【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！
営業活動において、メールは取引先との連絡に欠かせない手段です。そのため、個人や大企業までさまざまな規模のユーザーが、ビジネス用途に「クラウドメールサービス」を利用しています。
しかし、なかには「クラウドメールに多くの種類があり、どのサービスが良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選を中心にご紹介します。
- クラウドメールの注意点やツールの選定ポイントを知りたい
- 複数のクラウドメールサービスを比較して導入可否を検討したい
- 社内のメールを簡単に管理・共有できる仕組みを作りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドメールサービスが分かり、メール管理を効率化できるようになります。
目次
クラウドメールサービスとは
クラウドメールサービスとは、メールサーバーやストレージをインターネット上で提供するサービスを指します。クラウドメールは、オンプレミス型とは異なり自社サーバーを必要としないため、低コストで導入・運用可能です。
そこで、以下ではクラウドメールサービスの価格による違いやメリットをご紹介します。
個人向け（無料）と法人向け（有料）の違い
クラウドメールには、個人利用向けと法人利用向けの2種類のサービスがあります。一般的に、個人向けは無料で使えますが、法人向けはセキュリティや機能性が重視されるので有料になることが多いです。
個人向け（無料）と法人向け（有料）では、以下のような違いがあります。
| 個人利用向け（無料） | 法人利用向け（有料） | |
|---|---|---|
| ストレージ容量 | メールボックスの容量や送受信できるメールサイズに制限がある。 |
メールボックスの容量や送受信できるメールサイズが大容量。 |
| 独自ドメイン | メールアドレスのドメイン（＠○○○.com）を変更できないものがある。 |
ドメイン名を自社専用のものに変更できる。 |
| ユーザー管理 | 個人アカウントの管理のみ可能な場合が多い。 |
従業員のアカウントを一括管理するための機能が備わっている。 |
上記から、法人で利用するときは「ストレージは大容量か」「独自ドメインを作れるか」「ユーザー管理できるか」を確認し、複数人利用に最適化されたサービスを選択しましょう。
クラウドメールサービスのメリット
クラウドメールサービスのメリットは以下の3点です。
- インターネット環境があればすぐに使える
- 低コストで簡単に導入できる
- 大容量のメールボックスを使える
Webブラウザやアプリに対応しているため、インターネットに接続されていれば、PCやスマホなどの端末を問わずどこでも使えます。
クラウドメールサービスは、自社にサーバーを設置したり、端末にソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。そのため、導入コストを抑えられます。
受信メールはベンダーが保有する大規模なサーバーに蓄積されるので、状況に応じて容量を増やして大量のメールを管理できます。
このように、クラウドメールサービスには、端末を問わずに使えたり、低コストで大量のメール管理ができたりするメリットがあります。
無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選
以下では、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選をご紹介します。各ツールの特徴を把握して、自社に導入するツールの選定に役立てましょう。
【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス
Gmailの特徴
- オフラインでも使える
- 強固なセキュリティ
オフラインGmailを利用すれば、インターネットに接続されていなくてもメールの閲覧や作成ができます。
Gmailは迷惑メール、フィッシング、不正ソフトウェアの99.9％以上をブロックする強固なセキュリティソフトが備わっています。
Gmailの機能・使用感
- チャンネルの使い分けができる
- 独自ドメイン
Gmailだけでなく、ChatやMeetでのビデオ会議など、複数のチャンネルを使い分けられます。要件の緊急性や重要性によって、連絡手段を使い分ければ、作業をスムーズに進められるので便利です。
ビジネス向けGmailはメールアドレスのドメイン（〇〇@gmail.com）を変えられるので、独自ドメインを作成できます。
Gmailの注意点
- 無料版のストレージ制限
- 検索機能が使いづらい
Gmailの無料プランは15GBのストレージ制限があり、法人として利用するには容量が不足する恐れがあります。
一部のユーザーからは「添付ファイル内の内容や特定期間＋件名＋宛先など複合条件での検索精度がもう少し上がると良いかなと思います。」との声もあります。（参考：ITreview）
Gmailの料金体系
Gmailは無料でも利用できますが、有料版（Google Workspace）を契約することで、AIを使って情報を検索したり、要約したりできるようになります。なお、料金プランは以下の通りです。
- 無料版：0円
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：要問い合わせ
【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス
Yahoo!メールの特徴
- 充実した機能
- メールアドレスの変更・追加ができる
メール作成やフォルダ分けはもちろん、転送や通知設定の機能も充実しています。
IDはそのままでメールアドレスを変更したり、マイネームアドレスを作成したり可能です。
Yahoo!メールの機能・使用感
- Yahoo!カレンダーと紐づけられる
- 複数のアドレスを作れる
メールとYahoo!カレンダーが紐づいているため、案件の依頼メールが届いたタイミングでタスク設定できるので、対応漏れ防止に役立ちます。
無料でも、最大10個までのサブアドレスを作れます。また、IDを変更せずとも、メールアドレスは自由に変更が可能です。
Yahoo!メールの注意点
- セキュリティ強化に追加費用がかかる
- なりすまし・迷惑メールが多い
基本機能は無料で使えますが、セキュリティを強化するには月額費用がかかります。また、マイネームアドレスの作成にも追加費用がかかる点に注意が必要です。
利用しているユーザーからは「広告メールや迷惑メールが毎日のように届きます。（中略）広告メールを全て配信停止しても毎日のように届くのでとても不快です。」との声があります。（参考：Google Play）
Yahoo!メールの料金体系
- 基本機能は無料で利用できます。
【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール
Zoho Mailの特徴
- アジャイル機能
- スピーディな顧客対応ができる
自動的にメールを振り分けて整理したり、曖昧な情報も検索で見つけられたりするアジャイル機能を使うと、受信トレイの整理・検索が簡単です。
顧客データベースと連携する機能があり、見込み客を管理しつつ、スピーディな顧客対応ができます。
Zoho Mailの機能・使用感
- ユーザーを一覧表示できる
- ダッシュボード
管理者であれば、組織アカウント内のユーザーを一覧で見られます。また、各ユーザーをクリックするとユーザーの詳細な情報まで確認可能です。
「ダッシュボード」では、メールの合計やストレージ容量など、アカウントのリアルタイムな状況を確認できます。
Zoho Mailの注意点
- 無料プランは最大5人まで
- メール設定をどこからするかわかりづらい
6人以上で使うには、有料プランに加入する必要があります。
ユーザーからは、「メール振り分け設定やどこで設定するのかが分からない方（慣れない為に）が多くいましたので、振り分け設定をアイコン化してしまってもいいかもしれません。」との声もあります。（参考：ITreview）
Zoho Mailの料金体系
- 無料プラン：0円
- MAIL LITE（5GB）：120円/ユーザー/月（年払い）
- MAIL LITE（10GB）：150円/ユーザー/月（年払い）
- MAIL PREMIUM：480円/ユーザー/月（年払い）
- WORKPLACE：360円～/ユーザー/月（年払い）
【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス
Customers Mail Cloudの特徴
- DKIM / TLS暗号化で安全にメールを送信
- Webhook（ウェブフック）によって受信メールや送信エラーを通知
送信ドメイン認証とメール送信を暗号化しているので、なりすましやメール内容の改ざんを検知します。
Webhook（ウェブフック）で、受信メールや送信エラーが発生した場合、リアルタイムに通知されます。
Customers Mail Cloudの機能
- メールが届かない原因を解析する
- 配信状況をレポート化する
携帯キャリアのエラー応答をデータベース化しているので、メールが相手に届かない原因を把握可能です。
送信ログの検索や送信状況のグラフ表示機能によって、メールの配信状況を管理者が確認するのに役立ちます。
Customers Mail Cloudの注意点
- 送信ログには保管期間がある
- ユーザーアカウントの登録数に上限がある
配信ログは40日間しか残らないので、期間を超えたログは確認できなくなります。
「Standard」プランのアカウントの登録数は「APIユーザー含めて10ユーザーまで」と上限があります。10ユーザー以上の場合は「Pro」プランの契約が必須です。
Customers Mail Cloudの料金体系
各プラン詳細はお問い合わせが必要です。
- Business：BtoB向けのメール配信プラン
- Enterprise：BtoC向けのメール配信プラン
- OEM：事業者が自社サービスにCMCをメール配信基盤として組み込めるプラン
- Domain Protection：DMARCレポート分析・可視化ツールを利用できるプラン
- Pro：メール送信性能、セキュリティ、信頼性等の要件に応じた占有型のメール配信システム
※ただし、メール配信は利用不可
【Outlook】Microsoftツールと連携がしやすいクラウドサービス
Outlookの特徴
- 必要な情報が一つに集約される
- 他のMicrosoftツールと連携ができる
メールや予定表、連絡先、ToDOリストなどといった必要な情報が、一つの画面に集約されるため情報の確認がしやすいです。
WordやPowerPoint、ExcelをOneDriveファイルに紐付けられます。
Outlookの機能・使用感
- チェック機能
- メールをタグで分類できる
文章を自動で校正する機能があります。自分で気づかない誤字にも気づけるため、失礼のないメールを作成できて便利です。
各メールの内容に合わせて、タグを使って分類できます。メールのプレビューでもどのタグに分類したメールか確認でき、視認性が高いと言えます。
Outlookの注意点
- 細かいチェック機能はプレミアムプランでないと使えない
- 検索機能が不十分
簡潔な表現や正式な用法といった細かなチェック機能はプレミアムプランでないと使用できない点に注意が必要です。
一部ユーザーの中には、「メール検索機能も強化してほしいです。過去のやり取りを探す際、キーワードだけでは絞り込みが難しいことがあり、送信者や添付ファイルの有無など、複数条件で簡単に検索できるようになると非常に便利です。」という声もあります。（参考：ITreview）
Outlookの料金体系
- 無料版：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月
【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス
Exchange Onlineの特徴
- Outlookとの統合
- 年中無休のサポート
同じくMicrosoftが提供する「Outlook」と統合されているため、Outlookユーザーであれば使い慣れた画面で操作できます。
Exchange Onlineは24時間365日、電話による問い合わせを受け付けています。
Exchange Onlineの機能
- 優先受信トレイ
- 予定表
「優先受信トレイ」では、重要なメールから先に見られるため、スムーズな顧客対応につながります。
「予定表」では、各々のスケジュール管理はもちろん、メールから自動的に情報を取り出せます。
Exchange Onlineの注意点
- Microsoftアプリの活用方法
- 移行作業が難しい
ほかのMicrosoftアプリを活用するには、Microsoft 365 Business Standardプランに加入する必要があります。
「移行作業が最大の難関でした。（管理者的には）
どんな進め方をすればスムーズに移行できるかの具体的手順がマイクロソフトのナレッジには皆無なので、なんとかしてほしいですね、、」というユーザーもいます。（参考：ITreview）
Exchange Onlineの料金体系
- Exchange Online（プラン1）：599円/ユーザー/月（年払い）
- Exchange Online（プラン2）：1,199円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard (Teams なし)：1,392円/ユーザー/月（年払い）
【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス
Active!mailの特徴
- 検索性が充実している
- 多言語対応
メールボックス内のフォルダを”ツール”上に表示できるので、案件ごとに整理しやすいです。また、選択したフォルダから「送信、宛先、ヘッダ全体/本文、日付」で絞り込んで検索できます。
日、英、中、韓の4か国語に言語を切り替えられるので、海外企業とのメールやりとりにも役立ちます。
Active!mailの機能
- メールのソート機能
- 迷惑メールフィルター
受信したメールは「件名」「重要度」「日時」「送信者」「サイズ」でソートできるので、目的の情報を探しやすいです。
迷惑メールのパターンを学習してデータとして蓄積できるため、都度、手作業で処理する必要がありません。
Active!mailの注意点
- オプション費用がかかる
- アクセスできなくなることがある
添付ファイル画像化機能、ファイル管理拡張機能などに追加費用がかかります。
一部のユーザーからは「数か月に一度、短時間アクセスできないことがある。その現象がより少なくなるよう改善してほしい。」との声が挙がっています。（参考：ITreview）
Active!mailの料金体系
- ベースライセンス（100ユーザー）：300,000円/年
- ベースライセンス（500ユーザー）：1,188,000円/年
- ベースライセンス（1,000ユーザー）：1,428,000円/年
- ベースライセンス（3,000ユーザー）：2,028,000円/年
＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧
こちらは、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Gmail | Yahoo!メール | Zoho Mail | Customers Mail Cloud | Outlook | Exchange Online | Active!mail | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
無料で使える大容量クラウドメールサービス |
サブメールアドレスが登録できるサービス |
顧客管理ができるクラウドメール |
通知メールを大量送信できるサービス |
Microsoftツールと連携がしやすいクラウドサービス |
Microsoftが提供する法人向けサービス |
インターフェイスが優れたサービス |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| スマホアプリがある |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【×】 |
| ISMS認証※ |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
| 注意点 |
無料版ではストレージ制限が15GBまで |
セキュリティを強化するには追加費用がかかる |
無料で使えるのは5人まで |
ユーザーアカウントの登録数は10ユーザーまで |
検索機能が不十分 |
移行作業が難しい |
オプション費用がかかる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プラン：950円～/ユーザー/月 |
・無料 |
・無料プランあり
・有料プラン：120円/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プラン：要問い合わせ |
・無料プランあり
・有料プラン：1,079円/月 |
・無料プランなし
・有料プラン：599円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プラン：300,000円/年～ |
| 公式サイト |
「Gmail」の詳細はこちら |
「Yahoo!メール」の詳細はこちら |
「Zoho Mail」の詳細はこちら |
「Customers Mail Cloud」の詳細はこちら |
「Outlook」の詳細はこちら |
「Exchange Online」の詳細はこちら |
「Active!mail」の詳細はこちら |
※国際基準を満たしたセキュリティであることを認証するもの
上記のように、クラウドメールサービスによって、機能性や料金はさまざまです。そのため、”長期的に運用できるか”を軸にサービスを選定するのがおすすめです。
クラウドメールサービスを利用する注意点
クラウドメールサービスは便利な一方、以下のデメリットもあるので注意が必要です。
- 用途によってはコストが多くかかる
- セキュリティリスクがある
- 情報が埋もれてしまう
有料サービスの場合は、チームの人数や利用する機能によって、料金が高額になるケースも多いです。そのため、しっかり予算を確保しなければなりません。
無料プランの場合、セキュリティ機能が不十分なサービスもあります。また、ログイン情報を知っていれば、外部のメンバーでもアクセスできてしまう点もリスクです。
受信トレイに大量のメールが溜まっていれば、ほかのメールに埋もれて目的の情報を振り返りづらかったり、見落としが生じたりする恐れがあります。
上記のうち、とくに「情報が埋もれてしまう」は、顧客対応の遅れにつながる恐れもあり無視できません。そこで、「ナレカン」のような情報共有サービスを併用して、社内で対応状況を可視化できるようにしましょう。
＜これで課題解決＞クラウドメールサービスと併用すべきツール
以下では、クラウドメールサービスと併用すべきツールをご紹介します。
クラウドメールサービスを利用すれば大量のメールを管理できる一方、複数の案件が混ざったり、重要なメールが埋もれたりするデメリットが生じます。とくに、従業員数の多い企業ではメールの受信頻度も多いため、情報を振り返るのに時間がかかってしまいます。
そのため、「案件ごとにメールを整理できるツール」を併用して情報を一元管理すべきです。また、直感的に検索できる機能があれば、アクセス性がスムーズになり、目的の情報が取り出しやすくなります。
結論、法人がクラウドメールサービスと併用するべきツールは、社内のあらゆる情報を見つけやすく一元管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」にクラウドメール上のやりとりを自動で転送し、テーマごとに「フォルダ」を分けて保管できるので、不要なメールが混ざる心配がありません。また、超高精度な検索機能により、社内用語も検索にヒットするため、確認したいメールをすぐに振り返れます。
【ナレカン】重要なメールが埋もれず一元管理できるサービス
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンでメール管理する例＞
ここでは、「ナレカン」でメールなどの社内情報を管理する例をご紹介します。
ナレカンでは、メールを「フォルダ」で案件ごとに整理できるうえ、ホーム画面で未読状況を青字でわかりやすく示してくれます。既読を付けたら自動的にホーム画面から削除されるため、「情報が埋もれてどれを確認したかわからない」という課題を解決します。
また、上図のような「自然言語検索」を使えば、質問が会話形式で簡単なため、検索スキルを問わず疑問を解消できます。回答は、引用元の記事リンクも合わせて提示してくれるため、欲しい情報を探しやすいです。
コールセンターでのナレカンの導入事例
久原本家グループ・お客様コミュニケーション室では、各ブランド商品などの情報がメールで共有されていました。しかし、下記2点において課題がありました。
- 情報共有における課題
- 検索性における課題
社内メールをスタッフへ共有するのに、管理者側の時間と労力がかかっていました。
更新頻度の高い情報を『エクセル』や『スプレッドシート』で管理することが、スタッフにとって大きな負荷となっていました。
そこで、上記の課題を解決するために、複数のツールを検討したところ、“ITが苦手でも安心して使えるシンプルさが決め手となり、ナレカンの導入に至りました。現在は、「メール転送機能」の活用によって、情報を共有する手間を大幅に削減できています。
また、AIを活用した「自然言語検索」や類語も一括検索できる「チーム辞書機能」、ダウンロードしなくても画像やファイルを確認できる「プレビュー機能」などにより、情報にたどりつくまでの時間が短縮したのです。
参考：ナレッジマネジメントお役立ちガイド＞ユーザーインタビュー＞コールセンターでナレカンを導入し、情報共有が格段にスムーズになりました
法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選
ここでは、クラウドメールサービスの選定ポイントを3つ解説します。以下のポイントを押さえなければ、上手く使いこなせない恐れもあるため注意しましょう。
（1）セキュリティが高いこと
はじめに、クラウドメールサービスの選定ポイントとして、セキュリティの高さが挙げられます。
仮に、セキュリティ機能が不十分なサービスであれば、メールに残した社外秘情報や顧客情報が流出する恐れがあります。情報漏えいが起これば企業としての信頼を損なううえ、損害賠償などの重大な問題に発展しかねません。
そのため、サービスを選定するときは、必ずセキュリティ対策機能を確認しましょう。
（2）自社に適した機能があること
次に、自社に適した機能があるか確認することも重要です。
機能が乏しいクラウドメールサービスを利用すると、別のツールで補う手間がかかってしまいます。そのため、ストレスなく運用するには「独自ドメイン設定」「自動メール振り分け」などの自社で必要な機能を確認すべきです。
ただし、多機能なサービスを利用しても、ITが苦手なメンバーは使いこなせません。とくに、非IT企業では「必要な機能に過不足のないサービス」を選びましょう。
（3）PC/スマホで使いやすいか
最後に、PCとスマホのどちらからも使いやすいサービスを選定しましょう。
とくに、スマホに対応していないクラウドメールサービスは、外出先からメールの受送信を確認することが困難です。その結果、メールの返信が遅れ、全体の情報共有スピードの低下につながりかねません。
したがって、PC・スマホ・タブレットなどのマルチデバイスに対応したサービスを活用すべきです。ただし、デバイスによってUIが複雑だと使い勝手が悪いため、画面の大きさにかかわらず操作しやすいかも確認しましょう。
おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ
これまで、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選を中心にご紹介しました。
クラウドメールサービスを選定するときは、セキュリティ対策が万全なうえ、自社に適した機能を備えていることが重要です。ただし、クラウドメールサービスのみでは、重要な案件が埋もれたり、未対応のまま流れてしまったりする恐れがあります。
とくに、大規模な企業の場合、更新される情報量が多いため、必要な情報にすぐにアクセスできる環境でなければ非効率的な働き方になってしまいます。そのため、「テーマごとにメールを整理でき、わずかな工数で必要な情報にアクセスできるツール」を併用しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、メールのやり取りを自動転送によって「フォルダ」で整理でき、高精度検索で必要な情報をすぐに振り返れるツール『ナレカン』一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、円滑なメール管理を実現しましょう。
