【エクセルテンプレート5選】KPI表の作り方や管理に使えるおすすめツールとは
KPIを設定すると、やるべきタスクや業務プロセスが明確になり、作業に取り組みやすくなります。また、設定したKPIを定期的に見直せば、進捗を正確に把握でき、目標達成に向けて着実にプロジェクトを進められるのです。
しかし、「エクセルを使ってKPI管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPI管理で使えるおすすめのエクセルテンプレートや管理表の作り方を中心にご紹介します。
- KPI管理表の作り方を知りたい
- KPI管理に便利なエクセルのテンプレートを探している
- エクセルよりも簡単にKPI管理ができるツールを探している
という方は本記事を参考にすると、KPIを簡単に管理できる方法が分かり、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。
目次
KPI管理とは
KPIは企業戦略における「プロセス」や「中間目標」のことで、KGIやKSFと合わせて使われる指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。
- KPI（重要業績評価指数）
- KGI（重要目標達成指標）
- KSF（重要成功要因）
KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を、定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。
KPIが中間目標を示すのに対し、KGIは最終目標の指標を指します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。
KSFは、最終目標を達成するために必要な要素を指します。たとえば、売上高をKGIとした場合、KSFとして優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。
以上を踏まえると、KPI、KGI、KSFの3者の関係は下記画像のように示せます。
このように、KPIはKSFをより具体的に定量化した指標で、KGIを達成するための中間目標を指します。そして、KPIを管理することで、業務の進捗を定量的に把握し、目標達成につなげられるのです。
KPI管理の必要性とは
以下では、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しいKSFの抽出ができている企業は、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。
（1）進捗を把握するため
1つ目は、KPI管理によって、日々の進捗を把握するためです。
企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返れず、次の営業活動へ活かせないのです。
そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。
（2）社会環境・市場ニーズの変化に対応するため
2つ目は、社会環境・市場ニーズの変化に対応するためです。
経営戦略を立てたあとも、自社を取り巻く社会環境・市場ニーズは日々変化していき、消費者の価値観や行動傾向に大きな影響をもたらします。そのため、企業の目標達成のためには、自社を取り巻く外的環境の変化に気づき、柔軟に対応する必要があります。
そこで、KPI管理を実施し、定期的なKPIの見直しをすれば、業界内での自社の立ち位置や市場ニーズを把握しやすくなり、目標達成までのプロセスを適切に構築できるのです。
（3）生産性向上のため
3つ目は、生産性向上のためです。
KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。
また、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。
KPI管理表の作り方とは
以下では、KPI管理表の作り方を3ステップで解説します。以下を参考にすると、画像のようなKPI管理表を簡単に作れるので必見です。
ステップ1｜KGI、KSFを設定する
まず、KGIとKSFを設定します。
KGIを設定して最終目標を決定したら、その達成要因となるKSFを洗い出しましょう。たとえば、「利益を20%増やす」をKGIとすると、KSFには「コスト削減」「売り上げの増加」「技術の向上」などが挙げられます。
また、KSFを決めるうえでは、自社の内部環境と外部環境の観点から現状を把握する「SWOT分析」を使うと効果的です。
ステップ2｜KPIを記入する
次に、KPIを設定して書き出しましょう。
KGIとKSFを設定したら、達成のために必要なプロセスであるKPIを決定します。たとえば、「コスト削減」という目標であれば「オフィスを移転する」「人件費を3%下げる」「材料費を10%下げる」などが挙げられます。
KPIは数量的な指標なので、KGIやKSFよりも詳細に示すことが必要です。
ステップ3｜タスクを洗い出す
最後に、KPI達成のために必要なタスクを洗い出します。
設定したKPIを達成するため、具体的にやるべきことを確認しましょう。たとえば、「オフィスを移転する」というKPIの達成には、「現在のオフィス費用の把握」「移転先の決定」「移転費用の計算」などが挙げられます。
タスクを洗いだしたら担当者を割り振ります。そのあとは、業務に関わるメンバー間の定期的な進捗共有が必須です。
無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選
以下では、KPIのエクセルテンプレート5選をご紹介します。テンプレートを使うと一から表を作成する手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できるため必見です。
（1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット
こちらは、簡単にKPIツリーを作成できるフォーマットです。
KGI、KSF、KPIの関係が階層的に示されており、常に全体像を把握しながらタスクに取り組めます。細かい管理を始める前に、ざっくりと目標を整理する用途で活用しましょう。
（2）人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレート
こちらは、人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレートです。
各KGI、KSF、KPIにおいて、担当者や部署、重要度を記入できるため、「誰が・何を・いつ実行するか」を共有するのに役立ちます。また、使い方や記入例があるので、参考にしながらプロジェクトKPIツリーを作成できます。
（3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート
こちらは、営業・インサイドセールスのKPI管理に使えるテンプレートです。
「週ごとの比較」と「月の合計」をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。自社のセールスフローに合わせて、項目を編集して使いましょう。
（4）採用活動のKPI進捗管理シートのテンプレート
こちらは、採用活動のKPI管理に使えるテンプレートです。
「応募」から「入社」までの各段階における人数を記入できます。また、「採用単価」「採用コスト」の記入欄もあるため、採用活動におけるKPIを具体的に管理したい場合に便利です。
（5）売上目標管理表テンプレート
こちらは、売上目標のKPI管理に使えるテンプレートです。
テンプレートに数値を入力するだけで、毎日の売り上げ目標達成率をグラフ化して管理できます。成果を目に見える形で保管できるので、モチベーションの維持にもつながります。
【スプレッドシート対応】KPI管理ダッシュボードのテンプレート
こちらは、スプレッドシートに対応している、KPI管理ダッシュボードのテンプレートです。
「予算や収益」から「利益率、負債対自己資本比率」に至るまで包括的で、視覚的に分かりやすく管理できます。そのため、プロジェクトと組織全体の財政状況から目標実現には何をするべきなのか戦略を立てやすいです。
【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール
以下では、誰でも簡単にKPI管理できるツールをご紹介します。
これまでに紹介したエクセルのテンプレートを使えば、KPI管理表を簡単に作成できます。しかし、KPIやKPI達成のために取り組む業務の内容がすぐに確認できなければ、業務がスムーズに進まず、設定したKPIを達成しないまま終わってしまいます。
そこで、リード数や売上などの数値から業務の進捗までを1つのITツールに集約すれば、KPIを手間なく管理できるうえ、必要なときに即アクセス可能です。また、成果を得るまでの過程は重要なノウハウなので、社内で蓄積して次の業務に活かせる状態にしておくと便利です。
結論、KPI管理を適切に実施するには、高精度の検索機能を備え、KPIや業務プロセスに関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、エクセルで作成したKPI管理表をそのまま添付したり、テキストでKPIの詳細を記載できます。また、ファイル内も対象にしたヒット率100%の「キーワード検索」で情報をすばやく探し出せるので、KPIの状況確認もスムーズです。
最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンでKPI管理をする方法
- 「記事」にファイルを添付する
- 検索機能を使う
エクセルのファイルを「ナレカン」の「記事」に添付しておけば、自社のKPIに関する情報を一箇所で管理できます。また、会議で決定したKPIやKSFをナレカンにテキストベースで残しておけば、任意の社員へ簡単に共有できるので便利です。
ナレカンには、ファイル内の文言まで対象にした「キーワード検索」や、上司に質問するようにAI検索をして目的の情報を見つける「自然言語検索」などの機能があるため、KPI管理表などの社内のあらゆる情報が蓄積されても、目的の情報にすぐにたどり着けます。
KPI管理のコツ
KPI管理のコツは以下の通りです。
- KPIは“行動でコントロールできる指標”を選ぶ
- KPIをKGI（最終目標）と必ずセットで設計する
- KPIの数は少なく・重要なものだけに絞る
設定したKPIが売り上げや利益などの最終目標に近すぎると、現場で改善が難しいため達成できず、最終目標達成までのプロセスが総崩れする可能性があります。そのため、KPIは行動でコントロールできる指標を選ぶことが重要です。
KPIとKGIが対応していないと、KPIを達成しても最終目標に全く貢献しない可能性があります。そこで、「このKPIを伸ばすことで、どのKGIにどう貢献するのか？」を明確にすると、最終目標達成までのプロセスの方向性がぶれません。
KPIの数が多すぎると、どの目標が重要なのかが分からなくなり、結果として全て中途半端になってしまいます。そのため、KPIの数は多くても5つまでにし、最終目標に直接関連する重要なものだけに絞る必要があります。
以上3つのコツを踏まえ、自社の最終目標達成のために効果的なKPI管理をしましょう。
エクセルでKPI管理するメリット・デメリット
以下では、エクセルでKPI管理するメリットとデメリットをそれぞれご紹介します。
メリット
エクセルでKPI管理するメリットとして「新たな導入費用がかからない」「数式・関数を利用できる」が挙げられます。
- 新たな導入費用がかからない
- 数式・関数を利用できる
KPI管理の専用ツールを導入すると、初期費用や維持費が発生し費用がかさみます。しかし、多くの企業では、すでに業務にエクセルを活用しているので、導入コストだけでなく教育コストも抑えることができます。
エクセルは表計算ソフトであるため、数式や関数を入力すれば自動で計算してくれます。また、エクセルで使用できるテンプレートも多くあるため、エクセルの使用に抵抗がある人でも気軽にKPI管理を始められます。
このように、KPI管理に身近な存在であるエクセルを使用するのは、コストの面や心理的な面からも最適な選択と言えます。
デメリット
エクセルでKPI管理をするデメリットとして「データ量が多くなると重くなり扱いにくい」「メンテナンスが必要で、属人化しやすい」という2点が挙げられます。
- データ量が多くなると重くなり扱いにくい
- メンテナンスが必要で、属人化しやすい
エクセルのデータベースに多くの情報が蓄積された状態で関数などを利用すると、処理動作に時間がかかることがあります。
KPI管理に数式や関数、マクロを設定すると、その環境を構築した担当者に管理表が属人化されやすくメンテナンスが大変です。そのため、異動や退職などで引き継ぎが必要な場合に、後任者が苦労します。
しかし、これらのデメリットは、「ナレカン」のような情報共有ツールを使用すれば補えます。たとえば、KPI管理の仕組みを構築した社員が、使い方やマニュアルをノウハウとして共有していれば、他の社員でもスムーズにその管理表を使い始められます。
KPI管理の必要性とテンプレート6選まとめ
これまで、KPI管理の必要性とテンプレート6選を中心にご紹介しました。
KPI管理をすると、進捗を定期的に把握でき、着実に目標を達成できます。また、テンプレートを活用すればフォーマットを統一できるので「メンバーによって管理方法が異なり、認識にばらつきが生じる」事態を防げるのです。
一方、KPIのように事業戦略にも活用する情報は「ナレッジ」として確実に管理し、いつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに取り出せる「ナレッジ管理ツール」をエクセルと併用して使うべきです。
ただし、検索スキルは人によってばらつきがあるため、誰もが必要な情報にたどり着ける検索性に優れたツールが求められます。したがって、自社のKPI管理には、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、適切にKPI管理しましょう。
