【無料テンプレートあり】KPT分析とは？作成手順や成功のコツも解説
多くの企業では、KPT法による振り返りを実施することで、次のアクションにつなげています。しかし、ただ実施するだけでは「継続すべき点」や「改善点」を十分に抽出できません。
とはいえ、「KPT法を成功させるための仕組みを整えたいが、具体的な策が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPTの作成手順や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。
- KPTで何を書くべきかわからない
- ExcelやPowerPointで使えるKPTのテンプレートを活用したい
- KPTの内容を簡単に振り返れる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、KPT法を成功させるコツが分かり、プロジェクトの計画や振り返りがスムーズにできるようになります。
目次
KPT法（KPT分析）とは
ここでは、KPTの意味や目的について解説します。KPT法と似たフレームワークである「YWT」との違いも把握して、適切にKPTを実施できるようにしましょう。
KPTの意味
KPTとは「Keep＝継続すること」「Problem＝改善すること」「Try＝新たに挑戦すること」の頭文字をとった言葉です。
KPT法には上記の3つの要素から、プロジェクトの振り返りや今後の指針を決定する役割があります。また、KPT法は結果だけでなく、過程や仕事の進め方にも焦点を当てるため、プロジェクトの全体を詳細に分析できるのが特徴です。
以上のように、KPTには、業務を振り返りつつ、今後のプロジェクトを効率よく進められるようになるという利点があります。
KPTの目的
KPTを行う目的は、プロジェクトの状況を客観的に把握し、改善するべき点を明確にすることです。
KPTでは「Keep」と「Problem」を洗い出し、プロジェクトの現状・課題を把握していきます。そして、「Try」で課題に対する解決策を検討することで、改善するべき点を明確にするのです。
また、KPTは定期的な開催が望ましいです。KPTを定期的に業務の一環として実施することで、”前回行った解決策が効果的であったか”を振り返れるため、プロジェクトの継続的な改善が期待できます。
KPTとYWTの違い
YWTとは「Y=やったこと」「W=わかったこと」「T=次にやること」の頭文字をとった言葉です。YWTは振り返り・内省の考え方で、考案したのは日本能率協会コンサルティング（JMAC）です。
YWT法の目的は自律的な人の成長を目指すことで、人を主体とした振り返りです。業務の振り返りだけでは、進捗ばかり注目されて個性が埋没する恐れがあるため、一人ひとりの内省を通し、次のアクションに活かすための行動が求められます。
したがって、プロジェクトについての振り返り・分析がKPT法で、個人の成長についての振り返り・分析がYWT法であり、振り返りの主体が異なると言えます。
何を書くべき？KPTの作成方法
KPTの作成手順は以下の通りです。
- フレームワークを用意する
- 「Keep」欄に上手くいった点を書き出す
- 「Problem」欄に課題を書いて分析する
- 「Try」欄に対策を書き出す
- 対策を実行し、振り返りをする
「Keep」「Problem」「Try」の3要素に区切ったフレームワークを用意します。フレームワークを書き出すときは、紙やホワイトボード、PowerPoint、ITツールなど、自社に適したものを選びましょう。
プロジェクトを進めるうえで上手くいった点や、継続したい点を書き出します。Keepに書き出した内容は、次のプロジェクトでも引き続き実施しましょう。
課題に感じた点や見直したい点を書き出して、なぜそのような結果になったのか分析します。さらに、課題に対して各個人が考えた内容もまとめましょう。
「Keep」と「Problem」で出た意見を参考にして、今後の対策や挑戦したいことを書き出しましょう。「Try」で出た施策案については、期限や実行者、施策方法まで具体的に決めておくと、実行まで円滑に進みます。
「Try」で決定した対策を実行し、再度振り返りを実施しましょう。次のアクションにつなげられるように、何度も振り返りを実施することが大切です。
以上のように、KPTは「プロジェクトの良い点や悪い点を洗い出して、解決策を練り、実行して、振り返りをする」という手順を繰り返して進めていきます。
KPT法を成功させる3つのコツ
ここでは、KPT法を成功させるコツを3つご紹介します。ただKPT法を取り入れただけでは課題解決は期待できないため、以下のポイントに注意して取り組みましょう。
（1）意見を交わしやすい環境を作る
KPT法では対話を基本として、メンバー間で多くの意見を交わしながら進めましょう。
KPT法では重大な問題点や効果的な対策を見逃さないために、どのような意見でも受け止める姿勢と意見を発言しやすい環境が大切です。また、グループを複数に分けたり、進行役を決めたりすると個人の意見を取り入れやすくなります。
このように、KPT法を円滑に進めるうえでは、「活発な意見交換ができる環境作り」が欠かせません。
（2）すぐに振り返れるようにする
KPTの内容はその都度保管して、振り返られるようにすると便利です。
以前の会議内容を保管しておくと、過去の問題点や改善方法を簡単に見直せるので、改善策を考えるときの参考になります。また、新しいメンバーが加入したときに、これまでの経緯を説明しやすくなるのです。
そのため、KPTの内容はいつでもすぐに見返せるように、会議ごとに整理して保管しましょう。
（3）テンプレートを活用する
KPT法を効率よく進めるためにテンプレートを活用しましょう。
KPT法では話し合う内容は毎回異なるものの、必要となる項目は同じです。そこで、あらかじめテンプレートを用意しておくと、フォーマットに沿って会議を進められます。
しかし、テンプレートを活用しても、紙やPowerPointでは情報の更新や共有に時間がかかり不便です。一方、テキストベースで情報を記載するだけで、リアルタイムで社内に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、KPTをスムーズに作成・管理できます。
無料で使えるKPTのテンプレート3選
ここでは、無料で使えるKPTのテンプレートを3つご紹介します。KPTの書き方が分からない方は、ダウンロードして活用しましょう。
PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート
こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。
「Keep」「Problem」「Try」が分かりやすく区別されており、直観的に使えるのが特徴です。実際に会議で使用するときは、付箋やマーカーペンで項目ごとに色分けをすると、さらに見やすくなります。
PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート
こちらは、「Dolly Blog」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。
こちらも、「Keep」「Problem」「Try」を整理するのに役立ちます。シンプルなデザインなので、簡潔なKPTを作成できるのが特徴です。
Excel｜ビジネス振り返りシート
こちらは、「楽しもう Office」が提供する、ExcelのKPTテンプレートです。
フォーマットに沿って数値や文章を入力するだけで、上半期の振り返りができます。また、ガントチャート形式で予定表も作れるので、KPT法による振り返りだけでなく、次期プロジェクトのスケジュールも立てたい方におすすめです。
KPT法を活用するときの欠点とは
KPT法の欠点とは、一回の実施で成果が出せないところです。
KPT法は、実施してすぐに成果を実感できるものではなく、継続的な実施が必要です。たとえば、継続してKPT法を実施するときに、過去に実施したKPT法の内容と比較してP（Problem）を書き出せば、精度が上がり効果が高まっていきます。
そのため、KPT法による振り返りは一回きりで終わりにするのではなく、継続して実施することが大切なのです。したがって、「ナレカン」のように必要な情報にすぐアクセスできるツールを導入し、振り返りやすい仕組みを整えましょう。
【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール
以下では、KPTの管理に役立つ情報管理ツールをご紹介します。
プロジェクトごとのKPT法を活用した振り返りは、業務改善をするうえで欠かせません。ただし、KPT法は継続的な実施が求められるため、すぐに過去のKPTを振り返ることができるように管理しておく必要があります。
そこで、作成したKPTは「検索性に優れたツール」で管理しましょう。高度な検索機能が備わったツールであれば、面倒なファイル管理をすることなく、目的の情報にすぐにアクセスできます。
結論、自社で導入すべきなのは、目的の情報に即アクセスできる高い検索性を持ち、作成したKPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは「超高精度の検索機能」を備えているため、欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、作成したKPTをいつでも簡単に振り返ることのできる環境が整えられるのです。
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った管理例
ナレカンでは、以下のように、画像内検索やファイル内検索によって、目的のKPTに即座にアクセスすることができます。
このように、ナレカンを使えば、作成したKPTをすぐに取り出せるナレッジとして管理できるのです。
KPTの作成手順や成功のコツまとめ
これまで、KPT法の手順や成功のコツを中心にご紹介しました。
KPT法でプロジェクトの振り返りをするとき、テンプレートを活用すれば、フォーマットに沿ってスムーズに内容を書き出せます。しかし、紙やExcel・PowerPointで記録すると、保管場所が分かりづらくなり、振り返りに手間がかかってしまうのです。
そこで、ITツールを導入すれば、KPTの作成から管理・振り返りまでを効率化できます。ただし、ファイルサーバーのように検索性が低いツールでは欲しい情報がすぐに見つからず、運用にストレスが溜まるため注意しましょう。
したがって、KPT法のテンプレートや会議内容の保管には、欲しい情報に即アクセスでき、KPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンのAIを用いた「自然言語検索」は、ゆらぎ表記にも対応しているので、誰でも簡単に情報を探し出せます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、KPTを効果的に運用しましょう。
