ナレッジマネジメント
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業務のデジタル化が進むなか、ITツールを用いた情報共有は一般的になりつつあります。なかでも、Excelは使い始めのハードルが低いので、今日でも多くの企業で利用されているのです。 しかし、Excelは情報の共有がしづらく、「Excelでの情報共有に限界を感じている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelで情報共有するデメリットや、おすすめの情報共有ツールを中心にご紹介します。 複数のツールを比較検討したい 選定ポイントや注意点を押さえて自社に最適なツールを選びたい おすすめの情報共有ツールがあれば活用したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要な情報共有ツールが見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット1.1 Excelのメリット&デメリット1.2 情報共有ツールのメリット&デメリット2 ＜種類別＞情報共有ツールの機能3 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ3.1 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール3.2 （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール3.3 （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ4 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ4.1 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ4.2 （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール4.3 （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール5 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ5.1 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール5.2 （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ6 ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ7 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選7.1 （1）誰でも簡単に使いこなせるか7.2 （2）必要な情報がすぐに見つかるか8 【必見】Excel管理から脱却した企業事例9 脱Excelができる情報共有ツールまとめ Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット 以下では、「Excel」と「情報共有ツール」のメリット・デメリットをそれぞれ紹介します。メリット・デメリットを把握したうえで、どちらが自社に適しているか検討しましょう。 Excelのメリット&デメリット Excelでの情報共有には、以下のようなメリットとデメリットがあります。 ＜メリット＞ コストの削減 Excelを利用するメリットは、幅広く浸透しているツールな点にあります。そのため、「使い方を教える教育コスト」や「新たにツールを導入するコスト」がかからないのです。 ＜デメリット＞ 確認・更新に手間がかかる 一方で、Excelで情報共有をすると、確認・更新に手間がかかる点がデメリットです。「ファイルを作成⇒メールで共有⇒ファイルを開いて確認・更新」する必要があるうえ、ファイルのバージョン管理をしないと、最新版がどこにあるのか分からなくなります。 したがって、スピーディーな情報共有が求められるビジネスにおいては、Excel以外のITツールを使う必要があるのです。 情報共有ツールのメリット&デメリット 情報共有ツールにも、メリットとデメリットがそれぞれあります。 ＜メリット＞ 業務の属人化防止 情報共有ツールのメリットは、社内の業務ノウハウを一元管理できる点にあります。上司が不在でも、ツールを見れば業務の疑問点を解消できるので、業務の属人化を防止可能です。 業務効率化 情報共有ツールには、業務効率化につながるメリットもあります。”フォルダ機能”や”検索機能”により、目的の情報にすぐアクセスできるため、資料を探すムダな時間を短縮できるのです。 ＜デメリット＞ 複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる デメリットとして、複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる点が挙げられます。そのため、”全従業員が使いこなせるようなシンプルなツール”を導入する必要があります。 安全性に不安がある また、安全性に不安が残る可能性もあります。したがって、重要な顧客や取引先を扱うビジネスにおいては、「ナレカン」のような国際セキュリティ資格を取得しているツールを選ぶ必要があるのです。 このように、「使いやすさ」「安全性」に注目してツールを選定することで、デメリットをカバーしながら、効率よく業務を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜種類別＞情報共有ツールの機能 以下では、種類別に代表的な情報共有ツールの搭載されている機能の例を紹介します。ツールを選ぶ前に、まずは情報共有ツールの全体像を掴んでおきましょう。（左右にスクロールできます） ＜ツールの種類＞ ＜内容＞ ＜代表的な機能＞ 社内ポータル（社内Wiki） 社内の情報やマニュアルをまとめておいて、社員が必要な情報にたどり着けるようにするためのツールです。主に、社員個人が持つ「ナレッジ」や「ノウハウ」の共有に使われます。 ・マニュアル管理 ・ナレッジ管理 ・社内掲示板 チャット 社内外のメンバーと、業務に関する連絡をするためのツールです。メールよりも気軽に、スピーディーなやり取りができます。 ・グループチャット ・タスク管理 ・Web会議 ファイル共有 WordやExcelなど、ファイルにまとめた情報を管理・共有するためのツールです。 ・ファイルの同期 ・ファイル共有 ・共同編集 このように、ビジネス用の情報共有ツールには多くの種類がありますが、「チャット」では記載した内容が全て流れてしまい、「ファイル」の管理は面倒なので次第に共有が形骸化します。そのため、まずは「社内ポータル」で社内の情報をナレッジとして蓄積することが、ITツールによる情報共有の効率化の近道です。 そこで、多くの情報を扱う中堅～大企業では、「ナレカン」のような、あらゆる社内情報を残せる”記事（ノート）”を備えた「社内ポータル」ツールを選びましょう。記事はフォルダごとに整理できるので、内容や種類で分類しながら資料や連絡事項を残せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめの社内ナレッジ共有ツール3点をご紹介します。 Excelでの情報共有は「使い慣れており導入コストがかからない」というメリットがあります。一方で、運用面においては「メールで共有するのが面倒」「都度ファイルを開いて確認する手間がかかる」というデメリットがあるのです。 したがって、Excelのデメリットを解消するには、「簡単にナレッジ共有でき、管理まで完結するツール」が必要です。とくに、管理する情報に即アクセスできるツールを選べば必要な情報を素早く共有できます。 結論、導入すべきナレッジ共有ツールは、社内のあらゆる情報を一元管理し、全社員が欲しい情報へ簡単に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンには「ヒット率100％」の超高精度検索があるため、Excelのように都度ファイルを開かなくてもすぐに目的の情報にアクセスできます。また、「記事」に社内の情報を書き込むことで、簡単に社員間でノウハウを共有可能です。 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール Stockは、ノート形式で社内情報をストックできるツールです。 「Stock」を使うことで、「ノート」にファイルをはじめ社内のあらゆる情報を残しながら、メンバーとの情報ごとのやり取りや、タスク管理ができます。たとえば、ノートに残した議事録に紐づけて、「メンバーのタスク作成」や「議事録の内容に対するやり取り」が可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ ＜Evernoteの特徴＞ タスク管理ができる 個々のノートに紐づいたToDoを作成できるので、ツール上でタスクを確かめられるのが特徴です。 外部ツールと連携できる たとえば、Googleカレンダーと連携すればスケジュール管理ができます。ただし、外部ツールとの連携には有料プランへの加入が必要です。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ テンプレートを使える あらかじめ用意されているテンプレートや、自作のテンプレートを使ってノートを書き始められます。そのため、議事録など「定期的に作成するノート」を1から作成する手間がかかりません。 ＜Evernoteの注意点＞ 高機能なため使いこなすのが難しい 高機能なツールのため、使いこなせるまでに時間がかかる傾向があります。 機能が削除された 2023年10月に「ワークチャット機能」が削除されるなど、今まで使えていた機能が削除されるケースが見られます。 アプリ版は動作が重くなる 利用しているユーザーからは「アプリ版の動作がデスクトップ版に比べて重く、編集に時間が掛かる」という声があります。（引用：ITトレンド） ＜Evernoteの料金体系＞ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い） Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのチャットツール3点をご紹介します。チャット形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ ＜Slackの特徴＞ 知名度が高い 世界中に利用ユーザーがおり、知名度が高いビジネスチャットツールです。 チャンネルごとにメッセージを送れる 部署やプロジェクトごとにチャンネルをつくり、チャンネルごとにメッセージを送れます。複数のチャンネルを一つのアプリで管理できるので、情報共有の場が分散しないのが特徴です。 ＜Slackの機能・使用感＞ Slack Canvas チャンネル内に、「Slack Canvas」というメモを貼ることができます。個人のやることリスト、メンバーとのメモの共有、プロジェクトの状況整理を行うのに便利です。 Slack AI Slack AIがSlack内を検索して、自然言語での質問に回答してくれます。また、チャンネルやスレッドの要約機能があるので、情報収集がスムーズです。 ＜Slackの注意点＞ フリープランに制限がある フリープランで閲覧できるメッセージ数は直近90日間分に制限されています。そのため、半年以上前のやりとりやプロジェクトの振り返りなどが難しいです。 重要なメッセージを見逃しかねない チャットが更新されるたびに古いメッセージが流れてしまうので、重要なメッセージを見逃しかねません。 検索機能が使いづらい 利用しているユーザーからは「検索機能が少し使いづらくファイルがすぐに取り出せない等あるため、各チャネルごとにシェアしたファイルはファイルタブを作るなどして過去のファイルが管理しやすいインターフェースがあると助かる。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050 円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール ＜Webexの特徴＞ 社外の人ともやりとりできる メールアドレスを追加するだけで社外の人とやりとりできます。 メッセージ機能 Web会議ツールですが、個別やグループ別に使えるメッセージ機能が搭載されているので、気軽に情報共有できるのが特徴です。 ＜Webexの機能・使用感＞ 「チーム」の登録ができる Web会議をおこなう「スペース」を、プロジェクトや部署ごとに「チーム」で括って整理できます。そのため、「スペース」が増えても見やすく整理できるのです。 ＜Webexの注意点＞ チームによっては費用対効果が小さくなる 有料版の料金は1ライセンスにつき1,700円～なので、高度な機能が必要ないチームでは費用対効果が小さくなる可能性があります。 会議主催権限が制限される 利用しているユーザーからは「Webexの会議主催権限が限定される点はネガとなっています。誰でも即座に会議主催が出来るシステムが安価に契約出来ると良い」という声があります。（引用：ITreview） ＜Webexの料金体系＞ Webex Free：0円 Webex Starter：1,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Business：2,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Enterprise：要問い合わせ webexの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ 会議のチャットや共有ファイルを一元化できる Web会議中のチャットや共有した資料を一か所に集約できるため、情報が分散しないという特徴があります。 無料で始められる 無料プランがあり、5GB/ユーザーのストレージを利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ Web会議をスケジューリングできる カレンダーから、先の日程のWeb会議をスケジューリングして、参加者に予定を共有できます。一方で、「共有リンクから参加」「カレンダーから参加」など、会議への参加方法が複数あり、使い方はやや複雑に感じます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ 機能を使いこなせない可能性がある Microsoft Teamsには、Web会議機能をはじめとした多くの機能が搭載されています。したがって、とくにITツールに慣れていない社員にとっては使いこなすのが難しいです。 初期設定が難しい 利用しているユーザーからは「ログインして本格的に使用するためにはマイクロソフトアカウントと紐付けが必要であったり、初期設定が分かりにくいことがある。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 以下は、Microsoft Teamsの一般法人向けプランの料金体系です。Teams以外のMicrosoft製品も利用したい場合は、Microsoft 365 Businessのいずれかのプランを選びましょう。 Microsoft Teams (無料)：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのファイル共有ツール2点をご紹介します。ファイル共有形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール ＜Dropboxの特徴＞ ファイル管理に特化したツール Dropboxは、ファイル管理に特化したツールであり、大容量ファイル共有や共同編集機能を備えています。 無料から始められる 無料のプランからでも、2GBのストレージにファイルを保存して共有できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ドラッグ&ドロップの使用 ドラッグ&ドロップで、Dropboxにファイルを保存したり、ファイルの移動をしたりできます。直観的に操作可能なため、ITに慣れていない方でも使いやすいです。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの制限がある Dropboxの無料プランでは、2GBのストレージしか利用できないので、長期的に利用するためには有料化が必要です。 動作が重くなる 利用しているユーザーからは「データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Bacic：0円 Plus：1,500円/月 Essentials：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問合せ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ ＜Google Driveの特徴＞ 簡単に始められる Googleアカウントを持っていれば、簡単に始められます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共有機能 共有したいファイルの右側の「⋮」の共有から、アクセス権限を設定しながら、共有リンクを発行できます。Google Driveで管理している会議資料を、社外のメンバーにも共有可能なのです。 PC以外のデバイス対応 スマホやタブレットからでも操作可能です。そのため、会議の移動中でも、資料を確認できるといったメリットがあります。 ＜Google Driveの注意点＞ アクセス権限の付与がやりづらい 利用しているユーザーからは「アクセス権の付与のやり方が分かりにくいので、アクセス権というメニューがあるといい」という声があります。（参考：ITreview） 費用が必要以上にかさむ恐れがある 利用しているユーザーからは「同期が簡単にできる反面、休日や外出先から自身のスマートデバイスで確認・作業した際、意図しないデータまで同期され動作が遅くなったり、パケット代が嵩んでしまうケースがあった」という声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ 以下は、今回ご紹介したおすすめツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ＜社内ポータル＞ ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote 特徴 ノウハウの一元管理に最適なツール 非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、Markdown記法には対応していない 高機能なため使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円/月（月払い）～ 公式サイト 「Stock」の詳細はこちら 「ナレカン」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら ＜チャット＞ Slack Webex Microsoft Teams 特徴 チームの連絡に適したチャットアプリ あらゆる端末でWeb会議できるツール ビデオ会議ができるコラボレーションツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 フリープランでは、メッセージの履歴が過去90日間分しか残らない チームによっては費用対効果が小さくなる 機能を使いこなせない可能性がある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,700円/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Slack」の詳細はこちら 「webex」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら ＜ファイル共有＞ Dropbox Google Drive 特徴 大容量ファイルを一元管理できるツール Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】※ファイルにコメントを残す 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 検索機能 【〇】 【〇】 注意点 無料プランはストレージの制限がある 費用が必要以上にかさむ恐れがある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/月（月払い）～ 公式サイト 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 以上のように、どの機能を重視するかによって注意すべき点も異なるので、自社に適したツール選びが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選 以下では、情報共有ツールの2つの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえたツールを導入して、自社での円滑な情報共有を実現しましょう。 （1）誰でも簡単に使いこなせるか 大前提として、誰でも使いこなせるツールである必要があります。 高機能な情報共有ツールでも、メンバーが使いこなせなければ形骸化してしまいます。たとえば、エンジニアレベルの知識が必要なツールは、開発メンバー以外の利用が困難です。 したがって、全社で利用する場合は、「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 （2）必要な情報がすぐに見つかるか 情報共有ツールを選ぶときは、目的の情報にすぐにアクセスできるか確認しましょう。 アクセス性の悪いツールで情報共有をすると、あとから見直したいときに「どこにあるのかわからない」という状況に陥ります。そのため、必要な情報がすぐに見つからず、無駄な手間がかかってしまうのです。 このように、情報へのアクセス性の悪さは、作業効率の低下に直結します。したがって、情報を分かりやすく整理できるうえ、検索性に優れたツールが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Excel管理から脱却した企業事例 以下では、情報共有ツールを使って業務効率化に成功した会計事務所の事例をご紹介します。 Stock導入以前、こちらの会計事務所は「社員のタスク」と「クライアント（150～200社）との打ち合わせ議事録」の管理方法に課題を抱えていました。 たとえば、タスクはExcelで管理していたものの、複数人で競合編集してトラブルになりかけていたのです。また、打ち合わせ議事録はワードで作成していましたが、ファイルを探し、開き、確認するという手間によって情報へすぐアクセスできない状況でした。 そこで情報共有ツールのStockを導入したところ、議事録などの「ノート」にタスクを紐づけられるうえに、わずかな操作で情報へアクセスできるため問題が解消されました。 以上のように、「Stock」を導入することで、情報共有やタスク管理の手間が省けて業務効率が改善したのです。 会計事務所の業務効率化事例はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excelができる情報共有ツールまとめ ここまで、おすすめの情報共有ツールや選び方を中心に解説しました。 Excelによる情報共有では手間がかかったり、ファイル管理が煩雑化してしまったりするリスクがあります。そのため、企業の情報共有においてはITツールが必須です。 ただし、多くの情報を管理する場合、新しくツールを導入しても必要な情報をすぐに見つけられなければ、共有がスムーズにできません。そのため、確実に情報を管理でき、検索性に優れたツールを選ぶことが大切です。 結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報を一元管理しつつ、全社員が欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の円滑な情報共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 【仕事の効率化】ビジネスマンが使うべきおすすめのアプリTOP9 【無料あり】目的別！おすすめの情報管理ツール7選を比較 【最新版】無料あり！おすすめ社内情報共有ツールランキングTOP8 【おすすめ5選】クラウド在庫管理システムとは？選び方も解説 【比較表あり】オンプレミス型とは？クラウド型との違いも解説 情報管理とは？徹底させるポイントや最適なツールを紹介！ 【必見】ビジネスにおける情報収集で押さえるべき3つのやり方！ 一元管理とは？効率化のコツやメリット・デメリットを紹介 情報リテラシーとは？身につけ方やメリットを紹介 人事データの一元管理とは？メリットや注意点も紹介！ 不正アクセス対策6選！被害手口やおすすめのアプリも紹介

仕事をするうえでメールは、職場内や取引先とやりとりする手段として欠かせません。また、画像やファイルを共有するために、メールを利用するケースも多いです。 しかし、「添付ファイルがメールで上手く送れない」とストレスを感じている方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、添付ファイルがメールで送れない原因と3つの対処法をご紹介します。 添付ファイルをメールで送れない原因を知りたい ファイル送信に伴うトラブルの対処法を把握したい ファイル送信が簡単にできるツールを探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイルを素早く相手と共有する方法が分かり、ストレスなく情報共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは1.1 Outlookの場合1.2 Gmailの場合1.3 Yahoo！メールの場合1.4 iPhoneのiCloudメールの場合1.5 ocnメールの場合1.6 【比較表あり】サービスごとの容量や送信できない原因2 メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法2.1 （1）ファイルをzip形式に圧縮する2.2 （2）複数回に分けて送る2.3 （3）ITツールを活用する3 よくあるトラブルを解消！その他の対処法3.1 動画が送信できない3.2 エラーメッセージが出る3.3 圧縮しても送れない4 【必見】メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法4.1 誰でも簡単にファイルを共有・確認できるツール「ナレカン」5 メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ 【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは ここでは、メールサービス別の添付ファイルが送れない原因を紹介します。自身が使っているメールサービスを把握したうえで、以下を参考にしましょう。 Outlookの場合 Outlookで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Outlookでは容量制限が設けられており、すべてのテキスト、挿入されたファイル、添付ファイルを含めて最大25MBとなります。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができないので注意しましょう。（参考：Outlookのメールの容量制限） セキュリティ上送信できないファイル OutlookはGmailと同様、ユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式は添付することができません。（参考：Outlookで送信できないファイル） Web ブラウザのキャッシュの影響 Web版Outlookで添付ファイルが送信できない場合は、Webブラウザのキャッシュが影響している可能性があります。その場合は、キャッシュをクリアした後、クレットモードでWeb版Outlookを開き、添付し直しましょう。（参考：ブラウザのキャッシュの影響） 上記3点のいずれかに該当する場合は、Outlookにファイルを添付して送ることができません。まずは、ファイルの容量や種別に問題がないか確認し、解決しない場合はキャッシュ削除も試しましょう。 Gmailの場合 Gmailで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Gmailの添付ファイルには容量制限が設けられており、送信での添付ファイルの最大サイズは25MB、受信では最大50MBです。この制限をオーバーする添付ファイルは送受信することができません。（参考：送受信時の添付ファイルの容量制限） セキュリティ上送信できないファイル Gmailはユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式や悪質なマクロが埋め込まれているドキュメントなどは添付することができません。（参考：Gmailで送信できないファイル） 上記2点のいずれかに該当する場合は、Gmailにファイルを添付して送ることができないので、送信前に確認しましょう。 Yahoo！メールの場合 Yahoo!メールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Yahoo!メールのメールサイズには容量制限が設けられており、メールの本文も含めて最大25MBです。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができません。 ファイル数が上限を超えている Yahoo!メールは1つのメールに添付できるファイルの数は50個までです。50個を超える数のファイルを1つのメールで送ることはできません。 ファイル名が長い Yahoo！メールに添付できるファイルの名前は、最大で半角64文字までです。「.txt」や「.jpg」などの拡張子も含まれるので注意しましょう。 参考：メールと一緒にファイルを送りたい（添付ファイル） 上記3点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付して送れません。とくに、Yahoo!メールはファイル名の文字数制限があるので、送付したいファイルを確認し、必要に応じて修正しましょう。 iPhoneのiCloudメールの場合 iPhoneのiCloudメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている iCloudメールは、添付ファイルの容量に20MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、Mail Drop 機能で最大 5GB の添付ファイルを送信可能です。 圧縮していないフォルダがメッセージに添付されている 圧縮していないファイルは、メールに添付してもうまく送れないことがあります。zip形式に圧縮するなどして、ファイルを送信しましょう。 iCloudのメッセージ送信件数の制限を超えた iCloudのメールで1日に送信できるメッセージの数は、1,000 件までの上限があります。もし、心当たりがない場合は、送信ボックスに未送信のメールが溜まっていないか確認しましょう。 iCloudのストレージ容量を使い切った iCloudのストレージは、バックアップやメール、iCloud写真などで共用していて、無料で使えるのは合計5GBまでです。したがって、容量を使い切ると、iCloudのメールアドレスでメールを送受信できなくなります。 参考：iCloud におけるメールボックスの容量とメッセージの送信制限 上記4点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付したメールが送れません。とくに、iCloudのストレージは、メール以外とも共有しているので、上限を超えていないか確認が必要です。 ocnメールの場合 ocnメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている ocnメールは、添付ファイルの容量に10MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、ocnメール（Webメール）で最大 100GB の添付ファイルが送信可能です。 メール設定に誤りがある ocnメールでは、2019年にセキュリティ強化のため、メールのシステムを変更しました。そのため、契約時期によっては会員用登録証に記載の設定値の情報が古い可能性があります。 メールアドレス利用停止処分を受けている 利用中のocnメールアドレスから大量にメールが送信されたことで、サービス運営に支障をきたす場合、一時的にメール送信を停止する対策がされます。そのため、利用停止の通知メールを受信してから2時間程度、ocnメールの送信やウェブブラウザからの利用ができなくなります。 参考1：ocnメールの仕様 参考2：0x800から始まるエラーが表示され、メールの送受信ができない｜メールのトラブル対処方法｜メールサービス 参考3：【重要】メールアドレス利用停止のご連絡」というタイトルのメールが届きました。どうすればいいですか？ 【比較表あり】サービスごとの容量や送信できない原因 ここでは、サービスごとの送信できる容量や、考えられる送信できない原因をご紹介します。 Outlook Gmail Yahoo！メール iCloudメール ocnメール 容量 25MB 送信→25MB 受信→50MB 25MB 20MB(Mail Drop機能で5GBまで送信可能) 10MB(Webメールで100GBまで送信可能) 考えられる原因 ・セキュリティ上送信できない ・ブラウザのキャッシュが影響している ・セキュリティ上送信できない ・ファイル数の制限(50個)を超えている ・ファイル名の制限(半角64文字)を超えている ・送信件数の上限(1000件)を超えた ・iCloudのストレージ容量5GBを使い切った ・メール設定に誤りがある ・アドレスが利用停止処分を受けている 上記の比較表を参考にして、利用するサービスを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法 以下では、メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法を紹介します。早急に添付ファイルを共有する必要がある方は、即実行しましょう。 （1）ファイルをzip形式に圧縮する 添付ファイルを送る1つ目の方法は、「ファイル形式の圧縮」です。 たとえば、ファイルをzip形式に変換すると圧縮されて容量が小さくなり、大容量のデータや複数ファイルを送れます。「圧縮」は送付予定のファイルを選び、右クリックすると選択できます。 ファイル形式が原因でファイルをメールに添付できない場合は、拡張子(ファイル名の後ろの.docxや.xlsxなどの表示)を変更しましょう。一方で、拡張子を変更するとファイルが開かないことがあるため、送付前に展開できるかの確認が必要です。 加えて、異なるOSから送られた圧縮ファイルを開くとファイル名が文字化けしてうまく解凍できない可能性があります。仮に、文字化けした場合は、解凍ソフトにいれてダウンロードするなどして対応しましょう。 （2）複数回に分けて送る 添付ファイルを送る2つ目の方法は、「複数回に分けたファイルの送信」です。 1通のメールに複数ファイルを添付すると、送付可能なデータ容量を超えることがあります。したがって、メールを複数回に分けて送信すれば、メールの容量上限を超えずに添付ファイルを送れるのです。 以上のように、ファイルをまとめて送信してエラーになるときは、メールを複数回に分けて、容量の上限に達さないようにしましょう。ただし、何通もの添付メールの作成は手間がかかり、送付漏れや誤送信のリスクが伴うので注意が必要です。 （3）ITツールを活用する 添付ファイルを送る3つ目の方法は「ITツールの活用」です。 前提として、メールにファイルを添付して共有する場合、送付先一人ひとりのアドレスを打ち込む手間がかかります。とくに、大企業のように、ファイルを複数人と共有するケースが多い場合には、メールを使った情報共有は不向きです。 そのため、なかには、大容量の添付ファイルを送る方法として「ファイル転送サービス」を活用するケースも見られます。しかし、「ファイル転送サービス」は安全性への懸念から使用を禁止している企業も多いのです。 一方、「あらゆる情報をすぐに共有できるITツール」を活用すれば、一斉に該当のファイルにアクセスできる仕組みをつくれます。たとえば、ファイルはもちろん、テキスト情報や画像も共有できる「ナレカン」は、任意のメンバーにのみ情報を公開できるのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ よくあるトラブルを解消！その他の対処法 以下では、ファイルを圧縮しても送信できないときや、エラーメッセージが出てしまうなどの対処法をご紹介します。 動画が送信できない 動画が送信できないときは、動画の容量に問題がある可能性があります。 とくに長い動画を送信しようとすると、容量が大きすぎて送信できなくなることがあります。そのため、動画ファイルを圧縮するなどして、容量を小さくしてから送信しましょう。 また、クラウドサービスを利用することでも解決できます。動画をクラウド上にアップロードして、リンクを作成し送信すれば、大容量の動画ファイルでも送信可能です。 動画を送信できないときは、圧縮して容量を小さくするか、クラウドサービスを利用してみましょう。 エラーメッセージが出る ファイルを送信しようとすると、「次の添付ファイルは問題を起こす可能性があるため、利用できなくなりました」などのエラーメッセージが出る場合があります。 このエラーメッセージは、サービスのセキュリティ機能によって、ファイルがブロックされたことを意味しています。この状態になると、添付ファイルの閲覧、保存、削除、印刷などの操作ができなくなります。 解決するには、クラウドサービスなどを利用してファイルを共有するか、ファイル名に別の拡張子をつける必要があります。メールサービスが脅威と認識しないファイル名拡張子を利用すれば、ファイルがブロックされなくなります。 「次の添付ファイルは問題を起こす可能性があるため、利用できなくなりました」というエラーメッセージが出た場合は、別のファイル共有サービスを利用する、ブロックされないよう設定し直す、などの方法を試してみましょう。 圧縮しても送れない 添付ファイルを圧縮しても、容量の制限を超えてしまい、メールを送れないケースがあります。 とくに、画像・動画ファイルやExcel/Wordファイルは、すでに圧縮された状態になっているものもあるため、圧縮しても容量が小さくならない可能性があるのです。 添付ファイルを圧縮しても、メールで送信できない場合は、ファイル共有にITツールを活用しましょう。ITツールを利用することで、大容量のファイルでも確実に共有可能です。 「ナレカン」のようなツールを利用すれば、簡単にファイルを共有できるほか、高度なセキュリティを備えているため、安全にファイルを送信できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法 以下では、メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法をご紹介します。 メールを使ってファイルを送信すると、ファイルの容量が大きすぎて、圧縮しても送れないなどの事態が発生することがあります。また送信できても、受信者側は情報を確認するのに、ファイルを解凍する必要があるなど、手間がかかってしまいます。 そこで、ファイルを共有しやすいITツールを活用すれば、送信や受信の手間を省けるため、より効率的に業務を進められます。また、検索機能が優れたツールを利用すれば、探したい情報をすぐに見つけることができます。 結論、ファイル共有に最適なのは、誰でも簡単にファイルを共有でき、超高精度な検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンは操作がシンプルなため、記事機能を使えば、ファイルや画像を簡単に共有できます。また検索機能が優れており、ファイル内まで検索できるため、情報へのアクセス性が格段に高まります。 誰でも簡単にファイルを共有・確認できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ これまで、メールで添付ファイルが送れないときの原因や対処法をご紹介しました。 添付ファイル付きメールの送信に失敗したときの対処法には、「複数回に分けてファイルを送信する」「ファイルを圧縮する」があります。しかし、どのような対処をしても、メールでファイルのやりとりをすること自体の煩雑さは解消されないのです。 また、仮にメールを送れたとしても、受信側は添付ファイルのダウンロードや圧縮ファイルの解凍が必要になるうえ、適切に保存しなければ、あとから必要な情報を探せません。 したがって、ファイルをスムーズに共有するには、メールを使える方であればすぐに使いこなせて、共有した情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、メールによる情報共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

仕事では日々大量のメールが届きます。メールは気軽な連絡手段ですが次から次に蓄積していくため、確認方法を工夫しなければ処理しきれなくなってしまいます。 そのため、取引先や社内からの問い合わせ内容で大量にメールが溜まっていき「メール処理だけで一日の大半が終わってしまう」という状況に困ってる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、大量のメールを処理できない原因と、解決策についてご紹介します。 届くメール量が多すぎて、処理が追い付かず困っている 量に来るメールを効率的に処理する方法を教えてほしい メールの見落としを防ぎ、確実に対処できる仕組みをつくりたい という方は今回の記事を参考にすると、大量のメール処理を効率化する方法がわかり、ストレスのない情報管理が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事におけるメールの利用状況と課題2 【重要】メールの処理に時間がかかってしまう3つの原因2.1 （1）メールが来た順に対応している2.2 （2）不要なメールを制限していない2.3 （3）情報共有がメールに集中している3 【すぐできる】大量のメールを効率よく管理する方法3.1 対策1. こまめにメールを確認する3.2 対策2. 要件ごとにメールを分類する3.3 対策3. 対応が遅れるときは再通知を設定する3.4 対策4. 優先順位を設定する3.5 対策5. ITツール上に転送する4 チーム間で情報を簡単に共有できる最もおすすめのツール4.1 メールを含むあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」5 【Outlook・Gmail】大量のメールを送信する方法5.1 Outlookでのやり方5.2 Gmailでのやり方6 大量のメールをストレスなく管理する対処法のまとめ 仕事におけるメールの利用状況と課題 昨今では、仕事上さまざまな手段でコミュニケーションがとれますが、今もなお、多くの企業でメールを使ったやりとりがされています。しかし、実際のところメールを使ったやりとりは、非効率的な要素が多いと言えるのです。 たとえば、一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2024年」によると、以下の調査結果が明らかになっています。 1日の平均送信数は12.27通、受信数は47.83通 メールを1通読むのにかかる平均時間は1分27秒 メールを通書くのにかかる平均時間は5分57秒 68.36%の人がメールの返信に遅れてしまうことがある 仕事のメールには、顧客からだけでなく社内からの問い合わせも多く届くので「メールを確認する作業」に時間がかかると、ほかの業務への着手が遅くなってしまいます。そのため、大量のメールを効率よく捌いていくための仕組みが必要となるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【重要】メールの処理に時間がかかってしまう3つの原因 以下では、メールの処理が上手くできていない3つの原因を説明します。メールが大量にあり処理しきれなくなる背景には、メール管理の方法が不適切なケースがあるため、原因を理解し管理方法を見直しましょう。 （1）メールが来た順に対応している まずは、メールを”届いた順番”で対応しているケースが挙げられます。 大量のメールの中には「迷惑メール」や「営業メール」も含まれているケースが多いので、届いた順番にすべて確認していると時間がかかってしまいます。たとえ、一通の確認時間を短くしても、小さな積み重ねが結果として膨大な時間となってしまうのです。 したがって、確認時間を短縮させるには、メールは緊急性や重要性で分類したうえで対応しましょう。たとえば、メールの題名に「〇〇締め切り」というようなキーワードが含まれている場合、緊急性が高いと判断できます。 （2）不要なメールを制限していない 次に、不要なメールに制限を設けなければ、受信ボックスが乱雑になってしまいます。 仕事では、情報収集するのにやむを得ずメールアドレスを登録する機会がしばしばあるため、それが原因で不要なメールが届くようになりがちです。また、迷惑メールを放置していると、誤ってメールを開きウイルスに感染したり、フィッシング詐欺の被害にあったりする危険性も高まります。 そのため、不要なメールは面倒だからと言って放置せず、受信拒否設定するなどの対策を講じましょう。 （3）情報共有がメールに集中している 情報の共有方法がメールに集中していると、メールの受信数が増え大量のメールを処理する必要が出てきます。 たとえば、社内情報をメールで共有していると、社内外の連絡がすべてメールに集中します。とくに、CcやBcc・メーリングリストに自身のアドレスが含まれているとメールがたまりやすくなり、重要度の高いメールに気づきづらくなってしまうのです。 したがって、情報共有として送られてきたメールは、返信が必要なメールとの区別が必要です。また、メール業務を効率的に捌くには、「ナレカン」のような情報共有ツールを活用して、情報の共有方法をメール以外の手段に切り替えることが有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐできる】大量のメールを効率よく管理する方法 ここでは、大量のメール管理の負担をなくす、かつすぐに実践できる方法を紹介します。メール対応に時間がかかっている方は、日々の管理方法から改善しなければなりません。 対策1. こまめにメールを確認する 1つ目の対策として、こまめにメールを確認する習慣をつけましょう。 メールは終日届くため、一度にまとめて大量のメールを捌こうとすると、確認が大雑把になったり重要な問い合わせへの対応が遅れたりしがちです。一方、適宜メールを確認していけば、見落としを防げるほか1回あたりの確認作業が短く済むので、ほかの業務への影響も最小限に抑えられます。 ただし、とくに一番負荷が大きいのは「朝一のメール確認」です。就業時間～翌日の出勤時間の間もメールは届くので、可能な限り、当日のメールは当日中に内容を確認しておき、翌日すぐに作業に取りかかれる状態にしておくことが望ましいです。 対策2. 要件ごとにメールを分類する 2つ目の対策は、ひと目で対応の方向が確認できるように、メールを種類ごとに分類していきましょう。 具体的な方法としては、フォルダ分けやフィルターの設定が有効です。たとえばフォルダに「社内連絡」「〇〇社」と命名して作成すれば、すべての受信メールがひとつのメールボックスに溜まることがありません。 また、メルマガや宣伝メールといった返信が不要なメールは、フィルター設定を行えば自動的に整理できます。このように、メールを分類化し整理しておけば、確認時間の短縮につながるのです。 対策3. 対応が遅れるときは再通知を設定する 3つ目の対策として、対応が漏れる場合には再通知機能を設定しましょう。 仕事のスケジュール上、打ち合わせ予定があり即時対応が難しいという状況も起こり得ます。そこで、重要なメールには、決まった時間にアラートされるように再通知を設定しておくことで、見落としの心配をせずに打ち合わせへ臨めます。 ただし、返信をしないことで、相手に不都合がある場合には「〇〇のため、返信が遅れます。」というように連絡しておくのも一つの手です。 対策4. 優先順位を設定する 4つ目の対策は、一瞬で優先順位をは判別できるように設定をしておきましょう。 重要度が高いメールには、「スター」や「フラグ」といった目印を設定することが可能です。具体的には、件名横にマークが入るので、ほかのメールと差別化できるうえ、重要度の高いメールは一覧でまとめて確認できるようになります。 そのため、要件ごにフォルダを振り分けたのち、とくに大切なメールには重要度を設定し、ほかのメールと混じらないように管理しておきましょう。 対策5. ITツール上に転送する 5つ目の対策として、ITツール上にメールを転送して管理していくやり方も有効です。 大量に届くメールのなかには、社員間のやりとりも含まれているケースも少なくありません。そこで、メンバーに連絡すべきことはメール以外のツールを利用することで、受信数が限定され、大量のメールを処理する負担を軽減できるのです。 ただし、連絡手段として別途チャットを利用した場合、情報が散在してしまうだけでなく、メッセージが流れるというデメリットが伴うため注意しましょう。 たとえば、”メール内容”とメールに関する”やりとり”を一元化できる「ナレカン」のようなアプリを導入すれば、情報が煩雑化する心配を一気に解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ チーム間で情報を簡単に共有できる最もおすすめのツール 以下では、チーム間で情報を簡単に共有できる最適なツールを紹介します。 届くメールの量が多いと、確認作業に時間がかかるだけでなく、重要なメールを見落として対応が漏れてしまうことが懸念されます。加えて、なかには個人宛てに届くメールもあるため、仕事をするうえでは「情報の属人化」にも注意しなければなりません。 したがって、チーム全体でメールの見落としや対応漏れを防ぐためにも「メールをはじめとするあらゆる情報を一箇所で管理できる環境」をつくりましょう。ただし、情報を集約できるだけでなく、後から振り返れるように「検索性」に優れていることが大前提です。 結論、大量に届くメール管理を効率化するには、メールを含むあらゆる情報を一元化でき、超高精の検索機能が備わった「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、GmailやOutlookのメール内容を「記事」上に自動転送できるうえ、記事には情報を追加したりコメントしたりも可能なので、チーム内で状況を把握しやすい環境をつくれます。また、超高精度の検索機能が備わっているので、該当のメールが見つからないストレスもありません。 メールを含むあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンを使ったメール管理とは ナレカンでは、以下のように「記事」上にメール内容を転送しつつ、記事に紐づけて「コメント」できるのが特徴です。 チャットのような感覚でやりとりできるので、情報が混ざったり、返信までに時間がかかったりするストレスも軽減できます。また、具体的な運用方法については、ナレカンの専属担当者がサポートしていくので、まずは無料相談を受けてみるのがおすすめです。 【Outlook・Gmail】大量のメールを送信する方法 ここでは、Outlook・Gmailで大量のメールを送信する方法を説明します。メールサービスによってやり方が異なるので、自社のメールサービスの手順を以下で確認しましょう。 Outlookでのやり方 Outlookでメールを大量送信するには「グループ機能」を活用するのがおすすめです。対象の宛先を「グループ」としてあらかじめ設定しておくことで、個別に宛先を設定する負担をなくせます。 Outlook for Windows を開きます。 [ホーム] ＞ [新しい電子メール] の順に選択します。 次に、”グループ名”と入力します。 [連絡先グループ] ＞ [メンバーの追加]の順に設定し、いずれかオプションを選びましょう。オプションは「Outlook の連絡先から」「アドレス帳から」「電子メールの新しい連絡先」から選択できます。 最後に[保存して閉じる] を押せば、グループ作成が完了です。 参考：Outlookで大量送信の手順 Gmailでのやり方 Gmailで大量送信するには、以下の手順で進めましょう。 Gmail を開きます。 左上にある [作成] を開きます。 [To] にグループ名を入力します。 入力中にリストが表示されたら、リストからグループを選択します。 [To] に連絡先のリストが表示されます。 参考：Gmailで大量送信の手順 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大量のメールをストレスなく管理する対処法のまとめ これまで、大量のメールをストレスなく管理する対処法をご紹介してきました。 大量のメールを管理するときは「こまめにメールを確認する」「優先順位をつけておく」こことがポイントです。また、情報共有の方法がメールに集中している場合は、情報共有手段をITツールに切り替えることで、重要な連絡を拾えるようになります。 ただし、なかには個人宛てに届くメールもあるため、情報が属人化しないように管理しておくことが大切です。そのため、社内メンバー複数人がメール内容を確認しやすい環境をつくりましょう。 したがって、自社のメール管理には。普段使用するメールを完全自動で内容を転送して、任意のメンバーと共有できる「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、重要なメールを効率よく捌ける仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

ビジネスのさまざまな場面で、売買や賃貸借、雇用などの「契約書」が交わされます。想定外の出来事が起きたときには、契約書が自社の権利の裏付けとなるため、適切に保管しなければなりません。 しかし、「従来の契約書をファイリングするやり方は非効率的だと感じる」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、契約書をファイル管理する際の注意点と解消法を中心にご紹介します。 契約書を上手く管理できない 現状のファイル管理では、どこに何の契約書があるのかわかりづらい 契約書の管理を簡単にできるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な契約書の管理方法が分かるので、ファイル管理する煩わしさの解消につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 契約書類のファイル管理が必要な理由2 契約書類のファイル整理手順2.1 ステップ1. 原本をファイリングする2.2 ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する3 契約書類をファイリングするポイント3.1 書類をそのままの状態で保管する3.2 鍵付きの場所に保管する4 契約書類ファイルを管理する際の3つの注意点4.1 （1）時間を確保する必要がある4.2 （2）エクセルの運用が面倒4.3 （3）保管場所が必要となる5 【必見】契約書のファイルをスムーズに保管する方法とは5.1 契約書の保管を効率化するツール「ナレカン」6 契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイント6.1 （1）欲しい情報がすぐに見つかるか6.2 （2）情報共有しやすい仕組みか7 契約書をファイル管理する方法まとめ 契約書類のファイル管理が必要な理由 契約書を正しく管理すべき理由は、必要なときにすぐに確認できるようにするためです。 たとえば、契約書の保管を個人や部署のやり方に任せると、他の社員は契約書の場所がわからず、探す手間がかかります。その結果、必要な契約書をすぐに確認できずに、契約更新を見逃したり解約の手続きが遅れたりする事態が起きてしまうのです。 以上のように、契約書を探し出せずに対応が遅れてしまうとトラブルに発展しかねないので、契約書類は適切に管理しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書類のファイル整理手順 ここでは、契約書をファイル管理する方法を紹介します。契約書をファイル管理している企業では、以下のように「原本のファイリング」「顧客台帳の作成」の2つに作業を分担しているケースも少なくありません。 ステップ1. 原本をファイリングする まずは、契約書の原本を、種類ごとに分類してファイリングしましょう。契約書の分類には、以下の5つが挙げられます。 名称別の分類：契約先の名前や地区名、商品名など、名称ごとの分類です。 サービス別の分類：自社で展開するサービスや製品ごとの分類です。 部署別の分類：各契約書の担当部署ごとの分類です。 案件別の分類：案件ごとに関連する契約書をまとめる分類です。 数字別の分類：契約を結んだ日付ごと（月別、年別など）の分類です。 企業ではさまざまな契約を取り交わすので「どこに、何が保存されているか分からない」という管理では、必要なときにアクセスすることができません。そのため、契約書を必要とする担当者がすぐに見つけられるように、ルールを統一しましょう。 ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する 契約書原本のファイリングとは別に、エクセルで管理台帳を作成しましょう。 契約書の管理台帳とは、「契約内容」や「締結先の会社名」、「締結日」などの基本情報をまとめた一覧表です。管理台帳があれば、わざわざ契約書を確認せずに概要を把握できます。 また、エクセルのマクロや関数を活用すれば、分析やレポートなどを組み込むことも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書類をファイリングするポイント ここからは、契約書類をファイリングする際のポイントを紹介します。以下の2つは特に意識しましょう。 書類をそのままの状態で保管する 契約書類をファイリングするときは、書類をそのままの状態で保管しましょう。 たとえば、パンチで穴を開けたり汚したりすると、押印箇所や文章の一部が欠落する可能性があります。 そのため、契約書類はできるだけそのままの状態で保管するべきと言えます。 鍵付きの場所に保管する 契約書類をファイリングする際には、鍵付きの場所に保管しましょう。 契約書は、自社の権利の主張に必要であり、裁判においても証拠として扱われる重要な書類です。そのため、書類内容の改ざんや持ち出しが発生しないように、対策しなければなりません。 結論、トラブルを避けるためにも、契約書は施錠可能な場所で安全に保管しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書類ファイルを管理する際の3つの注意点 ここでは、契約書類ファイルを管理する際の3つの注意点をご紹介します。紙の契約書には管理における以下のようなデメリットがあります。 （1）時間を確保する必要がある 1つ目の注意点は、ファイリングする時間を確保しなければならない点です。 契約書を手作業でファイリングする作業には、手間と時間がかかります。また、分類場所を間違えたり、あとから探す際に時間がかかったりする恐れもあるのです。 以上のように、紙書類のファイリングには時間がかかり、結果としてほかの業務時間を削らなければならないのです。 （2）エクセルの運用が面倒 2つ目の注意点は、エクセルの管理台帳を運用するのが面倒なことです。 エクセルの管理台帳は、契約が交わされるたびに更新する必要があります。また、エクセルは社内サーバーで管理されているケースが多いですが、フォルダが多すぎて見つからないという事態になりかねません。 以上のように、エクセルの管理台帳を運用するのには手間がかかります。しかし、紙の契約書をファイル管理する場合は、契約書を探しやすくするための管理台帳を作成することは避けられないのです。 （3）保管場所が必要となる 3つ目の注意点は、保管場所が必要となる点です。 紙の書類は、保管場所が必要となり、書類の量によっては多くのスペースをとります。また、大企業であれば大量の書類を保管するために、より広いスペースを用意しなければなりません。 結果、より多くの賃料を払ったり、外部倉庫と契約したりしなければならず、コストが増加するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】契約書のファイルをスムーズに保管する方法とは 以下では、契約書のファイルをスムーズに保管する方法を紹介します。 契約書を管理するにあたり、「原本のファイリング」と「エクセルでの管理台帳の作成」の2つに作業を分担して管理する企業も少なくなりません。しかし、「欲しい情報がすぐに見つからない」「情報を共有するのに手間がかかる」などの課題も挙げられます。 以上のような課題を解消するには、契約書の管理・共有方法を変える必要があります。具体的には、「契約書のデータを簡単に共有・見つけられるITツール」の活用が最適です。 結論、契約書の管理に最適なのは、テキスト情報や契約書ファイルを一元管理でき、リアルタイムで社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、添付したファイルを即任意のメンバーに共有できるうえ、多階層の「フォルダ」で分類できるので、大量の契約書を管理する必要のある大企業でも、書類が入り乱れる心配がありません。さらに、ナレカンは「検索機能」も充実しており、誰でも簡単に目的の契約書を見つけられます。 契約書の保管を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイント 以下では、契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイントをご紹介します。紙で契約書を管理することに課題を感じている場合は必見です。 （1）欲しい情報がすぐに見つかるか 1つ目のポイントは、欲しい情報がすぐに見つかるかという点です。 契約書は、取引先と契約を締結したという証拠としてだけでなく、支払いや解約、契約内容の変更などあらゆる場面で必要となります。そのため、すぐに必要な情報を探し出せなければなりません。 しかし、紙書類をファイリングした管理の場合、欲しい情報がどこにあるのかをピンポイントで把握するのは困難です。さらに、PDFファイルも一つひとつ中身を確認しなければならず、手間がかかります。 そのため、契約書のファイル管理に活用するITツールは「ファイルも対象に、情報を検索する機能が充実したサービス」を選びましょう。 （2）情報共有しやすい仕組みか 2つ目のポイントは、情報共有しやすい仕組みで管理されているかという点です。 契約締結や契約内容変更などの情報を社内に知らせる際には、情報共有のしやすさが重要です。しかし、PDFファイルをメールやチャットツールで共有すると、ほかのメッセージなどで流れてしまい、社員全員に周知させることが困難です。 そのため、「契約書をいつでも確認でき、簡単に共有できる仕組み」が必要になります。そこで、「ナレカン」のような情報共有に役立つITツールを導入すれば、契約書の閲覧・共有が簡単になり、紙媒体での管理のように煩雑になりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書をファイル管理する方法まとめ ここまで、契約書をファイル管理する方法を中心にご紹介しました。 契約書をファイル管理するには、原本をファイリングするだけでなく、管理台帳をエクセルで作成する必要があります。しかし、紙やエクセルでの管理では欲しい情報をピンポイントで探し出せないうえ、共有するのに手間がかかります。 そのため、「契約書を簡単に管理できるうえに、高度な検索機能を備えたツール」が必要です。 したがって、自社が導入すべきなのは、契約書ファイルを簡単に管理・共有ができ、必要な情報をすぐに探し出せる『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」を使って、契約書の管理・共有の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

紙の書類を整理せずにいると「欲しい情報が見つからない」というケースが起こりやすくなります。そのため、書類の種類や内容ごとにファイルを管理しなければなりません。 しかし、「書類を見つけやすくする最適な整理方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、紙書類をファイル管理するやり方やデメリットを中心にご紹介します。 仕事で使う紙の書類を正しくファイル管理する方法が分からない 書類の保存方法がバラバラなので、社内で統一したい 大量の文書から必要なものをすぐに探し出せる環境を整えたい という方はこの記事を参考にすると、社内の情報を分かりやすく管理する方法が分かり、情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会社の書類整理に役立つファイリングのやり方1.1 （1）不要な書類を処分する1.2 （2）書類を分別する1.3 （3）インデックスを使う1.4 （4）適切なファイル・置き場所を決める2 上手なファイリングに役立つ3つの方法とは2.1 バーチカルファイリング2.2 簿冊式ファイリング2.3 レターケース3 紙で文書管理するデメリットとは3.1 （1）管理コストがかかる3.2 （2）保存に手間がかかる3.3 （3）情報がすぐに見つからない3.4 （4）情報を共有する手間がかかる4 【会社向け】書類整理のアイデア3選4.1 （1）デジタル化する4.2 （2）共有管理にする4.3 （3）収納用品を活用する5 【これで解決】ファイリングのデメリットを解決する方法5.1 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」6 紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ 会社の書類整理に役立つファイリングのやり方 まずは、会社の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方を紹介します。手順だけでなくコツやポイントも紹介しているので、紙書類を取り扱う企業の方や事務職の方は必見です。 （1）不要な書類を処分する まずは、不要な書類を洗い出して処分し、デスク回りをきれいにしましょう。 デスク回りが整理されていると「必要なものをすぐに取り出せる」「余計なものが視界に入らないので集中できる」などの業務効率を高める効果があります。さらに、周囲から「几帳面な人」という印象を抱かれやすく、信頼へとつながることもあるのです。 一方、不要な書類がデスクに置いてある状態では、必要な書類がすぐに見つからないうえに、紛失するリスクも高くなります。そのため、不要な書類はこまめに処分しておき「必要な書類がすぐに見つからない状態」を回避しましょう。 （2）書類を分別する 次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。 たとえば、書類を使用頻度別に分ければ、必要なものだけをデスクの近くに収納できるので、仕事がしやすいオフィスになります。また、経費などの書類は月別に分別すれば、経費計算が合わなかった月の書類をすぐに確認できるのです。 以上のように、書類を適切に分別すれば、業務効率の改善につながるのです。 （3）インデックスを使う 次に、分別した書類をファイルに収納してインデックス（見出し）をつけましょう。 このとき、可能な限り資料を探しやすくなるように、ファイル名だけでなく件名・部署名・年度などを記入しておくことがおすすめです。 インデックスがなければ、外から見ると「どのファイルに、何の書類を収納したか」が分からず、一つひとつ中身を確認しなければなりません。したがって、一目で見分けるための工夫としてインデックスが必要なのです。 （4）適切なファイル・置き場所を決める 最後に、インデックスをつけた書類を適切なファイルに入れ、置く場所を決めましょう。 たとえば、経費などの月別の書類などは、クリアファイルではなく、1枚1枚めくれて前月と比較しやすい簿冊式のファイルの利用がおすすめです。書類の内容に合ったファイルを使うことで、管理している書類が見やすくなります。 とはいえ、結局のところアナログな管理では、手作業を挟む必要があるので、時間を要したりミスが生じたりしてしまいます。 そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入して、紙媒体で管理している情報をデータとして管理すれば、上記のような手順を踏まずとも簡単に書類を整理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手なファイリングに役立つ3つの方法とは 以下では、使用される頻度の高いファイリングの方法を3つ紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較して検討しましょう。 バーチカルファイリング バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 このように、バーチカルファイリングは「ファイリングの優先度の低い書類」や、「作成頻度は高いが見直す頻度は低い書類」を管理する場合などに向いています。 簿冊式ファイリング 簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 したがって、簿冊式ファイリングは「複数ページの確認が必要な書類」や、「持ち運びを頻繁にする書類」を管理する場合に向いています。 レターケース レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 このように、レターケースは提案書や契約書といった「枚数の多く、同じことが記載されている書類」を管理する場合に向いています。 仮に、レターケースで書類を管理する場合は、種類ごとにクリアファイルで分けたり、取り出す頻度が高い順番に整理したりしておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙で文書管理するデメリットとは ここでは、紙書類をファイル管理するデメリットについて解説します。以下の課題が自社にも当てはまるかを確認して、今後の管理方法を見直しましょう。 （1）管理コストがかかる 1つ目の課題は、管理コストがかかることです。 オフィスに書類を保管しきれなくなれば収納庫を購入したり、外部の保管サービスを使ったりする必要があり、余計な費用がかかります。一方で、キャビネットが占有しているスペースが空けば、オフィスを有効活用できるようになるのです。 以上のように、紙の書類は整理する手間がかかるだけではありません。保管スペースを確保しなければならず、余計な管理コストがかかるのです。 （2）保存に手間がかかる 2つ目の課題は、保存に手間がかかることです。 紙の書類は適切に保管しなければ、すぐに劣化してしまいます。重要な書類を劣化から守るためには、「室温18.22度、湿度55.65％の通気性が良く暗い部屋で、書類からクリップ、テープ類、ホッチキスを取りはずした状態」で保管しなければなりません。 このように、紙書類を長持ちさせるためには、細かな注意を払って管理する必要があるのです。 （3）情報がすぐに見つからない 3つ目の課題として、情報がすぐに見つからないことが挙げられます。 ファイルやインデックスに記載できる情報には限りがあるので、書類の詳細を知りたい場合は、該当するファイルから一枚一枚中身を確認しなければなりません。 また、ファイル管理は属人化しやすく「どこに、どの情報があるか」の引き継ぎが十分でなければ、ファイルの行方すら分からなくなります。以上のように、ファイリングした紙書類は探すのに時間がかかるため、本来の業務を圧迫しかねないのです。 （4）情報を共有する手間がかかる 4つ目の課題は、情報を共有するのに手間がかかることです。 紙書類をチームで共有する場合、人数分コピーしたあとに一人ひとりに配らなければならず面倒です。また、データをPDF化してメールで共有する方法もありますが、書類に関するやりとりがスムーズにできないなどの懸念点が挙げられます。 加えて昨今では、テレワークを導入している企業が多く、”情報共有とやりとりをスムーズにできる仕組み”が必要となっているのです。 たとえば、「ノート（記事）」に直接書き込んだりPDFを添付したりしつつ、そのまま任意にメンバーに共有できる「ナレカン」を使えば、情報共有にかかる手間を解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【会社向け】書類整理のアイデア3選 ここでは、書類整理に役立つアイデアを3つご紹介します。書類が散在して手を付けられない方は参考にしてください。 （1）デジタル化する 1つ目のアイデアは、紙で保存が必要な書類以外はデジタルで管理する方法です。 書類をデジタル化すれば、オフィスの保管場所を縮小できるうえ、必要な時にすぐ書類の確認や共有ができるため、非常に便利です。また、情報のアクセス制限やダウンロードの可否に制限をかけておけば、書類の紛失や情報漏えいのリスクも軽減できるのです。 このように、仕事の効率化やセキュリティの問題を考えると、書類は紙ではなくデジタルで管理するのが最適だといえます。 （2）共有管理にする 2つ目のアイデアは、個人的な書類以外は共有して管理する方法です。 収納スペースには限りがあるため、同一の書類を個人がそれぞれ保有しているより、共有管理にした方が書類の量の把握と調節がしやすいです。また、新しい情報や変更部分の共有が簡単になり、引継ぎを行うときにも役立ちます。 そのため、収納スペースを縮小したい方や、スムーズに書類の共有をしたい方におすすめの方法です。 （3）収納用品を活用する 3つ目のアイデアは、収納用品を活用する方法です。 基本的によく使う資料は立てて収納しましょう。そのとき、「見出し付きのクリアフォルダー」または「クリアファイルにインデックスをつけたもの」をファイルボックスに入れて収納すると、まとまりが出て整理しやすくなります。 収納用品の活用は他のアイデアに比べて手軽に始められます。しかし、個人のデスクは整理されても会社全体の書類整理を行うのは難しいため、いずれはデータ化や共有管理の方法も検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】ファイリングのデメリットを解決する方法 ここでは、ファイリングのデメリットを解決する方法を紹介します。 ファイルで紙書類を整理しても、結局は書類を探したり共有したりするのに手間がかかってしまい、業務効率は改善されません。そのため、非効率的な紙文書のファイル管理から脱却して、ITツールの導入による書類管理のデジタル化を進めましょう。 しかし、ITツールでも書類をフォルダ分けしにくかったり、検索機能が優れていなかったりすると意味がありません。そのため、階層に分けてフォルダ管理ができ、なおかつ高度な検索機能で必要な情報にすぐたどり着けるツールが最適です。 結論、社内の情報管理には、情報を書き込んだ「記事」をフォルダに分けて整理でき、充実した検索機能で社内のファイルに即アクセスできる「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、生成AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ表記に対応）」や超高精度の「キーワード検索」により、書類を探し出すストレスを軽減できます。また、ファイルを添付すると「ナレカンの生成AI」が全自動で内容を解析してくれるため、社内に散在する情報を簡単にまとめられます。 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ ここまで、紙書類のファイル管理のやり方やデメリットを中心にご紹介しました。 上手なファイリングは、「不要な書類を処分・分別し、インデックスをつけて適切なファイルに収納」の手順で進めましょう。ただし、そもそも紙の書類だとほかの資料と混ざりやすく、欲しい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。 そこで、紙書類をファイル管理する方法から脱却して「情報を整理・検索できるツール」を使って、必要な文書をすぐに探し出せる環境を作りましょう。さらに、専属の担当者が導入支援をしてくれるサポートがあると、運用開始準備の手間を省けます。 したがって、自社が導入すべきなのは、“情報共有・ファイル管理・検索”の機能が備わっており、誰でも簡単に使える「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、社内の既存データを移行支援するサポートがあるため、担当者の負担を軽減できます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

顧客からの問い合わせを受けたとき、早期解決は顧客の満足度につながる一方、解決までに時間を要したり放置されままになっていたりすれば”クレーム”に発展します。そのため、顧客の対応履歴を確実に管理し、スピード感を持った対応をしなければなりません。 しかし、「既存の方法では、顧客の対応履歴が正しく管理できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、課題の対応履歴を残す重要性と残せない原因についてご紹介します。 対応履歴を残す重要性を把握し全社に浸透させたい 過去の対応履歴を見返しても要点をつかめないことがある 過去の対応履歴を”ナレッジ”として参照できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、対応履歴を正しく残す重要性を把握しながら、効率的な情報管理を実践できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 対応・未対応履歴を残す重要性とは1.1 （1）対応漏れや二重返信の防止1.2 （2）顧客満足度の向上2 対応履歴を正しく残せない原因3選2.1 原因1｜担当業務の属人化2.2 原因2｜対応リソース不足2.3 原因3｜手順書が不完全3 対応・未対応履歴を残すときのポイント3選3.1 （1）問題の背景を書く3.2 （2）第三者にも伝わる文章を書く3.3 （3）情報共有ツールに情報を蓄積する4 【おすすめ】対応履歴の管理に使える情報共有ツール4.1 社内のあらゆる情報・事例を見やすく蓄積できる「ナレカン」5 【画像あり】対応履歴の正しい残し方6 対応履歴を残す重要性と残せない原因まとめ 対応・未対応履歴を残す重要性とは まずは、対応・未対応履歴を残すべきふたつの重要性を解説します。効率的に顧客情報を管理したり、対応履歴を正しく管理できたりしている企業には、以下の認識が社内に浸透している特徴があります。 （1）対応漏れや二重返信の防止 対応履歴を正しく管理しておけば、対応漏れや二重返信の防止が可能です。 仮に、在宅ワークをしたり、複数の課題を同時並行で進めなければならなかったりする場合「誰がどの課題を対応しているのかがわからない」ケースが発生しやすくなります。結果、対応漏れや二重返信の発生リスクが上がってしまうのです。 一方、対応履歴が適切に管理されていると、未対応の課題もすぐにわかるので、優先順位を柔軟に変更して取り掛かれます。また、”対応に関わる情報を探す”という無駄な時間が発生しないように、履歴ごとに関連情報を細かく紐づけておくこのもポイントです。 （2）顧客満足度の向上 対応履歴を確実に管理すると、顧客ごとに適切な対応がとれ、顧客満足度が向上します。 顧客ごとの対応履歴を管理すれば、やりとりを正確に遡れるので、適切な顧客対応が実現します。また、担当者が不在の場合でも顧客に関する情報を共有しておけば、担当者以外でも対応が可能となり、顧客を待たせてしまうトラブルを回避できるのです。 そのため、解決までの時間が短くなるのはもちろん、過去に蓄積された回答はマニュアル化して活用するなど、横展開できる情報としても使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 対応履歴を正しく残せない原因3選 ここでは、うまく対応履歴を残せない原因について解説します。対応履歴が残らない非効率な環境では業務を円滑に進められないので、以下の原因から対策を講じ、情報の管理・共有がスムーズに行えるようにしましょう。 原因1｜担当業務の属人化 まず、担当業務が属人化してしまったケースが挙げられます。 業務が属人化した状態では、顧客ごとの対応履歴も担当者しかわからないので、急遽休んだり、現場を離れることになったりした場合に業務に遅れが生じます。 加えて、メンバー間で連携が取れていなければ、周囲に必要最低限の情報共有しかしなくなり、作業内容が不透明化してしまうのです。そのため、対応履歴は一元管理し、時間を問わず誰もが把握できるように仕組みを整えましょう。 原因2｜対応リソース不足 次に、履歴を残して管理しておくリソースがないことも原因のひとつです。 企業によっては、履歴を残す作業に時間や労力を割けないケースもみられます。しかし、情報を管理せずに場当たり的な対応になると、担当者によって業務クオリティが異なり、クレームの原因にもなってしまいます。 そのため、対応履歴を正しく残しておくことをルール化しましょう。一方、現場メンバーにとっては業務負荷が増加するので、混乱しないように「対応履歴のどのような情報を残しておくか」を明確にしなければならない点に注意です。 原因3｜手順書が不完全 最後に、手順書が不完全であることも、対応履歴が残らない原因です。 コールセンターや事務をはじめとした定型業務には手順書が必須ですが、「対応履歴を残すという記載がない」ケースもあります。それにより、”対応履歴を残すのは任意の作業”と認識されてしまい、対応履歴が残らない状況を作り出してしまっているのです。 したがって、対応履歴を残すには、手順書に情報管理・共有方法を統一する内容も正しく記載されていなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 対応・未対応履歴を残すときのポイント3選 ここでは、対応・未対応履歴を適切に残すためのポイントを解説します。正しく情報を管理できている企業は、以下のポイントを押さえながら業務を効率的に進めているのです。 （1）問題の背景を書く 対応履歴を残すときは、発生した問題の背景を書く必要があります。 背景を詳細に記載しておけば、担当者が変わっても一目で履歴の詳細がわかるからです。また、異なる課題であっても類似した背景がわかれば、過去の対応履歴を横展開させ、対応コストの削減にも繋がります。 そして、背景はもちろん、「問題」「原因」「解決策」の三点も記載しましょう。残すべき情報がまとまれば、後から振り返るときにもストレスなく内容を把握可能です。 （2）第三者にも伝わる文章を書く 対応履歴は、誰が見てもすぐに内容が理解できるような文章を書かなければなりません。 履歴の確認・共有をするにあたって、第三者が理解するまでに時間がかかると、対応が遅れたり、誤ったやり方をしてしまったりする可能性があります。そこで、履歴を残した後は必ず、文章そのものがわかりやすいかを見直しましょう。 また、文章の体裁について、長文を記載するのではなく「箇条書き」「簡単な図解」も駆使すると、さらにわかりやすく内容や意図を伝えられます。 （3）情報共有ツールに情報を蓄積する 情報共有ツールに情報を蓄積し、一元管理する点もポイントです。 対応履歴の蓄積に紙やExcelを使った管理では、履歴の蓄積はできても「探している情報がどこにあるかわからない」状態になりがちです。とくに、スピードが求められる顧客対応において「情報の検索」に時間がかかると、顧客満足度の低下に影響しかねません。 そこで、「ナレカン」のように、素早く情報へヒットする検索機能が備わったツールを導入すれば、手間なく対応履歴を探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】対応履歴の管理に使える情報共有ツール 以下では、誰でも簡単に対応履歴を管理できるおすすめのツールをご紹介します。 対応履歴を正しく残し、情報共有がスピーディにできるようになれば、作業効率化ひいては顧客満足度の向上にもつながります。しかし、履歴を残す方法が紙では紛失のリスクや視認性の悪さ、Excelではファイルが散乱するデメリットがあるので「残しただけ」で終わってしまうのです。 そこで、「情報を蓄積できるツール」を活用し、社内のナレッジとして情報を残すことはもちろん、ほかの社員がストレスなく情報を振り返れる仕組みが必須です。ただし、欲しい情報に即アクセスできなければ、対応が遅れてしまいます。 そのため、自社が導入すべきツールは、社内の対応履歴をナレッジとして見やすく作成・蓄積できるうえ、検索性に優れた「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「平均0.2秒」の高速スピード検索や「ヒット率100％」の超高精度検索で欲しい情報に素早く正確にたどり着けます。また、電話対応中でも「記事」にメモのように書き込めるうえ、あらかじめ必要項目が書かれたテンプレートを登録しておけば記入漏れも防げるのです。 社内のあらゆる情報・事例を見やすく蓄積できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像あり】対応履歴の正しい残し方 以下は、ナレカンを使ってクレーム対応履歴を残した例です。直接テキスト・画像・表を書き込めるのでメモ感覚で記載できます。 加えて、「ナレカン」にオリジナルのテンプレートを登録すれば、わずかな操作で呼び起こせるので、誰でも簡単にナレッジを蓄積可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 対応履歴を残す重要性と残せない原因まとめ これまで、対応・未対応履歴を残す重要性や残せない原因、対応履歴を残すうえでのポイントを中心にご紹介しました。 対応履歴を正しく残し迅速に対応しておけば、顧客満足度の向上につながりますが、履歴が属人化していたりすぐに振り返れない仕組みでは情報は蓄積されません。そこで、顧客との対応履歴はもちろん、対応手順をマニュアルとして残しておけるツールが有効です。 ただし、管理する内容が触れると、過去の情報は埋もれがちになり、見つけるのに手間がかかります。そのため、情報へのアクセス性が高いツールを選定すべきです。 結論、導入すべきツールは、年月にかかわらず情報を参照しやすく、マニュアルの作成から管理まで一元化できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、対応履歴を確実に残せる体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

企業では、日々膨大な種類のデータを扱っており、その保管場所は多岐にわたります。そうした社内に散在するデータを横断的に検索できる利便性から、「エンタープライズサーチ」が業務効率化の手段として、多くの企業で注目されているのです。 しかし、「エンタープライズサーチを導入したいが、種類が多く自社に適したものがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エンタープライズサーチのメリットやデメリット、選定ポイントを中心にご紹介します。 エンタープライズサーチの概要や機能について知りたい エンタープライズサーチの選び方のポイントを把握したい より検索性に優れたツールを導入して業務効率化を実現したい という方はこの記事を参考にすると、エンタープライズサーチについての理解が深まるだけでなく、自社の情報管理に最適な方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 エンタープライズサーチとは？1.1 エンタープライズサーチの概要1.2 エンタープライズサーチの主な機能2 エンタープライズサーチの効果・メリット2.1 （1）情報収集を効率化できる2.2 （2）社内の情報共有が活性化する3 エンタープライズサーチのデメリット3.1 （1）情報漏えいのリスクがある3.2 （2）検索の精度が落ちる4 【必見】社内のナレッジ管理に最適なツール4.1 高精度検索で社内情報に即アクセス可能な『ナレカン』5 エンタープライズサーチの3つの選定ポイント5.1 （1）検索スピードと精度が十分か5.2 （2）検索機能が充実しているか5.3 （3）サポート体制が整っているか6 エンタープライズサーチの概要やおすすめのツールまとめ エンタープライズサーチとは？ ここでは、エンタープライズサーチの概要や機能についてご紹介します。以下を参考に、まずはエンタープライズサーチへの理解を深めましょう。 エンタープライズサーチの概要 エンタープライズサーチとは、社内に保管された様々なデジタルデータを、保管場所に関係なく一括で横断検索できるシステムです。 企業のデータは、ファイルサーバやクラウドストレージなど、複数の場所に分散して管理されています。その結果、膨大なデータから必要なものを探し出すのには、多くの時間と労力がかかってしまうのです。 そこで、エンタープライズサーチを活用すれば、社内の多様なデータを“インターネット検索”のような感覚ですばやく検索できるため、必要なデータを探すのにかかる時間を大幅に短縮できます。 エンタープライズサーチの主な機能 以下では、エンタープライズサーチの主な機能について表にまとめました。 検索機能 以下は、検索機能についてまとめた表です。 機能 内容 横断検索 保管場所や保存形式にかかわらず、多様なデジタルデータを横断して検索できる機能です。社内サーバーやクラウドストレージ内など、社内データを保管している場所を幅広く検索します。 絞り込み検索 検索対象の範囲を指定できる機能です。特定のフォルダや最新更新日時などの条件で、絞り込んで検索できます。 あいまい検索 検索語句と完全に一致していなくても、類似したデータを検索結果として表示する機能です。スペルミスや表記ゆれ、類義語などに柔軟に対応しています。 自然文検索 あいまい検索の技術を応用させたもので、話し言葉のような長文から検索できる機能です。たとえば、「〇〇ツールの使い方は？」と検索すると、キーワードに応じた検索結果が表示されます。 このように、エンタープライズサーチはさまざまな検索方法に対応しています。 便利機能 以下は、さらに情報収集を効率化する便利機能についてまとめた表です。 機能 内容 サジェスト機能 検索窓にキーワードの一部を入力すると、検索候補となるワードを一覧で表示する機能です。過去に検索された情報をもとに表示するため、効率的に検索できます。 サムネイル機能 検索結果画面に、データの内容がわかるサムネイル画像を表示する機能です。データの中身を開かなくても内容がわかるため、目的の情報を見つけやすくなります。 アクセス権限管理機能 データの種類ごとに、閲覧できるユーザーを制限できる機能です。特定の社員のみに閲覧を許可したいデータには、制限を設定することで情報漏えいのリスクを防げます。 情報収集機能（RSS） 頻繁に使用するWebサイトの更新情報を配信する機能です。社員がよく使用するサイトを登録しておけば、効率的な情報収集が可能になります。 このように、エンタープライズサーチには検索機能をはじめとした豊富な機能が備わっています。そのため、導入前に自社に必要な機能を把握しておくことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチの効果・メリット 以下では、エンタープライズサーチの導入によって得られるメリットについて解説します。以下を参考に、自社での使用イメージを膨らませましょう。 （1）情報収集を効率化できる メリットの1つ目は、情報収集を効率化できる点です。 企業ではさまざまな情報が異なる形式や場所で保管されており、目的の情報を探すのに手間がかかりがちです。そこで、エンタープライズサーチを導入すれば、社内のあらゆる情報を横断的に検索でき、必要な情報を短時間で見つけられます。 一方で、いつ更新されたのかわからない古い情報や、共有するつもりではなかった個人的なデータが検索結果に表示される場合もあるため、アクセス権限の設定といったセキュリティ対策を徹底する必要があります。 （2）社内の情報共有が活性化する メリットの2つ目は、社内のナレッジ共有が活性化する点です。 エンタープライズサーチを活用することで、部署や職種にかかわらず、全社員が社内情報に広くアクセスできるようになります。その結果、部署内はもちろん、他部署や他職種の社員が持つ情報まで活発に活用され、部署間の連携強化にも貢献するのです。 さらに、管理機能がある製品を使えば、検索履歴などをもとに社内の利用状況を把握可能です。そのため、社内全体や各部署で求められているナレッジを分析し、社内で本当に必要な情報を見極めることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチのデメリット 以下では、エンタープライズサーチの導入によるデメリットについて解説します。多くのメリットが得られる一方、以下のようなリスクもあるため注意しましょう。 （1）情報漏えいのリスクがある デメリット1つ目は、情報漏えいのリスクがある点です。 エンタープライズサーチの導入によって、データの検索範囲が広がり、それまで閲覧することのなかった機密情報や個人情報にも容易にアクセスできるようになります。そのため、不適切な権限設定や管理ミスによって、情報漏えいのリスクが高まるのです。 また、エンタープライズサーチはデータの移行不要で利用を開始できるメリットがある一方、セキュリティを確保するには厳密なアクセス権限の設定や、運用ルールの作成が必要な点に注意しましょう。 （2）検索の精度が落ちる デメリット2つ目は、検索の精度が落ちる点です。 エンタープライズサーチを使用することで、社内のあらゆるデータを横断的に検索できる一方で、何年も更新されていない古いデータや類似した情報が、検索結果として大量に表示されてしまいます。 その結果、目的の情報を探すのに時間がかかり、かえって情報収集の効率が下がる恐れがあるのです。したがって、データを定期的に整理したり、重要な情報や活用されている情報を精査して一か所に集約したりすることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内のナレッジ管理に最適なツール 以下では、社内のナレッジ管理に最適なツールをご紹介します。 エンタープライズサーチを導入することで、情報収集や社員間の情報共有がスムーズになり、業務効率化を実現できます。ただし、情報漏えいのリスクや、古いナレッジの更新不足によって検索性が下がるデメリットには注意しなければなりません。 そこで、本当に必要なナレッジや実際に活用されているナレッジを一元管理し、目的の情報へすぐにアクセスできる仕組みを整えましょう。とくに、既存データの移行支援があれば、導入の手間を大幅に減らし、スムーズな運用が可能になります。 結論、自社が導入すべきなのは、導入支援によって社内で活用されているナレッジを簡単に移行でき、超高精度の検索機能で目的の情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、添付ファイルや画像内の文字も検索する「ファイル内検索」や「OCR検索」のほか、“上司に質問するように探せる”「AI検索」で、必要な情報に即アクセスできます。また、「利用状況レポート」でナレッジの活用状況をひと目で把握できるのです。 高精度検索で社内情報に即アクセス可能な『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチの3つの選定ポイント 以下では、エンタープライズサーチの選定ポイントを3つご紹介します。エンタープライズサーチの導入には多額の費用がかかるため、以下のポイントを意識して慎重に選定しましょう。 （1）検索スピードと精度が十分か 1つ目のポイントは、検索スピードと精度が十分であるかです。 エンタープライズサーチは、製品によって検索対象にできるデータ量や検索精度にばらつきがあります。そのため、検索対象にしたいデータ量が多い場合は、自社の全データから正しい情報を検索してくれるかを必ず確認しましょう。 とくに、膨大な情報を扱う大企業では、検索スピードと精度が不十分だった場合、読み込みに時間がかかったり無関係の情報が大量にヒットしたりしてかえって業務効率が下がる恐れがあるのです。 （2）検索機能が充実しているか 2つ目のポイントは、検索機能が充実しているかです。 エンタープライズサーチでは、社内の膨大な情報を横断的に検索します。そのため、検索機能が不十分だと目的の情報を探すのに手間がかかり、非効率です。 したがって、「横断検索」や「絞り込み検索」のような検索機能だけでなく、「あいまい検索」や「自然文検索」など高度な機能を備えた製品を選ぶことで、効率的に必要な情報を収集しましょう。 （3）サポート体制が整っているか 3つ目のポイントは、サポート体制が整っているかです。 エンタープライズサーチの導入時には、機密情報や個人情報を守るために厳格なアクセス権限の設定が必要です。しかし、社内の全ての情報に権限を設定するには、多大な時間と労力がかかります。 そのため、アクセス権限の設定や運用方法についてのサポートが受けられるかを確認しましょう。また、長期にわたって効果的に活用するには、導入後の効果を測定し、活用を促進するアフターフォローがあるかどうかも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチの概要やおすすめのツールまとめ これまで、エンタープライズサーチのメリットやデメリット、選定ポイントを中心にご紹介しました。 エンタープライズサーチを導入すると、社内の情報収集が容易になり、社員間のコミュニケーションも円滑になります。しかし、古いナレッジが更新されないまま放置されていると、似たような情報が散在しかえって検索性が下がる恐れがあるのです。 したがって、社内の最新情報や活用されているナレッジを一元管理して、効率的に情報収集できる仕組みを整えましょう。とくに、「社内での利用状況がわかるツール」であれば、本当に活用されているナレッジを把握できます。 結論、自社の情報管理には、超高精度の検索機能で目的の情報をすぐに見つけられ、利用状況もひと目で把握できる『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報を効率的に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

日々仕事をしていると、企画書や議事録などのファイルは次々と増えていきます。そこで、ファイルを管理するために「エクセル（Excel）」を使うこともあるのです。 しかし、エクセルは使い始めるハードルが低いものの、「エクセルでファイル管理する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エクセルでファイル管理する方法やテンプレートを中心にご紹介します。 ファイルの保存場所が分からなくなる管理方法をやめたい エクセルで上手くファイル管理する方法を知りたい 簡単かつ効率的に情報管理できるツールがあれば使いたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルを上手く管理する方法が分かり、業務効率を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 エクセルでファイル管理する3つの方法1.1 （1）ファイル管理のルールを決める1.2 （2）ファイル管理表を作成する1.3 （3）バージョンを管理する2 エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート3 エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット3.1 （1）管理が属人化する3.2 （2）中身を確認できない3.3 （3）階層管理できない4 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは4.1 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」5 エクセルでファイル管理するやり方まとめ エクセルでファイル管理する3つの方法 ここでは、エクセルでファイル管理をする方法をご紹介します。以下を参考に、エクセルで実際に管理するイメージを掴みましょう。 （1）ファイル管理のルールを決める はじめに、エクセルでファイル管理をするうえでのルールを定めましょう。 ファイル名の記載方法を統一すると、ファイルの内容を把握しやすくなるうえ、後からの検索も容易です。たとえば、「番号_ファイルの中身の概要」といったように記載ルールを決めると、タイトル順（昇順・降順）で見やすい状態で並び替えができます。 したがって、エクセルでファイル管理するうえでは、あらかじめファイル名などに関するルールを明確にして、全体に共有しましょう。 （2）ファイル管理表を作成する ファイル管理表を作ると、ファイルの保存場所をすぐに確認できます。 ファイルの作成日や保管されているフォルダ名、階層をまとめた表を作ると「どこに・どのファイルがあるか」が一目で確認できます。また、「アクセス日が反映される関数」などを使うと、自動で情報が入力されて便利です。 ただし、関数を使うと、ITに詳しくない社員がうまく編集できない可能性があるので注意しましょう。 （3）バージョンを管理する ファイルを更新したら、その都度バージョン管理しましょう。 同じファイルを複数人で共有すると、元のファイルのほかに「元のファイルのコピー」「Aさんが修正したファイル」など、次々とファイルが増えていきます。そのため、常に最新のファイルがどれかが把握できるように、バージョン管理を徹底しましょう。 ただし、それでは「ファイルが増えていく」という根本的な問題は解決されません。一方、編集履歴が自動で保存され、かつ必要に応じて復元できる「ナレカン」であれば、ファイル数を増やすことなく情報を更新していけるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート こちらは、エクセルで使えるデータ管理表のテンプレートです。 ファイル名や保存場所はもちろん、部署や概要などの入力欄があるため、ファイルの内容を一目で確認できます。ただし、最終更新日などの記入欄はないため、用途に合わせてカスタマイズする必要がある点に注意しましょう。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット ここでは、エクセルでファイル管理をするデメリットをご紹介します。以下のデメリットを踏まえたうえで、エクセルでファイル管理するか否か判断しましょう。 （1）管理が属人化する 1つ目のデメリットは、ファイルの管理が属人化することです。 エクセルで関数やマクロを使って管理すると、ITに詳しくない社員が操作できず、管理作業が属人化しやすいです。また、ファイルをデバイス本体に保存してしまい、ほかのメンバーに共有されないケースもあります。 以上のように、エクセルでファイル管理すると作業が属人化して、メンバーの退職時などに業務が滞るリスクが高いです。 （2）中身を確認できない 2つ目のデメリットは、ファイルの中身を一目で確認できないことです。 エクセルでは、ファイル名と保存先しか一覧で表示されないため、開くまで内容を把握できません。たとえば、エクセルでバージョン管理をしている場合、「このバージョンはどのような変更を加えたものか」が開くまで分からないのです。 このように、ファイルの中身を一目で確認できないと、必要な情報を見つけるのに時間がかかります。 （3）階層管理できない 3つ目のデメリットは、階層管理ができない点です。 ファイルを一カ所にまとめて管理するうえで、フォルダのような階層構造は欠かせません。「親フォルダ＞子フォルダ＞孫フォルダ…」というように階層的に管理することで、ファイル同士の関係性が明確になり、情報の検索性を高めることにつながります。 しかし、エクセルには、シートを階層化する機能は備わっていません。そのため、エクセルでファイル管理をする場合、1つのシート上に情報が密集してしまい、ファイル管理が入り乱れてしまう点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは 以下では、最も簡単に社内の情報を管理する方法をご紹介します。 エクセルでファイル管理すると、ルールの徹底やバージョン管理などの手間がかかるうえ、管理作業が属人化しやすいです。また、目的の情報を見つけるためには、わざわざファイルを開いて中身を確認しなければならず時間がかかります。 したがって、社内情報を上手く管理するには「情報を簡単に整理・共有できるツール」を導入すべきです。ただし、多機能なツールは操作が複雑で社内に浸透しないので、社員のITスキルにばらつきがある大企業では「シンプルな操作性」のツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、「記事」と「フォルダ」のシンプルな構造で情報を管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に1つずつファイルを添付し、部署や業務ごとに「フォルダ」を階層化していく管理方法であれば、管理表がなくても必要なファイルがすぐに見つかります。また、「添付ファイル内検索」も可能なので、欲しい情報を的確に探し出せるのです。 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルでファイル管理するやり方まとめ ここまで、エクセルでファイルを管理する方法やデメリットを中心にご紹介しました。 エクセルでファイル管理するには、ファイル名の工夫やバージョン管理を徹底しなければならず手間がかかります。また、複雑な関数やマクロを使ったり、デバイス本体にファイルを保存したりすると、管理作業が属人化しやすいです。 それゆえ、ファイル管理にはエクセルではなく、「情報をスムーズに管理・共有できるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、結果的に情報管理の属人化を防げません。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に情報管理できる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

仕事のメールチェックは、出勤してまずはじめに取りかかるほど、必須な業務だと言えます。しかし、一度に大量のメールを捌くのは負荷が重く、仕事とは関係のない営業メールが届くことも多いため、重要なメールを見落としてしまうケースも少なくありません。 そのため、”取引先から対応を催促するメールを受信していても、受信メールをすぐに察知できずに対応が遅れてしまった”という経験がある方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説します。 メールを見落としていたため、相手に誠意が伝わるお詫び文を考えたい メールに気が付かない原因を把握して対処したい メールをはじめとする社内情報を漏らすことなく確認できるツールが欲しい という方は今回の記事を参考にすると、仕事のメール見落としを予防する方法がわかり、確認ミスを起こさない対応方法を実践できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メールを見落としてしまったときにすぐにやるべきこと1.1 （1）お詫びメールの返信をする1.2 （2）電話で第一報を入れる2 お詫びメールの基本的な書き方3 【シーン別】お詫びメールの例文3.1 社外向けのお詫びメール3.2 社内向けのお詫びメール3.3 返信を催促するメール（番外編）4 メールを見落としたお詫び文を書くときの3つのポイント4.1 （1）言い訳をせず理由を書く4.2 （2）誠意を伝える4.3 （3）今後の対応を伝える5 メールを見落としてしまう3つの原因5.1 原因1｜メールを確認する時間がない5.2 原因2｜メールの優先順位付けができていない5.3 原因3｜メールの振り分けができていない6 【すぐできる】メールの見落としを防ぐ対処法6.1 対処法1｜メールを適切に整理して管理する6.2 対処法2｜メールを見落とさない仕組みをつくる7 【これで対策】ビジネスメールを見落とさない仕組みとは7.1 情報を流れることなく管理でき、対応漏れを防げるツール「ナレカン」7.2 ナレカンで情報管理する例8 メールの見落としの原因と対処法まとめ メールを見落としてしまったときにすぐにやるべきこと まず、メールを見落としてしまった際には、相手に即連絡を入れることが最も重要です。そこで以下では、メールと電話を使ったお詫びの方法を紹介します。 （1）お詫びメールの返信をする 見落としに気づいたら、迅速にお詫びのメールを送りましょう。 メールには最初と最後にお詫びの言葉をいれ、誠意をもって謝罪を伝えることが大切です。さらに、メールの内容が重要なものでなくても、気が付いた時点で即座に対応し、「返信がなかなか来ない」という相手の不安を取り除かなければなりません。 誰でもミスはしてしまうものですが、重要なのはその後にどう対応するかです。見落としをしてしまったら、誠意をもってすぐに謝罪のメールを送りましょう。 （2）電話で第一報を入れる 相手に直通または相手の会社につながる電話番号を把握しているのであれば、電話でお詫びの連絡を入れる手段も有効です。電話で連絡するときには、下記にもとづいてお詫びの意思を伝えましょう。 まず、不手際によりメールを見落としてしまった旨の謝罪をします。このとき、言い訳と捉えられる内容は伝えず、真摯に謝罪することがポイントです。 次に、何時までに回答すれば問題ないかorこのまま電話口で回答しても問題ないかを尋ねましょう。 最後に、今後は見落としによる迷惑をかけることがないように、一層努める旨のお詫びを伝えます。 なお、電話口で質問内容に回答したら、通話後にあらためてメールで回答内容を返信するか、会話内容のメモを社内メンバーに共有しておきましょう。回答済みであることの証跡が残り、あらたなトラブルの防止になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お詫びメールの基本的な書き方 お詫びメールを送るときは、以下の構成と書き方を意識すれば、相手にわかりやすく経緯を説明できます。 宛名 挨拶・自己紹介 お詫び 返信が遅れた原因 今後の対策 締めの挨拶 上記に加えて、件名には「〇〇についてのお詫び」などを記載することで、相手がお詫びメールだと一目でわかるようにすべきです。また、メール文を書き終えたら誤字・脱字がないかを入念にチェックしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【シーン別】お詫びメールの例文 ここでは、メールを見落としてしまったときに相手に送るお詫びメールの例文をご紹介します。お詫びメールは迅速さが大切なので、例文を参考に素早く作成しましょう。 社外向けのお詫びメール 以下では、社外向けにお詫びするときに使えるメール文をケース別に紹介します。 ケース1.【取り急ぎお詫びを伝える】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社▲▲の××です。 この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。 ○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。 いただいた内容につきまして、至急確認し、遅くとも本日〇日の〇時までには回答させていただきます。 大変恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございません。 今後はこのようなご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。 以上でございます。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ ケース2.【お詫びとともにメール内容に返信する】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社▲▲の××です。 この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。 ○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。 今後はご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。 いただいたメールについての内容でございますが、(回答内容)～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～となります。 その他ご不明な点などございましたら、いつでもご連絡くださいませ。 以上でございます。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ このように、他社へメールを送信するときは、相手の会社名のほかに自社名を明記することも忘れないようにしましょう。 社内向けのお詫びメール 以下では、社内向けにお詫びメールを送るときの例文を紹介します。 【案内の回答期限が過ぎてしまったことをお詫びする場合】 〇〇さん お疲れ様です。 ▲▲（部署名）の××（氏名）です。 先日ご案内をいただいた◇◇の件で、ご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。 2日も期限が過ぎてしまいましたが、まだ間に合えばと思い、回答させていただきます。 この度は私の不注意により連絡が遅れ、ご迷惑をおかけしたこと、重ね重ねお詫びいたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ 以上のように、社内用にメールを送る場合は、社名の代わりに部署名や所属先を明記してから本題に入りましょう。 返信を催促するメール（番外編） 以下では、メールの返信がなかなか返ってこないときに使える例文を紹介します。 【メールの見落としを相手に指摘する場合】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社▲▲の××です。 念のため伺いたいのですが、先日お送りしたメールのご確認はお済みでしょうか。 ご多忙と存じますが、業務の関係上、来週までにご返事をいただけますと幸いです。 すでに対応して頂いている場合は、ご放念ください。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ このように、返信を催促するときは、「いつまでに対応して欲しいか」まで記載するようにすべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを見落としたお詫び文を書くときの3つのポイント ここでは、メールを見落としたお詫び文を書くときの3つポイントを紹介します。内容次第では、今後の関係性を悪化させかねないため、以下のポイントを踏まえましょう。 （1）言い訳をせず理由を書く まず、言い訳をせず端的に遅れた理由を記載しましょう。 連絡が遅れたうえで言い訳をすると、自社の印象がさらに悪くなってしまいます。その結果、信頼関係がなくなり今後の取引に影響する恐れがあるのです。 また、遅れた理由を長文で記載していると言い訳がましい印象になるので、遅れた理由は簡潔にまとめたうえ、言い訳をせず謝罪する必要があります。 （2）誠意を伝える 次に、相手側に対して誠意をもって見落としをお詫びしましょう。 メールの見落としが発生すると、連絡を待っている相手側は業務が進まなくなってしまいます。したがって、相手の時間を奪ったことを認識し、誠意をもった謝罪が必要です。 ミスを受け止めていると相手側に伝われば、今後の信頼関係回復につながります。そのため、始めの挨拶で謝罪をしたあと、改めて締めの挨拶でお詫びの言葉を添えるようにすると好印象です。 （3）今後の対応を伝える 最後に、今後の対応を伝えましょう。 メールを見落とされた相手側は、再びミスが発生するのではないかと不信感を抱いています。そのため、信頼回復のためにも「次はどのように対応してミスを予防するのか」を伝える必要があります。 返信が遅れた原因を説明したら、その原因を防ぐための対策を具体的に述べ、ミスの再発防止に努めていく姿勢を示しましょう。とくに、相手側に損害が発生する場合は対応の仕方も記載しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを見落としてしまう3つの原因 メールの見落としは不注意により発生するものですが、不注意を引き起こしてしまう原因をご紹介します。以下に当てはまる人は根本的な要因を理解し対策を講じるべきです。 原因1｜メールを確認する時間がない メールチェックの時間が十分にとれていなければ、メールの受信に気づかず見落としてしまう可能性が高くなります。 とくに、自身がCCに含まれている場合も含め、メールチェックする時間を捻出しなければ、大雑把な確認で終ってしまい見落としにつながります。また、元々のタスク量が多すぎる場合も対応の時間はなくなりがちです。 そのため、一日のうち「この時間帯にメールを確認する」というスケジューリングをしたり、メンバーのタスク量を見直したりする作業が必要になります。 原因2｜メールの優先順位付けができていない メールの優先順位を決めず場当たり的に対応していることも、見落としが発生します。 受信メールが来るたびに対応していては、何から対応すればいいか不明確になるため、重要なメールがあることを見落としてしまいます。とくに、優先順位付けで迷う場合は「緊急度」と「重要度」を軸にして優先度を判断するのがおすすめです。 そのため、来たメールの内容はもちろん、件名や受信日時からも順序を決めましょう。 原因3｜メールの振り分けができていない メールの振り分けができておらず、どのメールに対応したかがわかりにくくなってしまうことも原因のひとつです。 すべてのメールを「デフォルトの受信ボックスひとつ」で管理している場合、顧客からの必要なメールと不要な営業メールが混ざってしまいます。とくに、取引先が多いほど、振り分けがされていなければ対応漏れが発生しやすいです。 そこで、メールを見落とさないためには「ナレカン」のように、受信したメールを「顧客先名」や「案件名」でカテゴリ化した「フォルダ」へ適切に振り分けられるツールを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐできる】メールの見落としを防ぐ対処法 ここでは、メールの見落としを予防する対処法を紹介します。すぐにできる方法となるので、メール管理が煩雑でトラブルになりかけている場合は即実践しましょう。 対処法1｜メールを適切に整理して管理する まずは、メールの「情報が見やすく管理されている」状態を作りましょう。メールが適切に整理できていれば、見落とすリスクがなくなります。 具体的には、受信時に自動でメールを分類化できるフォルダ分けや、重要なメールを目立たせるための目印づけがおすすめです。このように、自動振り分けや目印づけを活用したうえで、対応順を決めると順序だててメールが確認可能になります。 メールの受信ボックスを整理して対応が必要なものだけに分類できれば、対応の優先順位を間違えることなくメール返信に専念できるのです。 対処法2｜メールを見落とさない仕組みをつくる メールの管理方法そのものを、見落としが生まれない仕組みに変えてしまえば、メール対応が漏れることはありません。具体的には、以下の2パターンが挙げられます。 メールを「ITツール」上で管理する まず、メールを情報管理ツール上に転送して、見落としを防ぐ方法が挙げられます。ツールによっては、アドレスごとに転送先の「フォルダ」を指定できるので、手動で受信ボックスを移動させたり、メールが埋もれたりする面倒を解消します。 ITツール上でやりとりする そもそものやりとりにメールではなく、”チャットツール”や”情報管理ツールを活用する方法もあります。ただし、チャットでは結局情報が流れてしまうので「あらゆる情報をストックし、メンバーに即共有できる情報管理ツール」が最適です。 以上のように、社内の体制を一から見直し、見落としを防ぐ仕組みを構築していくのも有効です。なかでも、メール転送機能に加え、情報をストックできる「ナレカン」のようなツールであれば、社内外のやりとりに対応できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで対策】ビジネスメールを見落とさない仕組みとは 以下では、メールの情報を簡単に管理するのに最適なアプリをご紹介します。 メールの見落としは業務の中断を引き起こし、取引先とのトラブルや社内評価の低下にもつながるため、十分に気を付けなければなりません。しかし、メールの特性上、複数の異なる案件のメールが次々に届くため、重要なメールが埋もれてしまい見落としがちです。 そこで、社内外の情報共有には「ITツール」を活用し、情報をすぐに確認できる体制を整えましょう。なかでも「フォルダ機能を備えたツール」であれば、差出人や締め切り期日などテーマに分けて情報を管理できるため、あとから見返しやすく、他の案件と混ざることもありません。 結論、メールの見落としを防ぐには、案件ごとにメッセージが流れることなくやり取りできるうえ、テーマ別に「フォルダ」に分けて管理可能な「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、社内外のメールを「記事」に自動転送できるので、重要なメールが埋もれる事態を防げます。さらに、新たに作成・更新された「記事」は、新着順に一覧表示されるうえ、閲覧していない記事は「青色」で表示されるので”気づかず漏れてしまった”という課題を解決します。 情報を流れることなく管理でき、対応漏れを防げるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで情報管理する例 以下では、「ナレカン」のホーム画面です。 ナレカンでは、テーマごとに作成した「フォルダ」に情報を振り分けて管理できるので、どこにどのような情報があるのかわかりやすく整理可能です。また、社内全体にアナウンスしたい内容は、上図のように全体に周知できます。 加えて、各フォルダに振り分けた「記事」には「メッセージ」を紐づけられるため、他の案件に埋もれる心配がありません。さらに、送信先の相手に「通知」がいくうえ手軽にリアクションも付けられるので、対応漏れを未然に防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの見落としの原因と対処法まとめ ここまで、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説してきました。 メールを見落としてしまう原因として、「さまざまな案件が一か所に届く」ことが挙げられます。また、チャットでやり取りする場合でも、情報が混ざったり流れたりしてしまい、見落としが起こるリスクが高いのです。 そこで、あらかじめテーマごとに「フォルダ」を用意しておき、そのフォルダ内の「記事」に情報を書き込んでいく仕組みを整えれば、複数の案件が並走しても情報が混ざる心配がありません。 結論、メールの見落としを防ぐには、日常使いするメールの内容を自動転送し、流れることなストックできるツール『ナレカン』が必須です。また、ナレカンの「記事」には「コメント」を紐づけられるので、やりとりが従来しても流れる心配が一切ありません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報を整理し、メールの見落としをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

紙やエクセルを使って社内情報をまとめると、書類の管理が煩雑になりがちです。そこで、データ化した書類をファイルマネージャーアプリを使って管理すると、スマホやPCで情報を適切にストックできるようになります。 とはいえ、「ファイルマネージャーアプリを導入したいが、どれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介します。 ファイルマネージャーアプリを比較して、自社に合うものを選びたい ファイルマネージャーアプリの概要や選定ポイントを把握したい 社内の情報を簡単に一元管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ファイルマネージャーアプリを選ぶ際の基準が分かり、自社の環境に合ったアプリを導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルマネージャーとは？2 【iPhone/Android対応】おすすめのファイルマネージャーアプリ5選2.1 【ナレカン】大規模企業のファイル管理を最適化するツール2.2 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール2.3 【Google Drive】無料でも使える大容量のストレージツール2.4 【OneDrive】Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス2.5 【Clipbox +】幅広いファイル形式に対応しているアプリ3 比較表｜人気のファイルマネージャーアプリ5選4 ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイント4.1 （1）クラウド型であること4.2 （2）使いやすいこと4.3 （3）セキュリティが高いこと4.4 （4）日本語対応していること4.5 （5）検索しやすいこと5 iPhone/Androidのデフォルトファイル管理アプリの使い方5.1 iPhoneのデフォルトアプリ5.2 Androidのデフォルトアプリ6 おすすめのファイルマネージャーアプリ5選まとめ ファイルマネージャーとは？ ファイルマネージャーとは、写真や書類をデータ化したファイルを閲覧・管理できるITツールです。 ファイルマネージャーを活用すると、管理が煩雑になりがちな書類や画像の整理も容易になり、社内情報を一元管理できます。たとえば、顧客情報を紙で管理すると、「紛失リスク」や「一人が持ち出すとほかの従業員が閲覧できなくなる問題」が生じてしまいます。 そこで、ファイルマネージャーを使えば従業員が各自の端末を通して時間や場所を問わず情報を閲覧できるので、情報共有の確実性・スピードが向上するうえ、紛失する心配もありません。ただし、社外秘情報が漏れないよう取り扱いには注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iPhone/Android対応】おすすめのファイルマネージャーアプリ5選 以下では、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選をご紹介します。 ファイルマネージャーを全社的に使い始めると、とくに大企業ではファイルの量が多いため、整頓されないまま放置されてしまいがちです。ファイルが散在している状態では、古い情報が埋もれてすぐに見つけられなくなり、業務の進行が滞ってしまいます。 したがって、「必要な情報をすぐに見つけ出して適切にファイル管理できるツール」を導入しましょう。ただし、多機能なアプリを導入してもITツールに不慣れなメンバーが使いこなせないので、「シンプルな操作性であるか」も重要なポイントです。 結論、自社で導入すべきは、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセスでき、大企業でも全社員が簡単にファイル管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した情報は、「AIによる自然言語検索」「添付ファイル内検索」などの超高精度の検索機能ですぐに探し出せます。また、AIがファイルの内容を要約して記事化してくれる機能もあるため、ファイルの中身をナレッジとして活用できるのです。 【ナレカン】大規模企業のファイル管理を最適化するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ファイル共有＞ ここでは、ナレカンでファイルを共有する方法を紹介します。 まず、ナレカンの新規投稿画面を開きます。次に、下の[ファイル添付]をクリックして、共有ファイルを選択します。最後に、[開く]をクリックしましょう。 すると、以下のように、ファイルを記事に添付できます。この記事を公開することで、メンバーにリアルタイムで共有可能です。 公開した記事は以下のように表示され、多階層のフォルダで部署や案件ごとに整理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール Stockはナレカンと同様に、大容量のファイルを管理・共有するのに便利なツールです。 「Stock」の「ノート」には、ファイルに加えテキストや画像・動画も残せます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」機能が備わっているため、必要な資料を参照しながらタスク管理ができるうえ、情報が混在することなくやり取りできるのが特徴です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料でも使える大容量のストレージツール ＜Google Driveの特徴＞ Google関連の様々なビジネスアプリを活用できる 無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算ソフト「Googleスプレッドシート」などを使って、Google Driveの画面から直接書類を作成できます。 基本無料で利用できる Google Driveは全ての機能を無料で15GBまで利用可能です。ほかのサービスと比べて無料で使える保存容量が大きいのも特徴です。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ ファイル共有機能 アップロードしたファイルを任意のメンバーに共有できる機能が備わっています。共有したいファイルの右上にある「︙」から「共有」＞「共有」を選択して、メンバーのメールアドレスを入力するとファイルを共有できます。 ただし、共有のたびに”アクセス制限”を設定する必要があるため、手間がかかってしまう点に注意です。 検索機能 Google Driveの検索機能は充実しているので、「ファイル名」だけでなく「キーワード」や「データ情報」からも検索をかけられます。必要な情報に、すぐにたどり着きたいシーンに最適です。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイル管理が面倒 Google Driveではファイルを階層的に管理するため、ファイルが増えるほどフォルダの階層が深くなり、古い情報が埋もれてしまいがちです。 検索の精度が低い 利用しているユーザーからは「ドライブ内を検索する際に、PDFやデータの中の文字まで拾ってヒットさせてくれるので助かっていますが、もう少しその精度が上がるといいと思います。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ Google ドライブ無料からでも利用可能ですが、Google Workspaseを契約（有料化）することで、ほかのGoogleアプリも利用できるようになります。 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス ＜OneDriveの特徴＞ 共同作業に最適 Microsoft社が提供する「Word」「Excel」「PowerPoint」などを使った、リアルタイムでの共同作業が簡単にできます。 オフラインでも作業可能 オフラインでも編集可能で、編集箇所はインターネットに接続した際に自動的に同期されます。そのため、移動中や移動先での編集に便利です。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ バックアップ機能 アップロードしたデータはクラウド上に保存され、バックアップができます。そのため、PCの買い換え後にデータ移行する手間がかからない点がメリットです。 共同編集機能 社内外のメンバーを招待すれば、共有相手もファイルの閲覧・操作・ダウンロードができます。複数人で情報の更新をしたい場合に役立つのです。 ＜OneDriveの注意点＞ 年間サブスクリプション制 ほとんどのプランが「年払い」のみなので、短期間での解約がしづらいです。そのため、機能や金銭・教育コストなどをよく検討したうえで導入する必要があります。 同期の失敗が多い 利用しているユーザーからは「ファイルの同期失敗が、やはり多いです。3年前から使っていますが、いまでも安定していない印象を持っています。」という声があります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ 有料プランには、Microsoftの他のアプリも含まれた「Microsoft 365（旧Offie 365）」の料金も含まれます。 Microsoft 365：0円（家庭向け） OneDrive for Business：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Clipbox +】幅広いファイル形式に対応しているアプリ ＜Clipbox +の特徴＞ スマホでのファイル管理に特化している iPhoneやAndroidなどのスマートフォンや、iPadからファイル管理しやすいようなデザインになっています。 動画や音楽を保存するのに適している テキストやPDFの閲覧のほか、動画や音楽ファイルを簡単に再生・保存できるファイル管理アプリです。 ＜Clipbox +の機能・使用感＞ 保存できる容量の制限がない Clipbox +は「ファイルをダウンロードして保管するツール」なので、保存できるファイルの容量に上限がありません。ただし、保存先が端末自体になるので、端末の空き容量には左右されます。 ファイルにパスワードを設定できる 「パスロック」をクリックすることで、ダウンロードしたファイルにパスワードを付けることができます。他の人に見られたくないファイルを非表示にしたいときに適しています。 ＜Clipbox +の注意点＞ PCに非対応 iPhone/iPad/Android以外の端末では利用できません。 広告が表示される 利用しているユーザーからは「アプリを起動する度に動画広告が表示される」という声があります。（参考：App Store） ＜Clipbox +の料金体系＞ 無料で使用できます。 Clipbox +の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜人気のファイルマネージャーアプリ5選 以下は、紹介したツールの比較表です。料金や特徴を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン Stock Google Drive OneDrive Clipbox + 特徴 大規模企業のファイル管理を最適化するツール もっとも簡単にファイル管理できるツール 無料でも使える大容量のストレージツール Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス 幅広いファイル形式に対応しているアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 【×】※ただし、Teamsと連携すれば可 【×】 リアルタイム共有 【〇】 【〇】 【×】※同時編集は可 【×】※同時編集は可 【×】※共有機能がない 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、電子署名の機能はない ファイル管理が面倒 年間サブスクリプション制である PCに非対応 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：749円/月～ ・無料 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「Clipbox +」の詳細はこちら ファイルマネージャーアプリを選定するときは、自社に必要な機能が過不足なく備わっているものを選びましょう。 ビジネスでは、共有した資料をもとに、メンバーと話し合う場面が多く存在します。そのため、単純にファイルを管理できるだけでなく「スムーズに共有できる機能」や「メッセージ機能」も兼ね備えた情報共有ツールが最適なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイント ここでは、ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイントをご紹介します。自社に適したアプリを活用できている企業は、以下のポイントを押さえているのです。 （1）クラウド型であること 1つ目に、ビジネスにおいて、ファイルマネージャーアプリは「クラウド型」の活用が大前提です。 取り込んだファイルを特定のデバイスでしか閲覧できないアプリを使うと、管理が属人化してしまい、スムーズに情報共有できません。そのため、自社の情報を一元管理するには、ほかのデバイスからも管理できる「クラウド型のアプリ」を使うことが必須です。 このように、クラウド型のファイルマネージャーアプリを活用すると、社内外のどこからでも情報を閲覧・編集できるうえに、社内で簡単に共有できます。 （2）使いやすいこと 2つ目に、使いやすいファイルマネージャーアプリを選ぶことも重要です。 社内情報を一元管理するには、メンバー全員が使いこなせるファイルマネージャーアプリを導入しなければなりません。多機能で操作が複雑なアプリでは、ITに不慣れなメンバーが使いこなせず情報共有に手間がかかるうえ、次第に使われなくなる恐れがあるのです。 そのため、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性のアプリを活用しましょう。様々なメンバーが使うことを意識して、「全社での情報共有のために、過不足のない機能を備えたアプリ」を選ぶべきです。 （3）セキュリティが高いこと 3つ目に、セキュリティの高さも重要なポイントです。 社内の機密情報が確実に守られなければ、情報漏えいのリスクが高まります。また、情報を社外で閲覧していると第三者に盗み見られたり、フリーWi-Fiを通してハッキングされたりする恐れもあるのです。 そのため、「十分なセキュリティ対策がされているか」や「アクセス権限を設定できるか」を必ず確認しましょう。加えて、アプリのみに頼るのではなく、従業員へ”情報漏えいのリスク”や”注意の必要性”を周知する取り組みも重要です。 （4）日本語対応していること 4つ目に、日本語対応しているかを確認しましょう。 ファイルマネージャーアプリの中には、全体の表記が英語のみの場合もあります。シンプルで直感的にわかりやすい仕様であれば問題ありませんが、ある程度文字を読む必要があるため、日本語対応しているほうが便利なのです。 また、万が一トラブルが発生した際、日本語に対応していないと十分なサポートが受けられない可能性があります。そのため、英語に不慣れな場合や日本語での充実したサポートを受けたい場合は、日本語対応しているアプリを選びましょう。 （5）検索しやすいこと 5つ目に、業務をスムーズに進めるためには検索のしやすさも重要です。 管理するファイルの数が増えるにつれて、情報が整理されないまま散在してしまい、必要な情報を見つけるのに手間がかかってしまいます。そこで、検索機能があるアプリを使えば、大量の情報の中からスムーズに必要な情報へたどり着けるのです。 とくに、「平均0.2秒」の高速スピードと「ヒット率100%」の超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」のようなアプリであれば、目的の情報に即アクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ iPhone/Androidのデフォルトファイル管理アプリの使い方 以下では、iPhone/Androidに搭載されている「デフォルトのファイル管理アプリ」の使い方を解説します。「ほかのアプリを選ぶ前に、まずは本体でファイルを保存したい場合」には以下を参考にしましょう。 iPhoneのデフォルトアプリ iPhoneにダウンロードしたファイルは、「ファイル」アプリに保存されます。「ファイル」アプリが見つからない場合は、画面を下方向にスワイプ（指でなぞる）して、本体の検索機能で探しましょう。 次に、ダウンロードしたファイルが「ファイル」アプリのどこに保存されているのかを解説します。まずは、ファイルアプリを開いて、下部の[ブラウズ]を押します。 以下のような画面になるので、[iCloud Drive]か[このiPhone内]のうち、ファイルの保存先に指定しているほうを選択しましょう。保存先が分からない場合は、上部の検索窓からファイル名を直接検索できます。 また、ダウンロードしたファイルは、ファイル一覧画面の[ダウンロード]フォルダから探すことも可能です。 さらに、この「ファイル」アプリの管理画面では、自由にフォルダを作ってファイルを整理できるのです。 また、ファイルが[iCloud Drive]と[このiPhone内]どちらにダウンロードされるかは、iPhone本体の[設定]→[Safari]→[ダウンロード]から確認できます。 以上の手順で、iPhoneにデフォルトでインストールされている「ファイル」アプリを使って、ファイルを管理できます。ただし、画像をダウンロードした場合に限り、保存先が「写真」アプリになる点に注意が必要です。 Androidのデフォルトアプリ 一部機種によって異なりますが、Androidの多くの機種では、ダウンロードしたファイルは「Files」アプリに保存されます。「Files」アプリを開くと、ダウンロードしたファイルを確認可能です。 このように、iPhoneやAndroidのデフォルトアプリでもダウンロードしたファイルを管理できます。ただし、「異なるデバイス間で同期できない」「複数人でのファイル共有に不向き」「文書ファイルと画像を一か所に管理しづらい」などのデメリットがあるのです。 そのため、ビジネスのファイル管理には、あらゆる形式のファイルを一元管理でき、社内外のメンバーにリアルタイムで共有可能な「ナレカン」のようなアプリを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのファイルマネージャーアプリ5選まとめ これまで、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介しました。 ファイルマネージャーアプリを使うと、管理が煩雑になりがちな「マニュアル」や「資料」を効率よくまとめられます。そこで、ファイルマネージャーアプリを導入する際は、セキュリティが高く、全社で利用可能なクラウド型のアプリを選ぶべきです。 一方で、アプリに取り込むファイルの量が増えると管理しきれず、必要な情報をすぐに見つけられなくなってしまいます。そのため、情報の整理や検索がしやすい「シンプルな情報共有ツール」を活用して、社内の情報を簡単に一元管理しましょう。 結論として、スマホからでも簡単に情報を共有・管理でき、超高精度の検索機能で社内のあらゆる情報に即アクセス可能な『ナレカン』が必須です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事で使うファイルをスムーズに管理・共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説