ナレッジマネジメント
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ビジネスにおいて「共有」は業務情報やノウハウなど、個人のもつ情報を共に利用することを意味します。そして、昨今では「ITツール」を導入して、情報伝達の効率化を目指す企業も増えています。 一方で、社内の情報共有に課題を感じているものの、改善方法が分からずアクションを起こせない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「共有」の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介します。 「共有」という言葉の正しい意味や類義語との使い分けを知りたい 情報共有に使えるツールを導入したい ビジネスシーンで簡単に使える情報共有ツールを探している という方は本記事を参考にすると、共有の定義や自社にマッチした情報共有ツールがわかり、社内の情報共有を活性化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【わかりやすい】共有の定義とは？1.1 言葉の意味1.2 【類語】分有・ 合有・総有との違い1.3 IT用語としての「共有」2 ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは3 社内の情報共有を効率化するツール6選3.1 【ナレカン】 大規模企業に適したナレッジ管理ツール3.2 【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール3.3 【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる3.4 【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス3.5 【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール3.6 【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ4 【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選5 うまく情報を共有するためのポイント6 カレンダーを使ってスケジュール共有する方法6.1 Google カレンダー｜スケジュール共有の方法6.2 Outlook ｜予定表共有の方法7 Todoリストを共有する方法7.1 iPhoneのリマインダーで共有する方法7.2 Todoistで共有する方法8 共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ 【わかりやすい】共有の定義とは？ ここでは、「共有」の定義として言葉の意味と類語との違い、IT用語としての使い方をご説明します。言葉の定義が広いため、社内で意味の統一ができていなければ、認識齟齬による業務ミスにつながる可能性もあるので注意しましょう。 言葉の意味 「共有」の持つ言葉の意味は以下の通りです。 １ 一つの物を二人以上が共同で持つこと。「秘密を—する」「—財産」 ２ 共同所有の一形態で、二人以上の者が同一物の所有権を量的に分有する状態。最も個人的色彩の強いもの。⇔専有。→合有 →総有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 上記における1と2では意味合いが異なり、1が「広義の共有」で、2は「狭義の共有」を指します。具体的な違いは下記の通りです。 ＜「共有」の意味の違い＞ 広義の「共有」 狭義の「共有」 意味 「共同所有」を意味し、多数人でひとつのものを共同で所有するため、共有持分の明確な決まりや割合がない。 「認識を合わせる」と読み替えられる場合を指す。 「個人所有」を意味し、各共有者の独立性が強いため、持分が明確化されている。 「本来ひとつのものをいくつかに分けて所有する」場合を指す。 使用例 業務情報を共有する プロジェクトの課題を共有する 不動産を共有する ※各共有者に与えられる所有権の割合を「持分」といい、持分が多いほど共有物の所有権限が強くなります。 【類語】分有・ 合有・総有との違い 共有の類義語として「分有」「合有」「総有」という言葉がありますが、それぞれ意味は異なります。 分有 ［名］(スル)一つのものをいくつかに分けて所有すること。「権利を—する」 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 合有 共同所有の一形態。各共同所有者はそれぞれの持ち分を有するが、共同目的のために拘束を受け、持ち分の処分や分割の請求には一定の制限がある。組合財産など。→共有 →総有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 総有 共同所有の一形態で、最も団体的色彩の強いもの。財産の管理・処分などの権能は共同体に属し、その使用・収益の権能のみ各共同体員に属する。入会(いりあい)権など。→共有 →合有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 「分有」は、「本来ひとつのものを複数に分けて所有する」という「狭義の共有」に近い意味を持ち、「土地を分有する」「権利を分有する」といった使い方をします。 「合有」「総有」は主に土地や所有者、権利において利用されますが、持分や権限の差が言葉によって異なり、「共有」よりも意味合いが限定されているので使用には注意しましょう。 IT用語としての「共有」 IT用語としては、ネットワーク上でコンテンツなどを複数の人が利用する場合に「共有」が用いられます。 ITでの共有物は、メンバー間で一緒に使えるものを指し、「共有ファイル・フォルダ」「共有プリンター」などが該当します。たとえば、共有フォルダに格納した資料はメンバーが同時に確認できるため、共有物に該当します。 したがって、IT用語で「共有」とつく言葉は、PCなどの媒体で一緒に利用できるように設定されている共有物だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは ビジネスシーンにおいて、円滑な業務進行の実現には情報共有が必須です。 仕事は個人ではなく、複数人で協力して進めるため、社内情報やノウハウ、進行状況が把握できる環境がなければ業務が円滑に進みません。そこで、下記の点を留意して社内の情報共有の仕組みを作ると、仕事が滞らない体制が整います。 必要な情報へすばやくアクセス可能で、情報を探す手間がかからない 進捗状況や業務情報が可視化されていて、社員同士で情報を連携しやすい スキルを持つメンバーのノウハウを共有でき、属人化が防げる このように、情報共有が円滑になれば、教育コストの削減や業務ミスの防止につながるのです。そこで、社内の情報共有方法を改善するために、「ナレカン」のような情報共有ツールを活用すると、簡単にノウハウやファイルを共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の情報共有を効率化するツール6選 以下では、社内の情報共有を効率化するおすすめのITツールを6つご紹介します。 社内における情報共有は、社員同士のコミュニケーションや業務情報のやりとりだけではありません。ノウハウをはじめとした個人が持つ知識の共有も含めます。そして、円滑な情報共有は、教育コストの削減や業務スピードの上昇に繋がるのです。 ただし、導入するツールは、他のメンバーと素早くやりとりできるものである必要があります。また、蓄積した情報の中から、必要な情報へすぐにアクセスできる機能も求められます。 結論、情報共有の効率化には、欲しい情報に即アクセスできるうえ、迅速なコミュニケーションを可能にする「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「平均0.2秒」の高速スピード検索が可能で、大量の社内情報の中から必要な情報をすぐに見つけられます。また、記事に紐づく「コメント」で話題が混在することなくコミュニケーションを取れるのも特徴です。 【ナレカン】 大規模企業に適したナレッジ管理ツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ナレカンでのファイル共有方法＞ ファイル添付のアイコンを選択 ノート作成画面から、クリップの形をしたファイル添付のアイコンを選択します。 共有したいファイルを選択 共有するファイルを選択し、開くをクリックします。複数のファイルの同時選択も可能です。 ノートにファイルが共有される 自動でファイルが読み込まれて、ノート上で共有されます。 以上の操作で、ナレカンの記事にファイルを挿入できます。”テキストベースで記載した議事録”と”ExcelやPDFなどの資料”をまとめて管理しておきたい場合などに便利な機能です。 【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール Stockは、ナレカンと同じようにノート形式で社内の情報共有ができるツールです。 「Stock」では、「ノート」に記載した情報が、任意の相手にリアルタイムで共有されるため、情報の編集・追加の度に共有し直す手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」でコミュニケーションを活性化させ、タスク管理も「共有」しながら業務を進められます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる ＜Dropboxの特徴＞ Dropboxは、PDFや写真、ExcelやWordファイルなどを、クラウド上の1か所にまとめて作業や共有を円滑にする「ファイル共有ツール」です。 ファイル・フォルダを複数人で容易に共有できる Dropbox内のファイル・フォルダを共有するとき、共有相手がDropboxアカウントを所有していなくても簡単に共有可能です。各ファイルやフォルダにはそれぞれwebページのリンクが割り当てられており、そのリンクを共有するだけで、動画やPDFファイルなどのデータの閲覧・編集などができます。 従来のチャットやメールでのデータ送信と違い、共有するファイルのデータサイズにおける制限がないため、ストレスフリーなファイル共有を実現しています。 共有ファイルの更新を即座に確認できる Dropboxでは、共有フォルダやファイルに対して、「誰が、いつ、何を変更したのか」といった履歴を正確に確認できます。仮に、ファイルの書き換えなどでトラブルがあったとき、責任の所在を把握可能になるのです。また、共有ファイルやフォルダを更新した場合は、共有相手にもリアルタイムでその更新が反映され通知もされます。 共有フォルダの分類ができる 多くのファイルを使うプロジェクトの場合、チームメンバーでのプロジェクト用の共有フォルダを作成し、ファイルを分類できます。 また、Dropboxには「グループ機能」があり、チームメンバーをグループごとに分けられます。グループ機能を使えば、ファイルとフォルダを共有したときに、自動的にグループメンバーへファイルのアクセス許可が可能になるのです。 共有範囲の決定 チームメンバーとDropbox内で共有しているフォルダの共有範囲を設定できます。 たとえば、各メンバーに「読み取り専用権限」や「編集権限」を付与できます。また、フォルダ全体に共有権限を付けるのではなく、特定のサブフォルダへの共有権限も与えられるのです。 また、URLを送信してDropbox内のデータを共有する場合、リンクを閲覧するための有効期限やパスワードの設定にも対応しているので、社外にデータを共有する時も安心です。 共有フォルダの一元化 Dropboxでは、フォルダやファイルの全てを一元的かつ安全に保存するストレージがあります。検索機能も付いているので、どこにどのファイルやフォルダがあるのかを把握でき、データを簡単に整理可能です。 ＜Dropboxのファイルの共有方法＞ ファイルの共有 1．共有したいファイル右上の「共有」ボタンをクリックします。 2．「メールでの共有/リンクでの共有」から共有方法を選択します。このページで、共有者への閲覧・編集権限も設定可能です。 共有を停止する 共有の停止方法はフォルダ共有の解除とリンク削除の2つです。 1．「フォルダ共有を解除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして、「共有」ボタンを押します。その後、「設定」ボタンから、「フォルダ共有を解除」をクリックすると共有が停止されます。 2．「リンクを削除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして「共有」ボタンを押します。その後、「閲覧用リンク」を選択し、「リンクを削除」をクリックすると共有が停止します。 ＜Dropboxの料金体系＞ 参考：Dropboxの料金ページ Basic：無料 Plus：1,500円/ユーザー/月 Essentials：2,400円/ユーザー/月 Business：1,800円/ユーザー/月 Business Plus：2,880円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス ＜Google Driveの特徴＞ Googleが提供するオンラインストレージサービス Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。データの保存や共有はもちろん、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの利用など、ビジネスのための様々なサービスを使用できます。 最大100人までの同時閲覧・編集が可能 Googleドキュメント、スプレッドシートなどでは、最大100人までの同時閲覧・編集が可能です。同時に100人を超えるユーザーがファイルの閲覧などをする場合、ファイルのオーナーと編集権限のある一部のユーザーのみがファイルを編集できます。 ＜Google Driveでのファイルの共有方法＞ 以下では、Google Driveでのデータの共有方法についてご紹介します。 共有ファイルを選ぶ 1．単一のファイルを共有する場合、まずGoogleDriveを起動して、共有したいフォルダやファイルの右側にある「︙」をクリックします。「共有」という項目が表示されるのでボタンを押します。 2．「共有」ボタンを押した後、共有設定画面が表示されます。共有方法には、「共有相手のメールアドレスを入力」「リンクの送信」の2種類があります。 どちらの共有方法においても、ファイルのアクセス権限の設定のほか、メンバーごとに「閲覧者」「編集者」を設定できます。 ただし、企業や大学で取得したGoogleアカウントでは、組織外の人との共有ができない場合もあるので注意しましょう。 100人以上とファイル共有 100人以上のユーザーがファイルを閲覧する場合、そのファイルをWebページ上に公開し、リンクを作成して共有相手に送ります。Webページ上に共有できるのは、Googleが提供しているサービス「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」の3つで、「ファイル」項目からWebページでの公開が可能です。 この時、Web上の全ての人がファイルを閲覧できるようになるので、個人情報などの扱いには注意が必要です。また、企業や大学で取得したアカウントでは、公開が制限されている場合もあります。 ファイル共有の問題が発生した場合 多くの人とファイルを共有する場合、更新時間が長くなったり、クラッシュしたりする可能性もあります。その時は、以下の解決方法を実行してみましょう。 古い情報を削除して、新しいファイルに移動する。 共有ファイルを使用していない時は、タブを閉じるようにする。 ファイルのデータ量を減らす。写真をGoogleフォトに入れたりして、データを分散させて共有するようにする。 ファイルの編集権限を持つ人数を少なくする。 複数ファイルから情報を集める時、新たに読み取り専用ファイルを作り、多数のユーザーと共有をする。 共有相手のファイルのダウンロード・コピーなどを制限する 共有ファイルの編集権限を所有している場合、「ファイルの共有相手の選択権限」、「特定の共有相手の追加と削除」、「共有ファイルのコピー・ダウンロード」が可能です。 ファイルの編集権限を持たない「閲覧者」や「コメント投稿者」が、ファイルをコピーまたはダウンロードするのを禁止する手順は以下になります。 1．Googleスプレッドシートやドキュメントなどの、制限する「ファイル」をひとつ以上選択し、「共有」ボタンをクリックします。 2．上部の設定アイコンをクリックし、「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」をオフにします。 3．保存ボタンを押すと、制限設定は終了です。 自身の共有ファイルの共有設定を他のユーザーに変更させない方法 自身のファイルを共有するとき、編集権限を付与されている共有相手は、ファイルの共有設定を自由に変更可能です。 もし、他のユーザーにファイルの共有設定を変更されたくない場合は、以下の手順で共有設定を変更できないように設定しましょう。 1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリックします。 2．設定アイコンをクリックし、「編集者は権限を変更して共有できます」をオフにします。 3．そして、「完了」をクリックすると、共有設定は完了です。 ファイル共有を停止する 編集権限を付与されているユーザーはもちろん、ファイルにアクセス可能です。そこで、共有相手に対してファイルへのアクセスを不可能にするためには、ファイル公開を停止する必要があります。ファイル共有を止める手順は以下になります。 1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリック。共有を止めるユーザーを探します。 2．名前の右下にある「削除」をクリックし、「保存」を押せば変更は終了です。 共有ファイルの削除 自分がオーナー権を所有している「共有ファイル」を削除すると、一度ゴミ箱にファイルが移動します。その状態では、編集権限を所有している共有相手は、ファイルのコピーができてしまいます。 そのため、共有相手の閲覧とコピーを不可能にするには、ゴミ箱にある共有ファイルの完全な削除が必要になります。 また、自分がオーナーではない「共有ファイル」を削除する場合、自分の「Google Drive」上からは削除されますが、他の共有相手は引き続きファイルの閲覧などが可能な点に注意しましょう。 ＜Google Driveの料金体系＞ Google Driveは無料でも利用可能ですが、有料化（Google Workspaceの契約）することで、保存できる容量やAI機能を利用できるようになります。 参考：Google Workspaceの料金ページ 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft社が開発したファイル共有ツール OneDriveとは、ExcelやWordを提供しているMicrosoft社が開発したファイル共有ツールです。Microsoftアカウントがあれば、すぐに利用できます。個人のファイル管理としてだけでなく、ビジネスでもファイル共有の場所として利用されています。 ローカル環境で編集できる 共有ファイルを自分のPCにダウンロードすれば、OneDriveを開かずに編集できます。また、ローカル環境で編集した内容とOneDrive内のファイルの同期も可能です。 ＜Onedriveでのファイルやフォルダの共有方法＞ リンクをコピーしてテキストメッセージやWebサイトに貼り付ける方法 1．共有したいファイルの「共有」ボタンをクリックします。 2．オプションで下記の設定ができるため、必要に応じて設定します。 編集の許可設定 編集を許可すると、共有された人は「ファイルの編集」「共有フォルダへのファイル追加」ができるようになります。 有効期限の設定 有効期限を設定すると、設定した日時以降にアクセスされた場合には、ファイルの共有ができなくなります。 パスワードの設定 パスワードを設定しておけば、ファイルを開く前にパスワードの入力が求められるため、万が一第三者にリンクが漏れたとしても安全です。 3．生成されたリンクをコピーします。 4．テキストメッセージやWebサイトに貼り付けて共有します。 メールでリンクを送信する方法 「名前またはメールアドレスを入力」の項目に、共有したい人のメールアドレスを入力し、必要があれば共有者へのメッセージを入力します。オプションで「リンクでの共有時」と同じように、編集権限や閲覧の有効期限、パスワードの設定が可能です。 オプションの設定後、「適用」をクリックして設定を保存し、「送信」をクリックします。 ＜OneDriveの料金体系＞ 参考：OneDriveの料金ページ Microsoft 365：無料 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ ＜iCloudの特徴＞ Apple社が提供しているオンラインストレージサービス iCloudは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。MacやiPhone利用者が主に利用していますが、Windowsパソコンでも利用できます。また、Apple製品を使っている人であれば、端末間の共有が非常にスムーズになります。 さまざまなデバイスからアクセス可能 最新の音楽、連絡先、カレンダー、写真、動画、パスワード、書類などを使用しているデバイス間で共有できます。 ＜iCloudでのフォルダの共有方法＞ iPhoneやiPadの場合 1．端末の「ファイルApp」を開きます。 2．「ブラウズ」タブから、「場所」＞「iCloud Drive」をタップします。 3．共有したいフォルダまたはファイルをタッチして押さえたままにします。 4．「共有」共有ボタンをタップしてから、「iCloudでフォルダを共有」または「iCloudでファイルを共有」を押します。 5．「共有オプション」をタップし、共有する人とアクセス権を設定します。 6． リンクの送信方法を選択したら、「送信」をタップします。 Macの場合 1．「Finder」を開き、「iCloud Drive」をクリックします。 2．共有したいフォルダをクリックします。 3．「共有」をクリックし、ポップアップメニューから「共同作業」を選択します。 4．「共同作業」の下で「参加依頼された人のみが編集できます」をクリックして、共同作業をするときのアクセス権を設定します。 5．「ほかの人による参加依頼を許可」の横にあるチェックボックスを選択します。 6．「メール」または「メッセージ」で参加依頼を送信するか、リンクを作成してコピーします。 WindowsPCの場合 1．エクスプローラーから「iCloud」を開きます。 2．共有したいフォルダを右クリックし、「共有」をクリックします。 3．「他のユーザーと共有」から共有に使うツールを選択し、共有したい人のメールアドレスを入力します。 4．すると、共有相手にフォルダのリンクが送信され、共有できます。 ＜iCloudの料金体系＞ 参考：iCloudの料金ページ 50GB：150円 200GB：450円/月 2TB：1,500円/月 iCloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選 これまでに紹介した、スマホでも使える情報共有ツール6選の比較表を紹介します。それぞれの特徴や金額をまとめてあるので、以下の比較表を参考に自社に最適なツールを選びましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock Dropbox Google Drive OneDrive iCloud 特徴 大規模企業に適したナレッジ管理ツール 社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール クラウド上で画像や動画を共有できる Googleが提供するオンラインストレージサービス Microsoft社が開発したファイル共有ツール Apple製品以外でも利用できるストレージ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ただし、ファイルへのコメントは可 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 【×】※ただし、Teamsと連携すれば可 【×】 ファイル内検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 ガントチャートでのタスク管理はできない 無料版の容量は2GBまでしか使えない データ削除設定に注意しなければならない 外部ツールとの互換性が低い 使いこなすのが難しい可能性がある 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,500/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは749円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは150円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「iCloud」の詳細はこちら 情報共有ツールとして、「メッセージ機能」「ファイル内検索機能」はとくに必要となる機能なので、この2つは重視してツールを選定するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ うまく情報を共有するためのポイント ここからは、うまく情報を共有するためのポイントを2つ紹介します。 共通のルールを設定する 情報の伝え方やまとめ方などをルールとして定め、社内で統一しましょう。社員ごとに情報の伝え方が異なることで、「内容が伝わりづらい」「スムーズに情報が伝達されない」といった問題が生じる可能性が高まります。 情報共有ツールを使う 情報の共有に特化したツールを使うことで、社員同士のやりとりが円滑になります。「ナレカン」のようなツールであれば、情報の共有に役立つ機能はもちろん、あらゆる社内情報を一元管理するうえで役立つ機能も豊富に備わっています。 上記2つのポイントを確実におさえたうえで、情報を共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カレンダーを使ってスケジュール共有する方法 以下では、カレンダーを使ってスケジュール共有する方法を2つ紹介します。面談をしたりメンバーの状況を確認したりするのに、カレンダーを使ってスケジュールを共有しましょう。 Google カレンダー｜スケジュール共有の方法 Googleカレンダーでのスケジュール共有方法を紹介します。 まずGoogleカレンダーを開き、画面左側の「マイカレンダー」セクションの「︙」＜「設定と共有」をクリックします。 すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。 最後に、メールで送信された確認用リンクを相手がクリックすると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。 Outlook ｜予定表共有の方法 Outlookでの予定表共有の方法を紹介します。 まずOutlookを開き、ホームタブ内の「共有」をクリックして、共有相手のメールアドレスを入力します。 メールアドレスを入力し、[共有]をクリックするとカレンダーを共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Todoリストを共有する方法 以下では、Todoリストを共有する方法をご紹介します。タスクをチームで共有したい方は必見です。 iPhoneのリマインダーで共有する方法 iPhoneのリマインダー機能を使って、Todoリストを共有できます。 まず、共有したいリマインダーを開いて、共有のマークをクリックします。 次に、共有したい人を選択したり、メールでリンクを送信したりすると、Todoリストを共有できます。 iPhoneのリマインダー機能はアプリをダウンロードしなくても、手軽に使えるため、利用してみましょう。 Todoistで共有する方法 Todoリストを共有するには、Todoistを使う方法もあります。 まず、Todoリストを共有したいプロジェクトを選択し、[共有]をクリックします。 次に、名前やメールアドレスを追加、またはリンクを送信すれば、Todoリストを共有できます。 Todoistを使えば、プロジェクトごとにTodoリストを共有できるため、ビジネスシーンでの利用に便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ ここまで、共有の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介しました。 業務を円滑に進行するには、関連する情報が確実に共有される仕組みを作ることが最重要です。そこで、ITツールを活用すると社内の情報が共有・蓄積されて「知的財産」となり、教育コストの削減と業務ミスの防止につながります。 また、アナログな共有から脱却し効率的な情報共有を実現するには、リモートワークなどの働き方にも対応できる「情報共有ツール」の利用が必須です。情報共有ツールを使って、業務情報やノウハウ・ナレッジを共有すれば、教育コストの削減や業務スピードの上昇が期待できます。 そのため、他のメンバーと素早くやりとりできるツールを導入して、スムーズに情報を共有しましょう。結論、あらゆる社内情報を一元管理しながら、ストレスなく簡単に情報を共有し合える「ナレカン」であれば、社内の情報共有を効率化できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で社内の情報共有を活発化し、業務効率を向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

近年、情報技術の急速な発展に伴い、ビジネスにおけるITリテラシーの重要性が高まっています。ITリテラシーが不足していると、社内のIT活用が進まないだけでなく、情報漏洩などのリスクも発生してしまうのです。 しかし、ITリテラシーが低い社員をサポートする具体的な方法がわからず、社内のIT化に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ITリテラシーが低い社員の特徴・対策を中心に解説します。 社内ののITリテラシーが低く、危機感を覚えている ITリテラシーが低いことで起こりうるトラブルを回避したい ITリテラシーの有無問わず使える、おすすめの情報管理ツールが欲しい という方は本記事を参考にすると、ITリテラシーが低い状態を改善して、社内のIT化を実現できるヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ITリテラシーとは2 ITリテラシーが低い人の特徴とは2.1 ITに苦手意識がある2.2 自己解決力が乏しい2.3 環境をアップデートできていない3 ITリテラシーが低い会社が直面する3つトラブル3.1 （1）生産性が低下する3.2 （2）情報漏えいのリスクがある3.3 （3）SNSを不適切な運用4 ITリテラシーを高めるための対策とは4.1 ITリテラシー教育を徹底する4.2 IT資格取得の推奨をする4.3 社内IT環境の整備をする5 大手企業でも安心して導入・運用を続けられるツール5.1 最も適切に情報の管理・共有ができるツール「ナレカン」6 ITリテラシーが低い社員の特徴・対策まとめ ITリテラシーとは ITリテラシーとは、通信・ネットワーク・セキュリティといったITに関する情報を適切に扱えるスキルを意味します。その中でも、ITリテラシーは以下の3つに分類されます。 情報基礎リテラシー 膨大な情報の中から必要な情報を見つけ出し、情報の正確性を見極め活用していくスキルです。情報基礎リテラシーがあれば、必要な情報をスピーディーに取捨選択できるため、正しい情報を得ることできます。 コンピュータリテラシー デジタル端末を適切に操作できるスキルです。ソフトウェアやアプリなどの操作方法だけでなく、簡単な仕組みも理解しておくと、誤作動を防げるようになります。 インターネットリテラシー ネットワークやセキュリティ、モラルに関する知識を理解して、安全にインターネットを利用できるスキルです。SNSでの誹謗中傷や個人情報漏えいなどのトラブルを防ぐためにも、インターネットリテラシーを身につけることが大切です。 昨今では、インターネットの普及により「コンピューターウイルスによるサイバー攻撃」や「SNSへの情報流出による企業ブランド低下」などの問題が多発しています。そのため、上記のようなITスキルを獲得し、安全に正しく情報を活用していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーが低い人の特徴とは まずは、ITリテラシーが低い人の特徴について解説します。 ITリテラシーが不足していては、”情報を扱うこと”への緊張感が薄れてしまい、トラブルの原因となりやすいです。そのため、担当者は以下の事象を把握し、正しい方法で改善しなければなりません。 ITに苦手意識がある ITリテラシーが低い社員は、ITに苦手意識がある人が多いです。 知らない知識を習得することに抵抗感を持っているケースが大半で、ITと聞くだけで難しそうと捉えている方が多いです。苦手意識があるままITツールを使用しても、操作に時間がかかったり操作ミスを起こしたりして、かえって作業負担が生じる可能性があります。 よって、ITツールに苦手意識を持って、導入を見送ったりほかの社員に任せたままになったりしてしまうのです。しかし、ITツールの使用を避けていては操作方法が定着せず、業務効率化は実現しないので、実際に使用して慣れていく必要があります。 自己解決力が乏しい ITリテラシーが不足していると、分からないことをGoogleなどの検索エンジンで自ら調べない傾向が高いです。 インターネットが発達した現代では、検索エンジンで調べれば知りたい情報を得られることが多いです。しかし、業務上で不明点が生じた場合でも、自ら調べずにわからない状態を放置したり、ほかの社員に質問したりするばかりでは、検索スキルは身に付きません。 その結果、いざ自身で調べたときに、目先の情報を鵜呑みにしてしまい、情報の真偽を見極められなくなってしまうのです。このように、正しい情報を収集し、自己解決していく能力が不可欠になるので、自発的にインターネットを使って調べる習慣づけが必要です。 環境をアップデートできていない ITリテラシーが低い社員は、環境をアップデートできていない傾向があります。 日本では2020年から小学校でのプログラミング教育が必修化しましたが、それ以前はIT教育への関心は低かったと言えます。つまり、ITリテラシーが低い社員は、コンピューターの活用方法や、プログラミング的思考など、デジタル文化への馴染みが薄いのです。 そのため、デジタル化が進んだいまでも環境をアップデートできず、アナログな手法のままでいるのです。したがって、企業側が率先してITリテラシー教育を実施し、社員一人ひとりの意識改善を図る必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーが低い会社が直面する3つトラブル ここでは、ITリテラシーが低い会社が直面する3つのトラブルについて解説します。トラブルを理解して、早い段階で対策を講じておきましょう。 （1）生産性が低下する ITリテラシーが低い会社は他の会社と比べて、生産性が低くなりやすいです。 ITツールを活用できないと、資料を探す手間やデータの集計にかかる時間がかかり、長時間労働になりやすいです。さらに、無駄な作業に時間がかかる分、重要な業務に時間をさけなくなってしまうため、会社の発展も見込めません。 このように、ITリテラシーが低い社員が多くIT化が進まなければ、結果会社の業務効率が大幅に下がるため、会社の成長を停滞させてしまう恐れがあるのです。 （2）情報漏えいのリスクがある 社員のITリテラシーが低いと、情報漏えいのリスクが高まります。 たとえば、関係者になりすましてメールを送る「スピアフィッシング」や、金融機関を名乗る「メールフィッシング」などは、よくあるネット犯罪の一種です。 誤ってログインしてしまうと、不正アクセスや個人情報の流出などの被害につながり、会社の損失だけでなく取引先の信用も失ってしまいます。しかし、たとえ対策を練っていても、利用する社員のITに関する知識が乏しければ意味がありません。 このように、情報漏えいは業績や経営の悪化を招くリスクとなるため、全社員のITリテラシーを高めていく必要があります。 （3）SNSを不適切な運用 各々の社員がITリテラシーを持っていないと、企業のイメージダウンにつながる可能性が高まります。 ITリテラシーが低い社員が会社のSNSを運用すると、不適切な発言や機密情報への配慮ができておらず、炎上するリスクが高いと言えます。さらに、企業のモラルに反した発言をしてしまった場合、企業としてのブランドやイメージに傷がついてしまうのです。 とくに、SNSは拡散力が高い分、一度ついてしまった悪いイメージを払拭するのは難しいです。以上のように、ITリテラシーの低さは企業イメージの低下につながる恐れがあることを頭に入れておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーを高めるための対策とは ITリテラシーを高める目的には、個人情報や機密情報などの安全性の確保が挙げられます。以下ではITリテラシー、ひいては情報の安全性を高めるための対策について解説するので、担当者の方は必見です。 ITリテラシー教育を徹底する ITリテラシーが低い状態を改善するには、ITリテラシー教育を徹底する点が重要です。 具体的には、定期的に研修を実施して、基本的なITの知識や起こり得るトラブルの事例を解説します。また、ITツールの使用方法や過去のITリテラシーにおける研修内容をマニュアル化し共有しておけば、疑問が生じた場合でも自身で確認して解決できるのです。 ただし、マニュアル化するのに、紙や媒体やExcelなどを活用していては、ITに不慣れな状態は改善されません。そのため、ITリテラシーの向上を図るためにも、マニュアル管理など身近なところからDX化を進めていきましょう。 IT資格取得の推奨をする IT資格取得の推奨をすれば、ITリテラシーが低い状態を改善できます。具体的にITリテラシーを向上させる資格として、以下の検定が挙げられます。 情報検定（J検）：情報処理技術について総合的に問われる試験 ITパスポート：ITの専門用語や経営全般に関わる基本的な知識を問われる国家試験 情報セキュリティマネジメント試験：情報セキュリティに関するスキルを認定する国家試験 また、受験費用や教材費を負担したり資格手当を支給したりすれば、資格取得に対する社員の負担を軽減してモチベーションを高められます。このような資格取得の推奨は、社員のスキルアップに貢献し、結果として企業全体の業務効率向上に繋げられるのです。 社内IT環境の整備をする 従業員のITリテラシーを向上させるのと同時に、社内IT環境の整備も不可欠です。 社員のITリテラシーに関する知識が身についても、心がけだけでは、対策として不十分だと言えます。とくに、アナログな文化が定着していた企業では、社員のITリテラシーが向上しても、不慣れゆえに人為的ミスが起きてしまうケースは少なくありません。 加えて、大企業では社員によってITリテラシーにばらつきがでやすいです。そのため、ITリテラシーの有無問わず、誰もが安心して情報を管理できる仕組みをつくりましょう。 たとえば、国際セキュリティ規格の「ISO27001」を取得しており、情報へのアクセス権を自由に設定できる「ナレカン」のようなツールであれば、外部・内部のいすれからも高セキュアに情報を管理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大手企業でも安心して導入・運用を続けられるツール 以下では、ITリテラシーが低くても、社内に定着するツールをご紹介します。 ITリテラシーが低い状態では、生産性が低下するだけでなく、情報漏えいなどの被害を被りかねません。そのため、社員一人ひとりのITリテラシーを高めるだけでなく、ITツールを導入し、情報を安全かつ効率よく活用するための「仕組み」を整えるべきなのです。 ただし、社員のITリテラシーが不足した状態では思うように使いこなせず、そのうちツールは放置されてしまいます。したがって、多機能なツールを導入するのではなく、まずは「社内の情報をまとめられ、かつすぐに見つけられるツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきは社内の情報を”ナレッジ”として管理・共有できるシンプルなツール「ナレカン」一択です。 ナレカンを使えば、社内の情報を「記事」に蓄積でき、AIを活用した「自然言語検索」によって欲しい情報がすぐに見つかります。また、専属担当者が「利用者への説明会」や「運用ルールの設計」も支援するので、ITリテラシーに差がある大企業こそ導入すべきツールです。 最も適切に情報の管理・共有ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーが低い社員の特徴・対策まとめ ここまで、ITリテラシーが低い社員の特徴・対策を中心に解説しました。 ITリテラシーが低い社員は、ツールや検索エンジンの使用を避けるためITの知識が定着しにくいです。また、ITツールに触れる機会が少ないとITリテラシーは身に付かないので、企業が社内教育やIT環境の整備に取り組み、社員のIT活用を促進する必要があります。 ただし、ITリテラシーが低い環境に操作が難しいツールを導入しても、社内に浸透せずに無駄足になってしまいます。そのため、「全ての社員がストレスなく使えるツール」を導入し、ITリテラシーの有無を問わず社内の情報を管理できる仕組みを整えましょう。 したがって、ITツールによる情報共有とITリテラシーの向上を同時に達成するには「ナレカン」のように、誰でも簡単に情報の管理・共有ができるツールが最適です。 ぜひ「ナレカン」で情報共有のストレスを解消しながら、ITリテラシーの向上も達成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーとは？不足すると起こり得る問題や高める方法も解説！

IT化が進む現代において安全に業務を行うには、全ての社員が情報を適切に扱わなければなりません。情報を活用・発信する際に注意を怠ると、情報漏えいなどのトラブルが発生してしまうため、社内全体の情報リテラシーを向上させる必要があります。 しかし、自社の情報リテラシーが低く対策をしたいが、何をすれば良いかわからないと考える担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報リテラシーの不足で発生しがちな問題や社内のリテラシーを高める2つの方法を中心に解説します。 情報リテラシーを高めて情報漏えいのリスクを防止したい 情報に関するトラブルを回避して企業の信頼性を高めたい 社内全体の情報リテラシーを向上させたい という方は本記事を参考にすると、情報リテラシーが不足していることのリスクや高める方法が分かり、企業情報を安全に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報リテラシーとは1.1 情報リテラシーの概要1.2 ITリテラシー、セキュリティリテラシーとは1.3 情報リテラシーの具体例2 情報リテラシーが低いと起こり得る問題とは2.1 情報漏えいが発生する2.2 情報の真偽を判断できない2.3 不適切な情報を発信してしまう3 社内の情報リテラシー向上のためにできる2つの方法とは3.1 情報教育を徹底する3.2 社内ルールを整備する4 【非IT企業必見】情報リテラシーを高めるのにおすすめのツール4.1 情報共有・管理を簡単に効率化できるツール「ナレカン」5 情報リテラシーの不足による問題や高める方法まとめ 情報リテラシーとは 以下では、情報リテラシーの概要や、具体例についてご紹介します。併せてITリテラシーやセキュリティーリテラシーについても抑えましょう。 情報リテラシーの概要 「情報リテラシー」とは、情報を正しく読み取ったり発信したりして、適切に活用する能力を指します。 現代では、情報通信技術の発展に伴い、誰でも容易に情報を発信できる一方で、真偽の不確かな情報やフェイクニュースも流布されるようになりました。 そのため、膨大な情報の中から信頼できる情報を見極め、正しく理解・分析・評価できるスキルとして情報リテラシーが求められるようになったのです。 ITリテラシー、セキュリティリテラシーとは 「ITリテラシー」とは、ITに関する情報を正しく理解して活用する能力のことです。一方で、「セキュリティリテラシー」とは、ITツールやインターネットを安全に利用するために必要な知識や能力を指します。 また、情報リテラシーの類語として「メディアリテラシー」が挙げられます。全ての情報を対象とする情報リテラシーに対して、メディアリテラシーはとくにメディアの発信する情報を活用する点において異なります。 それぞれの違いを理解したうえで、自社に必要な知識を身に着けることが重要です。 情報リテラシーの具体例 情報リテラシーの具体例としては、検索して得られた情報を正しく解釈して評価する能力や、情報を正しく周囲に発信する能力などが挙げられます。 たとえば、「情報の発信者やサイト元をチェックして、信頼できるか判断する」「収集した情報を整理し、他者に適切に伝える」状態は情報リテラシーが高いと言えます。 一方で、「情報をそのまま鵜吞みにする」「誤解が生まれるような伝え方で情報を発信する」状態は、情報リテラシーが低いと言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーが低いと起こり得る問題とは 以下では、情報リテラシーが低いと起こり得る問題について解説します。これらの問題は、企業に対する信頼を低下させるうえに、金銭的な損害が発生する恐れもあるため対処が必要です。 情報漏えいが発生する 情報リテラシーが低いと、情報漏えいが発生するリスクが高まります。たとえば、情報漏えいの原因として以下の内容が挙げられます。 迷惑メールの開封による不正なソフトウェアへの感染 操作ミスによるメールの誤送信 悪質なWebサイトの閲覧によるウイルス感染 情報漏えいは、事前にリスクを把握して対策を講じていれば回避できる場合も多いです。しかし、情報リテラシーが不足しているとセキュリティ意識が浸透しないため、サイバー攻撃や誤操作によって情報漏えいが発生してしまうのです。 情報の真偽を判断できない 情報リテラシーが不足していると、インターネット上の情報の真偽を判断できません。 インターネットが普及した現代では、検索によって膨大な情報を収集できます。一方で、不確かな情報も簡単に流布されているので、情報を正しく取捨選択しなければ、フェイクニュースに騙されたり詐欺被害に遭ったりしてしまうのです。 そのため、全ての情報を鵜吞みにせず、一次情報を確かめたり複数の情報を比較したりして、正しい情報を見極める必要があります。 不適切な情報を発信してしまう 情報リテラシーが欠けていると、不適切な情報を発信する恐れがあります。 近年、SNSを活用した企業広報が活発化しています。しかし、経営者や社員、企業の公式アカウントが不適切な発言をしたり著作権やプライバシー権を侵害したりすれば、企業の信頼が大きく損なわれてしまうのです。 そのため、ガイドラインや運営上のルールを整備して、情報リテラシーを向上させなければなりません。SNSは企業ブランディングにも使われるので便利なツールですが、扱い方には個人レベルから全社で注意するように呼び掛けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の情報リテラシー向上のためにできる2つの方法とは ここでは、情報リテラシーを高める2つの方法について解説します。今日の企業におけるIT化のトレンドに対応するために、非IT企業であっても以下の手法を実践して、情報リテラシーの向上に取り組むべきと言えます。 情報教育を徹底する 情報リテラシーを高めるには、情報教育を徹底する必要があります。 たとえば、基本的なIT知識を身につける社内研修を実施したり、発生が予想される詐欺被害やトラブルの事例を共有したりすれば、当事者意識を持ってセキュリティ対策に取り組めます。また、サイバー攻撃の手口は巧妙化が進んでいるため、定期的に新しい知識やノウハウを共有する必要もあるのです。 ほかにも、「情報検定(J検)」「ITパスポート」「情報セキュリティマネジメント試験」などの取得を推奨し、個人レベルでITに関する理解を深められるようなサポート体制を整えることも有効です。 社内ルールを整備する 社内ルールを整備すれば、組織的に情報リテラシーを向上できます。検討すべき点としては、以下の内容が挙げられます。 社内情報へのアクセス・編集の権限を制限する データを移行できる端末を限定する ビジネスデータへのアクセス時に二段階認証やアラートを設定する VPNを利用するなどテレワークの運用ルールを作成する OS・セキュリティソフト・デバイスをアップデートする 情報セキュリティに関する担当者を設置する 上記のように、社内ルールを制度化してシステム環境を整備すれば、社員もスムーズにセキュリティ対策を進められます。 また、社内ルールをマニュアル化しておけば、社内浸透を促進できます。とくに、マニュアルを定着しやすくするには、マニュアルの作成や確認が簡単な「ナレカン」のようなITツールを使うのがトレンドです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【非IT企業必見】情報リテラシーを高めるのにおすすめのツール 以下では非IT企業でも使える、情報リテラシーがなくとも使えるおすすめのツールをご紹介します。 自社の情報リテラシーが低い場合には、社内教育を徹底する必要があります。たとえば、情報の取捨選択や情報を社内外に発信するときの注意点を、新人や既存メンバーに定期的に伝えなければなりません。 そこで、社内教育に使った資料や社内ルールをITツール上にまとめれば、担当者は社内周知しやすく、社内メンバーはあとから振り返りやすくなるのです。 結論、社内の情報リテラシーを高めるには、簡単かつ安全にやりとりできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、テキストや画像・ファイルで簡単に情報リテラシーに関する内容をまとめられるうえ、記載した情報は厳格なセキュリティで守られます。また、超高精度な「検索機能」もあるので、情報リテラシーに関する教育が円滑に進むのです。 情報共有・管理を簡単に効率化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーの不足による問題や高める方法まとめ ここまで、情報リテラシーの不足による問題や高める2つの方法を中心に解説しました。 情報リテラシーが低いと、情報漏えいや不適切な情報発信によって企業の信頼が損なわれる恐れがあります。そのため、ITツールを活用して情報教育を徹底したり社内ルールを整備したりして、組織的に情報リテラシーを向上させる必要があるのです。 ただし、多機能で操作が難しいツールを導入すると、かえって操作ミスや浸透するまでに時間がかかる恐れがあります。そこで、情報共有や管理が簡単なITツールを導入すれば、社内教育の資料共有やマニュアルの整備もスムーズに進められます。 したがって、社内の情報リテラシー向上には簡単に社内の情報教育に関する資料やノウハウを共有できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報リテラシーを向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2026年最新】働き方改革とは？概要や現状・アイデアを紹介！ ビジネスにおけるPoC（ポック）とは？IT用語をわかりやすく解説 サイロ化とは？原因や解消方法を分かりやすく解説！ 【すぐ分かる】デジタル化とは？メリットとデメリットも解説！ ITリテラシーが低い人とトラブルを招く？会社がすべき対処法を解説！ ペーパーレスにはタブレットがおすすめ！メリット・デメリットを解説 ワークライフバランスの必要性とは？メリット・デメリットも解説！ 厳選6選！おすすめのペーパーレス会議システムと選定ポイントを紹介

近年、経済産業省が推進する施策のひとつが「デジタル化」です。デジタル化によって、業務を円滑に進められたりコストを削減できたりするメリットが得られます。 しかし、「自社のデジタル化を実現する方法がわからない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、デジタル化のメリットとデメリット、業界別の事例をご紹介します。 デジタル化によって業務にどのようなメリットがあるか知りたい 自社のデジタル化を実現する方法が教えて欲しい デジタル化を進めて、社内の業務を効率化したい という方はこの記事を参考にすると、デジタル化について理解を深めながら、デジタル化を実現させる具体的な方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 デジタル化とは1.1 ビジネスにおけるデジタル化とは1.2 デジタル化と電子化、DXの違い2 業務のデジタル化が求められる理由2.1 「2025年の崖」問題2.2 労働人口の減少3 デジタル化による5つのメリット3.1 （1）生産性が向上する3.2 （2）手続きがスムーズになる3.3 （3）情報の管理・共有が簡単になる3.4 （4）新たなサービスを創出できる3.5 （5）事業の継続可能性が高まる4 【要注意】デジタル化による3つのデメリット4.1 （1）運用コストがかかる4.2 （2）厳重なセキュリティが必要になる4.3 （3）システム障害や故障が発生する5 非IT企業でも簡単にデジタル化を実現できるおすすめのツール5.1 情報共有の側面からデジタル化に貢献するツール「ナレカン」6 デジタル化を進める手順7 業界別｜デジタル化の事例7.1 製造業のデジタル化7.2 金融業(銀行)のデジタル化7.3 小売業(アパレル)のデジタル化8 デジタル化のメリットとデメリットまとめ デジタル化とは デジタル化とは、アナログな情報をデータ化し、効率的に使えるようにすることで、昨今では企業のデジタル化に対する関心が高まっています。そこで以下では、ビジネスにおけるデジタル化やDX化との違いを説明します。 ビジネスにおけるデジタル化とは ビジネスにおけるデジタル化とは、既存の業務プロセスやシステムにデジタル技術を導入することです。 デジタル技術の活用により、新たなビジネスモデルの創出や業務効率化を目指す目的で、近年は多くの企業が取り組んでいます。たとえば、オンライン決済サービスを導入してネット通販事業に参入したり、Web会議ツールを使ってリモートワークにしたりすることがなどが挙げられます。 このように、ビジネスでのデジタル化を進める背景には、既存の仕組みを改革し、新たな価値を生む目的があるのです。 デジタル化と電子化、DXの違い デジタル化と電子化、DX（デジタル・トランスフォーメーション）は厳密には意味が異なり、一般的には電子化→デジタル化→DXと段階的に進んでいきます。 それぞれの言葉の意味は以下の通りです。 電子化 物理的な資料を電子的な形式へ移行すること デジタル化 アナログな情報をデジタルデータへ変更し、運用を可能にすること DX 組織やビジネスの改革に向けてデジタル技術を活用すること このように、デジタル技術を活用して現状を変革する第一歩には、物理的な資料を電子化しなければなりません。そこで、多くの企業では「ナレカン」のようなITツールを使って電子情報への移行・管理を進めているのです。 参考：令和3年版 情報通信白書（総務省） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務のデジタル化が求められる理由 ここからは、デジタル化が求められる理由を解説します。以下を周知しておけば、よりスムーズにデジタル化を推進できます。 「2025年の崖」問題 デジタル化が求められる理由のひとつが「2025年の崖」問題です。 2025年の崖とは、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」に記された言葉です。DXレポートでは、2025年までに企業のデジタル化が実現しない場合、最大で年間12兆円もの損失が生じるとされています。 以上のように、「2025年の崖」問題を解消しなければならないため、デジタル化が求められているのです。 参考：DXレポート～IT システム「2025 年の崖」の克服と DX の本格的な展開～（経済産業省） 労働人口の減少 労働人口の減少が問題になっていることも、デジタル化が求められる理由です。 少子高齢化が進む日本では、今後労働人口が減少すると予想されています。そのため、デジタル技術によって単純作業を自動化し、少ない人数でも業務を回せるようにする必要があるのです。 このように、デジタル化を進めれば今後の人手不足問題を解決できるので、多くの企業でデジタル化が求められています。とくに、簡単にデジタル化を始める方法として「ナレカン」のようなITツールを導入する企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタル化による5つのメリット ここからは、デジタル化がもたらす具体的なメリットを解説します。具体的なイメージを持ってデジタル化を推進できるので必見です。 （1）生産性が向上する 1つ目のメリットは、下記の3点の改善により生産性が向上することです。 事務業務や単純作業の自動化 事務作業や単純作業にかける時間を削減し、その他の業務に充てる時間を増やせます。 業務の効率化 膨大な量のデータを簡単に分析したり、情報を簡単に検索したりでき、業務の効率化に役立ちます。 社員の業務負担軽減 手間のかかる業務を効率化し、社員の負担削減を実現できます。負担が少なくなれば余裕が生まれ、ほかの業務に割ける時間も増えるのです。 このように、デジタル化は業務におけるムリ・ムラ・ムダをなくせます。そのため、業務が改善されて生産性の向上につながるのです。 （2）手続きがスムーズになる デジタル化の実現により、手続きがスムーズになることもメリットです。 たとえば、従来は紙で提出していた書類をツールで提出できるようにすれば、書類提出のために出社したり、郵送の手配をしたりする必要がなくなります。また、手続きを管理する側も、受信したデータを簡単に分類・管理できるのです。 このように、デジタル化を実現すればフロー全体が効率化し、手続きにかかる時間・手間を大幅に減らせます。 （3）情報の管理・共有が簡単になる 情報の管理・共有が簡単になることも、メリットと言えます。 これまで口頭や紙文書で共有していたことでも、ITツールを活用すれば簡単に共有・管理ができるうえ、時間や場所を選ばずに誰でもパソコンやスマホで確認可能です。 また、「検索機能」が備わったITツールを導入すれば目的のデータをすぐに探し出せるので、紙のように目視で探して手間がかかる心配もありません。 このように、デジタル化の推進によって情報の一元管理やリアルタイムでの共有が可能となり、社内で蓄積された情報をより実用的に運用できるのです。 （4）新たなサービスを創出できる デジタル化によって新たなサービスの創出も期待できます。 既存のアナログなシステムを変更することで、デジタル技術の活用を前提とした新たなビジネスモデルの創出が実現可能になるためです。また、AIやIoTをはじめとした最先端技術を導入すると、データ分析や作業の自動化が可能になり、利便性の高いサービスも提供できます。 ただし、AIやIoTを活用するには専門的な知識や技術が求められます。したがって、とくに非IT企業においては、まずは社内情報をデジタルデータ化することから始めましょう。 （5）事業の継続可能性が高まる デジタル化は事業の継続可能性向上にも役立ちます。 近年では、自然災害やシステム障害などの不測の事態が発生しても適切に対処し、事業を継続させるために備える取り組みが推奨されています。そこで、たとえばクラウド環境を準備しておくことで、出社が難しい場合でも社内データを扱えるようになるのです。 このように、事業を継続させるためにもデジタル化は欠かせません。とくに、今日ではテレワークができるように「ナレカン」のような情報共有ツールを導入する手法がトレンドになっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【要注意】デジタル化による3つのデメリット デジタル化の実現にはデメリットも存在するため、取り組む前に正しく把握する必要があります。以下では、デジタル化のデメリットを3点紹介します。 （1）運用コストがかかる 運用コストがかかることが、デジタル化のデメリットのひとつです。 デジタル化の推進にあたっては、パソコンなどのハードウェアやアプリなどのソフトウェア、インターネットに接続する環境を用意する必要があります。そのため、導入時の初期コストやレンタル・リース料などの運用コストに注意しなければなりません。 このように、デジタル化の推進には一定額の投資が必要となります。 （2）厳重なセキュリティが必要になる 厳重なセキュリティが必要になることも、デジタル化のデメリットだと言えます。 データの改ざんや紛失、流失などのリスクを減らすためには、セキュリティ対策を十分に講じる必要があるのです。たとえば、「ファイルにアクセスできる社員を限定する」や「業務に関係のない書類を利用しない」などの設定やルールが必要です。 また、「ナレカン」のように高セキュリティな環境でデータが保存されるツールの導入はもちろん、セキュリティ教育の実施など、情報改ざんや情報漏えいの事故を未然に防げるような対策も有効です。 （3）システム障害や故障が発生する デジタル化のために導入したシステムが、障害や故障によって一時的に使えない可能性もある点もデメリットです。 システムが停止すると「必要なときにデータを確認できない」「この作業は自動化されていたからやり方が分からない」など、営業活動を円滑に進められなくなってしまいます。 そのため、データのバックアップやマニュアル作成などが必要です。また、導入したシステムが難しくて使えない問題も無視できないので、社員が混乱しないように必ず「全社で使えるほどシンプルなシステムのツール」を使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 非IT企業でも簡単にデジタル化を実現できるおすすめのツール 以下では、簡単にデジタル化を実現できるおすすめのツールをご紹介します。 自社のデジタル化を実現する方法がわからない場合には、社内情報をデジタル化することから始めましょう。「情報やノウハウを社内でスムーズに共有し管理できる環境づくり」は、業界・業種を問わず、日々の業務を効率化するうえで重要です。 よって、社内の情報共有、管理ができるITツールの導入が最適です。ただし、デジタル化に初めて取り組む段階で多機能なツールを導入すると、社内に浸透しない恐れがあるため、「社員全員が簡単に使えるか」も重要なポイントです。 結論、デジタル化に必要なのは、社内のあらゆる情報をまとめて管理でき、誰でも簡単に使える情報共有ツール「ナレカン」一択だと言えます。 ナレカンでは、「記事」に社内の情報を残して、リアルタイムで簡単に共有できます。また、上司に質問するように情報を探せる「自然言語検索」で、デジタルに詳しくない社員でもすぐに欲しい情報を見つけ出せます。 情報共有の側面からデジタル化に貢献するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタル化を進める手順 社内のデジタル化を進めるには以下の手順で進めましょう。 現状の課題と目的の設定 まずは、現状の業務における「課題」を洗い出し、デジタル化を進めて何をどのようにしたいかなどの「目的」を設定します。 ツールの選定と導入 設定した課題や目的から、自社に最適なツールを選定しましょう。また、導入時には社員への教育やサポートも欠かせません。 効果測定と改善 ツールを導入して終わりではなく、導入前後で「業務にどのような影響があったのか」「効果を最大化するためにできることはないか」などを確認しましょう。 このように、「何を目的にデジタル化を進めるのか」を意識し、ツールの導入後も目的達成に向けた動きを止めないことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業界別｜デジタル化の事例 デジタル化の取り組みは、業界ごとに大きく異なります。以下では、業界別のデジタル化の事例を紹介します。 製造業のデジタル化 製造業のデジタル化では、従来のムダが多い作業をシステムやロボット、ツールで改善して生産性を向上することが挙げられます。 具体例としては「属人化するスキルやノウハウをデータ化することで、作業のムラを均一化する」「紙で伝達していた進捗管理を、ツールで電子化してムダをなくす」などがあります。 生産性向上のほかにも、作業負担の軽減（ムリの解消）や生産体制の安定、在庫管理の効率化などのメリットも得られるのです。 このように、製造業はデジタル技術の活用によって、ムリ・ムダ・ムラを排除して業務効率を改善できます。 金融業(銀行)のデジタル化 銀行のデジタル化の事例として、外部とのネットワークから切り離されたレガシーシステム（過去の技術や仕組みを使ったシステム）の利用から、顧客のニーズに応える新しいシステムへの変更が挙げられます。 具体的には、スマートフォンから預金や送金などの金融サービスを受けられる「デジタルバンク」の開設によって、顧客は場所を選ばず銀行サービスを利用できるようになりました。また、窓口業務の負担は「デジタルバンク」によって大幅に減ったのです。 このように、金融業はデジタル化の推進により、顧客と企業の双方にとってより良いサービスを生み出せます。 小売業(アパレル)のデジタル化 アパレル業界はデジタル技術の導入によって販売数や在庫数の管理をデータ化し、生産性を向上させています。 季節ごとに服の売上データが蓄積されるので、次年度の生産数を検討するときに活用できます。また、生産数が適正であれば在庫の管理コストや処分コストを減らせるメリットがあります。 このように、小売業はデジタル化の推進によってコスト削減が実現でき、効率的に営業活動を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタル化のメリットとデメリットまとめ ここまで、デジタル化の概要やメリット・デメリットに加え事例を紹介しました。 デジタル化は、企業が抱える課題を解決するために必要な取り組みであり、早急に取り組まなくてはなりません。そして、デジタル化には生産性の向上や事務作業の減少、情報共有がスムーズになるなど多くのメリットがあります。 しかし、これまでデジタル化をしていなかった企業が、多機能なITツールを使いこなすのは困難です。そのため、直感的に使いこなせるツールを導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業でも簡単に情報共有ができるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報共有をデジタル化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーとは？不足すると起こり得る問題や高める方法も解説！

ビジネスでは、物品購入や人材採用などの決定をするときに、稟議書が必要になるケースがあります。そこで、テンプレートを活用すると、一から構成を考える手間を削減し、スピーディーに稟議書を作成できます。 一方で、「どのテンプレートを選べば良いのか分からない」「テンプレートを活用しているが、稟議が通らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議書のテンプレートや通りやすい書き方、そのまま使える例文を中心にご紹介します。 稟議書の書き方やコツを知りたい 稟議書のテンプレートをダウンロードしたい 稟議書を適切に管理・運用できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、稟議をスムーズに作成するためのテンプレートが見つかるほか、稟議書の正しい書き方まで押さえられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 稟議書とは1.1 稟議書の定義1.2 稟議書の使用場面1.3 稟議書の作成者は誰か1.4 稟議書の流れ1.5 稟議書と類似する用語との違い2 稟議書を作成するメリット・デメリット2.1 稟議書を作成する3つのメリット2.2 稟議書を作成する2つのデメリット3 【無料】稟議書のテンプレート・フォーマット・ひな形4選3.1 （1）例文付きの稟議書のひな型3.2 （2）物品購入にも使える稟議書のフォーマット3.3 （3）Wordで使える稟議書のテンプレート3.4 （4）エクセルで使える稟議書のテンプレート4 誰でも簡単に稟議書を電子化できるツール4.1 稟議書の作成から承認までを円滑化するツール「ナレカン」4.2 【例文あり】ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマット5 稟議書の電子化は必須？電子すべき3つの理由5.1 （1）高セキュリティ下で情報を保護するため5.2 （2）承認までを時短するため5.3 （3）コストを削減できるため6 通りやすい稟議書の書き方とは6.1 （1）稟議書に書くべき項目の抜け漏れがないか確認する6.2 （2）具体的なデータを示す6.3 （3）5W2Hを意識する6.4 （4）デメリットまで記載する6.5 （5）締めの言葉に気を付ける7 稟議書を通すためのコツ7.1 承認者に事前に伝えておく7.2 柔軟に改善していく8 稟議書のテンプレートまとめ 稟議書とは はじめに、稟議書の定義や承認までの流れ、類似する用語との違いについて解説します。ビジネスでは、よく使われる用語になるため、正しく認識していくためにも目を通しましょう。 稟議書の定義 稟議書とは、自身の権限では意思決定できない事案について、上位関係者に回覧して承認を得るための書類を指します。そのとき、“稟議にかける、稟議に回す、稟議に上げる”などの言い回しがされています。 企業によって稟議書が必要になる事案は異なりますが「新規プロジェクトの立ち上げ」「大規模な資産の獲得」「予算・人材の確保」などで提出を求められるケースが多いです。つまり、企業に与える影響力が大きい場合に、稟議が必要となるのです。 稟議書を作成すると稟議内容を確認しやすいうえ、会議が必要でないレベルの内容であれば、書面のみで承認を完結できるのです。 稟議書の使用場面 以下では、稟議書の利用が想定される場面をご紹介します。自社の業種や仕事内容と照らし合わせながら確認しましょう。 システムを導入するとき 社内でシステムを導入するときに、稟議書が活用されます。 稟議書には、システム導入の背景や目的、費用の見積もりなどを記載します。導入をスムーズに承認してもらうために、解決すべき社内の課題や費用対効果をわかりやすく明記しましょう。 新規システムの導入にあたって稟議書を作成するときは、システムが自社の課題の解決にどれほどつながるかに重点を置くと効果的です。 物品を購入するとき 業務上必要な物品を購入するときにも、稟議書が必要になります。 たとえば、業務で利用する事務用品や電子機器を購入するときに、担当者の承認が必要な場合に稟議書が用いられます。製品の情報や購入の理由を明確に記載することが重要です。 物品購入に伴う作業の効率化や業務時間の短縮を強調すると、効果がわかりやすく、通りやすい稟議書になります。 契約締結を確認するとき 企業間で契約を締結するときには、稟議書を使って担当者の承認を得る必要があります。 新規取引先と契約を結ぶときには、稟議書で承認を依頼しましょう。稟議書には目的や契約の内容、自社で期待できる効果をもれなく記載するとスムーズに承認を得られます。 必要に応じて、契約内容を視覚的に理解できる図表を添付すると、さらにわかりやすい稟議書を作成できます。 稟議書の作成者は誰か 稟議書を作成するのは、実際に現場で働く人や業務に携わっている人です。 稟議書は企業の上層部の人に提出するものであり、一般的に提出相手は作成者の直属の上司になります。ただし、稟議書の内容によってどの役職までの承認が必要かは異なるので、回覧した全ての人から承認が得られるよう、情報の過不足がないように作成することが重要です。 また承認フローが増えると、作成者と直接関わりのない人が稟議書を確認する場合もあります。内容が正しく伝わるように分かりやすい表現を意識しましょう。 稟議書の流れ 稟議の承認ルートは、扱う金額や契約内容などによって異なります。下図のように3つの承認ルートに使い分けられるため、事案に応じて承認ルートを設定しましょう。 ＜直線型ルート＞ 直線型の場合、直属の上司が承認者となり、承認が進むに連れて承認者の階級が高くなるのが特徴です。最もシンプルな承認ルートだと言えます。 ＜並列型ルート＞ 並列型は、複数の部署を跨ぐ事案を進めるときに利用されます。上図のように、承認者全員の承認が必要になる「AND承認」や、いずれかの承認者の承認を得れば良い「OR承認」が用いられるのが特徴です。 ＜条件分岐型ルート＞ 条件分岐型では、条件によって承認ルートが分岐するのが特徴です。たとえば、申請する金額が10万円以下の場合は最終決裁者を”課長”、10万円以上の場合は、最終決裁者を”部長”に設定するケースがあります。 稟議書と類似する用語との違い 稟議書と類似する用語として「決裁・起案・提案」が挙げられますが、以下のような違いがあります。 決裁 申請された事案に対して、上位関係者が“承認”または“却下”の判断を下すことです。「稟議」では担当者が申請した書類を複数の関係者で回覧して承認する一方「決裁」では部下が申請した書類を、決定権を持つ上司が承認します。 起案 正式な文書のもとになる案や文を作ったり、承認を得るために意思決定の内容を書類にまとめたりすることを指します。起案は「書類を作成する行為」であるのに対し、稟議は「承認を得るための手続き」を指しているのです。 提案 議案や意見を提出することを指します。“稟議書”の目的は「物品購入・契約締結などに対する承認」であり、“提案書”は「課題改善などに対する多様な意見の提案」が目的です。 これらは、稟議を上げていくなかで耳にする機会が多い用語です。「話し手が何を言いたいのか」を瞬時に理解するためにも、稟議との違いをしっかり押さえておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書を作成するメリット・デメリット ここでは、稟議書を作成するメリット・デメリットを解説していきます。稟議書による決裁申請を考えている方は以下の内容を把握しておきましょう。 稟議書を作成する3つのメリット 稟議書を作成するメリットは、複数人からの確認による偏りのない決定が可能になる点や、会議を開くための人員と時間のコストを削減できる点が挙げられます。具体的には、以下の3点です。 意思決定の効率化 稟議書を作成すれば、提案内容を理解したうえで承認可否の判断を下せるので、会議時間の短縮につながります。 プロジェクトの透明化 プロジェクト関係者全員と情報を擦り合わせたうえでの意思決定になるため、伝達や伝聞のミスによる認識の齟齬を減らし、現場の独断を防ぐ効果もあります。 責任の所在の明確化 提案者（申請者）による提案を、管理者（承認者）が承認するというフローに従うため、プロジェクトにおける責任の所在が明確化されます。 このように、効率的かつ適切な判断を下すために、社内稟議による決裁が多くの企業で取り入れられているのです。 稟議書を作成する2つのデメリット 一方で、稟議書を作成するデメリットとして、意思決定に時間がかかる点や、稟議書の紛失・改ざんのリスクがある点が挙げられます。 意思決定に手間がかかる場合がある 稟議書を紙媒体で回覧する場合、複数の部署を経由するのに時間がかかります。また、テレワークを採用している企業では、ハンコを押すためだけに出勤しなければならず、意思決定に手間を要します。 改ざんのリスクがある 稟議書は、多くの関係者を介するため、紛失したり内容が改ざんされる可能性が懸念されます。また、複数人の承認を通すため、一人ひとりの責任意識が希薄になりやすい点にも注意しなければなりません。 以上のようなデメリットを解消するには、承認フローの改善が効果的だと言えます。たとえば、作成した稟議書を任意のメンバーにのみ共有可能で、編集履歴も残せる「ナレカン」のようなITツールが役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】稟議書のテンプレート・フォーマット・ひな形4選 ここでは、無料でダウンロード可能な稟議書のテンプレート4種類をご紹介します。内容や形式を確認して、自社に合ったテンプレートを活用しましょう。 （1）例文付きの稟議書のひな型 こちらは、[文書]が提供する例文付きの稟議書のテンプレートです。こちらで提供されている稟議書のテンプレートの種類は以下の通りです。 備品などの物品購入・買い換え 出張・セミナー・研修会・講習会への参加 接待交際費の支出 正社員・アルバイト・パートの採用 新規取引先との契約開始 このように、用途ごとに多様なテンプレートが用意されているので、目的に合った稟議書を作成できます。 例文付きの稟議書のテンプレート詳細はこちら （2）物品購入にも使える稟議書のフォーマット こちらは、物品購入にも使える稟議書のフォーマットです。 書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。1つ目は「決裁内容・起案理由・期待される効果」を記入するエクセルのテンプレート、2つ目は「件名・目的・数量・金額・効果」を記入するWordのテンプレートとなっています。 物品購入にも使える稟議書のフリーテンプレート詳細はこちら （3）Wordで使える稟議書のテンプレート こちらは、ビズ研が提供する、Wordで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、用途に合わせて使える、以下の専用テンプレートが提供されています。 購買・購入 新規取引先 人員募集 採用稟議 ほかにも、シンプルなレイアウトで構成された、4種類の基本テンプレートが用意されています。 ビズ研が提供する、Wordで使える稟議書のテンプレート詳細はこちら （4）エクセルで使える稟議書のテンプレート こちらは、エクセルで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。 1つ目は「件名・内容・目的・添付書類・決裁日・決裁結果」を記入する、企画や人事などに適しています。2つ目は「件名・購入品・購入理由・数量・必要経費・金額・発注先と理由・支払方法」などを記入して、物品購入に活用できます。 エクセルで使える稟議書のテンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 誰でも簡単に稟議書を電子化できるツール 以下では、誰でも簡単に稟議書を電子化できるツールをご紹介します。 WordやExcelのテンプレートを用いて稟議書を作成すると、一から考える手間が不要なため、簡単に作成可能です。しかし、確認時にファイルがすぐに見つからないと、承認に至るまでがスムーズにいかない可能性があります。 したがって、「簡単に稟議書を・承認・管理ができるツール」を導入しましょう。とくに、ツールの操作が複雑だと承認自体が滞りがちなので、直感的に操作可能なツールを選ぶべきです。 結論、稟議書の電子化に最適なのは、直感的な操作で簡単に稟議書を作成し、承認まで完結するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、簡単にファイル共有ができるうえ、「承認フロー機能」により、ツール上で承認が行えます。稟議書の差し戻しもツール内でやりとり可能なので、確認がしやすいのです。 稟議書の作成から承認までを円滑化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【例文あり】ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマット 以下では、ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマットと、ナレカンで稟議書のテンプレートを追加する方法をご紹介します。 令和6年4月16日 稟議書 営業部　○○○○ 件名：CRMツールの導入について 表題の件につき、ご検討いただきたくお願い申し上げます。 1．製品名称：△△（株式会社○○） 2．価格：￥○○,○○○ 3．使用予定者：営業部○○チーム 4．購入時期：4月末まで 5．購入理由：営業部において、顧客情報を格納したファイルの管理が煩雑になっている。そのため、顧客管理に特化したシステムを導入することで、業務効率化を図りたい。 6：参考資料：△△サービス説明資料 以上 ナレカンでは、上記のような独自のフォーマットを、「テンプレート」として登録できます。テンプレートは、ワンクリックで以下のように呼び出されます。 このように、「ナレカン」では、自社独自のテンプレートを登録してワンクリックで呼び出せるので「社員によって体裁が違うので見づらい」といった問題を回避できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化は必須？電子すべき3つの理由 稟議書を適切に管理するには、電子化する点が重要です。ここでは、稟議書を電子化すべき3つの理由をご紹介します。 （1）高セキュリティ下で情報を保護するため 稟議書を電子化すると、高セキュリティで安全に保管可能になります。 新型ウイルスの流行後、リモートワークの需要が高まり政府も「働き方改革」の一環として推進していくようになりました。しかし、紙の稟議書を会社以外の場所で閲覧すると、紛失のリスクや情報漏えいの危険性も高まります。 そこで、稟議書を電子化すれば、場所や時間を問わず確認できるほか、紙のように紛失するリスクも無くなり、どこにいても安全な環境下で稟議書を閲覧可能なのです。働き方は各個人で異なっても、社内の情報は共通して高セキュリティで保護するようにしましょう。 （2）承認までを時短するため 稟議書を電子化すると、承認までスピーディーに進められます。 稟議書を紙で作成していると、承認者を順番に回していかなければなりません。しかし、承認者が不在だったり、他支店のメンバーだったりすると、承認を得るまでに時間がかかってしまうのです。 そこで、ITツールを導入して稟議書を電子化すれば、いつでもデータ上で確認できるので、スピーディーな意思決定が可能です。また、承認に関するやりとりや編集履歴が可視化されるので、承認の進捗状況の確認もスムーズになります。 なかでも、ナレッジ管理ツールの「ナレカン」では、テンプレートを使って稟議書を作成し、そのまま申請まで可能です。また、コメント機能で、承認依頼や差し戻しのコメントも残せるので、承認までの時間が大幅に短縮されます。 （3）コストを削減できるため 金銭的なコストや管理コストを削減できる点も、稟議書を電子化するメリットのひとつです。 紙で運用していると、稟議書を作成するときに紙代や印刷代がかかります。また、作成した稟議書を管理するスペースを確保しなければなりません。 そこで、稟議書を電子化すると「作成時の金銭的なコスト」や「場所代や管理作業などの管理コスト」が削減されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 通りやすい稟議書の書き方とは ここでは、稟議書の通りやすい書き方について解説します。通る稟議書を作成するための基本的な書き方を紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）稟議書に書くべき項目の抜け漏れがないか確認する 稟議書を書くときは、抜け漏れがないか確認しましょう。稟議書の基本的な項目は以下の通りです。 日付 起案者 題名 稟議の目的・理由・費用 また、稟議書の題名では「〇〇の購入について」「〇〇社との新規取引承認の件」というように、稟議の内容を端的に示しましょう。 以上の記載項目を書類に構成すると、以下のようになります。 （2）具体的なデータを示す 上手い稟議書を書くためには、具体的なデータの提示が大切です。 具体的なデータを示すと、説得力が高まり、承認を得やすくなります。そこで、「発生するコスト」や「予想される利益」などを数値として示すと、検討する事案を客観的に提案できるのです。 一方で、稟議書の内容に直接関係のないデータが記載されていると、どの数値で判断すれば良いか分かりにくくなってしまいます。稟議書の承認に必要なデータか確認するようにしましょう。 （3）5W2Hを意識する 5W2Hを意識することも、上手い稟議書を書くための工夫です。 5W2Hとは、情報を論理的に整理・伝達するためのフレームワークです。具体的には「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）」を5W、「How（どのように）、How Much（いくらで）」が2Hに当てはまります。 5W2Hを活用すれば、話を順序立てて説明して、ビジネスをスムーズに進められます。また、情報の抜け漏れを防いで、過不足なく円滑なコミュニケーションが可能です。 （4）デメリットまで記載する 稟議書には提案した内容のデメリットまで記載するようにしましょう。 提案した内容が実際に承認されたとしても、必ずしも全て上手くいくとは限りません。そこで、提案の段階で考えられる問題点やデメリットの改善・対応策まで記載すると、より充実した稟議書となり承認を得やすくなります。 また、対応策があらかじめ用意されていると、実際に問題が発生しても時間をかけずスムーズに解決できます。稟議が通った後のためにも、準備段階で様々な可能性を考慮するようにしましょう。 （5）締めの言葉に気を付ける 稟議書を書くときに、内容ばかりを注視しがちですが、締めの言葉も重要です。稟議書では以下のような言葉がよく使用されます。 何卒よろしくお願いいたします ご検討のほどよろしくお願いします 承認をたまわりたくお願い申し上げます 良い締めくくりの言葉を書いて、承認を得る権限者に良い印象を残しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書を通すためのコツ ここでは、稟議書を通すためのコツを紹介します。見やすい稟議書の作成はもちろんですが、説得力を持たせるためにも、押さえておきましょう。 承認者に事前に伝えておく 1つめのコツとして、承認者に事前に伝えておくことです。 稟議書を出したあとに、承認者の懸念事項や疑問点が解消されていなければ、稟議書は差し戻されてしまいます。繰り返し稟議書が通らなければ、手直しする時間がかかるだけでなく「プロジェクトは成功するのか」という不安も芽生えかねません。 そのため、事前に承認者とコミュニケーションを取ったうえで、稟議書を提出するのも有効な手だと言えるのです。 柔軟に改善していく 2つ目のコツとして、稟議書が差し戻しになったときには、柔軟に改善していくことが大切です。 稟議書の事案によっては、企業の今後の方針を左右するため、慎重に検討されます。そのため、承認ルートの途中で、却下されてしまうケースも少なくありません。 このとき、提案者は自身の提案を却下されたとしても、自身の意見に固執するのではなく、改善点をしっかり見つめましょう。却下された理由を把握し、柔軟に対応すると、より的確な稟議書が出来上がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書のテンプレートまとめ これまで、稟議書のテンプレートを中心にご紹介しました。 稟議書を作成することで、複数人のチェックによる偏りのない決裁が可能になります。ただし、紙の稟議書は、承認までに時間がかかったり、稟議書の作成・管理に余計なコストがかかったりする恐れがあります。 したがって、稟議書を電子化しテンプレートを用いて効率的に作成しましょう。また電子化した稟議書を誰でもすぐに確認できるように、「簡単に稟議書を承認・管理できるツール」を導入するべきです。 結論、稟議書の電子化に最適なのは直感的な操作で簡単に稟議書を作成し、承認フロー機能で稟議書の差し戻しもやり取り可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、遅延しがちな稟議書の流れをシームレスにしていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

社内通達は、社内の重要な変更や命令を伝えるものであり、全社へ確実に伝わるようにしなくてはなりません。 しかし、「社内通達の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内通達の書き方や例文を中心に紹介します。 社内通達の種類・必要性・書き方を知りたい 社内通達をするときに便利なフォーマットを参考にしたい 社内通達の作成・共有をスムーズにする方法を探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書の書き方や作成ポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内通達の概要1.1 通達・社内通達とは1.2 通知と通達の違い1.3 社内通達と内示の必要性1.4 社内通達文書の項目2 【例文・サンプルあり】社内通達文書のテンプレート2.1 （1）社内行事に関する通達2.2 （2）指示・指令に関する通達2.3 （3）懲戒処分に関する通達3 メールでの社内通達文書の書き出し4 【必見】社内通達に役立つ情報共有ツールとは4.1 社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」5 社内通達の書き方や例文まとめ 社内通達の概要 以下では、社内通達についてわかりやすく解説します。社内文書の目的や項目を理解し、効果的な社内文書作成に役立てましょう。 通達・社内通達とは 一般的に通達とは、会社からの業務に関する指示や命令を社員に伝えることを言います。 その中でも社内通達は、役職者が全社員または特定のメンバーに向けて、企業の方針や決定事項、手続きに関するお知らせをすることを指します。たとえば、「人事異動」や「ITシステムの採用・変更」といった重要な情報が挙げられます。 社内通達で伝えられた内容には、場合によって強制力を持つものもあります。このように社内通達は、社内ルールや規定の策定・改定を全社に伝えるために重要なのです。 通知と通達の違い 「通知」と「通達」は、それぞれの内容が大きく異なります。 通知とは、特定あるいは不特定多数の人に対して、必要な情報を知らせることを指します。たとえば「会議の変更について通知する」「面接結果を通知する」などの使われ方が一般的です。 つまり、通達は役職者から具体的な業務や行動の指示を知らせるものであるのに対し、通知は立場・社内外を問わず事実を伝えるものというように、両者は異なる意味合いをもつのです。 社内通達と内示の必要性 内示とは「公式の情報を公にする前に、従業員や関係者に対して内密に情報を伝えること」を指し、一般的に通達の前に伝達されます。 内示があることで、社内通達の内容を納得してもらったうえで、手続きや準備を進められるので、対象者や関係者の混乱を防げるのです。反対に、内示に対する要望を受け、通達内容を調整する場合もあります。 このように、社内通達と内示は密接した関係にあり、社内通達の前に内示の存在があるのは、非常に重要であると言えます。 社内通達文書の項目 社内通達文書には、厳密な書き方の決まりはありません。しかし、重大なお知らせを伝える文書なので、以下の5つの項目を漏れなく記載して「誰にでも理解できる文書」を作成しましょう。 　　　　文書番号 必須ではないものの、各文書に番号を記載すると、管理がしやすくなります。 日付・宛先 書き出しには、通達発信の日付と宛先を記載します。基本的に、日付には和暦を使用し、宛先は役職とフルネームを明記します。 通達者名 通達を発信する通達者名を記載します。通達者名も役職とフルネームを明記しましょう。 表題 通達の表題を記載します。表題は中央寄せで、簡潔に内容をまとめて書きます。 通達内容 通達内容を記載します。通達内容には決定に至った経緯は記載せず、決定している事項だけを簡潔に記載することを意識しましょう。 連絡事項 通達を受けたメンバーに実行して欲しい項目があれば、箇条書きで記載します。箇条書きの前に中央寄せで「記」、後ろに一行空けて右詰めで「以上」と加えます。 上記の社内通達文書の基本的な項目を記載したうえで、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文・サンプルあり】社内通達文書のテンプレート 以下では、目的別に使える社内通達文書のテンプレートを5つ紹介します。どのシーンで、どの通達文書が役立つか、を押さえておけば全社にお知らせを通達するまでの時間を短縮できます。 （1）社内行事に関する通達 こちらは、Microsoftのテンプレートによる「社内イベントの通知文書」です。 「社内イベント」や「株主総会」、「企業の業績発表」などの社内行事を知らせるときに役立ちます。日付や場所といった詳細な情報も伝える必要があるため、記載する情報量やレイアウトに注意しましょう。 Microsoftのテンプレート｜社内イベントの通知文書 （2）指示・指令に関する通達 こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「指示書」です。 「新しい業務フロー」や「緊急時の対応手順」といった特定の業務の実施を命令するための文書です。業務を円滑に進められるように、指示内容や手順を分かりやすく伝えることが重要です。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜指示書 （3）懲戒処分に関する通達 こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する懲戒処分に関する通達文書です。 懲戒処分通知書とは、職務上の不正や問題行為があった場合に、企業が従業員に対して懲戒処分をおこなう理由や内容を通知するための文書です。懲戒処分通知書をだすことで、ほかの従業員への警告や教育的な指導のほか、再発防止の効果が期待できます。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜懲戒処分通知書 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでの社内通達文書の書き出し ここでは、メールでの会議のご案内の書き出しについて説明します。メールで社内通達をするときの挨拶文に悩んでいる方は必見です。 件名：「【11月10日】販売会議のご案内」 営業部　各位（社内各位） お疲れ様です。 ○○部　△△です。 標題の件につきまして、11月度の営業会議を下記の通り開催いたします。 なお、営業部門の方につきましては必ずご出席賜りますようお願い申し上げます。 どうぞよろしくお願いいたします。 記 ①日時：11月7日（木）10:00~16:00 ②場所：東京本社theブックタワー3F会議室 ③アジェンダ： 10:00~10:30 A事業部 販売状況の報告（○○部長） 10:30~11:00 B事業部 販売状況の報告（○○課長） 11:00~12:00 担当報告（各担当15分×4名） 12:00~13:00 ・・・ 以上 ○○部　△△ メールアドレス：～～ 電話番号：～～ このように、メールで社内文書を通達するときは書き出しに「お疲れ様です」などの軽い挨拶を加え、伝えるべき項目を抜け漏れなく記載しましょう。 一方でメールでの通達は、共有相手全員のアドレス入力が必要であるうえ、他のメールに埋もれて見落としも発生しがちです。ホーム画面上のお知らせ機能で全社的に周知できる「ナレカン」のようなツールを使うと、共有の手間が省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内通達に役立つ情報共有ツールとは 以下では、社内通達に役立つ情報共有ツールを紹介します。 社内通達作成時に時間をかけずわかりやすい文書にするための方法として、テンプレートの使用が挙げられます。しかしメールによる共有だと、わかりやすい文書を作成しても、見落としが発生する可能性が高くなってしまうのです。 したがって、「テンプレートを利用して社内通達を簡単に作成でき、共有もスムーズなツール」を導入しましょう。また通知したい内容によって、あらかじめ公開範囲を制限できれば、都度メールアドレスを入力する手間もかかりません。 結論、社内通達に最適なのは、シンプルな操作性で作成・共有が簡単で、超高精度な検索機能で重要情報もすぐに振り返れるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは一度作成した社内通知書をテンプレート化できるほか、共有相手の詳細設定も簡単なため作成・共有に時間がかかりません。また、全社向けのアナウンス可能な「お知らせ機能」を活用すれば、お知らせが行き届くまでの時間と手間も省けます。 社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内通達の書き方や例文まとめ ここまで、社内通達文書の書き方や例文をご紹介しました。 社内通達文書はテンプレートを用いて作成すると、情報を過不足なく簡潔に記載できます。しかし、作成した社内通達文書をメールで共有すると、共有相手全員のアドレス入力やメールの見落としなどが発生しやすいため、注意が必要です。 そこで、「社内通達文書をテンプレートの利用により、簡単かつ分かりやすく作成でき、共有の手間や見落としを防げるツール」を導入しましょう。また、充実した検索機能があると、重要な情報に即アクセスできます。 結論、自社が導入するべきツールは一度作成したものをテンプレート化でき、公開範囲の制限・共有相手の詳細設定が簡単なツール「ナレカン」一択です。またナレカンは、添付ファイル内の情報も検索にヒットするため、管理にも最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内通達の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 稟議書テンプレート4選！通りやすい稟議書の書き方を例文付きで紹介

Excelでは、あいまい検索が可能です。あいまい検索を活用すると、検索したいキーワードが正確でない場合でも、目的の情報を見つけられます。 しかし、Excelであいまい検索したいが「検索方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介します。 関数を使ってExcelであいまい検索する方法を知りたい Excelで部分一致したら〇を返す方法を把握したい Excelファイル自体を簡単に管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Excel関数を使ってあいまい検索する方法を把握しつつ、Excelファイルのおすすめの管理方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 あいまい検索（部分一致の検索）とは2 Excelであいまい検索する4つの方法2.1 （1）VLOOKUP関数を使う2.2 （2）MATCH関数を使う2.3 （3）COUNTIF関数を使う2.4 （4）FILTER関数を使う3 Excelファイルを管理するときの注意点4 Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール4.1 超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」5 Excelであいまい検索する方法まとめ あいまい検索（部分一致の検索）とは 「あいまい検索」（部分一致の検索）とは、特定のテキストを含むセルを検索することを指します。 たとえば、検索したいキーワードが正確でない場合に、あいまい検索をすれば、テキストの一部が検索キーワードと一致するセルを柔軟に検索可能です。 また、Excelであいまい検索するには、「ワイルドカード」という記号を使います。具体的には、文字数を指定せず任意のテキストを検索する“＊”と、任意の一文字を検索する“？”があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelであいまい検索する4つの方法 ここでは、Excelであいまい検索する4つの方法をご紹介します。具体例を画像付きで紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）VLOOKUP関数を使う 1つ目は、VLOOKUP関数を使う方法です。 VLOOKUP関数とは、表を縦方向に検索し、検索条件と一致するテキストを抽出する関数を指します。VLOOKUP関数を使うあいまい検索の方法として、「検索キーワードを数値内で指定する」「検索キーワードをセルで指定する」という2種類があります。 ＜検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する方法＞ 検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。 ＝VLOOKUP(“*検索キーワード*”,検索範囲,列番号,FALSE) 以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。 検索範囲とは、タップタイトねじの個数を求めるために検索する範囲を指します。検索キーワードを検索する列が、検索範囲の左端になるように設定しましょう。 検索範囲の中で、検索したい「個数」は左から3列目なので、列番号は「3」です。 このように、一番左の列が検索キーワードを含む場合に、任意の列にある値を抽出できます。 ＜検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する方法＞ 検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。 ＝VLOOKUP(“*”＆検索キーワードを入力したセル＆”*”,検索範囲,列番号,FALSE) 以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。検索キーワードの「タイトねじ」を、「I8」のセルで指定しています。 このように、一番左の列に、特定のセルに入力したワードが含まれる場合に、任意の列の値を抽出できます。 （2）MATCH関数を使う 2つ目は、MATCH関数を使う方法です。 MATCH関数とは、表の1列または1行を検索し、検索条件に一致するセルが、列の上または行の左から何番目かを抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝MATCH(“検索キーワード“,検索範囲,0) 以下は、タップタイトねじの売上順位を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。 ただし、検索範囲は、昇順に並べておく必要がある点に注意が必要です。 このように、縦に長い表があった場合に、任意の検索キーワードが上から何番目にあるのかがすぐにわかるので便利です。 （3）COUNTIF関数を使う 3つ目は、COUNTIF関数を使う方法です。 COUNTIF関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルの件数を抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”) 以下は、商材名に「ねじ」が含まれるかをあいまい検索した具体例です。「ねじ」を含むセルの件数が表示されています。 このように、任意の検索キーワードを含むセルがいくつあるのかを抽出できます。 ＜部分一致したら〇を返す検索方法＞ また、検索キーワードに部分一致したら〇を返す数式は、以下の通りです。 ＝IF(COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”),”〇“,””) 以下は、部分一致したら〇を返す検索の具体例です。 このように、任意の検索範囲の中に検索キーワードが含まれるのかを瞬時に処理できます。 （4）FILTER関数を使う 4つ目は、FILTER関数を使う方法です。 FILTER関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルを複数抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝FILTER(検索範囲,検索する行＝”検索キーワード“,”一致しない場合の値“) 以下は、取引先企業が「A社」の表をすべて抽出した画像です。 完成した表は以下の通りです。 このように、FILTER関数を使えば、範囲中の条件に当てはまるものが複数あっても全て抽出できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelファイルを管理するときの注意点 Excelファイルを管理するときに注意すべきなのは、欲しいデータがすぐ見つかるように、ファイルを共有・保管するのが難しい点です。 Excelのファイル名だけでは、必要なデータがどのファイルで管理されているのか分かりづらいです。そのため、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。 とくに、扱うファイル数の多い大企業では、ファイル管理が煩雑になりやすいです。このように、Excelファイルの管理では、必要なデータを探すのに時間がかかる事態に陥りやすい点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール 以下では、Excelファイル自体を管理できる、あいまい検索機能を備えたツールをご紹介します。 Excelでは、ワイルドカードを活用した関数を使うと、シートに記載したデータのあいまい検索ができます。しかし、ファイル自体の管理には、「ファイル名だけでは、必要なデータがどこで管理されているか見つけるのが難しい」という注意点があります。 そこで、「ファイル自体をあいまい検索できるツール」を使って情報管理しましょう。さらに、ExcelやWordファイル内のテキストまで検索できるツールであれば、知りたい情報がどこにあるのかをすぐに把握できます。 結論、自社の情報管理には、すべてのExcelデータをまとめておけるうえ、AIのあいまい検索で直感的に情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に残したテキストやファイルは、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、生成AIを活用した超高精度の「自然言語検索」によって、上司に話しかけるようにあいまい検索できるので、目的の情報をすぐ探し出し、業務を円滑に進められます。 超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelであいまい検索する方法まとめ これまで、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介しました。Excelであいまい検索する方法として、以下の4つの関数が役立ちます。 検索条件と一致するテキストを抽出する「VLOOKUP関数」 検索条件に一致するセルが、列または行で何番目かを抽出する「MATCH関数」 検索条件に一致するセルの件数を抽出する「COUNTIF関数」 検索条件に一致するセルを複数抽出する「FILTER関数」 一方、Excelファイルは「どのデータがどのファイルにあるのか」が分からなくなり、データを探すのに時間がかかりやすいです。そのため、「超高精度かつ簡単に検索できるツール」を使って、「目的のデータをすぐに見つけられる仕組み」をつくりましょう。 したがって、自社が導入すべきは、Excelファイルを直接添付して管理できるうえ、ファイル内まで誰でも簡単にあいまい検索できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくExcelファイルを管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイル共有する方法はさまざまありますが、オンラインでやりとりが完結するクラウド型のファイル共有サービスを利用するのが、最も安全かつ簡単なやり方だと言えます。 しかし、クラウドファイル共有サービスの導入を検討している人のなかには、「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、データ・ファイル共有におすすめのサービス8選を中心に紹介します。 社内の情報共有を活性化させたい 無料・登録不要でファイル共有できるサービスを知りたい 誰でも簡単かつ安全に使えるファイル共有ソフトを導入したい という方はこの記事を参考にすると、選定ポイントをもとに「おすすめのクラウドファイル共有サービス」を比較検討でき、自社に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 無料でファイル共有する3つの方法1.1 （1）USBやSDカードを使う1.2 （2）メールを使う1.3 （3）クラウドサービスを使う2 【本当に安全？】クラウドファイル共有サービスの合法性3 クラウドファイル共有サービスが普及した背景4 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス8選4.1 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス4.2 【Stock】個人から使えてデータ・ファイル共有できるサービス4.3 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス4.4 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト4.5 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス4.6 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス4.7 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス4.8 【ギガファイル便】登録不要でファイル共有できるアップローダー5 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表6 クラウドファイル共有サービスの3つの選び方6.1 （1）データ容量で選ぶ6.2 （2）アクセス性で選ぶ6.3 （3）セキュリティで選ぶ7 無料のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点7.1 （1）容量制限がある7.2 （2）データの保存期間が決まっている7.3 （3）セキュリティに制限がある7.4 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある8 クラウドファイル共有サービス8選まとめ 無料でファイル共有する3つの方法 まずは、無料でファイル共有する3つの方法を解説します。自社にマッチする手法で共有すべきですが、情報漏えいには注意しなければなりません。 （1）USBやSDカードを使う 1つ目の方法は、USBやSDカードを使ってファイルを共有する方法です。 USBやSDカードを使ったやり方は、非IT企業にとって一般的だと言えます。手順としては、PCに接続し、USBやSDカード内に共有したいファイルを移動させたあと、任意のPCへ再度接続するだけでファイル共有ができます。 しかし、USBやSDカードは「紛失しやすい」「1対1でしかファイル共有できない」などのデメリットがあります。とくに、リモートワークが当たり前になりつつある現在においては、リアルタイムで共有できないのは非効率的だと言わざるを得ないのです。 （2）メールを使う 2つ目は、GmailやOutlookを使い、メールにファイルを添付して共有する方法です。 メールはUSBやSDカードでのファイル共有と異なり、一回で複数人に情報共有できます。しかし、メールに添付するファイルが大きい場合は分割して送らなければならず、誤操作による情報漏えいのリスクは軽減できません。 また、メールの特性上「ファイル共有をしてもほかのメールに埋もれやすい」「該当のメールを探すのに時間がかかる」などのデメリットが伴います。 （3）クラウドサービスを使う 3つ目は、最もおすすめな「クラウドファイル共有サービス」でファイルを共有する方法です。 クラウドファイル共有サービスとは、インターネット環境があれば時間や場所を問わずファイル共有・管理ができるサービスのことです。サービス内で検索したり、共有URLから素早くアクセスしたりできるため、「情報が見つからないストレス」を減らせます。 さらに、データのバックアップや情報の暗号化など、高いセキュリティ対策によってデータの安全性を守ることができます。ただし「有名だから」「無料だから」という理由だけで導入すると、ITに不慣れな方が使いこなせない恐れがあるため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【本当に安全？】クラウドファイル共有サービスの合法性 結論、クラウドファイル共有サービスを使うことに違法性は全くありません。 仕事で必要なデータを関係者間で共有するために使うのは、一般的かつ合法的な運用であり、事前に権利者の許可があれば、著作権のあるファイルも問題なく共有できます。ただし、違法なファイルのアップロード・配布が問題となる点は押さえておきましょう。 一方で、サービスごとにセキュリティ水準は大きく異なるため、ビジネス用途では暗号化やアクセス制御が充実したサービスを選ぶことが重要です。情報漏えいのリスクを最小化するため、導入時にはセキュリティ基準を必ず確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスが普及した背景 昨今では、クラウドファイル共有サービスが普及しつつあります。普及した背景には、以下のように「安全性」や「利便性」が関係しているのです。 パスワード付きzipファイルの脆弱性 多くの日本企業で利用されていた「パスワード付きzipファイル」の脆弱性が問題視され、2020年11月に内閣府で導入の廃止が発表されました。これを機に、メールを介したファイル共有からクラウド上での共有に移行する企業が増加しました。 リモートワークの普及 リモートワークが普及したことにより、遠隔地でもスムーズかつ安全に情報共有できる仕組みを整える必要性が出てきました。そのため、高セキュアな環境で情報のリアルタイム共有が可能なクラウドファイル共有サービスに注目が集まったのです。 以上の理由から、クラウドファイル共有サービスが普及しました。 参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス8選 以下では、安心してデータをやりとりできるクラウドファイル共有サービス8選をご紹介します。 簡単にファイル共有をするには「アクセス性に優れたクラウド型のサービス」を利用しましょう。なぜなら、USBやメールを用いてファイルを共有すると、管理の属人化や共有の手間が発生するため、正確かつ迅速に情報が伝達されない恐れがあるからです。 また、クラウドファイル共有サービスでの情報管理も、ただ情報を蓄積するだけでは「必要な情報を探すときに時間がかかってしまいます。」そのため、精度の高い検索機能を備えたツールを利用し、目的の情報にすぐにアクセスできるようにするべきです。 結論、ファイル共有に最適なのは、ファイルの作成・共有・管理ができ、平均0.2秒のスピード検索で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、直接書き込んだりファイルを添付したりできるうえ、ファイルの中身を要約して抽出することも可能です。また、「ヒット率100%」の超高精度な検索機能は、ファイル内のテキストも検索できるため、過去の情報を瞬時に振り返れます。 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使ったファイル共有・管理の作成例＞ ナレカンでは、ノート型の「記事」にテキストを書き込んだり、ファイル・画像を添付したりできます。そして、記事に書き込んだ情報は任意のメンバーに即共有されるうえ、部署やテーマごとに分けて管理できるため、ファイル共有・管理が効率化します。 また、ナレカンには超高精度な検索機能が備わっているため、必要なファイルをすぐに探し出せます。上の画面のように、キーワード検索では、タイトルだけでなく、添付された画像やファイルの中まで検索可能です。 上の画面のように、検索すると、記事のタイトルや本文内だけでなく、添付したファイル内までキーワードがヒットします。そのため、ただファイルを共有・蓄積するだけでなく、目的の情報を素早く見つけ、活用までできるのがナレカンの強みです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】個人から使えてデータ・ファイル共有できるサービス Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。 シンプルな操作性であるため、ITが苦手な方でもすぐに使いこなせるのが特徴です。「Stock」の「ノート」には「タスク」「メッセージ」が紐付いているので、議事録に記載したToDoを管理したり、マニュアルに関するやりとりをしたりできます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス ＜Dropboxの特徴＞ 連携できる外部ツールが多い ZoomやSlackなど、多くの外部ツールとの連携に対応しており、さまざまな使い方ができます。たとえば、Zoomと連携すれば、会議の録画ファイルのコピーをDropboxに自動保存できるのです。 Dropbox Replayで画像・動画ファイルを管理できる Dropbox Replayを活用すれば、Dropboxにおける動画の保存・共有のワークフローと簡単に連携し、フィードバックや確認作業をまとめて管理できます。また、「動画に共有相手のメールアドレスを透かしとして自動挿入する」「OneDriveと連携する」といった使い方も可能です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ フォルダを細かく分けられる Dropboxでは、フォルダの中にフォルダを何層にも作ることができます。ただし、フォルダを細かく分類できる一方、ルールを決めなければ保存場所が分からなくなり、データを探す手間がかかるため注意が必要です。 ファイルの内容の表示方法を変えられる 画像ファイルは、プレビュー画面にファイルのサムネイルとして表示されます。また、表示する大きさは4段階で設定できるので、ファイルを開かずに中身を見られます。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの容量が少ない Dropboxの無料版（Basic）で使える容量は2GBです。そのため、ビジネスで使う場合は有料プランに加入するのが前提となります。 アプリを閉じるとアップロードが止まる場合がある 利用しているユーザーからは「アプリからアップロードする際に、アプリを閉じるとアップロードが止まってしまっている場合がある」という意見もありました。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：無料 Plus：1,500円/月（月払い） Professional：2,400円/月（月払い） Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い） Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト ＜firestorageの特徴＞ 会員登録が不要 会員登録せずに無料で使い始められます。ただし、「アップロードしたファイルの削除」をはじめとしたファイル管理には、会員登録が必要です。 ファイルの保存期間を設定できる 最短で1時間、最長で7日間の保存期間を設定できます。 ＜firestorageの機能・使用感＞ パスワードを設定できる ファイル閲覧に必要なパスワードを、英数10桁で設定することができます。そのため、万が一他の人にリンクを送ってしまっても安心です。 モバイルでも利用しやすい アップロードしたファイルは、ダウンロードリンクだけでなくQRコードも発行できます。そのため、PCからモバイルへの共有もQRコードを読み込むだけでスムーズに実行できます。 ＜firestorageの注意点＞ アップロード・ダウンロードが遅い 利用するユーザーの口コミでは、「アップロード、ダウンロードが他と比較して少し遅く感じる場合がある」という意見もありました。（引用：BOXIL SaaS） 機能が多くて分かりづらい ファイルアップロードやストレージ保存のほかに、「画像のみを保管するストレージ」「スクリーンショットの切り出し」などの機能を使えますが、機能が多く説明が少ないため、直感的に操作できない可能性があります。 ＜firestorageの料金体系＞ こちらは、一般向けの料金プランとなります。 未登録会員：無料 無料会員：無料 ライト会員：1,320円/月 正会員：2,420円/月 以下は、法人向けプランとなります。 プラン1：初期費用110,000円＋通常費用120,780円/月 プラン2：初期費用110,000円＋通常費用98,780円/月 プラン3：初期費用55,000円＋通常費用78,780円/月 プラン5：初期費用55,000円＋通常費用54,780円/月 その他、英語表記対応や、1ファイルの最大容量を増やすための有料オプションがあります。 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス ＜Boxの特徴＞ モバイルアプリがある PCだけではなくモバイルアプリにも対応しているので、場所を選ばずファイル共有できるのが特徴です。 さまざまなアプリと連携できる 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと併せて利用できます。たとえば、Slackと連携すれば、Slackのチャンネルにアップロードされたファイルを自動でBoxにも保存可能です。 ＜Boxの機能・使用感＞ Box上でノートを作成できる 「Box Note」という機能を使って、Boxから直接文書ファイルを作れます。「Box Note」には数種類のテンプレートが用意されているうえに、WordやGoogleドキュメントなどのファイルも作成できるため、幅広い用途で役立ちます。 Box Hubsでコンテンツを安全に整理・公開できる Box Hubsは、Hub（データを管理するシステム）やコンテンツポータル（コンテンツを公開するサイト）を作成できる機能です。また、Box AIと連携すると「ファイルに関する質問をしたい」「ファイルの内容を要約したい」という場合に便利です。 ＜Boxの注意点＞ 連携設定が難しい 利用するユーザーの口コミでは、「SlackやTeamsなどとの連携設定が初心者には少し難しい場合がある」という意見もありました。（引用：ITreview） 無料プランは個人利用のみ Boxには無料プランがありますが、利用人数は1人までとなっています。そのため、ビジネスで利用するには有料プランの契約が前提となる点に注意が必要です。 ＜Boxの料金体系＞ 個人またはチーム Individual：無料 Personal Pro：1,390.40円/月（月払い） Business starter：636.90円/ユーザー/月（月払い） Business プラン Business：2,084.50円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年払い） Enterprise Advanced：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス ＜Google Driveの特徴＞ Googleのほかのサービスと連携可能 Googleのサービスである「ドキュメント」や「スプレッドシート」と連携しており、ファイルの共有や作成がスムーズに進みます。 ホームで最新の活動を確認できる ホームでは「最近閲覧・共有・編集したファイル」や「Googleカレンダー上で今後のイベントに添付されたドキュメント」などが優先的に表示されるので、重要なファイルをすぐに見つけられます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ データの表示形式を選べる データの表示形式を「グリッド」にするか「リスト」にするか選べます。そのため、文書や画像といったデータの内容により表示を切り替えると、目的のデータを見つけやすくなります。 編集履歴が残る Google Driveでは、編集すると履歴が残ります。よって、誰がどのファイルを更新したかなどの情報を振り返ることができ、チームで作業する場合にトラブルを防止する効果があります。 ＜Google Driveの注意点＞ AI機能はあまり役に立たない 利用するユーザーの口コミでは、「『Geminiに相談』があまり役にたたない印象です」という意見もありました。（参考：ITreview） 必要な情報へすぐにたどり着けない フォルダで無制限に階層をつくれるので、階層が深くなりすぎて必要な情報へたどり着くのに手間がかかる可能性があります。 ＜Google Driveの料金体系＞ GoogleDriveは、保存容量15GBまでであればGoogleアカウントがあれば利用できます。ビジネス用により多くの容量で利用したい場合や、他のGoogleのツールも併せて有料版を使いたい場合は、以下Google Workspaceの契約が必要です。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：4,760円/ユーザー/月（月払い） Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス ＜OneDriveの特徴＞ スキャン機能 Onedriveのモバイルアプリにはスキャン機能が組み込まれており、紙の書類をPDFに変換して保存するのに役立ちます。 Copilot in OneDrive Copilot in OneDriveは、OneDrive内のファイルから、欲しい情報をすぐに見つけられる機能です。AIによって「自然検索でファイルを検索する」「ファイルの要約を作成する」などの使い方が可能です。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ ファイルの表示方法を選べる ファイルの表示方法は「リスト」「圧縮モード」「タイル」から選べます。たとえば、画像ファイルを探す場合は「タイル」に設定すると、ファイルを開かなくても中身を確認できるといった利点があります。 履歴情報を確認できる ファイルの中には作成履歴として、日付や作成者の情報が残ります。そのため、ファイルについての履歴を簡単にさかのぼれます。 ＜OneDriveの注意点＞ 保存に時間がかかる ユーザーからは「若干保存完了するまでに時間がかかるような気がします」という声もあります。（参考：ITreview） デザイン性はあまりない ユーザーからは「デザイン性は正直他社ツールと比較すると、光る箇所がないかなと感じてしまいます」という声もあります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ OneDriveは、保存容量5GBまでであればMicrosoftアカウントがあれば利用できます。ビジネスでより多くの容量を利用する場合はMicrosoft 365やOneDrive for Businessの契約が必要です。 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い） OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ギガファイル便】登録不要でファイル共有できるアップローダー ＜ギガファイル便の特徴＞ ユーザー登録不要で利用できる ユーザー登録は不要なので、Webページを開いてすぐにファイルの転送ができます。 無料で大容量のファイルを転送できる 無料で容量無制限（1ファイル300Ｇまで）のファイル転送が可能です。また、ファイルはアップロード後最大100日間保持されます。 ＜ギガファイル便の機能・使用感＞ ダウンロードパスワードを設定できる ダウンロードするためのパスワードを設定できるため、セキュリティ面での安全性を高めることができます。 保持期限を柔軟に設定可能 ギガファイル便では、ファイルの保持期限を「3日、5日、7日、14日、30日、60日、100日」から選択できるため、それぞれの状況に合わせてダウンロード期限を決められることが便利です。 ＜ギガファイル便の注意点＞ 情報漏えいの危険性がある ギガファイル便でアップロードされたファイルは、特定のURLを知っていれば誰でもアクセスできます。そのため、パスワード保護を設定せずに重要なデータを共有すると、第三者に不正にアクセスされるリスクがあります。 保持期限が切れたファイルは削除されてしまう 設定した保持期限が切れたファイルは、自動的に削除されてしまうため、必ず期限内にダウンロードしましょう。 ＜ギガファイル便の料金体系＞ 無料ですべての機能を利用できます。 ギガファイル便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表 以下は、ご紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合ったツールを選びましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox firestorage 特徴 共有したファイルに即アクセスできるサービス 個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス 無料で2GBまでファイル共有できるサービス 登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 データの保存期限がある 【×】 【×】 【×】 【〇】 スマホアプリがある 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランの容量が少ない ファイルのアップロード・ダウンロードが遅い 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/月（月払い）〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,320円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら Box Google Drive OneDrive ギガファイル便 特徴 外部サービスとの連携に強いストレージサービス 無料でスマホからも使えるファイル共有サービス Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス 登録不要で大容量のファイルを共有できるアップローダー シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 シンプルで簡単 データの保存期限がある 【×】 【×】 【×】 【〇】 スマホアプリがある 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】（iOSのみ対応） 注意点 無料プランは個人利用のみ 必要な情報へすぐにたどり着けない 保存に時間がかかる 情報漏えいの危険性がある 料金 ・無料プランあり ・有料プラン：636.90円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ ・無料ですべての機能を利用可能 公式サイト 「Box」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「ギガファイル便」の詳細はこちら 以上のようにツールによって特徴が異なるため、ツール導入の目的を明確にしておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスの3つの選び方 以下では、安全なクラウドファイル共有サービスを選ぶポイントを解説します。導入後も使い続けられるように、自社に最適なサービスを選びましょう。 （1）データ容量で選ぶ 1つ目は、「データ容量」です。 容量の少ないプランを選ぶと、容量制限で業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。利用開始時は問題がなかったとしても、利用を続けるにつれて資料や議事録などのファイルが増えていくことに注意が必要です。 したがって、自社で扱うデータを確実に保存できるよう、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のサービスを選びましょう。また、普段使うサイズのファイルを問題なくやりとりできるかも確認する必要があります。 （2）アクセス性で選ぶ 2つ目は、「アクセス性」です。 ファイルを共有・管理できたとしても、アクセス性が悪ければ、上手く活用できません。たとえば、ファイルを開かなければ中身が分からなかったり、ファイルの保存場所が分かりにくかったりするツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかります。 その結果、保管したファイルに社員がたどり着けず情報が正しく共有されません。したがって、情報を階層分けして整然と管理でき、検索機能で目当ての情報を即座に見つけられるようなツールを導入しましょう。 （3）セキュリティで選ぶ 3つ目は、「セキュリティ」です。 業務上のデータは基本的に社外秘であり、情報漏えいしたときの損害は非常に大きくなってしまいます。そのため、クラウドファイル共有サービスのセキュリティ体制を把握するとともに、自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。 ただし、無料版のツールの中には十分なセキュリティ対策が備わっていないものもあるため、有料でも安心して使えるツールを選択しましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格」を取得している「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点 ここでは、無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点を解説します。とくに、無料のサービスには料金コストがかからない一方、注意点もあるため以下で押さえましょう。 （1）容量制限がある 無料のクラウドファイル共有サービスでは、利用できる容量に制限がある場合がほとんどです。 そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとりや、社内文書の恒久的なバックアップには適していません。 以上のように、サービスに容量制限があると、ファイルの容量によっては管理ができなくなるので注意が必要です。 （2）データの保存期間が決まっている クラウドファイル共有サービスには、データの保存期間が決まっているものもあります。 保存期限を過ぎると自動でデータが削除されてしまうサービスでは、「気づかないうちに重要な資料や過去の顧客情報が消えてしまっていた」という事態になりかねません。そのため、ビジネス利用では必ず、データを無期限に保存できるサービスを選びましょう。 このように、会社で保管すべき「資料」や「マニュアル」、「顧客情報」は後から見返す可能性が高いので、無料でも長期保存できるかは必ず確認しましょう。 （3）セキュリティに制限がある 有料のサービスでは、アクセス制限をはじめとした高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料サービスの多くはセキュリティ機能に制限があります。 無料のサービスで料金コストを抑えても、社内の機密情報が流出してしまった場合、抑えた費用以上の損害を負うことになりかねません。また、社外とのやりとりに無料のサービスを利用すると、セキュリティ面で相手に不信感を与える可能性があります。 そのため、ビジネスでファイル共有するときは、有料でも高度なセキュリティが備わったツールを利用すべきです。たとえば、ファイルの閲覧・ダウンロードを制限できる「ナレカン」のようなツールであれば、安全にファイル共有できます。 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある クラウドファイル共有サービスによっては、迅速なサポートを受けられない場合があります。 サービスの提供会社から受けられるサポートの種類は、料金プランによって異なるケースがほとんどです。たとえば、「電話サポートが一定以上のプランしか使えない」サービスもあります。 トラブルが起きたとき、迅速なサポートが受けられなければ業務が停滞してしまいます。そのため、「1営業日以内の回答」「専属担当者のサポート」などの充実したサポートを受けられるサービスを選択すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービス8選まとめ ここまで、安全に使えるクラウドファイル共有サービスと選定ポイントを中心に解説しました。 USBやSDカードでファイル共有する方法は、管理に時間がかかり情報漏えいのリスクもあるので控えるべきです。また、メールでは送信する度にファイルが流れてしまうので、やりとり後の情報が確認しにくいです。 したがって「ファイル共有がスムーズにできるクラウド型のサービス」が必須です。さらに、精度の高い検索機能の付いたツールであえば、情報共有のストレスを軽減できます。 結論、自社のファイル共有には、超高精度の検索性と、大手企業でも安心して使えるセキュリティ性を兼ね備えたツール「ナレカン」一択です。ナレカンであれば、メンバーごとにアクセス権を設定できるほか、「ダウンロード禁止の有無」の設定も可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

仕事をする上で、PDF文書を確認する機会は多々あるものの、一枚ずつ資料を読んで探すのは手間がかかってしまいます。そのため、受け取ったPDF文書のなかから該当する箇所をすばやく確認するには、検索機能が不可欠となっているのです。 しかし、「PDFの文字を検索する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、PDF検索の方法やヒットしない原因と対処法を中心にご紹介します。 PDFファイルの情報も検索して探せるようにしたい PDF検索してもヒットしないときの対処法を知りたい あらゆる情報に検索対応している情報管理ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、PDFファイル内の文字の検索方法から検索に便利なツールまでわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【デバイス別】PDFファイル内の文字を検索する方法1.1 （1）パソコンでショートカットキーを利用する1.2 （2）スマートフォンの機能を使う1.3 （3）iPadの機能を使う2 【PDF検索できない!?】検索結果がヒットしない原因2.1 （1）入力した単語がPDF内に含まれていない2.2 （2）画像の中に文字が含まれている3 【必見】PDF内にある情報を必ず見つける方法3.1 保管したPDFの情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」4 【番外編】ツール別！PDFを検索する方法とは4.1 Box｜PDF内を全文検索する方法4.2 Google検索｜PDFファイルを探す方法5 PDFファイル内の文字を検索する方法まとめ 【デバイス別】PDFファイル内の文字を検索する方法 以下では、デバイス別にPDFファイル内の文字を検索する方法をご紹介します。自身のデバイスに合わせたPDF検索の方法を見つけましょう。 （1）パソコンでショートカットキーを利用する WindowsやMacの場合は、ショートカットキーを利用することでPDF検索ができます。Acrobat readerやGoogle Crome、Microsoft Edge内でのPDF検索も以下の方法で実行することが可能です。 Windowsの場合 文字を検索したいPDFを開き、「Ctrl」+「F」を押します。 右上に検索窓が出現するので検索したい文字を入力し、「Enter」を押します。 検索窓の横にある「∧」や「v」をクリックしたり、繰り返し「Enter」を押すと、別の場所にある検索した文字に飛ぶことができます。 Macの場合 文字を検索したいPDFを開き、「command」＋「F」を押します。 右上に検索窓が表示されます。 検索した文字を入力し、「Enter」を押します。 以下のように、検索結果は黄色でハイライトされ、「や「>」や繰り返し「Enter」を押すことで別の検索結果に移動できます。 （2）スマートフォンの機能を使う iPhoneやAndoroidのスマートフォン内のPDFであっても標準装備された機能で検索することができます。 iPhoneの場合 以下はSafariでPDF検索するときの手順です。 文字検索をしたいPDFを開き、画面下部の　[共有]アイコンをタップします。 表示されたメニューの中から[ページを検索]を選択します。 検索窓が現れるので、検索したい文字を入力すると探すことができます。 Andoroidの場合 以下はGoogle Crome内のPDFの文字検索をするときの手順です。 文字を検索したいPDFを開き、画面の下部にある[…]をクリックします。 表示されたメニューの中から[ページ内を検索]を選択し、検索したい文字を入力します。 「∧」や「v」をタップすることで、別のところにある検索ワードに移動できます。 （3）iPadの機能を使う iPadを使ってSafariにあるPDFファイルを検索したい場合は、前述したiPhoneのときと同様の手順です。しかし、Safari上での検索には制限が伴うため、以下の方法で別のアプリを利用して検索することも可能です。 まず、[共有]アイコンをタップします。 表示されたメニューの中から[“ファイル”に保存]でファイルアプリにPDFを保存したり、選択肢にある他のアプリにPDFを移行したりなどが選べます。 PDFを保存したアプリ先で、検索機能を用いるとより精度の高い検索結果が得られることがあります。 もしSafariの検索にひっかからなかったときには、iPadだけでなくiPhoneでも上記の方法を試してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【PDF検索できない!?】検索結果がヒットしない原因 ここでは、PDFファイル内の文字を検索したにもかかわらず、検索ワードがヒットしない原因を2つご説明します。探している情報が見つからないと困っている担当者の方は下記の原因に当てはまっていないか確認しましょう。 （1）入力した単語がPDF内に含まれていない 1つ目の原因として、入力した単語がPDF内に含まれていないことが考えられます。 これは、検索したい単語があいまいか、正確でない場合に起こるケースです。基本的に、iPhoneに標準搭載されている検索機能では、PDFファイル内に検索語と完全に一致する単語が含まれていないと、検索結果に表示されません。 そのため、検索したい単語がPDFファイル内に含まれているかの確信が持てない場合は、完全に一致していなくても検索できたり、話し言葉で内容を探せたりする「ナレカン」のようなツールを併用して検索しましょう。 （2）画像の中に文字が含まれている 2つ目の原因として、画像内の文字を検索してしまっていることが挙げられます。 検索機能の多くはテキストベースの文字を対象としているため、スキャンした書類や写真として保存されたPDFの文字は検索できません。そのため、PDFの画像に含まれる単語を検索してもヒットしないのです。 そこで、画像内の文字もコンピュータが文字として認識し、検索対象に含められる機能を持つツールを使うと、画像内の情報も瞬時に探し出すことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】PDF内にある情報を必ず見つける方法 ここでは、PDF内にある情報を必ず見つける方法をご紹介します。 PDF内の文字検索ができない原因の一つに「画像に含まれる文字を検索していること」が挙げられます。そこで、PDFが画像になっていても文字を検索できるOCR検索を活用すれば、文字データではない場合も欲しい情報が見つかるのです。 ただし、表記揺れや誤字でPDF内の文字と完全に一致しなければ、すぐに情報が得られずストレスになります。そのため、検索にかかるストレスを減らすために「高精度の検索機能を備えたツール」でファイルを管理しましょう。 結論、自社が導入すべきは、保管したPDFファイルから探している情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にあらゆる種類の画像・ファイルを添付できるうえ、PDFにも対応した「ファイル内検索」や「画像検索」によって、目的の情報に即アクセス可能です。そのため、必要な資料を探す手間や検索時のストレスを軽減できます。 保管したPDFの情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの高精度検索機能＞ 以下では、「ナレカン」の高精度検索機能である「自然言語検索」と「ファイル内検索」について紹介します。 「自然言語検索」は、画像のようにチャット形式で質問できるため、疑問点を気軽に入力できます。質問すると、生成AIがナレカン内の情報を横断的に検索し、引用元の記事とともに回答を提示してくれるので便利です。 「ファイル内検索」は、ナレカンの「記事」に添付したファイル内の情報にまでアクセスできる機能です。これにより、欲しい情報をすばやく探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】ツール別！PDFを検索する方法とは 以下では、ファイル管理アプリ「Box」や「Google検索」でPDFを検索する方法を解説します。ただし、それぞれ注意点もあるため事前に確認が必要です。 Box｜PDF内を全文検索する方法 以下は、BoxでPDF内の全文検索をする方法についてです。 Box画面の中央にある検索窓の右にある[フィルタ]アイコンをクリックします。 フィルタが表示されるので、条件ごとに検索範囲を絞ることができます。 全文検索したい場合は、フィルタの検索条件のところで検索範囲が全文になるように設定します。 フィルタ設定が完了したら右下の[検索]ボタンを押します。 以上のようにして、BoxでもPDF内の文章から検索ができます。 ただし、Boxには「全文検索の対象が1万バイトまで」という制約があり、あくまでファイルの中の文章の一部を検索しています。そのため、欲しい情報が1万バイト以降に含まれていると検索できない点に注意しましょう。 参照：box support｜ファイル、フォルダ、コンテンツの検索 Google検索｜PDFファイルを探す方法 Google検索で、Web上に公開されているPDFファイルのみ検索したい場合は、検索キーワードに加え、「filetype:pdf」と入力しましょう。 上記のように、キーワードとともに「filetype:pdf」と検索すれば、キーワードを含んだPDFファイルを探せます。また、PDFファイルだけでなく、「docx」「xlsx」「pptx」などを指定すると、Officeファイルの検索も可能です。 ただし、あくまで「キーワードに関連するファイル」が表示されるだけなので、特定のファイル内の情報にアクセスできない点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDFファイル内の文字を検索する方法まとめ これまで、PDF検索の方法やヒットしない原因、対処法を中心にご紹介しました。 PDFファイル内の文字検索は、多くのデバイスで標準機能として利用できます。しかし、基本的な検索しかできないため、表記揺れもヒットする「あいまい検索」や、画像内の文字も検索可能な「OCR検索」には対応していない場合があります。 そこで、「あいまい検索」「画像内検索」に対応したツールを使えば、情報を探す手間を減らせます。さらに、検索精度が高ければ、必要な情報をすばやく見つけられるのです。 結論、自社が導入すべきは、超高精度の検索機能を備え、あらゆる情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。ナレカンには、複数の単語を同じ意味として登録できる「チーム辞書機能」も搭載されており、表記揺れにも対応可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、必要な情報にすばやくアクセスできるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

パワーポイントは、プレゼンに適したデザイン性や操作性の良さから、多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、「アニメーション機能」はオブジェクトに動きをつけられるため、視覚的にわかりやすいプレゼン資料を作成することが可能です。 しかし、「パワーポイントのアニメーション機能をうまく使いこなせない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでの資料作成のコツを中心にご紹介します。 パワーポイントのアニメーションの基本的な使い方が知りたい アニメーションを活用して効果的に資料を作成するコツが知りたい 作成した資料をいつでも見返せるように一元管理したい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントのアニメーション機能を使えるようになるだけでなく、資料の作成・管理を効率化する方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PowerPoint（パワーポイント）のアニメーション機能とは2 4ステップ！アニメーションの使い方2.1 ステップ1｜スライドを作成する2.2 ステップ2｜動きをつけたいオブジェクトを選択する2.3 ステップ3｜アニメーション効果を選択する2.4 ステップ4｜アニメーションを確認する3 アニメーションを効果的に使うコツ3選3.1 （1）開始のタイミングや継続時間を設定する3.2 （2）アニメーションの順番を設定する3.3 （3）文字の一部にアニメーションを設定する4 【必見】パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法4.1 社内のパワポ資料の管理に最適なツール『ナレカン』5 【番外編】パワーポイントでアニメーションを作成する方法6 パワーポイントのアニメーション活用術まとめ PowerPoint（パワーポイント）のアニメーション機能とは PowerPoint（パワーポイント）のアニメーションとは、スライド内のテキストや図表、画像などの「オブジェクト」に動きをつける機能のことです。 アニメーションを適用することで、オブジェクトを表示・非表示にしたり、移動させたりすることができます。このように、オブジェクトに動きをつけることで、プレゼンの際に強調したいメッセージを効果的にアピールすることが可能です。 また、設定できるアニメーションの効果は「開始/強調/終了/軌跡」の4つに分類されています。それぞれの効果を組み合わせることで、メッセージに適したさまざまな動きをつけられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ！アニメーションの使い方 以下では、アニメーションの使い方を4ステップでご紹介します。アニメーションの基本的な使い方を押さえたいという方は必見です。 ステップ1｜スライドを作成する まずは、パワーポイントを開き、通常通り資料を作成します。この際、どのオブジェクトにどのような動きをつけるか考えながら作成すると、作成後にアニメーションを選びやすくなります。 ステップ2｜動きをつけたいオブジェクトを選択する 次に、動きをつけたいオブジェクトを選択します。 ステップ3｜アニメーション効果を選択する 動きをつけたいオブジェクトを選択した状態のまま、上部のタブから【アニメーション】を選択し、適用させたい効果をクリックします。 アニメーション効果の一覧を見たい場合は、【▼】をクリックして確認しましょう。 ステップ4｜アニメーションを確認する アニメーション効果を選択すると、画像のように該当のオブジェクトに番号が表示されます。この番号は、アニメーションの再生順を示したものです。 そして、【アニメーション】タブの左端にある【プレビュー】をクリックすると、番号順にアニメーションが再生されます。 以上のステップで、スライド内のオブジェクトにアニメーション効果が適用されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アニメーションを効果的に使うコツ3選 以下では、アニメーションを効果的に使うコツを3選ご紹介します。アニメーションの基本的な使い方を押さえたいという方は必見です。 （1）開始のタイミングや継続時間を設定する 1つ目のコツは、開始のタイミングや継続時間を設定することです。 アニメーション機能では、開始のタイミングや継続時間の設定が可能です。これらを設定することで、需要なポイントを段階的に表示して強調したり、聞き手の注目を効果的に誘導することができます。 まずは、【アニメーション】タブを選択し、設定したいオブジェクトの横にある番号をクリックします。 すると、アニメーションタブの右側にある【タイミング】から「開始/継続時間/遅延」の設定が可能になります。設定が完了したら、【プレビュー】をクリックして動きを確認しましょう。 （2）アニメーションの順番を設定する 2つ目のコツは、アニメーションの順番を設定することです。 アニメーションは、基本的に設定した順番に再生されます。しかし、資料を作成した後で再生順を変更したい場合でも、簡単に調整することが可能です。 まずは、【アニメーション】タブ内の【アニメーションウィンドウ】を選択し、順番を変更したいオブジェクトをクリックします。 すると、スライドに設定されているアニメーションが【アニメーションウィンドウ】に一覧で表示されるので、【▲/▼】またはドラッグ&ドロップで順番を変更します。 以上の操作でアニメーションの順番を変更することができます。 （3）文字の一部にアニメーションを設定する 3つ目のコツは、文字の一部にアニメーションを設定することです。 特に重要なキーワードにアニメーションを設定することで、読み手の目を引くことができます。具体的な方法として、「テキストボックス内の文字を1文字ずつ動かす方法」と「文章の一部の文字のみを動かす方法」の2種類があります。 ＜テキストボックス内の文字を1文字ずつ動かす方法＞ 【アニメーション】タブ内の【効果のオプション】の右下にある矢印をクリックします。 すると、ダイアログが出てくるので、【テキストの動作】から【文字単位で表示】をクリックし、【OK】ボタンを押します。 以上の操作でテキストボックス内の文字を1文字ずつ動かすことができます。 ＜文章の一部の文字のみを動かす方法＞ アニメーションで文字の一部のみを動かす機能はないため、動かしたい文字と動かさない文字を別々にテキストボックスで作成します。 そして、動かしたい文字を選択し、アニメーションを選択します。 以上の操作で文章の一部の文字のみを動かすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法 以下では、パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法をご紹介します。 パワーポイントは、アニメーション機能を活用して視覚的にわかりやすい資料を簡単に作成できます。一方で、資料に使う画像やロゴ、データなどを別々の場所で管理していると、プレゼン資料を作るときに素材を探して集める手間がかかります。 そこで、「社内情報を一元管理できるツール」を導入すれば、資料を作成するときに使う素材やデータを検索する手間が省け、業務時間を短縮できます。また、完成した資料も共有できるツールであれば、過去のプレゼン事例をナレッジとして社内に蓄積可能です。 ただし、すぐに目的の情報を見つけられるように、検索精度の高いツールを選びましょう。結論、パワポ資料の管理には、資料やデータなどをあらゆる社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、作成した資料を簡単に記録できるうえ、「ファイル内検索」や「画像検索」をはじめ、高精度の検索が可能です。ファイル名とファイルの中身の両方に検索対応しているため、スムーズに必要な情報を見つけられます。 社内のパワポ資料の管理に最適なツール『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】パワーポイントでアニメーションを作成する方法 以下では、パワーポイントでアニメーションを作成する方法をご紹介します。スライドで「人が歩く」ようなアニメーションを作成したい方は必見です。 まずは、各スライドに1枚ずつ、位置をずらしながら静止画を配置していきます。 スライドが完成したら、【ファイル】から【エクスポート】を選択し、【ビデオの生成】をクリックします。 次に、【各スライドの所要時間】を適切な時間に設定したら【ビデオの作成】をクリックし、ファイルに保存します。 以上の操作でビデオが作成され、人が歩いているようなアニメーションが完成します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントのアニメーション活用術まとめ これまで、パワーポイントのアニメーション機能の使い方やコツ、資料の作成・管理に役立つツールを中心にご紹介しました。 パワーポイントのアニメーション機能を使えば、読み手の目を引き内容も理解しやすい資料を作成できます。しかし、作成に必要な画像やロゴなどのデータが散在していると、資料を作成するたびに素材を探すのに手間がかかり非効率です。 そこで、「社内情報を一元管理できるツール」を導入し、資料作成に必要な素材と作成した資料をまとめて管理しましょう。また、膨大なデータから必要な情報を素早くみつけるためには、「検索性に優れているか」が重要なポイントです。 結論、パワポ資料の管理には、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイント資料を効果的に作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/