【エクセルテンプレート5選】KPI表の作り方や管理に使えるおすすめツールとは
KPIを設定すると、やるべきタスクや業務プロセスが明確になり、作業に取り組みやすくなります。また、設定したKPIを定期的に見直せば、進捗を正確に把握でき、目標達成に向けて着実にプロジェクトを進められるのです。
しかし、「エクセルを使ってKPI管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPI管理で使えるおすすめのエクセルテンプレートや管理表の作り方を中心にご紹介します。
- エクセルでKPI管理する表の作り方が分からない
- KPI管理に使えるテンプレートを探している
- KPI管理を成功に導くポイントが知りたい
という方は本記事を参考にすると、KPIを簡単に管理できる方法が分かり、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。
目次
KPI管理とは
KPIは企業戦略における「プロセス」や「中間目標」のことで、KGIやKSFと合わせて使われる指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。
- KPI（重要業績評価指数）
- KGI（重要目標達成指標）
- KSF（重要成功要因）
KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を、定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。
KPIが中間目標を示すのに対し、KGIは最終目標の指標を指します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。
KSFは、最終目標を達成するために必要な要素を指します。たとえば、売上高をKGIとした場合、KSFとして優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。
以上を踏まえると、KPI、KGI、KSFの3者の関係は下記画像のように示せます。
このように、KPIはKSFをより具体的に定量化した指標で、KGIを達成するための中間目標を指します。そして、KPIを管理することで、業務の進捗を定量的に把握し、目標達成につなげられるのです。
KPI管理表の作り方とは
ここでは、KPI管理表の作り方を3ステップで解説します。以下を参考にすると、画像のようなKPI管理表を簡単に作れるので必見です。
ステップ1｜KGI、KSFを設定する
まず、以下のようにKGIとKSFを設定します。
KGIを設定して最終目標を決定したら、その達成要因となるKSFを洗い出しましょう。たとえば、「利益を20%増やす」をKGIとすると、KSFには「コスト削減」「売り上げの増加」「技術の向上」などが挙げられます。
また、KSFを決めるうえでは、自社の内部環境と外部環境の観点から現状を把握する「SWOT分析」を使うと効果的です。
ステップ2｜KPIを記入する
次に、KPIを設定して書き出しましょう。
KGIとKSFを設定したら、達成のために必要なプロセスであるKPIを決定します。たとえば、「コスト削減」という目標であれば「オフィスを移転する」「人件費を3%下げる」「材料費を10%下げる」などが挙げられます。
KPIは数量的な指標なので、KGIやKSFよりも詳細に示すことが必要です。
ステップ3｜タスクを洗い出す
最後に、KPI達成のために必要なタスクを洗い出します。
設定したKPIを達成するため、具体的にやるべきことを確認しましょう。たとえば、「オフィスを移転する」というKPIの達成には、「現在のオフィス費用の把握」「移転先の決定」「移転費用の計算」などが挙げられます。
タスクを洗いだしたら担当者を割り振ります。その後は、業務に関わるメンバー間の定期的な進捗共有が必須です。
無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選
以下では、KPIのエクセルテンプレート5選を紹介します。テンプレートを使うと一から表を作成する手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できます。
（1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット
こちらは、KPIツリーのフォーマットです。
KGI、KSF、KPIの関係が階層的に示されており、常に全体像を把握しながらタスクに取り組めます。細かい管理を始める前に、ざっくりと目標を整理する用途で活用しましょう。
（2）人員配置も管理できるプロジェクトKPIツリー
こちらは、人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレートです。
各KGI、KSF、KPIにおいて、担当者や部署、重要度を記入できるため、”誰が””いつ”実行するかを共有するのに役立ちます。また、使い方や記入例があるので、参考にしながらプロジェクトKPIツリーを作成できます。
（3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート
こちらは、営業・インサイドセールスのKPI管理に使えるテンプレートです。
「週ごとの比較」と「月の合計」をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。自社のセールスフローに合わせて、項目を編集して使いましょう。
（4）採用活動のKPI進捗管理シート
こちらは、採用活動のKPI管理に使えるテンプレートです。
「応募」から「入社」までの各段階における人数を記入できます。「採用単価」「採用コスト」の記入欄もあり、採用活動に特化しています。
（5）売上目標管理表テンプレート
こちらは、売上目標のKPI管理に使えるテンプレートです。
テンプレートに数値を入力するだけで、毎日の目標達成率をグラフ化して管理できます。成果を目に見える形で保管できるので、モチベーションの維持にもつながります。
【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール
以下では、誰でも簡単にKPI管理できるツールを紹介します。
これまでに紹介したエクセルのテンプレートを使えば、KPI管理表を簡単に作成できます。しかし、KPIやKPI達成のために取り組む業務の進捗がすぐに分かる仕組みが整っていなければ、KPI管理表をつくっても形骸化してしまいます。
そのため、KPI達成までのプロセスを正しく管理するには、『リード数や売上などの数値を記録したエクセル』と、『業務の進捗』をひとつのITツールに集約すべきなのです。また、成果を得るまでの過程は重要なノウハウなので、蓄積しておく必要があります。
したがって、組織内のノウハウを簡単に活用するために「検索性に優れたツール」を選択するべきなのです。結論、エクセルと併用するべきツールは、高精度の検索機能を備え、KPIや業務プロセスに関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、エクセルで作成したKPI管理表をそのまま添付したり、テキストでKPIの詳細を記載できます。また、ファイル内も対象にしたヒット率100%の「キーワード検索」で情報をすばやく探し出せるので、KPIの状況確認もスムーズです。
最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンでのKPI管理イメージ
上記のように、エクセルと「ナレカン」を併用すると、組織のKPI管理がより円滑になります。たとえば、会議で決定したKPIやKSFは、ナレカンにテキストベースで残しておけば、任意の社員へ簡単に共有できるのです。
さらに、ナレカンはファイル内の文言まで対象にした「キーワード検索」や、上司に質問するようにAI検索する「自然言語検索」で情報を絞りこみます。
＜営業向け＞ナレカンですぐに使えるKPI策定テンプレート
以下では、ナレカンでそのまま使える、KPIの決定に便利なテンプレートをご紹介します。このテンプレートを用いると、KPIを策定するための経営会議の議事録が作成可能です。
企業認知拡大プロジェクト 経営会議
日時：2025年2月3日（月） 16時30分から17時30分
場所：会議室A
参加者：営業企画部 大道課長、田中係長、長谷川 / 広報部 高橋、山田
KGI：年間新規顧客100件獲得
KSF設定
（1）Facebookアカウントの開設と投稿
・無料で実施できる
・利用者の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている
（2）オンラインセミナーの開催
・定期的に開催することで、企業認知度の高まりが期待できる
・過去の実施時のナレッジがある
KPI設定
（1）Facebookアカウントのフォロワー1,000人
・開設から3ヶ月で上記目標を達成する。
（2）セミナーからのリードを20件獲得
・半期で2回のセミナーを開催する。
次回の議題：上記で決定したKSFである（1）（2）についてチームを組み、担当者やタスクを決定する
このように、KGIをもとに、KSF＞KPIと目標を細分化していきましょう。また、ナレカンに、KPI管理に必要な「議事録」や「日報」専用のテンプレートを登録すれば、「KPIに関係する情報を簡単に記録できる点」が大きな特徴です。
KPI管理の必要性とは
ここでは、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しいKSFの抽出ができている企業は、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。
（1）進捗を把握するため
1つ目は、KPI管理は、日々の進捗を把握するためです。
企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返れず、次の営業活動へ活かせないのです。
そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。
（2）ビジネス環境に対応するため
2つ目は、KPI管理によって、複雑化したビジネス環境に柔軟に対処できることが挙げられます。
経営戦略を立てたあとも、日々ビジネス環境は変化します。情勢に対応できないKPIを設定したままではKGIが未達成になるうえに、現場メンバーのモチベーション低下にも繋がってしまうので、KPIは適宜見直さなければなりません。
ただし、一度設定したKPIを安易に変更すると、現場メンバーの業務効率が悪くなり、マネジメント側の管理も工数がかかります。したがって、運用のなかで「1ヶ月に1度」など、期間を決めてKPIの見直しを検討しましょう。
（3）生産性向上のため
3つ目に、KPI管理によって、社員の負担を軽減し生産性の向上を図れます。
KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。
また、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。
KPI管理の必要性とテンプレート5選まとめ
これまで、KPI管理の必要性とテンプレート5選を中心にご紹介しました。
KPI管理をすると、進捗を定期的に把握でき、着実に目標を達成できます。また、テンプレートを活用すればフォーマットを統一できるので「メンバーによって管理方法が異なり、認識にばらつきが生じる」事態を防げるのです。
一方、KPIのように事業戦略にも活用する情報は「ナレッジ」として確実に管理し、いつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに取り出せる「ナレッジ管理ツール」をエクセルと併用して使うべきです。
ただし、検索スキルは人によってばらつきがあるため、誰もが必要な情報にたどり着ける検索性に優れたツールが求められます。したがって、自社のKPI管理には、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、適切にKPI管理しましょう。
