュアルの条件を解説します。とくに、マニュアルを運用していない企業の担当者の方は必見です。 業務マニュアルの概要 業務マニュアルとは、仕事を進める手順をテキストや図表でまとめた文書です。 基本的な業務の流れや説明、注意点などが記載されており、社員が業務を覚えるうえで欠かせない書類と言えます。たとえば、新しい社員が業務内容を覚えたり、ベテラン社員のノウハウをほかのメンバーが習得したりする際に利用します。 以上のように、業務マニュアルは、社員が業務を進める際に必要不可欠な役割を果たしているのです。 業務マニュアルを作成するメリット 業務マニュアルのメリットは以下の3つです。 作業クオリティの標準化 マニュアルがない環境では、各社員の仕事の質やスピードに差が生まれます。社員によって業務の質が異なる状況では、安定して業務を進めることが難しくなるのです。 時間・コストの削減 仕事で分からないことがあればマニュアルを確認すれば良いため、作業を止めて誰かに聞く必要がなくなります。また、業務の引き継ぎもマニュアルがあれば、わざわざスケジュールを合わせて確認する時間も削減できます。 作業に関する知識の属人化を防ぐ スキルやノウハウが属人化すると、担当者の不在や異動があった際に適切に対応できないリスクが高くなります。しかし、マニュアルがあれば誰でも同じように仕事ができるため、属人化の対策に有効だと言えます。 以上のように、マニュアルの作成は社内全体にとって大きなメリットがあります。 分かりやすい業務マニュアルの条件とは 分かりやすいマニュアルの条件は以下の通りです。 5W1Hを意識して作成されている 「どこで、いつ、誰が、何を、どうして、どのように」が意識されたマニュアルは、曖昧な表現が少ないので誰が読んでも理解できる特徴があります。 どこに何が載っているか瞬時に分かる 情報の記載箇所がすぐにわかるよう、目次などを活用している特徴があります。さらに、目次は冗長な表現ではなく、瞬時に理解できるようなシンプルな表現になっていることもポイントです。 余計な情報が記載されていない 情報量が多すぎると、情報が探しにくいうえ、要点がわかりにくく理解に時間がかかります。必要な情報に過不足がないことが分かりやすいマニュアルの第一歩です。 以上のポイントを押さえて、社内で運用し続けられるマニュアルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい業務・仕事マニュアルの作り方 ここでは、業務マニュアルの作り方を8ステップに分けて解説します。マニュアル作りに失敗しないように、正しい手順を踏んで作成に取りかかりましょう。 作り方1. スケジュールを決定する はじめに、マニュアル作成のスケジュールを決定しましょう。 マニュアル作成には多くの時間を必要とするため、後回しにされる傾向があります。そのため、あらかじめ完成までのスケジュールを立てることで、計画的に作成できるようになるのです。 具体的には、「マニュアルをいつから運用したいか」「どの程度の作成期間が必要か」などを考慮してスケジュールを決めましょう。 作り方2. 範囲を決める 次に、マニュアルの適用範囲を決めます。 マニュアルの適用範囲とは「何を目的に」「どのような業務を」「どのような基準で」「どこまでカバーするか」ということです。実際にマニュアルが使われる場面をイメージしながら、用途や目的を明確にします。 適用範囲を決めないと記載事項が際限なく増え、分かりづらいマニュアルになってしまいます。つまり、社内で広く活用されるマニュアルにするためには、必要な情報に過不足がないマニュアルが必須です。 作り方3. 目次（構成案）を考える 次は、マニュアルの目次を作成しましょう。 目次を決定する前に作成をし始めると、業務同士のつながりを無視したマニュアルになりかねません。必要な情報を抜け漏らさないためにも、全体像を把握できる目次を先に作成すべきです。 このように、マニュアルの中身から作成したくなる気持ちもありますが、最終的な目的は「社内で活用されるマニュアル」であるため、目次は飛ばさないようにしましょう。 作り方4. 時系列で詳細を作成する 次に、マニュアルの詳細を記載しましょう。 業務マニュアルは実際の作業フローに沿っていると分かりやすいので、時系列で解説するようにします。また、複数人で担当する業務のマニュアルは、作業が混同しないように担当者別の手順もあれば親切です。 以上のように、マニュアルは読み手をイメージして時系列で作成したり、専門用語など難しい言葉は使わないなどの工夫をしたりしましょう。 作り方5. 図表を入れる 次に、文字だけでは伝わりにくい部分があれば、画像や図表を入れましょう。 とくに、作業の流れが複雑な場合に画像や動画を用意すれば、誰でも簡単に理解できます。無理に文字だけでマニュアルを作成するのではなく、自社のメンバーに最も伝わりやすい方法を臨機応変に選択することが重要です。 作り方6. 仮運用する 次に、マニュアルを社内共有する前に仮運用を挟みましょう。 完璧に見えるマニュアルでも見落としている部分があることが多く、そのまま運用に乗せてしまうと現場が混乱しかねません。そのため、まずは少人数でマニュアルを仮運用し、改善を重ねたうえで全社的に運用する方法がおすすめです。 以上のように、マニュアルが完成したらすぐに共有するのではなく、可能な限り実務との乖離をなくすために試験的に運用することが重要です。 作り方7. 配布する 次に、完成版のマニュアルを現場に共有します。 業務マニュアルの配布には「情報共有ツール」を経由するのが便利です。紙のマニュアルは印刷や配布、修正に手間がかかり紛失する可能性もあるため、これを機にマニュアルの電子化を進めましょう。 しかし、チャットツールで共有すると、ほかのメッセージで大切なマニュアルが流れてしまいます。そこで、マニュアルをはじめとしたあらゆる情報を蓄積する「ナレカン」であれば、いつでも簡単にマニュアルを確認できるので便利です。 作り方8. 改善・更新する 最後に、マニュアル運用後も改善と更新をし続けましょう。 マニュアルを放置すると現場の実務と乖離して、次第に「マニュアルは合ってないから意味がない」と利用されなくなります。そのため、マニュアルは定期的に見直して、常に最新の状態を保てるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアル作成時の注意点 以下では、業務マニュアルを作成するときの注意点を解説します。これからマニュアルの運用を始める企業は必見です。 （1）チェックリストも検討する 一つ目は、「チェックリストでの対応を検討すること」です。 既存メンバーが業務を熟知しておりメンバーの入れ替えもない場合には、マニュアルを使う必要がなく、作成しても時間や手間が無駄になってしまう可能性があります。業務手順や流れの説明が必要ない際には、チェックリストの導入も視野に入れることがおすすめです。 このように、マニュアルを作成する前に「本当にマニュアルが必要なのか」を検討することは、労力を無駄にしないために注意するべき点だと言えます。 （2）誰でも一目でわかるほどシンプルにする 二つ目は、「誰でも理解できるほどシンプルなマニュアルにすること」です。 業務マニュアルを作成し始めると「もっと詳細に書きたい」「もっとデザインを良くしたい」と個人のこだわりが出てくる場合があります。しかし、業務マニュアルの目的はあくまでも「誰が見ても同じ作業ができること」です。 そのため、必要がない要素は排除し、社員全員が理解できるシンプルなマニュアルが求められます。 （3）マニュアルは電子化する 三つ目は、「マニュアルを電子化すること」です。 紙のマニュアルは更新するのが面倒なため、マニュアルと実務が乖離してもいっこうに改善されず、結局「ベテラン社員に聞かないとわからない状態」になりがちです。そのため、マニュアルを簡単に更新できる仕組みは必須です。 たとえば、Wordファイルでマニュアル管理する方法もありますが、更新後は都度メールなどで共有する手間がかかるうえ、最新のファイルを探すのにも苦労します。そのため、マニュアルにすぐにアクセスできる仕組みも必要です。 このように、紙のマニュアル運用におけるデメリットに注意したうえで、最適な電子化の方法を検討することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内のわかりやすいマニュアルを簡単に作成する方法 ここでは、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成する方法を紹介します。 社内の業務マニュアルを作成する方法が分からない場合には、「簡単にマニュアルを作成できるITツール」を導入しましょう。テキストだけでなく画像やファイル添付などで、わかりやすいマニュアルを手間なく作成でき、スムーズに自社に導入できるのです。 ただし、マニュアルを作成しても、その後の共有や管理が適切にできなければ、結局マニュアルが使われなくなったり、社員に浸透しなかったりする恐れがあります。そのため、「マニュアルの作成から共有・管理まで簡単に進められるか」も選定ポイントとして重視しましょう。 結論、マニュアル作成には業務マニュアルの作成から共有・管理までスムーズに社内に浸透させられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや表、ファイルの添付などで誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できます。また、シンプルで使いやすい操作性で、リアルタイムの共有やマニュアル管理も直感的に進められ、社内にスムーズに浸透します。 誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使って作成した業務マニュアルの見本 以下の画像は、ナレカンを使って作成した業務マニュアルの見本です。ナレカンの「記事」では、画像やファイルを添付してわかりやすいマニュアルを作成し、「目次」で情報を簡単に整理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい業務マニュアル作成の4つのコツ 以下の4つのコツを押さえることで、社内で活用されるマニュアルに近づきます。マニュアルが形骸化して困っている企業は必見です。 （1）仕事の全体像が俯瞰できる 1つめのコツは「仕事の全体像が俯瞰できるようにすること」です。 仕事の全体像とは「作業をする意味」「作業の流れ」「ほかの作業との関係」「求められる水準」などを指します。以上のような要素を理解できていなければ、効率的に進められません。 そのため、業務マニュアルには詳細な作業手順だけでなく、仕事の全体像も分かるようにしましょう。業務の流れが可視化されるフローチャートをマニュアルへ反映させるのがおすすめです。 （2）判断基準を示す 2つめのコツは「仕事における判断基準を記載すること」です。 マニュアルに「仕事上での選択や判断の基準」がなければ、都度担当者に聞くための工数が発生したり、社員によって業務の進め方に違いが出たりします。たとえば、「業務効率化のニーズがある顧客には製品Aを提案する」などのように、具体的な判断基準を明記しましょう。 以上のように、マニュアルを確認するだけで仕事ができるように、具体的な判断基準も載せる必要があります。 （3）達成目標を行動レベルまで明確にする 3つ目のコツは、「達成目標を行動レベルまで分解すること」です。 たとえば、「売上向上」などのように漠然とした目標では、何をすれば良いのか判断できません。そのため、「5%の売上向上を目標に、商談件数を前月より10件増加させる」などのように、具体的な目標と達成に向けて必要な行動を示しましょう。 以上のように、達成目標は行動レベルまで分解し、誰でも目標に向けて必要な行動をとれるように仕組化することが重要です。 （4）クレームやトラブルを見える化する 4つめのコツは「過去のクレームやトラブルを記載すること」です。 具体的な事例と対応方法を載せれば、その後同じようなトラブルが発生した際にも、マニュアルをみて誰もが必要な対応を取れます。また、問題とはならなかったが対処が必要なヒヤリハットも追加して「なぜ起きたのか」「どのように対応したのか」「その結果どうなったのか」まで見える化しましょう。 以上のように、イレギュラーなことが発生したときの行動指針が分かるように作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルの作り方や注意点まとめ ここまで、業務マニュアルの作り方やポイント、注意点を中心に解説しました。 マニュアルは作成して終わりではなく、適切に管理・運用しなければ次第に使われなくなります。たとえば、紙のマニュアルは更新が面倒なので実務と乖離してしまい、マニュアルを見ても意味がなくなるのです。 しかし、WordやExcelでマニュアル管理をするとアクセスするのに手間がかかり、メールやチャットツールで共有するとメッセージなどで流れてしまいます。そのため、誰でも簡単にマニュアルを管理・運用できるツールが必須です。 結論、マニュアルのために導入すべきツールは、あらゆる情報を蓄積して必要な情報にすぐにアクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアル作成の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介 分かりやすい操作マニュアルの作り方とは？テンプレートも紹介 見やすいマニュアルの書き方のコツとは？上手い人の特徴も解説 【必見】マニュアル改訂の目的とは？改訂履歴の書き方も解説！ 仕事をマニュアル化するメリットは？マニュアル作成を効率化する方法を解説 【分かりやすい】マニュアルを外注するメリットや費用を紹介 【無料】業務マニュアルを簡単に作成！テンプレート7選を紹介 わかりやすいマニュアルの作り方とは？レイアウトやデザインのポイント5選 【具体例あり】見やすいマニュアルの作り方！分かりやすいレイアウトも紹介 【必見】わかりやすいマニュアルには構成が重要！作り方も紹介 【図解あり】マニュアルの体系化とは？おすすめの管理ツールも紹介 物流業のマニュアル作成のコツとは？作成例やおすすめツールも紹介 【飲食店必見】厨房の業務をマニュアル化すべき理由とメリットとは ～4ステップ～経理マニュアルの作り方！コツやよくある失敗例も紹介

近年、働き方改革によって”ペーパーレス化”や”リモートワークの導入”が進んでおり、それに伴い、オンラインストレージでファイル(データ)を共有をする企業が増えています。なかでも、900社の導入実績を誇るのが「Fleekdrive(フリークドライブ)」です。 しかし、「Fleekdriveが自社に最適のツールなのか、なかなか判断できない」という担当者の方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、Fleekdriveの使い方や料金プラン、評判を中心に解説します。 Fleekdriveの特徴や機能を知りたい Fleekdriveの評判を参考に、自社に導入すべきか判断したい ファイルが多いので、簡単に管理・共有できるツールを使いたい という方はこの記事を参考にすると、Fleekdriveについて詳しく分かるので、自社のファイル共有に最適なツールなのかを判断する材料になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Fleekdrive（フリークドライブ）とは1.1 Fleekdriveの特徴1.2 Fleekdriveの機能2 Fleekdrive（フリークドライブ）の料金プラン3 【基本】Fleekdrive（フリークドライブ）の使い方3.1 （1）スペース（フォルダ）を作成する3.2 （2）ファイルをアップロードする3.3 （3）スペースを共有する4 【注意】Fleekdriveを利用するときのデメリット4.1 （1）通信速度が遅い4.2 （2）操作に慣れるのに時間がかかる4.3 （3）データを共有する手間がかかる5 Fleekdriveのデメリットをカバーできるおすすめのツール5.1 ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できる「Stock」5.2 新人社員でもすぐに見つけられる？！「ナレカンAI」とは6 Fleekdrive（フリークドライブ）の口コミ・評判6.1 Fleekdriveの良い口コミ・評判6.2 Fleekdriveの改善点に関する口コミ・評判7 Fleekdrive（フリークドライブ）のよくある質問7.1 Fleekdriveでアップロードできないときは？7.2 Fleekdriveでダウンロードできないときは？8 Fleekdriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ Fleekdrive（フリークドライブ）とは はじめに、Fleekdriveの特徴と機能を解説します。以下を把握して、自社のデータ共有に最適のツールなのか検討しましょう。 Fleekdriveの特徴 引用：企業向けオンラインストレージサービス｜Fleekdrive Fleekdriveとは、株式会社Fleekdriveが提供するオンラインストレージサービスです。 ファイル形式の社内資料を時間や場所を問わずに共有できるため、グローバル大手企業からスタートアップ企業にまで幅広く導入されています。 また、クラウドサービス認定（中小企業が安心してビジネスで活用できる審査基準をクリアしたサービスだという認定）だけでなく、国際認定資格であるISO/IEC 27001およびISO/IEC 27017も取得しており、セキュリティが高いことも強みです。 Fleekdriveの機能 Fleekdriveの主な機能として、以下の3つが挙げられます。 ファイル共有機能 ファイルを共有したい相手がアカウントを発行していなくても、メールを仲介せずにFleekdriveから送れます。また、Fleekdriveでは共有したファイルを「誰が、いつ受信したのか」をチェックすることも可能です。 豊富な管理機能 ファイルを利用率ごとに分けられるなど、常に情報が整理された状態で仕事ができます。ファイルにタグをつければ、カテゴリーでファイルの管理・検索も簡単です。 業務効率化できる共同編集機能 1つのファイルを複数人で同時に編集できるだけでなく、別のユーザーが編集をはじめるときには、編集の可否を選べます。また、ファイルごとメッセージのやりとりもできるため、メールによる作業の確認待ちも起きません。 以上のように、Fleekdriveにはデータ共有に必須の機能が備わっているのはもちろん、メンバー同士のコミュニケーションも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdrive（フリークドライブ）の料金プラン Fleekdriveでは、2つの料金プランが用意されており、それぞれのプランの違いは以下の通りです。料金はすべて税抜き価格となっています。 ※表は左右にスクロールできます。 Team Business 利用料金 600円/ユーザー/月 1,800円/ユーザー/月 ストレージ 10GB × ユーザ数 200GB × ユーザ数 APIコール 月50,000回まで 月150,000回まで すべてのプランで「30日間の無料トライアル」ができるので、実際に使ってみて導入を検討しましょう。また、プランによって利用できる標準機能が違うので、詳しくはHPをご確認ください。（参考：Fleekdriveの料金プラン） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基本】Fleekdrive（フリークドライブ）の使い方 ここでは、Fleekdriveの基本的な利用方法を解説します。ユーザーの基本情報を登録後は、以下の3つの手順を踏むことでデータの共有ができます。 スペースの作成 ファイルのアップロード スペースの共有 （1）スペース（フォルダ）を作成する 1. 画面右下に表示される＋マークをクリックする 2. 「スペース作成」ボタンが表示されるので、クリックする 3. スペースの名称を入力し、OKをクリックする （2）ファイルをアップロードする 1. 画面右下に表示されている＋マークをクリックする 2. 「アップロード」ボタンが表示されるので、クリックする 3. ファイルを選択し、「アップロード」をクリックする ※スペースを開いている状態でドラッグ＆ドロップしてもアップロードできます。 （3）スペースを共有する 1. コラボスペースに作成したスペースをクリックする 2. 画面右に表示されるメニュー内の「共有」をクリックする 3. 共有相手を選択し、共有先に追加する 4. アクセス権限を選択し、OKをクリックする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Fleekdriveを利用するときのデメリット ここでは、Fleekdriveを利用するときの注意点を解説します。Fleekdriveの懸念点を事前に把握し、導入して問題ないか見極めましょう。 （1）通信速度が遅い 1つ目のデメリットは、エラーが起こりやすい点です。 Fleekdriveの口コミによると「全体的にパフォーマンス（処理速度）が早くなるとありがたい（引用：ITreveiw）というように、通信速度に関する不満の声が見られます。 仮に、トラブル対応のときにエラーで作業が中断されてしまえば、業務に支障をきたしかねません。そのため、スピーディにデータの共有をするには、動作の軽い別のツールを活用するのもひとつの選択肢です。 （2）操作に慣れるのに時間がかかる 2つ目は、操作に慣れるのに時間がかかる可能性がある点です。 Fleekdriveは多機能で便利な反面、ITに不慣れな人にとっては操作しづらい可能性が懸念されます。ITに不慣れの方が多い企業の場合、現場に馴染まないツールでは、そのうち使われなくなってしまいます。 また、トライアル期間では、使用感が試せても全社員が使いこなせるかまで把握するのは困難です。そのため、「誰でも簡単に操作できるシンプルなツール」であることを大前提にして、ツールを選定しましょう。 （3）データを共有する手間がかかる 3つ目は、データ共有に手間がかかる点です。とくに、業務のスムーズさを重視する場合は注意しましょう。 Fleekdriveは、ExcelやWordのファイルを管理・共有するうえで便利だと言えます。しかしデータを「作成する手段」と「共有する手段」が別々なのはややこしいので、ひとつで完結できるツールを使いましょう。 たとえば、「ナレカン」のようなツールは、記事に添付したファイルをメッセージ付きでそのまま共有可能です。そのため、書類の作成・共有・管理を一か所で完結でき、作業の無駄を省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdriveのデメリットをカバーできるおすすめのツール ここでは、Fleekdriveのデメリットをカバーできるおすすめのツールを紹介します。 Fleekdriveを使えば、ファイルの管理・共有を一元化できるうえ、ファイル内検索によって「情報が見つからない」などの悩みを解消できます。しかし、ExcelやWordなどは「開くのに5秒かかる」「更新が面倒」といった声があり、デメリットも多いです。 そのため、WordやExcelなどのファイルではなく、直接情報を書き込むこともできるツールを使いましょう。ただし、人によって検索スキルに差があるため「新人社員でも知りたい情報を確実に見つけられること」が大前提です。 結論、自社で導入すべきなのは、あらゆる情報を直接書き込んで一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にテキストや画像を直接残せるほか、テンプレートも登録できるので、マニュアルなどの型が決まった書類の作成に最適です。また、ファイルを添付すれば「ファイル内検索」「ファイル内要約」の機能により、ファイルを開かずとも中身を知りたい情報を得られます。 ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できる「Stock」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 新人社員でもすぐに見つけられる？！「ナレカンAI」とは 「ナレカンAI」とは、ナレカンに搭載されている生成AIのことで、より作業を便利にしてくれます。以下は、ナレカンAIの検索機能の一つである「自然言語検索」を実際に使用した例です。 自然言語検索は、“上司に質問するように探せる”ので、口語で検索しても「ナレカンAI」が社内のナレッジをすべて横断して、最も適切な回答を提示してくれます。そのため、新人社員でも求める回答を簡単に得ることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdrive（フリークドライブ）の口コミ・評判 以下では、Fleekdriveを利用しているユーザーからの口コミ・評判を解説します。ツールの導入を検討するにあたりユーザーの声を参考にすると、利用したときのイメージが掴みやすくなります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はSaaSLOGより引用しております。 Fleekdriveの良い口コミ・評判 まずは、Fleekdriveの良い口コミ・評判をご紹介します。 実際に利用しているユーザーからは、容量の大きいデータでも手軽に共有できて、セキュリティが高いという評価の声が多く挙がっています。 業種：業界小売/流通/商社　企業規模：51人〜100人 ・セキュリティ機能が充実しており、データの安全性を確保できた。 業種：メーカー/製造　企業規模：51〜100人 ・ファイルのフォルダ分けがしやすく、記載中のロック機能などもわかりやすい印象だった。アップされているファイルの拡張子、エクセルなのかワードなのか、が把握しやすい。 ・具体的には、一つのファイルを複数人で書き込みする場合は、その作業状況がわかるようなロック表示がある。 業種：金融　企業規模：2〜10人 ・クラウド上で管理ができる上にセキュリティ機能は高いので利用しやすいです。PDFの編集抑止やIP制限などがしっかりしてるので情報漏れのリスクは大幅に改善されました。 業種：サービス　企業規模：101〜250人 ・容量が大きすぎてメール添付できないようなファイルを正確に伝達していけるところが便利でした。 ・且つ厳重なセキュリティ体制も整っていたので安心して使っていけました。 Fleekdriveの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミがある一方、改善点に関する口コミや評判も存在します。 実際に利用しているユーザーからは、導入コストが比較的高く、広告表示が多いという声が多く、早急な改善が求められています。 業界：IT/通信/インターネット　企業規模：31人〜50人 ・複数のファイルを同時にアップロードすることが難しく、手動で一つずつアップロードする手間がかかった。 業種：サービス　企業規模：101〜250人 ・転送速度が決して速いとは言えない、エラーが出て1回では転送できないことが頻繁に起こること、フォルダごとアップできない点は不便なところと言わざるを得ないと思います。 業種：コンサル　企業規模：51〜100人 ・金額で付属されているオプションにかなり差があるため、会社の資金力に余裕があるのであればかなり優れたツールだと思います。 ・ただし、連携が取れる外部ツールも有料かつ高額なものもあるため、予算会議などを通過するのにかなりしっかりとした準備が必要でした。 業種：金融　企業規模：2〜10人 ・導入コストに関しては他社と比較して割高感があるのである程度資金の準備が必要になります。 ・あと広告表示があるのは仕方ないと思いますが、表記の位置が紛らわしいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdrive（フリークドライブ）のよくある質問 以下では、Fleekdriveでよくある質問や解決策を紹介します。使い方に困っていたり、疑問点を抱えたりしているユーザーは必見です。 Fleekdriveでアップロードできないときは？ ファイルをアップロードできないときは、以下の2点を試してみましょう。 ファイルを分割してアップロードする ストレージ容量の大きいプランにする ファイルをアップロードするときは、いくつかに分割すれば、1ファイルごとのデータ容量を抑えられます。それでもアップロードできなかったり、時間がかかったりする場合は、契約プランを見直してストレージ容量の大きいプランへの変更を検討しましょう。 参照：Fleekdrive「ファイルストレージで大容量のデータをやり取りする際の注意点」 Fleekdriveでダウンロードできないときは？ ファイルをダウンロードできないときは、以下の2点を確認しましょう。 ダウンロードの回数制限がかかっている 回線速度が遅い環境にいる ファイルをダウンロードできないときは、「配信機能」によりダウンロードの回数に制限がかけられている可能性があるので、管理者に確認してみましょう。また、回線速度が遅いと大きなファイルはダウンロードできないので、ルータの整備も必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、Fleekdriveの使い方や料金プラン、評判を中心に解説してきました。 Fleekdriveは、データ共有の機能が備わっているのはもちろん、セキュリティも高くファイルごとにメッセージもできて便利です。しかし、ExcelやWordはファイルを開く手間がかかるうえ「作成する手段」と「共有する手段」が別々なのは、手間がかかります。 そのため、「情報の共有や管理が一か所で完結するツール」を使いましょう。ただし、多機能だと操作が難しいので、誰でも簡単に使えるツールでなくてはなりません。 結論、自社で導入するべきなのは、あらゆる情報を一元管理でき、新人社員でも簡単に書類を作成・共有できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンもFleekdrive同様に国際セキュリティ資格を取得しているので、セキュリティ対策も抜群です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有による手間を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業務マニュアルがあれば、社員間の作業クオリティを一定にできるうえ、教育コストの削減やノウハウの属人化防止につながります。しかし、マニュアルを作っても社内で使われなければ意味がありません。 そのためには、分かりやすいマニュアルの作成が求められます。とはいえ、業務マニュアルを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内向け業務マニュアルの作り方と作成のコツを中心にご紹介します。 分かりやすい業務マニュアルの作り方を把握したい 見本・作成例を知り、業務マニュアル作成のイメージを明確化したい 業務マニュアルを簡単に作成・確認できるアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、作り方やコツを踏まえて、分かりやすい仕事のマニュアルを作成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務マニュアルとは？業務手順書との違い2 社内向け業務マニュアルを作成するメリット3 【4ステップ】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方3.1 ステップ1｜作成スケジュールの策定3.2 ステップ2｜内容の決定3.3 ステップ3｜情報収集・フィードバック3.4 ステップ4｜格納場所の決定4 上手い人が実践！業務マニュアル作成のコツ5選4.1 （1）読み手の立場に立って記載する4.2 （2）5W1Hを意識する4.3 （3）「一目で内容がわかる」マニュアルを作成する4.4 （4）フローチャートを活用する4.5 （5）フォーマットを利用する5 【マニュアルは何で作る？】マニュアル作成ツールの選定ポイント6 【必見】業務マニュアルを簡単に作成・確認できるおすすめアプリ6.1 欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」6.2 ＜見本＞ナレカンを使った社内向け業務マニュアルの作成例7 業務マニュアルを上手く運用するコツ3選7.1 （1）作成範囲を分担する7.2 （2）小規模な範囲から運用する7.3 （3）修正・更新をする8 業務マニュアルの制作事例4選8.1 事例1｜合同会社アクラス（介護）8.2 事例2｜ワタベウェディング株式会社（ブライダル）8.3 事例3｜アビームコンサルティング株式会社（コンサル）8.4 事例4｜ハンモック株式会社（法人向けソフトウェアメーカー）9 業務マニュアルの作成が上手い人のコツや活用事例まとめ 業務マニュアルとは？業務手順書との違い 業務マニュアルとは、「作業の進め方や全体像」が記載された案内書のことです。 業務マニュアルを見れば、全従業員が業務の目的や概要を理解して、同じ手順で仕事を進められます。また、「上司や先輩社員に、違う社員から似たような質問がくる」などの問題がなくなるので、業務スピードの改善も期待できるのです。 また、マニュアルとよく似たものとして「業務手順書」がありますが、両者には以下の違いがあります。 ＜業務マニュアル＞ ＜業務手順書＞ 作成の目的 業務の全体像と進め方への理解を促す。 模範的な作業手順を示して、作業の質と効率を均一化する。 記載内容 具体的な「作業の手順」に加えて、業務の目的や概要、参考資料なども含めてまとめる。 作業の手順のみを記載する。 例 ・新入社員教育マニュアル ・売上分析マニュアル ・研修センター利用の申請手順 ・売上分析ツールの操作手順書 このように、業務手順書に記載する「細かい作業の具体的な手順」は、業務マニュアルにも含まれます。一方で、業務マニュアルは業務の全体像を伝えるものなので、「業務の概要説明」や「付随する情報」も一括してまとめる必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け業務マニュアルを作成するメリット 社内向け業務マニュアルを作ると、以下の3つのメリットが得られます。 作業時間を短縮できる マニュアルがあれば、疑問が出たときに管理者の回答を待つ必要がないので、スムーズに作業を進められます。 教育コストを減らせる マニュアルを読めば作業の概要や手順が分かるため、レクチャーに人員を割く必要がなくなります。その結果、社員教育に割いていた時間やリソースを他の業務にまわせるのです。 品質の維持しつつミスを減らせる マニュアルに手順や方法を明確に記載すれば、ミスやエラーを削減できます。さらに、誰が担当しても一定の基準が保たれるので、業務の品質を保てるのです。 このように、業務マニュアルを作成しておけば、必ずしも対人で課題を解決する必要がなくなるうえ、ヒューマンエラーの予防も期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方 以下では、業務マニュアルの作り方を4ステップに分けて解説します。新しい業務マニュアルを作る前に、手順を確認しましょう。 ステップ1｜作成スケジュールの策定 はじめに、マニュアルの作成スケジュールを組み立てます。 まずは、「新入社員が部署に配属される」「新しい業務が追加される」タイミングなど、いつまでにマニュアルが必要かを特定します。そのうえで、マニュアル作成に必要な工程を洗い出して、スケジュールをたてましょう。 とくに、業務の広範囲を解説するマニュアルは作成に時間と労力がかかるので、作成までのタスクを細分化して、適切なメンバーに割り当てておく必要があります。 以上のように、完成期日をもとにマニュアルの作成スケジュールをたてることは重要です。なんとなく作成をはじめると、「フィードバックや修正」の時間がとれずに質が落ちたり、いつまでたっても完成しなくなったりします。 ステップ2｜内容の決定 スケジュールを策定したら、次にマニュアルに記載する内容を決めましょう。 「何を伝えるためのマニュアルなのか」を軸に、目次を作るように構成を決めていきます。たとえば、”最初に業務の概要を簡潔に解説して、次に具体的な手順を画像付きで掲載、最後に注意点を箇条書きでまとめる”などの構成が考えられます。 また、マニュアルを作成する業務について、「不安に思っていること」「不明点」をメンバーにヒアリングして、疑問を解消できるような情報を記載しておくのも有効です。 さらに、「ナレカン」のような「質問機能」があるITツールを導入していれば、業務に関する疑問や回答を日頃から残せるので、マニュアル作成のときに一から内容を考える必要もなくなります。 ステップ3｜情報収集・フィードバック マニュアルに記載する内容が決まったら、情報収集をしましょう。 マニュアルに記載する内容を作成者がすべて把握しているケースは稀なので、業務知識が豊富なメンバーへのヒアリングが必要です。また、収集した情報をもとにマニュアルを作ったら、「情報が正しく伝わるか」必ずフィードバックをもらって、修正を入れます。 情報収集は最も時間と手間がかかる工程ですが、質の高いマニュアル作成には必須です。また、”マニュアルに紐づくコメント機能”があるツールを使って作成すれば、他部署のメンバーにも手間なく確認依頼でき、フィードバックのやりとりもスムーズです。 ステップ4｜格納場所の決定 最後に、完成したマニュアルの格納場所を決定します。 格納場所が定まっていると、マニュアルを確認したい場合にすぐに見つけられるため、マニュアルの活用が社内に定着しやすくなります。たとえば、ITツールに格納していると、時間や場所を問わず確認できる点が便利です。 とくに、「ナレカン」のような「マニュアルの公開メンバーを細かく設定できるツール」を使えば、まずは小規模なチーム内でマニュアルを使ってみて、修正を重ねたうえで部署や全社に公開範囲を拡大することもできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手い人が実践！業務マニュアル作成のコツ5選 ここでは、マニュアル作りが上手い人が実践するコツを5つご紹介します。「活用されるマニュアル」を作成するために、以下のポイントを押さえましょう。 （1）読み手の立場に立って記載する マニュアル作成の1つ目のコツは、「読み手の立場に立つこと」です。 業務マニュアルの内容を主観的記載すると、”自分が当たり前に認識している部分の説明”を省いてしまうケースが多いです。結果、「ある程度流れを知っているメンバーしか理解できない、使いづらいマニュアル」になってしまいます。 マニュアルは、新入社員も中堅社員も読みます。したがって、守るべき最低限のレギュレーションのみを凝縮したうえで「専門用語を詰め込まない」などの考慮が必要です。 （2）5W1Hを意識する マニュアル作成の2つ目のコツは、「5W1Hを意識すること」です。 5W1Hを意識して記載することで、マニュアルの手順を「誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように」実施するのか明確になります。作業の進め方が具体的に解説されるので、誰が読んでもやり方に迷わなくなるのです。 このように、5W1Hの情報を抜け漏れなく織り込めば、人によって解釈が分かれることがなくなり、業務クオリティを一定に保てます。 （3）「一目で内容がわかる」マニュアルを作成する マニュアル作成の3つ目のコツは、「読み手が一目で理解しやすいマニュアルをつくること」です。 たとえば、マニュアル作成が上手い人が作成したマニュアルは、構成を分かりやすく示すために必ず「目次」があります。また、内容については、「冒頭に概要を簡潔にまとめている」「作業手順は画像を使って示している」などの工夫が見られるのです。 さらに、”注意点”や”よくある質問”などを補足として加えると、従業員が作業のイメージを掴みやすくなります。視認性を高めるために文字の色や大きさを変えたり、箇条書きを使ったりするのも効果的です。 （4）フローチャートを活用する マニュアル作成の4つ目のコツは、「フローチャート（業務の流れ図）の活用」です。 マニュアルの読み手が業務の全体像を理解していれば、優先すべき業務が分かり、次のタスクを予想して動けます。その結果、業務の流れが複雑な場合でも、タスク漏れなく作業を進められるのです。 したがって、「業務全体の流れをつかめない」などの理由で業務全体の遅れを招かないためにも、マニュアルにはフローチャートを掲載しましょう。 （5）フォーマットを利用する マニュアル作成の最後のポイントは、「マニュアル作成時にフォーマットを利用すること」です。 社内共通のフォーマットがあれば、マニュアルの構成やレイアウトを一から考える必要がなくなります。また、作成者ごとに記載内容のばらつきが出る心配もありません。 見やすいマニュアルを蓄積できている企業は、フォーマットを活用したマニュアル作成を促しているのです。そこで、マニュアルの新規作成には、登録したフォーマットをわずかな操作で呼び出せる、「ナレカン」のようなツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【マニュアルは何で作る？】マニュアル作成ツールの選定ポイント マニュアルをどのツールで作るか迷っている場合は、マニュアル作成ツールを使うべきです。 マニュアルの作成から共有まで、ツール内で完結できる点がメリットです。ここでは、マニュアル作成ツールの選定ポイントを3つご紹介します。 マルチデバイスに対応しているか デスク以外の場所でも、ナレッジを確認したい場面は出てくるため、スマホ・タブレットからも情報を確認できるツールを選ぶべきです。マルチデバイス対応ではあるものの、スマホ・タブレットでは一部機能が制限されるツールも多いため、デバイスごとに使える機能を確認しつつ選定しましょう。 情報の更新はしやすいか マニュアルは一度作成して終わりではなく、常に改善していくものなので、更新のしやすさはマニュアル作成ツール選ぶうえで重要です。 厳重なセキュリティか マニュアルには社外秘の情報が多く含まれるため、十分なセキュリティで保護されたツールで管理するべきです。具体的には、「ナレカン」のように国際セキュリティ資格（「ISO27001」「ISO27017」）を保有しているツールであれば安心です。 業界・業種を問わず、上記の3つは確実におさえたうえで、マニュアル作成ツールを検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務マニュアルを簡単に作成・確認できるおすすめアプリ 以下では、業務マニュアルを誰でも簡単に作成・確認できるおすすめアプリをご紹介します。 マニュアルをそれぞれの業務担当者がバラバラに作成すると、どのマニュアルがどこにあるか分からず、必要なときに参照できません。また、マニュアルのバージョン管理が難しく、最新情報の反映や情報の更新が遅れる恐れもあります。 そこで、社内マニュアルを管理する専用のツールを導入すれば、業務マニュアルの管理が簡単になります。ただし、検索しても欲しい情報が得られなければ、マニュアルは活用されません。 したがって、自社が導入するべきマニュアル管理ツールは、目的の情報が確実に見つかる、検索機能の充実したツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テキストのほか、画像やファイルを添付するだけで、業務マニュアルを簡単に作成・共有できるので、情報の一元化に役立ちます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に話しかけるように検索が可能なので、蓄積したマニュアルの中から、必要な情報をすぐに見つけられるのです。 欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜見本＞ナレカンを使った社内向け業務マニュアルの作成例 ナレカンでマニュアルを作成すれば、誰でも簡単に情報を管理・更新・共有できます。 ナレカンには、紙のノートに記載する感覚で直感的にマニュアルを記載できるほか、画像やファイルの添付も簡単です。 また、マニュアルの公開や改定などの連絡を、記事に紐づく「コメント」で任意のメンバーに発信できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルを上手く運用するコツ3選 ここでは、業務マニュアルを上手く運用するコツ3選をご紹介します。マニュアルを作成しても使われなければ意味がないため、失敗しないよう運用ポイントをおさえておきましょう。 （1）作成範囲を分担する マニュアルを上手く運用するには、作成範囲を分担する点が重要です。 各メンバーがバラバラにマニュアルを作成していると、内容の抜け漏れや重複が生まれる恐れがあります。そのため、作成範囲を分担しつつ「誰が・何のマニュアルを作成しているか」を明確にし、メンバー同士が連携して作成しなければなりません。 そこで、承認機能が備わったツールで作成すると、マニュアルの作成・更新・削除に管理者からの承認が必須になるので、各メンバーが手当たり次第にマニュアルを作成する混乱を防いで、円滑にマニュアル作成を進められます。 （2）小規模な範囲から運用する 作成したマニュアルは、いきなり全社に公開せず、小規模な範囲から運用しましょう。 作成段階で修正を重ねたとしても、運用してみるまでは「完全なマニュアル」とは言えません。複数のメンバーが実際の業務に使ってみてはじめて、「説明が不足している点」や「実務と噛み合っていない点」が発覚するケースがあるのです。 そのため、作成したマニュアルをいきなり全社に公開すると、不備が出てきた際に現場が混乱する可能性があります。そこで、まずはチームや部署など小規模な範囲に公開して、ある程度「運用後の修正」をしたうえで公開範囲を拡大することがポイントです。 （3）修正・更新をする 実態に沿った内容にするには、作成したマニュアルを放置せずに更新しなければなりません。 大まかな業務内容や取り組み方は変わらなくても、業務の細かい部分は必ず変化しています。些細な部分でも、マニュアルの記載内容と実務に乖離があるとトラブルに発展してしまう可能性があるため、マニュアルは必要に応じて更新すべきです。 そのときに、紙やExcelでマニュアルを作成していると更新や修正に手間がかかってしまいます。そこで、「ナレカン」のようにPC・スマホから編集しやすく、改定履歴も残るツールを使うと管理がしやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルの制作事例4選 以下では、マニュアルの制作事例を4選ご紹介します。自社に設置したいマニュアルと近い事例を参考にして、マニュアル作成に生かしましょう。 事例1｜合同会社アクラス（介護） 引用：合同会社アクラスの公式サイト 合同会社アクラスは訪問介護を中心に4つの事業を展開し、約50名の従業員で構成されている企業です。 同社はもともと、「タイムライン形式で情報を共有できる」チャットアプリを使っており、情報が流れることに悩んでいました。たとえば、患者カルテやマニュアルが必要になるたびにスクロールしなければならず、探す手間がかかっていたのです。 そこで、シンプルに情報をストックして管理できる情報共有アプリの「Stock」を導入しました。 すると、高い検索性により必要な資料へすぐにアクセスできるようになったほか、誰でも簡単に情報を残せるようになり、業務効率が大幅に向上しました。 参考：「『情報が流れていかず、誰もが簡単にアクセスできる』Stockは、介護業界には必須のツールです」 事例2｜ワタベウェディング株式会社（ブライダル） 引用：ワタベウェディング株式会社の公式サイト ワタベウェディング株式会社は、国内64拠点・海外23拠点を持ち、国内外における挙式サービス事業を手がける企業です。 当社はマニュアルがすでにあるものの、古い情報が混在している問題がありました。更新されないマニュアルは従業員の教育時にも混乱を招くため、最新情報のみを体系的にまとめたマニュアルが必要になったのです。 そこで、誰でも視覚的に分かりやすいフローチャートをつくり、タスクに分けて記載するルールを定めました。 その結果、マニュアルを読むだけで”何をすべきか”が分かり、従業員間の認識を統一できました。また、必要な情報だけを記載することで、従業員の混乱も解消されたのです。 参考：新人教育にも使える業務マニュアルの作成と改訂手順の研修｜クレストコンサルティング 事例3｜アビームコンサルティング株式会社（コンサル） 引用：アビームコンサルティング株式会社の公式サイト アビームコンサルティング株式会社は、国内29拠点を持ち、マネジメントやビジネスプロセス領域のコンサルティング事業を手がける企業です。 当社では、情報の属人化から意思決定の遅れを招いていました。意思決定の遅れはクライアントからのイメージや企業の信頼を左右するので、情報の属人化をなくすことが急務となったのです。 そこで、当社では意思決定のスピードを向上させるために、制度やプロセス・ツールを刷新しました。また、新しい制度が組織に浸透しやすいように、業務マニュアルとしてルールブックも導入しています。 ルールブックは「視覚的に分かりやすくて簡潔な表現」「ゴールへの納得感」を意識して記載されたため、従業員へスムーズに浸透しました。さらに、社内研修やトレーニングにも活用されたことで、情報の属人化を解消できたのです。 参考：全社経営管理高度化に向けた、ツールとして活用しています｜アビームコンサルティング株式会社 事例4｜ハンモック株式会社（法人向けソフトウェアメーカー） 引用：ハンモック株式会社 ハンモック株式会社は、法人向けソフトウェアの開発・販売を手がけるメーカーです。 当社では、自社開発したタブレット用手書き文字変換ソフト「TabletForm」のユーザーマニュアルが分かりづらいという問題があり、内容の更新が急務でした。 具体的には、見やすいフロー図を用いたり、マニュアルの構成や本文を見直したりしました。その結果、ユーザー目線に立ったマニュアルが完成し、顧客満足度の向上につながったのです。 参考：ユーザーマニュアル改善事例｜ 株式会社ヒューマンサイエンス 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルの作成が上手い人のコツや活用事例まとめ ここまで、業務マニュアルの作成方法や運用のコツを中心にご紹介しました。 分かりやすいマニュアルをつくるには、「読み手の立場に立って記載する」「フォーマットを活用する」などのコツがあります。また、マニュアルは一度作成して終わりではなく、業務内容が変わるたびに改定しなければなりません。 そのため、作成したマニュアルはITツールを使って、社員が確認・編集しやすい状態で管理する必要があります。とくに、検索しやすいツールであれば、マニュアルから必要な情報をすぐに探し出して、業務に役立てられるのです。 結論、誰もが直感的に編集でき、“平均0.2秒”の高速スピード検索が可能なツール「ナレカン」であれば、ITツールの操作に不慣れな社員でも、マニュアルを正しく運用できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務マニュアル作成・運用の効果を高めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

デザイン性の高い資料をつくれる「パワーポイント」は、マニュアル作成に利用される場合が多いです。デザインや構成を自身で工夫できるので、視覚的に見やすいマニュアルをつくれます。 しかし、「パワーポイントで見やすいマニュアルを運用したいものの、作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでマニュアルを作成するコツやテンプレートを中心にご紹介します。 パワーポイントでマニュアルを作成するコツを知りたい テンプレートを活用して、マニュアルを作成する手間を軽減したい パワーポイントよりも簡単かつ効率的なマニュアル作成ツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでのマニュアルの作り方が分かるほか、共有・管理を効率化させるヒントも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツ1.1 （1）文字のフォントを一貫させる1.2 （2）カラーを3色に絞る1.3 （3）図・表・写真を活用する1.4 （4）テンプレートを活用する1.5 （5）テキストを詰め込みすぎない2 【見本あり】見やすいマニュアル・手順書の作り方3 【無料】業務マニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレート4 パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット4.1 （1）レイアウトやデザインの自由度が高い4.2 （2）無料で利用できる5 パワーポイントでマニュアルを作成する4つのデメリット5.1 （1）使いこなすのが難しい5.2 （2）管理が煩雑化する5.3 （3）すぐに共有できない5.4 （4）情報が見つけづらい/資料がかさばる6 【必見】パワーポイントのデメリットをすべて解消するおすすめのツール6.1 大企業のマニュアル管理にも貢献するツール「ナレカン」7 社内でマニュアルを活用するための運用方法8 【番外編】マニュアル作成に関するよくある質問8.1 質問1｜マニュアル作成にはパワポとエクセルのどちらがいいのか8.2 質問2｜業務マニュアルをパワポで縦にする方法はあるのか8.3 質問3｜パワーポイントのマニュアルをPDF化するにはどうするのか9 パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツまとめ パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツ ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成するコツを5つ紹介します。見やすい資料をつくるためにも、以下のコツを押さえましょう。 （1）文字のフォントを一貫させる まずは、マニュアルの文字のフォントを決めましょう。 文字のフォントを複数使用するとマニュアルが見づらくなります。そのため、メインとなるフォントをひとつに絞ることで、ストレスなく読める手順書がつくれるのです。 ただし、単調なマニュアルだと「読むべき部分」が分かりづらいので、重要な箇所を太文字にしたり、説明文を枠線で囲ったりしましょう。また、自社でフォントが定められていない場合は、線の太さが均一で視認性の高い「ゴシック体」がおすすめです。 ゴシック体の例 （2）カラーを3色に絞る 次に、カラーを3色に抑えましょう。以下のように、3色のカラーを使い分けるとより見やすくなります。 ベースカラー 操作書の説明文で使うカラーで、黒が使われるケースが多いです。 メインカラー 見出しなどの強調したい箇所で使うカラーになります。たとえば、企業のロゴに使われている色などがおすすめです。 アクセントカラー 一番強調したい箇所で使うカラーです。メインカラーが赤の場合は青を選ぶなど、見分けがつく色を選択しましょう。 視認性を高めようと色を増やすと見づらくなるため、主要な3色に限定して統一感を持たせます。たとえば、企業のブランドカラーや視認性の高い色を選ぶと良いでしょう。 （3）図・表・写真を活用する テキストだけでは伝えにくい内容を視覚的に補完するために、図や表、写真を添付することもコツです。 マニュアルがテキストだけではすぐに欲しい情報へたどり着けません。一方、図などの視覚情報があれば内容をすぐに理解できるため、マニュアルが活用されやすくなるのです。 したがって、パワーポイントでマニュアルをつくるときには、図や表、写真を効果的に使いましょう。ただし、過度に利用すると情報にまとまりがなくなり、理解しづらくなるので、適度に使うのがポイントです。 （4）テンプレートを活用する 4つ目に、テンプレートを活用して、デザインの手間を省きながらも質の高いスライドを作成しましょう。 また、階層構造を活用すると情報の優先順位が明確になります。以下のように表紙や見出し、サブ見出しを使い、視覚的に情報の重要度を示せば、読みやすさが向上します。 表紙 目次 詳細（具体的なノウハウの紹介ページ） このように、マニュアルの構成にあわせて見本のテンプレートを準備しておけば、マニュアルをつくるたびにレイアウトを考える時間をなくせます。そのため、マニュアル作成の手間を減らすために、自社にあったテンプレートを整えておきましょう。 （5）テキストを詰め込みすぎない 最後に、パワーポイントでマニュアルを作成するときは、テキストを詰め込み過ぎないようにしましょう。 マニュアルにテキストを過剰に詰め込むと、読み手が情報を見つけたり処理したりするのが難しくなります。そのため、読者が情報を簡単に理解できるように「1スライド1メッセージ」を意識しましょう。 また、適切な行間や文字装飾を使用し、テキストを読みやすくすることで、ユーザビリティ（使い勝手）を向上させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】見やすいマニュアル・手順書の作り方 見やすいマニュアル・手順書をパワーポイントで作るには、以下のステップで進めましょう。 ステップ1 |タイトルとデザインを決める 作成するマニュアルの名前や作成者の氏名、日付を記入します。デザイン・レイアウトは画像上部の黄色い部分から選べます。 ステップ2 |目次を決める マニュアルの内容と順番を決めて、目次を作成します。読み手に伝わりやすいような構成を考えましょう。 ステップ3 |スライドを作成する 目次の項目ごとにスライドを作成していきます。基本的には箇条書きで作成し、分かりにくい部分には画像を挿入すると見やすくなります。 ただし、パワーポイントを使ってマニュアルを作成する場合、スライド一枚に書き込める情報量には限りがあります。また、スライドの枚数が増えると求めている情報が探しにくくなるという注意点もあるのです。 以上のことから、情報量が多いマニュアルを作成するのにパワーポイントは不向きだと言えます。代わりに、1枚にテキストと画像をまとめられて、高精度の検索機能で必要な情報をすぐに見つけられる「ナレカン」のようなツールを利用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】業務マニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレート こちらは、Digipotが提供するマニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレートです。 入力方法や操作方法まで書かれているため、マニュアルをはじめて作成する方や、普段パワーポイントを使わない方でも簡単に作成できます。作成後はパワーポイントを持たない人でも閲覧できるようにPDF化すると便利です。 マニュアル作成に役立つテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリットをご紹介します。以下のメリットを得るために、ポイントを押さえましょう。 （1）レイアウトやデザインの自由度が高い パワーポイントでは、視覚的に優れたデザインで、レイアウトしやすいマニュアルをつくれます。 パワーポイントには図やグラフ、画像を簡単に挿入できるため、視覚的な情報を取り込みやすいです。さらに、ページの順番を入れ替えたり、新しいページを既存のページに差し込んだりできるので、マニュアル完成後にも修正や変更がしやすいと言えます。 このように、パワーポイントはデザインやページ構成の自由度が高いことから、分かりやすく、運用しやすいマニュアルをつくれるツールと言えます。 （2）無料で利用できる さらに、パワーポイントは利用のハードルが低いのがメリットです。 パワーポイントは、Microsoftの有料ツールですが、Web版であれば無料で利用できます。また、見やすいコンテンツをつくる機能が豊富に備わっており、マニュアルのためにほかのツールをわざわざ導入する必要がありません。 さらに、パワーポイントはすでに多くの企業が採用しているので、使い方をはじめからレクチャーする必要がなく、手間がかからないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントでマニュアルを作成する4つのデメリット ここでは、マニュアルをパワーポイントで作成するときの4つのデメリットをご紹介します。パワーポイントには、デザインの自由度が高かったり、利用ハードルが低かったりするメリットがある一方、以下の「無視できないデメリット」もあるのです。 （1）使いこなすのが難しい はじめに、パワーポイントでのマニュアル作成は、普段あまりPCを利用しない方にはハードルが高いという欠点があります。 パワーポイントには細かい機能が豊富に備わっているので、使いこなせれば重宝します。しかし、パワーポイントはデザインやレイアウトが自由な分、細部にまでこだわると必要以上に時間がかかってしまうのです。 このように、パワーポイントは、多機能ゆえに使いこなすのが難しく、初心者ではマニュアルを作成しづらい点に注意しましょう。 （2）管理が煩雑化する 次に、パワーポイントで作成したマニュアルは、管理が煩雑化する恐れがあります。 通常、業務マニュアルは業務内で発生する作業一つ一つに対して作成されます。そのため、パワーポイントでマニュアルを作成する場合、作業量に比例してファイル数も膨大な量になってしまうのです。 このような状況では、「目的のファイルが見つからない」といった事態になりかねません。そのため、多階層の「フォルダ」で管理が煩雑化するのを防ぎ、高度な「検索機能」で目当ての情報に即座にたどり着ける「ナレカン」のようなツールの導入が最適です。 （3）すぐに共有できない さらに、パワーポイントでは、リアルタイムで編集内容を共有できないのも難点です。 パワーポイントで作成したマニュアルは、PDFに変換してからメールやチャットで共有するため、手間がかかります。また、メールやチャットでは連絡を見落としてしまい、最新の情報が共有されていなかったり、マニュアルの利用が滞ったりするのです。 一方、「クラウドツール」を導入すれば、マニュアルが更新されたタイミングで、すぐに社員へ共有できます。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせないリスクもあるので「シンプルなクラウドツール」を選択しましょう。 （4）情報が見つけづらい/資料がかさばる 最後に、パワーポイントで作成したマニュアルは、情報が見つけづらかったり、資料がかさばったりする恐れがあります。 パワーポイントの1枚のスライドに記載できる情報量はかなり限られます。詳細な説明が必要で文章量が多くなってしまう場合、全てを1枚のスライドに収めようとすると文字が密集し、目当ての情報を見つけづらくなってしまうのです。 とはいえ、スライドを複数枚利用すると、スライドを跨ぐ際に一度文章が途切れてしまい、前後の因果関係が分かりづらくなります。また、スライド数があまりにも多いと、閲覧者は見る気を失い、利用されなくなりかねません。 そのため、マニュアルを作成する際には、パワーポイントのようなスライド形式のツールではなく、情報をノート形式で見やすくまとめられるツールを利用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】パワーポイントのデメリットをすべて解消するおすすめのツール 以下では、パワーポイントのデメリットをすべて解消できるおすすめツールを紹介します。 パワーポイントでマニュアルを作成すると、都度PDF化してメールで送るといった手間がかかり、共有に煩わしさを感じかねません。また、マニュアルの数が増えるにつれてどこに何のマニュアルがあるかわからなくなり、スムーズに活用できない恐れがあります。 そのため、マニュアルの共有が簡単で、大量のマニュアルも確実に一元管理できるツールが必要です。また、高度な検索機能を備えたものであれば、必要なマニュアルを瞬時に見つけ出せるため、マニュアルを探す時間が削減できます。 結論、自社が導入すべきはあらゆる情報を簡単に残せて、欲しい情報にすぐにたどり着ける「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、AIを活用した高精度の検索機能で即座に欲しい情報へたどり着けます。また、マニュアルの内容を勝手に編集されないようにアクセス権を設定したり、承認フローを設けたりすることもできるので、効率的にマニュアルを管理できるのです。 大企業のマニュアル管理にも貢献するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ 以下では、マニュアル作成・管理に役立つナレカンの機能を紹介します。 テンプレート機能 ナレカンの「記事」には、マニュアル作成をはじめとした、様々な場面に合わせたテンプレートを登録することが可能です。下図のように、わずかな操作でテンプレートを呼び起こせるようになります。 目次機能 ナレカンでは記事内に「目次」を設定できます。記事内の特定箇所へ即アクセス出来るようになり、必要な情報をすぐに探し出せます。 フォルダ機能 ナレカンで作成したマニュアルは、階層化できる「フォルダ」で、部署ごとに分けて管理できます。さらに、フォルダ単位でアクセス権限や、記事の閲覧/編集権限まで細かく設定できるので、社内における情報保護も抜群です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でマニュアルを活用するための運用方法 マニュアルは作成して終わりではなく、実際に活用されなければ意味がありません。実際の業務に生かすためには、以下のポイントを意識して運用しましょう。 定期的な更新と見直し マニュアルの内容は業務や技術の変化に伴い、定期的に更新し見直しましょう。最新の情報を反映すれば、社員が常に正確で有用な情報を利用できます。 作成の経緯や目的を明確に伝える どのような業務やシーンで使うマニュアルなのか、作成の経緯や目的を明確に伝えましょう。これにより、社員がマニュアルの意義を理解し、正しく活用できます。 フィードバックの収集と改善 マニュアルの利用者からフィードバックを収集し、改善点を洗い出しましょう。現場での使用感や実際の問題点を反映させれば、より使いやすく実用的なマニュアルを作成できます。 以上のように、マニュアルの意義を周知させ、改善を繰り返すことがマニュアルの運用につながります。そこで、マニュアルの管理だけでなく、情報の周知や意見の収集ができるコメント機能を備えた「ナレカン」のようなツールを使うと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】マニュアル作成に関するよくある質問 以下では、マニュアル作成に関するよくある質問と回答を紹介します。パワーポイントでマニュアルを作るときは、参考にしましょう。 質問1｜マニュアル作成にはパワポとエクセルのどちらがいいのか マニュアルの作成においてどちらを選ぶべきかは、マニュアルの用途によります。 PowerPointは、画像や表を用いた視覚的にわかりやすいマニュアルを作りたい時に最適です。一方、Excelはデータの集計や表計算をマニュアルに組み込みたい場合には有用な反面、PowerPointに比べて文章量やデザイン性で劣ります。 以上より、文章や画像メインのマニュアルを作成したい人はPowerPointで、データや計算が中心のマニュアルを考えている方はExcelがおすすめです。 質問2｜業務マニュアルをパワポで縦にする方法はあるのか PowerPointの業務マニュアルを縦にするには下記の手順を踏む必要があります。以下は、Mac版PowerPointの使用画面です。 まず、[デザイン]タブから[スライドのサイズ]をクリックします。 クリックして表示された文字の中から[ページ設定]を押すと、以下のダイアログボックスが現れます。その中でスライドの[方向]を横から縦に変更します。 以下のようにスライドが縦に表示されたら操作は完了です。 このように、PowerPointの業務マニュアルを横から縦に変更することが可能なのです。 質問3｜パワーポイントのマニュアルをPDF化するにはどうするのか 以下では、Mac版のPowerPointで作成したマニュアルをPDF化する方法を説明します。 画面上部に表示される[ファイル]から[名前をつけて保存]を選択します。 以下のようなダイアログボックスが表示されるので、ファイル形式の中から[PDF]を選びます。 ファイルの情報を入力し終えたら、[保存]を押します。 以上のような手順でマニュアルをPDF化することで、勝手に内容を編集されてしまう事態を防げます。しかし、フォルダごとにアクセス権限を設定できる「ナレカン」のようなツールを使えば、PDF化する手間が省けるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツまとめ これまで、パワーポイントでマニュアルをつくるコツやメリット・デメリットをご紹介しました。 パワーポイントのマニュアルは、すぐに運用を始められる点がメリットです。しかし、マニュアルの数が増えるにつれて管理が煩雑化しやすくなり、情報が見つからないというデメリットもあります。 そのため、膨大なマニュアルのファイルもアクセス権をコントロールして整理できる多階層の「フォルダ」を備えたツールを導入すべきです。また、蓄積されたマニュアルの中から必要な情報を瞬時に探せる高度な「検索機能」を備えていれば、活用されやすいです。 結論、マニュアルを運用するには、社内のあらゆるマニュアルを整理整頓し、必要な情報へ即アクセスできるツール『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイントよりも簡単かつ迅速にマニュアルを作成・運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説