ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

プロジェクトは定められたスケジュール内で確実に達成しなければならないなか、予算内でプロジェクトの成果を最大化させる「コストマネジメント」のスキルも必須で求められます。 一方、コストマネジメントのできる人材が少なく、しばしばプロジェクトに想定以上のコストがかかり、円滑に進まず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コストマネジメントを失敗しないための注意点や手順をご紹介します。 コストマネジメントを強化し、利益の最大化を図りたい コストマネジメントを実施したいが、何から始めればいいのか分からない 継続してコストマネジメントできる環境を整えたい という方はこの記事を参考にすると、コストマネジメントの注意点を把握しつつ、プロジェクトの効率化もできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 コストマネジメントとは1.1 コストマネジメントの目的1.2 コストマネジメントとコスト削減の違い2 コストマネジメントを実施するにあたっての2つの注意点2.1 （1）マネジメントを継続的に実施できること2.2 （2）定性的な情報の可視化3 4ステップ！PMBOKのコストマネジメントの手順3.1 ステップ1. コストマネジメントの計画を立てる3.2 ステップ2. コストの見積もりを算出する3.3 ステップ3. プロジェクトの全体の予算を設定する3.4 ステップ4. コストコントロールで管理する4 コストマネジメントにおすすめのITツール4.1 あらゆる情報をすべて管理できるツール「ナレカン」5 失敗しないコストマネジメントの手順のまとめ コストマネジメントとは コストマネジメントとは、プロジェクト管理に必要となる知識を体系化した「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」の一領域を占めており、プロジェクトの遂行には不可欠な要素です。 そこで、まずは、コストマネジメントを実施していくうえで、コストマネジメントをする目的や、”コスト削減”といった混同しがちなワードとの違いを理解しましょう。 コストマネジメントの目的 コストマネジメントの目的は、承認された予算内でプロジェクトを完了させることです。 そのためには、必要となるコストの見積もりや予算の設定はもちろん、進行中は予算内に収まるように調整するといった活動が求められます。とくに、大規模な計画では、人件費や材料費にも膨大なコストがかかるため、適切に管理し利益に繋げる必要があるのです。 適切なコストマネジメントができていない状態では、万が一に※スコープクリープが生じた場合に対処しきれず、プロジェクト全体が赤字となりかねないのです。 ※スコープクリープ：当初定められていた要件が、徐々に拡大していく事象のこと。 コストマネジメントとコスト削減の違い 混同されがちな「コストマネジメント」と「コスト削減」の違いは明確です。 「コストマネジメント」では、無駄なコストが嵩まないような枠組みに沿って遂行していく一方、「コスト削減」は利益を最大化するために、費用を抑える取り組みになります。 そして、企業がコスト削減を検討する場合は、以下3つのコストを見直しましょう。 【分類】 【対策】 オフィスコスト 社内で使う印刷用紙代や、印刷に係るインク代などの消耗品が該当するため、ペーパーレス化や印刷回数の削減が効果的です。そのほか、運送や清掃など、外部業者との契約内容の見直しも大切です。 エネルギーコスト 水道やガス、電気代などは、年間で支出される金額も大きいため、日々の節約が大切です。たとえば、白熱電球からLED証明への交換することで、長期的にみたときに大幅な消費電力を大幅に抑えられます。 オペレーション コスト オペレーションコストは「変動費」「固定費」に分類できます。前者であればオフィスの賃貸を見直したり、後者であれば原材料の仕入れ先を見直したりすることで、コスト削減につながります。 コスト削減では、短期的かつ単発的な対策になるため、中長期的な取り組みであるコストマネジメントとは、似て異なるものであることを理解しておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コストマネジメントを実施するにあたっての2つの注意点 ここでは、コストマネジメントを実施するにあたっての注意点を2つご紹介します。以下のポイントを抑えなければ円滑なマネジメントが実施できず、頓挫してしまうので注意が必要です。 （1）マネジメントを継続的に実施できること 前提として、コストマネジメントのプロセスが継続的に実施可能である必要があります。 コストマネジメントの枠組みを作成するときは、必ずプロセスを明示しなければなりません。「どのようにマネジメントをしてコストを最適化していくか」の筋道が不透明では場当たり的な対応になるので、効果的なマネジメントが実現できなくなるからです。 また、マネジメントする労力が大きすぎると、ストレスが増え、プロジェクトの進行に割くべきリソースを無駄に消費してしまいます。したがって、コストマネジメントの枠組みを作成する際は、シンプルに継続して実施できるようにすることが大切です。 （2）定性的な情報の可視化 また、コストマネジメントでは、チームの定性的な情報を可視化すべき点にも注意が必要です。 数値で表されるコストの方が削減しやすいため、定量的な情報のみに着目されるケースが少なくありません。しかし、メンバーの業務プロセスや貢献度など定性的な情報に留意しなければ、モチベーションが低下しプロジェクトの進行にも悪影響が出てしまうのです。 したがって、適切にコストマネジメントをするには定性的な情報を可視化したうえで、評価の検討材料になるように適切に管理しなければなりません。 そこで、扱う情報が多いチームは「ナレカン」のようなツールを活用して、情報管理を効率化する傾向があることも今日のトレンドです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ！PMBOKのコストマネジメントの手順 PMBOKにおけるコストマネジメントでは、以下の4ステップに沿って実施されます。プロジェクトの遂行に向けて、現実的な予算の設定と、超過させないためにコントロールしたい方は必見です。 ステップ1. コストマネジメントの計画を立てる まずは、プロジェクトを通したコストを計画し、管理するための方針や手順を定めた計画書を作成します。コストマネジメントの計画書には以下の項目を記載しましょう。 コスト見積もりの有効桁数 プロジェクトの範囲に応じた見積もり精度を定めます。 コストの測定単位 労働日数や稼働時間など、測定の単位を定義します。 組織の手続きとのリンク 組織の手続きとマネジメント計画と紐づけます。具体的に歯、スケジュールに変更があった場合の対応や、年末年始を跨ぐ場合にはどのように進めるかなどを擦り合わせます。 コントロールしきい値 コントロールしきい値とは、スケジュールと実際のパフォーマンスを監視し、コントロールするための値です。つまり、「ここの値を越えたら何かしらの対策を講じる」というような線引きになります。 パフォーマンス測定の規則 何をもって目標を達成したと判断するのかを定めます。パフォーマンスを測定するにあたっては、EVM法（Earned Value Management）が有効です。 報告形式 報告する頻度や書式を決定します。ExcelやWordなどが挙げられますが、ファイルが煩雑化しやすく更新が面倒なため、昨今では「ナレカン」ITツールが重宝されています。 計画書は評価に関わる認識齟齬を無くしたり、効率的なコストマネジメントを継続したりするためにも計画書の作成は欠かせません。また、以降のほかのプロジェクトを見据えて、作成した計画書はノウハウとして蓄積させましょう。 ステップ2. コストの見積もりを算出する コストマネジメントの方針や手順が定まったら、プロジェクトの遂行に必要なコストを定量的に見積もります。プロジェクト開始前は情報が少なく、コスト見積もりの精度が低くなりがちなため、以下のような既存の手法を用いてコストを算出するのがおすすめです。 類推見積もり法 過去に実施済みの類似のプロジェクトで発生したコストを参考に、相対的に見積もる手法です。 パラメトリック見積もり法 プロジェクトに関連する過去の情報と、ほかの変数の統計的関係を用いて見積もる手法です。 ボトムアップ見積もり法 プロジェクトを通して求められるタスクや工程から見積もった工数を積み上げ、全体の工数を見積もる手法です。 一方、コストの算出を効率化する目的で業務委託する場合もありますが、費用がかさんでしまうので資料を内製化しておく必要があります。 ステップ3. プロジェクトの全体の予算を設定する 次に、見積もったコストを概算してプロジェクト全体の予算を算出します。 コスト見積もりを基にスケジュールの時系列に沿って予算配分し、プロジェクトの進行中に参照できる予算の基準である「コストベースライン」を作成します。ベースラインを設けることで、予期せぬトラブルが生じても、余裕をもって対処できるようになります。 コストベースラインはプロジェクトの進行中に変更不可能なので、不足することのないように余裕を持たせて設定するのが望ましいです。 ステップ4. コストコントロールで管理する コストコントロールは作成したコストベースラインと費用の実績をチェックし、コストを管理するプロセスです。 プロジェクトの進行中にベースラインとの乖離が生じたとき、ベースラインの変更に働きかける要因を適切に分析したうえで、具体的な対処が求められます。予算がベースラインを大幅に超過した場合は、コスト削減の対策を速やかに進めなくてはなりません。 コストコントロールが正確であれば、コスト超過が予想される場合でも許容範囲内に収められるように、コストマネジメントができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コストマネジメントにおすすめのITツール 以下では、コストマネジメントの効率化におすすめのITツールをご紹介します。 コストマネジメントを実施するときは、計画書はもちろん見積りの背景などのあらゆる情報を一元化することで、無駄な工数を削減できます。しかし、Excelなどのファイル形式では、情報が散乱しやすいうえに、どこに情報があるのかが瞬時に把握できず不便です。 そこで、マネジメントの計画段階から「ナレッジ管理ツール」を用いて、マネジメントに関わる情報を残しましょう。ただし、結局のところ「検索性」が悪いツールでは、Excelなどの不便さを解消できないので、注意が必要です。 したがって、シンプルなコストマネジメントには、テキストや資料を含むあらゆる情報を一元化でき、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 ナレカンを使って計画書を作成すれば、マネジメントに必要な情報や資料をすべて残せるうえ、任意のメンバーとの共有も容易です。また、ナレカンの検索機能では、テキストはもちろん、ファイルや画像内の文章も探し出せるので、必要な情報を見つけるのに一切の手間がかかりません。 あらゆる情報をすべて管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しないコストマネジメントの手順のまとめ これまで、コストマネジメントの注意点や手順を中心にご紹介しました。 コストマネジメントを成功させるには「継続的に実施できること」と「定性的な情報の可視化」に注意しながら、正しい手順に沿って実施する必要があります。ただし、資料の内製化や情報の一元管理ができなければ、効果的なマネジメントは実現しません。 アナログな情報管理では管理が煩雑になるため、ITツールの導入が求められます。とくに、昨今はさまざまな情報で溢れているので、必要な情報に確実にたどり着ける「検索機能」が不可欠です。 そこで、コストマネジメントを含む情報管理には、社内のあらゆる情報を一元化でき、必要なタイミングで即アクセスできるツール「ナレカン」がす。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効果的なコストマネジメントを実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説

ビジネスでは、問い合わせや業務連絡の手段として「電話」を利用するシーンが度々見られます。しかし、電話の内容は多岐にわたるため、一つひとつ丁寧な受け答えをしていると、膨大な労力と時間がかかってしまうのです。 そのため、なかには「電話対応に時間をとられてしまい、本来の仕事が進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「電話対応が多い原因」と「無駄な電話対応をなくす方法」を中心に解説します。 ひっきりなしに電話が鳴るので、仕事に集中できず困っている 電話対応が多すぎるので、組織規模で対策を講じたい 疑問点があったときに、自己解決できる仕組みを整えたい という方は本記事を参考にすると、仕事で無駄な電話が多くなってしまう原因が分かるほか、電話対応にかかるリソースを軽減できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 電話が多いと感じる原因は？1.1 【特徴1】話の内容がまとまっていない1.2 【特徴2】次々に話題が増えていく1.3 【特徴3】話が脱全して雑談が多い2 電話が多すぎることのよる3つのデメリット2.1 （1）仕事に集中できない2.2 （2）情報共有に適さない場面もある2.3 （3）後から振り返れない3 これで解決！無駄な電話を減らす対処法3.1 【対策1】組織の電話対応の体制を見直す3.2 【対策2】問い合わせ内容を”ナレッジ化”する4 無駄解消！ひっきりなしの電話対応を改善するツール4.1 社内情報をナレッジ化して即アクセスできるツール「ナレカン」5 無駄な電話が多い原因と解決策まとめ 電話が多いと感じる原因は？ 電話が多いと感じる理由として「電話のつながる回数が多い」ことはもちろん、「1つ一つの電話対応が長い」ことも原因だと言えます。たとえば、以下のような電話は、対応時間が長くなりがちです。 【特徴1】話の内容がまとまっていない 1つ目の特徴は、話の内容がまとまっていないことです。 なかには、自身で要点をまとめるまえに「とりあえず」で電話をかけてくる人も少なくありません。そのため、発信者は同じ話を繰り返したり、言っていることが矛盾したりしてしまい、電話の担当者は内容を理解するのに苦労することになります。 反対に、電話で質問を受けた側が、回答をすぐに用意できず、”保留状態”にして待たせるケースも多いです。以上のように、電話をかける側/受ける側で、話しの内容がまとまっていたりすぐに回答できなかったりすると、電話時間が長くなってしまいます。 【特徴2】次々に話題が増えていく 2つ目の特徴は、話題が増えていってしまうケースです。 なかには、”電話がなかなかつながらない”という現場もあるため、電話がつながったときには「あれも・これも」と、話題が追加されていきがちです。そのため、担当者は、電話を切ることができず、1つの対応時間が長くなってしまいます。 また、同時に複数の話題があがると、最初に聞いた内容を忘れてしまい、同じ話を繰り返す手間が生じることも少なくありません。その結果、長話しになってしまうのです。 【特徴3】話が脱全して雑談が多い 3つ目の特徴は、話が脱全して雑談が多い場合です。 電話は連絡手段であると同時に、コミュニケーション手段ともなり得るため、近況報告などは信頼関係を築くのに有効です。そのため、仕事に関する話から逸れてしまい、雑談によって電話時間が長引くことがあるのです。 ただし、雑談が多すぎれば、ほかの業務に支障をきたすだけでなく、周囲のメンバーの迷惑にもなるので注意しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電話が多すぎることのよる3つのデメリット ここでは、無駄な電話がもたらす3つのデメリットについて解説します。頻繁に電話がかかってくる・かける必要がある状況では、以下のデメリットが常に発生しています。 （1）仕事に集中できない 電話に対応している間は業務を中断させられるため、集中力が妨げられます。 勤務中に電話がかかってくると、対応するためにタスクを中断しなければなりません。そして、会議の途中に電話がかかってきた場合は場所を移動したり、折り返しの電話をしたりする手間も発生します。 また、電話は相手の都合に関わらず、即時対応を求める傾向が高い特徴があります。メールやチャットとは異なり対応する側がタイミングを選べないので、相手の行動を制限してしまうのです。 （2）情報共有に適さない場面もある 電話でのコミュニケーションは、情報共有に適さない場面もあります。 たとえば、電話では図表や資料を共有して参照できないため、発信者と受信側で意図や内容に齟齬が生まれる可能性もあります。また、機密情報や個人情報に関する内容を電話でするのは、情報漏えいの原因ともなり、セキュリティの観点から望ましくありません。 このように、電話は伝えたい情報によっては適さない場面もあるのです。また、電波の状況によって通話品質が悪くなってしまう点も注意しましょう。 （3）後から振り返れない 電話は情報が残らず、後から振り返れない点もデメリットです。 チームメンバーと電話で共有した情報をメモしなければ、記録として残らないので、後から「電話内容を忘れてしまった」ときに振り返れません。また、責任の所在が曖昧になりやすく、「言った・言わない」のトラブルに発展してしまう可能性もあります。 さらに、電話内容を共有する体制が整っていなければ情報の属人化が発生します。万が一、担当者によって言っている内容が異なれば、全体の業務の質に差が出てしまうので注意しなければなりません。 そこで、情報を確実に蓄積しつつ、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを活用すると、電話の「後から振り返れない」問題を解決できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ これで解決！無駄な電話を減らす対処法 以下では、無駄な電話をせずに情報共有する方法を解説します。「電話が多くてストレスになっている」という方は、以下を参考にスムーズな情報共有を実践しましょう。 【対策1】組織の電話対応の体制を見直す まず、組織の電話対応の体制を見直しましょう。 社内からの電話が多いという場合には「電話は緊急性の高い連絡をするときに使う」という認識が統一されていない可能性があります。そのため、緊急性や重要性の低い要件でも電話がかかってきてしまい、結果、電話対応者の負担となってしまうのです。 そもそもの電話の本数を減らせれば、過度なリソースを割かずとも、電話対応が回るようになります。したがって、社内マガジンや掲示板を活用し、社内における連絡手段について周知しましょう。 【対策2】問い合わせ内容を”ナレッジ化”する 次に、頻度の高い問い合わせ内容は”ナレッジ”として蓄積し、自力で解決できる体制を整えましょう。 電話での問い合わせが減らない場合、「知りたい情報がどこにも載っていない」ことが挙げられます。そのため、よくある質問などは、FAQとしてあらかじめ記載しておき、自力で解決できる体制を整えておくのが有効です。 たとえば、社内向けFAQの作成には、テキストや画像を使って情報をまとめられるだけでなく、不明点を社内メンバーに質問し、回答をそのままナレッジ化できる「ナレカン」のようなツールが役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無駄解消！ひっきりなしの電話対応を改善するツール 以下では、ひっきりなしの電話対応を改善するのに役立つツールをご紹介します。 すぐに連絡を取れるのが電話のメリットですが、対応時間が長引きやすく「仕事に集中できない」といった弊害も生じています。そのため、そもそもの電話本数を減らせるように、組織の体制を改善していくことが必須です。 たとえば、FAQを作成することで、自力で問題を解決できるようになれば、”電話をかける側/受ける側”双方の負担軽減につながります。ただし、Excelやスプレットシートは、情報が煩雑化しやすく検索性に乏しいため「ナレッジ蓄積に特化したツール」を使いましょう。 結論、電話が多いという悩みの解決には、あらゆる情報を一元化でき、超高精度の検索機能で欲しい情報を即見つけられるツール「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、不明点を社内メンバーに質問し、そのままナレッジとして全体に共有できるので、電話で同じ質問が繰り返される負担を減らせます。また、「ナレカンAI」がすべてのナレッジを横断して、最も適切な回答を返すので、欲しい情報がすぐ見つかります。 社内情報をナレッジ化して即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無駄な電話が多い原因と解決策まとめ ここまで、無駄な電話が多い原因と解決策を中心に解説しました。 電話は気軽に利用できる一方、無駄なやりとりが生じやすいため、緊急性の高い要件以外は電話での連絡をさけるのが望ましいです。ただし、なかには、”知りたい情報がどこからも得られず、やむを得ず電話をかけている”というケースも起こり得ます。 そのため、電話の本数を減らしつつ、電話をかける側/受ける側の負担を軽減するためにも、FAQなどを作成して「自力で課題を解決できる体制」をつくるべきです。ただし、結局のところ、検索性に乏しければ、”電話での問い合わせ”になるので注意しましょう。 結論、自社が導入すべきは、あらゆる情報を”ナレッジ”として蓄積でき、超高精度の検索機能で必要なナレッジにすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有を効率化し、無駄な電話が多いストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

一般的に、ビジネスでは複数のプロジェクトが同時並行で進むので、アナログな管理では抜け漏れが発生しやすくなります。そこで、組織のマネジメントをしやすくするための「マネジメントツール」を活用して管理を効率化させる企業が多いのです。 しかし、「数多くのツールのなかから、どのツールが最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、効率的なチームマネジメントにおすすめのツール8選と3つの選定条件をご紹介します。 社内のマネジメント管理が上手くいかないため、ツールの導入を検討している 複数のマネジメントツールの機能や価格を比較して選びたい 誰もが簡単にチームの情報共有を効率化できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、最適なマネジメントツールが選定でき、円滑なプロジェクト管理・チーム管理が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マネジメントツールとは2 マネジメントツールの種類とは3 マネジメントツールを導入するメリットとは4 ＜無料あり＞チームマネジメントにおすすめのツール8選4.1 【ナレカン】社内のあらゆる情報を集約できるツール4.2 【Stock】最も簡単にチームマネジメントができるツール4.3 【backlog】エンジニア御用達のプロジェクト管理ツール4.4 【Redmine】オープンソースのマネジメントツール4.5 【Co:TEAM】組織の成長に貢献するマネジメントツール4.6 【Wistant】目標管理や評価機能も備わったオールインワンツール4.7 【Goalous】組織エンゲージメントにも貢献するツール4.8 【Kakeai】ピープルマネジメント支援に特化したツール5 ＜比較表＞マネジメントにおすすめのツール8選6 マネジメントツールの選定ポイント3選6.1 （1）全社で簡単に使えるか6.2 （2）欲しい情報をすぐに確認できるか6.3 （3）機能が自社の導入目的に合っているか7 おすすめのマネジメントツールまとめ マネジメントツールとは マネジメントツールとは、プロジェクトや人材を適切に管理するために、情報共有・情報の可視化・コミュニケーションなどの機能を備えたツールです。 より具体的には、プロジェクトや進行中のタスク、メンバーの勤怠管理などの効率的なマネジメントを可能にします。また、人材配置や物品の管理を目的にしたツールもあり、それぞれ用途や特徴が異なっています。 したがって、目的に応じて自社に適したマネジメントツールを導入すれば、生産性の向上およびプロジェクトの業務効率化につながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメントツールの種類とは 以下では、代表的なマネジメントツールを紹介します。マネジメントツールは、大きく分けて以下の4種類があります。 プロジェクト管理向けツール プロジェクト管理向けツールは、プロジェクトに関わる情報をリアルタイムで共有し、ナレッジやリソースなどの一元的な管理を可能にします。 人材マネジメント向けツール 人材マネジメント向けツールは、人材の育成や社員のモチベーション管理に用いられます。最適な人材配置や、評価をすることで、社員のパフォーマンス・組織力の向上を図ります。 ナレッジマネジメント向けツール 個人のもつノウハウを「ナレッジ」としてツール上で一元管理することで、組織の生産性や業務効率を向上させます。 ワークマネジメント向けツール 業務フローを整理できるので、メンバーの作業負荷を最適化したり、ルーティンワークを効率化したりするのに役立ちます。 以上のように、さまざまな種類があるので自社で解決したい課題は何かを明確にしなければなりません。逆に、課題が不明瞭であると、ツールによる効率化が実現できなくなり、再導入の工数もかかってしまうため注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメントツールを導入するメリットとは マネジメントツールを導入するメリットとは、情報共有や社内コミュニケーションが活発になることが挙げられます。 マネジメントツールを導入することで情報が可視化・共有されるので、業務の重複や抜け漏れを防ぐだけでなく、メンバー同士で協力体制を構築できます。また、テレワーク中や外出中の社員ともツール上で情報共有が可能です。 昨今ではリモートワークが浸透し、働き方が変わってより業務の可視化や情報共有が重要になっています。そのため、「ナレカン」のようなマネジメントツールを活用して、社内のミスコミュニケーションを防ぎましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞チームマネジメントにおすすめのツール8選 以下では、無料を含むチームマネジメントがスムーズになるツール8選を紹介します。 マネジメントツールには多くの種類がありますが、業界・職種問わず「あらゆる情報を集約できる仕組み」があれば、ナレッジ管理や人材管理、プロジェクト管理にまで多用することができます。 ただし、情報を書き込んでも必要なときにすぐに確認できなければ、情報は形骸化していきます。そのため、「目的の情報がすぐに見つかる検索機能が充実したツール」であることが前提です。 結論、チームマネジメントを効率化するのに導入すべきツールは、社内のあらゆる情報を一元管理し、過去の情報にも即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像・ファイルを格納したり、テキストで情報をまとめたりできるので、必要な情報を適切に管理することができます。また、”上司に質問するように探せる”生成AIを活用した「自然言語検索」 で、過去のやり取りを簡単に確認できます。 【ナレカン】社内のあらゆる情報を集約できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単にチームマネジメントができるツール Stockは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報管理・共有ツールです。 「Stock」の「ノート」に記載した情報は、任意のメンバーに即共有できるほか、テーマごとに「フォルダ」を分けて整理できます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」を紐づけられるので、進捗共有やコミュニケーション手段としても役立ちます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【backlog】エンジニア御用達のプロジェクト管理ツール backlogの特徴 複合的なプロジェクト管理ツール 作業計画を視覚的に表すガントチャートを始めとしたプロジェクト管理をスムーズにする機能が豊富に揃っています。 充実なコラボレーション機能 チーム内での情報共有を円滑にするコラボレーション機能が充実しています。 backlogの機能・使用感 カンバンボード機能 課題のカードをドラッグ＆ドロップすることで、リアルタイムで課題の状態を変更できるので、直感的に課題の進捗を把握したい場合に役立ちます。 Wiki機能 業務マニュアルや会議の議事録などのナレッジを文書で管理でき、PDFで出力することもできます。 backlogの注意点 簡易的にタスク管理できるようにしてほしい ユーザーからは、タスク管理に関して「クリック数が多く、入力箇所が増えることで、手間に感じることもある。簡易的なタスク管理でも使えるように、もう少し操作がシンプルになると良い。」との声があります。（参考：ITreview） 一部の操作方法がわかりづらい 利用しているユーザーからは「メッセージ送信後の修正のための編集方法が少しわかりづらく感じた。メンション先の追加などもう少し直感的にできるような仕様にしていただけるとありがたい。」という声があります。（引用：ITreview） backlogの料金体系 スタータープラン：2,970円/月（ユーザー上限30人） スタンダードプラン：17,600円/月（ユーザー無制限） プレミアムプラン：29,700円/月（ユーザー無制限） プラチナプラン：82,500円/月（ユーザー無制限） backlogの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Redmine】オープンソースのマネジメントツール Redmineの特徴 「チケット」によるタスクの一元管理 「親チケット」「子チケット」といわれるカテゴライズされたタスクを管理し、項目をフィルタリングできるため必要な情報へのアクセス性が高いです。 オープンソースでの提供 Redmineはソースコードが無償公開されているオープンソースなので、自社での環境構築が可能です。 Redmineの機能・使用感 チケット機能 タスクは担当者や期日、進捗を設定した「チケット」に登録し、コメントも追加できます。 ガントチャート機能 チケットに登録された開始日、期日からガントチャートを自動で作成するため、進捗を可視化したい場合に便利です。 Redmineの注意点 エンジニア向けのツール 自社の環境に合ったRedmineを構築して管理するには、バックエンドに知見のあるエンジニアが必須です。 UIが使いづらい 利用しているユーザーからは「UIが特徴的なので、人によっては使いづらく感じてしまうかなと思います。あとは、色々とカスタマイズできるが故に様々な知識を持っている必要がある点も注意点かなと思います。」という声があります。（引用：ITreview） Redmineの料金体系 Redmineは全ての機能を無料で利用可能です。 Redmineの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Co:TEAM】組織の成長に貢献するマネジメントツール Co:TEAMの特徴 現場向けの人事評価ツール 目標管理や1on1などの情報を有機的に繋ぐことで適正な人事評価を実現し、リアルタイムのフィードバックによってメンバーのモチベーションも向上します。 1on1サポート機能 目標や賞賛コメントなどの話題提供や、リアルタイムに同期される議事録によって1on1を効率化します。 Co:TEAMの機能・使用感 フィードバック機能 部署横断でリアルタイムにフィードバックをリクエスト・送信でき、1on1ミーティングにも活用可能です。 称賛機能 チャットツールと連携し、目標を達成したメンバーを称賛でき 、人事評価時に貢献します。 Co:TEAMの注意点 コミュニケーション機能が不足している フィードバックやコメントは残せるものの、チャットのようなスムーズなコミュニケーションを求める場合には、物足りなさがあります。 記録をとるのが難しい 利用しているユーザーからは「会話に集中しながら記録を取るのが難しく感じる。音声入力機能があれば、話している内容をそのまま記録に残せるため、よりスムーズに進行できる。」という声があります。（参考：ITトレンド） Co:TEAMの料金体系 料金の詳細については、お問い合わせが必要です。 Co:TEAMの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Wistant】目標管理や評価機能も備わったオールインワンツール Wistantの特徴 オールインワンな人材マネジメントツール 目標管理や1on1ミーティング、フィードバックの機能などが複合的に利用できます。 ボード機能 メンバー自身で作成できるボード機能を用いた容易な進捗管理に加え、セルフマネジメントによる自己成長が促進されます。 Wistantの機能・使用感 6項目のマネジメントスコア機能 マネジメントのレベルを6項目でスコア化できるので、改善が必要な点が直感的に分かり、改善に向けてPDCAを回すことができます。 OKR形式の目標管理機能 「上位目標」「下位目標」を紐付けて樹形図のように表示できるため、OKR形式のピラミッドのような目標管理に最適です。 Wistantの注意点 オプションに追加費用がかかる 導入する時における初期導入サポートやシステム設定代行などのオプションプランは、追加費用が発生する点に注意が必要です。 Wistantの料金体系 無料デモあり（30日間限定） 1on1プラン：700円/ユーザー/月 フルパッケージプラン：1,500円/ユーザー/月 Wistantの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Goalous】組織エンゲージメントにも貢献するツール Goalousの特徴 活動を写真付きで共有 目標管理とSNS機能がセットになっているサービスで、日々の活動を写真付きで投稿できます。活動プロセスがオープンになるため、フィードバックも容易になります。 ゴールの可視化 各メンバーのゴールはメンバー自身で設定し、チームに公開します。ゴールが可視化され、目標達成へ向けたメンバーの主体性が向上し、結果として組織全体のエンゲージメントが向上します。 Goalousの機能・使用感 業務共有機能 業務内容だけでなく、目標・進捗・コメントなど、一つの投稿で業務に関する様々な情報が共有できます。 メッセージ機能 目標管理だけでなく、チャットツールのようなメッセージ機能が付いているので、メンバーとコミュニケーションをとりたい場合に便利です。 Goalousの注意点 導入コストが比較的高め 基本料金が月額30,000円になるので、継続的に運用できるかを十分に検討する必要があります。 Goalousの料金体系 基本利用料金は、30,000円/ユーザー/月＋初期費用（要見積もり）です。 また、以下はオプション料金です。 フィードバック機能：500円/ユーザー/月 サークル機能：500円/ユーザー/月 メッセージ機能：300円/ユーザー/月 翻訳機能：300円/ユーザー/月 Goalousの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Kakeai】ピープルマネジメント支援に特化したツール Kakeaiの特徴 1on1に特化 面談内容の第三者への共有や部下の匿名性の担保など、質の高い1on1を実施するために必要なシステムが整えられています。 Kakeaiの機能 密な1on1が実現する 1on1のスケジュールを登録できるだけでなく「どのようなテーマを話したいのか」「どのようなリアクションを求めているか」まで相手に伝えることができます。 脳科学に基づくセルフアセスメント機能 脳科学に基づくセルフアセスメント機能により、上司と部下が負担やストレスを感じることなく質の高いコミュニケーションがとれます。 Kakeaiの注意点 費用対効果が低い Kakeaiは1on1特化型のマネジメントツールなので、プロジェクト管理やノウハウ管理には不向きです。そのため、ほかのマネジメントツールと比較して、費用対効果が低いと感じる恐れがあります。 ペア設定が難しい 利用しているユーザーからは「新しい方と1on1を行うとき、その方を検索してペアを設定するところのオペレーションがちょっと難しいです。」という声があります。（参考：ITreview） Kakeaiの料金体系 料金の詳細については、お問い合わせください。 Kakeaiの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞マネジメントにおすすめのツール8選 以下は、おすすめのマネジメントツール8選の比較表です。それぞれの機能を比較したうえで自社に最適のツールを選択しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 backlog Redmine Co:TEAM Wistant Goalous Kakeai 特徴 社内のあらゆる情報を集約できるツール 最も簡単にチームマネジメントができるツール エンジニア御用達のプロジェクト管理ツール オープンソースのマネジメントツール 組織の成長に貢献するマネジメントツール 目標管理や評価機能も備わったオールインワンツール 組織エンゲージメントにも貢献するツール ピープルマネジメント支援に特化したツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】※FBは残せる 【×】 【〇】＊ただし、オプション費用が発生する 【×】 ファイル共有 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 一部の操作方法がわかりづらい エンジニア向けで使いづらい コミュニケーション機能が不足している オプションに追加費用がかかる 導入コストが比較的高い プロジェクト管理ができない 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは2,970円/月～ ・全て無料 ・無料プランなし ・問い合わせが必要 ・無料プランあり（30日間限定） ・有料プランは700円/月～ ・無料プランなし ・有料プランは初期費用＋30,000円/月～（要見積もり） ・問い合わせが必要 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「backlog」の詳細はこちら 「Redmine」の詳細はこちら 「Co:TEAM」の詳細はこちら 「Wistant」の詳細はこちら 「Goalous」の詳細はこちら 「Kakeai」の詳細はこちら 以上のように、ツールによって注意点や価格が異なるため、自社に必要な機能を洗い出したうえで、導入を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメントツールの選定ポイント3選 ここでは、マネジメントツールを選定する上で注意すべき3つのポイントを解説します。ツール導入によってマネジメントの効率化に成功している企業は、以下のポイントを押さえてツールを選定しているのです。 （1）全社で簡単に使えるか 選定ポイントの1つ目は、全社で簡単に使えることです。 マネジメントを効率化する目的でツールを導入しても、ツールの機能が複雑ではツールの操作に慣れるために時間を割いたり、利用方法をメンバーに教えたりしなければならず、教育コストがかかります。 そのため、全社での活用が進まないと業務スピードを阻害してしまい、最終的には使われず放置されてしまうのです。したがって、誰もが使いこなせる「ナレカン」のような、機能に過不足のないツールを選びましょう。 （2）欲しい情報をすぐに確認できるか 選定ポイントの2つ目は、欲しい情報をすぐに確認できるかどうかです。 社内のさまざまな情報を管理できたとしても、情報が蓄積されていくにつれて過去の記録が埋もれてしまいがちです。しかし、必要な情報がすぐに見つからないと、急なトラブルが発生したときに迅速な対応ができなくなってしまうので注意が必要です。 したがって、検索性に優れたツールをマネジメントツールとして活用することで、誰でも簡単に目的の情報にアクセスできるようになるのです。 （3）機能が自社の導入目的に合っているか 選定ポイントの3つ目は、機能が自社の導入目的に合っているかです。 マネジメントツールは機能や料金がツールによって大きく異なります。そのため、機能が豊富なツールを導入しても、社内に使い方が浸透しなければ、無駄なコストがかかってしまう恐れがあるのです。 したがって、まずは自社にどのような機能が必要なのか明確にして、目的にあった機能が不足なく備わっているツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのマネジメントツールまとめ これまで、チームマネジメントにおすすめのツール8選と3つの選定ポイントを中心にご紹介しました。 チームマネジメントをスムーズに実施するには、適切な情報管理が欠かせません。そのため、チームやプロジェクトに関する情報を一元的に管理できるマネジメントツールは必須です。 ただし、社内の情報を一元管理できても必要な情報がすぐに取り出せる状態でなければ、情報を有効活用することができません。したがって、「高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール」を導入すべきです。 結論、自社のマネジメントを成功させるには、過不足のない機能で簡単にプロジェクト情報を管理できるうえ、アクセス性に優れたツール「ナレカン」の活用が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、円滑なチームマネジメントを実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説

テレワークが浸透した昨今、社内のファイルを外出先でもファイルが確認できることから「クラウド型ファイルサーバー」が注目されています。 しかし、入手した社外秘のデータをオンライン上で管理することに不安を感じて、クラウド型ファイルサーバーの利用を躊躇する方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、クラウド型のファイルサーバーを導入するメリット・デメリットと選び方を解説します。 クラウド型ファイルサーバーの導入メリットを把握したい クラウド型ファイルサーバーの選び方のポイントを知りたい ビジネスにおすすめのクラウド型ファイル管理ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、「クラウド化」に対する不安を払拭し、社内情報を安全かつ円滑にやりとりできるファイル共有サーバーを選択できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルサーバーとは1.1 ファイルサーバーの役割とは1.2 ファイルサーバーのクラウド化とは1.3 クラウド型とオンプレミス型(自社運用)との違いとは2 クラウド型ファイルサーバーのメリット3 【注意】ファイルサーバーをクラウド化するデメリット4 【法人向け】ファイルサーバーのデメリットを解消するツール4.1 情報漏えいや不正改ざんのリスクを回避できるツール「ナレカン」5 企業が押さえるべきクラウド型ファイルサーバーの選び方5.1 （1）導入目的に合っているか5.2 （2）該当のファイルがすぐ見つかるか5.3 （3）高セキュリティか5.4 （4）既存データを移行しやすいか6 ビジネスで無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由6.1 （1）セキュリティに懸念がある6.2 （2）トラブルの際のサポートに不安がある6.3 （3）業務利用するには機能が不十分7 クラウド型ファイルサーバーのメリットや選び方まとめ ファイルサーバーとは 以下では、「ファイルサーバーの持つ役割」や「ファイルサーバーのクラウド化」、「オンプレミス型との違い」について解説します。ファイルサーバーの概要を踏まえて、自社に合ったサーバーを検討しましょう。 ファイルサーバーの役割とは ファイルサーバーとは、「ネットワーク上でファイルを共有するために設置されるサーバー（コンピュータ）」を指します。 ファイルサーバーは、自社で管理しているデータの保管場所（ストレージ）をネットワーク上でほかのコンピューターとつなげることで、外部からファイルの閲覧・編集ができる点が特徴です。 また、ファイルサーバーで共有したファイルは一括で管理されてデータの信頼性が確保でき、パソコンのローカルディスク容量不足も補えます。そのため、ファイルサーバーは部署単位での資料共有や、誤削除に対するバックアップの役割を担っているのです。 ファイルサーバーのクラウド化とは ファイルサーバーのクラウド化とは、「クラウド（インターネット上のサービス）を通じて、ファイルの共有・管理ができる」状態にすることを指します。 ファイルサーバーをクラウド化すれば、従来の社内ネットワーク内に設置するファイルサーバーに比べて、運用の手間が少なくシステムの拡張が容易です。また、クラウド型ファイルサーバーは、インターネットがある場所であればファイルにアクセス可能になります。 したがって、外出先や在宅勤務中でも社内のデータファイルを確認したい場合は、ファイルサーバーのクラウド化を進めましょう。 クラウド型とオンプレミス型(自社運用)との違いとは オンプレミス型サーバーとは自社で用意した回線や通信機器を使用したサーバーを指します。クラウド型ファイルサーバーとの違いは以下の表の通りです。 オンプレミス型ファイルサーバー クラウド型ファイルサーバー 設置場所 社内または自社で管轄している施設内 各サービスのデータセンター※1 初期費用 サーバー機器や回線の料金など初期投資がかかるため、導入時にまとまった予算を確保する必要がある インターネット回線とサービス初期費用のみで、低い予算で利用を開始できる 運用コスト 使用している機器の保守と、保守に関わる人件費がコストになる サービスの維持費のみ 機能や機器のカスタマイズ 自社で用意した機器でありカスタマイズ性が高い 業者がデータセンターで管理するためカスタマイズ性が低い ファイル編集 社内ネットワーク内でのみ可能 インターネット回線があれば場所を選ばず可能 セキュリティの保護 自社の対策度合いによって安全性は異なる サービス利用者に一定のセキュリティ対策を提供している ※1：データセンターとはサーバーやネットワークの通信機器の運用・保守専用の建物で、強固なセキュリティ保護や災害でのデータ損失対策が取られている。 以上のように、オンプレミス型は自社での管理となるため運用の自由度が高いものの、導入や運用にコストがかかる傾向があります。 一方、クラウド型はデータセンターでまとめて管理しており運用方法は限られますが、利用するプランによってコストを抑えられる利点があります。オンプレミス型とクラウド型でそれぞれ特徴が異なるので事前に把握しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型ファイルサーバーのメリット クラウド型ファイルサーバーのメリットとして、以下の4点があります。 コストを削減できる サーバーの設置場所の確保や、安定稼働のためのバックアップ用HDD、無停電装置などの設備投資が不要なことから、初心者には手を出しやすい利点があります。 管理業務を軽減できる 導入時の情報セキュリティ方針の制定やルーター設置などの事前準備をはじめ、ユーザー管理や異常を確認するモニタリングといった日常業務が不要になり、自社でサーバーを管理する負担がなくなります。 容量の拡張が簡単 多くの場合、ホームページ上やアプリ上で手続きが可能で、簡単に保存領域を拡張できます。 高度なセキュリティ データセンターでは「サーバーの設置場所は非公開にする」などの高いセキュリティ対策が取られており、企業の負担なく情報漏洩を防げます。また、万が一に地震や停電が起きたときも、影響を受けにくいです。 ただし、クラウド型でも無償版のツールはセキュリティが低かったり、使用可能なデータ量が制限されたりする場合もあるため、導入時には注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】ファイルサーバーをクラウド化するデメリット ファイルサーバーをクラウド化するときは、以下の点に注意しなければなりません。 一定量のコストが発生する 保管するデータ量や利用人数、データ転送量によって料金が課金される場合があり、利用の概算を見積もっておかなければ想定以上にコストが嵩む可能性があります。 通信速度が社内環境に左右される 社内ネットワーク上のファイルサーバーと比較すると通信速度が遅いことがあり、インターネット環境を見直さなければ作業パフォーマンスが低下してしまいます。 機能や利用環境を自社に合わせて変更できない 企業ごとに個別対応できないケースが多く、自社において必要な要件をピックアップしてからファイルサーバーを選定する必要があります。 以上のように、コスト削減のために安価なサービスを選択すると、費用対効果が下がる恐れがあります。そのため、ビジネスでの利用には、無料導入相談を受けられて、かつ専属担当者の手厚いサポートを受けられる「ナレカン」のようなサービスを利用し、高い費用対効果を高めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【法人向け】ファイルサーバーのデメリットを解消するツール 以下では、おすすめの法人向けファイルサーバー利用時のデメリットを解消するツールを紹介します。 ファイルサーバーで情報集約すれば、誰もが格納したファイルにアクセスできる体制を整えられます。しかし、オンプレミス型では「容量のひっ迫」や「サーバーの持続的運用」などの課題があるため、”クラウド化”するのがおすすめです。 ただし、クラウド化するにあたっては、サーバーの管理が煩雑にならず、該当のファイルがすぐにアクセスできるシステムを選定する必要があります。加えて、情報漏洩の観点から、セキュリティ面の不足がないことが大前提です。 結論、自社のファイル管理には、国際レベルの安全性で、誰もが簡単に情報を一元管理できるITツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、情報セキュリティの国際規格認証を取得しているため、大企業でも安全に運用できます。また、生成AIによる「ファイル内要約機能」により、ファイルを開かずに中身の概要を確認できるので、ファイル数が多い自社での活用にも便利です。 情報漏えいや不正改ざんのリスクを回避できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企業が押さえるべきクラウド型ファイルサーバーの選び方 以下では、クラウド型ファイルサーバーを選ぶときのポイントを解説します。下記のポイントを押さえれば、自社に合ったクラウド型ファイルサーバーの導入が可能です。 （1）導入目的に合っているか 1つ目に、システムの機能が自社の導入目的に合っているか確認しましょう。 ファイルサーバーにはそれぞれ特徴があり、導入目的に合っていないと機能に過不足が生じ、せっかく導入しても利便性に欠けてしまいます。そこで、以下では、利用目的別のクラウド型ファイルサーバー選定ポイントを3つ紹介します。 ケース1：社内でのファイルサーバー用 今まで利用してきたファイルサーバーに似た操作性のものを選びましょう。今まで利用していたサーバーと使用感が全く異なるものを選択してしまうと使いづらく感じることが多く、作業効率の低下を招きかねません。 ケース2：社外とのファイル共有用 社外とのファイル共有には、ブラウザベースのサーバーを利用しましょう。ブラウザベースのクラウドサーバーであれば、専用ソフトやネットワークの設定なしに利用できるため、社外クライアントとのスムーズなやりとりが期待できます。 ケース3：バックアップやアーカイブ用 バックアップやアーカイブ用のファイルサーバーには、機能がシンプルなものがおすすめです。こうした目的で導入する場合、通常業務での利用よりも使用頻度が少なく、操作が難しいものや多機能なものは浸透しにくいからです。 以上のように、自社で得たいメリットを洗い出し、上記3つのどの目的に当てはまるか確認すれば、機能に過不足のないサーバー選びが可能です。 （2）該当のファイルがすぐ見つかるか 2つ目に、該当のファイルがすぐに見つかるか確認しましょう。 ファイルサーバーは、社内のあらゆるファイルを一つのサーバーで一挙に管理するため、データ量が多くなるほど管理が難しくなり、欲しい情報になかなかたどり着けないといった事態に陥りやすいです。 そのため、ファイルのタイトルはもちろん、ファイル内のテキスト文字も検索可能な「ナレカン」のようなシステムを を使えば、該当のファイルを即見つけられます。 （3）高セキュリティか 3つ目は、高セキュアに情報管理ができるか確認しましょう。 データ容量が大きく、低コストで運用できたとしても、セキュリティ面の不足があると、情報漏えいの危険が高まります。とくに、大企業のように膨大な量の情報を扱っている場合、少しでも情報が社外に漏れてしまうと、信用問題に大きく発展してしまいます。 したがって、クラウド型サーバーを導入するときは、「国際レベルのセキュリティか」「ファイルを暗号化できるか」などの観点で選ぶ必要があります。 （4）既存データを移行しやすいか 4つ目は、既存データが移行しやすいかどうかです。 社内のファイルを集約するにあたって、スムーズな蓄積ができないと、結局は属人的な管理になってしまいます。また、既存のファイルサーバーからの乗り換えを検討している場合には、スムーズにデータを移行できないと、業務が停滞しかねません。 そのため、システムを選択するときは「データを蓄積するまでにどれくらいの時間がかかるのか」や、「データーの移行支援はあるのか」などに着目して導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスで無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由 以下では、ビジネスにおいて無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由を紹介します。法人での無料版の利用はリスクが伴い、損害を生み出す危険があります。 （1）セキュリティに懸念がある クラウド型ファイルサーバーにおいてセキュリティ対策が万全かは重要です。 たとえば、アクセス制限が部署ごとに詳細に設定できる機能は、情報がむやみに露出しません。しかし、無料で利用できるクラウド型ファイルサーバーは、個人のプライベート利用を想定したものも多く、データ管理に関する機能が利用できないものがほとんどです。 また、データの保存期限に指定があるなど、あくまでも一時的な利用がメインであり、長期的なデータの保管・活用は無料利用だと対象外となります。したがって、ビジネスにおいてはセキュリティが担保された有償版を活用しましょう。 （2）トラブルの際のサポートに不安がある 無料のサービスでは、トラブルが発生した場合のサポートが不十分な可能性があります。 有料サービスの場合、電話やメール・チャットでの質問回答など手厚いベンダーサポートが受けられるのが一般的です。しかし、無料ツールではサポート体制が簡素な傾向があり、管理者が不明点を自分で調査する必要がでてしまうのです。 以上のように、無料のファイルサーバーは気軽に利用できる一方で、管理者の負担が増加する懸念があります。とくに、専門的な知識のある人材が少ない企業の場合は、人的リソースを確保するのに注意が必要です。 （3）業務利用するには機能が不十分 無料のクラウド型ファイルサーバーは、有償版と比べて使える機能に制限があります。 たとえば、多くの無料サービスではアクセス制限やログ機能を十分に設けておらず、データの扱いが多いビジネスシーンにおいては情報漏えいの危険があります。ほかにも、ファイルを探すにあたっての「検索機能の精度」に差があれば、業務スピードにも影響します。 仮に、企業ファイルストレージの一部として無料のクラウド型ファイルサーバーを利用する場合は、機密情報が含まれていないか確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型ファイルサーバーのメリットや選び方まとめ これまで、クラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリットや法人向けの選び方をご紹介してきました。 クラウド型ファイルサーバーは、オンプレミス型よりも低コストで運用の負担も少なく利用でき、ビジネスでのファイル共有に最適です。ただし、クラウド型だからといって「無料」のものを選択するのではなく、必ず「セキュリティの高さ」を確認すべきです。 また、ファイルを管理するうえで起こりがちな「管理が煩雑化して、目的のファイルが見つからない」といった課題にも対策が必要です。したがって、安全に運用できるうえ、検索性に優れたツールを選定しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、アクセス権の制限により安全に社内のファイルを一元管理でき、欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のファイル管理の仕組みを最適化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

顧客からの質問や相談に対応する「問い合わせ対応」では、問い合わせ情報や返信期日など、管理すべき情報が多く存在します。現在では、Excelなどのツールを使って問い合わせ対応に関する情報を管理している企業も少なくありません。 しかし、なかには自社の問い合わせを上手く管理できていないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの問い合わせ管理システム5選やExcelで問い合わせ管理をする際のデメリットを中心にご紹介します。 Excelで問い合わせ管理をしているが上手くできていない 自社に適切な問い合わせ対応システムを探している 問い合わせ情報を一元化して効率的に管理したい という方は本記事を参考にすると、自社に合った問い合わせ管理システムや問い合わせ管理のコツが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 問い合わせ管理とは2 Excelで問い合わせ管理をする3つのデメリット2.1 （1）ファイルの共有に手間がかかる2.2 （2）データが破損する可能性がある2.3 （3）最新状態に保つのが難しい3 【必見】簡単に問い合わせ管理ができる唯一の方法4 問い合わせ管理システムの3つの基本機能5 問い合わせ管理を効率化するおすすめのシステム・ツール5選5.1 【ナレカン】問い合わせ情報を簡単に一元化し管理できるシステム5.2 【formrun】無料で使えるメールフォームと顧客管理システム5.3 【Zendesk】自動返信に対応したカスタマーサービスシステム5.4 【Qiita:Team】生産性を向上させる情報共有システム5.5 【kintone】サイボウズの業務改善システム6 問い合わせ管理を効率化するおすすめのシステム5選の比較表7 問い合わせ管理システムを運用するコツ3選7.1 （1）問い合わせの振り分けを適切にする7.2 （2）問い合わせフォームを最適化する7.3 （3）テンプレートを活用する8 簡単な問い合わせ管理の方法やおすすめのシステムまとめ 問い合わせ管理とは 問い合わせ管理とは、顧客からの質問や相談などに関する情報を管理することです。 具体的には、問い合わせ日時や内容、対応履歴、担当者などをデータとして蓄積し、管理することを指します。 問い合わせ管理により、顧客から再度同じ問い合わせがあった際に対応しやすくなったり、社員の対応ノウハウを社内全体で業務に活かせたりするメリットがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで問い合わせ管理をする3つのデメリット 以下では、Excelで問い合わせ管理をする3つのデメリットをご紹介します。問い合わせ管理に利用されることの多いExcelですが、以下のようなデメリットもあるため注意が必要です。 （1）ファイルの共有に手間がかかる 一つ目のデメリットは、ファイルの共有に手間がかかることです。 Excelで情報共有をするには「データの更新→メールなどの他ツールに添付→送信」という工数がかかり、スピーディーに共有ができません。また、Excelのファイルが増えると、どれが最新版なのか一目で把握できないのも欠点です。 このように、データを更新するたびにほかのツールで伝達しなければいけないため、共有に手間がかかります。また、確認漏れや伝達ミスが生じるリスクもあるのです。 （2）データが破損する可能性がある 二つ目のデメリットとして、データの破損が発生する可能性があります。 問い合わせ件数が多いとファイルに入力するデータの量も増加するので、ファイルが重くなり入力中にフリーズするリスクも高くなります。上手くデータが保存されなければ、データの破損につながってしまうのです。 データの破損は、業務の進行に支障をきたすだけではなく、顧客とのトラブルにつながる恐れもあります。したがって、顧客情報を扱う問い合わせ管理では、Excelの利用に注意が必要と言えます。 （3）最新状態に保つのが難しい 三つ目のデメリットとして、最新状態に情報を保つのが難しいことも挙げられます。 Excelでは、Microsoft365がなければ同時編集ができないため、複数人で作業をするのには不向きと言えます。また、同時編集ができない場合、ファイルを複製して記載することになるため、二重更新が発生する恐れがあるのです。 したがって、複数人で情報を管理するには問い合わせ管理システムのように情報を一元化できるツールが不可欠と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】簡単に問い合わせ管理ができる唯一の方法 問い合わせ管理を簡単に効率化する唯一の方法は「システムの導入」です。 問い合わせ管理システムでは、顧客からの問い合わせ・返信内容を一元的に保存できます。また、Excelのようにメールで共有したり、複製して編集後のデータ反映させたりといった無駄な工数を削減できるのです。 また、システムによっては「バックアップ機能」が備わっているケースがあります。仮に、データを誤って削除してしまっても、「ナレカン」 のようなデータの復元が一定期間可能なシステムを導入すれば、情報を復活できるので安心です。 以上の理由から、問い合わせ管理には情報を一元管理できるITツールが適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理システムの3つの基本機能 以下は、問い合わせ管理システムの基本機能3つです。 顧客情報の登録・管理をする機能 システムに氏名や住所などの顧客情報を一元管理すれば、電話対応中でも素早く該当情報にアクセスできます。また、データを登録しておけば、異動時にもスムーズに引き継ぎができるため、顧客に対してのサポートが切れ目なく可能です。 顧客対応の抜け漏れを防ぐ機能 システムを活用すれば問い合わせごとに「対応済み」「未対応」「保留中」など、ステータスが一目で分かるので、未対応の案件にも素早く取り掛かれます。そのため、対応漏れや二重対応などの人為的ミスの削減にもつながるのです。 顧客対応の優先順位がつけられる機能 顧客対応の優先順位を自動でつけられるツールを利用すれば、緊急を要する問い合わせが来たときには、担当する社員に通知が行くため迅速に対応できます。 以上の機能を最大限活用すれば、問い合わせ管理にかかっていた時間を大幅に短縮できます。とくに、顧客対応が抜け漏れてしまうと信用問題につながるため、システムは問い合わせ管理に必須と言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理を効率化するおすすめのシステム・ツール5選 以下では、問い合わせ管理を効率化するおすすめのシステム・ツール5選を紹介します。 自社の問い合わせ管理が上手くできない問題を解決するには、システムの導入がおすすめです。Excelでは面倒なファイル共有や更新も、問い合わせシステムを使えばわずかな操作でリアルタイムでの情報共有が可能になります。 しかし、膨大な問い合わせ情報を管理するには、共有や更新だけではなく「必要な情報をすぐに見つけられるか」も重要です。そのため、高精度な検索機能が備わったシステムが最適です。 結論、問い合わせ管理には、問い合わせ情報の共有・更新を効率化し、検索機能で必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した問い合わせ記録は、社内メンバーにリアルタイムで共有できます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」があり、会話形式で質問できるので、過去の問い合わせ対応事例も簡単に探せるのです。 【ナレカン】問い合わせ情報を簡単に一元化し管理できるシステム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【formrun】無料で使えるメールフォームと顧客管理システム ＜formrunの特徴＞ フォームを起点に顧客対応の管理ができる 問い合わせフォームや申し込みフォームなどを簡単に作成したうえで、各顧客の対応状況などを管理することが可能です。 メール返信が効率的にできる フォームに送信された問い合わせ内容を確認しながら、直接メールで返信できます。 ＜formrunの機能・使用感＞ テンプレートから問い合わせフォームを作れる 用途に合わせてテンプレートを選んで問い合わせフォームを作れるので、初心者でも簡単にフォーム作成が可能なツールです。 問い合わせに関する情報を自動で分析可能 問い合わせフォームの離脱率を自動で算出するので、問い合わせフォームの改善につなげられます。 ＜formrunの注意点＞ 無料プランでは十分に使いこなせない 無料プランでは「フォーム作成はひとつまで」「利用メンバーは1人まで」と制限があり、十分な顧客管理を実現するには有料プランの利用が必要だと言えます。 操作が難しい ユーザーによっては「詳細設定画面が、階層が深く、またメニュー項目が多岐にわかれてしまっているので、その点は操作中に迷子になってしまう事が多い。」と感じるケースもあります。（参考：ITreview） ＜formrunの料金体系＞ FREE：無料 BEGINNER：3,880円/月 STARTER：12,980円/月 PROFESSIONAL：25,800円/月 なお、有料プランについては14日間の無料トライアル期間があります。 formrunの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Zendesk】自動返信に対応したカスタマーサービスシステム ＜Zendeskの特徴＞ さまざまなチャネルからの問い合わせを一画面で見られる 電話とメールなど、別々の方法で届いた問い合わせの一元管理が可能です。 メールの自動返信が可能 たとえば、一定時間が経過した問い合わせに対して定型文を送るなど、返信を自動化できます。 ＜Zendeskの機能・使用感＞ FAQを作成できる 顧客への問い合わせ回答だけでなく、顧客が自力で問題を解消できる「FAQ」の作成が可能です。よくある質問への回答をまとめられるので、頻出する質問が多い場合に役立ちます。 問い合わせはチケット形式で管理する 問い合わせはチケット形式で管理します。同一人物の問い合わせ内容をまとめられる一方で、メール対応に慣れている方が利用するとチケット形式に慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。 ＜Zendeskの注意点＞ 多機能なため操作が複雑 多くの機能が備わっているため、簡潔に問い合わせ管理をしたい人には不向きです。 内容が見づらい場合がある 利用しているユーザーからは「モバイルノートPCの画面の都合上、表示の記事内容等が見にくいです。」という声があるので注意が必要です。（参考：ITreview） ＜Zendeskの料金体系＞ Zendesk for Serviceで問い合わせ機能が利用できます。 Support Team：$25/ユーザー/月（月払い） Suite Team：$69/ユーザー/月（月払い） Suite Professional：$149/ユーザー/月（月払い） Suite Enterprise：要問合せ Zendeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Qiita:Team】生産性を向上させる情報共有システム ＜Qiita:Teamの特徴＞ Markdown記法に対応 記事は、通常のテキストだけでなくMarkdown記法でも書くことが可能です。 Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携 ドキュメントの作成やコメントがあった際の通知をチャットツールで受け取れます。 ＜Qiita:Teamの機能・使用感＞ 記事ベースで情報を記載する 記事を投稿するような形で情報を記録します。したがって、情報を見出しや本文に分けて構造的にまとめたい場合に便利です。 テンプレート機能 テンプレートを活用して、ナレッジや日報を統一された形式でまとめられます。 ＜Qiita:Teamの注意点＞ 情報の整理が難しい タグでの分類ができるもののフォルダ構成がないため、多くの情報が溜まったときに整理が困難です。 エンジニア向けのツール エンジニア向けのツールになっているため、非エンジニアのメンバーを含めて利用するときには運用に注意が必要です。 記事の見やすさが不十分 一部のユーザーからは「記事の蓄積の機能は十分ですが、たまった知見を体系的に見やすくして、他の社員への記事のプレゼンスを上げる機能があると嬉しいなと思っています。」という声が挙がっています。（参考：ITreview） ＜Qiita:Teamの料金体系＞ いずれのプランも税込価格となっています。 Personal：500円/月（上限1ユーザー） Micro：1,520円/月（上限3ユーザー） Small：4,900円/月（上限7ユーザー） Medium：7,050円/月（上限10ユーザー） Large：15,300円/月（上限17ユーザー） Extra：15,300円～/月（上限18ユーザー〜） 7日間の無料トライアルもあるため、ツールの使用感を試すことができます。また、500人以上で利用する場合は別途問い合わせが必要です。 Qitta:Teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【kintone】サイボウズの業務改善システム ＜kintoneの特徴＞ 自社の業務に合わせたシステムを作成できる カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムに改良できます。 アプリ開発やAPI連携が可能 Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています。 ＜kintoneの機能・使用感＞ 問い合わせシステムの構築 問い合わせシステムをコーディングなしで構築できます。問い合わせフォームに載せる項目は自由に設定することが可能なので、自社に合ったフォームを作りたい方に適しています。 クレーム管理 クレームの内容を管理・分析するシステムを作ることができます。 ＜kintoneの注意点＞ 専門的な知識が必要 自社向けにカスタマイズができる一方で、カスタマイズをするには専門的な知識が必要です。 使い方を理解するのが難しい 多数の機能が搭載されているため、各メンバーが機能を使いこなすまでには時間がかかります。 UIが複雑 ユーザーからは「複雑なカスタマイズを行う際にもう少し直感的なUIが欲しいと感じました。」との声が寄せられています。（参考：ITトレンド） ＜kintoneの料金体系＞ 以下は、2024年10月1日より適用された価格改定後の料金プランです。 ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理を効率化するおすすめのシステム5選の比較表 以下は、問い合わせ管理を効率化するおすすめのシステム5選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 formrun Zendesk Qiita:Team kintone 特徴 問い合わせ情報を簡単に一元化し管理できる 無料で使えるメールフォームと顧客管理システム 自動返信に対応したカスタマーサービスシステム 生産性を向上させる サイボウズの業務改善システム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 シンプルで簡単 多機能 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 無料プランでは十分に使いこなせない 多機能なため操作が複雑 情報の整理が難しい 専門的な知識が必要 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プラン：3,880円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：$69/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランなし ・有料プラン：500円/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：1,000円/ユーザー/月（月払い）～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「formrun」の詳細はこちら 「formrun」の詳細はこちら 「Zendesk」の詳細はこちら 「Qiita:Team」の詳細はこちら 「kintone」の詳細はこちら 上記を踏まえて、自社に最適なツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理システムを運用するコツ3選 以下では、問い合わせ管理システムを運用するコツをご紹介します。システムは導入後の運用が重要なので、下記のコツを意識しながら素早く社内に浸透させましょう。 （1）問い合わせの振り分けを適切にする まずは、担当する問い合わせの振り分けを適切にしましょう。 単にシステムを導入しただけでは、問い合わせ件数が増加したときに対応が追い付かなくなり、抜け漏れも発生してしまいます。そのため、振り分け基準を明確化し、「誰がどの問い合わせを担当するのか」を事前に決めておくことが重要です。 たとえば、内容に「資料請求」という単語が含まれていたら、セールス部門に自動で振り分けるなど、問い合わせ内容によって担当部署を定めておきましょう。 このように、問い合わせの振り分けが適切にされていると担当者が明確になり、対応漏れのリスクが減ります。 （2）問い合わせフォームを最適化する 次に、問い合わせフォームを最適化することが求められます。 フォームの様式が自由記述欄のみの場合、問い合わせ内容をいちいち確認してから振り分けなければならず、時間のロスが発生してしまうのです。そのため、システム内の選択式の項目を増やし、自動で担当部署に振り分ける仕組みづくりが重要です。 たとえば、問い合わせの要件として「資料請求」「商品の購入について」「商品の返品について」「採用情報に関して」など、問い合わせの多い項目を示しておくと、顧客は手間なく自身の要望を伝えられると同時に、企業側も内容の把握がしやくなります。 このように、問い合わせフォームの改良によって、顧客の要望を知るまでにかかる工数を減らせるうえ、対応にかかる時間も短くできるのです。 （3）テンプレートを活用する また、テンプレートを適切に活用することも重要です。 問い合わせのなかには「料金プランの変更」など、頻繁に寄せられるものがあります。こうしたものに関しては返信をテンプレート化し、対応にかける時間を短くしましょう。 さらに、テンプレートの活用により業務経験の浅い社員でも質の高い対応ができるため、業務の標準化につながります。また、問い合わせ対応に関するFAQを作成し、社員の自己解決を促すのも有効です。 このように、テンプレートを自社の問い合わせ管理に活用すれば、ひとつの工数にかかる時間を短縮できます。ツールに慣れていないメンバーが問い合わせ管理に苦労しないような環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単な問い合わせ管理の方法やおすすめのシステムまとめ ここまで、Excelで問い合わせ管理をするデメリットや、おすすめの問い合わせ管理システムをご紹介しました。 Excelでの問い合わせ管理は、ファイル共有に手間がかかったり最新の状態に保ちにくい点がデメリットです。一方で、システムを導入すれば、複数の顧客からの問い合わせを一元管理できるうえ、対応履歴を蓄積してその後の業務に活かせます。 しかし、日々の業務で問い合わせに関する情報は増え続けるため、必要なときに欲しい情報を探し出す作業は時間がかかります。そのため、「欲しい情報をすぐに見つけられる、検索機能が充実したシステム」でなければなりません。 したがって、問い合わせ管理システムは問い合わせ情報の共有や管理だけでなく、情報の検索までスムーズにできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、問い合わせ管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！ 【最新版】おすすめのカスタマーサクセスツール6選徹底比較

「マネジメント」とは、直訳すると「管理」であり、企業が安定して経営するために、経営資源を管理する手法を指します。ただし、対象となる経営資源は多様なので、目的に合わせて、適切なマネジメントの種類を選択する点に注意が必要です。 なかには、マネジメントに取り組みたいが「どのような種類があるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マネジメントの種類を中心にご紹介します。 マネジメント業務の種類を知り、イメージを明確化したい マネジメント能力を高める方法を知りたい マネジメントに必要な情報に即アクセスできるようにする方法を探している という方はこの記事を参考にすると、マネジメントの種類を把握しつつ、マネジメントに必要な情報を適切に管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マネジメントとは2 ＜一覧表あり＞マネジメント手法の種類とは2.1 階層別マネジメントの3つの種類2.2 業務別マネジメントの9つの種類3 マネジメント業務に向いている人の特徴とは4 マネジメントスキルを高める方法とは4.1 プロジェクトマネジメントの資格を取る4.2 ITツールを活用する5 マネジメントに必要な情報に即アクセスできるようにする方法5.1 誰でも簡単に検索できるマネジメントツール「ナレカン」6 マネジメントの種類まとめ マネジメントとは 「マネジメント」とは、アメリカの経営学者であるピーター・ドラッカーが提唱した手法で、組織の成果を最大化するために、経営資源を管理することを指します。 具体的な経営資源としては、ヒト・モノ・カネ・情報などが挙げられます。限られた経営資源を有効に活用して、組織目標の達成に貢献できる点が重要です。 また、マネジメントの担当者は「マネージャー」「管理職」と呼ばれます。マネージャーや管理職には、経営資源を適切に管理するマネジメントスキルが求められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜一覧表あり＞マネジメント手法の種類とは マネジメントは「階層別マネジメント」と「業務別マネジメント」の2つに分類できます。以下では、それぞれのマネジメントの種類を紹介しています。 階層別マネジメントの3つの種類 1つ目に、階層別マネジメントです。 階層別マネジメントとは、企業の役職をもとにしたマネジメントの分類です。具体的には、以下の3つの種類があります。 種類 マネジメントに取り組む役職 業務内容 （1）トップマネジメント 経営層 企業全体の意思決定・ビジョンの設定 （2）ミドルマネジメント 中間管理職 経営層と現場の橋渡し （3）ローワーマネジメント 現場の人材の管理者 ミドルマネジメント層からの指示を現場に落とし込む このように、役職に応じて求められる内容は異なるので、正しく理解して、適切なマネジメントに取り組みましょう。 業務別マネジメントの9つの種類 2つ目に、業務別マネジメントです。 業務別マネジメントとは、企業の業務範囲をもとにしたマネジメントの分類です。具体的には、以下の9つの種類があります。 業務範囲 種類 目的 業務内容 組織運営 （1）チームマネジメント チームの成果の最大化 メンバーの育成・メンバーとのコミュニケーション （2）プロジェクトマネジメント プロジェクトの成功 進捗管理・人員配置 （3）ナレッジマネジメント 組織全体のスキル向上 ノウハウの管理・共有 人材管理 （4）タレントマネジメント 人材活用 人員配置・人材育成 （5）モチベーションマネジメント モチベーションの維持 目標を設定するとき・目標を達成できなかったときのサポート （6）パフォーマンスマネジメント パフォーマンスの向上 目標設定のサポート・フィードバック メンタルヘルス （7）メンタルヘルスマネジメント 精神的な健康維持 健康に関する研修の実施・カウンセラーの配置 （8）ストレスマネジメント ストレスの緩和 ストレスチェックの実施・カウンセラーの配置 （9）アンガーマネジメント 感情をコントロールして良好な人間関係の構築 アンガーマネジメントに関する研修の実施 業務別マネジメントは、アンガーマネジメントのように、一般社員が自分自身を管理するマネジメントも含んでいる点が特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメント業務に向いている人の特徴とは マネジメント業務に向いている人の特徴は、以下の4つです。 意思決定力がある人 メンバー同士の意見が対立する中でも、適切な判断が求められます。 コミュニケーション能力がある人 マネジメントを進めるには、メンバーと信頼関係を築き、円滑な意思疎通を図ることが欠かせません。 課題を分析する力がある人 目標を達成するには、客観的なデータをもとに課題を正しく分析して、適切な解決策を講じる必要があります。 プロジェクトを管理する力がある人 進捗やリソースを管理しつつ、トラブルが生じた際は柔軟に対応することがポイントです。 以上の特徴に当てはまる項目が多い人ほど、マネージャーとして活躍できる可能性が上がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメントスキルを高める方法とは ここでは、マネジメントスキルを高める方法を2つご紹介します。プロジェクトマネジメントの資格の種類も紹介しているので、マネージャーの方は必見です。 プロジェクトマネジメントの資格を取る 1つ目は、プロジェクトマネジメントの資格を取る方法です。 具体的に、マネジメントスキルを向上させる資格として、以下の検定が挙げられます。 プロジェクトマネージャ試験（PM） システム開発におけるプロジェクトマネジメントについて問われる国家試験です。 PMP（Project Management Professional） プロジェクトマネジメントについて総合的に問われる国際試験です。 P2M（Project & Program Management） プログラムマネジメントおよびプロジェクトマネジメントについて問われる試験です。 PMOスペシャリスト認定資格 PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の業務に関する知識を認定する試験です。 ITコーディネータ（ICT）試験 ITサービスを企業経営に活用するための能力を問われる試験です。 このようなプロジェクトマネジメントの資格を取れば、マネジメントに関する知識を正しく身に付けられます。 ITツールを活用する 2つ目は、ITツールを活用する方法です。 紙やExcelファイルなどでマネジメントに必要な情報を管理していると、情報の修正や共有に時間がかかるので、「社内の状況を正しく把握できない」「認識の齟齬が生じる」といった問題が起こりやすいです。 そこで、ITツールを活用して、マネジメントに必要な情報を管理・共有しましょう。必要な情報へすぐにアクセスしつつ、メンバーとリアルタイムで情報共有できるので、円滑にマネジメントを進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメントに必要な情報に即アクセスできるようにする方法 以下では、マネジメントに必要な情報に即アクセスできるようにする方法をご紹介します。 マネジメントスキルを高める方法として、ITツールの活用が挙げられます。ITツールによって、社内の情報を共有・可視化しておけば、マネージャーが社内の現状や課題を正しく把握でき、適切なマネジメントに役立てられるのです。 ただし、情報を探すのに時間がかかるツールでは、マネジメントを円滑に進められません。そのため、「誰でも目的の情報へすぐにたどり着けるツール」が必須です。 結論、自社のマネジメントには、あらゆる情報をまとめておけるうえ、誰でも直感的に検索できるマネジメントツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」では、テキスト・画像・ファイルといったあらゆる情報を保存・共有できます。また、超高精度の「キーワード検索」は、表記ゆれにも対応しているので、検索スキルがいらず、欲しい情報をすぐに探し出せるのです。 誰でも簡単に検索できるマネジメントツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメントの種類まとめ これまで、マネジメントの種類を中心にご紹介しました。 マネジメント手法は、組織内の役割に応じた「階層別マネジメント」と、組織の業務内容に応じた「業務別マネジメント」の2つに大きく分けられます。また、マネージャーとして活躍するには、意思決定力やコミュニケーション能力が必要です。 一方、マネジメントを円滑に進めるには、手間をかけずにマネジメントに取り組める環境を整える点が重要です。そこで、「検索しやすいITツール」を導入すると、マネジメントに必要な情報を蓄積しつつ、欲しい情報に即アクセスできるようになります。 したがって、自社が導入すべきは、社内に散在する情報をまとめておけるうえ、“ヒット率100%”のキーワード検索ができる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、全社でマネジメントに取り組みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説

写真や文書ファイルを共有する手段として、「ファイル共有ソフトを利用する」方法があります。昨今はクラウドストレージが活用されるようになりましたが、一方でファイル共有ソフトも現在まで残り続けているのです。 しかし、違法アップロードやダウンロードにファイル共有ソフトが利用されるケースが多く、ファイル共有ソフトの導入を検討しているが「安全性に不安を感じている」という方も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、ファイル共有ソフトの問題点やビジネスにおける安全なファイル共有方法をご紹介します。 ファイル共有ソフトを使うリスクを把握したい ファイル共有の方法とツールの種類について知りたい 共有したファイルへ簡単かつ安全にアクセスできる方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有ソフトへの理解が深まり、社内情報をストレスなく安全に共有する方法が実践できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル共有ソフト（ファイル交換ソフト）とは1.1 ファイル共有ソフトの役割1.2 ファイル共有ソフトの基本機能2 P2Pファイル共有ソフトとは2.1 P2Pファイル共有ソフトの概要2.2 P2Pファイル共有ソフト「Winny」「Share」の現在とは3 無料のファイル共有ソフトを使うリスク3選3.1 （1）違法アップロードなどの著作権法違反のリスク3.2 （2）ウイルス感染により被害を受けるリスク3.3 （3）アップロードしたデータが残り続けるリスク4 ビジネスでファイルを安全に共有するための方法とは4.1 （1）無料で展開されているファイル共有ソフトは利用しない4.2 （2） セキュリティが強固な情報共有ツールを利用する5 共有したファイルへ簡単かつ安全にアクセスできるツール5.1 ビジネスでの安全なファイル共有におすすめのツール「ナレカン」6 ＜比較表＞ビジネス利用できるファイル共有ツール一覧7 ファイル共有ソフトを無料で使うリスクや安全に共有する方法まとめ ファイル共有ソフト（ファイル交換ソフト）とは ここでは、ファイル共有ソフトとは何か、その役割について解説します。以下の内容を把握して、ファイル共有ソフトへの理解を深めましょう。 ファイル共有ソフトの役割 ファイル共有ソフトとは、任意のメンバーとオンライン上でファイルのやりとりができるソフトを指します。 以前は「ファイル交換ソフト」と呼ばれていましたが、近年はその機能から「ファイル共有ソフト」と呼ばれています。 ファイル共有ソフトはインターネット上にデータを保管しており、ネットがつながっていれば誰とでもファイルがやりとりできる点が特徴です。ファイル共有ソフトを通じて公開したデータは、そのままでは不特定多数のメンバーへ公開されるので、権限設定が必要な点に注意が必要です。 このように、外部のメンバーとファイルを共有する手法として、ファイル共有ソフトは使用されています。なお、同じくオンラインで共有できるクラウドストレージはアカウント登録のみで利用できますが、ファイル共有ソフトはPCへのダウンロードが必要です。 ファイル共有ソフトの基本機能 ファイル共有ソフトの基本機能を3つ紹介します。 ファイルの転送 大容量のファイルでも、スムーズに他のデバイスへ送ることができる機能です。時間や場所を問わずに、ファイルのやり取りができます。 ファイルの共有 多くのファイル共有ソフトは、メンバーと共同編集できる機能があるため、プロジェクト業務や議事録作成の場面で役立ちます データのバックアップ ストレージに保存したファイルを自動でバックアップする機能が備わっています。したがって、データの消失・紛失リスクに備えられる点がメリットです。 このように、ファイル共有ソフトはビジネス上のファイルデータのやり取りを円滑にするのに役立ちます。また、有料のソフトの多くは基本機能以外に「セキュリティー対策」が施されているため、機密情報を扱うビジネスにおいて必要とされているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ P2Pファイル共有ソフトとは 以下では、ファイル共有ソフトのなかでも「P2P」形式について解説します。また、代表的なP2Pファイル共有ソフトについてもご紹介しています。 P2Pファイル共有ソフトの概要 P2Pファイル共有ソフトとは、ファイル共有ソフトで利用されている形式の一つです。 通常、データをダウンロードするには、サーバーから該当のデータを提供してもらわなければなりません。そのため、データを提供する役割であるサーバーと、サーバーにアクセスし当該データを手に入れるクライアントという位置付けが生まれます。 一方で、P2PはPeer-to-Peer（対等な立場での情報交換の仕組み）を意味し、P2P形式ではユーザー同士が直接データを要求・提供します。通常、データをダウンロードするには提供側(サーバー側)と要求側(クライアント側)に立場が分かれますが、その立場の垣根がないのがP2Pファイル共有ソフトの特徴です。 P2Pファイル共有ソフト「Winny」「Share」の現在とは 代表的なP2Pファイル共有ソフトとして、「Winny」と「Share」があります。 これらのソフトは、ファイルの送信元が分からなくなる高い匿名性があり、著作権を侵害したデータの出どころが確認できず違法アップロードが続出する事態となりました。 違法アップロードが相次いだ結果、著作権法違反幇助の容疑でWinnyの開発者が逮捕されるという事件にまで発展しています。 現在は解析が進み、特定は可能となっています。しかし、P2Pファイル共有ソフトでは、いまだに違法アップロードが数多く発生しており、ファイル共有によって著作権侵害につながる恐れがあるため、ビジネスでの利用は避けるべきと言えます。 参考：代表的なファイル共有サイト-一般社団法人コンピュータソフトウェア著作権協会 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料のファイル共有ソフトを使うリスク3選 以下では、フリーのファイル共有ソフトを使うリスクを3つ解説します。無料のファイル共有ソフトを利用したデータ共有には、全社で以下の認識が統一されていなければなりません。 （1）違法アップロードなどの著作権法違反のリスク フリーのファイル共有ソフトの一番の問題点は、著作権を侵害する可能性があることです。 たとえば、個人での使用目的でアップロードしたデータが、ほかのユーザーによって複製されたせいで著作権を侵害するケースがあります。 このように、無料のファイル共有ソフトは著作権侵害につながる恐れがあるため、個人利用であってもアップロード内容には注意が必要です。 （2）ウイルス感染により被害を受けるリスク 無料のファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染し、被害を受けるリスクがあります。 ファイル共有ソフト内のネットワークには、しばしばウイルスに感染したファイルが出回ります。ウイルスに気づかずにデータをダウンロードするとユーザーのパソコンが感染し、同じファイル共有ソフトを使っているほかのユーザーにもウイルスが一斉に広がってしまうのです。 このように、ファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染した結果、企業の秘匿情報や個人情報がすべて流出するというケースが利用者間で発生しました。 したがって、ファイル共有ソフト利用時は「ウイルス対策としてセキュリティソフトを入れておく」「作成者のわからないファイルは開かない」といった対策が必要です。 （3）アップロードしたデータが残り続けるリスク ファイル共有ソフト内のデータが完全に削除されず、残り続ける点も注意が必要です。 フリーのファイル共有ソフトではデータの複製が可能なため、ソフト上に公開したデータをすぐに削除したとしても、ほかのユーザーにより複製される可能性があります。複製すべての特定は困難であることから、社外秘情報や個人情報が漏洩し続けてしまう事態に陥るリスクが上がってしまうのです。 情報漏洩は信用の損失や法律違反につながるので、ファイル共有ソフトの利用時は「共有して問題ないデータか」を十分に確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスでファイルを安全に共有するための方法とは 以下では、ビジネスでファイルを安全に共有する方法を説明します。安全なファイルのやりとりには、共有方法の工夫が必要です。 （1）無料で展開されているファイル共有ソフトは利用しない 結論、ビジネスにおいては、無料で展開されているファイル共有ソフト以外でのファイル共有が必須です。 ファイル共有ソフトはユーザーが相互でやりとりするものであり、アップロードされたファイルやフォルダの管理者が存在しないため、データが正しく管理されません。さらに、無料で展開されているファイル共有ソフトはセキュリティ機能が薄く、機密文書や顧客データなどの情報資産が漏洩するリスクも高まります。 したがって、ビジネスでのファイル共有には、セキュリティ対策があるデータ管理ツールの導入が最重要です。 （2） セキュリティが強固な情報共有ツールを利用する セキュリティが強固な情報共有ツールを利用すれば、秘匿性の高いファイルも安全にやりとりできます。 ビジネスで共有が必要なファイルは重要な情報資産であるため、セキュリティが担保されたツールを選ぶ必要があります。情報共有ツールを選ぶ際は、下記の3点が正しく備わっているかを確認しましょう。 ウイルスやハッキングなど、外部からの攻撃に対する対策の有無（ファイアウォールや不正侵入の検知など） 社内の人間の不正を防止する対策の有無（ダウンロード制限や閲覧制限など） 災害や過失などによるデータ消失に備える対策の有無（バックアップなど） たとえば、国際規格認証のセキュリティーを有している「ナレカン」のように、シンプルで安全性の高い情報共有ツールを活用して社内のファイルを共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有したファイルへ簡単かつ安全にアクセスできるツール ここでは、共有したファイルへ簡単かつ安全にアクセスできるツールをご紹介します。 ビジネスでは社外秘情報を扱うのでセキュリティが必要ですが、情報保護のために複雑な手順を設定すると共有に時間がかかり、業務効率が落ちてしまいます。そこで、社内での情報共有には、情報漏えいのリスクを軽減しつつ、ファイル共有に手間をかけない仕組みを構築すべきです。 しかし、環境整備に焦って実際に利用する社員のITリテラシーに沿っていないツールを選択すると、社内浸透が進みません。場合によっては「社員が隠れて、簡単に利用できるファイル共有ソフトで共有をおこなう」という事態も発生してしまうのです。 そこで、危険な方法によるファイル共有を止めるために「誰でも迷わずファイルにアクセスできるツール」を導入しましょう。結論、十分なセキュリティ機能が備わっているうえ、大企業でも全社員が直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に添付したファイルは、ダウンロードせずともプレビューで中身を確認できるうえ、高度な「キーワード検索」で欲しい情報に即アクセスできます。また、国際セキュリティ規格「ISO 27017」も取得しているため、安全性と利便性を兼ね備えているのです。 ビジネスでの安全なファイル共有におすすめのツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ あらゆる情報を残せる「記事」 ナレカンには、ファイルやテキストだけでなく画像・動画を残せる「記事」があります。すべての社内情報を1か所に集められるので、目的の情報がどこにあるか分からないといった問題を解決するのに便利です。 超高精度のキーワード検索 超高精度のキーワード検索によって、添付ファイルの中身まで検索できます。そのため、膨大な量のファイルを扱う大企業でも、目的のファイルをストレスなく見つけられる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞ビジネス利用できるファイル共有ツール一覧 ビジネス利用できるファイル共有ツール5選の比較表を紹介します。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox Mega SharePoint 特徴 ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できるツール ITに慣れていなくてもすぐに使いこなせる情報共有ツール ファイル共有に特化したファイル管理アプリ ファイル管理以外にもチャット機能が備わった情報共有ツール Microsoftによる組織の統合化を図る生産性向上アプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】※ファイルにコメントを残すことはできるが、個人メンバーとのやり取りはできない 【〇】 【〇】 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料版の容量は2GBまでしか使えない サポートが不十分だと感じる場合がある 多機能なので、使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランはなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは￥1,500/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは￥1,589/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは￥749/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Mega」の詳細はこちら 「SharePoint」の詳細はこちら 料金だけでなく、機能や容量の面からも自社に合っているかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有ソフトを無料で使うリスクや安全に共有する方法まとめ ここまで、ファイル共有ソフトのリスクや安全な共有方法まで解説しました。 ファイル共有ソフトは簡単にデータをやりとりできるツールですが、とくに無料で展開されているサービスはセキュリティや著作権違反、ウイルス感染のリスクからビジネスシーンでの利用は適切ではありません。 ファイルを安全に共有するには、ファイル共有ソフトは使用せず、セキュリティの強固な情報共有ツールを使いましょう。しかし、セキュリティのために、検索機能が使いづらいツールを導入すると、情報にアクセスするまでに時間がかかってしまいます。 そのため、企業がファイル共有に使うツールは、簡単なアクセス性とセキュリティが両立されたものが必要です。結論、自社のファイル共有には、高度な検索機能で目的のファイルを誰でもすぐに見つけられるうえ、高セキュアなツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して安全にファイルを共有し、情報共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

管理職やプロジェクトリーダーになる人物には、組織・部下を統率していくための「マネジメント能力」が求められます。また、高いマネジメント能力を持つ人物が一人いればよいのではなく、次世代に向けて頼れる人材を育てていくことも組織の課題です。 しかし、なかには「部下のマネジメント能力を向上できず、困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マネジメント能力の概要と、伸ばすための方法をご紹介します。 マネジメント能力とは、どのようなスキルなのか理解したい マネジメント能力をの伸ばすための方法を知りたい マネジメントに欠かせないスキルや、仕組みを整えたい という方はこの記事を参考にすると、すぐにでもマネジメント力を高められる実践的な方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マネジメント能力とは1.1 リーダーシップとマネジメントの違い1.2 マネジメントの必須スキル一覧2 マネジメント能力が不足している人の特徴2.1 （1）状況を把握できていない2.2 （2）専門的な知識や技能が足りていない2.3 （3）情報を効率よく管理・共有できていない3 マネジメント能力を高める3つの方法3.1 （1）周りとの信頼関係を構築する3.2 （2）視座を高く持つ3.3 （3）情報共有の仕組みを整える4 【簡単】組織のマネジメントを成功させるおすすめのITツール4.1 あらゆる情報を効率的に作成・管理できるツール「ナレカン」5 マネジメント能力が低い人の特徴や高める手法のまとめ マネジメント能力とは 以下では、マネジメントの概要や必要なスキルを解説します。まずは、マネジメント能力がどのようなスキルを指すのかを理解し、何が足りていないのかを認識するところから始めましょう。 リーダーシップとマネジメントの違い マネジメントと同様に、管理職やリーダーに求められる能力としてリーダーシップがあります。よく混同される能力ですが、以下では2つの能力の違いを解説します。 リーダーシップ リーダーシップは、社員や部下に目標達成へ向けて進むべき方向性を示し、率いていく「統率力」を指します。ただし、リーダーシップは「人」の統率のみにフォーカスします。 マネジメント マネジメントは、「人」「物」「金」の組織運営に関わるリソースの総合的な管理を適切に行う「管理能力」を指します。 マネジメントはリーダーシップと比較して、目標達成へ向けた時間配分や経営資源など、包括的な管理が必要となります。社員を導く力はあっても、適切なリソース管理が疎かになると費用対効果の悪い営業活動をしてしまうのです。 マネジメントの必須スキル一覧 以下は、組織をマネジメントするうえで必要なスキルになります。自分に足りていない部分を把握し、マネジメント力向上に努めましょう。 目標設定能力 目標を達成するには、目標を設定する段階で、明確な筋道を立てることが重要です。とくに、社員個人の能力に合わせて適切なレベルの目標と達成するためのタスクを設定するようにしましょう。 問題解決能力 マネジメントに必要な問題解決能力は、プロジェクトの問題を解決するだけでなく、課題を明確化したうえで取り組むべき課題の優先順位を定める能力です。全体の状況を適切に把握するために、広い視野を持つ必要があります。 進捗管理能力 社員の進捗状況と設定した目標を照らし合わせ、予定を調整する能力も必須です。業務を遂行する上でトラブルが生じ、想定外のケースが発生しても柔軟に対応できるような準備が求められます。 業務遂行能力 業務遂行能力もマネジメントに必須のスキルです。適切な目標設定や管理ができても、プレゼン力や交渉力などの実践的なスキルがなければプロジェクトを完遂できません。 以上のように、「マネジメント能力」という抽象的なスキルを細分化すれば、不足している要素が明確になるため、効率的にマネジメントに必要な能力を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメント能力が不足している人の特徴 以下では、マネジメント能力が不足している人の特徴を3つご紹介します。マネジメントを任されはじめた管理職の方や、新しく事業を始めた経営者の方は以下の特徴に当てはまると、上手くマネジメントができなくなる可能性があるので注意しましょう。 （1）状況を把握できていない まずは、社員や部下の状況を把握できていないことが挙げられます。 組織を上手くマネジメントするには、社員間での円滑なコミュニケーションが大切です。たとえば、適切な報告・連絡・相談がされないと、社員の進捗状況がわからず、いつ誰がどのタスクに取り組むべきかを指示できません。 そのため、普段から他部署のメンバーや部下とのコミュニケーションを欠かさないように心がけ、進捗状況を共有する習慣を社内で仕組化しましょう。 （2）専門的な知識や技能が足りていない 次に、業務を遂行するうえで必要とされる専門知識や技能が足りていないことが挙げられます。具体的には、以下3つの要素が挙げられます。 汎用的なスキル PCスキルやビジネスマナーなど、社会人として仕事をするにあたり不可欠なスキルです。 専門スキル ある業務に関する専門的な知識を使いながら業務を遂行していくためのスキルです。たとえば、営業職の場合は、商品知識や接客技術が求められます。 特化スキル ある分野に特化したスキルにことで、イメージとしては「各職種の専門スキルをより磨き上げたもの」になります。例として、マーケティング職であれば「高度なライティングスキル」などが当てはまります。 とくに、リーダーとなる人物は「専門スキルおよび特化スキル」が高く、部下からの信頼を得ることにつながります。 （3）情報を効率よく管理・共有できていない 最後に、適切に情報を管理できていないという特徴もあります。 プロジェクトや部下に関する情報を正しく管理できておらず、問題が生じてしまったり、適切な対処ができなかったりしてしまいます。また、部下に正しい情報を共有できていないことで、部下のパフォーマンスの低下や非効率なプロジェクト運営を招くのです。 今日では働き方改革によってテレワークなどが浸透しているため、より適切な情報管理・共有の仕組みが欠かせません。たとえば、「ナレカン」のようなツールを使えば、社員の進捗状況やノウハウを簡単に管理・共有できる仕組みをつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメント能力を高める3つの方法 以下では、マネジメント能力を高める3つの方法をご紹介します。効率的にマネジメント能力を向上させたい方は必見です。 （1）周りとの信頼関係を構築する 1つ目は、普段から周りとの信頼関係を構築していくことです。 普段から部下との良好な関係づくりが、プロジェクトにおける円滑なコミュニケーションの実現に役立ちます。たとえば、自ら部下に話しかけに行くことで、部下も意見を言いやすくなり、お互いの信頼度も高まります。 昨今では、リモートワークの普及で対面でのコミュニケーションの機会が減少傾向にあるため、自ら周りに働きかけることを意識すれば、迅速な意思決定が可能になるのです。 （2）視座を高く持つ 2つ目に、視座を高く持つのもマネジメント力を向上させるのに有効な手段です。とくに、視座を高く持って適切な目標設定をするには、目標に対する理解を深めなくてはなりません。 そこで、目標に対する理解を深めるには「経営者目線」に立ち、中長期的な視点を養うのが効果的です。自社全体の仕組みや業務フローを把握することで、各人に適したレベルの目標を設定でき、効率的なリソースの分担が実現します。 また、顧客や部下などの第三者の目線に立つ「ポジションチェンジ」という思考法も有効です。顧客の目線に立つと優先すべき課題が見え、設定した目標の実現可能性が見えてきます。 （3）情報共有の仕組みを整える 3つ目は、社内の情報共有の仕組みを整えることです。 紙を使用したアナログな管理方法で社員の進捗管理を行うと、情報の修正をするたびに視認性が悪くなるうえ、対面でなければ情報共有ができない点が面倒です。そのため、情報共有を後回しにしてしまい、業務効率の低下につながってしまいます。 そこで、「ナレカン」のような機能に過不足のないツールを活用すれば、ITに不慣れな社員でも使いこなせます。結果、社内にスムーズに浸透するので、リアルタイムで情報共有する体制を整備できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単】組織のマネジメントを成功させるおすすめのITツール ここでは、マネジメントを効率化する際におすすめのITツールをご紹介します。 組織のマネジメントを成功させるには、各個人のスキルを高めることはもちろん「仕組みづくり」が欠かせません。たとえば、プロジェクト全体を把握したり、部下との円滑な情報共有したりするための「仕組み」があることで、いち早く問題を察知でき、適切な対応を可能にします。 ただし、チームを包括的にマネジメントするにはアナログな方法では限界があるので、おすすめしません。 たとえば、昨今では、「誰もが簡単に情報を蓄積・共有でき、必要な情報にすぐにアクセスできるツール」が組織のマネジメントに使われているのです。 なかでも、マネジメント力向上に役立つツールは、あらゆる情報を一か所で管理でき、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 「ナレカン」には、画像やあらゆる形式のファイルを直接添付して資料を作成・共有できるので、効率的な情報管理が可能になります。また、「ヒット率100％」の超高精度検索により、目的の情報をすぐに取り出せるので、迅速な情報共有が可能です。 あらゆる情報を効率的に作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マネジメント能力が低い人の特徴や高める手法のまとめ ここまで、マネジメント能力が低い人の特徴や高める手法を中心に解説しました。 マネジメント能力を高めていくには「活発なにコミュニケーショ」や「高い視座を持つこと」を心がけることが大切です。そして同時に、部下やプロジェクトの状況を把握し素早く対応していくための仕組みづくりが求められます。 ただし、紙やメールによるアナログな手法では、手間がかかるうえ、迅速な進捗共有や業務効率化が叶いません。そのため、誰もが簡単に使いこなせる機能に過不足のない情報共有ツールの活用がおすすめです。 結論、マネジメントを成功させるのに自社が導入すべきツールは、進捗状況やノウハウをまとめて管理でき、知りたい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、組織のマネジメントを成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OJTとは？意味やメリット、実施するときのポイントを網羅的に解説！ ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 【仕事に役立つ】マネジメントとは？種類や向いている人の特徴を解説 【2025年版】マネジメントツールとは？おすすめ8選や選び方も紹介！ コストマネジメントとは？目的や基礎知識、予算に納めるための手法を解説 スキルマップとは？作成する目的・具体的な作り方も解説 【タイプ別】人材管理システムおすすめ7選！選定ポイントも解説 【必見】人材開発とは？必須スキルや成功に導く3つのポイントを解説 【Excel】自動計算できる有給休暇管理表の作り方や無料テンプレートを紹介 人事必見！新卒研修を成功させるには？3つの手法とコツを紹介 ウェビナーとは？基本の意味と活用法を解説 タレントマネジメントとは？導入効果やデメリットも簡単に解説！ タレントマネジメントシステムのメリットとは？比較する3つのポイントも解説！ マネジメントとは？マネージャーの業務や必要な能力も解説！ 【わかりやすく解説】組織に必要なエンパワーメントとは？ 【研修に使える】チームビルディングとは？メリットやポイントを解説 【事例あり】モチベーションマネジメントとは？低くなる理由も解説 【事例つき】失敗しないチームマネジメントの手法とは？ 従業員のエンゲージメント向上とは？高める施策も紹介 チームビルディングにおける「ワーク」とは？具体的な実践手法を紹介 【必見】マネジメントにみられる課題とは？3つの解決策を徹底解説 【徹底比較】大企業向けERPツール4選を紹介！選び方のポイントも解説 PDCAサイクルは古い？理由と新たなフレームワークも紹介 人材マネジメントとは？うまくいかない原因と改善策を解説 【必見】人材育成とは？育成の3つの手段と大切なポイントを解説 【必見】オンラインマネジメントとは？成功させる5つのコツを解説 【カリキュラム例付き】教育研修を成功させるポイントを徹底解説！ 新人教育で大切なこととは？「しんどい」と感じる原因や成功のコツを紹介 部下がみるみる成長！育て方のポイントやありがちな失敗を紹介 部下育成で大切なこととは？取り組みの具体例やおすすめツールを紹介 コンセンサスとは？ビジネスでの使い方や意味・注意点を徹底解説 イニシアチブとは？主体性が生まれない組織に共通する課題を解説 カンファレンスとは？ミーティングとの違いやポイントを徹底解説 反復作業・定型業務を効率化するコツとは？メリット・デメリットも解説 プレスリリースとは？配信する目的や書き方のポイントも紹介 業務改善に欠かせないシステム化とは？意味や手順も紹介 始末書とは？基本的な書き方、パターン別に学べる例文を紹介！ 情報漏えいとは？原因と対策や発生事例も紹介 オフィス改革とは？目的やアイデア、事例を徹底解説 簡単解説！ファシリテーターの役割は？上手い人がやっているコツを紹介 【時代遅れ？】ジョブローテーションのメリットや成功のコツとは コアコンピタンスとは？ケイパビリティとの違いや企業例も紹介

リモートワークやオンライン会議が浸透している昨今、「Zoom」はあらゆる企業のマストツールになりつつあります。Zoomでは相手の顔を見ながら、ファイルや画面を共有しつつ会議できる点が特徴です。 しかし、なかには「Zoomでファイルを共有する方法が分からない」「メールやチャットで資料を配布するのが面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Zoomでファイルや画面を共有する方法・基本設定を中心に紹介します。 Zoomでファイルを共有する方法を知りたい ファイル共有ができないときの対処法を知りたい 資料やファイルを簡単に共有できるツールを探している という担当者の方は本記事を参考にすると、Zoomで資料や画面を共有する手順が分かるうえ、オンライン会議を円滑に進める方法を理解できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Zoomで資料・ファイルを共有する方法とは？2 【方法1】チャットでファイル共有する手順3 【方法2】画面共有で資料・ファイルを共有する手順3.1 （1）ホストが画面共有をする場合3.2 （2）ホスト以外が画面共有をする場合3.3 （3）スマートフォンから画面共有する場合3.4 （4）MP4を共有する場合4 共有時に役立つおすすめの機能と設定4.1 （1）ホワイトボード機能4.2 （2）ポインター機能4.3 （3）リモート制御4.4 （4）AirPlayでの共有機能5 画面共有ができないときの対処法3選5.1 （1）最新版のZoomアプリをダウンロードする5.2 （2）共有権限を確認する5.3 （3）ネットワークを確認する6 Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツール6.1 最も簡単に情報共有を効率化するITツール「ナレカン」6.2 【使用例あり】Zoomと併用して情報をスムーズに共有する方法7 【注意】Zoom上で資料・ファイルを共有するデメリット7.1 （1）情報漏えいの恐れがある7.2 （2）保存し忘れるリスクがある7.3 （3）更新したあと共有し直す必要がある7.4 （4）参加者以外に共有し直す必要がある8 Zoomの画面・ファイル共有の方法まとめ Zoomで資料・ファイルを共有する方法とは？ Zoomでファイル共有をする方法は「チャット」と「画面共有」の2種類です。 メンバーにファイルをダウンロードしてほしい場合はチャットを、ダウンロードはせずに資料を見ながら説明したい場合は画面共有を利用しましょう。 ただし、チャットでのファイル共有はパソコンでのみ利用できる機能で、スマートフォン版Zoomには対応していないため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【方法1】チャットでファイル共有する手順 Zoomにログインして設定画面を開いたあと、ファイルの送信をオンにします。 設定が変更できたらチャットタブを開きます。 上図のように、画面に表示されているファイルのアイコンをクリックしましょう。次に、共有したいファイルを選択して送信します。 以上の操作で、チャットでのファイル共有が完了します。また、設定画面より、送信できる最大ファイルサイズを200～2048MBの間で指定可能です。 ただし、チャットでのファイル共有は、スマホではできず、PCに限定されてしまう点に注意しましょう。したがって、Zoomとは別に「ナレカン」のような”デバイスを問わず簡単にファイルを共有できるツール”を併用するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【方法2】画面共有で資料・ファイルを共有する手順 以下は、画面共有で資料やファイルを共有する手順を紹介します。3パターンに分けて解説するので、利用状況に合わせて共有しましょう。 （1）ホストが画面共有をする場合 ミーティングの主催者であるホストが画面共有をする手順は以下の通りです。まずはZoomを起動し、画面下部のツールバーにある[画面共有]をクリックします。 一覧が表示されるので、共有したいファイルを選択し、画面右下にある[共有]ボタンをクリックします。以上の操作で、画面共有が完了です。 共有ファイルの一覧画面では「ベーシック」「詳細」「ファイル」というタブが表示されます。各タブで選択できるファイルは以下の通りです。 ベーシック：ホワイトボード、iPhone/iPadの画面、起動中のブラウザやアプリ 詳細：パワーポイントや画面の一部、コンピューター音声など ファイル：オンラインストレージ（オンライン上でファイル共有するサービス）など （2）ホスト以外が画面共有をする場合 ＜画面共有の設定方法＞ Zoomでは、ホストだけでなく参加者も画面共有ができます。操作方法はホストと同様の手順ですが、事前にホストが参加者の設定を変更しておかなければなりません。 はじめに、画面下部の[セキュリティ]をクリックします。 参加者に許可する権限が一覧で出てくるので、[画面共有]にチェックをつけます。以上の操作で、参加者も画面共有ができるようになります。 ただし、全画面共有をしている場合は参加者に起動しているアプリやブラウザのタブなどがすべて見えているため、画面の共有者は注意しなければなりません。 ＜表示する画面の切り替え方＞ 画面上部にあるツールバーから[新しい共有]をクリックすれば、共有中の資料やWebページから別の資料に切り替えられます。 ＜画面共有の停止方法＞ 画面共有を停止するには、画面上部のツールバーの[共有の停止]をクリックしましょう。 以上の手順で、ホスト以外のメンバーも画面共有・切り替え・停止の操作ができます。 （3）スマートフォンから画面共有する場合 スマートフォンから画面共有をする場合は、まず画面下部にある[共有]をタップします。 最後に、共有したい画面やアプリをタップすれば画面共有ができます。 （4）MP4を共有する場合 動画や音声などのMP4ファイルを共有したい場合、まず画面下にある[共有]をクリックします。 次に[詳細]から[ビデオファイル]を選択し[共有]をクリックします。 続いて共有したいmp4ファイルを選択し、[開く]をクリックします。 最後に再生ボタンをクリックすれば動画を参加しているメンバーに画面共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有時に役立つおすすめの機能と設定 以下では、Zoomの画面共有をさらに使いこなすための、おすすめ機能と設定をご紹介します。オンライン会議をスムーズに進められるように、以下の機能を活用しましょう。 （1）ホワイトボード機能 Zoomのホワイトボード機能とは、共有された白紙の画面上にテキストやイラストを書き込める機能です。 ホストと参加者どちらからでも使えるうえ、ホワイトボードを画像データとして保存もできます。 ホワイトボード機能を利用するには、[詳細]をクリックして、[ホワイトボード]のなかから[新しいホワイトボード]を選択しましょう。 以上の操作で、ホワイトボード機能が利用できるようになります。 （2）ポインター機能 Zoomのポインター機能は、共有した画面のなかで注目させたい部分があるときに活用できます。聞き手の注目を1か所に集められるので、一人ひとりの表情が見えづらいオンライン会議で役立つ機能です。 ポインター機能を利用するために、まずは[画面共有]をクリックして資料を画面共有し、[注釈]を選択しましょう。 以下のように表示されるので、画面左側の[ポインターマーク]を選択します。 上図のようにポインターが表示されていれば成功です。ポインターを削除したい場合は、[赤い✕印]をクリックしましょう。 （3）リモート制御 Zoomのリモート制御機能とは、画面共有をしているメンバーの画面を自分のパソコンから遠隔操作する機能のことです。 はじめに、Zoomの参加者に画面共有をさせます。次に、画面上部のツールバーにある[リモートコントロールのリクエスト]をクリックして、遠隔操作のリクエストを送信しましょう。 相手がリクエストを承認すれば、リモート制御ができます。 （4）AirPlayでの共有機能 パソコンでZoomを利用しながら、iOSでのみiPhoneやiPadの画面も共有できます。 まずは画面下部のツールバーから[画面共有]をクリックしましょう。 次に、[iPhone/iPad(AirPlay使用)]を選択して、[共有]をクリックします。 以下のような画面が表示されたら指示に従ってスマートフォンから設定を行います。 続いてスマートフォンでミラーリングの設定をします。一覧から「Zoom-○○○○」をタップしましょう。 スマートフォンでの画面共有が成功すると以下のような画面で共有されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 画面共有ができないときの対処法3選 以下では、画面共有ができないときの対処法について解説します。ミーティングの途中で慌てないように、事前に対処法を把握しておきましょう。 （1）最新版のZoomアプリをダウンロードする はじめに確認すべき点は「Zoomのバージョンは最新か」です。 ホストや参加者が古いバージョンのZoomアプリを利用している場合、画面共有の機能が使えないことがあります。 アプリの更新状況は、パソコンの場合アプリの設定画面からプロフィール写真をクリックし、「アップデートの確認」をクリックします。一方、スマートフォンやタブレットの場合は「App Store」または「Google Play」から確かめられます。 また、最新版のZoomアプリを使っていても、利用端末のOSが古いと資料共有できない場合もあるので注意しましょう。 （2）共有権限を確認する 「ホストからは画面共有できるのに、参加者からはできない」場合は、権限が付与されていない可能性があります。 参加者からは制限に関わる設定を変えられないため、ホストに権限を変更してもらうように依頼しましょう。ホストが権限を変更する手順は以下の通りです。 （1）画面下部の[セキュリティ]をクリックする。 （2）参加者に許可する権限の一覧が出てくるので、[画面共有]をクリックする。 以上の操作で、ホスト以外の参加者も画面共有ができます。 （3）ネットワークを確認する iPhoneやiPadの画面共有でファイルが出てこない場合、iPhoneやiPadとのミラーリングができていない可能性があります。 その場合、有線・無線で確認方法が以下のように異なります。 有線接続 画面の出力先やケーブルに不具合がないかを確認しましょう。 無線接続 スマートフォンとパソコンで利用しているネットワークが別々ではないかを確認しましょう。異なる回線だった場合はミラーリングができないので、同じネットワークに接続しなければなりません。 画面共有は便利な機能ですが、会議中にトラブルが発生しないように、会議開始前に確認しておくことが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツール ここでは、Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツールをご紹介します。 Zoomでのファイル共有はチャットか画面共有を利用するケースがほとんどで、画面共有を使えば会議をしながら内容を確認したり編集を加えたりできます。しかし、ファイルは会議後も業務で活用されるため別途ファイルを共有し保存するためのツールを併用する必要があります。 そこで「画像やファイルも簡単に格納できるツール」を導入すれば会議で使った資料を一元管理でき、ナレッジが自然と蓄積されていきます。また情報を必要な時に見返せるように「検索機能が優れているか」も重視しましょう。 結論Zoomと併用して利用するべき情報共有ツールは、情報を一元管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」ではテキストで情報をまとめられるほか、画像やファイル添付もできます。また、超高精度な「キーワード検索」や「AI検索」で添付画像内検索やファイル内検索までできるので、知りたい情報を確実に見つけられるのです。 最も簡単に情報共有を効率化するITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【使用例あり】Zoomと併用して情報をスムーズに共有する方法 ナレカンとZoomを併用すれば情報を円滑に共有できます。 以下はナレカンとZoomを併用した使用例です。1つの記事に会議の概要やZoomのリンク、当日の会議資料がまとめられています。 例えば会議の中で出されたアイディアや課題をこの記事に記載しておけば、Zoomの中だけに情報が収まることなく、使える「ナレッジ」として社内に蓄積されていきます。 このように会議ツールとファイルの保存・共有ツールを分けて利用することで、メンバーにわかりやすい情報共有ができるほか、業務を効率的に進めることにつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Zoom上で資料・ファイルを共有するデメリット ここでは、Zoom上で資料やファイルを共有するデメリットについて解説します。共有前に以下のデメリットを知っておけば対策を講じられるため、ここで確認しましょう。 （1）情報漏えいの恐れがある 1つ目のデメリットは、情報漏えいの恐れがあることです。 米国のZoom Video Communicationsは、2024年8月13日（現地時間）に「Zoom」に複数の脆弱性があることを明らかにしました。同社は全9件の脆弱性を公表しており、最大深刻度は4段階中2番目に高い「High」としています。 今回公表された脆弱性については、Zoomを最新バージョンにアップデートすることで解決できます。しかし、今後同じようなトラブルが起こらないとも言い切れないため、Zoom上で重要な資料やファイルを共有するのはおすすめしません。 （2）保存し忘れるリスクがある 2つ目のデメリットは、メンバーが共有資料を保存し忘れるリスクがあることです。 チャットで送信したファイルを画面共有しながら会議した場合、会議終了後にメンバーが資料のダウンロードを忘れるリスクがあります。 その結果、メールやチャットで資料を再送する手間が発生してしまうのです。また「メンバーが資料をダウンロードしたか」も、送信者側から把握できません。 （3）更新したあと共有し直す必要がある 3つ目のデメリットは画面共有した資料に編集を加えた場合、改めて共有し直す必要がある点です。 たとえば、「会議で話し合った内容を、翌日資料に反映させた」「共有したエクセル資料の数値を翌週更新した」といったケースでは、後日改めてファイルを共有し直さなければなりません。 このような「資料の送り直し」が何度も重なると、頻繁にメールやチャットを送信するのが面倒になります。そのうえ、受信者側もどれが最新のファイルか分からず管理が複雑になる可能性があるのです。 （4）参加者以外に共有し直す必要がある 4つ目のデメリットは、会議の参加者以外に資料を共有しなければならないことです。 Zoom上で資料を共有できるのは、会議に参加しているメンバーに限られます。そのため、参加していないメンバーには改めて別の方法で共有し直さなければなりません。 その結果、資料の共有漏れによる認識の齟齬が起こりやすくなるうえに「共有した、していない」という水掛け論になりかねないのです。 そこで、ビジネスに必要な資料を一元管理でき、任意のメンバーに閲覧権限を与えられる「ナレカン」のようなツールをZoomと併用するのもひとつの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoomの画面・ファイル共有の方法まとめ ここまで、Zoomを使ったファイル共有や画面共有の手順や、共有ができないときの対処法を紹介しました。 Zoomでファイルを共有するには、チャットや画面共有を使う方法があります。しかし、チャットではダウンロードを忘れるリスクがあり、画面共有では画面を切り替えたり、不参加のメンバーに共有し直したりする手間がかかって非効率です。 そこで、効率的にオンライン会議を進めるには「情報共有ツール」で事前に資料を共有しておき、使い分けるのが最適解です。ただし、多機能で操作が難しいツールは社内に浸透しづらく、会議の進捗が滞りかねません。 したがって、オンライン会議の情報共有を効率化するには、資料共有・管理に必要な機能が過不足なく搭載され、誰でも確実に使いこなせる情報共有ツール「ナレカン」一択です。共有後の資料もナレカンに残しておけば、情報が散在することもありません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」をZoomと併用して、確実に情報を共有しながらオンライン会議を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

昨今では、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化の観点から、ペーパーレス化を進めている企業が増えています。とくに、会議などで、資料を用意するのに時間を要しているという場合には、タブレット端末を使ったペーパーレス化がおすすめです。 しかし、「紙に慣れているので、デジタルを導入するメリットが思いつかない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ペーパーレス化する目的やメリットを中心にご紹介します。 タブレットを使ってペーパーレス会議を目指しているが、やり方が分からない ペーパーレス化するときの注意点を押さえたい タブレットで使えるおすすめのツールを探している という方はこの記事を参考にすると、デジタルを導入するメリット・デメリットを押さえられるので、デジタル化に対する不安を払拭できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ペーパーレス・電子化する目的とは2 会議のペーパーレス化にタブレットを活用するメリット2.1 （1）持ち運びしやすい2.2 （2）セキュリティを強化できる2.3 （3）資料の編集・共有がしやすい3 会議のペーパーレス化にタブレットを活用するデメリット3.1 （1）画面が小さい3.2 （2）充電に左右される3.3 （3）端末の購入費用がかかる4 タブレットを活用するときの注意点とは5 【おすすめ】ペーパーレス会議の実現に最適なツール5.1 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」6 ペーパーレス化するメリット・デメリットまとめ ペーパーレス・電子化する目的とは 紙から脱却して、ペーパーレス化・電子化する目的は、円滑な資料共有をするためです。 昨今では、働き方改革やコロナ禍の影響でリモートワークが進み、オンラインで資料を共有しながら会議する機会が増えたため、紙媒体での資料共有は不便になってきています。 また、ペーパーレス化による資源の節約も目的の一つです。環境保全を意図としたSDG’ｓの普及により、電子化で紙の無駄な使用を制限したり、再生紙を使用したりする企業も多いです。 以上のように、ペーパーレス化・電子化の目的には、業務効率を上げるだけでなく、社会的背景が影響しているとも言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議のペーパーレス化にタブレットを活用するメリット ここでは、会議のペーパーレス化にタブレットを活用するメリットを3つ紹介します。紙に慣れている方も、以下のポイントを把握したうえで導入の可否を判断しましょう。 （1）持ち運びしやすい 1つ目のメリットは、持ち運びしやすいことが挙げられます。 紙ベースの場合、必要となる資料が多さに比例して荷物は増えていくので、持ち運ぶのに一苦労だといえます。また、天候が悪いときには、雨に濡れないよう注意しなければならないため外で作業する職種の方には不向きです。 一方、タブレットを使って情報を管理すれば、情報量や天候に左右される煩わしさがありません。また、数ある資料のなかから欲しい情報をすぐにピックアップできる点も、持ち運ぶうえでの強みだといえます。 （2）セキュリティを強化できる 2つ目のメリットは、セキュリティを強化できる点です。 紙で情報を取り扱う場合、資料を紛失するだけでも情報漏洩につながりかねません。一方、タブレット上でデータを扱えば、万が一に紛失したとしても端末にロックをかけられるので、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えられるのです。 また、セキュリティ性の高いアプリを使って情報を管理すれば、より安全面を強化できます。たとえば、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」のようなツールは、大企業でも導入できる世界基準のセキュリティで保護できるため安心です。 （3）資料の編集・共有がしやすい 3つ目に、資料の編集・共有がしやすいことが挙げられます。 紙の場合、資料の内容に変更が生じるたびに、印刷・再配布しなければならず、情報を共有するまでに時間がかかります。一方、情報をデジタル化すれば、タブレット上から情報の編集・共有ができるので、変更があったときにも迅速な対応が可能です。 以上のように、情報をデジタル化すれば、その場ですぐに編集・共有できるので、編集内容を失念したり対応漏れが起きたりする事態を防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議のペーパーレス化にタブレットを活用するデメリット 以下では、ペーパーレス化にタブレットを活用するデメリットを解説します。デメリットを押さえつつ対策を講じておけば、導入後の混乱を最小限に押さえられるので必見です。 （1）画面が小さい 1つ目のデメリットは、画面が小さいことが挙げられます。 タブレットは、一般的な用紙のサイズであるA4サイズには満たないため、文字が読みづらいと、都度拡大して確認する必要があります。また、タブレットから発せられる光を浴びながら小さい画面を見続けるので、目が疲れやすいと感じるケースも少なくありません。 そのため、タブレットを活用するときは、適時休憩を挟んだり端末自体のフォントサイズを大きく設定したりするなど、事前に対策をとることが望ましいです。 （2）充電に左右される 2つ目のデメリットとして、充電に左右される懸念があります。 タブレット端末を使う場合、充電がなければ使用することができません。万が一、充電が少量のまま持ち出してしまうと、途中で充電が切れて作業がストップするといった事態になりかねないので要注意です。 以上の対策としては「モバイルバッテリーを常備しておく」「タブレットを使用しないときは常に充電しておく」などが挙げられます。昨今では、コンビニにレンタル充電器が置かれているので、それらを活用するのもひとつの手です。 （3）端末の購入費用がかかる 3つ目に、タブレット端末を購入するのに費用がかかることが挙げられます。 アナログでの作業がメインの現場では、まずはタブレットを購入するところから始めなければなりません。また、タブレット端末の購入費用だけでなく、月額料金についても考慮しておく必要があります。 以上のように「導入を検討しているものの、金銭面が大きな負担となる」という場合には、IT導入補助金2025の概要についてを参照し、補助金制度を活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タブレットを活用するときの注意点とは 紙ベースでの情報管理から、タブレット端末に切り替えただけでは「ただ紙を使わないだけの運用」になってしまうので意味がありません。 従来、紙で管理していたデータを電子化するのであれば、タブレット上でやりとりしたり情報管理したりして、有効活用すべきです。ただし、そのためにはタブレットの購入と同時に、情報共有ツールの導入が必須となります。 たとえば、「ナレカン」のような情報共有ツールを導入すれば、社内のマニュアルやノウハウを蓄積することができます。さらに、メンバー同士とやりとりしたりもできるので、メールやチャットを使う必要もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】ペーパーレス会議の実現に最適なツール 以下では、ペーパーレス化の実現に最適なツールを紹介します。 ペーパーレス化にタブレットを使うと、紙と比べてコストがかからず書類がかさばることもありません。しかし、ペーパーレス化を進めて会議や業務を円滑にするためには情報を蓄積し、簡単に共有できるツールが必要です。 しかし、ツール内で資料の管理をすると古いファイルに埋もれてしまい、どこに目的の資料があるのかわからず、スムーズな共有ができません。そのため、作成した資料を蓄積しながらも、優れた検索性を備えたツールを導入すべきです。 結論、ペーパーレス化で自社が活用すべきツールは、社内の資料を一元管理しながら必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストだけではなく、画像やファイルも添付できるため、会議の資料や会議中のメモとしても役立ちます。また、「ファイル内検索」「画像検索」機能により、ファイルや画像内の文章まで検索可能なので、目的の情報に素早くたどり着けるのです。 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレス化するメリット・デメリットまとめ ここまで、ペーパーレス化するメリット・デメリットを中心に紹介しました。 現場にタブレット端末を導入するメリットとして「情報へのアクセス性・安全性・生産性」の向上が挙げられます。一方、画面が小さかったり小まめな充電が必要だったりする点に注意して、運用することが大切です。 また、単純にタブレット端末を導入するのではなく、情報共有システムを連携して、資料の管理や共有を最適化しましょう。ただし、操作が分かりづらいと現場に馴染まないので、誰でも簡単に使えるシステムであることが大前提です。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に社内の情報管理・共有できる操作性がシンプルな「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ペーパーレス会議を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーとは？不足すると起こり得る問題や高める方法も解説！