ナレッジマネジメント
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昨今では多くのベンダーがオンラインストレージを提供していますが、大容量を低価格で利用できるツールがどれか分からず、悩む方も多いのではないでしょうか。 このような企業におすすめなのが、1TBもの大容量ストレージを持つ「4sync」というオンラインストレージです。しかし、大手ツールとは異なり情報が少ないのが現状です。 そこで今回は、4syncとはどのようなツールかわからない方向けに、4syncの使い方や料金プラン・評判を中心に解説します。 4syncとはどのようなツールか知りたい 実際にツールを利用しているユーザーの声を元に、導入可否を決めたい ファイル共有時のストレスを解消できるツールが欲しい という方はこの記事を参考にすると、4syncについて正しく理解でき、自社にとって最適なツールかどうか検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 4syncとは1.1 「4sync」と「Dropbox」との違い1.2 4syncの機能2 4syncの使い方2.1 パソコンの場合2.2 スマートフォンの場合3 4syncの料金プラン比較表4 4syncの口コミ・評判4.1 4syncの良い口コミ・評判4.2 4syncの改善点に関する口コミ・評判5 4syncを利用するときの注意点5.1 （1）日本語でのサポートが不十分5.2 （2）ファイル管理が煩雑になる6 4syncのデメリットをカバーするおすすめのツール6.1 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「ナレカン」7 4syncの使い方や料金プラン・評判のまとめ 4syncとは 以下では、4syncの他のツールとの違いや機能をご紹介します。これから導入を検討する企業は必見です。 「4sync」と「Dropbox」との違い 引用：https://ja.4sync.com/ 4syncとは、アメリカの4Sync社が提供するオンラインストレージです。1TBのストレージが利用でき、最大20GBのファイルがアップロード可能です。 4syncはDropboxと同等の機能を備えたオンラインストレージツールですが、Dropboxと比べると、iPhoneやAndroidなどのマルチデバイスに対応しており、あらゆる環境でストレスフリーで活用できるのが特徴です。 そして、無料トライアルも可能なので、本導入前に操作性も確かめられます。 ・4syncの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら 4syncの機能 引用：4syncの機能紹介 4syncはオンラインストレージとして豊富な機能を有していますが、ここでは4つの主要機能を紹介します。 マルチデバイス機能 スマホ・PC・タブレットなど、あらゆるデバイスから場所を問わずに自分のファイルにアクセスできます。 ファイルのバックアップ機能 アップロードしたファイルはバックアップ・コピーが取られ、安全に保護されたファイルとして保管できます。 写真や音楽の同期機能 1TBのもの大容量で、写真やビデオ、音楽、Zipファイルなどを保存できます。 シンプルな操作の同期機能 インストール後に全てのファイルにアクセスでき、ファイルを選択しクリックするだけでファイルの同期ができます。 上記の4つの機能で、社内のファイル共有を効率化します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncの使い方 以下では、4syncを利用する際の基本的な操作方法を解説します。 4syncでファイル共有を行うには、「ファイルのアップロード」「ファイルの共有」「ファイルのダウンロード」の3つの手順が必要になります。それぞれのステップをまとめたものが以下になります。 パソコンの場合 まず、パソコンで利用する場合の操作方法を実際の画像とともに紹介します。 ＜ファイルのアップロード＞ 1.4syncにログインします。 2.「アップロード」ボタンをクリックしファイルを選択する、または赤枠内の作業スペース内にファイルをドラッグアンドドロップします。 3.「アップロード」ボタンの横にある▼ボタンをクリックすると、フォルダのアップロードも行えます。 ＜ファイルの共有＞ 1.共有したいファイルの上にカーソルを移動し、表示された▼ボタンをクリック後、表示メニュー内の「共有」をクリックします。 2.リンクURLまたはダウンロードURLから任意のものを選択し、コピーします。「送信」ボタンをクリックすれば、そのままURLをメール送付できます。 ＜ファイルのダウンロード＞ 1.共有されたURLにアクセスします。 2.共有されたデータが表示されるので、上部にある「ダウンロード」をクリックします。 スマートフォンの場合 次に、スマートフォンで利用する場合の操作を紹介します。 ＜ファイルのアップロード＞ 1.4syncにログインします。 2.右上に表示されている「…」マークをタップします。 3.「ファイルの追加」をタップします。 4.「写真」「カメラ」「ブラウザ」から共有したいファイルを選択します。 ＜ファイルの共有＞ 1.共有したいファイルの横に表示されている「…」マークをタップ後、「共有する」をタップします。 2.表示されたメニュー内の「リンクを送る」をタップします。 3.コピーされたリンクを共有します。 ＜ファイルのダウンロード＞ 1.共有されたURLにアクセスします。 2.「ダウンロード」または「アプリで表示」のいずれかをタップします。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncの料金プラン比較表 以下では、4syncを利用するときの料金プランをご紹介します。 4syncで提供されているプランは1TBプランのみですが、月払いと年払いの2パターンの料金体系があります。それぞれをまとめたものが以下となります。 月次プラン 年次プラン ストレージ容量 1TB 1TB 月額費用 $16.99/月 $8.25/月 年間費用 $203.88/年 $99/年 年次プランで契約すると、月次で1年間契約した場合と比べて50%もの割引が発生するため、長期利用を考えるのであれば年次プランへの加入がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncの口コミ・評判 以下では、4syncを実際に利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。ただし、数年前に投稿された口コミしか確認できておらず、昨今では口コミは投稿されていないようです。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はX（旧Twitter）より引用しております。 4syncの良い口コミ・評判 まずは、4syncに関する良い口コミ・評判をご紹介します。 実際に利用しているユーザーからは、「動作の速さ」や「ファイルの復元機能」に対する評価の声が挙がっています。 4Sync使ってみて感じたのはファイルのアップロード/ダウンロードが思ったより高速だったこと。 環境依存もあるかもだけどDropboxもそこそこだしSugarSyncもワリと早いと思っていたけど4Syncは感覚的に2割増しくらい早く感じる。 — ねこぷりぷ♪ ワクチン接種4回目のお誘いがきました！ (@Kei_F) April 4, 2013 4SyncはDropboxの共有とかとファイルの永遠復元機能があるからなぁ…。完全に重要なものは4Syncのほうがいいってわけか… — Masaki Osugi (@nasa114) March 30, 2012 4syncの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミ・評判がある一方、改善点に関する声も散見されます。 4syncを実際に利用しているユーザーからは、「直感的な動作ができない点」や「同期機能の不具合」に対する改善要望が寄せられています。 クラウドストレージ有料プラン 今、Dropboxか4syncの二択で試してるんだけど、良いと思ってた4Sync、使ってると色々不満点出てきて、 ・アプリが使いにくい（直感的でない） ・アップロードやや遅め ・大量ファイルアップするとやはり不安定な時あり （続く） — こう【川崎市民】MTG（またぎ） (@kou_kwsk_mtg) October 30, 2021 新興の4Sync、容量が大きいのは助かるけど、肝心のファイル同期が甘い。アプリからファイルを開いていて排他制御がかかっているときに保存すると、conflictとかなんかややこしくなる。 — (⁠ノ⁠ಠ⁠益⁠ಠ⁠)⁠ノ (@michieru) May 13, 2013 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncを利用するときの注意点 以下では、4syncをオンラインストレージとして利用するときの注意点を解説します。4syncの導入はファイル共有を効率化する一方、以下の点に注意しなくてはなりません。 （1）日本語でのサポートが不十分 4syncは、十分な日本語サポートが受けられない点に注意が必要です。 4syncでは日本語版のリリースもされているものの、アメリカの企業ゆえに日本語として違和感のある表記が目立ちます。また、よくある質問などがまとめられたヘルプページも英語表記になっている箇所があります。 そのため、英語に不慣れな人や日本語での充実したカスタマーサポートを求める人には向かないツールと言えます。 （2）ファイル管理が煩雑になる 4syncは、ファイル管理が煩雑になりやすい点にも注意しましょう。 ファイル管理の場合、どこに何の情報を保存したのか分かりづらいです。その結果、必要な情報がすぐに見つからず、業務スピードの低下に繋がるのです。 また、わざわざファイルを開かなければ、中身を確認できない点もデメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncのデメリットをカバーするおすすめのツール 以下では、4syncのデメリットをカバーするおすすめのツールをご紹介します。 4syncは大容量のファイル共有に貢献する一方、ユーザーからは日本語対応が不十分な点や動作の不安定さなど改善点に関する声があります。とくに、ビジネスで利用する場合は、運用時に十分なサポートを受けられない恐れがあるので注意が必要です。 また、そもそもファイルでの情報管理は、次第に数が増え管理が煩雑になるというデメリットがあります。そのため、膨大な社内情報も分かりやすく管理できるツールを選択しましょう。 結論、自社で導入すべきは、大量の情報も整然と管理可能で、必要な情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに一元化した社内情報は、「ファイル内検索」や「画像内検索」まで備えた高精度の検索機能によって、欲しい情報がすぐに見つけられます。また、初期導入支援から運用サポートまで充実しているので、安心して導入できます。 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、4syncの使い方や料金プラン・評判を解説しました。 4syncは1TBもの大容量のファイル管理が可能な一方、日本語のサポートが充実していなかったり、直感的な操作ができなかったりする点に注意しましょう。仮に、ツールを導入しても社内に定着しなければ、円滑な業務進行を阻害してしまうのです。 そのため、誰もがストレスなく簡単にファイルを共有・管理できる「機能に過不足のないツール」を導入するべきです。 したがって、ファイル共有にありがちな「面倒さ」を即日で解消でき、ITに不慣れな人でもすぐに使える情報共有ツール『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し自社のファイル共有の効率化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

社内各所から頻繁に問い合わせがある質問に対して、担当部署がその都度対処するのは非効率だと言えます。そのため、何度も繰り返される質問に対しては、あらかじめ「FAQ」形式で回答リストを作成しておくと便利です。 一方で、社内FAQを設置したいものの「どのようにFAQを作成・管理すれば良いか具体的な方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内FAQの作り方やメリット、作成に役立つツールをご紹介します。 社内FAQを導入して社内の情報共有を円滑にしたい 作成例やテンプレ―トを参考に簡単に効率良く社内FAQを作成したい 必要な情報へ即アクセスできる社内システムを作りたい という担当者の方がこの記事を参考にすれば、社内に浸透するFAQの作成手順が分かり、FAQを用いた仕事の効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内FAQとは1.1 社内FAQの基礎知識1.2 FAQとQ＆Aの違い2 【4ステップ】見やすい社内FAQの作り方2.1 ステップ1｜よくある質問を収集する2.2 ステップ2｜質問に対する回答を追加する2.3 ステップ3｜運用ルールを統一する2.4 ステップ4｜定期的に更新する3 社内FAQ作成する際の注意点4 社内FAQを作る3つのメリット4.1 （1）担当者の負担を削減できる4.2 （2）社員の自己解決を促せる4.3 （3）社内のノウハウが蓄積できる5 【必見】社内FAQの運用を最適化するITツール5.1 大企業でも使える！社内FAQの運用に最適のツール「ナレカン」5.2 社内FAQの作成例6 FAQの実際の成功事例6.1 （1）サッポロホールディングス株式会社6.2 （2）さくらインターネット株式会社6.3 （3）株式会社工進7 【無料テンプレート】Excelを使用した社内FAQの作り方8 社内FAQをITツール以外で管理するデメリット3選8.1 情報のアップデートがされない8.2 情報量が少ない8.3 情報を探す手間がかかる9 社内FAQの作り方やメリットまとめ 社内FAQとは ここでは「社内FAQ」の基礎知識について解説します。社内FAQについて理解を深め、メンバーと「FAQを作成する意義」の認識を統一させておきましょう。 社内FAQの基礎知識 FAQとは、Frequently Asked Questionsの略称であり「よくある質問」の意味で使われる言葉です。 一般的に社外FAQには「顧客やユーザーからの質問」と「企業側の回答」がセットで掲載されています。企業側はよく寄せられる質問のアンサーをまとめておくと、顧客の商品理解が深まり、サービスへの付加価値として期待できます。 反対に、社内FAQは、社内各所から担当の部署へ寄せられる質問に対するアンサーを、全社で共有したものを指します。したがって、何度も同じ質問に答える必要がなくなり、質疑応答を担当するバックオフィスの負担が削減されるのです。 このように、FAQでも社内外と対象ユーザーが異なると作成目的も変わるため、「誰に向けて」作成するFAQなのかはじめに明確化することが重要です。 FAQとQ＆Aの違い FAQと混同されやすい用語にQ＆Aが挙げられますが、両者には以下の明確な違いがあります。 FAQ：実際に寄せられた質問と回答 Q&A：事前に予測された質問と回答 とくに、FAQは実際に生じた問題の解決方法であるため、よりスピード感をもった回答の提供が求められる特徴があります。 また、Q＆Aの体裁で「顧客・ユーザー側の情報ニーズ」と「企業側の供給情報」をマッチさせ、コンテンツ化したものを社内ではFAQとして扱う企業も多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】見やすい社内FAQの作り方 ここからは、実際に社内FAQを作成する手順を解説します。以下を参考にすると、全社に浸透する社内FAQを作成できます。 ステップ1｜よくある質問を収集する 社内FAQを作成する最初のステップは、社内でよくある質問を収集することです。 どのような問題が社内各所で発生しているのかを把握したうえで、寄せられる質問をまとめます。具体的には、各部署で頻繁に寄せられる問い合わせをヒアリングし、実際のやりとりの記録を集める必要があります。 メールやチャット、Webフォームに問い合わせのデータが残っていればそのまま活用できます。ただし、口頭でのやりとりが多い場合には、部署内で協力して情報を収集しましょう。 ステップ2｜質問に対する回答を追加する 次に、収集した情報を整理し、質問に応じた回答を追加します。 リスト化した質問から、とくに問い合わせの頻度が高いものを抽出し、”緊急性”や”優先度”の高いものから並べ替えてFAQを作成しましょう。このとき、問い合わせのカテゴリごとに「タグ」や「フォルダ」を分けると、社員が必要な情報にたどり着きやすいです。 さらに、参考になる資料のURLを回答と一緒に掲載すれば、より一層社員が活用しやすい社内FAQになります。 ステップ3｜運用ルールを統一する 次に、全社でのFAQの運用ルールを統一しましょう。 たとえば、若手社員や中途社員には十分に専門用語が浸透していないケースも少なくありません。そのため、メンバーの経験値を考慮せずに社内FAQを作成すれば、理解度に個人差が出てしまう恐れがあります。 そのため、専門的な知識がない社員が見ても分かるような言葉遣いでの運用を心がけましょう。また、注釈をつけて用語の解説を添付するルールがあると、経歴の有無を問わず、全社員が理解できるFAQになります。 ステップ4｜定期的に更新する FAQが完成した後は、内容を定期的に更新することでFAQのクオリティが高まります。 一度FAQを公開した後でも、仕様が変わったり機能が追加されたりするので、定期的に情報を更新することで、充実した社内FAQを用意できます。また、「検索されているが十分な回答を用意できていない」質問には、回答の補足や新規回答の追加を行います。 とくに、ある特定の部門に対して充実したFAQができれば、他部署が参考にするモデルケースにもなることも「FAQの対応範囲を広げること」のポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQ作成する際の注意点 社内FAQを作成するときには、以下の点に注意しましょう。 質問に対して過不足なく回答できているか 質問に対して、回答が短すぎたり、長すぎたりしていないか注意する必要があります。回答に過不足があれば、さらに質問が生じ、逆に手間が増えるといった状況になりかねません。 検索にヒットしやすい言い回しを使う 社内FAQを導入したにもかかわらず、検索でヒットしなければ活用されません。そのため、難しい言い回しは避けて、よく検索される言葉を入れるようにしましょう。 社内FAQの存在を周知させる そもそも社内FAQの存在が知られていなければ、社内FAQは活用されません。はじめに全社に社内FAQの存在や使い方を説明し、積極的に利用するように促しましょう。 以上の3点に注意して社内FAQを活用し、社員の自己解決を促すことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQを作る3つのメリット 次に、社内FAQを作成する3つのメリットをご紹介します。社内FAQは社内各所からの質問対応だけでなく、社内全体の生産性向上にも貢献するため、以下のメリットを押さえておきましょう。 （1）担当者の負担を削減できる 社内FAQの最大のメリットは、担当者の負担を減らせる点です。 たとえば、社内FAQを用意していなければ、バックオフィスに類似した質問が数多く寄せられ、担当者が個別に対応しなければなりません。社内から同じ質問が繰り返し来ているにも関わらず、その都度回答するのは非効率と言えます。 一方、社内FAQを整備すれば、社内情報が一元化されるだけでなく、担当者が質問対応に追われる事態を防げます。結果、問い合わせに対応する労力が減り、ほかの業務に集中できるのです。 （2）社員の自己解決を促せる よくある質問に対しての回答が分かることで社員の自己解決を促せるのもメリットのひとつです。 社内で頻発する質問に対して、社内FAQを作成しておくと「困ったときはFAQを見ればすぐに解決する」という認識が社内に浸透します。そのため、各メンバーが個人で調べて解決する動きが促進されます。 さらに、顧客からの問い合わせにも担当者を介さずに答えられるため、スピーディーな顧客対応が可能です。また、社内FAQは質問に対する回答を標準化する役目も担っており、業務クオリティの均一化にも貢献します。 （3）社内のノウハウが蓄積できる 社内FAQが浸透すれば、属人化していたノウハウを効率的に蓄積できます。 「ベテラン社員のノウハウ」を時間や場所を問わずに確かめられる環境によって、業務に役立つだけでなく質問の手間も省けます。また、あらかじめ業務内容や社内ルールをFAQで形式化することで、教育コストを大幅に減らせます。 このように、社内FAQにはノウハウが蓄積されるため、業務効率の改善や教育コスト削減が見込まれるのです。そのため、簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できる「ナレカン」のようなITツールを導入すると便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内FAQの運用を最適化するITツール 以下では、大企業でも使えるおすすめの社内FAQ作成ツールをご紹介します。 社内FAQの運用には、Excelやスプレットシートがありますが、欲しい情報を見つけづらく、管理が煩雑になりやすいので不向きです。一方、「社内メンバー間で簡単に質疑応答ができ、フォルダで徹底管理できるツール」を使えば、社内FAQの運用が活性化します。 しかし、ITツールで管理していても、情報を整理しにくかったり検索機能が優れていなかったりすると使い勝手が悪く、結果的に使用されなくなる可能性もあります。そこで、「高度な検索機能を備え、テーマごとに情報を分類できるツール」を選びましょう。 結論、自社が導入すべきツールは、生成AIを活用した超高精度の自然語検索によりストレスなく情報共有ができる「ナレカン」一択です。 ナレカンの質問機能は、知恵袋のような感覚で気軽に質問・回答ができ、他のメンバーにも共有できるので、自己解決を促す社内FAQが作れます。また、多階層の「フォルダ」で社内FAQを整理しつつ「自然言語検索」を活用すれば求める情報に即アクセスできます。 大企業でも使える！社内FAQの運用に最適のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 社内FAQの作成例 ここでは、実際に「ナレカン」を使用して、社内FAQの作成例を紹介します。 ナレカンでは「質問する」のボタンから、簡単に社内にむけて回答リクエストを送ることができます。質問内容は上記のように一覧で表示されるほか、特定のメンバーに向けて回答リクエストすることも可能です。 また、回答された質問は上記のように「フォルダ」ごとに「記事形式」で蓄積できるので「回答がどこにあるか分からない」という悩みを解決できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQの実際の成功事例 以下では、実際にFAQに成功した事例を3つご紹介します。どの事例も導入前に抱えていた課題を解消した取り組みのため、自社の課題解決の参考になります。 （1）サッポロホールディングス株式会社 引用：サッポロホールディングス株式会社の公式HP サッポロホールディングス株式会社では、業務時間の3～4割が問い合わせ対応に充てられており、社内の問い合わせの多さが課題でした。また、業務の属人化によってナレッジが継承されないことが危惧されていました。 そこで、問い合わせ内容を可視化し、同一部署内で混在しているFAQの優先順位を設定しました。その後、社内FAQツールを用いて整理・格納したのです。 結果、問い合わせ対応の殺到が予想された「Windows 10入れ替えプロジェクト」ではコール数は1,431件に留まり、一方のFAQサイトには3カ月間で16万件のアクセスがあるなど、問い合わせの対応方法の変更の成果があらわれました。 現在では、チャット問い合わせの利用数は週に100件以上、回答率60%のFAQシステムが維持できており、回答を得た人のアンケート結果では8割以上が『参考になった』と回答しています。 ※参考：業務の1/3は問い合わせ対応という間接部門の悩み――、社内FAQとAIチャットボットで解決したサッポロの取り組みを見る （2）さくらインターネット株式会社 引用：さくらインターネット株式会社の公式HP さくらインターネット株式会社では「バックオフィスの申請情報の掲載場所が複数ある点」や「情報の更新日の記録がなく新旧の情報が入り混じっていたこと」による問い合わせ回数の増加が課題でした。 そのため、問い合わせ対応のヒアリングを経て社内FAQを導入し、およそ2か月かけて既存の社内wikiからの書き換え作業を実行しました。現在のFAQ作成者は46人で、全員が他の業務との兼任をしています。 そして、社内FAQツール導入の結果、利用者による問題の自己解決率が20%から70%へと増加しました。また、管理本部社員の70%が「問い合わせ対応が削減した」と実感しており、社内FAQによって問い合わせ負担の課題が解決されたのです。 ※参考：約600名の社員向けFAQサイトを構築 管理本部の対応工数削減 （3）株式会社工進 引用：株式会社工進のトップページ 株式会社工進のコールセンターでは、ナレッジ共有ができていないため、個々の担当者の属人的なナレッジや情報をもとに業務を進めていました。そこで、問い合わせ効率を改善する施策として、社内FAQツールが導入されました。 ツールには、商品情報や修理ナレッジなど属人化していた情報や、紙ベースの情報を集約しました。結果、営業だけでなく事務やコールセンター、修理センターのスタッフが他部署のナレッジを自身の業務に生かせるようになったのです。 また、社内FAQの導入によりナレッジ共有の仕組みが整ったため、コールセンターでは「回答の標準化」が可能になりました。さらに、各営業所でも社内FAQを利用した顧客対応により、前年比でコール数が半減する効果も出ています。 ※参考：カスタマーサポートと社内情報共有の両面でフル活用　「わかりやすい」にこだわった自己解決のツールで受電数50%減を実現！ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料テンプレート】Excelを使用した社内FAQの作り方 質問とその答えが記入できるシンプルなExcelのテンプレートです。 社内FAQを作成する方法としては、まず社員から質問や課題をヒアリングし、必要な情報を集めてから解決方法をまとめるのが一般的です。その際、重要度や頻度に応じて「テーマ分け」すると、情報を整理しやすいうえ、検索性も高められるためおすすめです。 上記のテンプレートは簡素で見やすい一方、情報を分類する機能はありません。そのため、大企業のように利用人数が多い社内FAQには、「ナレカン」のように「フォルダ」で分類でき、さらに高度な検索機能で即アクセスできるツールを導入すべきです。 Excelフリーソフト館のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQをITツール以外で管理するデメリット3選 ここでは、社内FAQの失敗例について解説します。下記の要点を押さえずに社内FAQの導入を進めても浸透しないため、あらかじめ確認しておきましょう。 情報のアップデートがされない 社内FAQがアップデートされず、最新情報が得られずに形骸化してしまった失敗事例があります。 たとえば、Excelのスプレッドシートは、社内FAQを作成するところまでは進んでも、検索性の悪さからこまめに更新していくには不向きな傾向にあります。そのため、常に「今見ている情報が最新のものではない」可能性があるのです。 したがって、最新の情報が確認できないことや情報のアップデートが煩わしいことから、社内FAQが形骸化しやすい点に注意しましょう。 情報量が少ない 社内FAQに記載された情報が少なく、次第に使われなくなった失敗事例も存在します。 社内で「分からないことは社内FAQを確認する」文化を構築しても、社内FAQに求めている答えがなければ問題解決ができません。充実した社内FAQにするために、不足なく社内からの質問は網羅する必要があるのです。 ただし、ExcelのFAQで情報量を増やそうとすると、アクセス性が悪い上に、次第に似た名前のファイルが増えて管理が煩雑になるというデメリットがあります。 一方、フォルダでFAQをカテゴリ別に管理できる「ナレカン」のようなITツールを使ってツールを使うと、情報が増えても管理がしづらくなることがありません。 情報を探す手間がかかる 社内FAQで必要な情報をすぐに調べられず、担当者に確認する無駄な工数が発生する失敗事例もあります。 回答を探す際に手間がかかると、アクセスのしづらさからストレスが発生し、FAQが使われる頻度が少なくなってしまいます。つまり、必要な情報へ素早くアクセスでき、即座に疑問が解消されるFAQにしなければなりません。 情報へのアクセス性を高めるためには、欲しい情報がすぐ手に入るように「シンプルな情報構造」と「高度な検索機能」を兼ね備えていることが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQの作り方やメリットまとめ ここまで、社内FAQの作り方やメリット、導入事例を中心にご紹介しました。 社内FAQは「バックオフィス業務の負担軽減」と「各社員の自己解決の促進」のために不可欠であるものの、全社に浸透しなければ意味がありません。一方で、教育コストがかからないExcelやスプレットシートでは、情報へのアクセスが悪く、社内FAQが形骸化してしまいます。 したがって、社内FAQは情報共有に優れた、ITツールで管理することが重要です。ただし、ITリテラシーの高くない社員でも使いこなせる、シンプルなツールでなければ全社に浸透しなくなります。 つまり、知恵袋のような感覚で社内FAQを作成でき、管理まで一元化できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンには超高精度の「キーワード検索」も備わっているので、欲しい情報に即アクセスできるようになります。 ぜひ「ナレカン」で社内の問い合わせを効率化し、社内情報を一元管理しながらFAQを整備しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【コールセンター向け】受電メモの取り方やマニュアルの作成例を紹介 コールセンター業務を効率化する！おすすめFAQシステム6選を比較 【コールセンター】呼損率とは？計算式と呼量削減の方法も解説！ 問い合わせ管理とは？おすすめのシステム5選も紹介

昨今の情報化社会では、ファイル共有にもオンラインストレージが導入されるようになりました。また、単純にファイルを蓄積するだけでなく、カテゴリごとに分類したり素早く検索できたりするサービスであれば、業務をより効率的に進められるようになります。 そして、上記のような、効率性を重視する企業の注目が集めているツールに「Zoho WorkDrive（ゾーホ ワークドライブ）」が挙げられます。しかし、実際のところ「Zoho WorkDriveがどのようなツールか分からない」という方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判を中心にご紹介します。 Zoho WorkDriveは何ができるツールか知りたい Zoho WorkDriveの特徴や料金・評判を把握したい サポート体制が充実したファイル管理ツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、Zoho WorkDriveについて正しく理解でき、自社にとって最適なツールかどうかを検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Zoho WorkDriveとは1.1 Zoho WorkDriveの特徴1.2 Zoho WorkDriveの機能1.3 Zoho WorkDriveと他のファイル管理ツールとの違い2 Zoho WorkDriveの使い方2.1 ファイルのアップロード2.2 ファイルの共有2.3 ファイルのダウンロード3 Zoho WorkDriveの料金プラン比較表4 Zoho WorkDriveの口コミ・評判5 Zoho WorkDriveを利用するときの2つの注意点5.1 （1）操作が直感的ではない5.2 （2）ファイルを開くまで中身を確認できない6 Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツール6.1 社内情報を分かりやすく管理し、瞬時に取り出せるツール「ナレカン」7 Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ Zoho WorkDriveとは ここでは、Zoho WorkDriveの特徴や機能をご紹介します。他のファイル管理ツールとの違いも紹介しているため、Zoho WorkDriveで何ができるかを具体的に把握できます。 Zoho WorkDriveの特徴 引用：Zoho WorkDriveのトップページ Zoho WorkDriveは、Zoho社（旧AdventNet）が提供するオンラインファイル管理プラットフォームです。 Zoho WorkDriveのほかにも、Zoho CRM（顧客管理システム）やZoho Connect（グループウェア）など、45以上のサービスを展開しています。 Zoho WorkDriveにはファイルの保存だけでなく、チームメンバーのグループ作成や権限設定などの機能も搭載されています。そのため、データ管理のほかに、チームで活用される仕組みをつくりたいというユーザーにおすすめのツールです。 Zoho WorkDriveの機能 以下は、Zoho WorkDriveの主な機能です。 チームフォルダー ドキュメントをチームフォルダーに追加することで、チームのメンバーがドキュメントをすぐに使用できます Officeエディター ドキュメントの作成、編集、レビュー、公開をすべてオンライン上で共同作業できます スマート検索 ファイル名だけでなく、テキストのキーワードや画像コンテンツから検索できます データテンプレート データテンプレートを使用することで、データを分類、整理し、実行可能なビジネスにつなげられます ファイルの収集 どのフォルダーにもファイルを保存でき、チームがすぐにアクセスできるようになります Zoho WorkDrive API 広範なAPIによって、Zohoのほかのアプリケーションや外部ツールと統合できます 引用：Zoho WorkDrive＞機能＞すべての機能 上記のように、Zoho WorkDriveは、チームの共同作業を円滑に進めるための機能が多く備わっています。 Zoho WorkDriveと他のファイル管理ツールとの違い Zoho WorkDriveはさまざまな部門や業界に適応したファイル管理ツールで、チームの共同作業を便利にします。 特に他のファイル管理ツールと異なるのが、コラボレーション機能やコミュニケーション機能を利用することで、蓄積されたデータを柔軟に活用できる点です。この機能を使うことで、個人・チーム間でファイルや情報を簡単に共有でき、連携しやすくなります。 さらに、ファイルにコメントを付けたり、メンバーの作業をレビューしたりできるため、チームで協力し合いながらプロジェクトを進められます。 ・Zoho WorkDriveの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの使い方 以下では、Zoho WorkDriveを利用してファイル共有するときの基本操作を解説します。 Zoho WorkDriveのファイル共有では「ファイルのアップロード」「ファイルの共有」「ファイルのダウンロード」の3つのステップが必要になります。 ファイルのアップロード 1.Zoho WorkDriveにログインします。 2.「＋新規」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択するとアップロードができます。※画面上にファイルをドラッグアンドドロップしてもアップロード可能です。 ファイルの共有 1.共有したいファイルの上にカーソルを乗せ、タイトルの横に表示されているチェックボックスをクリックします。 2.上部に表示されている「共有ボタン」の横にある「▼」をクリックし「メンバーの追加」または「新しい外部の共有リンク」をクリックします。 ※今回は、Zoho WorkDriveのアカウントを持たないユーザーへ共有するため、「新しい外部の共有リンク」に進みます。 3.リンク名を入力し、パスワードなどの設定後「作成」をクリックします。 4.発行されたリンクをコピーして共有すれば、ファイル共有が完了します。 ファイルのダウンロード 1.共有されたリンクにアクセスします。 2.共有されたファイルの閲覧が可能です。右上にある「ダウンロード」ボタンをクリックすれば、ファイルのダウンロードができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの料金プラン比較表 Zoho WorkDriveは、利用規模に合わせた3つのプランを提供しており、以下はそれぞれの特徴をまとめた表です。 ※スマホでは表を右にスクロールできます。 スターター チーム ビジネス 月額費用 360円/ユーザー 720円/ユーザー 1,320円/ユーザー 最少契約ユーザー数 3ユーザー 3ユーザー 3ユーザー ストレージ 1TB 3TB 5TB ファイルの アップロード上限 10GB 50GB 250GB 追加ストレージ容量（11人～） 100GB 300GB 500GB 引用：zoho WorkDrive：料金 ただし、ビジネスプランに関しては、1ユーザーあたりの料金設定が高いため、導入するときは予算をオーバーしないように気を付けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの口コミ・評判 ここでは、Zoho WorkDriveを実際に利用するユーザーからの口コミや評判をご紹介します。ただし、口コミ数が少ないため、使用感を知りたい方はトライアルを試すのがおすすめです。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewとITトレンドより引用しております。 非公開ユーザー　投稿日時：2020年08月28日 WorkDriveに保存している共有ファイルをMeetingで画面共有できるので、チームとの共同作業をシームレスに行うことができています。 ITreview 非公開ユーザー　投稿日時：2024年01月05日 気軽に投稿が出来、コメントやリアクションを簡単にできます。 Facebookを使っていれば、不明点なく簡単に楽しく使えるコミュニケーションプラットフォームかと思います。 ITトレンド 上記のように、実際に利用しているユーザーからは、「チームでの共同作業がしやすい」「簡単に楽しく使える」など評価の声が挙がっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveを利用するときの2つの注意点 以下では、Zoho WorkDriveを利用するときの注意点を解説します。Zoho WorkDriveをメインのオンラインストレージとして利用するときは、以下の点に注意しましょう。 （1）操作が直感的ではない Zoho WorkDriveは操作が直感的ではないため、ITに慣れていない社員が多い企業は注意が必要です。 アップロードなどはドラッグアンドドロップで簡単にできる一方、共有機能などは方法が多数用意されているだけに「どの手順を進めれば共有できるか」が直感的に理解しにくいです。そのため、社員が利用時に混乱しないよう導入時には十分な指導が必要です。 一方、「ナレカン」のようなツールであれば、専属担当者が”運用方法の設計”や”使い方の説明”をしてくれるため、導入担当者の教育コストを大幅に削減できます。 （2）ファイルを開くまで中身を確認できない Zoho WorkDriveでは、ファイルを開くまで中身を確認できない点にも気を付けましょう。 Zoho WorkDriveのフォルダーでは、ファイルのタイトルと作成日時しか表示されません。そのため、ファイルの概要を視覚的に把握できず「ファイル数が増えるほど管理が煩雑化する」「都度ファイルを開く手間がかかる」などの問題に発展する可能性があるのです。 したがって、テーマごとに階層管理をして、見やすくデータを管理できるツールを導入すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツール 以下では、Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツールをご紹介します。 Zoho WorkDriveは、ファイル管理だけでなく、OCR機能など高度な検索機能を備えているのが特徴です。一方で、テーマごとに階層管理しづらく、「ファイルを開くまで中身を把握できない」など、使いづらさを感じる人も少なくありません。 とくに、昨今の情報化社会では、多くのデータを扱うため「視覚的に分かりやすい状態でデータ管理できるか」が重視されるポイントになっています。したがって、「あらゆる情報をストレスなく管理でき、欲しい情報を簡単に探し出せるツール」を選択しましょう。 結論、自社が導入すべきは、わずかな工数でファイルを管理でき、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは「記事」にファイルを添付して管理できるうえ、「ファイル内検索」によって欲しい情報を確実に取り出せます。また、生成AIを活用すれば、添付ファイルの概要を記事に抽出することも可能なので、内容を理解するのに時間もかかりません。 社内情報を分かりやすく管理し、瞬時に取り出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判について解説しました。 Zoho WorkDriveを導入すると、効率的なファイル共有・活用が実現する一方、操作には教育の手間がかかってしまいます。教育に時間がかかるツールは、スムーズに社内に浸透せず、ツールが放置される事態になりかねません。 効率化を目的に導入したツールが、逆に業務を圧迫する事態は避けなければならないため「ビジネススピードを落とさず業務を円滑に進められるツール」が必要なのです。 したがって、自社のファイル管理には、サポート体制が充実しており、社内にスムーズに浸透するファイル管理ツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンは既存データの移行支援も実施しているので、運用体制がスムーズに整えられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

オンラインストレージは、メール添付よりも大容量のファイルを共有できたり、同じファイルを複数人に一斉に共有できたりする点がメリットです。たとえば、代表的なオンラインストレージに「Xserver Drive（エックスサーバードライブ）」があります。 しかし、なかには「Xserver Driveの詳細が分からず、導入に踏み切れない」という方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、Xserver Driveの機能や料金プラン・評判を網羅的に解説します。 Xserver driveの使い方や評判を詳しく知りたい Xserver driveの各料金プランの違いを押さえたい Xserver driveよりもおすすめのファイルサーバーがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、Xserver Driveの概要が分かるうえ、自社にとって最適なツールか検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Xserver Drive（エックスサーバードライブ）とは1.1 Xserver Driveとほかのクラウドストレージツールとの違い1.2 Xserver Driveの機能1.3 【2024年4月】Xserver Driveの最新機能2 【比較表】Xserver Driveの料金プランごとの違い3 Xserver Driveの使い方3.1 【始め方】Xserver Driveにログインする3.2 【基本編】Xserver Driveでファイルを共有する3.3 【応用編】Xserver Driveでファイルを活用する4 Xserver Driveの口コミ・評判4.1 Xserver Driveの良い口コミ・評判4.2 Xserver Driveの改善点に関する口コミ・評判5 【必見】ストレスなくファイルを共有する方法とは5.1 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「ナレカン」6 Xserver Driveを利用する注意点6.1 （1）定額プランでは契約日数の縛りがある6.2 （2）口コミ数が少ない6.3 （3）サポートの質が低い7 Xserver Driveの使い方や料金プラン・評判のまとめ Xserver Drive（エックスサーバードライブ）とは はじめに、Xserver Drive（エックスサーバードライブ）の特徴や機能を紹介します。まずは、ツールの概要を押さえましょう。 Xserver Driveとほかのクラウドストレージツールとの違い 引用：Xserver Driveのトップページ Xserver Driveとは、レンタルサーバーで有名なエックスサーバー株式会社が提供するオンラインストレージです。 共有機能でデータファイルをやりとりできるうえ、権限管理や監視機能を利用すれば遠隔でも安全にファイル共有が可能になります。したがって、テレワーク中のファイル共有手段にも適しています。 また、URLリンクを使った共有が可能ですが「アカウントを持たないユーザーとの共有」「パスワード設定」「有効期限の設定」までできるのが特徴です。つまり、ほかのオンラインストレージと比較し、第三者とのファイル共有にも安心して使うことができます。 ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら ・デスクトップアプリのダウンロードはこちら Xserver Driveの機能 以下では、Xserver Driveの持つ機能について解説します。Xserver Driveでは、おもに「ファイル共有」「ファイル管理」の2つの機能が利用できます。 ファイル共有機能 ファイル共有機能では、メールでは送信できない大容量のファイルを共有できます。 Xserver Driveを利用しているユーザーとは共有フォルダで共有可能なうえ、URLリンクによるファイル共有にも対応しているため、社外ユーザーとの共有時にもストレスがかかりません。 さらにモバイルアプリを利用すれば、パソコン以外の端末からもスムーズに利用でき、場所を問わずファイルの確認ができるので、より効率的に作業を進められます。 ファイル管理機能 Xserver Driveには、ファイルの不正利用などに対する管理機能が備わっています。 とくに、テレワークでは、オフィス勤務と異なり周りの目がないため、不正利用などのリスクが高まります。しかし、Xserver Driveには、ユーザーのファイル利用履歴や動向を把握するための「監視機能」が備わってるので、情報漏えいを未然に防げるのです。 また、無料プランを含む全プランで権限やグループを設定できる点も特徴のひとつです。 【2024年4月】Xserver Driveの最新機能 Xserver Driveの追加機能について解説します。Xserver Driveでは、2024年以降、以下の機能がアップデートされました。 パスワードの文字数の上限を緩和 アカウントセキュリティ強化の一環として、パスワードを最大45文字まで入力できるようになりました。 ログイン認証機能 異なるIPアドレスや端末からログインをした場合に、登録メールアドレスでの認証が必要となりました。登録メールアドレス宛に送信される認証コードを入力することで、ログインが可能です。 ユーザー・グループ管理機能 従来、ユーザーやグループの管理をするには、”ストレージ管理パネル”にログインする必要がありましたが、サーバーパネルからも管理が可能になりました。また、ユーザー・グループ情報をCSVファイルで一括登録・更新できるようにもなりました。 その結果、Xserver Driveの追加機能によって、セキュリティーが強化されたうえ、複数ユーザーの管理の手間を省けるようになったのです。 参考1：セキュリティ強化を目的とした各種パスワードの文字数上限緩和のお知らせ 参考2：【4月22日実施】セキュリティ強化を目的としたログイン認証導入のお知らせ 参考3：ユーザー追加や更新が簡単便利に！ サーバーパネルに「ユーザー管理」「グループ管理」機能を追加 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】Xserver Driveの料金プランごとの違い Xserver Driveでは、利用容量ごとに5つのプランが用意されており、以下は、3か月契約する場合の料金と、詳細をまとめたものが以下となります。（表は右にスクロールできます。） フリープラン スモールビジネス ビジネス ビジネスプラス エンタープライズ (専用) 利用料金（月額） 無料 3,960円/月～ 7,920円/月～ 15,840円/月～ 92,400円/月～ 初期費用 無料 11,000円 11,000円 11,000円 110,000円 利用可能容量 ・HDDの場合：選択不可 ・SSDの場合：2GB ・HDDの場合：1TB ・SSDの場合：500GB ・HDDの場合：2TB ・SSDの場合：1TB ・HDDの場合：4TB ・SSDの場合：2TB ・HDDの場合：選択不可 ・SSDの場合：5TB 無料お試し期間 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 スマホ対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 ユーザー数 無制限 無制限 無制限 無制限 無制限 なお、無料・有料プランを問わず、ユーザー数無制限で利用できる点が人気の理由のひとつだといえます。ただし、ストレージにHDD・SSDのいずれを選ぶかによって容量は変わるため、必要な容量に合わせてプランを選択しましょう。 参考：Xserver Drive｜料金シミュレーター 参考：Xserver Drive｜機能一覧 ユーザー数無制限の定額プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Xserver Driveの使い方 以下では、Xserver Driveの使い方を解説します。Xserver Driveの基礎から応用的な操作を解説するので、Xserver Driveが自社に合うかを判断する際の参考にしましょう。 【始め方】Xserver Driveにログインする はじめに、Xserver Driveのログイン方法を解説します。 まず、管理者から送られてくるログイン用のURLから、管理者が設定した”ユーザー名”と”パスワード”でログインします。 次に、パスワード変更をしましょう。右上の[設定]をクリックした後、[セキュリティー]を押します。そして、「現在のパスワード」と「新しいパスワード」を入力すると設定完了です。 画像引用（以下含む）:Xserver Drive｜ユーザーマニュアル 【基本編】Xserver Driveでファイルを共有する 次に、Xserver Driveの基本操作である、ファイル共有の方法を解説します。 ＜ファイルのアップロード方法＞ はじめに、ファイルのアップロード方法を解説します。まず、画面上部にある[＋]のボタンをクリックします。 次に、[ファイルのアップロード]をします。ダイアログボックスが開くので、共有したいファイルを選択すると共有完了です。 ＜ファイルのダウンロード方法＞ 次に、ファイルのダウンロード方法を解説します。ダウンロードしたいファイルの右側にあるメニューアイコンから[ダウンロード]をクリックすると、ダウンロードできます。 【応用編】Xserver Driveでファイルを活用する 最後に、Xserver Driveでファイルを活用する方法を解説します。 ＜コメントを残す方法＞ はじめに、ファイルにコメントを残す方法を解説します。まず、コメントを残したいファイルの右側にあるメニューアイコンから[詳細]をクリックします。 詳細画面で[コメント]をクリックすると、コメントの入力フォームが表示されます。 ＜タグをつける方法＞ 2つ目に、タグをつける方法を解説します。まず、コメントと同様に、タグをつけたいファイルの右側にあるメニューアイコンから[詳細]をクリックします。 次に、詳細画面で[タグ]をクリックし、入力フォームに直接入力するか、一覧からタグを選択して追加します。さらに、[編集]をクリックすると、タグを編集可能です。 ＜共有ファイルの一覧を見る方法＞ 最後に、共有ファイルの一覧を見る方法を解説します。左側の項目[共有]をクリックすることで、共有中のファイルを一覧で確認できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Xserver Driveの口コミ・評判 以下では、Xserver Driveの口コミ・評判をご紹介します。実際に利用するユーザーの感想を確認したい方は必見です。 ※ご紹介する口コミは、ITreview・みん評・Apple Storeより引用しています。 Xserver Driveの良い口コミ・評判 以下では、Xserver Driveの良い口コミや評判をご紹介します。ユーザーからは「ユーザー数無制限な点」「シンプルな操作感」が良いとの声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2023年06月23日） Xserverを契約しておりフリープランが利用できる。しかも無料なのに2GBも使用できる。更にユーザー数無制限。特にユーザー数無制限というのは大変ありがたい。 他社クラウドサービスだと大体が3名あたりから別途料金になるのに無制限に利用できるため、そこまで大きいファイルは使用しないが大人数での利用というシチュエーションではこれ以上ないサービス。 非公開ユーザー（投稿日：2023年03月27日） フリープランなのにユーザー数無制限なのはすごいと思います。 社内ではメインでドロップボックスを利用しておりますが、社外に共有する際にフォルダ設定を誤って共有したくないファイルまで共有してしまうという事故がたまに起こっておりました。 そのため主に社外共有で使う別のサービスとしてXserverドライブを利用しておりますが、パソコンに不慣れな者でも操作につまづくことなくスムーズに利用できており、シンプルな操作感もありがたいです。 非公開ユーザー（投稿日：2022年10月19日） 優れている点・好きな機能 ・フリープランでも2GBの共有ができ必要十分 ・登録したユーザーIDとPWで共有ドライブが利用可能 ・有料ブランで大容量のデータ共有が可能(500GBから4TB) Xserver Driveの改善点に関する口コミ・評判 以下では、Xserver Driveの改善点に関する口コミや評判をご紹介します。ユーザーからは「ユーザー単位で使用量を制限したい」「料金引き落としの連絡がない」との声が挙がっています。 jduevfj（投稿日：2024年3月27日） アップデートしたらアプリ単体でファイル共有できなくなった。もしかしたら見逃しているだけかもしれないが分かりにくいことには変わりないのでただの改悪に変わりはない。 非公開ユーザー（投稿日：2022年10月19日） 欲しい機能・分かりづらい点 ・ユーザーごとの使用量制限ができると良い ・一定期間すると自動消去する機能があると良い 非公開ユーザー（投稿日：2021年09月22日） 1年経ったら辞めるつもりだったが、契約時に自動更新で料金が引き落とされる事が表明されてない。事前に自動更新で料金引き落としの連絡がないため、メールが来た時はすでに料金が引き落とされた直後だったため、1年分損をした。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ストレスなくファイルを共有する方法とは 以下では、ストレスなくファイルを共有する方法をご紹介します。 Xserver Driveでは安全にファイルを共有するうえで役立つ一方、長期的なファイル管理には乏しいと言えます。具体的には、フォルダを管理するには「フォルダー管理」や「タグづけ」はもちろん、優れた『検索機能」が欠かせないのです。 また、ビジネスでは情報の「活用」が重要です。したがって、ファイルを共有するだけではなく、ファイル管理やファイルに関する情報共有も完結できるサービスでなければ、情報を格納した「だけ」となり、業務に活かせなくなってしまいます。 そのため、長期的なファイル管理には、あらゆる情報を蓄積でき、蓄積した情報にすぐアクセスできる「ナレカン」を使いましょう。 ナレカンには、テキストやファイル・画像を添付するだけで任意のメンバーに共有できる「記事」と、テーマごとに整理するための「フォルダ」が備わっています。また、AIを活用した「自然言語検索」や「ファイル内検索」によって、欲しい情報が即見つかります。 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの活用術＞ フォルダ単位で”権限設定” ナレカンでは、フォルダ単位で「閲覧権限」「編集権限」を付与できるのが特徴です。そのため、記事に書いた内容が不正改ざんされるリスクを軽減します。また、編集履歴が15分単位で更新されるので、記事の更新者も把握できます。 記事に紐づく”コメント機能” ナレカンには、記事に紐づいたコメント機能があり、内容ごとに変更事項の連絡や質疑応答を残せます。そのため、「チャットの情報が入り乱れる」「情報がバラバラに管理されている」といった問題を解消可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Xserver Driveを利用する注意点 以下では、Xserver Driveを利用する際の注意点を解説します。Xserver Driveを利用する際は、以下の点に気をつけましょう。 （1）定額プランでは契約日数の縛りがある Xserver Driveには、契約日数の縛りがある点に注意が必要です。 Xserver Driveでは、初回契約時は最短でも3ヵ月の契約が必要となります。そのため、1ヶ月契約で使い始めたい場合には注意が必要です。 フリープランが用意されているので、不要な料金コストを抑えたい場合は、無料の範囲内で十分に試用してから有料プランを検討しましょう。 （2）口コミ数が少ない Xserver Driveでは、過去に口コミの投稿はあるものの、直近の評判は少ないです。 そのため、「口コミを参考に、Xserver Driveの導入を検討したい」と考えている方は、評判ではなく、実際の使用感から判断しなければなりません。ただし、ビジネス向けプランのお試し期間は、10日間と比較的短い点に注意しましょう。 また、担当者の独断で決めるのではなく、実際に使うメンバーの意見を取り入れたうえで、自社への導入を決めることが大切です。 （3）サポートの質が低い Xserver Driveは、サポートの質が低い点にも注意が必要です。 利用しているユーザーからは、「ひとつの手続きをするのにカスタマーサポートに連絡して、何十回とやり取りし、郵送、メール、電話、ログインして定型フォームで問い合わせしてくださいと何度も何度も案内され、2ヶ月経ったいまも不効率で不親切な案内かつ煩雑すぎるやり取りに振り回されています」という声があります。（引用：みん評） ほかにも、多くのユーザーがXserver Driveのサポートが低いと感じており、トラブルが起きた際、スピーディーに解決できない可能性があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Xserver Driveの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、Xserver Driveの使い方や料金プラン・評判を解説しました。 Xserver Driveを利用するとスムーズなファイル共有が実現しますが、口コミにもあるように「サポートの質が低い点」がネックとなる可能性があります。また、管理機能が乏しいことが懸念されるため、かえって業務効率が落ちてしまうのです。 したがって、重要なデータを管理するためのツールを探すときには、共有機能と管理機能のいずれも備えたツールを導入しましょう。また、操作方法が複雑だと、メンバーが上手く使いこなせず社内に浸透しないので、シンプルなツールを導入する必要もあります。 そこで、自社の情報管理には、必要なの情報に即アクセスでき、使い方もシンプルなツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンは、国際セキュリティ資格（ISO27001, ISO27017）を取得しており、万全のセキュリティ体制を構築しています。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社のファイル共有・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業務の流れやツールの使い方などが記載された「マニュアル」は、あらゆる業務を一定のクオリティでこなすために必須です。マニュアルを作成・運用すれば業務効率化や生産性の向上はもちろん、従業員にかかる教育コストも減らせます。 一方、「マニュアルが形骸化しており、従業員のもつ独自のノウハウで現場が回っている」という企業も多いのではないでしょうか。このように社内業務が属人的な状況では、人材の入れ替わりなどが起こるたびにチーム全体の生産性が下がるリスクがあります。 そこで今回は、マニュアルの意味やメリット・デメリット、作成方法を中心にご紹介します。 マニュアルの言葉の意味や種類、類義語との違いを知りたい マニュアルのメリット・デメリットを把握してから、作成していきたい 積極的に活用されるマニュアルを作成し、適切に管理したい という担当者の方はこの記事を参考にすることで、マニュアルに対する理解が深まるだけでなく、作成、管理するうえで注意すべき点も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルとは1.1 マニュアルの意味1.2 マニュアルの種類1.3 手順書との違い1.4 他の説明書との違い2 マニュアル運用が上手くいく企業の特徴3 【必見】マニュアル運用をスムーズにするツール3.1 マニュアル管理が圧倒的に簡単にできるナレッジ管理ツール「ナレカン」4 マニュアルを作成するメリット5 マニュアルを作成するデメリット6 マニュアルの作り方・手順とは6.1 ステップ1｜マニュアルの大枠を決める6.2 ステップ2｜マニュアルの構成を決める6.3 ステップ3｜マニュアルを作成する6.4 ステップ4｜マニュアルを仮運用・修正する7 マニュアルの作成・運用のポイント5選7.1 （1）5W1Hを意識する7.2 （2）視覚的に分かりやすくする7.3 （3）読み手の立場になって作成する7.4 （4）マニュアル管理の担当者を設置する7.5 （5）定期的にアップデートする8 マニュアルの意味・デメリット・作成方法まとめ マニュアルとは マニュアルにはいくつかの種類や類語もあります。所属する業界や業種で呼称や意味が異なるため、利用目的や利用シーンで使い分けましょう。 マニュアルの意味 以下は、辞書に記載されているマニュアルの定義です。 マニュアル【manual】 （1）機械・道具・アプリケーションなどの使用説明書。取扱説明書。手引き書。 （2）作業の手順などを体系的にまとめた冊子の類。 引用：デジタル大辞泉 広義に捉えると、「マニュアル」と「手順書」は同じような意味合いになります。しかし、実際には、マニュアルは”ある業務全体の運用方針をまとめたもの”である一方、手順書は”ある業務の作業手順を具体的にまとめたもの”と分けられるのです。 また、「マニュアル化」は、仕事の手順やノウハウをまとめた紙や電子データを作成することを意味します。仕事をやりやすくするためには、このマニュアル化が必要なのです。 マニュアルを作成する際には、本来の意図から逸れていないかを確かめるために定義に立ち返りましょう。 マニュアルの種類 マニュアルは大きく分けて2種類に分類することができます。 業務マニュアル 特定の業務や、仕事のノウハウを伝えるために作成されます。業務を引き継ぐ際に役立ちます。 操作マニュアル 社内で使われているシステムの操作方法を伝えるために作成されます。新人でも円滑にシステムを利用するために必須です。 ただし、上記はそれぞれ「知識やノウハウを身につけるために共有される」という点で共通しています。 手順書との違い 「マニュアル」と「手順書」には、同様に業務を進めるための方法等が記載されていますが、両者には以下のような違いがあります。 マニュアル：業務全体に関する大きい規模感 手順書：個人でも完結する小さい作業 マニュアルと手順書の違いは「取り扱う作業の大きさ」です。マニュアルは業務の方針やフロー、ノウハウなどが記載されていますが、手順書はある業務の手順や工程を詳細に記しています。 他の説明書との違い 以下は、マニュアル以外の説明書の概要を説明します。それぞれの違いについて確認しましょう。 手引書 仕事のやり方（テクニック・コツ・ノウハウ・要点など）を指南した指導書のことを言います。案内書、入門書とも言います。 ユーザーガイド コンピュータ分野における機械装置や工具などの使用方法を、テキストとイラストで分かりやすく解説している資料です。 ガイドブック ある主題や事物の案内・解説・紹介・説明・入門・指南などを目的とした図書です。 ハンドブック ある特定の分野で必要な情報や重要事項が最低限まとまっている資料です。コンパクトに持ち運びできるのが特徴です。 取扱説明書 一つ一つの機械やシステムの説明や操作方法を詳細に記した説明書です。部分的な確認事項がある時に利用します。 以上のように、マニュアルから派生したさまざまな文書が存在するので、利用目的や利用シーンによって使い分けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル運用が上手くいく企業の特徴 マニュアルの運用に成功する企業には、以下の3つの特徴があります。 暗黙知を形式知に変えている 業務上のノウハウは「言語化されている形式知」と「言語化するのが難しい暗黙知」の2つです。マニュアル運用が上手い企業では、暗黙知を極力減らして形式知にする動きが活発にあります。 簡単に管理できる仕組みがある マニュアルを簡単に管理できる仕組みも必要です。紙のマニュアルは修正版と差し替えるのが手間であり、メールやチャットではファイルを共有してもメッセージなどで流れてしまう恐れがあります。 定期的にマニュアルを更新している 実務とマニュアルが一致していないと現場が混乱するため、定期的な更新が必要です。そのため、更新作業が負担にならないシンプルな仕組みを用意しましょう。 マニュアルを上手く運用できている企業には、以上の共通する特徴があります。とくに、マニュアルの管理と更新は具体的に対策すべきであり、目当てのマニュアルにサクサクたどり着ける「ナレカン」のようなツールが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】マニュアル運用をスムーズにするツール 以下では、マニュアル運用をスムーズにするおすすめのツールをご紹介します。 仕事を円滑に進めるために「簡単にマニュアルを作成・管理のできるITツール」を導入すれば、作成時間の削減のみならず徹底した管理ができるようになります。とはいえ、検索機能の不十分なツールでは、蓄積されたマニュアルから欲しい情報がなかなか見つかりません。 そのため、検索機能の充実したツールを導入して、必要な情報へすぐにアクセスできる体制を整えましょう。また、マニュアルには、あらゆる社内情報が含まれているため、厳格なセキュリティ体制で保護されていることも重要です。 結論、マニュアル運用のために導入すべきなのは、高性能の検索機能を備えつつ、高度な情報管理体制で保護されている「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「ヒット率100%」の超高精度検索に加えて、生成AIを活用した「自然言語検索」も可能なので、上司に質問するように欲しい情報を探せます。また、国際セキュリティ資格を取得しているため、大企業でも安心して導入できます。 マニュアル管理が圧倒的に簡単にできるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作成するメリット マニュアルを適切に作成・運用すれば、以下のメリットが得られます。 業務品質が維持される 業務の品質が一定となるように手順が記されているため、誰が作業をしても同じ質やスピードで仕事ができます。従業員によって違いが出てしまうと、製品やサービス自体の品質にも悪影響があるので避けなければなりません。 業務に割く時間を減らす 詳細に作業手順が記されているため「どうすれば良いか分からず迷う」「上司にやり方を聞く」などのムダな時間が減ります。また、新入社員に直接仕事を教える必要がなく、教育コストの削減にもなるのです。 業務の属人化を防ぐ 担当者が不在の場合でも、ほかのメンバーが代わりに業務を進められるようになります。業務に関する情報が属人化すると、担当者に何かあった際に作業が遅延したり、中断したりしなければならない恐れがあるのです。 引継ぎがしやすくする 退職や異動で引き継ぎが上手くいかないと、業務全体に影響が出る可能性もあります。一方、事前にマニュアルを作成しておけば、次の担当者へスムーズに引き継ぎができます。 マニュアルには以上の4つメリットがあるため、これまで運用してこなかったチームは早急に準備を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作成するデメリット メリットがある一方で、マニュアルを活用するデメリットも存在します。以下ではマニュアルがもたらすデメリットをご紹介します。 モチベーションが低下する マニュアルがあることで、あらかじめ決められたこと以外をやる必要性を感じづらくなります。そのため、「品質維持のためにマニュアルが必要であり、最終的には顧客の喜びや自分たちの働きやすさにもつながる」という理由も明記しておきましょう。 マニュアルの作成に時間がかかる 業務内容の整理や構成の立案、運用チェックなど、マニュアルを作成するための工数が非常に多いです。作成時間を短縮するためには「小さな業務範囲からはじめる」「簡単に作成できるツールを使う」などで対策しましょう。 マニュアルの管理が面倒 紙のマニュアルは更新のたびに印刷しなおさなければならず、ファイルで管理するとアクセスするのが面倒で次第に使われなくなります。そのため、頻繁に確認・更新をするマニュアルは、とにかく簡単な方法で管理するのが最適です。 以上のように、マニュアルにはメリットばかりではなく適切に対策すべきデメリットもあるため、マニュアルの運用でどのようにカバーするかを考えなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの作り方・手順とは マニュアルの作成には正しい手順があります。社内で積極的に活用されるためにも、以下の手順を参考にしましょう。 ステップ1｜マニュアルの大枠を決める はじめに、マニュアルの大枠を決めます。 ここでの「大枠を決める」とは「何を、どこまで書くのか」を決めることです。マニュアルといっても、業務の端から端まですべてを記載するわけではありません。「作業内容」や「作業範囲」を絞って記載していきましょう。 作業内容や範囲を絞ることでマニュアルの目的が明確になり、スムーズに作成できるようになります。 ステップ2｜マニュアルの構成を決める 次に、マニュアルの構成を考えます。 構成とは作業フローの骨格であり、作成する前にあらかじめ構成を定めておけば、全体の流れに一貫性のあるマニュアルになるのです。 ここでの構成はマニュアルの目次になります。たとえば、下図のようなイメージです。 目次を決めておけば全体を俯瞰しながら作成できるのがメリットです。 ステップ3｜マニュアルを作成する 次に、見出しごとに作業手順を記載しましょう。 従業員の立場になって、可能な限り詳細に記載します。言葉で説明しづらい内容は、図や写真で視覚的に伝えるのが効果的です。 また、マニュアルを作成しなければならない業務が多い場合、作成時間の短縮のために「テンプレート」を用意しましょう。 ステップ4｜マニュアルを仮運用・修正する 最後に、マニュアルを運用する前に一部のメンバーを対象に仮運用をしましょう。 マニュアル作成者の主観が入り込んでしまい、メンバーにとって使いづらいマニュアルになっている可能性があるためです。社内で活用されるマニュアルにするためにも、客観的な意見をもらい、必要に応じて修正していきましょう。 このようなPDCAサイクルを回すことでマニュアルが洗練されていき、誰が仕事をしても一定の質とスピードが担保されるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの作成・運用のポイント5選 マニュアルの作成手順が分かったところで、次はマニュアル作成や運用のコツを確認しましょう。 （1）5W1Hを意識する マニュアルの内容を具体的にするためにも、5W1Hの「いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように」を埋めるようにマニュアルをつくりましょう。 内容が具体的であればあるほど、はじめて業務を担当するメンバーでも作業イメージが湧きやすくなります。しかし、具体的に記載しようとすると、冗長な文章になってしまいがちなので注意が必要です。 そのため、使いやすいマニュアルにするためにも、5W1Hを使って「読み手がすぐに理解できるように簡潔に書く」ことを意識するのが大切です。 （2）視覚的に分かりやすくする マニュアルに、写真や動画、図、フローチャートなどを活用すると見やすくなります。 文字以外の表現も利用することで視覚的に見やすくなります。さらに、「強調したい部分は赤字にする」「文字の大きさを変える」などの工夫を凝らせば、重要なポイントがすぐに分かるので親切です。 以上のような視覚に訴えかける工夫は必要ですが、あまりにもデザインに凝りすぎてはいけません。余計な情報が増えるとかえって内容が頭に入ってこないためです。 そのため、マニュアルには最低限の情報を記載し、デザインもシンプルにしましょう。 （3）読み手の立場になって作成する マニュアルは、読み手を意識することが重要です。 ここで言う「読み手を意識する」とは、「難しい用語を使わないこと」を指します。専門用語が多いとマニュアルを読んでも理解できず「業務手順の共有」という目的を達成できません。 そのため、プレゼン資料やレポートを書くのと同様に、誰が読んでも同じように解釈できるマニュアルにするべきです。どうしても避けられない専門用語がある場合には、注釈や解説を載せましょう。 （4）マニュアル管理の担当者を設置する 次に、マニュアルが社内で利用されているかを把握しましょう。 具体的には、マニュアル管理の担当者を設けて、定期的に運用されているかチェックします。また、担当者を筆頭に「マニュアルの重要性」を正しく発信していくことで、マニュアルが形骸化するのを避けられます。 以上のように、マニュアルが社内で活用されていない事態を防ぐためにも管理担当者を決めましょう。 （5）定期的にアップデートする 最後に、マニュアルと実務が乖離しないように定期的に更新しましょう。 具体的には、「マニュアルの作業手順が少し違う」「この手順を追加してほしい」などの要望が出てくることがあります。マニュアルは、最も作業効率を高める手順として、現場で運用されるので迅速に対応しなければなりません。 ただし、すべての意見がメールやチャットで届くと、どのマニュアルに対する意見なのか混乱してしまいます。そこで、マニュアルを作成した「記事」に紐づけて、「コメント」を残せる「ナレカン」のようなアプリを利用すれば、要望に合わせて適切に更新できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの意味・デメリット・作成方法まとめ これまで、マニュアルの意味やメリット・デメリット、作成方法を中心にご紹介しました。 マニュアルは企業活動において、生産性向上や業務効率化が図れる重要な要素のひとつです。また、マニュアルは一度作成しておけば削除しない限り残るため、企業における貴重な情報資産になります。 ただし、検索機能の不十分なツールで管理していては、大量のマニュアルの中から必要な情報をなかなか見つけられません。そのため、高精度の検索機能を備えたツールで、マニュアルは作成・管理するべきなのです。 結論、マニュアルの運用で導入すべきなのは、社内のあらゆるマニュアルを一元管理できるうえ、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」でマニュアルを正しく管理し、現場の生産性向上を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介 会社にマニュアルがないのはやばい？問題点や作成するメリットを解説！ 仕事を仕組み化する重要性とは？やり方やおすすめのツールも解説 マニュアル(説明書)を書いても読まない人がいる？！理由と対策を解説 【見本あり】見やすいマニュアルの作成ポイントや運用ルールを紹介 【事務職】業務マニュアルの作り方を解説！テンプレートや例も紹介 OJTマニュアルの作成方法とは？新人教育向けのポイントも解説 【飲食店・小売店向け】アルバイトの業務を効率化するマニュアルの作成方法 【ビジネス向け】レギュレーションとは？ルールとの違いも解説

ビジネスでは、顧客や社員から頻繁に問い合わせがあるため、都度対応しなければならず、担当者にとって多大な負担となっています。そのため、よくある質問には「FAQシステム」を導入して、回答を事前に用意することが有効です。 しかし、「システムごとに特徴や機能が異なるので、どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのFAQシステム7選や比較ポイントを中心に解説します。 問い合わせ対応の負担を減らすため、FAQシステムを使いたい おすすめのFAQシステムを比較・検討したい FAQを活かして、ベテラン社員の持つナレッジを蓄積したい という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったFAQシステムが分かり、問い合わせ業務を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 FAQシステムとは1.1 FAQの種類1.2 チャットボットとの違い1.3 QAとの違い2 FAQシステムの基本機能3 FAQシステムを導入する3つのメリット3.1 （1）問い合わせ対応が効率化する3.2 （2）顧客満足度が向上する3.3 （3）情報の属人化を防げる4 FAQシステムの比較ポイント4選4.1 （1）自社の課題を解決できるか4.2 （2）情報を探しやすいか4.3 （3）サポート体制が充実しているか4.4 （4）FAQをナレッジとして活用できるか5 ＜徹底比較＞おすすめのFAQシステムランキングTOP75.1 1位【ナレカン】社内FAQをナレッジとして蓄積できるシステム5.2 2位【Stock】FAQを最も簡単に運用できるシステム5.3 3位【Zendesk】カスタマーサポートを効率化するシステム5.4 4位【kintone】FAQ以外の機能も充実したシステム5.5 5位【Salesforce Service Cloud】豊富なツールと連携できるシステム5.6 6位【PKSHA FAQ】問い合わせの手間を省けるシステム5.7 7位【FastAnswer2】目的の情報をすぐに見つけられるシステム6 ＜一目で分かる＞おすすめのFAQシステム一覧表7 FAQシステム7選の比較まとめ FAQシステムとは FAQシステムとは、よくある質問（FAQ）と回答をまとめて、質問者の自己解決を促すシステムです。社外向けであれば、カスタマーサポートやヘルプデスク業務、社内であれば総務部などで重宝されています。 そこで以下では、FAQの種類とチャットボット・QAとの違いを解説します。FAQシステムにはどのような特徴があるかを確かめましょう。 FAQの種類 FAQには、大きく以下の3種類があります。 社内対象FAQ 業務中に疑問点や不明点があった場合、社員が自己解決できるFAQです。さらに、社内にノウハウも蓄積できるので、属人化も防げるメリットがあります。 社外対象FAQ 企業の公式サイトにある「よくある質問」のように、顧客からの質問に対する回答をまとめたFAQです。質問頻度の高い内容を集約することで、顧客側は疑問点の早期解決、企業側はオペレーターの負担軽減ができます。 コールセンター対象FAQ コールセンターなどのオペレーターが参照するFAQです。オペレーターごとの対応の差がなくなり、顧客対応の質を均一にできます。 このように、FAQは種類によって対象が異なるので、システムを導入するときは「自社の業務形態にあっているか」をチェックしましょう。 チャットボットとの違い FAQシステムとチャットボットの違いは、質問への回答方法です。 FAQシステムでは、ユーザーが疑問点を検索して解決に導きます。つまり、ユーザーが知りたい回答が、あらかじめシステム上に用意されていなければなりません。 一方、チャットボットでは、会話形式で疑問点を洗い出しながらユーザーの解決へと導くため、あとから回答を提示します。このように、FAQとチャットボットは「ユーザーの疑問点に対する回答方法の違い」で区別されるのです。 QAとの違い FAQとQAの違いは、質問の頻度が限定されるかどうかです。 QAとFAQは、どちらとも「質問と回答」という形式なのは同じです。しかし、FAQは「Frequently Asked Questions」の略であるように、頻繫に尋ねられる質問である一方で、QAは質問の頻度を限定しません。 つまり、FAQはQAよりも顧客からのニーズが高い重要な質問であるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムの基本機能 FAQシステムには、主に以下3つの機能が備わっています。 検索機能 キーワードを入力する「サジェスト検索」や話し言葉を入力する「自然文検索」、ユーザーがFAQのカテゴリを選択する「カテゴリ検索」などがあります。こうした検索機能により、ユーザーは問い合わせの工数を減らせるのです。 管理機能 顧客の個人情報や対応履歴、購買データなどを管理します。こうした情報はナレッジとして蓄積されるため、引き継ぎのときにも役立ちます。 分析機能 ユーザーが検索に利用したキーワードや、よく読まれたFAQを数値として可視化します。その結果、FAQや製品・サービスそのものの改善にもつなげられるのです。 上記の3機能が備わるシステムであれば、業務の手間を省きながら高品質なFAQを用意できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムを導入する3つのメリット ここでは、FAQシステムのメリットを3つご紹介します。以下のメリットを得るには、システムの正しい運用が前提となる点に注意が必要です。 （1）問い合わせ対応が効率化する FAQシステムを活用すると、問い合わせ対応が効率化します。 頻繁に寄せられる質問への回答を事前に準備すれば、顧客による自己解決ができます。その結果、コール数や問い合わせフォームへの入力数はもちろん、担当者が個別の問い合わせ対応に割く時間も減らせるのです。 担当者が問い合わせ業務以外を兼任している場合は、問い合わせ対応だけでなく業務全体の効率化にもつながります。 （2）顧客満足度が向上する FAQシステムの導入により、顧客満足度の向上も見込めます。 FAQシステムがなければ、顧客はコールセンターや専用のフォームを通して質問しなければなりません。このような方法では、伝える手間がかかるうえに、場合によっては待ち時間が発生する恐れもあります。 そこで、FAQシステムを使えば、潜在的な問題点を洗い出し、疑問に対する適切な回答を用意できるのです。ユーザーは必要以上のステップを踏まずに問題が解決するため、結果として顧客満足度も向上します。 （3）情報の属人化を防げる 社内FAQシステムの場合は、情報の属人化を防げるメリットもあります。 社内の情報を一箇所にまとめると、重要な顧客データへすぐにたどりつけて便利です。また、業務で使える知識やスキルをナレッジとして蓄積することにより、新人への引き継ぎもスムーズに進みます。 ただし、FAQシステムで情報の属人化を防ぐには「誰かの頭/PCのなか」にある情報を簡単に集約できなければ、頓挫してしまいます。そのため、テキストの入力はもちろん、添付したファイルの内容を要約・抽出できる「ナレカン」のようなシステムが便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムの比較ポイント4選 ここでは、FAQシステムの比較のポイントを4つ解説します。自社に最適なシステムを導入するには、以下の点を押さえなければなりません。 （1）自社の課題を解決できるか 一つ目の比較ポイントは、自社の課題を解決できることです。 たとえば、社外向けにFAQを作成したい場合は、FAQページと問い合わせフォームを作成できる機能が必須です。一方、社内向けのFAQでは、業務上で新たな疑問が生じたときに、気軽に質問でき、回答をセットで社内共有できる機能があれば、同じ質問が繰り返される事態を回避できます。 以上のように、自社の抱える課題によって必要な機能は変わるため、課題を明確にしたうえで、必要な機能に過不足のないシステムを選びましょう。 （2）情報を探しやすいか 2つ目のポイントは、情報を探しやすいことです。 利用者にとって便利なFAQシステムか判断する要素として、「適切な回答に短時間でたどりつけるかどうか」が挙げられます。そこで、高度な検索機能が備わっていれば利用者は便利と感じられるのです。 また、社内FAQにおいても、情報へのアクセス性の良さは業務時間の短縮につながるメリットがあります。このように、検索機能は社外・社内にかかわらず、FAQシステムに必須の機能だと言えるのです。 （3）サポート体制が充実しているか 3つ目のポイントは、サポート体制が充実していることです。 FAQシステムは、中長期的な継続が必要となるサービスです。そのため、社内のノウハウをFAQ上に移行するときや、トラブル時の対応などのサポート体制が充実しているかどうかは、選定するときの重要なポイントです。 とくに、サービスを使い始めるときの初期導入支援をしているシステムであれば、導入担当者の負担を最小限に抑えて運用を開始できるため便利です。 （4）FAQをナレッジとして活用できるか 4つ目のポイントは、FAQを社内ナレッジとして活用できることです。 FAQのデータは会社にとって貴重なノウハウ・ナレッジであるため、確実に蓄積しておかなければなりません。また、その時々によって、サービス内容が変更したり、プロジェクトの方針が変わるケースもあるため、定期的にメンテナンスしていくことが大切です。 したがって、必要な情報源をすぐに見つけ出し、情報の編集がすぐにできる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。また、ナレカンであれば、編集権限を設定できるので、むやみやたらに情報が書き換えられる心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜徹底比較＞おすすめのFAQシステムランキングTOP7 以下では、おすすめのFAQシステム7選をランキング形式でご紹介します。 FAQシステムを導入すれば「問い合わせ対応の効率化」や「顧客満足度の向上」が期待できます。さらに、社内でFAQデータを蓄積しつつ定期的にメンテナンスを図ることで、業務で使える”ナレッジ”として活用でき、業務の属人化も防げるのです。 ただし、検索機能が不十分なツールであると、社員の疑問をすぐに解消できず、結局は誰かに質問する手間がかかるので注意しましょう。したがって、「検索機能に優れており、自発的な解決を促せる社内FAQシステム」でなければなりません。 結論、自社で導入すべきFAQシステムは、社内FAQをナレッジとして蓄積でき、必要な情報に即アクセスできるシステム「ナレカン」一択です。 ナレカンの「質問機能」では、業務上の不明点を社内メンバーに質問し、回答とまとめてナレッジとして蓄積できるため、常に活用されるFAQを構築できます。また、“上司に質問するように探せる”生成AIを活用した「自然言語検索機能」で、知りたい情報が確実に見つかります。 1位【ナレカン】社内FAQをナレッジとして蓄積できるシステム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】FAQを最も簡単に運用できるシステム Stockは、最も簡単にFAQを運用できるシステムです。 「Stock」では、「ノート」に記載したFAQは、質問の種類ごとに「フォルダ」を分けられるので、情報が入り乱れません。また、強力な「検索機能」によって、キーワードを入力すればすぐに目的のノートやフォルダを見つけられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【Zendesk】カスタマーサポートを効率化するシステム ＜Zendeskの特徴＞ 顧客の希望するチャネルに対応 メール、SNS、電話など、さまざまなチャネルを通してサポートを提供できるため、FAQ以外の形を望む顧客にも対応できます。 迅速な通知 顧客からの返信はすぐに担当者へ通知されるため、課題解決もスムーズです。 ＜Zendeskの機能＞ メッセージング 「メッセージング」では、顧客とメッセージのやりとりができます。また、ボットによってサポートが自動化されるので、スムーズな顧客対応が実現します。 チケット管理 メールや電話、チャットといった、あらゆるチャネルから寄せられた問い合わせも、自動でチケット化されて管理できます。 ＜Zendeskの注意点＞ 無料プランの利用に制限がある 無料プランを利用するには「はじめてZendeskを導入する」「従業員数が50人未満で、外部から資金調達を受けている」の条件を満たしていなければなりません。（参考：Zendesk｜スタートアップ支援プログラム） 構築が複雑 ユーザーからは「構築が複雑、UIが見ずらい。最初の構築の時点で複雑にしてしまうと後戻りができない。」との声もあります。（参考：ITreview） ＜Zendeskの料金体系＞ 参考：Zendeskの料金ページ メールでの問い合わせ管理には、以下の「Bacicプラン」がおすすめです。 Support Team：$19/ユーザー/月（月払い） Support Professionai：$55/ユーザー/月（月払い） Support Enterprise：$115/ユーザー/月（月払い） メール・チャット・電話など、さまざまなチャネルからの問い合わせを一元管理したい場合は、以下の「Zendesk Suiteプラン」を選択しましょう。 Suite Team：$55/ユーザー/月（月払い） Suite Growth：$89/ユーザー/月（月払い） Suite Professional：$115/ユーザー/月（月払い） Suite Enterprise：要問い合わせ Zendeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【kintone】FAQ以外の機能も充実したシステム ＜kintoneの特徴＞ あらゆる情報を一元管理できる kintoneでは、Excelやメールなどの煩雑になりがちな情報も、すべて一か所にまとめられます。 アプリをカスタマイズできる kintone上のアプリは、自社で使いやすいように機能をカスタマイズできます。 ＜kintoneの機能＞ アプリ 仕事の数だけ業務システムを追加できる「アプリ」を利用できます。FAQには、顧客情報を一元化する「顧客リストアプリ」や、クレームの状況・件数を可視化する「クレーム管理アプリ」などが役立ちます。 スペース 「スペース」とは、プロジェクトやタスクごとのやりとりを集約できる「場」のことです。問い合わせ対応に関するナレッジの蓄積に役立ちます。 ＜kintoneの注意点＞ 高度なセキュリティは別途費用がかかる 接続できる端末の制限など、社外からのアクセスに対する高度なセキュリティは、オプション料金が発生します。 使いこなすのが難しい 「入り方が分からなかったり、そもそもはじめ方が分からない人が多く見られます。数に限りがあるので使える人はどんどん使えるようになり、使えていない人はどんどん使えなくなる格差が出ます。」というユーザーもいます。（参考：ITreview） ＜kintoneの料金体系＞ 参考：kintoneの料金ページ ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Salesforce Service Cloud】豊富なツールと連携できるシステム ＜Salesforce Service Cloudの特徴＞ 他のツールと連携できる たとえば、ビジネスチャットツールの「Slack」と連携すれば、問い合わせ内容をチームで共有したり、顧客とリアルタイムでコミュニケーションしたりできます。 ワークフローの自動化 メール返信やタスク割り当てなどの、手間のかかる業務を自動化できます。 ＜Salesforce Service Cloudの機能＞ エージェントの自動割り当て 万が一顧客対応で問題があったときでも、AIによって最適なエージェントが自動で割り当てられ、素早い解決を促します。 分析機能 顧客対応のデータをもとに、問題の原因や詳細、対処法などを分析できます。そのため、顧客満足度の向上にもつながります。 ＜Salesforce Service Cloudの注意点＞ すべての機能は使いこなせない 一部のユーザーからは「本当に何でもできるツールのため、逆に情報量が多く、営業担当も細かい機能については把握していない」との声もあります。（引用：ITreview） ＜Salesforce Service Cloudの料金体系＞ 参考：Salesforce Service Cloudの料金ページ Essentials：3,000円/ユーザー/月（年払い） Professional：9,600円/ユーザー/月（年払い） Enterprise：19,800円/ユーザー/月（年払い） Unlimited：39,600円/ユーザー/月（年払い） Einstein 1 Service：60,000円/ユーザー/月（年払い） Salesforce Service Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【PKSHA FAQ】問い合わせの手間を省けるシステム ＜PKSHA FAQの特徴＞ 日本語に強い検索エンジンの搭載 約7万語種類の概念知識と1,200万語の言語辞書を含んだ、日本語に強い「言語理解エンジン」が搭載されています。 充実したサポート体制 基礎実習や個別相談、セミナーなど、システムを使いこなすためのサポートが充実しています。 ＜PKSHA FAQの機能＞ 連携機能 対話エンジンの「PKSHA Chatbot」と連携すれば、問い合わせに対して高品質な回答が自動でできます。 FAQの重要度設定 FAQの重要度を独自に設定することで、検索結果の表示をコントロールできます。 ＜PKSHA FAQの注意点＞ 検索の精度が高くない 一部のユーザーからは「検索の精度があまり高くないのか、知りたいことにダイレクトに辿り着けない。」との声があります。（参考：ITreview） ＜PKSHA FAQの料金体系＞ 詳細は要問い合わせ PKSHA FAQの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【FastAnswer2】目的の情報をすぐに見つけられるシステム ＜FastAnswer2の特徴＞ 外部用と内部用を分類できる 「よくある質問」などの”外部公開用FAQ”と、オペレーターが顧客対応するときに使う”内部公開用FAQ”の両方を蓄積できます。 検索性が高い FAQや文書など、顧客対応に必要な情報を簡単に検索できるので、スムーズな回答が可能です。 ＜FastAnswer2の機能＞ WebAPI機能 WebAPI機能によって、外部システムにFastAnswer2の検索機能を組み込んだり、両者を横断的に検索したりできます。 レポート分析機能 「レポート分接機能」では、FAQナレッジの参照回数や、検索ログなどを分析できます。そのため、FAQの品質向上にもつながるのです。 ＜FastAnswer2の注意点＞ メンテナンスに手間がかかる なかには「社内で、数多いFAQのメンテナンスに手間を要している」というユーザーもいます。長期的に活用していくうえでは、メンテナンスコストは重視すべきポイントなので注意しましょう。（参考：ITreview） ＜FastAnswer2の料金体系＞ 詳細は要問い合わせ FastAnswer2の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜一目で分かる＞おすすめのFAQシステム一覧表 こちらは、おすすめのFAQシステム7選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Zendesk kintone Salesforce Service Cloud PKSHA FAQ FastAnswer2 シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 特徴 社内FAQをナレッジとして蓄積できるシステム FAQを最も簡単に運用できる カスタマーサポートを効率化 FAQ以外の機能も充実 豊富なツールと連携できる 問い合わせの手間を省ける 目的の情報をすぐに見つけられる 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 チームによっては無料プランが利用できない 高度なセキュリティはオプション費用がかかる 情報量が多く、機能を使いこなせない 検索の精度が高くない メンテナンスに手間がかかる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり（条件付き） ・有料プランは$15～/ユーザー/月（月払い） ・無料プランなし ・1,000円～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・3,000円～/ユーザー/月（年払い） ・無料プランなし ・詳細は要問い合わせ ・無料プランなし ・詳細は要問い合わせ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Zendesk」の詳細はこちら 「kintone」の詳細はこちら 「Salesforce Service Cloud」の詳細はこちら 「PKSHA FAQ」の詳細はこちら 「FastAnswer2」の詳細はこちら 上記のように、FAQシステムは無料で利用できないケースも多いので、自社の予算を考慮したうえで選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステム7選の比較まとめ これまで、おすすめのFAQシステム7選や比較ポイントを中心に解説しました。 FAQシステムがあれば、問い合わせの工数が減ったり、顧客対応の質が向上したりとユーザー・従業員双方にメリットがあります。そして、システムを比較するときは「自社の課題を解決できるか」や「検索機能が優れているか」が重要なのです。 加えて、FAQデータは”貴重なナレッジ”として活用できるため、FAQデータを蓄積し、メンテナンスコストもかからないシステムであれば、業務が属人化する事態も防げます。 結論、FAQの活用に最適なのは、社内FAQをナレッジとして蓄積でき、必要な情報に即アクセスできるシステム「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、問い合わせ対応にかかる負担を軽減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

SharePointは、Microsoftが提供する情報共有ツールです。チーム・プロジェクトごとにポータルサイトを作成して、ファイルや画像などを共有できます。 しかし、「SharePointでファイル共有する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を中心にご紹介します。 SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を知りたい SharePointでファイルのアクセス権を設定する方法を把握したい SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、SharePointでファイル共有する方法を把握しつつ、より簡単に目的のファイルを見つけられる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 SharePointでファイル共有するための設定方法とは2 SharePointで内部ユーザーとファイル共有する2つの方法とは2.1 （1）ファイルをドラッグ＆ドロップする2.2 （2）ファイルをアップロードする3 SharePointで外部ユーザーとファイル共有する2つの方法とは3.1 （1）招待メールで共有リンクを送信して共有する3.2 （2）リンクのコピーを使って共有する4 SharePointで共有したファイルのアクセス権を設定する方法5 SharePointで社内の情報を共有するデメリット6 SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツール6.1 欲しいファイルを誰でも直感的に検索できるツール「ナレカン」7 SharePointでファイル共有する方法まとめ SharePointでファイル共有するための設定方法とは ここでは、SharePointでファイル共有するための設定方法についてご紹介します。 SharePointでファイル共有するには、OneDriveと連携して、データを同期する必要があります。具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開き、【ドキュメント】＞【同期】をクリックする OneDriveのサインインを求められるので、【Microsoft OneDrive を開く】をクリックする 同期したいフォルダを選択して【OK】をクリックする 以上の操作で、OneDrive内に保存したファイルを、SharePointで共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで内部ユーザーとファイル共有する2つの方法とは ここでは、SharePointで内部ユーザーとファイル共有する2つの方法についてご紹介します。サイトのメンバー同士であれば、以下のいずれかの方法でファイル共有が可能です。 （1）ファイルをドラッグ＆ドロップする 1つ目に、ファイルをドラッグ＆ドロップする方法です。具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開いて【ドキュメント】をクリックし、共有したいファイルを選択する 「ファイルをここにドラッグします」と表示されたエリアに、選択したファイルをドラッグ＆ドロップする （2）ファイルをアップロードする 2つ目に、ファイルをアップロードする方法です。具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開いて【ドキュメント】＞【アップロード】をクリックする 共有するファイル形式を「ファイル」「フォルダー」「テンプレート」から選択する 共有したいファイルを選択し、【開く】または【アップロード】をクリックする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで外部ユーザーとファイル共有する2つの方法とは ここでは、SharePointで外部ユーザーとファイル共有する2つの方法についてご紹介します。SharePointで管理しているファイルを、社外のメンバーと共有したい方は必見です。 （1）招待メールで共有リンクを送信して共有する 1つ目に、招待メールで共有リンクを送信して、特定のメンバーとファイル共有する方法です。 具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開いて【ドキュメント】をクリックする 共有したいファイルの左にある丸いアイコンを選択し、画面上部の【共有】をクリックする 共有タブが表示されるので、【リンクを持つすべてのユーザーが編集できる】をクリックする リンク設定画面が表示されるので、アクセス権を付与するユーザー範囲を選択して【適用】をクリックする 「名前、グループ、またはメール」フィールドに、共有するユーザーのメールアドレスまたは氏名を入力し、【送信】をクリックする （2）リンクのコピーを使って共有する 2つ目に、多数のメンバーとファイル共有する使い方であれば、リンクのコピーを使って共有する方法が便利です。 具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開いて【ドキュメント】をクリックする 共有したいファイルの左にある丸いアイコンを選択し、画面上部の【共有】をクリックする 共有タブが表示されるので、【リンクをコピー】＞【リンクを持つすべてのユーザーが編集できる】をクリックする リンク設定画面が表示されるので、アクセス権を付与するユーザー範囲を選択して【適用】をクリックする 【リンクのコピー】＞【コピー】をクリックする コピーしたリンクをメール、メッセージ、または投稿で貼り付けて送信する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで共有したファイルのアクセス権を設定する方法 SharePointでファイル共有後、アクセス権の設定を変更したい場合は、以下の方法で設定しましょう。 まず、設定したいファイルを選択し、【情報】をクリックします。次に、詳細タブが表示されるので、【アクセスの管理】をクリックして、以下のいずれかの操作を実行します。 ファイル共有を停止する場合 【共有の停止】をクリックする。 アクセス許可を変更する場合 【共有の停止】をクリックして、アクセス許可を変更したいユーザーを選択し、編集と投稿を許可する「サイトのメンバー」、または読み取り専用の「サイト閲覧者」を選択する。 以上の操作で、アクセス権の設定は完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで社内の情報を共有するデメリット SharePointで社内の情報を共有するデメリットとして、「検索性が低い」点が挙げられます。 実際に、SharePointのユーザーからは「検索性の使い勝手があまり良くありません。グループウェアの掲示板で単語検索をしてもかなり幅広な検索結果となるので、目当てのものを探すのに時間が掛かります」という声が寄せられています。（参考：ITトレンド） このように、検索性が低いと、必要な情報へアクセスするのに時間がかかり面倒です。そのため、社内の情報を円滑に管理するには、「蓄積したファイルの中から、欲しい情報に即アクセスできるツール」を導入することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツール 以下では、SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツールをご紹介します。 SharePointでファイル共有すると、「共同編集できる」「バージョン管理ができる」というメリットがあります。一方、デメリットとしては、ファイルの拡張子によって、共有に管理者の許可を得る手間がかかってしまう点が挙げられます。 また、ユーザーの口コミでは「検索性の使い勝手が良くない」という声があり、共有したファイルの中から、目的のファイルを見つけるのに時間がかかる点も使いづらいです。そのため、共有したファイルを円滑に管理するには、「検索機能が使いやすいツール」を導入すべきです。 結論、自社のファイル共有には、“平均0.2秒”の高速スピード検索によって、目的のファイルを誰でもすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にファイルを直接添付して共有できるうえ、生成AIを活用した「ファイル要約」を使って要約すれば、ナレッジとして活用しやすくなります。また、超高精度の「キーワード検索」によって、ファイルの中身まで検索できるので、必要なファイルに即アクセスが可能です。 欲しいファイルを誰でも直感的に検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでファイル共有する方法まとめ これまで、SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を中心にご紹介しました。 SharePointでは、ファイルをサイトに「ドラッグ＆ドロップ」または「アップロード」すると、内部ユーザーとファイル共有が可能です。また、外部ユーザーと共有するには、招待メールを送信するか、共有リンクのコピーをメールなどに貼り付けて送信します。 しかし、SharePointは検索性が低く、過去に共有されたファイルが、どこに保存されているのか分からなくなりやすいです。そこで、「高精度かつシンプルな検索機能が備わっているツール」でファイル共有すれば、目的のファイルへ手間をかけずにたどり着けます。 したがって、自社のファイル共有には、ファイルをはじめとしたあらゆる情報をまとめておけるうえ、欲しい情報を誰でも直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイルを円滑に共有・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 SharePointで検索してもヒットしない？検索機能の使い方を紹介

近年、ITツールを使って、社内に散在するファイルをまとめて管理する企業が増加しています。なかでも注目を集めているのが、Microsoftが提供する情報共有ツール「SharePoint」です。 しかし、SharePointを使ってファイル共有しているが、「目的のファイルを上手く検索できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SharePointでファイル検索する方法・ヒットしないときの対処法を中心にご紹介します。 SharePointの検索機能の使い方を把握したい SharePointでヒットできないときの対処法を知りたい SharePointより簡単にファイル検索できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、SharePointの検索機能の使い方を把握できるうえ、より簡単にファイル検索できる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 SharePointでファイル検索する方法とは2 SharePointの検索範囲とは3 SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法とは3.1 （1）ファイルの言語設定を変更する3.2 （2）効果的なクエリを作成する3.3 （3）「高度な検索」を使って検索する4 SharePointより簡単にファイル検索できる方法4.1 目的のファイルに即アクセスできる「ナレカン」5 SharePointでの検索方法まとめ SharePointでファイル検索する方法とは SharePointでファイル検索するときは、検索ボックスにフレーズを入力して検索します。 SharePointは「キーワード検索」と「全文検索」のいずれにも対応しており、ファイルの中身まで検索して、必要な情報を見つけられます。ただし、SharePointは検索機能に特化したツールではないので、検索しても目的のファイルがヒットしないケースも多いです。 そのため、目的のファイルが見つからない場合は、「ファイルの言語設定を変更する」「効果的なクエリ（検索キーワード）を使う」という対処が必要になる点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointの検索範囲とは SharePointの検索範囲は、検索する場所によって異なります。 検索範囲は、検索ボックスに表示されている文言からも把握可能です。具体的には、以下の4つの検索範囲があります。 検索場所 検索範囲 検索ボックスに表示される文言 SharePoint スタートページ SharePoint全体 SharePoint内を検索 ハブサイトのホームページ ハブサイトおよびハブに接続されたサイト群全体 サイト全体を検索 単一のサイト 単一のサイト内 このサイトの検索 サイト内のコンテンツ （リスト/ライブラリ） リスト内/ライブラリ内 このリスト/このライブラリ Share Pointは検索方法によって検索する対象範囲が異なるため、欲しい情報がヒットしない場合があります。そのため、誰もが情報を検索しやすいように、すべてのファイルや添付書類を横断検索してくれる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法とは ここでは、SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法を3つご紹介します。「絞り込み検索」や「完全一致検索」の方法も紹介しているので、SharePointで上手く検索できず困っている方は必見です。 （1）ファイルの言語設定を変更する 1つ目に、ファイルの言語設定を変更する方法です。 SharePointでは、ファイル名が日本語として認識されておらず、日本語検索でヒットしない場合があります。そのため、ファイルが日本語として認識されるように、以下の3つの手順で、アップロードするファイルの言語設定を変更しましょう。 ＜手順1｜サイト列に日本語を追加する＞ サイトを開き、画面右上の【歯車マーク】＞【サイト情報】＞【すべてのサイト設定を表示】をクリックする サイトの設定画面が表示されるので、　「Web デザイナー ギャラリー」の【サイト列】＞【作成】をクリックする 「列名」に「search_language」と入力し、「この列の情報の種類」から「1行テキスト」を選択する 既定値に「テキスト」を選択し、ブランクに「ja」と入力して【OK】をクリックする ＜手順2｜追加したサイト列を、ライブラリの索引として設定する＞ サイトを開き、画面右上の【歯車マーク】＞【サイト コンテンツ】＞をクリックする サイトのコンテンツ一覧が表示されるので、設定したいドキュメント ライブラリを選択する 画面右上の【歯車マーク】＞【ライブラリの設定】＞【その他のライブラリ設定】をクリックする ライブラリの設定画面が表示されるので、【サイト内の既存の列から追加】をクリックする 「利用可能なサイト列」に「search_language」を選択し、【追加】＞【OK】をクリックする サイトのコンテンツ一覧に戻るので、ファイルを選択し、【三点リーダー】＞【詳細】をクリックして、「search_language」列に「ja」と入力する 画面右上の【歯車マーク】＞【ライブラリの設定】＞【その他のライブラリ設定】＞【詳細設定】をクリックする 詳細設定画面が表示されるので【ドキュメント ライブラリ インデックスの再作成】をクリックする ポップアップが表示されるので【ドキュメント ライブラリ インデックスの再作成】をクリックする 詳細設定画面に戻るので【OK】をクリックする ＜手順3｜索引に設定したサイト列を、ファイルの属性として割り当てる＞ サイトのコンテンツ一覧に戻るので、画面右上の【歯車マーク】＞【サイト情報】＞【すべてのサイトの設定を表示】をクリックする サイトの設定画面が表示されるので、「サイト コレクションの管理」から【検索スキーマ】をクリックする 【クロールされたプロパティ】をクリックし、「クロールされたプロパティ」に「search_language」と入力して、【緑の矢印】をクリックする 「プロパティ名」に検出結果が表示されたら、【管理プロパティ】をクリックし、「管理プロパティ」に「language」と入力して、【緑の矢印】をクリックする 画面下部の「プロパティ名」に表示された【language】をクリックする 「language」の詳細画面が表示されるので、画面下部の【マッピングの追加】をクリックする 　「クロールされたプロパティ名の検索」に「search_language」と入力して【検索】をクリックする 「クロールされたプロパティ名の選択」にマッピングが表示されるので、選択して【OK】をクリックする 「language」の詳細画面に戻るので、画面右下の【OK】をクリックする 以上の操作で、アップロードするファイルが日本語として認識されるようになります。 （2）効果的なクエリを作成する 2つ目に、効果的なクエリ（検索キーワード）を作成する方法です。例として、以下の内容が挙げられます。 title検索 キーワードの頭に「title:」を加えて「title:マニュアル」というように入力すると、ファイル名で絞り込み検索が可能です。 完全一致検索 ダブルクォーテーションを使って「“商談の議事録”」というように入力すると、キーワードと完全に一致したファイルを検索できます。 （3）「高度な検索」を使って検索する 3つ目に、「高度な検索」を使って検索する方法があります。 検索結果ページから「高度な検索」を使うと、より具体的なクエリで検索できます。「高度な検索」を活用する手順は以下の通りです。 まず、検索結果ページの検索ボックスの横にある【高度な検索】をクリックします。高度な検索ページが表示されるので、目的に合わせて以下の操作を実行しましょう。 特定の語句を含む結果を表示/除外する 「次の条件のドキュメントを検索」にて、以下の4つの内容で、結果に表示/除外したい語句を入力できます。 すべての語句を含む 完全に一致するフレーズを含む いずれかの語句を含む いずれの語句も含まない 検索結果を言語で絞り込む 「対象言語」にて、以下の4つの言語から、絞り込みたい言語を選択できます。 フランス語 ドイツ語 日本語 スペイン語 検索結果を文書の書式で絞り込む 「結果の種類」にて、以下の4つの書式から、絞り込みたい書式を選択できます。 ドキュメント Word 文書 Excel ドキュメント PowerPoint プレゼンテーション 作成者名やファイル名で検索する 「プロパティの場所」の「プロパティを選択してください」から検索したい属性をクリックし、具体的な内容を入力すると、作成者やファイル名といった属性で検索できます。 以上の操作で、より高度な検索が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointより簡単にファイル検索できる方法 以下では、SharePointより簡単にファイル検索できる方法をご紹介します。 SharePointは、「キーワード検索」「全文検索」のいずれの方法にも対応しています。ただし、検索する場所によって検索範囲が異なるうえ、検索でヒットしないケースも多いので、社員が欲しい情報を見つけられず、管理しているマニュアルやノウハウなどのナレッジが放置される恐れがあります。 そこで、ファイル共有には「検索機能がシンプルで使いやすいツール」を使うべきです。共有したファイルの中から、目的のファイルをすぐに探し出せるので、業務を円滑に進められます。 結論、自社が導入すべきは、シンプルかつ高度な検索機能が備わっており、誰でも思い通りにファイル検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にファイルを直接添付するだけで、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、“ヒット率100%”の超高精度な「キーワード検索」によって、ファイルの中身まで検索できるので、誰でも簡単に目的のファイルを見つけられます。 目的のファイルに即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでの検索方法まとめ これまで、SharePointでファイル検索する方法・ヒットしないときの対処法を中心にご紹介しました。 SharePointで目的のファイルがヒットしないときの対処法として、以下の3つの方法があります。 ファイルが日本語として認識されるように設定を変更する 効果的なキーワードで検索する 高度な検索条件を設定する ただし、これらの対処法は操作が複雑なので、ITに不慣れな社員は、目的のファイルを探し出せない恐れがあります。そこで、「誰でも直感的に検索できるツール」を導入して、すべての社員が目的のファイルに即アクセスできる仕組みをつくりましょう。 したがって、自社のファイル管理には、検索機能が使いやすく、ITに詳しくない方でも迷わず使える「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイルを円滑に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法とは

社内の重要事項を決定する場で、「稟議」が業務です。ただし、紙の稟議書では非効率な面もあるため、電子化によって申請から決裁までの稟議フローを効率化する企業が増加傾向にあります。 一方、社内にアナログな稟議が根強く残っており「電子化への動きがなかなか進まない」という現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議の電子化によるメリットと注意点を中心に解説していきます。 まだ稟議を紙ベースで実施しており不便を感じている 稟議を電子化しようか迷っているためメリット・デメリットを知りたい 稟議フローを効率化し、円滑な意思決定ができるツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、稟議を電子化するメリットと注意点を理解し、自社に役立つヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 稟議書とは2 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由3 稟議書の電子化による3つのメリット3.1 ワークフローが可視化される3.2 管理の負担を削減できる3.3 改ざんや漏洩のリスクの回避4 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット4.1 社内に浸透しない4.2 稟議フローの見直しが必要になる4.3 稟議の情報が社内に散在する恐れがある5 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは5.1 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」6 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ 稟議書とは 稟議書とは、組織内で承認が必要な事例をまとめた書類であり、企業では契約が発生したときや費用がかかるプロジェクトの承認を上司から得るときに必要です。 たとえば、新入社員を採用するときは「採用稟議」、契約を締結するときは「契約稟議」を作成し、承認を得るプロセスを踏みます。 以上のように、稟議書は企業の方針を進めるうえで重要ですが、一方で作成に時間や管理コストがかかるので、業務効率化のために稟議書を電子化する企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由 紙媒体による稟議フローを効率化すべき理由として以下の理由が挙げられます。 承認者の不在で稟議が進まない 稟議書の申請時に、承認者がオフィスに不在の場合は稟議が中断されてしまいます。また、稟議の度に逐一帰社しなければならず、効率が悪いです。 無駄な金銭コストが発生する 紙や印刷代、ファイリングに無駄な金銭コストが発生します。稟議書を紙で作成する企業では、年間で見ると多くのコストがかかってしまうのです。 管理や検索に時間がかかる 稟議書は適切に保管しなければならない書類です。しかし、紙では保管スペースをとり、ファイリングする手間や紛失したりするリスクが伴います。 そこで、稟議を電子化すると、場所を選ばず申請から決裁が完了するうえ、管理費用の削減と管理の簡素化に大きく貢献します。さらに、社内における稟議フローをスムーズに進められるので、結果として迅速な意思決定が可能になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化による3つのメリット ここでは、稟議書を電子化するメリットを具体的に解説します。稟議の電子化に成功した組織は、以下のメリットによって時間・管理コストの無駄を軽減しているのです。 ワークフローが可視化される 稟議書の電子化によって、社内のワークフローが可視化されるようになります。 申請から決裁までの一連の流れが見える化され、稟議書が現時点でどこまで回付されているかを各メンバーが確認できるようになります。そのため、確認工数が大幅に軽減され、申請者の「稟議書の返答を待つ」ストレスが発生しません。 また、承認者目線ではタスク管理を簡素化でき、いつまでにどの稟議を完了させれば良いかが一目で分かるようになります。このように、アナログな稟議で発生していた“承認漏れ”も防ぐことができるのです。 管理の負担を削減できる 稟議書の電子化に成功すると、アナログな管理では生じる負担の削減が期待できます。 たとえば、紙の稟議書では”物理的な管理スペース”や”目当ての書類を見つけるのにかかる時間”といった無駄が発生するうえ、テレワークにも対応できません。一方、稟議書を電子化していると、稟議書の作成～管理までをシステム内で完結するので、無駄な管理コストがなくなります。 このように、ペーパーレス化だけでなく、稟議書に関する情報共有もシステムで簡単にできるため、紙媒体で発生する負担を削減できるのです。 改ざんや漏洩のリスクの回避 稟議書を電子化すると情報改ざんや漏洩のリスクを回避できます。 紙媒体でのやり取りは、書類が紛失したり、後から改ざんされたりする恐れがあります。しかし、電子化することで、編集履歴によって誰がいつ編集したかわかったり、編集・閲覧制限をかけられたりするので、稟議のような重要な書類の扱いも安全です。 したがって、稟議書の電子化は情報の紛失や改ざん、漏洩の防止につながるのです。とくに、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」であれば、大企業でも安心して稟議フローシステムとして導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット ここでは、稟議書を電子化するにあたって、注意すねき3つのデメリットを解説します。業務を効率化する稟議書の電子化ですが、以下のような落とし穴もあるため注意が必要です。 社内に浸透しない デメリットの1つ目は、稟議書の電子化が社内に浸透しなければ意味がない点です。 選んだツールが導入後に社内に浸透しなければ、稟議書の電子化は進みません。そのため、ツールの導入をする前に目的を明確化し、導入後の継続的な評価と改善が必須です。 また、社内にツールを浸透させるためには、ITツールの導入がゴールではなく手段であることを各メンバーが理解する必要もあるのです。 稟議フローの見直しが必要になる デメリットの2つ目は、ツール導入と同時に、稟議フローや社内ルールの見直しが必要な点です。 稟議では、承認から決裁までの間に何人もの承認者を挟む場合、電子化してもどこかの工程で手続きがストップしてしまう可能性が否めません。そのため、ツールを導入するタイミングで稟議フローを見直し、無駄な工数は省くことが大切です。 したがって、ツールを導入するときは、稟議フローや社内ルールを見直して効率的に業務を進められるようにしましょう。 稟議の情報が社内に散在する恐れがある デメリットの3つ目は、多機能なツールを導入すると情報が散在しやすい点です。 多機能なツールを選んで稟議フローを細分化すると、起案者の稟議書作成から決裁まで多くのプロセスを踏む必要があります。稟議書は、決裁後も保管し活用することもあるため、稟議で発生するさまざまな情報を整理しつつ管理しなければなりません。 そこで、稟議に関わる情報を簡単に共有し、管理できるツールを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のようなツールであれば、あらゆる稟議書の作成・共有・管理が一か所で完結できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは 以下では、稟議フローを効率化する方法をご紹介します。 アナログな稟議には「承認者の不在で稟議が中断する」「改ざんや紛失のリスクがある」といった課題があるため、稟議フローを最適化させるには電子化が大前提です。 しかし、稟議書を電子化しても運用体制が整っていなければ、意思決定の判断基準がぶれてしまったり、円滑な手続きができなかったりしてしまいます。そのため、「社内の稟議書を一元管理し、適切に申請・承認できるツール」を選ぶべきです。 結論、稟議情報を簡単に電子化するには、社内の稟議書を作成から共有までを一か所で完結でき、申請・承認フロー体制も整備できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、厳格な権限設定のもと稟議書の作成～管理までを一元化できるので、情報の改ざんや紛失のリスクがありません。また、「承認フロー機能」によって、わずかな操作で稟議を申請でき、承認者の適切な判断のもと円滑に意思決定を進められます。 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ ここまで、稟議を電子化するメリットと注意点について解説しました。 “稟議の電子化”はアナログな稟議と比較すると、申請者・承認者にかかる業務負荷を低減し、申請から決裁まで一連の稟議フローを高速化させるため、稟議業務を効率化できるのがメリットです。 一方、稟議書の電子化を推進しても運用体制が整っていなければ、社内に電子化した稟議フローが浸透せず、使われなくなってしまう恐れがあります。 したがって、最小工数で稟議の電子化を達成するなら、社内の稟議書を作成して、簡単に申請・承認フローも運用できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、稟議フローの効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

社内のノウハウは、適切に共有していなければ「属人化」してしまい、逆に管理できていれば自社の貴重な「情報資産」になります。そこで、”ナレッジ”として管理するために「Confluence（コンフルエンス）」などの情報管理ツールが利用されているのです。 しかし、なかには、Confluence導入を検討しているものの「使い方や費用が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Confluence（コンフルエンス）の使い方や機能、口コミを網羅的に紹介します。 Confluenceの使い方や料金が知りたい 口コミや活用事例をもとにConfluenceが自社に適しているか見極めたい 社内のあらゆる情報を簡単に管理できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、Confluenceの具体的な使い方や口コミから、自社にマッチしているかを判断できるうえ、社内情報を適切に管理する方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Confluence（コンフルエンス）とは1.1 （1）「Confluence」と「他の情報管理ツール」の違い1.2 （2）Confluenceで何ができる？1.3 （3）機能一覧1.4 （4）基本画面2 【無料あり】Confluenceの価格3 Confluenceは使いにくい？理由とは4 【これで解決】Confluenceよりも円滑に情報管理できるツール4.1 あらゆる情報を簡単にナレッジ化できるツール「ナレカン」5 Confluenceを始めるための2ステップ5.1 ステップ1｜アカウント登録とログインをする5.2 ステップ2｜チームメンバーを招待する6 Confluenceの基本的な使い方6.1 使い方1｜スペースを作成する6.2 使い方2｜ページを作成する6.3 使い方3｜ページを検索する6.4 使い方4｜ページ内リンクで紐づける7 Confluenceの口コミ・評判7.1 良い口コミ・評判7.2 改善点に関する口コミ・評判8 Confluenceの脆弱性とは9 Confluenceの活用事例～システム障害～10 Confluence（コンフルエンス）の使い方・機能・口コミまとめ Confluence（コンフルエンス）とは 以下では、Confluenceの概要や機能、料金等を詳しく解説します。「どのように自社で運用するのか」「課題は解消されるのか」をイメージしながら確認しましょう。 （1）「Confluence」と「他の情報管理ツール」の違い 引用：Confluenceサービスサイト ConfluenceはオーストラリアのAtlassian（アトラシアン）社が提供する、チームのナレッジを一元管理ができる情報管理ツールです。 Confluenceは、社内wikiとしてチームの情報を管理できるのはもちろん「マニュアル」や「議事録」などをドキュメント形式で残せます。また、ドキュメントにコメントできる機能も備わっているので、社内でのコミュニケーションの促進に効果があります。 Confluenceと他のツールとの違いは、連携ツールが豊富な点です。Confluenceは、同社が提供するJira（ジラ）やTrello（トレロ）をはじめとした製品と親和性が高いうえに、SlackやGoogleドライブ、Boxなどの外部ツールとも連携できます。 ・Confluenceのサービスサイト ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Play ストアからのダウンロードはこちら ConfluenceとJira（ジラ）との違いとは 引用：Jira Softwareサービスサイト Jiraは、Confluenceと同一の会社がサービスを提供しており、デザインや操作性が似ています。 ただし、ConfluenceとJira（ジラ）は、特化している機能に違いがあります。具体的には、Confluenceがプロジェクトの「情報管理」に特化しているのに対し、Jiraは「タスク管理」の機能が豊富に備わっているのです。 ConfluenceとJiraは連携できるため、両方導入すれば、不足する機能を補い合えます。しかし、連携すると、より多機能になり、使いこなすためには専門的な知識も必要になる点に注意が必要です。 特に、ITにあまり詳しくない企業の場合は、ツールに高い運用コストを支払い続けても、従業員が使いこなせなければ費用対効果は下がってしまいます。したがって、導入を検討するときには「社員全員が使える操作感か」を確認しましょう。 （2）Confluenceで何ができる？ Confluenceの機能を使ってできることは以下の2つです。 ナレッジベースの構築 Confluenceでは「スペース（作業場所）」に「ページ」や「ブログ」を作成して情報を蓄積していきます。 「ページ」は階層構造で管理できるので、以下のコンテンツの作成に向いています。 よくある質問集（FAQ） マニュアル 議事録 社内ポータルサイト 一方、「ブログ」は投稿日で管理されるため、更新頻度の高い日報などをまとめるのに役立つのです。また、ページとブログには複数のテンプレートが公開されているため、一から作成する手間はかかりません。 以上のようにConfluenceを上手く活用すれば、社内情報やノウハウを体系的にまとめるナレッジベースをつくれるのです。 リアルタイムでの情報共有 Confluenceはインターネット上で情報管理するクラウドツールなので、「ページ」や「ブログ」に対して外出先からコメントをつけたり、自宅から仕事の情報を確認したりできます。 さらに、複数人で同時編集もできるので、ほかのメンバーの作業が完了するまで待機する必要がありません。また、同時編集した場合、後に「保存」をクリックしたユーザーに、ページの競合部分が表示され、上書き保存するか否か選択できる仕様になっています。 以上のようにConfluenceを利用すれば、リモートワークでも円滑な情報共有ができるうえ、個人の作業も捗るのです。 （3）機能一覧 Confluenceには、ナレッジベースの構築や情報共有を促進させる以下の機能が備わっています。 【機能】 【特徴】 いいね！ メンバーが作成したページにリアクションできる機能です。 テーブル ページに表を作成できる機能です。 見出し 分かりやすい文章構造をつくるための機能です。 リスト 任意のページのタスクを、見やすいリスト形式で表示できる機能です。 メンション ページやコメントに注意を促したり、タスクを割り当てたりする機能です。 テンプレート すでにあるフォーマットを利用して作成の手間を省く機能です。 ウォッチ機能 特定のページを編集すると、メンバーに通知される機能です。 ステータスマクロ 作業進捗を一目で判断できる機能です。色付きなので直感的です。 スラッシュコマンド スラッシュ（/）を入力してあらゆる機能を挿入できる機能です。 マクロ ページに機能を追加したり、動的コンテンツを組み込んだりできる機能です。 変更履歴 変更箇所を比較したり、過去のバージョンを復元したりできる機能です。 ツールと連携 タスク管理ができるJIRAやTrelloなどのツールと連携できる機能です。 AI機能 ページの要約や回答の検索を自動で行ってくれる機能です。 参考：Confluenceサービスサイト – Confluence Data Center および Server のサポート このように、Confluenceには豊富な機能が備わっていて、自社に合わせたカスタマイズも可能です。しかし、特定の機能を使うには、マークアップ構文などの専門知識が必要な場合もあるので注意しましょう。 一方、ナレッジ管理に特化した「ナレカン」は、専属担当者による「最適な運用設計の提案」や「従業員に向けての説明会」を受けられるので、ITに不安のある企業にもおすすめです。 （4）基本画面 Confluenceの基本画面は下図の通りです。 Confluenceでは「スペース」という作業場所に、情報をストックする「ページ」を保存します。以上がConfluenceの基本的な構造です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】Confluenceの価格 ここではConfluenceの価格と機能を比較表でご紹介します。（左右にスクロール可） Free Standard Premium Enterprise 利用料金 (1ユーザーあたり) 無料 ～840円/月 ～1,610円/月 要問い合わせ ストレージ容量 2GB 250GB 無制限 無制限 利用に適したチーム・企業 小規模チーム 成長途中のチーム 高度なコンテンツ管理をする企業 大企業・グローバル企業 最大利用人数 10ユーザー 150,000ユーザー 150,000ユーザー 150,000ユーザー サイト上限 1 1 1 最大150 AI機能 × × 〇 〇 ページとスペースの権限 × ◯ ◯ ◯ 匿名のアクセス × ◯ ◯ ◯ 管理者インサイト × × ◯ ◯ IP許可リスト × × ◯ ◯ サポート コミュニティサポート 現地営業時間内でのサポート 年中無休のPremiumサポート 年中無休のEnterpriseサポート アップタイムSLAの保証 × × 99.9% 99.95% ユーザー単位の一元化されたライセンス × × × ○ 価格は利用ユーザー数によって変化します。そのため、具体的な料金を確かめたい場合は料金ページで利用するユーザー数を入力しましょう。 無料版の人数制限は10人までとなっており、11人以上で利用する場合は、有料プランへの加入が求められます。 参考：Confluenceサービスサイト – プランと価格を比較する ＜【サポート終了】Confluence Server（コンフルエンスサーバー）とは＞ Confluenceには、クラウド版とオンプレミス型があります。 しかし、Atlassian（アトラシアン）社は、オンプレミス型のConfluence Serverのサポートを2024年3月15日（PT）に終了することを発表しています。 今後、サポートが終了したインスタンス（仮想サーバー）のサポートは実施されないので注意が必要です。 参考：アトラシアン サポート終了 (EOL) ポリシー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceは使いにくい？理由とは Confluenceは便利なツールですが、使いにくいという意見もあります。理由としては、以下の2点が挙げられます。 検索精度が悪い Confluenceにはドキュメントの検索機能がありますが、「ドキュメントの検索性が悪い、キーワード入力でも探したいものが見当たらないケースが多い」といった声があります。（引用：ITreview） 動作が重い場合がある 「用途的にどうしても情報量が多くなってしまうため、更新が重いように感じることがあります。」といった声があり、注意が必要です。引用：ITreview） 以上の理由から、Confluenceは使いにくいと感じる場合があるのです。そのため、とくに検索性を重視するなら、ファイル・画像内の文章や表記揺れにも対応した超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」などのツールを選ぶとストレスがありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】Confluenceよりも円滑に情報管理できるツール 以下では、Confluenceよりも円滑に情報管理できるツールをご紹介します。 Confluenceは、さまざまな他ツールとの連携が可能で、自社に合わせたカスタマイズ性の高い情報管理ツールです。特に、タスク管理に特化したJiraと連携すると、より多くの業務を効率化できます。 しかし、「検索精度が悪い」というユーザーの意見もあり、蓄積した情報の中から必要な情報を見つけられない可能性があるのです。このような環境で情報を管理していては、過去のナレッジを業務に活用することも難しくなります。 そのため、検索機能の充実したツールで、社内情報は管理するべきなのです。結論、自社の情報管理には、高精度の検索機能で欲しい情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは”上司に質問するように探せる”AIを活用した「自然言語検索」を備えているため、必要な情報にすぐたどり着けます。また、情報を蓄積する「記事」には画像やファイルも貼り付けられるので、あらゆる情報を適切にナレッジ化して管理できるのです。 あらゆる情報を簡単にナレッジ化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceを始めるための2ステップ Confluenceの使い方を解説する前に、Confluenceを利用するために必要な2つの手順をご紹介します。 ステップ1｜アカウント登録とログインをする はじめに、Confluenceを利用するためにアカウント登録とログインをしましょう。 まずは、Confluenceのサービスサイトを開いて、画面右上の[サインイン]をクリックします。 次に、[アカウントを作成する]をクリックし、Googleアカウントもしくはメールアドレスでサインアップ（新規登録）をし、アカウント登録をします。 最後に、[Confluence Free を入手する]または[無料で入手する]をクリックし、Googleアカウントもしくはメールアドレスでログインすれば完了です。 ステップ2｜チームメンバーを招待する 最後に、ほかのメンバーをConfluenceに招待しましょう。セットアップ終了後にメンバーを招待する場合には以下の手順に従います。 画面右上の[歯車マーク]をクリックする 画面左側の[ユーザー管理]を選択する 以上の操作で、ユーザーを招待するための設定画面が表示されます。招待したいメンバーのメールアドレスを入力して、招待メールを送信しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの基本的な使い方 Confluenceには多種多様な機能が搭載されていますが、それらを使いこなすためにまずは基本的な使い方をマスターしましょう。そこで以下では、Confluenceの基本的な使い方をご紹介します。 使い方1｜スペースを作成する Confluenceで情報管理するためには、作業場所となる「スペース」を作成する必要があります。 まず、画面上部の[スペース]をクリックし、[スペースを作成]をクリックします。 スペースのテンプレートを選択し、名前を作成すれば完了です。 使い方2｜ページを作成する スペース上にページを作成して情報管理できるようにしましょう。ページの作成は、画面左側の[+]をクリックするだけです。 上図のような新規ページが表示されるので、タイトルや内容を記載しましょう。また、1つのページの階層下に子ページや孫ページをつくることができるので、関連する情報をページツリー（体系的な構造）で整理できます。 使い方3｜ページを検索する 目的のページをすぐに探し出せるように検索をしましょう。キーワード検索よりも高度な検索をするためには、以下の手順に従います。 検索欄をクリックする 表示される[高度な検索]を選択する 以上の操作で、上記のように投稿者や最終更新日、ラベルなどでページを絞り込み検索できます。 使い方4｜ページ内リンクで紐づける Confluenceでは、ページ内にほかのConfluence・Jiraのページをリンクとして埋め込めます。 まず、リンクを追加するページの編集画面を開き、メニューバーのリンクマークをクリックします。 次に、追加するリンク先を検索または貼り付けます。リンク先は履歴から選択することも可能です。 上記の画面のようにリンクが追加されたら設定は完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの口コミ・評判 以下ではConfluenceを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入前にはユーザーの声も参考にしましょう。 ※こちらの口コミ・評判は ITreview ＞ Confluence より引用しています。 良い口コミ・評判 はじめに、Confluenceの良い口コミと評判を紹介します。利用ユーザーからは「複数名で同時に編集できる」「権限管理がしやすい」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月25日） 会議アジェンダや議事をリアルタイムで共同編集可能なので、Teams会議などで画面共有しながらリアルタイムで共同編集して情報をアップデートしていく事が可能 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月19日） 用途に合わせて細かくテンプレートが設定できるので、一から資料を作成することがなく、工数を削減できます。 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月19日） 閲覧・編集権限もスペース単位だったりページ単位だったり設定が可能で、管理もしやすいと思います。 改善点に関する口コミ・評判 次に、Confluenceの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「動作が重いので不満を感じる」という意見のほか、使い勝手にやや不便を感じている声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月25日） マクロ機能が難解なため、分かりやすいチュートリアル機能が欲しい。そうであれば、単に文書をリアルタイムで共同編集するだけでなく、見た目や文書レイアウトを見やすく改善する事が出来る。 非公開ユーザー（投稿日：2024年11月29日） バージョン管理や、更新内容をもう少し画面上で分かりやすく体現できたらいいと思いました。昔のバージョンを閲覧する際に、差分の表示がちょっと分かりにくいと思います。 非公開ユーザー（投稿日：2024年11月27日） 添付ファイル一覧がファイル名しか表示されず、1件ずつ表示して削除するものを探して削除しています。添付ファイルがすべて小さくプレビュー表示されていると、不要なものがすぐに判別できて便利です。 動作や使い勝手に問題があると、ツールの利用が社員のストレスになり、次第に放置されてしまう恐れもあります。そのため、全社で情報共有を徹底するには「ナレカン」のように「動作が軽く、簡単に見やすく情報をまとめられるツール」が最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの脆弱性とは 2024年1月16日、Atlassian社はConfluenceにおける28件の脆弱性を報告し、セキュリティアドバイザリを公開しました。 また、脆弱性を標的とした攻撃も確認されており、ユーザーには、脆弱性が修正された最新バージョンにアップデートするように呼びかけています。 Confluenceでは、過去にも「脆弱性」や「脆弱性を標的とした攻撃」が報告されています。このような攻撃を受けると、社内の重要な情報が漏洩する恐れがあるので注意しなければなりません。 そのため、ツールを使って情報管理する場合は「セキュリティ対策が万全かどうか」を必ず確認しましょう。国際セキュリティ資格を保有する「ナレカン」のようなツールであれば、安心して社内情報を管理できます。 参考：セキュリティ情報 – 2024 年 1 月 16 日-アトラシアンのサポート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの活用事例～システム障害～ 以下は、Confluenceの活用事例です。 従来はシステム障害が発生した際、電話やメールで状況を確認してから報告するという流れがあり、伝達に時間がかかっていました。 しかし、Confluenceの導入により、1箇所のページにリアルタイムで情報を集約でき、取りまとめの負担を軽減できるようになったのです。また、更新通知により状況をすぐに把握し、エラー内容を関係者へ一斉通知できるので、迅速な処置が可能となりました。 このように、Confluenceや連携されたチャットツールを活用することで、トラブルが生じても簡単に情報を整理し対応できるのです。 参考：アトラシアン製品「Confluence」の導入・活用事例 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluence（コンフルエンス）の使い方・機能・口コミまとめ ここまで、Confluenceの使い方や機能、口コミを中心にご紹介しました。 Confluenceは、社内のナレッジの蓄積と共有ができるツールですが、なかには「使い勝手にストレスを感じている」という声も見られます。そのため、「有名な企業が入れている」という理由ではなく、自社に定着するツールを選定しましょう。 また、ナレッジ管理ツールを選定するにあたって、とくに重視すべきポイントは「必要な情報が確実に見つかる”検索精度”」と「機密情報を安心して集約できる”セキュリティ体制”」です。2つを満たしたツールを導入すれば、ストレスなく全社利用できます。 結論、自社のナレッジ管理ツールに使用すべきはは、高精度の検索機能に加えて、厳重なセキュリティ体制で保護されているツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、簡単に社内のナレッジが共有できる環境を整備しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選