【初心者向け】パソコンでファイルを整理する方法・コツを解説！
パソコン内のファイルを放置すると、次第に管理が煩雑化して必要な情報にたどり着けなくなるうえ、保存容量を埋めてしまいます。そのため、日ごろからデータファイルは整理して、使いやすい状態にしなければなりません。
しかし、「パソコンでファイルを上手く整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パソコンでファイルを整理する方法やコツを中心にご紹介します。
- パソコンのファイルが乱立しており困っている
- ファイルを上手く整理する方法やコツを知りたい
- ファイルを簡単に整理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、初心者の方でも簡単にファイル整理できる方法が分かり、すぐに情報が見つからないストレスを解消できます。
目次
パソコンのファイル整理をする重要性とは
パソコンのファイル整理は、業務を円滑に進めるうえで重要です。
仕事で使うパソコン内が整頓されていないと、以下のような業務リスクを引き起こす可能性が高まります。
- 業務で必要なファイルが見つからない
- 誤ったファイルを共有する
- パソコンの動作が重くなる
不要なファイルを削除しないまま放置すると、必要な情報を探すのに時間がかかります。
ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、似た名前のファイルが乱立したりして、誤ったファイルを共有してしまう恐れがあります。
ファイルがパソコン本体に溜まると、データ量が増えて動作が重くなります。操作性が落ちれば素早く作業を進められず、業務を効率的に進められません。
このように、ファイルの整理不足は業務が円滑に進まない要因となります。したがって、整理方法を把握して、日ごろからファイルを正しく管理することが不可欠です。
初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法
以下では、Windowsパソコンのファイル整理方法を、保存場所別に紹介します。現在の利用状況に合わせて、適切にファイルを管理しましょう。
フォルダ編
パソコン内のフォルダでファイルを整理するときは、以下の手順を踏みましょう。
- はじめに、ファイルの名称を統一します。ここでは、「ファイルの内容_日付」といったようにファイル名を付けます。
- 次に、フォルダを作成します。フォルダは以下のように階層分けすると便利です。
- 最後に、フォルダのテーマに沿ってファイルを移動します。
以上の操作で、フォルダで分類してファイルを見やすく整理できます。
デスクトップ編
パソコン内のデスクトップでファイルを整理するときは、以下の点を意識しましょう。
デスクトップにはファイルを置きすぎない
デスクトップには、必要最低限のファイルのみ置くようにしましょう。
複数のファイルをデスクトップ上で管理すると、視覚的に煩雑になり目的の情報を探しづらくなります。また、デスクトップのアイコンが多いと動作が重くなる恐れもあり、業務効率が下がる原因となるのです。
そのため、デスクトップのファイルは定期的に整理しましょう。整理の基準がない場合は「アイコンを置くのは2列まで」などの保管ルールを定めると、不要なファイルがないか確かめるきっかけとなります。
ショートカットを活用する
ショートカットを活用すれば、必要な情報へすぐにアクセスできます。
ショートカットとは、設定した画面にワンクリックで飛べるように設定することです。Windows11では、該当のファイルを右クリックして、 [その他のオプションを確認] → [ショートカットの作成] でショートカットアイコンを作れます。
デスクトップにショートカットを設置すると利便性が高まりますが、ショートカットを作成しすぎるとアイコンが増えて管理が煩雑になります。したがって、ショートカットは毎日の業務で使うファイルにのみ設定しましょう。
パソコンのファイルを上手く整理する5つのコツ
ここでは、パソコンでファイルを整理する5つのコツを紹介します。以下を参考に、煩雑なファイル管理から脱却しましょう。
（1）ファイル・フォルダ名のルールを決める
まずは、ファイルやフォルダに名前を付けるときのルールを定めましょう。
ファイル名が統一されていると、検索をかけやすくなるうえファイルの内容を把握しやすくなり、情報を探す手間を省けます。なお、ルールを決めるうえでは、内容に関する情報だけでなく「日付やバージョン」も正しく記載するように徹底しましょう。
たとえば、「20240310_営業会議議事録_V2」といった具体的な表記にすれば、「いつ・何の記録か」がすぐに判別できるのです。
（2）フォルダマップを作成する
ファイル・フォルダ名のルールを決めたら、フォルダマップを作成しましょう。
フォルダマップとは、フォルダ名やフォルダに保管されているファイルの一覧のことです。通常、フォルダは階層化して作成するため、必要なファイルを探し出すのにいくつもフォルダを開く手間がかかります。
しかし、フォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのか一目でわかるのです。
▼2階層でファイル管理する図
また、フォルダを作成するうえでは、階層を深くし過ぎると目的のファイルに到達するまでに時間がかかります。そのため、2～3階層ほどで作成することが重要です。
（3）データを整理してから移動させる
フォルダマップを作成できたら、データを整理して移動させましょう。
不要なデータは削除し、ファイル名も決めたルールに合わせて変更します。その後にデータを移動させることで、目的のファイルを探しやすくなるうえ、余計なフォルダが増える心配もありません。
不要なデータや無駄なフォルダが増えると、ファイル全体が使いづらくなってしまいます。そのため、面倒でもデータを整理してから移動させましょう。
（4）適切な保存場所で保管する
整理したファイルは適切な保存場所へ格納しましょう。
たとえば、複数人の業務に必要なファイルを個人のデバイス上で管理すると、ほかのメンバーが仕事を進められなくなります。多くのメンバーが閲覧するファイルをパソコンのデバイス上で管理すると、他の端末から情報を閲覧できず、業務が滞る原因となるのです。
そこで、マルチデバイスに対応したクラウド型のITツールを使って、適切な保存場所で管理しましょう。中でも、「フォルダ設計」サポートがある「ナレカン」であれば、ファイルの内容に応じた適切な保存場所に保管でき、必要な情報へすぐにアクセスできます。
（5）バックアップ・削除ルールを決めてメンテナンスする
ファイルを保管できたら、バックアップ・削除のルールを決めて定期的にメンテナンスを実施しましょう。
ファイルを整理して一時的にパソコン内が整理整頓されても、業務を続けていれば続々と新しいファイルが増えていきます。そのため、古いファイルと新しいファイルが混在して、ファイル管理が煩雑になるリスクが高まるのです。
したがって、「週に1回」「月に1回」のように、バックアップやフォルダ内をチェックするスケジュールを決めて、定期的なメンテナンスを行いましょう。
【必見】仕事におけるファイル整理に最適な方法とは
以下では、仕事におけるファイル整理に最適な方法を紹介します。
パソコンで上手くファイル整理するには、ファイルやフォルダ名のルールを決めたり、階層を制限したりすることが重要です。しかし、ファイルサーバーでファイルを保管していると、中身がわからず社内メンバーから放置される恐れがあります。
そこで、「検索性に優れたクラウド型の情報管理ツール」を使えば、手間なく上手にファイルを整理できるうえ、内容の共有までスムーズです。ただし、多機能なツールは社員のITスキルにばらつきがある大企業に浸透しづらいので、「初心者でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
結論、ファイル整理に最適なツールは、メールを使える方ならば誰でも簡単にファイル整理でき、超高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「ファイル要約機能」では、AIが全自動で内容を要約して「記事」に書き起こしてくれるため、ファイルの中身が見える状態で保管可能です。また、記事化した情報は、超高精度な「キーワード検索」やAIによる「自然言語検索」によって誰もが簡単に欲しい情報へアクセスできます。
最も簡単に社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【見本】ナレカンでのファイル整理
以下は、ナレカンでファイル整理をした見本です。
ナレカンでは、AIが全自動でファイルの内容を要約して「記事」に書き起こしてくれる「ファイル要約機能」があります。上記の画像のように、ファイルの中身が見える状態で保管できるのが特徴です。
また、多階層の「フォルダ」で記事を分類して管理できるため、ファイルが増えるにつれ管理が煩雑になる心配もありません。
【比較表】パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選
以下は、パソコン内で煩雑化するファイル整理に役立つおすすめのソフト4選の比較表です。上手に活用して、煩雑になりがちなファイルを適切に管理しましょう。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Notion | Dropbox | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に社内情報を管理・共有できるソフト |
PCに不慣れな方でも簡単に使いこなせる情報共有ソフト |
情報の記録方法を使い分けられるドキュメント管理ソフト |
ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージソフト |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
情報共有に特化しているため、グラフの作成や校閲機能はついていない |
多機能で便利な反面、操作が複雑で使いこなすのが難しい |
ExcelやWordと同様にファイル管理なので、デメリットを解消できない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは＄10（約1,500円）/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは¥1,500/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
ただし、せっかくソフトを導入しても、社員に馴染まなければ意味がありません。そのため、適切にファイル管理ができるかはもちろん、「誰でも簡単に使いこなせるか」を軸に選定することがポイントです。
パソコンのファイル整理のやり方まとめ
これまで、Windowsパソコンのファイル整理方法を中心にご紹介しました。
ビジネスにおいて、パソコンのファイル整理は業務を円滑に進めるうえで重要です。必要な情報を素早く見つけたり、パソコンが重くなったりする事態を防ぐには、日ごろから「ファイルの命名」「不要なデータの削除」などの対策を実施しましょう。
しかし、パソコン本体でのファイル管理は、情報が増えるにつれ煩雑になり、次第に放置されてしまいます。そこで、「誰でも簡単に使えるクラウド型ITツール」でファイルを保管すれば、面倒な設定なしで情報管理できるうえ、パソコンの容量も重くなりません。
したがって、ファイル管理には、誰でも簡単にファイル整理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル整理のストレスを解消しましょう。
