ナレッジマネジメント
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ビジネスにおいて、書類作成は「社内外との情報の伝達」や「業務の記録を残す」観点で不可欠です。加えて、書類作成は、新人・ベテラン関係なく必要な作業になるため、誰でも簡単に作成できるよう仕組み化しておく必要があります。 しかし、「書類作成で抑えるべきポイントが具体的に分からず、作成するのに苦労している」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスにおける書類作成の基本を中心に、文例やコツなども含めてご紹介します。 仕事で使う書類を作成する方法やコツが分からない 書類作成時に役立つ参考例を使用したい 誰でも簡単に書類を作成・管理できる仕組みをつくりたい という方はこの記事を参考にすると、ビジネス書類を作るポイントだけでなく、管理の煩雑さを解消する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスにおける書類作成の基本とは1.1 文章が簡潔にまとまっている1.2 必要事項に過不足がない1.3 形式が整っている2 【種類別】書類作成の構成とは2.1 マニュアル2.2 企画書2.3 議事録3 ＜6ステップ＞Wordを使った書類の作り方とは4 仕事の書類を作成する際のコツ4.1 （1）テンプレートを活用する4.2 （2）図表を活用する4.3 （3）管理しやすい場所に保存する5 【重要】書類の作成・管理が簡単になるおすすめツール5.1 書類をスムーズに管理できるツール「ナレカン」6 ＜比較表＞スマホでの書類作成に役立つアプリ3選7 ビジネスにおける書類作成の基本まとめ ビジネスにおける書類作成の基本とは ここでは、ビジネスにおける書類作成の基本を紹介します。以下の内容を抑えていない文書は、業務で使う情報の正確性にも欠けてしまうので注意が必要です。 文章が簡潔にまとまっている 前提として、文章が簡潔にまとまっていることが必須です。 仕事では、作成した書類をもとに「顧客との取引」や「社内プロジェクト」を進行させます。しかし、文章が冗長で要点が分かりにくいと、読み手によって解釈の違いが生まれるので、トラブルにつながる恐れがあるのです。 したがって、書類は無駄な表現を無くし、結論や決定事項を簡潔に記載しましょう。 必要事項に過不足がない 書類は簡潔にまとめつつ、必要事項に過不足がないか確認しながら作りましょう。 書面で記録を残すことは重要ですが、テーマに即した内容以外を書きすぎると不要な情報が増えてしまいます。一方で、簡潔に書きすぎても前提が伝わらず、あとから見返したときに理解しづらい書類になるのです。 したがって、正しく情報を残すには必要事項に過不足がないことが重要です。たとえば、以下のような文書の基本事項をリスト化すると、記載すべき項目の抜け漏れ防止につながります。 ＜例：社外宛の文書における基本項目リスト＞ 文書番号 第○号といった文書番号を割り振る必要がある際は書類の最上部右上に記載 日付 書類内容を公表・通知する日付を記載 宛名 相手企業の社名・役職名・担当者名を省略せずに記載 担当者名 自社の社名・所属部署名・担当者名を省略せずに記載 書類の本題 「～のご案内」などの書類の本題を短く、独立して記載 前文 本題の下に「拝啓」などの頭語を含んだあいさつ文を記載 主文 本題の結論となる内容を記載 末文 「敬具」などの結語を含んだ締めのあいさつ文を記載 別記 主文の詳細を「記」の見出し下に記載 形式が整っている 形式が整っていることもビジネス書類において重要な要素です。 書類の余白を十分に取らなければ、文章は読みやすくなりません。たとえば、宛名を書く際は上から「日付・宛名（左寄せ）・担当者名（右寄せ）」で書くのが一般的であり、レイアウトを誤るとビジネスマナーに反する文書になってしまうのです。 そこで、テンプレートを用いてレイアウトや余白を標準化すると、誰でも見やすく適切な書類が作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【種類別】書類作成の構成とは 文書で書くべき内容を都度考えていると、着手するまでに時間がかかり非効率です。そこで以下では、ナレッジ管理ツールの「ナレカン」を用いて書類作成の文例を紹介します。 マニュアル 顧客対応のマニュアルの場合、以下の構成にすると回答時に役立ちます。 タイトル：Q.（質問の概要） ひと目で概要が把握できるように、端的に示しましょう。 見出し：Q.（質問内容の詳細） タイトルの内容に補足があれば、見出しに質問を詳細に記載します。 小見出し：ファーストアンサー 小見出し下に、質問に対し最初に答えるべき内容を記録します。 小見出し：詳細な内容 小見出し下に、ファーストアンサーの詳細な説明を追記し、情報を補完します。 上記を反映し、以下のように顧客対応マニュアルを作成すると、実務で使いやすい書類が作れます。 企画書 企画書を作成する際は、以下の項目を設けると内容が見やすく整理されます。 タイトル：企画タイトル コンセプトを簡潔に記載し、分かりやすく企画内容を示しましょう。 見出し：背景 冒頭に立案した背景を記載すると、検討する際に企画を実施する目的をチーム内ですり合わせやすくなります。 見出し：ターゲット 企画へ参加するターゲット層を具体的に記載しましょう。 見出し：イベント概要 具体的なイベントの流れや実施内容を説明します。箇条書きや採番を用いれば情報が整理されるうえ、参考画像があれば併せて共有すると視覚的にもイメージしやすくなります。 上記を反映し、以下のように企画書を作成すると、チームメンバーに内容を的確に伝えられるのです。 議事録 プロジェクトの議事録を作成時に、以下の項目をあらかじめ記載しておくと会議中にスムーズに記録が残せます。 タイトル：議事録のタイトル 会議名だけでなく、会議で何を行ったのかを簡単に示すと、振り返ったときにタイトルだけで概要が把握できます。 見出し：背景 背景を記載しておけば、会議の実施目的が分かりやすく示せます。 見出し：参加者 会議当日に参加したメンバーを記録しましょう。 見出し：決定事項 決定事項は内容ごとに端的にまとめることがポイントです。また、見出しは「実施する施策と理由」のように、会議内容に合わせて文言を変更すると分かりやすさが高まります。 見出し：タスク 会議での決定事項に対し、実際に対応が必要なタスクやToDoを記録します。 上記を反映し、以下のように議事録を作成すると、過不足なく会議内容が残せるのです。 また、上記のように、ナレカンは書類内にPDFや画像を貼り付けることも可能なので、ExcelやWordよりも利便性が高いと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜6ステップ＞Wordを使った書類の作り方とは ここでは、Wordを使った書類の作り方を6ステップで解説します。 Wordを開き、「新規文書」を作成した後からの作成方法となっています。フォントは「游明朝」で、フォントサイズは10～12が一般的とされています。 発信日付を記入 発信する日付を右揃えで記入します。文書内容によっては、発信日付の上に書類番号も記入する場合もあります。 宛先の記入 相手の所属や名前を左揃えで記入します。相手が複数人の場合、「各位」や「皆様」を記入します。 発信者名の記入 発信者の所属や名前を記入する右揃えで記入します。 書類の本題の記入 書類の本題（タイトル）を中央揃えで入力します。本題ではフォントサイズを12にして、見やすくする工夫も必要です。 主文の記入 書類で伝えたい内容について記します。文頭は、一文字開けましょう。 別記 中央揃えで「記」と入力し、その下に箇条書きを用いて、詳細を簡潔にまとめましょう。最後に、右揃えで「以上」と締めくくれば完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の書類を作成する際のコツ ここでは、仕事の書類を作成する際のコツを紹介します。以下の内容を実践した企業は、分かりやすい書類を効率的に作成・管理できます。 （1）テンプレートを活用する テンプレートを活用すると、定型的な形式の書類が素早く作成できます。 一般的に、ビジネスで使う文書はレイアウトや形式が決まっているものが多く定型化されています。そこで、よく作成する書類をテンプレート化すれば、都度手作業で体裁を整える時間を省けるのです。 書類作成に使えるテンプレートはネット上でダウンロードするほか、各書類作成ツールに備わっているケースがあります。なかでも、自由にテンプレートを作成可能な書類作成ツールを選ぶと、自社特有の文書も素早く作成できるので効果的です。 （2）図表を活用する 図表を文書内に追加し、視覚的に分かりやすい書類を作りましょう。 文字だけでは伝わりにくい内容も、画像やグラフを用いることで、読み手の理解を促します。また「前年度との売上高の比較」「アンケートの集計結果」などの数値を伴った内容は、表を作成すると情報が見やすく整理されるのです。 ただし、一つの書類にテキスト文字や図表が密集すると、かえって見づらくなるので注意しましょう。そこで、データのリンクも貼り付けられるツールを使えば、すぐに欲しい情報を確認できるので「視認性」「アクセス性」ともに向上します。 （3）管理しやすい場所に保存する 書類を作成する段階から、管理しやすい場所に保存することも重要です。 ビジネスにおいて、書類は作成した後に更新したり、以前作った文書を再利用したりするケースが度々起こります。しかし、「どこに、どのファイルがあるのか」がすぐに分からない状態では、必要なときに情報が見つかりません。 そのため、管理場所をあらかじめ定めたうえで書類は作成しましょう。また、「ナレカン」のような情報を簡単に管理・検索可能なツールを使うと、目的の内容に素早くアクセス可能な体制を整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【重要】書類の作成・管理が簡単になるおすすめツール 以下では、書類の作成・管理が簡単になるおすすめツールを紹介します。 書類は、Wordなどのファイル形式を使って作成するのが一般的です。しかし、ファイル形式では「スマホで扱いづらい」「ファイルを開く手間がかかる」「管理が煩雑化しやすい」デメリットから、非効率な運用になってしまうのです。 一方、スマホからでも操作できるノート形式のアプリであれば、書類の作成だけでなく、管理の手間を軽減できます。ただし、操作が複雑なアプリでは、社内に浸透しないため「誰でも迷わず使いこなせるノート形式のアプリ」を導入しましょう。 したがって、自社が導入すべきは、書類の作成・管理に必要な機能に過不足がないうえに、誰でも迷わずに使いこなせる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、あらゆる情報を書き込めるほか、添付したファイルの中身をAIが要約してくれるので書類作成の負荷を軽減します。また、記事は、テーマごとに「フォルダ」を分けて整理でき、自然言語検索を含む「超高度の検索」によってすぐに参照可能です。 書類をスムーズに管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞スマホでの書類作成に役立つアプリ3選 ここでは、スマホでの書類作成に役立つアプリ「ナレカン」「Word」「Pages」の機能を表にまとめます。 ナレカン Word Pages スマホでの操作性 【〇】 直感的な操作が可能 【×】 スマホでの操作が難しい 【〇】 Wordよりも画像挿入といった操作がスムーズ 作成した書類の共有 【〇】 リアルタイムでの共有やメッセージ機能あり 【×】 都度、他ツールで共有する必要がある 【△】 共同編集可能だが、メッセージ機能はない 作成した書類の管理 【〇】 フォルダに分けて書類を管理できる 【△】 フォルダで管理できるが、管理が煩雑化しやすい 【〇】 「ブラウズ」で整理できる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは¥1,079ユーザー/月～ ・無料 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Word」の詳細はこちら 「Pages」の詳細はこちら ツールを検討するときは、価格以外にも「機能が過不足なく備わっているか」「操作性が簡単か」といった観点から比較をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスにおける書類作成の基本まとめ これまで、ビジネスにおける書類作成の基本や文例、コツを中心にご紹介しました。 仕事で使う書類は「文章が簡潔で必要事項に過不足がなく、形式が整っている」ことが前提です。また、テンプレートや図表は見やすい文書づくりに効果的であるものの、作成後の書類は素早く見つけられるように「管理しやすい場所」に保存しなくてはなりません。 しかし、ExcelやWordでは、ファイルの方法を工夫したとしても、目的の内容を探すためにファイルをひとつずつ開いて探す手間がかかり面倒だと言えます。以上のように、Excelなどのファイル形式は、ビジネスで書類を作成していくのに不向きなのです。 そこで、スマホやPCからでも手軽に書類を作成でき、欲しい情報がすぐに見つけられるツール「ナレカン」を使いましょう。ナレカンには「テンプレート機能」に加え、データの印刷にも対応しているなど、必要な機能に過不足がありません。 ぜひ「ナレカン」を導入し、書類作成にかかる無駄な工数を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票(ちょうひょう)とは？種類や保存期間、電子化する方法を解説！ 【無料あり】スマホで使える書類作成アプリ8選！選び方やメリットも解説 【初心者必見】Excelでの書類作成方法を解説！基本操作も紹介 【無料あり】社内で使えるおすすめのPDF要約AIツール3選！ PDFの文字を検索する方法とは？ヒットしない原因と対処法も紹介！ Excel（エクセル）であいまい検索するには？関数を使った方法を3つ紹介！ 【無料】Excel・Wordの仕様書テンプレート5選！書き方も紹介 文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選！おすすめのツールも紹介

新しいビジネスやプロジェクトを始める際、アイデアを共有し、既存の問題を解決するための道筋を示す資料として不可欠なのが企画書です。社員自身のアイデアを実現したいときは、説得力のある企画書を作る必要があります。 しかし、メリットが相手に伝わる企画書を作成できないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、企画のメリットが伝わりやすい企画書の作り方を中心にご紹介します。 企画書を作成しても採択率が低い現状を改善したい 企画のメリットがわかりやすいように、企画書を作成したい 簡単に企画書を作成できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、メリットのわかりやすい企画書の作成方法におけるコツを把握しつつ、簡単に説得力のある企画書を作成・管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由2 メリットが伝わりやすい企画書の書き方とは2.1 現状分析2.2 企画の目的2.3 企画の手段2.4 費用対効果の算出3 企画書の作成に用いるCTPTとは4 メリットが分かりやすい企画書のテンプレート2選4.1 【Word】メリットを記載できるシンプルなテンプレート4.2 【Excel】企画実施後の効果を伝えられるテンプレート5 企画書外注のメリット・デメリットとは5.1 企画書外注のメリット5.2 企画書外注のデメリット6 企画書の情報管理におすすめのITツール6.1 メリットが伝わる企画書の作成に必須のツール「ナレカン」7 メリットが伝わりやすい企画書の作り方まとめ メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由 メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由のひとつに、企画のメリットがわからない場合、企画を採択した後のポジティブなイメージがしづらくなり、企画が採用されにくくなってしまうことが挙げられます。 企画の内容や目的が詳細に記載されていたとしても、企画実施後にどのようなメリットがあるのか具体的にわからなければ、企画に対して興味を持ってもらいにくくなります。 したがって、採用されやすい企画書を作成するには、誰が見ても一目でメリットを把握できる必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが伝わりやすい企画書の書き方とは ここでは、実際に企画書を作成する際に必要な構成を解説します。メリットが伝わりやすい企画書は、以下4つの項目を押さえながら作成されているのです。 現状分析 企業が抱える課題や市場動向などから解決すべき問題を提起し、企画が作られた経緯を示します。そこで、以下の2つの要素に触れましょう。 課題分析 課題の分析は、企画を行わなければならないことの根拠に不可欠な要素です。どのような課題を抱えているのかを具体的に説明できなければ、企画を行う必要性が伝わりづらくなるので注意しましょう。 データによる裏付け 抱えている課題を具体的に説明するときは、一次情報や集計データをはじめとした根拠を一緒に提示すると、説得力が増します。 現状分析では「なぜこの企画を行わなければならないのか」を説明するのが重要です。確かな根拠とともに論理的に企画内容を説明できれば、相手にその後の説明を前向きな姿勢で聞いてもらえます。 企画の目的 現状分析のあと、以下2つの注意点を意識しながら、提示された課題を解決するための具体的な道筋やゴールを定めます。 全体像を示すこと 企画の全体像を掴んでもらえるように、企画がどのような道筋を辿り、最終的に目指す状態は何かを具体的に示しましょう。 施行後の良いイメージを具体的に想起できること 企画を施行し、課題が解決したときに得られるメリットをイメージしやすい形で提示します。とくに、メリットを数値化したりベネフィット（企画実施後に得られる感情的価値）を表したりするとイメージしてもらいやすくなります。 企画の目的で重要なポイントは、企画の概要を相手に知ってもらうことです。そのため、企画実施後のメリットが曖昧だったり、課題の解決と設定するゴールが相違していたりすると、企画の必要性が伝わりづらくなってしまうので注意しましょう。 企画の手段 企画の目的を踏まえ、企画のゴールを達成するために必要な手段を具体的に説明します。 方法の説明 企画の目的を踏まえ「誰に」対して「何を」どのように訴求し、「どうやって」実行するのか、具体的なアクションプランに落とし込みます。 スケジュール 企画を開始してからどの程度の期間を設けて実施するのかを示します。どれほどメリットが魅力的な企画であっても、企画が実現可能でなければ採択されないので、相手の条件に沿って計画しましょう。 企画の手段を説明するには提案先の懸念点をあらかじめ想定し、準備しておくことが大切です。企画に対して少しでも不安な要素があると、企画の採択をためらってしまう可能性があります。 費用対効果の算出 企画の施行によって得られる収益や、施行にかかる費用に対する効果がどれほどあるかを記載します。 費用対効果に言及されていなければ、企画のメリットが伝わりづらくなり、納得感も得られません。逆に、多くの費用がかかるような企画であっても、コストに対する効果を得られるのが明示されていれば、相手の企画採用に対するモチベーションが上がります。 このように、企画への納得感を生み、メリットを伝わりやすくするには、費用対効果においても具体性が重要です。ただし、費用を見込みよりも低く見積もったり、得られる収益を誇張したりすると、企画やメンバーの信頼が失われるので気をつけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の作成に用いるCTPTとは わかりやすい企画書を作成するには、効果的なフレームワークのひとつである「CTPT」に当てはめて方向性を決めましょう。CTPTは、以下の4つの要素で構成されています。 Concept：コンセプトの説明 企画が生まれた経緯、問題解決のためのゴール、どのようなベネフィットが得られるのかといった全体的なコンセプトを示します。コンセプトが不明瞭だと企画の意図が伝わりません。 Target：ターゲットの設定 企画を訴求する対象者を設定します。企画案そのものは良い案でも、明確なターゲットが居なければ企画が成功しないので「企画のコンセプトとターゲットの整合性が取れているか」の確認が必要です。 Process：プロセスの明示 コンセプトに則ったターゲットに対して、アプローチしていく手順を示します。このような手順は企画採択後に必須となるので、漏れなく可視化しておく必要があります。 Tool：ツール 企画のプロセスを踏むにあたって必要な手段を示すために「企画を実現する方法(ツールの利用)」を明確にしなければなりません。企画内容が魅力的でも手段がなければ実行できないので、再現性のある方法を検討する必要があります。 これらの4つの要素を明示し、それによって売り上げや顧客をファン化させられると説明できれば、論理的な企画書が作成できます。いずれかの要素が抜け落ちれば、企画のメリットが伝わりずらくなるため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが分かりやすい企画書のテンプレート2選 以下では、メリットが分かりやすい企画書を作成できるテンプレート2選をご紹介します。簡単に企画書を作成したい方は必見です。 【Word】メリットを記載できるシンプルなテンプレート こちらは、ビズ研が提供する「メリットを記載できるシンプルなテンプレート」です。 企画によって得られる効果やメリットを記載する欄が設定されているため、項目を埋めるだけで簡単に相手にメリットを伝えられます。また、シンプルなデザインで幅広い業界で利用できます。 ビズ研の「メリットを記載できるシンプルなテンプレート」はこちら 【Excel】企画実施後の効果を伝えられるテンプレート こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する「企画実施後の効果を伝えられるテンプレート」です。 企画によって得られる効果や目標を記載でき、実施後のメリット・効果を伝えられます。また、記載項目が必要最小限に絞り込まれており、過不足の無い企画書を作成できます。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードの「企画実施後の効果を伝えられるテンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書外注のメリット・デメリットとは ここでは、企画書を外注するメリット・デメリットを解説します。 企画書の作成に不慣れな場合や、簡単に効果的な企画書を作成するには、専門の業者へ企画書の作成代行を依頼することも可能です。ただし、以下のメリット・デメリットを把握しておかなければ費用対効果を最大化できない可能性もあるので注意しましょう。 企画書外注のメリット 企画書を外注するメリットは、以下の2つが挙げられます。 クオリティの高い企画書が用意できる 優れた企画書を作成するノウハウのある業者に依頼すると、データや図表がわかりやすくまとまり、企画書全体のデザインも見栄え良く仕上げてもらえます。メリットが伝わりやすい企画書が作成され、企画が採択される可能性も上がります。 生産性が向上する 企画書の作成やチェックなどの業務をせずに済むので、企画書作成業務にかかる負荷を削減したり、本来掛かっていた作成時間を別の業務に充てられるようになります。 このように、業者に依頼すると効率的に採択のされやすい企画書を用意でき、業務効率も改善します。 企画書外注のデメリット 反対に、企画書を外注するデメリットは以下の3つが挙げられます。 業者の選定が必要になる クラウドソーシングサービスや専門の企画書作成代行サービスをはじめとした、業者の選定が必要になります。とくに、はじめて外注を依頼する場合には社内稟議が必要になるので、スピード感がなくなる点は無視できません。 情報漏えいのリスクがある 企画書には企業内部のデータや顧客情報のような重要な情報を含みます。企画書作成の実績が豊富な信頼のできる業者に依頼しなければ、重要な情報が外部に漏れるリスクが高まります。 コストがかかる 企画書の作成を外部に任せきりにすると、膨大な費用がかかります。また、経費を削減する目的で企画書を自ら作成しようとしてもノウハウが蓄積されないので、時間的なコストがかかってしまうのです。 企画書作成を外注すると時間的コストは削減されますが、経費を削減したり社内にノウハウを蓄積したりするには、企画書を始めとした資料の内製化が必要不可欠です。今日では、「ナレカン」のようなクラウドツールを活用して、企画書に関わる業務ノウハウを蓄積・活用する内製化の動きがトレンドです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の情報管理におすすめのITツール 以下では、企画書の作成・管理に役立つITツールをご紹介します。 メリットが相手に伝わりやすい企画書を作成できない場合には、「収集した情報を蓄積・整理できるITツール」を導入しましょう。企業のメリットをわかりやすく伝えるには、まず提案先の企業や競合に関する情報を集めて、そのうえで自社の強みや得られる効果を文章にまとめることが重要です。 そこで、企画立案における情報やノウハウの蓄積には「情報管理ツール」を使って、いつでも情報を蓄積・管理できる環境を整えましょう。ただし、膨大な企画情報のなかから必要な情報を探し出すのは時間がかかるため、「欲しい情報をすぐに見つけ出せるか」も選定ポイントとして重要です。 結論、メリットが伝わる企画書の作成には、あらゆる情報をまとめて管理でき、いつでも欲しい情報が見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した企画書やノウハウを残せば、社内全体で企画に関する知識を蓄積して活用できます。さらに、高精度の「キーワード検索」で欲しい情報を探し出せるので、過去の企画書や情報を探すのに時間がかかる事態も防げます。 メリットが伝わる企画書の作成に必須のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが伝わりやすい企画書の作り方まとめ ここまで、メリットが伝わりやすい企画書の作成方法や外注するメリット・デメリットなどを中心に解説しました。 説得力のある企画書を書くには「現状分析」「企画の目的」「企画の手段」「費用対効果」の4つの構成で成り立たせるのに加え、CTPTのフレームワークを用いるのが重要です。ただし、4つの要素を記載するには、社内の情報を整理し、まとめて管理しておく必要があります。 そのため、社内情報や企画書に関するノウハウをまとめて管理できる、情報管理ツールを導入しましょう。ただし、蓄積された情報の中から必要な情報を見つけ出す作業は時間がかかるので、「検索機能が充実しているか」もポイントです。 よって、企画書作成には、企画書に作成に必要な情報を一元管理し、必要な情報はすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、企画書作成の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説

社内外での情報共有や問題解決のために作成される企画書は、ビジネスの場で必要不可欠な資料のひとつです。なかでも、顧客に営業の資料として提供する営業企画書・提案書は、わかりやすさや作りこみが契約の可否に直結します。 しかし、どのようにすればわかりやすく、顧客に刺さる企画書を作成できるのか悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、わかりやすい営業企画書・提案書の作り方のコツや構成を解説します。 営業企画書・提案書の書き方のコツを知り、効率的に作成したい どのような構成で企画書を書けばよいのかわからない 作成した企画書をストレスなく管理できる方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、企画書で押さえるべきポイントを把握しながら、顧客に興味を持ってもらえるような企画書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 営業企画書・提案書とは2 【何を書けばいい？】わかりやすい営業企画書・提案書の書き方2.1 （1） FABE分析をして骨子を作成する2.2 （2）論理化して相手に刺さる構成にする2.3 （3）画像やデータを活用して資料を作成する3 【見直し】営業企画書・提案書の見直しポイント3.1 （1）現状・顧客の懸念点が記載されているか3.2 （2）各ページの目的が明確化されているか3.3 （3）6W2Hが具体化されているか4 営業企画書・提案書のテンプレート5 営業企画書の作成・管理におすすめのツール5.1 情報企画書・提案書を効率的に作成・管理できるツール「ナレカン」5.2 ナレカンを使った営業企画書の作成例6 わかりやすい営業企画書・提案書の作り方まとめ 営業企画書・提案書とは 営業企画書と提案書には以下のような違いがあります。 営業企画書 実現可能である具体的な根拠を用いて、スケジュールや見込まれる費用対効果を算出し、実務的なレベルまで落とし込んだ資料。 営業提案書 顧客の課題を分析して、問題解決するための案や方向性を提示する資料。 とくに、企画書は提案書と比較すると具体化が必要なことがわかります。そのため、適切な根拠を提示して、説得力のある書類を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【何を書けばいい？】わかりやすい営業企画書・提案書の書き方 効果的な営業企画書・提案書を作るには、分かりやすく、説得力のある書き方をしなければなりません。そこで、以下では、効果的な営業企画書を作成する手順を解説します。 （1） FABE分析をして骨子を作成する 効果的な営業企画書・提案書を作成するには、まず骨子を作成する必要があり、骨子を考える際は、FABE分析が効果的です。 FABEとは以下の4つの頭文字をとったものです。 Feature（企画の特徴） Advantage（企画の優位性） Benefit（企画による便益） Evidence（企画を裏付ける証拠） とりあえず骨子の作成を始めるのではなく、まずは上記の4つを洗い出して、整理したうえで始めましょう。 （2）論理化して相手に刺さる構成にする 次に、骨子で洗い出した内容を論理化して、構成を組み立てます。 流れとしては、[企画の特徴]→[企画の優位性]→[優位性を裏付ける証拠]→[企画の便益]→[便益を裏付ける証拠]の順番です。以下で例文を紹介します。 私の提案する企画は○○です。特徴を一言で表すと、○○による○○になります。（Feature） 他の企画と比べて、○○性が高く、○○が期待できます。（Advantage） たとえば、○○のデータでは、～～（AdvantageのEvidence） また、顧客に対しても○○のようなメリットがあります。（Benefit） たとえば、○○のデータでは、～～（BenefitのEvidence） 特に、「Benefit」は、顧客目線に立って考えることが重要です。たとえば、「他の製品より優れている点」ばかりを説明せず、「製品導入後に顧客の課題がどのように解決されるか」を述べることで、顧客は製品の魅力をつかみやすくなります。 （3）画像やデータを活用して資料を作成する 最後に、画像やデータを活用しながら、資料を作成しましょう。 上記のように、企画の構成に則って資料を作成しましょう。また、文字だけにならないよう画像・データを盛り込んで、視覚的にも伝わりやすい資料にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見直し】営業企画書・提案書の見直しポイント 営業企画書・提案書の作成が終わったら、見直しを行いましょう。以下では見直しで確認すべき点を3つ解説します。 （1）現状・顧客の懸念点が記載されているか 1つ目は、現状・顧客ニーズから予測される「懸念点」を、あらかじめ想定して記載しているかです。 完成した企画書は、顧客の立場を想定して読み返します。その際に、「顧客がどの点に不安を感じるか」「採択に至るまでの懸念点はどこか」を考え、対策することが重要です。 このように、提案時に顧客が持つ不安要素を見つけ出して、それを解消できる根拠や施策を記載しておくと採択されやすくなります。 （2）各ページの目的が明確化されているか 2つ目は、情報を一か所に詰め込みすぎず、企画書の各ページで伝えたい内容が明確化されているかです。 それぞれのページの目的を明確化して、過不足なく情報を記載しておけば、企画内容を聞き手がイメージしやすくなります。 たとえば、顧客にサービスを提案する場合、1ページごとに「顧客の課題を認識する」「企画側のサービスのコンセプトを知ってもらう」「顧客の懸念点を解消する」などの明確な目的がわかるように資料を作成しましょう。 このように、企画所の各ページで「伝えたいこと」が明確になっているかを見直しましょう。パワーポイントで企画書を作成する場合も、「1スライドで言いたいことは1つ」を厳守すると、効果的な企画書ができます。 （3）6W2Hが具体化されているか 3つ目は、6W2Hが具体化されているかです。6W2Hとは、企画内容が明確に伝わるように作られたフレームワークであり、以下8つの要素から成り立っています。 Why（なぜ） What（何を） Where（どこで） When（いつ） Who（誰が） Whom（誰に） How to（どうやって） How much（いくらで） 6W2Hの具体化を徹底しなければ、企画者が意図した内容が顧客に伝わらず、誤解を生む可能性もあります。 たとえば、「Whom」が具体的に記されていなければ、どのターゲットにサービスを訴求するのかわかりづらくなり、企画の意図が伝わりづらくなってしまいます。一方で、6W2Hの具体化を徹底すれば、無駄な混乱を避けられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 営業企画書・提案書のテンプレート 営業企画書・提案書のテンプレートを紹介します。企画書・提案書には以下の項目が必要です。 以下の案件について企画・提案いたします。 テーマ: 概要: 詳細: 他の企画よりも優れている点: 優位性の証拠: 顧客に与えるメリット: メリットの証拠: 添付資料: 備考: このような営業企画書・提案書のテンプレートを活用して、必要な項目を漏らさないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 営業企画書の作成・管理におすすめのツール 以下では、営業企画書や提案書の作成・管理におすすめのITツールをご紹介します。 企画書をWordやExcel上で作成・管理していると、ファイルを共有しづらいうえに、ファイルが埋もれてしまって見つけだせないといったデメリットが生じます。とくに、企画書などの提案事例は貴重なナレッジとして社内に蓄積しておくべき資料です。 そのため、検索機能の充実した「ナレッジ管理ツール」を用いて、企画書を作成・管理しましょう。必要なファイルへ即アクセスできる環境であれば、類似の案件に遭遇したときに過去の成功事例をすぐに参考にできます 結論、超高精度の検索機能で必要な企画書・提案書をすぐに見つけられる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「記事」に作成した企画内容を「フォルダ」で簡単に管理でき、任意のメンバーとの共有も容易です。さらに、”ヒット率100%”の高精度検索が可能なので、過去の企画書内に含まれる細かな情報をピンポイントで調べられます。 情報企画書・提案書を効率的に作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンを使った営業企画書の作成例 ナレカンのテンプレート機能を活用することで、あらかじめ登録しておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こして、簡単に体裁の整った企画書を作成できます。 また、記事に入力した企画書は、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるので、社内の情報共有の活性化にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい営業企画書・提案書の作り方まとめ ここまで、わかりやすい営業企画書・提案書の作り方や構成を中心に紹介しました。 説得力があって顧客が納得しやすい企画書を作成するためには、6W2Hの具体化の徹底や、各ページの目的の明確化、そして顧客の懸念点をあらかじめ記載することが必要となります。また、FABE分析のようなフレームワークを使うこともポイントです。 しかし、営業企画書・提案書を作成して採択されたとしても、該当のプロジェクトに関わる資料の管理まで円滑に行えなければ、業務効率が低下します。そこで、情報管理に特化したITツールを活用すれば、資料や企画書を任意のメンバーと簡単に共有できるのです。 ただし、検索機能の不十分なツールでは、必要な資料がなかなか見つからず、業務効率の低下という課題は解決できません。結論、企画書や提案書の作成・管理には、高精度の検索機能で求める情報へすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を活用して、営業企画書の作成から管理を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説

企業では日々、規模の小さなものから全社的なものまで、さまざまな意思決定が繰り返されています。その中でよく使われているのが、「決裁」や「承認」といった言葉です。 しかし、「決裁と承認の違いがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「決裁」と「承認」の違いや決裁の進め方の流れを中心にご紹介します。 決裁と承認の違いを理解したい 決裁の流れを確認したい 安全かつ効率的に決裁を進める方法があれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、決裁と類似する言葉との違いを理解できるだけでなく、決裁の流れや効率的に進める方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 「決裁」とは2 「決裁」と「承認」、他の類義語との違い3 ＜3ステップ＞決裁の一般的な流れ3.1 ステップ1｜申請書・稟議書の起案3.2 ステップ2｜文書の承認3.3 ステップ3｜決裁と文書保存4 【必見】電子化で決裁を効率的に進める方法4.1 承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁できる『ナレカン』5 決裁を電子化するメリット6 決裁と承認の違いまとめ 「決裁」とは 決裁とは、組織内での申請事項に対して最終的な意思決定をするプロセスを指します。 企業では、機器の購入や外部との契約、人材の採用など、物事を進めるうえでは決裁が必要です。起案・承認・決裁というプロセスで、一貫性のある意思決定ができるので、組織全体の信頼性や効率性が向上します。 また、申請に対して決裁を下す権限を「決裁権」、決裁権を持つ人を「決裁者」と呼びます。決裁は企業内の意思決定の最終プロセスであるため、決裁者は経営層や上級管理職が任命されることが一般的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「決裁」と「承認」、他の類義語との違い 以下では、決裁と混同されがちな「承認」や、他の類義語との違いについて解説します。 「承認」 決裁が申請の最終工程を指すのに対し、承認は申請が決裁されるまでの途中工程を指します。通常、申請事項が決裁されるには複数人の承認が必要であり、適切な承認プロセスを経た後に最終段階として決裁が下されるのです。 「稟議」 稟議とは、申請から承認・決裁に至るまでのプロセス全体を指します。具体的には、決定権を持つ上位者に対して稟議書と呼ばれる文書を作成して起案し、承認や決裁を得る手続きのことです。 「決済」 決済とは、商品やサービスに対して金銭を支払う行為を指します。「決済」と「決裁」は混同されがちですが、決裁は意思決定のプロセスを意味し、金銭の支払いとは直接関係がありません。 以上の類義語の意味や「決裁」との違いを理解して、正しく使えるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜3ステップ＞決裁の一般的な流れ 以下では、決裁の一般的な流れをご紹介します。3つのステップに沿って決裁を進めましょう。 ステップ1｜申請書・稟議書の起案 1つ目のステップは、申請書・稟議書の起案です。 はじめに、決裁を得るために必要な事項をまとめた文書を作成します。 具体的には、以下の項目を記載するのが一般的です。 申請・提案の目的 申請・提案内容 必要な経費 実行計画 期待される効果 また、作成時には情報を具体的に記載し、シンプルで論理的な構成にすることが重要です。承認者や決裁者の理解を深め、決裁プロセスを円滑に進めることができます。 ステップ2｜文書の承認 2つ目のステップは、文書の承認です。 作成された申請書や稟議書は、内容に応じた承認フローに従って承認者へ回付されます。承認者は文書を詳細に確認したうえで、「承認」「差し戻し」「却下」などの判断を下します。 文書が承認されると次の承認者へ回付され、差し戻された場合は起案者が修正したうえで再提出します。一方、却下された場合は、その時点で回覧が終了し不許可として処理されるため、慎重かつ的確に判断することが重要です。 ステップ3｜決裁と文書保存 3つ目のステップは、決裁と文書保存です。 承認フローの全承認者から承認を得ると、申請書や稟議書は決裁者へ回付されます。決裁者は申請内容を評価し、企業の方針や目標に適合しているかを確認したうえで、最終的な決裁を下すのです。 決裁が下された申請や提案は実行に移されますが、承認と同様文書の差し戻しや却下をすることも可能です。また、決裁後の文書は後から参照できるよう、社内で適切に保管することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】電子化で決裁を効率的に進める方法 以下では、電子化で決裁を効率的に進める方法をご紹介します。 申請書や稟議書の起案から決裁までには、複数のステップと関係者が必要になります。そのため、紙ベースで決裁を進めると、承認を依頼する担当者を探したり進捗を把握したりするのに手間がかかるのです。 そこで、「申請書の作成から決裁まで一括管理できるITツール」を導入すれば、申請・承認のプロセスをツール上で完結させ、進捗も簡単に確認できます。ただし、社内の機密情報を扱う場合もあるため「安全に決裁を進められる機能があるか」を確認すべきです。 結論、決裁の電子化には、承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁の電子化を実現する「ナレカン」が最適です。 ナレカンで作成した申請書は、「承認フロー機能」で任意のメンバーに承認を依頼でき、承認されるまで共有されないので機密性を保持しつつ決裁を進められます。また、文書はツール内で保管して必要に応じて印刷もできるため、社内規程に合わせて利用可能です。 承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁できる『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 決裁を電子化するメリット 以下では、決裁を電子化するメリットについてご紹介します。「いまだに紙ベースの決裁をしている」という方は必見です。 業務効率の向上 電子化によって、文書の作成から承認、決裁までがシステム上で完結します。そのため、文書の印刷や押印、担当者探しなどにかかる手間を省き、承認フローや進捗状況を把握しながらスムーズに業務を進められるのです。 コスト削減 申請書や稟議書を電子化することで、ペーパーレス化が実現します。その結果、紙の印刷コストや文書保管のスペースを確保するコストを削減できるのです。 文書の紛失・情報漏えいのリスク軽減 電子決裁では文書をシステム上で管理するため、紛失やそれに伴う情報漏えいのリスクを低減できます。さらに、アクセス権限を設定できるシステムであれば、関係者以外の閲覧を防ぐことも可能です。 このように、決裁の電子化は業務の効率化だけでなく、コスト削減や安全性の確保にも大きく貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 決裁と承認の違いまとめ これまで、決裁と承認の違いや決裁の流れ、おすすのツールを中心にご紹介しました。 決裁のプロセスでは、具体的かつ論理的に申請書を作成することで、承認者や決裁者の許可を得やすくなります。しかし、承認者は複数にわたる場合が多く、紙ベースでの決裁では印刷コストや承認者とのやり取りに手間がかかるのです。 そこで、「申請書の作成から決裁までを一括管理できるツール」で決裁を電子化することで、業務効率化やコスト削減が期待できます。とくに「高いセキュリティ機能」を備えたツールであれば、情報漏えいのリスクを低減し安全に決裁を進めることが可能です。 結論、自社が導入すべきなのは、承認フロー機能や厳格なセキュリティで安全な決裁の電子化がかなう『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、安全かつ効率的な決裁を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

企画書は、新規事業を立ち上げたり、新しいアイディアを実現したりするのにかかせない資料です。しかし、限られた時間で、説得力のある企画書を作成しなければならず、担当者にとっては大きな負担だと言えます。 そのため、企画書作成にかかる負担を減らせる「企画書の作成代行サービス」を利用するケースも少なくありません。しかし、同時に「どの会社に代行を依頼すれば良いのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの企画書・提案書作成代行サービス7選と選ぶコツを中心にご紹介します。 企画書の作成には時間がかかるため、大きな負担となっている 自分自身の力で「採用される企画書」をつくるのは難しい 代行業者とメールでやりとりするのが面倒 という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適な企画書代行サービスの選び方が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企画書・提案書作成代行サービスを選ぶコツとは1.1 （1）納品時期はいつ頃か1.2 （2）対応力に柔軟性があるか1.3 （3）作成費用が予算内に収まるか1.4 （4）円滑なやりとりができるか2 企画書・提案書作成代行サービス7選2.1 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント「bitsense」2.2 さまざまな資料作成に対応できるサービス「VIRTUAL PLANNER」2.3 時間指定の柔軟性が高い「オンラインアシスタントフジ子さん」2.4 厳選された優秀な社員が揃っている「i-Staff」2.5 個人に依頼ができるサービス「クラウディア」2.6 パワポ資料に強いことが特徴のサービス「DDpartners」2.7 即日対応も可能なサービス「タスカル」3 企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表4 【知らなきゃ損】企画書・提案書の管理に最適のツール4.1 チームの情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」5 企画書・提案書作成代行サービス7選まとめ 企画書・提案書作成代行サービスを選ぶコツとは ここでは、企画書・提案書作成代行サービスを利用するときのポイントを紹介します。 企画書・提案書の作成代行サービスを使えば業務負担を減らせますが、どの企業に依頼しても問題ないという訳ではありません。そのため、以下の4つの選定ポイントを事前に確認しましょう。 （1）納品時期はいつ頃か はじめに、納期がいつ頃になるかを確認しましょう。 代行サービスごとに「見積もり」から「納品」までの期間に差があるため、問い合わせなどで必ずチェックすべきです。また、納期を決めるときは修正依頼をする可能性も考慮して、余裕をもったスケジュールを立てておきます。 以上のように、代行業者にはあらかじめ「制作の流れ」と「目安の時期」を聞いて、納品がいつになるのかを明らかにしておきましょう。 （2）対応力に柔軟性があるか 次に、「代行業者が柔軟に対応してくれるのか」を事前に確認しなければなりません。 たとえば、納品まえにコンテンツの追加や修正、削除を依頼しても、対応してもらえないケースもあります。柔軟に対応できない代行業者に依頼すると、希望する企画書が納品されないこともあるので注意が必要です。 以上のように、どこまで柔軟に対応してもらえるかは問い合わせや、公式ホームページなどで確認しましょう。 （3）作成費用が予算内に収まるか 次に、企画書の作成費用が予算内に収まるか確認しましょう。 企画書の作成はあくまで新規事業や新しいアイデアの「提案」です。そのため、必要以上にコストがかかるのは避けなければなりません。 以上のように、企画書自体ではなく「企画書の中身」に予算を割くためにも、低コストで依頼できる代行業者を探しましょう。 （4）円滑なやりとりができるか 最後に、代行サービスで円滑なやりとりができるかは、注視するべきポイントです。 企画書の代行サービス業者にすべて先方に任せるのではなく、先方の提案に対して、その都度意見を伝えていくことが求められます。ただし、”メール”や”チャット”ではやりとりが流れるので、大切な情報が漏れてしまうリスクがあるのです。 そのため、あらゆる情報を蓄積できる「ナレカン」のようなツールで、外部とやりとりする企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選 ここでは、企画書・提案書作成代行サービス7選をご紹介します。以下を参考にサービスごとの特徴や注意点、料金体系を把握しましょう。 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント「bitsense」 bitsenseの特徴 デザイン力が高い プレゼン資料はグラフィックデザイナーが作成します。 実績が豊富 大手企業を中心に1,000件以上の実績があります。 デザイン力が高い プレゼン資料はグラフィックデザイナーが作成します。 bitsenseの注意点 修正は2回まで 軽微な修正は対応可能である一方、デザインの変更など大きな修正は2回までになります。 bitsenseの料金体系 10,000円〜/1ページ bitsenseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ さまざまな資料作成に対応できるサービス「VIRTUAL PLANNER」 VIRTUAL PLANNERの特徴 依頼範囲の広さ 企画書だけでなく、営業資料やプレゼン資料などにも対応しています。 構成力の充実 累計1,000社以上、3,000部以上の実績があり、高品質な資料作成を依頼できます。 VIRTUAL PLANNERの評判 対応がスピーディー 実際に利用した企業からは「スピード感は他社と比較し、圧倒的に早いです」と評価されています。（引用：お客様の声-VIRTUAL PLANNER） VIRTUAL PLANNERの料金体系 以下は、基本プランですが、そのほかのオプションはHPをご確認ください。 デザインプラン：15,000円/1ページ コンサルティングプラン：50,000円〜+15,000円/1ページ VIRTUAL PLANNERの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 時間指定の柔軟性が高い「オンラインアシスタントフジ子さん」 オンラインアシスタントフジ子さんの特徴 幅広い業務範囲 資料作成だけでなく、経理・秘書・人事・Webサイト運用などの幅広い業務を依頼できます。 作業時間の調整を依頼しやすい 基本的にプラン毎ごとに1日の平均時間が決まっていますが、「月初にまとめて時間を使ってほしい」などの要望には、極力希望に沿うように対応してくれます。 オンラインアシスタントフジ子さんの評判 毎月契約時間を調整できる 利用した企業の担当者からは「契約時間を毎月調整することができ、人件費の変動費化ができる」という声があります。（引用：お客様の声-オンラインアシスタントフジ子さん） オンラインアシスタントフジ子さんの料金体系 時間単位での利用も可能なので、詳細はHPをご確認ください。 PLAN20：65,560円/20時間/月 PLAN30：97,350円/30時間/月 PLAN50：143,000円/50時間/月 オンラインアシスタントフジ子さんの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 厳選された優秀な社員が揃っている「i-Staff」 i-Staffの特徴 返金保証制度有り 企画書がイメージと違かったり、満足できなかったりした場合は、全額返金してもらえます。 採用率1％の優秀な人材 多段階の採用プロセスと、各専門業務の複数テストを通過した方のみ採用しているので、優秀な人材が揃っています。 i-Staffの評判 コア業務に集中できる 実際に利用した企業の方からは「コア業務に集中する事ができ、新規クライアント様の増加に繋がっています」という声があります。（参考：ご導入頂いたお客様の声-i-Staff） i-Staffの料金体系 ライトプラン：125,400円/月 ベーシックプラン：102,300円/月 プレミアムプラン：89,100円/月 カスタマイズプラン：希望によりカスタマイズ可能 i-Staffの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 個人に依頼ができるサービス「クラウディア」 クラウディアの特徴 担当者を選べる 職種や稼働時間、採用実数などを設定して、自社に合ったワーカーを選べます。 依頼料金以外の費用がかからない 依頼時の”クライアント手数料”や”キャンセル料”などが発生しないので、業界最安水準になります。 クラウディアの注意点 一度に口座に振り込める金額は100万円まで クライアントがワーカーに報酬を支払う際、一度にクラウディア口座へ振り込める金額は100万円までなので、大きなプロジェクトの場合は分けて振り込む必要があります。また、1回の振込ごとに手数料がかかるので、注意が必要です。（参考：クラウディアのよくある質問） クラウディアの料金体系 料金詳細は、お問い合わせください。 クラウディアの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワポ資料に強いことが特徴のサービス「DDpartners」 DDpartnersの特徴 資料構成から作成可能 元となる資料がなくても、必要な情報をヒアリングしたうえで資料の構成から作成できます。また、既存資料の構成の見直しも可能です。 修正可能 初稿提出の後は、2回まで修正してもらえます。3回目以降の修正から追加料金が発生します。 DDpartnersの注意点 対面での打ち合わせは1回まで 対面での打合せは基本1回までなので、事前に伝えたい内容をまとめておきましょう。（参考：DDpartnersのよくある質問） DDpartnersの料金体系 デザインプラン：5,000円/1ページ＋基本料金10,000円 ヒアリングプラン：12,000円/1ページ＋基本料金30,000円 DDpartnersの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即日対応も可能なサービス「タスカル」 タスカルの特徴 さまざまな業務の外注が可能 企画書作成はもちろん、秘書や人事、WEBサイトの運用まで代行できます。 最短即日で対応 公式サイトより問い合わせれば、最短即日で対応が可能なので、忙しい部署や緊急で対応して欲しいチームに最適です。 タスカルの評判 コア業務に時間を取れる 実際に利用した企業からは「中身を考えて依頼すれば資料ができあがるため、コア業務により集中できるようになった」という声が寄せられています。（引用：研修・セミナー資料デザインの「共創」パートナー-タスカル） タスカルの料金体系 3ヶ月プラン：44,000円（10時間計算） 6ヶ月プラン：33,000円（10時間計算） 年間プラン：27,500円（10時間計算） タスカルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表 以下は、企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表です。 bitsense VIRTUAL PLANNER オンラインアシスタントフジ子さん i-Staff クラウディア DDpartners タスカル 特徴 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント さまざまな資料作成に対応できるサービス 時間指定の柔軟性が高い 厳選された優秀な社員が揃っている 個人に依頼ができるサービス パワポ資料に強いことが特徴のサービス 即日対応も可能なサービス 評判 – 対応がスピーディー 毎月契約時間を調整できる コア業務に集中できる – – コア業務に時間を取れる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは10,000円/1ページ～ ・無料プランなし ・有料プランは15,000円/1ページ～ ・無料プランなし ・有料プランは65,560円/月/20時間～ ・無料プランなし ・有料プランは89,100円/月～ ・料金詳細は、お問い合わせください。 ・無料プランなし ・有料プランは5,000円/1ページ＋基本料金10,000円～ ・無料プランなし ・有料プランは27,500円（10時間計算）～ 公式サイト bitsenseの詳細はこちら VIRTUAL PLANNERの詳細はこちら オンラインアシスタントフジ子さんの詳細はこちら i-Staffの詳細はこちら クラウディアの詳細はこちら DDpartnersの詳細はこちら タスカルの詳細はこちら とはいえ、自社に合った企画代行サービスが見つかったからと言って終わりではありません。より良い資料を作成してもらうためには、事前に要点をまとめておき、打ち合わせで漏れなく伝えられる状態にしておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】企画書・提案書の管理に最適のツール 以下では、企画書・提案書の管理に最適のツールを紹介します。 代行サービスで作成した企画書は、適切に管理しなければ「どこに保存したのか分からない」という事態になりかねません。また、”企画書”と”企画に関する情報”がバラバラで管理されていると、確認しづらいので避けましょう。 そこで、情報管理に役立つITツールを導入すれば、企画書のデータはもちろん、不随する情報もまとめて残せます。とくに、「企画書に関するメモ」や「確認事項」などの情報を残しておけば、今後の運用にも役立てられるのです。 ただし、多機能なITツールでは現場社員が使いこなせず、かえって企画書の管理が煩雑になってしまいます。したがって、自社が導入するべきなのは、企画書ファイルを整然と管理できるうえに誰にとっても使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、高精度の「キーワード検索」が備わっているため、必要な情報に即アクセスできます。また、「ファイル内検索」を使えば、添付資料に記載されている内容も含め、確実に欲しい情報が見つかります。 チームの情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選まとめ ここまで、企画書・提案書作成代行サービス7選や選定ポイントを中心に紹介しました。 企画書作成代行サービスはさまざまなものがあるため、自社に適した業者を選びましょう。ただし、作成された企画書は適切に管理しなければ、宝の持ち腐れです。 ただし、検索機能の不十分なツールで管理してしまうと、目的の情報を見つけるのに時間がかかります。また、メールやチャットなどでファイルを共有しても、ほかのやりとりに埋もれてしまうリスクがあるのです。 したがって、自社が導入すべきなのは、必要な企画書・提案書に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、企画書の作成だけでなく管理・共有も効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説

今日では書類の電子化に伴い、文書管理やワークフローにシステムを導入する企業が増えています。さらに、両者を連携すればワークフローシステムでは難しい「高精度な書類検索」が、文書管理システム上でできるようになって便利です。 一方、「文書管理とワークフロー管理が上手くできない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステム3選」を中心にご紹介します。 文書管理とワークフローの違いを知りたい 文書とワークフローの管理を両立したい 社内の文書やワークフローを簡単に管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、文書管理とワークフローの違いが分かり、両者を正しく管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理とワークフローの違い1.1 文書管理とは1.2 ワークフローとは1.3 両者の違いとは2 文書管理とワークフローシステムを連携するには？3 文書管理もできるワークフローシステム3選3.1 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム「ナレカン」3.2 ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」3.3 ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」4 ＜比較表＞文書管理もできるワークフローシステム一覧5 ドキュメント管理とワークフローを連携する手順5.1 （1）必要な文書を洗い出す5.2 （2）文書のライフサイクルを把握する5.3 （3）連携に必要なシステムを導入する5.4 （4）アクセス権を設定する6 文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ 文書管理とワークフローの違い 以下では、文書管理とワークフローの違いを解説します。「そもそも両者の理解が曖昧だ」という担当者の方は必見です。 文書管理とは 文書管理とは、紙・デジタルなどの媒体を問わず、社内で使う文書を管理することです。 文書管理の対象となるのは、契約書や納品書、申請書といった業務フローで発生する書類から、就業規則やマニュアルといった社内に蓄積しているものまでさまざまです。 従来は紙の書類をファイルやキャビネットで管理することが一般的でした。しかし、紙の書類はセキュリティ面に不安があるほか、必要なタイミングですぐに見つけられないため、今日ではシステム上で管理する企業が増えています。 ワークフローとは ワークフローとは、業務に関する一連の流れを指します。 たとえば、管理部門が消耗品を発注した場合には「上司と部門長の承認をもらい、総務担当が注文する」のように決められた手続きを踏みます。また、稟議決裁業務では「稟議書に提案内容を記載して、上層部の承認をもらう」という順序で進めるのが一般的です。 以上のように、申請や稟議といった「複数人が関わる業務を、決められたルールに沿って処理すること」をワークフローと呼びます。 両者の違いとは 文書管理とワークフローは役割に違いがあるため、それぞれ独立したシステムで管理します。文書管理とワークフローの役割は以下の通りです。 文書管理：社内の文書を管理すること ワークフロー：業務で発生する一連の手続きをすること しかし、ワークフローでは稟議書や申請書といった文書のやりとりが頻繁に必要になるため、近年では文書管理とワークフローを連携する企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とワークフローシステムを連携するには？ 文書管理とワークフローシステムを連携するには、ワークフローシステムで決裁した申請書や稟議書を、文書管理システムで管理できるような仕組みを整えなければいけません。 どちらか片方だけを利用する場合、システムの効率的な運用に必要な機能が不足する恐れがあります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方を運用しなければならないのです。 ただし、複数のツールを同時に運用するには、高度なIT知識や仕組みを整えるまでの時間が必要になります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方の機能が備わった「ナレカン」のようなツールで簡単に管理する方法がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理もできるワークフローシステム3選 以下では、文書管理もできるワークフローシステム3選を紹介します。 文書管理とワークフロー管理が上手くできない場合には、どちらもひとつのツール上で完結できるシステムを選ぶのが最適です。ただし、操作が複雑だと導入しても使いこなせず、ワークフローが滞ってしまうので「簡単に使える」ことを重視しましょう。 また、文書が膨大になると、目的の情報を探すのに時間がかかりかえって非効率になりかねません。したがって、「検索機能の充実したシステムか」も確認すべきポイントです。 結論、文書管理とワークフローの連携に最適なのは、検索機能で目的の情報をすぐに探し出せて、文書管理も簡単なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる文書が残せるうえ、「承認フロー機能」で社内ワークフローも管理可能です。また、強力な「検索機能」もあるので、書類の中から必要な情報を探す手間もかかりません。 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」 ＜楽々Document Plusの特徴＞ 多機能で幅広い用途で使える 契約書管理や営業報告の管理など、幅広い業務に対応しています。フォーマットの違うドキュメントもまとめて管理できるので、さまざまな部門で利用可能な点も特徴です。 導入形態を自由に選べる クラウド版・オンプレミス版を自社の組織体制に合わせて選択できます。 ＜楽々Document Plusの機能・使用感＞ 文書登録の手間を省ける ドラッグ＆ドロップでファイルを文書内へ添付したり、文書番号を自動で採番したりできる機能が備わっています。そのため、文書を登録するうえでの手間や抜け漏れを防ぎたい方におすすめです。 文書を「お気に入り」に登録できる 頻繁に使うフォルダや文書を「お気に入り」に登録すれば、フォルダツリーのトップに表示されるのですぐにアクセスできます。フォルダや文書を毎回探し出す必要がなくなることで、業務がスピーディになるのです。 ＜楽々Document Plusの注意点＞ 料金コストを抑えたい場合は不向き 多機能で価格も150万円（税抜）～なので、予算を抑えたい組織には、使いはじめるハードルが高い可能性があります。 登録できる文書のデータサイズに上限がある ユーザーからは「文書を登録する際に文書のデータサイズに上限があること。実験などの報告書は文書のデータサイズが大きくなりやすいため、大容量でも登録できるようになると良いと思います。」との意見が寄せられています。（引用：ITreview） ＜楽々Document Plusの料金体系＞ 参考：楽々Document Plusの料金ページ ユーザライセンス：150万円（税抜）～、詳細は要問い合わせ 楽々Document Plusの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」 ＜DocuWorksの特徴＞ ドキュメントを扱う一連の作業ができる 文書の受け渡しや作成、プレゼンテーションから保存まで、ドキュメントを扱う業務をサポートするツールです。 電子印を利用できる “日付印”や”重要”、”承認”といったスタンプ機能が標準搭載されています。また、別アプリとの連携によって署名処理の進捗を確認したり、署名した文書をダウンロードしたりできます。 ＜DocuWorksの機能・使用感＞ 文書を自動で格納できる 「見積書」「注文書」など、あらかじめ文書に属性を登録すれば、指定場所に自動で文書が格納されます。その結果、手作業で文書やファイルを振り分ける手間を省けて便利です。 PDFを素早く閲覧できる PDFはプレビューで見られるため、わざわざファイルを開く必要がありません。また、パスワード付きのPDFも生成できるので、重要な文書をPDFでやりとりする企業で役立ちます。 ＜DocuWorksの注意点＞ ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある 多機能ゆえに、ITの専門知識がない方には使いこなすのが困難な恐れがあります。 他ツールとの連携ができない ユーザーからは「DocuWorksは富士フイルム独自商品なので、他のサービスとの連携が出来ない。」との声が挙がっています。（引用：ITreview） ＜DocuWorksの料金体系＞ 参考：DocuWorksの料金ページ DocuWorksサブスクリプション：ユーザー数に応じて見積ります。（以下は一例） DocuWorks サブスクリプション/1ユーザー：900円/月 DocuWorks サブスクリプション/10ユーザー：5,600円/月 DocuWorks サブスクリプション/100ユーザー：44,300円/月 パッケージ：DocuWorks 9.1に必要なオプションを組み合わせます。（以下は一例） DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/1ライセンス：20,500円 DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/10ライセンス：172,500円 DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/100ライセンス：1,363,000円 DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/1000ライセンス：9,994,000円 DocuWorksの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞文書管理もできるワークフローシステム一覧 以下は、文書管理もできるワークフローシステム3選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 楽々Document Plus DocuWorks 特徴 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム/div> ドキュメントDXをサポートするシステム ドキュメントをスムーズに扱えるシステム フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 料金コストを抑えたい場合は不向き ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある 料金 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プランは150万円（税抜）～ ・無料プランなし ・有料プランは900円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「楽々Document Plus」の詳細はこちら 「DocuWorks」の詳細はこちら 上記のように、文書管理ツールには多機能で操作が複雑なものもあります。そのため、とくに非IT企業でツールを定着させるには「機能がシンプルか」を軸に選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理とワークフローを連携する手順 ここでは、ドキュメント・文書管理とワークフローをスムーズに連携する手順を解説します。管理に課題を感じている場合は、以下を参考にしましょう。 （1）必要な文書を洗い出す はじめに、文書管理とワークフロー両方の対象となる文書を洗い出しましょう。 具体的には、「どのような書類が対象となるか」「数はどれくらいか」「処理量はどの程度か」まで細かく調べる必要があります。詳細を把握しておくことで、ファイルへの振り分けや運用がスムーズに進むのです。 したがって、連携に無駄な時間と予算をかけないためにも、あらかじめ必要文書の詳細を洗い出すことが大切です。 （2）文書のライフサイクルを把握する 次に、対象となる文書のライフサイクルを把握しましょう。 「文書のライフサイクル」とは、ビジネス文書における「発生→活用→保管→検索→保存→廃棄」のプロセスを指します。ビジネスでは、法的な要請に答えたり情報漏えいを防いだりするために、文書のライフサイクルを確実に押さえなければなりません。 ただし、文書のライフサイクルは文書の書類に応じて異なるので注意が必要です。 （3）連携に必要なシステムを導入する 続いて、文書管理とワークフローの連携に必要なシステムを導入しましょう。文書管理とワークフローを連携できるシステムの特徴は以下の通りです。 文書をカテゴリごとに整理できる「フォルダ機能」があること 目的の文書をすぐに探し出せる「優れた検索機能」があること 文書に紐づく「メッセージ機能」があること 以上の特徴を満たしていれば、文書に紐づいたメッセージ機能で上司へ素早く連絡できるうえに、必要な文書の保管場所が分からなくなる心配もありません。 （4）アクセス権を設定する 最後に、文書とワークフローに共通するアクセス権を設定しましょう。 共通のアクセス権限を設ければ、ワークフローシステムと文書管理システムで、同じ書類を参照できるようになるのです。たとえば、文書を格納した「フォルダ」へのアクセス権を設定する方法が挙げられます。 一方で、両者でアクセス権が異なってしまうと、業務で必要な書類が見られなかったり、無関係のメンバーに重要な情報が漏れたりする恐れがあります。したがって、必ず両者に共通のアクセス権を設定しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ これまで、文書管理とワークフローの違いや、おすすめの連携システム3選を中心にご紹介しました。 文書管理は社内の文書を管理すること、ワークフローは業務で発生する決まった手続きをすることを指します。また、ワークフローシステムであれば両者を一か所で管理できるものの、文書を探したり関係者へ送信したりするのに手間がかかってしまいます。 そこで、ワークフローシステムと文書管理システム両方の機能が備わったツールで、社内の業務を適切に管理しましょう。ただし、多機能で難しいツールは社内に浸透するのに時間がかかるため、誰でも簡単に使えるツールであるかの確認は必須です。 結論、ワークフローと文書の管理には、簡単に文書管理ができるうえ、承認フロー機能が備わった「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンはシンプルなため、誰でも直感的に操作できます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ワークフローと文書管理を両立して業務を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

顧客の求める製品を提供し続けるには、品質管理が欠かせません。また、複数の製品の品質管理を徹底するには、各工程での管理方法を示した「QC工程表」が必須です。 しかし、「QC工程表の作り方が分からず、社内で運用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、QC工程表の作り方や記載すべき項目を中心に紹介します。 QC工程表の作り方を具体的に知りたい QC工程表の活用シーンを確認しておきたい 工程表が確実に活用される仕組みを整えたい という方はこの記事を参考にすると、分かりやすいQC工程表をつくれるようになり、品質管理の効率化につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 QC工程表（QC工程図）とは1.1 QC工程表の概要1.2 QC工程表と似ている用語2 誰が作る？QC工程表の作成部門3 誰が使う？QC工程表の目的と活用シーン4 QC工程表や作業手順書の作成・管理に最適なソフト4.1 QC工程表に即アクセスできるソフト「ナレカン」5 QC工程表に記載すべき管理項目6 QC工程表の分かりやすい作り方6.1 （1）工程と作業を整理する6.2 （2）管理点を示す6.3 （3）管理方法を明確にする7 QC工程表を作成するときの注意点7.1 （1）簡潔に記載する7.2 （2）振り返りを行う8 QC工程表のサンプル9 分かりやすいQC工程表の作り方まとめ QC工程表（QC工程図）とは 以下では、QC工程表の概要を紹介します。QC工程表とほかの資料の違いを押さえて、適切な工程表をつくりましょう。 QC工程表の概要 QC工程表とは、”Quality Control Chart”の略で「すべての生産プロセスと、各工程の管理方法が記載された表」を指します。 万が一、生産不良が起こったとしても、原因となった工程を特定できなければ問題解決は不可能です。一方で、QC工程表で生産工程が管理されていれば、「製造プロセス」が可視化されるので、原因が明確になります。 また、QC工程表は、「誰でも同じ品質で作業できる＝標準作業」を重んじる、トヨタ自動車株式会社が取り入れていることでも有名です。 以上のように、QC工程表によって各工程の管理方法を可視化することで、生産不良の原因を抽出したり、作業の品質向上につなげたりできるのです。 QC工程表と似ている用語 QC工程表と混同されやすい用語に、「コントロールプラン」と「作業標準書/手順書」があります。3つの用語の違いは、以下の通りです。 ＜特徴＞ ＜記載内容＞ QC工程表 製造の工程を分解して、”各工程の管理方法”を定めた文章。記載の自由度は高い。 ・工程名、作業者、作業方法、検査方法など コントロールプラン 製造プロセスにおける、”製品と工程の管理方法”を示した文章。国際規格に沿ってつくらなければならない。 ・コントロールプランの番号 ・製品/工程管理に関する事項、製造方法、対応計画など 作業標準書/手順書 誰でも高品質な製品をつくれるように、生産手順を示した資料。一つひとつの工程がより詳細に記載されている。 ・作業/操作の手順、ツールの使い方、作業時間など 以上のように、コントロールプランは国際規格に沿って作られるので、QC工程表とは「規定の細かさ」が異なります。 また、作業標準書や作業手順書には、QC工程表のように製造プロセス全体ではなく、各工程ごとの詳しい作業手順が記載されています。そのため、作業標準書/手順書は、QC工程表の内容を補足するための資料であり、現場のマニュアルの役割を担うのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 誰が作る？QC工程表の作成部門 QC工程表は「設計・生産技術・製造」などの部門で作成される場合が多いです。 ただし、部門ごとにバラバラの形式でQC工程表を作成していると、情報の突き合わせに手間がかかるうえ、管理・共有も困難です。そのため、情報の抜け漏れが発生したり、部門間の連携を妨げたりする恐れがあります。 したがって、QC工程表を作るときは、サンプルを活用して、社内で統一した形式で作成することがポイントです。さらに、サンプル（テンプレート）を使えば、一から体裁を整える必要がないので、迅速にQC工程表を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 誰が使う？QC工程表の目的と活用シーン QC工程表を作成する目的や、活用シーンには以下が挙げられます。 製造不良の原因究明 製造した製品に不良が見つかった際、QC工程表を使って”どの工程に問題があったのか”を特定します。管理基準に満たなかった工程を洗い出すのです。 品質のチェック QC工程表では製造している製品についての、各工程での品質基準が示されています。そのため、製品の品質が基準を満たしているかをチェックできるだけでなく、定期的な検査でのクリア基準も明確になるのです。 新人の教育 QC工程表には製造の全工程が記載されているので、新人の教育にも使えます。製造の大きな流れや、管理方法の概要を伝えられるのです。 作業標準書の作成 QC工程表は、作業標準書の作成にも有効活用できます。QC工程表には製造の全工程が網羅されているので、QC工程表をもとに、各工程ごとの詳細な作業手順を記載することで、「作業標準書」を作成できるのです。 外部への説明資料 QC工程表を作成しておくと「品質を適切に管理していること」の証明になり、取引先への説明資料としても役立ちます。ただし、QC工程表には機密事項も含まれているため、社外用に内容を編集したうえで提出すべきです。 以上のように、QC工程表は一般的にイメージできる「製造不良の原因究明」「品質のチェック」以外のシーンでも活用できます。 また、QC工程表は製造の管理者をはじめとする多くの社員に使われます。そのため、作成した工程表をリアルタイムで社内に共有できる、「ナレカン」のようなツールを使って作るべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表や作業手順書の作成・管理に最適なソフト 以下では、QC工程表や作業手順書を最も簡単に作成・管理できるソフトを紹介します。 QC工程表は作業の品質向上のためにも欠かせないですが、紙での管理は保管や持ち運びが面倒なうえ、紛失のリスクが伴います。さらに、Excelでの工程表は現場で使いにくいうえ、アクセス性が悪く、共有の手間もかかるのでストレスになりかねません。 そこで、QC工程表の運用には、簡単に作成・管理ができて、欲しい情報がすぐに見つかるソフトが最適です。また、製品の品質管理にミスは許されないので、「操作が簡単で、誰でも確実に使えるソフト」を選びましょう。 結論、QC工程表の作成・管理には、メールが使える社員なら迷わず使いこなせて、蓄積したナレッジを超高精度検索できる「「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、表機能や画像編集機能を使って充実したQC工程表を作成できるうえ、テンプレート登録した工程表のサンプルをすぐに呼び起こせます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」も可能なため、欲しい情報へすぐに見つけられます。 QC工程表に即アクセスできるソフト「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表に記載すべき管理項目 QC工程表に載せるべき項目は、以下の4点です。 工程 工程名や作業名、管理部門を載せます。一般的にはフローチャートで記載します。 管理点 管理点とは、品質を測定・管理することを指します。具体的には、管理項目や管理基準、品質特性などを載せます。 管理方法 管理方法とは、どの器具で何をどのように測定し、どのような結果が出れば良品であるか判断することを意味します。そのため、担当者、作業方法、検査方法、設備、材料、規格を載せます。 その他 ほかにも、製品の形状や寸法といった製品に関する情報や文書管理に関する情報も記載します。また、異常時の対応方法や改訂履歴なども載せると良いです。 上記の項目は取り扱う製品ごとに異なるため、項目を適宜カスタマイズしながら運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表の分かりやすい作り方 ここでは、QC工程表の作り方を分かりやすく紹介します。工程表は自由度が高いので、自社で作成する場合は、以下のポイントを押さえましょう。 （1）工程と作業を整理する まずは、原材料の受入から完成品の出荷までの工程に関する情報を収集し、整理します。 具体的には、原材料や部品に関わるプロセスを「受入」「加工」「運搬」などの単位に分割して、各工程の作業を洗い出すのです。 また、工程や作業を整理するときは、記号や矢印を使って下図のような「フローチャート（工程の流れ図）」をつくると、製造の流れがより分かりやすくなります。 ＜フローチャートのイメージ＞ また、整理した工程は「工程図記号」を用いて、表に起こすことも多いです。工程図記号はJIS（産業製品に関する日本の規格）に準拠していて、以下のような例があります。 ▼工程図記号の例 ＜記号＞ ＜意味＞ 〇 「加工」の工程を表す。原材料、材料、部品等の形状・性質に変化をもたらすこと。 〇（小さい） 「運搬」の工程を表す。原材料、材料、部品等の位置を変化させること。 ▽ 「貯蔵」の工程を表す。原材料、材料、部品等を”計画により”貯えること。 （D型の記号） 「滞留」の工程を表す。原材料、材料、部品等を”計画に反して”貯えること。 □ 「数量検査」の工程を表す。原材料、材料、部品等の個数を数えて、基準との差異を調べること。 ◇ 「品質検査」の工程を表す。原材料、材料、部品等の品質特性を検査して、良品/不良品を見分けること。 ▼補助図記号の例 ＜記号＞ ＜意味＞ | 「流れ線」を表す。要素工程の順序関係を示している。 （2本の波線） 「区分」を表す。工程系列における管理上の区分を示している。 ＝ 「省略」を表す。工程系列の一部の省略を示している。 このような記号を覚えることで、QC工程表に記載する各工程を視覚的に表現できます。 （2）管理点を示す 工程と作業を整理したら、次に管理点を示します。 管理点とは、各工程における管理ポイントのことで、以下の2つの条件に分けられます。 品質特性：寸法や重量、外観の傷など製品の状態を表す特性のこと 管理特性：加熱時間や加圧過重といった品質特性を左右する加工条件（特性）のこと 以上のように、管理点を示すことで「各工程で注目すべきポイント」が明らかになります。ただし、冗長な説明だと、かえって分かりづらくなるので簡潔にまとめましょう。 （3）管理方法を明確にする 最後に、管理方法を示しましょう。 管理方法とは「品質を確認する測定・検査の条件」であり、以下の5項目を載せる必要があります。 管理方法の5M 担当者（Man）…誰が測定・記録するのか 作業方法（Method）…どのように測定するのか 検査（Measure）…どれくらいの精度で測定するのか 設備（Machine）…何の設備や機器を使うのか 材料（Material）…材料や部品にどのような規格を設けるか 以上の5項目は、各製品におけるクオリティのばらつきを抑えるために必須です。このように、QC工程表で項目を適切に管理しながら、不良品の発生を防ぎましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表を作成するときの注意点 ここでは、QC工程表を作成するときの注意点を2つご紹介します。せっかく工程表を作成しても使われなかったり、仕事に役立っていなかったりすれば意味がないため、確認しておきましょう。 （1）簡潔に記載する QC工程表をつくるときは、簡潔に記載することが大切です。 冗長な文章だと、工程表に情報が収まらず見づらくなったり、かえって分かりづらくなったりする恐れがあります。また、項目が多すぎると確認の手間が増えるので、結果として非効率な管理になるのです。 そのため、QC工程表には重要な項目のみを簡潔に記載しましょう。細かな情報を記述すべき場合は、作業標準書や手順書を作成するのがおすすめです。 （2）振り返りを行う また、定期的に振り返りを行い、修正と改善を繰り返すのも重要です。 継続的に作業を見直し改善を図ることで、はじめから完成形を目指すよりも、効率良く生産性の高い体制を構築できます。そのため、改善案をもとに計画を練り直し、より効率的な作業工程に改善していきましょう。 ただし、Excelや紙では欲しい情報をすぐに確認できず、利便性が悪いです。そこで、「ナレカン」のように多階層のフォルダで整理でき、かつ「キーワード検索」などの超高精度の検索スキルによって、目的の情報へ即たどり着けるツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表のサンプル こちらは、ExcelのQC工程表のサンプルです。 画像のように、QC工程表には工程名・管理点・管理方法を抜け漏れなく載せましょう。また、関連文書として各工程で参照すべき「作業標準書」と「手順書」を示しておくと、従業員が作業を進めやすくなります。 ただし、サンプルのようにQC工程表をExcelでつくると、確認のたびファイルを探す手間がかかります。また、現場作業が多い人にとって、スマホやタブレットで確認しづらいので不便です。 そこで、スマホやタブレットからでも、簡単に情報にアクセスできる仕組みを作りましょう。たとえば、QC工程表などの情報を一元管理できる「ナレカン」のような“マルチデバイスに対応したソフト”を導入すれば、利便性が高まります。 QC工程表サンプルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすいQC工程表の作り方まとめ ここまで、QC工程表の作り方や注意点を中心に紹介しました。 コントロールプランや手順書の概要を指す資料を「QC工程表」と呼び、3者は”規定の細かさ”や”フォーカスする業務の範囲”に違いがあります。そのため、製造プロセスの概要から詳細まで残したい場合は、これらの資料を併せて用意しましょう。 しかし、QC工程表を紙やExcelファイルで管理すると、目的の情報を探したり、共有したりするのに手間がかかります。そこで、「工程表・手順書を一元管理して、スムーズに情報共有できるソフト」が必須になるのです。 結論、導入すべきソフトは、QC工程表や手順書を簡単に作成・管理でき、”フォルダ”や”検索”機能で欲しい情報をすぐに見つけられるソフト「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」でQC工程表を作成・管理・共有して、自社の品質管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

従業員の行動に関する基準やルールを示すために、多くの企業で「マニュアル（手順書）」や「ガイドライン」が作成されます。 しかし、「そもそもマニュアルとガイドラインの違いが分からない」「作成しても誰も読んでいない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、手順書とガイドラインの違いや、作成ポイントを中心にご紹介します。 マニュアル（手順書）とガイドラインの違いを簡単に把握したい ガイドラインを具体的にどう書けばよいのか分からない 作成した手順書やガイドラインを簡単に管理できるアプリを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、手順書とガイドラインの意味や作り方の違いが分かり、さらに適切な管理方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ガイドラインの概要1.1 違いを理解すべき理由1.2 「マニュアル」と「ガイドライン」の違い1.3 【一覧表】ほかの用語との違い2 【画像あり】マニュアルとガイドラインの例文3 分かりやすいガイドラインの書き方｜マニュアルと比較3.1 （1）大まかな方向性を示す3.2 （2）抽象的に記載する3.3 （3）読み手に判断をゆだねる4 【担当者必見】ガイドラインを作成・管理するときの注意点4.1 ITに詳しくない方でも簡単に使いこなせるアプリ「ナレカン」4.2 ナレカンを使ったガイドラインの作成例5 マニュアルとガイドラインの違いや作り方まとめ ガイドラインの概要 以下では、ガイドラインの基本を解説します。マニュアルとガイドラインの違いを知っておくべき理由も分かるので担当者の方は必見です。 違いを理解すべき理由 マニュアルとガイドラインの違いが分かれば具体的に何を書くべきなのか迷いません。 たとえば、マニュアルとガイドラインが混同している場合、「具体的な作業手順が書いていないマニュアル」や「何を守れば良いのか曖昧なガイドライン」になってしまいます。 以上のことからも、従業員に活用してもらうためには、マニュアルとガイドラインを区別しておく必要があります。 「マニュアル」と「ガイドライン」の違い マニュアルとガイドラインの違いは、「どこまで具体的な行動を規定しているか」の程度にあります。 マニュアルは誰でも同じ仕事ができるように、具体的な作業手順を示した文書を指します。一方、ガイドラインは具体的な行動などは規定せずに、守るべき基準を示すのみに留まるものです。 言い換えれば、マニュアルや手順書には仕事のやり方が、ガイドラインには向かうべき方向が記載されています。 【一覧表】ほかの用語との違い ここでは、「ガイドライン」とほかの用語との違いを一覧表で紹介します。 以上のように、似たような意味で使われることが多い用語ですが、微妙に意味が異なるため、覚えておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像あり】マニュアルとガイドラインの例文 以下では、カスタマーハラスメントに関するマニュアルとガイドラインの例文を画像付きで比較します。両者の違いを目で見て確かめましょう。 このように、ガイドラインでは「どの範囲がカスタマーハラスメントに該当するのか」という大まかな基準を示しています。一方、マニュアルではカスタマーハラスメントが発生した場合の具体的な対処方法について記載されており、両者には明確な違いがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすいガイドラインの書き方｜マニュアルと比較 以下では、ガイドラインを作成するポイントをマニュアルと比較して解説します。内容に過不足がないガイドラインを作成したい方は必見です。 （1）大まかな方向性を示す はじめに、ガイドラインでは「大まかな方向性」を示しましょう。 具体的には、「今後どのような問題を解決すべきか」や「どのような対応方針をとるか」などの方向性を設定します。ただし、具体的な解決や対応の手段は書きません。 逆に、大まかな基準や方向性だけ書かれたマニュアルでは、従業員は「何をすれば良いのか分からない」と途方に暮れてしまいます。そのため、ガイドラインとは異なり、マニュアルには細かい作業手順を明確に示す必要があるのです。 （2）抽象的に記載する 次に、ガイドラインは抽象的に書きましょう。 ガイドラインを具体的に書きすぎると、従業員の裁量を狭めることにつながるため、結果的に「自分で考えて行動する」という能力が身につかなくなります。 逆に、抽象的なマニュアルでは「何をすれば良いのか分からない」という状況になり、部下から相談や質問が増えて対応に追われることになるので、マニュアルには業務や操作の方法を具体的に書きます。 （3）読み手に判断をゆだねる 最後に、ガイドラインでは具体的な手段、行動は示さず、臨機応変に動ける従業員に判断させましょう。 大きな方向性をガイドラインで示せば、予期せぬ事態に見舞われても臨機応変な対応ができるのです。逆に、マニュアルは誰でも同じ仕事ができるようにするために作成するので、具体的に書き下す必要があります。 ただし、ガイドラインもマニュアルも、従業員がいつでも見られる場所で管理しなければ意味がありません。そのため、パソコンだけでなく、スマホやタブレットから簡単に情報をチェックできる「ナレカン」のような管理アプリが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】ガイドラインを作成・管理するときの注意点 以下では、ガイドラインを管理するときの注意点を解説します。 分かりやすいガイドラインやマニュアルをつくっても、従業員に活用されなければ意味がありません。たとえば、紙で管理すると「どこのページに書いてあるか」がすぐには分からないため、探すのが面倒になり、最終的には誰も使わなくなるのです。 また、WordやExcelで文書を作成すると、わざわざフォルダから探し出して、ファイルを開かなければならないため、手間がかかります。したがって、ガイドラインやマニュアルは「目的の情報を簡単に見つけられるアプリ」で管理しましょう。 結論、自社で導入すべきアプリは、あらゆる情報を「記事」に一元管理でき、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストはもちろん、あらゆる種類のファイルや画像を簡単に添付できるので、分かりやすいガイドラインが作れます。また、生成AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ表記に対応）」によって、ストレスなく目的の情報を探し出せるのです。 ITに詳しくない方でも簡単に使いこなせるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使ったガイドラインの作成例 ここでは、ナレカンを使ったガイドラインの書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすいガイドラインを簡単に作れます。 はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。 画面右下の [＋テンプレート] をクリックして、ガイドラインのテンプレートを選択します。 テンプレートに沿って記載すれば、ガイドラインの完成です。 このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすいガイドラインを簡単に作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルとガイドラインの違いや作り方まとめ ここまで、「マニュアルとガイドラインの違い」や「ガイドラインの作成ポイント」を中心に紹介しました。 分かりやすいマニュアルやガイドラインは業務を進めるうえで必要ですが、そもそも適切に管理しなければ誰も見ません。そのため、アプリを使って、誰でも簡単にマニュアルやガイドラインへアクセスできる環境を整えましょう。 ただし、多機能なアプリを導入してもITに詳しくない従業員が使いこなせず、最終的に放置されることになります。 結論、自社が導入すべきなのは、スマホやタブレットでも使えるうえに、非IT企業の方でも簡単に使える「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルやガイドラインが活用される仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

見やすい企画書や提案書を作成するには、専用のアプリが役立ちます。画像や表を挿入したり、文字の太さを変えたりできるだけでなく、複数人で分担して作業を進められるのが特徴です。 一方、資料作成ができるアプリは種類が多いので「結局どれを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの企画書作成アプリと選定ポイントをご紹介します。 アプリを使って企画書作成にかかる手間を省きたい 複数のアプリを比較し、導入を検討したい 企画書の作成に加えて管理もできるアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に適したアプリが分かり、企画書や提案書などの資料作成を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企画書・プレゼン資料の作成アプリを選ぶ3つのポイント1.1 （1）直感的に編集できるか1.2 （2）共有しやすいか1.3 （3）スマートフォンでも使えるか2 無料あり｜スマホで使える企画書・資料作成アプリ5選2.1 【Stock】iPhone/iPadからもプレゼン資料を作成できるアプリ2.2 【Microsoft PowerPoint】テンプレートが搭載されたアプリ2.3 【Keynote】おしゃれな文書を作成できるアプリ2.4 【Google Slides】Googleアプリと連携できるスライド作成アプリ2.5 【Canva】AIで文章・画像を自動生成できるアプリ3 押えておきたい｜企画書・資料作成アプリの注意点4 おすすめ｜企画書や資料の作成・共有・管理に最適な方法4.1 【ナレカン】マルチデバイスで企画書をストックできるアプリ4.2 【便利機能3選】書類・企画書の作成・管理に役立つ機能5 一目瞭然｜企画書・提案書・資料作成アプリ6選の比較表6 スマホで資料作りができる企画書作成アプリまとめ 企画書・プレゼン資料の作成アプリを選ぶ3つのポイント ここでは、企画書作成アプリを選ぶときのポイントを3つご紹介します。日々の仕事に役立つアプリを選ぶために、以下の3点を押さえましょう。 （1）直感的に編集できるか 1つ目の選定ポイントは「誰でも直感的に操作できるアプリか」です。 多機能なアプリでは、デジタルに慣れていない従業員が使いこなせず、社内に浸透するまえに放置されてしまいます。つまり、どれほど素晴らしいアプリを導入しても、使われなければ宝の持ち腐れとなってしまうのです。 したがって、必要な機能に過不足がない、誰でもサクサク操作できるアプリを検討しましょう。 （2）共有しやすいか 2つ目の選定ポイントは「企画書や提案資料を共有しやすいアプリか」という点です。 たとえば、アプリ上でメンバーに資料共有できれば、わざわざメールやチャットツールに添付する必要がありません。また、「誰が、どこを変更したのか」が分かるアプリを使うことで、共同作業もスムーズに進みます。 以上のように、企画書や提案資料を共有しやすいアプリを使って、余計な手間を徹底的に減らしましょう。 （3）スマートフォンでも使えるか 3つ目の選定ポイントは、「iPhoneやAndroidで簡単に使えるアプリか」です。 基本的に企画書はPCでの編集が想定されますが、スマートフォンでも簡単に確認や編集ができれば便利です。しかし、WordやExcel、PowerPointはスマートフォンで使えるものの「小さくて見づらい」「PCと同じような操作感ではない」などの問題があります。 したがって、デバイスを問わず、いつでも簡単に必要な資料を閲覧・編集できるアプリでなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜スマホで使える企画書・資料作成アプリ5選 ここでは、スマホで使える企画書・資料作成アプリ5選をご紹介します。「自社に最適なアプリが分からない」という方は必見です。 【Stock】iPhone/iPadからもプレゼン資料を作成できるアプリ 「Stock」では「ノート」にテキストや画像を入力したり、ファイルを添付したりできるので、企画を提案するのに必要な情報を過不足なく残せます。また、ノートはリアルタイムで任意のメンバーへ共有されるため、メールやチャットを使う手間もありません。 またStockは、ITに不慣れな方でも直感的に操作できるアプリなので、ノート形式で簡単にプレゼン資料を作成・共有したい方に適しています。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft PowerPoint】テンプレートが搭載されたアプリ ＜Microsoft PowerPointの特徴＞ テンプレートの種類が多い 多くの種類のテンプレートが収録されており、カラーやデザインにこだわった企画書を作成できます。 機能が豊富 文字の装飾や図形の種類なども豊富です。また、スライドショーの機能もあるため、そのままプレゼンができます。 ＜Microsoft PowerPointの機能・使用感＞ 企画書のデザインを考える必要がない PowerPointには「デザイナー機能」があり、入力したテキストにマッチしたスライドデザインを提案してくれます。そのため、「企画内容は良いのに、提案が分かりづらい」と言われる場合には重宝します。 グラフや図式も自動的に作成できる PowerPointでは、「図形を組み合わせて、グラフを作る」という面倒な操作は不要です。「SmartArt」や「グラフ」を活用すれば、一瞬で資料作成が片付きます。 ＜Microsoft PowerPointの注意点＞ 動作が重くなる 口コミサイトには「クラウド同期の際、時折動作が遅くなることがあります。特に大規模なプレゼン資料ではストレスを感じるため、同期速度の最適化が望まれます。」などの声も寄せられています。（引用：ITreview） スマホで操作しづらい 口コミでは「スマホ版の操作性やUIを改善してもらえると助かります。」という意見もあります。（引用：ITreview） ＜Microsoft PowerPointの料金体系＞ 以下の法人向けプランには、Microsoft PowerPointだけでなく、ほかのMicrosoftアプリを使える権利も含まれています。 参考：Microsoft 365の料金ページ Microsoft 365：0円（家庭向け） Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い） Microsoft PowerPointの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Keynote】おしゃれな文書を作成できるアプリ ＜Keynoteの特徴＞ リモートのプレゼンテーションに役立つ リモート環境でプレゼンテーションする場合に、メンバーがどこにいても1つの資料を交代で操作できます。 アニメーション機能 3Dでのスライド切り替えやオブジェクトの表示など、アニメーションを美しく作成できます。 ＜Keynoteの機能・使用感＞ ホーム画面が直感的 Microsoft PowerPointのホーム画面には多種多様なボタンが表示されている一方、Keynoteは必要最低限の表示になるので、直感的に使えるのが特徴です。 Microsoft PowerPointに慣れていると使いづらい これまでMicrosoft PowerPointで資料作成をしていた方は、使いづらさを感じる可能性があります。 ＜Keynoteの注意点＞ パワーポイントに変換すると崩れる 口コミサイトには「Windowsを使っている人にファイルを送るときにパワーポイントに変換するのですが、変換すると元のデザインが崩れてしまうことがあるので、互換性をよくしてほしいです」との声が寄せられています。（引用：ITreview） 印刷をするとデザインが崩れる 口コミサイトには「プレゼンをするとき資料を紙ベースで印刷する場合があります。その際、型崩れしてしまったりうまくいかない場合があるのでそこは改善していただきたいです」というユーザーの声も寄せられています。（引用：ITreview） ＜Keynoteの料金体系＞ keynoteは無料で利用できます。 Keynoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Slides】Googleアプリと連携できるスライド作成アプリ ＜Google Slidesの特徴＞ 自動保存機能 編集すると即座に自動保存されるので、「変更を保存し忘れてしまった」という心配はありません。 オフラインに対応 事前に設定を済ませておけば、インターネット接続がなくてもアクセスできるため、時間や場所を問わずに使えます。 ＜Google Slidesの機能・使用感＞ シンプルなホーム画面 Google Slidesは、Microsoft PowerPointほど多機能ではなく、Keynoteほど機能が少ないわけでもありません。ただし、機能の名称がカタカナばかりなので、「どこに、どの機能があるのか分からない」となりかねません。 質問を受け付けられる プレゼンのQ＆Aを受け付けるリンクを用意でき、リアルタイムで確認することも可能です。一度に大人数に提案をする場合には、質疑応答の時間が取れないことがあるので重宝します。 ＜Google Slidesの注意点＞ オフラインでの操作性が低い 口コミサイトには「現在もオフラインモードはありますが、時折同期エラーが発生したり、一部の機能が制限されたりするため、安定した操作が難しいと感じることがあります。」という口コミが寄せられています。（引用：ITreview） アニメーションが少ない アニメーションの種類が少なく、プレゼンのような視覚的にアピールする場面には向いていません。 ＜Google Slidesの料金体系＞ Google Slidesは無料版でも利用可能ですが、Google Workspaseに契約（有料化）することで、ほかのアプリも利用できるようになります。 参考：Google Slidesの料金ページ 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Slidesの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Canva】AIで文章・画像を自動生成できるアプリ ＜Canvaの特徴＞ AI機能搭載 CanvaにはAI機能が搭載されており、文章作成や画像生成が可能です。 豊富なテンプレート 名刺やチラシ、企画書用のおしゃれなテンプレートが豊富にそろっています。 ＜Canvaの機能・使用感＞ フリー素材が活用できる Canvaでは、写真・イラスト・アイコン・図形・グラフ、さらにはアニメーション素材を無料で活用できます。そのため、インパクトのある企画書の作成に役立ちます。 プレゼンテーション機能 Canvaには、プレゼンテーション機能が備わっており、編集画面からそのままプレゼンしたり、プレゼンを録画したりできます。また、自動的にスライドにアニメーションを付けられる点も特徴的です。 ＜Canvaの注意点＞ 検索性が弱い 口コミサイトには「保存したデザインの検索機能が限定的で、過去のプロジェクトを探す際に手間取ることがある。」という意見が寄せられています。（引用：ITreview） 質問で意図した回答を得られにくい 口コミサイトには「サポートが海外の方であるため、意図した回答が得られにくく、困る場面が多くあった。」という口コミが寄せられています。（引用：ITreview） 有料テンプレートも存在している テンプレート一覧の中には、有料テンプレートも混在しているので、どれが無料かを探す必要があります。 ＜Canvaの料金体系＞ 参考：Canvaの料金ページ Canva無料：0円 Canvaプロ：1,180円/ユーザー/月（月払い） Canvaチーム：1,500円/ユーザー/月（月払い） Canvaエンタープライズ：要問い合わせ Canvaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 押えておきたい｜企画書・資料作成アプリの注意点 企画書・資料作成アプリには、テンプレートをはじめとした資料作成を効率化できる機能が多く搭載されている反面、作成した企画書を共有・管理するための機能が不足している点に注意が必要です。 共有機能が搭載されていない場合、作成した企画書をメールやチャット等を介してメンバーに共有する必要があります。しかし、わざわざ外部のツールに資料を添付して送信する手間がかかるほか、他の話題に埋もれて企画書を見てもらえない危険性もあるのです。 また、「フォルダ機能」や「検索機能」といった管理に不可欠な機能がない場合は、日々増加する資料が煩雑化していき、目当ての情報を見つけ出すのが難しくなります。 したがって、企画書をはじめとした資料を作成するためのアプリを選ぶときは、作成後の共有・管理まで見据えて選定しましょう。たとえば、資料の作成から共有・管理まで1つのアプリ上で完結する「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめ｜企画書や資料の作成・共有・管理に最適な方法 以下では、企画書の作成・共有・管理を一元化する方法を解説します。 企画書やプレゼン資料は一時的に利用するだけでなく、社内のナレッジにもなり得ます。たとえば、過去の企画書やプレゼン資料が正しく管理されていれば、新規で企画を考えるときに事例として参考にできるので、よりよい提案につながります。 したがって、企画書やプレゼン資料の作成は、作成から共有・管理まで完結するアプリで行いましょう。ただし、検索機能が不十分では欲しい情報にたどり着けず、過去の資料を十分に活用できないため「高精度の検索機能を備えたツール」の導入がおすすめです。 結論、自社で導入すべきアプリは、社内のナレッジを一元管理できるうえ、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した企画書は、任意のメンバーに即共有されるため、メールやチャットで送る手間を省けます。また、ヒット率100％の検索機能は、記事上の文章に加えて、添付画像・ファイル内のテキスト文字も検索対象なので、企画内容だけでなく補足資料もすべて参照できます。 【ナレカン】マルチデバイスで企画書をストックできるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【便利機能3選】書類・企画書の作成・管理に役立つ機能 ここでは、書類作成に役立つナレカンの便利機能を3つ紹介します。以下の機能を使えば、ナレカンで、わかりやすい書類の作成ができるようになります。 あらゆる情報を残せる記事 ナレカンの記事には、データを添付できるだけでなく、テキスト情報や画像・動画を直接残すことも可能です。そのため、企画書と参考資料など、あらゆる情報をまとめて管理できるのです。 一目でわかる目次機能 ナレカンの記事には、上部に目次を挿入できる機能があります。そのため、ナレカンに直接情報を書き込む場合は、すぐに確認したい見出しに移動することが可能です。 高度な検索機能 「ヒット率100%」の検索機能を備えており、欲しい情報が確実に見つかります。また、「記事上に貼り付けた画像」「記事に添付したファイル・画像」内の情報も検索可能なので、検索時のストレスが大きく低減されます。 以上の機能を使って企画書や資料の管理をすることで、目的の情報をすぐに見つけられるようになるので便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 一目瞭然｜企画書・提案書・資料作成アプリ6選の比較表 以下は、企画書・提案書・資料作成アプリ6選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Microsoft PowerPoint Keynote Google Slides Canva 特徴 マルチデバイスで企画書をストックできるアプリ iPhone/iPadからもプレゼン資料を作成できるアプリ テンプレートが搭載されたアプリ おしゃれな文書を作成できるアプリ Googleアプリと連携できるスライド作成アプリ AIで文章・画像を自動生成できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 スマホで操作しづらい 印刷するとデザインが崩れる場合がある オフラインでの操作性が低い 目的のテンプレートがすぐ見つからない場合がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円〜/ユーザー/月 ・有料プランは1,079円/ユーザー/月（月払い） ・無料 ・無料 ・有料プランは950円〜/ユーザー/月 ・無料 ・有料プランは1,180円～/ユーザー/月 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft PowerPoint」の詳細はこちら 「Keynote」の詳細はこちら 「Google Slides」の詳細はこちら 「Canva」の詳細はこちら 以上のようにそれぞれのアプリに特徴があるので、自社の利用目的と照らし合わせつつ慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホで資料作りができる企画書作成アプリまとめ ここまで、おすすめの企画書・資料作成アプリや選定ポイントをご紹介しました。 企画書・資料作成アプリを選ぶときは、資料を共有しやすかったり、スマホでも簡単に操作できたりする点に注目しましょう。そして、一度作成した企画書を社内のナレッジとして残すには、情報管理に特化した”ナレッジ管理アプリ”を導入すべきです。 ただし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積された資料の中から必要なナレッジをなかなか見つけられません。そのため、検索機能の充実したツールを導入して、欲しい情報に即アクセスできる環境を整えることで、ナレッジを調べやすくしましょう。 結論、企画書・提案書の管理には、高精度の検索機能で求める情報へすぐにたどり着けるツール『ナレカン』が最適です。ナレカンの「記事」には、表を追加したり、リンク（URL）を挿入したりもできるので、見やすい文書が簡単に作れます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、企画書や提案書の作成・共有・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説

業務に関する文書は会社の機密情報を含んでいるため、厳重に管理しなければなりません。そのため、文書管理マニュアルを作成して、全社員が一律に安全な文書管理ができる環境を整える必要があるのです。 しかし、「文書管理マニュアルの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理マニュアルの作り方やポイントを中心にご紹介します。 文書管理の運用ルールをマニュアル化する方法を教えてほしい 文書管理マニュアルがどこにあるか分からなくて困っている 文書管理マニュアルの作成・管理を一元化できるシステムを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理マニュアルの作り方が分かり、適切な文書管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理マニュアルとは1.1 「マニュアル」と「規程」の違い1.2 文書管理マニュアルが必要な理由2 ＜ひな形＞文書管理マニュアルの作り方2.1 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す2.2 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる2.3 ステップ3｜社内へ通知する3 文書管理マニュアルの作成ポイント2選3.1 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する3.2 （2）サンプルを参考にする4 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール4.1 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」5 文書管理マニュアルの作り方まとめ 文書管理マニュアルとは 文書管理マニュアルとは、企業や組織が保有する文書の扱い方を示した手順書です。以下では、文書管理マニュアルと規程の違いや作成すべき理由を解説します。 「マニュアル」と「規程」の違い 文書管理マニュアルと混同されがちな言葉として「文書管理規程」が挙げられますが、両者には以下のような違いがあります。 文書管理規程 文書管理規程には、社内の文書管理に関する基本的な方針や原則を記載します。「文書管理のルール」を定義づける規則です。 文書管理マニュアル 文書管理マニュアルには、文書管理規程に沿った具体的な管理方法が記されています。「文書管理の手順」を示した指導書です。 このように、規程は文書管理に関するルールを示したものであり、規程に基づいてより実務的な管理方法を示したものがマニュアルとなります。したがって、規程とマニュアルはそれぞれの役割が異なり、両方を作成する必要があるのです。 文書管理マニュアルが必要な理由 文書管理マニュアルが必要な理由として、以下の2点が挙げられます。文書管理マニュアルの必要性を正しく理解し、社内での運用を開始しましょう。 業務をスムーズに進めるため 文書の管理方法がばらばらだと「どこに何の情報があるのか」を把握できず、見たい文書を探すのに時間がかかります。そのため、マニュアルによって管理方法を統一して、文書の保管場所を明確にする必要があるのです。 また、文書管理規定では、廃棄に関するルールも定められているケースが一般的です。仮に、保管期限を過ぎてた文書が残り続けてしまえば、管理が煩雑化するうえに、管理場所の確保にもコストを割かなければなりません。 したがって、適切な文書の保管・廃棄をしていくためには、文書管理マニュアルは必要なのです。 企業の信用を守るため 企業が扱う文書のなかには、事業活動や経営状況に関する資料が含まれており、これらは利害関係への説明責任の根拠になります。 しかし、杜撰な管理体制によって、情報漏えいや不正改ざんなどのトラブルが生じれば、周囲からの信用を損なう事態に発展しかねないのです。そのため、重要な文書を扱う企業にとって、文書管理マニュアルは不可欠なものと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ひな形＞文書管理マニュアルの作り方 ここでは、文書管理マニュアルの作り方を3つのステップで解説します。以下の手順を参考に、実際の業務に役立つマニュアルを作成しましょう。 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す はじめに、既存の文書管理ルールを洗い出しましょう。たとえば、以下のようなルールが挙げられます。 文書の件名・ファイル名の付け方 文書の承認ルートや押印に関するルール 文書のアクセス権に関するルール 文書の保管場所 文書の保存期間 文書の廃棄方法に関するルール 以上のような文書管理ルールを、現場社員の聞き込みを通して洗い出し、ルールを見える化しましょう。 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる 洗い出した文書管理のルールをもとに、管理方法を記載します。マニュアルを作るうえでは、文書のライフサイクルを考慮して構成を組み立てましょう。 文書のライフサイクルとは、文書が作られてから廃棄されるまでの周期を指し、以下の6つの段階に分けられます。 ＜段階＞ ＜特徴＞ 1.発生 ・紙やWordによる文書の作成 ・メールや郵便などによる文書の受領 2.伝達 ・発生した文書の社内共有や、社外への配布・発信 ・提案事項に関する承認をするための稟議処理 3.活用 ・文書が作成された目的に沿って活用すること ・検索や加工によって文書を実務に役立てること 4.保管 ・利用頻度が高い文書を管理すること （すぐに探し出せるように検索性を高めておく必要がある） 5.保存 ・利用頻度が低い文書を保有すること （法定保存文書は定められた期間を満了するまで保存する義務がある） 6.破棄 ・用途がなくなった文書や保存期間が満了になった文書を処分すること （紙文書の場合は、シュレッダーにかけるなど安全性の高い方法で処分する） 以上のライフサイクルをひな形として、そこに社内で使われている既存のルールを当てはめることで、短時間でマニュアルを作成できるのです。たとえば、各ステップでは、以下のようなルールを設定できます。 このように、文書のライフサイクルを大まかな項目とすれば、既存ルールを振り分けるだけで簡単にマニュアルを作れます。 ステップ3｜社内へ通知する 文書管理マニュアルが完成したら、社内へ通知します。 マニュアルを作っても、現場社員が実際の業務で活用しなくては、マニュアルを作成した意味がありません。実務の場に浸透することで、初めてマニュアルとしての機能を果たすのです。 したがって、文書管理の必要性を十分に説明したうえで、文書管理マニュアルの利用を全社に呼びかけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理マニュアルの作成ポイント2選 ここでは、文書管理マニュアルの作成において注意すべきポイントを2つ紹介します。以下のポイントを踏まえて、効果的なマニュアルを作りましょう。 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する 社内に「紙の書類」と「電子の書類」がある場合、マニュアルは2パターン準備する必要があります。 紙と電子では文書の管理方法が異なるため、それぞれのマニュアルを作成する必要があります。たとえば、文書のセキュリティ事項について「オフィス内で保管する紙文書」と「オンラインで保管する電子文書」とでは求められる対応が違うのです。 このように、紙と電子の文書が混在すると、文書の管理方法を区別する手間がかかるうえ、「どこに何の情報があるのか」が分かりづらいです。したがって、「ナレカン」のようなITツールで、まずは社内の文書を電子化して一元管理しましょう。 （2）サンプルを参考にする サンプルを活用すると、マニュアルを作成しやすくなります。 文書管理マニュアルのサンプルを使うと、マニュアルの完成形をイメージしながらスムーズに作成できます。Webサイト上には、さまざまな機関によって作られたマニュアルが用意されているので、参考にしてみましょう。 また、マニュアルを作成するときは「漢字3：平仮名7の割合を意識する」「文章は簡潔に書く」ことを意識すれば、”視覚的に読まれるマニュアル”をつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール 以下では、文書管理マニュアルをはじめとしたさまざまな文書の作成・管理に役立つツールをご紹介します。 ExcelやWordで文書を作成しても、欲しい情報にすぐにアクセスできず、読まれなくなってしまうケースも少なくありません。一方、ITツールを活用すれば「文書管理マニュアル」の作成はもちろん、ほかの文書も「文書のライフサイクル」に沿って管理できます。 ただし、多機能なツールを導入しても、ITリテラシーが低い社員には使いこなせないため「誰でも簡単に使えるツール」であるか」を選ぶべきです。 結論、文書管理マニュアルの作成には、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方ならば迷わず使いこなせるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に文書管理マニュアルを書き込めば、任意のメンバーにのみすぐに公開できるうえ、多階層の「フォルダ」でテーマごとに整理できます。また、生成AIによる「自然言語検索（表記揺れにも対応）」を使えば、欲しい情報がすぐに見つかります。 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理マニュアルの作り方まとめ ここまで、文書管理マニュアルの作り方や役立つツールを中心にご紹介しました。 文書管理マニュアルは、文書のライフサイクルを考慮すると、簡単に構成できます。また、マニュアルの作成後は、社内に共有していつでも見れるように管理しましょう。 そこで、「マニュアルを作成・管理・共有できるITツール」を活用すれば、PCやスマホからすぐにマニュアルを閲覧できます。ただし、大企業の場合は、社内のITリテラシーのばらつきを考慮して「誰でも使いこなせるツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、シンプルな操作性の情報管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルを実務で活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説