【必見】見える化によって業務効率化に成功した事例6選
「見える化」とは、企業の業務プロセスや進捗を、誰が見てもわかりやすく、全員が同じ認識を持てるような状態にすることを指します。今日では、労働人口の減少により人手の確保が難しいので「見える化」により、業務効率化を図る企業が増えています。
しかし、実際に業務の見える化を実現する方法がわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見える化によって業務効率化に成功した事例6選を中心にご紹介します。
- 社員の業務内容やナレッジが属人化している
- 情報が共有されず、必要な情報がどこにあるかわからない
- 見える化を簡単に進められるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、成功事例から「見える化」の活用方法がわかるので、自社での「見える化施策」も考案しやすくなります。
目次
見える化の必要性とは
業務プロセスを洗い出すために「見える化」が必要です。
近年、労働人口の減少で人手確保が難しく、企業は業務負担軽減のため不要な業務やコストを削減する必要があります。業務プロセスを見える化することで、人材育成にかかる教育コストや不要な作業の時間コスト、コミュニケーションコストの削減につながります。
もし、業務プロセスを見える化しなければ、どこに問題があるかが明確になりません。そのため、ブラックボックス化している業務は見える化し、管理可能にすることが重要なのです。
【必見】業務の見える化の成功事例6選
以下では、実際に業務プロセスの見える化を進め、成功した事例を6つ紹介します。見える化は、業界職種問わず業務の最適化につながるため、以下の成功事例を参考にし、見える化のイメージを明確にしましょう。
(1)情報通信業｜バリュークリエーション株式会社
WEBプロモーション分野において、ソリューションを提案するデータマーケティングに取り組んでいる企業です。
バリュークリエーション株式会社では「欲しい情報がすぐに見つからない」「マニュアルの情報が古いまま」といったマニュアルの管理体制に課題がありました。また、マニュアルが整備されていないが故に繰り返される「教育コスト」にも不憫さを感じていました。
そこで、業務の引継ぎや新人教育で必要となるマニュアル以外にも、社内FAQ、議事録の内容もナレッジとして蓄積できるナレッジ共有ツールを導入しました。そして、蓄積した情報を振り返られる体制を整えたのです。
その結果、ツールに蓄積された情報を検索すれば自己解決できる状態をつくり「何度も同じことを説明する」といった手間が削減されました。また、蓄積した情報はほかの部署にも共有することで、部署を横断したつながりが生まれたのです。
(2)情報通信業｜株式会社SKYARCH
株式会社SKYARCHは、システム運用・セキュリティマネジメント事業を展開しています。
リモートワーク下において「誰が何をしているか」を把握しきれておらず、業務プロセスが不透明な分、成果重視の傾向にありました。しかし、メンバーが成果を出せなかったときに、十分なフォローができていないことに課題がありました。
そこで、時間管理ツールを導入し、業務時間を記録できる仕組みをつくりました。また、業務内容別にカテゴリーを作成し、それぞれの業務時間を細かく計測できるようにしたのです。
その結果、たとえメンバーが想定の結果が出せなかった場合でも、成果を出すまでの過程にも着目し定量的評価する体制を構築できました。さらに、今まで気が付かなかった非効率な業務が浮き彫りになり、業務全体の見直しにもつながりました。
(3)製造業｜株式会社テック長沢
株式会社テック長沢は、自動車や産業用機械の部品加工の事業を展開する企業です。
株式会社テック長沢は、M&A（企業の統合と買収）を含め事業規模の拡大に積極的に取り組んでいます。事業拡大に伴い社内のコミュニケーション量が増加したため、情報が点在化し始め、業務の流れや調整の複雑になってきた点に課題を感じていました。
そこで、ワークマネジメントツールを導入し「プロジェクト」「プロセス」「タスク」における業務の進捗状況を一元管理しました。さらに、メンバー全員が進捗状況を共有できる仕組みをつくり、コミュニケーションコストの軽減を目指したのです。
その結果、タスク漏れやメンバー同士の進捗状況の認識のずれがなくなり、スムーズにプロジェクトを進捗できるようになりました。加えて、これまで社員への情報共有にメールを使っていたことで発生していた「メールを確認する手間」の軽減にもつながったのです。
(4)製造業｜株式会社明電舎
株式会社明電舎は、部品の発注先を選び調達する事業を展開しています。
株式会社明電舎では、以下の2つの課題が同時に発生していました。1つめは、紙媒体に郵送費用・購入費用がかかること、2つめは、連絡業務が属人化し、情報を社内で共有できていない仕組みです。
そこで、業務プロセスを見える化できるツールを導入しました。ツールの導入によって「電子化するためのクラウド対応」「コミュニケーション基盤構築」将来的には「分析基盤としての活用」ができる体制を整えたのです。
その結果、見積依頼から、サプライヤ選定、納品までの業務プロセスが一元化できるようになりました。さらに、一元化によって、属人的な業務の統一化や外部とやりとりするスピードや精度が向上したのです。
(5)サービス業｜株式会社ニューズベース
株式会社ニューズベースは、企業主催のイベント企画を支援する事業を展開しています。
株式会社ニューズベースでは、これまで「チャットツール」を使っていましたが、大量の情報が次から次へと流れてしまい、使い続けることに限界を感じていました。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入し、複数のテーマが同時並列で進行したり、席を離れたりした場合でも「情報の流動」や「話題の錯そう」が起こらない仕組みを構築したのです。
その結果、複数のテーマを担当しても情報が錯そうすることなく、メンバー同士でのやり取りが可能になりました。また、チーム内の情報をそれぞれのテーマ毎に分けて整理できるようになりました。
(6)医療・福祉業｜株式会社アットティー
株式会社アットティーは、有料老人ホーム・訪問介護・訪問看護・居宅介護支援といった医療福祉施設を運営する企業です。
株式会社アットティーでは、介護福祉業界の日報や報告書を紙で共有する体制は時代遅れと考え、情報をクラウド管理する必要性を感じていました。さらに、情報のリアルタイム性がないため、最新情報を把握できないまま現場対応してしまう課題も生じていました。
そこで、リアルタイムで情報を共有できるツールを導入しました。また、社内には60代のスタッフもいたため、誰でも簡単に情報共有ができる仕組みを目指しました。
その結果、リアルタイムでの情報共有が可能になり、情報共有にかかる無駄な時間や、電話のやり取りを軽減でき、重要な業務に集中できるようになったのです。また、シンプルな操作性のため紙ベースからツールへの移行もスムーズに進められました。
業務の見える化にアナログ的手法が不向きな理由
業務の見える化において、紙のメモや書類、ホワイトボードなどのアナログ的手法が不向きな理由のひとつに、「情報の管理に手間がかかる点」が挙げられます。
見える化した情報を紙で管理すれば、書類を管理するスペースが必要になったり、ファイリングして整理したりする必要があります。したがって、情報を見える化したうえで、さらに情報を管理するための手間や時間がかかってしまうのです。
そのうえ、過去の情報を振り返りたい時にも、大量の書類のなかから必要なページだけを探さなければならず面倒です。よって、情報の見える化には、これらのデメリットを解消するITツールがおすすめです。
社内情報の見える化を簡単に実現するツール
以下では、社内情報の見える化を簡単に実現するツールを紹介します。
業務の見える化を実現する方法がわからない場合には、「社内情報を簡単に一元化できる情報共有ツール」を導入しましょう。社内に散在する情報を一か所に集約し、共有できる環境をITツールで整えれば、業務プロセスの見える化も簡単に実現できます。
ただし、単にITツールを導入するのではなく、導入後の運用まで考慮しなければなりません。したがって、複雑なツールでは現場に馴染まず、結局は使われなくなるリスクが高いので、現場のITリテラシーに合わせてシンプルに運用できるツールを選定しましょう。
結論、社内情報の見える化には社内情報を一元化し、簡単に情報を見える化するツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に見える化したあらゆる情報は、社員に簡単に共有できます。また、高精度の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけられるので、見える化した情報を業務に活用することも簡単です。
情報の見える化におすすめのツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【意味ない？】見える化のメリット3選
以下では、情報の見える化によって得られるメリット3選をご紹介します。見える化による効果を知りたい担当者の方は必見です。
課題を早期発見できる
1つ目のメリットは、課題の早期発見につながる点です。
見える化をすると、現場や社内の状況を数値やグラフで把握できるため、問題点を発生初期の段階で認識できます。たとえば、作業の進捗や売上の変動を可視化することで、遅延や業務効率の低下などの課題を早期に発見できるのです。
さらに、複数部署やプロジェクト間のデータを統合して分析できるため、個別では見えにくい問題も浮き彫りになります。これにより、部署横断的なボトルネックや改善ポイントを把握し、迅速かつ効果的な対応が可能になるのです。
属人化の防止につながる
2つ目のメリットは、属人化の防止につながる点です。
見える化により、特定の人に依存していた業務知識やノウハウを共有できる点もメリットです。たとえば、作業手順や対応フローを文書や図で可視化することで、誰が担当しても一定の品質で業務を進められます。
さらに、業務プロセスを標準化すれば、引き継ぎや新人教育もスムーズになり、担当者の不在による業務停滞を防げます。これにより、組織全体で安定した業務運営が可能になり、属人化によるリスクを大幅に軽減できるのです。
情報共有が円滑化する
3つ目のメリットは、情報共有の円滑化につながる点です。
見える化により、必要な社内情報をすぐに把握できる点がメリットです。たとえば、業務データや進捗状況を可視化することで、無駄な確認作業や情報の重複を減らせます。
さらに、部署間で同じデータを共有できるため、他部署との連携や意思決定もスムーズになります。「ナレカン」のような「記事」を作成した瞬間に任意のメンバーに共有されるツールを利用すると、共有の手間がなくなり、情報の伝達漏れも防げて便利です。
見える化に成功した事例6選まとめ
ここまで、見える化に成功した事例を6選紹介しました。
業務プロセスの見える化は、課題発見や属人化の防止などさまざまなメリットがあります。業務の最適化を図ったり不要なコストを削減したりするためにも、定期的に業務フローや各メンバーのタスク情報は見える化する必要があるのです。
今回紹介した6つの成功事例の共通点は「ITツールを導入して見える化したこと」でした。見える化を成功させるには、自社に最適なツールを活用することが重要なのです。
結論、社内の見える化には、ITに詳しくない人でも直感的に利用可能で、社内のあらゆる文書を一元管理できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の見える化の悩みを解消しましょう。
