ナレッジマネジメント
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新しいビジネスやプロジェクトを始める際、アイデアを共有し、既存の問題を解決するための道筋を示す資料として不可欠なのが企画書です。社員自身のアイデアを実現したいときは、説得力のある企画書を作る必要があります。 しかし、メリットが相手に伝わる企画書を作成できないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、企画のメリットが伝わりやすい企画書の作り方を中心にご紹介します。 企画書を作成しても採択率が低い現状を改善したい 企画のメリットがわかりやすいように、企画書を作成したい 簡単に企画書を作成できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、メリットのわかりやすい企画書の作成方法におけるコツを把握しつつ、簡単に説得力のある企画書を作成・管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由2 メリットが伝わりやすい企画書の書き方とは2.1 現状分析2.2 企画の目的2.3 企画の手段2.4 費用対効果の算出3 企画書の作成に用いるCTPTとは4 メリットが分かりやすい企画書のテンプレート2選4.1 【Word】メリットを記載できるシンプルなテンプレート4.2 【Excel】企画実施後の効果を伝えられるテンプレート5 企画書外注のメリット・デメリットとは5.1 企画書外注のメリット5.2 企画書外注のデメリット6 企画書の情報管理におすすめのITツール6.1 メリットが伝わる企画書の作成に必須のツール「ナレカン」7 メリットが伝わりやすい企画書の作り方まとめ メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由 メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由のひとつに、企画のメリットがわからない場合、企画を採択した後のポジティブなイメージがしづらくなり、企画が採用されにくくなってしまうことが挙げられます。 企画の内容や目的が詳細に記載されていたとしても、企画実施後にどのようなメリットがあるのか具体的にわからなければ、企画に対して興味を持ってもらいにくくなります。 したがって、採用されやすい企画書を作成するには、誰が見ても一目でメリットを把握できる必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが伝わりやすい企画書の書き方とは ここでは、実際に企画書を作成する際に必要な構成を解説します。メリットが伝わりやすい企画書は、以下4つの項目を押さえながら作成されているのです。 現状分析 企業が抱える課題や市場動向などから解決すべき問題を提起し、企画が作られた経緯を示します。そこで、以下の2つの要素に触れましょう。 課題分析 課題の分析は、企画を行わなければならないことの根拠に不可欠な要素です。どのような課題を抱えているのかを具体的に説明できなければ、企画を行う必要性が伝わりづらくなるので注意しましょう。 データによる裏付け 抱えている課題を具体的に説明するときは、一次情報や集計データをはじめとした根拠を一緒に提示すると、説得力が増します。 現状分析では「なぜこの企画を行わなければならないのか」を説明するのが重要です。確かな根拠とともに論理的に企画内容を説明できれば、相手にその後の説明を前向きな姿勢で聞いてもらえます。 企画の目的 現状分析のあと、以下2つの注意点を意識しながら、提示された課題を解決するための具体的な道筋やゴールを定めます。 全体像を示すこと 企画の全体像を掴んでもらえるように、企画がどのような道筋を辿り、最終的に目指す状態は何かを具体的に示しましょう。 施行後の良いイメージを具体的に想起できること 企画を施行し、課題が解決したときに得られるメリットをイメージしやすい形で提示します。とくに、メリットを数値化したりベネフィット（企画実施後に得られる感情的価値）を表したりするとイメージしてもらいやすくなります。 企画の目的で重要なポイントは、企画の概要を相手に知ってもらうことです。そのため、企画実施後のメリットが曖昧だったり、課題の解決と設定するゴールが相違していたりすると、企画の必要性が伝わりづらくなってしまうので注意しましょう。 企画の手段 企画の目的を踏まえ、企画のゴールを達成するために必要な手段を具体的に説明します。 方法の説明 企画の目的を踏まえ「誰に」対して「何を」どのように訴求し、「どうやって」実行するのか、具体的なアクションプランに落とし込みます。 スケジュール 企画を開始してからどの程度の期間を設けて実施するのかを示します。どれほどメリットが魅力的な企画であっても、企画が実現可能でなければ採択されないので、相手の条件に沿って計画しましょう。 企画の手段を説明するには提案先の懸念点をあらかじめ想定し、準備しておくことが大切です。企画に対して少しでも不安な要素があると、企画の採択をためらってしまう可能性があります。 費用対効果の算出 企画の施行によって得られる収益や、施行にかかる費用に対する効果がどれほどあるかを記載します。 費用対効果に言及されていなければ、企画のメリットが伝わりづらくなり、納得感も得られません。逆に、多くの費用がかかるような企画であっても、コストに対する効果を得られるのが明示されていれば、相手の企画採用に対するモチベーションが上がります。 このように、企画への納得感を生み、メリットを伝わりやすくするには、費用対効果においても具体性が重要です。ただし、費用を見込みよりも低く見積もったり、得られる収益を誇張したりすると、企画やメンバーの信頼が失われるので気をつけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の作成に用いるCTPTとは わかりやすい企画書を作成するには、効果的なフレームワークのひとつである「CTPT」に当てはめて方向性を決めましょう。CTPTは、以下の4つの要素で構成されています。 Concept：コンセプトの説明 企画が生まれた経緯、問題解決のためのゴール、どのようなベネフィットが得られるのかといった全体的なコンセプトを示します。コンセプトが不明瞭だと企画の意図が伝わりません。 Target：ターゲットの設定 企画を訴求する対象者を設定します。企画案そのものは良い案でも、明確なターゲットが居なければ企画が成功しないので「企画のコンセプトとターゲットの整合性が取れているか」の確認が必要です。 Process：プロセスの明示 コンセプトに則ったターゲットに対して、アプローチしていく手順を示します。このような手順は企画採択後に必須となるので、漏れなく可視化しておく必要があります。 Tool：ツール 企画のプロセスを踏むにあたって必要な手段を示すために「企画を実現する方法(ツールの利用)」を明確にしなければなりません。企画内容が魅力的でも手段がなければ実行できないので、再現性のある方法を検討する必要があります。 これらの4つの要素を明示し、それによって売り上げや顧客をファン化させられると説明できれば、論理的な企画書が作成できます。いずれかの要素が抜け落ちれば、企画のメリットが伝わりずらくなるため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが分かりやすい企画書のテンプレート2選 以下では、メリットが分かりやすい企画書を作成できるテンプレート2選をご紹介します。簡単に企画書を作成したい方は必見です。 【Word】メリットを記載できるシンプルなテンプレート こちらは、ビズ研が提供する「メリットを記載できるシンプルなテンプレート」です。 企画によって得られる効果やメリットを記載する欄が設定されているため、項目を埋めるだけで簡単に相手にメリットを伝えられます。また、シンプルなデザインで幅広い業界で利用できます。 ビズ研の「メリットを記載できるシンプルなテンプレート」はこちら 【Excel】企画実施後の効果を伝えられるテンプレート こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する「企画実施後の効果を伝えられるテンプレート」です。 企画によって得られる効果や目標を記載でき、実施後のメリット・効果を伝えられます。また、記載項目が必要最小限に絞り込まれており、過不足の無い企画書を作成できます。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードの「企画実施後の効果を伝えられるテンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書外注のメリット・デメリットとは ここでは、企画書を外注するメリット・デメリットを解説します。 企画書の作成に不慣れな場合や、簡単に効果的な企画書を作成するには、専門の業者へ企画書の作成代行を依頼することも可能です。ただし、以下のメリット・デメリットを把握しておかなければ費用対効果を最大化できない可能性もあるので注意しましょう。 企画書外注のメリット 企画書を外注するメリットは、以下の2つが挙げられます。 クオリティの高い企画書が用意できる 優れた企画書を作成するノウハウのある業者に依頼すると、データや図表がわかりやすくまとまり、企画書全体のデザインも見栄え良く仕上げてもらえます。メリットが伝わりやすい企画書が作成され、企画が採択される可能性も上がります。 生産性が向上する 企画書の作成やチェックなどの業務をせずに済むので、企画書作成業務にかかる負荷を削減したり、本来掛かっていた作成時間を別の業務に充てられるようになります。 このように、業者に依頼すると効率的に採択のされやすい企画書を用意でき、業務効率も改善します。 企画書外注のデメリット 反対に、企画書を外注するデメリットは以下の3つが挙げられます。 業者の選定が必要になる クラウドソーシングサービスや専門の企画書作成代行サービスをはじめとした、業者の選定が必要になります。とくに、はじめて外注を依頼する場合には社内稟議が必要になるので、スピード感がなくなる点は無視できません。 情報漏えいのリスクがある 企画書には企業内部のデータや顧客情報のような重要な情報を含みます。企画書作成の実績が豊富な信頼のできる業者に依頼しなければ、重要な情報が外部に漏れるリスクが高まります。 コストがかかる 企画書の作成を外部に任せきりにすると、膨大な費用がかかります。また、経費を削減する目的で企画書を自ら作成しようとしてもノウハウが蓄積されないので、時間的なコストがかかってしまうのです。 企画書作成を外注すると時間的コストは削減されますが、経費を削減したり社内にノウハウを蓄積したりするには、企画書を始めとした資料の内製化が必要不可欠です。今日では、「ナレカン」のようなクラウドツールを活用して、企画書に関わる業務ノウハウを蓄積・活用する内製化の動きがトレンドです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の情報管理におすすめのITツール 以下では、企画書の作成・管理に役立つITツールをご紹介します。 メリットが相手に伝わりやすい企画書を作成できない場合には、「収集した情報を蓄積・整理できるITツール」を導入しましょう。企業のメリットをわかりやすく伝えるには、まず提案先の企業や競合に関する情報を集めて、そのうえで自社の強みや得られる効果を文章にまとめることが重要です。 そこで、企画立案における情報やノウハウの蓄積には「情報管理ツール」を使って、いつでも情報を蓄積・管理できる環境を整えましょう。ただし、膨大な企画情報のなかから必要な情報を探し出すのは時間がかかるため、「欲しい情報をすぐに見つけ出せるか」も選定ポイントとして重要です。 結論、メリットが伝わる企画書の作成には、あらゆる情報をまとめて管理でき、いつでも欲しい情報が見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した企画書やノウハウを残せば、社内全体で企画に関する知識を蓄積して活用できます。さらに、高精度の「キーワード検索」で欲しい情報を探し出せるので、過去の企画書や情報を探すのに時間がかかる事態も防げます。 メリットが伝わる企画書の作成に必須のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが伝わりやすい企画書の作り方まとめ ここまで、メリットが伝わりやすい企画書の作成方法や外注するメリット・デメリットなどを中心に解説しました。 説得力のある企画書を書くには「現状分析」「企画の目的」「企画の手段」「費用対効果」の4つの構成で成り立たせるのに加え、CTPTのフレームワークを用いるのが重要です。ただし、4つの要素を記載するには、社内の情報を整理し、まとめて管理しておく必要があります。 そのため、社内情報や企画書に関するノウハウをまとめて管理できる、情報管理ツールを導入しましょう。ただし、蓄積された情報の中から必要な情報を見つけ出す作業は時間がかかるので、「検索機能が充実しているか」もポイントです。 よって、企画書作成には、企画書に作成に必要な情報を一元管理し、必要な情報はすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、企画書作成の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企業では日々、規模の小さなものから全社的なものまで、さまざまな意思決定が繰り返されています。その中でよく使われているのが、「決裁」や「承認」といった言葉です。 しかし、「決裁と承認の違いがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「決裁」と「承認」の違いや決裁の進め方の流れを中心にご紹介します。 決裁と承認の違いを理解したい 決裁の流れを確認したい 安全かつ効率的に決裁を進める方法があれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、決裁と類似する言葉との違いを理解できるだけでなく、決裁の流れや効率的に進める方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 「決裁」とは2 「決裁」と「承認」、他の類義語との違い3 ＜3ステップ＞決裁の一般的な流れ3.1 ステップ1｜申請書・稟議書の起案3.2 ステップ2｜文書の承認3.3 ステップ3｜決裁と文書保存4 【必見】電子化で決裁を効率的に進める方法4.1 承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁できる『ナレカン』5 決裁を電子化するメリット6 決裁と承認の違いまとめ 「決裁」とは 決裁とは、組織内での申請事項に対して最終的な意思決定をするプロセスを指します。 企業では、機器の購入や外部との契約、人材の採用など、物事を進めるうえでは決裁が必要です。起案・承認・決裁というプロセスで、一貫性のある意思決定ができるので、組織全体の信頼性や効率性が向上します。 また、申請に対して決裁を下す権限を「決裁権」、決裁権を持つ人を「決裁者」と呼びます。決裁は企業内の意思決定の最終プロセスであるため、決裁者は経営層や上級管理職が任命されることが一般的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「決裁」と「承認」、他の類義語との違い 以下では、決裁と混同されがちな「承認」や、他の類義語との違いについて解説します。 「承認」 決裁が申請の最終工程を指すのに対し、承認は申請が決裁されるまでの途中工程を指します。通常、申請事項が決裁されるには複数人の承認が必要であり、適切な承認プロセスを経た後に最終段階として決裁が下されるのです。 「稟議」 稟議とは、申請から承認・決裁に至るまでのプロセス全体を指します。具体的には、決定権を持つ上位者に対して稟議書と呼ばれる文書を作成して起案し、承認や決裁を得る手続きのことです。 「決済」 決済とは、商品やサービスに対して金銭を支払う行為を指します。「決済」と「決裁」は混同されがちですが、決裁は意思決定のプロセスを意味し、金銭の支払いとは直接関係がありません。 以上の類義語の意味や「決裁」との違いを理解して、正しく使えるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜3ステップ＞決裁の一般的な流れ 以下では、決裁の一般的な流れをご紹介します。3つのステップに沿って決裁を進めましょう。 ステップ1｜申請書・稟議書の起案 1つ目のステップは、申請書・稟議書の起案です。 はじめに、決裁を得るために必要な事項をまとめた文書を作成します。 具体的には、以下の項目を記載するのが一般的です。 申請・提案の目的 申請・提案内容 必要な経費 実行計画 期待される効果 また、作成時には情報を具体的に記載し、シンプルで論理的な構成にすることが重要です。承認者や決裁者の理解を深め、決裁プロセスを円滑に進めることができます。 ステップ2｜文書の承認 2つ目のステップは、文書の承認です。 作成された申請書や稟議書は、内容に応じた承認フローに従って承認者へ回付されます。承認者は文書を詳細に確認したうえで、「承認」「差し戻し」「却下」などの判断を下します。 文書が承認されると次の承認者へ回付され、差し戻された場合は起案者が修正したうえで再提出します。一方、却下された場合は、その時点で回覧が終了し不許可として処理されるため、慎重かつ的確に判断することが重要です。 ステップ3｜決裁と文書保存 3つ目のステップは、決裁と文書保存です。 承認フローの全承認者から承認を得ると、申請書や稟議書は決裁者へ回付されます。決裁者は申請内容を評価し、企業の方針や目標に適合しているかを確認したうえで、最終的な決裁を下すのです。 決裁が下された申請や提案は実行に移されますが、承認と同様文書の差し戻しや却下をすることも可能です。また、決裁後の文書は後から参照できるよう、社内で適切に保管することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】電子化で決裁を効率的に進める方法 以下では、電子化で決裁を効率的に進める方法をご紹介します。 申請書や稟議書の起案から決裁までには、複数のステップと関係者が必要になります。そのため、紙ベースで決裁を進めると、承認を依頼する担当者を探したり進捗を把握したりするのに手間がかかるのです。 そこで、「申請書の作成から決裁まで一括管理できるITツール」を導入すれば、申請・承認のプロセスをツール上で完結させ、進捗も簡単に確認できます。ただし、社内の機密情報を扱う場合もあるため「安全に決裁を進められる機能があるか」を確認すべきです。 結論、決裁の電子化には、承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁の電子化を実現する「ナレカン」が最適です。 ナレカンで作成した申請書は、「承認フロー機能」で任意のメンバーに承認を依頼でき、承認されるまで共有されないので機密性を保持しつつ決裁を進められます。また、文書はツール内で保管して必要に応じて印刷もできるため、社内規程に合わせて利用可能です。 承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁できる『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 決裁を電子化するメリット 以下では、決裁を電子化するメリットについてご紹介します。「いまだに紙ベースの決裁をしている」という方は必見です。 業務効率の向上 電子化によって、文書の作成から承認、決裁までがシステム上で完結します。そのため、文書の印刷や押印、担当者探しなどにかかる手間を省き、承認フローや進捗状況を把握しながらスムーズに業務を進められるのです。 コスト削減 申請書や稟議書を電子化することで、ペーパーレス化が実現します。その結果、紙の印刷コストや文書保管のスペースを確保するコストを削減できるのです。 文書の紛失・情報漏えいのリスク軽減 電子決裁では文書をシステム上で管理するため、紛失やそれに伴う情報漏えいのリスクを低減できます。さらに、アクセス権限を設定できるシステムであれば、関係者以外の閲覧を防ぐことも可能です。 このように、決裁の電子化は業務の効率化だけでなく、コスト削減や安全性の確保にも大きく貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 決裁と承認の違いまとめ これまで、決裁と承認の違いや決裁の流れ、おすすのツールを中心にご紹介しました。 決裁のプロセスでは、具体的かつ論理的に申請書を作成することで、承認者や決裁者の許可を得やすくなります。しかし、承認者は複数にわたる場合が多く、紙ベースでの決裁では印刷コストや承認者とのやり取りに手間がかかるのです。 そこで、「申請書の作成から決裁までを一括管理できるツール」で決裁を電子化することで、業務効率化やコスト削減が期待できます。とくに「高いセキュリティ機能」を備えたツールであれば、情報漏えいのリスクを低減し安全に決裁を進めることが可能です。 結論、自社が導入すべきなのは、承認フロー機能や厳格なセキュリティで安全な決裁の電子化がかなう『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、安全かつ効率的な決裁を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企画書は、新規事業を立ち上げたり、新しいアイディアを実現したりするのにかかせない資料です。しかし、限られた時間で、説得力のある企画書を作成しなければならず、担当者にとっては大きな負担だと言えます。 そのため、企画書作成にかかる負担を減らせる「企画書の作成代行サービス」を利用するケースも少なくありません。しかし、同時に「どの会社に代行を依頼すれば良いのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの企画書・提案書作成代行サービス7選と選ぶコツを中心にご紹介します。 企画書の作成には時間がかかるため、大きな負担となっている 自分自身の力で「採用される企画書」をつくるのは難しい 代行業者とメールでやりとりするのが面倒 という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適な企画書代行サービスの選び方が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企画書・提案書作成代行サービスを選ぶコツとは1.1 （1）納品時期はいつ頃か1.2 （2）対応力に柔軟性があるか1.3 （3）作成費用が予算内に収まるか1.4 （4）円滑なやりとりができるか2 企画書・提案書作成代行サービス7選2.1 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント「bitsense」2.2 さまざまな資料作成に対応できるサービス「VIRTUAL PLANNER」2.3 時間指定の柔軟性が高い「オンラインアシスタントフジ子さん」2.4 厳選された優秀な社員が揃っている「i-Staff」2.5 個人に依頼ができるサービス「クラウディア」2.6 パワポ資料に強いことが特徴のサービス「DDpartners」2.7 即日対応も可能なサービス「タスカル」3 企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表4 【知らなきゃ損】企画書・提案書の管理に最適のツール4.1 チームの情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」5 企画書・提案書作成代行サービス7選まとめ 企画書・提案書作成代行サービスを選ぶコツとは ここでは、企画書・提案書作成代行サービスを利用するときのポイントを紹介します。 企画書・提案書の作成代行サービスを使えば業務負担を減らせますが、どの企業に依頼しても問題ないという訳ではありません。そのため、以下の4つの選定ポイントを事前に確認しましょう。 （1）納品時期はいつ頃か はじめに、納期がいつ頃になるかを確認しましょう。 代行サービスごとに「見積もり」から「納品」までの期間に差があるため、問い合わせなどで必ずチェックすべきです。また、納期を決めるときは修正依頼をする可能性も考慮して、余裕をもったスケジュールを立てておきます。 以上のように、代行業者にはあらかじめ「制作の流れ」と「目安の時期」を聞いて、納品がいつになるのかを明らかにしておきましょう。 （2）対応力に柔軟性があるか 次に、「代行業者が柔軟に対応してくれるのか」を事前に確認しなければなりません。 たとえば、納品まえにコンテンツの追加や修正、削除を依頼しても、対応してもらえないケースもあります。柔軟に対応できない代行業者に依頼すると、希望する企画書が納品されないこともあるので注意が必要です。 以上のように、どこまで柔軟に対応してもらえるかは問い合わせや、公式ホームページなどで確認しましょう。 （3）作成費用が予算内に収まるか 次に、企画書の作成費用が予算内に収まるか確認しましょう。 企画書の作成はあくまで新規事業や新しいアイデアの「提案」です。そのため、必要以上にコストがかかるのは避けなければなりません。 以上のように、企画書自体ではなく「企画書の中身」に予算を割くためにも、低コストで依頼できる代行業者を探しましょう。 （4）円滑なやりとりができるか 最後に、代行サービスで円滑なやりとりができるかは、注視するべきポイントです。 企画書の代行サービス業者にすべて先方に任せるのではなく、先方の提案に対して、その都度意見を伝えていくことが求められます。ただし、”メール”や”チャット”ではやりとりが流れるので、大切な情報が漏れてしまうリスクがあるのです。 そのため、あらゆる情報を蓄積できる「ナレカン」のようなツールで、外部とやりとりする企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選 ここでは、企画書・提案書作成代行サービス7選をご紹介します。以下を参考にサービスごとの特徴や注意点、料金体系を把握しましょう。 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント「bitsense」 bitsenseの特徴 デザイン力が高い プレゼン資料はグラフィックデザイナーが作成します。 実績が豊富 大手企業を中心に1,000件以上の実績があります。 デザイン力が高い プレゼン資料はグラフィックデザイナーが作成します。 bitsenseの注意点 修正は2回まで 軽微な修正は対応可能である一方、デザインの変更など大きな修正は2回までになります。 bitsenseの料金体系 10,000円〜/1ページ bitsenseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ さまざまな資料作成に対応できるサービス「VIRTUAL PLANNER」 VIRTUAL PLANNERの特徴 依頼範囲の広さ 企画書だけでなく、営業資料やプレゼン資料などにも対応しています。 構成力の充実 累計1,000社以上、3,000部以上の実績があり、高品質な資料作成を依頼できます。 VIRTUAL PLANNERの評判 対応がスピーディー 実際に利用した企業からは「スピード感は他社と比較し、圧倒的に早いです」と評価されています。（引用：お客様の声-VIRTUAL PLANNER） VIRTUAL PLANNERの料金体系 以下は、基本プランですが、そのほかのオプションはHPをご確認ください。 デザインプラン：15,000円/1ページ コンサルティングプラン：50,000円〜+15,000円/1ページ VIRTUAL PLANNERの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 時間指定の柔軟性が高い「オンラインアシスタントフジ子さん」 オンラインアシスタントフジ子さんの特徴 幅広い業務範囲 資料作成だけでなく、経理・秘書・人事・Webサイト運用などの幅広い業務を依頼できます。 作業時間の調整を依頼しやすい 基本的にプラン毎ごとに1日の平均時間が決まっていますが、「月初にまとめて時間を使ってほしい」などの要望には、極力希望に沿うように対応してくれます。 オンラインアシスタントフジ子さんの評判 毎月契約時間を調整できる 利用した企業の担当者からは「契約時間を毎月調整することができ、人件費の変動費化ができる」という声があります。（引用：お客様の声-オンラインアシスタントフジ子さん） オンラインアシスタントフジ子さんの料金体系 時間単位での利用も可能なので、詳細はHPをご確認ください。 PLAN20：65,560円/20時間/月 PLAN30：97,350円/30時間/月 PLAN50：143,000円/50時間/月 オンラインアシスタントフジ子さんの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 厳選された優秀な社員が揃っている「i-Staff」 i-Staffの特徴 返金保証制度有り 企画書がイメージと違かったり、満足できなかったりした場合は、全額返金してもらえます。 採用率1％の優秀な人材 多段階の採用プロセスと、各専門業務の複数テストを通過した方のみ採用しているので、優秀な人材が揃っています。 i-Staffの評判 コア業務に集中できる 実際に利用した企業の方からは「コア業務に集中する事ができ、新規クライアント様の増加に繋がっています」という声があります。（参考：ご導入頂いたお客様の声-i-Staff） i-Staffの料金体系 ライトプラン：125,400円/月 ベーシックプラン：102,300円/月 プレミアムプラン：89,100円/月 カスタマイズプラン：希望によりカスタマイズ可能 i-Staffの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 個人に依頼ができるサービス「クラウディア」 クラウディアの特徴 担当者を選べる 職種や稼働時間、採用実数などを設定して、自社に合ったワーカーを選べます。 依頼料金以外の費用がかからない 依頼時の”クライアント手数料”や”キャンセル料”などが発生しないので、業界最安水準になります。 クラウディアの注意点 一度に口座に振り込める金額は100万円まで クライアントがワーカーに報酬を支払う際、一度にクラウディア口座へ振り込める金額は100万円までなので、大きなプロジェクトの場合は分けて振り込む必要があります。また、1回の振込ごとに手数料がかかるので、注意が必要です。（参考：クラウディアのよくある質問） クラウディアの料金体系 料金詳細は、お問い合わせください。 クラウディアの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワポ資料に強いことが特徴のサービス「DDpartners」 DDpartnersの特徴 資料構成から作成可能 元となる資料がなくても、必要な情報をヒアリングしたうえで資料の構成から作成できます。また、既存資料の構成の見直しも可能です。 修正可能 初稿提出の後は、2回まで修正してもらえます。3回目以降の修正から追加料金が発生します。 DDpartnersの注意点 対面での打ち合わせは1回まで 対面での打合せは基本1回までなので、事前に伝えたい内容をまとめておきましょう。（参考：DDpartnersのよくある質問） DDpartnersの料金体系 デザインプラン：5,000円/1ページ＋基本料金10,000円 ヒアリングプラン：12,000円/1ページ＋基本料金30,000円 DDpartnersの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即日対応も可能なサービス「タスカル」 タスカルの特徴 さまざまな業務の外注が可能 企画書作成はもちろん、秘書や人事、WEBサイトの運用まで代行できます。 最短即日で対応 公式サイトより問い合わせれば、最短即日で対応が可能なので、忙しい部署や緊急で対応して欲しいチームに最適です。 タスカルの評判 コア業務に時間を取れる 実際に利用した企業からは「中身を考えて依頼すれば資料ができあがるため、コア業務により集中できるようになった」という声が寄せられています。（引用：研修・セミナー資料デザインの「共創」パートナー-タスカル） タスカルの料金体系 3ヶ月プラン：44,000円（10時間計算） 6ヶ月プラン：33,000円（10時間計算） 年間プラン：27,500円（10時間計算） タスカルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表 以下は、企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表です。 bitsense VIRTUAL PLANNER オンラインアシスタントフジ子さん i-Staff クラウディア DDpartners タスカル 特徴 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント さまざまな資料作成に対応できるサービス 時間指定の柔軟性が高い 厳選された優秀な社員が揃っている 個人に依頼ができるサービス パワポ資料に強いことが特徴のサービス 即日対応も可能なサービス 評判 – 対応がスピーディー 毎月契約時間を調整できる コア業務に集中できる – – コア業務に時間を取れる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは10,000円/1ページ～ ・無料プランなし ・有料プランは15,000円/1ページ～ ・無料プランなし ・有料プランは65,560円/月/20時間～ ・無料プランなし ・有料プランは89,100円/月～ ・料金詳細は、お問い合わせください。 ・無料プランなし ・有料プランは5,000円/1ページ＋基本料金10,000円～ ・無料プランなし ・有料プランは27,500円（10時間計算）～ 公式サイト bitsenseの詳細はこちら VIRTUAL PLANNERの詳細はこちら オンラインアシスタントフジ子さんの詳細はこちら i-Staffの詳細はこちら クラウディアの詳細はこちら DDpartnersの詳細はこちら タスカルの詳細はこちら とはいえ、自社に合った企画代行サービスが見つかったからと言って終わりではありません。より良い資料を作成してもらうためには、事前に要点をまとめておき、打ち合わせで漏れなく伝えられる状態にしておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】企画書・提案書の管理に最適のツール 以下では、企画書・提案書の管理に最適のツールを紹介します。 代行サービスで作成した企画書は、適切に管理しなければ「どこに保存したのか分からない」という事態になりかねません。また、”企画書”と”企画に関する情報”がバラバラで管理されていると、確認しづらいので避けましょう。 そこで、情報管理に役立つITツールを導入すれば、企画書のデータはもちろん、不随する情報もまとめて残せます。とくに、「企画書に関するメモ」や「確認事項」などの情報を残しておけば、今後の運用にも役立てられるのです。 ただし、多機能なITツールでは現場社員が使いこなせず、かえって企画書の管理が煩雑になってしまいます。したがって、自社が導入するべきなのは、企画書ファイルを整然と管理できるうえに誰にとっても使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、高精度の「キーワード検索」が備わっているため、必要な情報に即アクセスできます。また、「ファイル内検索」を使えば、添付資料に記載されている内容も含め、確実に欲しい情報が見つかります。 チームの情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選まとめ ここまで、企画書・提案書作成代行サービス7選や選定ポイントを中心に紹介しました。 企画書作成代行サービスはさまざまなものがあるため、自社に適した業者を選びましょう。ただし、作成された企画書は適切に管理しなければ、宝の持ち腐れです。 ただし、検索機能の不十分なツールで管理してしまうと、目的の情報を見つけるのに時間がかかります。また、メールやチャットなどでファイルを共有しても、ほかのやりとりに埋もれてしまうリスクがあるのです。 したがって、自社が導入すべきなのは、必要な企画書・提案書に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、企画書の作成だけでなく管理・共有も効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

今日では書類の電子化に伴い、文書管理やワークフローにシステムを導入する企業が増えています。さらに、両者を連携すればワークフローシステムでは難しい「高精度な書類検索」が、文書管理システム上でできるようになって便利です。 一方、「文書管理とワークフロー管理が上手くできない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステム3選」を中心にご紹介します。 文書管理とワークフローの違いを知りたい 文書とワークフローの管理を両立したい 社内の文書やワークフローを簡単に管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、文書管理とワークフローの違いが分かり、両者を正しく管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理とワークフローの違い1.1 文書管理とは1.2 ワークフローとは1.3 両者の違いとは2 文書管理とワークフローシステムを連携するには？3 文書管理もできるワークフローシステム3選3.1 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム「ナレカン」3.2 ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」3.3 ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」4 ＜比較表＞文書管理もできるワークフローシステム一覧5 ドキュメント管理とワークフローを連携する手順5.1 （1）必要な文書を洗い出す5.2 （2）文書のライフサイクルを把握する5.3 （3）連携に必要なシステムを導入する5.4 （4）アクセス権を設定する6 文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ 文書管理とワークフローの違い 以下では、文書管理とワークフローの違いを解説します。「そもそも両者の理解が曖昧だ」という担当者の方は必見です。 文書管理とは 文書管理とは、紙・デジタルなどの媒体を問わず、社内で使う文書を管理することです。 文書管理の対象となるのは、契約書や納品書、申請書といった業務フローで発生する書類から、就業規則やマニュアルといった社内に蓄積しているものまでさまざまです。 従来は紙の書類をファイルやキャビネットで管理することが一般的でした。しかし、紙の書類はセキュリティ面に不安があるほか、必要なタイミングですぐに見つけられないため、今日ではシステム上で管理する企業が増えています。 ワークフローとは ワークフローとは、業務に関する一連の流れを指します。 たとえば、管理部門が消耗品を発注した場合には「上司と部門長の承認をもらい、総務担当が注文する」のように決められた手続きを踏みます。また、稟議決裁業務では「稟議書に提案内容を記載して、上層部の承認をもらう」という順序で進めるのが一般的です。 以上のように、申請や稟議といった「複数人が関わる業務を、決められたルールに沿って処理すること」をワークフローと呼びます。 両者の違いとは 文書管理とワークフローは役割に違いがあるため、それぞれ独立したシステムで管理します。文書管理とワークフローの役割は以下の通りです。 文書管理：社内の文書を管理すること ワークフロー：業務で発生する一連の手続きをすること しかし、ワークフローでは稟議書や申請書といった文書のやりとりが頻繁に必要になるため、近年では文書管理とワークフローを連携する企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とワークフローシステムを連携するには？ 文書管理とワークフローシステムを連携するには、ワークフローシステムで決裁した申請書や稟議書を、文書管理システムで管理できるような仕組みを整えなければいけません。 どちらか片方だけを利用する場合、システムの効率的な運用に必要な機能が不足する恐れがあります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方を運用しなければならないのです。 ただし、複数のツールを同時に運用するには、高度なIT知識や仕組みを整えるまでの時間が必要になります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方の機能が備わった「ナレカン」のようなツールで簡単に管理する方法がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理もできるワークフローシステム3選 以下では、文書管理もできるワークフローシステム3選を紹介します。 文書管理とワークフロー管理が上手くできない場合には、どちらもひとつのツール上で完結できるシステムを選ぶのが最適です。ただし、操作が複雑だと導入しても使いこなせず、ワークフローが滞ってしまうので「簡単に使える」ことを重視しましょう。 また、文書が膨大になると、目的の情報を探すのに時間がかかりかえって非効率になりかねません。したがって、「検索機能の充実したシステムか」も確認すべきポイントです。 結論、文書管理とワークフローの連携に最適なのは、検索機能で目的の情報をすぐに探し出せて、文書管理も簡単なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる文書が残せるうえ、「承認フロー機能」で社内ワークフローも管理可能です。また、強力な「検索機能」もあるので、書類の中から必要な情報を探す手間もかかりません。 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」 ＜楽々Document Plusの特徴＞ 多機能で幅広い用途で使える 契約書管理や営業報告の管理など、幅広い業務に対応しています。フォーマットの違うドキュメントもまとめて管理できるので、さまざまな部門で利用可能な点も特徴です。 導入形態を自由に選べる クラウド版・オンプレミス版を自社の組織体制に合わせて選択できます。 ＜楽々Document Plusの機能・使用感＞ 文書登録の手間を省ける ドラッグ＆ドロップでファイルを文書内へ添付したり、文書番号を自動で採番したりできる機能が備わっています。そのため、文書を登録するうえでの手間や抜け漏れを防ぎたい方におすすめです。 文書を「お気に入り」に登録できる 頻繁に使うフォルダや文書を「お気に入り」に登録すれば、フォルダツリーのトップに表示されるのですぐにアクセスできます。フォルダや文書を毎回探し出す必要がなくなることで、業務がスピーディになるのです。 ＜楽々Document Plusの注意点＞ 料金コストを抑えたい場合は不向き 多機能で価格も150万円（税抜）～なので、予算を抑えたい組織には、使いはじめるハードルが高い可能性があります。 登録できる文書のデータサイズに上限がある ユーザーからは「文書を登録する際に文書のデータサイズに上限があること。実験などの報告書は文書のデータサイズが大きくなりやすいため、大容量でも登録できるようになると良いと思います。」との意見が寄せられています。（引用：ITreview） ＜楽々Document Plusの料金体系＞ 参考：楽々Document Plusの料金ページ ユーザライセンス：150万円（税抜）～、詳細は要問い合わせ 楽々Document Plusの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」 ＜DocuWorksの特徴＞ ドキュメントを扱う一連の作業ができる 文書の受け渡しや作成、プレゼンテーションから保存まで、ドキュメントを扱う業務をサポートするツールです。 電子印を利用できる “日付印”や”重要”、”承認”といったスタンプ機能が標準搭載されています。また、別アプリとの連携によって署名処理の進捗を確認したり、署名した文書をダウンロードしたりできます。 ＜DocuWorksの機能・使用感＞ 文書を自動で格納できる 「見積書」「注文書」など、あらかじめ文書に属性を登録すれば、指定場所に自動で文書が格納されます。その結果、手作業で文書やファイルを振り分ける手間を省けて便利です。 PDFを素早く閲覧できる PDFはプレビューで見られるため、わざわざファイルを開く必要がありません。また、パスワード付きのPDFも生成できるので、重要な文書をPDFでやりとりする企業で役立ちます。 ＜DocuWorksの注意点＞ ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある 多機能ゆえに、ITの専門知識がない方には使いこなすのが困難な恐れがあります。 他ツールとの連携ができない ユーザーからは「DocuWorksは富士フイルム独自商品なので、他のサービスとの連携が出来ない。」との声が挙がっています。（引用：ITreview） ＜DocuWorksの料金体系＞ 参考：DocuWorksの料金ページ DocuWorksサブスクリプション：ユーザー数に応じて見積ります。（以下は一例） DocuWorks サブスクリプション/1ユーザー：900円/月 DocuWorks サブスクリプション/10ユーザー：5,600円/月 DocuWorks サブスクリプション/100ユーザー：44,300円/月 パッケージ：DocuWorks 9.1に必要なオプションを組み合わせます。（以下は一例） DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/1ライセンス：20,500円 DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/10ライセンス：172,500円 DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/100ライセンス：1,363,000円 DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/1000ライセンス：9,994,000円 DocuWorksの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞文書管理もできるワークフローシステム一覧 以下は、文書管理もできるワークフローシステム3選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 楽々Document Plus DocuWorks 特徴 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム/div> ドキュメントDXをサポートするシステム ドキュメントをスムーズに扱えるシステム フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 料金コストを抑えたい場合は不向き ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある 料金 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プランは150万円（税抜）～ ・無料プランなし ・有料プランは900円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「楽々Document Plus」の詳細はこちら 「DocuWorks」の詳細はこちら 上記のように、文書管理ツールには多機能で操作が複雑なものもあります。そのため、とくに非IT企業でツールを定着させるには「機能がシンプルか」を軸に選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理とワークフローを連携する手順 ここでは、ドキュメント・文書管理とワークフローをスムーズに連携する手順を解説します。管理に課題を感じている場合は、以下を参考にしましょう。 （1）必要な文書を洗い出す はじめに、文書管理とワークフロー両方の対象となる文書を洗い出しましょう。 具体的には、「どのような書類が対象となるか」「数はどれくらいか」「処理量はどの程度か」まで細かく調べる必要があります。詳細を把握しておくことで、ファイルへの振り分けや運用がスムーズに進むのです。 したがって、連携に無駄な時間と予算をかけないためにも、あらかじめ必要文書の詳細を洗い出すことが大切です。 （2）文書のライフサイクルを把握する 次に、対象となる文書のライフサイクルを把握しましょう。 「文書のライフサイクル」とは、ビジネス文書における「発生→活用→保管→検索→保存→廃棄」のプロセスを指します。ビジネスでは、法的な要請に答えたり情報漏えいを防いだりするために、文書のライフサイクルを確実に押さえなければなりません。 ただし、文書のライフサイクルは文書の書類に応じて異なるので注意が必要です。 （3）連携に必要なシステムを導入する 続いて、文書管理とワークフローの連携に必要なシステムを導入しましょう。文書管理とワークフローを連携できるシステムの特徴は以下の通りです。 文書をカテゴリごとに整理できる「フォルダ機能」があること 目的の文書をすぐに探し出せる「優れた検索機能」があること 文書に紐づく「メッセージ機能」があること 以上の特徴を満たしていれば、文書に紐づいたメッセージ機能で上司へ素早く連絡できるうえに、必要な文書の保管場所が分からなくなる心配もありません。 （4）アクセス権を設定する 最後に、文書とワークフローに共通するアクセス権を設定しましょう。 共通のアクセス権限を設ければ、ワークフローシステムと文書管理システムで、同じ書類を参照できるようになるのです。たとえば、文書を格納した「フォルダ」へのアクセス権を設定する方法が挙げられます。 一方で、両者でアクセス権が異なってしまうと、業務で必要な書類が見られなかったり、無関係のメンバーに重要な情報が漏れたりする恐れがあります。したがって、必ず両者に共通のアクセス権を設定しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ これまで、文書管理とワークフローの違いや、おすすめの連携システム3選を中心にご紹介しました。 文書管理は社内の文書を管理すること、ワークフローは業務で発生する決まった手続きをすることを指します。また、ワークフローシステムであれば両者を一か所で管理できるものの、文書を探したり関係者へ送信したりするのに手間がかかってしまいます。 そこで、ワークフローシステムと文書管理システム両方の機能が備わったツールで、社内の業務を適切に管理しましょう。ただし、多機能で難しいツールは社内に浸透するのに時間がかかるため、誰でも簡単に使えるツールであるかの確認は必須です。 結論、ワークフローと文書の管理には、簡単に文書管理ができるうえ、承認フロー機能が備わった「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンはシンプルなため、誰でも直感的に操作できます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ワークフローと文書管理を両立して業務を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

顧客の求める製品を提供し続けるには、品質管理が欠かせません。また、複数の製品の品質管理を徹底するには、各工程での管理方法を示した「QC工程表」が必須です。 しかし、「QC工程表の作り方が分からず、社内で運用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、QC工程表の作り方や記載すべき項目を中心に紹介します。 QC工程表の概要や目的を把握し、効果的に運用したい QC工程表の作り方や注意点を知りたい 最も簡単にQC工程表を作成・管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、分かりやすいQC工程表を作れるようになり、品質管理の効率化につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 QC工程表（QC工程図）とは1.1 QC工程表の概要1.2 ISO認証取得におけるQC工程表の重要性1.3 QC工程表と似ている用語2 誰が作る？QC工程表の作成部門3 誰が使う？QC工程表の目的と活用シーン4 【サンプル付き】ExcelでQC工程表を作成する問題点とは5 【必見】QC工程表を最も簡単に作成・管理できるツール5.1 QC工程表に即アクセスできるツール「ナレカン」5.2 ナレカンでQC工程表を作成した例6 QC工程表に記載すべき管理項目7 QC工程表の分かりやすい作り方7.1 （1）工程と作業を整理する7.2 （2）管理点を示す7.3 （3）管理方法を明確にする8 QC工程表を作成するときの注意点8.1 （1）簡潔に記載する8.2 （2）振り返りをする8.3 （3）社内・社外用を作成する9 QC工程表の運用のコツ10 QC工程表に利用されるFMEAとは？11 分かりやすいQC工程表の作り方まとめ QC工程表（QC工程図）とは 以下では、QC工程表の概要や重要性、QC工程表と似ている用語をご紹介します。QC工程表とほかの資料の違いを押さえて、適切なQC工程表を作成したい方は必見です。 QC工程表の概要 QC工程表とは、”Quality Control Chart”の略で、「品質管理チャート図」という意味です。具体的には、「原材料の入荷から製品の出荷までの、各工程の管理方法が記載された表」を指します。以下の画像は、QC工程表の作成から活用までの流れを表したものです。 QC工程表を作成して工程ごとの管理方法を明確にしておけば、不具合が発生しても原因となった工程を特定できて便利です。また、QC工程表は、「誰でも同じ品質で作業できる＝標準作業」にも効果的で、トヨタ自動車株式会社も取り入れています。 以上のように、QC工程表によって各工程の管理方法を可視化することで、不具合の原因の抽出や、作業の品質向上に役立つのです。 ISO認証取得におけるQC工程表の重要性 QC工程表はISOの認証を取得するのに利用されます。 認証を受ければ、国際規格に沿った製造・管理のシステムを持っていることが認められるため、社会的な信頼や品質の向上につながるのです。ただし、基準を満たすことを示すためには、品質計画が必要です。 QC工程表は、作業工程や管理方法が可視化して記載されるため、品質計画に相当します。自社でISO認証の取得を考えている場合は、QC工程表を活用しましょう。 QC工程表と似ている用語 QC工程表と混同されやすい用語に、「コントロールプラン」と「作業標準書/手順書」があります。3つの用語の違いは、以下の通りです。 ＜特徴＞ ＜記載内容＞ QC工程表 製造の工程を分解して、”各工程の管理方法”を定めた文章。記載の自由度は高い。 ・工程名、作業者、作業方法、検査方法など コントロールプラン 製造プロセスにおける、”製品と工程の管理方法”を示した文章。国際規格に沿ってつくらなければならない。 ・コントロールプランの番号 ・製品/工程管理に関する事項、製造方法、対応計画など 作業標準書/手順書 誰でも高品質な製品を作れるように、生産手順を示した資料。一つひとつの工程がより詳細に記載されている。 ・作業/操作の手順、ツールの使い方、作業時間など 以上のように、コントロールプランは国際規格に沿って作られるので、QC工程表とは「規定の細かさ」が異なります。 また、作業標準書や作業手順書には、QC工程表のように製造プロセス全体ではなく、各工程ごとの詳しい作業手順が記載されています。そのため、作業標準書/手順書は、QC工程表の内容を補足するための資料であり、現場のマニュアルの役割を担うのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 誰が作る？QC工程表の作成部門 QC工程表は「設計・生産技術・製造」などの部門で作成される場合が多いです。 ただし、部門ごとにバラバラの形式でQC工程表を作成していると、情報の突き合わせに手間がかかるうえ、管理・共有も困難です。そのため、情報の抜け漏れが発生したり、部門間の連携を妨げたりする恐れがあります。 したがって、QC工程表を作るときは、サンプルやテンプレートを活用して、社内で統一した形式で作成することがポイントです。また、一から体裁を整える必要がないので、迅速にQC工程表を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 誰が使う？QC工程表の目的と活用シーン QC工程表を作成する目的や、活用シーンには以下が挙げられます。 製造不良の原因究明 製造した製品に不良が見つかったとき、QC工程表を使って”どの工程に問題があったのか”を特定します。管理基準に満たなかった工程を洗い出すのです。 品質のチェック QC工程表では製造している製品についての、各工程での品質基準が示されています。そのため、製品の品質が基準を満たしているかをチェックできるだけでなく、定期的な検査でのクリア基準も明確になるのです。 新人の教育 QC工程表には製造の全工程が記載されているので、新人の教育にも使えます。製造の大きな流れや、管理方法の概要を伝えられるのです。 作業標準書の作成 QC工程表は、作業標準書の作成にも有効活用できます。QC工程表には製造の全工程が網羅されているので、QC工程表をもとに、各工程ごとの詳細な作業手順を記載することで、「作業標準書」を作成できるのです。 外部への説明資料 QC工程表を作成しておくと「品質を適切に管理していること」の証明になり、取引先への説明資料としても役立ちます。ただし、QC工程表には機密事項も含まれているため、社外用に内容を編集したうえで提出すべきです。 以上のように、QC工程表は一般的にイメージできる「製造不良の原因究明」「品質のチェック」以外のシーンでも活用できます。 また、QC工程表は製造の管理者をはじめとする多くの社員に使われます。そのため、作成した工程表をリアルタイムで社内に共有できる、「ナレカン」のようなツールを使って作るべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【サンプル付き】ExcelでQC工程表を作成する問題点とは 引用：アイアール技術者教育研究所｜【資料・ツール解説】QC工程表の作成方法と使い方 ExcelでQC工程表を作成する問題点は以下の通りです。上記の画像のように、Excelを使えば見やすいQC工程表を作成できますが、以下のような問題点もあるため、導入を検討している方は必見です。 共有に手間がかかる Excelで作成したQC工程表を共有するには、メールなどの別のツールを使う必要があり手間がかかります。QC工程表は定期的に見直し、更新されるものなので、そのたびに手間がかかるのは大きなデメリットです。 ほかのファイルに埋もれる Excelのファイルは、中身を開くまで内容が分からないため、ファイル名を工夫し適切に管理する必要があります。しかし、QC工程表を更新していくうちに、ファイルが膨大になり、「ほかのファイルに埋もれてしまった」「どれが最新のQC工程表なのか分からない」といった事態に陥りやすいです。 スマホで操作しづらい Excelはパソコンに特化したツールなため、スマホで操作しづらいです。そのため、スマホを使って現場でQC工程表の更新や閲覧をしたい方には不向きといえます。 以上のように、ExcelでQC工程表を作成すると、共有や管理に手間がかかるほか、スマホで更新や閲覧をするには不便です。そこで、QC工程表の作成・共有・管理を一箇所にまとめられて、スマホでも操作できる「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、利便性が高まります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】QC工程表を最も簡単に作成・管理できるツール 以下では、QC工程表を最も簡単に作成・管理できるツールをご紹介します。 QC工程表は、作業の工程や管理方法などを周知するために欠かせません。しかし、Excelなどのファイルで作成すると共有に手間がかかるうえ、現場の社員がスマホやタブレットから確認しづらいため、適切に活用されない恐れがあります。 そこで、簡単な操作で情報にアクセスしやすく、共有もワンクリックで完了するツールが求められるのです。とくに、検索精度の高いツールなら、必要なQC工程表をすぐに確認することができます。 結論、QC工程表の作成・管理には、シンプルな操作性で誰でも使いこなすことができ、超高精度な検索機能で情報にすぐアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの記事では、テンプレートを利用してメンバー全員が簡単に統一されたフォーマットでQC工程表を作成でき、スムーズに共有できます。また高精度な検索機能を搭載しているため、必要なときにすぐ情報を取り出せます。 QC工程表に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでQC工程表を作成した例 以下は、実際に「ナレカン」を利用して、QC工程表を作成した画像です。 ナレカンでは、表機能を使って簡単にQC工程表を作成可能です。シンプルな操作性なので、メンバー誰でもすぐに使いこなせて、利用が定着します。 また、テンプレートを追加できるので、メンバーによるバラつきがない統一された工程表を作成して管理可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表に記載すべき管理項目 QC工程表に記載すべき管理項目は、以下の4点です。 工程 工程名や作業名、管理部門を載せます。一般的にはフローチャートで記載します。 管理点 管理点とは、品質を測定・管理することを指します。具体的には、管理項目や管理基準、品質特性などを載せます。 管理方法 管理方法とは、どの器具で何をどのように測定し、どのような結果が出れば良品であるか判断することを意味します。そのため、担当者、作業方法、検査方法、設備、材料、規格を載せます。 その他 ほかにも、製品の形状や寸法といった製品に関する情報や文書管理に関する情報も記載します。また、異常時の対応方法や改訂履歴なども載せると良いです。 上記の項目は取り扱う製品ごとに異なるため、項目を適宜カスタマイズしながら運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表の分かりやすい作り方 以下では、QC工程表の分かりやすい作り方をご紹介します。工程表は自由度が高いので、自社で作成する場合は、以下のポイントを押さえましょう。 （1）工程と作業を整理する まずは、原材料の受入から完成品の出荷までの工程に関する情報を収集し、整理します。 具体的には、原材料や部品に関わるプロセスを「受入」「加工」「運搬」などの単位に分割して、各工程の作業を洗い出すのです。 また、工程や作業を整理するときは、記号や矢印を使って下図のような「フローチャート（工程の流れ図）」をつくると、製造の流れがより分かりやすくなります。 ＜フローチャートのイメージ＞ また、整理した工程は「工程図記号」を用いて、表に起こすことも多いです。工程図記号はJIS（産業製品に関する日本の規格）に準拠していて、以下のような例があります。 ▼工程図記号の例 ＜記号＞ ＜意味＞ 〇 「加工」の工程を表す。原材料、材料、部品等の形状・性質に変化をもたらすこと。 〇（小さい） 「運搬」の工程を表す。原材料、材料、部品等の位置を変化させること。 ▽ 「貯蔵」の工程を表す。原材料、材料、部品等を”計画により”貯えること。 （D型の記号） 「滞留」の工程を表す。原材料、材料、部品等を”計画に反して”貯えること。 □ 「数量検査」の工程を表す。原材料、材料、部品等の個数を数えて、基準との差異を調べること。 ◇ 「品質検査」の工程を表す。原材料、材料、部品等の品質特性を検査して、良品/不良品を見分けること。 ▼補助図記号の例 ＜記号＞ ＜意味＞ | 「流れ線」を表す。要素工程の順序関係を示している。 ≈ 「区分」を表す。工程系列における管理上の区分を示している。 ＝ 「省略」を表す。工程系列の一部の省略を示している。 このような記号を覚えることで、QC工程表に記載する各工程を視覚的に表現できます。 （2）管理点を示す 工程と作業を整理したら、次に管理点を示します。 管理点とは、各工程における管理ポイントのことで、以下の2つの条件に分けられます。 品質特性：寸法や重量、外観の傷など製品の状態を表す特性のこと 管理特性：加熱時間や加圧過重といった品質特性を左右する加工条件（特性）のこと 以上のように、管理点を示すことで「各工程で注目すべきポイント」が明らかになります。ただし、冗長な説明だと、かえって分かりづらくなるので簡潔にまとめましょう。 （3）管理方法を明確にする 最後に、管理方法を示しましょう。 管理方法とは「品質を確認する測定・検査の条件」であり、以下の5項目を載せる必要があります。 管理方法の5M 担当者（Man）…誰が測定・記録するのか 作業方法（Method）…どのように測定するのか 検査（Measure）…どれくらいの精度で測定するのか 設備（Machine）…何の設備や機器を使うのか 材料（Material）…材料や部品にどのような規格を設けるか 以上の5項目は、各製品におけるクオリティのばらつきを抑えるために必須です。このように、QC工程表で項目を適切に管理しながら、不良品の発生を防ぎましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表を作成するときの注意点 以下では、QC工程表を作成するときの注意点を3つご紹介します。工程表を作成しても使われなかったり、仕事に役立っていなかったりすれば意味がないため、確認しておきましょう。 （1）簡潔に記載する QC工程表をつくるときは、簡潔に記載することが大切です。 冗長な文章だと、工程表に情報が収まらず見づらくなったり、かえって分かりづらくなったりする恐れがあります。また、項目が多すぎると確認の手間が増えるので、結果として非効率な管理になるのです。 そのため、QC工程表には重要な項目のみを簡潔に記載しましょう。細かな情報を記述すべき場合は、作業標準書や手順書を作成するのがおすすめです。 （2）振り返りをする 定期的に振り返りをし、修正と改善を繰り返すのも重要です。 継続的に作業を見直し改善を図ることで、はじめから完成形を目指すよりも、効率良く生産性の高い体制を構築できます。そのため、改善案をもとに計画を練り直し、より効率的な作業工程に改善していきましょう。 ただし、Excelや紙では欲しい情報をすぐに確認できず、利便性が悪いです。そこで、「ナレカン」のように多階層のフォルダで整理でき、かつ「キーワード検索」などの超高精度の検索スキルによって、目的の情報へ即たどり着けるツールを導入しましょう。 （3）社内・社外用を作成する QC工程表は社内用だけでなく、社外用も作成するようにしましょう。 QC工程表は社内で作業・管理方法を示すという目的以外にも、仕入れ先に品質管理体制を説明したり、外部の監査でも使用されたりするなど、社内外で広く利用されます。 そのため、社内向けのQC工程表をそのまま社外に共有してしまうと、公開すべきでない機密事項が漏れてしまう危険性があるのです。したがって、外部での利用が想定される場合には、あらかじめ社外用のQC工程表を作成して状況に応じて使い分けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表の運用のコツ QC工程表の運用のコツは以下の通りです。 作業者全員と内容を共有する 作業者全員が工程の流れや検査のタイミングを把握しておく必要があります。とくに、QC工程表を更新したタイミングは共有を忘れがちなので、ミーティングを開催するなどして全員に更新の内容を共有することが重要です。 過去の記録を残す 過去の記録があれば、問題が発生したときに「いつ・どこで・なぜ起きたか」を特定しやすいです。また、記録を残すときは、時間が経ってからまとめて書くのではなく、なるべく早く記載しましょう。 以上のように、作業者全員と内容を共有し、過去の記録を残すことで効果的にQC工程表を運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QC工程表に利用されるFMEAとは？ FMEAとは、製品の設計段階に存在する故障や不具合などのリスクを未然に防ぐための手法のことです。FMEAを利用することで、事前にリスクに対する対策を講じることができるため、信頼性の向上やコストの削減につながります。 QC工程表にFMEAの手法を利用するときには、想定されるリスクを分析して確認します。洗い出された課題は改善策を検討し、リスクへ事前に対応します。 FMEAをQC工程表に反映させて、リスク管理や品質向上につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすいQC工程表の作り方まとめ ここまで、QC工程表の作り方や注意点を中心に紹介しました。 コントロールプランや手順書の概要を指す資料を「QC工程表」と呼び、3者は”規定の細かさ”や”フォーカスする業務の範囲”に違いがあります。そのため、製造プロセスの概要から詳細まで残したい場合は、これらの資料を併せて用意しましょう。 しかし、QC工程表を紙やExcelファイルで管理すると、目的の情報を探したり、共有したりするのに手間がかかります。そこで、「工程表・手順書を一元管理して、スムーズに情報共有できるツール」が必須になるのです。 結論、導入すべきツールは、QC工程表や手順書を簡単に作成・管理でき、”フォルダ”や”検索”機能で欲しい情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でQC工程表を作成・管理・共有して、自社の品質管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

従業員の行動に関する基準やルールを示すために、多くの企業で「ガイドライン」や「マニュアル（手順書）」が作成されます。 しかし、「そもそもガイドラインとマニュアルの違いが分からない」「作成しても誰も読んでいない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ガイドラインと手順書の違いや、作成ポイントを中心にご紹介します。 ガイドラインと手順書の違いを知って、適切に使い分けたい ガイドラインと手順書の作り方や記載すべき項目を知りたい 簡単にガイドラインや手順書を作成できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、ガイドラインと手順書の意味や作り方の違いが分かり、さらに適切な管理方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ガイドラインの概要1.1 違いを理解すべき理由1.2 「ガイドライン」と「マニュアル」の違い1.3 似ている言葉との使い分け2 ガイドラインとマニュアルの記載項目2.1 ガイドラインに記載すべき項目2.2 マニュアルに記載すべき項目3 【コピペ可】ガイドラインとマニュアルの例文4 分かりやすいガイドラインの書き方｜マニュアルと比較4.1 （1）大まかな方向性を示す4.2 （2）抽象的に記載する4.3 （3）読み手に判断をゆだねる5 【担当者必見】ガイドラインを作成・管理するときの注意点5.1 ITに詳しくない方でも簡単に使いこなせるアプリ「ナレカン」5.2 ナレカンを使ったガイドラインの作成例6 ガイドラインとマニュアルの違いや作り方まとめ ガイドラインの概要 以下では、ガイドラインの基本を解説します。ガイドラインとマニュアルの違いを知っておくべき理由も分かるので担当者の方は必見です。 違いを理解すべき理由 ガイドラインとマニュアルの違いが分かれば具体的に何を書くべきなのか迷いません。 たとえば、ガイドラインとマニュアルが混同している場合、「何を守れば良いのか曖昧なガイドライン」や「具体的な作業手順が書いていないマニュアル」になってしまいます。 以上のことからも、従業員に活用してもらうためには、ガイドラインとマニュアルを区別しておく必要があります。 「ガイドライン」と「マニュアル」の違い ガイドラインとマニュアルの違いは、「どこまで具体的な行動を規定しているか」の程度にあります。 ガイドラインは具体的な行動は規定せずに、守るべき基準を示した文書を指します。一方で、マニュアルは誰でも同じ仕事ができるように、具体的な作業手順を示しているという違いがあります。 言い換えれば、ガイドラインには向かうべき方向が、マニュアルや手順書には仕事のやり方が記載されています。 似ている言葉との使い分け ここでは、「ガイドライン」と似ている言葉の使い分けをご紹介します。 マニュアル ガイドラインよりも具体的で、作業手順や遂行するべき業務を示している。 ルール ガイドラインよりも強制力があり、具体的な「するべきこと」と「してはいけないこと」が記載される。 指針 ガイドラインとほぼ同義だが、物事の進行を指し示すものであり、行動や対策の目安として使われる。 規定 ガイドラインが必須事項でないのに対し、規定は守らなければならない行為を具体的に決めているもので、違反すると制裁の対象になる可能性がある。 以上のように、似たような意味で使われることが多い用語ですが、微妙に意味が異なるため、覚えておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ガイドラインとマニュアルの記載項目 以下では、ガイドラインとマニュアルに記載すべき項目をご紹介します。 ガイドラインに記載すべき項目 ガイドラインに記載すべき項目は以下の通りです。 記載項目 記載内容 ガイドライン作成の目的 ガイドラインを作成した目的や背景を記載し、適用範囲を設定します。 基本方針 ガイドラインの基本となる考えやルールを記載します。 方向性 今後の進め方や目標などの方向性を明確に示します。 遵守するべき基準 従業員が業務上考慮すべき判断や、遵守するべき行動の基準を明示します。 関係者 ガイドラインを作成した担当者を示し、不明点があったときは連絡できる体制を整えます。 以上の項目を漏れなく記載すれば、メンバーが迷わずに円滑に業務を進められます。誰が読んでもわかりやすく記載するよう心がけましょう。 マニュアルに記載すべき項目 以下では、マニュアルに記載すべき項目を、表にまとめてご紹介します。 記載項目 記載内容 マニュアル作成の背景 マニュアル作成に至った背景や適用範囲を示します。 業務の概要と目的 業務の大まかな概要や流れ、目的を共有します。 必要なツール 作業に必要な道具やシステムなどのツールを説明します。 作業手順 作業の手順を具体的に細かく説明します。画像や動画を添付すると、効果的です。 注意点 作業を進める上での周知事項や注意点を記載します。 マニュアルには具体的な作業手順を詳しく記載しましょう。「ナレカン」なら写真や動画を簡単に添付して、メンバー全員に即共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【コピペ可】ガイドラインとマニュアルの例文 以下では、カスタマーハラスメントに関するガイドラインとマニュアルの例文をご紹介します。両者の違いを把握して、適切に使い分けるようにしましょう。 【ガイドライン】カスタマーハラスメントの判断基準 ①顧客等の要求内容に妥当性はあるか 顧客の主張に関して事実関係や因果関係を確認。 自社に過失がある場合→顧客の要求は妥当と判断。返金や商品交換の措置をとる。 自社に過失がない場合→顧客の要求に応じる必要なし ②要求を実現するための手段・様態が社会通念上に照らして相当な範囲か 顧客の要求に妥当性がある場合でも、その言動が暴力的・威圧的・継続的・拘束的・差別的・性的である場合は、社会通念上不相当であると考えられる。 →カスタマーハラスメントに該当する。 ③暴力行為があった場合 カスタマーハラスメントに該当することはもちろん、犯罪に該当する。 →業務に支障が出るようであれば複数名で措置にあたる   【マニュアル】カスタマーハラスメントの対応方法 ①クレームに対する謝罪 顧客の怒りを抑えることを第一優先として、まずはお詫びをしましょう。 顧客とコミュニケーションをとりながら、状況を正確に把握し、誠実な態度で課題解決にむかうことが大切です。 ②クレーム内容の分析 どのような要因でクレームが発生したのか状況分析を行います。 商品やサービスに関する不満 対応方法に関する不満 顧客側の勘違いや確認ミス、操作間違いによる問題 自社に落ち度のあるクレーム ③クレームに悪意があるかを判断（自社に落ち度がない場合） 悪意がある場合、不当な謝罪や金銭・物品による保証が目的の場合あり →毅然とした態度で要求を断る ④解決策を模索（自社に落ち度がある場合） 「即時対応可能か否か」を基準に判断する 即時対応可能 →顧客の不満に対する謝罪で解決可能な場合 顧客へ謝罪し、社内で再発防止に取り組む。 即時対応不可能 →弁済の必要がある場合 具体的な対応策を検討し、対応を行う。 ※安易に弁済を行うと弁済の基準を低くしてしまうため注意 このように、ガイドラインでは「どの範囲がカスタマーハラスメントに該当するのか」という大まかな基準を示しています。一方、マニュアルではカスタマーハラスメントが発生した場合の具体的な対処方法について記載されており、両者には明確な違いがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすいガイドラインの書き方｜マニュアルと比較 以下では、ガイドラインを作成するポイントをマニュアルと比較して解説します。内容に過不足がないガイドラインを作成したい方は必見です。 （1）大まかな方向性を示す はじめに、ガイドラインでは「大まかな方向性」を示しましょう。 具体的には、「今後どのような問題を解決すべきか」や「どのような対応方針をとるか」などの方向性を設定します。ただし、具体的な解決や対応の手段は書きません。 逆に、大まかな基準や方向性だけ書かれたマニュアルでは、従業員は「何をすれば良いのか分からない」と途方に暮れてしまいます。そのため、ガイドラインとは異なり、マニュアルには細かい作業手順を明確に示す必要があるのです。 （2）抽象的に記載する 次に、ガイドラインは抽象的に書きましょう。 ガイドラインを具体的に書きすぎると、従業員の裁量を狭めることにつながるため、結果的に「自分で考えて行動する」という能力が身につかなくなります。 逆に、抽象的なマニュアルでは「何をすれば良いのか分からない」という状況になり、部下から相談や質問が増えて対応に追われることになるので、マニュアルには業務や操作の方法を具体的に書きます。 （3）読み手に判断をゆだねる 最後に、ガイドラインでは具体的な手段、行動は示さず、臨機応変に動ける従業員に判断させましょう。 大きな方向性をガイドラインで示せば、予期せぬ事態に見舞われても臨機応変な対応ができるのです。逆に、マニュアルは誰でも同じ仕事ができるようにするために作成するので、具体的に書き下す必要があります。 ただし、ガイドラインもマニュアルも、従業員がいつでも見られる場所で管理しなければ意味がありません。そのため、パソコンだけでなく、スマホやタブレットから簡単に情報をチェックできる「ナレカン」のような管理アプリが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】ガイドラインを作成・管理するときの注意点 以下では、手順書やガイドラインを管理するときの注意点や解消するツールをご紹介します。 手順書やガイドラインは誰が読んでもわかりやすいように作成することが重要です。しかしナレッジとして活用されなければ、意味がなくなってしまいます。 また、手順書やガイドラインは数が多くなることがあるため、必要なときに取り出せるようにしておくことも必要です。検索機能が優れたツールを利用して、情報へのアクセス性を高めましょう。 結論、手順書やガイドラインの管理で発生するトラブルを解消できるのは、社内のナレッジとして手順書やガイドラインを一元管理して、高精度な検索機能を利用できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの記事機能を使えば、テキストや画像、添付ファイルを簡単に格納して「使えるナレッジ」として社内に蓄積できます。また画像やファイル内の情報まで検索できるため、必要な情報にすぐアクセスできます。 ITに詳しくない方でも簡単に使いこなせるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使ったガイドラインの作成例 ここでは、ナレカンを使ったガイドラインの書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすいガイドラインを簡単に作れます。 はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。 画面右下の [＋テンプレート] をクリックして、ガイドラインのテンプレートを選択します。 テンプレートに沿って記載すれば、ガイドラインの完成です。 このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすいガイドラインを簡単に作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ガイドラインとマニュアルの違いや作り方まとめ ここまで、「ガイドラインとマニュアルの違い」や「ガイドラインの作成ポイント」を中心に紹介しました。 分かりやすいガイドラインやマニュアルは業務を進めるうえで必要ですが、そもそも適切に管理しなければ誰も見ません。そのため、アプリを使って、誰でも簡単にガイドラインやマニュアルへアクセスできる環境を整えましょう。 ただし、多機能なアプリを導入してもITに詳しくない従業員が使いこなせず、最終的に放置されることになります。 結論、自社が導入すべきなのは、スマホやタブレットでも使えるうえに、非IT企業の方でも簡単に使える「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ガイドラインやマニュアルが活用される仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

業務に関する文書は会社の機密情報を含んでいるため、厳重に管理しなければなりません。そのため、文書管理マニュアルを作成して、全社員が一律に安全な文書管理ができる環境を整える必要があるのです。 しかし、「文書管理マニュアルの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理マニュアルの作り方やポイントを中心にご紹介します。 文書管理の運用ルールをマニュアル化する方法を教えてほしい 文書管理マニュアルがどこにあるか分からなくて困っている 文書管理マニュアルをはじめ、社内の文書を一元管理できるシステムを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理マニュアルの作り方が分かり、適切な文書管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理マニュアルとは1.1 「マニュアル」と「規程」の違い1.2 文書管理マニュアルが必要な理由2 【ひな形・サンプルあり】文書管理マニュアルの作り方2.1 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す2.2 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる2.3 ステップ3｜社内へ通知する3 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール3.1 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」4 文書管理マニュアルの作成ポイント2選4.1 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する4.2 （2）サンプルを参考にする5 文書管理マニュアルの作り方まとめ 文書管理マニュアルとは 文書管理マニュアルとは、企業や組織が保有する文書の扱い方を示した手順書です。以下では、文書管理マニュアルと規程の違いや作成すべき理由を解説します。 「マニュアル」と「規程」の違い 文書管理マニュアルと混同されがちな言葉として「文書管理規程」が挙げられますが、両者には以下のような違いがあります。 文書管理規程 文書管理規程には、社内の文書管理に関する基本的な方針や原則を記載します。「文書管理のルール」を定義づける規則です。 文書管理マニュアル 文書管理マニュアルには、文書管理規程に沿った具体的な管理方法が記されています。「文書管理の手順」を示した指導書です。 このように、規程は文書管理に関するルールを示したものであり、規程に基づいてより実務的な管理方法を示したものがマニュアルとなります。したがって、規程とマニュアルはそれぞれの役割が異なり、両方を作成する必要があるのです。 文書管理マニュアルが必要な理由 文書管理マニュアルが必要な理由として、以下の2点が挙げられます。文書管理マニュアルの必要性を正しく理解し、社内での運用を開始しましょう。 業務をスムーズに進めるため 文書の管理方法がばらばらだと「どこに何の情報があるのか」を把握できず、見たい文書を探すのに時間がかかります。そのため、マニュアルによって管理方法を統一して、文書の保管場所を明確にする必要があるのです。 また、文書管理規定では、廃棄に関するルールも定められているケースが一般的です。仮に、保管期限を過ぎてた文書が残り続けてしまえば、管理が煩雑化するうえに、管理場所の確保にもコストを割かなければなりません。 したがって、適切な文書の保管・廃棄をしていくためには、文書管理マニュアルが必要なのです。 企業の信用を守るため 企業が扱う文書のなかには、事業活動や経営状況に関する資料が含まれており、これらは利害関係への説明責任の根拠になります。 しかし、ずさんな管理体制によって、情報漏えいや不正改ざんなどのトラブルが生じれば、周囲からの信用を損なう事態に発展しかねないのです。そのため、重要な文書を扱う企業にとって、文書管理マニュアルは不可欠なものと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ひな形・サンプルあり】文書管理マニュアルの作り方 ここでは、文書管理マニュアルの作り方を3つのステップで解説します。以下の手順を参考に、実際の業務に役立つマニュアルを作成しましょう。 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す はじめに、既存の文書管理ルールを洗い出しましょう。たとえば、以下のようなルールが挙げられます。 文書の件名・ファイル名の付け方 文書の承認ルートや押印に関するルール 文書のアクセス権に関するルール 文書の保管場所 文書の保存期間 文書の廃棄方法に関するルール 以上のような文書管理ルールを、現場社員の聞き込みを通して洗い出し、ルールを見える化しましょう。 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる 洗い出した文書管理の規定をもとに、文書管理マニュアルを記載します。マニュアルを作るうえでは、文書のライフサイクルを考慮して構成を組み立てましょう。 文書のライフサイクルとは、文書が作られてから廃棄されるまでの周期を指し、以下の6つの段階に分けられます。 ＜段階＞ ＜特徴＞ 1.発生 ・紙やWordによる文書の作成 ・メールや郵便などによる文書の受領 2.伝達 ・発生した文書の社内共有や、社外への配布・発信 ・提案事項に関する承認をするための稟議処理 3.活用 ・文書が作成された目的に沿って活用すること ・検索や加工によって文書を実務に役立てること 4.保管 ・利用頻度が高い文書を管理すること （すぐに探し出せるように検索性を高めておく必要がある） 5.保存 ・利用頻度が低い文書を保有すること （法定保存文書は定められた期間を満了するまで保存する義務がある） 6.破棄 ・用途がなくなった文書や保存期間が満了になった文書を処分すること （紙文書の場合は、シュレッダーにかけるなど安全性の高い方法で処分する） 以上のライフサイクルをひな形として、そこに社内で使われている既存のルールを当てはめることで、短時間でマニュアルを作成できるのです。たとえば、各ステップでは、以下のサンプルのようなルールを設定できます。 ＜概要＞ ・社内の文書を適切に管理するために、6つの文書のライフサイクルに沿って、文書管理のルールを設ける。 ＜発生＞ ・文書の件名は「作成日・文書の概要・作成部署または作成者」で示す。 ー社外から受け取った文書は、送信元を記載する。 ・紙の文書は、画像やPDFで電子化する。 ＜伝達＞ ・文書ごとに承認プロセスに沿って、承認を進める。 ・文書の承認者は、文書の適性に基づいて承認の可否を判断する。 ー承認印などは、目的外で利用されないように厳重に保管する。 ＜活用＞ ・文書の内容に変更を加えるときは、作成日を更新する。 ・文書を共有する場合は、文書管理規定に定められた範囲内で実施する。 ・範囲外に共有したい場合は、各部署の責任者に相談する。 ＜保管＞ ・部署・業務ごとに設けられたフォルダで分類して、保管する。 ・後から検索をかけやすいように、整理して保管する。 ＜保存＞ ・文書管理規定に定められた期間を遵守して保存する。 ＜廃棄＞ ・定めた保存期間を過ぎた文書は、責任者の承認を取ったうえで廃棄する。 このように、文書のライフサイクルを大まかな項目とすれば、既存ルールを振り分けるだけで簡単にマニュアルを作れます。上のサンプルは、コピー＆ペーストでそのまま文書管理マニュアルのテンプレートとして使えるので、参考にしましょう。 ステップ3｜社内へ通知する 文書管理マニュアルが完成したら、社内へ通知します。 マニュアルを作っても、現場社員が実際の業務で活用しなくては、マニュアルを作成した意味がありません。実務の場に浸透することで、初めてマニュアルとしての機能を果たすのです。 したがって、文書管理の必要性を十分に説明したうえで、文書管理マニュアルの利用を全社に呼びかけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール 以下では、文書管理マニュアルをはじめとしたさまざまな文書の作成・管理に役立つツールをご紹介します。 ExcelやWordで文書を作成しても、欲しい情報にすぐにアクセスできず、読まれなくなってしまうケースも少なくありません。一方、ITツールを活用すれば「文書管理マニュアル」の作成はもちろん、ほかの文書も「文書のライフサイクル」に沿って管理できます。 そこで、「求める情報を簡単に確認できるツール」を導入しましょう。ただし、多機能なツールを導入しても、ITに不慣れな社員には使いこなせないため「誰でも簡単に使えるツールであるか」に注意して選ぶべきです。 結論、優れた検索性ですぐに欲しい情報にアクセスでき、マニュアル作成から文書管理まで完結する情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに文書管理マニュアルや社内文書を残せば、任意のメンバーに即公開できるうえ、「多階層フォルダ」でテーマ別に整理できます。また、ファイル・画像内に対応した「キーワード検索」や生成AIによる「自然言語検索」で欲しい情報もすぐ確認可能です。 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンがなぜ文書管理に役立つのか ここでは、ナレカンがなぜ文書管理に役立つのかを解説します。 バージョン管理ができる ナレカンの「記事」は、情報を更新すると即共有されるため、ファイルが乱立することはありません。また、編集履歴から過去の編集をさかのぼれるため、旧バージョンの資料を別で残す手間も省けるのです。 承認フローがある 「記事」を公開するときに、特定のメンバーからの承認フローを設定することができます。修正が必要な場合は修正依頼を送ることもできるため、記事公開に関するコミュニケーションが完結します。 検索機能がある ナレカンの検索機能は、画像やファイル内の文字を含む「キーワード検索」や上司に質問するように聞ける「自然言語検索」があります。また、単語の揺らぎにも対応しているため、欲しい情報にノーストレスでアクセスできるのです。 上のように、ナレカンはナレッジ管理に特化したツールなので、文書管理に役立つ機能が充実しています。実際にデモを試してみたい方は、無料トライアルに申し込みましょう。 ナレカンの無料トライアル申し込みページはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理マニュアルの作成ポイント2選 ここでは、文書管理マニュアルの作成において注意すべきポイントを2つ紹介します。以下のポイントを踏まえて、効果的なマニュアルを作りましょう。 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する 社内に「紙の書類」と「電子の書類」がある場合、マニュアルは2パターン準備する必要があります。 紙と電子では文書の管理方法が異なるため、それぞれのマニュアルを作成する必要があります。たとえば、文書のセキュリティ事項について「オフィス内で保管する紙文書」と「オンラインで保管する電子文書」とでは求められる対応が違うのです。 このように、紙と電子の文書が混在すると、文書の管理方法を区別する手間がかかるうえ、「どこに何の情報があるのか」が分かりづらいです。したがって、「ナレカン」のようなITツールで、まずは社内の文書を電子化して一元管理しましょう。 （2）サンプルを参考にする サンプルを活用すると、マニュアルを作成しやすくなります。 文書管理マニュアルのサンプルを使うと、マニュアルの完成形をイメージしながらスムーズに作成できます。Webサイト上には、さまざまな機関によって作られたマニュアルが用意されているので、参考にしてみましょう。 また、マニュアルを作成するときは「漢字3：平仮名7の割合を意識する」「文章は簡潔に書く」ことを意識すれば、”視覚的に読まれるマニュアル”をつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理マニュアルの作り方まとめ ここまで、文書管理マニュアルの作り方や役立つツールを中心にご紹介しました。 文書管理マニュアルは、文書のライフサイクルを考慮すると、簡単に構成できます。また、マニュアルの作成後は、社内に共有していつでも見れるように管理しましょう。 そこで、「マニュアルを作成・管理・共有できるITツール」を活用すれば、PCやスマホからすぐにマニュアルを閲覧できます。ただし、大企業の場合は、社内のITリテラシーのばらつきを考慮して「誰でも使いこなせるツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、シンプルな操作性の情報管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルを実務で活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務に必要な知識や技術を新人が身につけるには、具体的な業務の手順を示した「マニュアル」や「手順書」が必須です。 しかし、「研修で使えるマニュアル・手順書のつくり方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、研修で役立つ手順書の作り方やおすすめのアプリを中心にご紹介します。 研修用マニュアルの作り方を知りたい マニュアルや手順書を上手く運用できない マニュアルを簡単に作成できるツールがあれば知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、研修で求められる手順書・マニュアル作成の基本が分かり、社員教育に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方1.1 （1）概要を決める1.2 （2）作業を洗い出す1.3 （3）業務の流れを決める1.4 （4）アプリで管理する2 マニュアルと手順書の違いとは3 研修で求められるマニュアル・手順書とは3.1 （1）業務の全体像が分かる3.2 （2）最も効率的な手順が分かる3.3 （3）すぐに必要なページが見つかる4 【これが必須】研修マニュアルの作成・管理が簡単にできるアプリ4.1 マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」5 研修マニュアルに使えるテンプレート2選5.1 【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート5.2 【Word】図も記入できる手順書テンプレート6 研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方 以下では、研修マニュアルや手順書の作り方を4ステップでご紹介します。順序立てて作成すれば、飲食や看護、建築など業種を問わずに適切なマニュアルが完成するのです。 （1）概要を決める まずは、マニュアルや手順書の大枠を定めます。 手当たり次第にマニュアルを作成すると混乱する可能性があるため、業務に優先順位を付けましょう。そして、それぞれのマニュアルについて「いつまでに、誰が作成するのか」を決定します。 優先順位を明確にしてスケジュールや体制を決定すれば、作成もスムーズに進められるのです。 （2）作業を洗い出す 次に、業務の作業を洗い出しましょう。 具体的には、社員にヒアリングする方法があります。ヒアリングは「業務を構成する大まかな仕事→それを構成する作業→さらに細かい単位の動作」の順序で実施するのが最適です。 業務を細かく分解しなければ、手順が抜け漏れる可能性があります。したがって、作業を細分化することを意識しながら洗い出しをしましょう。 （3）業務の流れを決める 次に、誰でも円滑に業務を進められる形に整理します。 ここでは、従来の手順について「手順に無駄がないか」「作業スピードに無理はないか」を検討して、最善の手順を決めましょう。また、仕事で使う設備や備品の位置も合わせて考慮しておくと、より無駄のないマニュアルになります。 誰もがスムーズに仕事ができるように、以上の視点から業務を整理しましょう。 （4）アプリで管理する 最後に、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。 紙資料では目的のページを見つけるのに苦労するので、次第に誰も使わなくなる恐れがあります。また、マニュアルに変更があればわざわざ回収して、配り直す必要があるので面倒です。 それゆえに、余計な手間を減らすためにも、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。たとえば、マルチデバイスに対応した「ナレカン」であれば、スマホでも簡単に編集ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルと手順書の違いとは マニュアルと手順書では、利用する「目的」に大きな違いがあります。 マニュアルは、業務のノウハウや全体の進行方法などをまとめたもので、「業務全体を網羅的に理解する」目的があります。一方で、手順書は、業務の具体的な内容や手順をまとめたもので「業務内の作業を限定的に理解する」目的があります。 これらの目的を理解したうえで、自社に適切なマニュアル・手順書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 研修で求められるマニュアル・手順書とは 以下では、研修で求められるマニュアル・手順書の特徴を解説します。研修マニュアルや手順書は、新入社員が頻繁に使うので必見です。 （1）業務の全体像が分かる はじめに、研修マニュアルは、業務の全体像が分かるようにしましょう。 業務の全体像を示すには、仕事の流れ（業務フロー）を図形と矢印を使って可視化したフローチャートが有効です。フローチャートは、業務の（1）開始・終了、（2）作業・処理、（3）条件の3項目で図形を使い分けると分かりやすくなります。 業務の全体像を示すことで新入社員は個人作業だけでなく、ほかの作業との関連性も分かるようになるのです。その結果、周りの状況や先のことを考えながら仕事ができます。 （2）最も効率的な手順が分かる 次に、手順が最も効率的であるかを確認しましょう。 具体的には、研修マニュアルを作成する前に、複数の社員に業務のヒアリングをすることが重要です。仮に、ヒアリングをせずに作成した場合、必要な手順やコツを拾えません。 また、ベテラン社員のノウハウをマニュアルに落とし込めば、チーム全体の生産性も改善にも役立ちます。 （3）すぐに必要なページが見つかる 最後に、時間や場所を問わずに、研修マニュアルを確認できる仕組みも必要です。 新入社員には作業手順を早く覚えてもらう必要があるので、いつでも必要な情報を確認できるようにしなければなりません。しかし、紙のマニュアルでは、目的のページがどこにあるのかすぐに分からないため、現場で使われなくなる可能性が高いのです。 したがって、高精度の検索機能を備えている「ナレカン」のように、すぐに目的のページを探し出せるアプリを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これが必須】研修マニュアルの作成・管理が簡単にできるアプリ 以下では、研修マニュアルや手順書の作成・管理に最適なアプリをご紹介します。 研修で使うマニュアル・手順書を作るハードルを下げるには、「誰でも簡単にマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。テキストや画像、ファイル添付であらゆる情報を簡単にマニュアル化できるので、紙での作成に比べて時間も短縮できるのです。 また、膨大な量の情報をマニュアル化しても、欲しい情報をすぐに見つけられなければ探す時間が無駄にかかってしまします。したがって、「確認したい情報を簡単に探し出せるアプリ」を使うべきです。 結論、研修マニュアル・手順書の作成には、誰でも簡単にマニュアルを作成でき、検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや画像、ファイル添付でわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、上司に質問するように情報を探せる「自然言語検索」で、研修中の社員でも簡単に欲しい情報を見つけ出せます。 マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 研修マニュアルに使えるテンプレート2選 以下では研修マニュアルに使えるテンプレートを2選ご紹介します。テンプレートを使って簡単にマニュアルを作成したい方は必見です。 【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート こちらは、文書の管理がしやすいマニュアルテンプレートです。Excel形式のため、ボタンひとつでシート全部の目次用のシートを作成できます。 ［文書］テンプレートの「管理がしやすいマニュアルテンプレート」はこちら 【Word】図も記入できる手順書テンプレート こちらは、図や作業手順を自由に記載できる手順書のテンプレートです。作業における注意点やポイントなども記載できるので、研修中の社員であっても、均一な質の作業が可能になります。 フリーテンプレートの「図も記入できる手順書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ これまで、「研修マニュアルや手順書の作り方」や「おすすめの管理アプリ」を中心に紹介しました。 紙のマニュアルは、目的のページを探すのが面倒なので次第に誰も使わなくなります。したがって、マニュアルや手順書の中から必要な情報を簡単に見つけ出せるアプリが必要です。 たとえば、「ヒット率100%」の超高精度検索で目的の情報をすぐに見つけられるうえに、直感的な操作で簡単にマニュアルを作成できる「ナレカン」であれば、導入してすぐに運用に乗せられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、研修マニュアルや手順書の管理を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

昨今では、法律の整備やテレワークの普及などをきっかけに、書類の電子化が進んでいます。書類を電子化すれば、簡単に情報を探し出せるようになるのでマニュアルだけでなく、文量の多い「取扱説明書」や「重要事項説明書」の管理にも効果的です。 しかし、「何を使って電子化すれば良いのか分からない」「デジタルに弱いので管理できるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめのアプリを中心に紹介します。 説明書を電子化するべき背景・方法を知りたい 電子化するためのコツを自社で参考・導入したい 説明書の電子化が簡単にできるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、説明書を電子化する方法が分かり、自社のペーパーレスな文書管理体制を整えることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 説明書の電子化 / データ化が進む背景1.1 （1）リモートワークの増加1.2 （2）SDGsの普及1.3 （3）法改正2 説明書を電子化する4つの方法2.1 （1）外部制作会社に委託する2.2 （2）複合機やプリンターでスキャンする2.3 （3）ExcelやWordを利用する2.4 （4）説明書作成アプリを利用する3 【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ3.1 シンプルな操作性で誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」4 説明書を電子化する2つのコツ4.1 （1）改訂・修正しやすい方法で管理する4.2 （2）必要な情報にたどりつきやすくする5 作成したマニュアルをPDF化する方法6 説明書を電子化するメリット・デメリット7 説明書を電子化するコツや方法まとめ 説明書の電子化 / データ化が進む背景 説明書の電子化 / データ化が進む背景として以下の3つが挙げられます。電子化するにあたり、どのような状況変化があったのか押さえておきましょう。 （1）リモートワークの増加 まず、コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業がリモートワークの導入を始めたことが背景にあります。 説明書が紙媒体で管理されていると、リモートワークの際に必要な資料が確認できず、他の社員とのスムーズな情報交換が難しくなります。そのため、少しでも生産性を上げるためには場所に囚われずに情報を閲覧できる体制を整えるべきなのです。 そこで、説明書等を電子化すると、場所を問わずに必要な資料を確認できます。結果、効率的に業務を行えるようになるのです。 （2）SDGsの普及 国際的なSDGsへの関心の高まりは、ペーパーレス化をさらに推し進めています。 近年では、環境問題を意識した取り組みが広がっています。そのなかのひとつに、紙の使用を減らすと、原料の木材を獲得するための森林伐採量が削減され、自然破壊の抑制に大きく貢献することが挙げられています。 そのため、ペーパーレス化はSDGsにおいて重要な役割を担っていると言えます。また、このような取り組みで※ステークホルダーからの信頼を獲得するために「サステナビリティ経営」を実施する企業も増えているのです。 ※株主・社員・顧客・地域社会など、企業に対して利害関係を持つ人の総称 （3）法改正 2022年5月18日に、宅地取引業法が改正され、書面の電子化の流れに拍車をかけました。 具体的な改正内容としては、不動産取引において、相手の承諾があれば「重要事項説明書」「契約締結時書面」「媒介契約締結時書面」などを電子化して公布できるというものです。この法改正によってよりスピーディーに契約な契約が可能となりました。 以上のように、企業を取り巻く環境は刻々と変化しており、その変化に対応する形で様々な書類の電子化 / データ化が進められているのです。 参考：不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります。～宅地建物取引業法施行規則の一部改正等を行いました～｜国土交通省の宅地建物取引業法改正について 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化する4つの方法 以下では、説明書を電子化する4つの方法をご紹介します。それぞれの注意点も紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）外部制作会社に委託する 1つ目は、外部制作会社に委託する方法です。 説明書の制作や電子化などを専門的に行なっている外部の会社に依頼すると、短期間での完了が見込めます。また、従業員の手間がかからないので、他の業務に支障をきたすこともありません。 しかし、自社で電子化するよりもコストがかかってしまうため、大量の説明書を電子化する必要があるときのみの利用が望ましいです。 （2）複合機やプリンターでスキャンする 2つ目は、複合機やプリンターでスキャンする方法です。 複合機やスキャン機能を搭載したプリンターを使って、紙の説明書をスキャンしてPDF化します。すでに自社で複合機を利用していれば、追加の導入コストをかけずに電子データを作成できるのです。 ただし、一枚ずつスキャンするためページ数が多いと膨大な時間がかかるほか、スキャンした説明書は基本的に修正不可能な点に注意しましょう。 （3）ExcelやWordを利用する 3つ目は、ExcelやWordを利用する方法です。 ExcelやWordを使って説明書を電子化する場合、書き替えの手間がかかりますが、長期的に運用していくうえで欠かせません。ExcelやWordは多くの企業で導入されているため、操作を覚えるための教育コストや、追加の料金コストも抑えられるのです。 また、アプリなどを利用して説明書をQRコードで管理すると、ページ数が多い説明書を省スペースで管理可能になります。QRコードを読み込めば、自分に必要な説明書のみを確認できるほか、スマホからの閲覧も簡単です。 （4）説明書作成アプリを利用する 4つ目は、説明書作成アプリを利用する方法です。 アプリを使って説明書を電子化する場合、Excel同様に工数がかかるものの、業務を効率化するうえで避けられない取り組みです。ただし、共有機能を備えていれば、メールやチャットにファイルを添付して送信する手間が省けるなど、副次的メリットを得られます。 また、既存データの移行支援を実施している「ナレカン」であれば、いちから説明書を書き直す面倒がないので、最小限の工数で電子化を進めたい方におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ 以下では、最も簡単に説明書を電子化できるアプリをご紹介します。 WordやExcel・PowerPointといったツールを使って説明書を作成すると、スマホでの編集・確認がしづらいデメリットがあります。 したがって、「誰でも簡単に説明書を作成・共有できるツール」を導入しましょう。また、作成した説明書の中の情報を必要な際にすぐに見つけられるように、充実した検索機能も必須です。 結論、説明書の電子化に最適なのは、直感的な操作で誰でも簡単に説明書の作成ができ、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、シンプルな操作性でファイル・画像の格納やテキスト編集ができるほか、一度作成したもののテンプレート化も可能なため、説明書作成に時間がかかりません。また、「添付ファイル内検索」「画像内検索」により、説明書に添付したファイル・画像の中の情報もすぐに見つけられます。 シンプルな操作性で誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化する2つのコツ ここでは、紙の説明書を電子化する2つのコツを紹介します。以下のコツは、説明書だけでなく、あらゆる文書の電子化に活用できるので必見です。 （1）改訂・修正しやすい方法で管理する 1つ目のコツは、改訂・修正しやすい方法で管理することです。 説明書の内容に変更があれば、すぐに修正をしなければなりません。たとえば、業務マニュアルや作業手順書の場合、変更内容の改訂・修正が遅れると古い情報に沿って社員が作業を進めてしまい、重大なミスやトラブルにつながるのです。 したがって、説明書を電子化するときは、スムーズに改訂や修正ができる仕組みで管理しましょう。 （2）必要な情報にたどりつきやすくする 2つ目のコツは、必要な情報にたどり着きやすくすることです。 説明書を電子化するうえでは「必要な情報をすぐに見つけられるか」を重視する必要があります。しかし、ExcelやWordで説明書を扱うと、書類が混ざりやすく、情報へのアクセス性が下がってしまいます。 一方、文書のテーマごとに「フォルダ」の階層を変えて見やすく整理でき、超高度な検索機能も備えた「ナレカン」で説明書を保管すれば、目的の情報を即座に見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作成したマニュアルをPDF化する方法 以下ではWordやPowerPointで作成したマニュアルをPDF化する方法を説明します。社員にPDFで共有したい方は必見です。 1.「名前をつけて保存」をクリックする wordの最上に表示されている「名前をつけて保存」をクリックします。 2.「ファイル形式」から「PDF」を選択する 「エクスポート形式」にある「PDF」を選択します。 3.保存場所を選択する 保存場所を選択し、「エクスポート」を選択したら完了です。 PowerPointやExcelにおいても同じ手順でPDF化が可能です。また別の方法として印刷機能からPDF化することもできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化するメリット・デメリット 説明書を電子化するメリット・デメリットには、それぞれ以下の点が挙げられます。 メリット デメリット 説明書の内容の更新が簡単 場所を問わずスムーズに共有できる 検索機能を使って、目的の情報をすぐに見つけられる 保管スペースを確保する必要がなく、管理の手間を省ける アプリを利用する場合、導入コストがかかる場合がある 電子化が完了するまでに時間を要する 閲覧するための端末が必要になる 　　　　　気づかないうちに情報漏洩が起こるリスクがある 以上のように、説明書の電子化にはメリット・デメリットの両方があります。とくに、導入コストがかかると電子化するのを躊躇してしまいがちですが、料金の高さではなく「費用対効果が高いか」に注目すべきです。 たとえば、プランの中に、ITに不慣れな現場でもすぐに使えるような「手厚いサポート」が含まれているのであれば、費用対効果は高いと言えます。したがって、「導入後すぐに使えるか」や「費用対効果は高いか」を慎重に検討したうえで、電子化を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化するコツや方法まとめ ここまで、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめアプリを中心にご紹介しました。 説明書の電子化は外部委託やスキャンして読み込む方法のほかに、既存のWordやExcel・PowerPointを利用する方法があります。しかしこれらは、スマホでの編集がしづらく、レイアウトの乱れが生じるといったデメリットがあるのです。 したがって、「デバイスを問わず誰でも簡単に説明書を作成・共有できるツール」を導入しましょう。また、作成した説明書の中から必要な情報をすぐに見つけられるような検索機能もあると便利です。 結論、説明書の電子化に最適なのは、直感的な操作で一度作成した説明書のテンプレート化まででき、説明書に添付した画像やファイルの中の情報もすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、説明書をはじめとした、あらゆる文書を効果的に電子化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

作業指示書を作成することで、作業の必要事項を伝えたり、ノウハウやコツを蓄積したりできるため、口頭で指示を出す必要がなくなります。また、作業の理解度のばらつきを防ぐことも可能です。 しかし、「作業指示書を見ない社員がいて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、作業指示書を見ない人がいる理由や対策を中心にご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいるが原因がわからない 作業指示書を見てもらうための対策が知りたい 社内の作業に関する情報共有を円滑化したい という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を見ない人がいる理由だけでなく、具体的な対策まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 作業指示書を見ない人がいる3つの理由1.1 （1）指示書の内容が分かりづらい1.2 （2）手順書通りにできない1.3 （3）社内で指示書が共有されていない2 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール2.1 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」3 作業指示書を見ないデメリットとは3.1 作業の全貌が把握できない3.2 手順が人によって異なる3.3 後任への引き継ぎに時間がかかる4 作業指示書を見てもらうための対策とは4.1 見る人の立場に立つ4.2 目的を明記する4.3 簡単に指示書を確認できるようにする5 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ 作業指示書を見ない人がいる3つの理由 以下では、作業指示書を見ない人がいる理由をご紹介します。原因を把握することにより、伝わりやすい指示書を作成するヒントが見つかります。 （1）指示書の内容が分かりづらい はじめに、作業指示書の内容が分かりづらいという理由が挙げられます。 たとえば、曖昧な言い回しや専門用語ばかりを使っていると、人によって捉え方が変わったり、すぐに理解できなかったりします。そのため、最終的には個人の経験値だけで仕事が回るようになってしまい、誰も指示書を見なくなるのです。 したがって、指示書通りにすれば問題なく作業ができるように、誰が見てもすぐに動けるほど分かりすい文章になっているかを満たしていることが重要になります。 （2）手順書通りにできない 次に、手順書通りにできないことも指示書を見なくなる原因です。 手順書の内容が不十分だったり、更新されずに古いままの情報になっていたりすると、記載内容通りに進めても業務が上手くできず見られなくなってしまいます。 したがって、「内容に過不足がないか」「最新の情報に更新されているか」を定期的に確認しましょう。 （3）社内で指示書が共有されていない 最後に、社内で指示書が共有されていないと見なくなる人が増えてしまいます。 たとえば、紙の指示書を1部だけ印刷して複数人で見るようにしても、確認が面倒で次第に見られなくなるのです。 上記のように、確認が面倒だと指示書を見なくなるため、時間や場所を問わずに内容をチェックできるツールを活用するのが最善です。たとえば、スマホやタブレットでも簡単に使える「ナレカン」であれば、確認するのに手間はかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール 以下では、作業指示書の作成・共有を効率化できるツールについてご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいて困っている場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。作業指示書を見てもらうには、まず、誰が見ても分かりやすく仕事に活用できるように作成する必要があります。 ただし、いくら作業しやすい指示書を作成しても、メンバーが簡単にアクセスできなければ、次第に指示書が見られなくなります。そのため、シンプルで簡単にアクセスできるツールで、社員がいつでも指示書を確認できる環境を整えましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、簡単に指示書の作成ができるうえ、シンプルなアクセス性で社内に指示書が浸透するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像や表などを使って、わかりやすく指示書を作成できます。また、「既読機能」で、誰が指示書を読んだか確認できるので、指示書を見ない人への対策も簡単です。 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで作成した作業指示書のイメージ 以下は、ナレカンで作成した作業指示書のイメージ画像です。テキストや表を使って、簡単にわかりやすい指示書を作成できるうえ、テンプレートとして登録すれば繰り返し使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見ないデメリットとは 以下では、作業指示書を見ないことによるデメリットをご紹介します。社内全体への悪影響を防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。 作業の全貌が把握できない 1つ目のデメリットは、作業の全貌が把握できないことです。 作業指示書を見ない場合、業務フローがつかめず、効率的に作業ができません。また、間違った作業方法が伝わってしまうと、あとからリカバリーしなければならないのです。 このように、作業の全貌を把握できないと、限られた業務時間を無駄にしてしまう可能性があります。 手順が人によって異なる 2つ目のデメリットは、作業手順が人によって変わってしまうことです。 指示書が見られないと、それぞれ独自のやり方で業務を進めてしまいます。それにより、作業の質が人によって変わったり、属人化したりして、仕事が上手く回らなくなるのです。 以上のように、指示書を見ない社員が増えてしまうと、社内全体の業務が上手く進まなくなるため注意しましょう。 後任への引き継ぎに時間がかかる 3つ目のデメリットは、後任への引き継ぎに時間がかかることです。 作業指示書を普段から確認していないと、正しい作業手順がわからず、担当業務の引き継ぎをするときに、スムーズな説明ができません。 したがって、スムーズに後任へ引き継ぎをするためにも、作業指示書は必ず確認するように指導しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見てもらうための対策とは 以下では、作業指示書を見てもらうための対策をご紹介します。指示書のメリットを生かすためにも、確実に押さえましょう。 見る人の立場に立つ 1つ目の対策は、作業指示書を見る人の立場に立つことです。 作業指示書は、見た人全員が正しく手順を理解できる必要があります。そのため、専門用語などの難しい表現を使う際は、解説を設けるなどの工夫をして、誰でも理解できる指示書をつくりましょう。 このように、指示書を作成するときは「誰が見ても分かりやすい文章になっているか」に注意すべきです。 目的を明記する 2つ目の対策は、指示書に目的を明記することです。 仕事ではあらゆる作業がつながり合っており、目的を把握することで先の工程を意識できるようになります。そのため、作業の目的を明記し、現場の社員が作業目的を理解したうえでスムーズに業務を進められるようにしましょう。 社員に効率よく作業をしてもらうためにも、作業目的の明記は重要と言えます。 簡単に指示書を確認できるようにする 3つ目の対策は、簡単に指示書を確認できるように管理することです。 作業指示書はWord、Excelで作成されることが多いですが、内容を確認するためにファイルを都度開かなければならず面倒です。さらに、スマホやタブレットを使った閲覧・編集にも手間がかかります。 また、メールやチャットツールで共有する場合も、ほかのメッセージで流れたり埋もれたりして、確認が面倒です。以上のことからも、作業指示書を見てもらうには、簡単に確認できる環境をつくることが重要だと言えます。 したがって、作業指示書は「誰でも簡単に確認することができるツール」で管理しましょう。たとえば、ファイルを開かずにプレビューで確認できる「ナレカン」のように、簡単に閲覧可能なツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ これまで、作業指示書を見ない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。 作業指示書を見てもらうためには、誰でも簡単に理解できる内容にすることが大切です。しかし、分かりやすい指示書を作成しても、アクセスしやすい場所で管理していなければ意味がありません。 たとえば、WordやExcelはわざわざ開くのが面倒なうえに、スマホやタブレットからは使いづらいです。したがって、ファイルを簡単に確認出来たり、ファイルに情報を蓄積する必要のないツールを導入しましょう。 結論、指示書を見てもらうには、作業指示書を簡単に作成できるうえ、確認作業もスムーズなツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、作業指示書を見ない問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介