共有フォルダを整理するには？ファイルサーバーの運用ルールを解説！
ファイル共有を効率化するには、フォルダ管理のやり方が適切でなければなりません。そこで「共有フォルダやファイルに関する社内ルール」が決められていると、管理しやすくなります。
しかし、どのようなルールを定めれば「共有フォルダが煩雑にならないか」「ファイル共有が効率化するか」わからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、共有フォルダ・ファイルの整理で策定すべきルールを中心に解説します。
- 共有フォルダを整理するための運用ルールを定めたい
- 社内でファイルを共有するにあたって必要な決まり事を知りたい
- ExcelやWordよりも簡単に共有フォルダの作成や管理ができる方法を知りたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。
目次
共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット
以下では、共有フォルダを作成するにあたって、運用ルールをつくるメリットを3つご紹介します。「運用ルール」が全社に浸透していれば、以下のメリットが得られるので必見です。
（1）ファイルの煩雑化を防ぐ
1つ目に、フォルダ共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。
たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーも似たようなフォルダをつくってしまい、ファイルが分散してしまいます。また、むやみやたらにフォルダが作られて、構造がぐちゃぐちゃになるケースも少なくありません。
そこで、「カテゴリ別にフォルダを階層化する」「特定のメンバーのみフォルダを作成する」などのルールがあれば、ファイルが分散する事態を防げるのです。
（2）容量を削減できる
2つ目に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できます。
使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。
そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。
（3）情報の安全性を高める
3つ目に、共有フォルダのルールがあることで、情報の安全性も高められます。
たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば「誤って重要なファイルを削除してしまう」「不正にダウンロードされる」などのトラブルを防げるのです。
ただし、権限の設定に工数がかかると「権限を付与するだけ」でも負担になってしまいます。そこで、わずかな操作で「管理者」がメンバーの閲覧権を自由に設定でき、編集・削除を制限できる「ナレカン」のようなツールがあれば、全社でスムーズに運用できます。
【具体例あり】共有フォルダ・ファイルを整理するのに必須な4つの運用ルール
以下では、共有フォルダ・ファイルの整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。
（1）共有フォルダの階層ルール
フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。
社内で共有フォルダを作成する場合、部署や担当者ごとに階層で分けることで、見やすく整理できます。また、一般的には以下の図のような2～3階層までが良いとされているものの、自社の情報量に合わせて階層構造を決めていくことが大切です。
しかし、「階層を深くしすぎて、かえってアクセス性が悪くなってしまった」というケースも少なくありません。そのため、専属担当者が運用構造の提案をしてくれる「ナレカン」を導入して、適切な階層ルールを定めるのがおすすめです。
（2）名前・ナンバリングの付け方ルール
ファイル・フォルダの作成者が好きなように名付けていると、ほかのメンバーにとってどこに何の情報があるのか分かりづらくなります。そこで、以下のような名前の付け方をルール化しましょう。
＜ファイル名の付け方を統一する＞
ファイル名の付け方を統一しましょう。
命名ルールが曖昧だと「最新」「更新済み」のように、いつ更新されたのかが分からない名前を付けてしまいがちで、適切なバージョン管理につながりません。そのため、ファイル名に記載すべき情報をルール化し、名付けを統一する必要があるのです。
たとえば、「2024/04/10_新商品のコンセプト案」のように「日付の記載」や「半角全角表記の統一」をルール化するのがおすすめです。冒頭に、半角数字を用いることで「昇順・降順」などの並び替えも容易にできるので、該当のファイルを見つけやすいです。
＜フォルダ名の付け方を統一する＞
ファイルと同様に、フォルダ名の付け方も一貫性を持たせましょう。フォルダの場合は、名前の頭に「連番」を付ける方法があります。
たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。番号順に並べるポイントは、1桁の番号でも「0」始まりにして2桁で表すことです。
フォルダが増えると、目的の情報が見つけにくくなるため、フォルダ名は重要な役割を果たします。したがって、フォルダ名のテンプレートや例を用意し、新人でもスムーズに命名ルールがわかるものを用意しておくようにしましょう。
（3）保管ルール
どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。そこで以下では、ファイル・フォルダを適切に保管するルールを紹介します。
＜保有期限を定める＞
ファイルの保有期限を定めることは必須です。
使わないファイルが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットが大きくなります。そこで、「議事録は2年」「案件に関するファイルは3年」などのように、種類ごとに保有期限を設定すべきです。
また、業務を円滑に進めるには、保有期限に合わせて一定の期間でファイルを整理するようにスケジュールを組むことが重要です。
＜不要なファイルの取り扱いを決める＞
不要なファイルの取り扱い方法も定めましょう。
「今後アクセスすることがない」「一定期間以上更新がない」などのファイルは、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法も有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができます。
このように、不要なファイルの取り扱いを決めておくことで、常に最新情報を入手できる環境が整えられるのです。
（4）セキュリティに関するルール
以下では、ファイル・フォルダのセキュリティに関するルールをご紹介します。企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。
＜アクセス権限を設定する＞
前提として、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。
機密事項を扱うファイルにアクセス権限を設定しておけば、役員などの上層部だけが閲覧できる状態になります。そのため、非関係者のアクセスによる情報漏えいや文書改ざんのリスク低減に寄与します。
さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。
＜バージョン管理を徹底する＞
ファイルやフォルダのバージョンを正しく管理することも重要です。
WordやExcelのファイルは「二重更新」や「複数のファイルがあることで最新版が分からなくなる」リスクを伴います。そのため、とくに複数人で業務に取り組む場合は、ファイルの誤送信や更新漏れを防ぐため、バージョン管理を徹底すべきなのです。
Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット
ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル形式を使用している方は要注意です。
（1）確認するのに工数がかかる
ファイル形式での情報管理は、中身を確認するのに工数がかかるというデメリットがあります。
ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいち開く手間がかかるため、業務を進めるなかでストレスを感じやすいです。加えて、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり更新したりできないため、情報が陳腐化してしまうのです。
このように、ファイル形式で情報を管理するやり方は、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため注意しましょう。
（2）目的の情報を見つけづらい
また、目的の情報を見つけづらい点もデメリットです。
ExcelやWordなどのファイル形式は、タイトルで検索できても、中身まではわかりません。そのため、名前・ナンバリングのつけ方のルールを策定しても「目的の情報がどこに書かれているのか見つからない」という課題は解消できないのです。
ただし、検索性の優れたITツールを活用することで、情報が見つからない課題は解決できます。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では、ファイル内はもちろん、画像内のテキストにまでキーワードを絞って探すことが可能です。
【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法
以下では、共有フォルダの作成・管理に最適な方法を解説します。
社内に散在するファイルをExcelやWordで管理すると、ファイル名からの識別が難しく、逐一ファイルを開いて確認する手間がかかります。また、ファイル検索で目的の情報が見つからず、ストレスを感じてしまいがちです。
そこで、「ノート形式で内容の視認性が高い情報管理ツール」の導入が欠かせません。また、あらゆる形式のファイルであってもすぐにヒットする検索性のあるものであれば、共有ファイルのスムーズな運用につながります。
結論、自社が導入すべきは、瞬時に情報を探し出し、気軽に確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」に書き込まれた情報を簡単に確認できるだけでなく、任意のメンバーにファイルやフォルダが素早く共有されます。また、「ファイル内検索」で、必要な情報に即アクセスが可能なので、情報を探す時間が削減されるのです。
「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例
- たとえば、部署ごとにフォルダを設置します。画像のように、頭に番号を振ると整理しやすいです。
- また、ナレカンでは画像のように、部署ごとのフォルダの中にも、カテゴリ別に多数の情報（記事）を蓄積していくことができます。
- ナレカンのように「記事形式」で情報を管理する場合も、タイトルには日付を記載する。画像のように書くことで、昇順・降順での確認が容易になります。
このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスが可能です。
会社でファイルサーバーを運用するときのルール
フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ファイルサーバーが正しく運用できるところまで考える必要があります。したがって、以下で説明するファイルサーバーの運用ルールも併せて押さえましょう。
（1）定期的にファイルサーバーを確認する
まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。
具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用しているとアクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていたりすることもあるのです。
したがって、定期的にチェックしてその項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。
（2）運用マニュアルを作成する
次に、策定したルールをまとめた運用マニュアルを作成しましょう。
あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。
そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、マニュアルの作成・管理・共有を一元化できる「ナレカン」であれば、策定したルールを社内に周知させられます。
（3）状況に応じてルールを変える
最後に、ファイル管理のルールは実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。
策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。
一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。
【ルールだけじゃだめ？】適切な共有フォルダの整理の進め方とは
散乱しているファイルを共有フォルダに分類し整理していくには以下の手順が必要です。これからファイル整理を進めようと考えている方は下記の流れに従って実行していきましょう。
- 現状を把握する
- ファイルの分類ルールを策定する
- ファイルをフォルダ別に分類する
- 従業員へ周知させる
- 定期的な見直しを実施する
どのようなファイルやフォルダが存在するかを確認します。また、関係者にヒアリングをして重要なファイルと不要なファイルも把握しておきます。
「プロジェクト別」や「部署別」といったようにどのようなカテゴリーで分類するかを決定します。ファイルの命名ルールや保存期間、アクセス権限等についても話し合いましょう。
決められたルールに沿ってファイルをフォルダに移動してきます。重複しているファイルは削除したり、古いファイルはアーカイブに移したりなどします。
整理後のフォルダの構成やファイルに関するルールを社内で共有します。ここで周知を徹底しなければ、再び整理する手間がかかってしまうので注意しましょう。
定期的にフォルダを見直し、適切に運用されているかチェックしましょう。もし課題や問題点が見つかった場合は適宜改善を重ねていきましょう。
以上のように、ルールを策定しても、ルールが社内で浸透しなかったり、ツールの使い勝手が悪かったりなどの問題が生じることがあります。そのため、「ナレカン」 のような作成から共有まで完結する誰でも使いやすいツールを選ぶことも重視しましょう。
共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ
ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。
共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」といったメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。
しかし、ルールが決められていたとしても、WordやExcelでは、管理が煩雑化してしまう可能性もあるのです。そこで、「専属担当者によるフォルダの設計支援があり、検索性が高いツール」を使えば、ストレスのないフォルダ管理が実現します。
結論、ファイル管理には、多階層の「フォルダ」と超高精度の「検索機能」で目的の情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール『ナレカン』が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。
